Разработчиком системы евфрат документооборот является компания

ЕВФРАТ-Документооборот

ЕВФРАТ
Тип	Системы автоматизации документооборота
Разработчик	Cognitive Technologies
ОС	Windows
Версия	v.15 (март 2010 г.)
Лицензия	Проприетарная
Сайт	www.evfrat.ru

«ЕВФРАТ» — система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, разработанная российской компанией Cognitive Technologies. Система предназначена для автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота (workflow), автоматизации типовых бизнес-процессов. В качестве СУБД в коробочной версии используется СУБД Ника (разработка специалистов Cognitive Technologies), которая поставляется вместе с системой бесплатно.

В комплект поставки базовой версии системы входит все необходимое для начала работы: СУБД, инструментарий для создания маршрутов, отчетов и журналов, а также преднастроенные элементы (РКК, журналы, отчеты).

В системе реализованы следующие средства для настройки системы под конкретные потребности:

• Скриптовый язык, на основе Visual Basic применяющийся для разработки карточек документов.
• API для внешних плагинов, которые исполняются в контексте рабочего места пользователя.
• API для внешних приложений. которые могут взаимодействовать с базой данных ЕВФРАТ, для реализации дополнительного функционала.

В системе реализованы средства взаимодействия удалённых серверов для организации работы в территориально-распределённых организациях.

Есть демоверсия. Текущая версия ЕВФРАТ v.15

Описание и возможности

ЕВФРАТ — система электронного документооборота корпоративного уровня.

Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):

• автоматизировать регистрацию документов и заданий;
• обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• осуществлять мгновенный поиск информации;
• контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
• проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
• организовать долговременное хранение документов организации;
• обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе ЕВФРАТ, позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.

Архитектура системы

Система ЕВФРАТ имеет клиент-серверную архитектуру. Подобный подход позволяет развивать функциональность системы, не производя полного пересмотра программного кода, и обеспечивает ей гибкость, масштабируемость, безопасность и надёжность. Благодаря дополнительному модулю «WEB-сервер» доступ к системе может осуществляться через Интернет. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки — НИКА, которая поставляется вместе с продуктом, либо промышленная СУБД MS SQL Server 2005 и 2008. В рамках проектов возможно использование СУБД Oracle и DB/2.

Модули

Система ЕВФРАТ состоит из 10 базовых и 5-х дополнительных модулей. Базовые модули включают все необходимое для организации полноценного электронного документооборота, включая встроенный инструментарий, позволяющий адаптировать систему к требованиям организации без привлечения специалистов компании-разработчика.

Базовые модули:

• АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место доступа к системе;
• АРМ «Администратор» — средство настройки и администрирования системы;
• «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;
• «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;
• «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;
• Модуль «Настройка ЭЦП» — средства настройки ЭЦП;
• Модуль «Монитор безопасности» — средство протоколирования действий пользователей;
• «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.
• Подсистема «Автообоаботка документов и событий» — позволяет автоматически осуществлять рутинные операции: назначать исполнителя, составлять и оправлять типовые ответы на основе шаблонов, инциировать создание отчетов и т.д.;
• ЕВФРАТ API — интерфейс прикладного программирования для интеграции системы с программными продуктами сторонних разработчиков.

Дополнительные модули системы:

• «Web-сервер» — дает возможность работать с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https, позволяя организовать доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. В качестве Web-сервера может использоваться как отдельный компьютер, так и компьютер, выделенный для использования в качестве сервера самой системы.
• APM «Архивариус» — предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также связь с оперативными документами.
• Подсистема «Понимание документов» — решение, использующее результаты научных исследований специалистов Cognitive Technologies в области анализа информации (синтаксический разбор, структурная модель представления знаний о языке, описание структурных связей). С ее помощью СЭД ЕВФРАТ получает возможность самостоятельно анализировать документы, выделяя его смысловые части. Понятая таким образом информация автоматически заносится в систему в виде реквизитов документа. В настоящее время подсистема «Понимание документов» может быть обучена пониманию договоров и входящей корреспонденции, т. е. тех видов документов, регистрация и учет которых в организациях наиболее востребованы.
• Подсистема «Работа с шаблонами» — позволяет автоматизировать подготовку бумажных документов по разработанным шаблонам.
• Подсистема «Автоимпорт документов» — позволяет автоматически импортировать в систему документы, поступившие в электронном виде (как текст или графическое изображение), бумажном виде (после прохождения этапов сканирования и распознавания) или полученные из форм, размещенных на web-сайтах.

Ссылки

• ЕВФРАТ — сайт системы
• Cognitive Technologies — сайт разработчика
• «Ordnung uber alles по-шумерски» — обзор системы в журнале «Компьютерра».

ЕВФРАТ-Документооборот

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов ЕВФРАТ предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации. Разработчик системы — Cognitive Technologies, г. Москва; фирма создана в 1992 году на базе Института системных исследований Российской Академии наук и является одним из ведущих разработчиков программного обеспечения в России. Инструментарий, входящий в комплект поставки системы ЕВФРАТ, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Архитектура системы ЕВФРАТ реализована в соответствии с современными тенденциями разработки информационных систем и обеспечивает гибкость, масштабируемость, безопасность и надежность.

Технологии и стандарты

Система ЕВФРАТ разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы позволяет реализовать поддержку бизнес-процессов организации, обеспечивая:

• автоматизацию традиционного делопроизводства в соответствии с требованиями ГОСТ;
• электронный документооборот в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

В системе ЕВФРАТ используется большое количество технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies:

• встроенный модуль просмотра и печати;
• технология Drag&Recog (распознавание «на лету»);
• встроенный генератор отчетов;
• технология морфологического анализа текста;
• механизм работы с иерархическими словарями и справочниками;
• встроенные средства взаимодействия удаленных серверов;
• встроенный «Монитор безопасности»;
• подсистема «Работа с шаблонами»; NEW!
• подсистема «Автоматическая обработка документов и событий»; NEW!
• подсистема «Автоимпорт документов»; NEW!
• подсистема «Понимания документов». NEW!

