Реквизит адресат всегда указывается обобщенно на - Контакты компаний и предприятий

Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).

Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационносправочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).

Реквизит «Адресат» включает в себя:

наименование адресата (получателя письма);
почтовый адрес или номер телефона-факса, адрес электронной почты.

Получателем письма могут быть:

должностное лицо/несколько должностных лиц;
организация;
структурное подразделение организации;
группа организаций;
физическое лицо.

АДРЕСАТ – ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО

По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа, то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации, то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:

Если письмо адресуется заместителю руководителя, в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:

Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения, то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:

при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:

АДРЕСАТ – ОРГАНИЗАЦИЯ

Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:

Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.

АДРЕСАТ – СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ

Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО

Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом – почтовый адрес:

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.

АДРЕСАТ – НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.

Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения – в ряд других организаций или должностным лицам.

Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.

При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.

Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2-м, 3-м и 4-м адресатами не указывается.

Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного подразделения.

Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:

Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:

Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки – это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.

Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1 ).

Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.972016? Ничего.

РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ

Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:

на бланке с угловым расположением реквизитов – Пример 2;
на бланке с продольным расположением реквизитов – Пример 3.

Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?

Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.

В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.302003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.972016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:

Как выравнивать реквизит «Адресат»?

Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 7, 2017.

Источник

На практике можно встретить множество правильных и неправильных вариантов оформления реквизита «адресат» на письмах. Давайте «отделим зерна от плевел», разобрав следующие вопросы. Где размещать этот реквизит? Включать ли в него адрес? Как указывать наименование организации, подразделения, должности и Ф. И. О. – в каком порядке и падеже? При направлении документа сразу нескольким организациям когда уместно будет указать их обобщенно, а когда перечислить конкретно? Как адресовать письмо частному лицу? Какие этикетные фразы в обращении и подписи сейчас уместны? Что писать после обращения «Уважаемый» – «Иван Иванович!» или «г-н Иванов», «господин Президент»? В каждом случае есть свой оптимальный вариант – поможем его подобрать. Такие статьи хороши тем, что их можно использовать как удобное методическое пособие (все систематизировано и наглядно показано) не только для себя, но и для своих подчиненных, коллег, если вы устали объяснять им «прописные истины».

ГОСТ 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» закрепил основные значения понятий, которые мы далее будем использовать:

адресат – реквизит, содержащий информацию о получателе документа;
реквизит документа – элемент оформления документа.

Дополнительно необходимо обратить внимание на новый термин атрибут, который активно применяется при работе с электронной научно-технической документацией и рассматривается как обязательная составная часть реквизита документа. Правила оформления реквизита «адресат», установленные ГОСТ Р 6.30-2003, предусматривают различные варианты его оформления – в них по-разному оформляются или не оформляются основные атрибуты реквизита «адресат».

И, наконец, термин адресат необходимо отличать от устаревшего понятия адресант, которое тем не менее упоминается в приложении к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477) в значении автор, т.е. отправитель документа (и прежде всего письма).

Поскольку переписка занимает обычно более 80% в объеме документооборота организаций, правила оформления реквизита «адресат» рассмотрим на примере официальных служебных писем, которые составляются в бумажной форме и направляются получателю в основном по почте.

В процессе ведения переписки руководители, сотрудники и служба делопроизводства организации должны учитывать следующие факторы:

технологический, который означает, что организация будет направлять свое письмо через отделения почтовой связи или прибегая к услугам компаний, которые занимаются доставкой корреспонденции. Эти компании и Почта России в процессе доставки действуют как независимые третьи лица. Составляя письмо, нужно учитывать, как оно будет пересылаться, упаковываться, что порядок и последовательность оформления атрибутов почтового адреса устанавливаются Правилами оказания услуг почтовой связи, которые утверждаются постановлениями Правительства РФ и периодически обновляются;
управленческий, т.к. в письме может фиксироваться:
- конкретное управленческое решение, предложение, отчет или претензия – оно может быть адресовано в вышестоящую организацию или равностоящему партнеру, клиенту;
- обязательное для исполнения поручение или нормативный правовой акт, который рассылается в подведомственные организации для исполнения или для сведения.
  
