Разработки компании электронные офисные системы в сфере электронного документооборота

Построение единой системы автоматизации делопроизводства и документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления Московской области призвано обеспечить повышение оперативности и качества работы с документами, сокращение трудозатрат, усиление контроля исполнения документов, создание условий перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному, а также совершенствование работы с  обращениями граждан.

Успешное внедрение системы «ДЕЛО» (разработанной компанией «Электронные Офисные Системы») в аппарате Правительства Московской области, принятие её за основу в  министерствах и ведомствах региона, встречные инициативы районных администраций по автоматизации процессов делопроизводства и документооборота на местном уровне – это только первый шаг в нужном направлении. Без повсеместного распространения системы во всех без исключения органах государственного управления области, без объединения с уже действующими на базе «ДЕЛА» системами Государственной Думы и Совета Федерации, других органов федерального уровня, без вхождения системы в единое общероссийское и мировое информационное пространство, без упорядочения посредством системы ныне большей частью разрозненных информационных потоков региона, без умения грамотно и оперативно управлять ими, – невозможно рассчитывать на серьёзный результат.

Как показала практика начальных этапов внедрения, а также отзывы специалистов в сфере делопроизводства, система «ДЕЛО» несёт в себе не только и не столько набор унифицированных алгоритмов, методов и принципов управления, но и уникальную, основанную на исторических традициях, чисто российскую культуру работы с документами, учитывающую, вместе с тем, и самые современные научно-технические достижения ведущих мировых фирм.

Ситуация

До внедрения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота повсеместно в органах государственной власти и органах местного самоуправления Подмосковья применялись разрозненные и несовместимые базы данных, отдельные локальные сети, морально устаревшая компьютерная и офисная техника, делопроизводственный персонал при работе с документами пользовался, в основном, устаревшими, рутинными процедурами, что в условиях постоянно нарастающего объёма документооборота не позволяло привести уровень обеспечения управленческой деятельности и, естественно, результативности непосредственно управления к требованиям, предъявляемым сегодняшним днём.

Решение

За основу системы документационного обеспечения деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления Московской области была выбрана система «ДЕЛО» – программный продукт компании ЭОС. Первоначально в аппарате Правительства, в Министерстве экономики Московской области, в других министерствах и ведомствах, а также в ряде районных и городских администраций (как в рамках выполнения областной целевой программы «Территориальная информационная система Московской области на 2001 – 2005 годы», так и по непосредственной инициативе властных структур Подмосковья).

В настоящее время система «ДЕЛО» призвана стать базовой интегрирующей платформой для всех внедряемых в регионе прикладных информационных систем.

Программные продукты и технологии компании ЭОС, использованные в проекте

Московская область

Московская область расположена в центральной части Восточно-Европейской равнины в бассейне рек Волга, Ока, Клязьма, Москва и занимает площадь 47 тысяч квадратных километров. По своим размерам территория Подмосковья превышает территории таких стран, как Дания, Швейцария, Бельгия.

Уникальность растительности, богатство природных ресурсов, среди которых есть торф, фосфориты, белая и красная глина, строительный и силикатный песок, цементное сырье, – придают этому региону особую привлекательность, в немалой степени способствуют его социально-экономическому развитию.

Административно-территориальное деление Московской области основывается на 73 муниципальных образованиях, каждое из которых имеет свой устав и свою гербовую символику.

Население области составляет почти 7 миллионов человек, 5 миллионов из которых проживает в городах. В области насчитывается 74 города, 54 из них имеют статус городов областного подчинения, в 15 городах проживает население численностью более 100 тысяч человек. Средняя плотность населения – 143,5 человека на квадратный километр.

Московская область обладает высокоразвитой транспортной инфраструктурой. Протяжённость железных дорог в Подмосковье достигает 2741 км, автомобильных – 12473 км. Через регион проходит 11 магистральных направлений железных дорог, связанных с Подмосковной окружной железной дорогой. В Подмосковье находятся 4 гражданских аэропорта, аэродромы ВВС, обеспечивающие воздушное сообщение практически со всеми странами мира. Водные пути пролегают через канал «Москва-Волга», судоходные реки Москва и Ока.

Московская область – это исторически сложившийся центр экономической, политической и культурной жизни России, обладающий высоким уровнем научного потенциала, проявляющегося практически во всех сферах деятельности. Здесь сосредоточено свыше 40 исследовательских и учебных институтов Российской Академии Наук, более 70 научных учреждений сельскохозяйственного профиля и более 100 научных институтов других отраслей народного хозяйства. Многие из них имеют общероссийское значение. В целом в Подмосковье находится 20% всех научных организаций России, где ведётся 13% всех научных разработок страны. На каждую тысячу жителей региона приходится 140 специалистов с высшим образованием.

В Московской области располагается более половины всех российских наукоградов. В новых экономических условиях это фактически инновационный центр России, где ставка делается на полный цикл: от возникновения идеи до её воплощения в серийном производстве.

Губернатор Московской области Б. В. Громов.

«Московская область является одним из самых динамично развивающихся регионов Российской Федерации, имеющих значительно выше средних по России показатели по росту валового регионального продукта (107 %), промышленного производства (108,7 %), товарооборота (112,2 %), по строительству жилья (114 %) и по ряду других показателей.

В последние годы Правительство Московской области проводит политику развития экономики области с использованием современных информационных технологий и научных методов управления.

В Московской области принят ряд важнейших для процессов информатизации законодательных и других нормативных актов, последовательно реализуется областная целевая программа «Территориальная информационная система Московской области на 2001 – 2005 годы».

Сегодня, как никогда, важно принимать обоснованные стратегические и тактические решения на основе оперативной и достоверной информации».

Цели и задачи проекта

Органы государственной власти Московской области характеризуются:

• многоуровневой структурой;

• значительным объёмом документооборота, осуществляемого как в бумажной, так и в электронной форме;

• сложными схемами документопотоков и разнообразием технологий работы с документами.

При построении системы необходимо обеспечить функционирование централизованно контролируемых вертикальных и горизонтальных каналов циркуляции распорядительной и информативной документации. Создаваемая система должна иметь общекорпоративный характер с единством методологии и организационно-технических подходов в решении поставленных задач.

Система должна удовлетворять требованиям всех действующих нормативов по организации делопроизводства и документооборота.

Цели создания системы:

• повышение эффективности принятия управленческих решений;

• усиление контроля исполнительской дисциплины;

• работа c обращениями граждан;

• оптимизация потоков документационной информации в бумажном и электронном виде;

• исключение случаев утери документов;

• создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа, хранения документов;

• обеспечение многофункционального доступа к информационной базе данных системы документооборота должностным лицам органов государственной власти и органов местного самоуправления Московской области;

• создание предпосылок для организации электронного документооборота.

