Разработки компании 1с состав назначение реализуемые задачи документооборота

1С: Документооборот — программный продукт компании «1С», который предназначен для автоматизации процессов документооборота в организациях любой сферы деятельности. Это эффективный инструмент построения и наладки электронного документооборота, позволяющий не только автоматизировать, но и упростить многие процессы. Внедрение продукта не потребует больших временных или денежных затрат со стороны руководства, но при этом в обязательном порядке даст возможность более интенсивно развиваться на рынке.

В бизнесе автоматизация процессов работы с документами имеет различные масштабы и цели. Например, внедрение такой автоматизированной концепции в крупной корпорации, которая решила перейти на электронные документы, предполагает реализацию масштабного проекта, который невозможно сравнить с внедрением аналогичного функционала в небольшой фирме.

Возможности программы 1С: Документооборот

Конфигурация 1С: Документооборот — полезный продукт, который позволяет не только вести учет, контролировать и корректировать бизнес-процессы, но также координировать и организовывать деятельность персонала. Продуманный до мелочей функционал и используемые методики обеспечивают полный цикл переработки документации.

• Централизованное и безопасное хранение внутренних деловых отчетов.
• Регистрация входящей и исходящей документации.
• Создание и обработка организационных, информационных, распорядительных и иных актов (в т. ч. договоров, служебных записок и прочих).
• Получение доступа к бумагам в соответствии с правами каждого конкретного участника.
• Налаживание взаимодействия специалистов, проверка выполнения и проработки протоколов.
• Настройка маршрутизации актов, контролирование и анализ их реализации.
• Контроль трудового времени работников.
• Автоматическая загрузка оригиналов с электронной почты или со сканера.

Доступные версии программы 1С: Документооборот

Разработчик предлагает 4 варианта ПО для налаживания автоматизации:

• Для госучреждений (муниципальных предприятий). Программное обеспечение, которое подходит для государственных инстанций со сложной структурой и большими объемами ежедневной отчетности.
• КОРП. Речь идет о фирмах, организациях, структурах, которые имеют систему разнообразного и развитого документооборота.
• ПРОФ. Лучшее решение для организаций с простой структурой и бизнес процессами средней сложности.
• Document Management. Программное обеспечение с двуязычным оформлением — английской и русской версией интерфейса. Чаще всего внедряется на отечественных фирмах, которые имеют зарубежные представительства, филиалы, большая часть персонала которых — иностранцы. За основу взята КОРП редакция.

1С: Документооборот — универсальная разработка, подходящая для любой отрасли, независимо от штатного количества работников, вида деятельности, организационной формы, которая оперативно и без проблем адаптируется под специфику любого бизнеса.

 

Основной функционал программы 1С: Документооборот:

Корреспонденция (входящая и исходящая)

Обработка входящих и исходящих документов, отслеживание истории переписки и ответов на входящую корреспонденцию. Для этих целей реализованы типовые наборы процессов.

Внутренняя документация

Речь идет про приказы, служебные записки, проектную документацию и любые другие внутренние документы основными читателями которой являются сами работники. Хранение файлов внутреннего назначение ведется в специальных журналах. Для пользователей доступен просмотр всех внутренних документов (которые разрешены им правами), отображаемых в виде сплошного списка.

Поиск необходимой информации

Программа хранит информацию в больших объемах, поэтому те, кто использует ПО, могут находить интересующие данные по разным критериям:

• по реквизитам;
• по спискам;
• с помощью полнотекстового поиска;
• по штрих-кодам.

В системе используется специальное штрихкодирование. На каждый файл наносится индивидуальный штрих-код. Штрихкодирование в разы упрощает процесс поиска информации: достаточно отсканировать штрих-код, чтобы на экране монитора открылась необходимая карточка.

Электронные подписи

Можно использовать электронную подпись (ЭЦП) для визирования, наложения резолюций, согласования, утверждения и других целей.

Процессы для работы с договорами

Позволяют проводить и фиксировать процедуру согласования договора, контролировать суммы контрактов, вести записи прихода сопроводительной отчетности, отслеживать жизненный цикл, а также факт поступления оригиналов и копий договоров с подписями и печатями.

Обработка файлов

Ежедневно пользователи создают и редактируют различные файлы. В 1С:Документооборот предусмотрена привязка их к отдельным карточкам, возможность управления их жизненным циклом, автоматическое заполнение файлов данными из электронного документа, версионирование.

Встроенная почта

Другое название — «бизнес-почта». Имеет такое же назначение, что и большинство почтовых сервисов. Важное отличие — встроенная в конфигурацию почта дополнена новыми функциями (насчитывается более 40). Последние существенно упрощают процесс переписки и выполнения заданий, связанных с входящей и исходящей корреспонденцией.

Бизнес-процессы и поручения

Бизнес-процесс — важная часть, на которой базируется построение эффективной работы отдельных специалистов и компании в целом. Отслеживание бизнес-процессов позволяет определять точность осуществления поручений и операций с целью повышения качества работы организации в целом.

По умолчанию бизнес-процессы делятся на шесть основных видов:

• Рассмотрение — Этап, во время которого руководитель определяет задания и исполнителей путем проставления резолюций.
• Исполнение — Предполагает передачу визированного руководителем или службой акта исполнителям, согласно списку, а также контролирующей службе для обеспечения своевременного исполнения поставленных приказов.
• Согласование — Бизнес-процесс, во время которого определенные респонденты дорабатывают карточку и вносят в нее дополнения (изменения), после чего она передается инициатору с целью последующей обработки и определения дальнейших действий.
• Утверждение/Подписание — Процесс, во время которого файл возвращается автору с целью доработки или ознакомления с резолюцией.
• Регистрация — Предполагает участие секретаря, который проставляет регистрационный номер, печать и выполняет отправку корреспонденту.
• Ознакомление — Предполагает информирование экспертов, которые внесены в список, с текстовым содержимым.

Это основные процессы, которые могут быть доработаны и усложнены. В соответствии с особенностями и спецификой каждого учреждения могут быть составлены более сложные маршруты перемещения удостоверений с переходами из одного подразделения в другое.

Управление проектами

Отдельный блок, позволяющий разбить разные виды обязанностей по отдельным проектам. Еще одна задача, с которой помогает справиться данный параметр — проверка осуществления проектов (начиная с разработки и ведения плана, заканчивая его реализацией).

Трудовое время

Достаточно простой функциональный блок, с помощью которого ведется отслеживание выполненных в течение дня приказов, а также решенных вопросов, на которые было потрачено время. Любые данные блока вносятся с конкретной привязкой к отчетам. Позволяет оценить, насколько эффективно расходуется время, предоставляемое персоналу.

Учет отсутствующих работников

Очень полезная функция, которая позволяет фиксировать факт отсутствия сотрудника на месте и находить варианты замены ответственных лиц среди персонала, которые могут выполнить поставленные задачи на соответствующих этапах реализации проекта вместо отсутствующего работника.

Контроль исполнения

Встроенный механизм контроля воспроизведения поставленных задач, который предполагает:

• контроль сроков выполнения проектов;
• расчет рабочего времени по видам должностей;
• проведение анализа затрат рабочего времени служб, подразделений и отдельных лиц.

Мероприятия

Функция, позволяющая вести учет запланированных на предприятии встреч — совещаний, заседаний, собраний, а также фиксировать результаты и принятые на таких мероприятиях решения.

Бронирование помещений для проведения мероприятий – это функциональный блок, с помощью которого проводится определение и фиксация помещения, где будет проведено мероприятие. Благодаря доступу к данной информации, каждый участник мероприятия может оперативно находить помещения на плане.

Программный форум

Используется для решения рабочих вопросов во время формального или неформального общения на форуме. Общение наиболее эффективно на этапе консультирования новых сотрудников опытными специалистами.

Управление правами доступа

Функция, которая определяет и разграничивает права доступа отдельных пользователей к базе.

В наше время, каждый бизнес должен тестировать, внедрять и запускать как можно больше инновационных решений для упрощения и автоматизации деловых течений. Простой интерфейс и удобный функционал 1С: Документооборот обеспечивает быстрое освоение софта пользователями и сотрудниками торговых предприятий, сферы оказания услуг, промышленных производств и бюджетных структур. Использование такой платформы откроет новый виток развития компании и упростит дальнейшее ее существование на рынке.

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ

Постоянный рост объемов информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше.

Данная тема актуальна, поскольку компания развивается, с каждым днем увеличивается документооборот организации, в связи с этим большое количество документов как внешних, так и внутренних сложно обработать без средств автоматизации.

Все документы организации регистрируются и обрабатываются секретарем-делопроизводителем. В связи с этим необходимо средство автоматизации данной деятельности, которое так же позволяет работать с документами сотрудникам организации.

Объектом исследования данной дипломной работы является секретарь-делопроизводитель.

Предметом исследования является организация документооборота организации.

Цель курсовой работы – разработка информационной системы «Управление документооборотом».

Из поставленной цели вытекают задачи:

• рассмотреть задачи и объекты автоматизации;
• провести обоснование проектных решений;
• рассмотреть и описать нормативно-справочную, входную и результатную информацию;
• разработать проект автоматизации;
• разработать программный интерфейс информационной системы и выполнить физическую реализацию конфигурации управления документооборотом организации.

Курсовая работа состоит из введения, основной части, заключения, списка литературы и приложения с исходным кодом.

