Распределение рабочего времени график работы

Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.

Когда оформляют графики

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.

Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.

Виды рабочих графиков

Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Дополнительно: что такое сменный график и как его составить

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:

• У — работа с 07:00 до 19:00;
• В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
• * — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Дополнительно: график работы «2 через 2»

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.

Читайте также: что такое скользящий график работы

Как заполняется табель учета времени

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 2023 года 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Подробнее: условные обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:

• как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
• как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).

Ответственность за отсутствие:

• в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.

График рабочего времени — простой по структуре, но в то же время важнейший кадровый документ. Рассмотрим, как он может быть составлен, и ознакомимся с его образцом.

Обязателен ли график рабочего времени?

Работодатель обязан детализировать режим рабочего времени в правилах внутреннего распорядка либо в трудовом договоре с конкретным работником (ст. 100 ТК РФ). Если работодатель не составит график рабочего времени на 2018 год, то Трудовая инспекция получит повод санкционировать штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

• на должностных лиц (и на работодателя-ИП) — в сумме 1–5 тыс. руб. (за повторное нарушение — 10–20 тыс. руб.);
• на работодателя как на юрлицо — в сумме 30–50 тыс. руб. (за повторное нарушение — 50–70 тыс. руб.).

Кроме того, за повторное нарушение должностное лицо работодателя-организации может быть дисквалифицировано на 1–3 года.

Скачать образец графика рабочего времени на 2018 год.

График рабочего времени должен определять (ст. 100 ТК РФ):

• длительность рабочей недели;
• особенности работы по ненормированному графику;
• длительность смен, их количество в течение суток;
• продолжительность рабочего дня, перерывы;
• распределение рабочих и нерабочих дней.

В предусмотренных законом случаях режим рабочего времени должен учитывать специфику отдельных профессий. В частности, характерных для таких сфер, как транспорт и связь, в отношении которых постановлением Правительства России от 10.12.2002 № 877 определены особые требования к установлению режима работы.

Рассмотрим подробнее, какими могут быть варианты в определении такого графика.

Каким может быть график рабочего времени?

То, какой на предприятии должен быть график учета рабочего времени, Трудовой кодекс не регламентирует (но может предусматривать ограничения — например, касающиеся длительности работы во вредных условиях). При соблюдении ограничений работодатель фактически вправе определять любой график работы с точки зрения распределения рабочих часов и рабочих дней. Самыми, однако, типичными графиками в России (и во многих других странах мира) можно назвать:

1. Пятидневную рабочую неделю, в которой человек работает по 8 часов с понедельника по пятницу с фиксированным временем начала, окончания работы и перерыва.
2. Шестидневную неделю, в которой человек работает по 7 часов (также с фиксированным временем начала и завершения работы) с понедельника по пятницу, и 5 часов — в субботу.
3. График по суммированному учету, при котором человек может работать разное количество часов в течение дня, притом что общее количество часов в течение установленного периода не должно превышать применяемых в общем случае нормативов — не более 40 часов в неделю и 8 часов в день (ст. 91 ТК РФ, приказ Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н).
4. Гибкий график (со смещением времени начала и завершения рабочего времени) — в рамках пятидневки или шестидневки.
5. Работу по графику «2 через 2», «4 через 4», «сутки через трое». Фактически — со скользящими выходными днями.

Возможны и сочетания указанных режимов — если по отдельным должностям нет ограничений, предусмотренных законом.

Рассмотрим подробнее, в какой структуре может быть представлен график работы, и ознакомимся с образцом графика работы сотрудников на месяц при пятидневке.

Как выглядит график при пятидневке?

В структуре рабочего графика, который фиксируется в правилах трудового распорядка или договоре с конкретным работником, желательно присутствие:

1. Ф. И. О. работника либо список работников, в отношении которых график устанавливается. Как вариант — с указанием должностей.
2. Отметки или иные понятные указания о необходимости явки конкретного сотрудника на работу в те дни месяца, когда он должен выходить на работу.
3. Время начала и окончания каждого рабочего дня конкретного работника (с указанием перерыва) в те дни, по которым присутствуют отметки.
4. Норма рабочего времени по каждому из работников (в днях, в часах) за месяц.
5. Отметки о необходимости явки на работу в выходные и праздничные дни либо в ночное время в течение месяца.

В графике рабочего времени будет полезно визуализировать соотнесение фактических выходных конкретного работника и обычных выходных и государственных праздников.

Поскольку график будут читать работники, в нем будет иметь смысл отразить те или иные полезные для них сведения. Например — о повышенном начислении зарплаты в выходные, праздники и ночные часы с указанием конкретных коэффициентов повышения в тех или иных случаях.

График учета времени работы сотрудников фиксируется в правилах трудового распорядка или трудовом договоре с отдельным работником. В нем конкретизируется то, в какие дни и часы работает конкретный человек в течение того или иного периода, например месяца. За отсутствие графика предусмотрен штраф.

Источник: Народный СоветникЪ: юридический и налоговый портал

Рациональное распределение рабочего времени позволяет успешно справляться с выполнением служебных обязанностей, повышать производительность труда, затрачивая минимум усилий. В соответствии с трудовым законодательством на предприятиях и в организациях производится учет рабочего времени сотрудников. Он позволяет точно рассчитывать их заработную плату, корректировать график работы и укреплять трудовую дисциплину. При учете трудовых затрат активно используются специальные компьютерные программы.

Значение и осуществление тайм-менеджмента

Рациональное распределение рабочего времени (тайм-менеджмент) позволяет:

• Выделить наиболее важные задачи, которые необходимо решить в рабочее время, определиться с очередностью их решения;
• Найти самые простые, эффективные и быстрые способы выполнения служебных заданий;
• Высвободить время на отдых, восполнение профессиональных знаний или решение дополнительных деловых вопросов. 

