Регламент отдела снабжения строительной компании

Организация производственного процесса на любом предприятии невозможна без чёткого взаимодействия всех структурных подразделений. Отдел снабжения в этой цепочке выполняет роль кровеносной системы, питая и связывая воедино все части сложного организма. Именно это подразделение отвечает за потребность компании в различных материалах, занимается их складированием, учётом и выдачей.

Расшифровка аббревиатуры ОМТС, МТО

ОМТС – Отдел материально-технического снабжения.

МТО – Материально-техническое обеспечение.

Обязанности и функции отдела снабжения

В небольшой компании функцию обеспечения товарами и необходимыми материалами могут выполнять небольшое количество сотрудников. Совсем другое дело крупные строительные фирмы, особенно те, кто имеет подряд на возведение объектов для специфических отраслей, например, для нефтегазовой промышленности.

Особенности возведения объектов в условиях Севера требуют использование множества материальных ресурсов, а значит и постоянного мониторинга рынка поставщиков. В этом случае без специальной службы снабжения, или управления, не обойтись.

Обязанности отдела снабжения в этом случае можно условно разделить на три приоритетных направления:

Организация снабжения предприятия:

• анализ сведений о необходимости приобретения различных материалов, техники, оборудования и комплектующих;
• заключение договоров с поставщиками продукции;
• своевременная закупка и снабжение всем необходимым структурных подразделений компании;
• организация складов и других мест хранения.

Планирование:

• изучение рынков необходимой продукции;
• понимание текущей и долгосрочной потребности компании в материалах, для обеспечения бесперебойной работы других структурных подразделений;
• оптимизация складских запасов, с целью недопущения нехватки или затоваривания определёнными видами продукции;
• прогнозирование потребностей предприятия на перспективу.

Контроль:

• сроков поставки продукции и оборудования;
• за качеством поставляемой продукции;
• складскими запасами;
• своевременным предъявлением претензий по отношению к поставщикам, в случае несвоевременных сроков поставок и ненадлежащего качества материалов.

Функции отдела комплектации сводятся к:

• мониторингу рынка материалов и услуг;
• заключению и контролю договоров на поставку технической продукции;
• разработке нормативов для оптимального использования поставляемой продукции;
• замещению, где это возможно, дорогостоящих материалов на более дешёвые аналоги, без ущерба производственному процессу;
• оптимизации системы логистики.

Структура отдела снабжения на предприятии

Организация снабжения на предприятии зависит от многих факторов. Размер компании, объёмы закупаемых материалов, особенности производства, количество и удалённость поставщиков необходимой продукции – всё это влияет на структуру и количество сотрудников, занятых в службе снабжения компании.

Крупным строительным компаниям, для снабжения производства требуется служба материально-технического снабжения, которая состоит из отделов либо групп в ОМТС:

• логистического или транспортного;
• закупок продукции;
• планирования;
• складского хранения и учёта материалов, производственная база;
• по работе с таможней (если материалы для строительства и их часть приобретаются у зарубежных партнёров).

Организационная структура информационных потоков ОМТС в крупной компании (пример)

1.  Выборки и заявки на материалы и оборудование.
2. Составленные спецификации материалов и оборудования.
3. Документация на строительное и лабораторное оборудование для его приобретения.
4. Информация о прекращении использования устаревших и рекомендации приобретения новых расходных материалов и комплектующих.
5. Годовые и суточно-месячные производственные графики.
6. Сметные расчёты отдела снабжения.
7. Общий отчёт о деятельности ОМТС.
8. Результаты входного контроля материалов и оборудования.
9. Акты браковки МТР по результатам верификации.
10. Паспорта, сертификаты, ревизии и другие документы для входного контроля.
11. Документы и требования по заключённым договорам.
12. Условия (стоимость, сроки, форс-мажорные обстоятельства) поставки для внесения в договор.
13. Документы для арбитражного суда.
14. Расчётные (счёта-фактуры и товаротранспортные накладные) документы за выполненные транспортные услуги.
15. Заявки на услуги транспортных компаний.
16. Штатное расписание, заработные платы.
17. Положение о премировании и мотивационных программ работников отдела снабжения.
18. Расчёты и заявки на детали для ремонтных работ.
19. Заявки на покупку и отпуск материалов для ремонта гаражей.
20. Отчёт о вовлечении материалов и деталей для ремонта.
21. Согласование применения материалов и оборудования, отличающегося от проекта (рабочей документации, технического задания).
22. Согласование стоимости материалов и оборудования поставки подрядчика.
23. Ответы на запросы о согласовании применения и стоимости МТР.
24. Сведения о движении и расходе материалов.
25. Данные инвентаризаций товарно-материальных ценностей.
26. Отчётные документы по оплате услуг, оказанных отделу снабжения иными организациями.
27. Необходимые нормы запаса расходных материалов и средств в производственных запасах.
28. Смета производственно-бытовых расходов.
29. Счета поставщиков МТР и оборудования.
30. Документы для взыскания с поставщиков штрафных санкций за невыполнение договорных обязательств.
31. Отчётные документы материально ответственных лиц.
32. Нормативы вовлечения расходных материалов на месяц.
33. Нормативные документы расхода материалов.
34. Документы и распоряжения об изменении расходного норматива материалов.
35. Отчёты о вовлечении материалов, списание МТР по форме М-29.
36. Заявки, сроки, графики на поставку необходимых материалов.

