Расчет мотивации сотрудников компании на основе kpi

Содержание

Нередко предприниматели теряют контроль над растущими темпами производства и не могут рассмотреть каждого сотрудника как рабочую единицу. Чтобы уволить человека или увеличить ему зарплату, личных наблюдений недостаточно. KPI, или ключевой показатель эффективности помогает организациям оценить продуктивность сотрудников и проанализировать деятельность компании. Этот инструмент позволяет грамотно управлять бизнес-процессами, достигать стратегических и тактических целей, мотивировать персонал.

Что такое ключевые показатели эффективности — KPI

Ключевой показатель эффективности или KPI, Key Performance Indicator — это измеримая величина, которая демонстрирует, насколько эффективно компания достигает ключевых бизнес-целей.

Организации используют KPI нескольких уровней. KPI высокого уровня могут фокусироваться на общей эффективности бизнеса, в то время как KPI низкого уровня — на процессах в конкретных отделах: продажи, маркетинг, отдел кадров, поддержка и другие.

Если говорить, что такое KPI простыми словами, то это — цель, к которой надо стремиться. Грубо говоря, это маркер эффективности и продуктивности сотрудников, перед которыми стоят эти цели. KPI рассчитывается отдельно как для каждого сотрудника, руководителя, так и всего подразделения. Иногда под KPI понимают процент выполнения или план по конкретной метрике.

Например, для маркетолога это будет количество привлеченных лидов за месяц или неделю. А для оператора колл-центра часто ставят KPI по среднему времени обработки звонка или количеству обратных обращений по одному и тому же вопросу. Внедрение системы KPI встречается во многих сферах: от торговли и продаж, где это есть практически везде, до индустрии отделки квартир.

KPI берёт на себя роль индикатора производительности и эффективности — насколько вложенные усилия окупились и какой они принесли результат.

Для чего используются KPI

Необходимость во внедрении KPI возникла не на пустом месте. Эту систему используют для:

• Честной и максимально объективной оценки работы и её результатов. На основе выполнения плана по KPI выписывают премии и другие вознаграждения;
• Планирования объемов и темпов продаж, проводимых работ;
• Стимулирования сотрудников, мотивации во имя достижения запланированных результатов.

На первый взгляд кажется, что оценка деятельности компании или работы сотрудника/руководителя — это самая справедливая система. Благодаря ей можно открыть для менеджеров новые возможности, а с другой стороны — посмотреть на устоявшиеся и привычные техники, бизнес-процессы. Часто организации бездумно применяют общепризнанные KPI и затем задаются вопросом, почему те не соответствуют их бизнесу, не подстегивают какие-либо позитивные изменения.

Важный аспект KPI заключается в том, что они представляют собой форму коммуникации. К ним применимы те же правила, что и к любой другой форм взаимодействия.

С точки зрения разработки стратегии, необходимо начать с основ и понять:

• каковы ваши организационные цели;
• как вы планируете их достичь;
• кто может быть ответственным за их достижение.

Это должен быть непрерывный процесс, включающий обратную связь от аналитиков, руководителей отделов и менеджеров. По мере внедрения стратегии вы лучше поймете, какие бизнес-процессы необходимо отслеживать через мониторинг KPI и как работать с этой информацией.

В каких случаях KPI не нужен

Внедрять систему KPI нецелесообразно в молодой компании. Успешное развитие только открывшейся организации зависит от работы генерального директора, который нередко занимается финансовыми и кадровыми вопросами, формирует систему управления. Не нужно использовать KPI в подразделениях фирмы, от работы которых зависят другие отделы. Например, сантехники или системные администраторы должны в короткие сроки устранять неполадки. После внедрения KPI им нужно будет принять заявку, обработать ее и поставить задачу в очередь. Процесс может затянуться и повлечь задержку работы другого сотрудника или целого отдела.

Что значит зарплата – оклад KPI?

KPI — мотивационная система. С ее помощью руководитель стремиться повысить заинтересованность сотрудников в достижении конкретной цели. Если специалисты получают фиксированную зарплату, они теряют мотивацию работать эффективно: зарплата не изменится, если выполнить меньший объем работы. Расчет зарплаты по KPI стимулирует сотрудников превзойти показатели и получить премию. Если результаты окажутся ниже установленных показателей, зарплата снижается.

Виды KPI

Есть несколько методик определения видов KPI. Их можно условно поделить на четыре вида:

• по затратам — определяются объемы расходов ресурсов (как материальных, так и денежных) для выполнения конкретных целей. При этом прописывают допустимые отклонения;
• по производительности — оценка нагрузки на все трудовые ресурсы, включая бюджет, сотрудников компании и отделов;
• по эффективности — отношение одного показателя к другому. Например, количество привлеченных лидов по рекламной кампании в сравнении с бюджетом;
• по результатам — оценка результатов деятельности в разрезе менеджера, отдела, подразделения, всей компании.

Еще KPI делят на два типа: опережающие и результативные или запаздывающие. Чтобы понять разницу, обратимся к примерам на продажах.

В отделе продаж опережающими KPI будут: конверсия на разных этапах продаж, устоявшиеся нормативы по качествам звонков и так далее. Результативные — это общие планы по оборотам, прибыли, количеству привлеченных клиентов. То есть в первом случае речь идёт об оперативных показателях «здесь и сейчас», а во втором в игру вступают стратегические планы.

И раз уж заговорили про продажи, отметим, что необходимо делить KPI-метрики по сферам их применения в определенных областях.

KPI в интернет-маркетинге

• ROMI (или ROI) — показатель рентабельности инвестиций в маркетинговую деятельность. Показывает, окупились ли вложения бизнеса или агентства в рекламные кампании. Этот коэффициент — одна из ключевых KPI-метрик для маркетологов. Если ROMI больше 100%, то это говорит о том, что покупка рекламы окупилась пришедшими с неё клиентами;
• CTR — доля кликнувших на объявление или «кликабельность» рекламного объявления. Часто используют для оценки креативов;
• Стоимость лида — во сколько обошлись звонок компании, оформление заявки на сайте;
• Количество лидов — тоже один из показателей, по которому маркетологам ставят KPI: в данном случае отслеживается, сколько произошло обращений в компанию.

И это далеко не весь список возможных KPI-показателей.

Мы подготовили 13 чек-листов для контроля работы интернет-маркетолога. С ними вы не упустите ни одной мелочи и сделаете свой маркетинг еще эффективнее.

KPI в продажах

Здесь система KPI оценивает не только количество проделанной работы, но и её качество. Приоритеты по KPI меняются от компании к компании: это зависит от вида её деятельности, бизнес-модели и прочего. Главными показателями для «продажников» считаются:

• Размер среднего чека;
• Количество сделок, проведенных презентаций, встреч, коммуникаций;
• Количество новых или удержанных клиентов компании;
• Количество клиентов, которых удалось вернуть;
• Среднее время от момента оформления заявки до подписания договора/завершения сделки.

Показатели по маркетингу и продажам вместе помогают поставить KPI-метрики по всей воронки продаж. В итоге получаем KPI высокого уровня. Они призваны обеспечить оценку эффективного всего бизнеса.

KPI в управлении персоналом

Чтобы эффективно управлять персоналом, отдел кадров использует ряд специфических индикаторов. Кроме важного показателя текучести кадров, они анализируют качество набора новых сотрудников, соотношение уволенных и уволившихся по собственному желанию, тенденцию продвижения персонала по карьерной лестнице. Отделу кадров нужно знать количество пропусков, степень вовлеченности работников в деятельность компании и удовлетворенности условиями труда.

Внутренние и внешние индикаторы

Показатели эффективности необходимы для характеристики работы одного сотрудника, отдела и компании в целом. Индикаторы KPI можно разделить на внешние и внутренние. Внешние индикаторы — сумма текущих показателей работы отделов, направленной на достижение общих целей компании. Например, выход на зарубежный рынок или расширение ЦА.

Количество анализируемых позиций может отличаться. Например:

• отдел продаж оценивает конкуренцию на рынке;
• маркетологи оценивают объем инвестиций в рекламу, который позволит увеличить доход в ближайшие месяцы;
• отдел кадров учитывает необходимость привлечения в компанию новых специалистов.

