Реферат реквизиты управленческих документов правила их оформления

Содержание

Введение

. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

. Правила оформления реквизитов заголовочной части

. Правила оформления реквизитов основной части

. Правила оформления реквизитов оформляющей части

. Виды бланков документов, требования к их составлению

. Дополнительная информация об оформлении документов

. Оформление таблиц и рисунков, диаграмм и таблиц

. О написании математических формул

. Употребление математических формул

Заключение

Список использованных источников

Введение

С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 — «Унифицированные системы документации». Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания.

В новом стандарте унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее — документы), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: федеральных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

1. Реквизиты управленческих документов

Реквизит документа — это обязательный элемент определенного вида документа. Каждый документ должен иметь следующие основные реквизиты: назначение (кроме служебного письма), автор, содержание, дата, подпись или утверждение и др.

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

— код организации;

— основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

— идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки;

— код формы документа;

— наименование организации;

— справочные данные об организации;

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— место составления или издания документа;

— адресат;

— гриф утверждения документа;

— резолюция;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле;

— текс документа;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— оттиск печати;

— отметка о заверении копии;

— отметка об исполнителе;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— отметка о поступлении документа в организацию;

— идентификатор электронной копии документа.

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств.

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

левое и верхнее — 20 мм;

правое и нижнее — 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора, восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

-е положение табулятора (граница левого поля):

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

дата документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

заголовок к тексту;

текст (кроме начала абзацев);

отметка о наличии приложения;

наименование должности в реквизите «подпись»;

гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

отметка об исполнителе;

второй гриф утверждения (кроме расшифровки подписи).

-е положение табулятора (5 ударов от границы левого поля):

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля):

регистрационный номер документа;

расшифровка подписи во втором грифе согласования.

-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля):

используют при составлении таблиц.

-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля):

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля):

гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

гриф ограничения доступа к документу;

второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля):

расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

расшифровка подписи в грифе утверждения;

расшифровка подписи во втором грифе согласования.

-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля):

нумерационные заголовки в таблице;

слово «копия» при снятии копий с документов;

код организаций;

код формы документа.

2. Правила оформления реквизитов с заголовочной части

документ реквизит формула таблица

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу и оформлению каждого реквизита документа.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

Этот реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

при продольном расположении реквизитов — в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации.

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный суд Российской Федерации, Высший Арбитражный суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст.5021).

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.

Порядку изготовления, учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъекта Российской Федерации посвящён специальный пятый раздел стандарта.

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, надо помнить, что Правительством Российской Федерации издано Постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что «изготовление … бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические … предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.

Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации . Товарный знак — это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Зона и правила расположения товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.

Код организации (реквизит 04).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографическим способом.

Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москва должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума — 0509876 5. каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённому уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита «Справочные данные об организации» на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит (05).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (реквизит 06).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (реквизит 07).

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора. Код по ОКУД используется реже и проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в общероссийский классификатор управленческой документации, например:

— штатное расписание;

— график отпусков;

— должностная инструкция.

Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа

Наименование организации (реквизит 08).

В документе мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать установленными требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещаются сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации».

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках — национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

Справочные данные об организации (реквизит 09).

Чем полнее заполнен этот реквизит, тем меньше вопросов возникнет у адресата при общении с данной организацией. Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.

Данный реквизит включает в себя:

почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства РФ. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;

номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и www — страницы (если они есть), номера счетов в банке).

Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.

Счета в банке указываются только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счёте в банке занимает значительный объём и, как правило, не помещается на бланке с угловым вариантом.

Наименование вида документа (реквизит 10).

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия.

Наименование вида документа не указывают в служебном письме.

Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом, указывающим наименование организации (от 0-го положения табулятора). Оформляют реквизит прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). Разрешается название АКТ печатать прописными буквами вразрядку.

Регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме «наименование вида документа» не указывается.

Дата документа (реквизит 11).

Дата — обязательный реквизит любого документа. Дата на документе всего несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов — приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписи. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитами 09 или 10 в зависимости от вида бланка.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Разрешается оформлять даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр:2003.06.05.

Всегда необходимо писать о, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 05 июня 2003г. Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования.

Регистрационный номер документа (реквизит 12).

Регистрационный номер документа — это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов — обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров. Обязательным элементам реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течении года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02 — 15/79, где 02 — индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 — номер дела по номенклатуре, 79 — порядковый номер отправляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К-15, Г-45.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту, например: 21/16/34.

При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается от второго положения табулятора в одной строке с датой документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13).

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который даётся ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, на который пишется ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.

До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.

Место составления или издания документа (реквизит 14).

В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывает, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, АО Пермские авиамоторы не указывает в названии г.Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать — Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение посёлка, города и т.д. Например, г. Орёл, пос. Железнодорожный и т.д.

При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от 0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.

Адресат (реквизит 15).

Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому А.Д.);

почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся.

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

Директору базы

Соколовой В.Н.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Начальнику отдела маркетинга

Феоктистову П.С.

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или учёным) эти звания указываются перед фамилией. Например:

Российский государственный

гуманитарный университет

Историко-архивный институт

Зав. кафедрой

проф. Логунову А.П.