Система ЕВФРАТ обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

• Ввод и регистрация документов;
• Работа с электронными документами (проектами документов и файлами);
• Контроль исполнения;
• Движение документов (технология Workflow);
• Рассылка документов;
• Подготовка отчетов;
• Хранение документов.

Состав системы

Работу системы ЕВФРАТ обеспечивают следующие модули:

• АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место пользователя;
• АРМ «Администратор» — рабочее место для настройки и администрирования системы;
• «Дизайнер маршрутов» — графический редактор для проектирования типовых маршрутов обработки документов;
• «Дизайнер форм» — графический дизайнер для создания и настройки регистрационно-контрольных карточек документов;
• «Менеджер журналов и отчетов» — графический дизайнер настройки отчетов и справок;
• «Настройка ЭЦП» — средство настройки электронно-цифровой подписи;
• «Монитор безопасности» — средство протоколирования системных событий и действий пользователей;
• «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями внешней электронной почты;
• «Взаимодействие удаленных серверов» — подсистема для обеспечения территориально-распределенного режима работы комплекса;
• «Автообработка документов и событий» — подсистема для автоматического выполнения задач по обработке документов (регистрация, построение отчетов, формирование и отправка писем и т. д.);
• «ЕВФРАТ API» — интерфейс прикладного программирования для интеграции системы с программными продуктами сторонних разработчиков.

Дополнительно в комплект поставки системы могут входить модули:

• «Архивариус» — средство для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Работа с модулем осуществляется с помощью АРМ «Архивариус»;
• WEB-Сервер — средство для работы с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https. Позволяет организовать удаленный доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. С помощью модуля становится возможна работа через АРМ «Мобильный клиент»;
• «Понимание документов» — решение, позволяющее системе ЕВФРАТ анализировать содержание документов, выделяя его смысловые части. Понятая таким образом информация автоматически переносится в регистрационно-контрольную карточку документа;
• «Работа с шаблонами» — подсистема, позволяющая автоматизировать подготовку бумажных документов путем перенесения данных регистрационно-контрольной карточки в шаблоны;
• «Автоимпорт документов» — подсистема для автоматического внесения в систему ЕВФРАТ документов, поступивших в электронном виде (как текст или графическое изображение), бумажном виде (после прохождения этапов сканирования и распознавания), а также полученных из форм, размещенных на web-сайтах.

Готовые конфигурации системы

Стандартная конфигурация системы ЕВФРАТ предназначена для автоматизации делопроизводства и документооборота, управления договорной деятельностью и содержит 5 регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и 10 шаблонов журналов, справок и отчетов.

В настоящее время система ЕВФРАТ, помимо стандартного комплекта поставки, предлагается в конфигурациях:

• «Быстрый старт»;
• «Быстрый старт + Шаблоны»;
• «Быстрый старт + Автоимпорт документов»;
• «Быстрый старт + Шаблоны + Автоимпорт документов»;
• «Быстрый старт для Администраций».

Узнайте больше!

Чтобы узнать, как система ЕВФРАТ поможет Вам повысить эффективность документооборота и бизнес-процессов, Вы можете Заказать презентацию системы в Вашем офисе по тел. (3412) 918-100.

Содержание:

Что такое е1?

Система «Е1 Евфрат» — мощный инструмент автоматизации бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом «Е1 Евфрат« полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система занимает лидирующие позиции в классах DMS (Distribution Management System)-, BPM (Business Performance/Proccess Management — управление эффективностью бизнеса)-, и EMC (Energy management system)-систем. ЕВФРАТ разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. 

2. Разработчик системы «Евфрат

Разработчик системы «Евфрат» — ведущая компания в области реализации проектов по разработке и внедрению интеллектуального программного обеспечения в России Cognitive Technologies. Коллектив разработчиков компании Cognitive Technologies был создан в 1968 году под руководством известного советского ученого В.Л.Арлазарова (Владимир Львович Арлазаров – член-корреспондент РАН, профессор, доктор технич. наук (1987)).

Коллективом под руководством В.Л.Арлазарова были реализованы более 3000 проектов по созданию и внедрению информационных комплексов, автоматизированных систем управления и операционных систем в органах государственной власти и на крупных промышленных предприятиях СССР, создана программа «КАИССА» (первый чемпион мира по шахматам среди компьютеров) и «советский Microsoft» — СУБД ИНЕС (система управления базами данных «Информационная единая система») — (более 2500 инсталляций в стране и в мире).

В 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института Системного Анализа РАН (бывший ВНИИСИ АН СССР) О.Усковой (Ольга Анатольевна Ускова — известный российский предприниматель, Президент группы компаний Cognitive Technologies. Президент Национальной ассоциации инноваций и развития информационных технологий (НАИРИТ). Председатель комитета Торгово-промыш. палаты РФ по информационно-коммуникационным технологиям и трансферту технологий. Член Совета директоров ОАО «Росинфокоминвест». Член Экспертного совета Минэкономразвития РФ)и В.Арлазаровым была создана компания Cognitive Technologies.

Сегодня у компании более 1 000 000 пользователей и 10 000 проектов. В компании работают 683 сотрудника, в том числе пять докторов наук и сорок кандидатов наук.

3.Платформа, на которой сделана СЭД «Евфрат»

В основе системы «Е1 Евфрат» лежит уникальная программная платформа нового поколения Сognitive Nexus, являющаяся одной из наиболее перспективных инновационных разработок компании Cognitive Technologies и не имеющая аналогов на российском рынке. Платформа Cognitive Nexus является посредником между прикладными системами и реляционными СУБД. (реляционная модель данных – это логическая модель в виде изменяющихся во времени наборов отношений. Использование реляционных баз данных было предложено доктором Коддом из компании IBM в 1970 году). Данная платформа применяется для трансформации объектов и запросов и позволяет переводить данные из терминов системы документооборота (составные части документов: поля, связки, приложенные файлы и т.д.) в термины применяемой в данной системе СУБД.