С помощью внутренних индикаторов отделы компании могут прогнозировать результаты и ставить новые цели. Например, отдел продаж следит за ростом общего дохода, охватом клиентов, продвижением продукции. Маркетологи оценивают эффективность запущенной рекламной кампании, а отдел производства — критерии качества товара.

Чтобы контролировать еще один важный пункт расходов бизнеса — затраты на маркетинг, попробуйте подключиться к Calltouch — системе сквозной аналитики, коллтрекинга и управления рекламой.

Как определить KPI

Определение ключевых показателей эффективности может быть непростым делом.

Центральным понятием в KPI является «ключевых», потому что каждый KPI должен быть связан с конкретным бизнес-результатом.

KPI часто путают с бизнес-метриками. Хотя это во многом синонимы, KPI больше относятся к основным бизнес-целям, тогда как метрики не так критичны и отражают текущее, но не целевое состояние.

Для определения KPI важно ответить на вопросы:

• Каков желаемый результат?
• Почему этот результат имеет значение?
• Как вы собираетесь измерять прогресс?
• Как вы можете повлиять на результат?
• Кто несет ответственность за результаты?
• Как вы узнаете, что достигли результата?
• Как часто вы будете оценивать прогресс в достижении цели?

Например, ваша цель — увеличить доход от продаж в этом году. Назовем это KPI роста продаж. Вот как в этом случае можно сформулировать ответы:

• Увеличить доход от продаж на 20% в этом году.
• Достижение этой цели позволит бизнесу выйти в прибыль
• Прогресс будет измеряться как динамика роста дохода в рублях.
• Нанимать новых продавцов, продавать существующим клиентам больше.
• За этот показатель отвечает директор по продажам.
• Доход увеличится на 20% в этом году по результатам бухгалтерской отчетности.
• Прогресс фиксируется ежемесячно.

Что такое цель, факт, база, норма, вес KPI

Чтобы вычислить KPI, нужно использовать специальную матрицу и вносить в нее ключевые маркеры: вес KPI, база, норма, цель и факт:

• Вес KPI — это показатель значимости индикатора для компании (выражается в числовом или процентном интервале, где максимальное значение равно 1).
• База — это минимально допустимый результат (базовый уровень). Если сотрудник не достиг базы, результат работы равняется нулю.
• Норма — плановый результат, который обязателен для каждого сотрудника.
• Факт — это реальный результат работы
• Цель — значение, к которому нужно стремиться (превышает норму).

Что такое индекс KPI

Индекс KPI — это коэффициент результативности. Вычислить его можно по формуле:

((Факт – База) / (Норма – База)) х 100% = коэффициент эффективности

Если результат больше 100%, то сотрудник отлично справляется с обязанностями. Если ниже, то сотрудник не оправдывает ожиданий руководства.

Например, менеджер по продажам реализовал товар общей суммой 500 000 рублей. Его база 150 000 рублей, а норма 300 000 рублей. Считаем индекс KPI:

((500 – 150) / (500 – 300)) х 100% = 175%. Результат больше 100%, сотрудник превысил норматив и может рассчитывать на поощрение.

Как разработать KPI

При разработке KPI необходимо учитывать, как они связаны с конкретным бизнес-результатом или целью. KPI должны быть адаптированы к текущей ситуации и помогать в достижении ваших целей.

Четко определите цель

Постановка четкой цели является одной из наиболее важных, если не самой важной частью разработки KPI.

KPI должен быть тесно связан с ключевой бизнес-целью. Не просто целью, а неотъемлемой частью успеха организации.

В противном случае цель будет вещью-в-себе без реального выхлопа. В лучшем случае она не окажет влияния на организацию. В худшем случае приведет к тому, что бизнес будет тратить время, деньги и другие ресурсы попусту.

Ключевой вывод заключается в следующем: KPI должны быть не просто произвольными числами. Они должны выражать стратегию, выход на новую стадию роста.

KPI должно быть не системой наказания, а стимулом, мотивацией к тому, чтобы лучше и усерднее работать. Нередко происходит, что KPI берёт на себя пугающую роль из разряда «пятилетку в один год».

Обычно KPI ставят по итогам месяца или квартала. Временные рамки зависят от принципа выдачи заработной платы или премирования. Например, в продажах часто встречается принцип: фиксированный оклад + надбавка за соответствие плановым KPI или их перевыполнение. На эту систему опираются требования, ценности и миссия любой компании.

Откройте KPI команде

KPI бесполезны, если не были правильно преподнесены. Как ваши сотрудники — люди, которым поручено реализовать стратегические планы — должны действовать, если они не понимают своего места в процессе?

Для эффективности KPI необходим контекст. Этого можно достичь, если вы объясните не только то, что и как измеряете, но и зачем. В противном случае это просто цифры на экране, которые не имеют никакого значения ни для вас, ни для ваших сотрудников.

Ответьте на вопросы о том, почему вы выбрали один KPI вместо другого. Самое главное — диалог. KPI не являются безошибочными и они не обязательно будут очевидны для всех вовлеченных сторон. Обсуждение с сотрудниками поможет определить слабые места и точки роста стратегии.

Пересматривайте KPI еженедельно или ежемесячно

Регулярная проверка ключевых показателей эффективности имеет большое значение для развития.

Не все KPI являются успешными. Некоторые из них не в состоянии приблизить вас к основной бизнес-цели. Только регулярно проверяя эффективность KPI, вы можете решить, пришло ли время изменить их.

В частности, для стратегии продвижения в интернете важны показатели конверсий на этапах воронки. Задавая планку, вы можете зафиксировать её в виде целей в Яндекс.Директе и Google Ads, и затем отслеживать в едином интерфейсе сквозной аналитики.

Как внедрить KPI

Внедрять систему оценки эффективности нужно по принципу «сверху-вниз»: сначала разработать общие цели для организации, а потом создать матрицы для отделов и сотрудников. В процессе выбора ключевых показателей важно учитывать мнение руководителей и опыт специалистов.

Определить основные индикаторы сложно. Они должны соответствовать бизнес-целям в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Чтобы внедрить систему KPI, нужно пройти 6 этапов:

1. Составить матрицу KPI.
2. Разработать программу мотивации для сотрудников.
3. Объяснить персоналу необходимость нововведения.
4. Пересмотреть подход к контролю работы специалистов.
5. Рассчитать нормативные показатели.
6. Провести тестирование новой стратегии на фокус-группе.

Автоматизировать процесс позволят CRM-системы.

Принципы KPI

Чтобы успешно внедрить систему, нужно учесть ее основные принципы:

• партнерские отношения и слаженные действия позволят быстрее повысить показатели производства;
• совместная разработка стратегии залог понимания необходимости перемен;
• рост производительности компании потребует расширить штат и повысить квалификацию сотрудников;
• сотрудник быстрее осознает ответственность за результат, если будет должен составлять отчеты о работе и представлять их на совещаниях;
• показатели сотрудников нужно привязать к общей стратегии развития компании.

Карта KPI

Карту KPI можно сравнить с системой координат, которая позволяет найти место компании на рынке. Ее составляют на год. Карта ключевых показателей помогает определить направление развития, разработать стратегию улучшения позиций и поставить приоритетные цели. Для каждого отдела и организации в целом отмечают индикаторы, формулы, алгоритмы и методы расчета KPI, рекомендуемые результаты.

Как мотивировать персонал на выполнение KPI

Мотивация должна быть четкой и прозрачной. Чтобы мотивировать сотрудников, руководитель может ввести систему поощрений и взысканий. Фиксируя плановые и фактические показатели, он сможет оценить эффективность работы сотрудников и понять, кого и за что вознаградить. В свою очередь, сотрудники знают, что нужно сделать, чтобы получить бонус. Вознаграждением может быть премия, внеплановый выходной, курсы или тренинги, оплаченные компанией.

Расчет KPI

Вычислить показатель KPI можно несколькими способами: для одного сотрудника, для отдела, с учетом всех показателей или по каждому показателю.

Чтобы узнать KPI отдела, нужно сложить значения ключевых показателей KPI всех сотрудников и разделить на плановое значение (например, по итогам месяца).