  То есть цель создания и содержание документа, место организации-автора в системе управления и отношения с получателем письма влияют на оформление реквизита «адресат». Кроме того, письмо должно направляться в ту точку (организация, должностное лицо, специалист, структурное подразделение), где имеются полномочия решить вопрос, изложенный в документе, окончательно и по существу. Если у вас есть несколько вопросов / предложений к данной организации, не увязанных между собой и решение которых находится в компетенции разных лиц, то лучше написать каждому «конечному получателю» отдельное письмо. А если вы не знаете, кому «распишут» отработку ваших вопросов, то можете изложить их в письме на имя генерального директора или адресовать его в целом к организации;
фактор этикета – необходимость соблюдения принятых правил вежливости с учетом конкретной ситуации делового общения, статуса и положения адресата (юридическое или физическое лицо, вышестоящая или подведомственная организация, письмо направляется в первый раз или постоянному корреспонденту и т.п.).

Бланк письма организации

Для ведения переписки практически каждая организация разрабатывает и утверждает свой бланк письма. Состав его реквизитов и примеры оформления можно найти:

в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (рисунки Б.2 – Б.4) и
Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (п. 3.3.1 с приложениями).

Организации уделяют большое внимание разработке бланка письма и даже включают его в книгу «фирменного» стиля, что совершенно справедливо, т.к. он является «лицом» юридического лица, формирует образ автора письма и впечатление о нем. Но дело не только в качестве бумаги и цветах краски, использованных для изготовления бланка. На бланке указываются полное и сокращенное наименования организации, организационно-правовая форма и подчиненность. Самое главное – проследить за правильным оформлением сведений об авторе, которые указываются на нем, перечислив все способы связи с автором. Во внешнюю среду это передает признаки устойчивости, готовности к контактам, открытость и «доброжелательность» организации.

Расположение реквизитов в бланке может быть:

продольным (как в Примере 1) либо
угловым:
- центрированным (как в Примере 2) или
- флаговым (атрибуты располагаются в той же боковой зоне, но текст каждой строки начинается от границы левого поля).

У продольного и углового бланков разное местоположение реквизита «адресат», оно обозначено оранжевой заливкой (сравните Примеры 1 и 2).

Атрибуты реквизита «адресат»

ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует формулировать реквизит «адресат» как ответ на вопросы: «Кому?» и «Куда?» направляется письмо.

Причем ответ на вопрос «Куда?», т.е. оформление атрибута «почтовый адрес», ГОСТ считает факультативным. Если же он вписывается, то его элементы пишутся в последовательности, предусмотренной Правилами оказания услуг почтовой связи (это установлено Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Приложение № 11). Указание почтового адреса на самом письме становится удобным при использовании конверта с окошком, в котором и будут видны все данные об адресате (кому и куда нужно доставить письмо), тогда эту информацию не придется дублировать на конверте вручную или путем наклейки «этикетки». При больших объемах переписки такой подход существенно экономит время и деньги.

Если объединить рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.15) и «лучшие практики», то можно дать следующие советы по оформлению реквизита «адресат» для конкретных ситуаций.

Если письмо адресуется государственному органу, органу местного самоуправления, высшему органу власти, вышестоящей организации, то атрибут «почтовый адрес» все-таки не оформляется (он указывается только на конверте). См. Примеры 3 и 4.

Если письмо направляется первому руководителю этой «вышестоящей организации», то наименование организации включается в должность, см. Примеры 5 и 6. И должность, и Ф. И. О. пишутся в дательном падеже.

Пример 1. Бланк письма организации с продольным расположением реквизитов

Пример 2. Бланк письма организации с угловым центрированным расположением реквизитов

Пример 3. Адресование письма государственному органу

Пример 4. Адресование письма органу местного самоуправления

Пример 5. Адресование письма руководителю государственного органа

Пример 6. Адресование письма руководителю органа местного самоуправления

Если письмо адресуется сторонней равностоящей или нижестоящей организации, то в состав реквизита «адресат» письма можно включить почтовый адрес, который лучше отделить от наименования организации 1,5–2 межстрочными интервалами и начинать с маленькой буквы как предписывает ГОСТ Р 6.30-2003 (например, «ул.» или «пр.»):

Пример 7. Адресование письма «равностоящей» организации

Если письмо адресуется руководителю организации, то в должность включается полное наименование организации с указанием организационно-правовой формы:

Пример 8. Адресование письма руководителю «равностоящей» организации

Если письмо адресуется руководителю организации, с которой коммуникация осуществляется не в первый раз, то почтовый адрес лучше не указывать.