В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес. Например:

, Москва, ул. Цветочная д.45, кв. 35

Фиалковой А.В.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. Например:

Ответственному редактору журнала «Деньги»

, ГСП, Москва, ул. Полянка, д.8/1

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций. Например:

Директорам школ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе несколько адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа (от 4-го положения табулятора).

Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала.

Если составная часть реквизита не уменьшается на строке, то она печатается через один интервал.

Гриф утверждения документа (реквизит 16).

Гриф утверждения — особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и др. документах.

Документы утверждаются руководителем организации или издания распорядительного документа, что имеет одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица (включая наименование организации), утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор АО «Реал»

И.С. Виноградов

.12.03

Если документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания

акционеров

от 15.01.03 №1

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЁН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа от 5-го положения табулятора (расшифровка фамилии в грифе оформляется от 6-го положения табулятора). При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагаются на одном уровне (от нулевого и пятого положения табулятора).

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определённый круг лиц и организаций.

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

Резолюция (реквизит 17).

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и чёткости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: чёткость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Филимоновой П.С.

Свяжитесь с транспортным отделом

и подготовьте график поставки к 05.08.03

Личная подпись 28.07.03

Фамилия исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста, поручение формулируется неопределенной формой глагола с прямым дополнением, даты в резолюции оформляются цифровым способом.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

В оформление реквизита «Резолюция» новым стандартам внесено принципиально дополнение — «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». К сожалению, стандарт не оговаривает случаи, когда резолюция в виде поручения пишется на отдельном листе бумаги. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.

На документе резолюцию обычно размещают между реквизитом «Адресата» и текстом документа.

Резолюция переносится секретарём в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берётся из резолюции.

Заголовок к тексту (реквизит 18).

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементов любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида. В нём кратко, чётко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чём?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо — Об открытии фирмы; Договор — О поставке тары; Положение — О бухгалтерии и т.п.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовков отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция — секретаря-референта; протокол — заседания правления; акт — приёма помещения; правила — трудового распорядка и др.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа над текстом и значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещение, телеграммы.

Заголовок располагается после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом документа (от 0-го положения табулятора). Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках (через 1 интервал). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3-мя интервалами.

На бланках организаций место для заголовка обычно обозначено ограничительными для границы зоны реквизита.

Отметка о контроле (реквизит 19).

Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения документов.

Если документ требует исполнения и берётся на контроль, на нём проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Данный реквизит необходимо видеть, пока идёт исполнение документа, но в нём нет необходимости, когда закончена работа над документом, он подшит в дело и информацию, помещённую на левом поле, нельзя прочитать. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зелёным карандашом.

Её цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.

3. Правила оформления реквизитов основной части

Текс документа (реквизит 20).

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

При составление текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовок, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предполагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считают необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Отметка о наличии приложения (реквизит 21).

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Приложение об Управлении регионального кредитования на

л. в 1 экз.

. Правила подготовки и оформления документов Управления

Регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложении №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

4. Правила оформления реквизитов оформляющей части

Подпись (реквизит 22).

Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа. В состав реквизита «Подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка даётся без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности. Например:

Вице-президент Ассоциации

Региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Лари

Главный бухгалтер личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идёт подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:

Председатель комитета Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет особый акт проверки, ревизии и т.д. — по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.

Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.

Документ должен быть подписан тем же должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой буквы «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.

В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например:

И.о. директора института личная подпись А.К. Аверкин

В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

Гриф согласования документа (реквизит 23).

Согласование — это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения — проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т.д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов.

Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего — виза согласования документа.

Внешнее согласование может проводиться двумя способами:

согласование с конкретным должностным лицом;

согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).

В состав грифа согласования в первом случае входят:

слова СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;

должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);

личной подписи;

расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

даты согласования.

Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда.

Визы согласования документа (реквизит 24).

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающие в себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводиться внутри учреждения и вне его.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагают на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются.

Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

Место визы — ниже подписи или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения — второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов, если предполагается их тиражирование, обычно визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимо при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специальными безего распечатка на бумаге.

Оттиск печати (реквизит 25).

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Копии документов часто используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчинённых организацией, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путём факсимильного копирования, должно быть заверение её соответствия подлиннику. Определённые виды документов имеют право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже реквизита «Подпись»:

завершительную надпись «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;

наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;

дату заверения, проставляется под наименованием должности.

Например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

Допускается копия документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдаётся на руки гражданину для защиты его интересов в суде — заверяется гербовой печатью.

Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27).

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа.

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придётся делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учёта, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Завершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части. Согласно схеме, приведённой в ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит должен быть помещён над нижнем полем в зоне, равной 16х94мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатана текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.

Требования установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

5. Виды бланков документов, требования к их составлению

Документы изготавливают на бланках.

Бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

мм — левое;

мм — правое;

мм — верхнее;

мм — нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> и продольный (рисунок А.2). <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Реквизит 01 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>(02 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> или 03) <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> располагают над серединой реквизита 08. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>Реквизит 03 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> допускается располагать на уровне реквизита 08. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Реквизиты 08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>09, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>10, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> ограничительные отметки для реквизитов 11, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>12, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>13 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>(02 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> или 03), <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>11, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>(02 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> или 03), <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>04, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>05, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>06, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>09 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>12, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>13, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>15, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>17, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>18, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>19, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>20. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>(02 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> или 03), <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>10, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>12, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>13, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>18, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>19. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>09, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

. Дополнительная информация об оформлении документов

Цифровой материал, когда его много или когда имеет необходимость в сопоставлении и выводе определенных закономерностей, оформляют в диссертации в виде таблицы. Обычно таблица состоит из следующих элементов:

порядкового номера и тематического заголовка;

боковика;

заголовков вертикальных и горизонтальных граф.