Чтобы вычислить индивидуальное значение KPI для сотрудника, нужно фактические показатели разделить на плановые, а результат умножить на 100%.

Как рассчитать зарплату по шкале KPI

Чтобы рассчитать зарплату по шкале KPI, нужно знать коэффициент результативности сотрудника. Например, в компании «Пегас» плановый доход специалиста составляет 50 000 рублей: 30% суммы — фиксированная часть (15 000 рублей), 70% — переменная (25 000 рублей). Сотрудник проявил трудолюбие и перевыполнил план на 20%. За это он получает всю сумму планового дохода и премию в размере 20% от переменной части (50 000 + 5 000 = 55 000 рублей).

Пример расчета KPI

На рынке уже есть программы, которые автоматически и безошибочно вычисляют отношение достигнутых результатов по отношению к плановым (например, в CRM-системах). Однако не все они подойдут для специфичных KPI. Тем не менее, при расчете KPI важно работать с имеющимся данными.

Рассчитаем вручную возможный KPI на примере маркетолога Ивана, на его оклад влияет плановое достижение конкретных показателей. Так, нам известно, что по итогам месяца Иван принес по факту компании 342 уникально-целевых, когда плановое значение KPI — 300.

Получается, что KPI перевыполнен на 14%. В итоге маркетолог получит не только фиксированный оклад, но и надбавку к зарплате эквивалентно перевыполнению плана. Так мы посчитали индивидуальный KPI. Но, как мы знаем, сотрудникам могут ставить несколько планов или «сверхзадач». Например, помимо KPI по уникально-целевым звонкам есть еще и цель по уменьшению стоимости лида. Пусть это будет 700 рублей за обращение.

Маркетолог Иван чуть-чуть не «дожал» этот KPI: по факту стоимость обращения вышла в 740 рублей. Делим, как и в первом случае, 700 на 740 и умножаем на 100%. План по этому показателю выполнен на 94%.

И если мы хотим узнать общий KPI, то надо сложить два известных нам KPI и поделить на количественно поставленных задач. То есть (94+114) / 2 = 104%. Так, благодаря несложным расчетам получили среднее значение KPI по отношению ко всем показателям. Соответственно, процент выполнения общего KPI тоже может влияет на итоговый размер вознаграждения.

Для продуктивной работы вашего бизнеса подключите сквозную аналитику Calltouch. Она подойдет для любого бизнеса, в котором есть расходы на маркетинг. Вы узнаете, что приносит вам целевой трафик и доход, сможете усовершенствовать рекламу, оптимизировать бюджет, выполнять KPI, экономить время.

Плюсы и минусы системы KPI

У системы KPI есть множество преимуществ, ради которых её повсеместно внедряют в компанию:

• Руководство получает систему справедливой оценки работы сотрудников: показывает, кто является настоящей звездой, а кому следует постараться;
• Дарит возможность провести работу над ошибками. Недовыполнение KPI говорит о том, что у сотрудника или всего отдела что-то не получается. Это позволяет скорректировать работу и улучшить процессы. От этого выигрывает вся компания. C KPI вы быстро обнаружите проблемы, если они есть и оперативно найдете пути их решения;
• Также компания получает возможность отслеживания эффективности в разрезе регионов, конкретных точек, отделов и исполнителей;
• Позволяет прогнозировать выполнение задач по объемам продаж, лидогенерации, выполненным работам и вообще всем направлениям деятельности, которые доступны для отслеживания;
• Дисциплинирует, задает стандарты и требования корпоративной культуры.

Но, как известно, нет ничего идеального. Это относится и к системе KPI. К основным недостаткам обычно приписывают:

• Внедрение KPI и создание системы отчетности потребует как времени, так и дополнительных ресурсов. Корректировка принципов работы по KPI тоже отнимает силы и внимание руководителей. Не всегда с первого раза получается поставить дело, как говорится, «на поток». Лучшая стратегия — это пошаговое внедрение, а для этого нужны усилия.
• Трудно объяснить причины внедрения KPI. Если неправильно донести доводы и плюсы, сотрудникам может показаться, что таким образом руководитель желает сократить зарплату. К тому же, не все будут рады переменам, когда привыкли строить работу так, как это было раньше. Поэтому важно правильно донести до персонала суть и пользы от внедрения.
• Манипуляция показателями — и это действительно имеет место быть. Недобросовестные сотрудники могут обмануть систему, выдать желаемое за действительное и откровенно мошенничать. Например, «подрисовывать» результаты, чтобы получить премию побольше. В итоге за цифрами по KPI ничего не стоит, а компания пускает деньги на ветер;.
• Всегда есть риск постановки неправильных KPI. Это может произойти из-за того, что руководители прописывают в целях слишком завышенные ожидания. Это не стимулирует, а демотивирует сотрудников. Или из-за того, что поставили цель, на достижение которой никак не могут повлиять. В результате работники могут зацикливаться на KPI и не заниматься тем, ради чего их взяли.

Возможные ошибки

Нередко компании совершают одинаковые ошибки, когда внедряют KPI. Например:

• разрабатывают для отделов разные системы оценки, не учитывая их влияния на общие показатели и работу другу друга;
• включают субъективные показатели, которые нельзя измерить (например, лояльность сотрудников к организации);
• лишают сотрудника возможности влиять на собственный показатель KPI, объединяя его в команду с другими специалистами;
• не привязывают систему мотивации к показателям эффективности и назначают штрафы, бонусы вне зависимости от выполнения KPI.

Заключение

Внедрение KPI — это не волшебная панацея, которая выведет работу отдела или всей компании на совершенно новый уровень. К этому делу следует отнестись со всей серьезностью и внимательностью. Это риск, однако с грамотным и правильным подходом система KPI способна приносить результат, повышать продажи, улучшать работу исполнителей. Не стесняйтесь объяснять смысл внедрения, чтобы сотрудники не гуглили потом «kpi что это такое простыми словами».

Существует множество способов мотивации сотрудников компании. Мотивировать можно как материальным способом (премии за выполнение или перевыполнении плана, внедрение передовых методов и разработок, страховки, представительские расходы, подарки), так и нематериальным (благодарности, повышение статуса, передача полномочий, продвижение по карьерной лестнице).

В данном кейсе мы рассмотрим именно материальную составляющую данного вопроса. В частности, проведем анализ внедрения и автоматизации системы KPI (ключевые показатели эффективности) для расчета премий за выполнение показателей.

Что же такое система KPI и что может нам дать внедрение ее на предприятии? KPI — это система показателей, с помощью которых работодатели оценивают своих сотрудников. Показатели работы каждого отдельного сотрудника привязываются к общим KPI всей компании, таким как прибыль, эффективность, рентабельность. Целью внедрения данной системы является разработка механизма взаимодействия сотрудников таким образом, чтобы действия работников из разных служб не были противоречивыми и не тормозили работу специалистов смежных департаментов.

Преимущества и показатели системы KPI

Основываясь на опыте внедрения KPI в крупных компаниях, можно привести наиболее используемые показатели эффективности, влияющие на материальное состояние сотрудников:

• показатель чистых продажах, складывающийся из разницы валовой продажи за минусом необходимых удержаний;
• отсутствие профессиональных ошибок;
• объем продаж;
• уровень обслуживания клиентов;
• процент перевыполнения плановых нормативов;
• трудовая дисциплина.

Можно выделить следующие основные преимущества от использования системы KPI:

• рост производительности труда и увеличения эффективности предприятия на 20-30%;
• снижение текучести кадров как следствие удовлетворения оплаты труда;
• повышение управленческой квалификации руководителей;
• формирование и развитие управленческой команды;
• развитие корпоративной культуры, ориентированной на реализацию ценностей компании.

Целесообразность внедрения системы KPI

Перед внедрением системы KPI необходимо задать себе вопрос: как сделать так, чтобы система показателей эффективности стала не очередным «модным нововведением»‎, о котором через определенное время все забудут, а действительно принесла свои плоды и окупила затраты на свое внедрение?