Если письмо адресуется заместителю руководителя или иному должностному лицу (а не первому руководителю), то допускаются варианты (с добавлением почтового адреса или без), и следует обратить внимание на падежи, межстрочные интервалы. Адресация должностному лицу всегда производится в дательном падеже; если же наименование организации отделено от его должности, то оно пишется в именительном падеже:

Пример 9. Адресование заместителю руководителя «равностоящей» организации

Пример 10. Адресование заместителю руководителя «равностоящей» организации

Если письмо адресуется структурному подразделению организации, то в реквизите «адресат» сначала указывают наименование организации (допускаются установленные сокращения), а уже потом – этого структурного подразделения в именительном падеже.

Межстрочный интервал в Примерах 7, 10 и 11 для разделения атрибутов реквизита «адресат» желательно делать для ускорения восприятия и вычленения информации получателем, но это не жесткое требование.

Пример 11. Адресация структурному подразделению организации

Пример 12. Адресация структурному подразделению организации

Если письмо адресуется руководителю структурного подразделения, то в реквизит «адресат» включается наименование организации (в именительном падеже), а наименование подразделения включается в полное наименование должности в дательном падеже:

Пример 13. Адресация руководителю структурного подразделения организации

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Этот способ предусматривает:

на самом письме оформление обобщенного наименования адресатов;
дополнительное составление отдельного списка на рассылку письма, в который включаются их конкретные наименования и почтовые адреса.

Пример 14. Обобщенное оформление адресата на письме

Пример 15. Конкретные получатели и их адреса в списке рассылки документа

Список на рассылку или Лист рассылки формируется исполнителем письма на основании классификатора организаций и их адресов, который обычно накапливается в службе делопроизводства в результате выполнения операций регистрации документов (в СЭД или в таблицах Word, Excel). На каждом конверте, в который запечатывается каждый экземпляр письма, указывается конкретное наименование и адрес организации в соответствии со списком на рассылку. На основе этого списка печать информации на конверты может быть настроена автоматически даже через Word.

Необходимо обратить внимание, что этот способ применяется обычно вышестоящей организацией при рассылке писем своим подведомственным органам.

Однако если получателей одного письма не более 4-х, то все адресаты оформляются на самом документе, тогда можно обойтись без списка рассылки (слово «Копия» при этом перед 2-м, 3-м и 4-м адресатом не вписывается). Это ограничение по числу адресатов в одном письме устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 и здравый смысл. Адресование оформляется в этом случае в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «адресат» для каждого органа / организации, но подписываются все экземпляры такого письма как оригиналы, и каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется соответствующий конкретный почтовый адрес.

Данный способ адресации удобно применять, когда нужно уведомить о фактах нарушений, о значимых событиях прежде всего вышестоящие, контролирующие и регулирующие органы. Так все получатели увидят, кому еще было направлено данное письмо.

Пример 16. Несколько адресатов на одном письме

Если письмо одинакового содержания (письмо-предложение, например) необходимо разослать нескольким «независимым» организациям, то каждое письмо лучше оформить в статусе оригинала, т.е. на каждом указать индивидуальный адресат. При этом регистрационные номера у этих писем будут разными.

Оформление реквизита «адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Первым атрибутом является фамилия в дательном падеже, затем идут инициалы и потом – почтовый адрес:

Пример 17. Адресование письма физическому лицу

При адресовании письма официальному лицу с указанием его должности, инициалы оформляются перед фамилией (см. Примеры 9, 10, 13), поскольку основная идентификация получателя осуществляется по наименованию должности. При адресовании письма частному лицу, его инициалы указываются позади фамилии (Пример 17), поскольку наша идентификация как граждан осуществляется прежде всего по фамилии. При оформлении фамилии и инициалов они разделяются пробелом, инициалы между собой пробелом не разделяются, т.е. «И.И. Иванову», но не «И. И. Иванову».

Чтобы не ошибиться при адресовании, на сайтах организаций необходимо выяснять точные почтовые адреса, Ф. И. О. и наименования должностей руководителей, другие сведения, которые помогут наилучшим образом установить коммуникацию на первом этапе восприятия документа. Подобную информацию можно попробовать получить и у секретаря, почерпнуть из документов, полученных от этой организации.

Особое внимание уделяйте использованию прописных и строчных букв в наименованиях организаций и должностей. Нормы русского языка предполагают написание должности со строчной (маленькой) буквы, но конкретная высокая должность может писаться и с заглавной буквы, если это предусмотрено учредительными документами и локальными нормативными актами организации-получателя. Обращайте внимание на эти тонкости.

Фактор этикета

Обращение – условная этикетная фраза, речевая формула, которая выражает уважение и доброжелательное, вежливое отношение к адресату. Его рекомендуется заканчивать восклицательным знаком, подчеркивающим значимость и вопроса, и обращения к данному человеку.