Сognitive Nexus использует стандартные возможности SQL (Structured Query Language — «язык структурированных запросов») — универсальный компьютерный язык, применяемый для создания, модификации и управления данными в реляционных базах данных), без привязки к особенностям систем от различных вендоров. Управление сложными объектами (документами) в Cognitive Nexus реализовано на базе XML-технологий. Платформа позволяет использовать преимущества объектно-ориентированных и реляционных СУБД при работе с объектами, имеющими сложную структуру.На базе Сognitive Nexus могут быть реализованы системы управления документами любого масштаба и сложности. Сognitive Nexus позволяет решать целый пласт задач, связанных с созданием учетных систем любого назначения. Еще одной важной отличительной особенностью Сognitive Nexus является кроссплатформеннось, что позволяет использовать ее в решениях для любых организаций, вне зависимости от применяемых ими СУБД.  В настоящее время «Е1 Евфрат» совместима с MS SQL Server 2005/2008 (СУБД, разработанная Microsoft), Oracle 10/11g (Oracle Corporation — одна из крупнейших американских компаний, разработчик систем управления базами данных, ПО для организаций) и MySQL ( Разработку и поддержку MySQL осуществляет корпорация Oracle, получившая права на торговую марку вместе с поглощённой Sun Microsystems, которая ранее приобрела шведскую компанию MySQL AB).

Одним из преимуществ системы является то, что связь между клиентом и сервером реализована посредством протоколов HTTP/HTTPS. Это позволяет работать с системой из любого места, где доступен интернет.

В схеме архитектуры – IIS – патентованный набор серверов для нескольких служб (сервисов)  Интернета от компании Майкрософт.

4. Возможности системы «е1 Евфрат»

Система «Е1 Евфрат» обеспечивает весь жизненный цикл электронных документов в рамках ключевых бизнес-процессов организации:

Ввод и регистрация документов

Бумажные и электронные документы могут быть автоматически импортированы в систему. Механизм «понимания» документов (поиск в электронном документе реквизитов и данных) и технология Drag&Recog (распознавание реквизитов с отсканированного документа) обеспечивают максимальную автоматизацию ввода и регистрации документов в системе.

Работа с электронными документами

Применяемая схема документооборота обеспечивает хранение документов всех типов в единой базе и предоставляет такие возможности, как пакетный ввод бумажных документов (специальный режим оформления документов, позволяющий создавать однотипные документы для разных складов и контрагентов), автоимпорт и поддержка версионности документов (обзор всех версий(видов) этого типа документа), полнотекстовый поиск, создание аналитических отчетов и многое другое.

Контроль исполнения

Взаимодействие сотрудников в ходе бизнес-процессов поддерживается системой согласований и поручений, гарантированно повышающей исполнительскую дисциплину. Важный документ не потеряется в ходе согласований. Всегда есть возможность отследить, на какой стадии работы он находится. Время согласования документов сокращается в разы.

Движение документов (технология Workflow)

Реальные бизнес-процессы компании поддерживаются за счет использования концепций WorkFlow (система управления бизнес-процессами) и BPM (Business Performance/Proccess Management — управление эффективностью бизнеса). В визуальном редакторе можно создавать жесткие и гибкие маршруты любой сложности, где блоки схемы и связи представлены в наглядной графической форме. Автоматически выполняются наиболее стандартизированные операции: регистрация документов, присоединение файлов, запуск документов по типовым маршрутам, создание связей между документами, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

Рассылка документов

Автоматическая рассылка документов по адресам электронной почты позволяет избавиться от рутинных процессов, на которые тратится значительная часть рабочего времени. Вы можете настроить уведомления на все возможные случаи для разных типов пользователей.

Хранение документов

Система позволяет создать единый электронный архив документов практически неограниченного объема и эффективно управлять им. Поддержка версионности позволяет вести всю историю изменений документа, не упустив ни малейшей детали. Благодаря средствам оперативного поиска вы сможете найти нужный документ за секунды, а система автоматического резервного копирования позволит надежно сохранять базу документов.

Внутренняя почта

Система позволяет осуществлять внутреннюю переписку между сотрудниками с использованием встроенного почтового клиента, обладающего всеми функциями стандартных почтовиков. Таким образом, пользователи могут обмениваться всеми типами информации в рамках единой системы.

Электронный документооборот

На все типы документов в системе формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной РКК может быть прикреплено сколько угодно много электронных документов разных форматов. При регистрации каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами и формируется РКК документа.

В базовый комплект поставки Е1 входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:

• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы;
• договоры;
• служебные записки.

«Е1 Евфрат» позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office или из Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел организации, например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.д.

Администратор системы имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников).

В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал.

Поддержка электронно-бумажного документооборота в «Е1 Евфрат» позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии.

Управление договорами

Система Е1 Евфрат поддерживается весь жизненный цикл работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение, версионность), что позволяет значительно ускорить бизнес-процессы организации и систематизировать договорную деятельность. Автоматизация договорной деятельности с помощью системы электронного документооборота Е1 Евфрат позволяет в значительной степени снизить время подготовки и согласования договоров, свести к минимуму количество спорных ситуаций и штрафов, а также создать единое упорядоченное хранилище договоров.

Работа с финансовыми документами

Благодаря системе «Е1 Евфрат» вы сможете автоматизировать процесс согласования оплаты счетов и выдачи поручений на их оплату, а также реализовать систему автоматических напоминаний о необходимости получения от контрагента (контрагент – одна из сторон договора) закрывающих документов сотрудникам, инициировавшим оплату.

• Работа с первичными бухгалтерскими документами.
• Автоматизация процессов согласование оплат.
• Возможность создания различных маршрутов согласования для различных типов счетов.
• Возможность интеграции с 1С: Предприятие 7.7 и 8.0.
• Интеграция справочников контрагентов для 1С.
• Вызов документов, зарегистрированных в «Е1 Евфрат» непосредственно из пользовательского интерфейса 1С (в рамках проектного решения).
• Открытый API для интеграции с учетными системами.