Планированием рабочего времени особенно важно заниматься тем, кто занят «свободной работой» (трудится удаленно по интернету, занимается домашним бизнесом, руководит рабочим коллективом и т. д.).

Использование матрицы Эйзенхауэра

Это один из наиболее популярных методов распределения рабочего времени. Его суть состоит в разделении служебных занятий по важности и срочности исполнения на четыре группы:

A. Дела первостепенной важности и срочности;
B. Важные, но не срочные занятия;
C. Срочные дела второстепенной важности;
D. Наименее важные задания, не требующие срочного выполнения.

При систематическом правильном подходе к распределению рабочих часов большая часть заданий относится к группе «В». Если их не успевают выполнить в запланированные рабочие дни, они переходят в категорию «А». 

Дела, относящиеся к категории «С», можно передать помощникам (например, руководитель отдела может перепоручить сотруднику упорядочение документации).

Правила и принципы распределения рабочего времени

Для удобства рабочий день разбивают на три части: начало, основное время работы и завершение.

На утренние часы обычно планируется выполнение самых трудоемких и наименее интересных дел. В этот период отдохнувший и позитивно настроенный человек способен работать с наибольшим энтузиазмом и отдачей. 

Планируя выполнение заданий в основное рабочее время, важно придерживаться следующих правил:

• Сосредоточиваться на выполнении неотложных дел, передавая решение вспомогательных вопросов помощникам;
• Установить для себя четкие реальные сроки выполнения задания («завершить составление отчета к 16.00») и строго их придерживаться;
• Поддерживать порядок на рабочем месте, чтобы избежать потери времени на поиск нужных документов или рабочих инструментов;
• Не распыляться на решение вопросов, отвлекающих от выполнения намеченной работы;
• По возможности выполнять рутинные задания «порциями», чередуя их с более интересными делами;
• Стараться избегать накопления заданий, относящихся к категории «А».

Завершающая часть дня отводится на подведение итогов и составление программы занятости на следующий рабочий день.

Как производится учет рабочего времени

Большая часть рабочего времени сотрудников предприятия или организации, как правило, уходит на выполнение служебных заданий и обсуждение деловых вопросов. 

При расчете заработной платы учитывается время, отработанное сотрудниками по графику, а также часы сверхурочной работы. 

Учет рабочего времени производится в соответствии с нормами Трудового кодекса, Федерального закона «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. Фиксация временных затрат производится с использованием специальных учетных форм, утвержденных Постановлением № 1 Госкомстата России (от 1 января 2004 года).

Составлением подобных документов занимаются уполномоченные лица, которые сдают учетные сведения в бухгалтерию для расчета основных и дополнительных заработков сотрудников. 

Форма Т-12 заполняется вручную (составляется бумажный или электронный учетный документ). Форма Т-13 заполняется автоматически с помощью специальных компьютерных программ. 

В учетных документах фиксируются информация о трудозатратах в течение дня и месяца. При расчете временных затрат принимается во внимание режим работы предприятия. Учитывается наличие и продолжительность командировок, а также количество нерабочих дней (праздничных, выходных, отпускных и дней болезни).

Режимы работы предприятий 

График работы сотрудников в течение суток, недели и месяца зависит от их должности, а также от специфики  деятельности организации. Существуют следующие варианты рабочих режимов:

• Ежедневная работа с фиксированным количеством рабочих часов и выходных дней (например, с 8-часовым рабочим днем и отдыхом по субботам и воскресеньям);
• Работа с ненормированной занятостью. Оплачиваются часы, отработанные по норме. За рабочее время, потраченное сверх нормы, сотрудники получают дополнительный оплачиваемый отпуск сроком 3 дня и более;
• Работа по гибкому графику;
• Работа по сменам или с использованием вахтового метода;
• Почасовая занятость (разделение рабочего дня).

Подписывая трудовой договор, сотрудник соглашается с предусмотренным в нем режимом работы и правилами распределения рабочего времени, принятыми на данном предприятии.

В соглашении оговаривается:

• Продолжительность трудовой недели и количество выходных дней (например, 5-дневная работа, наличие «плавающих» нерабочих дней, работа через день и т. д.);
• Длительность рабочего дня или смены (8, 12, 24 часа), сокращение часов для сотрудников, относящихся к определенной категории (работников вредных и опасных производств, а также инвалидов или несовершеннолетних);
• Часы начала и окончания работы, а также время и длительность перерывов на обед и отдых (от 0.5 часа до 2 часов в зависимости от характера работы).

Контроль рабочего времени сотрудников производится с помощью учетного табеля, заполняемого по форме Т-12 или Т-13. Для ежедневной фиксации временных затрат работников используются, кроме того, компьютерные программы тайм-трекеры (системы управления рабочим временем), а также программы-календари, встроенные в электронные устройства.

---

Увидеть, кто и чем занят в рабочее время помогает многофункциональная DLP-система «СёрчИнформ КИБ».  

---

Заполнение учетного табеля

В табель ежедневно вносятся сведения о присутствии на рабочем месте или неявке сотрудников на работу. Здесь отражаются дни болезни, пребывания в оплачиваемом или неоплачиваемом отпуске, в командировке, а также часы ночной работы по графику и часы переработки.

Учетный табель заполняется на основании таких документов, как:

• Трудовой договор, подписанный между руководством предприятиям и сотрудником;
• Производственный календарь;
• График рабочих смен;
• Приказы об отправке сотрудника в командировку, предоставлении ему отпуска, привлечении к сверхурочным работам;
• Больничный лист;
• Справки об отсутствии на работе по уважительной причине.

