Разработка оперативного плана автоматизации компании

Оперативный
план автоматизации торговой компании
«Рассвет»:

1.
Структура проекта автоматизации компании
(диаграмма Gantt).

2.
Ресурсное планирование проекта
автоматизации (таблица ресурсов Resource
Sheet,
отчет Who
Does
What
When).

3.
Стоимостной анализ проекта (отчетыCash
Flow,
Budget).

1.Структура
проекта автоматизации компании «Рассвет»
(диаграмма Gantt).

Разработаем
оперативный план по автоматизации
компании «Рассвет», для этого воспользуемся
диаграммой Ганта (Gantt
Chart)
— средством визуализации плана проекта
для компании. Эта диаграмма представляет
собой график, на котором по горизонтали
размещена шкала времени, а по вертикали
расположен список задач. Оперативный
план является по существу проектом,
который реализуется в последствие
компанией. Целями автоматизации является
улучшение условий работы в компании.

Задачи, которые
необходимо выполнить для автоматизации
компании (рис.1):

Рис
1.Диаграмма
Gantt
(Задачи)

1.Предпроектное
обследование —
цель задачи является анализ текущей
ситуации в компании, определение
требований и пожеланий, а также оценка
денежных ресурсов;

1.1.Формирование
требований к ИС – компания разрабатывает
свои требование, которые ИС должна
удовлетворять;

1.2.Оценка ресурсных
возможностей – определение с суммой
денежных средств, которые компания
может потратить на внедрение ИС;

2. Программирование
ИС – непосредственно сама разработка
информационной системы компании
«Рассвет».

3.Тестирование ИС
— тестирование
функционального программного продукта
ключевыми пользователями, проверка
соответствия программного продукта
требованиям;

4. Отладка ИС –
процесс поиска и исправления ошибок в
ИС, препятствующие нормальной работе
программы;

4.1 Устранение
неполадок – необходимо устранить
выявленные неполадки;

4.2 Составление
описания конфигурации – доработка и
внесения данных;

5.Внедрение ИС —
готовое программное обеспечение,
специалисты доставляют и устанавливают;

5.1.Установка ИС —
необходимо выполнить установку ИС на
имеющееся оборудование;

6.Полный переход
компании «Рассвет» к работе с готовой
ИС.

Рассчитываем
длительность исполнение задач и
устанавливаем сроки на начала и окончание
каждой задачи.
Общее число рабочего времени составит:
85 дней. Выполнение всего проекта продлится
с 7 мая 2012 г. по 30 августа 2012г.

При
этом длина отрезков, обозначающих
задачи, пропорционально длительности
задач (рис. 2). Далее
в диаграмме устанавливаются связи между
задачами и подзадачами, это необходимо
для того чтобы было видно какие задачи
выполняются одновременно, а какие
последовательно.

Например,
Задачи
«Программирование ИС» и «Тестирование
ИС», должны выполняться последовательно,
т.к. необходимо сначала создать ИС и
только затем
можно проверить ее работу.

Рис. 2 Диаграмма
Gantt
(Шкала времени выполнения задач)

2.
Ресурсное планирование проекта
автоматизации компании Рассвет
(таблица ресурсов Resource
Sheet,
отчет
Who
Does
What
When).

После того как
определены задач, нужно определить,
ресурсы. Создаем
необходимые ресурсы, которые будут
использованы в проекте: сотрудник
компании, который занимается данным
проектом (его оплата составит – 180 рублей
за час работы); системный администратор,
который занимается внедрением ИС
(стоимость услуг 200 рублей за час);
программист, который разрабатывает,
тестирует и делает отладку ИС (стоимость
услуги составит 100 рублей за час).
Назначаем вид ресурса материальный или
трудовой, последний оценивается исходя
из рабочих часов (рис.3).

Рис.
3. Таблица
ресурсов Resource
Sheet

Далее назначаем
каждой задаче использованные в ней
ресурсы (рис. 4).

Рис.
4. Назначение ресурсов

Создадим отчет по
исполнителям и времени (рис.5), на нем
наглядно просматривается, сколько
рабочих часов будет затрачено в каждом
месяце и по каждой задачи, весь проект
будет выполняться с мая по август.

Рис.5.
Отчет «Дела по исполнению
времени»

3.Стоимостный
анализ проекта (отчеты Cash
Flow,
Budget).

Создадим
необходимые отчеты, для этого воспользуемся
диалоговым окном «Отчеты по затратам»,
и выберем необходимые виды отчетов,
такие как отчет о бюджете и отчет о
движении денежных средств.

Отчет
о бюджете показывает необходимую сумму
затрат на каждую задачу и подзадачу, а
так же общую сумму затрат, которая
необходима для выполнения всего проекта.
На весь проект сумма затрат составит:
104320рублей (рис.6).

Рис.6.
Отчет
о бюджете

Отчет
о движении денежных средств показывает,
в какой период, какая сумма денежных
средств будет необходима на конкретную
задачу (рис.7). Всего период необходимых
работ будет проходить на протяжении 5
месяцев. В мае месяце затраты составят
– 25920 руб., в июне – 32000 руб., в июле –
28800 руб., в августе – 17600 руб. В июне будет
использовано чуть большее количество
ресурсов, чем в остальных месяцах.

Рис. 7. Отчет «Движение
денежных средств»

Вывод: Для исполнения
оперативного
план автоматизации компании «Рассвет»
потребуется 84 дня. Выполнение всего
проекта продлится с 7 мая по 30 августа.
Общая стоимость всех выполненных работ
составит 104320 рублей.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

С этим файлом связано 4 файл(ов). Среди них: ответы история.doc, история 6.06.pdf, БЖД.Практика.docx, оборотная ведомость.docx.
Показать все связанные файлы

Подборка по базе: Политика развития персонала в системе стратегического управления, 21.02.01 Разработка.pptx, методическая разработка урока _Лексический анализ слова_, 5 клас, Методическая разработка агитбригады.doc, Антонов Анализ безнес процессов компании.pptx, Методическая разработка Мудрость детей.docx, Показатели, устанавливаемые в планах перевозок грузов.pptx, Практическая работа No1 Формирование бизнес-цели проекта. Разраб, Методическая разработка с практическими заданиями _Организация о, Методическая разработка занятия..docx

Министерство образования и науки РФ

Хакасский технический институт – филиал ФГАОУ ВПО

«Сибирский Федеральный Университет»
Кафедра «Прикладная информатика

и экономика»

Отчет по лабораторной работе

по дисциплине «Информационный менеджмент»Тема: Разработка стратегического плана автоматизации компании

Выполнил: студенты группы 58-1

Чернышев А.Э.

Проверил: Минеев П.В.

Абакан 2012

Содержание

РАЗРАБОТКА СТРАТЕГИЧЕСКОГО ПЛАНА АВТОМАТИЗАЦИИ КОМПАНИИ…………………4
РАЗРАБОТКА ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНА АВТОМАТИЗАЦИИ КОМПАНИИ……………………………………………………………………………………………….12
РАЗРАБОТКА ПЛАНА УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ ПРОЕКТА

АВТОМАТИЗАЦИИ КОМПАНИИ……………………………………………………………………….16

ПОДГОТОВКА ИТОГОВОЙ ПРЕЗИНТАЦИИ ПО ПРОЕКТУ АВТОМАТИЗАЦИИ КОМПАНИИ……………………………………………………………………………………………….20

Стратегический план автоматизации торговой компании «Рассвет»

Цели и задачи бизнеса компании «Рассвет».

Основной целью своей деятельности «Рассвет» ставит обеспечение потребителя качественными товарами по доступным ценам. Чтобы интерес покупателей был высок к нашей компании, мы должны продавать хорошую качественную продукцию, но также за наиболее низкие цены, для привлечения всех слоев населения.

Также целью компании является расширение бизнеса и достижение конкурентных преимуществ перед компаниями подобного типа. Для достижения этих целей ставятся такие задачи:

повышение прибыли за счет увеличения объемов продаж или сокращения расходов;
повышение контроля над выполняемыми операциями;
изучение и максимальное удовлетворение потребностей покупателей;
управление финансами;
планирование и анализ финансово-хозяйственной деятельности.

Цели автоматизации компании.

