Реквизит документа это часть формализованного текста документа

Понятие “реквизит документа”.
Реквизиты-основания, реквизиты-признаки.
Авторство. Датирование. Унификация
текста. Методы, виды унификации. Типы
унифицированных текстов (трафарет,
таблица, анкета, график, диаграмма,
типовой текст, гипертекст).

Документ представляет собой систему,
состоящую из некоторого количества
элементов. Элементы документа называются
реквизитами.

Реквизитдокумента– обязательный
элемент оформления официального
документа (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения»).

Количество реквизитов, так же как и их
состав, зависит, прежде всего, от вида
документа и системы документации.

В настоящее время официально закреплен
только набор реквизитов для
организационно-распорядительных
документов. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов» — 30 реквизитов.

Для ряда документов, выдаваемых органами
государственной власти, состав реквизитов
закреплен нормативными правовыми актами
(трудовая книжка, паспорт, диплом об
образовании…).

Реквизиты могут состоять из постоянной
и переменной части.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения» дает
следующие понятия:

постоянная часть реквизита документа
— неизменяемая часть реквизита документа,
содержащаяся в бланке документа,
наносимая при его изготовлении;
переменная часть реквизита документа
— изменяемая часть реквизита документа,
вносимая в бланк документа при его
заполнении;

Все реквизиты делятся на 2 вида:

реквизиты-основания – они содержат
числовые и количественные выражения;
реквизиты-признаки, которые содержат
качественную информацию.

Реквизиты классифицируютсяв
зависимости от выполняемой ими функции
на следующие группы:

Коммуникационные реквизиты, обеспечивающие
включение документа в систему
(наименование автора, его адрес и другие,
определяющие его финансовые, налоговые
и социальные координаты).
Реквизиты, защищающие документ от
искажения (подпись, печать, отметка о
заверении копии, заверительная надпись).
Реквизиты, повышающие информативность
сообщения (текста) — заголовок к тексту,
отметка о наличии приложения.
Реквизиты, фиксирующие движение
документа в информационной системе,
как правило, в виде отметок.
Реквизиты, необходимые для машинной
обработки информации в виде различных
кодов

Важнейшими документообразующими
признаками являются: авторство, вид
документа и его датирование.

Автор документа— физическое или
юридическое лицо, сделавшее документ
(ГОСТ Р 51141-98).

Авторы могут быть индивидуальными и
коллективными. Кроме того, авторство
может соответствовать подписи, быть
анонимным или псевдонимным. Авторами
также считаются учреждения, предприятия,
организации, поскольку должностные
лица, подписывающие документы, являются
лишь их представителями. Для идентификации
авторства используются бланки официальных
документов.

Вид документа– принадлежность
письменного документа к системе
документации по признакам содержания
и целевого назначения. По данному
признаку можно получить обще представление
о документе и его правовой значимости.

Датирование.

Дата – это время создания документа
и обязательный реквизит любого документа.
Датой официального документа считается
«реквизит официального документа,
содержащий указанное на документе время
его создания и/или подписания, утверждения,
принятия, согласования, опубликования».
Однако даты могут быть зафиксированы
по-разному, поэтому различают точные
даты, приближенные и вероятные. Кроме
того, они могут быть оформлены различным
способом: арабскими цифрами или
словесно-цифровым способом (число,
месяц, год).

УНИФИКАЦИЯ – приведение чего-либо
к единой системе, форме, т. е. к единообразию.
Суть унификации сводится к сокращению
неоправданного многообразия документов,
привидение к единообразию их форм,
структуры, языковых конструкций и
операций по обработке, учету и хранению.

Текст официального документа– это
«информация, зафиксированная любым
типом письма или любой системой
звукозаписи, заключающая в себе всю или
основную часть речевой информации
документа» (ГОСТ Р 51141-98).

При составлении текстов официальных
(служебных) документов используют
официально-деловой стиль языка, которому
присущи формализованность, нейтральный
тон изложения, точность и ясность,
лаконичность и аргументированность
изложения.

Требования, предъявляемые к составлению
текста документа:

— определенная цель;

— объективность и достоверность, полнота
и точность,

Текст состоит из нескольких частей:

введение (излагаются цель, задачи,
причины составления документа, может
быть дана ссылка на руководящий документ)
– может отсутствовать;
изложение (приводятся факты и доводы)
– также может отсутствовать;
заключение (содержит суть вопроса,
которая выражается в распоряжении,
просьбе, предложении и др.) – обязательная
часть любого официального документа.

4) Заголовок и приложения.

Официальные документы в зависимости
от количества затронутых вопросов
делятся на простые и сложные.