Обращаются чаще всего по имени-отчеству (Пример 18), гораздо реже – по должности (Пример 20). Второй вариант носит строго деловой характер и используется при обращении к лицу, занимающему высокое должностное положение в государственных и муниципальных органах, крупной организации. Еще реже обращаются по фамилии без инициалов (Пример 19) – это подчеркивает «дистанцию», официальность отношений автора и адресата, скорее характерно для переписки с частным лицом.

Пример 18. Обращение по имени-отчеству

Пример 19. Обращение по фамилии (без инициалов)

Заголовок перед текстом помогает получателю быстро сориентироваться в сути письма (его принято оформлять на документах, изготовленных на листах А4 с текстом более 6-8 строк). Если на письме перед текстом размещают и заголовок, и обращение, то (см. Пример 21):

сначала оформляется заголовок от границы левого поля,
а потом обращение посередине отдельной строкой.

Пример 20. Обращение по должности

Пример 21. Текст начинается с заголовка

В последние годы проявилась тенденция использования своеобразной «этикетной рамки»: когда письмо начинают с обращения «Уважаемый…» и заканчивают фразой «С уважением,» рядом с подписью. Причем рукописное внесение фразы «С уважением» руководителем одновременно с подписанием письма подчеркивает особо уважительное отношение к адресату (см. Пример 20).

А вот заранее напечатанные обращение «Уважаемый…» и заключительная формула вежливости «С уважением,» воспринимаются пока как «масло масляное». Потому при подготовке проекта письма рекомендуем печатать обращение «Уважаемый…», а вот рукописное внесение заключительной формулы вежливости рядом с подписью лучше оставить на усмотрение руководителя.

Еще один способ особо уважительного отношения к адресату проявляется в «этикетной рамке»: «Глубокоуважаемый….» – «С глубоким уважением,», которая применяется при обращении к вышестоящей персоне (председателю совета директоров, руководителю вышестоящего органа власти или управления и т.п.), а также в случае оформления поздравлений, например с юбилейной датой.

Обращение «Дорогой…» даже в случае поздравлений адресата должно употребляться с осторожностью, т.к. в официальных отношениях все-таки должна соблюдаться некоторая управленческая дистанция.

Обращение «Многоуважаемый» в настоящее время считается устаревшим, избыточным – не соответствующим нормам современного делового стиля русского литературного языка¹.

Особые правила обращения постепенно сформировались при работе с обращениями граждан. В ответ на их письма «лучшие практики» государственных органов и органов местного самоуправления рекомендуют следующие речевые формулы:

Пример 22. Обращение в тексте ответного письма на обращение гражданина

Но независимо от вопроса, поднятого в обращении гражданина, от ситуации (конфликт, жалоба или обращение по личному вопросу, в первый раз или повторное и т.п.), по-прежнему универсальной формулой обращения к гражданам является обращение по имени и отчеству (как в Примере 18).

Коммерческие организации при переписке с клиентами и рассмотрении их жалоб могут руководствоваться такими же рекомендациями.

Источник

Реквизит «адресат» как оформить. Новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) принят Росстандартом от 08.12.2016 № 2004-ст . Стандарт вводится в действие с 1 июля 2018 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).

В статье рассмотрим вопрос правильности оформления адресования документа: в организацию, физическому лицо и что нового в этом реквизите.

Знание порядка адресования документа важно, так как от точности написания этого реквизита зависит его доставка исполнителю, минуя лишние инстанции и быстрота принятия решения, по проблемам изложенным в документе.

Реквизит «адресат» используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов таких, как докладные, служебные записки, объяснительные, заявления и др.).

Адресатом документа может быть:

организация,
структурное подразделение организации,
должностное лицо,
физическое лицо.

Изменения в реквизите « адресат» минимальны, поскольку основная задача в новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования.

Реквизит «адресат»: наиболее значимые изменения

1.Инициалы пишем после фамилии в реквизите «адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:

Ректору Сибирского федерального университета

Иванову Е.А.

Если документ адресован физическому лицу:

Петровой М.Н.

пр. Мира д.4 кв.22

г. Красноярск, 660011

2. Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:

Красноярский государственный педагогический университет им. В.П. Астафьева

mail.ru@kspu.ru

3.Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Примеры

г-ну Фамилия И.О.
г-же Фамилия И.О.

Реквизит «адресат»: составные части

Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
указание должности получателя (в дательном падеже);
фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Иванову С.П.);
почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1-1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 12 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся. Допускается центрировать каждую строку адресата по отношению к самой длинной строке.