Наш опыт внедрения может подсказать основные направления для решения данного вопроса:

• Разработка простых, четко сформулированных целей компании, без витиеватых формулировок, понятные любому рядовому сотруднику.
• Отсутствие незапланированных расходов на спонтанно возникающие «проекты развития»‎, бюджетирование которых идет за счет других подразделений.
• Выявление основных участков деятельности (результаты работ, которые непосредственно влияют на финансово-экономические показатели) и второстепенных (результаты которых не менее важны, но на прибыль не влияют).
• Поручение разработки внедрения системы эффективности показателей квалифицированным специалистам, прошедшим обучение в иностранных компаниях и имеющий опыт внедрения.
• Наличие в компании не только бухгалтерского, но и управленческого учета, позволяющего четко ответить на самый простой вопрос: «Сможет ли компания придерживаться годового плана?»‎.
• Понимание важности автоматизации всех участков работы компании и полного внедрения системы.

Кейс по внедрению системы KPI у нашего клиента

Приведем пример внедрения системы KPI на конкретном предприятии. ООО «Заказчик» входит в число крупнейших производителей продуктов питания в России, имеет разветвленную сеть филиалов и представительства за рубежом. Ключевым показателей эффективности является постоянный рост валовой прибыли. Увеличение спроса на готовую. продукцию привело к росту производства и как следствие увеличение численности персонала. В связи с чем появилась необходимость создания системы мотивации, повышающей эффективность работы сотрудников.

ООО «Заказчик» обратилось в нашу компанию с целью создания и разработки системы показателей с последующей автоматизацией на базе имеющейся системы «1С:ЗУП КОРП». Была поставлена цель — внедрить систему целевого управления, затрагивающую непосредственно процессы стратегического и операционного планирования, систему мотивации персонала, построения прозрачной системы премирования.

Для анализа необходимых данных заказчик сбросил образец примерной таблицы (рис. 1), с показателями эффективности производства, расчетом формул и процентным соотношением расчета процентов для премирования.

Рисунок 1 — Таблица расчета мотивации сотрудника на основании показателей эффективности

На основании данных таблицы нами было разработано и предложено техническое решение бизнес-процесса «Мотивация, оценка KPI и расчет премий». Решение включает в себя следующее:

• Расчет премиальных показателей по всем должностям
• Заполнение данных по оценкам премирования в Excel аналитиками из отдела продаж
• Создание, управление, корректировка Матрицы KPI
• Расчет и заполнение плановых и фактических показателей KPI по каждой должности
• Рассылка уведомлений ответственным лицам на согласование всех этапов процесса
• Автоматический расчет премий при заполнении данных KPI
• Процесс согласования рассчитанной премии с руководством
• Формирование отчетов по всем сотрудникам компании, по выбранному подразделению или отдельному сотруднику

Одним из условий разработки технической части бизнес-решения являлось возможность синхронизации с имеющейся платформой 1С. У клиента была установлена платформа «1С:ЗУП КОРП», которая на сегодняшний день является одной из наиболее функциональных систем для подобных задач. Она позволяет решать не только общие вопросы кадрового делопроизводства и начисления заработной платы, но и более узкоспециализированные задачи, касающиеся подбора персонала, мотивации, обучения и развития, охраны труда.

Типового функционала блока «Мотивация» (рис. 2) достаточно для ввода всех необходимых плановых и фактических показателей, а также расчета ключевых показателей эффективности (КПЭ), привязки данных показателей к всевозможным видам KPI, автоматического расчета премиального фонда при начислении заработной платы, распечатки отчетов и построения графиков эффективности для анализа эффективности работы предприятия.

Рисунок 2 — Блок «Мотивация» в «1С:ЗУП КОРП»

В данном блоке условно работу с ключевыми показателями эффективности можно разделить на несколько этапов:

1. Настройка для расчета начисления зарплаты
2. Базовые настройки для расчета KPI
3. Периодические настройки для расчета KPI
4. Месячный расчет ключевых показателей эффективности
5. Начисление зарплаты на основе KPI

Рассмотрим работу с ключевыми показателями эффективности на основе оклада. Для этого создадим два вида начисления «КПЭ от оклада» и «КПЭ от выручки» в блоке «Настройка», функционал «Начисления» (рис. 3). Создадим новый вид начисления, установим показатели результата расчёта и введем формулу (рис. 4):

Выручка*ПоказательЭффективностиСотрудника/100

Рисунок 3 — Функционал «Начисления» в «1С:ЗУП КОРП»

Рисунок 4 — Создание вида начисления «КПЭ от выручки»

В данном функционале можно редактировать показатели эффективности «Выручка» и «Эффективность сотрудника» (рис. 5).

Рисунок 5 — Редактирование формулы «КПЭ от выручки»

Аналогичным образом создаем показатель эффективности от оклада, изменив формулу и ключевые показатели (рис. 6).

Рисунок 6 — Создание вида начисления «КПЭ от оклада»

Поскольку мы используем в качестве начисления показателя «КПЭ от выручки» именно «Выручку», то заходим в «Настройки» (рис. 7) и создаем документ в функционале «Шаблон ввода исходных данных», заполняем необходимые поля и закрываем (рис. 8).

Рисунок 7 — Окно шаблонов ввода исходных данных в 1С:ЗУП

Рисунок 8 — Создание документа «Выручка из расчета КПЭ»

На этом настройки для расчета начислений зарплаты заканчиваются. Теперь нужно перейти к базовым настройкам для расчёта KPI. В модуле «Мотивация» заполним «Плановые показатели» и «Фактические показатели» по подразделению или индивидуально по каждому сотруднику (рис. 9).

Рисунок 9 — Настройка «Плановых значений показателей»

Далее переходим к периодическим настройкам KPI. Для этого в модуле «Мотивация» заполняем функционал «Расчет показателей Эффективности». После расчета показателей переходим к следующему этапу — начислению заработной платы. Первоначально войдем в модуль «Кадры», откроем справочник «Сотрудники» в кадровых документах, «Прием на работу» и проверим наличие строк «Оплата по окладу» и «КПЭ от выручки» (рис. 10).

Рисунок 10 — Проверка параметров начислений заработной платы

Данные по выручке вводятся в модуле «Начисление зарплаты» путем создания нового документа в «Данные для расчета зарплаты» (рис. 11).

Рисунок 11 — Ввод выручки для расчета зарплаты

Далее переходим в модуль начисление «Зарплата» блок «Начисление зарплаты и взносов» (рис. 12).

Рисунок 12 — Окно блока «Начисление зарплаты и взносов»

Таким образом мы на примере рассмотрели, как наиболее легко и эффективно при помощи программы «1С:ЗУП КОРП» рассчитать показатели эффективности и доплату. На сегодняшний день система КРI является необходимым инструментом, с помощью которого руководитель видит полную картину и состояние своего бизнеса, быстро реагирует на возникновение кризисных ситуаций, а каждый сотрудник фирмы, посредством повышения производительности и эффективности собственной работы, влияет на свои производственные и финансовые результаты.

!!! Полезный материал! Сборник статей по целевому управлению. Скачать >

Создание системы показателей деятельности (KPI) руководителей и сотрудников направлено на достижение нескольких целей.

1. Установление целей для руководителей и сотрудников, связанных с целями компании. Кому это нужно? Это нужно компании, чтобы довести целеполагание до каждого исполнителя, и тем самым обеспечить общую направленность и согласованность действий сотрудников. Другими словами, это нужно для построения действенной системы управления. Это нужно и сотрудникам, которые хотят знать, какие цели им ставит компания. Нет ничего хуже деятельности, не имеющей цели и смысла. Поэтому наличие ясно определенных, измеримых, понятных людям целей поддерживает у них некоторый уровень мотивации к труду. Подчеркнем, что KPI не создают мотивацию (ее нельзя создать внешними стимулами), а предотвращают демотивацию.
   
2. Наличие измеримых показателей позволяет объективно оценивать результаты труда руководителей и сотрудников. При этом компания получает ясность относительно результативности и эффективности человеческих ресурсов, а сотрудники получают удовлетворение от того, что их вклад замечен и оценен. Правильно построенная система показателей может выполнять важную мотивационную функцию (предотвращая демотивацию сотрудников).
3. Установление вознаграждения руководителей и сотрудников в зависимости от результатов их деятельности. Связывая вознаграждение с KPI, компания оплачивает конкретные достижения сотрудников, целевым образом расходуя денежные средства, направляемые на оплату труда. Сотрудники же получают стимул добиваться результатов, чтобы получить заслуженное вознаграждение. Такова “идеальная модель”. Однако практическое ее воплощение зачастую приводит к результатам, противоположным ожидаемым. Вопросы о том, почему это происходит, и как избежать негативных эффектов при создании системы вознаграждения “за результаты”, обсудим в этой статье.