Участники проекта

• Аппарат Правительства Московской области

• Министерство экономики Московской области

• другие центральные органы государственной власти Московской области
  
  Администрации Домодедовского и Наро-Фоминского районов, Администрация города Реутов, Администрация Барвихинского сельского округа Одинцовского района

• Всероссийский научно-исследовательский институт проблем вычислительной техники и информатизации

Всероссийский научно-исследовательский институт проблем вычислительной техники и информатизации (ВНИИПВТИ) Минсвязи России (победитель состоявшегося в мае 2001 года открытого конкурса) является главным разработчиком эскизного проекта Территориальной информационной системы Московской области.

Федеральное государственное унитарное предприятие Всероссийский научно-исследовательский институт проблем вычислительной техники и информатизации  создано приказом Государственного комитета Совета Министров СССР по науке и технике (ГКНТ СМ СССР) от 10 августа 1971 года N 564 «О создании при Комитете научно-исследовательского института по вопросам управления народным хозяйством» и является правопреемником Научно-исследовательского института по вопросам управления в народном хозяйстве ГКНТ СМ СССР. В настоящее время находится в ведении Министерства Российской Федерации по связи и информатизации и является хозрасчётным предприятием. ВНИИПВТИ получил свидетельство о государственной аккредитации за N 214 от 22 июля 1998 года, выданное Министерством науки и технологий Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом «О науке и государственной научно-технической политике». Основными направлениями научно-технической деятельности ВНИИПВТИ являются:

• мониторинг в сфере информатизации;

• разработка бизнес-планов и технико-экономических обоснований с использованием современных программных средств;

• анализ производственно-хозяйственной деятельности предприятия;
  
  разработка нормативных и методических документов, необходимых для обеспечения деятельности в сфере информатизации;

• создание баз и банков данных о предприятиях и нормативных документах сферы информатизации и их продукции;

• разработка стандартов в сфере информатизации; сертификация средств информатизации.

Директор ВНИИПВТИ – Валерий Аркадьевич Конявский.

Адрес: 113114, Москва, 2-й Кожевнический пер., д. 4/6.

E-mail: vniipvti@pvti.ru.

• Компания «Электронные Офисные Системы»

Компания «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» («Электронные Офисные Системы» или ЭОС) была основана в 1994 году. В её состав вошли специалисты, занимавшиеся автоматизацией делопроизводства в высших органах государственной власти. Сегодня ЭОС удерживает лидирующие позиции на рынке систем электронного документооборота и делопроизводства России и стран СНГ. Системы, созданные ЭОС, в полной мере учитывают как традиции и культуру российской школы делопроизводства, так и передовые западные методики управления документами, в них использованы новейшие информационные технологии ведущих мировых и отечественных производителей.

ЭОС имеет пакет лицензий ФАПСИ на право осуществлять деятельность:

• по разработке и (или) производству средств защиты конфиденциальной информации;

• по проектированию средств защиты информации;

• по производству средств защиты информации;

• по распространению шифровальных средств;

• по техническому обслуживанию шифровальных средств.

Инструментом создания программных систем ЭОС являются средства разработки клиентских приложений в среде «Windows», основанные на современных Internet-, CASE- и RAD-технологиях. Комплект приложений создан с использованием технологии «клиент-сервер». Для обеспечения удалённого доступа к информации через Internet/Intranet используется набор компонентов (COM), позволяющий выполнять запросы пользователей и обеспечивающий необходимую навигацию по базе данных (с применением технологии MS ASP).

Компания ЭОС выполняет полный цикл работ по промышленной разработке корпоративных информационных систем, включающий в себя обследование условий заказчика, системный анализ, проектирование и разработку программного обеспечения (ПО), внедрение систем на объекте заказчика, обучение персонала, сопровождение на период эксплуатации.

У компании свыше 500 заказчиков, более 40 тысяч пользователей применяют на своих рабочих местах её программные продукты. Среди организаций, выбравших систему «ДЕЛО» – основной продукт ЭОС, – Государственная Дума, Совет Федерации, Счётная палата, Судебный департамент, Минэкономразвития, «Мосэнерго», банк «Петрокоммерц» и другие. Крупнейшие проекты компании – это корпоративные системы документооборота предприятий «Татнефти», органов ГАС «Выборы». Ряд субъектов Российской Федерации (Республика Башкортостан, Алтайский край, Республика Мордовия, Республика Саха (Якутия), Архангельская область, Липецкая область) приняли систему «ДЕЛО» как базовую для документационного обеспечения деятельности всех структур власти регионального и муниципального уровней.

Компания имеет развитую сеть региональных партнёров и стратегические соглашения с фирмами Microsoft, Oracle и Xerox.

Генеральный директор ЭОС – Владимир Эдуардович Баласанян.

Документооборот с применением системы «ДЕЛО»

Рассмотрим в этом разделе некоторые общие принципы автоматизации традиционного и  организации электронного документооборота, связанные с применением системы «ДЕЛО».

При получении документа службой документационного обеспечения управления (эту роль в организациях обычно выполняют управления делами, секретариаты, канцелярии, общие отделы и др.) осуществляется его регистрация. (Если документ получен по электронной почте, его регистрация может производиться в автоматическом режиме – с использованием средств криптозащиты и электронно-цифровой подписи.) Для него формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся все основные сведения: регистрационный номер документа, дата создания РК, краткое содержание документа, его тематика, гриф доступа к документу, его состав, отметки о наличии приложений к нему, резолюции, подписи и др. При необходимости создаётся электронная копия документа (факсимильное изображение, текст, звуковой или видеоматериал и т. п.), которая может быть прикреплена к РК. Дальнейшая работа организации ведётся непосредственно с РК. (Система ни в коем случае не отменяет сложившиеся в данной организации правила и нормы работы с бумажными документами, хотя и допускает такую возможность, обеспечивая при этом всю полноту делопроизводственного процесса, происходящего как в централизованной, так и в децентрализованной форме. Кроме того, «ДЕЛО» несёт в себе уникальные контрольные функции, не доступные традиционному делопроизводству.)

В современной организации компьютеры (и, следовательно, рабочие места персонала, выполняющего делопроизводственные функции, и рабочие места должностных лиц) объединены в сеть. Это позволяет помимо эффективной адресной организации самого документооборота (с учётом разграничения прав доступа пользователей и их должностных обязанностей) вести централизованный контроль исполнения конкретных документов на всех стадиях их жизненного цикла, оперативно осуществлять полнотекстовый и атрибутивный поиск необходимых документов (в том числе и с применением технологий Intranet-Internet), производить мгновенную рассылку документов.