Целью автоматизации компании «Рассвет» является автоматизация не только в товарном и бухгалтерском учете, но и в управлении развития компании. Функции, которые необходимо автоматизировать для решения проблем компании «Рассвет»:

Операции по банку и кассе;
Взаиморасчеты с организациями;
Взаиморасчеты с дебиторами и кредиторами;
Расчеты по зарплате;
Расчеты с бюджетом;
Учет товаров;
Ведение учета складских запасов и их движения;
Оформление счетов поставщикам;
Формирование необходимых первичных документов;
Ведение управления компании.

Необходимо расширение функциональных возможностей информационной системы компании и скорости обработки информации, что, в дальнейшем, позволит компании расширить бизнес и достичь конкурентного преимущества перед другими компаниями.

Способ автоматизации компании.

Хаотичная автоматизация

Хаотичная (кусочная) автоматизация является одним из наиболее неэффективных видов инвестирования средств для развития предприятия. Под автоматизацией понимается отсутствие стратегического плана создания и развития. При таком подходе процесс внедрения информационных технологий определяется локальными сиюминутными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. В этом случае предприятие получает разрозненные прикладные системы, стоимость интеграции которых может быть сравнима с комплексным решением.

Выбрав эту стратегию можно сэкономить время и средства на развертывание системы. Но при возможной последующей в будущем модернизации, которая будет затрагивать полную автоматизацию, использование системы будет не рациональным и экономически невыгодным.

Автоматизация по участкам

Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Подобный подход автоматизации выбирается, когда у предприятия не хватает инвестиций на автоматизацию в полном объеме или существующие участки дают большой экономический эффект. Часто данная автоматизация применяется на производственных участках.

Автоматизация по направлениям

Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия. Отличительной чертой от автоматизации по участкам является, что деятельность предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Конечным результатом автоматизации по направлениям может быть полная автоматизация компании.

Полная автоматизация управления предприятием.

Полная автоматизация подразумевает собой систему, состоящую из большого количества элементов различных уровней и различного назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции и т. д. Это позволяет использовать один алгоритм для расчета схожих задач. Так же исключается необходимость дублирования различных справочников в разных системах, так как всё собрано в одной. Есть и минусы полной автоматизации. Полная автоматизация требует значительных финансовых и временных затрат, а также очень точного и тщательного планирования.

Комплексная автоматизация

Комплексная автоматизация позволяет организовать на предприятии единую информационную систему, охватывающую основные задачи управления и учета:

управление отношениями с клиентами (CRM);
ценообразование;
управление денежными средствами и взаиморасчетами;
управление продажами, запасами и закупками;
упрощенный производственный учет;
оперативное ресурсное планирование;

Прикладное решение «Комплексная автоматизация» охватывает основные бизнес-процессы предприятия, обеспечивая «бесшовную» автоматизацию и создание единого информационного пространства для отображения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, что позволяет оперативно оценивать эффективность работы и получать информацию для принятия управленческих решений. [6]

В компании «Рассвет» в данный момент существует автоматизация по участкам. Данная информационная система позволяет компании вести бухгалтерский учет компании, а также автоматизирует товарный учет. Данная информационная систем не является полной, она не автоматизирует управление развития компании, что является важным для расширения бизнеса компании «Рассвет». Также необходимо увеличить скорость обработки данных.

Компании «Рассвет» требуется комплексная автоматизированная система. В отличие от многих других способов автоматизации комплексная система позволяет организовать на предприятие единую информационную сеть, что сократит скорость обработки данных. Комплексная автоматизация содержит все основные бизнес –процессы компании. В нее будут включены: как бухгалтерский учет (в том числе и налоговый учет), товарный учет, управление развития компании, управление финансами, планирование, учет хозяйственной деятельности. Комплексная автоматизация наиболее выгодна для нас, она оперативно позволит оценить эффективность работы и получить информацию для принятия управленческих решений.

Ограничения.

Величина инвестиций, которые компания «Рассвет» способна сделать в развитие автоматизации – 500000 $

Временные ограничения – срок автоматизации до начал 2009 года.

Возможные ограничения связанные, с влиянием человеческого фактора – все сотрудники должны быть обучены работе с новой автоматизированной системой, необходимо точно распределить нагрузку, нанять новых лиц для работы в автоматизированной информационной системе.

Возможные технические ограничения – понадобятся новые мощные компьютеры, поддерживающие автоматизированную информационную систему, возможная замена старых компьютеров (Pentium) на новые компьютеры.

Анализ требований к ИС.

Функции, которые должна выполнять будущая система

Ведение управления компании;
Повышение контроля над выполняемыми операциями;
Управление финансами;
Планирование;
Учет финансово-хозяйственной деятельности.

Описание классов ИС для автоматизации компании

ERP-система — (англ. Enterprise Resource Planning System — Система планирования ресурсов предприятия) — это интегрированная ИТ-система для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия: финансами, материально-техническими и человеческими ресурсами и т. д. Главной задачей EPR-системы является создание единого информационного поля и предоставление необходимых инструментов для осуществления деятельности всех подразделений компании от бухгалтерии до отдела продаж.

ERP-система — это идеальная машина на предприятии, которая помогает всем сотрудникам в их ежедневной работе, собирает и хранит данные по каждой операции, налаживает взаимодействие различных отделов, предоставляет широкие возможности в области планирования производства и оценки эффективности как предприятия в целом, так и отдельных участков деятельности. Именно ERP-системы позволяют крупным компаниям сохранять уверенные темпы развития в различных отраслях и быть успешными, несмотря на огромное количество информации, которую нужно ежедневно обрабатывать.

Выбор ERP-системы, приобретение и внедрение, как правило, требуют тщательного планирования в рамках длительного проекта с участием партнёрской компании — поставщика или консультанта. В ходе внедрения проектная команда в течение нескольких месяцев осуществляет настройку поставляемых модулей. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом. Множество проблем, связанных с функционированием ERP, возникают из-за недостаточного инвестирования в обучение персонала, а также в связи с недоработанностью политики занесения и поддержки актуальности данных в ERP. [1]

MRP системы – это (англ. Material Requirement Planning — планирование потребности в материалах) – разрабатывались для использования на производственных предприятиях. Если предприятие имеет дискретный тип производства (Сборка на заказ — ATO, Изготовление на заказ — MTO, Изготовление на склад — MTS, Серийное – RPT, …), т.е. когда для выпускаемых изделий имеется ведомость материалов и состав изделия, то использование MRP системы является логичным и целесообразным. Если предприятие имеет процессное производство (Process Industry, Continuous-Batch Processing), то применение MRP функциональности оправдано в случае длительного производственного цикла.

MRP системы редко используются для планирования материальных потребностей в сервисных, транспортных, торговых и других организациях непроизводственного профиля, хотя потенциально идеи MRPсистем могут быть с некоторыми допущениями применены и для непроизводственных предприятий, деятельность которых требует планирования материалов в относительно длительном интервале времени.

MRP системы базируются на планирование материалов для оптимальной организации производства и включают непосредственно функциональность MRP, функциональность по описанию и планированию загрузки производственных мощностей CRP (Capacity Resources Planning) и имеют своей целью создание оптимальных условий для реализации производственного плана выпуска продукции. [2]

Системы MRP II (Manufacturing Resource Planning — Планирование производственных ресурсов) являются дальнейшим развитием систем MRP и ориентированы на эффективное планирование всех ресурсов производственного предприятия. В общем случае можно выделить следующие направления:

планирование бизнеса
планирование производства
формирование основного производственного плана-графика
MRP
CRP

Системы MRP II предполагают вовлечение в информационную интеграцию финансовой составляющей (планирование бизнеса). В системах MRP II предполагается специальный инструментарий формирования финансового плана и составления бюджетных смет, прогнозирования и управления движением денежных средств, на основании которых определяется возможность реализации производственного плана с точки зрения наличных и предполагаемых денежных средств. [3]

OLAP — (англ. online analytical processing, аналитическая обработка в реальном времени) — технология обработки информации, включающая составление и динамическую публикацию отчётов и документов. Используется аналитиками для быстрой обработки сложных запросов к базе данных. Служит для подготовки бизнес-отчётов по продажам, маркетингу, в целях управления. Причина использования OLAP для обработки запросов — это скорость. Реляционные БД хранят сущности в отдельных таблицах, которые обычно хорошо нормализованы. Эта структура удобна для операционных БД (системы OLTP), но сложные многотабличные запросы в ней выполняются относительно медленно. OLAP делает мгновенный снимок реляционной БД и структурирует её в пространственную модель для запросов. Заявленное время обработки запросов в OLAP составляет около 0,1 % от аналогичных запросов в реляционную БД. [4]
CRM (сокращение от англ. Customer Relationship Management System) — система управления взаимодействием с клиентами — корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации CRM-стратегии компании, в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах (контрагентах) и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процедур и последующего анализа результатов. Под термином «CRM-система» понимается программный продукт (ПО), направленный на реализацию концепции CRM. Этот подход подразумевает, что при любом взаимодействии с клиентом по любому каналу, сотруднику компании доступна полная информация обо всех взаимоотношениях с этим клиентом и решение принимается на основе этой информации (информация о решении, в свою очередь, тоже сохраняется). CRM — модель взаимодействия, полагающая, что центром всей философии бизнеса является клиент, а основными направлениями деятельности являются меры по поддержке эффективного маркетинга, продаж и обслуживания клиентов. Поддержка этих бизнес-целей включает сбор, хранение и анализ информации о потребителях, поставщиках, партнёрах, а также о внутренних процессах компании. Функции для поддержки этих бизнес-целей включают продажи, маркетинг, поддержку потребителей, управление качеством, обучение и повышение квалификации сотрудников компании, развитие персонала, управление мотивацией персонала. Технологии для поддержки модели CRM должны являться частью общей клиент ориентированной стратегии компании.

