Разъездной характер работы оплачивается ли время в пути

Подборка судебных решений за 2014 год: Статья 168.1 «Возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также с работой в полевых условиях, работами экспедиционного характера» Трудового кодекса РФ
(ООО «Журнал «Налоги и финансовое право»)В рассматриваемом случае коллективным договором и приложениями к нему (положение о разъездном характере работы, положение об оплате труда и материальном стимулировании работников) предприятие определило порядок компенсации работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, расходов, связанных со служебными поездками (в том числе по проезду), а также иных расходов, произведенных с согласия работодателя, при выполнении работ вахтовым методом, дополнительной выплаты за фактическое время нахождения в пути. Компенсационные выплаты работникам производятся на основании ежемесячных табелей учета по разъездному характеру работ и табелей-расчетов. Следовательно, эти выплаты представляют собой возмещение работникам расходов, понесенных в связи с выполнением трудовых функций вне места постоянной работы (ст. 168.1 ТК РФ), и не подлежат обложению страховыми взносами.

I. Работники с разъездным характером

Есть в ст. 166 ТК РФ загадочная фраза: «служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются». Дело в том, что законодательство не раскрывает понятия разъездного характера работы и не определяет, что следует понимать под этим.

Значит, сориентироваться, кто поехал в командировку, а кто отправился в служебную поездку, не так-то просто. Однако это весьма важно: различаются правила оплаты труда (за время командировки за работником сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ), а время служебных разъездов оплачивается просто как рабочее время) и порядок налогообложения компенсаций.

Остается ориентироваться на мнение Минтруда (Письма Минтруда России от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047, от 02.09.2020 № 14-2/ООГ-14185):

• разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации;

• такая работа должна носить постоянный характер;

• при этом работник может ежедневно после работы возвращаться домой;

• условия, определяющие разъездной характер для конкретного работника, должны быть определены его трудовым договором, поскольку в соответствии с частью второй статьи 57 ТК РФ обязательными для включения в трудовой договор являются условия, определяющие в необходимых случаях характер работы.

Именно систематический характер поездок, являющихся неотъемлемой частью трудовой функции, будет определяющим и в таких условиях служебные поездки не считаются командировками. Если разъезды работников не носят постоянного характера и в каждом случае поездки осуществляются по отдельному распоряжению работодателя, то их следует рассматривать как служебные командировки.

Разъездной «образ жизни» характерен, например, для курьеров, экспедиторов, водителей, наладчиков, работников связи и городского хозяйства (электрических, газовых, водопроводных сетей), которые постоянно перемещаются в пределах обслуживаемых ими участков. Но не должность является определяющей, а именно характер труда, который может быть присущ практически любой должности. 

Как видим, разъездной характер работы имеет свои яркие черты и его нельзя произвольно приписать сотруднику с учетом интересов работодателя. 

Трудовым договором могут быть определены особенности разъездной работы. Например, она может быть ограничена определенной локацией (скажем, осуществляться в пределах населенного пункта, области и т. п.), в то время как поездки в другие места имеют эпизодический характер и будут рассматриваться и оформляться как командировки.

Ст. 168.1 ТК РФ предписывает определить перечень работ, профессий, должностей работников, имеющих разъездной характер работы, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

II. Компенсации

Та же статья обязывает работодателя возмещать работникам, имеющим разъездной характер работы, следующие расходы, связанные со служебными поездками:

• расходы по проезду;

• расходы по найму жилого помещения;

• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения таких расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

В ТК РФ компенсации разъездным работникам разграничены с компенсациями для работников, направляемых в служебные командировки. Они разведены в разные статьи – 168 и 168.1. При этом перечни возмещаемых расходов аналогичны, однако вид выплаты иной. А значит, в локальных актах следует также обеспечить разграничение: оговорить их раздельно, пусть даже сами принципы и размеры компенсаций расходов будут совпадать, т. е. отдельно установить суточные для служебных поездок разъездных сотрудников, отдельно – суточные по командировкам; отдельно упомянуть правила возмещения расходов на наем жилого помещения в командировке и в служебной поездке и т. д. Произвольно расширять перечень компенсаций не рекомендуется. Так, например, ФНС в свое время негативно высказалась относительно обоснованности расходов на оплату разъездным работникам питания, мол, эти расходы с поездками никак не связаны, а значит и учесть их в целях налогообложения нельзя (п. 2 Письма ФНС РФ от 06.08.2010 № ШС-37-3/8488)

