Регламентация времени на отдельные виды работ секретаря

МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 26 марта 2002 г. N 23

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ НОРМ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ СТРУКТУР ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Министерство труда и социального развития Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации.

2. Установить, что нормы времени, утвержденные настоящим Постановлением, рекомендуются для определения численности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

3. Центральному бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации обеспечить издание необходимого количества норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

Министр труда
и социального развития
Российской Федерации
А.ПОЧИНОК

УТВЕРЖДЕНЫ
Постановлением
Минтруда России
от 26 марта 2002 г. N 23

НОРМЫ ВРЕМЕНИ
НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ СТРУКТУР ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (далее — нормы времени) рекомендуются для расчета затрат времени на подготовку документации, информации, проведение печатных, вычислительных и других работ, включая обслуживание оргтехники, а также для определения необходимой численности работников, выполняющих эти функции.

1.2. Основой разработки норм времени являются: структура функциональных подразделений федеральных органов исполнительной власти; технологическое описание управленческих процедур; материалы изучения организации труда в службах документационного обеспечения; результаты фотохронометражных наблюдений, фотографий и самофотографий рабочего времени работников, занятых документационным обслуживанием управленческих структур федеральных органов исполнительной власти; данные оперативного учета и регистрации документов.

1.3. Оформление документов управленческих структур производится в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. N 68, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г. Рег. N 2508.

1.4. Нормативная часть представлена нормами времени и содержит следующие разделы: документационное обеспечение управленческих структур федеральных органов исполнительной власти; составление и ведение номенклатуры дел; документирование деятельности коллегии федерального органа исполнительной власти; оформление документов; обработка, регистрация и учет документов; справочно — аналитическая работа; регистрация, учет, хранение и поиск документов; работы, выполняемые в процессе автоматизации технологии хранения документов; набор на персональном компьютере; обслуживание персональных электронных вычислительных машин (ПЭВМ).

1.5. В таблицах нормативной части приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормы времени.

1.6. Нормы времени установлены в часах на принятую единицу измерения объема каждого конкретного вида работы.

В нормах времени приняты основные единицы измерения, условные обозначения и сокращения согласно Приложению N 1.

1.6.1. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 150 листов размером 210 x 297 мм (формат A4).

1.6.2. Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1.6.3. За единицу измерения объема работы — машинописный лист — принимается текстовый машинописный оригинал формата A4 (210 x 297), напечатанный с одной стороны, на котором размещается 38 — 41 строка (2450 знаков) через 1,5 интервала с количеством 60 — 64 печатных знаков в строке (в автоматизированных условиях — 2 Кбайт).

1.6.4. За единицу измерения объема работы — коробку — принимается коробка, вмещающая 10 дел, в одной папке — 3 дела.

1.6.5. По отдельным видам работ в нормах времени в качестве единицы измерения принята не 1, а 10 или 100. Это необходимо учитывать при расчете величины трудозатрат по установленным объемам работ.

1.6.6. В случае значительных отклонений содержания выполняемых работ по сравнению с принятыми в нормах времени и нецелесообразности изменения существующей организации труда федеральные органы исполнительной власти могут рассчитать соответствующие нормы времени методом технического нормирования.

1.7. Нормы времени на автоматизированную технологию регистрации, учета, хранения и поиска документов получены путем хронометражных замеров отдельных операций по вводу — выводу информации с помощью персональных компьютеров при автоматизированной подготовке, оформлении управленческих документов, их контроле, учете, регистрации, хранении, поиске и дальнейшем использовании, выполнении печатных, вычислительных и других работ.

1.8. Объектом нормирования в автоматизированном режиме являются автоматизированные процессы информационной технологии; нормы времени рассчитаны с учетом применения персональных компьютеров типа IBM PC XT/AT и совместимых с ними ЭВМ, а также на основе опыта использования автоматизированных баз данных (АБД). Объем базы данных ограничивается емкостью накопителя на жестком магнитном диске. Время реакции системы составляет 40 — 60 секунд.

1.9. Автоматизированные процессы информационных технологий включают: ввод информации о документе (индексирование), содержании документа и цифровых данных на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением; поиск информации в диалоговом режиме на основе команд, предусмотренных программным обеспечением.

1.10. Состав технических и программных средств, технология обработки данных на ПЭВМ определяются с учетом годового объема работ по подготовке информации, документации, печатных и других работ.

1.11. В нормах времени учтены работы по обслуживанию рабочего места, отдых и личные потребности, включая физкультурные паузы, в размере 5% от оперативного времени.

1.12. С использованием норм времени определяется трудоемкость работ по документационному обеспечению деятельности управленческих структур федеральных органов исполнительной власти за год и рассчитывается нормативная численность работников, выполняющих эти виды работ. Пример ее расчета приведен в Приложении N 2.

2. Организация труда

Документационное обеспечение и делопроизводственное обслуживание может осуществляться специальной службой документации, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения федерального органа исполнительной власти.

Функции работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, регламентируются должностными инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 г. N 37.

Выполнение работ по документационному обеспечению структурных подразделений федерального органа исполнительной власти работниками, не входящими в состав службы документационного обеспечения управления, не может служить основанием для каких-либо изменений норм времени.

Функциональные подразделения, осуществляющие техническое обслуживание службы документационного обеспечения управления, должны проводить постоянную работу по совершенствованию технологии всего комплекса выполняемых работ на базе современных средств вычислительной и организационной техники.

Рациональная организация рабочих мест и создание оптимальных условий труда для работников, занятых техническим обслуживанием службы документационного обеспечения управления, включает планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой работы и эффективным использованием рабочих площадей, размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава, выполняемых операций, а также необходимого комфорта, способствующего эффективному труду.

Работники, занятые обслуживанием ПЭВМ и оргтехники (ОТ), обеспечиваются необходимыми инструментами, приборами, справочными материалами, нормативно — методическими документами в соответствии с гигиеническими требованиями к видеодисплейным терминалам ПЭВМ и организации работы, утвержденными Приказом Госкомсанэпиднадзора России от 14 июля 1996 г. N 14.

Условия труда указанных категорий работников должны соответствовать требованиям строительных норм и правил, государственных и отраслевых стандартов, санитарных правил и норм.

Условия труда работников при автоматизированной обработке документации должны соответствовать специальным требованиям, установленным для работников вычислительных центров.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и видеодисплейных терминалов, устанавливаются исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных (трудоемких) из них в первой половине дня, когда у работников отмечается более высокая устойчивая работоспособность.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, должны устанавливаться в зависимости от вида и категории их трудовой деятельности.

Виды трудовой деятельности работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, разделяются на 3 группы:

группа А — работа по считыванию информации с экрана ВДТ с предварительным запросом;

группа Б — работа по вводу информации в ПЭВМ;

группа В — творческая работа в режиме диалога с ПЭВМ.

При выполнении в течение рабочего дня работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ и ВДТ следует принимать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочего дня.

Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей ПЭВМ и ВДТ на протяжении рабочего дня должны устанавливаться регламентированные перерывы.

Время регламентированных перерывов в течение рабочего дня следует устанавливать в зависимости от его продолжительности, вида и категории трудовой деятельности.

Продолжительность непрерывной работы на ВДТ и ПЭВМ без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.

При 8-часовом рабочем дне и работе на ВДТ и ПЭВМ регламентированные перерывы следует устанавливать:

для I группы работ — через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый;

для II группы работ — через 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5 — 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы;

для III группы работ — через 1,5 — 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5 — 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 20 минут каждый или продолжительностью 15 минут через каждый час работы.