После создания РК документа в службе документационного обеспечения управления она сразу же попадает к должностному лицу, ответственному за принятие решения по данному документу (должностное лицо либо непосредственно является исполнителем в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции, либо своими резолюциями назначает иных исполнителей).

…Постепенно РК обрастает всеми необходимыми сведениями, характеризующими работу делопроизводственного персонала, должностных и ответственных лиц с документом. После чего (когда резолюции документа выполнены, отчёты исполнителей представлены) РК, наконец, получает отметку о том, что документ списан в дело (в виде текстового файла передан на хранение в архивную библиотеку  или уничтожен). И т. д.

Отметим особо следующий факт: каждый пользователь системы «ДЕЛО», в строгом соответствии со своими должностными полномочиями, наделяется определёнными правами, которые, собственно, делают его работу в значительной степени приближенной к традиционной работе с документами за столом в кабинете. И вообще, «кабинет» в системе «ДЕЛО» – это некое подобие рабочего стола делопроизводителя, на котором в данный момент времени находятся РК тех документов, ход исполнения которых делопроизводитель должен отслеживать.

(Процессы обслуживания внутренних документов, а также документов, предназначенных для внешней рассылки, осуществляются в системе «ДЕЛО» похожим образом и не требуют дополнительных пояснений.)

На рисунке 1 представлена структурная схема, иллюстрирующая документооборот организации в условиях применения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Рисунок 1. Документооборот организации в условиях применения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

Технология, созданная компанией ЭОС и положенная в основу системы «ДЕЛО», решает все проблемы отечественных предприятий и организаций как в сфере автоматизации традиционных делопроизводственных процессов, так и в сфере обеспечения функциональной полноты корпоративного и межведомственного электронного документооборота.

Причём то, в каком объёме предприятия и организации применяют в своей деятельности принципы электронного документооборота (частично или полностью), как правило, зависит от самих этих предприятий и организаций, от принятия ими внутренних инструкций, регламентов, других нормативно-распорядительных актов.

Функциональный состав системы

 Функционально предлагаемая для органов государственной власти Московской области система «ДЕЛО» включает в себя:

1) аппаратный комплекс:

• сервер баз данных;

• персональные ЭВМ, объединённые в единую корпоративную сеть;

• коммуникационные средства для подключения пользователей к системе «ДЕЛО»;

2) комплекс системных программных средств:

• операционная система сервера (Windows NT, 2000);

• операционная система персональных ЭВМ (Windows 98, NT, 2000);

• реляционная СУБД (Microsoft SQL Server 2000 или MSDE);

• система подготовки отчётов (используется программное обеспечение MS Office);

• системные программные средства для обеспечения подключения и обмена данными по промышленным протоколам передачи данных (встроенный Web-сервер делопроизводства через Microsoft Internet Explorer или Netscape Navigator, встроенные системы обмена документами по электронной почте через Microsoft Exchange, Microsoft Outlook и т. п.);

3) комплекс прикладных программных средств.

Комплекс реализован как многопользовательская интегрированная система, функционирующая в архитектуре «клиент-сервер» на базе мощной реляционной СУБД, осуществляющей обработку данных, контроль их целостности, защиту от несанкционированного доступа, масштабируемость. Совокупность взаимосвязанных программных модулей обеспечивает каждому пользователю полнофункциональный режим работы с многоуровневым разделением прав доступа.

Внедрение системы «ДЕЛО» в органах государственной власти и органах местного самоуправления Московской области

В. Б. Крымов, министр экономики Правительства Московской области.

«Динамично развивающаяся экономика Московской области – это результат политики Правительства Московской области, использующего в своей деятельности современные информационные технологии и научные методы управления.

Внедрение электронного документооборота в деятельность органов государственной власти Московской области является необходимым условием оперативной подготовки принятия решений и оперативного контроля их исполнения.

Это одно из важнейших направлений проекта программы информатизации Московской области на 2004 – 2007 годы, одобренной Решением V Московской областной научно-практической конференции «Проблемы интеграции информационных ресурсов Московской области».

Первым шагом к внедрению электронного документооборота в деятельность органов управления стало распоряжение Губернатора Московской области «О централизованной поставке единой автоматизированной системы делопроизводства в исполнительные органы государственной власти Московской области и государственные органы Московской области», в соответствии с которым  в декабре 2001 года была произведена централизованная закупка для всех органов государственной власти и государственных органов Московской области сетевой версии системы электронного делопроизводства «ДЕЛО» фирмы «Электронные Офисные Системы».

Внедрение электронного документооборота в деятельность органов государственной власти осуществлялось в рамках областной целевой программы «Территориальная информационная система Московской области на 2001 – 2005 годы».

В 2002 году была произведена централизованная поставка в  органы государственной власти Московской области вычислительной техники на сумму 10 млн. рублей, что позволило поднять оснащённость рабочими станциями в 1,5 раза.

В 2002 году были выполнены работы в органах государственной власти и государственных органах Московской области по созданию, модернизации локальных вычислительных сетей на сумму 20 млн. рублей. В учебном центре «Нахабино» организовано плановое обучение специалистов органов государственной власти и государственных органов Московской области по использованию  системы электронного делопроизводства.

На сегодняшний день в системе электронного документооборота установлены SQL-серверы в 32-х органах государственной власти Московской области и 4-х муниципальных образованиях, обслуживающие 272 клиентских места.

В настоящее время функционирует электронная почта Правительства Московской области, пользователями которой являются 35 исполнительных органов государственной власти и государственных органов Московской области, 20 территориальных федеральных органов исполнительной власти, 74 органа местного самоуправления. Общее число пользователей превышает 600.

Единая система электронного делопроизводства и документооборота органов государственной власти Московской области должна значительно повысить оперативность работы с документами, улучшить качество их подготовки, позволит осуществлять их быструю регистрацию, учёт, поиск, рассылку и оперативный контроль  своевременности исполнения поручений.

В настоящее время система «ДЕЛО» внедряется в муниципальных образованиях Московской области для интеграции с прикладными системами в рамках областной целевой программы «Социальная гарантия», реализуемой в настоящее время в восьми пилотных муниципальных образованиях: г. Красноармейск, г. Ивантеевка, г. Электрогорск, г. Электросталь, г. Серпухов, Балашихинский район, Егорьевский район, Ногинский район.