При заполнении табеля используются условные обозначения (коды). Например, дневной работе соответствует символ «Я» или цифровой код 01, а ночной – «Н» или 02. Работу в праздники и выходные обозначают индексом «РВ» (03), пребывание на больничном – «Б» (19), в командировке – «К» (06). Сверхурочную работу отмечают буквой «С» (04).

Кроме форм Т-12 и Т-13 в организациях используются и другие учетные документы. Например, небольшие компании с постоянным стандартным режимом работы фиксируют в основном отклонения от работы по норме (сверхурочные часы, опоздания или неявки на работу). Крупные компании проводят так называемую «сплошную регистрацию» (фиксируют явку и неявку сотрудников, а также другие события, учитываемые при подсчете трудовых затрат).

Методы фиксации временных затрат

Для расчета заработной платы требуется поденная или суммированная фиксация времени, уходящего на выполнение служебных заданий.

Поденный метод 

Он подходит для организаций, работающих по обычному режиму с 5-дневной трудовой неделей и 8-часовой продолжительностью трудового дня.

Суммированный метод 

Применяется в более сложных случаях, когда соблюдение еженедельного и ежедневного графика работы затруднено. 

С помощью этого метода учитывают, например, часы, отработанные по режиму «сутки через трое», когда сотруднику приходится трудиться не только в будни, но также в праздники и выходные дни. График работы составляется не на конкретный месяц, а на определенный учетный период (квартал, полугодие, год). При этом переработка за счет праздничных и выходных дней учитывается в последующие месяцы, чтобы общее число отработанных часов не превысило установленную норму.

Продолжительность учетного периода не должна превышать 12 месяцев. Для предприятий с вредными и опасными условиями труда она должна составлять не больше 3 месяцев. Увеличение учетного периода (максимум до 1 года) допускается, если подобные производства работают по сезонному графику или с использованием прерывистого технологического режима.

Составление учетного табеля при сменном режиме работы

Сменный режим работы вводится на предприятиях с непрерывным производственным циклом  (например, на химических заводах, предприятиях системы водоснабжения), а также в службах аварийной технической и скорой медицинской помощи.

Если на предприятии возникает необходимость перехода на сменную работу или перевода на сменный режим отдельных сотрудников, издается приказ об изменении режима труда. 

Вносятся изменения в трудовой договор, составляются графики работы, в которых предусматривается чередование дней работы и отдыха.

В соответствии с трудовым законодательством:

1. Руководство обязано за 2 месяца предупредить сотрудников о переходе на сменный рабочий режим. Каждый работник должен подтвердить свое согласие с подобными изменениями. Если новый график сотруднику не подходит, ему могут предложить другую должность с прежним режимом работы. В ст. 77 Трудового кодекса РФ говорится о том, что в случае несогласия сотрудника на работу в новых условиях трудовой договор может быть расторгнут.
2. График сменной работы должен быть составлен за один месяц до перехода на новый режим работы, чтобы сотрудникам было легче адаптироваться к новым условиям труда.
3. Графики работы в 2, 3 или 4 смены составляются на определенный учетный период с таким расчетом, чтобы средняя продолжительность трудовой недели не превышала норму. Необходимо соблюдение общего баланса рабочего времени в данный период.

При составлении графиков учитывается допустимая продолжительность смены для различных категорий работников, устанавливается порядок перехода из одной смены в другую.

При расчете заработка фиксация трудозатрат производится методом суммирования его расхода на выполнение служебных обязанностей в обычные и выходные дни, а также на отдых. Учитываются дни отпуска и болезни.
На основании учетных данных за работу по сменам начисляется доплата (премиальные) и предоставляются дополнительные дни оплачиваемого отпуска.

При неправильном составлении сменного графика к окончанию учетного периода у отдельных работников может возникнуть недоработка или переработка.  

В случае снижения их доходов из-за недоработки полагается доплата до суммы среднего заработка. Если обнаруживается существенная переработка, то оплата сверхурочных часов производится в повышенном размере.

Использование программных средств 

Программные средства позволяют точнее учитывать затраты рабочего времени и составлять производственные календари. Примером такой программы является «1С:Документооборот». Это календарь, с помощью которого можно составлять производственные планы и контролировать трудозатраты на выполнение служебных заданий.

В личном календаре сотрудников размещают материалы (документы, файлы, письма, задания), необходимые им для повседневной работы, обмена информацией, составления отчетов. 

Программа автоматически напоминает о запланированных мероприятиях и встречах.

По мере надобности сотрудникам предоставляется полный или частичный доступ к календарям других пользователей. Так, например, начальник получает полный доступ к календарям подчиненных. Сотрудникам доступны сведения, касающиеся общих проектов или персональные данные коллег.

В календаре фиксируется отсутствие человека на работе с указанием причины (отпуск или командировка), сведения о коллегах, которые его заменяют.

Подобная информация автоматически рассылается уполномоченным пользователям. Производится переадресация входящих писем и сообщений.

Материалы сортируются по содержанию или дате поступления.

Для анализа ежедневных трудовых затрат в конце дня сотрудник составляет отчет, в котором указывает:

• Количество отработанных часов;
• Характер и объем выполненных заданий;
• Название проекта, в рамках которого проводилась работа.

Просматривая отчеты подчиненных, руководитель может анализировать затраты труда на выполнение различной работы, выбирать способы их сокращения.