Как видим, речь в законе идет именно об обязательном возмещении расходов работника, а не о надбавке за характер труда, как элементе оплаты труда. Такой порядок был введен еще в 2006 г., когда в ТК РФ появилась ст. 168.1, но у многих работодателей до сих пор путаница: приняты надбавки к окладам вместо компенсационных выплат. Это влечет негативные последствия: не соблюдаются требования ТК РФ, а значит, грозит наказание за нарушение трудового законодательства; неверно начисляются НДФЛ и страховые взносы.

III. Особенные суточные

Не секрет, что компенсации, связанные с исполнением работником трудовых обязанностей, включая служебные разъезды, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»).

К этим нормам мы часто обращаемся и в случаях с командировками. Но есть интересный нюанс: суточные, выплачиваемые за каждый день нахождения в служебной командировке, не подлежат налогообложению НДФЛ, а также страховыми взносами, которые администрирует ФНС России, лишь в пределах 700 рублей при поездках по России и в пределах 2 500 рублей в служебной командировке за пределами территории Российской Федерации.

Т. е., НК РФ нормирует применительно к «зарплатным налогам» только суточные при поездках в командировки, но ни словом не упоминает нормирование аналогичных выплат за время пребывания в служебных поездках лиц, имеющих разъездной характер работы. Да, последние не облагаются страховыми взносами и налогом на доходы физических лиц в размере, установленном локальным актом организации. С этим согласны и в Минфине (см. Письма от 30.12.2021 № 03-04-06/107896, от 20.05.2021 № 03-15-06/38668, от 23.03.2021 № 03-04-06/20746, от 24.02.2021 № 03-04-06/12696). Но не стоит допускать злоупотреблений: при проверке затраты обязательно будут оценены на предмет разумности их величины (все же суточные определены ст. 168 ТК РФ как дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства), как будет проанализирован и сам характер труда – правда ли он разъездной.

IV. Предъявите документы!

Суточные традиционно не подтверждаются документально, однако по всем остальным компенсируемым работнику расходам обязательно надо иметь оправдательные документы. Как отмечает Минфин, при отсутствии таковых теряется компенсационный характер выплат разъездным работникам и указанные суммы подлежат включению в облагаемый доход работника (Письма Минфина России от 08.12.2020 № 03-04-06/107247, от 22.08.2019 № 03-15-06/64487).

Так, если под видом компенсаций назначаются выплаты, поставленные в зависимость от занимаемой должности, отработанного сотрудником времени, но сами разъезды и связанные с ними траты никак не фиксируются документально, выдать желаемое за действительное не получится (см., например, Определение ВАС РФ от 07.11.2013 № ВАС-14952/13 по делу № А43-23164/2012, Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 08.12.2021 № Ф06-11729/2021 по делу № А65-1963/2021).

Хотим предостеречь не только от заблуждений на этот счет, но и от заведомых злоупотреблений: ведь так соблазнительно назначить работникам выплаты, которые и к расходам отнести можно, да еще и НДФЛ и страховыми взносами не облагать! Однако у налоговых органов и судов давно «набита рука» на таких делах.

Пример

Организация утвердила перечень профессий и должностей работников, которым установлен разъездной характер: директор, главный инженер, бухгалтер, офис-менеджер, инспектор отдела кадров, главный бухгалтер, юрист, начальник производственно-технического отдела, главный энергетик, производитель работ, мастер штукатур-маляр, машинист автокрана, арматурщик, финансовый директор, кладовщик, водитель-снабженец, энергетик.

За разъездной характер работ им была установлена компенсация в размере 200 % от должностного оклада.

Выплату начисляли в зависимости от количества отработанных каждым работником дней на основании приказа, актов выполненных на объектах работ, табелей учета рабочего времени.

Никаких документов, подтверждающих, что спорные выплаты обусловлены реальными расходами сотрудников и связаны с непосредственным выполнением ими трудовых обязанностей в разъездах, при налоговой проверке не представлено. 

Выплаты не облагались НДФЛ и страховыми взносами на том основании, что были названы компенсациями за разъездной характер работы. 