Электронный архив

В системе электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат» реализован весь необходимый функционал для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). «Е1 Евфрат» обеспечивает ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации. Это позволяет экономить время как на регистрации и копировании документов, так и на их транспортировке между удаленными структурными подразделениями.

Зарегистрированные в СЭД «Е1 Евфрат» документы попадают в оперативный архив, из которого их можно быстро извлечь средствами поиска.

После завершения работы над документом и/или снятия его с контроля он может быть списан на долговременное хранение в раздел архивных документов. Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учетом установленных сроков хранения. При этом возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте, обеспечивается сквозной поиск как по оперативной базе, так и по архивной.

Возможности

• Создание единой базы электронных документов любых форматов (*.doc, *.xls, *.pdf, *.tif, *.jpeg, *.wav и т. д.) в соответствии с регламентами и классификацией, принятыми в организации;
• Ввод бумажных (с помощью встроенных средств сканирования) и электронных документов, том числе в автоматическом режиме (функция «Автоимпорт документов»);
• Поддержка коллективной работы с документами: версионность, назначение заданий и т.д.;
• Оперативный доступ к документам, в том числе с использованием полнотекстового поиска с учетом морфологии русского языка;
• Создание отчетов и аналитических справок;
• Обеспечение информационной безопасности путем разграничения прав доступа, протоколирования действий пользователей, применения ЭЦП и криптографического шифрования, а также автоматического резервного копирования базы документов.

Работа с клиентами

Система позволяет создать единую базу организаций и контактных лиц, при помощи которой можно вести взаимодействие с клиентами.

• Ведение базы клиентов с возможностью осуществления различных видов поиска.
• Автоматическая загрузка новых клиентов из внешних приложений и баз данных.
• Возможность автоматического и ручного распределения новых клиентов по менеджерам;
• Отдельный поток «Работы» для создания задач по взаимодействию с клиентом;
• Модуль «Планировщик задач» с удобным календарем и системой напоминаний;
• Возможность заводить новые задачи и отчитываться об их исполнении непосредственно из планировщика задач;
• Фиксация действий менеджеров (звонки, письма, встречи, мероприятия);
• Построение отчетов по работе отдела продаж в целом и по работе конкретных менеджеров;
• Удобная система обработки новых обращений.

Генератор отчетов

Отчет формируется в соответствии с заданной отчетной формой и содержит краткие сведения о документах или поручениях. Отчетная форма определяет внешний вид отчета и составляющих его элементов. Формы отчетов, а также их вид и количество, могут быть изменены самим пользователем с помощью генератора отчетов.

Возможности

• Разработка и редактирование отчетных форм, используемых при работе с системой;
• Импорт и экспорт отчетных форм;
• Создание структуры папок для удобства работы с отчетными формами;
• Создание отчетов с предварительным заданием параметров формирования;
• Использование в макетах отчетов вычисляемых переменных и арифметических операций;
• Возможность использования графических объектов и диаграмм;
• Возможность задания сортировки данных внутри отчетных форм.

Автообработка документов

С помощью функции автообработки документов можно автоматизировать не требующие вмешательства человека операции.

• Регистрация документа в указанном потоке;
• Автоматическая постановка документа на маршрут;
• Автоматическая постановка на контроль исполнения;
• «Понимание» текстовых документов форматов doc и docx по заранее настроенным шаблонам;
• Отправка письма по электронной почте по заранее настроенному шаблону;
• Отправка письма по внутренней почте;
• Выполнение поискового запроса с использованием в качестве параметров реквизитов регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа;
• Создание файлов Microsoft Word по заранее настроенному шаблону;
• Создание связи между документами (указание связанных документов);
• Создание подпоручений и дочерних согласований;
• Присоединение файлов к любому документу комплекса;
• Автоматическое снятие документов с контроля.

Встроенный модуль просмотра и печати

Работая в «Е1 Евфрат», пользователь может просмотреть и распечатать интересующий его документ, регистрационно-контрольную карточку и прикрепленные файлы, не покидая интерфейса системы не используя при этом каких-либо сторонних модулей или приложений.

5.Документооборот для электронных торгов

Система позволяет государственным заказчикам реализовать принципы электронного документооборота при проведении аукционов в соответствии с Федеральным законом № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд». При разработке «Е1 Евфрат» были учтены требования национальных операторов электронных торгов, отобранных правительством РФ.

Информационная безопасность и отказоустойчивость е1

Система «Е1 Евфрат» имеет в своем составе ряд средств для обеспечения конфиденциальности и информационной безопасности.

В настоящее время вопросам обеспечения информационной безопасности стали предъявляться повышенные требования. Это связано как с ростом промышленного шпионажа, так и с резким увеличением случаев компьютерного вандализма. Особенно жесткие требования по обеспечению защиты данных предъявляются со стороны государственных структур, поскольку это касается вопросов национальной безопасности. 

Встроенный в систему Е1 модуль информационной безопасности соответствует самым высоким требованиям в области защиты данных и может использоваться для обеспечения информационной безопасности как по дискретной, так и по мандатной модели безопасности. Модуль обеспечивает комплексную защиту данных и от внешнего, и от внутреннего несанкционированного доступа, а также гарантирует сохранность и целостность документов в случае технических сбоев и аварий.

В системе «Е1Евфрат» ведутся списки пользователей, имеющих права на регистрацию, контроль прохождения документов, создание шаблонов отчетов и журналов, доступ к любым документам на чтение и изменение, а также администрирование системы.

Система информационной безопасности контролирует права доступа каждого пользователя на всех этапах работы с документом и предоставляет ему только те документы или их фрагменты, которые ему определены в соответствии с назначенной ролью. 

Благодаря использованию внешних межсетевых экранов (брандмауэров) в системе «Е1 Евфрат» обеспечивается защита данных от внешний воздействий и проникновений ― компьютерных вирусов, «червей» и т.д. При этом с целью повышения эффективности информационной безопасности используется принцип глубоко эшелонированной защиты, когда система разделяется на функциональные блоки с защитой каждого блока отдельным брандмауэром.