Таблицы должны иметь номер и название, определяющее их тему и содержание. Сокращения в заголовках не допускаются. При оформлении таблицы пишется слово «Таблица» и проставляется ее порядковый номер арабскими цифрами ( с правой стороны листа). Знак «N» (номер) не ставится. Ниже дается название. Точка в конце названия не ставится. Нумерация может быть сквозной через всю работу или по главам. Во втором случае таблица имеет двойной номер, цифры отделяются точкой. Если таблица не умещается на стандартном листе бумаги, ее можно давать с продолжением на следующей странице, где пишется «Продолжение таблицы 1.1» или «Окончание таблицы 1.1». Название таблицы на новой странице не повторяется. В графах таблицы нельзя оставлять свободные места. Если данные отсутствуют, то ставится тире или слово «нет». При упоминании о таблице в тексте делается ссылка.

7. Оформление таблиц и рисунков, диаграмм и таблиц

На сегодняшний день существует несколько схем оформления иллюстраций в диссертационной работе. Рассмотрим некоторые из них.

изображение иллюстрации в виде: схемы, графика и т.п.

надпись Рис. и порядковый номер арабскими цифрами

наименование иллюстрации

подрисуночный текст (если он необходим).

Иллюстрации, фотографии и таблицы, выполненные на листах меньшего чем А4 формата или на прозрачном носителе, следует плотно наклеивать на листы белой бумаги формата А4. В конце названия или подрисуночного текста иллюстрации точки не ставят. Нумерация иллюстраций допускается как сквозная, так и по главам. Иллюстрации в приложении нумеруются чаще всего римскими цифрами. Допускается оформлять иллюстрации и таблицы на листах формата А3 (297 x 420), но при нумерации они учитываются как одна страница.

8. О написании математических формул

Наиболее важные формулы, а также длинные и громоздкие формулы, содержащие знаки суммирования, произведения, дифференцирования, интегрирования располагают на отдельных строках. Таким же образом и все нумерованные формулы. Для экономии места несколько коротких однотипных формул, выделенных из текста, можно помещать на одной строке, а не одну под другой. Небольшие и несложные формулы, не имеющие самостоятельного значения, размещают внутри строк текста.

Нумерация формул также требует знания некоторых особенностей ее оформления. Нумеровать следует наиболее важные формулы, на которые имеются ссылки в последующем тексте. Не рекомендуется нумеровать формулы, на которые нет ссылок в тексте.

Порядковые номера формул обозначают арабскими цифрами в круглых скобках у правого края страницы без отточия от формулы к ее номеру. Место номера, не умещающегося в строке формулы, располагают в следующей строке ниже формулы. Место номера при переносе формулы должно быть на уровне последней строки. Место номера формулы в рамке находится вне рамки в правом краю против основной строки формулы. Место номера формулы-дроби располагают на середине основной горизонтальной черты формулы. Нумерация небольших формул, составляющих единую группу, делается на одной строке и объединяется одним номером. Нумерация группы формул, расположенных на отдельных строках и объединенных фигурной скобкой (парантезом), производится справа. Острие парантеза находится в середине группы формул по высоте и обращено в сторону номера, помещаемого против острия парантеза в правом крае страницы. Формулы-разновидности приведенной ранее основной формулы допускается нумеровать арабской цифрой и прямой строчной буквой русского алфавита, которая пишется слитно с цифрой. Например: (14а), (14б). Промежуточные формулы, не имеющие самостоятельного значения и приводимые лишь для вывода основных формул, нумеруют либо строчными буквами русского алфавита, которые пишут прямым шрифтом в круглых скобках, либо звездочками в круглых скобках. Например: (а), (б), (в), (*), (**), (*o*). Сквозная нумерация формул применяется в небольших работах, где нумеруется ограниченное число наиболее важных формул. Такую же нумерацию можно использовать и в более объемных работах, если пронумерованных формул не слишком много и в одних главах содержится мало ссылок на формулы из других глав.

Общее правило пунктуации: формула включается в предложение как его равноправный элемент. Поэтому в конце формул и в тексте перед ними знаки препинания ставят в соответствии с правилами пунктуации. Двоеточие перед формулой ставят лишь в тех случаях, когда оно необходимо по правилам пунктуации:

в тексте перед формулой содержится обобщающее слово;

этого требует построение текста, предшествующего формуле.

Знаки препинания между формулами, следующими одна за другой и не разделенные текстом, отделяют запятой или точкой с запятой. Эти знаки препинания помещают непосредственно за формулами до их номера. Знаки препинания между формулами при парантезе ставят внутри парантеза. После таких громоздких математических выражений, как определители и матрицы, допускается знаки препинания не ставить.

9. Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма.

Заключение

Действующая Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать такие важные задачи, как: предварительное рассмотрение поступающих документов, организация исполнения документов, оперативное хранение документации.

Особенно остро стоит вопрос о подготовке организационно-распорядительных документов и придании им юридической силы.