Налоговый орган счел действия работодателя нацеленными на уклонение от уплаты налогов. Суд, куда обратился налогоплательщик, проверяющих поддержал: решил, что выплаты являются не компенсацией расходов, а составной частью заработной платы, а значит, под освобождение от налогообложения не подпадают (по материалам Определения Верховного Суда РФ от 18.06.2020 № 308-ЭС20-9499 по делу № А32-22252/2019).

Льготы по НДФЛ и страховым взносам не распространяются и на надбавки, выплачиваемые взамен положенных по ТК РФ компенсаций (или сверх них). Как элементы оплаты труда такие выплаты облагаются в общем порядке (Письмо Минфина РФ от 26.03.2012 № 03-04-06/9-76).

Здравствуйте, Дмитрий! 

При разъзном характере работы время нахождения в пути к месту выполнения работы является рабочем временем?

 Хочу поддержать мнение юриста Максима, который более квалифицированно дал Вам ответ на поставленный вопрос. 

Согласно ст. 100 ТК РФ устанавливается режим рабочего времени правилами внутреннего трудового распорядка, но согласно трудового законодательства и другими актами содержащими нормы трудового прав (не буду полностью перечислять, указанное в ст. 100, думаю, и так понятно, о чем речь). 

Особенности режима рабочего времени отражаются положением окончанием ч. 1 ст. 100 ТК РФ:

а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, — трудовым договором.

Т.е. идет допущение, что в случае отличия от общих правил.

Соответственно, если Ваша должность у работодателя считается  разъездной, то работодатель обязан Вас ознакомить с Перечнем работ, профессий, должностей работников, чья работа связана с разъездами.

Если характер работы разъездной по Вашему мнению, то это еще не основание считать характер работы разъездным. 

Если же работодателем установлен  характер работы как разъездной, одним из признаков которой является осуществление этой работы на постоянной основе в течение всего срока действия трудового договора, то такой характер работы является обязательным для включения в трудовой договор.

 Согласно ч. 2 ст. 56 ТК РФ:

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

Тем более, ТК РФ не определяет понятия разъездного характера работы. 

А вот Руководство по соблюдению обязательных требований трудового законодательства,  утвержденное  приказом Федеральной службы по труду и занятости от 13 мая 2022 г. N 123, является подзаконным нормативным актом и говорит более конкретно:

Важно! Работодатель обязан определить перечень работ, профессий, должностей работников, работа которых носит разъездной характер, протекает в пути, или в полевых условиях, носит экспедиционный характер.

В отсутствие такого перечня трудовые отношения, связанные со служебными перемещениями работников, регулируются законодательством о командировках.

Таким образом, в отсутствие Перечня, указанного в цитате не дает оснований для признания Вашего характера работы разъездным.Куда уж более конкретно.

Такие Перечни могут также устанавливаться 

соответствующими федеральными органами исполнительной власти по согласованию с Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации и Министерством здравоохранения Российской Федерации, а при отсутствии соответствующего федерального органа исполнительной власти — Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации

Командировки же не относятся к разъездному характеру работы и регулируются гл. 24 ТК РФ.

При разъзном характере работы время нахождения в пути к месту выполнения работы является рабочем временем?

 Подытожим: При выполнении работы на постоянной основе в течение всего срока действия трудового договора в режиме разъездов и наличии у работодателя Перечня работ, профессий, должностей работников, чья работа связана с разъездами, такое условие должно быть обязательно включено в трудовой договор и такая работа должна считаться рабочим временем.

В противном случае — нет, не считается.

Вопрос

Разъездной характер работ. Организация занимается перевозками грузов по России и за рубежом. Водители находятся в рейсах по 30 суток.

1. Как правильно начислить заработную плату? Сейчас руководитель предоставляет табель с пятидневкой и 8-часовым рабочим днем. Считаем по окладу.
2. Мы должны платить компенсацию за разъездной характер работы. Установлен ли какой-то лимит по Росси и зарубежью? Надо ли начислять с нее страховые и удерживать НДФЛ?
3. Каким локальным нормативным документом мы можем установить суточный размер этой компенсации?