Выбираем класс ИС – ERP, так как она наиболее соответствует требованием организации. ERP системы, как дальнейшее развитие интегрированных информационных систем управления предприятием кроме вышеуказанной функциональности, как правило, включают планирование ресурсов распределения (DRP – I, DRP – II), и ресурсов для проведения технологического обслуживания и выполнения ремонтов. В ходе внедрения проектная команда, может исправить неполадки и произвести настройку модулей. Применение ERP-системы позволяет использовать одну интегрированную программу вместо нескольких разрозненных. Кроме этого, для ERP систем характерно наличие специальной подсистемы управления реализацией долгосрочных проектов, предполагающей полнофункциональное планирование материальных ресурсов, трудовых ресурсов, оборудования, формирования сетевых графиков работ, управление ходом выполнения и фактурирование реализуемых проектов. Единая система может управлять обработкой, логистикой, дистрибуцией, запасами, доставкой, выставлением счетов-фактур и бухгалтерским учётом. Данный класс позволяет доработать систему таким образам, чтобы она соответствовала данной организации, а так же производится полная отладка модулей и параллельное обучения персонала.

Способ приобретения ИС.

Способ покупки. Преимуществом является то, что на рынке уже существует необходимая компании ИС, которая документирована, протестирована и сопровождаются компанией разработчиком. Риск неудачного внедрения не такой большой. Проект сопровождается и имеет в архиве историю изменений; ИС отработаны и успешно функционируют.

Недостатки заключаются в высокой стоимости ИС, и иногда готовые ИС требуют дополнительную отладку для конкретной организации.

Список ИС в которых реализованы необходимые функции

Название ИС	Функциональные возможности	Стоимость за 1 комплект (рубли)	Сроки внедрения (мес)
1С бухгалтерия и торговля (www.1c.ru)	Бухгалтерский, налоговый и управленческий учет. Расчет заработной платы. Управление персоналом. Финансово-экономический анализ. Складской учет товаров и материальных ценностей. Управление закупками и продажами. Консолидация отчетности.	35000	4
ИНФИН (www.infin-nif.ru)	В Бухгалтерский, налоговый и управленческий учет. Расчет заработной платы. Управление персоналом. Финансово-экономический анализ.	25000р.	5 месяцев
Ирбис (www.irbis.ru)	Финансово-экономический анализ. Складской учет товаров и материальных ценностей. Управление закупками и продажами. Консолидация отчетности.	22000р.	6 месяцев

Способ покупки является неэффективным для компании «Рассвет», так как занимает слишком много времени, и перестроения уже построенной базы, также он является слишком дорогим для нашей компании. Наиболее выгодно самостоятельно разработать ИС.

Способ самостоятельной разработки ИС для компании «Рассвет». Преимуществом является то, что все имеющиеся на рынке компании разработчики не подходят к нашему производству, они ориентированы на массовые предприятия или маленькие магазины. А разработка же своей уникальной системы позволит выделится из толпы аналогичных компаний, информационная система будет полностью интегрирована под нашу компанию «Рассвет». ИС будет сложнее взломать, так как она является уникальной и единственной в своем роде. Стоимость данной ИС будет не так высока, как использование уже готовой ИС. Обслуживание будет проще, так как люди сделавшие ИС будут знать все ее выгодные и неудачные стороны. Проект сопровождается и имеет в архиве историю изменений.

Недостаток заключается в том, что существует риск неудачного внедрения. ИС является не отработанной и возможны сложности на этапе разработки и внедрения. И временные задержки, достаточно долгое время проходит на программирование и внедрение.

Возможности компании «Рассвет» высоки для проведения самостоятельной разработки ИС. В компании ранее уже самостоятельно разрабатывались системы ведения бухгалтерского учета в 1998 году, которая автоматизировала различные функции, а также дополнительно разрабатывалась система ведения товарного учета, которая автоматизировала ведения учета складских запасов, их движения, оформление счетов и др. Также поддержка систем ведения бухгалтерского и товарного учета осуществляется департаментом информационных технологий компании. Кроме того, в каждом магазине компании «Рассвет» есть системный администратор для поддержки работоспособности системы.

Разработка и внедрение ИС будет содержать следующие финансовые и временные затраты:

Этап ИС	Финансовые затраты (рубли)	Временные затраты
Проектирование	1 000	4-6 дней
Программирование	10 000	30-32 дня
Тестирование	3 000	3-4 дня
Отладка	4 000	7-12 дней
Внедрение	6 000	20-30 дней
Сопровождение	3 000	ежемесячно
Всего	27 000 рублей	64-84 дней

Система предоставит возможность абсолютно полного контроля всей торговой компании «Рассвет». ИС будет ориентирована только на эту компанию, и она будет включать полный спектр необходимых нам функций, таких как бухгалтерский, налоговый, товарный, управленческий, и финансовый учет; анализ финансово-хозяйственной деятельности, управление персоналом. Система предоставит возможность полного контроля над всеми процессами. И в случае неполадок с системой, не будет необходимости вызова сторонних организаций, со всем может справляться системный администратор, или инженер, находящийся в нашей же компании «Рассвет».

Вывод: наиболее удачным вариантом для нашей компании «Рассвет» будет самостоятельная разработка ИС. Она обойдется значительно дешевле, чем покупка ИС; без привлечения новых кадров, так как имеются свои, которые ранее уже разрабатывали для нас части информационной системы. Затраты на время будут сокращены, за счет того что люди уже знакомы с нашей компанией. И эти же разработчики продолжат работу в этой же системе в нашей компании «Рассвет», что сократит затраты на переобучение кадров.

Лабораторная работа №2. РАЗРАБОТКА ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНА АВТОМАТИЗАЦИИ КОМПАНИИ

Оперативный план автоматизации торговой компании «Рассвет»:

1. Структура проекта автоматизации компании (диаграмма Gantt).

2. Ресурсное планирование проекта автоматизации (таблица ресурсов Resource Sheet, отчет Who Does What When).

3. Стоимостной анализ проекта (отчетыCash Flow, Budget).
1.Структура проекта автоматизации компании «Рассвет» (диаграмма Gantt).
Разработаем оперативный план по автоматизации компании «Рассвет», для этого воспользуемся диаграммой Ганта (Gantt Chart) — средством визуализации плана проекта для компании. Эта диаграмма представляет собой график, на котором по горизонтали размещена шкала времени, а по вертикали расположен список задач. Оперативный план является по существу проектом, который реализуется в последствие компанией. Целями автоматизации является улучшение условий работы в компании.

Задачи, которые необходимо выполнить для автоматизации компании (рис.1):

Рис 1.Диаграмма Gantt (Задачи)

1.Предпроектное обследование — цель задачи является анализ текущей ситуации в компании, определение требований и пожеланий, а также оценка денежных ресурсов;

1.1.Формирование требований к ИС – компания разрабатывает свои требование, которые ИС должна удовлетворять;

1.2.Оценка ресурсных возможностей – определение с суммой денежных средств, которые компания может потратить на внедрение ИС;

2. Программирование ИС – непосредственно сама разработка информационной системы компании «Рассвет».

