Распорядок дня логиста в транспортной компании

1. Утренний обзвон клиентов: мониторинг качества произведенных отгрузок и сбор заявок, внесение информации в систему и направление её руководителю.

2. Оформление заявок

3. Контроль машин в пути. Контрольное время занесение информации два раза в день 10 ч и 17 ч.

4. Занесение контактов в Базу по перевозчикам.

5. Заключение договоров, получение оригиналов и копии документов.

6. Прозвон новых перевозчиков по базам и проработка перевозчиков по направлениям.

7. Рассылка предложений и информации о загрузках.

8. Поиск автотранспорта и ведение базы перевозчиков, проверка перевозчиков;

9. Заключение договоров на перевозки с ТЭК, ИП и получение необходимых документов (регистрация договоров в реестре)

10. Обработка заказов (выставления заказа в АТИ, обзвон текущих перевозчиков, поиск новых)

11. Заказ автотранспорта, контроль своевременной подачи ТС, отслеживание графика перевозок информирование КЛИЕНТА о времени убытия и прибытия грузов;

12. Создание заявки (доверенности) на перевозку груза, отправление заявки по электронке или по факсу, получение подтверждения заявки от перевозчика;

13. Создание деклараций и высылка информации в страховую компанию для акцептации, получение акцептированной декларации от страховой компании.

14. Направление подтвержденной заявки (доверенности, декларации) КЛИЕНТУ по эл. почте;

15. Получение и проверка перевозочных документов (ТН, ТТН) от ТЭК или ИП, занесение в файл по перевозкам, создание экспедиторских отчетов, архивирование всех полученных документов;

16. Передача перевозочных документов в бухгалтерию, в коммерческий департамент;

17. Решение спорных вопросов и конфликтных ситуаций;

18. Утренний и дневной контроль машин, которые находятся в пути или на погрузках/выгрузках.

19. Получение и проверка перевозочных документов (ТН, ТТН) от ТЭК или ИП, занесение в файл по перевозкам прописать пункты по возврату документов в течение 3-5 дней, оплата будет производиться в течение 5-7 дней, при возврате документов от 7 до 10 календарных дней оплата в течение 10 дней, все что свыше в течение 15 дней)

04.09.2019

3278

9

Автор: Елизавета Махнутина

Недавно мы написали статью о 5 точках роста, которые позволят увеличить рентабельность сделок. Проведение оперативок — одна из них. Такие утренние совещания помогают спланировать рабочий день, чтобы все ресурсы сотрудников были направлены на получение прибыли, а не рутинные операции.

Готовимся к оперативке 

Логисты с 9 до 10 утра заносят новые заказы: до утреннего собрания журнал заказов должен быть обновлен. Менеджеры, которые ежедневно отгружают и работают с одними и теми же заказчиками, обычно справляются с этой задачей за 10-15 минут: им достаточно этого времени, чтобы уточнить все детали перевозки.

Затем менеджеры печатают отчет для себя и руководителя и направляются на оперативку.

10:00 — совещание началось

Взбодрить всех менеджеров-логистов, поставить цели и задачи на день, разобрать, кто, что и как собирается сегодня делать — вот основные задачи руководителя отдела логистики на оперативке. Для этого вполне хватит от 30 минут до часа — не больше.

При этом главное не просто поставить задачи, а понять, правильно ли логисты их поняли. Даже отличные стратегии могут ни к чему не привести, если их исполнение хромает. 

Теперь подробнее о вопросах, которые специалисты обсуждают на утренних совещаниях.

Вопрос 1. Контроль машин в пути

С этого вопроса начинается совещание. Нужно убедиться, все ли транспортные средства под контролем:

• погрузились/разгрузились ли ТС в установленные сроки,

• есть ли риски опозданий водителей и срывов перевозок,

• какие действия планируют выполнить логисты, чтобы решить проблемы (если они есть).

Почему это так важно? Своевременный контроль машин в пути позволит вам показать и доказать высокий уровень сервиса.