Что сохранилось в реквизите «адресат»?

1.Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Пример —

Губернатору Красноярского края

Усс А.В.

2.При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Примеры

Федеральное архивное агентство

Росархив

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример —

Федеральное архивное агентство

Отдел государственной службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример —

АО «Профиль»

Руководителю договорно- правового отдела

Иванову А.О.

3.При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Примеры

Руководителям дочерних обществ АО «Профиль»

Руководителям управлений Росархива

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

Руководителям дочерних обществ АО «Профиль» (по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

4.В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример —

Сибирский федеральный университет

Профсоюзная ул., д. 82,

Красноярск, 660093

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес.

Пример

Ивановой М.И.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Красноярск, 660077

Ольга Софронова

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Вузы могут разделить на четыре группы

Правила организации безопасного использования и содержания лифтов, подъемных платформ для инвалидов: разъяснения Ростехнадзора

Хранение документов по охране труда

Типовые инструкции по охране труда

Источник

14. Адресат (15).

Реквизит «адресат» используется при оформлении служебных писем и других внутренних информационно-справочных документов.

Адресатом документа может быть государственный орган (орган местного самоуправления, организация), группа организаций, структурное подразделение государственного органа (органа местного самоуправления, организации), должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов и других внутренних информационно-справочных документах) или справа под реквизитом «справочные данные об организации» и отделяется от него одним дополнительным межстрочным интервалом (на бланке служебного письма с продольным расположением реквизитов). Строки реквизита «адресат» в пределах зоны, занятой реквизитом, выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) государственного органа (органа местного самоуправления, организации) указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя) и наименование государственного органа (органа местного самоуправления, организации), фамилия и инициалы должностного лица, например:

	Руководителю Федерального архивного агентства
	Артизову А.Н.
	или
	Руководителю Федерального архивного агентства
	Артизову А.Н.

При адресовании документа должностным лицам государственного органа, в котором предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности указывают воинское или специальное звание (классный чин), например:

	Командующему Сибирским округом войск национальной гвардии Российской Федерации
	генерал-лейтенанту Маркову Н.Д.
	или
	Начальнику Договорно-правового департамента МВД России
	генерал-лейтенанту внутренней службы Авдейко А.Г.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина, например:

Мэру Москвы

г-ну Собянину С.С.

или

Председателю Комитета

по делам молодежи

Законодательного Собрания

Республики Крым

г-же Симоновой А.В.

При адресовании письма в государственный орган (орган местного самоуправления, организацию) указывается его полное или сокращенное наименование в именительном падеже, например:

Министерство внутренних дел

Российской Федерации

или

МВД России

При адресовании документа в структурное подразделение государственного органа (органа местного самоуправления, организации) в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование государственного органа (органа местного самоуправления, организации), ниже — наименование структурного подразделения, например:

Министерство юстиции

Российской Федерации

Департамент организации

и контроля

При адресовании письма начальнику (руководителю) структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование государственного органа (органа местного самоуправления, организации), ниже в дательном падеже наименование должности начальника (руководителя), включающее наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы, например:

	Росархив
	Начальнику Юридического отдела
	Канищевой С.Ю.

При рассылке документа группе государственных органов (органов местного самоуправления, организаций) одного типа или в структурные подразделения государственного органа (органа местного самоуправления, организации) адресат указывается обобщенно, например:

Федеральные органы

исполнительной власти

или

Командующим округами

войск национальной гвардии

Российской Федерации

При рассылке документа не всей группе государственных органов (органов местного самоуправления, организаций) одного типа или не во все структурные подразделения одного государственного органа (органа местного самоуправления, организации), под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)», например:

Федеральные органы

исполнительной власти

(по списку)

или

Оперативно-территориальные

объединения войск национальной

гвардии Российской Федерации

(по списку)

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех (кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (указатель рассылки документа) на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Если документ направляется нескольким должностным лицам одной воинской части (организации), то все адресаты указываются в одном сопроводительном письме. В этом случае в воинскую часть (организацию) высылается один экземпляр документа с необходимыми приложениями.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и тому подобное); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс (для отправлений почтой России), например:

Федеральное бюджетное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела»

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие государственные органы власти, вышестоящие и подведомственные воинские части (организации) и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами), например:

Начальнику федерального казенного

учреждения «Научно-исследовательский центр

«Охрана» Федеральной службы войск

национальной гвардии Российской Федерации»

Кротову А.И.