Интеграция системы «ДЕЛО» с прикладными системами должна обеспечить работников органов социальной защиты населения возможностью вести автоматизированный учёт обращений граждан, оказывать им необходимые консультации (с использованием правовой системы).

Следующим этапом является обеспечение достоверности электронных документов посредством применения электронно-цифровой подписи.

В этом году предполагается ввести в опытную эксплуатацию первую очередь системы электронного документооборота с использованием электронно-цифровой подписи в Министерстве экономики Московской области, в аппарате Правительства Московской области и в Администрации Домодедовского района Московской области».

Правовая основа государственной политики информатизации в Московской области

Правовой основой проведения государственной политики информатизации в Московской области (и, в частности, внедрения в органах государственной власти и органах местного самоуправления Московской области системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота) явились нормативно-правовые акты федерального уровня и нормативно-распорядительные акты внутреннего порядка, среди них:

1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (N 24-ФЗ от 20 февраля 1995 г.);

2. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» (N 1-ФЗ от 10 января 2002 г.);

3. Федеральная целевая программа «Электронная Россия 2002 – 2010 годы» (Постановление правительства РФ N 65 от 28 января 2002 г.);

4. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-97 (отменён). В настоящее время новая редакция стандарта находится на стадии согласования;

5. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ N 28 от 27 февраля 1998 г.);

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (приказ Росархива N 68 от 27 ноября 2000 г.);

7. Закон Московской области «Об информации и информатизации в Московской области» (принят решением Московской областной Думы 25.02.1998 г., N 4/8).

Закон закрепил статус Территориальной информационной системы Московской области, опорных зон информатизации Московской области, а также установил порядок и минимальные объёмы финансирования мероприятий по информатизации Московской области.

8. Областная целевая программа «Территориальная информационная система Московской области на 2001 – 2005 годы» (утверждена Законом Московской области N 92/2000-ОЗ 19.12.2000 г. «Об областной целевой программе «Территориальная информационная система Московской области на 2001 – 2005 годы»).

Основной целью Программы является создание на основе новейших информационных и телекоммуникационных технологий Территориальной информационной системы Московской области, обеспечивающей формирование и интеграцию информационных ресурсов, необходимых для управления социально-экономическими процессами, развития предпринимательства Московской области, реализации прав граждан и организаций на получение информации.

9. Закон Московской области «О создании органами государственной власти Московской области информационных ресурсов и систем и их использовании» (принят решением Московской областной Думы 24.01.2001 г., N 9/121).

Закон устанавливает принципы и порядок создания, приобретения органами государственной власти Московской области информационных ресурсов и систем, а также их последующего использования.

10. Распоряжение Губернатора Московской области «О централизованной поставке единой автоматизированной системы делопроизводства в исполнительные органы государственной власти Московской области и государственные органы Московской области» (подписано 21.01.2002 г., N 31-РГ).

11. Решения областной конференции по проблемам информатизации (проводится один раз в два года).

САДД аппарата Правительства Московской области

С. Г. Жарчев, начальник аналитико-методического отдела компании «Электронные Офисные Системы».

«Компания «Электронные Офисные Системы» была привлечена к созданию системы автоматизированного делопроизводства и  документооборота аппарата Правительства Московской области (далее – САДД) в середине 2001 года.

САДД была призвана обеспечить повышение эффективности работы с документами, сокращение трудозатрат, усиление контроля исполнения документов и создание условий перехода от традиционного бумажного документооборота к электронному, а также совершенствование работы с  обращениями граждан.

В качестве программного средства для решения поставленных задач была выбрана разработанная нами система автоматизации делопроизводства «ДЕЛО», удовлетворяющая всем поставленным требованиям.

Для более детального ознакомления с системой «ДЕЛО» в аппарате Правительства был  установлен её пилотный вариант. Обсуждение результатов апробации и этапов внедрения показало необходимость усовершенствования некоторых элементов системы с целью её адаптации к особенностям организации работы с заявлениями граждан, также был согласован комплекс оперативных и статистических форм отчётности, внесены изменения в технологию работы с документами аппарата Правительства, осуществлена широкая программа обучения пользователей.

Обучение проводилось на базе Московского областного учебного центра «Нахабино» и непосредственно на рабочих местах пользователей.

Нужно отдать должное руководству аппарата Правительства, проявившему твёрдость в достижении поставленной цели по внедрению САДД, следует отметить также настойчивую работу информационной службы и активное участие руководства подразделений, участвовавших во внедрении.

В настоящее время сетевая версия системы «ДЕЛО» на базе СУБД SQL Server функционирует в аппарате Правительства на 50 рабочих местах (в секретариатах, отделе служебной корреспонденции и Управлении по работе с письмами граждан). Планируется дальнейшее расширение количества подразделений, непосредственно работающих с системой.

Успешное внедрение САДД в аппарате Правительства способствовало тому, что система была закуплена для министерств и ведомств Московской области (60 рабочих мест – р. м.). Помимо них, систему «ДЕЛО» приобрели администрации Домодедовского района (17 р. м.), Наро-Фоминского района (6 р. м.), Администрация города Реутов (8 р. м.), а также Администрация Барвихинского сельского округа Одинцовского района (8 р. м.).

Мы надеемся на продолжение и дальнейшее развитие нашего сотрудничества, поскольку развитие системы «ДЕЛО» идёт в едином русле с развитием информационных систем органов государственной власти Московской области. Так следующая версия «ДЕЛА» предусматривает, в частности, совершенствование технологии контроля исполнения документов и обеспечения возможности работы в распределённом режиме, что позволит объединить локальные системы аппарата Правительства и других органов управления Московской области в глобальную делопроизводственную  систему».

Апробация автоматизированной информационной системы делопроизводства аппарата Правительства Московской области началась в ноябре 2001 года. Уже к началу 2002 года:

• была проведена адаптация системы к технологической схеме документооборота аппарата Правительства;

• создана учебная база данных, и заполнены информационные справочники системы;

• проведено обучение пользователей;

• подготовлена рабочая база данных с информационно-справочным наполнением;

• скорректированы шаблоны для печати регистрационных карточек и сопроводительных писем документов (для отдела служебной корреспонденции и секретариатов аппарата Правительства).

В первой половине 2002 года для Управления по работе с обращениями граждан были разработаны 13 статистических форм, позволяющие анализировать корреспонденцию, поступающую в отдел писем. Параллельно для отдела служебной корреспонденции аппарата Правительства была разработана выходная форма, представляющая собой обобщённую сводку всех регистрируемых в этом подразделении документов.