Заказчики, пользователи «Умной Логистики Cargo», часто говорят: «Если нас предупреждают о проблеме заранее, мы не выставляем претензию — просто договариваемся с работниками склада на погрузке/выгрузке». Однако случается, что логист заключает слишком много сделок, не успевает контролировать ход каждой перевозки и не предупреждает заказчика о возникших проблемах. Это приводит к его логичному недовольству и падению лояльности. 

Инструмент, который поможет контролировать машины в пути: «Отчет по машинам в пути». 

А приложение «Умный Водитель» еще больше облегчит работу. Местоположение водителя автоматически прикрепляется в раздел «Трекинг» (находится в заявке на перевозку), поэтому логисту не нужно тратить время на звонки каждые 3 часа, а водителю — отвлекаться от вождения.

Вопрос 2. Стратегии закрытия заказов

7-8 заказов в «Журнале заказов» должно быть у каждого логиста, чтобы точно закрыть минимум 5 сделок в день.

Случается, что добавленные 2 заказа (единственные у менеджера) не получается закрыть: в регионе временно нет транспорта. В итоге день проходит впустую. Другой логист наоборот слишком загружен и не успевает закрывать заказы, а это упущенная прибыль. Надо бы второму менеджеру передать заказы первому.

Поэтому так важно координировать нагрузку сотрудников — лучше как раз на оперативке. Инструмент, который поможет это сделать: «Аналитика по заказам на перевозку».

Кроме того, по каждому заказу совместно с менеджерами должна быть выработана стратегия заключения сделки: логисту нужно четко понимать, как он закроет свои заказы. Например, где-то стоит поднять ставку заказчику или поменять стратегию поиска машин.

Вопрос 3. Анализ эффективности логистов

У менеджеров нет заказов? Нужно понять, почему.

Откройте «Отчет по работе с клиентами»: он показывает 2 последних взаимодействия менеджеров с клиентами — заказчиками и перевозчиками.

Добавленные менеджерами комментарии помогут понять, почему у конкретного логиста не хватает заказов. Возможно, он не поддерживает связь с заказчиками? Комментарии должны обновляться как минимум 1 раз в неделю. 

При открытии расширенной формы отчета вы оцениваете маржинальную прибыль, количество принятых заказов на перевозку, а также количество совершенных перевозок за выбранный период.

С помощью отчета руководитель найдет точки роста своего логиста и обсудит их с ним, чтобы менеджер выполнил намеченный план по заказам и получил достойную зарплату по итогам месяца. А бизнес — рост прибыли и лояльности заказчиков.

Заключение рентабельных сделок — главная цель оперативок. Проработка стратегий закрытия заказов позволяет логистам достичь этой цели быстрее и проще.