Работники, занятые документационным обеспечением структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти, обеспечиваются необходимыми справочными материалами.

Рабочие места работников службы документационного обеспечения управления управленческих структур федеральных органов исполнительной власти оборудуются соответствующими рабочими столами, конструкция которых предусматривает удобное размещение вычислительной и организационной техники, предметов труда, ящиков, сейфов для хранения документов, методической литературы, карточек, лотков.

Рекомендуемые организационно — технические условия предусматривают рациональную организацию рабочих мест: на рабочем столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня, своевременное получение работающими необходимой информации (консультаций, инструкций и других справочных материалов).

3. Нормативная часть

1. Работы по документационному обеспечению структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти

1.1. Подготовка положений о структурных подразделениях

Содержание работы: изучение нормативных и правовых актов, структуры и штатов федерального государственного органа, функций и задач структурных подразделений, подготовка положения, печатание, согласование, утверждение и размножение.

Таблица 1

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

1.2. Подготовка должностных инструкций работников, занятых документационным обеспечением структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти

Содержание работы: изучение нормативно — методической и правовой литературы и штатов федерального органа, функций и задач подразделений, занятых документационным обеспечением управления, подготовка инструкции, корректировка, печатание, утверждение, размножение.

Таблица 2

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

1.3. Подготовка инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству)

Содержание работы: изучение нормативных правовых актов методических документов, подготовка инструкции, согласование, корректировка, печатание, размножение.

Таблица 3

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ ИНСТРУКЦИИ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ (ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ)

1.4. Разработка регламента работы коллегии

Содержание работы: изучение практики работы коллегиального органа, технологии подготовки материалов для его функционирования; подготовка проекта регламента, согласование со структурными подразделениями; печатание, утверждение, размножение, рассылка.

Таблица 4

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ КОЛЛЕГИИ

1.5. Разработка табеля унифицированных форм управленческих документов

1.5.1. Разработка табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в структурных подразделениях

Содержание работы: сбор табелей унифицированных форм документов структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти, анализ выявленного комплекса управленческих документов; определение целесообразности создания и применения конкретных документов, выявление состава неунифицированных форм документов, исключение дублируемых документов и неправомерно используемых форм документов, группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка, согласование и утверждение единого табеля унифицированных форм.

Таблица 5

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ ТАБЕЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

Исполнитель — специалист I, II категории

<*> Позиция объемом 200 знаков (символов).

1.5.2. Разработка единого табеля унифицированных форм управленческих документов, применяемых в деятельности федерального органа

Содержание работы: сбор табелей форм документов структурных подразделений, анализ выявленного комплекса управленческих документов, определение целесообразности создания и применения конкретных документов, выявление состава неунифицированных документов, исключение дублируемых документов и показателей или неправомерно используемых форм документов, группировка форм документов по функциям и управленческим задачам, подготовка, согласование и утверждение единого табеля форм с руководством.

Таблица 6

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ ЕДИНОГО ТАБЕЛЯ УНИФИЦИРОВАННЫХ НОРМ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ПРИМЕНЯЕМЫХ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Исполнитель — начальник отдела, главный специалист

<*> Одна позиция объемом 200 знаков (символов).

2. Составление и ведение номенклатуры дел структурных подразделений федерального органа исполнительной власти (НД)

2.1. Разработка номенклатуры дел структурного подразделения

Содержание работы: составление номенклатуры дел структурного подразделения; изучение нормативных, правовых и методических документов, справочных пособий, функций структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения; составление, систематизация заголовков дел; визирование руководством структурного подразделения; контроль за правильностью формирования дел.

Таблица 7

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Исполнитель — начальник отдела, главный специалист

Единица измерения — позиция, равная 100 знакам

(символам)

2.2. Разработка унифицированных форм организационно — распорядительной документации и составление альбома

Содержание работы: сбор, обработка, анализ и унификация внутриведомственных форм организационно — распорядительных документов, подготовка проекта альбома, корректировка проекта, утверждение, издание.

Таблица 8

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ АЛЬБОМА УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ (ПРИКАЗОВ, УКАЗАНИЙ, ПОСТАНОВЛЕНИЙ, РЕШЕНИЙ И ДРУГИХ)

2.3. Разработка классификатора структурных подразделений

Содержание работы: ознакомление с нормативно — правовыми актами, методической литературой, структурой, штатным расписанием, подготовка проекта классификатора, его согласование, доработка, оформление и утверждение.

Таблица 9

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ КЛАССИФИКАТОРА СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ

Единица измерения — позиция объемом 75 знаков

<*> Далее применяется коэффициент 1,2 к норме на каждые 10 позиций.

2.4. Разработка классификатора корреспондентов

Содержание работы: ознакомление с корреспондентской картотекой, выявление постоянных корреспондентов, подготовка классификатора, доработка, утверждение и оформление классификатора.

Таблица 10

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ КЛАССИФИКАТОРА КОРРЕСПОНДЕНТОВ

Исполнители — начальник канцелярии, главный специалист

<*> Позиция объемом 100 знаков (символов).

2.5. Разработка типовых текстов управленческих документов

Содержание работы: изучение, обобщение и анализ текстов управленческих документов, корректировка текстов, оформление в соответствии с ГОСТами, нормативно — методическими актами, печатание типовых текстов, согласование и утверждение.

Таблица 11

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ ТИПОВЫХ ТЕКСТОВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель — главный специалист

Единица измерения — документ

2.6. Разработка оперограммы прохождения документов

Содержание работы: обследование маршрутов прохождения документов, рационализациях их, фиксация новых маршрутных оптимальных связей в оперограмме.

Таблица 12

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗРАБОТКУ ОПЕРОГРАММЫ ПРОХОЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель — главный специалист, специалист I категории

3. Документирование деятельности коллегии федерального органа исполнительной власти

3.1. Составление квартального плана работы коллегии

Содержание работы: получение предложений к плану работы от структурных подразделений, их согласование, составление плана работы коллегии, размножение, тиражирование проекта плана, рассылка проекта плана работы по списку, представление проекта плана работы на заседание для обсуждения и вынесения решения по его утверждению, передача распечатки плана работы на подпись руководителю, распечатка плана работы на квартал, организация тиражирования и рассылки квартального плана работы.

Таблица 13

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ КВАРТАЛЬНОГО ПЛАНА РАБОТЫ КОЛЛЕГИИ

Единица измерения — вопрос объемом 200 знаков

(символов)

3.2. Подготовка и проведение заседания коллегии

Содержание работы: формирование повестки заседания, подготовка материалов к заседанию, определение ответственного лица за подготовку проекта решения, формирование списка участников, подготовка проекта протокола заседания, отметка в списке приглашенных присутствующих на заседании, протоколирование заседания, распечатка стенограммы заседания, согласование стенограммы с выступавшими.

Таблица 14

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ И ПРОВЕДЕНИЮ ЗАСЕДАНИЯ КОЛЛЕГИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Исполнитель — руководители структурных подразделений,

главные специалисты, специалист I категории

3.3. Учет документов коллегии федерального органа исполнительной власти

Содержание работы: учет, подсчет количества документов по учетным данным, обобщение учетных данных по видам документов, оформление итоговых данных.

Таблица 15

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ КОЛЛЕГИИ

Исполнитель — специалист I категории

3.4. Регистрация документов коллегии федерального органа исполнительной власти

Содержание работы: получение и регистрация документов в регистрационных формах.

Таблица 16

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РЕГИСТРАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ КОЛЛЕГИИ

Исполнители — специалист I категории

3.5. Постановка документов коллегии федерального органа исполнительной власти на контроль

Содержание работы: направление копии документа в структурное подразделение, получение копии контролируемого документа, ознакомление с ним, заведение РКК на данный документ.