Во втором полугодии компания «Электронные Офисные Системы» осуществила разработку статистических форм для служебного документооборота исполнительных органов Московской области. С целью определения функциональности данных форм в июне 2002 года были проведены стендовые испытания, по окончании которых принято решения о тиражировании форм во всех органах государственной власти и органах местного самоуправления Московской области.

В перспективе специалисты Управления по работе с обращениями граждан и отдела служебной корреспонденции совместно со специалистами компании «Электронные Офисные Системы» планируют провести как разработку новых отчётных форм, так и совершенствование уже используемых в настоящее время (в связи с внедрением системы в отделе приёма граждан).

Н. Е. Серёгина, заведующий отделом информационных систем Управления по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области.

«Система автоматизации делопроизводства и документооборота аппарата Правительства Московской области внедрена в 2002 году в соответствии с Законом Московской области N92/2000-ОЗ «Об областной целевой программе «Территориальная информационная система Московской области на 2001 – 2005 годы» от 19 декабря 2000 года.

В качестве Исполнителя выступила компания «Электронные Офисные Системы», являющаяся разработчиком программного продукта «ДЕЛО».

До внедрения САДД в отделе служебной корреспонденции и Управлении по работе с обращениями граждан аппарата Правительства уже работали системы автоматизации делопроизводства. Кстати, для автоматизации работы с письмами граждан использовалась система, ранее разработанная ЭОС.

На тот момент в аппарате Правительства Московской области применялись разрозненные и несовместимые базы данных, отдельные локальные сети, созданные в период с 1993 по 1997 годы, морально устаревшие компьютеры, что приводило к дублированию работы структурных подразделений, невозможности ускорения обработки и поиска документов. В условиях постоянно увеличивающего объёма документооборота необходимо было принимать меры по устранению этих проблем.

Отделом информационных систем Управления по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области по состоянию на 1 июня 2001 года были рассмотрены 4 варианта автоматизированных систем делопроизводства и документооборота различных производителей.

К системам предъявлялись следующие требования:

• поддержка средствами информационной системы полного жизненного цикла документов любого типа;

• стандартные средства разработки;

• гибкость и настраиваемость, наращиваемость, возможности доработки в соответствии с пожеланиями Заказчика;

• наличие средств разграничения доступа пользователей системы к функциям и данным;

• интеграция со средствами передачи данных (электронная почта);

• интеграция со средствами защиты информации и шифрования;
  
  соответствие ГОСТам в области делопроизводства.

При выборе Исполнителя особое внимание уделялось:

• наличию у фирмы-разработчика сертификатов и лицензий;

• количеству успешных установок системы в государственном секторе российского рынка;

• наличие качественного сопровождения.

Тестирование системы показало её соответствие вышеизложенным требованиям.

Одновременно были начаты работы по созданию новой локально-вычислительной сети (далее – ЛВС) аппарата Правительства Московской области на 270 рабочих мест.

В течение 2000 – 2001 гг. практически полностью был обновлен парк компьютерной техники. В новых условиях 3 января 2002 года началась опытная эксплуатация САДД.

Внедрение системы и освоение её делопроизводственным персоналом проходили достаточно непросто. Сотрудники отдела писем, ранее работающие с системой, разработанной в многооконном Windows-интерфейсе, и имеющие навыки работы с «мышью», освоили новую систему ещё на этапе тестирования. Тяжелее пришлось сотрудникам отдела служебной корреспонденции, так как раньше они работали с DOS-системой, имеющей принципиальные различия в архитектуре и интерфейсе в сравнении с новой системой. Возникли трудности и у разработчиков, когда после конвертации и загрузки данных из старой системы  новая начала работать нестабильно. Сложный период продлился месяц. В последующий период были разработаны новые статистические отчёты, шаблоны регистрационных карточек, сопроводительных документов.

В августе 2002 года к ЛВС был подключён отдел приёма граждан, расположенный в другом здании (в М. Спасоглинищевском переулке, д.3/1), в САДД были добавлены новые настройки для регистрации документов, полученных на устном приёме граждан.

С 2003 года САДД начали использовать протокольный отдел и отдел контроля за прохождением постановлений и распоряжений Губернатора Московской области, постановлений Правительства Московской области.

В общем, как любая работающая система, САДД постоянно развивается и наращивается. И одно из её преимуществ состоит в том, что вновь возникающие потребности можно реализовать.

Например, Постановлением Правительства Московской области от 28 января 2002 года N13/2 «Об итогах работы с обращениями граждан в 2001 году и задачах на 2002 год» в целях усиления контроля за состоянием работы с обращениями граждан были утверждены типовые формы отчётности для центральных и территориальных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов и учреждений Московской области. Во второй половине 2002 года эти формы, а также сводная форма, были «запрограммированы» средствами системы «ДЕЛО» в отдельный модуль «Меморандум». Анализ обращений граждан, проводимый с помощью этого и других модулей, размещаются на официальном сервере Правительства Московской области.

Положительный опыт аппарата Правительства Московской области повлиял на решение о передаче системы «ДЕЛО» в центральные органы исполнительной власти Московской области. Также они получили модуль статистики «Меморандум». Эти мероприятия, несомненно, способствуют созданию единого информационного пространства органов государственной власти и управления Московской области».

С вводом в действие в аппарате Правительства Московской области САДД обеспечена возможность автоматизации таких делопроизводственных функций, как:

• централизованная и децентрализованная регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением электронной версии документа на рассмотрение руководству и в структурные подразделения;

• регистрация всей исходящей корреспонденции и внутренних документов;
  
  регистрация движения документов внутри организации, включая резолюции, отчёты об исполнении, согласование (визирование) документов;

• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

• осуществление контроля исполнения поручений, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;

• поиск документов по любому набору реквизитов регистрационной карточки (в том числе, контекстный поиск), получение статистических отчётов по документообороту;

• учёт движения оригиналов и копий документов;

• хранение электронных образов документов произвольного формата;

• отправка документов, формирование реестров рассылки для экспедиции или отправка документов по электронной почте;

• работа с взаимосвязанными документами, образование гипертекстовой сети зарегистрированных документов;

• организация Web-сервера делопроизводства, обеспечивающего простой доступ к данным о документах и к самим документам с любого локального или удалённого компьютера через сеть Интернет в соответствии с предоставляемыми правами доступа;

• регламентация прав доступа к картотекам документов в соответствии с их грифами; определение набора допустимых для конкретного пользователя делопроизводственных функций;

• доступ к хранимым системой данным в режиме их чтения другими программами через стандартный API-интерфейс (в соответствии с правами доступа);

• работа с проектами документов.