3.Тестирование ИС — тестирование функционального программного продукта ключевыми пользователями, проверка соответствия программного продукта требованиям;

4. Отладка ИС – процесс поиска и исправления ошибок в ИС, препятствующие нормальной работе программы;

4.1 Устранение неполадок – необходимо устранить выявленные неполадки;

4.2 Составление описания конфигурации – доработка и внесения данных;

5.Внедрение ИС — готовое программное обеспечение, специалисты доставляют и устанавливают;

5.1.Установка ИС — необходимо выполнить установку ИС на имеющееся оборудование;

6.Полный переход компании «Рассвет» к работе с готовой ИС.

Рассчитываем длительность исполнение задач и устанавливаем сроки на начала и окончание каждой задачи. Общее число рабочего времени составит: 85 дней. Выполнение всего проекта продлится с 7 мая 2012 г. по 30 августа 2012г.

При этом длина отрезков, обозначающих задачи, пропорционально длительности задач (рис. 2). Далее в диаграмме устанавливаются связи между задачами и подзадачами, это необходимо для того чтобы было видно какие задачи выполняются одновременно, а какие последовательно.

Например, Задачи «Программирование ИС» и «Тестирование ИС», должны выполняться последовательно, т.к. необходимо сначала создать ИС и только затем можно проверить ее работу.

Рис. 2 Диаграмма Gantt (Шкала времени выполнения задач)
2. Ресурсное планирование проекта автоматизации компании Рассвет (таблица ресурсов ResourceSheet, отчет WhoDoesWhatWhen).
После того как определены задач, нужно определить, ресурсы. Создаем необходимые ресурсы, которые будут использованы в проекте: сотрудник компании, который занимается данным проектом (его оплата составит – 180 рублей за час работы); системный администратор, который занимается внедрением ИС (стоимость услуг 200 рублей за час); программист, который разрабатывает, тестирует и делает отладку ИС (стоимость услуги составит 100 рублей за час). Назначаем вид ресурса материальный или трудовой, последний оценивается исходя из рабочих часов (рис.3).

Рис. 3. Таблица ресурсов Resource Sheet
Далее назначаем каждой задаче использованные в ней ресурсы (рис. 4).

Рис. 4. Назначение ресурсов
Создадим отчет по исполнителям и времени (рис.5), на нем наглядно просматривается, сколько рабочих часов будет затрачено в каждом месяце и по каждой задачи, весь проект будет выполняться с мая по август.

Рис.5. Отчет «Дела по исполнению времени»
3.Стоимостный анализ проекта (отчеты CashFlow, Budget).
Создадим необходимые отчеты, для этого воспользуемся диалоговым окном «Отчеты по затратам», и выберем необходимые виды отчетов, такие как отчет о бюджете и отчет о движении денежных средств.

Отчет о бюджете показывает необходимую сумму затрат на каждую задачу и подзадачу, а так же общую сумму затрат, которая необходима для выполнения всего проекта. На весь проект сумма затрат составит: 104320рублей (рис.6).

Рис.6. Отчет о бюджете
Отчет о движении денежных средств показывает, в какой период, какая сумма денежных средств будет необходима на конкретную задачу (рис.7). Всего период необходимых работ будет проходить на протяжении 5 месяцев. В мае месяце затраты составят – 25920 руб., в июне – 32000 руб., в июле – 28800 руб., в августе – 17600 руб. В июне будет использовано чуть большее количество ресурсов, чем в остальных месяцах.

Рис. 7. Отчет «Движение денежных средств»
Вывод: Для исполнения оперативного план автоматизации компании «Рассвет» потребуется 84 дня. Выполнение всего проекта продлится с 7 мая по 30 августа. Общая стоимость всех выполненных работ составит 104320 рублей.

Идентификация рисков

Идентификация рисков – это выявление рисков, способных повлиять на проект, и документальное оформление их характеристик. Это итеративный процесс, который периодически повторяется на всем протяжении проекта, поскольку в рамках его жизненного цикла могут обнаруживаться новые риски.

В качестве источника информации при выявлении рисков могут служить различные доступные контрольные списки рисков проектов ранее разработанных, которые следует проанализировать на применимость к данному конкретному проекту.

Классификация наиболее часто проявляющихся рисков представлена в табл. 1.

Таблица 1

Оценка рисков

Проведя первичную идентификацию рисков надо оценить их относительную важность, что достаточно удобно выполнить по таким параметрам риска, как вероятность его возникновения и последствия для проекта. Каждый из этих параметров оценивается на основании экспертного мнения, а значимость риска прямо пропорциональна величине вероятности и последствиям.

Цели получения данной оценки:

приоритизация позволяет правильно распределить усилия на планирование и последующее выполнение мероприятий, направленных на минимизацию последствий рисков;
при расчете эффекта от проекта целесообразно для получения объективной картины использовать поправки на риск.

Так, при расчете ROI методом дисконтированных денежных потоков, рекомендуется использовать определенные увеличения процента дисконтирования при оценке будущих доходов от проекта в зависимости от величины риска.

При подготовке проекта внедрения, разработанной ИС, были экспертным путем определены риски (табл. 2).

Таблица 2

Риски	Вероятность возникновения (0-100%)	Потенциальное влияние (1-10)	Балл
Вендоры	25%	5	1,25
Продукт	70%	10	7,0
Архитектура	90%	6	3,6
Культура	80%	7	5,6
Соответствие срокам	60%	9	5,4
Масштаб	90%	10	9,0
Сумма			31,85

После этого, используя таблицу, содержащую рекомендуемые поправки значений ROI с учетом интегральных рисков ИТ-проекта, нужно рассчитать поправки на риск (табл. 3).

Таблица 3

Cуммарная балльная оценка рисков (0-100)	Поправка на риск, %
0-10	0
11-20	10
21-30	20
31-40	30
41-60	40
>60	50

Таким образом, оценка рисков в баллах по результатам таблицы 2 дала 31,85 балла, что соответствует поправке в 30%:

по плану на разработку и внедрение новой ИС потребуется 84 дня, то с учетом риска в 30% получится около 110 дней;
по плану на разработку и внедрение новой ИС расходы составляют 104 320 рублей, то с учетом риска в 30% получится около 140 000 рублей, однако выделено $ 500 000, что приблизительно составляет 15 000 000 рублей, и поэтому риск превышения бюджета можно не рассматривать.

Планирование реагирования на риски

Планирование реагирования на риски — это процесс разработки путей и определения действий по увеличению возможностей и снижению угроз для целей проекта. Данный процесс начинается после проведения качественного и количественного анализа рисков.

Запланированные операции по реагированию на риски должны соответствовать серьезности риска, быть экономически эффективными в решении проблемы, своевременными, реалистичными в контексте проекта и согласованными со всеми участниками.

Возможны четыре метода реагирования на риски:

Уклонение от риска (risk avoidance);
Передача риска (risk transference);
Снижение рисков (risk mitigation);
Принятие риска (risk acceptance).

Уклонение от риска предполагает изменение плана управления проектом таким образом, чтобы исключить угрозу, вызванную негативным риском, оградить цели проекта от последствий риска или ослабить цели, находящиеся под угрозой (например, уменьшить содержание проекта). Некоторые риски, возникающие на ранних стадиях проекта, можно избежать при помощи уточнения требований, получения дополнительной информации или проведения экспертизы.

Для уклонения от риска при разработке проекта автоматизации торговой компании «Рассвет» необходимо следующее:

уточнение всех условий проекта;
обращение к дополнительной информации или проведение экспертизы об условиях проекта;
разработка 1-2 вариантов альтернативного развития проекта;

Передача риска подразумевает переложение негативных последствий угрозы с ответственностью за реагирование на риск на третью сторону. Передача риска просто переносит ответственность за его управление другой стороне, но риск при этом никуда не девается. Передача риска практически всегда предполагает выплату премии за риск стороне, принимающей на себя риск. В IT часто приходится формулировать риски в виде допущений, тем самым передавая его заказчику.

Для передачи риска при разработке проекта автоматизации торговой компании «Рассвет» необходимо следующее:

договор со страховой компанией;
проводить постоянный мониторинг переданных рисков.

Снижение рисков предполагает понижение вероятности и/или последствий негативного рискованного события до приемлемых пределов. Принятие предупредительных мер по снижению вероятности наступления риска или его последствий часто оказываются более эффективными, нежели усилия по устранению негативных последствий, предпринимаемые после наступления события риска.

Для снижения риска при разработке проекта автоматизации торговой компании «Рассвет» необходимо следующее:

постоянное тестирование на всех этапах проекта;
постоянное сопровождение на этапе внедрения;
комплексное обучение персонала.