Основная часть состоит из 2 глав. В первой главе производится рассмотрение предметной области и обоснование разработки.

Во второй главе производится проектирование структуры конфигурации 1С Предприятие и разработка документов. Производится разработка структурных элементов конфигурации 1С Предприятие.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1. Выбор комплекса задач автоматизации

Функции секретаря-делопроизводителя в организации заключаются в том, чтобы обеспечить контроль, над всеми документами который циркулируют в организации и затрагивают различные аспекты функционирования организации.

В настоящий момент управление документами, поступающими в организацию, а также исходящие документы и внутренние регистрируются в ручном режиме, в соответствии с правилами делопроизводства в организациях. Все документы регистрируются в журналах, где описываются реквизиты документов. Документы передаются директору для рассмотрения, и он определяет, кому их передать, ставит свою визу. Секретарь-делопроизводитель, получив документ с резолюцией производят передачу документа исполнителю.

Анализ данной предметной области дает возможность выделить основные задачи, которые мог бы выполнять секретарь-делопроизводитель с помощью системы управления документооборотом:

• учет информации о входящей документации;
• учет информации об исходящей документации;
• учет информации о внутренней документации;
• управление документами (поиск, контроль исполнения)
• подготовка отчетности.

Большая часть информации фиксируется и обрабатывается с помощью прикладных систем MS Office 2016, необходима информационная система управления документооборотом, которая будет решать задачи управления информацией о документах, поступающих в организацию, назначенных ответственных лицах, резолюциях на документах.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Функциональные методики, наиболее известной из которых является методика

Информационная система управления документооборотом предназначена для сотрудников предприятия при работе с внутренними и исходящими документами, их согласование и визирование, регистрация входящих документов и визирование их у директора, позволит значительно упросить деятельность, связанную с регистрацией, поиском документов, а также обеспечит контроль над исполнением документов. Позволит хранить электронные образы документов, что обеспечит быстрое получение их по мере необходимости.

Все операции выполняются без использования средств автоматизации, с помощью электронной почты и текстового редактора.

При необходимости поиска документа уже зарегистрированного в организации, поиск выполняется в виде просмотра журнала и выписки реквизитов о документе и поиска его оригинала. Для передачи ответственному лицу для него делается копия или документ передается под его ответственность.

Входящей информацией здесь является информация, полученная от отдела кадров, приказы и распоряжения, принятые на предприятии, договора с организациями и заказы, проекты документов, созданных внутри организации.

Выходной информацией являются отчеты об исполнении документов, результаты поиска документов, данные о документах, резолюции и контроль документов.

Данная информация так же передается на бумажных носителях, а также посредством электронной почты.

Основными участниками данного процесса являются секретарь-делопроизводитель, сотрудники организации (исполнители), руководство (в виде директора и начальников подразделений).

Так же новая информационная система позволит обеспечить взаимодействие между подразделениями в процессе получения и исполнения документов.

Модель IDEF0 представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Модель IDEF0 деятельности по управлению документооборотом

Появление информационной системы управления документооборотом призвано обеспечить выполнение операций по учету входящей, исходящей и внутренней документации. Основные процессы выполняемые при управлении документами:

• регистрация входящей документацией;
• регистрация с исходящей документацией;
• регистрация с внутренней документацией;
• назначение исполнителей;
• визирование документов.

Декомпозиция модели IDEF0 представлена на рисунке 2.

Рисунок 2. Декомпозиция модели IDEF0 по управлению документооборотом

Информационная система управления документооборотом должна иметь возможность передачи данных в пакет прикладных программ MS Office 2016 в табличный редактор, текстовый редактор для формирования отчетности, а также для прикрепления электронных версий документов.

Проектируемая информационная система управления документооборотом должна позволять выполнение следующих операций:

• учет входящих документов;
• учет исходящих документов;
• учет внутренних документов;
• формирование карточки документа;
• поиск документов;
• указание статусов и резолюций по документам;
• ведение статистики по документам;
• хранить данные по обращениям и адресатам;
• вести базу данных, содержащую информацию о корреспонденции, справочной информации;
• формировать отчеты по документам.

1.2. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Автоматизация документооборота позволяет прослеживать весь путь работы над документами, начиная с конкретного рабочего места, что помогает оперативно выявлять проблемные звенья как в работе сотрудников, так и во всем документообороте. Переход на электронную документацию гарантирует невозможность утери нужных документов, а поиск конкретного файла занимает намного меньше времени, чем его бумажного аналога.

Рассмотрим пример, подтверждающий экономическую выгоду использования информационной системы управления документооборотом и правильность использования вычислительных систем. В таблице 1 приведены показатели объёма информационных потоков, время приведено с учетом за рабочий день.

Таблица 1

Расчет эффекта внедрения

Наименование документа	Частота возникновения раз/год	Время, затрачиваемое при базовой технологии/ мин.	Время, затрачиваемое по предлагаемому варианту/ мин.
Входящих документов	12000	30	15
Исходящих документов	10000	10	5
Внутренних документов	5000	40	15
Журнал документов	2000	10	5
Отчет по видам документов	500	15	10
Итого		105	50

Таким образом, при существующей системе учета документов на совершение указанных в таблице действий необходимо потратить около 2 часов. При внедрении предлагаемой системы это время сокращается до 50 минут.

Внедрение информационной системы управления документооборотом позволит избежать многих ошибок, возникающих при передаче, обработке и хранении документов, а также значительно ускорить данные процессы, что ведет к экономии рабочего времени сотрудников, а следовательно и к повышению общей эффективности работы предприятия.

Для того что бы оценить сложность процесса обработки и передачи документа в работу необходимо рассмотреть схему документооборота организации.

Схема документооборота учета входящих документов представлена на рисунке 3.

Рисунок 3. Схема документооборота входящих документов

Как было рассмотрено выше, процесс учета и регистрации документов и передача их в работу трудоёмкий и требующий значительных затрат времени. Объём информации, которая требует обработки, растёт по мере роста активности организации и расширения ее деятельности. Количество работников, участвующих в обработке этой информации также велико. Выходом из сложившейся ситуации является разработка информационной системы управления документооборотом, которая позволит упростить деятельность по работе с документами.

1.3. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

В информационной системе будут использоваться формы документов, выполненные оригинальным проектированием непосредственно для работы специалистов.

В работе будет использоваться диалоговый режим при работе с программой, т.е. по мере выполнения команд и запуску определенных форм программа будет ожидать от пользователя определенных действий. По мере их выполнения будет происходить обработка информации, запись в БД, преобразование, вывод на печать, фильтрация и поиск.

Система должна обеспечивать доступ к информации следующим категориям пользователей:

• секретарь-делопроизводитель;
• сотрудники отделов;
• директор организации.

Результатная информация должна отображаться на экранных формах в соответствии с формой выходного документа, отчетах по документу или журналу документов.

Для удобного доступа к данным результатных форм предполагается разработка журналов документов, списка документов, отсортированного по различным признакам.

Проектируемые журналы:

1. Общий журнал.
2. Журнал входящих документов.
3. Журнал исходящих документов.
4. Журнал внутренних документов.
5. Журнал визирования и назначения исполнителей.

Условно-постоянная информация будет храниться в справочниках. В системе потребуются следующие справочники:

Справочная информация:

1. Контрагенты.
2. Тип документа.
3. Резолюция.
4. Сотрудник.
5. Должность.
6. Подразделения.
7. Статус документа.
8. Виза документа.

Формы для ввода справочников должны позволять просматривать, добавлять, редактировать, удалять записи. При проектировании макетов форм ввода справочников применим анкетную форму расположения реквизитов, удобную для ввода и актуализации справочников [10].

Для ввода и получения информации понадобятся следующие формы:

1. Входящие документы.
2. Исходящие документы.
3. Внутренние документы.
4. Назначение исполнителя.
5. Визирование документа.
6. Список входящих документов.
7. Список исходящих документов.
8. Список внутренних документов.

Для хранения количественных и суммарных промежуточных данных по проведенным документам должны быть разработаны регистры хранения информации:

1. Регистр по входящих документов.
2. Регистр исходящих документов.
3. Регистр внутренних документов.

Для всех документов должны печататься отчетные формы.

Результат обработки будет представляться в виде отчетов, либо измененных наборов данных для отображения на экране.

• отчет по входящим документам;
• отчет по исходящим документам;
• отчет по внутренним документам;
• отчет по исполнителям;
• отчет по визам документов.

Модель базы данных 1С:Предприятия 8.3 имеет ряд особенностей, отличающих ее от классических моделей систем управления базами данных (например, основанных на реляционных таблицах), с которыми имеют дело разработчики в универсальных системах [14].

В «1С:Предприятии 8.3» реализован современный дизайн интерфейса и повышена комфортность работы пользователей при работе с системой в течение длительного времени [19].

Выводы по главе.

В ходе выполнения 1 главы работы был произведен анализ предметной области по ведению документооборота организации и выполняемых при этом операций. Определены границы разрабатываемой системы и список входящей и результатной информации. Произведено обоснование по информационному обеспечению при разработке информационной системы на платформе 1С Предприятие 8.3. Дальнейшее описание производится непосредственно при разработке элементов системы и хранилищ информации.

Глава 2. Проектная часть

2.1. Характеристика разработанных справочников в среде 1С:Предприятие и(справочники, константы, перечисления).