Прежде всего, следует подчеркнуть, что связь KPI и вознаграждения не является обязательной. Показатели деятельности руководителей и сотрудников представляют самостоятельную ценность для управления компанией. Об этом мы говорили в предыдущей статье . Показатели KPI являются частью системы контроллинга и позволяют направлять деятельность людей к целям, значимым для компании. Это, своего рода, навигационная система, помогающая сотрудникам, при поддержке их руководителей, не сбиться с пути.

Однако, большинство руководителей, приступая к разработке KPI, имеют намерение связать показатели с вознаграждением. Поэтому рассмотрим подробно все “подводные камни”, лежащие на пути этих благих намерений.

Показатели KPI находятся “на пересечении” двух управленческих систем: системы контроллинга и системы вознаграждения. Поэтому успех применения показателей, как инструмента вознаграждения зависит от правильного построения каждой из этих систем. Методы создания системы контроллинга мы обсудили в предыдущих публикациях . Теперь рассмотрим требования к системе вознаграждения.

Не имеет никакого смысла создавать систему вознаграждения на основе KPI, если в целом в компании нет справедливой системы оплаты труда. Внедрение KPI в этом случае ничего не даст, только усугубит недовольство сотрудников и еще больше демотивирует их.

!!! Полезный материал! Сборник статей по целевому управлению. Скачать >

Что такое “справедливая зарплата”? Это оплата труда, удовлетворяющая следующим условиям:

1. Соответствует ситуации на рынке труда. При большом разрыве между тем, сколько платят “здесь” и “там”, у сотрудников формируется негативное отношение к компании, которая недоплачивает им сложившуюся на рынке стоимость труда.
2. Соответствует тому, что получают другие сотрудники за аналогичную работу. У людей нарастает ощущение несправедливости, если кто-то в компании получает большее вознаграждение за выполнение тех же функций.
3. Учитывает опыт и квалификацию. Сотрудники ожидают, что рост опыта и квалификации будет сопровождаться ростом вознаграждения.
4. Прозрачны правила начисления зарплаты. Сотрудник должен ясно понимать, как рассчитывается его зарплата, и получить ровно столько, сколько соответствует его расчетам.
5. Соответствует обещаниям руководства. Если компания обманывает сотрудников, то и они считают себя свободными от всяких обязательств, и считают себя вправе красть у компании. Наиболее распространена пассивная форма краж – ничегонеделание на рабочем месте, имитация активности при полном равнодушии к работе.
6. Выплачивается в установленные сроки. Если сотрудники не получают причитающиеся деньги в установленный срок, они считают себя ограбленными.
7. Соответствует достигнутым результатам.

Только последнее условие имеет отношение к KPI. Для формирования “справедливой зарплаты” нужно, чтобы выполнялись все перечисленные условия. В противном случае, внедрение KPI будет бесполезной тратой сил, времени и денег.

Рассмотрим, что входит в понятие “вознаграждение сотрудника”. Вознаграждение – это не только деньги. Люди могут согласиться на меньшую зарплату, если им предлагается интересная работа, возможность обучения и профессионального роста, престижная и статусная позиция. Это ценности, которые вносят неформальный, но вполне ощутимый вклад в вознаграждение за труд.

Материальное вознаграждение состоит из денежных выплат и льгот. Льготы так же являются частью вознаграждения: это пособия, возможность гибкого графика работы, страхование и прочие составляющие, так называемого, “социального пакета”.

Денежные выплаты подразделяются на оклад, премию, опционы и надбавки за какие-либо заслуги. Показатели KPI относится только к одной части – это установление премий. Таким образом, нужно ясно понимать, что нельзя создать отдельно взятую часть системы вознаграждения – премирование на основе KPI, не принимая во внимание все остальное.

Только при наличии в компании правильно выстроенной системы вознаграждения, обеспечивающей сотрудников “справедливой зарплатой” может успешно внедряться премирование за результаты труда на основе KPI. Несоблюдение этого условия является одной из главных причин того, что внедрение KPI приводить лишь к росту демотивации людей.

Предположим перечисленные условия в компании имеются. Как разработать систему вознаграждения сотрудников за результаты работы? Значительную часть пути к этой цели мы уже прошли, рассмотрев порядок структурирования бизнес-процессов , определения целей процессов , определение функций и целей деятельности сотрудников , определение KPI .

Далее, для установления связи показателей KPI с вознаграждением сотрудников необходимо:

• Установить “вес” каждого показателя, определяющий степень его влияния на вознаграждение;
• Определить правила начисления премии в зависимости от достигнутых результатов;
• Установить целевые значения показателей на очередной отчетный период.

Посмотрим, как это делается на примере разработки KPI для менеджера по приемке автомобилей на станции технического обслуживания.

!!! Полезный материал! Сборник статей по целевому управлению. Скачать >

Определение целей сотрудника

Прежде всего сформулируем цели, которые должен достигать сотрудник, занимающийся приемкой автомобилей. Во-первых. должен удовлетворить пожелания клиентов, во-вторых, он формирует заказ на ремонт автомобиля, поскольку его второй клиент – это мастер цеха, где проводится ремонт. Далее, он должен предложить дополнительные, нужные клиенту услуги. Здесь ключевое слово “нужные”. Ему необходимо понять потребности клиента и предложить то, что соответствует этим потребностям.

Далее, приемщик должен создать благоприятный эмоциональный фон в общении с клиентом. Интересно, что это требование не вытекает из бизнес-процесса, а приходит из стратегии, направленной на создание превосходного сервиса. Компания понимает, что она занимается не ремонтом автомобилей, а обслуживанием клиентов, предоставлением таких услуг, которые радуют и восхищают потребителей. Поскольку установка компании состоит в том, чтобы создать у клиента ощущение “Вау!”, когда сервис превосходит его ожидания, то одной из важных целей сотрудника является установление эмоционального контакта с людьми, которых он обслуживает.

Определение целевых показателей

Теперь для каждой цели нужно определить измеримые показатели. Так степень удовлетворения пожеланий клиентов будем оценивать по наличию или отсутствию жалоб. Удовлетворенность мастера цеха получаемыми заказами оцениваем по отсутствию замечаний от ремонтной службы. Успех продажи услуг измеряется средним чеком. Эмоциональная вовлеченность клиента оценивается с помощью опроса о качестве обслуживания. Для этого могут применяться либо листок, в котором клиент ставит оценки, либо зеленая / красная кнопки у стола приемщика, либо телефонный опрос после посещения клиентом автосервиса.

Определение весовых коэффициентов

Далее устанавливаются весовые коэффициенты для каждой из этих целей. Приоритеты зависят от стратегии. В данном случае отдано предпочтение целям качества обслуживания клиента: удовлетворенность клиента и благоприятный эмоциональный фон по 30%, другие показатели – по 20%. При другой стратегии могут быть другие показатели и другие веса.

Установление правил начисления премии

Шкала вознаграждения сотрудника может выглядеть следующим образом.

• При уровне достижения целевого показателя менее 85% премия равна нулю.
• При достижении от 85% до 95% премия составляет 20% от величины оклада.
• При достижении от 95% до 100% премия 50% оклада.
• При превышении 100% премия 70% оклада.

Разумеется, границы шкалы и уровни вознаграждения для каждой компании и каждой должности подбираются индивидуально.

Чтобы не возникало ситуации, когда часть показателей находится на недопустимо низком уровне, а премия все равно выплачивается за счет высокого уровня других показателей, применяется правило обнуления премии, если хотя бы один показатель оказался ниже допустимого уровня (в данном примере ниже 85%).

Таким образом для сотрудника автосервиса определен ясный набор целевых показателей и сформирована таблица, с помощью которой его руководитель и он сам могут рассчитать премию по итогам каждого месяца при условии, что все необходимые для этого измерения регулярно проводятся и данные регистрируются таким образом, что им можно доверять.