Ответ

1. Заработную плату начислять нужно в соответствии с установленной системой оплаты труда на основании табеля учета рабочего времени. В табеле фиксируется отработанное время водителем, включая работу в выходные дни и в ночные часы, сверхурочная работа, если водители привлекаются. В отношении водителей необходимо учитывать особенности их труда и отдыха, время управления автомобилем.
2. Водителям с разъездным характером работ или работой в пути работодатель обязан возмещать расходы, связанные с такой работой. Фиксированные суммы компенсации трудовым законодательством не установлены, как и лимит по России и зарубежью не установлен. Расходы возмещаются на основании подтверждающих документов.НДФЛ и страховыми взносами данные выплаты не облагаются, так как они признаются компенсационной выплатой, предусмотренной законодательством.
3. Размер и порядок возмещения расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Обоснование

Под разъездной работой понимается работа, связанная с разъездами в течение дня (например, работа водителя-курьера и пр.), при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне расположения организации. Работа, связанная с разъездами, должна носить постоянный характер. Подвижной характер работы предполагает постоянную смену дислокации места работы (например, работа строителя). Если же водители находятся в рейсах по 30 суток, то его работа осуществляется непосредственно в пути.

Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ относятся к рабочему времени (ч. 1 ст. 91 ТК РФ).

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Согласно п. 6 Положения об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденных Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15, в течение рабочего времени водитель должен исполнять свои трудовые обязанности в соответствии с условиями трудового договора, правилами внутреннего трудового распорядка организации и графиком работы (сменности).

Нормальная продолжительность рабочего времени водителей не может превышать 40 часов в неделю.

Для водителей, работающих по календарю пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями, нормальная продолжительность ежедневной работы (смены) не может превышать 8 часов, а для работающих по календарю шестидневной рабочей недели с одним выходным днем — 7 часов (п. 7 Положения).

Заработная плата водителя автомобиля устанавливается в зависимости от системы оплаты труда, принятой у работодателя. На водителя автомобиля распространяются нормы Трудового кодекса РФ, регламентирующие оплату труда, в том числе за работу в ночное время, выходные и нерабочие праздничные дни, сверхурочную работу.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере. По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит (ст.153 ТК РФ).

Сверхурочная работа — работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени: ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (ч. 1 ст. 99 ТК РФ).

Сверхурочная работа оплачивается за первые два часа работы не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере.

Каждый час работы в ночное время оплачивается в повышенном размере по сравнению с работой в нормальных условиях, но не ниже размеров, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (ст.154 ТК РФ).

Согласно ст.168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также работникам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

• расходы по проезду;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
• иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.      

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанных в части первой настоящей статьи, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

В силу статьи 164 ТК РФ возмещение работнику «разъездных» расходов признается компенсационной выплатой.

В соответствии с п.1 ст.217 НК РФ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и направление в служебную командировку).

Поскольку служебные поездки сотрудников, чей труд осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не признаются командировками, то «разъездные» суточные, установленные внутренними нормами компании, не облагаются НДФЛ даже в том случае, если они выплачиваются в размере, превышающем нормы суточных, применяемых при командировках, на что указано в Письмах Минфина России от 26.09.2017 N 03-04-06/62150, от 05.07.2013 N 03-04-06/25956.

На основании абз.10 пп.2 п.1 ст.422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), в частности связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

По мнению Минфина России, изложенному в Письме от 19.04.2018 N 03-15-06/26525, в целях освобождения от обложения страховыми взносами вышеуказанных сумм законодательство предусматривает необходимость представления работником соответствующих подтверждающих расходы документов.

У многих сотрудников работа имеет разъездной характер. Среди них не только курьеры и экспедиторы, как мы привыкли считать. Это и страховые агенты, и выездные инженеры, и менеджеры по продажам – любые работники, перечень которых, равно как и сам порядок работы, отражен в колдоговоре, соглашении или локальном нормативном акте, а также – указан непосредственно в трудовом договоре (ст. 8, 22, 57, 168.1 ТК РФ).

Разъездная работа не предоставляет сотруднику особые дополнительные гарантии (кроме возможной надбавки и компенсации расходов за время поездки). При этом она приносит неоспоримые преимущества и выгоды работодателю. В частности, для выполнения разъездной работы практически нет ограничений; для нее обычно нужно оформлять меньше документов, чем для командировки, и др.

Что такое разъездная работа и каковы ее преимущества, рассмотрим в статье.