Под унификацией текстов документовследует понимать «целенаправленную,
упорядоченную работу по оптимизации
структуры, содержания и стиля изложения
служебных документов и созданию на этой
основе типовых (универсальных) вариантов
их текстов».

В результате унификацииобеспечивается:

— сокращение временных и материальных
затрат;

— наиболее целесообразное и оправданное
применение в текстах устоявшихся
семантических конструкций и терминологии;

— максимальная универсализация
представления документированной
информации;

— совершенство структуры служебных
документов;

— создание и применение универсальных
текстовых шаблонов.

При унификации текстов применяются
методы содержательной иформальной
унификации.К методам содержательной
унификации относятся следующие
методы:

— установление состава форм документа;

— создание типовых форм;

— построение единой модели документов
для групп однородных задач
(формуляра-образца),

— унификация и стандартизация информационных
элементов и используемых показателей.

Методы формальной унификации:

— унификация структуры документа;

— создание общих синтаксических правил
построения документа;

— унификация методов контроля информации.

В основе унификации текстов лежит метод
выделения постоянной и переменной
информации. Постоянная информация
составляет существо управленческой
ситуации и действия, является общей
темой документа, известной его автору
и адресату. Переменная информация
конкретизирует тему, обозначенную в
постоянной части текста.

ВИДЫ унификации текста:

Стандартизация языковых единиц и их
закрепление в гос. стандартах (отраслевые
термины).
Разработка унифицированных текстов
в виде связного текста, трафарета,
анкеты, таблицы.
Унификация структуры текстов,
рубрикация — выбор последовательности
расположения смысловых компонентов
текста, наиболее отвечающих назначению
документа, деление текста на составные
части.
Формализация языковых средств, т.е.
ограничение использования элементов
естественного языка за счет употребления
искусственных языков (кодов, условных
обозначений, графических изображений)

Существует 3 типа унификации текстов:
трафарет, анкета и таблица.

Трафарет— форма представления
текста, содержащая постоянную информацию
и пробелы, предназначенные для внесения
переменной информации, характеризующей
конкретную управленческую функцию. В
форме трафарета создаются ряд приказов,
заявлений.

Анкета – форма представления текста,
в котором даётся характеристика одного
объекта по определённым признакам
(автобиография). Достоинства анкет:
упрощается подготовка документа,
облегчаются машинописные работы;
создаются предпосылки для копирования
информации.

Таблица– форма представления
текста, содержащего описание нескольких
или множества объектов по определённому
набору признаков. В табличной форме в
УСД по ОРД представлены: штатное
расписание, график отпусков, кадровые
приказы.

Диаграмма(от греч. diagramma — изображение,
рисунок, чертеж) — графическое изображение,
наглядно показывающее соотношение
каких-либо величин. Распространенным
вариантом диаграммы является гистограмма
(от греч. histos — столб и …грамма) —
столбиковая диаграмма, один из видов
графического изображения статистических
распределений какой-либо величины по
количественному признаку.

График(от греч. graphikos — начертанный)
— геометрическое представление фактических
данных исследования, графическое
отображение данных.

Типовой текст— текст стереотип,
используемый в качестве примера или
основы для создания нового документа
(т.е. типовой текст- образец). Способ
создания документов по образцу стереотипу
называется типизацией документов.

Гипертекст— это расширение
традиционного понятия текста, путем
введения нелинейного текста, в котором
между выделенными фрагментами текста
устанавливаются перекрестные ссылки
и правила перехода от одного фрагмента
к другому.Гипертекстом называют
Интернет, мультимедиа-энциклопедию,справочник, книгу с содержанием и
предметным указателем, а такжелюбой
текст, в котором обнаруживаютсякакие-либо ссылки (указания) на другие
фрагменты. Гипертекст позволяет
автору делать ссылки (устанавливать
связи), а читателям гипертекста дает
возможность выбирать, каким ссылочным
связям следовать, и в каком порядке.
Гипертекст позволяет хранить аннотации
к тексту отдельно от этого текста
(документа), однако в тесной привязке к
адресатам. Значительный вклад в
преимущества гипертекста вносит его
насыщенность связями, движение по
которым поддерживается компьютером,
благодаря чему текст на практике
становится нелинейным.

Соседние файлы в папке Госы

Источник

Основу любого документа составляет документная информация, то есть информация, содержащаяся в документе. Документ создается именно ради закрепления, передачи и сохранения этой информации во времени и пространстве. Для характеристики документной информации, а также самого документа как целостного информационного объекта используются различные информационные элементы — реквизиты и показатели.

Смотрите также:

Оформление реквизитов документа

Целевое назначение этих информационных элементов не одинаково. Показатели, как правило, содержат информацию, характеризующую явления, в подтверждение которых составлен документ. Чаще всего они встречаются в плановой и отчетной документации. Реквизиты, как правило, содержат сведения о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Для документоведения, объектом которого является документ как единое целое, и делопроизводства, как практической составляющей документоведения, важны в основном те информационные элементы, которые характеризуют сам документ, его целевое назначение и являются координатами документа в пространстве и во времени. Такими информационными элементами являются реквизиты.

Согласно Государственному стандарту Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»¹ (далее — СТБ 2059-2013) реквизит документа — это элемент оформления официального документа.

Реквизиты характеризуют документ с разных сторон. Например, применяемые при оформлении организационно-распорядительной документации реквизиты «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Адресат», «Резолюция», «Гриф утверждения», «Коммуникационные и коммерческие данные», «Почтовый адрес отправителя» показывают положение документа в пространстве как географическом, так и иерархическом, указывают путь, который он уже прошел, и тот, который ему предстоит пройти.

Реквизит «Наименование вышестоящей организации» указывает, в какой сфере деятельности (отрасли) создан документ. Реквизит «Регистрационный индекс» кроме свидетельства о том, что документ включен в документную систему организации и имеет официальный характер, в ряде случаев указывает дело, в котором он будет подшит после того, как аппаратом управления по нему будет принято соответствующее решение. К этой же группе следует отнести графически оформляемые реквизиты — «Государственный герб Республики Беларусь» и «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», которые иллюстрируют документ, характеризуя организацию, из которой он исходит.

Реквизиты «Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Резолюция», «Код организации», «Код документа» и некоторые другие указывают целевое назначение документа, раскрывают его содержание. Например, реквизит «Название вида документа» дает общее представление о документе, его целевой функции, юридическом значении и характере изложения информации².

Положение документа во времени определяется его датой. Реквизит «Дата документа» показывает, в какой момент создан документ. Датами сопровождаются некоторые другие самостоятельные реквизиты — «Гриф согласования», «Гриф утверждения», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» и др.

Реквизиты «Отметка о заверении копии», «Подпись», «Печать», «Гриф утверждения» удостоверяют подлинность документа.

Реквизиты могут сообщать о документе и некоторые другие сведения. Например, реквизит «Отметка о наличии приложения» свидетельствует о том, что данный отдельно взятый документ еще не обладает всей необходимой полнотой информации и должен быть рассмотрен вместе с прилагаемыми к нему другими документами, или же о том, что данный документ (например, сопроводительное письмо) не имеет самостоятельного информационного значения и лишь информирует о пересылке другого документа.

Все реквизиты делятся на постоянные и переменные. Постоянный реквизит — это реквизит, который наносится при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа. Переменный реквизит — это реквизит, наносимый при составлении конкретного документа. Например, постоянными реквизитами на бланке для писем являются: «Государственный герб Республики Беларусь», «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)», «Код организации» (ОКОГУ или ОКЮЛП), «Наименование вышестоящей организации», «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Почтовый адрес отправителя», «Коммуникационные и коммерческие данные».

Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях³ (далее — Инструкция по делопроизводству) и государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»⁴ установлен состав реквизитов, которые следует включать в состав бланка полностью или в виде частей, содержащих постоянную информацию. Например, реквизит «Наименование организации» печатается на бланке полностью (с указанием организационно-правовой формы), а реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» — только частично (На № _____ ад ____ ).

При оформлении документов большое внимание уделяется реквизитам, придающим им юридическую силу. Назначение этой группы реквизитов — закрепить в юридически значимой форме и довести до адресатов и всех участников управления, которые будут работать с документами, предписание о совершении управленческих действий, подтверждение факта, имеющего юридическое значение, удостоверение происхождения документа. К этой группе реквизитов относятся: наименование организации и (или) структурного подразделения — автора документа, свидетельствующее о принадлежности документа определенному органу управления, организации; регистрационный индекс документа, который служит одним из подтверждений того, что документ носит законный, официальный характер; дата документа; подпись (подписи) уполномоченного должностного лица (лиц). Специальные правила могут предусматривать наличие в определенных видах документов других юридически значимых реквизитов, характерных только для данного вида. Для этого в инструкциях и иных нормативных актах по организации делопроизводства делаются оговорки о дополнительном установлении для определенных видов документов обязательных реквизитов, например: «Печать», «Гриф утверждения», «Отметка о заверении копии»⁵.

Следует отметить, что информационные элементы, характеризующие документ, могут содержаться не только в формуляре документа. Они могут быть отражены также на обложках дел, в которые формируются документы в делопроизводстве после их исполнения, в регистрационных формах, информационно-поисковых системах.

Например, Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях⁶ (далее — Инструкция по делопроизводству) установлено, что документы в электронном виде должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов, а их расположение и оформление в формуляре документа в электронном виде должно соответствовать требованиям, установленным для расположения и оформления аналогичных документов на бумажном носителе⁷.

В то же время Инструкция по делопроизводству устанавливает, что во входящих и внутренних документах информация, содержащаяся в реквизитах «Резолюция», «Отметка о контроле», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», иных служебных отметках, при работе с документами в электронном виде в формуляр не вносится и отражается в регистрационных формах (регистрационно-контрольной карточке или журнале) на бумажном носителе либо в массиве регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляется с помощью автоматизированной системы⁸.

Для обозначения информационных элементов, характеризующих документ в электронном виде, в последнее время широко применяется новый термин — «метаданные».

Согласно СТБ 2059-2013 метаданные — это данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. При этом в стандарте сделана оговорка, что в качестве метаданных может выступать совокупность реквизитов, закрепленных в формуляре документа, а также информационно-поисковых системах, содержащих сведения о документе.

Аналогичные белорусским определения понятий «реквизит» и «метаданные» закреплены в терминологическом стандарте Российской Федерации⁹. Синонимичность обоих понятий в понимании российских документоведов вытекает из определения электронного документа, включенного в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (с изм. и доп. от 26.04.2016 № 356): электронный документ — часть информационной системы (СЭД), состоящая из файла или нескольких файлов, а также реквизитов документа (метаданных), занесенных в регистрационно-учетную форму (карточку документа).

Таким образом, понятие «метаданные» синонимично понятию «реквизиты документа», однако не привязано строго к формуляру документа. Также стоит отметить, что понятие «метаданные» может применяться по отношению к описанию не только документов в электронном виде, но и документов, полученных иными способами документирования. Вместе с тем в нормативной среде и в практической деятельности понятие «метаданные» используется, прежде всего, для обозначения тех реквизитов документа в электронном виде, которые в его формуляре отсутствуют и, соответственно, не являются элементами его оформления.

В то же время состав метаданных, характеризующих как сам документ, так и особенности его бытования в пространстве и времени, может быть шире состава реквизитов. Например, в случае документов в электронном виде они могут представлять собой сохраняемые в информационной системе, в том числе в СЭД, сведения о:

дате и времени отправки и/или получения электронного сообщения, с которым пересылается документ в электронном виде;
об электронном адресе отправителя/получателя;
о теме электронного сообщения, с которым пересылался документ в электронном виде;
о фактах обращения пользователя (пользователей) к документу в электронном виде;
о внесенных в документ в электронном виде изменениях/дополнениях и др.

Указанные сведения составляют метаданные, но не являются реквизитами документа. Это определяется особенностью отправки документов в электронном виде, которая состоит в том, что официальный документ пересылается по каналам электронной почты в виде прикрепления к электронному сообщению, а само электронное сообщение выполняет функцию «конверта» (аналогично почтовым конвертам, в которых пересылаются традиционные бумажные документы)¹⁰.

¹ Утвержден и введен в действие с 01.09.2013 постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18.

² Вид документа — это классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования (например, протоколы — один вид, приказы — другой вид, акты — третий). Разновидность документа конкретизирует вид (разновидность — разные виды), уточняет характер деятельности, документируемой данным видом. Например: акт экспертизы, акт приема, акт инвентаризации.

³ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

⁴ Утвержден постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

⁵ Более подробно о юридически значимых реквизитах см.: А.Рыбаков. Терминология в сфере делопроизводства и архивного дела: понятие «юридическая сила документа». Юридически значимые реквизиты // Архивы и делопроизводство, 2016. — № 6. — С. 58 — 65.

⁶ Утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

⁷ П. 220 Инструкции по делопроизводству.

⁸ П. 229 Инструкции по делопроизводству. Следует отметить, что согласно изменениям, внесенным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.12.2015 № 225 в п. 139.7 п. 139 Инструкции по делопроизводству вместо понятия «массив регистрационно-учетных данных» применяется понятие «РКК в автоматизированной системе ДОУ».

⁹ Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» / Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст. — Пункты 36, 79.

¹⁰ Более подробно об управлении сообщениями электронной почты см.: Методические рекомендации по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь / авт.-разраб.: А.Н. Сукач, А.Е. Рыбаков. — Минск: БелНИИДАД, 2010. — 72 с.

Источник

Главная / Услуги / Что такое реквизиты документа? Объясняем с примерами

Что такое реквизиты документа? Объясняем с примерами

Реквизиты документа — это его обязательные элементы, без которых он является неполным или некорректно оформленным. Любой официальный документ — это определенная совокупность информационных элементов, данных и сведений. Порядок и правила составления бумаг такого рода определяется на законодательном уровне.

Что такое реквизиты и зачем они нужны в документе

Мы уже определили, что такое реквизиты документа — это элементы визуального оформления деловой и официальной документации, которые утверждены на государственном, региональном, местном уровнях либо регламентированы локально (на уровне организации, предприятия).

Эти элементы наделяют документацию юридической силой. И если при составлении официальной бумаги допущена ошибка либо важный элемент отсутствует вовсе, то, скорее всего, ее признают ничтожной.

Делаем вывод, что реквизит — это обязательный элемент оформления деловой бумаги. Чиновники разработали специальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Этот нормативно-правовой акт систематизирует и устанавливает правила применения реквизитов. Стандарт вступил в силу с 01.07.2018.

Применение правил ГОСТа не является обязательным, то есть носит рекомендательный характер.

Виды реквизитов деловой документации

Элементы оформления представляют собой некие информационные структуры или блоки, которые детально характеризуют назначение документа и позволяют определить следующую информацию:

Кто является составителем официальной бумаги: наименование, адрес (фактический, юридический, ИНН, КПП, ОГРН и прочее).
К какому виду отнести конкретную бумагу: счет, платежное поручение, приказ, распоряжение, уведомление, инструкция, план мероприятий и прочее.
Кто утвердил, согласовал и подписал ее: реквизиты позволяют получить сведения об органе, должности или объекте, являющемся инициатором распоряжения.

Все реквизиты разделим на две группы: постоянные и переменные:

К постоянным следует относить те элементы, которые используются для типовых бланков и формуляров. Фирменный бланк организации — утвержденная унифицированная форма конкретного предприятия.
Переменные элементы — это те сведения, которые указываются на типовом бланке и позволяют идентифицировать его содержание.

Другой вид группировки разделяет состав реквизитов документов на основные и дополнительные сведения:

Основные — это те данные, которые определяют юридический статус бумаги. Без основных элементов она утрачивает юридическую силу и признается ничтожной.
Дополнительные — это информация, которая детализирует основные. Указывать такие данные не обязательно, бумага не потеряет своего статуса. Но они позволяют конкретизировать ситуацию.

Ключевые элементы первички

Первичкой, или первичной документацией, называют особый тип финансовых бумаг, которые обязательны в бухгалтерском учете. Ключевое назначение первички — это фактическое подтверждение совершенной хозяйственной операции и(или) факта хозяйственной деятельности экономического субъекта.

Это:

Наименование бланка или унифицированной формы.
Дата составления.
Наименование субъекта, который составил первичку.
Содержание операции, оформляемой первичкой.
Единица, в которой следует выражать хозяйственную операцию (натуральные или денежные величины).
Должности, Ф.И.О. лиц, которые уполномочены на совершение данных операций, ответственных за оформление.
Подписи ответственных, уполномоченных лиц.

При отсутствии обязательной информации в первичке бумага признается недействительной.

Примеры реквизитов

Как мы отметили выше, с 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который установил ключевые требования и правила к составлению деловой документации. Пункт 4 этого ГОСТа устанавливает действующие реквизиты документов (с примерами), и их коды:

Пункт 5 ГОСТа Р 7.0.97-2016 регламентирует правила оформления реквизитов документации, причем чиновники предусмотрели наглядные примеры оформления деловых бумаг.

Несмотря на то, что применение этого ГОСТа, как и прочих национальных стандартов делопроизводства РФ, является добровольным, но всё же стоит к нему обращаться. Правильно расположенные и корректно прописанные реквизиты улучшают деловую репутацию компании.

Рассмотрим те элементы, которые используются при составлении писем, распоряжений, первичных учетных и иных формуляров обычными коммерческими организациями.

Реквизит	Где располагается	Как оформляется
Герб (Гербы Российской Федерации, субъекта, муниципального образования РФ)	по середине верхнего поля, над реквизитами организации, на расстоянии 10 мм от верхнего листа	Бланки с Государственным гербом РФ изготавливают только полиграфические предприятия
Эмблема организации	аналогично гербу	Разрабатывается и утверждается распорядительным документом
Товарный знак	в верхнем поле по середине или слева на уровне наименования организации	Товарный знак должен быть зарегистрирован в установленном порядке, а его использование прописано в уставе организации
Наименование организации	в верхнем поле по середине или слева	Должно соответствовать наименованию, отраженному в уставе
Справочные данные об организации	под наименованием компании	Текст включает: почтовый адрес, номер телефона, факса, электронной почты, адрес сайта, коды ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП
Наименование вида документа	под реквизитами автора (наименования организации)	не указывается при составлении служебных и деловых писем
Дата	в поле под наименованием вида, при его отсутствии – под справочными данными организации	Записывается в последовательности: дата, месяц, год должна соответствовать дате подписания, допускается оформление: арабскими цифрами с разделением точками: 01.01.2020 словесно-цифровым способом: 1 января 2020 г.
Регистрационный номер	на одном уровне с датой	Цифровой или буквенно-цифровой идентификатор. Порядок его формирования устанавливается в соответствии с внутренней системой классификации
Место составления	в поле под датой и номером	Должен содержать сведения о территориально-административной единице указывается во всех документах кроме служебных и деловых писем
Гриф ограничения доступа	в правом верхнем углу первого листа	Проставляется в соответствии с локально-нормативными документами. Может содержать, например, отметки: “Коммерческая тайна” “Для служебного пользования” “Конфиденциально”
Адресат (получатель)	в верхней правой части или справа под реквизитами бланка	Используется при составлении служебных или деловых писем, докладных, служебных записок и т.п. и включает: наименование организации, должность и ФИО должностного лица
Текст документа	располагается под всеми вышеперечисленными элементами	Составляется на русском языке
Подпись	под текстом	Включает наименование должности подписанта, саму подпись и ФИО подписанта: Директор Иванов Иванов И.И.
Печать	рядом с подписью	Не затрагивая подпись должностного лица, в месте, обозначенном “МП”

Об авторе статьи

Наталья Евдокимова

Бухгалтер-эксперт, опыт практической работы — более 15 лет.

Автор статей в интернет-СМИ по бухгалтерии, налогам, кадровым вопросам.

Последние публикации автора

Законы все время меняются, но мы стараемся поддерживать статью в актуальном состоянии. Если вы увидите неактуальную информацию, пишите в комментарии — это поможет редакции быстрее обновить статью.

Подписывайтесь на нас в социальных сетях, чтобы не пропустить важное:

Популярные материалы:

04.09.2019

03.09.2019

02.09.2019

Источник

Требования к текстам управленческих документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», но стандарт содержит лишь те положения о составлении текстов документов, которые являются общими для всех документов. Развернутые положения о составлении текстов документов содержатся в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

При составлении текста документа необходимо учитывать, что в практике документирования сформировались текстовые модели, в соответствии с которыми составляются тексты отдельных видов и разновидностей документов. Во многих случаях для правильного составления текста документа необходимо знать, по какой модели составляется текст документа данного вида или разновидности.

Модель текста документа определяет не только композиционную структуру текста, то есть последовательность расположения коммуникативно-смысловых частей текста, но и языковые и стилевые особенности основного текста документа.

В делопроизводстве организаций тексты документов могут составляться:

на основе официально утвержденных унифицированных форм документов;
с учетом требований нормативных актов, регламентирующих создание отдельных видов документов;
в форме, отражающей устойчивую практику документирования.

Текст на основе унифицированной формы

Тексты документов, составляемые на основе унифицированных форм, могут быть представлены в виде текста-трафарета, таблицы или анкеты.

Текст-трафарет – текст документа, содержащий постоянную информацию и пропуски для переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию. Текст документа, составляемый на основе трафаретной формы, сохраняет грамматическую связность, свойственную обычному тексту.

Таблица – способ представления информации, систематизированной по определенным признакам. Информация в таблице располагается в ячейках, образованных пересечением горизонтальных и вертикальных линий.

Анкета – способ представления текста в виде последовательности тематически взаимосвязанных предложений, построенных по принципу «вопрос – ответ».

Тексты документов, составляемые без использования унифицированных форм документов, оформляются в виде грамматически связного текста, соответствующего по своей композиционной структуре текстам документов определенного вида.

Способы изложения текста

Тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа: Прошу рассмотреть вопрос об установлении льгот…; Приказываю подготовить и представить на рассмотрение…;
3-го лица единственного числа: Правительство Российской Федерации постановляет…; Министерство не может согласиться с вашим предложением…;
1-го лица множественного числа: Просим предоставить данные о…; Представляем на рассмотрение и утверждение…; Слушали…; Выступили…; Постановили… (в протоколах); Приказываем…; Решили… (в совместных документах);
3-го лица множественного числа: Дирекция, профсоюзный комитет ОАО «Кристалл» убедительно просят…

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов широко используются предложения, в которых сказуемое выражено глаголом в форме настоящего времени, которая придает тексту констатирующе-предписывающий характер, например:

Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Рубрикация в тексте документа

Рубрикация – членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой с помощью заголовков, подзаголовков, нумерации, знака дефис (тире) или абзацного отступа.

В деловой речи сложился особый тип предложений – сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:

Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан:

соблюдать права и законные интересы иных лиц;
принимать меры по защите информации;
ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.

Для выделения рубрик может использоваться знак тире, абзацный отступ или нумерация арабскими цифрами. Другие символы в оформлении текста документов не приняты.

Рубрикация может быть многоуровневой (но не более четырех уровней). В этом случае номер рубрики второго и последующего уровней включает номера вышестоящих рубрик. Номера самых крупных рубрик текста состоят из одного знака, рубрик второго уровня – из двух знаков и т.д. Такая система нумерации исключает необходимость использовать слова «раздел», «глава», «параграф» и т.д.

Приведем пример рубрикации текста инструкции:

13. Порядок передачи документов на хранение в архив

13.1. Организация архивного хранения документов

13.1.1. Документы министерства являются федеральной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в области архивного дела, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в федеральный архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

13.1.2. Для хранения документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство образует архив.

13.2.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив осуществляется работниками службы делопроизводства и сотрудниками подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и включает в себя проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел…

При использовании в текстах документов рубрикации следует учитывать, что:

рубрики могут выделяться лишь в том случае, если элементов перечисления не менее двух;
при цифровой нумерации рубрик не рекомендуется использовать более четырех уровней рубрикации;
однотипные средства нумерации могут применяться лишь по отношению к однотипным частям теста (по назначению, по месту в структуре текста);
каждая составная часть текста, соответствующая разделу, подразделу, пункту, подпункту, получает свой номер, обозначенный арабской цифрой с точкой;
в конце рубрики ставится точка с запятой (кроме последней рубрики, завершающейся точкой).

При оформлении нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти необходимо соблюдать требования, установленные Правительством РФ.

Извлечение
из Правил подготовки нормативных правовых актов
федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации
утверждены постановлением Правительства РФ
(от 13.08.1997 № 1009, в ред. от 29.07.2011)

6. […] Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами*с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые могут иметь буквенную или цифровую нумерацию.

Значительные по объему нормативные правовые акты могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

[…]

Если в главе выделяются только рубрики одного уровня (без выделения, например, пунктов и подпунктов), они нумеруются арабскими цифрами в валовом порядке, начиная с первого в пределах всего текста, например:

II. Государственная регистрация нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти

10. Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций, имеющие межведомственный характер, независимо от срока их действия, в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

11. Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется Минюстом России, которое ведет Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

[…] 20. В случае обнаружения несоответствия действующего нормативного правового акта, а также акта, содержащего правовые нормы и не прошедшего государственную регистрацию, … Минюст России представляет в Правительство Российской Федерации предложение об отмене или приостановлении действия такого акта с обоснованием и проектом соответствующего распоряжения.

При нумерации глав римскими цифрами внутри глав могут выделяться пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, а также дополнительные рубрики внутри подпунктов, которые обозначаются буквами, например:

2.12. Директора департаментов (начальники управлений) в установленные сроки представляют в определенное руководителем федерального органа исполнительной власти структурное подразделение подготовленные на основе федеральных законов, указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, программ и планов деятельности Правительства, поручений Председателя Правительства и заместителей Председателя Правительства предложения по рассмотрению вопросов на заседании Правительства, содержащие:

а) наименование вопроса и краткое обоснование необходимости его рассмотрения на заседании Правительства;

б) общую характеристику и основные положения вопроса;

в) форму предлагаемого решения;

г) перечень соисполнителей;

д) дату рассмотрения на заседании Правительства.

При обозначении рубрик цифры отделяются от текста точкой, а буквы – закрывающейся скобкой.

Устойчивые языковые обороты

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде, например:

Сообщаем Вам, что в период с… по…;
Установлено, что в период с… по…;
Сообщаем, что по состоянию на…;
Направляем Вам на рассмотрение и утверждение…;
Представляем на рассмотрение и утверждение…;
В соответствии с достигнутой договоренностью…;
Во время переговоров стороны обсудили возможности…;
В порядке оказания технической помощи…;
Принимая во внимание, что… и др.