Должности отдела материально-технического снабжения

Начальник ОМТС

Возглавляет структуру начальник отдела снабжения. Как правило, это инженер с профильным высшим образованием. Документами, регламентирующими его деятельность, являются устав предприятия, нормативно-правовые государственные акты, положение об отделе материально-технического снабжения, должностная инструкция и приказы вышестоящего начальства.

Для эффективной слаженной работы службы снабжения начальник отдела должен иметь определённую компетенцию:

• знать и уметь пользоваться нормативными документами, относящиеся к его подразделению;
• планировать вовлечение материалов, следить за их правильным расходом и списанием на стадии строительства;
• должен уметь правильно организовать поставку, хранение, учёт и выдачу материальных средств;
• ориентироваться в рыночных ценах на стройматериалы и необходимое оборудование;
• доводить до своих подчинённых основы охраны труда и пожарной безопасности.

Скачать положение об ОМТС

Обязанности начальника отдела МТС, должностная инструкция

Управление материально-техническим снабжением предприятия невозможно без соблюдения регламента и знания должностных обязанностей. Начальник, возглавляющий отдел снабжения, обязан использовать комплексный подход для эффективного решения поставленных задач:

• должен уметь работать с поставщиками, находить новые источники поставок по более выгодным ценам и товарам лучшего качества;
• рационально распределять ресурсы по подразделениям компании, опираясь на разработанный план материально-технического снабжения;
• знать механизм работы складского учёта, проводить анализ остатков, планировать покупку нужных объёмов необходимых материалов;
• осуществлять связь и взаимодействие между подразделениями своего отдела, которые отвечают за техническое снабжение предприятия;
• находить способы покрытия производственных нужд за счёт имеющихся возможностей;
• правильно выстраивать логистику снабжения объектов строительства, использовать новые технологии для функциональной работы своего отдела;
• тщательно проверять всю документацию, касающуюся своего подразделения, в том числе и претензии к поставщикам продукции и деловым партнерам, не выполняющим своих обязательств;
• вовремя предоставлять отчёты установленной формы о проделанной работе, улучшать показатели отдела закупок и снабжения;
• разумно ставить задачи своим подчинённым.

Скачать должностную инструкцию начальника ОМТС (3шт.)

Подразделения, входящие в службу снабжения

В крупной строительной компании обязанности отдела снабжения делятся на три основных направления:

1. Материальные группы. Они отвечают за разные виды и области снабжения, разбитые по категориям товаров, имеющих свою специфику. Так, одна группа может отвечать за поставку строительных материалов, а другая – за наличие техники, оборудования и их комплектацию.

На многих предприятиях строительной сферы с материальными группами совмещают отдел логистики и складское отделение, в крупных компаниях эти подразделения являются самостоятельными подотделами в рамках структуры по снабжению предприятия.

2. Отдел технического контроля. На этой структуре лежит ответственность за контролем качества закупаемых материалов и иной продукции, а также соответствие закупаемых МТР с проектом или рабочей документацией. Работа группы регулируется нормами предприятия и принятыми стандартами.

В составе ОТК обязательно работает квалифицированный юрист, который сопровождает все этапы работы ОМТС, такие как заключение договоров поставки, сопровождение претензий к недобросовестным поставщикам и партнёрам строительной компании.

3. Планово-экономический отдел или бюро нормирования. В задачи отдела входят нормирование и контроль за расходованием средств. Кроме этого, подразделение отвечает за бухгалтерскую, финансовую отчётность и планирование. В его состав входят бухгалтеры и экономисты, знакомые со спецификой работы предприятия.