Платформа 1С:Предприятия 8.3 обеспечивает операции исполнения запросов, описания структур данных и манипулирования данными, транслируя их в соответствующие команды. Это могут быть команды системы управления базами данных, в случае клиент-серверного варианта работы, или команды собственного движка базы данных для файлового варианта. В системе обрабатывается большой объём информации: входной, нормативно-справочной [12].

В таблице 2 представлен перечень и описание нормативно-справочной информации, которая обрабатывается в информационной системе.

Таблица 2

Перечень нормативно-справочной информации

Название	Ответственный за ведение	Средний объём в записях	Средняя частота актуализации	Описание
Сотрудник	Секретарь	50	4 раза в год	ФИО сотрудника
Отдел	Секретарь	20	2 раза в год	Название отдела
Тип документа	Секретарь	50	6 раз в год	Тип документа
Должность	Секретарь	10	4 раз в год	Название должности
Резолюция	Секретарь	20	1 раз в год	Формулировка резолюции
Статус	Секретарь	15	6 раз в год	Формулировка статуса
Контрагент	Секретарь	50	48 раз в год	Данные организаций и физических лиц
Виза документа	Директор	20	200 раз в год	Виза по документу для дальнейшей обработки документа

Выполняется создание таблиц в технологической платформе 1С Предприятие 8.3. Доступ к СУБД осуществляется через встроенные механизмы технологической платформы. Пользователь работает с реквизитами документов, без указания их места хранения.

Экранные формы справочников должны быть представлены в виде сетки с управляющими элементами в виде кнопок или навигаторов, с помощью которых происходит добавление записей в таблицы. Перечень реквизитов справочников определен в соответствии с характеристиками документов, обрабатываемых в ИС.

Структура справочников представлена в таблицах 3 – 10.

Таблица 3

Структура справочника «Отделы»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Прочее
Код отдела	Код отдела	Числовой	5	Ключевое поле
Название	Наименование	Строка	30

Макет экранной формы справочника «Отделы» представлен на рисунке 4.

Рисунок 4. Макет формы справочника «Отделы

Таблица 4

Структура справочника «Должности»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Прочее
Код должности	Код товара	Числовой	5	Ключевое поле
Должность	Должность	Строка	30

Макет экранной формы справочника «Должности» представлен на рисунке 5.

Рисунок 5. Макет формы справочника «Должности»

Таблица 5

Структура справочника «Тип документа»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Прочее
Код документа	Код документа	Числовой	5	Ключевое поле
Документ	Документ	Строка	30

Макет экранной формы справочника «Тип документа» представлен на рисунке 6.

Рисунок 6. Макет формы справочника «Тип документа»

Таблица 6

Структура справочника «Резолюция»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Прочее
Код резолюции	Код резолюции	Числовой	3	Ключевое поле
Резолюция	Резолюция	Строка	50

Макет экранной формы справочника «Резолюция» представлен на рисунке 7.

Рисунок 7. Макет формы справочника «Резолюция»

Таблица 7

Структура справочника «Сотрудники»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Прочее
Код сотрудника	Код_сотрудника	Числовой	5	Ключевое поле
Код должности	Код_должности	Числовой	5	Внешний ключ
Код отдела	Код_отдела	Числовой	5	Внешний ключ
Фамилия	Фамилия	Строка	20
Имя	Имя	Строка	20
Отчество	Отчество	Строка	20

Макет экранной формы справочника «Сотрудники» представлен на рисунке 8.

Рисунок 8. Макет формы справочника «Сотрудники»

Таблица 8

Структура справочника «Статус»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Прочее
Код статуса	Код статуса	Числовой	3	Ключевое поле
Статус	Статус	Строка	50

Макет экранной формы справочника «Статус» представлен на рисунке 9.

Рисунок 9. Макет формы справочника «Статус»

Таблица 9

Структура справочника «Контрагенты»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Прочее
Код контрагента	Код контрагента	Числовой	3	Ключевое поле
Наименование	Наименование	Строка	50
Адрес	Адрес	Строка	100

Макет экранной формы справочника «»Контрагенты представлен на рисунке 10.

Рисунок 10. Макет формы справочника «Контрагенты»

Таблица 10

Структура справочника «Виза документа»

Наименование поля	Идентификатор	Тип	Размер	Прочее
Код визы документа	Код визы документа	Числовой	6	Ключевое поле
Наименование	Наименование	Строка	100

Макет экранной формы справочника «Виза документа» представлен на рисунке 11.

Рисунок 11. Макет формы справочника «Виза документа»

2.2. Характеристика разработанных экранных форм документов в среде 1С:Предприятие

2.2.1. Описание документов, необходимых для получения исходной информации (разработка документов и регистров)

Под входной информацией понимается вся информация, необходимая для решения задачи и располо­женная на различных носителях: первичных документах, ма­шинных носителях, в памяти персонального компьютера.

Входящая документация, исходящая документация, внутренняя документация представляются по мере поступления или с определенной периодичностью, форма представления бумажный носитель или электронный документ.

В таблице 11 представлен список входной информации, источник возникновения и описание, а так же частота возникновения в год.

На основании входной информации производятся все расчеты и формируются все результатные документы, которые представлены в информационной системе.

Таблица 11

Перечень входной информации

Название	Источник	Сотрудник	Описание
Входящие документы	Внешние организации, физические лица	Секретарь	Содержит номер документа, дату поступления, дату создания, источник поступления, краткая характеристика, резолюция
Исходящие документы	Сотрудники организации	Секретарь	Содержит номер документа, дату создания, дату регистрации, исполнителя, адресата, краткую характеристику
Внутренние документы	Сотрудники организации	Секретарь	Содержит номер документа, дату документа, исполнителя, адресата, резолюцию
Назначение исполнителя	Секретарь	Директор организации	Содержит данные об исполнителе документов
Визирование документа	Секретарь	Директор организации	Содержит данные о наложенной визе руководителя для внутреннего документа

Структура таблиц с оперативными данными представлены в таблицах 12 – 16.

Таблица 12

Структура таблицы «Входящий документ»

Наименование структурных единиц	Обозначение	Тип	Размер	Прочее
Входящий номер	Входящий номер	Числовой	6	Ключевое поле
Дата поступления документа	Дата поступления	Дата	10
Откуда поступил документ	Источник поступления	Строка	30
Номер документа	Номер документа	Числовой	6
Дата документа	Дата документа	Дата	10
Краткое содержание документа	Краткое содержание	Строка	100
Виза руководителя	Краткая виза	Строка	40	Внешний ключ
Кому направлен документ	Получатель	Строка	30	Внешний ключ
Срок исполнения	Срок исполнения	Дата	10
Примечания	Примечание	Строка	40

Макет экранной формы документа «Входящий документ» представлен на рисунке 12.

Рисунок 12. Макет формы документа «Входящий документ»

Таблица 13

Структура таблицы «Внутренний документ»

Наименование структурных единиц	Обозначение	Тип	Размер	Прочее
Номер документа	Номер документа	Числовой	6	Ключевое поле
Дата поступления документа	Дата поступления	Дата	10
Адресат	Адресат	Числовой	6	Внешний ключ
Отправитель	Отправитель	Числовой	6	Внешний ключ
Краткое содержание	Краткое содержание	Строка	300
Виза руководителя	Резолюция	Строка	100	Внешний ключ
Срок исполнения	Срок исполнения	Дата	10
Примечания	Примечание	Строка	100
Электронный документ	Образа документа	Строка	255
Тип документа	Тип документа	Числовой	6	Внешний ключ
Статус	Статус	Числовой	6	Внешний ключ

Макет экранной формы документа «Внутренний документ» представлен на рисунке 13.

Рисунок 13. Макет формы документа «Внутренний документ»

Таблица 14

Структура таблицы «Исходящий документ»

Наименование структурных единиц	Обозначение	Тип	Размер	Прочее
Исходящий номер	Исходящий номер	Числовой	6	Ключевое поле
Дата отправки	Дата отправки	Дата	10
Дата документа	Дата документа	Дата	10
Исполнитель	Исполнитель	Числовой	6
Кому направлен документ	Адресат	Числовой	6
Краткое содержание документа	Краткое содержание	Строка	100
Кто подписал документ	Отправитель	Числовой	6
Статус	Статус	Числовой	6
Электронный документ	Электронный документ	Строка	255
Тип документа	Тип документа	Числовой	6

Макет экранной формы документа «Исходящий документ» представлен на рисунке 14.

Рисунок 14. Макет формы документа «Исходящий документа»

Таблица 15

Структура таблицы «Назначение исполнителя»

Наименование структурных единиц	Обозначение	Тип	Размер	Прочее
Номер	Номер	Числовой	6	Ключевое поле
Дата	Дата	Дата	10
Дата назначения	Дата назначения	Дата	10
Сотрудник	Сотрудник	Строка	100
Статус	Статус	Строка	50
Номер документа	Номер документа	Числовой	10
Дата контроля	Дата контроля	Дата	10
Статус	Статус	Строка	50

Макет экранной формы документа «Назначение исполнителя» представлен на рисунке 15.

Рисунок 15. Макет формы документа «Назначение исполнителя»

Макет печатной формы документа «Назначение исполнителя» представлен на рисунке 16.

