На вопрос отвечает Е.С. Буслаева,
канд. филол. наук, руководитель отдела делопроизводства
ВОПРОС
Объясните, пожалуйста: зачем нужен реквизит «Отметка о контроле» и в каких случаях его нужно оформлять?
ОТВЕТ
В соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) реквизит 29 «Отметка о контроле» свидетельствует о постановке документа на контроль. Традиционно его проставляют с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа (Пример). В Приложении Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016 представлена понятная схема расположения реквизитов.
В соответствии с п. 5.2 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства) контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При этом сроковый контроль осуществляет служба делопроизводства или иное структурное подразделение, на которое возложена эта функция.
Согласно п. 6.2 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[2] в службе делопроизводства централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»).
Таким образом, исходя из положений нормативных актов, определяющих порядок ведения делопроизводства и оформления документов в Российской Федерации (рекомендуем ориентироваться на них организациям разных форм собственности), отметку о контроле следует ставить на все зарегистрированные документы, подлежащие контролю исполнения в организации.
Для службы делопроизводства сигналом к постановке документа на контроль являются сроки исполнения. В соответствии с п. 5.5 Правил делопроизводства срок исполнения документа нужно указывать непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу. В п. 5.8 Правил делопроизводства зафиксировано, что сроки должен определять руководитель, исходя из:
- срока, установленного организацией, направившей документ (такие сроки мы называем индивидуальными);
- сроков, установленных законодательством (для их обозначения принято использовать термин «типовые сроки»).
Кроме того, в п. 5.9 Правил делопроизводства отражены сроки исполнения документов с пометками «срочно», «оперативно» и т.д.
То есть контролю подлежат все документы, для которых определен типовой или индивидуальный срок исполнения. Отметку о контроле ставят на документ после его рассмотрения (подписания) руководителем.
Отметим, что в некоторых коммерческих организациях изготавливают «контрольные» штампы, содержащие помимо слова «Контроль» дополнительные сведения или ограничительные поля для них – например, для указания контрольного срока или даже реквизитов документа-основания для снятия документа с контроля. Однако использовать их не всегда удобно. Так, если документ содержит несколько поручений с разными контрольными сроками (например, приказ), то для оттиска подобного штампа на документе просто не окажется места. А ведь место для реквизита в ГОСТ Р 7.0.97-2016 четко определено.
При постановке документа на контроль в СЭД в регистрационную форму заносят сведения об этом. Настройку СЭД следует производить таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении сроков. Эта информация отражена в п. 4.29 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[1] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.
[2] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
31.03.2021, 11:11
Подписаться на журнал
Этапы обработки документов и хода их исполнения рассматриваются в статье через призму специально предусмотренных для этого реквизитов: «Отметка о поступлении документа в организацию», «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». Вы узнаете о порядке и способах их оформления. Многочисленные цитаты нормативных документов и емкие примеры позволяют полностью разобраться в вопросе.
Состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению устанавливаются ГОСТом Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ Р 6.30–2003) 1 . Однако, к сожалению, в тексте ГОСТа не оговариваются следующие важные моменты:
-
Какой набор реквизитов нужно использовать при оформлении определенного вида документа и дальнейшей работе с ним?
Здесь нужно иметь в виду, что различные виды документов состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими. Например, реквизит «Справочные данные об организации» и реквизит «Наименование вида документа». Первый из них указывается только на письмах, а второй — на всех остальных организационно-распорядительных документах, кроме писем.
-
Какое основное назначение имеют те или иные реквизиты и для чего они используются?
Исходя из практики подготовки и работы с документами, все реквизиты можно условно классифицировать по их назначению. Так, есть реквизиты, которые используются на бланках документов: «Государственный герб Российской Федерации», «Герб субъекта Российской Федерации», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации», «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица», «Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» и другие. Реквизит «Текст документа» непосредственно раскрывает содержание документа. Ряд реквизитов используется при оформлении документа: «Адресат», «Отметка о наличии приложения» и другие. Реквизиты «Гриф согласования документа» и «Виза согласования документа» нужны для закрепления результатов процесса согласования. Реквизит «Подпись», а в отдельных случаях «Гриф утверждения документа» и / или «Оттиска печати», позволяют проекту документа стать документом, имеющим юридическую силу. Реквизит «Отметка о заверении копии» проставляется только на копиях или выписках из документов с целью заверениях их подлинности.
Среди реквизитов также можно выделить те, которые служат для отражения этапов обработки документа или хода его исполнения. К этим реквизитам относятся:
- «Резолюция»;
- «Отметка о контроле»;
- «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;
- «Отметка о поступлении документа в организацию».
Рассмотрим основное назначение и способы оформления вышеуказанных реквизитов.
Реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию»
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
Из вышеприведенных фрагментов можно сделать вывод, что реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» проставляется на входящих (или поступивших) документах, а точнее, в нижнем правом углу первого листа. Основное назначение данного реквизита — это подтверждение получения входящего документа и его дальнейший учет (см. Пример 1).
Стоит обратить внимание на то, что данный реквизит не указывается на внутренних документах (служебных записках, докладных записках и т.д.) при передаче их из одного структурного подразделения в другое. Документы в организации должны регистрироваться один раз: поступающие — в день поступления, создаваемые — в день подписания или утверждения. Несколько регистрационных номеров и дат на документе будут создавать только путаницу. Если необходимо фиксировать передачу документа между подразделениями, то следует составлять реестр внутренней передачи документа.
При оформлении реквизита «Отметка о поступлении документа в организацию» часто указывается сокращенное наименование организации получателя документа (адресата). Такое оформление допускается, а несколько лет назад было обязательным, так как закреплялось в Государственной системе документационного обеспечения управления 2. Поэтому, скорее всего, упоминание в реквизите сокращенного наименования организации-получателя происходит в связи со сложившейся практикой работы с входящими документами, которая еще не успела отмереть.
Порядковый номер в реквизите может дополняться индексами:
- индексом корреспондента,
- индексом вида документа,
- индексом подразделения — исполнителя и т.д.
Отметку о поступлении документа в организацию чаще всего проставляют в момент регистрации входящего документа, которая должна осуществляться в день поступления документа в организацию.
В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536, рассматриваемый нами реквизит имеет два наименования. Причем в разных разделах Типовой инструкции к нему предъявляются не совсем одинаковые требования. Сравните фрагменты текста, приведенные в Таблице 1.
Таблица 1.
Возникает вопрос: отметка о поступлении документа и регистрационный штамп — это одно и то же? Конечно, можно проставлять и две отметки, но целесообразно ли это? С одной стороны, такой подход позволит учитывать общее количество всех входящих в организацию документов, как регистрируемых, так и нерегистрируемых. Однако, с другой стороны, две отметки, содержащие частично одинаковые данные, будут, скорее всего, создавать путаницу при учете и работе с документами. Поэтому практически во всех организациях используют только одну отметку.
Давайте попробуем разобраться, почему в Типовой инструкции по делопроизводству содержатся неоднозначные требования к интересующему нас реквизиту.
Для этого сначала обратимся к предыдущей Типовой инструкции, утвержденной приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68. Первым делом нужно отметить, что ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов» не содержал никакой информации о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию». И это правильно, так как обсуждаемый нами реквизит используется не в процессе подготовки документов, а при обработке входящих, уже полностью подготовленных документов. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» предыдущей Типовой инструкции говорилось именно о регистрационном штампе.
При разработке новой Типовой инструкции ее раздел «Оформление реквизитов в процессе подготовки документов в федеральных органах исполнительной власти» был переписан в соответствии с ГОСТом Р 6.30–2003, введенным в действие 1 июля 2003 г. Видимо, информация о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» в данный раздел была внесена случайно. При этом в разделе «Прием, обработка и распределение поступающих документов» была оставлена информация о регистрационном штампе.
Отсюда можно сделать вывод: под вышеназванным реквизитом и регистрационным штампом понимается одно и то же.
Реквизит «Резолюция»
Большинство входящих документов после регистрации направляются на рассмотрение руководителю организации или руководителю структурного подразделения. Результатом их рассмотрения является вынесенная на документ резолюция (см. Пример 1).
Резолюцией называется реквизит, содержащий поручение руководителя. Другими словами, основное назначение резолюции — это отражение поручения руководителя, которое выносится на основании документа и является обязательным для исполнения определенным должностным лицом или должностными лицами.
Следует отметить, что резолюции могут выноситься не только на входящие документы, но и на внутренние документы: заявления, докладные записки, объяснительные записки и т.д.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:
Морозовой Н.В.
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора с Консалтинговой группой
«ТЕРМИКА» к 05.10.2003
Личная подпись
Дата
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
Из приведенного выше фрагмента документа делаем вывод о структуре резолюции:
- 1 часть — фамилия в дательном падеже и инициалы (указанные после фамилии) исполнителя или исполнителей;
- 2 часть — содержание поручения с указанием срока исполнения, т.е. той даты, когда поручение должно быть исполнено;
- 3 часть — личная подпись руководителя;
- 4 часть — дата создания резолюции, оформленная цифровым способом (день месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами; например, 11.01.2007).
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за ее исполнение считается исполнитель, названный в резолюции первым. Указание остальных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению.
Содержание резолюции должно четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. От того, как написано содержание, зависит качество и своевременность исполнения поручения. Поэтому к резолюции предъявляются следующие требования: четкость, конкретность, краткость. Нецелесообразно применять выражения типа «Прошу исполнить», «К исполнению» или предварительные резолюции: «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне» и т.п.
В резолюции необходимо указывать срок исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в нормативных документах) или индивидуальным (определяемый содержанием документа, а также трудоемкостью и сложностью поручения).
Данный реквизит, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Однако в схеме расположения реквизитов документов, являющейся приложением к ГОСТу Р 6.30–2003, данному реквизиту отводится место справа над текстом документа (см. Пример 1). Поэтому именно такое расположение резолюции на документе встречается наиболее часто.
Следует также отметить, что оформление резолюции допускается на отдельном листе, обычно формата А6 (10,5 × 14,8 см), на котором в обязательном порядке должны указываться регистрационный номер и дата документа (уменьшенный вариант показан в Примере 2), а сам он должен прикрепляться к документу. После исполнения лист с резолюцией должен подшиваться в дело вместе с документом.
Поручения «движутся» сверху вниз: от руководителей к их непосредственным подчиненным. В крупных организациях со сложной структурой и несколькими уровнями подчиненности на один документ может создаваться несколько резолюций с одним содержанием, но разными авторами и исполнителями. Например, в крупных организациях резолюции первых руководителей почти всегда адресуются их заместителям или руководителям самостоятельных структурных подразделений. Они же, в свою очередь, выносят новые «подчиненные» резолюции на документ и перепоручают исполнение своим подчиненным, которые могут являться как непосредственным исполнителями, так и руководящим звеном, накладывающим еще одну «подчиненную» резолюцию.Реквизит «Отметка о контроле»
Реквизит «Отметка о контроле»
Основное назначение реквизита «Отметка о контроле» — это обозначение того, что поручение, созданное на основании документа (т.е. резолюция) или содержащееся в нем (т.е. фрагмент распорядительного документа), поставлено на контроль.
Отметку о контроле обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль», которые наносятся справа на верхнем поле первой страницы документа (см. Пример 1).
Контролю должны подлежать все поручения, требующие исполнения, как содержащиеся в документах так и созданные на их основе. Соответственно, входящий документ после вынесения на него резолюции должен возвращаться в службу документационного обеспечения управления (службу ДОУ) и ставиться там на контроль. При постановке на контроль в регистрационно-контрольную форму должны вноситься все необходимые данные о поручении.
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
Если было создано несколько поручений, связанных с одним документом, то реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» должен оформляться только после исполнения всех поручений.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Данный реквизит оформляется на первом листе документа в левом нижнем углу. Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом «Направлен ответ от 11.01.2007 № 11», «Издан приказ от 11.01.2007 № 11», «Вопрос решен 11.01.2007 по телефону» и т.д. (см. Пример 1).
Из общего списка реквизитов, содержащихся в ГОСТе Р 6.30–2003, именно реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется последним. Он свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После его оформления документ подшивается в дело.
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Существует два вида срока исполнения документа:
- типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;
- индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.
В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом. В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке. Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.
Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:
- 1. Раздел.
- 1.1.Подраздел.
- 1.1.1.Пункт.
- 1.1.1.1.Подпункт.
Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа. Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации. В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).
Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах. Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.
Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака. В тексте документа должны иметься ссылки на все содержащиеся в нем таблицы. Помните!
Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:
- федеральные органы государственной власти;
- в органы государственной власти субъектов РФ;
- в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;
- в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.
Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации: Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.
Контроль исполнения документов
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2008, N 7
Контроль за исполнением документов и принятых решений — одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
В процессе контроля исполнения документов <1> можно выделить:
- контроль по существу решения вопроса или выполнения поручения;
- контроль за сроками исполнения задания.
<1> Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 592 с.
Контроль по существу решения вопроса или выполнения поручения осуществляет руководитель организации (или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. По своей сути такой контроль — это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос или выполнено поручение <2>.
<2> Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и доп. — М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003. — 408 с.
Контроль за сроками исполнения документов в крупной организации осуществляется подразделением или группой контроля, входящими в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации — секретариатом или секретарем.
Основными задачами группы контроля (или сотрудника, осуществляющего контроль) исполнения документов являются:
- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, а также исполнения зафиксированных указаний руководства;
- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведение этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины <3>.
<3> Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2002. — 592 с.
В ряде случаев, по решению руководства организации, контроль исполнения документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля исполнения документов при этом является важным фактором его эффективной постановки <4>.
<4> Там же.
Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:
- постановку документов на контроль;
- проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
- снятие документов с контроля;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.
Словарь кадрового делопроизводства. Контроль (от франц. controle — проверка) — 1) составная часть управления экономическими объектами и процессами, заключающаяся в наблюдении за объектом с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния объекта желаемому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, положениями, инструкциями, другими нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями; 2) контроль над объектом, реальная власть, сосредоточение прав управления объектом в одних руках.
Контроль исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Реквизит 19 (отметка о контроле) — это реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право поставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.
Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.
Отметку о контроле (реквизит 19) за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» <5>. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
<5> ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — Введ. 2003-07-01. — М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. — Пункт 3.19.
Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.
Пример оформления реквизита «Отметка о контроле»
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ -----------¬ ¦
¦ ¦ Контроль ¦ ¦
¦ L----------- ¦
¦ Федеральное архивное агентство ¦
¦ ¦
¦ Приказ ¦
¦ ¦
¦ 15.04.2004 N 1¦
¦ г. Москва ¦
¦ ¦
¦ Об утверждении структуры ¦
¦ Федерального архивного агентства ¦
¦ ¦
¦ На основании Постановления Правительства Российской Федерации¦
¦от 7 апреля 2004 г. N 177 "Вопросы Федерального архивного агентства" ¦
¦ ¦
¦ Приказываю: ¦
¦ ¦
¦ 1. Утвердить прилагаемую структуру Федерального архивного агентства,¦
¦согласованную с министром культуры и массовых коммуникаций Российской¦
¦Федерации. ¦
¦ 2.2. Поручить А.Н. Артизову и О.Р. Отводной к 16 апреля 2004 г.¦
¦подготовить проект штатного расписания Федерального архивного агентства. ¦
¦ ¦
¦ Руководитель Подпись В.П. Козлов¦
L--------------------------------------------------------------------------
Рис. 1
Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.
В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.
Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.
Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).
Словарь кадрового делопроизводства. Срок исполнения документа — это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.
Типовой срок исполнения документа — срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа — это срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).
Словарь кадрового делопроизводства. Реквизит 28 (отметка об исполнении документа и направлении его в дело) — реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (рис. 2) подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Отправлен факс от 09.09.2004 N 12 ¦
¦ В дело N 05-10 ¦
¦ ¦
¦ Личная подпись ¦
¦ Дата ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Пример оформления реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Надеюсь на сотрудничество в области формирования "Справочника¦
¦муниципальных архивов". ¦
¦ ¦
¦ Генеральный директор Подпись А.Г. Цицин¦
¦ ¦
¦ И.Н. Мелещеня ¦
¦ 956-21-01 ¦
¦ ¦
¦ Отправлено письмо от 16.08.2004 N 602 ¦
¦ В дело N 05-08 ¦
¦ ¦
¦ Подпись ¦
¦ ¦
¦ 17.08.2004 ¦
¦ ¦
¦ --------------------¬ ¦
¦ ¦Канцелярия ¦ ¦
¦ ¦N 507 от 11.08.2004¦ ¦
¦ L-------------------- ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------
Рис. 2
Реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется от поля без абзацного отступа, схема его расположения приведена на рис. 3.
Расположение реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»
-------T---------------------------------------------------------T--¬
¦ 20 ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦
----T-+ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -+ ¦
/¦¦ 21 22 25 ¦
20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦/¦ ¦
----+-+ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -+ ¦
/¦¦ 23 24 26 ¦
¦ ¦ ¦ 27 ¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
40 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ -T-+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -+ ¦
¦ ¦ /¦ 28 30 29 ¦
¦ ¦16 ¦ ¦ ¦ ¦
¦/¦ ¦/ ¦
----+-+ -+-+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -- ¦
20 /¦¦ ¦
¦ ¦ ¦
¦/¦ ¦
----+-+-------------------------------------------------------------------+
¦ 210 ¦
¦<----------------------------------------------------------------->¦
Рис. 3
20 — текст документа; 21 — отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23 — гриф согласования документа; 24 — визы согласования документа; 25 — оттиск печати; 26 — отметка о заверении копии; 27 — отметка об исполнителе; 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 — отметка о поступлении документа в организацию; 30 — идентификатор электронной копии документа.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствуют заданию, то она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.
Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.
На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.
Существует две формы контроля за исполнением документов (способа их ведения):
- ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека);
- автоматизированная система контроля исполнения документов.
Форма контроля выбирается исходя из возможностей организации, однако в настоящее время чаще используется автоматизированная.
При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель обозначает числа месяца, т.е. 31 день. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2 — 3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.
При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 5 дней, а также 10 и 20 дней текущего месяца (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения. При этом может быть личный опрос, опрос по телефону. Полученная информация о ходе исполнения задания заносится на оборотную сторону регистрационно-контрольной карточки (рис. 4).
Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки
Срок исполнения обводится кружком
/
--------------------------------/-------------------------------------------------------¬
¦ ---¬ ¦
¦ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 ¦13¦ 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 ¦
¦ L--- ¦
+---------------------------------------------------------------------------------------+
¦Корреспондент (автор) ¦
+-----------------------T-------------------T-----------------------T-------------------+
¦ Дата получения ¦ Входящий N ¦ Дата документа ¦ N документа ¦
+-----------------------+-------------------+-----------------------+-------------------+
¦Заголовок (о чем) ¦
+---------------------------------------------------------------------------------------+
¦Резолюция ¦
+---------------------------------------------------------------------------------------+
¦Исполнитель (указываются фамилия и инициалы) ¦
L----------------------------------------------------------------------------------------
лицевая сторона
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Ход исполнения ¦
¦ ¦
¦ ----------------- ¦
¦ N дела ¦
L--------------------------------------------------------------------------
оборотная сторона Рис. 4
После снятия документа с контроля регистрационно-контрольная карточка вынимается из сроковой картотеки и переставляется в справочную, так как она содержит более полные сведения о документе (ход и характер исполнения документа). Карточка, находившаяся в справочной картотеке, изымается и используется при необходимости в других справочных картотеках.
В настоящее время наиболее рациональным является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется с помощью персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения, позволяющего автоматически получать всевозможные сводки и отчеты.
Для документов, которые ставят на контроль, устанавливаются сроки их исполнения. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.
Можно сказать, что для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации) устанавливаются типовые сроки их исполнения. Типовые сроки установлены законодательно в указах президента, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Например, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452, определены следующие типовые сроки:
- поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения;
- указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают 10-дневный срок исполнения поручения;
- если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания;
- запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен — в течение 30 дней;
- обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение 30 дней с даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на 30 дней, с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.
Часть типовых сроков исполнения зафиксирована в Приложении N 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например:
- письма предприятий (объединений), учреждений, организаций — 10 дней;
- протокол разногласий: составление и направление в 10-дневный срок; рассмотрение в 20-дневный срок.
Кроме этого, в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.
Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.
Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций — с даты их поступления.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:
- типовые сроки — принятием нового акта;
- индивидуальные — руководителями, которые их установили.
Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация — автор документа и органы госнадзора.
Статья подготовлена по материалам www.termika.ru «Энциклопедия делопроизводства».
А.Савченко
Заслуженный экономист России