Таблица 17

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОСТАНОВКУ ДОКУМЕНТОВ НА КОНТРОЛЬ

Исполнитель — специалист I категории

<*> РКК — регистрационно — контрольная карточка, РКФ — регистрационно — контрольная форма в ПЭВМ.

3.6. Ведение контрольной картотеки

Содержание работы: систематизация по срокам исполнения документов по исполнителям, группам документов (приказы министра и решения коллегиального органа).

Таблица 18

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВЕДЕНИЕ КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОТЕКИ

Исполнитель — специалист I категории

3.7. Контроль за исполнением документов коллегии

Содержание работы: получение копии контролируемого документа, ознакомление с ней; контроль выполнения поручений, исполнения документов; составление РКК, получение сведений о результатах исполнения, запись сведений в РКК; информирование руководителей структурных подразделений о состоянии исполнения решения коллегии; снятие документов с контроля в случае необходимости переноса срока исполнения или изменения состава исполнителей, составление сводки документов, не исполненных в срок; составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; обобщение результатов исполнения документов; отметка в РКК о ходе исполнения.

Таблица 19

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ПРОТОКОЛАМ ЗАСЕДАНИЙ КОЛЛЕГИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Исполнитель — специалист I категории

3.8. Контроль за своевременным представлением документов к заседанию коллегии

Содержание работы: определение ответственного лица за своевременное представление документов к заседанию коллегии; напоминание о сроках представления документов; получение сведений о представлении документов; информирование руководства о состоянии исполнения; составление сводки о документах, не представленных в срок; обобщение результатов, анализ состояния представления документов к заседанию коллеги.

Таблица 20

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ ЗА СВОЕВРЕМЕННЫМ ПРЕДСТАВЛЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ К ЗАСЕДАНИЮ КОЛЛЕГИИ

Исполнитель — специалист I категории

3.9. Выполнение работ по техническому обеспечению деятельности коллегии

Таблица 21

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОЛЛЕГИИ

3.10. Подготовка документов к заседанию коллегии

Содержание работы: подготовка документов, согласование, оформление, утверждение, регистрация, размножение, рассылка.

Таблица 22

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ ДОКУМЕНТОВ К ЗАСЕДАНИЮ КОЛЛЕГИИ

Единица измерения — комплект документов объемом 10 мл

4. Оформление документов

4.1. Согласование документов

Содержание работы: передача документов на ознакомление, согласование и визирование.

Таблица 23

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Единица измерения — документ объемом 5 мл

4.2. Утверждение (подписание) документов

Содержание работы: передача документов организационно — контрольным отделом на утверждение (подписание) руководителю, получение и просмотр документа руководителем, обсуждение неясных вопросов, корректировка документа, подпись.

Таблица 24

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА УТВЕРЖДЕНИЕ (ПОДПИСАНИЕ) ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель — руководитель федерального органа

исполнительной власти или его заместители, а также

руководители структурных подразделений

4.3. Печатание документа

Содержание работы: получение оригинала для печатания; набор и прокладка листов копировальной бумагой; закладка бумаги в пишущую машину (принтер), печатание, извлечение напечатанного материала из пишущей машинки (принтера), удаление копировальной бумаги, сдача работы.

Таблица 25

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПЕЧАТАНИЕ ДОКУМЕНТА

Исполнитель — оператор ПЭВМ

<*> Нормы даны на печатание текста через 1,5 интервала.

<**> В случае использования принтера применяется поправочный коэффициент К = 0,84.

4.4. Размножение документа

Содержание работы: получение документов на размножение, заполнение бланка заказа (журнальной строки), регистрация заказа, размножение документов, выдача заказа (размноженного материала).

Таблица 26

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАЗМНОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА

Исполнитель — мастер участка копировальной техники

5. Обработка, регистрация, учет количества документов

5.1. Обработка поступающих документов

Содержание работы: прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, заполнение регистрационных карточек штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю федерального органа исполнительной власти или его заместителям для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче в структурные подразделения.

Таблица 27

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБРАБОТКУ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Исполнители — работники канцелярии, экспедиции

5.2. Обработка и регистрация документов, получаемых по факсу

Содержание работы: получение текста, факсограммы, деление на листы формата A4, составление РК, простановка и заполнение регистрационных штампов, передача документов на исполнение.

Таблица 28

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБРАБОТКУ ФАКСОГРАММЫ, ПОЛУЧАЕМОЙ ПО ФАКСУ

Исполнитель — специалист I категории

5.3. Обработка телеграмм

Содержание работы: получение телеграммы, передача телеграмм руководству на резолюцию, запись текста резолюции в РК, передача телеграммы и РК исполнителю.

Таблица 29

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБРАБОТКУ ТЕЛЕГРАММ

Исполнитель — специалист I категории

5.4. Обработка поступающих телефонограмм

Содержание работы: прием телефонограммы, регистрация, запись текста, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, передача адресату, контроль за соблюдением срока исполнения.

Таблица 30

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБРАБОТКУ ПОСТУПАЮЩИХ ТЕЛЕФОНОГРАММ

Исполнитель — специалист I категории

5.5. Обработка отправляемых документов

Содержание работы: получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов в РКФ, сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту.

Таблица 31

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБРАБОТКУ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
 

Исполнитель — специалист I категории

5.6. Обработка документов, отправляемых по факсу

Содержание работы: получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе; регистрация документов; включение факса, установление связи с адресатом, передача текста, отключение аппарата.

Таблица 32

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБРАБОТКУ ДОКУМЕНТОВ, ОТПРАВЛЯЕМЫХ ПО ФАКСУ

Исполнитель — специалист I категории

5.7. Обработка отправляемых телефонограмм

Содержание работы: передача текста, регистрация в журнале.

Таблица 33

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБРАБОТКУ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ТЕЛЕФОНОГРАММ

Исполнитель — специалист I категории

5.8. Оформление командировочных удостоверений

Содержание работы: оформление командировочных удостоверений по установленной форме, с отметкой о прибытии (убытии) работника.

Таблица 34

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОЧНЫХ УДОСТОВЕРЕНИЙ

Исполнитель — специалист I категории

5.9. Учет отправляемых и получаемых документов

Содержание работы: заполнение учетных форм документов и передача учетных сведений о получаемых документах адресатам.

Таблица 35

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО УЧЕТУ ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель — специалист I категории

5.10. Справочно — информационное обслуживание

Содержание работы: расстановка РК в картотеке в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки, отбор РК по документам и срокам исполнения, перестановка РК на исполненные документы в раздел картотеки.

Таблица 36

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВВЕДЕНИЕ СПРАВОЧНОЙ КАРТОТЕКИ

Исполнитель — специалист I категории

5.11. Поиск текущей информации

Содержание работы: принятие запроса, поиск текущей и ретроспективной информации.

Таблица 37

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОИСК ТЕКУЩЕЙ ИНФОРМАЦИИ

Исполнитель — специалист I категории

5.12. Выдача справок

Содержание работы: выдача справок на запросы, регистрация.

Таблица 38

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВЫДАЧУ СПРАВОК

Исполнитель — специалист I категории

6. Справочно — аналитическая работа

6.1. Подготовка справок разового характера

Содержание работы: подготовка разовой справки соответствующей формы для рассмотрения на заседании экспертной комиссии (ЭК) и о поручениях с перенесенными сроками, об исполнении поручения, приказа, постановления, распоряжения.