***

Правильное распределение служебных обязанностей и грамотное составление графиков работы позволяет повысить продуктивность работы коллектива. Чтобы избежать ошибок в начислении заработной платы, необходимо ежедневно фиксировать затраты времени на выполнение служебных обязанностей. При этом важно учитывать особенности производственной деятельности и режимов работы предприятий.
Учетные операции производятся в соответствии с трудовым законодательством. Используются специальные формы отчетов и табелей, заполняемые вручную или автоматически с помощью тайм-трекеров (Yaware.Timetracker, Hubstaff, Noko, Harvest и других). Для фиксации рабочего времени и нарушений трудовой дисциплины, а также составления календарных планов работы используются специальные программы.

19.01.2021

График работ — это документ, с помощью которого распределяется время труда и отдыха сотрудников в течение определенного периода для рационального использования трудовых ресурсов. Его применяют на непрерывных производствах, чтобы не превысить нормальную продолжительность отработанного месяца, квартала или года.

Что собой представляет график работ

Про режим или расписание работы обычно ведут речь в контексте статьи 103 ТК РФ, когда продолжительность производственного процесса превышает нормальную продолжительность трудовой деятельности (8 часов в течение дня и 40 часов в течение недели).

Возьмем металлургический комбинат, который функционирует круглосуточно.

Литейщикам или крановщикам прокатного стана необходимо постоянно обслуживать технологические процессы. И для них руководству придется подготовить график сменности, когда первая, вторая и третья смены, перекрывая друг друга, обеспечивают непрекращающийся технологический процесс изготовления продукции. Режим работодатель разрабатывает самостоятельно и утверждает локальным нормативным актом.

Но, к примеру, бухгалтеру нет смысла присутствовать на предприятии в течение 24 часов. Для него и остальных административных сотрудников устанавливают односменный режим — пятидневку с двумя фиксированными выходными.

Составлять регулярно график дежурств — прерогатива руководителей подразделений, которые обязаны планировать деятельность своих подчиненных и вести учет отработанного ими времени постоянно. Для этого разрешается распечатать шаблон графика дежурств на месяц и заполнить его вручную. Другой вариант — заполнять на компьютере в Excel или другой программе.

Для тех, кто работает на пятидневке или шесть дней в неделю, график не требуется, режим работы для таких сотрудников указывается в их трудовых договорах. Все, что необходимо работодателю, — это осуществлять учет их рабочего времени.

Какие бывают

В разговорах о том, какие бывают графики работы, встречаются следующие формулировки:

• скользящий;
• гибкий;
• индивидуальный;
• свободный и пр.

Однако все эти выражения относятся к учету рабочего времени, а не к сменному режиму деятельности, в том числе при трудоустройстве вахтовым методом. Таким образом, режим бывает:

• постоянным — при пятидневной или шестидневной рабочей неделе с фиксированными или скользящими выходными днями;
• сменным — когда профессиональная деятельность осуществляется в очередности, установленной нормативным актом работодателя.

Чем сменный отличается от обычного

Обычный

Работник трудится в строго отведенное время: с понедельника по пятницу с девяти утра до шести вечера с перерывом на обед с 13:00 до 14:00 ч. В этом случае каждый день, каждый месяц и весь год работник приходит и уходит в одно и то же время. Для такой категории работников на предприятиях существуют готовые таблицы для заполнения графика работы в установленных временных рамках. Но подходит такое расписание только тем работодателям, у кого нет технологической и производственной необходимости выполнения задач за нормальными временными рамками. Как следствие, у организации отсутствует необходимость вести суммарный учет времени персонала, поскольку нормальная продолжительность рабочей недели сотрудников не превысит 40 часов, что соответствует требованиям законодательства.

Сменный

Чтобы понять, как сделать график работы на месяц в Excel (или любой другой программе), вспомните наш пример про металлургический комбинат. У работодателя в силу его производственных и технологических особенностей (непрерывное производство или оказание услуг населению) есть необходимость выполнять профессиональную деятельность либо круглосуточно, либо в течение времени, которое значительно превышает нормальную продолжительность (40 часов человек может отработать всего за несколько дней, а не за неделю), в связи с чем устанавливается сменность работников.

Для чего он нужен на предприятии

Законодательство обязывает работодателя:

• с одной стороны, создавать для всех сотрудников одинаковые условия труда;
• с другой стороны, исключить дискриминацию по любым признакам.

Этот документ позволяет одновременно обеспечить:

• нормальное функционирование предприятия (если технологические и иные условия этого требуют);
• соблюдение требований законодательства при превышении нормальной продолжительности рабочего времени.

Поэтому работодатель и организует поочередные смены: тот, кто трудился сегодня в утреннюю смену, завтра трудится в дневную, потом у человека выходной. Потом он пойдет в ночь и после этого опять получит выходной. Затем опять в день и т. д. Исключений нет ни для кого, кто занят в этом режиме. Вот пример, как выглядит график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель для трехсменной работы.

Другой пример — режим работы в магазине, руководство которого установило сменный режим для четырех продавцов. Время работы объекта — с 9:00 до 21:00 ч, ночью магазин не работает.

Расчет времени работы

Чтобы рассчитать норму работы на определенное время, потребуется:

1. Определить учетный период.
2. Утвердить его нормативным актом, закрепить его в правилах внутреннего трудового распорядка.
3. При расчете сменности каждому работнику необходимо отработать положенную норму часов и дней в соответствии с производственным календарем.

Графики сменности рассчитывают онлайн или в специальных программах (1С и др.). Главное, чтобы он существовал и работники были с ним ознакомлены.

За учетный период разрешено принимать один месяц, квартал, полугодие или год. Максимальная продолжительность этого периода — один год, а для персонала, трудящегося во вредных или опасных условиях, — три месяца.