Принятый в этом году государственный стандарт на ОРД (ГОСТ Р 6.30-2003) имеет теперь рекомендательный характер и этим вызывает много вопросов: как применять этот документ; до какой степени придерживаться его указаний; насколько серьезными могут быть юридические последствия отклонений от требований ГОСТа, особенно в сложных, спорных и конфликтных ситуациях; можно ли оформлять документы без соблюдения положений стандарта и т.п.

Эти вопросы постоянно задают секретари, приходящие на семинары и консультации по практике ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях.

Список использованных источников

1.«Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В.

2.«Составление и оформление служебных документов». Т.В. Кузнецова.

.«Государственный стандарт Российской Федерации».

.«Делопроизводство» Л.А. Румынина.

.«Делопроизводство» В.М. Мандрица, М.В. Семенов.

Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Содержание

Введение

. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

. Правила оформления реквизитов заголовочной части

. Правила оформления реквизитов основной части

. Правила оформления реквизитов оформляющей части

. Виды бланков документов, требования к их составлению

. Дополнительная информация об оформлении документов

. Оформление таблиц и рисунков, диаграмм и таблиц

. О написании математических формул

. Употребление математических формул

Заключение

Список использованных источников

Введение

С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 — «Унифицированные системы документации». Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания.

В новом стандарте унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии. ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее — документы), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: федеральных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления, предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов, требования к оформлению реквизитов, требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

1. Реквизиты управленческих документов

Реквизит документа — это обязательный элемент определенного вида документа. Каждый документ должен иметь следующие основные реквизиты: назначение (кроме служебного письма), автор, содержание, дата, подпись или утверждение и др.

Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

— код организации;

— основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

— идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки;

— код формы документа;

— наименование организации;

— справочные данные об организации;

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— место составления или издания документа;

— адресат;

— гриф утверждения документа;

— резолюция;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле;

— текс документа;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— оттиск печати;

— отметка о заверении копии;

— отметка об исполнителе;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— отметка о поступлении документа в организацию;

— идентификатор электронной копии документа.

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств.

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

левое и верхнее — 20 мм;

правое и нижнее — 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора, восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

-е положение табулятора (граница левого поля):

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

место составления или издания документа;

дата документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

заголовок к тексту;

текст (кроме начала абзацев);

отметка о наличии приложения;

наименование должности в реквизите «подпись»;

гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

отметка об исполнителе;

-е положение табулятора (5 ударов от границы левого поля):

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля):

регистрационный номер документа;

расшифровка подписи во втором грифе согласования.

-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля):

используют при составлении таблиц.

-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля):

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля):

гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

гриф ограничения доступа к документу;

второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля):

расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

расшифровка подписи в грифе утверждения;

расшифровка подписи во втором грифе согласования.

-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля):

нумерационные заголовки в таблице;

слово «копия» при снятии копий с документов;

код организаций;

код формы документа.

2. Правила оформления реквизитов с заголовочной части

документ реквизит формула таблица

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу и оформлению каждого реквизита документа.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

Этот реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

при продольном расположении реквизитов — в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации.

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный суд Российской Федерации, Высший Арбитражный суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст.5021).

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.

Порядку изготовления, учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъекта Российской Федерации посвящён специальный пятый раздел стандарта.

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, надо помнить, что Правительством Российской Федерации издано Постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что «изготовление … бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические … предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.

Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации . Товарный знак — это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Зона и правила расположения товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.

Код организации (реквизит 04).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографическим способом.

Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москва должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума — 0509876 5. каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённому уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита «Справочные данные об организации» на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит (05).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (реквизит 06).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (реквизит 07).

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора. Код по ОКУД используется реже и проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в общероссийский классификатор управленческой документации, например:

— штатное расписание;

— график отпусков;

— должностная инструкция.

Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа

Наименование организации (реквизит 08).

В документе мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях — наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать установленными требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещаются сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации».

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках — национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.

Справочные данные об организации (реквизит 09).

Чем полнее заполнен этот реквизит, тем меньше вопросов возникнет у адресата при общении с данной организацией. Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.

Данный реквизит включает в себя:

номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и www — страницы (если они есть), номера счетов в банке).

Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.

Счета в банке указываются только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счёте в банке занимает значительный объём и, как правило, не помещается на бланке с угловым вариантом.

Наименование вида документа (реквизит 10).

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия.

Наименование вида документа не указывают в служебном письме.

Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом, указывающим наименование организации (от 0-го положения табулятора). Оформляют реквизит прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). Разрешается название АКТ печатать прописными буквами вразрядку.

Регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме «наименование вида документа» не указывается.

Дата документа (реквизит 11).

Дата — обязательный реквизит любого документа. Дата на документе всего несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов — приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписи. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитами 09 или 10 в зависимости от вида бланка.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Разрешается оформлять даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр:2003.06.05.

Всегда необходимо писать о, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 05 июня 2003г. Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования.

Регистрационный номер документа (реквизит 12).

Регистрационный номер документа — это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов — обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности — в канцелярии, по кадрам — в отделе кадров. Обязательным элементам реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течении года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02 — 15/79, где 02 — индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 — номер дела по номенклатуре, 79 — порядковый номер отправляемого документа.

При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К-15, Г-45.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту, например: 21/16/34.

При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается от второго положения табулятора в одной строке с датой документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13).

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который даётся ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, на который пишется ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.

До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.