Таблица 39

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ СПРАВОК

Исполнители — главный специалист,

специалист I категории

6.2. Подготовка сведений об исполнении документов

Содержание работы: подготовка сведений о сроках исполнения поручений, приказов и количестве документов, находящихся на контроле.

Таблица 40

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ СПРАВКИ О СРОКАХ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель — специалист I категории

6.3. Подготовка сводок, докладов, обзоров

Содержание работы: сбор и обобщение результатов проверки исполнительской дисциплины за соответствующий период времени; анализ исполнительской дисциплины; составление сводок, докладов, обзоров о результатах проверки исполнительской дисциплины.

Таблица 41

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОДГОТОВКУ СВОДОК, АНАЛИТИЧЕСКИХ ОБЗОРОВ

Исполнители — управляющий делами,

начальник канцелярии, секретарь, инспектор по контролю

6.4. Контроль исполнения документов

Содержание работы: проставление пометки «К» на документе и РКК, включение первого экземпляра в картотеку, направление второго экземпляра РКК вместе с документом исполнителю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения, запись сведений в РКК, снятие документа с контроля; составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю; составление сводки документов, не исполненных в срок; подготовка справки об исполнении документов в структурных подразделениях.

Таблица 42

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Исполнитель — специалист I категории

6.5. Работа с обращениями граждан (далее — обращения)

Содержание работы: вскрытие конвертов, проверка правильности адресования, регистрация в журнале учета поступления писем граждан, составление информационного листка, впечатывание его содержания в РК, передача в структурное подразделение или руководству федерального органа исполнительной власти, перенос резолюции на РК, помещение карточки в картотеку, контроль исполнения обращений, возврат обращения в регионы по принадлежности, анализ, обобщение и справочное обслуживание по обращениям, составление сводных ведомостей и справки об исполнении.

Таблица 43

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАБОТУ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН

Исполнитель — специалист I категории

7. Регистрация, учет, хранение и поиск документов

7.1. Секретарско — референтские работы

Содержание работы: прием посетителей, подготовка совещаний, обеспечение справочно — информационного обслуживания руководства, ведение телефонных переговоров, работа со служебной корреспонденцией, контроль выполнения распоряжений руководителя, выполнение машинописных, стенографических, множительных работ.

Таблица 44

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА СЕКРЕТАРСКО — РЕФЕРЕНТСКИЕ РАБОТЫ

Исполнители — специалист I категории

7.2. Автоматизированный ввод и поиск информации

Содержание работы: ввод информации о документе (индексирование) и ввод содержания документа; поиск информации в диалоговом режиме на основе команд программного обеспечения; ввод цифровых данных на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением.

Таблица 45

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ ВВОД И ПОИСК ИНФОРМАЦИИ

Исполнитель — специалист I категории

7.3. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов

Содержание работы: просмотр документа, вызов на дисплей РКФ документа, ввод в базу данных контрольных реквизитов задания (резолюции), распечатка РКФ, помещение РКФ в контрольно — справочную картотеку, передача на исполнение документа и РКФ, получение контролируемого документа и РКФ, контроль за правильностью оформления и сроком исполнения документа, корректировка РКФ; оформление исполненного документа; заполнение РКФ по результатам исполнения документа; распечатка РКФ, формирование сводки об исполнении контролируемых документов по отдельным заданным реквизитам или их комбинациям; ведение справочно — информационной работы, получение выходных форм по учету и контролю документов.

Таблица 46

НОРМА ВРЕМЕНИ НА АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

7.4. Автоматизированный учет количества отправляемых документов

Содержание работы: формирование запроса на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения искомой модификации выходной формы; сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества отправляемых экземпляров документов.

Таблица 47

НОРМА ВРЕМЕНИ НА АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.5. Автоматизированный учет количества поступающих документов

Содержание работы: формирование запроса на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения необходимой модификации выходной формы; сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ.

Таблица 48

НОРМА ВРЕМЕНИ НА АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ УЧЕТ КОЛИЧЕСТВА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

7.6. Автоматизированный учет объема документооборота структурных подразделений

Содержание работы: формирование запроса по заданным реквизитам, сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ и отправленных экземпляров документов.

Таблица 49

НОРМА ВРЕМЕНИ НА АВТОМАТИЗИРОВАННЫЙ УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

7.7. Автоматизированная регистрация поступающих документов

Содержание работы: вызов на дисплей формата регистрационно — контрольной формы (РКФ), ввод информации о виде документа, его авторе, дате и индексе, присвоенных документу организацией — автором, о содержании документа (заголовке), приложениях, контрольных реквизитах, количестве листов документа, присвоение даты регистрации документа по дате заполнения РКФ, присвоение регистрационного номера документу.

Таблица 50

НОРМА ВРЕМЕНИ НА АВТОМАТИЗИРОВАННУЮ РЕГИСТРАЦИЮ ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

7.8. Автоматизированная регистрация отправляемых документов

Содержание работы: вызов на дисплей формата РКФ, выбор кодов (наименований) адресатов, ввод информации о количестве экземпляров, отправляемых в каждый адрес, суммирование информации о количестве экземпляров, отправляемых во все адреса.

Таблица 51

НОРМА ВРЕМЕНИ НА АВТОМАТИЗИРОВАННУЮ РЕГИСТРАЦИЮ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

8. Работы, выполняемые в процессе автоматизации архивной технологии хранения документов федеральных органов исполнительной власти

8.1. Составление статистических отчетов об организации хранения документов федеральных органов исполнительной власти в федеральном архиве (без анализа данных)

Содержание работы: заполнение формы 3-АГ на основании учетных документов.

Таблица 52

НОРМА ВРЕМЕНИ НА СОСТАВЛЕНИЕ СТАТИСТИЧЕСКИХ ОТЧЕТОВ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ В ФЕДЕРАЛЬНОМ АРХИВЕ

Исполнитель — архивариус, специалист I категории

Примечание. Статистические отчеты составляются в автоматизированном режиме на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением, вывод одной стандартной формы осуществляется в течение 3 минут. Общее время составления статистического отчета зависит от количества форм.

8.2. Составление «Перечня документов федеральных органов исполнительной власти с указанием сроков хранения»

Содержание работы: поиск сведений в соответствии с запросом по учетным материалам, составление перечня документов.

Таблица 53

НОРМА ВРЕМЕНИ НА СОСТАВЛЕНИЕ ПЕРЕЧНЯ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Исполнитель — архивариус, специалист I категории

8.3. Составление отчета о комплектовании архива учетных документов федерального органа исполнительной власти

Содержание работы: поиск сведений по учетным документам для составления отчета.

Таблица 54

НОРМА ВРЕМЕНИ НА СОСТАВЛЕНИЕ ОТЧЕТА О КОМПЛЕКТОВАНИИ АРХИВА

Исполнитель — архивариус, специалист I категории

8.4. Выполнение запросов федерального органа исполнительной власти по ретроспективному поиску документов

8.4.1. Выполнение запросов по поиску документов личного происхождения

Содержание работы: просмотр запроса, определение фондов для просмотра, изучение научно — справочного аппарата.

Таблица 55

НОРМА ВРЕМЕНИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСА ПО ПОИСКУ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ

Исполнитель — архивариус

8.4.2. Составление справок на фонды федеральных органов исполнительной власти

Содержание работы: поиск сведений по каталогам и картотекам и составление справок.

Таблица 56

НОРМА ВРЕМЕНИ НА СОСТАВЛЕНИЕ СПРАВОК ПО ФОНДАМ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Исполнитель — архивариус

8.4.3. Выполнение тематических запросов

Содержание работы: изучение научно — справочного аппарата, выявление сведений по теме запроса.