Принятие риска означает, что команда проекта осознанно приняла решение не изменять план управления проектом в связи с риском или не нашла подходящей стратегии реагирования. Организация вынуждена принимать все «неизвестные риски».

Управление рисками должно осуществляться на протяжении всего проекта.

Мониторинг и управление рисками — это процесс идентификации, анализа и планирования реагирования на новые риски, отслеживания ранее идентифицированных рисков, а также проверки и исполнения операций реагирования на риски и оценка эффективности этих операций.

Мониторинг и управления рисками включает в себя следующие задачи:

Пересмотр рисков – должен проводиться регулярно, согласно расписанию;
Аудит рисков – предполагает изучение и предоставление в документальном виде результатов оценки эффективности мероприятий по реагированию на риски, относящихся к идентифицированным рискам, изучение основных причин их возникновения, а также оценку эффективности процесса управления рисками.

Часть плана реагирования на риски проекта автоматизации торговой компании «Рассвет» представлена в таблице 4.

Пакет работ/задачи	Событие риска и описание	Вероятность, %	Степень тяжести последствий, дни, деньги и т.д.	Статус события риска	Степень критичности*	Действия
Превентивные	Условие инициации	Действия в случае наступления события риска
Документация предпроектного обследования торговой компании «Рассвет»	Отсутствие специалиста для обследования фирмы «КМ-Техника»	80%	15 дней	12 дней	К	Нанять специалиста	Специалист не нанят до 23.03.12	«Одолжить» специалиста у другого подразделения фирмы «КМ-Техника»
Подбор оптимальной ИС	Отсутствие на рынке ИС, подходящей под установленные требования	50%	14 дней	7 дней	О	Поиск гибкой ИС с возможной настройкой под фирму «КМ-Техника»	ИС не найдена до 18.04.12	Нанять группу программистов для создания оптимальной ИС
Покупка ИС	Приобретенные вычислительные средства не удовлетворяют минимальным требованиям ИС	20%	3 дня	0,6 дня	Н	Усовершенствовать вычислительные средства фирмы за счет дополнительно приобретенных компонентов	Вычислительные средства не соответствуют минимальным требованиям до 11.05.12	Приобрести вычислительные средства, нанять специалистов для создания вычислительной базы
…	…	…	…	…	…	…	…	…

Источник

Разработка плана автоматизации предприятия

Курсовая работа

Разработка плана
автоматизации предприятия

Исходные данные

ЧислаNМ определяются двумя последними цифрами номера зачетной
книжки.

. Число сотрудников предприятия, которое определяется
по формуле:

Ч_ст=(N+15)*11=(3+15)*11=198;

. Размер чистой прибыли компании за прошлый год

ПЧ=(100-N)*10⁵=(100-3)*10⁵=9700000
грн.;

. Cтепень утилизации (загрузки) корпоративной сети на
всех уровнях иерархии:

· на уровне доступа УС_д=(20-М)*0,8=(20-5)*0,8=12
Гбит/с.;

· на уровне распределения УР_р=(100-М)*0,85=(100-5)*0,85=80,75
Гбит/с.;

· на уровне ядра
УЯ=(100-М)*0,8=(100-5)*0,8=76 Гбит/с.;

Число робочих станций в сети: УС_я=Ч_ст*((100-М)/100)=198*((100-5)/100)=188,1
шт.;

Корпоративная сеть предприятия построена на базе технологии
FastEthernet, с использованием коммутаторов второго уровня и имеет
иерархическую древовидную структуру. В составе корпоративное сети выделяют три
уровня иерархии — уровень распределения, уровень доступа и уровень ядра.

Вступление

Автоматизация — это комплексные действия организации и
экономического характера которые позволяют понизить участие людей на
производстве, процесс, с помощью которого увеличивается эффективность
предприятия (производительность).

Внедрение информационной системы управления на предприятии
подразумевает под собой разработку и реализацию планов автоматизации.

План автоматизации состоит из трех этапов:

. Экспертиза (анализ):

· Анализ организационной структуры предприятия;

· Выявление основных потребностей
предприятия;

· Определение возможностей;

· Постановка задачи;

· Документирование ожидаемых результатов.

2. Оптимизация бизнес-процессов (консалтинг):

· Разработка регламентов;

· Подготовка отчетных форм;

· Разработка детального плана действия по
внедрению;

3. Внедрение (реализация) проекта:

· Формирование технического задания на внедрение;

· Поставка оборудования;

· Установка программного оборудования;

· Интеграция с учетной системой;

· Обучение пользователей;

· Опытная экспертиза.

1. Выбор и обоснование метода автоматизации
предприятия

Автоматизация производства — процесс в развитии машинного
производства, при котором функции управления и контроля, ранее выполнявшиеся
человеком, передаются приборам и автоматическим устройствам. Автоматизация
производства — основа развития современной промышленности, генеральное
направление технического прогресса. Цель автоматизация производства заключается
в повышении эффективности труда, улучшении качества выпускаемой продукции, в
создании условий для оптимального использования всех ресурсов производства.
Различают автоматизацию производства: частичную, комплексную и полную.

Основными целями автоматизации деятельности
предприятия являются:

· Сбор, обработка, хранение и представление данных
о деятельности организации и внешней среде в виде, удобном для финансового и
любого другого анализа и использования при принятии управленческих решений.

· Автоматизация выполнения бизнес операций
(технологических операций), составляющих целевую деятельность предприятия.

· Автоматизация процессов, обеспечивающих
выполнение основной деятельности.

· Повышении эффективности труда, улучшении
качества выпускаемой продукции, в создании условий для оптимального
использования всех ресурсов производства.

Существует три вида автоматизации предприятия:

· Частичная автоматизация;

· Лоскутнаяавтоматизация;

· Комплексная(полная) автоматизация.

Частичная автоматизации предполагает
автоматизацию отдельных отраслей предприятия, например отдела бухгалтерии.

Лоскутная автоматизация — это поэтапная
комплексная автоматизация предприятия. При лоскутной автоматизации выделяются
отрасли, которые необходимо автоматизировать в первую очередь (планирование
продаж и закупок), во вторую очередь (производство, складские запасы, отдел
зарплаты, отдел кадров) и третью очередь (бухгалтерия). Лоскутная
автоматизацияорганизуется модулем ERP-системы или с помощью систем, которые
совместимы между собой, но это дорого.

Стадии лоскутной автоматизации:

1) Автоматизируется планированиебизнес-процессов
связанных с продажами;

2) Автоматизируется все, что связано с производством, со
складскими запасами, с человеческими запасами;

) Автоматизируется финансовые составляющие
(бухгалтерия, отдел кадров, заработная плата и др.).

Комплексная автоматизация предполагает
автоматизацию всех отраслей одновременно. Применяется этот способ очень редко,
т.к. при его использовании обеспечиваются очень большая нагрузка на персонал и
неизбежные организационные и психологические проблемы внедрения.

При разработке данного проекта будем использовать лоскутную
автоматизацию предприятия.

2. Определение организационно-штатной структуры
предприятия «Greenwich»

Определение организационно-штатной структуры предприятия
позволяет определить очередь автоматизации различных профилей предприятия и
увидеть какие отделы входят в эти профили, и какие бизнес-процессы включают эти
отделы.

На данном этапе необходимо определить ключевых сотрудников и
других участников проекта, которые будут работать во время проведения выбора.

На рисунке 2.1. представлена организационно-штатная структура
предприятия. Рассмотрим более подробно данную схему:

· Генеральный директор — его основной задачей
является рост и развитие компании, а также повышение ее конкурентоспособности и
укрепление позиции на рынке.

· Директор по маркетингу — руководитель,
относящийся к категории топ-менеджмента, высшего руководства предприятия.
Определяет маркетинговую стратегию предприятия, принимает решения на высшем
уровне, руководит работой маркетинговой службы предприятия.

· Коммерческий директор отвечает за
надлежащую организацию работы по сбыту продукции, исполнительскую и трудовую
дисциплину сотрудников коммерческих служб, сохранность информации, обеспечение
безопасных условий труда.

· Исполнительный директор организует работу
и эффективное взаимодействие производственных единиц и структурных
подразделений компании, участвует в разработке стратегии развития компании,
составляет оперативные планы.

· Отдел бухгалтерии — занимается осуществлением
операций по выписке счетов-фактур, ведением книг покупок и продаж и ведением
делопроизводства в отделе бухгалтерского учета.