Промышленность

Избранное Промышленность

Ритейл

Избранное Ритейл

Автомобили и запчасти

Избранное Автомобили и запчасти

Интернет-торговля и фулфилмент

Избранное Интернет-торговля и фулфилмент

Продукты питания и фреш

Избранное Продукты питания и фреш

ПОДПИСКА НА НОВОСТНУЮ РАССЫЛКУ

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 8 сентября 2014 г. № 616н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по логистике на транспорте»» (с изменениями и дополнениями) и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности менеджера по логистике: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Менеджер по транспортной логистике относится к категории специалистов.
1.3. Менеджер по транспортной логистике назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Менеджер по транспортной логистике подчиняется непосредственно руководителю отдела логистики.
1.5. Во время отсутствия менеджера по транспортной логистике его права и обязанности возлагаются на других специалистов отдела логистики, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность менеджера по транспортной логистике назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование (программы подготовки квалифицированных рабочих, служащих) или высшее образование (бакалавриат).
1.7. Менеджер по транспортной логистике должен знать:
• основы логистики и управления цепями поставок;
• нормативные правовые акты, регламентирующие перевозки;
• порядок оказания логистическихуслуг;
• методологию организации перевозок грузов в цепи поставок;
• правила перевозки грузов на различных видах транспорта;
• методику расчета стоимости перевозки;
• действующие системы тарификации основных перевозчиков по основным направлениям;
• системы тарифов, скидок, льгот на перевозки;
• основы типов и параметров (грузоподъемность, грузовместимость, габаритные размеры грузового отсека) подвижного состава различных видов транспорта, используемых в перевозках;
• особенности перевозки специальных, опасных, негабаритных грузов различными видами транспорта;
• нормы и нормативы операций по погрузке или выгрузке груза;
• правила исчисления оплаты и сборов на различных видах транспорта;
• структуру коммерческого предложения;
• особенности составления договора на транспортно-экспедиторское обслуживание;
• российские и международные законы и нормативные акты, относящиеся к транспортно-экспедиционной деятельности в необходимом для выполнения служебных обязанностей объеме;
• правила и порядок оформления транспортно-сопроводительных, транспортно-экспедиционных документов на различные виды транспорта;
• перечень документов, необходимых для организации перевозки;
• правила оформления договоров, дополнительных соглашений, приложений;
• порядок согласования документов;
• правила корпоративного документооборота;
• правила оформления финансовых документов;
• правила оказания услуг курьерской службой и экспресс-почтой;
• основы процессного управления;
• цели компании, распределение обязанностей в подразделении;
• корпоративные информационные системы;
• основы управления персоналом;
• назначение и функции различных подразделений организации;
• основы системного анализа;
• организационную структуру управления организацией;
• основы маркетинга и маркетинговых инструментов;
• принципы прогнозирования и планирования в логистике;
• нормативные документы по организации конкурсных процедур;
• основных компаний-партнеров, их руководство и непосредственных исполнителей;
• нормативные документы организаций-перевозчиков;
• профессиональные термины на иностранном языке (Incoterms, EDI);
• основы критериального анализа;
• порядок заключения договоров с подрядчиками;
• основы гражданского законодательства;
• коммерческую политику компании;
• политику компании в области клиентского сервиса;
• правила внутреннего трудового распорядка, действующие в организации;
• правила делового общения и деловой переписки.
1.8. Менеджер по транспортной логистике должен уметь:
• определять возможные маршруты;
• рассчитывать ставки и сроки доставки на основе полученных данных в отведенное время;
• рассчитывать стоимость перевозки на основе имеющихся данных;
• запрашивать необходимые для подготовки коммерческого предложения данные у подрядчиков;
• разрабатывать оптимальные схемы прохождения груза от пункта отправления до пункта назначения в короткие сроки и при оптимальных затратах;
• правильно оформлять документацию в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и международных актов;
• принимать и проверять документы, необходимые для перевозки грузов, на правильность и полноту заявляемых сведений и наличие сопроводительных документов;
• составлять компетентный запрос клиенту на получение документов для организации перевозки;
• работать с различными видами транспортно-сопроводительных и транспортно-экспедиционных документов;
• работать в корпоративных информационных системах;
• работать с финансовыми документами;
• вести документооборот в рамках выполнения служебных обязанностей;
• анализировать информацию и оперативно формировать отчеты о результатах перевозки;
• анализировать и проверять документы на соответствие правилам и порядку оформления транспортно-сопроводительных, транспортно-экспедиционных, страховых и претензионных документов, договоров, соглашений, контрактов;
• осуществлять разработку эффективных схем взаимоотношений в процессе оказания логистической услуги перевозки груза в цепи поставок;
• получать и анализировать информацию о планируемых мероприятиях по приемке и отправке грузов, их периодичности, количественных характеристиках;
• составлять графики грузопотоков, определять способы доставки, виды транспорта;
• осуществлять контроль поступления информации о прибытии груза;
• оперативно проводить анализ рынка подрядчиков в условиях недостаточности информации;
• вести переговоры с подрядчиками, в т.ч. в условиях дефицита времени;
• проводить конкурсные процедуры;
• владеть иностранным языком на уровне, необходимом для компетентного решения производственных задач;
• устанавливать требования к результату перевозки и ранжировать их по степени значимости для клиентов;
• профессионально работать с претензионной документацией;
• оформлять документы на несоответствующую услугу;
• проводить переговоры с клиентами из различных отраслей экономики по претензионным случаям;
• соблюдать правила делового общения и деловой переписки.
1.9. Менеджер по транспортной логистике руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• международными правилами торговли;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности менеджера по транспортной логистике