Рисунок 16. Макет печатной формы документа «Назначение исполнителя»

Таблица 16

Структура таблицы «Визирование документа»

Наименование структурных единиц	Обозначение	Тип	Размер	Прочее
Номер	Номер	Числовой	6	Ключевое поле
Дата	Дата	Дата	10
Дата визирования	Дата визирования	Дата	10
Сотрудник	Сотрудник	Строка	100
Статус	Статус	Строка	50
Номер документа	Номер документа	Числовой	10
Контрагент	Контрагент	Строка	50
Виза документа	Виза документа	Строка	50

Макет экранной формы «Визирование документа» представлен на рисунке 17.

Рисунок 17. Макет формы документа «Визирование документа»

Макет печатной формы документа «Визирование документа» представлен на рисунке 18.

Рисунок 18. Макет печатной формы документа «Визирование документа»

Формы добавления входящей информации, а именно входящие документы, внутренние документы, исходящие документы представлены в соответствии с набором реквизитов описания данных документов и используемых в них справочников.

На формах должны быть представлены поля для ввода данных, управляющие элементы в виде кнопок и навигаторов. Данные формы должны обеспечить добавление информации о документе и сохранения ее в таблицах.

По мере ввода информации она должна сохраняться в таблицах БД и отображаться в экранных формах документов и печатных формах.

2.2.2 Описание разработанных форм отчетов, необходимых для отражения результатов решения задачи

Результатная информация работы представляется на рассмотрения начальнику коммерческого отдела, затем коммерческому директору, в бухгалтерию для проверки и выполнения операций с финансами.

В таблице 17 представлен перечень результатной информации, адресат, описание и на чём основана данная информация.

Таблица 17

Перечень результатной информации

Название	Адресат	Описание	Основан
Отчет по входящим документам	Секретарь, руководитель подразделения, директор	Данные по всем имеющимся входящим документам	Входящие документы
Отчет по исходящим документам	Секретарь, руководитель подразделения, директор	Данные по всем имеющимся исходящим документам	Исходящие документы
Отчет по внутренним документам	Секретарь, руководитель подразделения, директор	Данные по всем имеющимся внутренним документам	Внутренние документы
Отчет по исполнителям	Секретарь, руководитель подразделения, директор	Данные по всем имеющимся документам	Входящие документы, исходящие документы, внутренние документы
Отчет по визам документов	Секретарь, руководитель подразделения, директор	Отчет по завизированным документам	Внутренние документы

Структура отчетов представлены в таблицах 18 – 20.

Таблица 18

Структура отчета по входящим документам

Наименование структурных единиц	Обозначение	Тип	Размер	Прочее
Входящий номер	Входящий номер	Числовой	6	Ключевое поле
Дата поступления документа	Дата поступления	Дата	10
Откуда поступил документ	Источник поступления	Символьный	30
Номер документа	Номер документа	Числовой	6
Тип документа	Тип документа	Символьный	30

Макет формы отчета «Отчет по входящим документам» представлен на рисунке 19.

Рисунок 19. Макет отчета «Отчет по входящим документам»

Таблица 19

Структура отчета по исходящим документам

Наименование структурных единиц	Обозначение	Тип	Размер	Прочее
Исходящий номер	Исходящий номер	Числовой	6	Ключевое поле
Дата отправки	Дата отправки	Дата	10
Дата документа	Дата документа	Дата	10
Номер документа	Номер документа	Числовой	6
Исполнитель	Исполнитель	Числовой	6
Кому направлен документ	Адресат	Числовой	6
Кто подписал документ	Отправитель	Числовой	6
Тип документа	Тип документа	Числовой	6

Макет формы отчета «Отчет по исходящим документам» представлен на рисунке 20.

Рисунок 20. Макет отчета «Отчет по исходящим документам»

Таблица 20

Структура отчета «Внутренний документ»

Наименование структурных единиц	Обозначение	Тип	Размер	Прочее
Номер документа	Номер документа	Числовой	6	Ключевое поле
Дата поступления	Дата поступления	Дата	10
Номер документа	Номер документа	Числовой	6
Дата документа	Дата документа	Дата	10
Автор документа	Автор документа	Числовой	6	Внешний ключ
Отправитель	Отправитель	Числовой	6	Внешний ключ
Виза руководителя	Резолюция	Числовой	6	Внешний ключ

Макет отчета «Отчет по внутренним документам» представлен на рисунке 21.

Рисунок 21. Макет отчета «Отчет по внутренним документам»

Отчет по входящей, внутренней и исходящей документации – предоставляется в печатном виде на бумажном носителе, а также в виде экранной формы, в виде журналов.

Перечень пользователей результатной информации:

• директор;
• секретарь;
• руководители подразделений.

2.3. Описание реализации периодических расчетов в среде 1С:Предприятие

Для хранения промежуточных итогов разрабатываются регистры накопления. Для каждого документа разработан собственный регистр. В системе разработаны регистры хранения данных:

• регистр входящих документов;
• регистр исходящих документов;
• регистр внутренних документов.

Обработка ошибочных ситуаций

• при редактировании документов сделана проверка на работу со связанными документами;
• при попытке удаления данных в справочниках выполняется проверка из использования в других документах;
• если не заполнены поля с датой и номером документа, а так же отправителем, то нельзя будет провести документ. Выдается соответствующее сообщение.

Разработанные регистры для хранения данных о входящих документов представлен на рисунке 22.

Рисунок 22. Регистр накопления входящих документов

В конструкторе движения регистров производятся настройки отражения информации по реквизитам регистра для обрабатываемых документов, рисунок 23.

Рисунок 23. Конструктор движения по регистрам

Для того, что бы производить создание документов на основании уже имеющихся разрабатывается возможность ввода документа на основании, с указанием заполнения признаков документов, рисунок 24.

Рисунок 24. Конструктор ввода документа на основании имеющегося

2.4. Описание созданной / откорректированной карты маршрута бизнес процесса в среде 1С:Предприятие

Бизнес-процесс при оформлении входящего документа:

1. Регистрация входящего документа;
2. Дата указывается автоматически;
3. Номер документа также автоматически назначается системой;
4. Производится описание документа и заполнение полей описания;
5. Указывается исполнитель документа кому он адресован;
6. Если данных исполнителя в системе нет, то данные заносятся в систему, если исполнитель не обязателен, то он не указывается;
7. Запись о новом документе сохраняется, и он попадает в журнал входящих документов;
8. Документ в виде карточки и электронного образа передается исполнителю или соответствующему отделу.
9. Документ зарегистрирован.

Бизнес-процесс регистрации входящего документа приведена на рисунке 25.

Рисунок 25. Бизнес-процесс регистрации нового входящего документа

2.5 Описание разработанных подсистем в среде 1С:Предприятие

В системе «1С: Предприятие» существуют несколько видов программных модулей. Они различаются по месту размещения и доступному контексту.

Модуль приложения располагается в корневом разделе конфигурации, в нем располагаются процедуры-обработчики событий, которые инициализируются при старте и окончании работы системы. В модуле приложения возможно объявление переменных, а также объявление и описание процедур и функций, которые будут доступны в любом модуле конфигурации. В контексте модуля приложения доступны экспортируемые процедуры и функции общих модулей.

В проектируемой информационной системе «Управление документооборотом» разработаны программные модули, которые будут представлены в виде форм и отчетов. Список подсистем представлен в таблице 21.

Таблица 21

Таблица описания подсистем ИС «Управление документооборотом»

Название подсистемы ИС	Описание
Глобальный модуль	Содержит глобальные процедуры и функции, процедуры запускаемые при старте системы, инициализирует конфигурацию и остальные модули.
Подсистема «Справочники»	Объединяет модули справочников
Подсистема «Документы»	Объединяет модуля для работы с документами и бизнес-процессами
Подсистема «Работа с документами»	Включает в себя формы работы с документами. Назначение исполнителей, визирование документов.
Подсистема «Журналы»	Объединяет журналы по документам
Подсистема «Отчеты»	Объединяет отчеты выполняющиеся в системе

Все программные модули связаны между собой и связаны с главным модулей проекта. Проектируемое приложение будет включать в себя модули, которые позволяют реализовать функции системы.

Основная или постоянная информация заносится в справочники, каждый из которых представлен отдельной формой для удобства доступа к необходимой информации [7, 17, 22].

Пользовательским интерфейсом называется совокупность команд главного меню и панелей инструментов, настроенных на работу с конкретными объектами данных – документами, справочникам и, журналами и т. д.

Рисунок 26. Разработанные подсистемы конфигурации 1С Предприятие

Все объекты метаданных, которые существуют в системе, образуют несколько основных видов.

Формально объекты объединяются в виды в дереве метаданных. Их названия пользователь видит на первом уровне дерева, когда открывает окно Конфигурация в Конфигураторе.

Набор объектов метаданных создаётся при помощи инструментальных средств, т.е. в окне конфигуратора или с использованием специальных конструкторов:

1. Диалогового окна, при помощи которого осуществляется взаимодействие пользователя с данными и метаданными объекта;
2. Печатной таблицы, которая отображает на экране монитора информацию, содержащуюся в объекте;
3. Алгоритма (программного модуля) [12].

Программные модули информационной системы, располагаемые в форме конфигурации представлены на рисунок 27.

Рисунок 27. Конфигурация программного обеспечения

2.6 Описание разработанного интерфейса пользователя в среде 1С:Предприятие (разработка управляемого интерфейса)

Главный модуль позволяет получить данные из базы: таблицы и виды; просмотреть данные; осуществить поиск по данным, выбрать запись данных для редактирования.