3. Определение бюджета и временных рамок проекта

Бюджет проекта — представляет собой план затрат,
необходимых для его исполнения, в стоимостном выражении. Бюджет проекта
включает затраты на закупку материалов, выплату заработной платы (включая
отчисления в социальные фонды), услуги сторонних организаций, амортизацию
зданий, техники, оборудования и нематериальных активов.

Три основных стадии формирования бюджета:

) Стадия планирования выбора;

Осуществляется максимально полное планирование всех ресурсов,
формируется группа внедрения и производится распределение ответственности.

Формируются цели проекта и требования к прикладному
программному обеспечению. А также формируется список критериев и класс
прикладного программного обеспечения.

) Стадия осуществления выбора;

Происходит формирование требований к поставщикам прикладного
программного обеспечения. Организовывается презентация прикладного программного
обеспечения. Формируется запрос на коммерческое предложение и анализируются
поступившие предложения.

В общем случае, бюджет, выделяемый на данный проект, может
зависеть от:

· финансового состояния предприятия;

· уровня использования информационных
технологий в бизнесе компании или, другими словами, зависимость результатов
бизнеса от использования ИТ;

· целей проведения автоматизации;

· понимание руководством целей проекта;

· ожидаемого эффекта от проекта;

Формирование бюджета проекта:

1) Амортизация:

А=0,1*ПЧ=0,1*9700000=970000 грн.

2) Затраты на развитие:

ЗР=0,35*ПЧ=0,35*9700000=3395000 грн.

) Выплаты акционерам:

ВА=0,15*ПЧ=0,15*9700000=1455000 грн.

) Поощрительный фонд:

ПФ=0,03*ПЧ=0,03*9700000=291000 грн.

) Свободный остаток:

СО=ПЧ — (А+ЗР+ВА+ПФ)=3589000 грн.

· на приобретение системы автоматизации:

Б_пр=0,7*СО=0,7*3589000=2512300 грн.

· на поощрительные премии сотрудникам:

П_прс=0,05*Б_пр=0,05*2512300=125615 грн.

· на консультационные услуги:

КУ=(0,1…0,3)*Б_пр=0,3*2512300=753690 грн.

·
затраты на обучение персонала:

ОП=0,1*Б_пр=0,1*2512300=251230 грн.

Определение временных рамок проекта

Общий срок работ по проекту, в зависимости от выбранного
перечня объема работ, обычно составляет от шести месяцев до двух лет. Внедрить
систему в меньшие сроки практически невозможно, а превышение этого срока может
поставить под вопрос целесообразность инвестиций в данный проект.

Учитывая при планировании загрузку сотрудников текущей
работой и календарь руководства, необходимо чётко распланировать сроки выбора,
принятия решения и начала внедренческого проекта.

С начала нового года запускам систему в тестовую
эксплуатацию. Эта эксплуатация, согласно договору, проводится на протяжении 1
года, но в чисто тестовом режиме не больше 3-х месяцев (выясняются ошибки,
которые устраняются бесплатно). В течении 2-х лет наша система должна быть
полностью работоспособной системой.

Если у нас есть один год на создание системы: 2 месяца на
выбор системы, 4 месяца на подготовку и обучение персонала и 6 месяцев на
бесплатную гарантированную тестовую эксплуатацию.

Срок смешанной тестовой эксплуатации — 7 месяцев, в течение
которых найденные ошибки будут исправлены компанией-разработчиком системы, но
уже за определенную плату.

4. Формирование целей автоматизации и критериев
выбора

Сформируем цели автоматизации предприятия, которые
приведут к увеличению прибыли:

. Увеличение качества, количества продукции;

2. Сокращение штата;

. Уменьшение затрат;

. Повышение дневной нормы производительности
сотрудников;

. Уменьшение складских запасов;

. Уменьшение количества бумажного документооборота;

7. Организация единой информационной системы управления
компанией;

Кроме целей внедрения, необходимо также определить критерии
повышения эффективности работы предприятия.

Все критерии, на основании которых будет производится выбор
системы автоматизации можно ориентировочно разделить на несколько групп:

· Функциональные критерии;

· Технические;

· Эргономические критерии выбора

К функциональным критериям относятся:

1. Модульная структура системы, которая осуществляет контроль
качества выпускаемой продукции;

2. Наличие модуля электронного документооборота;

. Масштабируемость системы;

. Обеспечение совместимости с существующими
информационными системами;

. Наличие модуля контроля качества продукции;

. Обеспечение возможности планирования всех типов
деятельности продаж, закупок, человеческого ресурса для эффективного
распределения ресурсов.

При формировании технических критериев необходимо учесть
особенности инфраструктуры нашего предприятия, состояние клиентских
компьютеров, пропускную способность сети и нагрузку, создаваемой на
корпоративную сеть.

К техническим критериям относятся:

1) Требования к параметрам сервера;

) Требования к серверной ОС;

) Требования к базе данных;

) Требования к корпоративной сети предприятия.

Эргономические критерии — те критерии, которые учитывают
человеческих фактор.

К эргономическим критериям относятся:

1) Удобный, интуитивно-понятный интерфейс;

2) Наличие подробной электронно-справочной информации;

) Поддержка различных языковых локаций;

) Наличие различных сертификатов.

. Формирование проектной группы и определение ее
полномочий и обязанностей

В проектную группу включаются следующие отделы:

Ø Координационный комитет;

Ø Группа проекта.

В координационный комитет рекомендуется
включать людей, которые заинтересованы в успешности проекта, и высших
руководителей. Основная функция координационного комитета: он собирается раз в
месяц и выслушивает отчет руководителя проекта, корректирует направление
дальнейшего развития проекта, разрешает конфликтные ситуации в процессе
внедрения системы.

Функции координационного комитета:

1) Определение целей и путей развития проекта;

) Сопоставление этапов развития проектов с запланированными
сроками;

) Утверждение необходимости в дополнительном выделении
ресурсов (внутренние или внешние) под проект

) Использование своего влияния в целях устранения различных
препятствий на пути развития проекта.

Руководитель проектной группыполностью освобождается
от прямых предыдущих обязанностей на момент руководства проектной группой.

Требования к руководителю проекта:

1) 100% рабочего времени уделять руководству проекта;

) Быть сотрудником компании, а не нанятым специально под
проект;

) Являться представителем операционного подразделения,
глубоко вовлеченного во вседневную деятельность компании;

) Быть самым лучшим из всех возможных кандидатов;

) Являться сотрудником на предприятии длительное время;

) Быть хорошим руководителем и уважаемым человеком.

Обязанности руководителя проекта:

Ø Ведение проекта;

Ø Создание сплаченой и работоспособной
рабочей группы;

Ø Устранение препятствий
для реализации проекта

Ø Повышение эффективности
функционирования группы;

Ø Создание и корректировка
графика внедрения;

Ø Сопоставление и
дальнейшаякоректировка бюджета проекта;

Ø Представление корректировок бюджета и
графика внедрения перед координационным комитетом и группой внедрения;

Ø Помощь в определении
требований и проблем процессов внедрения.

Проектная группа (группа внедрения)

Члены группы внедрения должны:

Ø Решать, что наиболее приемлимо для данного
предприятия и предлагать соответствующие корректировки бизнес-процессу
предприяти;

Ø Понимать слабые и сильные
стороны их подразделения, с точки зрения персонала, и процессов при разработке
процедур в своей функциональной области;

Ø Иметь полномочия для
изменения текущих процедур установки или изменения сферы ответственности
подразделения.

Обязанночти членов группы внедрения:

1) Брать полную ответственность за свою функциональную
область;

) Посещать все собрания, связанные с внедрением и принимать в
них активное участие;

) Понимать цели и способы их достижения в рамках своей
функциональной области;

) Разработать детальные процедуры на основе знаний, полученых
в процессе обучения и на этапе тестирования;

) Определить программные продукты, которые не поставляются
вместе с системой, но применение которых необходимо в их функциональной
области, а также все возможные изменения, котроые могут понадобиться вносить в
способы управления предприятием;

) Учавствовать в переносе данных в систему, а также быть ответственным
за их достоверность в рамках своей функциональной области;

) После окончания внедрения составить обзорный документ по
своим функциям с целью выявления открытых вопросов.

6. Оценка существующей степени автоматизации

Оценка степени автоматизации производится для того чтобы
оценить потенциал информационной системы и для оценки потенциала вычислительных
ресурсов.