В следующей статье мы рассмотрим примеры KPI для других видов деятельности и обсудим вопросы, которые часто возникают при разработке показателей.

Ключ к созданию системы KPI – процессный подход к управлению. Структурировать процессы компании и построить систему показателей Вам поможет наш “электронный консультант” – видеокурс “Как построить систему управления процессами в вашей компании”.

!!! Полезный материал! Сборник статей по целевому управлению. Скачать >

Чтобы повысить коэффициент работы сотрудников, на предприятиях вводится специальная система Key Performance Indicators (ключевые показатели эффективности). Она позволяет определять текущие задачи, и при помощи различных бонусных программ стимулировать деятельность работников в этом направлении. Такой подход делает людей максимально заинтересованными в реализации поставленных целей, что повышает доходность организации. Что такое KPI-показатели и как их рассчитать с образцами формул и примерами, плюсами и минусами внедрения — опишем по порядку.

Что это такое

Это особый способ выяснить, насколько организованность группы лиц соответствует требованиям компании. Так владельцы бизнеса могут определить результативность того или иного рабочего процесса и корректировать посредством выплаты премий. При этом данные работы каждого отдельного сотрудника привязывают к общим значениям всей команды.

При этом важно сделать так, чтобы разные службы организации не противоречили и не останавливали развитие, а действовали в едином направлении. С помощью активной мотивации персонала и сопоставимых показателей можно добиться улучшение в любых сферах: продажи, привлечение новых клиентов качество отгрузок и прочее.

Виды KPI

У системы Key Performance Indicators нет каких-либо ограничений в выборе приоритетов или применяемых формулах. Поэтому в различных компаниях могут как совпадать способы расчета результативности деятельности, так и разительно отличаться. Чаще всего владельцев интересуют следующие статьи:

• затраты — сколько было потрачено ресурсов в денежном эквиваленте; функционирование — как реагирует потребитель на изменение стратегии и насколько это соотносится с поставленными целями;
• производительность — совокупность задействованных мощностей;
• эффективность — признак по которому определяют, как работает решение, и рассчитывают его по соотношению значений (например, отношение выручки к тратам);
• итоги — получилось ли добиться обозначенных задач.

В зависимости от того, какие показатели хочет определить владелец, формула, как считать KPI, будет отличаться.

Нужно ли внедрять вычисления в бизнес

Конечно, ведь это отличный способ оценить работу сотрудников, подразделений и всей организации в целом. Собственник сможет не только узнать экономическое состояние своего детища, применяя метод сравнения разных периодов в динамике, но и улучшить:

1. Заменить фиксированный оклад на зарплаты, соизмеримые фактическому труду каждого отдельного человека. Это исключит ситуации, когда один работает за троих, а другой в это время имитирует занятость.
2. Разработать подходящие инструкции, которые позволят совершенствовать результаты: повысить сервис, продажи, кооперацию между отделами и прочее.
3. Определить цели и миссию компании, оптимизировать трудовую деятельность контролирующих должностей.

Поэтому знать, как рассчитывается показатель KPI по формуле нужно любому бизнесу, в котором есть необходимость в проведении оценочного анализа всей сферы в целом или каких-либо ее этапов.

Так как владельцы по-разному видят темпы развития предприятия и при этом назначают несколько задач, которых желают достичь, что значительно влияет на выбор системы Key Performance Indicators. Например, одним необходимо увеличить производительность труда сотрудников на 10%. А другие ставят в приоритет достижение роста прибыли с каждой единицы производимой продукции на 5 руб. А третьи хотят и того и другого.

Формулы

Чтобы оценить всех, кто работает в организации, по КиПиАй разрабатывается матрица, или указ о целях. Общая форма выглядит так:

Рассчитывается так:

• G=((F-С)/(D- C))*100%.

Пояснения:

1. Ключевые показатели — то, что работодатель хочет получить от персонала. При этом, в зависимости от занимаемой должности, человеку будут предъявлены определенные критерии.
2. Веса — указываются числа в диапазоне в интервале от 0 до 1, где один является наиболее высоким значением. Показывает приоритеты, которыми наделен предыдущий столбец с учетом задач организации.
3. База — самые минимальные цифры, которых нужно придерживаться. Все, что находится ниже, считается отсутствием результата, становится вопрос о необходимости такого сотрудника.
4. Норма — то, сколько было достигнуто за аналогичный промежуток, который был до этого. Это требуется выполнить каждому работнику в обязательном порядке. Если получилось меньше, значит, не справился со своими обязанностями.
5. Цель — необходимо достичь в указанный срок. Он призван стимулировать персонал на получение наилучшего положения.
6. Факт — сколько по итогу заданного периода.
7. Индекс дает понятие о том, как полученное разнится с нормативом.

Образец

Пример методов расчета показателей KPI по формулам можно рассмотреть на примере маркетолога интернет-магазина. Для этого требуется выбрать не менее трех и не более пяти основных коэффициентов, на которые будут опираться руководители и работники:

• 1 — как много было привлечено клиентов на страницу;
• 2 — число покупок, совершенных одним и тем же человеком;
• 3 — оставил ли покупатель благодарный или негативный отзыв, рекомендацию после приобретения товара на аккаунте в социальных сетях или сайте.

Далее нужно определить вес всех полученных результатов, где общая сумма будет равна единице. Максимальное значение отнести к самому важному (приоритетному) обозначению. Получается так:

• новые люди — 0,6;
• повторения — 0,25;
• письменные отметки — 0,15.

Потом потребуется проанализировать данные по статистике за последние шесть месяцев по каждому показателю и составить план:

	Key Performance Indicators	Исходное значение (в среднем за 30 дней)	Плановое обозначение, больше на 20%
1	Прирост клиентов	160	всего 192 новичка
2	Доля человек, повторно приобретших товар	30	42 раза купили снова
3	Сколько лиц, воспользовавшихся услугой, оставили положительный отзыв или рекомендацию на ресурсах предприятия	35	47 оценок

Введем показатели, пример расчета КПЭ ниже:

Ключевые показатели	Вес	Цель	Факт	Индекс
KPI 1	0.45	20	22	0.550
2	0.30	20	18	0.213
3	0.25	20	30	0.376
	1	Коэффициент результативности	1.137
Расчет: Вес*Факт/Цель	113,7%

Так и получается, что владелец поставил задание, к которому сотрудник стремился, а фактические цифры — дают понимание того, чего действительно добился сам специалист-маркетолог. По приведенной выше таблице сразу становится понятно, что работник перевыполнил задачу, что считается отличным результатом, а потому поощряется премиальной надбавкой к основной заработной плате.

Как рассчитать формулы КиПиАй:

1. Общая сумма вознаграждения 56000 рублей.
2. Размер фиксированной ставки 39700 руб.
3. То есть, премиальная часть составляет 16300 (при 100%).

В этом примере человек даже превысил по требованиям, поэтому его нужно выплатить полную зарплату и выписать премию:

1. 16300/100*13,7=2233,1 (столько будет надбавка);
2. Итого: 56000+2233,1=58233,1.

Но вот если индекс ключевых показателей эффективности получился в результате меньше 99%, то сотрудник не только лишается прибавки, но и доли заработной платы пропорционально.

Как рассчитать KPI для магазина

Для того чтобы нормализовать работу в розничной продаже, было изобретено бесчисленное количество расчетов, измеряющих их деятельность. Для начала — это объем проданного товара. На втором месте — оценка приоритетов покупателей в ассортименте, далее соотношение цены. Отсюда же рассчитывается зарплата работника: за основу берутся реализованные продукты и услуги.

Отношение реальных потребителей (тех, кто воспользовался сервисом компании) к потенциальным клиентам (те, кто не решился ничего взять по любой причине) называется конверсией. Она помогает рассчитывать заинтересованность и вовлеченность менеджеров. Например, в зал зашло 300 лиц, из них 80 купили что-либо. Далее следует такой расчет: (80:300)*100 = 26,666%.

Кроме этого, рентабельность работающих в настоящее время в организации людей можно оценить по среднему чеку. Объем всей выручки за день нужно поделить на пробитые чековые ленты, цифра в углу листа. Так можно определить лояльных клиентов, готовых прикупить что-то помимо списка, а также рассчитать, сколько потребуется человек на их обслуживание. Остальных сократить или перевести в другое подразделение.