Серверы Е1 обладают четвертым уровнем отказоустойчивости и надежности ― Tier4, стандарта TIA-942 (TIA-942 стандарт разработанный Telecommunications Industry Association (TIA) как руководство по планированиюи построению дата-центров, включая руководство по структуре сети и разводке кабеля). Основными качествами данного стандарта являются наличие возможности проведения любых работ без остановки оборудования и двукратная резервация инженерных систем.

Возможности несанкционированного доступа и нарушения конфиденциальности документооборота практически исключены, так как:

• весь сетевой трафик между сервером и клиентской программой может проходить по защищенному каналу по открытым сетям (HTTPS) с использованием SSL (Secure Sockets Layer — уровень защищённых сокетов (программных интерфейсов)— криптографический протокол (в основе него лежит шифровальный алгоритм), который обеспечивает установление безопасного соединения между клиентом и сервером);
• «Е1 Евфрат» использует сертифицированную систему авторизации и аутентификации пользователей. Хранение и управление паролями осуществляется средствами ОС, пароли никогда не передаются по сети в открытом виде;
• проверка прав доступа к любым защищаемым объектам и операциям системы осуществляется исключительно через выделенный диспетчер доступа, что делает невозможным несанкционированный доступ к ним с помощью специально написанных посторонних программ;
• для обеспечения юридической значимости, целостности и достоверности данных используются сертифицированные механизмы электронной подписи, применяемые в системе в соответствии с Федеральным законом №63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.

6. Недостатки СЭД «Евфрат»

• «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение
• и возврат документов (check-out, check-in), что
• может усложнить коллективную работу с документами;
• Достаточно сильно загруженный интерфейс;
• Отсутствует «тонкий» клиент (чтобы человек мог войти, используя Internet. «Тонкий клиент» зачастую иллюзия, так как для того чтобы работать с ЭЦП, необходимо что-то установить на компьютер. Поэтому у нас сейчас есть web-доступ вместо старого «тонкого клиента». Реализуется с помощью модуля «Web-сервер».);
• Отсутствует система кодирования при передаче данных через протокол TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol — протокол управления передачей)).

Список использованных ресурсов(литературы)

http://www.evfrat.ru/;

http://www.docva.ru/docflow/sys_review/15.php (ИТ-решения для Вашего бизнеса);

http://www.cognitive.ru/ (Cognitive Technologies)

http://www.youtube.com/watch?v=Nif-eZdtkdw

«ЕВФРАТ-Документооборот» – система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. Система содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

«ЕВФРАТ-Документооборот» разработан в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы ЕВФРАТ-Документооборот позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Работа в локальном офисе

Функционал системы позволяет решить все типовые задачи делопроизводства:

— автоматизировать регистрацию документов и заданий;

— обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;

— осуществлять мгновенный поиск информации;

— контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

— проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;

— организовать долговременное хранение документов организации;

— обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Работа в территориально-распределённой организации

Поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой управления позволяет организовать сквозную работу над документами и заданиями между главным офисом и территориально удаленными филиалами. Информация между офисами передается в кодированном виде.

Настройку и работу системы обеспечивают следующие модули:

— АРМ «Пользователь» — универсальное рабочее место доступа к системе;

— АРМ «Администратор» — средство настройки и администрирования системы;

— «Графический дизайнер маршрутов» — инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации;

— «Дизайнер форм» — средство настройки регистрационно-контрольных карточек;

— «Менеджер журналов и отчетов» — инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации;

— средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей;

— «Почтовый клиент» — средство работы с сообщениями электронной почты.Дополнительные модули системы:

«HTTP-сервер»

В системе ЕВФРАТ-Документооборот используется протокол обмена данными TCP/IP, что позволяет вести работу в системе с удаленного компьютера посредством Internet/Intranet-сетей. Модуль «HTTP-сервер» дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

APM «Архивариус»

Дополнительный модуль «Архивариус» предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также поддерживает связь с оперативными документами.

APM «Руководитель»

Дополнительный модуль «Руководитель» предоставляет удобный и полноценный доступ к корпоративной системе документооборота с помощью Интернет для руководителей, работа которых по тем или иным причинам связана с достаточно частыми поездками и оторванностью от основного офиса.

Архитектура системы

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент — серверную архитектуру. Благодаря «HTTP-серверу» и  модулю АРМ «Руководитель» доступ к системе может осуществляться через Интернет. Наличие подсистемы обмена документами позволяет организовать территориально-распределённую работу. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом. Особенности архитектуры системы и применяемые механизмы позволяют добиться эффективной работы и оптимальной производительности системы электронного документооборота.

Преимущества системы

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» позволит Вам повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии.

— Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения. В отличие от аналогичных программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки.

— Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition).

— Система ЕВФРАТ-Документооборот обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании.

— Наличие в системе встроенного инструментария (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчётов) для адаптации системы под требования организации.

— В системе реализована необходимая функциональность для полноценной работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow.

— Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой поточного сканирования. Уникальная технологическая разработка, созданная специалистами компании Cognitive Technologies – технология Drag&Recog (распознавание «на лету»), а также встроенный модуль просмотра и печати.

— Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста.

— Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов.

— Поддержка территориально-распределённой работы благодаря наличию в системе подсистемы обмена документами.

— Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира.

— Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи.

— Разграничение прав доступа и использование механизма ролей.

— Простое администрирование системы возможностями АРМ «Администратор».

— Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».

Скриншоты

Регистрация документа

Дизайнер маршрутов

Настройка структуры организации

АРМ «Руководитель»

Стоимость

— ЕВФРАТ-Документооборот сервер + 10 лицензий ЕВФРАТ-Документооборот клиент – 58280 руб.

— ЕВФРАТ-Документооборот сервер + 25 лицензий ЕВФРАТ-Документооборот клиент – 115050 руб.

— ЕВФРАТ-Документооборот сервер + 50 лицензий ЕВФРАТ-Документооборот клиент – 201700 руб.