Менеджер по транспортной логистике выполняет следующие должностные обязанности по организации международных и/или внутренних перевозок:

2.1 разработка оптимальных логистических цепочек;
2.2 координация и контроль перемещения грузов на всех этапах перевозки;
2.3 планирование и отслеживание графиков загрузки транспорта;
2.4 расчет стоимости перевозок, анализ и минимизация издержек;
2.5 взаимодействие с таможенными брокерами, сертификационными центрами;
2.6 ведение товарно-транспортной документации;
2.7 работа с рекламациями;
2.8 мониторинг рынка транспортных услуг.

III. Права менеджера по транспортной логистике

Менеджер по транспортной логистике имеет право:

3.1. Запрашивать у руководителя отдела логистики информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у руководителя отдела логистики и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать руководителя отдела логистики о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя отдела логистики предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность менеджера по транспортной логистике

Менеджер по транспортной логистике несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1 Менеджер по транспортной логистике работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя отдела логистики планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю отдела логистики отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя отдела логистики нормативно-правовую информацию и
5.5. знакомится с ней под роспись.
5.6. Доводит до сведения руководителя отдела логистики информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.7. Оперативно взаимодействует с другими специалистами отдела логистики в целях повышения качества работы отдела.
5.8. Исполняет должностные обязанности других специалистов отдела логистики во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Читайте также

По согласованию с руководителем, в зависимости от приоритетов и планов компании, менеджер корректирует планы на день. Также на утренней планерке руководитель организует обсуждение сложных моментов вчерашнего дня и устраивает деловую игру на отработку сложных ситуаций с клиентом (при этом менеджер, столкнувшийся со сложностями, выступает в роли клиента).

День – это время только для контактов с клиентами, только звонки и встречи, больше ничего! вся текучка переносится на вечер. никаких табличек и отчетов днем не может быть. деловая активность менеджера должна совпадать с активностью его клиентов. до выполнения норматива (рекомендуемые нормативы – 3 встречи в день, 30 звонков по новым клиентам в день) менеджер не переходит к «вечерним» задачам. alt=»Как расписать режим рабочего дня логиста оператора»>

Качество работы логистического оператора

Но все эти вопросы должны решаться в четком взаимодействии с клиентом, ведь только он сам знает все особенности своей продукции, отношений с поставщиками и заказчиками, а типовые складские процессы оператора не всегда соответствуют тем условиям, которые необходимы конкретному заказчику. Клиент часто сообщает о переезде на склад за 2–3 дня, а иногда после долговременных переговоров информация приходит за несколько часов до поступления товара.

Но большинство компаний, не имея опыта общения с логоператором, при переходе на аутсорсинг просто не знают, как грамотно построить взаимодействие, чтобы получить максимальную выгоду для своего бизнеса. Результатом такого неведения становятся недовольство качеством предоставляемых услуг и негативное отношение к аутсорсингу в целом.

Однако, чтобы удовлетворить требования клиента, логоператору следует вникнуть в то, что же именно тот хочет получить.

Обязанности диспетчера.

Должностная инструкция диспетчера автомобильного транспорта

Необходимо, чтобы готовая продукция была сдана в срок.В обязанности диспетчера входит составление расчета использования ресурсов, установление норм запасов и организация новых подач.Если на производстве произошли нарушения, контрольный диспетчер должен выявить его причину самостоятельно или вызвать вспомогательную службу для решения проблемы.При устройстве на работу он должен научиться пользоваться плановой документацией.

По ней будет осуществляться контроль работы предприятия.Диспетчер на производстве – это ответственное лицо. В его обязанности входит осуществление контроля всего процесса. Он имеет права внедрять новые технологи с согласия своего прямого начальника, если считает, что они положительно отразятся на качестве работы предприятия. Каждое выполненное действие диспетчер обязан вписать в журнал отчета.Транспортный диспетчер – это ответственное лицо.