Количество единиц, проданных одному покупателю, характеризуют правильность выкладки товара и определяют процент влияния маркетинговых мероприятий, направленных на увеличение продаж.

Легко отслеживать и регистрировать все операции поможет ПО от «Клеверенс» Магазин 15. С его помощью можно оптимизировать и автоматизировать рабочие процессы: к примеру, проводить приемку товара по штрихкодам или инвентаризацию прямо в торговом зале. Подробнее >>

Как рассчитать показатели KPI для склада

Для эффективной работы в соответствии с поставленными владельцами предприятий приоритетами нужно установить некоторые стандарты. Рассмотрим подходы к организации КиПиАй совокупности клиентского сервиса:

Измеряемое значение	Заявлено к отгрузке	Фактически выполнено	Расхождение	Key Performance Indicators, %
Площадь	К	I	K-I	100-(K-I)*100/К
Количество строк в заказе	L	J	L-J	100-(L-J)*100/L
Число единиц продукции	Q1	A2	Q-A	100-(Q-А)*100/Q
Сумма/стоимость в деньгах	S	C	S-C	100-(S-С)*100/S
Комплексный = 100% при плановых суточных и сезонных отгрузках при наличии ресурсов и технологий	(K-I)*100/K+(L-J)*100/L+(Q-A)*100/Q+(S-C)*100/S Далее полученную сумму разделить на 4.

ПО для автоматизации Склад 15, позволяет ускорить проведение операций на складе в 5 раз, что улучшает показатели KPI. Подробнее >>

Подсчет в Excel: примеры и формулы

Вообще владельцам уже давно ничего считать и отслеживать вручную каждую цифру не надо, ведь уже созданы программы, помогающие делать расчеты почти в автоматическом режиме. Однако для некрупного бизнеса или на первоначальном этапе внедрения может ощутимо ударить по бюджету. Как посчитать KPI с меньшими затратами? В таком случае лучше всего сделать математические спекуляции в специализированном приложении или табличных редакторах, которые есть в любом офисе.

Все организации определяют Key Performance Indicators и вес каждого индивидуально. Статистика зависят от потребностей компании. Например:

1. Цель — чтобы было продано продуктов на сумму 500 000 рублей каждый месяц. Тогда за основу берется план продаж. Система измерения: фактическое/плановое сложение проданного.
2. Задача- необходимо увеличить цену отправки в период, например, месяц, на 20%. Тогда это будет средняя цена отгрузки. Способ подсчета: реальная/запланированная усредненная величина поставки.
3. Приоритет — повысить число покупателей на 15% в назначенном регионе. В расчет берутся — количество клиентов в базе данных организации. Как посчитать: подлинное/предполагаемое увеличение потребителей продукта.

Выставление коэффициентов, или ранее называемых весов, бизнесмены выставляют самостоятельно. Например:

• выполнение плана менее 85% — недопустимо.
• показатель 100% — обозначается 0,40.
• результат 120% — 0,005 за каждые 5%.
• нет ошибок — 0,15.
• справились без замечаний — 0,20.

Таблица KPI:

Пояснения:

1. Оклад — это то, сколько человек получает по факту отработанных часов без входящих в это время обязанностей по консультированию и прочему. Чтобы считать было удобно, фиксированная и переменная часть в примере сделаны равными.
2. Процент выполнения плана продаж и работ берется из уже полученных в течение дня или месяца итогов.
3. Чтобы вывести цифру премии, берутся коэффициенты. Вот так выглядит формула в Excel индивидуально по любому сотруднику: =(50%*(ЕСЛИ (D3<80%;0;ЕСЛИ (D3<90%;0,5;ЕСЛИ (D3<100%;1;1,5))))). Так как были взяты одинаковые цифры дополнительной и основной оплаты, то и расчеты для этого подойдут такие же, меняются только ссылки на ячейки.

1. =C3*(F3+G3) — так рассчитывается начисляемая дополнительная оплата. Далее производится умножение доплаты на число показателя 1 и 2 по каждому работающему человеку.
2. В итоге зарплата — оклад + вознаграждение.

Это всего лишь простой пример, на который можно опираться. Но разрабатывать и внедрять систему каждая компания должна самостоятельно, учитывая собственные потребности.

Образец таблицы

Методика расчета ключевых показателей эффективности KPI:

Процессный	Функциональный
Процесс «Продажи». Цели: повысить число привлеченных клиентов; простимулировать на повторные приобретения	Как вывести организацию на поставленный уровень — план, стратегическая модель развития. Примеры: доход, рентабельность; увеличение чистых активов.
«Запасы»: организовать прибавку оборотов, оборачиваемости складируемого сырья и готовой продукции, превышающих взятые за другой временной поток данные.	Уровень отдела — положения о структурной единице, регламенты. Например: степень удовлетворения клиентов; объемы реализации.
«Удовлетворенность»: сокращение возвращаемой товарной единицы; снижение промежутка времени на консультацию и отпуск людей.	Профессионализм специалистов — должностные инструкции. Примеры: количественный числитель вновь привлеченных лиц; длительность завершения сделки с одним человеком.
«Кадры»: повышение подбора соискателей по качеству (процентный показатель по закрытым вакансиям).

Плюсы и минусы

Применение системы при оценке работы розничного магазина позволяет каждому руководителю контролировать процесс. Расчет данных помогает отслеживать следующие факторы:

• выявление проблемных зон в предприятия целиком и по каждому сектору отдельно;
• контроль над качественным предоставлением услуг;
• мониторинг деятельности человеческого ресурса;
• разработка эффективной стратегии дальнейший действий (усиление сильных сторон, устранение слабых мест);
• оценивание рекламных кампаний и промо-акций;
• подсчет ежедневного плана каждому сотруднику.

К минусам таких систем можно отнести:

• расчет эффективности KPI затруднителен, а потому несет необходимость трудовых, временных и денежных трат;
• чаще всего люди настороженно относятся к нововведениям и не понимают, почему они им выгодны;
• не получится по КиПиАй подогнать «творческих» работников, бухгалтерию, IT-отдел, канцелярию и прочих, кто не занимается продажами.

Ошибки внедрения

На одном и том же предприятии применять одинаковые формулы и мотивацию для персонала с разными функциями нельзя. Если для примера брать магазин, то продавцы-консультанты заинтересованы в продажах (чем больше общая покупка, средний чек и приоритетные товары, тем лучше), а кассиры будут думать о скорости пробивания единиц (чтобы между позициями было примерно 3 секунды).

Также следует помнить, что потребители — важная цепочка во всей системе купли-продажи. Компания выигрывает временную прибыль, избавляясь от залежавшегося или наиболее дорогого продукта. А вот клиенты в буквальном смысле покупают продукцию, которая была им не нужна.

Продавцы выполняют приоритеты, консультируя исключительно то, что требуется продать. Организация получает выручку. А человек, приобретший продукцию, в следующий раз не придет, если поймет, что ему все время что-то навязывают и он тратит больше, чем планировали изначально ничего такого приобретать не собирался. То есть, в долгосрочной перспективе владелец теряет прибыль. Если не знаете, как рассчитать KPI грамотно, чтобы клиент возвращался, обращайтесь к профессионалам.

Количество показов: 164625

Ки Пи Ай внедряют сверху вниз: сначала разрабатывают общие цели и показатели для всего предприятия, а потом создают матрицы для отделов и отдельных сотрудников. Это долгий и сложный процесс. Чтобы внедрить систему KPI, нужно создать проектную группу, разработать методологию, провести предпроектные исследования, разработать организационную структуру, регламенты, подключить информационную систему… ну, вы поняли. Сложно, дорого и долго.

Если ресурсов нет, используйте костыльное решение — внедряйте KPI самостоятельно, по нашему простому алгоритму. Это вряд ли поддержат профессиональные бизнес-консультанты, зато сэкономите денег. Итак.

Шаг 1. Задайте основные метрики

Что больше всего влияет на бизнес-показатели? Объемы продаж? Трафик в магазине? Конверсия консультаций в заявки? Или число привлеченных клиентов на сайт? Соберите совещание обсудите с менеджерами основные показатели, от которых зависят результаты бизнеса.