Кроме того, обеспечена также поддержка электронного документооборота аппарата Правительства Московской области с другими органами государственной власти. В числе реализованных функций:

• отправка исходящей корреспонденции средствами электронной почты, встроенной в САДД;

• возможность встраивания в систему средств электронно-цифровой подписи;

• формирование и отправка служебной информации (паспорта документа), содержащей настраиваемый перечень значений реквизитов регистрационной карточки передаваемого исходящего документа;

• автоматизированная регистрация на уровне «входящий» поступившего по линиям связи документа на основании реквизитов паспорта документа;

• автоматическая отправка уведомления корреспонденту о регистрации поступившего документа (с указанием даты, времени и присвоенного входящему документу регистрационного номера).

 Выступление на семинаре «Внедрение электронного документооборота в органах государственной власти Московской области и в органах местного самоуправления Московской области» (Москва, 8 октября 2003 года) заместителя министра экономики Московской области В. Н. Забелина. На снимке также (слева направо): заместитель Генерального директора компании ЭОС В. А. Яковенко, начальник Управления формирования информационных ресурсов Московской области Министерства экономики Московской области В. И. Мнёв, Генеральный директор компании ЭОС В. Э. Баласанян.

В настоящее время систему автоматизированного делопроизводства и документооборота используют в своей работе практически все структурные подразделения аппарата Правительства Московской области.

Домодедовский район (площадью 80,5 тыс. гектаров и населением 120 тыс. человек) – один из самых перспективных и динамично развивающихся субъектов Московской области.

На территории Домодедовского района 17 крупных промышленных предприятий, 846 предприятий малого и среднего бизнеса, 12 совместных предприятий, 8 сельскохозяйственных предприятий, 6 племенных заводов, 4 городских и 13 сельских АТС, подстанции сотовой связи GSM и «Би-Лайн», развитая сеть медицинских учреждений и учреждений культуры. В районе ежегодно сдаётся более 100 тыс. квадратных метров жилья.

Эффективному экономическому росту района способствуют его удачное географическое положение, близость к столице (всего 30 километров от Москвы) и транспортным магистралям (Павелецкой железной дороге и федеральным автострадам Каширское шоссе и шоссе Москва-Дон), наличие международного аэропорта «Домодедово», а главное – грамотное профессиональное руководство местной Администрации.

К эксплуатации информационной автоматизированной системы «ДЕЛО» Администрация района приступила в 2003 году. Система была установлена на 16 рабочих местах, по всему пути прохождения документов (начиная от регистрации до окончательного исполнения резолюций по конкретному документу): в отделе по контролю, в общем отделе, в организационном отделе, у помощника Главы района, у секретаря Главы района, у секретарей заместителей Главы Администрации района, у главного архитектора.

Работа системы была организована с разграничением прав доступа и индивидуальным определением групп документов для каждого пользователя.

Было приобретено также 1 рабочее место системы «ДЕЛО-СЕКРЕТАРЬ» для посёлка Востряково-1 с целью апробации взаимодействия поселковой Администрации с Администрацией района (с последующим распространением опыта на все 13 сельских округов и посёлков).

В настоящее время в системе «ДЕЛО» зарегистрировано более 60 групп документов.

Помимо того, на официальном сервере Домодедовского района создана и действует виртуальная приёмная Главы района. Это – один из способов обращения интернет-сообщества непосредственно к руководителю района.

Введённое сообщение сначала попадает к помощнику Главы района, затем, после наложения резолюции, автоматически регистрируется в системе «ДЕЛО».

Предполагается дальнейшее развитие системы документооборота и делопроизводства, в частности, автоматизация процесса публикации нормативно-правовых актов Главы района и Совета депутатов района на официальном сайте Домодедовского района (непосредственно из системы «ДЕЛО»), а также оснащение программно-техническими средствами архивного отдела (для работы в поисковом режиме с Постановлениями и Распоряжениями Главы района). Будет продолжено также внедрение электронного делопроизводства в администрациях посёлков и сельских округов.

В 2002 году в районе был создан муниципальный информационный узел, соединенный волоконно-оптическим кабелем ОАО «Комкор» с информационным узлом Правительства Московской области. Это позволит объединить систему автоматизации делопроизводства и документооборота Правительства Московской области и систему Администрации Домодедовского района.

Реальное же полнофункциональное объединение систем станет возможным лишь с началом использования делопроизводственным персоналом электронной цифровой подписи.

Выбор «ДЕЛА»  в качестве системы автоматизации делопроизводства и документооборота в Домодедовском районе естественен. Система «ДЕЛО»:

Проект выполняется по инициативе Администрации Домодедовского района и организационно не связан с Федеральной целевой программой «Электронная Россия». Это свидетельствует об актуальности выбранного направления развития: даже не имея централизованной поддержки и финансирования, местные органы власти самостоятельно внедряют у себя компоненты системы «электронного правительства.

Работа с обращениями граждан в Администрации города Реутов

Город Реутов основан в 1940 году. Расположен он сразу за Московской кольцевой автомобильной дорогой на 1-ом километре МКАД. Численность населения составляет 76 тыс. человек, занимаемая территория – 900 га.

Реутов сегодня – это российский наукоград, крупный промышленный и культурный центр. В городе располагаются хлопкопрядильная и другие фабрики данной отрасли, НПО машиностроения, протезно-ортопедический завод, – всего более 1500 крупных и средних предприятий, сотни мелких.

 

Внедрение в Администрации города Реутов системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота ведётся с сентября 2002 года . На сегодняшний день в Администрации города функционирует 8 рабочих мест, оснащённых программным обеспечением системы «ДЕЛО».

С внедрением системы «ДЕЛО»:

• существенно возросла производительность труда делопроизводственного персонала Администрации;

• сократилось время, затрачиваемое на поиск необходимой информации;

• качественным образом улучшилась система работы с документами и система управления городской Администрации в целом;

• повысился авторитет делопроизводителей.

Отметим некоторые типовые моменты работы с обращениями граждан в условиях применения системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

В Администрации действует 5 форм доставки обращений граждан к руководству города (рассчитанных на все социальные группы населения):

• личный приём граждан руководством Администрации;

• обращения посредством писем;

• обращения через пейджер к Главе города;

• обращения по телефону к Главе города во время его выступлений в прямом телевизионном эфире;

• обращения к Главе города посредством виртуальной приёмной.

Регистрация всех видов обращений граждан ведётся с помощью системы «ДЕЛО». Вопросами регистрации занимается отдел по работе с обращениями граждан.