Место составления или издания документа (реквизит 14).

В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывает, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, АО Пермские авиамоторы не указывает в названии г.Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать — Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение посёлка, города и т.д. Например, г. Орёл, пос. Железнодорожный и т.д.

При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от 0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.

Адресат (реквизит 15).

Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

указание должности получателя (в дательном падеже);

фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому А.Д.);

почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания — точки и запятые — не ставятся.

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

Директору базы

Соколовой В.Н.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Начальнику отдела маркетинга

Феоктистову П.С.

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или учёным) эти звания указываются перед фамилией. Например:

Российский государственный

гуманитарный университет

Историко-архивный институт

Зав. кафедрой

проф. Логунову А.П.

В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес. Например:

, Москва, ул. Цветочная д.45, кв. 35

Фиалковой А.В.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. Например:

Ответственному редактору журнала «Деньги»

, ГСП, Москва, ул. Полянка, д.8/1

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций. Например:

Директорам школ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе несколько адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

Реквизит располагается в правом верхнем углу документа (от 4-го положения табулятора).

Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала.

Если составная часть реквизита не уменьшается на строке, то она печатается через один интервал.

Гриф утверждения документа (реквизит 16).

Гриф утверждения — особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и др. документах.

При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица (включая наименование организации), утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор АО «Реал»

И.С. Виноградов

.12.03

Если документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего собрания

акционеров

от 15.01.03 №1

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЁН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа от 5-го положения табулятора (расшифровка фамилии в грифе оформляется от 6-го положения табулятора). При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагаются на одном уровне (от нулевого и пятого положения табулятора).

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определённый круг лиц и организаций.

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

Резолюция (реквизит 17).

Резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и чёткости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: чёткость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается — характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Филимоновой П.С.

Свяжитесь с транспортным отделом

и подготовьте график поставки к 05.08.03

Личная подпись 28.07.03

Фамилия исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста, поручение формулируется неопределенной формой глагола с прямым дополнением, даты в резолюции оформляются цифровым способом.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

В оформление реквизита «Резолюция» новым стандартам внесено принципиально дополнение — «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». К сожалению, стандарт не оговаривает случаи, когда резолюция в виде поручения пишется на отдельном листе бумаги. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.

На документе резолюцию обычно размещают между реквизитом «Адресата» и текстом документа.

Резолюция переносится секретарём в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берётся из резолюции.

Заголовок к тексту (реквизит 18).

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементов любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида. В нём кратко, чётко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чём?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо — Об открытии фирмы; Договор — О поставке тары; Положение — О бухгалтерии и т.п.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовков отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция — секретаря-референта; протокол — заседания правления; акт — приёма помещения; правила — трудового распорядка и др.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа над текстом и значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещение, телеграммы.

Заголовок располагается после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом документа (от 0-го положения табулятора). Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках (через 1 интервал). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3-мя интервалами.

На бланках организаций место для заголовка обычно обозначено ограничительными для границы зоны реквизита.

Отметка о контроле (реквизит 19).

Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения документов.

Если документ требует исполнения и берётся на контроль, на нём проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Данный реквизит необходимо видеть, пока идёт исполнение документа, но в нём нет необходимости, когда закончена работа над документом, он подшит в дело и информацию, помещённую на левом поле, нельзя прочитать. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зелёным карандашом.

Её цель — напоминание исполнителю, что документ контролируется.

3. Правила оформления реквизитов основной части

Текс документа (реквизит 20).

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

При составление текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовок, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предполагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («считают необходимым», «прошу выделить»);

от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

Отметка о наличии приложения (реквизит 21).

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Приложение об Управлении регионального кредитования на

л. в 1 экз.

. Правила подготовки и оформления документов Управления

Регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложении №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

4. Правила оформления реквизитов оформляющей части

Подпись (реквизит 22).

Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа. В состав реквизита «Подпись» входят:

наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалы, фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка даётся без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности. Например:

Вице-президент Ассоциации

Региональных предприятий Личная подпись А.А. Борисов

или на бланке

Вице-президент Личная подпись А.А. Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института Личная подпись М.В. Лари

Главный бухгалтер личная подпись З.В. Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора

по научной работе по научной работе

Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идёт подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:

Председатель комитета Личная подпись В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии Личная подпись А.Н. Сокова

Личная подпись А.С. Красавин

Личная подпись О.И. Рысков

Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет особый акт проверки, ревизии и т.д. — по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.

Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.

Документ должен быть подписан тем же должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой буквы «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.

В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например:

И.о. директора института личная подпись А.К. Аверкин

В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».

Гриф согласования документа (реквизит 23).

Согласование — это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения — проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т.д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов.

Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего — виза согласования документа.

Внешнее согласование может проводиться двумя способами:

согласование с конкретным должностным лицом;

согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).

В состав грифа согласования в первом случае входят:

слова СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;

должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);

личной подписи;

расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

даты согласования.

Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда.

Визы согласования документа (реквизит 24).

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающие в себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводиться внутри учреждения и вне его.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагают на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются.

Личная Расшифровка

подпись подписи

Дата

Место визы — ниже подписи или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения — второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов, если предполагается их тиражирование, обычно визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимо при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специальными безего распечатка на бумаге.

Оттиск печати (реквизит 25).