Таблица 57

НОРМА ВРЕМЕНИ НА ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСА

Исполнитель — архивариус, специалист I категории

9. Набор и правка текста на персональном компьютере

Содержание работы: включение компьютера, введение программы, вставка оригинала в оригиналодержатель, чтение и набор текста; получение распечатки на матричном принтере — ввод данных, загрузка принтера бумагой, распечатка, правка первой корректуры; запись на дискету, очистка памяти компьютера, сдача работы, уборка рабочего места, заполнение наряда.

Таблица 58

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА НАБОР ТЕКСТА <*>

<*> Нормы времени на набор текста для I и II группы сложности установлены при использовании программы «Word».

Единица объема работы — 1000 знако — команд

Таблица 59

ПОПРАВОЧНЫЕ КОЭФФИЦИЕНТЫ К НОРМАМ ВРЕМЕНИ

Таблица 60

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ

9.1. Верстка текста на персональном компьютере

Нормы времени установлены в зависимости от технологической сложности верстки.

I группа сложности — верстка простого текста, не содержащего рисунков.

II группа сложности — текст, шрифтовые и нешрифтовые выделения, таблицы.

Содержание работы: получение работы и ознакомление с ней, включение компьютера, установка дискеты в дисковод, ввод программы, верстка — установка и проверка пагинации (разбивка текста на страницы), просмотр сверстанной полосы; распечатка на лазерном принтере — ввод данных, загрузка принтера бумагой, правка текста после контрольной читки, получение распечатки на лазерном принтере; сдача работы, уборка рабочего места, заполнение наряда.

Таблица 61

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ВЕРСТКУ ТЕКСТА НА ПЕРСОНАЛЬНОМ КОМПЬЮТЕРЕ

Исполнитель — оператор ПЭВМ

Таблица 62

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА РАСПЕЧАТКУ НА ЛАЗЕРНОМ ПРИНТЕРЕ

9.2. Получение копий на аппарате «Ксерокс»

Содержание работы: получение документов, ознакомление с ними, замена пеналов (тувов), картриджей, регулирование работы аппарата «Ксерокс», размножение с просмотром качества, выем листов, запись номера заказа, сдача работы, уборка работы места, заполнение наряда.

Таблица 63

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ПОЛУЧЕНИЕ КСЕРОКОПИЙ

Исполнитель — мастер участка копировальной техники

10. Обслуживание ПЭВМ

10.1. Профилактические работы

Содержание работы: ежедневная проверка работоспособности устройств на тестах, очистка магнитных головок, еженедельная проверка и удаление компьютерных вирусов на устройствах внешней памяти ПЭВМ, полное тестирование всех устройств ПЭВМ, выявление и исправление ошибок в распределении дискового пространства, проверка дисковой памяти на наличие вирусов, смазка, очистка от пыли и грязи видеомониторов.

Таблица 64

НОРМЫ ВРЕМЕНИ НА ОБСЛУЖИВАНИЕ ПЭВМ

Исполнитель — механик — наладчик, мастер участка

копировальной техники

Приложение N 1
к Нормам времени на работы
по документационному обеспечению
управленческих структур в федеральных
государственных органах, утвержденным
Постановлением Минтруда России
от 26 марта 2002 г. N 23

ПЕРЕЧЕНЬ
ЕДИНИЦ ИЗМЕРЕНИЯ, УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ И СОКРАЩЕНИЙ, УПОТРЕБЛЯЕМЫХ В НАСТОЯЩИХ НОРМАХ ВРЕМЕНИ

Приложение N 2
к нормам времени на работы
по документационному обеспечению
управленческих структур в федеральных
государственных органах, утвержденным
Постановлением Минтруда России
от 26 марта 2002 г. N 23

РАСЧЕТ НОРМАТИВНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ, ЗАНЯТЫХ ДОКУМЕНТАЦИОННЫМ ОБЕСПЕЧЕНИЕМ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ СТРУКТУР ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНОВ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ

Расчет нормативной численности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федерального органа исполнительной власти (Ч ), осуществляется по формуле:

где:

Ф — полезный фонд рабочего времени одного работника на п планируемый год;

Т — общие затраты времени на работы по документационному об обеспечению управленческих структур федерального органа исполнительной власти, рассчитываются по формуле:

где:

Т_р — нормы времени на определенный вид работ;

n — количество видов выполняемых работ;

Т — затраты времени на работы, не предусмотренные нормами и н носящие разовый характер.

Нормативные затраты времени на определенный вид работ рассчитываются по формуле:

где:

Н — норма времени на выполнение i-й операции на единицу

врi измерения в определенном виде нормируемых работ;

V — объем операций i-го вида, выполняемый за год

i (определяется по данным учета и отчетности).

Диапазон изменений от 1 до i — это количество нормируемых операций в определенном виде работ.

К — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников

н в связи с отпусками, болезнями и по другим причинам.

Пример расчета.

РАСЧЕТ
НОРМАТИВНОЙ ЧИСЛЕННОСТИ РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИИ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИХ КОМПЛЕКС ЗАДАЧ «УЧЕТ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ»

Т — общие затраты времени, рассчитанные по приведенным в

об сборнике нормативам времени, — 3376,87 ч;

Ф — норма рабочего времени одного работника за год — условно

п принимается равной 2000 ч;

К — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы работников

н в связи с отпусками, болезнями и по другим причинам (в примере принят равным 1,1).

Какие обязанности у секретаря

Должностные обязанности секретаря включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:

• организационное;
• документационное;
• информационно-аналитическое.

Требования к секретарю

В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:

• требуемый уровень образования;
• социальный статус;
• престижность профессии;
• оплата труда;
• перспективы профессионального роста.

В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:

• специалист;
• или руководителям среднего и низшего звена.

Секретари малых предприятий часто совмещают функции. Они ведут кадровое делопроизводство, налоговую отчетность, проводят инструктаж по охране труда и выполняют функции прочих специалистов, нанимать которых на полную ставку нерентабельно.

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.

Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.

Обязанности секретаря

В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.

В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

Название должности по профстандарту	Секретарь-администратор	Делопроизводитель	Секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, стенографистка	Помощник руководителя
Выполняемая обобщенная трудовая функция	Организационное обеспечение деятельности организации	Документационное обеспечение деятельности организации	Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации	Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации
Требуемый уровень образования	Среднее общее, профессиональное обучение	СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки	Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности или СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки	Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности
Условия допуска к работе и требования к стажу	Нет	Нет	Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании	Не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации

Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.

Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.

Права и ответственность и заключительные положения

Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

4. Права

Специалист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Работник привлекается к ответственности:

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020 года № 333н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации).

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).

6.3. ……… (другие заключительные положения).

---

Дмитриева Наталья
Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

---

С этим файлом связано 1 файл(ов). Среди них: КИМ по ОИД 11ДО.docx.
Показать все связанные файлы

---

Подборка по базе: Методика определения минимального норматива оплаты труда горняк, 1.5. Правовые основы охраны труда (1).docx, ПК 2023 Охрана труда.docx, для теста понятия охраны труда.docx, Контрольная работа Экономика труда Халилова.doc, совершенствование систем оплаты труда на прдприятии.docx, Экономика труда.docx, Об утверждении Правил по охране труда при строительстве, реконст, Экономика труда.docx, Инструкция по охране труда для обучающихся в кабинете информатик

---

Нормирование и охрана труда секретаря
Универсальным измерителем количества труда, затраченного на выполнение той или иной работы, является рабочее время. Поэтому нормы труда устанавливаются путем определения количества рабочего времени, необходимого для выполнения определенной работы, или объема работы, который должен быть выполнен в единицу времени. При нормировании используются нормы и нормативы. Под нормой понимается количество времени, необходимого для выполнения определенного объема работ, под нормативом — количество времени, необходимого для выполнения отдельных элементов производственного или трудового процесса.