Образец должностной инструкции логиста

сферы функционирования работника; утверждение порядка подбора персонала на данную должность; регламентирование трудоустройства; структура подчиненности; источники получения информации; исполнение обязанностей в моменты отсутствия; ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований к работе. Работник в зависимости от размера компании, объемов возложенных обязанностей может по штатной расстановке относиться как к рядовым специалистам, так и к руководящим должностям.

Должностная инструкция может быть составлена работником кадровой или юридической службы, руководством или непосредственно логистом.

Определим основные цели и задачи логиста: Создание и поддержание непрерывного функционирования логистической

Как правильно отразить режим рабочего времени по графику «сутки через трое»

О привлечении работника к работе в установленный для него графиком выходной работодатель должен издать отдельное письменное распоряжение.

Обоснование вывода: 1. В соответствии с частью первой ст. 100 ТК РФ режим рабочего времени должен предусматривать продолжительность рабочей недели (пятидневная с двумя выходными днями, шестидневная с одним выходным днем, рабочая неделя с предоставлением выходных дней по скользящему графику, неполная рабочая неделя), работу с ненормированным рабочим днем для отдельных категорий работников, продолжительность ежедневной работы (смены), в том числе неполного рабочего дня (смены), время начала и окончания работы, время перерывов в работе, число смен в сутки, чередование рабочих и нерабочих дней, которые устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а для работников, режим рабочего времени которых отличается от общих правил, установленных у данного работодателя, — трудовым договором.

4 основные ошибки в работе логиста.

Выяснив потребности клиента, логист может несколько изменить данные (перепутать с другим заказом, не сказать важные моменты).

У водителя будет искаженные данные о полученном заказе. Чтобы избежать таких ошибок необходимо вести журнал заявок, где четко и правильно указывать информацию, полученную от клиента, чтобы верно доводить ее до водителя. 3) Невежливое общение с клиентом.

Существуют правила этикета, которые мы рекомендуем вам использовать: • Поднимайте трубку не позднее третьего звонка. Если вы пропустили звонок, обязательно перезвоните, как только появится возможность. • При входящем звонке не забывайте представляться: Компания «Диспетчерская 33», имя диспетчера, здравствуйте/добрый день/добрый вечер».

Как правильно рассчитать график работы сотрудников

Тем не менее, к любому графику применяются некоторые стандартные требования.

При внесении любых коррективов в график, изменения должны вноситься и документ, приложением которого является таковой.

Например, в . Для правильного составления графика работы следует учитывать продолжительность трудового процесса. К примеру, если деятельность происходит лишь в одну смену, то график приближается к рабочему дню в восемь часов с часовым обеденным перерывом.

Во внимание следует принимать специфику работы, ее особенности и нюансы.

Любой аспект должен быть тщательно проанализирован.

Основные особенности режима рабочего времени в трудовом договоре

Началом развития принято считать тейлоризм, он оказывал максимальное влияние на рабочий процесс в начале 19-го века.

Эффективное превращение рабочего времени в конечный продукт — важная задача для многих дисциплин.

Экономика, социология, психология интенсивно занимаются этим вопросом. Режимом рабочего времени называют время, в течение которого сотрудник выполняет свои трудовые обязанности.

Формы записи

Вечером менеджер занимается «текучкой», то есть такими делами, которые не требуют общения с клиентами: вносит результаты встреч с клиентами в CRM, готовит расчеты и коммерческие предложения для клиентов, посещенных днем, собирает информацию о клиентах, к которым поедет завтра, готовится к встречам, готовит и передает на подпись директору договоры и счета, занимается подготовкой и согласованием технических заданий для других отделов компании; производит поиск клиентов в доступных источниках, вносит в CRM план звонков на следующий день, заполняет ежедневный отчет менеджера.

Учимся управлять грузопотоками: полезные советы логисту

Как же превратиться из «зеленого» новичка в прожженного и умудренного опытом логиста?

Прежде, чем давать советы логисту по работе, нужно определить – чем все же должен заниматься логист и какие требования предъявляют работодатели к специалистам данной профессии?