Порядок диалогов заложен теми функциями, которые выполняют менеджеры и специалисты отдела снабжения [14].

Для наглядного представления функций, выполняемых программным обеспечением, целесообразно представить их в виде схемы на рисунок 28.

Рисунок 28. Схема функций управления программным обеспечением

На схеме выделены основные и служебные функции, с помощью которых выполняются все операции с данными. Данный подход позволяет пользователю выполнять действия, с которыми он работает большое количество раз в день.

На основании схемы функций, которая заложена в будущее программное обеспечение сразу можно спроектировать сценарии диалога. Именно в той последовательности как было описано в предметной области, когда были проанализированы бизнес-процессы. Порядок диалогов заложен теми функциями, которые выполняет секретарь. Сценарий диалога представлен на рисунке 29.

Рисунок 29. Сценарий диалога ИС

На уровне конфигуратора выделены отдельные подсистемы «Рабочий стол», «Справочники», «Документы», «Работа с документами», «Журналы», «Отчеты по работе».

В подсистеме «Рабочий стол» содержатся объекты «Общий журнал» и могут выполнять настройки рабочего стола.

В подсистеме «Журналы» содержатся объекты группировки данных по признаку документа. В данной рабочей области можно просматривать все документы по типам и времени создания.

Регистры накопления:

• регистр входящих документов;
• регистр исходящих документов;
• регистр внутренних документов.

Справочники:

1. Сотрудники.
2. Должности.
3. Отделы.
4. Тип документа.
5. Контрагенты.
6. Статус.
7. Резолюция.
8. Виза документа.

Документы:

1. Входящие документы.
2. Исходящие документы.
3. Внутренние документы.
4. Назначение исполнителя
5. Визирование документов

Отчеты:

• отчет по входящим документам;
• отчет по исходящим документам;
• отчет по внутренним документам;
• отчет по исполнителям;
• отчет по визам документов.

2.7. Контрольный пример реализации проекта в среде 1С:Предприятие и его описание

Под электронными формами документов понимается не изображение бумажного документа, а изначально электронная (безбумажная) технология работы; она предполагает появление бумажной формы только в качестве твердой электронной копии.

Программное приложение разрабатываемой системы является 32-разрядным приложением Windows. Выполняется в отдельном окне с главным меню и вертикальной панелью с тремя вкладками. Главное окно представлено на рисунок 30.

Рабочая область оснащена общим журналом, где отображаются все зарегистрированные в системе документы.

Рисунок 30. Главная форма ИС «Управление документооборотом»

На главной форме расположено главное меню, с командами Справочники, Отчеты, Журналы, Документы, Работа с документами.

Каждая команда содержит в себе команды вызывающие определенные формы или выполняет, какое либо действие. Подсистема «Справочники» позволяет провести работу с элементами справочников, рисунок 31.

Рисунок 31. Подсистема «Справочники»

Форма справочника «Контрагенты» представлена на рисунке 32.

Рисунок 32. Справочник «Контрагенты»

Просмотр справочников осуществляется на вкладке «Справочники». Слева имеется список всех доступных справочников. Окно элементов справочников представлено на рисунке 33.

Рисунок 33. Элементы справочника «Контрагенты»

На рисунке 34 представлена форма просмотра элементов справочника «Тип документа».

Рисунок 34. Элементы справочника «Тип документа»

Используя подсистему «Документы» можно просматривать имеющиеся документы а так же производить их добавление.

В подсистеме имеются команды по добавлению документов, а так же просмотру элементов списка документов, рисунок 35.

Рисунок 35. Подсистема «Документы»

Форма добавления внутреннего документа представлена на рисунке 36.

Рисунок 36. Форма добавления внутреннего документа

Форма добавления входящего документа представлена на рисунке 37.

Рисунок 37. Форма добавления внутреннего документа

Список входящих документов представлен в отдельной форме списка элементов входящих документов, рисунок 38.

Рисунок 38. Форма просмотра элементов списка входящего документа

Форма добавления исходящего документа представлена на рисунке 39. Список исходящих документов представлен на рисунке 40.

Рисунок 39. Форма добавления исходящего документа

Рисунок 40. Форма просмотра элементов списка исходящего документа

Форма визирования документов представлена на рисунке 41.

Рисунок 41. Форма визирования документов

Печатная форма документа визирования документов представлена на рисунке 42.

Рисунок 42. Печатная форма документа «Визирование документов»

Форма документа «Назначение исполнителей» представлена на рисунке 43. Печатная форма представлена на рисунке 44.

Рисунок 43. Форма документа «Назначение исполнителей»

Рисунок 44. Печатная форма документа «Назначение исполнителей»

Подсистема отчеты позволяет сформировать отчеты по всем видам документов. Отчет выполнен в виде исполняемого модуля, который позволяет сформировать отчет по требованию. Отчет по внутренним документам представлен на рисунке 45.

Рисунок 45. Отчет по внутренним документам

Отчет по входящим документам представлен на рисунке 46.

Рисунок 46. Отчет по входящим документам

Отчет по исходящим документам представлен на рисунке 47.

Рисунок 47. Отчет по исходящим документам

Отчет по визам документов представлен на рисунке 48. Отчет по исполнителям представлен на рисунке 49.

Рисунок 48. Отчет по визам документов

Рисунок 49. Макет формы документа «Внутренний документ»

Подсистема «Журналы» позволяет по видам документов просмотреть все зарегистрированные документы по видам и осуществить к ним доступ, сортировка документов осуществляется по дате регистрации.

Выводы по главе.

На основании изучения нормативно-справочной, входной и результатной информации предметной области было произведено проектирование и разработка справочников и форм документов в конфигурации 1С Предприятие 8.3.

Определена логика последовательности работы документов и бизнес-процессов, разработаны регистры хранения и накопления промежуточных данных. Созданные модули в виде отдельных форм объединены в единый программный каркас и связаны между собой с помощью визуальных средств разработки.

Произведена разработка пользовательского интерфейса информационной системы и введен контрольный пример позволяющий проверить работоспособность элементов системы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе выполнения курсовой работы достигнута цель разработана информационная система «Управление документооборотом» на платформе 1с Предприятие 8.3. Данная информационная система должна быть информативным, удобным и гибким в администрировании. Разработанная информационная система позволяет автоматизировать деятельность секретаря организации по регистрации и учету документооборота организации. Информационная система позволяет выполнять поиск по хранимой информации, формировать отчетность и контролировать передачу документов исполнителям.

Для достижения цели были выполнены следующие задачи:

• рассмотрена задача и объект автоматизации, определены рамки решения задачи;
• проведено обоснование проектных решений;
• рассмотрены и описаны нормативно-справочная, входная и результатная информация;
• разработан проект автоматизации;;
• разработан программный интерфейс информационной системы и выполнена физическая реализация, описан контрольный пример тестирования системы при заполнении данных.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Балдин, К.В.  Информационные системы в экономике. Учебник / К.В. Балдин, В.Б. Уткин. – М.: Дашков и Ко, 2012. — 395 с.
2. Блинов, А.О. Реинжиниринг бизнес-процессов: учеб. пособие / А. О. Блинов, О.С. Рудакова – М.: Юнити-Дана, 2012 – 342 с.
3. Вдовин, В.М. Теория систем и системный анализ: Учебник / В.М. Вдовин, Л.Е. Суркова, В.А. Валентинов – изд. 3-е – М.: Дашков и К, 2013. – 640 с.
4. Вендров А. М. Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем / А. М. Вендров. — М. : Финансы и статистика, 2012. — 334 с.
5. Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем / А. М. Вендров. — М. : Финансы и статистика, 2012. — 352 с.
6. Всяких, Е.И. Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов. / Е.И. Всяких, Е.В. Сидоренко – ДМК Пресс, 2013 – 247 с.
7. Гвоздева, Т.В. Проектирование информационных систем: учебное пособие / Т.В. Гвоздева, Б.А. Баллод. – Ростов-н/Д: Феникс, 2014 – 508c.
8. Заботина Н.Н. Проектирование информационных систем.Учебное пособие для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 080801 «Прикладная информатика (по областям) и другим экономическим специальностям» / Н. Н. Заботина – Москва: ИНФРА-М, 2013 – 329с.
9. Ильин В.В. Моделирование бизнес-процессов. Практический опыт разработчика / В.В. Ильин. – М.: «Вильямс», 2012 – 176 с.
10. Илюшечкин, В.М. Основы использования и проектирования баз данных : учеб. пособие / В.М. Илюшечкин. — М.: Юрайт, 2014 — 213c.
11. Информационные системы и технологии в экономике и управление: Учебник для бакалавров /В.В. Трофимов. – М.: Юрайт, 2012 – 521 с.
12. Информационные системы и технологии управления: учебник / под ред. Г.А.Титоренко. — 3-е изд., перераб и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2014. — 591c.
13. Исаев Г.Н. Информационные технологии: учебное пособие /Г.Н. Исаев. – Изд-во: Омега-Л, 2012 – 464 с.
14. Коваленко В.В. Проектирование информационных систем. Учебное пособие для студентов (бакалавров и специалистов) высших учебных заведений, обучающихся по направлению 230700 Прикладная информатика (профили: экономика, социально-культурная сфера) и специальности 080801 «Прикладная информатика (по областям применения)» / В. В. Коваленко — Москва : Форум , 2012 — 319 с.
15. Перерва А.Д., Иванова В.А. Путь аналитика. Практическое руководство IT-специалиста. – СПб.: Питер, 2012. – 304 с.
16. Смирнов, Г.Н. Проектирование экономических информационных систем: учебник для вузов / А.А. Смирнов, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов. — М.: Финансы и статистика, 2014 – 512c.
17. Советов Б.Я. Моделирование систем. Учебник для бакалавров: для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлениям «Информатика и вычислительная техника» и «Информационные системы» / Б.Я. Советов, С.А. Яковлев; Санкт-Петербургский гос. электротехнический ун-т. — 7-е изд. – Москва: Юрайт , 2012 – 342 с.
18. Трофимов, В.В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. Учебник / В.В. Трофимов. – М.: Юрайт, 2011. — 521 с.
19. Чекмарев Ю.В. Автоматизация процессов обработки информации в статистике: учебное пособие / Ю.В. Чекмарев, И.А. Кашина, В.К. Кашин, Д.Ю. Нечаев. – Изд-во: ДМК Пресс, 2012 – 199 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Процедура ОбработкаПроведения(Отказ, Режим)

//{{__КОНСТРУКТОР_ДВИЖЕНИЙ_РЕГИСТРОВ

// Данный фрагмент построен конструктором.