2006. Евфрат-Документооборот 12 интегрировали с Excel

Компания Cognitive Technologies выпустила очередную версию системы электронного документооборота Евфрат-Документооборот 12. Главное преимущество двенадцатой версии — поддержка работы в организациях с территориально-распределенной структурой. Взаимодействие удаленных серверов реализуется с помощью протокола TCP/IP, информация между серверами передается в кодированном виде. Сама база данных также может быть распределенной. Но пространство управления организации остается единым. Среди других отмеченных нововведений — благодаря интеграции с электронной почтой пользователи смогут импортировать традиционные почтовые сообщения и приложенные к ним файлы в документы системы, а также отправлять документы в виде обычных электронных писем. Упростилась регистрация однотипных документов (есть средства автоматического заполнения полей на основе уже существующих форм), появилась возможность проверки на дублирование регистрируемых документов, а также поддержка потокового сканирования; стала возможна организация автоматического резервного копирования базы данных по расписанию, добавлены возможность работы с иерархическими словарями и новый генератор отчетов, который позволяет не только экспортировать отчеты пользователей в Microsoft Word, Excel или Internet Explorer, но и встраивать в них диаграммы.

компания Cognitive
Technologies

Система электронного
документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот»
разработана компанией Cognitive Technologies,
которая образована в 1993 году на базе
Лаборатории искусственного интеллекта
Института системного анализа РАН.

Система позволяет
построить полноценную систему управления
бизнес-процессами и документами
организации, а также содержит весь
необходимый инструментарий для успешной
организации электронного документооборота
любой компании, независимо от численности
и формы собственности. Система рассчитана
на работу как в рамках небольшого отдела,
например, канцелярии или локальной
организации в целом, так и в рамках
территориально-распределенной организации
со сложной схемой информационных
потоков.

ЕВФРАТ-Документооборот
помогает в решении следующих задач:

• повышение
  эффективности управления бизнес-процессами
  за счет улучшения исполнительской
  дисциплины, оптимизации контроля
  выполнения задач и анализа деятельности
  организации;

• сокращение
  непроизводительных затрат рабочего
  времени сотрудников и финансовых
  издержек на расходные материалы;

• создание единого
  информационного пространства предприятия;

• обеспечение
  надежности учета и хранения документов;

• организация
  эффективной защиты информации.

ЕВФРАТ-Документооборот
позволяет:

• автоматизировать
  регистрацию документов и заданий;

• обеспечить
  эффективное взаимодействие сотрудников
  в рамках работ по документам;

• осуществлять
  мгновенный поиск информации;

• контролировать
  выполнение работ, инициируемых
  документами и заданиями;

• проводить мониторинг
  состояния выполняемых процессов и
  анализ загрузки персонала за счет
  формирования различных журналов и
  отчетов;

• организовать
  долговременное хранение документов
  организации;

• обеспечить
  разграничение прав доступа сотрудников
  к информации.

С помощью системы
можно полностью воспроизвести и
оптимизировать процессы прохождения
документов и задач в организации за
счет гибкого механизма проектирования
маршрутов. В системе поддерживается
параллельная (имеющая нескольких
соисполнителей) и последовательная
(исполнение заданий друг за другом)
маршрутизация поручений и заданий.
Удобная настраиваемая система уведомлений
и напоминаний помогает руководителям
оперативно отслеживать состояние работ,
сотрудникам правильно организовать
свою работу, и, таким образом, улучшить
исполнительскую дисциплину в организации.
Все основные действия по каждому
поручению и заданию (начало работы,
принятие к исполнению, отправка отчета,
изменение сроков, создание подпоручений
и подзадач, особые отметки) фиксируются
в поле «Ход исполнения», что упрощает
работу контролеру, позволяя ему в любой
момент времени быстро определить, на
каком этапе находится выполнение того
или иного поручения.

1.10.1. Организация
работы в системе

По своему
пользовательскому интерфейсу программа
«ЕВФРАТ-Документооборот» напоминает
программу для работы с электронной
почтой. В левой части расположены личные
папки: поручения, контроль, входящие,
исходящие, отправленные сообщения,
результаты поиска, корзина. В правой
части окна отображается список сообщений,
документов, поручений и согласований
в текущей выбранной папке. Внизу — текст
выбранного сообщения.

В папки входящие,
«исходящие» и «отправленные» поступают
сообщения по внутренней электронной
почте. Найденные пользователем документы
отображаются в «результате поиска». В
папку «поручения» приходят документы,
по которым получатель назначен
исполнителем, а в папку «контроль» —
соответственно контролером.

Здесь сообщения
отображаются группами: сообщения,
относящиеся к одному документу, объединены
в одну группу. В «корзину» попадают
документы и задания, вышедшие из
оперативной работы. Но это не означает,
что после их помещения в корзину они
удаляются из системы — все документы в
системе «ЕВФРАТ-Документооборот»
хранятся на сервере, и сотрудники в
любой момент могут их «поднять» и
посмотреть, кто и как по этим документам
работал.

Для авторизации
в системе используются пароль и логин,
которые администратор прописывает
индивидуально для каждого пользователя.

Организация
электронного документооборота
представлена в системе в виде «потоков»
— деления документов по видам. В коробочном
варианте системы три потока — входящие,
исходящие и внутренние документы.
Пользователь может создавать дополнительные
потоки в соответствии с потребностями
организации. В каждом потоке существует
своя автоматическая нумерация документов
с использованием суффиксов и префиксов
в номере.

Документ в системе
— это совокупность регистрационной
карточки, присоединенных файлов и
контрольной карточки документа,
содержащей список поручений и согласований
по исполнению документа. Все эти
компоненты одновременно представлены
в окне просмотра документа.

Для каждого потока
существует своя регистрационная карточка
(РК) с определенным набором полей,
обязательных для заполнения. С помощью
внутреннего инструментария систему
можно легко адаптировать к особенностям
документооборота и бизнес-процессов
конкретной организации: поля в РК можно
переименовывать, вносить дополнительные
реквизиты или убирать их. В РК есть
функция, с помощью которой можно сделать
отметку о способе поступления документа
(факс, курьер, почта). Система автоматически
проверяет документы на дублирование:
если сначала в РК были внесены реквизиты
документа, пришедшего по факсу, а затем
пришел оригинал и пользователь заполняет
для него новую РК, система предупредит
о том, что такой документ уже существует.