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Копии документов часто используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчинённых организацией, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путём факсимильного копирования, должно быть заверение её соответствия подлиннику. Определённые виды документов имеют право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже реквизита «Подпись»:

завершительную надпись «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;

наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;

дату заверения, проставляется под наименованием должности.

Например:

Верно

Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко

Дата

Допускается копия документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдаётся на руки гражданину для защиты его интересов в суде — заверяется гербовой печатью.

Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27).

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа.

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придётся делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учёта, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Завершающая отметка на документе — это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части. Согласно схеме, приведённой в ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит должен быть помещён над нижнем полем в зоне, равной 16х94мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатана текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.

Требования установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

5. Виды бланков документов, требования к их составлению

Документы изготавливают на бланках.

Бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

мм — левое;

мм — правое;

мм — верхнее;

мм — нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Бланки документов оформляют в соответствии с Приложением А. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков — угловой (рисунок А.1) <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> и продольный (рисунок А.2). <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Реквизит 01 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>(02 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> или 03) <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> располагают над серединой реквизита 08. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>Реквизит 03 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> допускается располагать на уровне реквизита 08. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Реквизиты 08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>09, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>10, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> ограничительные отметки для реквизитов 11, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>12, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>13 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>(02 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> или 03), <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>11, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>(02 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> или 03), <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>04, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>05, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>06, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>09 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>12, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>13, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>15, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>17, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>18, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>19, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>20. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>(02 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> или 03), <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>10, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>12, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>13, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>18, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>19. <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>09, <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf>14 <file:///C:UsersГеоргийDownloadsLAW44595_0_20131113_142717_53123.rtf> печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

. Дополнительная информация об оформлении документов

Цифровой материал, когда его много или когда имеет необходимость в сопоставлении и выводе определенных закономерностей, оформляют в диссертации в виде таблицы. Обычно таблица состоит из следующих элементов:

порядкового номера и тематического заголовка;

боковика;

заголовков вертикальных и горизонтальных граф.

7. Оформление таблиц и рисунков, диаграмм и таблиц

На сегодняшний день существует несколько схем оформления иллюстраций в диссертационной работе. Рассмотрим некоторые из них.

изображение иллюстрации в виде: схемы, графика и т.п.

надпись Рис. и порядковый номер арабскими цифрами

наименование иллюстрации

подрисуночный текст (если он необходим).

Иллюстрации, фотографии и таблицы, выполненные на листах меньшего чем А4 формата или на прозрачном носителе, следует плотно наклеивать на листы белой бумаги формата А4. В конце названия или подрисуночного текста иллюстрации точки не ставят. Нумерация иллюстраций допускается как сквозная, так и по главам. Иллюстрации в приложении нумеруются чаще всего римскими цифрами. Допускается оформлять иллюстрации и таблицы на листах формата А3 (297 x 420), но при нумерации они учитываются как одна страница.

8. О написании математических формул

Наиболее важные формулы, а также длинные и громоздкие формулы, содержащие знаки суммирования, произведения, дифференцирования, интегрирования располагают на отдельных строках. Таким же образом и все нумерованные формулы. Для экономии места несколько коротких однотипных формул, выделенных из текста, можно помещать на одной строке, а не одну под другой. Небольшие и несложные формулы, не имеющие самостоятельного значения, размещают внутри строк текста.

Нумерация формул также требует знания некоторых особенностей ее оформления. Нумеровать следует наиболее важные формулы, на которые имеются ссылки в последующем тексте. Не рекомендуется нумеровать формулы, на которые нет ссылок в тексте.

Порядковые номера формул обозначают арабскими цифрами в круглых скобках у правого края страницы без отточия от формулы к ее номеру. Место номера, не умещающегося в строке формулы, располагают в следующей строке ниже формулы. Место номера при переносе формулы должно быть на уровне последней строки. Место номера формулы в рамке находится вне рамки в правом краю против основной строки формулы. Место номера формулы-дроби располагают на середине основной горизонтальной черты формулы. Нумерация небольших формул, составляющих единую группу, делается на одной строке и объединяется одним номером. Нумерация группы формул, расположенных на отдельных строках и объединенных фигурной скобкой (парантезом), производится справа. Острие парантеза находится в середине группы формул по высоте и обращено в сторону номера, помещаемого против острия парантеза в правом крае страницы. Формулы-разновидности приведенной ранее основной формулы допускается нумеровать арабской цифрой и прямой строчной буквой русского алфавита, которая пишется слитно с цифрой. Например: (14а), (14б). Промежуточные формулы, не имеющие самостоятельного значения и приводимые лишь для вывода основных формул, нумеруют либо строчными буквами русского алфавита, которые пишут прямым шрифтом в круглых скобках, либо звездочками в круглых скобках. Например: (а), (б), (в), (*), (**), (*o*). Сквозная нумерация формул применяется в небольших работах, где нумеруется ограниченное число наиболее важных формул. Такую же нумерацию можно использовать и в более объемных работах, если пронумерованных формул не слишком много и в одних главах содержится мало ссылок на формулы из других глав.

Общее правило пунктуации: формула включается в предложение как его равноправный элемент. Поэтому в конце формул и в тексте перед ними знаки препинания ставят в соответствии с правилами пунктуации. Двоеточие перед формулой ставят лишь в тех случаях, когда оно необходимо по правилам пунктуации:

в тексте перед формулой содержится обобщающее слово;

этого требует построение текста, предшествующего формуле.