// При повторном использовании конструктора, внесенные вручную изменения будут утеряны!!!

// регистр Регистр_документов Приход

Движения.Регистр_документов.Записывать = Истина;

Движение = Движения.Регистр_документов.Добавить();

Движение.ВидДвижения = ВидДвиженияНакопления.Приход;

Движение.Период = Дата;

Движение.Документ = Номер_документа;

//}}__КОНСТРУКТОР_ДВИЖЕНИЙ_РЕГИСТРОВ

КонецПроцедуры

Процедура Печать(ТабДок, Ссылка) Экспорт

//{{_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ(Печать)

Макет = Документы.Входящий_документ.ПолучитьМакет(«Печать»);

Запрос = Новый Запрос;

Запрос.Текст =

«ВЫБРАТЬ

| Входящий_документ.Дата,

| Входящий_документ.Дата_документа,

| Входящий_документ.Дата_поступления,

| Входящий_документ.Исполнитель,

| Входящий_документ.Краткое_содержание,

| Входящий_документ.Номер,

| Входящий_документ.Номер_документа,

| Входящий_документ.Отправитель,

| Входящий_документ.Получатель,

| Входящий_документ.Примечание,

| Входящий_документ.Резолюция,

| Входящий_документ.Срок_исполнения,

| Входящий_документ.Статус,

| Входящий_документ.Тип_документа

|ИЗ

| Документ.Входящий_документ КАК Входящий_документ

|ГДЕ

| Входящий_документ.Ссылка В (&Ссылка)»;

Запрос.Параметры.Вставить(«Ссылка», Ссылка);

Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();

ОбластьЗаголовок = Макет.ПолучитьОбласть(«Заголовок»);

Шапка = Макет.ПолучитьОбласть(«Шапка»);

ТабДок.Очистить();

ВставлятьРазделительСтраниц = Ложь;

Пока Выборка.Следующий() Цикл

Если ВставлятьРазделительСтраниц Тогда

ТабДок.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();

КонецЕсли;

ТабДок.Вывести(ОбластьЗаголовок);

Шапка.Параметры.Заполнить(Выборка);

ТабДок.Вывести(Шапка, Выборка.Уровень());

ВставлятьРазделительСтраниц = Истина;

КонецЦикла;

//}}

КонецПроцедуры

&НаКлиенте

Процедура ОбработкаКоманды(ПараметрКоманды, ПараметрыВыполненияКоманды)

//{{_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ(Печать)

ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;

Печать(ТабДок, ПараметрКоманды);

ТабДок.ОтображатьСетку = Ложь;

ТабДок.Защита = Ложь;

ТабДок.ТолькоПросмотр = Ложь;

ТабДок.ОтображатьЗаголовки = Ложь;

ТабДок.Показать();

//}}

КонецПроцедуры

&НаСервере

Процедура Печать(ТабДок, ПараметрКоманды)

Справочники.Отделы.Печать(ТабДок, ПараметрКоманды);

КонецПроцедуры

Процедура Печать(ТабДок, Ссылка) Экспорт

//{{_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ(Печать)

Макет = Справочники.Отделы.ПолучитьМакет(«Печать»);

Запрос = Новый Запрос;

Запрос.Текст =

«ВЫБРАТЬ

| Отделы.Наименование

|ИЗ

| Справочник.Отделы КАК Отделы

|ГДЕ

| Отделы.Ссылка В (&Ссылка)»;

Запрос.Параметры.Вставить(«Ссылка», Ссылка);

Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();

ОбластьЗаголовок = Макет.ПолучитьОбласть(«Заголовок»);

Шапка = Макет.ПолучитьОбласть(«Шапка»);

ТабДок.Очистить();

ВставлятьРазделительСтраниц = Ложь;

Пока Выборка.Следующий() Цикл

Если ВставлятьРазделительСтраниц Тогда

ТабДок.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();

КонецЕсли;

ТабДок.Вывести(ОбластьЗаголовок);

Шапка.Параметры.Заполнить(Выборка);

ТабДок.Вывести(Шапка, Выборка.Уровень());

ВставлятьРазделительСтраниц = Истина;

КонецЦикла; //}}

КонецПроцедуры

Процедура Печать(ТабДок, Ссылка) Экспорт

Макет = Справочники.Должности.ПолучитьМакет(«Печать»);

Запрос = Новый Запрос;

Запрос.Текст =

«ВЫБРАТЬ

| Должности.Наименование

|ИЗ

| Справочник.Должности КАК Должности

|ГДЕ

| Должности.Ссылка В (&Ссылка)»;

Запрос.Параметры.Вставить(«Ссылка», Ссылка);

Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();

ОбластьЗаголовок = Макет.ПолучитьОбласть(«Заголовок»);

Шапка = Макет.ПолучитьОбласть(«Шапка»);

ТабДок.Очистить();

ВставлятьРазделительСтраниц = Ложь;

Пока Выборка.Следующий() Цикл

Если ВставлятьРазделительСтраниц Тогда

ТабДок.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();

КонецЕсли;

ТабДок.Вывести(ОбластьЗаголовок);

Шапка.Параметры.Заполнить(Выборка);

ТабДок.Вывести(Шапка, Выборка.Уровень());

ВставлятьРазделительСтраниц = Истина;

КонецЦикла;

КонецПроцедуры

Процедура Печать(ТабДок, Ссылка) Экспорт

Макет = БизнесПроцессы.Б_П_ВХОД.ПолучитьМакет(«Печать»);

Запрос = Новый Запрос;

Запрос.Текст =

«ВЫБРАТЬ

| Б_П_ВХОД.ВедущаяЗадача,

| Б_П_ВХОД.Вхоядщий,

| Б_П_ВХОД.Дата,

| Б_П_ВХОД.Завершен,

| Б_П_ВХОД.Номер,

| Б_П_ВХОД.Стартован

|ИЗ

| БизнесПроцесс.Б_П_ВХОД КАК Б_П_ВХОД

|ГДЕ

| Б_П_ВХОД.Ссылка В (&Ссылка)»;

Запрос.Параметры.Вставить(«Ссылка», Ссылка);

Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();

ОбластьЗаголовок = Макет.ПолучитьОбласть(«Заголовок»);

Шапка = Макет.ПолучитьОбласть(«Шапка»);

ТабДок.Очистить();

ВставлятьРазделительСтраниц = Ложь;

Пока Выборка.Следующий() Цикл

Если ВставлятьРазделительСтраниц Тогда

ТабДок.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();

КонецЕсли;

ТабДок.Вывести(ОбластьЗаголовок);

Шапка.Параметры.Заполнить(Выборка);

ТабДок.Вывести(Шапка, Выборка.Уровень());

ВставлятьРазделительСтраниц = Истина;

КонецЦикла;

//}}

КонецПроцедуры

Процедура Печать(ТабДок, Ссылка) Экспорт

//{{_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ(Печать)

Макет = БизнесПроцессы.Б_П_ВХОД.ПолучитьМакет(«Печать»);

Запрос = Новый Запрос;

Запрос.Текст =

«ВЫБРАТЬ

| Б_П_ВХОД.ВедущаяЗадача,

| Б_П_ВХОД.Вхоядщий,

| Б_П_ВХОД.Дата,

| Б_П_ВХОД.Завершен,

| Б_П_ВХОД.Номер,

| Б_П_ВХОД.Стартован

|ИЗ

| БизнесПроцесс.Б_П_ВХОД КАК Б_П_ВХОД

|ГДЕ

| Б_П_ВХОД.Ссылка В (&Ссылка)»;

Запрос.Параметры.Вставить(«Ссылка», Ссылка);

Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();

ОбластьЗаголовок = Макет.ПолучитьОбласть(«Заголовок»);

Шапка = Макет.ПолучитьОбласть(«Шапка»);

ТабДок.Очистить();

ВставлятьРазделительСтраниц = Ложь;

Пока Выборка.Следующий() Цикл

Если ВставлятьРазделительСтраниц Тогда

ТабДок.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();

КонецЕсли;

ТабДок.Вывести(ОбластьЗаголовок);

Шапка.Параметры.Заполнить(Выборка);

ТабДок.Вывести(Шапка, Выборка.Уровень());