Для удобства
заполнения РК применяются словари,
которые можно пополнять. Поиск документов
осуществляется по любым реквизитам РК
с учетом морфологии русского языка.
Например, если в поиске вы набрали слово
«люди», система может найти документ
со словом «человек». Это одна из
технологических разработок, созданных
специалистами компании Cognitive Technologies. В
РК можно устанавливать связки с другими
документами из любых потоков: если вы
зарегистрировали входящий документ,
отработали его, то на его основании
можно зарегистрировать исходящий.

К регистрационной
карточке могут быть присоединены файлы
любых форматов: это может быть текст
электронного документа, изображение,
график, диаграмма, аудио- и видеоматериал.
Сама РК может существовать и без
приложенного файла, который можно
присоединить позднее. С момента
присоединения файл хранится на сервере,
и изменить его могут только пользователи,
наделенные соответствующими правами.
Контрольная карточка, содержащая список
поручений и согласований по документу,
отображается в левом нижнем углу окна
документа.

При регистрации
документа пользователь выбирает поток,
куда будет зарегистрирован документ и
заполняет соответствующую этому потоку
РК. В системе можно добавлять свои потоки
и создавать для них регистрационные
карточки. Например, можно завести поток
«Документы по совещаниям» и создать
регистрационную карточку именно для
этого потока, в которой будут свои
особенные реквизиты.

После того как
руководителем была наложена резолюция
на документ, он или его Секретарь
расписывает поручения сотрудникам в
контрольной карточке документа. Это
функция заменяет «бегунок», который
обычно прикрепляется к бумажному
документу. В списке указываются
сотрудники-контролеры (обычно это
начальники отделов или руководители
департаментов) и, если это требуется,
устанавливается общий срок исполнения
по документу (число, месяц, год). Это
можно сделать, указав конкретную дату.
Кроме этого, в системе можно указывать
сроки исполнения конкретных поручений
и подпоручений по документу. В случае
если указанный срок исполнения отдельных
поручений превышает общий срок исполнения
документа, система не примет эти параметры
и оповестит пользователя. В программе
можно задавать как последовательные,
так и параллельные поручения. После
того как контрольная карточка будет
сохранена, сотрудникам будут посланы
уведомления о появившихся у них заданиях
и назначениях.

Например, на своем
рабочем месте Контролер назначает
Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя
в папке «поручения» появляется уведомление
о том, что он назначен ответственным
исполнителем. Ему необходимо принять
документ к исполнению, чтобы Контролер
знал: либо Исполнитель его выполнит,
либо откажется (по причине ухода в
отпуск, командировки и так далее).
Исполнитель может принять поручение с
комментариями или без них. После того,
как документ принят в работу, Исполнитель
может создавать поручения своим
подчиненным, писать отчеты, комментарии.
Когда все работы по документу выполнены,
Исполнитель отправляет документ
Контролеру, отчитываясь перед ним. Если
исполненный документ Контролер признает
неудовлетворительным, он может отправить
его обратно на доработку или снять его
с контроля. Полностью исполненный
документ может быть списан в архив.

В системе одновременно
хранится и обрабатывается информация
разных уровней конфиденциальности. В
связи с этим, каждому сотруднику даются
определенные права на доступ к потокам,
на работу в системе, на регистрацию и
контроль документа. Права администратор
прописывает в карточке сотрудника.
Руководителю обычно дается право на
расширенный контроль.

1.10.2. Модули системы

Модуль «Менеджер
журналов и отчетов» позволяет создавать
отчетные формы с определенным набором
полей, которые впоследствии можно
использовать для подготовки отчетов
по документам, проверки исполнительской
дисциплины. В стандартную поставку
системы входит ряд отчетов по документам
и контролю исполнения, а с помощью
данного модуля заказчики могут разработать
необходимые им шаблоны отчетов в
соответствии с их спецификой. В системе
пользователи могут сформировать журнал
входящих/исходящих документов, а также
общие журналы за все время работы или
за отдельные периоды времени. Можно
создать общий журнал за все время работы
или по определенному потоку документов.
Журнал создается автоматически, надо
лишь выбрать временной интервал и
установить соответствующие параметры.

С помощью модуля
«Дизайнер форм» администратор может
настроить поля регистрационной карточки.
На данный момент требования ГОСТа носят
рекомендательный характер и организации
имеют право самостоятельно решать, как
им оформить тот или иной документ.
Документы с одинаковым названием в
разных организациях может иметь разные
реквизиты. Гибкость системы позволяет
настроить поля РК под конкретного
пользователя.

Модуль «Дизайнер
маршрутов». Здесь прописываются типовые
маршруты движения документов в
организации. Пользователь может создавать
свои маршруты движения документов,
используя простой инструментарий
программы.

Модуль настройки
электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Логин
и пароль дают возможность присвоить
пользователю личную ЭЦП. Для этого в
карточке сотрудника администратор
прописывает параметры ЭЦП. Она будет
действительна только в пределах
организации, но даст возможность сделать
так, чтобы документооборот был непрерывным
и электронным. В программе есть кнопка
простановки и кнопка проверки ЭЦП.

Для хранения
документов, вышедших из обращения,
заказчик может дополнительно приобрести
модуль «Архивариус».

1.11 PayDox,
разработчик – компания Interface
Ltd.

PayDox
— система управления корпоративными
документами. Система имеет расширенные
возмож­ности в части работы с
финансовыми, платежными документами,
что делает ее особенно удобной в
орга­низациях банковской, торговой
сферы, для промыш­ленных предприятий
и аналогичных организаций.

