Разрабатываемые модели бизнес процессов бывают следующих типов

Каждый аналитик рано или поздно сталкивается с задачей моделирования бизнес процессов организации. История моделирования и анализа бизнес процессов уходит своими корнями далеко в прошлое. Многие светлые умы сталкивались с такими задачами, успешно их преодолевали, разрабатывали свои методы и подходы в моделировании и анализе бизнес процессов. Поэтому, прежде всего, необходимо разобраться с множеством существующих методологий, нотаций и типов диаграмм для представления информации о предприятии в различных срезах.
В любом случае, выбор той или иной методологии и нотации моделирования будет зависеть от задачи, которая перед вами стоит.

Сначала разберемся в понятиях

Моделирование бизнес-процессов – это графический метод описания бизнес-процессов  в виде диаграмм. Это может быть простой рисунок, созданный с помощью карандаша и бумаги или компьютерной программы.

Полученное графическое представление бизнес-процесса называется модель бизнес-процесса.

Нотация моделирования (далее нотация) — совокупность графических элементов, которые используются для разработки моделей деятельности компании. Нотация — это синтаксис графического языка моделирования.

Методология описания бизнес процесса (далее методология) — совокупность нотаций и правил их использования, применяемых для моделирования бизнес процессов.

Методология определяет стандарт и подход описания бизнес процесса организации.

Типы моделей бизнес процесса и методологий их построения

Организация — сложный механизм. Она включает в себя процессы, цели, задачи, людей, их работы, документы,  и другую информацию. Для того чтобы построить четкую модель работы организации, используют следующие типы моделей бизнес процесса:

1. Организационная модель — описывает иерархию организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, связи между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений;
2. Функциональная модель — описывает иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей;
3. Модель управления / модель потоков данных — описывает бизнес процессы компании верхнего уровня;
4. Модель потоков работ — описывает детализацию функций бизнес процесса;
5. Информационная модель — описывает структуру информации, используемой при реализации бизнес-процессов.

Чаще всего используются последние три типа моделей бизнес процесса. Соответственно и методологии описания бизнес процессов также разделяются по типам:

• Методологии описания процессов верхнего уровня и потоков данных;
• Методологии описания потоков работ;
• Методологии описания структуры информации;
• прочие методологии.

17

Работа любой организации представляет собой совокупность процессов, характеризующихся цикличностью реализации, и объединенных общей целью — достижением запланированного уровня доходности и рентабельности. Существуют различные методы и подходы к построению и управлению деятельностью — многое зависит от специфики выбранной сферы, а также финансовых возможностей, которые позволяют, или, напротив, ограничивают внедрение оптимизированных решений. Анализ рабочего цикла помогает выделить ключевые операции, необходимые для оценки реагирования системы на разных этапах. Говоря о том, что это такое — разработка и моделирование бизнес-процессов производства или торгового предприятия, и какие особенности, основные принципы, виды и понятия применяются в рамках подобной методологии — стоит учитывать следующие факторы. Создание функциональной модели — непростая задача, требующая не только определенной теоретической подготовки, но и практического умения обращаться с наиболее распространенными инструментами.

>

Общее представление

Действия, повторяемые сотрудниками организации на постоянной основе, и позволяющие преобразовать стартовые ресурсы в конечный результат, должны быть максимально эффективными. Подобная концепция оптимизации предусматривает избавление от всех лишних «телодвижений», способных оказать влияние на скорость и качество, и не имеющих практической ценности для решения поставленных задач. Разработка типовой логической модели бизнес-процессов предприятия — это описание основной системы на всех этапах деятельности, представленное в наглядном отображении.

Цели моделирования

Приоритет остается неизменным — повышение рентабельности, определяющей целесообразность существования бизнеса как такового. В качестве промежуточных целевых результатов также выделяют:

• Выявление взаимосвязи между операциями.
• Формирование свода норм и правил их реализации.
• Оптимизация управленческой структуры.

Развитие методологии

Традиционно выделяют три стадии эволюции рассматриваемого подхода. Первый — публикация в 1911 году монографии Ф. Тейлора, получившей название «Принципы научного менеджмента». Концепция тейлоризма стала одной из ключевых для индустриальной эпохи, и впоследствии, уже в 60-х, способствовала разработке SADT — методологии структурного анализа, в рамках которой применяется подход, объединяющий создание и управление проектной конфигурацией. С развитием информационных технологий методики постепенно автоматизируются, однако остаются недостаточно эффективными — ввиду сохранения интерпретационной вариативности.

Следующая стадия — выход в свет совместной работы М. Хаммера и Д. Чампи. «Реинжиниринг корпорации» и сегодня является обязательным к изучению в наиболее статусных программах MBA, поскольку представляет собой принципиально новый подход к процессному моделированию. Концепция предлагает построение двух сравниваемых между собой моделей, одна из которых характеризует фактически действующие процессы, а вторая — отражает оптимальное состояние, к которому следует стремиться в ходе оптимизации. Разработки в цифровой сфере ориентируются на создание программного обеспечения, способного предвосхитить и упорядочить нестандартное развитие ситуации, что обуславливает необходимость привлечения дополнительных инвестиций и квалифицированных кадров.

Начало XXI ознаменовалось выходом новой научной работы, авторами которой стали Г. Смит и П. Фингар. «Управление бизнес-процессами: третья волна» задает тренд на создание практических инструментов, позволяющих менеджерам организаций не только корректировать существующие логические схемы, но и генерировать их самостоятельно.

Этапы моделирования

Алгоритм предусматривает пять стадий:

• Описание основных элементов действующей системы.
• Анализ процессов и связей между ними.
• Формирование оптимального варианта.

Практическое тестирование новой структуры.

• Внесение корректировок в случае необходимости.

Стоит подчеркнуть, что завершение цикла не подразумевает прекращение поисков дальнейших вариантов оптимизации. Основы бизнес-моделирования подразумевают непрерывную оценку результатов и выявление новых возможностей повышения эффективности — в противном случае внедренная структура быстро утрачивает актуальность, и становится не соответствующей заданным критериям.

Применяемые подходы

Современный арсенал инструментов, используемых для разработки моделей, достаточно разнообразен. Исходя из общего принципа функционирования, выделяют три основных типа моделирования:

Функциональное

Определение бизнеса как функции, имеющей только точки входа и выхода — без временной последовательности — позволяет сосредоточиться на показателях результативности и поиске оптимальных решений, способных обеспечить достижение конечной цели. Предусматривает возможность декомпозиции общего на частное, однако не подразумевает получения описания процесса.

Процессное

Последовательность, с точки зрения модели данных бизнес-процессов, создается в результате совершения действий, имеющих начало и конец. Каждое из них детализируется на собственную подструктуру, вплоть до базового уровня, исключающего дальнейшее масштабирование. Отличие от предыдущего подхода — в фокусировке не на итоговом результате, а на задачах, которые должны быть решены для его получения.

Ментальное

Вариант моделирования, основывающийся на рассмотрении цикла как определенного набора связанных понятий. Использование свободной формы позволяет структурировать имеющуюся информацию и найти решения, которые в дальнейшем могут быть задействованы в рамках структур, строящихся на процессном или функционирующем подходе. При этом стоит отметить неограниченную вариативность нотаций, что в определенной степени затрудняет стандартизацию результатов.

Методология и языки

Рассматриваемые значения нередко путают, хотя между ними есть существенная разница. В первом случае речь идет о системе, характеризующей принципы и стандарты построения различных видов функциональных моделей бизнес-процессов организации, и обеспечивающей условия, необходимые для их последующего анализа. Ко второй категории, в свою очередь, относятся инструменты, применяемые на практике. Здесь актуально сравнение программирования в целом и использования отдельного языкового метода, то есть сопоставление общего и частного, предусматривающего определенные ограничения.

Отличия между языками разработки бизнес-моделей и системного проектирования

Ключевым дифференцирующим фактором выступает целевое предназначение. В рамках проектировки IT-систем происходит оценка существующих процессов на предмет их возможной автоматизации и последующего воплощения, тогда как бизнес-моделирование ориентировано в первую очередь на анализ последовательности действий с точки зрения их эффективности для бизнеса. Проще говоря, для одной категории характерны решения, способствующие упрощению определенных практических задач, предусматривающих подобную возможность, тогда как для второй свойственно более подробное описание рабочих нюансов, но без углубления в системную алгоритмизацию.

Основы моделирования бизнес-процессов

Традиционно выделяют пять ключевых принципов, каждый из которых актуален как сам по себе, так и с позиции общей картины.

Осуществимость

Формируемая модель должна соответствовать действительности, то есть представлять собой систему, которую реально воплотить в жизнь. Целевые показатели и задачи должны определяться заранее.

Информационная достаточность

В качестве базиса для создания реальных процессов используются фактические данные. Чем точнее информация — тем эффективнее функционирование готового алгоритма.

Множественность

Достижение желаемых показателей предусматривает разработку сразу нескольких вариантов, позволяющих рассмотреть действия с разных сторон. Комплексный охват — залог сведения к минимуму количества возможных ошибок.

Агрегирование

Эффективное решение — подход к созданию сложных моделей через объединение более простых элементов, которые также можно охарактеризовать как подсистемы. Особенностью процессного моделирования и описания бизнес-процессов в организации выступает возможность корректировки системной структуры при грамотном определении блоков — без сопутствующего переписывания всей конструкции целиком.