1. В системе «ДЕЛО» создаётся база данных всех граждан, обратившихся в Администрацию города (позволяющая в дальнейшем получать различного рода статистические и аналитические отчёты о количестве поступивших обращений за интересующий период, о наиболее активных абонентах и др.).

2. При регистрации и заполнении основных и дополнительных реквизитов по поступившему обращению распечатывается регистрационная карточка, которая прикрепляется, например, к письменному обращению (с учётом краткого содержания обращения).

На карточке в дальнейшем будет проставлена резолюция руководителя. Это, в частности, позволяет соблюдать требования инструкции по делопроизводству в части рассмотрения обращений граждан (когда резолюция не наносится на самом письме).

3. После выполнения процедур, связанных с занесением основных и дополнительных реквизитов и вводом резолюции руководителя, значительно сокращается время, требуемое на оформление:

• сопроводительного документа;

• контрольной карточки;

• уведомления гражданину (о том, куда, согласно резолюции руководителя, направлено на рассмотрение его обращение);

• напоминания исполнителю о сроках подготовки ответа.

4. Поиск документа (по номеру документа, по фамилии заявителя, по тематике обращения, а также поиск группы документов по заданной теме за определённый период) осуществляется всего за 1-2 минуты.

5. Реализованный в системе «ДЕЛО» журнал передачи документов всегда позволяет точно определить, у кого из исполнителей в данный момент находится на рассмотрении конкретный документ.

6. Если отчёт исполнителя получен в печатном виде, его тоже можно присоединить к регистрационной карточке (посредством процедуры сканирования). Получение же отчёта исключительно в электронном виде позволяет существенно сократить время, необходимое для прохождения документа из структурного подразделения в отдел по работе с обращениями граждан.

7. Мобильность и открытость программного обеспечения системы «ДЕЛО» позволила отделу по работе с обращениями граждан совместно с сотрудниками аналитического отдела Администрации разработать и внедрить свою форму отчётности, которая даёт возможность получить данные о том, сколько всего обращений граждан поступило в Администрацию, сколько из них рассмотрено, сколько рассмотрено с нарушением срока исполнения, сколько находится на исполнении (с указанием фамилии конкретного исполнителя, нарушившего сроки). Данная отчётная форма значительно облегчает работу делопроизводственного персонала при подведении итогов за квартал, за полгода, за 9 месяцев, за год и предоставляет руководителям, принимающим управленческие решения по итогам рассмотрения обращений граждан, полную информацию для подготовки соответствующих нормативно-правовых актов.

8. При помощи системы «ДЕЛО» на сайте Администрации Реутова создана и функционирует новая служба доставки обращений граждан – виртуальная приёмная Главы города.

От автоматизации делопроизводства к электронному документообороту

При внедрении в органах государственной власти и органах местного самоуправления Московской области системы «ДЕЛО», помимо решений основных проблем, связанных с автоматизацией делопроизводства, усиленное внимание было уделено повышению эффективности бизнес-процессов и оказанию реальной помощи простым гражданам, в частности, проблемам рассмотрения обращений граждан, что предполагает организацию:

• учёта каждого обращения;

• контроль исполнения жалоб;

• анализ причин возникновения жалоб;

• проведение упреждающих мероприятий по улучшению жизни населения (например, в сфере ЖКХ, транспорта и т. п.);

• виртуальных приёмных;

• информационного обслуживания граждан через сайты.

Опыт взаимодействия компании ЭОС с органами государственной власти и органами местного самоуправления Московской области по внедрению системы «ДЕЛО», успешная эксплуатация самой системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, непосредственные инициативы администраций муниципальных образований области (не охваченных Программой) по закупке и установке на своих объектах комплекса «ДЕЛО» и, након ц, ответственная и взвешенная долгосрочная политика руководства региона и Министерства экономики (куратора проекта) привели к тому, что уже сейчас в Московской области созданы все необходимые предпосылки для организации работы ряда центральных и муниципальных управленческих структур в условиях полнофункционального электронного документооборота.

  Выступление на семинаре «Внедрение электронного документооборота в органах государственной власти Московской области и в органах местного самоуправления Московской области» (Москва, 8 октября 2003 года) Генеральный директора компании ЭОС В. Э. Баласаняна.

Уже в текущем году предполагается ввести в опытную эксплуатацию первую очередь системы электронного документооборота (с использованием электронно-цифровой подписи) в Министерстве экономики, в аппарате Правительства Московской области и в Администрации Домодедовского района.

Среди проблем, нуждающихся в разрешении специалистами министерства экономики Московской области совместно со специалистами компании ЭОС, можно выделить следующие:

• предстоит провести адаптацию системы «ДЕЛО» к условиям муниципальных образований Московской области (с учётом структуры, практики и традиций работы с документами подведомственных учреждений);

• необходимо организовать централизованное техническое сопровождение системы «ДЕЛО» для органов государственной власти и органов местного самоуправления Подмосковья.

Итак, проект создания единой автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота в органах государственной власти и органах местного самоуправления Подмосковья идёт полным ходом. Более того, и это отметил на прошедшем в Москве 8 октября 2003 года семинаре «Внедрение электронного документооборота в органах государственной власти Московской области и в органах местного самоуправления Московской области» заместитель министра экономики Правительства Московской области В. Н. Забелин: «Создаваемая сегодня система электронного документооборота должна стать базовой интегрирующей платформой для всех внедряемых в регионе прикладных информационных систем».

В. А. Яковенко, заместитель Генерального директора компании «Электронные Офисные Системы».

«Подмосковье – это регион, уже в силу своего географического положения, научно-технического потенциала, стратегической и экономической значимости являющийся для всей нашей страны своеобразным зеркалом происходящих здесь процессов. Любой крупный проект, осуществляющийся на территории области, всегда находится под пристальным вниманием других регионов России.

Одной из главных задач в развитии современной инфраструктуры Московской области является повышение эффективности и качества решений, принимаемых государственными органами. Основные средства достижения этого – информатизация органов управления и создание автоматизированной системы делопроизводства и документооборота.

Успешное внедрение системы «ДЕЛО» в аппарате Правительства Московской области, принятие её за основу в ряде министерств и ведомств региона, встречные самостоятельные инициативы районных администраций по автоматизации процессов делопроизводства и документооборота на местном уровне – это только первый шаг в нужном направлении . Без повсеместного распространения системы во всех без исключения органах государственного управления области, без объединения с уже действующими на базе «ДЕЛА» системами Государственной Думы и Совета Федерации, других органов федерального значения, без вхождения системы в единое общероссийское и мировое информационное пространство, без упорядочения посредством системы ныне большей частью разрозненных информационных потоков региона, без умения грамотно и оперативно управлять ими, – невозможно рассчитывать на серьёзный результат.