Продолжительность рабочего времени в учетный период не должна отличаться от показателей, установленных производственным календарем.

Так, если за учетный период принимается один месяц, то работники, к примеру, в марте не должны работать больше:

• 175 часов при 40-часовой неделе;
• 157,4 часа при 36-часовой неделе;
• 104,6 часа при 24-часовой неделе.

Кроме того, количество рабочих дней в марте — не более 22, а количество выходных — не менее 9.

Потому рекомендуется брать период не меньше трех месяцев (одного квартала). Такой учетный период позволяет гибко регулировать деятельность подчиненных.

Например, при учетном периоде, равном одному кварталу (возьмем первый квартал 2022 года):

• 57 рабочих дней;
• 33 выходных и праздничных.

Рабочее время составляет при:

• 40-часовой неделе — 454 часа;
• 36-часовой неделе — 408,4 часа;
• 24-часовой неделе — 271,6 часа.

Поэтому если:

• в январе 2022 года работники трудились в рамках производственного календаря 16 дней и 128 часов;
• а в феврале персонал отработал 21 день и 167 часов, что больше, чем по норме, —

то в марте, чтобы выйти на расчетную норму рабочих дней и часов за учетный период, работодателю придется сократить рабочее время сотрудников на два рабочих дня и 16 рабочих часов.

Иначе придется платить работникам дополнительные деньги, и немалые.

Начинающим разобраться, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, несложно, поскольку это делается даже онлайн, при помощи Google Docs. Создав копию этого файла, вы сможете формировать смены в режиме реального времени.

График рабочего времени необходим в каждой компании для правильной организации трудового процесса. Из материала вы узнаете о нюансах его составления.

Что такое график рабочего времени и кому он необходим?

Планировать и распределять время работы и отдыха в интересах каждого работодателя – это позволяет организовать непрерывный технологический процесс и при этом соблюдать определенные трудовым законодательством нормы.

Важно! График рабочего времени представляет собой документ, содержащий информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах междусменных перерывов.

График носит персонифицированный характер – в нем поименно расписывается режим труда и отдыха каждого работника фирмы.

Единой для всех формы этого документа не существует, но обычно его составляют в виде таблицы. Это позволяет понятно, лаконично и наглядно представить необходимую информацию.

Составление графика не является обязанностью работодателя – ст. 91 ТК РФ регламентирует только обязательный учет работодателем фактически отработанного каждым членом трудового коллектива рабочего времени.

Как организовать учет фактически отработанного работниками времени, узнайте из материалов нашего сайта:

• Унифицированная форма № Т-12 — бланк и образец;
• Унифицированная форма № Т-13 — бланк и образец.

Для небольших компаний с пятидневной рабочей неделей и двумя выходными необходимость в графике отсутствует – все нюансы труда и отдыха сотрудников достаточно предусмотреть только во внутрифирменном локальном акте (например, во внутреннем трудовом распорядке).

Другое дело – многосменный режим работы или выполнение трудовых функций работниками по скользящему графику. Здесь уже без грамотно составленного графика работы не обойтись. Как это сделать, расскажем в следующем разделе.

Как составить график рабочего времени?

Рассмотрим алгоритм составления графика работы сотрудников. Он включает 5 основных этапов:

• выбор учетного периода (месяц, квартал, год);
• продолжительность загрузки рабочего места в течение учетного периода (фонд времени обслуживания рабочего места в часах);
• определение нормы рабочего времени (исходя из максимально допустимой нагрузки);
• расчет нормативного числа работников;
• оформление результатов расчетов в форме графика.

Каждый рассчитываемый показатель индивидуален для различных категорий работников и производственно-технологических особенностей компании.

К примеру, в компании с сезонными особенностями работы разумно выбрать длительность учетного периода в 1 год, а при расчете фонда времени загрузки рабочего места ориентироваться на максимально допустимую нагрузку (ст. 104 ТК РФ). При круглосуточном режиме работы она составит 8 760 час. (365 дн. × 24 час.).

Важно! При расчете нормы рабочего времени для конкретного работника необходимо исключить перерывы в работе – отпуска всех видов, периоды нетрудоспособности, донорские дни и иные аналогичные периоды, в течение которых работник фактически не осуществляет свои трудовые функции.

Нормативная численность работников определяется простым математическим делением фонда времени обслуживания рабочего места на норму рабочего времени.

На последнем этапе формирования графика необходимо равномерно распределить нагрузку между членами трудового коллектива.

Важно! При оформлении графика необходимо учитывать законодательно установленное условие о как минимум 42 часах еженедельного непрерывного отдыха (ст. 110 ТК РФ).

После всех расчетов и наглядного оформления графика его необходимо разместить в наиболее доступном для обозрения месте и ознакомить с ним всех сотрудников.

Итоги

График рабочего времени обычно оформляется в табличной форме и содержит информацию о начале, продолжительности и окончании рабочего времени, а также о периодах отдыха.

Оформление этого документа не является законодательно установленной обязанностью работодателя, однако позволяет организовать непрерывный рабочий процесс и не нарушить нормы трудового законодательства.