Нормы труда могут устанавливаться на отдельную операцию (операционная норма) и взаимосвязанную группу операций, законченный комплекс работ (укрупненная, комплексная норма).

Единые нормы труда разрабатываются на работы, выполняемые по одинаковой технологии в аналогичных условиях производства в одной или в ряде отраслей, и являются обязательными к применению на всех предприятиях при нормировании труда работников на соответствующих видах работ. Единые нормы утверждаются на определенный срок.

Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

— Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утверждены постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 г. № 23);

— Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72);

— Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. №152);

— Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утверждены постановлением Минтруда России от 18 декабря 1992 г. № 57);

— Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. №189/11-64).

В настоящее время наиболее актуальными являются «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур в федеральных органах исполнительной власти», которые включают нормы времени на работы по набору текста на персональном компьютере, оформлению документов, документированию деятельности коллегиальных органов, обработке и учету документов, регистрации, справочно-аналитической работе, контролю за исполнением документов, составлению и ведению номенклатуры дел, хранению и поиску документов. Кроме того, в норматив включен раздел, содержащий нормы на секретарско-референтские работы, в числе которых работы по получению и передаче информации, организации и ведению телефонных переговоров (включая заказ пропусков, вызов участников совещаний, организацию связи руководителя с необходимыми лицами).

Нормы времени являются чрезвычайно важным документом для руководителей делопроизводственной службы, т.к. позволяют решить многие проблемы, связанные с организацией ее работы. Например, они могут быть использованы при аттестации для установления категории специалиста, при специализации работников делопроизводственной службы.

С использованием норм времени определяется трудоемкость работ по документационному обеспечению деятельности управленческих структур федеральных органов исполнительной власти за год и рассчитывается нормативная численность работников, выполняющих эти виды работ.

Типовая инструкция по охране труда для секретаря

К самостоятельной работе в качестве секретаря допускаются лица, имеющие соответствующее образование и подготовку по специальности, обладающие теоретическими знаниями и профессиональными навыками в соответствии с требованиями действующих нормативно-правовых актов, не имеющие противопоказаний к работе по данной профессии (специальности) по состоянию здоровья, прошедшие в установленном порядке предварительный (при поступлении на работу) и периодический (во время трудовой деятельности) медицинские осмотры, прошедшие обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, вводный инструктаж по охране труда и инструктаж по охране труда на рабочем месте, проверку знаний требований охраны труда, при необходимости стажировку на рабочем месте. Проведение всех видов инструктажей должно регистрироваться в Журнале инструктажей с обязательными подписями получившего и проводившего инструктаж. Повторные инструктажи по охране труда должны проводиться не реже одного раза в год.

Секретарь должен:

· соблюдать утвержденные в организации правила внутреннего распорядка;

· поддерживать порядок на своем рабочем месте;

· быть внимательным во время работы, не отвлекаться посторонними делами и разговорами и не отвлекать других от работы;

· не допускать нарушений требований безопасности труда и правил пожарной безопасности;

· соблюдать правила личной гигиены;

· выполнять только ту работу, которая определена его должностной инструкцией;

· соблюдать режим труда и отдыха в зависимости от продолжительности и вида трудовой деятельности (рациональный режим труда и отдыха предусматривает соблюдение перерывов и активное их проведение).

Секретарь обязан соблюдать правила охраны труда для обеспечения защиты от воздействия опасных и вредных производственных факторов, связанных с характером работы, включая:

· нервно-психические перегрузки;

· повышенные зрительные нагрузки при работе в течение длительного времени на компьютере и с бумажными документами;

· биологические факторы (опасность заражения при контакте с инфекционными больными; повышенное содержание в воздухе патогенной микрофлоры, особенно зимой при повышенной температуре в помещении, плохом проветривании, пониженной влажности и нарушении аэроионного состава воздуха; возможный контакт с аллергенами);

· другие опасные и вредные производственные факторы, связанные со спецификой трудовой деятельности, используемыми в работе оборудованием, инструментами и материалами.

4. Условия труда секретарей

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения, напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление. Приемная должна по возможности иметь естественное освещение. Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).

Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность воздуха и т.д. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом. Наиболее комфортной для человека является температура 19-20 °С. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22 °С — в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 °С в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении.

Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание. Это чистота воздуха. При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем.

Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет.

Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки, которые с потоком воздуха разносятся внутри помещения.

Совсем недавно ученые открыли существование микроскопического пылевого клеща. Живет такой клещ в мягкой мебели, ковровых дорожках. Попадая на слизистую дыхательных путей, он вызывает чихание, на оболочку глаз слезовыделение, может вызвать, например, насморк и другие аллергические реакции. При постоянном попадании в легкие возникают специфические заболевания.

Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.

Приемная должна регулярно проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы. Кратковременное открывание окон (5-8 мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк).

Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест.

Стоит потрудиться и над озеленением приемной, так как живые цветы не только красят помещение, но и значительно улучшают микроклимат в нем. Растения снижают шум, улучшают состав воздуха, увлажняют его, испаряя воду листьями. Растения для офиса надо подбирать умело, учитывая площадь помещения, на какую сторону выходят окна, не являются ли цветы аллергенами.

Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цветов для отделки офиса определяется архитектурными особенностями помещения, освещения, климатическими условиями и в немалой степени от направления деятельности сотрудников.

Таким образом, рациональная организация труда секретаря-референта складывается из организации рабочего места, условий труда и планирования рабочего дня.

Режим труда и отдыха. Аксессуары рабочего места
Режимы труда и отдыха — это регламентированная продолжительность и чередование периодов работы и отдыха в течение смены, суток, недели, устанавливаемые в зависимости от особенностей трудовых процессов и обеспечивающие поддержание высокой работоспособности и здоровья работающих.

Задача установления рационального режима труда и отдыха состоит в том, чтобы максимально увеличить период устойчивой высокой работоспособности, сократить фазу утомления.

Годовой режим труда и отдыха определяет чередование рабочих периодов с периодами длительного отдыха, связанного с очередными ежегодными отпусками, которые необходимы для сохранения здоровья, обеспечения высокой работоспособности и трудового долголетия.

Режим рабочего времени должен быть оговорён в трудовом договоре с работником. Он должен предусматривать: продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка.

Работоспособность человека в течение дня не остается одинаковой. С утра необходим какой-то период врабатываемости, который переходит в период максимальной устойчивой работоспособности. Через три часа наступает спад, утомление. После обеденного перерыва опять необходим период врабатываемости, а ближе к концу рабочего дня появляется более глубокое утомление, чем перед обедом. Для большинства работников службы делопроизводства характерны ограничение двигательной деятельности, работа в сидячем положении. Часть персонала испытывает физические перегрузки (работники 

экспедиций, архива), на работников машинописных бюро влияют повышенный уровень шума, в копировальных службах — пыль, химические вещества, на тех, кто работает за компьютером — электромагнитное излучение. Поэтому для каждой отдельной категории необходимо предусматривать свой собственный режим работы, но с учетом выполнения общей задачи функционирования службы.

К методам сохранения работоспособности относится предупреждение утомления установлением перерывов на отдых.

Эффективность отдыха во многом зависит от его организации. Время отдыха должно быть рационально использовано.

Распорядок рабочего дня секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или прогнозировать. Но, тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:

— постепенное вхождение в трудовой ритм дня;

— чередование труда и отдыха;

— планирование работы.