Главные ошибки, допускаемые в процессе организации снабжения

Обеспечение строительной компании необходимыми материалами требует чёткой и слаженной работы всех менеджеров отдела материально-технического снабжения. Неправильно поставленные цели, некомпетентность отдельных работников могут сильно навредить бизнесу:

• несвоевременная поставка нужных материалов может привести к срыву запланированных компанией сроков работ, повлечь за собой штрафные санкции со стороны заказчика;
• плохое управление снабжением и нечёткое взаимодействие структурных подразделений могут привести к простою технических ресурсов на складе в ожидании разгрузки, что грозит уплатой неустойки;
• халатное отношение при выборе поставщика может привести к переплате за поставляемую продукцию, или срыву сроков поставок вследствие чего организация несет неустранимые убытки;
• некомпетентное ведение учёта товарно-материальных ценностей приводит к отсутствию нужной продукции на складе и накоплению невостребованных остатков МТР.

Контроль работы эффективности отдела снабжения

Отдел снабжения – имеет важную роль в системе как в строительной, так и непрофильной организации. За порядком в этом подразделении нужен постоянный и тщательный контроль и оценка действий сотрудников. Руководство компании в лице генерального и коммерческого директоров должны держать на контроле работу своих снабженцев, а именно следующие действия:

• планирование заказов, чтобы исключить покупку ненужных материалов и продукции, в объеме превышающую потребности фирмы;
• выбор поставщиков продукции, чтобы исключить коррупционную составляющую. Список претендентов должен быть согласован с финансовой службой, а назначенная комиссия (если такова есть) должна выбрать наиболее выгодное коммерческое предложение;
• замену поставщиков, если они не справляются с заключёнными соглашениями;
• производить закупку материалов, на основе закрытых или открытых конкурсов, заранее определив приоритетные направления и потребности компании, а также необходимые сроки поставки МТР.

Оптимизация работы ОМТС

В сложных экономических условиях, при которых работает большинство российских компаний, важно принимать взвешенные решения при закупке необходимых товаров, и оптимизировать работу отдела снабжения:

1. Не заниматься долгосрочным планированием (при малом бизнесе), рассчитывать реальные потребности компании на месяц. Постараться наладить процесс так, чтобы удовлетворять потребности в материалах только по живым заявкам, избегая траты средств на формирование запасов продукции.
2. Пересмотреть свои отношения с поставщиками. Цены на товары меняются постоянно, появляются новые компании, готовые сотрудничать на выгодных условиях. Необходимо постоянно мониторить ситуацию на рынке, в поисках более выгодных предложений. Преимущественно налаживать партнёрские отношения.
3. Не стесняться разрывать контракты с недобросовестными партнёрами, которые нарушают условия соглашения и сроки поставок. Их место может занять кто-то более достойный и ответственный.

Необходимо торговаться с поставщиками, требуя скидок и уступок по оплате. Как правило, боясь потерять клиента, они значительно снижают цены на свой товар. Надо постараться договориться с продавцом об удобном для вас графике выплат, при расчётах за поставленные материалы.

4. Навести порядок в складском хозяйстве. Регулярно проводить полную инвентаризацию запасов продукции, с целью выявления залежавшихся и невостребованных материалов. Постараться вовлечь по назначению излишки, либо реализовать через отдел продаж, освободив складские помещения от всего ненужного.

Всё, что не удалось реализовать, необходимо приспособить под нужды компании, либо запланировать в дальнейшее, возможно в долгосрочное вовлечение.

5. В работе инженера ОМТС (в строительстве часто называют снабженец) часто встречаются предложения о личном сотрудничестве на взаимовыгодных условиях. Бесконтрольный сотрудник ОМТС часто решает заключить договор на поставку МТР по завышенной либо невыгодной стоимости, а взамен получает неплохой «откат» в виде хорошей суммы денег. Соблазн очень велик. Поэтому необходимо проводить работу с кадрами. Пойманный на получении «откатов» от поставщиков сотрудник в лучшем случае подлежит лишению премии, в худшем подлежит увольнению.

В целях согласованности действий различных служб и личной заинтересованности каждого менеджера в поиске эффективных методов учёта и мониторинга рынка требуемой продукции, предусматривают мотивационные программы и поощрения, которые должны быть прозрачными и продуманными.

Мотивационные программы и поощрения являются одним из весомых решений для эффективной работы коллектива ОМТС.

 Подведение итогов