Режим рабочего времени представляет собой определенный порядок распределения рабочего времени, который устанавливается непосредственно организацией правилами внутреннего распорядка либо коллективным договором на основании ТК РФ и иных федеральных законов. Графики рабочих смен утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников и характера работ. Так, например, режим рабочего времени работников связи и транспорта регулируется ч. 2 ст. 100 Трудового кодекса, режим работы вахтовых работников определяется гл. 47 ТК РФ, а лица, заключившие трудовой договор с физическим лицом, устанавливают режим работы и отдыха по взаимного соглашению обоих сторон (ст. 305 ТК). Отметим, что в последнем случае продолжительность рабочей недели, равно как и ежегодный оплачиваемый отпуск, не могут быть больше либо меньше норм, установленных трудовым законодательством. Режим рабочего времени может быть установлен в индивидуальном порядке для отдельных работников, быть единым для всех сотрудников или различаться в зависимости от характера работы работников различных подразделений организации. Данный порядок предусматривает режим рабочей недели, например, 5-тидневная с двумя выходными, 6ти-дневная с одним выходным днем либо иной режим работы, рабочая неделя в соответствии со сменным графиком или выходными по скользящему графику (при непрерывном производстве). Рабочий день в соответствии с режимом рабочего времени предусматривает:

• общую продолжительность ежедневной рабочей смены;
• время начала и время окончания работы;
• время, отведенное для перерывов;
• количество установленных в сутки смен;
• порядок рабочих и выходных дней;
• список сотрудников, работающих в режиме ненормированного рабочего дня.

Режим рабочего времени – строго регламентированный законами РФ правовой аспект, которым, с одной стороны обеспечивается надлежащая охрана труда работника, и, соответственно, с другой – отдача работником необходимой производительности труда.

Работодатель не имеет права привлекать к работе работника в течение 2-х смен подряд, также как и к работе в ночные смены при наличии запрета у работника на работу в ночное время.

Виды режимов рабочего времени

В соответствии с гл. 16 Трудового кодекса в России действуют общие (применимы для всех работников организации) и особые режимы работы (отличаются продолжительностью рабочего дня либо нестандартным распределением рабочего времени в течение всего календарного периода), в частности:

• обычный (односменный) режим работы;
• ненормированный рабочий день;
• гибкий режим рабочего времени;
• сменный режим рабочего времени;
• работа вахтовым методом;
• режим раздробленного рабочего времени (смена, разделенная на части).

Остановимся более подробно на некоторых из них.

Обычный режим работы

Обычный режим работы (на практике считается односменным) устанавливается с учетом рабочего времени и может быть с дневным, недельным или суммированным учетом.

Любая работа, выполняемая сверх нормы дневного рабочего графика, является сверхурочной работой (ст. 99 ТК РФ).

При суммированном учете рабочего времени предполагается совокупность более продолжительного периода работы, в частности, за месяц, квартал или год. Основной задачей суммированного учета рабочего времени является соответствие нормы рабочего дня продолжительности рабочего времени за весь учетный период. Такой метод установки режима рабочего времени, как правило, применяется при организации работ вахтовым методом, транспортных, услуг связи и другие. Отметим, что суммированный учет рабочего времени не предусматривает ограничения по продолжительности рабочей смены, но и как правило, она составляет 8-12 часов.

Ненормированный режим рабочего дня

Режим относится к особому режиму работы, который регулируется ст. 101 ТК РФ и предполагает исполнение трудовых функций работником вне продолжительности действующего графика рабочего времени. Главной отличительной особенностью данного режима работы является то, что работник, подчиняясь общему режиму работы, может быть привлечен работодателем для осуществления своих трудовых обязанностей до начала или по окончании рабочей смены.

Важно отметить, что работа с ненормированным режимом рабочего времени предполагает выполнение работником в дополнительное время только своих трудовых обязанностей, прописанных в трудовом договоре. Работодатель не вправе требовать от работника исполнение работ, не соответствующих трудовому договору (ст. 60 ТК РФ).

Список должностей, которые могут соответствовать ненормированному рабочему времени, определяется коллективным договором либо правилами внутреннего трудового распорядка предприятия. Режим ненормированного рабочего дня может быть применен к лицам:

1. управленческого, административного, хозяйственного или технического персонала;
2. работающим без учета рабочего времени;
3. работающим по графику с дроблением рабочего времени на части неопределенной продолжительности.

Работник, работающий в установленном режиме ненормированного рабочего дня, может быть привлечен к выполнению своей работы вне графика без его согласия только эпизодически, тем самым, исключая систематическую переработку. При этом работник не вправе отказаться от исполнения таких работ за пределами установленной нормы продолжительности рабочего времени. Работники, график продолжительности рабочего времени которых является ненормированным, получают ежегодный оплачиваемый отпуск (не менее 3 календарный дней), при этом выходные и праздничные дни используются ими на общих основаниях. Также, на основании ст. 119 ТК РФ переработка свыше нормальной продолжительности режима рабочего времени может быть компенсирована с письменного согласия самого работника, как сверхурочная работа.

Гибкий режим рабочего времени

Данный режим представляет собой форму организации труда с саморегулированием продолжительности, начала и окончания рабочего дня. Однако, даже при гибком графике работы необходимо отработать установленное трудовым законодательством количество рабочих часов за определенный период – день, неделя, месяц (ст. 102 ТК РФ). Режим гибкого рабочего времени предусматривает скользящий график работы, который устанавливается по взаимному согласию работника и работодателя при приеме на работу либо в течение всей трудовой деятельности. Данный режим может быть установлен как на определенный, так и на неопределенный срок, оформляется распорядительным документом работодателя. Режим гибкого рабочего времени чаще всего применим в случаях, когда использование обычных графиков малоэффективно или невозможно. Нецелесообразным является применение режима гибкого рабочего времени в случаях непрерывного производства, трехсменных графиков работы, а также при видах производства с особыми правилами техники безопасности. Применение гибкого графика работы не влияет на оплату труда, начисление трудового стажа, предоставлении льгот. Такой режим работы не вносится в трудовую книжку работника. Основными составляющими гибкого режима работы принято считать:

1. Гибкое время – начало и конец рабочей смены, когда работник имеет право начать и заканчивать работу в удобное для него время.
2. Фиксированное время – период рабочей смены, когда работник обязан находиться на рабочем месте.