Система автоматизации может быть реализованна следующими
данными:

Ø Количество потоков данных, которые
осуществляют влияние на нашу нагрузку сети;

Ø Средний объем данных,
который передается в рамках этих потоков;

Ø Средняя длительность
одной транзакции.

К потокам данных, которые создают нагрузку на
сеть, относятся:

1) Диалоговое взаимодействие в рамках системы автоматизации
между клиентом и сервером;

) Локальная печать документов системы между клиентом и
сервером печати;

) Обмен текстовыми сообщениями в рамках системы между
клиентами;

Система автоматизации 1С: Предприятие ERP-система
имеет следующие характеристики:

Ø Средний объем информации, которая
передается в рамках диалогового взаимодействия составляет ≈ 100 Кбайт;

Ø Во время осуществления
диалогового взаимодействия в рамках одной транзакции требуется проход через 3
экрана;

Ø Средний объем информации,
который передается в рамках локальной печати составляет ≈ 1000 Кбайт;

Ø Во время осуществления
локальной печати в рамках одной транзакции требуется проход через 2 экрана;

Ø Средний объем информации,
которая передается в рамках обмена текстовыми сообщениями ≈ 30 Кбайт;

Ø Во время осуществления
обмена текстовыми сообщениями в рамках одной транзакции требуется проход через
2 экрана.

Общая нагрузка на сеть рассчитывается по формуле:

C=V_дан/(L*(T_ож+Т_р)), где

V_дан — общий объем данных;- средняя утилизация
сети; {L=0,5}_ож — время ожидания между двумя шагами диалога (T_ож=20
с.);

Т_р — время реакции системы (Т_р=2 с.)

Общий объем данных:

V_дан= V_т*N*8, где

V_т — средний объем информации, которая передается
во время одного шага транзакции;- общее количество шагов в рамках одной
транзакции;

Произведем рассчет нагрузки на сеть:

Ø во время диалогового взаимодействия:_дан=
100000*3*8=2400000 байт;=2400000/(0,5*(20+2))=0,21818182 Мб/с.;

Ø во время печати:_дан=
1000000*2*8=16000000 байт;=16000000/(0,5*(20+2))=1,45454546Мб/с.;

Ø при обмене текстовыми сообщениями:_дан=
30000*2*8=480000 байт;=480000/(0,5*(20+2))=0,04363636Мб/с.

7. Выделение и формализация бизнес-процессов,
согласно выбранному профилю автоматизации

Вначале опишем то, что есть в настоящий момент, как
функционируют те или иные отделы, как выполняются различные операции в этих
подразделениях. Т.е. проведем обследование деятельности предприятия. Определим
проблемы, обобщим их, определим значимость этих проблем и наметим пути решения.
Важно разделить проблемы и задачи, которые могут быть решены путем внедрения
системы автоматизации и те, которые требуют других методов, например, изменения
учетной политики и т.п.

Взаиморасчёты с поставщиками — в данном
бизнес-процессе принимают участие менеджер планового экономического отдела и
бухгалтерия.

Формализация бизнес-процесса «Взаиморасчёты с поставщиками»

. Оценка нагрузки, создаваемая системой
автоматизации на корпоративную сеть

Общая нагрузка на сеть рассчитывается по формуле:

C=V_дан/(L*(T_ож+Т_р)), где

_дан — общий объем данных;- средняя утилизация сети;
{L=0,5}_ож — время ожидания между двумя шагами диалога (T_ож=20
с.);

Т_р — время реакции системы (Т_р=2 с.)

Общий объем данных:

V_дан= V_т*N*8, где

_т — средний объем информации, которая передается
во время одного шага транзакции;- общее количество шагов в рамках одной
транзакции;

Произведем расчет нагрузки на сеть:

· во время диалогового взаимодействия:_дан=
100000*3*8=2400000 байт;=2400000/(0,5*(20+2))=0,21818182Мб/с.;

· во время печати:_дан=
1000000*2*8=16000000 байт;=16000000/(0,5*(20+2))=1,45454546Мб/с.;

· при обмене текстовыми сообщениями:_дан=
30000*2*8=480000 байт;=480000/(0,5*(20+2))=0,04363636Мб/с.

. Обзор рынка систем автоматизации

ERP-система (англ. EnterpriseResourcePlanningSystem
— Система планирования ресурсов предприятия) — это интегрированная система на
базе ИТдля управления внутренними и внешними ресурсами предприятия (значимые
физические активы, финансовые, материально-технические и человеческие ресурсы).
Цель системы — содействие потокам информации между всеми хозяйственными
подразделениями (бизнес-функциями) внутри предприятия и информационная
поддержка связей с другими предприятиями. Построенная, как правило, на
централизованной базе данных, ERP-система формирует стандартизованное единое
информационное пространство предприятия.

Современный рынок представлен огромным количеством
ERP-систем. Выделим несколько современных систем для сравнения.системы
удовлетворяют большинству запросов как средних, так и очень крупных
предприятий. Они могут работать на различных платформах (Windows XP, UNIX,
Solaris, AIX и т.д.) и с различными мощными профессиональными СУБД. Концепция
ERP поддерживается большинством современных корпоративных информационных
систем. Не так давно на IT-рынке появились ERP-системы второго и третьего поколения,
которые способны интегрировать в единое целое информационные потоки целых
отраслей.

Ø Infor ERP LN

Infor ERP LN — это передовая и легкая в использования
ERP-система, интегрирующая широкий спектр бизнес-функций для управления
дискретными и проектно-ориентированными производствами в таких отраслях как
машиностроение, электроника и электротехника, авиа- и судостроение и других.
Комплексное решение Infor ERP LN обеспечивает поддержку бизнес-процессов через
все подразделения, включая производство, сбыт, закупки, финансы, управление
запасами, логистику и послепродажный сервис, полностью реализовывая стандарт
управления MRP II. Базовая функциональность по производству и планированию в
Infor ERP LN идеально подходит для компаний, работающих по моделям «производство
на склад», «сборка под заказ», «производство под заказ» и «проектирование под
заказ».

Преимущества Infor ERP LN:

· Лучших в мире решений для управления
производственными компаниями за счет опыта в 30 лет на рынке.

· За годы работы Infor ERP LN вобрал в себя
опыт, идеи и лучшие практики управления, почерпнутые из сотрудничества с
клиентами Infor.

· Infor ERP LN, имея четкую специализацию и
модульную архитектуру, предоставляет максимальную функциональность при
минимальной стоимости владения, при этом часть функций является уникальной на
рынке ERP-систем.

· Infor ERP LN непрерывно развивается.

· Успешность проектов Infor ERP LN
обеспечивается методологией внедрения, появившейся в ERP-среде одной из первых
и остающейся одной из самых авторитетных на протяжении десятилетий.

· Владение широким портфелем бизнес-решений,
позволяющих комплексно решить большинство задач корпоративной автоматизации.

Oracle JD EdwardsEnterpriseOne — комплексное решение для
автоматизации деятельности предприятия, полностью удовлетворяющее требованиям
класса ERP. Предназначен для комплексной автоматизации крупных и средних
предприятий. Функциональность системы позволяет предприятиям различного профиля
объединить в себе решения для углублённого планирования, управления активами,
совместного ведения бизнеса, управления взаимоотношениями с клиентами,
управления финансами, закупками и проектами. Система поддерживает
неограниченное число валют, консолидаций, режимов производства, языков
интерфейса.

В основу Oracle JD EdwardsEnterpriseOne положена система
документооборота, помогающая реализовать любые схемы принятия решений в
корпорации и консолидирующая поток информации между различными структурами,
входящими в состав корпорации. Система обладает уникальной возможностью
объединять различные платформы (включая вариации UNIX, а так же Windows NT и
AS/400) в рамках корпорации.

IBM Cognos — это семейство программных продуктов для
управления эффективностью бизнеса (CPM, CorporatePerformanceManagement), в
которое входят отдельные решения для планирования и бюджетирования.

Как партнер IBM, компания RBC Group предлагает комплексные
решения на базе программных продуктов IBM Cognos:

· Бюджетирование, планирование и аналитика:
Организация бюджетного процесса, планирования, анализа и отчетности в режиме реального
времени.

· Business Intelligence: Построение
полноценной отчетности, аналитики, информационных панелей управления по
ключевым показателям, обеспечение полного набора функциональных возможностей
для проведения бизнес-анализа и формирования отчетности.