Дифференцирование

Качественная аналитика необязательно включает в себя все без исключения процессы, реализуемые в рамках деятельности компании. Самые простые, не вызывающие вопросов и сомнений операции, не требующие оптимизации, можно просто пропустить. При этом в ходе построения модели они все же учитываются и предусматривают описание входящих и исходящих потоков.

Методы моделирования

Моделировать бизнес-процессы можно по-разному. Существует немало методик, среди которых стоить выделить следующие варианты:

• IDEF — подход, в основе которого лежит концепция SADT, предусматривающая использование графического схематичного отображения в процессах аналитического исследования.
• DFD — применяется в ходе разработки информационных систем, помогая выявить взаимосвязь отдельных элементов и этапов продвижения обмена данными.
• Flow Chart Diagram — гибкий формат, основывающийся на символьном отображении ключевых циклов.

Что касается динамики изменений, то здесь зачастую применяется сеть Петри, позволяющая моделировать факторы, влияющие на состояние структуры.

Инструменты

Программное обеспечение, используемое в целях достижения эффективности разрабатываемых процессных моделей и схем бизнес-процессов, бывает следующих типов.

Bizagi Studio

Программа, отличающаяся простым и интуитивно понятным локализованным интерфейсом, поддерживает нотацию BPMN и является одним из элементов комплекса Suite, доступным для автономной работы. Приложение регулярно обновляется и оптимизируется, позволяет создавать образцы, совместимые с полной версией, и отличается удобством взаимодействия. Из недостатков — потребность в улучшении диаграммной взаимосвязи, а также периодические смещения групповых компонентов. При этом допустимо назначение любых элементов атрибутов, а также функции проверки готовых вариантов и шаблонного генератора описаний. Главное преимущество — бесплатная форма распространения.

ELMA BPM

Система, интегрируемая с 1С, по умолчанию привлекает интерес отечественных организаций. Предлагаемая конфигурация позволяет следить и управлять процессами в режиме реального времени, обеспечивает поддержку BPMN 2.0, и полностью переведена в русскоязычную версию. Из преимуществ также заслуживают внимания продуктивная структура документооборота, предлагающая широкий арсенал для классификации и настройки, а также опция установки вспомогательных модулей — от Проектов до CRM.

Visual Paradigm

Один из лучших вариантов для тех, кто изучает особенности разработки моделей бизнес-процессов, и хочет понять, что представляет собой информационное функциональное моделирование — это VP. Функционал программного обеспечения поддерживает разнообразные нотации, схемы и стандарты. Интерфейс подстраивается под пожелания пользователя, позволяя связать формируемые элементы, запустить имитационное воспроизведение, или проверить диаграммы с минимумом сопутствующих действий. Детальное управление атрибутами компонентов заметно повышает качество описаний, что подтверждает ориентированность на решение задач, стоящих перед разработчиками ИТ-систем. Кроме того, готовые модули доступны для выгрузки в формате программного кода на разных языках, что само по себе весьма ценно для достижения конечного результата.

Gliffy

Приятный и удобный сервис, отличающийся наличием большого количества функциональных возможностей. Помимо моделирования в нотации BPMN, также предлагает опции создания рабочих потоков, проектирования UI, формирования организационных диаграмм и карт сайтов, и т. п. Поддерживает совместную работу над проектом, последовательно сохраняя все этапы преобразования создаваемой модели. Связь между компонентами осуществляется через гиперссылки, а самостоятельная настройка внешнего вида элементов, как и добавление своих собственных, делает готовый продукт более оригинальным.

BPsimulator

Весьма интересный инструмент, акцент в котором делается не на моделировании, а на симуляции и последующей оценке качественных характеристик. Алгоритм достаточно прост: нужно скомпилировать процесс, задать ключевые параметры, запустить режим воспроизведения, и проанализировать полученные результаты. Как показывает практика, симулятор без труда выявляет проблемные места, рассчитывает ресурсные издержки и загрузку, а также демонстрирует иные важные показатели. Наличие некоторых ограничений не мешает извлечь итоговую пользу, а удобное управление делает развитие дела более комфортным для пользователя.

ARIS Express

Еще одна бесплатная программа для рисования бизнес-процессов, разработанная Software AG. Предлагает несколько вариаций, отличающихся нотациями (поддерживаются eEPC и BPMN), процессными картами, типами организации, и другими аспектами. В наличии функция «Умное проектирование», позволяющая моментально интегрировать табличные данные для формирования диаграммы. Главный минус — ограниченность аналитических возможностей, поскольку приложение, по сути, выступает в качестве адаптированного под бизнес-моделирование графического редактора.

Практическая специфика

Построение и сравнение моделей реально существующих процессов зачастую носит бессистемный характер. Уже первые успехи приводят к тому, что оптимизация останавливается, а откат к предыдущим показателям и вовсе обуславливает отказ от новой системы. Причины непоследовательности — в отсутствии четкого понимания целей и задач хода моделирования. Если разрабатываемые изменения понятны для руководства и конечных пользователей, а их результаты можно оценить точными показателями — интегрировать разработки становится значительно проще. Так, например, решения по мобильной автоматизации, предлагаемые компанией «Клеверенс», помогают сократить издержки, связанные с выполнением рутинных процессов, на 70% способствуя сохранению большей доли чистой прибыли и повышая эффективность предприятия в целом.

Преимущества разработки моделей бизнеса

К числу положительных аспектов, отмечаемых специалистами и экспертами, в первую очередь относят:

• Упрощение восприятия за счет стандартизации.
• Ускорение темпов создания и интеграции решений благодаря готовым инструментам.
• Сокращение числа возможных ошибок.

Предварительные отработка и симуляция позволяют выявить проблемные места, и заранее исключить их из итогового варианта.

Значение для предприятий

При корректно выстроенной и проведенной работе организация получает:

• Рост качества управления и контроля ключевых циклов.
• Понимание потребностей в кадрах и ресурсах.
• Повышение финансовых показателей.
• Оптимизацию иерархической структуры.

Грамотное моделирование бизнес-процессов делает менеджмент проще, помогает опытному персоналу быстрее выполнять заданные функции, а новичкам — адаптироваться к существующей системе.

Выводы

Функциональная модель бизнеса — это удобный и практичный инструмент, позволяющий оптимизировать ключевые процессы организации. Знание особенностей и принципов разработки, а также использование актуальных средств — существенное подспорье в построении действительно эффективной управленческой структуры.

Количество показов: 3338

Моделирование бизнес-процессов: цели, методы и результаты

Моделирование бизнес-процессов: цели, методы и результаты

Моделирование бизнес-процессов предприятия — важнейший инструмент грамотного и результативного управления.

Компании не работают с максимальной эффективностью сами по себе: процессы необходимо постоянно анализировать, оптимизировать, а иногда и полностью реорганизовать. И моделирование — первый шаг к такому управлению. Разложив
деятельность на компоненты, каждый из которых включает определенную цепь операций, легче увидеть узкие места и ошибки, спрогнозировать риски на каждом из этапов. В краткосрочной перспективе это позволит выстроить более эффективные
бизнес-процессы, а в долгосрочной — поможет компании адаптироваться и совершенствоваться в соответствии с меняющимися условиями и целями.

Моделирование бизнес-процессов: основные понятия

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — один из методов повышения эффективности и прозрачности работы организации. В его основе лежит процессный подход к управлению: процессы описываются через присущие им
элементы — действия, данные, события, материалы. Полученное описание позволяет глубоко разобраться в бизнес-процессах, увидеть потенциал их улучшения и эффективно организовать взаимодействие всех участников. 

Модель — это графическое или текстовое представление бизнес-процессов и логической взаимосвязи между ними. С ее помощью отображают два состояния процессов: как есть — текущая деятельность организации, и как должно быть
— ее будущее состояние после внесения изменений или улучшений.

Системное моделирование бизнес-процессов может быть выражено в виде блок-схем, диаграмм, таблиц, сценариев и т.д. Способы, выбранные для наглядного отображения элементов, называются методами моделирования.

Зачем моделировать бизнес-процессы

К чему приводит отсутствие формализованных бизнес-процессов?

• Нет распределения полномочий и зон ответственности — возникающие проблемы некому решать.

• Нет точной и актуальной информации — руководство не может быстро получить данные о текущей деятельности и ее результатах, которые необходимы для управления бизнесом.

• Нормативные документы неактуальны и противоречивы, работа и взаимодействие сотрудников и подразделений не регламентированы — их функции могут дублироваться, тратится много времени на выяснение рабочих моментов. 

• Эффективность работы подразделений неравномерна — есть лидеры и аутсайдеры, возможно взаимное недовольство между производством и вспомогательными службами. 

• Избыточная цепочка согласований, долгий цикл принятия и исполнения решений — растут непроизводственные затраты, падает исполнительская дисциплина, контроль исполнения решений неэффективен.

• Плохо работает документооборот — нужные документы сложно найти, нередки потери.

• Возникает избыток товарных запасов из-за недостаточного планирования.

• Нарушаются сроки и бюджеты выполнения работ и заказов из-за отсутствия адекватной оценки и контроля.

• Не ведется контроль удовлетворенности клиентов — пробелы в этом направлении не выявляются и не устраняются. 