Как оформить разъездной характер работы

Закон не дает определения разъездной работе, однако упоминает, что она (ст. 166, 168.1 ТК РФ):

• является постоянной;
• имеет свои гарантии;
• выполняется в служебных поездках;
• не относится к служебной командировке.

Путевой лист, приказ и задание-наряд на служебную поездку вы скачайте по ссылке.

Обратите внимание! Разъездной считают работу, при которой сотрудник выполняет свои должностные обязанности вне места расположения организации (Письмо Роструда от 12.12.2013 № 4209-ТЗ).

Какие документы теперь обязательны для направления в командировку, узнайте в нашей статье.

По смыслу статей Трудового кодекса, разъездная работа – это особый характер труда сотрудника, который установлен ему:

• коллективным договором, соглашением или локальными нормативными актами (к примеру, разъездной характер труда: положение о разъездном характере работы). В них определяют перечень работ, профессий, должностей с постоянной работой разъездного характера, порядок ее осуществления, оплачиваемые расходы (ст. 168.1 ТК РФ);
• трудовым договором (условие о такой работе обязательное – ст. 57 ТК РФ).

Следовательно, разъездная работа выполняется непосредственно в связи с исполнением трудовой функции, а не по разовому поручению, как командировка. При этом служебные поездки должны также иметь основание, задание (цель) и итог. Для этого заполняют маршрутные и путевые листы, реже – издают отдельные приказы и составляют специальные отчеты.

Как правило, разъездная работа исполняется в пределах определенной территории, объема выполненных работ (для отграничения от служебной командировки). При указании территории работа за обозначенными пределами признается уже служебной командировкой.

Важно! Разъездной характер работы в трудовом договоре отражают обязательно (ст. 57 ТК РФ). Следовательно, разъездной характер работы договор предусматривает уже на этапе его заключения на основании внутренних документов компании (ст. 168.1 ТК РФ).

Основные отличия разъездной работы в служебных поездках от служебной командировки найдете в таблице. Скачайте ее по ссылке.

Разъездной характер работы: оплата

Сотруднику с разъездным характером работы полагается оплата за его труд по общим правилам о назначении и выплате заработной платы (гл. 21 ТК РФ). При этом, его зарплата может предусматривать надбавку за разъездной характер работы. Эта выплата облагается налогами и с нее уплачиваются взносы так же, как и с оклада (НДФЛ, взносы на соцстрах – ст. ст. 217 и 422 НК РФ).

Важно понимать, что надбавка – это не компенсация за разъездной характер работы (не возмещение расходов, связанных со служебной поездкой). Такая компенсация положена работнику отдельно по расходам, которые он оплачивал в служебной поездке и подтвердил по требованиям закона и внутренним правилам работодателя (например, кассовыми чеками, путевым листом, договором о найме жилья и др. – ст. 8, 22, 168.1 ТК РФ). Эта компенсация налогом и взносами не облагается (ст. 217 и 422 НК РФ, ст.  168.1 ТК РФ, письма Минфина России от 25.07.2018 № 03-04-06/52242, от 17.01.2019 № 03-15-05/1909 и др.).

Сотрудник в служебной поездке могут быть положены суточные при разъездном характере работы. Это дополнительные расходы работника, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (Решение ВС РФ от 4 марта 2005 г. № ГКПИ05-147, Письмо Минфина России от 16 июля 2015 г. № 03-03-07/40892).

По общему правилу, для целей налогообложения и перечисления взносов подтверждать следует и суточные. Для этого нужно иметь кадровые документы о разъездном характере работы (например, локальный акт), в котором обозначен их размер (ст. 164, 168.1  ТК РФ, Решение ВС РФ от 04.03.2005 № ГКПИ05-14, Письмо Минтруда России от 28.12.2015 № 17-3/В-641, Письма Минфина России от 20.09.2018 № 03-15-06/67364, от 08.12.2020 № 03-04-06/107247).

Совет Чтобы компенсация за разъездной характер работы была освобождена от налога и взносов и признана обоснованными расходами, оформите все кадровые документы верно. Определите в них подробно работы и должности, особенности труда, порядок работы и перечень расходов (Письмо Минфина от 22.08.2019 № 03-15-06/64487).

Разъяснения о том, как при разъездной работе уволить за прогул, читайте на нашем сайте.