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы лица в дательном падеже, затем почтовый адрес корреспондента, например:

	Григорьевой Т.М.
	просп. Космонавтов, д. 39, кв. 101,
	г. Буденновск, Ставропольский край, 356800

При отправке письма адресату по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса), например:

Министерство экономического развития

Российской Федерации

economy@gov.ru

Скачать документ целиком в формате PDF

Источник

Реквизит
«Адресат» оформляется на документах,
отправляемых в другие организации или
частным лицам, представляемых руководству
(заявления, докладные и объяснительные
записки) и передаваемых в структурные
подразделения.¹

В
качестве адресата
(реквизит
15) могут быть организации, их структурные
подразделения, должностные или физические
лица.²

При
адресовании документа организации или
структурному подразделению их наименования
указывают в именительном падеже.³

Например:

Федеральное
архивное агентство

При
этом если документ адресован структурному
подразделению, то над его наименованием
необходимо указать наименование
организации.

Например:

ЗАО
«Термика»

Управление
производства и внедрения информационных
систем

В
реквизите «Адресат» допускается
использовать официально принятые
сокращенные наименования органов
государственной власти, органов местного
самоуправления, организаций.⁴

Если
документ отправляют в несколько
однородных организаций или в несколько
структурных подразделений одной
организации, то их следует указывать
обобщенно.⁵

Например:

Администрации
районов
Московской области

При
адресовании документа должностному
лицу, его должность и фамилию указывают
в дательном падеже, инициалы указывают
перед фамилией.⁶
Между инициалами и фамилией должен быть
пробел.

Например:

Генеральному
директору
ЗАО «Термика»

А.Г. Цицину

или

ЗАО
«Термика»

Генеральному
директору
А.Г. Цицину

Рис.
1.
Пример
оформления реквизита «Адресат» на
письме

Должность
получателя и его фамилия указываются
только в том случае, если известно, кто
конкретно занимается вопросом, изложенным
в документе. Это повышает оперативность
доведения документа до исполнителя.⁷

Документ
не должен содержать более четырех
адресатов. Слово «Копия» перед
вторым, третьим, четвертым адресатами
не указывают. При большем числе адресатов
составляют список рассылки документа.⁸
Указание на документе нескольких
адресатов преследует цель информировать
каждого получателя об организациях и
лицах, которым одновременно направлен
данный документ.⁹

В
состав реквизита «Адресат» может
входить почтовый адрес.

При
адресовании письма в организацию
указывают ее наименование, затем почтовый
адрес.¹⁰

Например:

ЗАО
«Термика»

ул. Орджоникидзе,
д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

При
адресовании документа физическому лицу
указывают фамилию и инициалы получателя,
затем почтовый адрес.¹¹

Например:

Образцову
О.П.

Волгоградский пр., д. 5, кв. 12,

Москва, 109316

Почтовый
адрес
– местонахождение пользователя с
указанием почтового индекса соответствующего
объекта почтовой связи.¹²

Почтовый
адрес в составе реквизита «Адресат»
должен оформляться в соответствии с
пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой
связи, утвержденных постановлением
Правительства Российской Федерации от
15 апреля 2005 г. № 221, согласно которому
реквизиты адреса пишутся в следующем
порядке:

название
улицы, номер дома, номер квартиры;
название
населенного пункта (города, поселка и
т.п.);
название
района;
название
республики, края, области, автономного
округа (области);
название
страны (для международных почтовых
отправлений);
почтовый
индекс.

Например:

ул.
Орджоникидзе, д.11, Москва, 115419

или

ул.
Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский
р-н, Тульская обл., 301264

Строки
реквизита «Адресат» центрируются
по отношению к самой длинной строке или
выравниваются по левому краю.

Например:

ЗАО
«ТЕРМИКА»

ул. Орджоникидзе,
д. 11, стр. 1А, Москва, 115419

Для
реквизита «Адресат» на бланке писем
могут проставляться ограничительные
отметки для верхних границ зон
расположения.¹³

Пример
оформления отметок для реквизита
«Адресат» на бланке письма приводится
в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»
(рисунки Б.3, Б.4).

Пример
оформления бланка письма без отметок
для реквизита «Адресат» приводится
на рисунке Б.2 приложения Б к ГОСТу Р 6.30-2003
«Унифицированные системы документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов».

Схема
расположения реквизита «Адресат»
приведена на рисунках 2 и 3.

Рис.
2.