Infor FMS SunSystems — это комплексная
многофункциональная система автоматизации финансового и хозяйственного
управления, проверенная временем и пользующаяся большой популярностью. Может
быть интегрирована с бизнес-процессами по управлению закупками, продажами и
складами. Она доступна на многих языках и настраивается под все известные
бухгалтерские стандарты и является отличным инструментом для решения сложных
задач управления финансовым и налоговым учетом.

Преимущества продукта:

· возможность автоматического параллельного
ведения бухучета в местном и нескольких международных стандартах;

· ввод данных один раз с их последующим
использованием для составления финансовых, налоговых и других отчетных форм;

· многовалютность;

· отслеживание полного
цикла покупки и продажи и получение отчётов на каждой стадии;

· поддержка неограниченного
количества складов вне зависимости от их расположения.

HRB (система управления персоналом и расчета
заработной платы) — это функционально полный, легкоуправляемый, экономичный и
гибкий во внедрении продукт, удовлетворяющий современным требованиям
отечественных и международных предприятий. Это решение для предприятий крупного
и среднего бизнеса.это модульный продукт, обладающий следующими функциональными
возможностями и свойствами:

· кадровый учет

· электронный табель

· расчет зарплаты любой
сложности (многовалютность)

· управление бюджетами
подразделений по зарплате, найму, обучению персонала и др

· решение для компаний с
распределенной структурой

· доступ через Интернет

· архитектура клиент-сервер

· работа на различных
компьютерных платформах

10. Рекомендации по выбору системы

Исходя из выделенного на автоматизацию бюджета можно сказать,
что компания не может позволить систему комплексной автоматизации западной
компании-разработчика. Из доступных по бюджету систем отечественного образца
выберем наиболее подходящую нам по функциональности — система «Парус».

Программные продукты «ПАРУС» — предназначены для
автоматизации деятельности коммерческих предприятий и бюджетных учреждений разного
уровня. Среди линеек ПП «ПАРУС» есть и тиражные продукты и относящиеся к классу
ERP-систем.

Система имеет модульное построение. Все модули системы могут
работать как самостоятельные приложения, но в полной мере достоинства модулей
реализуются при использовании в качестве единого программного комплекса с общей
базой данных.

Дополнительные функции:

· обеспечена возможность оперативного отбора
сотрудников по заданным критериям, что позволяет получать оперативные сводки по
различным направлениям деятельности персонала;

· в системе реализована
функция разграничения прав доступа к отдельным разделам, что является
необходимым условием при работе в системе нескольких пользователей.

CRM-система, предназначенная для координации многосторонних
связей с реальными и потенциальными клиентами и централизованного управления
продажами.

Система позволяет:

· вести в структурированном виде информацию
по контрагентам.

· вести учет работы по
контрагентам.

· вести учет обращений
контрагентов (партнеров, заказчиков, конкурентов)

· вести учет рабочего
времени сотрудников с возможностью задавать специалисту график работы по датам.

· автоматизировать такие
направления как прямой телемаркетинги директмейл (формирование списка адресатов
по задаваемым параметрам с целью адресной рассылки).

· вести учет различных
маркетинговых мероприятий (акции, семинары и пр.)

· фиксировать исходящие
документы-основания (договора, счета и т.п.) и их оплату по реализации
собственных товаров и услуг.

Преимущества
системы:

· широкие функциональные возможности;

· обеспечение интеграции с
различными бухгалтерскими системами;

· учет требований
Заказчика, предъявляемых к функционалу системы, возможность заказных доработок
под конкретного заказчика;

· удобство и простота
эксплуатации;

· конкурентные лицензии;

· отсутствие затрат на
приобретение СУБД;

· широкий региональный
охват.

11. Оценка стоимости владения

Для оценки стоимости системы применяется различные методики.
Наиболее распространенной из них является методика ТСО — оценка совокупного
владения системой.

Такой способ учитывает все прямые и косвенные затраты на
владение системой.

К прямым затратам относятся:

покупка системы;

услуги консалтинговых компаний;

мотивация персонала;

обучение персонала.

К непрямым затратам относятся:

затраты на техническое сопровождение;

затраты на модернизацию;

Затраты на сети связи.

Оценка окупаемости системы

Нормальный срок окупаемости для ИСУ обычно 3-6 лет. В случае
более длительного времени автоматизация теряет предполагаемый смысл.

Различают несколько методик оценки окупаемости системы:

) IRR — внутренняя форма возврата (дохода).

) NPV — чистая приведенная стоимость.

) PV — срок окупаемости.

) ROI — норма возврата инвестиций.

На сегодня наиболее используемым и удобным является четвертый
метод. — количественный показатель, отражающий финансовую выгоду от
вложений в проект.

где — чистый суммарный доход ожидаемый от
внедрения системы.

ТОС — совокупная стоимость владения системой с учетом
дисконтирования.

Если ROI >100% то мы вышли на точку окупаемости.

Ожидаемый доход от системы

Будем рассчитывать ожидаемый доход, от системы исходя из таких
предположений:

1) ERP — система позволяет повысить эффективность предприятия
на 20-35% в таком виде:

· 1 год — максимально 15%;

· 2-й год — 20%;

· 3-й год — 25%;

2) Наличие СЭД ведет к экономии на бумаге 50-100 тыс.
грн.

3) Проанализировав деятельность предприятия за
предыдущий год можно обнаружить компании, которые можно внести в черный список,
тем самым уменьшив расходы.

Уже было сказано, что расчет окупаемости системы производим с
учетом дисконтирования.

Коэффициент дисконтирования по времени:

где t — период по годам для 6 лет;- норма дисконта = 30%.

Рассчитаем затраты, доходы и коэффициент дисконтирования и сведем
все в таблицы 1.

Таблица 1 — Затраты

Затраты
Прямые	Косвенные
Название	Грн.	Название	Грн.
ППО(Бпр)	2512300	Премия	125615
КУ	753690	Тех поддержка	(10% от ППО) 251230
ОПер	251230
Сумарные затраты	3894065

Таблица 2 — Доходы

Доходы	грн
1-й год	9700000*0,15=1455000
2- й год	11155000*0,20=2231000
3- й год	13386000*0,25=3346500

Чтобы рассчитать доход за первый год, необходимо взять ЧПсв
(из 3 Части КЗ), в моём случае ЧПсв = 9300000 грн. Находим 15% от ЧПсв и это =
1395000 грн. Для 2 го года берём 9300000+1395000, находим 20%, получаем 2139000
грн. Далее аналогично.

Таблица3 — Коэффициент дисконта

2й год

3й год

0,77

Для 1 го года d = 1/=1

Для 2 го года d = 1/= 0,77

Для 3 го года d = 1/= 0,59

Для 4 го года d = 1/= 0,45

Для 5 го года d = 1/= 0,35

Для 6 го года d = 1/= 0,27

Таблица 4 — Оценка стоимости владения системой

	1й год	2й год	3й год
Доходы	1455000	2231000	3346500
Затраты	3894065	2065297,5	516324,4
Д — З	2888580	73702,5	2692175,6
(Д — З)*d	2888580	56750,925	1588383,6

ROI = ((

= (((1455000+ 2231000+2231000) — (3894065+2065297,5+516324,4)) — (4283580+2065297,5+516324,4)))*100%=
((5917000-6475686,9)/8414175,1)*100%=1195,25>100%

Можно сделать вывод, что система себя окупит за 3 года, ROI
=511,4%

Вывод

автоматизация
организационный технический

В данном комплексном задании я в соответствии с исходными
данными разработал структуру плана автоматизации коммерческого предприятия и
было предложено мной система автоматизации, способы и методы её внедрения,
рекомендации по выбору системы и оценки, могут показаться слишком сложными. Но
всё зависит от желания заказчика, от характеристик самого предприятия, от
сложности и масштабности проекта, и в первую очередь от желаемого количества
вложенных в него денег. Результаты проведённых работ могут быть востребованы в
процессе детального исследования предприятия в целом. На самом деле, всё это
может служить некоторой системой поддержки качества принятия решений. На мой
взгляд такой состав и последовательность работ позволит повысить вероятность
осуществления правильного выбора.

Источник

РАЗРАБОТКА СТРАТЕГИЧЕСКОГО ПЛАНА АВТОМАТИЗАЦИИ КОМПАНИИ…………………4

Лабораторная работа №2. РАЗРАБОТКА ОПЕРАТИВНОГО ПЛАНА АВТОМАТИЗАЦИИ КОМПАНИИ

Идентификация рисков

Планирование реагирования на риски

Разработка плана автоматизации предприятия

Преимущества системы:

Преимущества
системы: