Реквизит документа это совокупность реквизитов

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ

Полезное

ДОКУМЕНТ. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА

Документ определяется
как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация,
созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в
качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой
деятельности.

Носитель
документированной информации — материальный объект,
используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или
изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как
носитель информации, документ выступает в качестве
непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия,
фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для
принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником
для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В
управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как
результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в
документе.

Внешние
признаки документа — признаки, отражающие форму и
размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления.

Автор
документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая
сила документа — свойство официального документа,
сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа
и установленным порядком оформления.

Реквизиты документа

Сам
документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются
реквизитами.

Поскольку
 наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция,
гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из
разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы,
определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к
содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго
ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо
реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

Формуляр
документа

Совокупность
реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

 Формуляр,
характерный для конкретного вида документа, например приказа, акта, называется
типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным
количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в
формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида
документа, текст, подпись, дата.

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

Реквизит 01. государственный герб Российской Федерации
помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным
законом «О Государственном гербе Российской федерации».

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на
бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской
Федерации.

Реквизит 03. Эмблему организации или товарный знак (знак
обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом
(положением об организации).

 

Логотипы фирм

                Реквизит 04. Код организации
проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

                Реквизит 05. Основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

                Реквизит 06. Идентификационный
номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

                Реквизит 07. Код фирмы документа
проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации
(ОКУД).

                 Реквизит 08. Наименование
организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию,
закрепленному в ее учредительных документах.

                Над наименованием организации указывают
сокращенное, а при его отсутствии- полное наименование вышестоящей организации
(при ее наличии).

Сокращенное наименование
организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных
документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже
полного или за ним.

Например:

Открытое акционерное общество
«Российские железные дороги»

(ОАО
«РЖД»)

                Реквизит 09. Справочные данные
об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие
сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счета в банке,
адрес электронной почты и др.).

                Реквизит 10. Наименование вида
документа, составленного или изданного организацией, должно быть определенно
уставом (положении об организации) и соответствовать видам документов,
предусмотренных ОКУД (класс 0200000).

                Например:

                ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ.

                Реквизит 11. Датой документа является
дата его подписания или утверждения, для протокола- дата заседания (принятия
решения), для акта- дата события. Документы, изданные двумя или более организациями,
должны иметь одну (единую) дату.

                Дату документа оформляют арабскими
цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц
оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год- четырьмя
арабскими цифрами.

                Например:

                Дату 5 июня 2003 года следует оформлять
05.06.2003.

                Допускается словесно- цифровой способ
оформления даты, например 05 июня 2015 г., а также оформление даты в
последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2015.06.05.

                Реквизит 12. Регистрационный
номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по
усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о
корреспонденте, исполнителях и др.

                Регистрационный номер, как правило,
состоит из индекса секретариата или структурного подразделения (согласно
установленной в суде индексации) и порядкового номера поступления документа в
пределах календарного года.

           Например:

   С1- 434 05.03.96, где С1 – индекс секретариата председателя суд, 434 –
порядковый номер по поступлении, 05.03.96 – дата регистрации.

            Реквизит 13. Ссылка на
регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и
дату документа, на который должен быть дать ответ.

           Например:

            На № 3454  от
07.12.2015.

           На № 14-55-284 ин/15 от 26
июня 2015г.

            Реквизит  14. Место составления или
издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по
реквизитам « Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно –
территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

   Реквизит 15. В качестве адресата могут
выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические
лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы  указывают перед
фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в
именительном падеже.

            Например:

Министр
России

Департамент
информатизации

и
научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают
в дательном падеже, например:

Генеральному
директору

ОАО
«Северные регионы»

В.А.
Лагунину

 Или

АО
«Электроцентромонтаж»

Главному
бухгалтеру

В.М.
Кочетову

                При адресовании документа физическому
лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову
О.П.

Ул.
Адовая, д.5, кв.12

Г.
Липки, Киреевский район,

Тульская
обл., 301234

                Реквизит 16. Документ
утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При
утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен
состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без ковычек), наименования должности лица,
утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                                                                                                              УТВЕРЖДАЮ

                                                                                                                              Президент
ЗАО «Ростекстиль»

                                                                                                                               Личная
подпись

                                                                                                                               ______________В.А.
Степанов

                                                                                                                               23.12.2015

                При утверждении документа несколькими
должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

                При утверждении документа
постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из
слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера, например:    

                                                                                                                               УТВЕРЖДЕН

                                                                                                                               решением
общего собрания             акционеров от 05.04.2003 № 14

или

                                                                                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                               Приказом
ВНИИДАД

                                                                                                                               от
05.04.2015 № 82

                Гриф утверждения документа располагают
в правом верхнем углу документа.

                Реквизит 17

Резолюция, написанная на документе соответствующим
должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание
поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой
Н.В.

Федосеевой
Н.А.

Прошу
подготовить проект

Договора
с Консалтинговой группой

«ТЕРМИКА»
к 05.10.2015

Личная подпись

Дата

Допускается оформление  резолюции на отдельном листе.

                Реквизит 18.

Заголовок  к тексту включает в себя краткое содержание
документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем (о ком)?, например

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Чего (кого)?, например

Должностная инструкция ведущего эксперта

К тесту документов, оформленных на бланках формата А5.
заголовок допускается не указывать

                Реквизит 19

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают
буквой «К», словом или штампом «Контроль»

                Реквизит 20.

Текст документа составляют на государственном языке
Российской федерации или государственных языков субъектов Российской федерации
в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской
Федерации.

                Текст документов оформляют в виде
анкеты, таблицы, связного текста или виде соединения этих структур.

                Реквизит 21. Отметку о наличии
приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

                Приложение: на 5 л. в 2 экз.

                Если письмо имеет приложение, не
названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число
экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

                Приложение:

1.       
Положение об Управлении
регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2.       
Правила подготовки и
оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

               Реквизит
22. В состав реквизита
«Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное,
если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе,
оформленном на бланке);

При подписании
документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном
уровне, например:

Заместитель
директора                                     Заместитель директора

по
научной работе                                                                 по
научной работе               

Личная
подпись     Ю.Г. Демидов             Личная подпись     К.И. Игнатьев

               В
документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих
документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель
комиссии     Личная подпись     В.Д. Банасюкевич

Члены
комиссии             Личная подпись     А.Н. Сокова

                                                         
Личная подпись     А.С. Красавин

                                                         
Личная подпись     О.И. Рысков

               Реквизит
23. Гриф согласования
документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован
документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки
подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо
Российской академии

медицинских
наук

от
05.06.2015 № 430162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол
заседания Правления

Российской
государственной

страховой
компании «Росгосстрах»

от
05.06.2015 № 10 

               Замечания
излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

               Реквизит
25. Оттиск печати заверяет
подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц,
фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,
предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы
заверяют печатью организации.

               Реквизит
26. При заверении соответствия
копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную
надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно

Инспектор
службы кадров         Личная подпись       Т.С. Левченко

Дата

               Реквизит 27

                Отметка об исполнителе включает в себя
инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об
исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа
документа в левом нижнем углу, например

В.А. Жуков

924 45 67

               Применение
современных средств связи повышает
качество информационного и документационного обеспечения управления, и поэтому
во многих случаях целесообразно указывать номер факсимильного аппарата и адрес
электронной почты, например:

П.
П. Петров

123-45-67

факс 123-45-68

e-mail: primer-123@mail.ru

               Реквизит 28. Отметка об исполнении документа и направлении его в
дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или – при отсутствии такого документа –
краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором  будет
храниться документ.

               Отметка
об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется
исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором
исполнен документ, например:

От 23.09.2015
№ 432.

В
дело № 24

подпись
И.П. Петров 

01 октября 2015
г.

или

Дан
ответ от 02.08.2015 № 543.

В
дело № 112-03

подпись
С.С. Сергеев

03.08.2015

               Реквизит
29. Отметка о поступлении
документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления
документа (при необходимости – часы и минуты).

               Допускается отметку о поступлении документа в
организацию проставлять в виде штампа.

Реквизит
30. Идентификатором
электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в
левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на
машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в
организации, например:

Prikaz2589_08122015.doc

или

С:Мои
документыПисьмаВ УМО от 12 июля 2014 года № 12-47. rtf

или

APM-техотдел D: АКТniokr79_2000.txt.

Что такое реквизиты — их назначение и виды (реквизиты документа, банковской карты, организации)

Здравствуйте, уважаемые читатели блога KtoNaNovenkogo.ru. В повседневной жизни и в рабочей деятельности мы часто сталкиваемся с необходимостью указания реквизитов. О том, что это такое, в общих чертах знают все.

В этой статье мы разберем данный вопрос немного подробней. Определим, что такое реквизиты, для чего их нужно указывать в документах, и какие их виды бывают.

Реквизиты – это…

Слово это имеет несколько значений. Суть термина понятна из его перевода с латинского (requisitum), что означает «требуемое», «необходимое». Т.е. реквизит – это то, без чего нельзя обойтись.

Толкование термина зависит от сферы, в которой он применяется.

Например, бутафорский реквизит – это вещи, предметы, без которых нельзя представить обстановку, в которой развертывается театральное или иное зрелищное представление.

Бутафорский реквизит может быть реальным предметом или искусно изготовленным муляжом (бутафорский пистолет, шпага и т.д.).

Совсем иное толкование термина – в деловой сфере. Здесь под реквизитом понимают совокупность сведений, позволяющих идентифицировать какой-либо объект.

Например, такой документ, как паспорт гражданина, идентифицируется посредством номера, серии, даты и места его выдачи, т.е. его реквизитами.

Вывод: реквизиты – это данные, позволяющие идентифицировать какой-либо документ или юридическое лицо.

Реквизиты в делопроизводстве – это элементы оформления документа. Отсутствие какого-либо реквизита в документе может повлечь его недействительность.