Планируя работу, секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня работоспособность наиболее высока с 14 до 17 часов. После чего она неуклонно падает.

Не стоит забывать об усталости глаз. При большом объеме работ с документами или на ПК глаза очень быстро устают. В этом случае лучше просто поменять занятие или пройтись по коридору, выпить кофе, поговорить по телефону. Наилучший вариант — это когда секретарь чередует каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом время ежедневной работы на компьютере не должно длиться более 4 часов.

Следует ритмично чередовать периоды труда и отдыха. Нужно научиться вырабатывать в себе определенный автоматизм действий: в обработке корреспонденции, работе на персональном компьютере, исполнении других технических поручений, отделяя первоочередные дела от второстепенных.

В то же время жизнь показывает, что секретарю нередко приходится выполнять и сверхурочную работу, и тогда даже такое святое дело, как обед, становится в этих условиях «плавающим», т.е. сдвинутым по времени.

Аксессуары рабочего места

Приемная офиса — это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной — это секретарь.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров, зависит и скорость решения вопросов, и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря — это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда.

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, в том числе управленческого — его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций секретаря, автоматизации и механизации его рабочего места придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Сегодня поддаются автоматизации и механизации почти все формально-логические и технические процедуры создания документов и работы с ними. Поэтому рабочее место секретаря должно быть соответственно оснащено оргтехникой. Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

— средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

— средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;

— средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;

— средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;

— средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;

— специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест.

Современное место секретаря не мыслимо без компьютера и средств связи. Как правило, компьютер секретаря связан с компьютером руководителя, подключен к локальной сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения секретарем функции приема-передачи электронной почты — и к сети Интернет. Доступ к сети Интернет необходим секретарю и для подбора необходимой руководителю информации. Само собой разумеется, что компьютер должен иметь и соответствующее программное обеспечение для защиты от вирусов и несанкционированного доступа.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, — это исключительный порядок и чистота, как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

Таким образом, создание рациональной планировки рабочего места секретаря на предприятии имеет большое значение, как для облегчения труда, так и для повышения его привлекательности, положительно влияющей на производительность труда.

Для любой организации, особенно
негосударственной, важно, какое впечатление создается о ней у представителей
других компаний, посещающих организацию с деловыми визитами. Организация работы
секретарей на ресепшен, секретарей, обслуживающих переговоры, секретарей
руководителей, безусловно, если не определяет, то самым серьезным образом
влияет на тот образ компании, который создается в глазах посетителей. В
отношении роли секретарей в компании будет справедливым перефразировать
известное выражение «Театр начинается с вешалки» в «Офис начинается с
секретаря». Действительно, роль секретаря в создании доброжелательного и
привлекательного образа компании трудно переоценить.

Любому посетителю будет, по меньшей
мере, приятно, если его встретят в бюро пропусков, у входа в офис или у лифта и
проводят до нужного ему кабинета. Совершенно другое впечатление сложится у
посетителя, если ему в двух словах объяснят, как добраться до кабинета, махнув
рукой в нужном направлении, и ему придется самому искать нужный ему кабинет. При
недостаточно организованной работе секретарей могут возникать и более серьезные
проблемы: занятое другими работниками помещение переговорной, хотя это время
было зарезервировано за вами; неуважение или грубость, проявленные по отношению
к посетителю; неопрятный или фривольный внешний вид секретаря, громкий
вызывающий смех в приемной, обсуждение личных проблем при посетителях и др.

Но это только одна сторона проблемы. В
любом случае, как бы хорошо или, наоборот, неудовлетворительно ни была
организована работа секретариата, перед руководством всегда стоит проблема, как
сформулировать критерии для оценки результатов работы сотрудников.

Регламент
– свод требований

Современные компании выделяют достаточно
много финансовых средств для обучения секретарей, создания комфортной,
эргономичной обстановки в приемной и переговорных комнатах, вводят дресс-код
для секретарей, принимают другие меры, однако этого не всегда бывает
достаточно, и довольно часто выявляется неудовлетворенность работой
секретариата.

Требования, предъявляемые к секретарям,
их обязанности, права, ответственность регламентируются должностными
инструкциями, однако ни один нормативный документ компании не устанавливает
обязательных требований к процедурной стороне организации труда секретаря. В
сложившейся практике регулирования труда нет ни одного документа, который
определял бы, что, как, в какой последовательности и в зависимости от каких
обстоятельств должен делать секретарь на своем рабочем месте в соответствии с
тем комплексом обязанностей, который определен должностной инструкцией.
Передача такого опыта у нас, как правило, осуществляется «из рук в руки», от
одного работника другому, однако это, хотя и вполне оправдавший себя способ
передачи знаний, но не настолько надежный, чтобы гарантировать безупречную
организацию работы. Очевидно, именно поэтому многие компании, особенно
коммерческие, вводят у себя новые документы, регламентирующие труд отдельных
категорий работников, в том числе такие, которые ранее в практике не применялись.
Например, регламент секретариата. Это название – «Регламент секретариата» –
следует рассматривать как условное, или обобщенное. На практике это может быть «Регламент
работы секретарей приемной», «Регламент обслуживания переговоров», «Регламент
работы секретарей руководителя», «Регламент работы секретарей структурных
подразделений» и т.п. Конкретное название документа, естественно, определяется
тем, что является объектом нормативного регулирования. Регламент – нормативный
правовой акт организации, утверждаемый руководителем.

Какого
рода информация и в какой последовательности должна включаться в регламент?

Какими бы ни были конкретные
функциональные обязанности секретаря, к этой должности предъявляется достаточно
широкий круг требований, выходящих далеко за рамки сугубо должностных
обязанностей, например, требования к внешнему виду, личностным качествам и
поведению, дополнительным знаниям и навыкам. Все это необходимо учитывать при
определении структуры регламента и его содержания.

Вопросы, которые должны найти отражение
в регламенте, можно условно разделить на две группы:

1) непосредственно связанные с
выполнением конкретных видов работ в рамках должностных обязанностей секретаря;

2) имеющие опосредованное значение для
выполнения конкретных видов работ.

К первой группе вопросов относятся
вопросы типа:

● организация приема посетителей
(включая их сопровождение в офисе);

● ведение телефонных переговоров
(применительно к конкретному кругу обязанностей: одно дело – организация и
ведение телефонных переговоров, другое – прием и распределение звонков,
поступающих по многоканальному телефону);

● порядок организации и обслуживания
переговоров;

● порядок организации и обслуживания
коллегиальных мероприятий (совещаний, заседаний);

● порядок взаимодействия секретарей и их
взаимозаменяемость;

● организация угощенья в офисе;

● порядок работы с документами и др.

Вопросы второй группы касаются
организации рабочего места секретаря, его внешнего вида (одежда, прическа,
поведение, манера речи и др.), обязанностей по обеспечению порядка в офисе,
разрешению конфликтных ситуаций и др.

Поскольку регламент должен
устанавливать процедуру выполнения работы, значит, самым важным при его разработке
является последовательное описание выполняемых видов работ. В необходимых
случаях это может быть пооперационное описание выполняемой работы. Любой вид
деятельности имеет исходную точку, например, при ведении телефонных переговоров
исходной точкой является прием входящего звонка или вызов абонента, если звонок
исходящий, и имеет завершающее действие. Следовательно, если регламент
устанавливает требования к выполнению конкретного вида работы, необходимо
последовательно описать все действия, которые секретарь должен сделать для
того, чтобы можно было считать, что работа выполнена в полном объеме и качественно.