Знаки препинания между формулами, следующими одна за другой и не разделенные текстом, отделяют запятой или точкой с запятой. Эти знаки препинания помещают непосредственно за формулами до их номера. Знаки препинания между формулами при парантезе ставят внутри парантеза. После таких громоздких математических выражений, как определители и матрицы, допускается знаки препинания не ставить.

9. Употребление языковых формул

Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул — устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде.

В отдельных случаях языковые формулы определяют разновидность письма.

Заключение

Действующая Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать такие важные задачи, как: предварительное рассмотрение поступающих документов, организация исполнения документов, оперативное хранение документации.

Особенно остро стоит вопрос о подготовке организационно-распорядительных документов и придании им юридической силы.

Принятый в этом году государственный стандарт на ОРД (ГОСТ Р 6.30-2003) имеет теперь рекомендательный характер и этим вызывает много вопросов: как применять этот документ; до какой степени придерживаться его указаний; насколько серьезными могут быть юридические последствия отклонений от требований ГОСТа, особенно в сложных, спорных и конфликтных ситуациях; можно ли оформлять документы без соблюдения положений стандарта и т.п.

Эти вопросы постоянно задают секретари, приходящие на семинары и консультации по практике ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях.

Список использованных источников

1.«Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В.

2.«Составление и оформление служебных документов». Т.В. Кузнецова.

.«Государственный стандарт Российской Федерации».

.«Делопроизводство» Л.А. Румынина.

.«Делопроизводство» В.М. Мандрица, М.В. Семенов.

Реферат: Основные правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Реферат

По дисциплине: Документирование управленческой деятельности

Тема: Основные правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Содержание

Введение

I. Классификация деловой документации

II. Организационно-распорядительные документы и их виды

III. Состав реквизитов ОРД

IV. Схемы расположения реквизитов ОРД

V. Бланки документов

Заключение

Список литературы

Приложение

Введение

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.

Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. В настоящее время, например, в почтовом обращении в России насчитывается порядка 20 типоразмеров конвертов, отличающихся по габаритным размерам, местам расположения «окон» для указания адреса и другим признакам, что не позволяет автоматизировать их обработку на почте.

Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в установлении оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве на добровольных началах]. Результаты разработки при этом могут оформляться в виде национальных стандартов России (ГОСТ Р) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления)[1] или на их элементы (например, ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации. Выше, например, приводился ГОСТ Р 6.30-2003, входящий в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). В стране, кроме того, действует унифицированная система банковской документации, унифицированная система документации по учету труда и его оплаты, унифицированная система первичной учетной документации и другие системы. Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

I . Классификация деловой документации

Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, поличному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, технические регламенты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые в организациях для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (не содержащие государственной и коммерческой тайны) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени закрытости (совершенно секретные, секретные) и документы для служебного пользования — конфиденциальные документы.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик — документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копия, отпуск, выписка из документа и дубликат подлинника.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск — копия документа, остающаяся в делах организации, как свидетельство выполненной работы. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные, предусмотренные общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), а также в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные (неунифицированные) документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Распространенным вариантом трафаретного документа является анкета.

Анкета — способ представления текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала и другие документы.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать однопорядковые данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

В хозяйственной деятельности организаций, кроме того, используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, например, разного рода договоры: договоры поставки, выполнения работ.

II . Организационно-распорядительные документы и их виды

Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД — наиболее широко используемом виде документации.

ГОСТ Р 51141-98 понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

Стандартом установлены: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми. Это положение следует понимать как то, что эти правила и требования являются лишь менее жесткими по сравнению с нормами отмененного ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественника — ГОСТ Р 6.38-90.

Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает полный перечень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. В состав ОРД кроме перечисленных выше могут быть включены следующие документы: указание, положение, правила, докладная записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность организации и др.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят универсальный характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с документами, экономить время на их составление и обработку.

III . Состав реквизитов ОРД

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

— код организации;

— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

— код формы документа;

— наименование организации;

— справочные данные об организации;

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— место составления или издания документа;

— адресат;

— гриф утверждения документа;

— резолюция;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле;

— текст документа;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— оттиск печати;

— отметка о заверении копии;

— отметка об исполнителе;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— отметка о поступлении документа в организацию;

— идентификатор электронной копии документа.

Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным.

Состав реквизитов ОРД можно разделить на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования, они идентифицируют (определяют, отождествляют) автора официального документа. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

При работе с электронными (машиночитаемыми) документами следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации — создателя документа; местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, копия, дубликат).

IV . Схемы расположения реквизитов ОРД

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в площади формата место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документов.

Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены соответственно на рис. 1 и 2. Такое расположение позволяет максимально использовать площадь формата для размещения основного реквизита — текста документа.

Рис. 1. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 продольного бланка

Рис. 2. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 углового бланка

На рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями[2]. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20), что влечет за собой перемещение границ реквизитов 21, 22, 25, а также реквизитов 23, 24, 26, 27.

Практика документирования свидетельствует о нежелательности перемещения границ некоторых реквизитов (28, 29, 30) и необходимости четкого их размещения в пределах разумного отклонения от размеров, предусмотренных стандартом (± 2 мм).

Все поле формата, кроме разбиения его на зоны размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003, условно может быть разделено на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и рабочее поле документа.

Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в левом верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.