Разработчик
программы, компания Interface
Ltd.
выделяет ее основные возможности и
преимущества:

• согласование,
  утверждение и контроль ис­полнения
  документов, создание резолюций;

• ознакомление с
  документами сотрудников, ав­томатические
  рассылки e-mail уведомлений и документов,
  формирование дел;

• ведение всей
  истории работы с документами;

• интеграция с MS
  Office, интеграция с сущест­вующими на
  предприятии приложениями, соз­дание
  произвольной отчетности, использова­ние
  простых стандартных средств настройки
  и программирования;

• безопасная работа
  с удаленными офисами и подразделениями
  предприятия через web-бра­узер, по
  электронной почте и SMS;

• средства групповой
  работы с документами и проектами;

• работа с платежными
  документами, ведение ба­лансов по
  договорам и платежам, ведение пла­тежного
  статуса документов, ведение счетов;

• календарное
  планирование;

• простота работы
  с системой для конечного пользователя,
  легкость обслуживания системы и низкая
  стоимость владения, простота наст­ройки
  системы на новые виды документов.

Разработчики
системы подчеркивают, что кро­ме
собственно функциональности Управления
До­кументами (Document
Management,
DM,
электрон­ный документооборот) и
Управления Бизнес-Про­цессами (Business
Process
Management,
BPM)
важ­нейшим современным требованием
к таким систе­мам является наличие в
них функциональности Уп­равления
Записями (Records
Management,
RM).
Данная функциональность позволяет
любому кор­поративному документу или
(в более широком смысле) любому требующему
учета факту либо со­бытию поставить
в соответствие запись (набор ин­формационных
реквизитов) в корпоративной базе данных
и далее с помощью стандартных средств
системы обеспечить ведение этой
информации пользователями и получение
необходимой отчет­ности. Система
PayDox
позволяет сочетать функци­ональность
системы автоматизации делопроизво­дства
и системы управления информацией.

Программа построена
полностью на Интернет-технологиях.
Развитые встроенные средства за­щиты
данных обеспечивают безопасность
рабо­ты. Работа с программой
осуществляется через web-браузер,
например Internet
Explorer,
который имеется на каждом компьютере.
Практически поль­зователям не надо
осваивать новую программу, новый
интерфейс — они продолжают работать с
привычным программным обеспечением
Microsoft
— MS
Internet
Explorer,
MS
Word,
MS
Excel,
MS
Outlook
Express.

Особенностью
системы является развитая ин­теграция
с документами MS
Office
— MS
Word
и MS
Excel.
Работа программы строится на исполь­зовании
шаблонов документов, в которые
авто­матически вставляются необходимые
сведения из баз данных. Так, например,
регистрационная карточка документа
может как просматриваться в стандартном
для программы окне Web-браузе­ра,
так и быть получена в привычном
пользовате­лю виде в формате файла
MS
Word
или MS
Excel,
при этом реквизиты из карточки документа
могут «на лету» подставляться в вызываемый
файл MS
Word
или Excel.

Документы и данные
хранятся централизован­но на сервере,
где, собственно, и устанавливает­ся
сама программа. А поскольку установки
прог­раммы непосредственно на рабочие
места сот­рудников не требуется, это
существенно упро­щает настройку и
дальнейшее администрирова­ние системы.

В программе активно
используются всплываю­щие подсказки,
что ускоряет знакомство с программой
и ее использование. Web-интерфейс
значительно упроща­ет настройку,
которая обязательно потребуется. Так,
в типовой версии стандартно отсутствует
на первой странице кнопка регистрации
нового документа, что несколько затрудняет
процесс регистрации. Пользователю
необходимо зайти в подраздел в соответствии
с видом документа и нажать кнопку
«Создать», находящуюся на правом поле.
В то же время регистрационная карточка
построена достаточно логично, снабжена
подсказками. Многие поля снабжены
кнопками, позволяющими вызвать
дополнительное окно справочников.
Правда, не все в программе оче­видно
для специалистов, привыкших к традицион­ной
делопроизводственной терминологии,
напри­мер, виды документов попали у
разработчиков в справочник «Категории».

Интересно реализовано
присвоение документу регистрационного
номера. Система не присваива­ет номер
документу автоматически, а при нажатии
кнопки «Получить номер» открывается
окно, в кото­ром указываются последние
по времени введен­ные номера документов,
и на основании этой ин­формации
сотрудник сам присваивает документу
очередной номер. Правда, следует отметить,
что в больших организациях при параллельной
регист­рации документов несколькими
сотрудниками это может вызывать проблемы
и необходимость исп­равления
регистрационного номера. Поддержива­ется
автоматическая генерация буквенно-цифро­вых
индексов, которые могут отражать вид
доку­мента, индекс структурного
подразделения и т.п.

В целом работа с
системой организована дос­таточно
просто. Слева в основном меню (списке)
находятся основные группы документов
и опера­ции с ними: «Виды деятельности»,
«Документы», «Отчеты», «Регистрация»,
«Бизнес-процессы», «Справочники».
Раскрыв меню «Документы», мож­но
выбрать конкретный вид документа. В
верхней части окна постоянно находится
система поиска, позволяющая быстро
отобрать необходимые документы по
хронологическому признаку (за месяц
или квартал, на конкретную дату,
произвольный временной интервал, в
соответствии со статусом документа в
системе (исполненные, не­исполненные,
просроченные)). Ниже основ­ную часть
экрана занимает собственно список
отобранных документов.

Для организации
движения документов (уве­домления о
поступлении документа на согласова­ние
(утверждение) может использоваться
элект­ронная почта.

В целом программа,
безусловно, интересная и заслуживает
внимания при решении вопроса ав­томатизации
делопроизводства и работы с доку­ментами
в организации в целом. Особенно полез­ной
она может оказаться для организаций,
терри­ториально разделенных, имеющих
филиалы или потребность в организации
удаленного доступа сотрудников к
документам. Кроме того, расши­ренная
функциональность системы позволит
ав­томатизировать не только чисто
делопроизвод­ственные функции,
процессы информационно-документационного
обслуживания сферы управ­ления, но и
многие другие сферы работы.

Соседние файлы в папке Лекция 6 АРМ документооборота

• #
• #
• #
• #

  04.06.201519.97 Кб34~WRL3255.tmp

• #
• #