Расположение
реквизита
«Адресат» на формате
А4 углового
бланка
01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
—
герб субъекта Российской Федерации;

03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04
— код
организации;

05
— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;

06
— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);

07
— код
формы документа;
08
— наименование
организации;
09
— справочные
данные об организации;

10
— наименование
вида документа;
11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;

13
— ссылка
на регистрационный номер и дату документа;
14
— место
составления или издания документа;

15
— адресат;
16
— гриф
утверждения документа;
17
— резолюция;
18
— заголовок
к тексту;

19
— отметка
о контроле;
20
— текст
документа

Рис.
3.
Расположение
реквизита
«Адресат» на формате
А4 продольного
бланка
01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
—
герб субъекта Российской Федерации;

03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04
— код
организации;

05
— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;

06
— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);

07
— код
формы документа;
08
— наименование
организации;
09
— справочные
данные об организации;

10
— наименование
вида документа;
11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;

13
— ссылка
на регистрационный номер и дату документа;
14
— место
составления или издания документа;

15
— адресат;
16
— гриф
утверждения документа;
17
— резолюция;
18
— заголовок
к тексту;

19
— отметка
о контроле;
20
— текст
документа

__________
¹ Кузнецов
С.Л. Современные технологии документационного
обеспечения управления: учебное пособие
для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.
– М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232
с.
² ГОСТ
Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.15.
³ Там
же. – Пункт 3.15.
⁴ Методические
рекомендации по разработке инструкций
по делопроизводству в федеральных
органах исполнительной власти,
утвержденные приказом Росархива от 23
декабря 2009 г. № 76. – Приложение №
11.
⁵ ГОСТ
Р 6.30-2003. – Пункт 3.15.
⁶ Там
же. – Пункт 3.15.
⁷
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления:
учебное пособие для вузов / Под ред.
проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский
дом МЭИ, 2010. – 232 с.
⁸ ГОСТ
Р 6.30-2003. – Пункт 3.15.
⁹ Кузнецов
С.Л. Современные технологии документационного
обеспечения управления: учебное пособие
для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.
– М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

¹⁰ ГОСТ
Р 6.30-2003. – Пункт 3.15.
¹¹ Там
же. – Пункт 3.15.
¹² Правила
оказания услуг почтовой связи, утвержденные
постановлением Правительства Российской
Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. – Статья
2.
¹³ ГОСТ
Р 6.30-2003. – Пункт 4.7.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

ТРЕБОВАНИЯ ГОСТ Р 7.0.97-2016 К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

№

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Эмблема

Товарный знак (знак обслуживания)

Код формы документа

Наименование организации – автора документа

Наименование структурного подразделения – автора документа

Наименование должности лица – автора документа

Справочные данные об организации

Наименование вида документа

Дата документа

Регистрационный номер документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Место составления (издания) документа

Гриф ограничения доступа к документу

Адресат

Гриф утверждения документа

Заголовок к тексту

Текст документа

Отметка о приложении

Гриф согласования документа

Виза

Подпись

Отметка об электронной подписи

Печать

Отметка об исполнителе

Отметка о заверении копии

Отметка о поступлении документа

Резолюция

Отметка о контроле

Отметка о направлении документа в дело

ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов

Однако, весь набор реквизитов при подготовке одного документа не применяется.

01 – Герб (Государственный герб РФ,

Герб субъекта Российской Федерации)

Свердловская область

Воронежская область

Костромская область

Ярославская

область

Город Рыбинск

01 — Расположение Герба

Продольный бланк

Угловой бланк

ПРИМЕРЫ:

02 — Эмблема организации

Эмблема – это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятий или фирмы

Расположение эмблемы на документах

Продольный бланк

Угловой бланк

03 — Товарный знак

(знак обслуживания)

Товарный знак — обозначение, служащее для индивидуализации товаров, юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, на которое признается исключительное право, удостоверяемое свидетельством на товарный знак

Понятие «Товарный знак» используют в отношении товаров

Понятие «Знак обслуживания» – в отношении услуг

Расположение товарного знака на документах

Продольный

бланк

Угловой бланк

04 — Код формы документа по ОКУД

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример:

Форма по ОКУД 0211151

05 — Наименование организации

Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах.

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом.

Например,

05 — Наименование организации

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

06 – Наименование структурного подразделения

— автора документа используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений и указывается под наименованием организации.

07 – Наименование должности лица – автора документа

используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории

(края, области и др.).

08 — Справочные данные об организации

указываются в бланках писем и включают:

почтовый адрес организации,
номер телефона,
факса,
адрес электронной почты,
сетевой адрес.

09 — Наименование вида документа

указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа.

10 — Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2019;

5.06.2019 словесно-цифровым способом:

5 июня 2019 г.

11 — Регистрационный номер документа

цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа

Например:

1.Простая порядковая регистрация:

№ 105, №106 и т.д.

2.Регистрация с применением цифровых и буквенных кодов:

№ 480 В; №45/08- 52

12 — Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

Например:

На № 54/04-123 от 07.08.2019

13 — Место составления или издания документа

указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем.

Например:

Москва

ИЛИ

г.Рыбинск

Ярославской области

14 — Гриф ограничения доступа к документу

Проставляется в правом верхнем углу первого листа документа на границе верхнего поля,

при наличии в нем информации доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись

«Для служебного пользования», «Конфиденциально» и др.

Например,

Коммерческая тайна

Экз. № 2

15 — Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа или справа под реквизитами бланка.

Директору института

им.В.П.Докучаева

Грачеву И.В.

15 — Адресат

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации, наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

Пример:

15 — Адресат

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример:

15 — Адресат

Пример:

15 — Адресат

Пример:

15 — Адресат

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример:

15 — Адресат

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример:

15 — Адресат

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается:

«(по списку)».

Пример:

15 — Адресат

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Пример:

15 — Адресат

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации и постоянным корреспондентам При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример:

15 — Адресат

При отправке письма по электронной почте почтовый адрес не указывается.

При необходимости может быть указан электронный адрес.

Пример:

16 – Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Директор департамента гуманитарной сферы

Подпись В.И. Синицкий

12.09.2019

ИЛИ

УТВЕРЖДЕН

Советом директоров АО «Профиль»

(протокол 12.09.2019 №13)

16 – Гриф утверждения

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Хххх

хххххххх

УТВЕРЖДАЮ

Хххх

ххххххх х

ИЛИ

16 – Гриф утверждения

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример:

16 – Гриф утверждения

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа,

наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.

Пример:

16 – Гриф утверждения

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример:

17 — Заголовок к тексту

краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

Пример:

Приказ (о чем?):

о создании аттестационной комиссии;

об утверждении штатного расписания; Письмо (о чем?):

о предоставлении информации.

17 — Заголовок к тексту

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

Пример:

ООО «КАРАТ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

11.06.2015 № 04

г.Самара

О проведении ремонтных работ

17 — Заголовок к тексту

В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Пример:

ООО «СТРОИТЕЛЬ»

ПРИКАЗ

08.01.2005 №02

08.01.2005 №02
08.01.2005 №02

Москва

О введении Инструкции по делопроизводству

18 — Текст документа

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик.

18 — Текст документа

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («ПРИКАЗЫВАЮ»). В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия … ПОСТАНОВЛЯЕТ», «собрание … РЕШИЛО»). Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ»).

18 — Текст документа

Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа.

Во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть.

19 – Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе, прилагаемом к основному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом: — если приложение названо в тексте:

19 – Отметка о приложении

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

19 – Отметка о приложении

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

19 – Отметка о приложении

если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск,

usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

19 – Отметка о приложении

В распорядительных документах отметка о приложении оформляется следующим образом :

— в тексте документа в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

19 – Отметка о приложении

Если приложением к документу является нормативный правовой акт, то на первом листе приложения проставляется отметка о приложении и гриф утверждения, в котором указываются данные документа.

20 – Гриф согласования

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться: — на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю); — на последнем листе документа под текстом; — на листе согласования.

20 – Гриф согласования

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

20 – Гриф согласования

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

21 – Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи и дату визирования.

21 – Виза

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНИЕ

ВНЕШНЕЕ

(с внешними организациями, должностными лицами)

ВНУТРЕННЕЕ

(с сотрудниками своей организации)

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ

ВИЗА

22 – Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Генеральный директор ( подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

Генеральный директор

АО «Профиль» ( подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

( подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Директор института ( подпись) И.О.Фамилия

Главный бухгалтер ( подпись) И.О.Фамилия

Кассир ( подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне

Заместитель директора

по финансовым вопросам

(подпись) И.О.Фамилия

Заместитель директора

по административным вопросам

(подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Председатель комиссии

Члены комиссии

(подпись)

И.О.Фамилия

22 – Подпись

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом

И.о.генерального директора

(подпись)

И.О.Фамилия

ИЛИ

Исполняющий обязанности генерального директора

(подпись)

И.О.Фамилия