Рассмотрим, к примеру, как может быть
описана в регламенте последовательность действий секретаря ресепшен при приеме
посетителя:

При виде посетителя
(посетителей) секретарь, свободный от телефонных переговоров, должен отложить
все дела, встать и поприветствовать вошедшего. После слов приветствия секретарь
должен представиться.

После приветствия и
представления секретарю необходимо уточнить причину посещения, позвонить
работнику компании, с которым у посетителя назначена встреча.

Секретарь должен попросить
посетителя подождать встречающего его сотрудника.

При встрече посетителей
секретарь должен контролировать выражение своего лица, при любых
обстоятельствах выглядеть уверенным, доброжелательным, приветливым.

Секретарь должен
демонстрировать готовность к общению. Основные сигналы готовности к общению – взгляд,
направленный на собеседника, и естественная улыбка.

В голосе и интонации
секретаря всегда должен использоваться только уважительный и доброжелательный
тон.

Если речь идет о секретаре, который
встречает посетителя и сопровождает его в помещение для переговоров, действия
секретаря могут быть описаны в регламенте следующим образом:

Секретарь встречает посетителя, представляется ему, просит
посетителя назвать фамилию, имя и отчество.

Если посетителя ожидают в помещении для переговоров, секретарь
провожает его в комнату для
переговоров.

Секретарь должен быть внимателен к посетителю и предупредителен.
Если секретарь сопровождает посетителя, ему необходимо объяснять, куда вы
следуете, вовремя предупреждать о возможных поворотах, ступеньках и др.

При сопровождении любого посетителя секретарь должен идти слева от
него (правая сторона в деловом мире считается более почетной).

Если по пути следования имеется закрытая дверь, необходимо
опередить посетителя и со словами «Позвольте» открыть дверь, придерживая ее,
пока посетитель пройдет.

Секретарь должен уметь поддерживать беседу с посетителем, не
касаясь вопросов коммерческой деятельности компании, а если подобные вопросы
возникнут, секретарю необходимо ссылаться на неосведомленность. При этом желательно
использовать фразы: «Простите, но я не владею данной
информацией», «По этому вопросу Вам лучше
обратиться к руководству (или: к сотрудникам (название подразделения)».

При
возникновении непредвиденных ситуаций (возникновение у посетителя проблем со здоровьем и
др.) секретарь должен обратиться к руководителю секретариата или к лицу,
ответственному за встречу с данным посетителем.

Секретарь должен быть наблюдательным,
обращать внимание на то, с какими вещами посетитель вошел и с чем он вышел, не забыл
ли что-либо.

Если в поведении посетителя обнаружится
что-либо подозрительное, необходимо оповестить охрану по телефону.

Во время беседы посетитель не должен
видеть экран монитора ПК, за которым работает секретарь.

Секретарь не должен оставлять документы
в местах, доступных посетителям, даже если их содержание не является
конфиденциальным. На рабочем столе такие документы необходимо переворачивать
или прикрывать сверху.

Если сотрудник, который должен принять посетителя, по какой-то
причине задерживается, секретарю необходимо объяснить причину задержки и
показать место для ожидания в
холле. Секретарь должен предложить посетителю журналы, газеты, чай, кофе или
воду.

По правилам хорошего тона, если посетитель отказался от угощения,
необходимо повторить свое предложение через 5–7 мин.

При разработке регламента секретариата,
независимо от того для какой категории секретарей он разрабатывается, нельзя
забывать о необходимости регламентировать взаимоотношения секретаря с другими
работниками, подразделениями и службами, поскольку во многих случаях именно от
оперативности взаимодействия секретаря с этими подразделениями может зависеть
результат работы. Особенно актуально для секретаря взаимодействие с технической
службой и службой информационных технологий, отвечающих за эксплуатацию
технических средств и информационных систем, а также со службой документационного
обеспечения.

Регламент
помогает определить ключевые показатели личной эффективности

Наличие в компании регламента
секретариата или регламентов для отдельных категорий секретарей создает условия
для более точной оценки их труда. В этом случае оценка труда секретаря будет основываться
не на общем впечатлении, которое секретарь производит на руководителя
секретариата, а на достаточно точной оценке выполненной работы.

Оценивать работу секретаря
по количественным показателям невозможно, поскольку от секретаря не зависит
количество поступающих звонков, количество и частота переговоров, в которых он
может принимать участие, или количество посетителей компании, которых
необходимо сопровождать.

Наиболее эффективный метод
оценки работы секретаря приемной – это метод, позволяющий оценить результаты
работы за определенный период времени по определенной системе показателей.
Такой метод оценки получил на западе название Key Performance Indicators («Ключевые
показатели личной эффективности»), или метод KPI.

На
основе этого метода можно оценивать профессиональные, деловые, личные качества,
а точнее – то, как эти качества работника проявляются при выполнении конкретной
работы. Метод KPI основывается на определенном наборе показателей
(показателей эффективности), каждый из которых имеет несколько уровней оценки. Для
различных категорий секретарей (секретарь руководителя, секретарь на ресепшен,
секретарь структурного подразделения и др.) с учетом выполняемых ими видов
работ могут быть сформированы отдельные наборы показателей эффективности (см.
таблицу).

Показатели эффективности
Секретарь руководителя	Секретарь на ресепшен
Умение планировать работу	Способность устанавливать контакт
Инициативность	Коммуникативность
Умение анализировать информацию	Стрессоустойчивость
Коммуникативность	Умение разрешать конфликты
Владение нормами и правилами делового этикета	Владение нормами и правилами делового этикета
…

Если
в каждом показателе эффективности выделить, например, четыре уровня, присвоив
каждому уровню определенное количество баллов, можно будет оценить вклад
каждого работника в результат. Общая результативность труда работника будет оценивается
как сумма баллов по всем используемым показателям эффективности.

Уровни
оценки эффективности труда возрастают от первого до четвертого. Каждому уровню
соответствует определенное количество баллов, например:

● 1-й уровень – 25 баллов;

● 2-й уровень – 50 баллов;

● 3-й уровень – 75 баллов;

● 4-й уровень – 100 баллов.

Если,
например, будет выделено 10 показателей эффективности, то максимальное
количество баллов, которое может набрать секретарь, – 1000, минимальное – 250. Использование
этих четырех уровней позволит оценить не только конкретный вклад работника в
общий результат труда, но и его возможности и способности, покажет, в каком
направлении ему необходимо совершенствовать свою деятельность. Например,
секретарь, имеющий ярко выраженные способности к аналитической работе, получит
более высокую оценку по соответствующему показателю, но может получить более
низкую оценку, к примеру, по способности разрешать конфликты. Общая сумма
баллов, полученных сотрудником, может свидетельствовать о достаточно высокой
результативности его труда, но при этом работнику и его руководителю будет
понятно, над совершенствованием каких способностей необходимо работать. Полученная
оценка может быть также основанием для решения вопроса о премировании: секретари,
вышедшие на 2-й уровень, не получают премии, а те, которые вышли на 3-4-й
уровни – получают, причем чем выше результат, тем больше размер премии.

Секретарь,
набравший наименьшее количество баллов и не поднявшийся выше 1-го уровня, –
кандидат на увольнение или на перевод на другой участок работы, где, возможно,
он сможет проявить другие свои качества.

Конечно,
при любой оценке труда, в том числе основанной на системе показателей
эффективности труда, остается вероятность проявления необъективности, но
поскольку результат труда оценивается по ряду показателей, то вероятность
ошибки уменьшается.

Построение
системы показателей эффективности на основе Регламента секретариата, в котором определены
выполняемые секретарем виды работ, исключит возможность предъявления к нему каких-то
требований, выходящих за определенные регламентом рамки.