Продолжительность основных составляющих частей гибкого режима рабочего времени определяется правилами внутреннего трудового распорядка организации. Учетным периодом могут считаться неделя, месяц, квартал и другие варианты режимов, которые более удобны для работника и организации.

Работники, исполняющие свои трудовые обязанности по гибкому графику, могут быть привлечены выполнению сверхурочной работы в порядке, предусмотренном ст. 99 ТК РФ.

Сменный режим рабочего времени, как правило, вводится на производстве в целях повышения эффективности использования оборудования и увеличения объема производимой продукции, при этом рабочий период производственного процесса значительно выше допустимой продолжительности ежедневного рабочего графика. Графиком сменности распределяется рабочее время работников, которые связаны производственным процессом, либо для отдельных категорий работников. График рабочих смен определяет количество смен, время начала и окончания смены, порядок чередования, устанавливает перерывы для питания и отдыха. Сменный режим рабочего времени обязательно утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников (например, профсоюзного комитета), который должен быть уведомлен об этом не позднее, чем за 1 месяц до начала работы по этому графику. Изменение сменного режима рабочего времени невозможно. На основании ст. 110 Трудового кодекса РФ все графики сменности составляются с учетом предоставления работникам еженедельного непрерывного отдыха, продолжительность которого должна составлять не менее 42 часов. Междусменный отдых должен быть не меньше двойной продолжительности рабочего времени, предшествующего отдыху в смене. Привлечение к исполнению трудовых обязанностей работника в течение двух смен подряд не допускается.

Вахтовый режим рабочего времени

Является формой исполнения трудовой деятельности работником без возможности ежедневного возвращения к месту проживания. Такой режим, как правило, применяется работодателями при строительстве или реконструкции объектов в целях сокращения сроков реализации проектов. Вахтовый режим предполагает предоставление работникам условий для нормального проживания, чаще всего, это создаваемые работодателем специальные мобильные здания и сооружения, оборудованные всем необходимым. Период продолжительности вахты определяется трудовым законодательством и составляет не более 1 месяца (в случае увеличения срока вахты до 3-х месяцев, ст. 299 ТК РФ, работнику производится доплата). Продолжительность рабочей смены во время вахты должна составлять не более 12 часов. Для расчета используется суммированный учет рабочего времени за месяц, квартал или 1 год. В этот учетный период включается общее рабочее время, время, затраченное на дорогу до пункта сбора, места выполнения работ и обратно, время отдыха, которое совпадает с календарным периодом. График работы вахтовым методом доводится до работников не позднее, чем за 2 месяца. Данный режим предусматривает ряд ограничений (ст. 298 ТК РФ), по которому на работу вахтовым методом не могут быть привлечены:

• работники до 18 лет;
• беременные женщины;
• женщины, на иждивении которых находятся малолетние дети в возрасте до 3-х лет;
• работники, которые имеют медицинские противопоказания.

Режим раздробленного рабочего времени

Этот режим регулируется ст. 105 ТК РФ, и, как правило, применим при производстве работ с неодинаковой интенсивностью в течение всей рабочей смены. К примеру, раздробленный режим работы используется организациями, оказывающими транспортные услуги населению, услуги связи и торговли. Разделение рабочего времени осуществляется работодателем в соответствии с правилами внутреннего распорядка организации, составленными с учетом мнения профсоюзного органа. Российское трудовое законодательство не предусматривает, на сколько частей может быть разделен рабочий день, но, как показывает практика, смена делится на 2 или более частей, неоплачиваемый перерыв между ними может составлять не более 2-х часов.

Режим сокращенного рабочего времени

Кроме нормальных режимов рабочего времени, российским трудовым законодательством предусмотрен режим сокращенного рабочего времени, продолжительность которого составляет менее 40 часов в неделю, установленных законом. В соответствии со ст. 92 ТК РФ данный график работы сокращает продолжительность рабочего времени:

• для работников, возраст которых составляет до 16 лет – 16 часов в неделю;
• для работников-инвалидов I и II групп – 5 часов в неделю;
• для работников в возрасте от 16 до 18 лет – 4 часа в неделю;
• для работников, чей вид деятельности связан с опасными (вредными) условиями труда.

Важно помнить, что сокращенное рабочее время является непосредственной обязанностью администрации организации. Данное положение законодательства требует неукоснительного исполнения.

!

Важно! Обязательными для включения в ПВТР являются следующие условия:

• режим работы;
• время отдыха.

!

I. Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды, которые нормативными правовыми актами Российской Федерации отнесены к рабочему времени.

Режим рабочего времени — порядок распределения времени работы в пределах определенного календарного периода (месяца, недели и т.п.).

Важно! Режим рабочего времени устанавливается каждым работодателем в зависимости от характера производства, особенностей трудового процесса, нормы рабочего времени, условий деятельности и иных факторов.

При формировании раздела ПВТР о режиме рабочего времени работодателю необходимо определить следующие параметры (ст. 100 ТК РФ):

1. продолжительность рабочей недели:

— пятидневная с двумя выходными днями;

— шестидневная с одним выходным днем;

— рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику;

— неполная рабочая неделя;

2. работа с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников (при наличии таких в организации);

3. продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены);

4. время начала и окончания работы;

5. время перерывов в работе;

6. число смен в сутки;

7. гибкое рабочее время;

8. разделение  рабочего дня на части;

9. чередование рабочих и нерабочих дней (например, предоставление выходных дней по скользящему графику) и др.