На служебном поле документа размещаются реквизиты 28, 30, 29; на поле углового (продольного) штампа располагаются реквизиты 01-14; на рабочем поле — остальные реквизиты. Кроме того, в площади формата могут размещаться символические знаки («уголки», «крестики», отрезки прямой линии), которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов. Их называют ограничительными отметками.

V . Бланки документов

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем набором реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов достаточной прочности. Разрешенные согласно ГОСТ Р 6.30-2003 к применению форматы и размеры полей, используемые при оформлении ОРД как на бланках, так и без них, уже приводились ранее.

Бланки документов изготовляют типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводят с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации с изображением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок изготовления, учета и хранения которых приведен ниже.

Бланки ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами зон реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 1), так и продольного (рис. 2) их размещения.

Вариант бланка с угловым расположением постоянных реквизитов считается более выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата под размещение переменных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют утверждения, поскольку гриф утверждения тоже располагается в правом верхнем углу.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций — получателей писем. Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение большое количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 08 (наименование вида документов).

В зависимости от учредительных документов организации указанные виды бланков включают:

общий бланк — реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

бланк письма — реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные отметки для обозначения верхних границ зоны расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20;

бланк конкретного вида документа (кроме письма) — реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Образцы бланков соответствующего назначения по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01,02 или 03 располагаются над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 трафаретные места (см. рисунок справа).

Флаговый вариант расположения реквизитов (рисунок слева) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа.

При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01-07, 09, 14), как правило, может не воспроизводиться, а реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дата документа» опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования. Пример такого оформления приведен слева.

Подобное оформление углового штампа экономит труд составителя документа и увеличивает размер рабочего поля формата.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09,14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

Особые требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков оговаривает постановление Правительства Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используют шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6-24-го кегля. Более крупным шрифтом выделяются наименования организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие условия: вертикальное начертание литер; простое и удобное их расположение; соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и компьютерного текста. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими при необходимости получать качественные копии документов с помощью копировальной техники.

Заключение

В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное целесообразное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами), причем эти сведения, мнения, команды Могут передаваться разными способами, в том числе машинным.

Важнейшим носителем информации является документ. Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства» в широком смысле. Документ — это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина «документ». «Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Реквизит документа (текст, адрес, подпись) — обязательный элемент оформления официального документа; идентификация означает отождествление (опознание) приведенной информации по реквизитам документа, оформленным в соответствии с установленными требованиями.

Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Важной функцией документа является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документа.

Документ несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры.

Юридическая сила документа обеспечивается законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления. Ряд документов изначально наделен юридической силой (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, повышает престиж организации.

Различные формы управленческой деятельности реализуются посредством определенной совокупности документов, например: учет — в виде составления и обработки бухгалтерской и статистической документации, контроль — путем сбора сведений в письменном виде, планирование — в виде различного рода планов.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый для управления в определенной сфере деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

В законодательстве о делопроизводстве сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по многим законодательным и нормативным актам. Знание этих документов Для специалистов в области делопроизводства необходимо. Здесь приведем лишь краткую характеристику важнейших законодательных и нормативным актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению документов, так и целиком посвященные данным вопросам.

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» установил обязательность документирования информации, определил ряд терминов («информация», «документированная информация»), обязал организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию государственным органам.

Гражданский кодекс (ГК) установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого действуют юридические лица.

Федеральные законы «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью» определяют обязанности обществ по хранению документов. Эта норма увязана с требованиями Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», устанавливающего соответствующие положения о взаимоотношениях юридических лиц и их архивов соспециально уполномоченными государственными органами и учреждениями в области архивного дела, а также ответственность руководителей юридических лиц всех уровней, включая высший, за обеспечение сохранности, режима, сроков хранения и доступа к архивным документам и их уничтожения.

Ряд законодательных актов (Федеральный закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации», Закон РФ «О языках народов Российской Федерации», Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров», постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации») содержит нормы, которые необходимо учитывать при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности).

Следует упомянуть ряд Указов Президента РФ «О Государственном гербе», «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», постановлений Правительства РФ «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» и ряд других, значение которых для функционирования делопроизводственной системы видно из самих названий этих документов.

Список литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на снове ГОСТ Р 6.30.-2003): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. Изд. 5-е, Ю перераб., и доп. – м.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. – 344 с.

2. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – 3-е издание, перераб. И доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – 520 с.

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.

4. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. — М.: Научная книга, 1998. – 458 с.

5. Санкина Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. — М.: МЦФЕР, 2003. – 235 с.

6. Справочник секретаря-референта: Практич. пособие / Автор-составитель М. И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2005. – 368 с.

7. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 368 с.

8. Управленческая документация. Классификатор. — М.: Книга-сервис, 2003. – 274 с.

9. ЧувенковА. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. — М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 462 с.

Приложение 1

Рис. 3. Образец общего бланка организации

Рис. 4. Образец углового бланка письма организации

Рис.5. Образец продольного бланка письма организации

Рис. 6. Образец продольного бланка письма структурного подразделения

Рис. 7. Образец продольного бланка письма

Рис. 8. Образец бланка конкретного вида документа должностного лица

[1] Стандарты, обозначаемые «ГОСТ» без буквы «Р», являются стандартами бывшего СССР, действующими в настоящее время в России.

[2] Под зоной понимается часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами (ГОСТ Р 51141-98).