• Деятельность предприятия не прозрачна для инвесторов — снижается доверие.

В конечном итоге внутреннее развитие компании не успевает за ростом бизнеса и рыночными изменениями, возникают «болезни роста», процессы становятся все более хаотичными. Если же показатели деятельности перестают устраивать
руководителей, нет возможности выявить проблемные точки и наиболее перспективные направления улучшений.

Наличие моделированных процессов позволяет изменить ситуацию, решив несколько задач:

• нормирование бизнес-процессов. В большой организации разные команды могут выполнять один и тот же процесс по-разному. Создание оптимального дизайна задает единые правила и гарантирует, что каждый знает, как достичь лучшего
  результата;

• гибкость процессов. Анализ бизнес-процессов способствует формированию культуры инноваций и изменений. Возможность настраивать бизнес-операции позволяет компании развиваться в условиях технологических изменений;

• прозрачность. Все в организации будут знать, как выполняются процессы, это делает работу контролируемой;

• повышение эффективности. Основная функция моделирования бизнес-процессов — найти способы улучшить выполнение процессов, что приведет к повышению эффективности, производительности, конкурентоспособности и, наконец, прибыли.

Виды и принципы моделирования бизнес-процессов

Попытка учесть одновременно все возможные стороны процесса приведет к чрезмерному усложнению модели. Поэтому моделирование может иметь разную направленность в зависимости от поставленных целей. Основываясь на определенных
характеристиках, которые выбраны как предмет анализа, применяется один из видов моделирования.

Функциональное моделирование бизнес-процессов описывает их в виде функций, которые четко структурированы и взаимосвязаны между собой.

Объектное моделирование: бизнес-процессы отображаются как набор объектов, взаимодействующих между собой. Такими объектами могут быть работники, средства производства, элементы информации и т.д.  

Имитационное моделирование — в этом случае процессы представляют через примеры их поведения в разных условиях, анализируя свойства в динамике.

Такое разделение упрощает работу, позволяя сфокусироваться на определенных свойствах процесса. При этом разные модели могут быть применены для одного и того же процесса.

Чтобы получить адекватные модели, необходимо придерживаться основных принципов моделирования бизнес-процессов:

• Ориентация на эталонные и референтные модели как базу для описания бизнес-процессов.

• Моделирование «сверху вниз» — в каждой предметной области первыми создаются модели верхнего уровня: для основных процессов, процессов управления, развития, обеспечивающих процессов.

• Разумная достаточность — уровень детализации, количество моделей и описанных в них типов объектов и связей необходимо соотносить с поставленной задачей.

• Сфокусированность — необходимо включить в описание процесса его ключевые параметры, отвлекаясь от несущественных деталей.

• Соизмеримость процессов по сложности (составу) и по значимости.

• Целостность описания процесса: задание его названия, последовательности функций, участников процесса, используемых ресурсов.

• Множественность — модель должна отображать свойства объекта, которые влияют на желаемые показатели. При этом для полного представления объекта нужно несколько моделей, которые отображают процесс с разных сторон.

Кроме того, одним из главных принципов можно назвать учет целей проекта — создавая модели, необходимо учитывать, как они будут применяться.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Работа над проектом включает несколько этапов моделирования бизнес-процессов организации, которые выполняются последовательно.

1. Создание модели «как есть» — выявление границ и основных компонентов процесса, сбор информации о том, как он работает. Такая исходная модель становится отправной точкой будущих улучшений. 

2. Анализ данных — поиск ошибок, ограничений, дублирующихся операций, взаимосвязей. Это позволяет уточнить модель «как есть» и наметить потребности в изменениях.

3. Построение модели «как должно быть» — формулирование состояния процесса, к которому необходимо стремиться. Эта модель отображает будущий процесс после проведения улучшений.

4. Тестирование построенной модели — внедрение ее в деятельность компании, оценка результатов, внесение изменений.

5. Улучшение построенной модели — в процессе использования модель необходимо продолжать анализировать и совершенствовать.

Последний этап по сути не оканчивается — созданная модель будет постоянно дорабатываться с учетом внутренних и внешних изменений. 

Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов

Существующие методы моделирования бизнес-процессов позволяют сконцентрироваться на определенных аспектах, определить свойства и связи компонентов и представить их как графическими, так и текстовыми средствами.

Количество методов достаточно велико. В числе основных можно назвать следующие.

• IDEF — класс методов (IDEF0, IDEF1 и т.д.), основанных на методологии SADT. Модель позволяет описывать в виде графических схем разные стороны процессов. Так, IDEF0 создает модель функций процесса, а IDEF3 —
  поведенческую модель.

• VAD — нотация дает общий взгляд на бизнес-процессы, которые непосредственно участвуют в создании ценности, т.е. продукта или услуги.

• EPC — нотация позволяет создать диаграмму процессов нижнего уровня, в которой для всех событий и функций определены участники, материальные и информационные потоки, стартовые и финишные точки. 

• BPMN — нотация, которая моделирует шаги запланированного бизнес-процесса от начала до завершения. Наглядная блок-схема отображает полную последовательность операций и информационных потоков.

• Data Flow Diagram отображает передачу информации (не материалов) между операциями в рамках процесса. С помощью DFD можно разбить процесс на более мелкие подпроцессы, поэтому его применяют для структурного анализа. 

• Role Activity Diagram используют для моделирования процесса как совокупности ролей, имеющих определенные функции, и их взаимодействия.

• Flow Chart Diagram строится с помощью набора символов, которые обозначают элементы процесса: процедуры, инструменты, данные и т.д. Метод отличается гибкостью, позволяя представить процесс как логическую последовательность
  действий множеством способов.

• Сети Петри позволяют отобразить динамическое изменение процессов. Модель представляет собой граф, вершины которого — это действия процесса, а дуги — события, определяющие изменение состояния процесса.

Существует ряд программных продуктов, которые могут быть использованы в качестве инструментов моделирования бизнес-процессов с применением описанных методов: ARIS, Business Studio, MS Visio, Bizagi Process Modeler и др.

Моделирование бизнес-процессов: проект из практики

Результаты бизнес-моделирования

В процессе моделирования необходимо рассматривать компанию как систему взаимосвязанных и взаимодействующих процессов. Для этого важно уметь анализировать схемы и работать по ним. Главная цель — не нарисовать схему, а правильно ее
выстроить, создав условия для взаимодействия между структурами и подготовив фундамент для дальнейшего анализа. 

Поверхностный и несистемный подход к моделированию бизнес-процессов зачастую приводит к тому, что моделирование не приносит ожидаемых результатов, а сами изменения непонятны ни руководству, ни сотрудникам. В конечном итоге попытка
внедрения оканчивается неудачей и систему моделирования бизнес-процессов забрасывают. Чтобы избежать такого исхода проекта, имеет смысл обратиться к помощи профессиональных консультантов.

Моделирование способно принести компании видимые преимущества:

• за счет создания единой картины процессов повышается управляемость и контролируемость на всех уровнях;

• уменьшаются сроки выполнения операций, снижаются расходы без потери качества;

• формируется четкое понимание потребности в персонале, процесс найма становится более простым и эффективным;

• благодаря системному подходу предприятие получает и использует возможности для роста, в том числе за счет эффективной работы филиалов;

• улучшаются финансовые показатели.

Моделирование и анализ бизнес-процессов предприятия — действенный инструмент для оптимизации деятельности, повышения прибыли и успешного развития. Но все эти цели будут достигнуты при условии грамотного описания и
последовательного внедрения. 

Моделирование бизнес-процессов — это эффективный инструмент выявления слабых мест в работе предприятия и их устранения. В ходе построения модели деятельность раскладывается на отдельные операции, что позволяет увидеть, как система поведет себя на разных этапах.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Суть моделирования бизнес-процессов

Бизнес процессы (БП) — это постоянно повторяемые операции или действия, совершая которые можно получить из ресурсов в начале работы конечный продукт в конце. Эффективная работа предполагает в первую очередь исключение лишних, ненужных, необязательных действий.

Моделирование бизнес-процессов — это подробное описание деятельности компании.

В графическом виде модель может быть реализована в форме перечня отдельных бизнес-операций и схемы связей между ними. Наглядность имеет большое значение. График или таблица хорошо демонстрируют взаимозависимости между базовыми элементами в существующих или планируемых условиях. А потому упрощают процесс выявления лишних этапов и неэффективных связей. На схеме сразу видны ненужные (необязательные) согласования и дублирующиеся функции.

Цели

Основной целью моделирования всегда является повышение эффективности деятельности компании: рост рентабельности, прибыли и других показателей. Промежуточными целями выступают:

• установление взаимосвязей между процессами;
• разработка норм и правил выполнения отдельных операций для достижения требуемой результативности;
• оптимизация структуры управления.
• Основные этапы в развитии моделирования бизнес-процессов

Условно, моделирование всех бизнес-процессов можно подразделить на 3 основных этапа:

Первый начался в 20 году прошлого века с выходом в свет “Принципов научного управления” американского инженера Ф. Тейлора. Внедряется SADT – методология структурного анализа, объединяющая процесс моделирования с управлением конфигурацией проекта. Появляются наглядные блок-схемы и сети Петри. В 80-х гг. предпринимаются первые попытки автоматизации. Однако используемые методики несовершенны, так как допускают варианты интерпретации.

В 1990 М. Хаммер и Д. Чампи выпускают “Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе”, которая до сих пор изучается во всех ведущих бизнес-школах мира. Рождается новый подход к моделированию. С этого момента строится две модели: одна описывает существующие процессы, вторая — оптимальные (как должно быть). Продолжаются работы по автоматизации. Основная задача — моделирование нестандартных бизнес-процессов, для чего требуется привлекать программистов и вкладывать средства. Если хотите подробнее узнать о реинжиниринге – читайте эту статью.

2000 гг. ознаменовались появлением работы Г. Смита и П. Фингара “Управление бизнес-процессами: третья волна”. Новый подход предполагает разработку инструментов, которые дадут возможность менеджерам предприятий не только вносить корректировки в схемы бизнес-процессов, но и самим их создавать.

Работа по усовершенствованию способов моделирования бизнес-процессов продолжается. Специалисты отмечают тенденцию к упорядочиванию и стандартизации.

Этапы моделирования бизнес-процессов

Работа по моделированию бизнес-процессов включает в себя 5 этапов:

1. Построение базовой модели бизнес-процессов. На этом этапе описываются основные компоненты существующей системы.
2. Анализ – изучение процессов и взаимосвязей между ними.
3. Разработка оптимальной модели бизнес-процессов. Строится плановая модель организации работы, которая позволит повысить эффективность бизнеса.
4. Отработка предложенной модели на практике. Выполняется тестирование с целью выявления слабых мест.
5. Доработка модели, если в этом есть необходимость.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

На этом основная работа завершена. Однако дальнейшая деятельность не должна строиться исключительно на созданном шаблоне. Усовершенствование разработанной оптимальной модели бизнес-процессов следует производить перманентно. В противном случае она быстро утратит актуальность и перестанет соответствовать текущим условиям.

Виды

Поскольку анализ схем, состоящих из большого числа элементов, затруднен, принято строить несколько моделей по видам:

• Функциональное моделирование – описывает взаимосвязанные функции.
• Объектное – описывает взаимосвязи и взаимозависимости между собой объектов (персонала, ресурсов и других компонентов).
• Имитационное – описывает варианты развития бизнес-процессов компании в различных условиях.

Принципы моделирования бизнес-процессов

Основных принципов пять:

Принцип осуществимости. Построенная оптимальная модель должна быть пригодной для реализации на практике и способствовать достижению заданных целей. Цели и конкретные показатели должны быть определены заранее.

Информационной достаточности. Моделирование реальных бизнес-процессов компании должно базироваться на реальных данных. Эффективность работы зависит от точности и полноты исходной информации.

Множественности. Для достижения требуемых показателей, необходимо разработать несколько моделей, чтобы описать бизнес-процессы в разных плоскостях (с разных сторон). Только всесторонний охват может привести к желаемому результату с минимальным количеством ошибок.

Агрегирования. Наиболее эффективно строить сложные модели из простых элементов, которые также можно назвать подсистемами. Правильно подобранные блоки позволяют вносить изменения в систему, не переписывая всю модель в связи с изменением данных.

Отделения. Для проведения качественного анализа не обязательно описывать все бизнес-процессы компании. Наиболее простые, структура которых не вызывает вопросов, можно пропустить. Однако данные блоки все же включаются в модель с описанием входящих и исходящих потоков.

Могут иметь значение и другие принципы: сфокусированности (задается фокус на актуальных на данный момент аспектах работы), декомпозиции (отображения процесса как перечня иерархических элементов) и пр.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Методы моделирования

Методов построения моделей довольно много, среди них:

IDEF — построенная на основе методологии SADT модель состоит из графических схем, облегчающих анализ системы.

DFD — используется при проектировании информационных систем. Показывает взаимосвязи между элементами, процесс передачи данных. Удобна для выявления причин изменени.

Flow Chart Diagram — метод моделирования бизнес-процессов посредством символов. Отличается гибкостью.

Сети Петри – показывают динамику изменения процессов.

Инструменты

• AllFusion Process Modeler. Позволяет строить модели и производить анализ с использованием стандартных инструментов IDEF0, DFD и пр.
• ELMA BPM. Позволяет отслеживать выполнение процессов в реальном времени. Для построения моделей используется нотация BPMN 2.0.
• Draw io. Сервис позволяет строить огромное количество диаграмм и имеет большой набор элементов. Возможно связывать модели через гиперссылки. Кроме того, можно к элементам присоединять файлы из облачных хранилищ данных.

Вышеперечисленные программы подходят как для новичков, так и для требовательных пользователей. Позволяют проводить оптимизацию бизнес-процессов и контролировать исполнение. Подходят для управления проектами и контроля их выполнения в удаленном режиме. Для создания модели используются диаграммы и нотации (специальные знаки графического моделирования).

Специфика применения моделирования бизнес-процессов на практике

Использование моделирования реальных бизнес-процессов на практике чаще всего производится несистемно. Нередко работу начинают, добиваются первых успехов, но как только показатели падают, о системе забывают. Непоследовательность чаще всего объясняется непониманием поставленных целей. Проблема не будет возникать, если планируемые изменения понятны, их реализация не идет в разрез с существующей системой управления, а соответствует долгосрочным целям компании. Появление у менеджмента предприятия самостоятельно определять цели и проводить моделирование повысит заинтересованность и, как следствие, эффективность многократно.

Значение моделирования бизнес-процессов для предприятий

Если работа проведена правильно, на выходе компания получит:

• Повышение управляемости и качества контроля работы и отдельных ее этапов, благодаря хорошему обзору и пониманию всех бизнес-процессов компании.
• Понимание, в каких сотрудниках и ресурсах нуждается предприятие, что позволяет повысить эффективность кадрового отбора.
• Рост финансовых показателей.
• Упрощается процесс расширения компании за счет применения работающей системы бизнес-процессов в новых филиалах.

Как видим, правильное и осознанное моделирование бизнес-процессов только упрощает работу руководства и персонала компании.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Автор: Марина Ступакова, эксперт компании iTeam

Грамотное моделирование бизнес-процессов позволяет оптимизировать работу компании. Когда её деятельность раскладывается на элементы, состоящие из последовательностей деловых операций, проще увидеть ошибки, которые допускаются, спрогнозировать риски, появляющиеся на разных этапах.

Основные понятия

Чтобы разобраться в моделировании бизнес-процессов, нужно в первую очередь определить, что является бизнес-процессом (БП). В менеджменте это логическая последовательность регулярно повторяющихся действий, благодаря которым удаётся из ресурсов на входе получить конечный продукт на выходе. Задача любой компании, которая хочет оптимизировать свою работу, — выстроить действительно эффективные БП, те, что включают только необходимые операции.

У термина «моделирование» 2 значения: процесс формирования модели бизнес-процессов с применением методологии, если модель готова — процесс её исследования.

Сама модель БП — это описание, отражающее действительную или предполагаемую деятельность организации. Иногда говорят о графической модели бизнес-процесса — это схема процесса, отображающая все операции, переходы между ними. Соответственно, содержательная модель бизнес-процесса — это структура со свойствами элементов, связями.

Описывая основные понятия моделирования бизнес-процессов, стоит отметить также:

• метод, методологию моделирования — способ наглядно показать базовые элементы процесса и их связи через графику, текст;
• модель, блок-схема бизнес-процесса — его описание (в виде текста, символов, таблицы), которое отражает действительную или предполагаемую деятельность компании через функции, механизмы контроля, ресурсы и т. д.

Цели моделирования бизнес-процессов

Главная цель — через моделирование улучшить показатели компании, помочь ей достичь успеха. Если чётко описать все действия, сохранить хронологию документооборота, можно систематизировать информацию об организации и операциях, которые в ней протекают, чтобы потом отобразить всё в графическом виде. Взгляд на графики со стороны позволяет увидеть все ошибки и продумать, как их избежать.

Другие цели:

• нормировать процессы (если соблюдать правила их выполнения, можно добиться желаемой результативности);
• установить взаимосвязи между процессами (чтобы убедиться в правильности процедуры).

Развитие моделирования бизнес-процессов

Условно выделяется 3 «волны» в развитии моделирования БП.

1. 1920-е — 1980-е гг.

Когда вышла книга Ф. Тейлора «Принципы научного управления», заинтересовались описанием и разработкой бизнес-процессов. Само описание выполняется в виде текста, таблички. При этом активно используются методологии (SADT), сети Петри, блок-схемы. К слову, последние дают возможность чётко отобразить операции, но их нотация не даёт формализованного описания конкретных моментов процесса, например, не получается указать тех, кто выполняет бизнес-функции.

В 1980-х гг. пытаются автоматизировать БП, и только спустя 10 лет появляется отдельное направление — бизнес-моделирование. Большая часть методологий, которые использовались до этого момента, неполны, могут быть неправильно интерпретированы. В то же время их можно было использовать для обсуждения БП с руководством, ради чего они и создавались.

1. 1990-е гг.

Вышла книга «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе» М. Хаммера и Д. Чампи. Под реинжинирингом понималось создание двух моделей БП: «как есть» и «как должно быть». Последняя и внедрялась.

Также на этом этапе продолжился процесс автоматизации, появились системы управления потоками работ. В них предусматривалась среда разработчика, чтобы моделировать нестандартные БП, правда, для этого нужна была и помощь программистов. Это влекло за собой временные и денежные затраты, поэтому вскоре началась разработка методологий третьего этапа.

1. 2000-е гг.

Вышла книга «Управление бизнес-процессами: третья волна» Г. Смита и П. Фингара. К бизнес-процессам подошли по-другому: позаботились о том, чтобы их можно было корректировать при необходимости самостоятельно. Также инструменты этого этапа сводятся к тому, чтобы сами руководители и специалисты организации могли осуществлять моделирование бизнес-процессов для эффективного управления компанией и их внедрения.

На этом этапе также совершенствуются способы моделирования, наблюдается стремление к стандартизации.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Поскольку цель моделирования — улучшить показатели через БП, то охватывается не только проектный этап работы, но и работа по внедрению.

Основные стадии:

• построение модели «как есть» (для этого выявляют границы БП, базовые компоненты, делают описание, чтобы понять, как всё работает в настоящий момент);
• анализ данных;
• формирование модели «как должно быть»: (на основе анализа продумывается состояние процесса, к которому нужно стремиться);
• тестирование новой модели;
• усовершенствование (при необходимости вносятся изменения).

Причём моделирование бизнес-процессов не должно заканчиваться последним этапом. Чтобы преуспеть, нужно регулярно пересматривать разработанную модель и дорабатывать её, чтобы она учитывала изменения, соответствовала всем требованиям.

Виды моделирования бизнес-процессов

Исходя из трудностей, которые нужно решить через моделирование, его разделяют по видам. Если не разделять, модель окажется слишком сложной из-за наличия массы компонентов.

Виды:

• функциональное моделирование бизнес-процессов (описание в виде взаимосвязанных функций);
• объектное (в качестве набора объектов, которые взаимодействуют между собой, объектами могут выступать сотрудники, техсредства, информационные компоненты);
• имитационное (подразумевает описание через примеры развития БП в разных условиях, анализ в динамике).

Принципы моделирования бизнес-процессов

1. Принцип осуществимости: модель должна способствовать достижению целей. Поэтому предварительно важно обозначить цели и желаемые показатели.
2. Информационной достаточности: без точных данных создание модели, как и проектирование бизнес-процессов, невозможно.
3. Множественности модели: разрабатываемая модель должна отображать качества объекта, влияющие на нужные, желаемые показатели. Следовательно, чтобы полностью изучить какой-то объект, нужно создать ряд моделей, каждая из которых будет отображать процесс с разных сторон.
4. Агрегирования: чаще всего сложную систему можно изобразить как совокупность агрегатов (подсистем). При этом грамотно составленные блоки нижнего уровня позволяют при необходимости изменять всю модель с учётом требований.
5. Отделения: в области, которая анализируется, обычно есть ряд отдельных компонентов, структура которых и так понятна. В этом случае ставится условно пустой блок, для которого прописываются лишь важные входные и выходные потоки.

Могут выделяться и другие принципы — сфокусированности (необходимо учитывать только важные моменты, а для каждой модели они свои), декомпозиции. Последний указывает на то, что любой процесс можно отобразить как ряд иерархически выстроенных компонентов.

Методы моделирования бизнес-процессов

Их много, и они могут иметь графические или текстовые средства, чтобы отобразить базовые компоненты процесса, указать связи между ними.

Основные методы:

• IDEF — объединяет несколько методов (IDEF0, IDEF1 и др.). В их основе методология SADT. Модель содержит графические схемы. Те составляются по определённым правилам, благодаря которым можно быстро вникнуть в суть.
• DFD — разработана для проектирования информационных систем. Отображает, как передаются данные между операциями, описывает их взаимосвязь. То есть с помощью DFD можно разбивать процесс на более мелкие процессы. При этом готовая диаграмма будет изображать потоки информации — входы, выходы, причины изменений и т. д.
• Flow Chart Diagram — метод, предполагающий использование символов. Ими обозначаются не только операции, но и данные, оборудование. Метод довольно гибкий, процесс можно отображать разными способами.

Наконец, сети Петри — модель изображается в виде графа. Метод позволяет моделировать изменение процессов в динамике.

Инструменты бизнес-моделирования

Профессиональные программные продукты, которые используются для БМ:

• ARIS — подойдёт продвинутым и начинающим пользователям. Включает также средства оценки и оптимизации стоимости БП, инструменты для внедрения ERP-систем, для контроля выполнения.
• ELMA — система, базирующаяся на создании модели через наглядные диаграммы, нотации BPMN. К слову, нотацией называют набор знаков для графического моделирования бизнес-процессов. ELMA содержит модуль управления проектами, удобную систему контроля, которая применима и для сотрудников филиалов удалённо, хорошо налажен электронный документооборот.
• AllFusion Process Modeler — система, с помощью которой можно делать описание, анализ, моделирование. Включает стандартные методологии: IDEF0, DFD и др.

Бизнес-моделирование: особенности практического применения

В основе БМ должны лежать бизнес-процессы, так как на системе управления ими выстраивается огромное количество других систем управления. Многие компании пытаются внедрять бизнес-процессы, совершенствовать их, и, даже если изначально это удаётся, наблюдается рост показателей, потом те падают, и о системе забывают.

Однако на самом деле проблема не в ней, а в несистемности и непродуманности действий по внедрению и улучшению. К тому же добиться успеха можно, только если предполагаемые изменения понятны и руководству, и подчинённым, а также направлены на долгосрочный результат и учитывают особенности менеджмента отечественных предприятий.

Значение бизнес-моделирования

При правильном описании и внедрении БП, организация получает массу преимуществ:

• улучшается управляемость и контролируемость на всех уровнях благодаря получению общей картины деятельности;
• сокращается время на выполнение операций, уменьшаются затраты без потери качества;
• компания развивается благодаря системному подходу к решению важных вопросов;
• появляется понимание, в каких сотрудниках нуждается организация, упрощается процесс подбора персонала;
• растут финансовые показатели;
• появляется возможность расширить бизнес за счёт создания дополнительных филиалов с работающей системой бизнес-процессов.

Выводы

Моделирование бизнес-процессов существенно упрощает жизнь владельцу и руководителю компании. Главное — правильно определить бизнес-процессы, описать их и внедрить с учётом всех изменений. Тогда успех не заставит себя долго ждать.

Под «бизнес-моделированием»
понимается как собственно моделирование
бизнес-процессов, так и создание с
помощью прикладных информационных
систем некой имитационной модели
функционирования бизнеса.

Эти методологии можно
представить в виде своего рода
промежуточного слоя между бизнесом и
ИТ. Гибридность же заключается в том,
что в условиях, например, диверсификации
бизнеса перед ИТ встают новые задачи
по ИТ-поддержке бизнеса, то есть развивать
ИТ в компаниях нужно в том же темпе, в
котором развивается бизнес. Таким
образом, в этих методологиях представлено
одновременное сочетание сервисного
подхода с проектным. Рассмотрим кратко
две наиболее популярные методологии:
IDEF0 и ARIS.

Методологии IDEF0 и ARIS для
моделирования бизнес-процессов управления
персоналом

IDEF0
— методология и графическая нотация,
предназначенная для формализации и
описания бизнес-процессов. Методологию
IDEF0 можно считать следующим этапом
развития хорошо известного графического
языка описания функциональных систем
SADT (Structured Analysis and Design Teqnique).

Исторически IDEF0 как стандарт
был разработан в 1981 г. в рамках обширной
программы автоматизации промышленных
предприятий, которая носила обозначение
ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing) и была предложена
департаментом Военно-Воздушных Сил
США. Собственно семейство стандартов
IDEF унаследовало свое обозначение от
названия этой программы (IDEF — ICAM
DEFinition). Последняя его редакция была
выпущена в декабре 1993 г. Национальным
Институтом по Стандартам и Технологиям
США (NIST).

После опубликования стандарта
он был успешно применен в самых различных
областях бизнеса, показав себя эффективным
средством анализа, конструирования и
отображения бизнес-процессов. Более
того, благодаря широкому применению
IDEF и предшествующей методологии — SADT
стало возможным появление популярных
понятий, связанных с бизнес-процессом
реинжиниринга (BPR).

ARIS
(сокр. от англ. Architecture of Integrated Information
Systems) — методология и программный продукт
компании немецкой IDS Sheer для моделирования
бизнес-процессов компании. Методология
ARIS рассматривает предприятие как
совокупность четырех взглядов (views): на
организационную структуру, структуру
функций, структуру данных, структуру
процессов. При этом каждый из этих
взглядов разделяется еще на три подуровня:
описание требований, описание спецификации,
описание внедрения. Таким образом, ARIS
предлагает рассматривать организацию
с позиции 12 аспектов, отображающих
разные взгляды на предприятие, а также
разную глубину этих взглядов. Для
описания бизнес-процессов предлагается
использовать 85 типов моделей, каждая
из которых принадлежит тому или иному
аспекту.

При описании бизнес-процессов
с помощью одного из 85 типов моделей
возможно использование до 90 типов
объектов (например, «функция», «класс»,
«организационная единица»). Между
различными типами объектов возможны
различные типы связей (например,
«выполняет», «является входящим»,
«занимает позицию»). При этом у каждого
типа модели, объекта, связи имеется
список типов атрибутов (например, «имя»,
«затраты», «время выполнения», «адрес»),
значения которых задают пользователи
и система.

Одним из важных качеств
рассматриваемого семейства методологий
является, во-первых, уникальная способность
«задавать вопросы» в процессе
моделирования, а, во-вторых, неразрывная
связь графических средств (нотации),
методологии и технологии. Именно
бизнес-модель корпорации в виде
графических и текстовых описаний
позволяет понять процесс управления
корпорацией и моделировать его.

В сущности, в основе
бизнес-модели корпорации лежат
описательные ответы на следующие моменты
(рис. 4.1):

— бизнес-функции описывают,
что делает бизнес;

— бизнес-процессы, описывают,
как предприятие выполняет свои бизнес
функции;

— организационная структура,
определяет, где исполняются бизнес-функции
и бизнес-процессы;

— существуют фазы, определяющие,
когда (в какой последовательности)
должны быть внедрены те или иные
бизнес-функции;

— роли, определяющие, кто
исполняет бизнес-процессы;

— правила, определяющие
связь что, как, где, когда и кто.

Итак, одной из самых важных
возможностей, которая реализуется на
базе методологии IDEF0, является помощь
менеджеру сосчитать «количество
бизнесов» в рамках определенного
структурного подразделения компании
или даже всего предприятия, а также
определить их взаимодействие, то есть
создать оптимальную организационно-штатную
структуру компании.

Для достижения этой цели
необходимо исследовать все происходящие
финансово-хозяйственные процессы и
соответствующие им потоки информации
на предприятии. Далее, нужно попытаться
графически изобразить взаимосвязи
между различными элементами ранее
определенной структуры.

Как правило, в «доинформационную
эпоху» для этого использовались
графические средства в виде схем,
украшавшие стены кабинетов менеджеров,
в которых отражались «организационно-штатная
структура», «диаграммы потоков данных»
(ДПД или DFD — Data Flow Diagramming, предназначенные
для описания потоков данных), документооборот
компании. Эти «телодвижения» менеджеров
стали прообразом методик ДМД-моделирования,
входящих в семейство CASE-технологий
(computer aided software engineering) — компьютерное
проектирование программных систем.

Напомним основные элементы
и понятия IDEF0. В основе графического
языка методологии IDEF0 лежат четыре
основных понятия:

Понятие функционального
блока (Activity Box).
Функциональный блок графически
изображается в виде прямоугольника
(рис. 4.2)

и олицетворяет собой
некоторую конкретную функцию в рамках
рассматриваемого бизнеса. По требованиям
стандарта название каждого функционального
блока должно быть сформулировано в
глагольном наклонении (например,
«производить услуги», а не «производство
услуг»). Каждая из четырех сторон
функционального блока имеет свое
определенное значение (роль), при этом:

— верхняя сторона имеет
значение «Управление» (Control);

— левая сторона имеет значение
«Вход» (Input);

— правая сторона имеет
значение «Выход» (Output);

— нижняя сторона имеет
значение «Механизм» (Mechanism).

Каждый функциональный блок
в рамках единой рассматриваемой системы
должен иметь свой уникальный
идентификационный номер.

Вторым понятием является
понятие интерфейсной
дуги (Arrow). Также
интерфейсные дуги часто называют
потоками или стрелками. Интерфейсная
дуга отображает
элемент бизнес-системы, который
обрабатывается функциональным блоком
или оказывает иное влияние на функцию,
отображенную данным функциональным
блоком. Графическим отображением
интерфейсной дуги является однонаправленная
стрелка. Каждая интерфейсная дуга должна
иметь свое уникальное наименование
(Arrow Label). По требованию стандарта
наименование должно быть оборотом
существительного. С помощью интерфейсных
дуг отображают различные объекты, в той
или иной степени определяющие
бизнес-процессы. Такими объектами могут
быть элементы реального мира (детали,
вагоны, сотрудники и т.д.) или потоки
данных и информации (документы, данные,
инструкции и т.д.). В зависимости от того,
к какой из сторон подходит данная
интерфейсная дуга, она носит название
«входящей», «исходящей» или «управляющей».
Кроме того, «источником» (началом) и
«приемником» (концом) каждой функциональной
дуги могут быть только функциональные
блоки, при этом «источником» может быть
только выходная сторона блока, а
«приемником» любая из трех оставшихся.
Необходимо отметить, что любой
функциональный блок по требованиям
IDEF0 должен иметь, по крайней мере, одну
управляющую интерфейсную дугу и одну
исходящую. Это и понятно — каждый процесс
должен происходить по каким-то правилам
(отображаемым управляющей дугой) и
должен выдавать некоторый результат
(выходящая дуга), иначе его рассмотрение
не имеет никакого смысла. Существуют
трудности в различии между входящими
и управляющими интерфейсными дугами,
которые имеют внешне схожую природу.
Однако для преодоления этих трудностей,
а также для проведения более определенного
разграничения, экосистему
бизнеса классифицируют на пять основных
видов объектов:

— материальные потоки
(детали, товары, сырье и т.д.);

— финансовые потоки (наличные
и безналичные, инвестиции и т.д.);

— потоки документов
(коммерческие, финансовые и организационные
документы);

— потоки информации (данные
о намерениях, устные распоряжения и
т.д.);

— ресурсы (сотрудники,
компьютеры, машины и т.д.).

При этом в различных случаях
входящими и исходящими интерфейсными
дугами могут отображаться все виды
объектов, управляющими только относящиеся
к потокам документов и информации, а
дугами-механизмами только ресурсы.
Поэтому при создании IDEF-диаграммы
деятельности своего функционального
подразделения менеджеру нужно ответить
на следующие вопросы:

— Что поступает в подразделение
«на входе»?

— Какие функции, и в какой
последовательности выполняются в рамках
подразделения?

— Кто является ответственным
за выполнение каждой из функций?

— Чем руководствуется
исполнитель при выполнении каждой из
функций?

— Что является результатом
работы подразделения («на выходе»)?

Третьим основным понятием
стандарта IDEF0 является декомпозиция
(Decomposition). Принцип
декомпозиции
применяется при разбиении сложного
бизнес-процесса на составляющие его
функции. При этом уровень детализации
процесса определяется непосредственно
разработчиком модели. Декомпозиция
позволяет постепенно и структурированно
представлять модель бизнеса в виде
иерархической структуры отдельных
диаграмм, что делает ее менее перегруженной
и легко усваиваемой. Модель IDEF0 всегда
начинается с представления бизнеса как
единого целого — одного функционального
блока с интерфейсными дугами,
простирающимися за пределы рассматриваемой
области. Такая диаграмма с одним
функциональным блоком называется
контекстной диаграммой
и обозначается идентификатором «А-0».
В пояснительном тексте к контекстной
диаграмме должна быть указана цель
(Purpose) построения диаграммы в виде
краткого описания и зафиксирована точка
зрения (Viewpoint). Определение и формализация
цели разработки IDEF0-модели является
крайне важным моментом. Различные цели
моделирования предполагают разработку
и различных моделей бизнес-процессов,
то есть, например, цель «оптимизируем
финансовые потоки» приводит к другой
модели, нежели цель «оптимизируем
логистические цепочки». Точка зрения
определяет основное направление развития
модели и уровень необходимой детализации.
Четкое фиксирование точки зрения
позволяет разгрузить модель, отказавшись
от детализации и исследования отдельных
элементов, не являющихся необходимыми,
исходя из выбранной точки зрения на
моделирование бизнеса. Это и понятно,
так как точка зрения, допустим, финансового
директора предприятия может существенно
отличаться от точки зрения главного
технолога на одни и те же бизнес-процессы.
Правильный выбор точки зрения существенно
сокращает временные затраты на построение
конечной модели. В процессе декомпозиции
функциональный блок, который в контекстной
диаграмме отображает систему как единое
целое, подвергается детализации на
другой диаграмме. Получившаяся диаграмма
второго уровня содержит функциональные
блоки, отображающие главные подфункции
функционального блока контекстной
диаграммы и называется дочерней
(Child diagram) по отношению
к нему (каждый из функциональных блоков,
принадлежащих дочерней диаграмме,
соответственно называется дочерним
блоком — Child Box). В свою очередь,
функциональный блок — предок называется
родительским блоком
по отношению к дочерней диаграмме
(Parent Box), а диаграмма, к которой он
принадлежит —
родительской диаграммой
(Parent Diagram). Каждая из подфункций дочерней
диаграммы может быть далее детализирована
путем аналогичной декомпозиции
соответствующего ей функционального
блока. Важно отметить, что в каждом
случае декомпозиции функционального
блока все интерфейсные дуги, входящие
в данный блок или исходящие из него,
фиксируются на дочерней диаграмме. Этим
достигается структурная целостность
IDEF0-модели. Наглядно принцип декомпозиции
представлен на рис. 4.3

Следует обратить внимание на взаимосвязь
нумерации функциональных блоков и
диаграмм — каждый блок имеет свой
уникальный порядковый номер на диаграмме
(цифра в правом нижнем углу прямоугольника),
а обозначение под правым углом указывает
на номер дочерней для этого блока
диаграммы. Отсутствие этого обозначения
говорит о том, что декомпозиции для
данного блока не существует. Часто
бывают случаи, когда отдельные интерфейсные
дуги не имеет смысла продолжать
рассматривать в дочерних диаграммах
ниже какого-то определенного уровня в
иерархии, или наоборот — отдельные дуги
не имеют практического смысла выше
какого-то уровня — это будет только
перегружать диаграммы и делать их
сложными для восприятия. С другой
стороны, случается необходимость
избавиться от отдельных «концептуальных»
интерфейсных дуг и не детализировать
их глубже некоторого уровня. Для решения
подобных задач в стандарте IDEF0 предусмотрено
понятие туннелирования. Обозначение
«туннеля» (Arrow Tunnel) в виде двух круглых
скобок вокруг начала интерфейсной дуги
обозначает, что эта дуга не была
унаследована от функционального
родительского блока и появилась (из
«туннеля») только на этой диаграмме. В
свою очередь, такое же обозначение
вокруг конца (стрелки) интерфейсной
дуги в непосредственной близи от
блока-приемника означает тот факт, что
в дочерней по отношению к этому блоку
диаграмме эта дуга отображаться и
рассматриваться не будет. Чаще всего
бывает, что отдельные объекты и
соответствующие им интерфейсные дуги
не рассматриваются на некоторых
промежуточных уровнях иерархии — в
таком случае они сначала «погружаются
в туннель», а затем, при необходимости,
«возвращаются из туннеля».

Последним из понятий IDEF0
является глоссарий
(Glossary). Для каждого из элементов IDEF0
(диаграмм, функциональных блоков,
интерфейсных дуг) существует набор
соответствующих определений, ключевых
слов, повествовательных изложений и
т.д., которые характеризуют объект,
отображенный данным элементом. Этот
набор называется
глоссарием и является
описанием сущности данного элемента.
Например, для управляющей интерфейсной
дуги «распоряжение об оплате» глоссарий
может содержать перечень полей
соответствующего дуге документа,
необходимый набор виз и т.д. Глоссарий
гармонично дополняет наглядный
графический язык, снабжая диаграммы
необходимой дополнительной информацией.

Обычно IDEF0-модели несут в
себе сложную и концентрированную
информацию. Поэтому для того, чтобы
ограничить их перегруженность и сделать
более наглядными, как правило, на
диаграмме показывают от трех до шести
функциональных блоков. Верхний предел
(шесть) заставляет разработчика
использовать иерархии при описании
сложных предметов, а нижний предел (три)
гарантирует, что на соответствующей
диаграмме достаточно деталей, чтобы
оправдать ее создание. Также принято
ограничивать количество подходящих к
одному функциональному блоку (выходящих
из одного функционального блока)
интерфейсных дуг, как правило, не более
четырех.

Одним из ключевых аспектов
применения средств информационной
поддержки моделирования является
уровень детализации
моделей. Слишком
подробная детализация приводит к тому,
что даже при наличии ИТ-поддержки будет
очень трудно реализовать объявленные
цели моделирования. А в случае, когда
бизнес функционирует в среде интенсивных
и значительных изменений бизнес-процессов,
имеет смысл отслеживать только значимые
изменения, не детализируя слишком
модели. Поэтому уровень декомпозиции
бизнес-процессов не должен быть выше
пятого. Рекомендуется ограничиться
вложенностью третьего уровня при
условии, что при этом удастся захватить
около восьмидесяти процентов проблем,
связанных с бизнес-процессами. Разумеется,
строго следовать этим ограничениям
вовсе необязательно, однако, как
показывает опыт, они являются весьма
практичными в реальной работе.

Итак, сформулируем основные
возможности информационных средств
бизнес-моделирования по методологиям
IDEF0 и ARIS, которые
позволяют менеджеру понять сущность и
структуру его деятельности, и стать
полновластным владельцем бизнес-процесса.

— Анализ бизнес-среды.

— Разработка стратегии
предприятия.

— Формирование общего видения
компании (глобальный уровень).

— Формирование детального
описания процессов компании «как есть»
и «как будет».

— Создание системы целей и
показателей для оценки эффективности
деятельности компании и отдельных
сотрудников.

— Формирование организационной
и функциональной структуры, распределение
полномочий и ответственности между
подразделениями, функций между
исполнителями.

— Описание требований к
информационным системам поддержки
деятельности.

— Проектирование интегрированных
информационных систем.

— Проведение документирования
результатов проекта.

— Проведение анализа
разработанных моделей (количественный
и сравнительный анализ, анализ семантики,
анализ стоимостных и временных
характеристик).

— Интеграция моделей с
функционирующими информационными
системами (актуализация организационной
структуры, номенклатуры, показателей).

Таким образом, инструментарий
IDEF0 и модули ARIS совместно с дополнительными
интерфейсами обеспечивают поддержку
всех основных функциональных требований
к системам моделирования и анализа
бизнес-процессов. Они позволяют не
только провести виртуальное имитационное
моделирование какого-то сконструированного
отдельного участка процесса и оценить
его функционирование, но и «прощупать»
возможности развития всего бизнеса в
целом со всеми его внутренними
взаимосвязями.

Этапы процесса
реинжиниринга.
Реинжиниринг бизнес-процессов в целом
можно разделить на пять этапов.

Первый этап
можно назвать предплановой подготовкой
компании. Прежде чем выбрать конкретную
стратегию изменений, главному руководству
нужно определить, насколько
необходимы изменения и в какой степени
они своевременны.
Еще одним видом деятельности в процессе
предплановой подготовки является
проверка того, что все ресурсы компании
имеются в наличии и отобраны участники
для того, чтобы проводить изменения.
Предплановая подготовка заканчивается
принятием решения о начале процесса
изменений. Должно быть сделано заявление,
которое объясняло бы работникам компании
необходимость проекта и выбора методологии
радикальных изменений. Помимо всего
прочего высшему руководству необходимо
связаться с работниками, клиентами,
поставщиками и заинтересованными лицами
для того, чтобы всем стало ясно, что
изменения будут «болезненными».
Доводы в пользу изменений нужно привести
еще до начала процесса и постоянно
повторять их на каждой стадии процесса
реинжиниринга.

Вторым этапом реинжиниринга
является стратегическое
планирование. Высшее
руководство определяет основные цели
реинжиниринга и назначает руководящий
комитет, для которого отбирает основные
объекты инновации и перепроектирования.
Эта группа играет ключевую роль как
«организатор процесса». Она отвечает
за создание внутренних рабочих групп
для проведения анализа реинжинирингового
процесса и составляет рекомендации для
перепроектирования и реструктурирования.
Высшее руководство и руководящий комитет
должны определить приоритетные
направления и последовательность
процедур реинжиниринга, основываясь
на сегодняшних и будущих потребностях.
После того как выбран проект, им следует
сформировать первоначальное стратегическое
направление. И здесь, прежде всего,
необходимо объяснить, как будут протекать
процессы в компании в будущем, насколько
они значимы, определить основные понятия
и ценности, ожидания новых и уже имеющихся
клиентов и т. д. Обоснование заканчивается
постановкой конкретных целей. Они должны
быть очень четко сформулированы.
Последнее, наиболее важное, на втором
этапе — это выбор
команды
перепроектирования в зависимости от
масштабности и комплексности изменении.
Размер группы может быть разным от 6 до
10 или от 12 до 25 человек. Основными
критериями отбора являются знания,
профессионализм и готовность выполнять
роль агентов изменений и инноваторов.

Третий этап реинжиниринга
— это перепроектирование процессов.
Перепроектирование процессов состоит
из трех фаз: картографирование процессов,
оценки потребителя и посредника и
предвидения процессов. Картографирование
— это немного больше, чем составление
горизонтальных блок-схем, — отслеживание
того, какие виды деятельности выполняются,
кем, когда и какие решения принимаются
при предоставлении конечного продукта
или услуги клиенту. В ходе картографирования
необходимо получить определенные
данные. Это, прежде всего, качественный
уровень предоставляемых услуг, цикл
времени, производительность и затраты.
Следующей фазой перепроектирования
является анализ того, как изменяется
клиент и его потребности. Эту информацию
можно получить, встречаясь с клиентами,
но в большинстве случаев реинжиниринговые
команды используют более формальные
методы, например опросы потребителей
или фокус-группы. Недавно появилась
новая модель оценки
потребителя. Она
включает в себя 5 этапов анализа:

— изучение окружающей среды
потребителя,

— выявление требований
клиента,

— определение операциональных
требований,

— выбор проекта,

— проектные уточнения.

На первом этапе нужно изучить
среду, в которой существует потребитель.
Это возможно с помощью исследования
маркетинговых требований и ожиданий
как уже имеющихся клиентов, так и
потенциальных потребителей. Следующим
шагом является согласование динамики
рынка и потребностей клиента после
анализа планов на будущее и обратной
связи с клиентами. Далее необходимо
операционализировать требования
потребителя, создав специальные
инструменты для их измерения. Из проектных
идей и проектных решений с помощью
метода мозгового штурма компания создает
проектные концепции и альтернативы.
Последним шагом является выбор решений
и проектов посредством оценки альтернатив,
определение среди них наилучшего,
описание особенностей производства,
обслуживания, доставки и оплаты продукта.

Последней фазой
перепроектирования является прогнозирование
процессов. Эту фазу целесообразно
начинать с описания идеальной модели
того, как тот или иной процесс должен
удовлетворять нужды потребителя и как
он будет способствовать обеспечению
конкурентоспособности организации.
Это идеальное прогнозирование ведет к
определению внутренних процессных
действий, использования ресурсов и
уровня производительности, которых
организации следует достичь для того,
чтобы новый процесс работал. Далее
определяются такие качественные
характеристики процесса, которые
необходимы для того, чтобы удовлетворить
потребности и ожидания клиентов. Новое
перепроектирование должно опираться
на технологии, управление ресурсами,
обучение кадров. После того как
перепроектирование разработано и
зафиксировано документально, его следует
утвердить и протестировать.

Завершив этап перепроектирования,
необходимо переходить к конверсии,
четвертому этапу реинжиниринга.
Для этого руководящий комитет и
реинжениринговая команда передают
полномочия команде по реализации,
«хозяевам процессов». Чем сложнее
перепроектирование, тем желательнее
создание в компании специальной команды
для реализации перехода. Эту группу
называют командой
конверсии. Она
планирует процесс перехода. На этом
этапе наиболее сложной задачей является
решение проблем с рабочими, для которых
перепроектирование представляет собой
стрессовую ситуацию. Команда конверсии
должна сгладить последствия этого
стресса. Этот этап заканчивается, когда
все эти действия включены в формальный
план реализации, который далее должен
пройти последний этап воплощения в
жизнь.

Компания должна осознавать,
что риск провала реинжиниринга очень
велик. В среднем процент неудач составляет
от 50 до 60%. Вероятно, самым значительным
фактором успеха, влияющим на будущую
эффективность перепроектированных
процессов, является установление
коммуникации. Результаты реинжиниринга
имеют колоссальное значение. Он изменяет
структуру организации, реконструирует
использование технологий, изменяет
роль кадров и даже, вероятно, организационную
культуру в компании.

Типичной ошибкой при
реинжиниринге
является то, что реализация разработанных
процессов начинается слишком поздно.
Чем больше изменений нужно осуществить,
тем важнее сформировать команду по их
реализации еще в процессе перепроектирования.
Некоторые компании склонны использовать
переходный период для изменения
процессов, не спланировав своевременно
их реализацию. Если компания хочет,
чтобы процесс реинжиниринга был удачен,
ей необходимо иметь реалистичный план,
который включает в себя привлечение
рабочих кадров, повышение квалификации,
создание команд, работу с персоналом и
изменение процессов бюджетной поддержки.
Помимо этого необходимо систематически
работать над изменением организационной
культуры компании. Главным правилом
при проведении реинжиниринга
бизнес-процессов является коммуникация
непосредственно перед, в течение и после
каждого этапа реинжеиниринга.

Как бы ни был могуществен
реинжиниринг как методология изменений,
он не приведет к успеху без расширенного
планирования, измерения и анализа.
Предпосылкой
реинжиниринга
является то, что организация может
изменяться такими темпами и способами,
которые раньше невозможно было себе
представить. Реинжиниринг может
способствовать этому, если существует
четкое представление о будущем, план,
методология для его реализации и цель.

Реинжиниринг бизнес-процессов
предприятия проводится в соответствии
с такими этапами, как:

— Обследование предприятия.

— Идентификация бизнес-процессов
Клиента, оценка состава и объема работ.

— Разработка системы критериев
оценки бизнес-процессов.

— Подготовка проекта по
реинжинирингу бизнес-процессов Клиента.

— Моделирование существующих
бизнес-процессов и проведение их оценки.

— Моделирование бизнес-процессов.

— Документирование
бизнес-процессов.

— Анализ бизнес-процессов.

— Выработка рекомендаций
по оптимизации существующих.

— Подготовка
отчета по Этапу 2.

— Создание новой модели
бизнес-процессов.

— Перепроектирование
существующей модели бизнес-процессов.

— Имитационное моделирование
новых бизнес-процессов. Корректировка
новой модели в случае несоответствия
критериям результатов имитации.

— Документирование новых
бизнес-процессов.

— Формирование модели данных,
используемых в бизнес-процессах.

— Выработка рекомендаций
по внедрению новой модели бизнес-процессов.

— Подготовка
отчета по Этапу 3.

— Внедрение новой модели
бизнес-процессов

— Организация мероприятий
по изменению (внедрению) бизнес-процессов.

— Осуществления контроля
качества исполнения мероприятий.

— Осуществление необходимых
корректировок в новой модели
бизнес-процессов.

— Подготовка
отчета по Этапу 4.

— Завершение реинжиниринга.

— Оценка проделанной работы.

— Подготовка заключительного
отчета по реинжинирингу бизнес-процессов.

Основные этапы
реинжиниринга:

Формируется желаемый
образ фирмы.
Формирование будущего образа происходит
в рамках разработки стратегии фирмы,
ее основных ориентиров и способов их
достижения.

Создается модель реального
или существующего бизнеса фирмы.
Здесь воссоздается (реконструируется)
система действий, работ, при помощи
которых компания реализует свои цели.
Производится детальное описание и
документация основных операций компании,
оценивается их эффективность.

Разрабатывается модель
нового бизнеса.
Происходит перепроектирование текущего
бизнеса — прямой реинжиниринг. Для
создания модели обновленного бизнеса
осуществляются следующие действия:

Перепроектируются
выбранные хозяйственные процессы.
Создаются более эффективные рабочие
процедуры (задания, из которых состоят
бизнес-процессы). Определяются технологии
(в том числе информационные) и способы
их применения;

Формируются новые функции
персонала.
Перерабатываются должностные инструкции,
определяется оптимальная система
мотивации, организуются рабочие команды,
разрабатываются программы подготовки
и переподготовки специалистов;

Создаются информационные
системы, необходимые для осуществления
реинжиниринга:
определяется оборудование и программное
обеспечение, формируется специализированная
информационная система бизнеса.
Необходимый для реинжиниринга уровень
информационного обеспечения предполагает,
что информация должна быть доступна
каждому участнику проекта ре инжиниринга
в любой точке деловой единицы, возможно,
одновременно в разных местах она
однозначно интерпретируется;

Производится тестирование
новой модели — ее
предварительное применение в ограниченном
масштабе.

Внедрение модели нового
бизнеса в хозяйственную реальность
фирмы. Все элементы
новой модели бизнеса воплощаются на
практике. Здесь важна умелая состыковка
и переход от старых процессов к новым,
так, чтобы исполнители процессов не
ощущали дисгармонии рабочей обстановки
и не переживали состояние рабочего
стресса. Эластичность перехода во многом
определяется степенью тщательности
подготовительных работ.

Разработка модели бизнес-процесса — это отражение совокупности действий в виде модели, которую составляют взаимосвязанные операции. Основная цель моделирования – систематизация информации о всех протекающих в организации бизнес-процессах в графической форме, удобной для последующей аналитической обработки.

Содержание:

• Зачем нужно строить модель бизнес-процессов?
• Построение модели бизнес-процессов фирмы
• Создание структурной модели и разработка моделей бизнеса
• Детальное моделирование бизнес процессов

Зачем нужно строить модель бизнес-процессов?

Главное преимущество модели процессов – универсальность. Моделирование позволяет ответить практически на любые вопросы, которые касаются деятельности, совершенствования и повышения конкурентоспособности предприятия. Создание модели позволит руководству предприятия получить информацию, которую можно использовать для развития предприятия и прогнозирования его будущего.

Чаще всего решение построить модель бизнес-процессов принимается по следующим причинам:

• значительный рост бизнеса (и, следовательно, затрат) вследствие расширения направлений деятельности;
• отсутствие в деятельности организации «технологичной прозрачности»;
• исчерпание экстенсивного пути развития;
• осознание необходимости изменений, развития предприятия.

Построение модели бизнес-процессов фирмы

Создание модели бизнес-процессов затрагивает многочисленные аспекты деятельности компании:

• оптимизация функций подразделений, а также отдельных сотрудников;
• изменения организационной структуры;
• перераспределение прав, обязанностей руководства;
• изменение технологий операций, обновление внутренних нормативных документов;
• изменение требований к автоматизации процессов.

Любая модель бизнес-процесса содержит следующие данные:

• структура процессов организации;
• детали выполнения процессов;
• последовательность документооборота.

Выделяют два этапа моделирования: структурное и детальное.

Создание структурной модели и разработка моделей бизнеса

На первом этапе разработки модели нужно отразить:

• организационную структуру предприятия;
• документы для исполнения процессов, описание их сути;
• структуру и иерархию процессов – от общих к частным;
• диаграммы взаимодействия, которые отражают последовательность создания, а также последующего перемещения всех документов между действующими лицами.

После построения модель необходимо согласовать с главными специалистами, которые могут подтвердить, что структура является понятной и правильной.

Детальное моделирование бизнес процессов

Разработка детальной модели должно обеспечивать однозначное, доступное представление о деятельности предприятия. Такая модель включает следующую информацию:

• набор прецедентов, который отражает все потенциальные варианты выполнения процессов;
• диаграммы действий с детальными описанием последовательности выполнения;
• диаграммы взаимодействия, подробно описывающие последовательность выполнения процессов.

Такие модели бизнес-процессов также согласуются с квалифицированными специалистами организации. Построение моделей бизнес-процессов практически всегда включает в себя дополнения, внесение корректив или уточнений. Эти действия выполняются, пока ведущие специалисты не подтвердят, что модель составлено корректно и однозначно представляет все детали процессов.