Реквизиты документов в делопроизводстве

В 2017 году в действие введен ГОСТ (что это такое?) Р 7.0.97-2016 (на смену ГОСТ 6.30-2003). Этот государственный стандарт прописывает, что является реквизитами для организационно-распорядительной документации в РФ.

Пояснение: к организационной документации относятся документы, фиксирующие решения организационных вопросов при управлении государством, субъектами РФ (что это такое?), предприятиями (что это?) и организациями (независимо от формы собственности).

Общий перечень реквизитов документов и их классификационные коды – на скрине ниже:

Если говорить проще, то документ должен состоять из 3 блоков:

1. Сведения о составителе документа;
2. Тело документа (наименование, например, счет-фактура, приказ и т.д. + текст документа);
3. Сведения о дальнейшей судьбе документа (например, вынесение резолюции, направление документа получателю, направление документа в работу, в архив).

Прочитать о том, как должны быть прописаны и указаны все вышеперечисленные реквизиты, можно из официального источника по этой ссылке.

Основными реквизитами, идентифицирующими документ, являются:

1. наименование;
2. дата и место составления;
3. регистрационный номер.

Именно эти реквизиты являются уникальными для каждого конкретного документа.

Поэтому при необходимости нет нужды прилагать копию документа, достаточно указать ссылку на него. Например: «Квартира принадлежит Иванову В.В. на основании свидетельства о собственности серия …, номер …, выданный … 30.08. 2015 г.».

Реквизиты организации

В нашей стране сотни тысяч организаций. Каждая из них представляет либо юридическое лицо, либо ИП. Юр.лица РФ зарегистрированы в едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ), а ИП – в едином государственном реестре ИП (ЕГРИП).

Для идентификации юр.лиц и ИП были созданы специальные классификаторы, коды которых им и присваиваются.

Таким образом, у каждой организации – определенный перечень реквизитов. В совокупности они уникальны.

Перечень реквизитов организации:

1. полное наименование с указанием правовой формы, например, общество с ограниченной ответственностью «Алые паруса». Наименование должно быть прописано именно в таком виде, в каком оно зафиксировано в учредительных документах;
2. сокращенное наименование (обычно это относится к правовой форме, иногда – к названию фирмы). Например, ООО «Алые паруса»;
3. юридический адрес – адрес, где зарегистрирована компания, согласно учредительным документам;
4. фактический адрес – адрес, где фирма располагается по факту на момент составления документа;
5. ФИО руководителя компании (не обязательный);
6. ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), присваивается организации при постановке на учет в ИФНС (инспекции федеральной налоговой службы);
7. КПП (код причины постановки на учет), может быть не уникальным, только связка «КПП + ИНН» является идентифицирующей;
8. ОГРН (основной государственный номер), под этим номером юр.лицо вносится в ЕГРЮЛ;
9. ОКВЭД (общероссийский классификатор видов экономической деятельности), номер присваивается исходя из видов деятельности, указанных в учредительных документах;
10. ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций), присваивается в органами статистики в зависимости от рода деятельности юр.лица;
11. ОКАТО (общероссийский классификатор административно-территориального деления);
12. банковские реквизиты (подробней о них – в следующем разделе статьи).

Таким образом, если известны все реквизиты какой-либо компании, то, можно считать, что об этой организации известно все: от даты ее регистрации и местонахождения до экономического состояния на текущий момент времени.

Банковские реквизиты

Банк – это организация (юридическое лицо), занимающееся финансово-кредитными операциями. Ключевое слово здесь (в контексте этой статьи) – «организация».

Следовательно, банковские реквизиты – это сведения, позволяющие идентифицировать конкретный банк.

Перечень реквизитов банка соответствует перечню любой организации в РФ. Особенностью такого перечня банковских компаний является наличие дополнительных сведений:

1. корреспондентский счет (необходим для взаиморасчетов между банками);
2. БИК – банковский идентификационный код, присваивается Центральным Банком РФ.

Для примера – реквизиты ПАО Сбербанк (взяты с официального сайта Сбербанка):

Региональные отделения Сбербанка имеют иные номера корреспондентских счетов.

Как пример всего вышесказанного – реквизиты реально существующей компании (взяты в свободном доступе в интернете):

Практически каждая организация имеет свой банковский счет (расчетный счет, их может быть несколько). Поэтому при указании реквизитов юридического лица указываются и его банковские данные, т.е.:

1. номер расчетного счета;
2. наименование банка, где открыт этот счет, его номер (если это подразделение банка) и город;
3. БИК банка;
4. кор.счет банка.

Реквизиты карты

Реквизиты банковской карты:

Кроме этой информации, к реквизитам банковской карты относится номер расчетного счета, к которой «привязана» конкретная карта. Номер этого счета зафиксирован в документе, который выдается клиенту банка при активации его карты. Эта информация нужна для перевода денежных средств на карту от юридических лиц.

Клиент Сбербанка может узнать расчетный счет своей банковской карты в личном кабинете на сайте «Сбербанк онлайн». Посмотрите на скрине, где искать номер:

Надеюсь, что информация, представленная в этой статье, была вам полезна.