ВставлятьРазделительСтраниц = Истина;

КонецЦикла;

КонецПроцедуры

Процедура Печать(ТабДок, Ссылка) Экспорт

//{{_КОНСТРУКТОР_ПЕЧАТИ(Печать)

Макет = Документы.Назначение_исполнителя.ПолучитьМакет(«Печать»);

Запрос = Новый Запрос;

Запрос.Текст =

«ВЫБРАТЬ

| Назначение_исполнителя.Дата,

| Назначение_исполнителя.Дата_назначения,

| Назначение_исполнителя.Номер,

| Назначение_исполнителя.Сотрудник,

| Назначение_исполнителя.Статус,

| Назначение_исполнителя.Документы_назначения.(

| НомерСтроки,

| Документ,

| Дата_контроля

| )

|ИЗ

| Документ.Назначение_исполнителя КАК Назначение_исполнителя

|ГДЕ

| Назначение_исполнителя.Ссылка В (&Ссылка)»;

Запрос.Параметры.Вставить(«Ссылка», Ссылка);

Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();

ОбластьЗаголовок = Макет.ПолучитьОбласть(«Заголовок»);

Шапка = Макет.ПолучитьОбласть(«Шапка»);

ОбластьДокументы_назначенияШапка = Макет.ПолучитьОбласть(«Документы_назначенияШапка»);

ОбластьДокументы_назначения = Макет.ПолучитьОбласть(«Документы_назначения»);

Подвал = Макет.ПолучитьОбласть(«Подвал»);

ТабДок.Очистить();

ВставлятьРазделительСтраниц = Ложь;

Пока Выборка.Следующий() Цикл

Если ВставлятьРазделительСтраниц Тогда

ТабДок.ВывестиГоризонтальныйРазделительСтраниц();

КонецЕсли;

ТабДок.Вывести(ОбластьЗаголовок);

Шапка.Параметры.Заполнить(Выборка);

ТабДок.Вывести(Шапка, Выборка.Уровень());

ТабДок.Вывести(ОбластьДокументы_назначенияШапка);

ВыборкаДокументы_назначения = Выборка.Документы_назначения.Выбрать();

Пока ВыборкаДокументы_назначения.Следующий() Цикл

ОбластьДокументы_назначения.Параметры.Заполнить(ВыборкаДокументы_назначения);

ТабДок.Вывести(ОбластьДокументы_назначения, ВыборкаДокументы_назначения.Уровень());

КонецЦикла;

Подвал.Параметры.Заполнить(Выборка);

ТабДок.Вывести(Подвал);

ВставлятьРазделительСтраниц = Истина;

КонецЦикла;

//}}

КонецПроцедуры

В современных реалиях обеспечение коммуникации сотрудников и при их совместной работе в офисе и при работе удалённо играет большую роль. Видеоконференции и рассылка документов через групповые чаты зачастую не дают полной картины текущего процесса. 

Зачем нужна автоматическая обработка документов?

Задача любого бизнеса – увеличение прибыли, а следовательно, снижение затрат. В процессе работы фирмы требуется взаимодействие всех подразделений предприятия. И чем быстрее подразделения будут обмениваться информацией при меньшем количестве сотрудников, тем быстрее будут решаться производственные задачи.

Кроме того, для руководителей любого звена важно контролировать текущую работу своих работников.

Автоматизация документооборота позволяет решить следующие задачи:

• организовать быстрый обмен бумагами с внешними контрагентами;
• систематизировать и контролировать документооборот между структурными подразделениями предприятия;
• сократить объём бумажных копий;
• минимизировать поток однотипных документов;
• ускорить процесс согласования управленческих решений;
• снизить трудозатраты по заполнению различных формуляров;
• обеспечить доступ к важным данным заинтересованных сотрудников в любое удобное для них время без риска порчи или потери документов;
• создать управленческий контроль над работой всех структурных звеньев;
• снизить затраты: по оплате труда, на расходные материалы, по хранению документов.

Таким образом, внедрение автоматизированных продуктов по работе с документами, в частности программы 1С:Документооборот 8, — это целесообразная инвестиция в будущее развитие предприятия.

Функции программы 1С:Документооборот 8

Структурно СЭД 1С: Документооборот 8 состоит из нескольких блоков, позволяющих решать свои задачи подразделениям предприятия. Это возможность работы с исходящими документами, поиск документов по уже имеющейся базе данных, создание исходящих документов, работа по тайм-менеджменту, работа над совместными проектами (рис. 1).

Отдельный функционал предусмотрен для руководителей: контроль рабочего времени и эффективности деятельности сотрудников.

Рассмотрим подробнее каждый раздел. 

Работа с документами

Поскольку программа 1С:Документооборот 8 легко совмещается с другими автоматизированными системами, отпадает необходимость в распечатке и ручном вводе входящих документов. В программу можно вносить деловую переписку, договоры контрагентов, первичную документацию по бухгалтерскому и кадровому учёту, финансовые документы предприятия. Все документы (как внешние, так и внутренние) непосредственно заносятся в базу и сгруппированы по направлениям. В программе предусмотрен режим работы с электронной почтой, который позволяет отправлять письма непосредственно из программы, без лишних затрат времени и компьютерного пространства по сохранению и пересылке данных.

При работе с базой данных руководство имеет возможность по своему усмотрению настроить права доступа сотрудников к той или иной группе данных.

В существующих версиях программы предусмотрен удобный функционал по поиску необходимой документации. Поиск производится по наименованиям, реквизитам, датам или штрих-коду, что значительно экономит время поиска и обработки документа.

После решения поставленных задач сотрудник или отдел создают исходящий документ, который остаётся в программе и передаётся по внутренней почте или внешнему пользователю.

Причём совместная работа сотрудников, даже физически удалённых друг от друга подразделений, организуется в режиме реального времени. Иногда своевременность получения документов от филиала или удалённого склада играет немаловажную роль в производственном процессе. Кроме того, данные различных направлений позволяют вовремя получать информацию для составления управленческих отчётов и видеть картину состояния фирмы в реальном времени.

После перехода большинства фирм в 2017-2018 годы на электронный обмен документами важным функционалом 1С:Документооборот 8 стала возможность применения электронной цифровой подписи при выгрузке первичных документов и подписании договоров. При внедрении программного продукта применяются ЭЦП разных степеней защиты, в зависимости от полномочий лица, чья электронно-цифровая подпись используется.

Работа с договорами требует привлечения специалистов различных направлений: юристов, финансистов, сотрудников узких направлений (например, отдел охраны труда), что затягивает время оформления и отрицательно влияет на взаимодействие с контрагентами.

В режиме бумажного документооборота контроль над исполнением и продлением договоров довольно трудоёмкий процесс. При работе с 1С такой контроль организован в автоматическом режиме.

Таким образом, СЭД 1С:Документооборот 8 решает большинство задач по приёму, обработке, хранению и выписке документов без обращения к бумажным носителям. 

Планирование и учёт рабочего времени

Для работы каждого сотрудника и фирмы в целом важным фактором является тайм-менеджмент. В рамках программы можно настроить индивидуальный календарь, с помощью которого можно распланировать рабочее время и отметить важные мероприятия (рис. 2). 

  

Кроме того, руководителю легче ставить перед сотрудниками задачи и отслеживать KPI каждого сотрудника и подразделения в целом.

В программе предусмотрена функция учёта рабочего времени, что немаловажно как при очной явке сотрудников на предприятие, так и при работе в удалённом режиме. Руководитель распределяет рабочее время каждого сотрудника в зависимости от производственной необходимости.

Анализируя задачи, поставленные перед сотрудниками и их личные календари, программа в автоматическом режиме выбрает наиболее подходящее время для проведения совместных мероприятий.

Использование 1С:Документооборот 8 позволяет проводить совместные совещания, обсуждения и прочее, что чрезвычайно важно при невозможности собрать всех сотрудников в офисе. 

Разработка и внедрение проектов

Для руководящего состава важно планирование и внедрение тех или иных задач деятельности предприятия. Программа 1С:Документооборот 8 позволяет создавать проекты с детальной разбивкой решаемых в рамках такого проекта вопросов.

В рамках проекта можно определить:

• планирование задач по срокам;
• список участвующих в проекте сотрудников;
• совместную работу по проекту (совещания, согласования, переписка);
• контроль решения поставленных вопросов;
• создание отчётов по поставленным задачам. 

Такие функции позволяют повысить эффективность работы каждой группы для совместного взаимодействия (например, планирование поставок по новому контракту и т. п.). 

Почему пользователи предпочитают 1С:Документооборот 8

Уже много лет комплекс программного обеспечения 1С держит лидерство среди программ, призванных решать производственные и управленческие задачи. Это обусловлено универсальностью применения таких программ для любого предприятия и интеграцией с другими программными продуктами.

Возможность обмена информацией с другими источниками существенно облегчает работу на всех участках деятельности.

Что касается продукта 1С: Документооборот 8, к его несомненным преимуществам относятся:

• многозадачность;
• лёгкость установки и использования (программа не требует дополнительного обучения сотрудников);
• адаптированность к широкому спектру программ 1С и другим программным комплексам;
• налаженная система обслуживания;
• своевременность и скорость обновления программы для приведения её в соответствие с действующим законодательством;
• включение индивидуальных настроек по допускам и шаблонам. 