Такие обороты называют языковыми шаблонами, клише, языковыми формулами. Наличие устойчивых языковых оборотов в текстах документов – это следствие повторяемости управленческих ситуаций и их тематической ограниченности, результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся управленческих и производственных ситуациях. Кроме выражения типового содержания устойчивые языковые обороты нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ лишается необходимого правового значения, или являются элементами, определяющими видовую принадлежность документа, например:

в гарантийном письме: Гарантируем возврат кредита в сумме…; Оплату гарантируем; Наш расчетный счет…; Предоставление жилой площади гарантируем…; Претензии по гарантии следует предъявлять…;
претензионном письме: …в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции; …в противном случае дело будет передано в арбитражный суд;
приказе: Контроль за исполнением приказа возлагается на…; Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Выражая типовое содержание, устойчивые обороты обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста.

Кстати. С лингвистической точки зрения устойчивые словосочетания являются фразеологическими оборотами (фразеологизмами), несвободными или связанными словосочетаниями. Они сродни таким выражениям, как: биться как рыба об лед, ударить наотмашь, строить воздушные замки, прибрать к рукам и др.

При употреблении устойчивых языковых оборотов не допускаются:

лексическая подмена, то есть замена слов, входящих в оборот, их синонимами. Неправильно: Предложения отдела оказались ниже любой критики (надо: ниже всякой критики);
смешение близких по смыслу устойчивых оборотов. Неправильно: Большое значение сыграли методы рыночной экономики (надо: …имели методы рыночной экономики; в данном случае наблюдается смешение оборотов играть роль и иметь значение);
изменение принятой грамматической формы слов, входящих в устойчивый языковой оборот. Неправильно: Исполнители упустили из вида, что необходимо периодически информировать заказчика о ходе работ (надо: упустили из виду).

Ссылки на документы

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, а также документов, ранее изданных организацией – автором документа, должны содержаться ссылки на документы-основания. При ссылке на документ указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»…

В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2…

Если в тексте документа содержится ссылка на документ, утвержденный каким-либо должностным лицом или органом власти, то указывается наименование документа, кем утвержден документ, дата утверждения (если документ утвержден должностным лицом) или наименование документа, которым утвержден данный документ, дата утверждения и регистрационный номер (если документ утвержден распорядительным документом), например:

В соответствии с Положением о Финансовом департаменте, утвержденным генеральным директором ОАО «Статус» 12 февраля 2010 г., департаменту предоставлено право…

Порядок написания почтового адреса на почтовых отправлениях установлен Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

В текстах законодательных, иных нормативных правовых актов, документов методического характера, утверждаемых органами государственной власти, при ссылке на ранее изданные документы указывается источник их опубликования, например:

При разработке Методических рекомендаций учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

1. Федеральный закон от 14 июня 1994 г. № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 8, ст. 801; 1999, № 43, ст. 5124).

2. Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52 (ч. I), ст. 5021; 2002, № 28, ст. 2780; 2003, № 27 (ч. I), ст. 2696; 2009, № 46, ст. 5417).

Если в тексте документа необходимо сослаться на статьи или пункты документа, допускается (за исключением текстов законодательных и иных нормативных правовых актов) использовать сокращения: ст. (статья), п. (пункт). При употреблении этих слов во множественном числе графические сокращения не удваиваются, например:

В соответствии с п. 5, 8 ст. 15 Положения о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества…

В текстах законодательных и иных нормативных правовых актов эти слова пишутся полностью.

Использование в тексте полужирного начертания

Нормативными документами по делопроизводству, в частности инструкцией по делопроизводству организации, может быть предусмотрено выделение отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом, курсивом, написание вразрядку или прописными буквами.

Например, при печатном изготовлении законов Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, приказов федеральных органов исполнительной власти заголовок к тексту выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру:

О внесении изменений
в законодательные акты Российской Федерации
об административных правонарушениях в связи с принятием
Земельного кодекса Российской Федерации

Об утверждении Правил делопроизводства
в федеральных органахисполнительной власти

В тексте нормативного правового акта заголовки разделов, подразделов, глав также печатаются полужирным шрифтом, причем слова «раздел», «глава», «статья» и др. печатаются обычным шрифтом:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Полужирным шрифтом и вразрядку печатаются слова «постановляю» (в постановлениях) и «приказываю» (в приказах), например:

В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Написание отдельных слов в тексте документа прописными буквами применяется, главным образом, в протоколах, где слова «слушали», «выступили», «решили» или «постановили», как правило, печатаются прописными буквами.

Поскольку единых правил печатного изготовления текстов документов нормативными документами не установлено, организации вправе в инструкции по делопроизводству установить свои корпоративные правила.

* Здесь и ниже выделено автором.

Автор: В.Ф. Янковая, зам. директора ВНИИДАД, канд. ист. наук, доцент
Секретарь-референт» №1 2012)

Источник:
http://www.profiz.ru/sr/1_2012/teksty_dok/

Источник