Важно! Для некоторых категорий работников федеральными органами исполнительной власти могут быть установлены особенности режима рабочего времени, которые работодателю необходимо учитывать при составлении ПВТР.

Например, такие особенности установлены для работников транспорта, для работников связи.

Если по условиям производства или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени. При этом, продолжительность рабочего времени за учетный период (не более одного года) не должна превышать нормального числа рабочих часов (из расчета 40 часов в неделю).

В таком случае работодателю необходимо в разделе ПВТР «Режим рабочего времени» предусмотреть порядок введения суммированного учета рабочего времени.

Если для конкретного работника по соглашению сторон устанавливается иной режим работы, то у работодателя отсутствует обязанность вносить изменения в ПВТР.

В данном случае режим работы, отличающийся от принятого в организации, должен быть отражен в трудовом договоре с работником (дополнительном соглашении к трудовому договору) в качестве обязательного условия.

Однако если иной режим работы в силу закона установлен для отдельной категории (группы) работников, это обстоятельство следует отразить в Правилах ВТР.

!

II. Время отдыха — время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.

Видами времени отдыха, согласно ст. 107 ТК РФ, являются:

• перерывы в течение рабочего дня (смены);
• ежедневный (междусменный) отдых;
• выходные дни (еженедельный непрерывный отдых);
• нерабочие праздничные дни;
• отпуска.

Важно! В ПВТР следует указать все виды времени отдыха, предоставляемого работникам с учетом требований ст. 107 ТК РФ.

При установлении порядка предоставления перерывов для отдыха и питания (обеденный перерыв) необходимо указать:

• время его начала и окончания;
• продолжительность. Минимальная продолжительность такого перерыва – 30 минут в день, максимальная — 2 часа в день;
• условие о том, что такой перерыв не предоставляется работникам, если установленная им продолжительность ежедневной работы (смены) не превышает четырех часов;
• перечень работ, где по условиям производства (работы) предоставление перерыва для отдыха и питания невозможно, а также места для отдыха и приема пищи в рабочее время для таких случаев.

При необходимости предоставления специальных перерывов, обусловленных технологией и организацией производства и труда, должен быть указан перечень работ, предусматривающих предоставление работникам в течение рабочего времени таких перерывав, а также порядок их предоставления.

По аналогии с индивидуальными условиями режима рабочего времени закон допускает установление конкретному работнику времени отдыха, отличающегося от общего порядка, установленного работодателем. Такие индивидуальные условия также не обязательно включать в ПВТР, достаточно отразить их в трудовом договоре (дополнительном соглашении к трудовому договору).

В ПВТР следует указать, какие конкретно дни недели являются выходными. Общий порядок может предусматривать несколько режимов  рабочего времени и времени отдыха. В этом случае условия о выходных днях для каждой из категорий работников определяются отдельно.

Важно! Устанавливая в ПВТР выходные дни, работодателю следует руководствоваться правилом о том, что в Российской Федерации общим выходным днем является воскресенье.

Таким образом, при пятидневной рабочей неделе второй выходной день должен быть установлен правилами внутреннего трудового распорядка либо коллективным договором. Выходные дни, как правило, предоставляются подряд (в любой последовательности, но в очередь друг за другом).

При шестидневной рабочей неделе  выходной день только один, и он должен быть предоставлен в воскресенье. Из общих правил есть исключение. Так, если приостановка работы в выходные дни невозможна, например, при непрерывном производстве, то ПВТР с учетом ч. 3 ст. 111 ТК РФ должны предусматривать предоставление выходных в различные дни недели поочередно каждой группе работников.

В ПВТР должно быть указано, что при сменной работе выходные предоставляются согласно графику.

При установлении продолжительности еженедельного непрерывного отдыха, следует руководствоваться требованиями ст. 110 ТК РФ, согласно которым такой вид отдыха не может быть менее 42 часов (за исключением случаев, когда вводятся специальные меры в сфере экономики, а Правительство Российской Федерации установило особенности правового регулирования трудовых отношений в отдельных организациях, их структурных подразделениях и на отдельных производственных объектах).

Для отдельных категорий работников, как правило, имеющих особый характер работы, нормативными правовыми актами Российской Федерации может быть предусмотрено, что при суммированном учете рабочего времени является допустимым уменьшение продолжительности еженедельного непрерывного отдыха  в отдельные недели по сравнению с установленной законодательством. Однако за учетный период такая продолжительность должна составить в среднем не менее 42 часов.

Регламентируя в ПВТР условия и порядок предоставления  ежегодного основного оплачиваемого отпуска,  необходимо указать его продолжительность:

• минимальная — 28 календарных дней (ч. 1 ст. 115 ТК РФ);
• если в организации имеются работники, которым положен удлиненный отпуск  (ч. 2 ст. 115 ТК РФ), работодателю следует это отразить.

В ПВТР также необходимо перечислить все виды дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков, предоставляемых работникам в случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, коллективными договорами и соглашениями.

Это могут быть отпуска:

• установленные законодательством, например,

— работникам за работу во вредных или опасных условиях труда,

— работникам, имеющим особый характер работы,

— работникам с ненормированным рабочим днем,

— работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях,

• отпуска, предоставляемые работникам по инициативе работодателя, например, за стаж работы.

Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем приводят в ПВТР. Допускается оформление такого перечня в виде приложения к правилам в качестве их неотъемлемой части.

Включение в ПВТР информации о перечне нерабочих праздничных днях является правом работодателя, а не обязанностью.