На сегодняшний день на рынке представлены следующие версии продукта 1С:Документооборот 8: для малых предприятий, для средних предприятий, для крупных предприятий (КОРП), для государственных учреждений.

Если у вас остались вопросы по 1C:Документооборот 8, обращайтесь за консультацией к нам на Линию Консультаций 1С по номеру +7 499 956-21-70, а также оставляйте заявки на нашем сайте или по почте tlm1c@4dk.ru

Содержание:

1. Управление содержанием

2. Управление расписанием

3. Управление ресурсами

4. Управление стоимостью

5. Управление рисками

6. Управление коммуникациями

Управление содержанием в 1С:ДО

В контексте проекта термин «содержание» может обозначать:

• Содержание продукта. Свойства и функции, которые характеризуют продукт, услугу или результат. Оно содержит детальное описание поставляемых результатов проекта.
• Содержание проекта. Работы, которые необходимо выполнить, чтобы получить продукт, услугу или результат с заданными свойствами и функциями.

Содержание продукта описывается в договорной, проектной или технической документации, а для ее составления и хранения в 1С:Документооборот предусмотрен ряд полезных функций:

• Работа с договорными документами
• Совместная работа с файлами
• Хранение и контроль версий файлов
• Применение шаблонов документов

Все документальное обеспечение проектной деятельности выполняется в карточке проекта.

Основой содержания проекта в 1С:Документооборот  является структурная декомпозиция работ (СДР), которая составляется в плане проекта. СДР состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, при этом каждая задача имеет свой код СДР.

Управление расписанием в 1С:ДО

Основой содержания проекта является структурная декомпозиция работ (СДР), которая составляется в плане проекта. СДР состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, при этом каждая задача имеет свой код СДР.

Управление расписанием проекта включает в себя процессы, необходимые для управления своевременным выполнением проекта.

Планирование и исполнение проектных задач

Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

• Планирование — для составления плана проекта;
• Отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
• Контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
• Анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
• Полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
• Диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Для Руководителя проектов в системе предусмотрено окно «Задачи по проектам», в котором отслеживается состояние задач в разрезе проектов:

• Просроченные задачи;
• Задачи в работе;
• Распределение задач по участникам проектов.

По предоставленным данным в 1С:Документооборот, руководитель проекта может увидеть, как обстоят дела с его проектами, оценить ход их выполнения, узнать, есть ли просроченные задачи и какова загрузка сотрудников.

Для управления своевременным выполнением проекта, в системе 1С:Документооборот реализованы отчеты:

• «Текущее состояние проектных задач» — данный отчетв 1С:ДО показывает Руководителю проектов полную сводку по состоянию всех проектных задач.

• Отчет «План-факт по проектным задачам» помогает оценить соблюдение сроков начала и окончания проектных задач.

Выполнение проектных задач при помощи 1С:Документооборот

Осуществляется при помощи процесса «Исполнение». При создании процесса на основании проектной задачи в нем заполняются сроки и исполнители.

В программе предусмотрен продвинутый таск-менеджер, который помогает руководителю проекта в постановке и контроле исполнения проектных задач и проекта в целом.

При наступлении срока выполнения проектной задачи, программа автоматически отправит задачу Исполнителю. Если же при наступлении срока Исполнитель задачи не указан — программа оповестит об этом Руководителя проекта.

При старте процесса по проектной задаче, она автоматически отмечается как начатая, при завершении процесса — как выполненная.

В системе 1С:ДО предусмотрен единый инструмент для учета задач «Задачи мне». Все задачи собраны в одном списке, исполнитель видит все задачи, которые поставлены ему с группировкой по каждому проекту.

Дополнительно, в системе 1С реализована возможность разделения задачи на несколько исполнителей. При этом, отправка задачи на исполнение может быть как одновременной, т.е. всем исполнителям сразу, так и по очереди.

В качестве дополнительной аналитики по классификации проектных задач в 1С:Документообороте можно использовать флаги. Флаги могут означать определенные статусы задач в зависимости от присвоенного цвета. Например, задачам, которым необходимо уделить большее внимание, могут обозначаться красным цветом флага, при изменении статуса задачи, цвет флага может быть изменен.

Диаграмма Ганта

Для графического представления плана проекта можно использовать Диаграмму Ганта. В диаграмме можно изменить сроки проектных задач путем перетаскивания отрезков мышью. Каждая полоса на диаграмме Ганта — это отдельная задача в составе проекта. Окрашенные отрезки диаграммы Ганта, показывают состояние задач.

Управление ресурсами в 1С:ДО

Управление ресурсами проекта включает в себя процессы, необходимые для планирования, учета и контроля трудовых ресурсов, а также управления их трудозатратами.

Организация проектной команды

Выполняется в карточке проекта, путем назначения сотрудников и ролей в команде.

Права доступа к информации, связанной с проектом устанавливаются также в карточке проекта на закладке Рабочая группа.

Планирование и учёт трудозатрат в 1С:Документооборот

Для планирования и учета трудозатрат, реализована возможность указания плановых и фактических трудозатрат по каждой задаче, согласно иерархической структуре работ (ИСР).

Указанные исполнителем фактические трудозатраты по задаче привязываются к выбранному проекту.

Таким образом, Руководитель проекта получает оперативную информацию для план-фактного анализа трудозатрат.

Управление стоимостью в 1С:ДО

Управление стоимостью проекта обеспечивается посредством реализации следующих процессов:

• Оценки стоимости ресурсов;
• Планирование бюджета проекта;
• Бюджетный контроль проекта.

К сожалению, типовая конфигурация «1С:Документооборот» не поддерживает указанные процессы, однако эти функции могут быть добавлены в программу, как на примере, представленном ниже.

Оценка стоимости ресурсов

Оценка стоимости ресурсов проекта назначается через трансфертную ставку исполнителей. Трансфертная ставка — это часовая ставка специалиста, которая отражает стоимость трудового ресурса для указанного проекта.

Трансфертная ставка специалиста может меняться по ходу проекта, система сохраняет всю информацию по назначенным или измененным трансфертным ставкам сотрудников.

Планирование бюджета проекта при помощи 1С:Документооборот

Поскольку данная функция отсутствует в типовой конфигурации 1С:Документооборот, ниже представлен возможный вариант реализации бюджетного планирования непосредственно в данной конфигурации.

Бюджет проекта содержит информацию о величине и сроках планируемых доходов и расходов проекта (БДР), а также графике и сумме его финансирования (БДДС).

Плановые значения для БДР и БДДС вносятся через механизм контрольных точек. А плановые расходы на персонал рассчитываются на основании плановых трудозатрат и трансфертной ставки. Результатом внесения этих данных является план бюджета проекта.

Фактические значения для БДР и БДДС автоматически загружаются из смежной учетной системы. Актуальный фактические данные по доходам, расходам и платежам можно по получить через отчет по исполнению бюджета.

Бюджетный контроль проекта

Бюджетный контроль проекта в 1С:Документооборот— процесс мониторинга бюджета проекта для актуализации стоимости и управления изменениями. План-фактный анализ плана и бюджета проекта, позволяет учитывать не только стоимостные, но и объемные показатели выполнения работ.

Для продвинутого бюджетного управления проектами, рекомендуется использовать конфигурацию «1С:Документооборот» в связке с системами финансового управления, например, «БИТ:Финанс» или «1С:ERP Управление предприятием».

Управление рисками в 1С:ДО

Управление рисками предполагает их идентификацию, оценку и мониторинг на всем протяжении проекта.

Инструмент управления рисками выполнен в программе 1С:Документооборот посредством механизма Контрольных точек.

По своей сути, журнал контрольных точек является реестром рисков проекта и их качественной оценкой.

Качественная оценка рисков осуществляется путем занесения оценки вероятности возникновения и воздействия рисков на проект. Данный процесс выполняется на протяжении всего жизненного цикла проекта.

При использовании механизма Контрольных точек в 1С:ДО, у руководителя проекта появляются дополнительные аналитики по уровням контроля проекта (стратегический, тактический и оперативный). Еще одной возможностью системы в части управления рисками проекта, является предоставление оперативных статистических данных по количеству и состоянию контрольных точек.

Управление коммуникациями в 1С:ДО

Проект представляет собой непрерывный процесс взаимодействия его участников (между членами проектной команды, Руководителем проекта и Заказчиком). Для того, чтобы обмен информацией был результативным, в системе «1С:Документооборот» реализовано окно «Начальная страница», которое состоит из 12 настраиваемых виджетов.

Каждый виджет в 1С:Документооборот показывает актуальное состояние по конкретной теме:

• Мой календарь и календари других пользователей — персональный инструмент для планирования времени. В календаре отображаются все записи: запланированные встречи, конференции, задачи итд; Планировать встречи и конференции можно как внутри компании, так и с контрагентами.

• Бронирование помещений через 1С:ДО — можно увидеть, занято ли интересующее помещение и при необходимости, тут же его забронировать;

• Видеоконференции в 1С:Документообороте — из группового чата можно позвонить как сразу всем участникам обсуждения, так и одному из собеседников;

• Учет отсутствий сотрудников — система автоматически оповестит Вас о том, что сотрудник отсутствует на рабочем месте и Вы можете принять решение: отложить дело, передать его заместителю, либо решить, что отсутствие не помешает совместной работе;
• Оповещения о важных событиях — о всех записях программа напомнит заранее, в указанное время;
• Работа через мобильное приложение.

Рекомендуем прочитать еще эти статьи