У проекта большое будущее. Как показала практика начальных этапов внедрения, а также отзывы специалистов в сфере делопроизводства, система «ДЕЛО» несёт в себе не только и не столько набор унифицированных алгоритмов, методов и принципов управления, но и уникальную, основанную на исторических традициях, чисто российскую культуру работы с документами, учитывающую, вместе с тем, и самые современные научно-технические достижения ведущих мировых фирм.

В дальнейшем представляется целесообразным создать в органах государственной власти Московской области единую информационную среду управления всеми видами документов, предоставить пользователям необходимые процедуры их обработки и хранения, в полной мере задействовать технологии, как сочетающие в себе бумажный и электронный документооборот, так и непосредственно электронные».

Внедряемая система должна поддерживать документооборот на различных уровнях управленческой иерархии:

• непосредственно между центральными органами исполнительной власти Московской области (отраслевыми министерствами, комитетами, управлениями, аппаратом Правительства) – по горизонтали;

• между центральными органами исполнительной власти Московской области и их филиалами в 73 муниципальных образованиях – по вертикали.

Это создаст принципиально новые условия для более эффективной организации работы с документами. Система позволит избежать трудоёмкого дублирования процедур регистрации, благодаря чему сократится время доставки корреспонденции, а также снизятся материальные и трудовые затраты.

Благодаря внедрению автоматизированной системы делопроизводства и документооборота органы государственной власти Московской области смогут решить ряд важных задач:

• повысить исполнительскую дисциплину при работе с документами;

• усовершенствовать технологии работы с документами;

• усилить контроль прохождения документов в органах государственной власти;

• интегрировать разрозненные системы документооборота, имеющиеся в различных органах государственной власти Московской области, в единую систему делопроизводства и документооборота;

• исключить случаи утери документов;

• сократить время поиска документов;

• унифицировать программное обеспечение, используемое в различных организациях;

• ускорить взаимодействие между удалёнными пользователями.

 На семинаре «Внедрение электронного документооборота в органах государственной власти Московской области и в органах местного самоуправления Московской области» (Москва, 8 октября 2003 года). Начальник Управления формирования информационных ресурсов Московской области Министерства экономики Московской области В. И. Мнёв отвечает на вопросы участников семинара.

Отметим некоторые из перспективных задач развития системы:

• Следует существенно расширить возможности механизма контроля исполнения документов (и для документов в целом, и для их частей – отдельных решений, поручений, резолюций и т. п. – с учётом требуемой периодичности).

• Необходимо предусмотреть возможность автоматизации коллективной работы над проектами документов на стадиях создания проектов, обсуждения, согласования и утверждения – с учётом контроля сроков и автоматической регистрации утверждённых проектов в системе.

• Необходимо обеспечить возможность создания, хранения, изменения, обработки, просмотра и печати документов с произвольным набором реквизитов. Для описаний таких документов должны быть доступны операции импорта (экспорта) данных в другие системы (из других систем), включая  публикацию в Интернете. Делопроизводители должны получить в своё распоряжение стандартные средства (такие, например, как Microsoft Excel) для подготовки требуемой формы представления данных документа.

• Необходимо предоставить пользователям инструмент создания программ (например, программ формирования отчётов) по обработке данных, хранящихся в базе данных системы, реализовав интерфейс прикладного программирования (API).

• Следует организовать в системе архивное хранилище ретроспективной информации с обеспечением эффективного доступа к ней, а также поиска в ней необходимых документов (с использованием технологии Internet/Intranet).

• Необходимо обеспечить работу системы в распределённом режиме, то есть реализовать в ней алгоритмы автоматической транспортировки и выравнивания (реплицирования) данных всех отдельно инсталлированных в органах государственной власти Московской области экземпляров системы «ДЕЛО», что уже в ближайшее время позволит добиться высокой масштабируемости, существенного упрощения администрирования системы, резкого сокращения объёма хранимых отдельными экземплярами системы документов.

• Система должна быть снабжена самыми современными аппаратно-программными средствами защиты информации. Следует автоматизировать процессы идентификации пользователей в системе, передачи ключевой информации, необходимой для электронной цифровой подписи и шифрования. 

Необходимо также определить статус, сферы применения электронных документов и регламенты работы с ними, права и ответственность подразделений и сотрудников, создающих или использующих электронные документы, организацию защиты документов (с помощью электронно-цифровой подписи и средств шифрования). Для этого, в частности, необходимы:

• организация процесса массового сканирования бумажных документов;

• обеспечение полного цикла работы с электронными проектами документов (с учётом отслеживания версий, согласования текстов, последовательно-параллельной маршрутизации согласования документов, оповещения соисполнителей об изменениях в документах и в их статусе и т. п.);

• обеспечение информационно-аналитической работы с электронными документами (с учётом создания библиотек электронных документов, публикации в них документов, поддержки эффективных навигационно-поисковых механизмов, разграничения прав доступа к библиотечным документам, рассылки извещений об обновлении библиотек и документов и т. п.);

• обеспечение передачи документов на архивное хранение, ведение электронных архивов.

Внедрение современной технологической инфраструктуры управления документооборотом, несомненно, обеспечит возможность комплексной автоматизации работы с документами на всех стадиях их жизненного цикла.

Результатом такого крупномасштабного внедрения системы, а также совершенствования основных её функций, должна стать полная автоматизация делопроизводства, и в будущем – переход на электронный документооборот во всех органах государственной власти и органах местного самоуправления Московской области.

  На семинаре «Внедрение электронного документооборота в органах государственной власти Московской области и в органах местного самоуправления Московской области» (Москва, 8 октября 2003 года). Н. Е. Серёгина, заведующий отделом информационных систем Управления по обеспечению деятельности аппарата Правительства Московской области, рассказывает о внедрении системы «ДЕЛО» в аппарате Правительства Московской области.

Дополнительные сведения

Другую информацию о компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС), о выполненных ею проектах можно получить на веб-сервере http://www.eos.ru или в офисе компании.

Адрес: 125009, г. Москва, ул. Тверская, 29, стр. 3.

Телефоны (факсы): 299-26-08, 299-26-41, 299-27-05, 209-65-96, 209-64-96.

E-mail:

Служба маркетинга: market@eos.ru

Служба поддержки: support@eos.ru

Веб-мастер:              webmaster@eos.ru.