Не стоит перегружать менеджеров и сотрудников. На первое время задайте, скажем, 10 показателей. Или меньше — на их основе вы будете задавать показатели продуктивности для сотрудников. Пока не опробовали систему боем, не усложняйте себе жизнь.

Шаг 2. Сформируйте матрицу

Когда есть основные метрики, определите индикаторы успешности для сотрудников. Проще говоря, поставьте план: месячный, квартальный, полугодовой и годовой. Допустим, метрика «Средний чек». В текущий момент — 8000 рублей. А руководитель отдела продаж говорит, что можно поднять до 10 000 рублей. Без проблем: KPI по среднему чеку — 10 000 рублей. И так по каждой метрике.

Учитывая характер метрик, задайте их как для отдела, так и для каждого сотрудника. Важно, чтобы они не взаимоисключали друг друга. Например, если у ки пи ай для сейлза — 20 продаж в месяц, а всего в отделе работает 5 человек, то ки пи ай отдела не может быть меньше 100 продаж. Хорошо бы рассчитать KPI для каждого сотрудника индивидуально, но в предложенном костыльном решении, это фантастика.

Шаг 3. Придумайте систему мотивации

Фантиками сотрудников не мотивировать, а статус «лучший работник месяца» заставляет работать хуже — лишь бы снова не попасть на доску почета. Поэтому, все банально: деньги — премия, бонусы или как вы еще поощряете сотрудников. Иногда мотивирует дополнительный отгул, страховка или абонемент в спортзал. Но не так сильно, как деньги. Поэтому, сначала материальная мотивация, а уже потом нематериальная. Иначе не сработает.

Шаг 4. Обсудите с сотрудниками

Поговорите с работниками про ки пи ай, объясните, что это такое простыми словами. Расскажите, как будете рассчитывать показатели и почему сотрудникам стоит постараться их выполнить. Объясните, что все прозрачно: все данные фиксируются, ежемесячно будем делать отчет, у каждого будет своя зачетная таблица. Выполнил плановый показатель — получил «пирожок». Невыполнил — остался голодный, без «пирожка».

Шаг 5. Внедряйте KPI

Подготовьте регламент. Например, положение о ключевых показателях продуктивности сотрудников. В нем зафиксируйте основные метрики, ознакомьте ответственных — пусть распишутся.

А еще пропишите порядок оценки и фиксации показателей — как вы будете отслеживать выполнение плановых показателей. Например, можно внедрить OkoCRM. Система будет отслеживать основные метрики и строить таблицы сравнения по каждому подключенному сотруднику. Сможете отследить, кто действительно результативен, а кто прикидывается.

Чтобы слегка стимулировать сотрудников, можно повесить в офисе доску мотивации. Записывайте на ней результаты сотрудников — результаты каждого будут на виду. Считается, что это подогревает дух соперничества.

Шаг 6. Фиксируйте показатели

Если вы не внедрили OkoCRM или иное программное обеспечение, считайте выполнение ки пи ай вручную. Например, можете скачать шаблон табеля и заполнять его ежемесячно. Это своеобразный отчет: план, факт, показатель эффективности. Позже на основании этого отчета будете оценивать сотрудников и принимать решение — кого премировать, а кого заставлять работать больше.

Пример табеля по KPI. Заполняйте его, если нет другого программного решения, которое будет фиксировать показатели автоматически.

Шаг 7. Контролируйте

Из месяца в месяц, из квартала в квартал. Система не работает без кнута и пряника. Не пускайте работу на самотек: составляйте и проверяйте табель, ведите доску мотивации, контролируйте выполнение плановых показателей и делегируйте контроль подчиненным. Не позволяйте саботировать KPI. Если показатели не выполняются систематически — ищите причины. Возможно, вы завысили планку. Или кто-то не хочет работать.

Владельцы компаний или предприятий часто не способны контролировать растущие темпы производства и проводить анализ всех сотрудников в качестве рабочих единиц, поскольку личных наблюдений для этого недостаточно. Поэтому для оценки продуктивности рабочего персонала и анализа деятельности организации стали использовать ключевой показатель эффективности работы, или KPI.

Данный параметр позволяет грамотно управлять бизнес-процессами, достигать стратегических и тактических целей, повышать мотивацию сотрудников, чтобы зарабатывать больше, улучшать конверсию сайтов. В нашей статье предлагаем рассмотреть, что такое KPI, как его определять, как разрабатывать и внедрять систему на предприятии.

Что такое ключевые показатели эффективности (KPI) простыми словами

KPI (Key Performance Indicator, ключевой показатель эффективности, КПЭ) — это измеримая величина, которая позволяет видеть, насколько продуктивно работают сотрудники и компания в целом.

Организациями используются разные KPI, например, показатель высокого уровня может быть применен для оценки общей производительности бизнеса, а параметр низкого уровня — процессов в конкретном отделе (по продажам, маркетингу, поддержке и пр.).

Ключевой показатель — это идеал, к которому нужно стремиться каждой компании. Расчет данного количественного параметра можно осуществлять как для конкретных сотрудников или руководителей, так и подразделений в целом.

Часто КПЭ показывает процент выполнения плана по каждой метрике. Например, у маркетологов это количество привлеченных лидов, а у операторов колл-центров — среднее время обработки звонков либо количество повторных обращений клиентов по одинаковым вопросам. Внедрение KPI эффективно практически в любой сфере, где есть измеримые показатели: от продажи продуктов до ремонта жилья.

Для чего рассчитывается KPI

Внедрение системы KPI позволяет выполнять следующие задачи:

• честно и объективно проводить оценку работы и результатов деятельности компании — на основе КПЭ можно справедливо выписывать премии и другие виды вознаграждений сотрудникам;
• планировать объемы, темпы продаж или выполняемых работ;
• стимулировать сотрудников, мотивировать их, показывая, что они способны достигать поставленных целей и задач.

Оценка деятельности компании или работы персонала с помощью ключевого показателя эффективности является хоть и сложной, но наиболее справедливой системой. Она позволяет определить пользу устоявшихся и привычных технологий, бизнес-процессов.

Но многие компании бездумно используют общепризнанные ключевые показатели, которые не всегда подходят именно их бизнесу, из-за чего не приносят нужных результатов. Поэтому важно определить подходящую систему KPI на основе различных форм взаимодействия сотрудников, а также разработать действенную стратегию, которая вела бы к нужной цели.

Для этого необходимо понять цели, варианты их достижения, какие лица могут быть ответственными за реализацию плана. Данный процесс должен быть непрерывным, предусматривать взаимодействие между аналитиками, руководителями отделов и сотрудниками.

В каких случаях KPI не нужен

Решение использовать систему KPI является нецелесообразным в новых компаниях, у которых пока нет людей и ресурсов, чтобы осуществлять расчёты необходимых показателей. КПЭ не уместен там, где невозможно оцифровать задачи или они являются нетипичными, например, для писателей, художников, дизайнеров.

Также KPI не нужен в фирмах, где количество работы зависит не от самого человека. Он неэффективен в случае с сотрудниками, у которых много мелких задач или если можно отслеживать только качественные показатели. Так, нецелесообразно считать количество справок или договоров, оформленных офис-менеджером. Использование ключевого показателя эффективности бессмысленно для подразделений фирмы, от которых зависит деятельность других отделов. Например, системный администратор должен в кратчайшие сроки устранить неполадки сайта. При внедрении KPI ему потребуется принимать заявки, обрабатывать их и ставить задачи в общую очередь. Данный процесс может быть затянут, что влечет задержки работы других сотрудников или целых отделов.

Помимо этого, KPI не нужен, если у компании нет цели. Нет цели — нет показателей эффективности.

Что значит зарплата — оклад KPI?

Использовать ключевой показатель эффективности можно в системе мотиваций. С его помощью руководители повышают заинтересованность каждого сотрудника в достижении конкретных целей. Так, при получении только фиксированной заработной платы у специалистов снижается мотивация работать более эффективно, ведь если выполнять меньше задач, на зарплате это не скажется.

Расчет KPI при определении уровня оплаты труда подталкивает сотрудников превосходить конкретный показатель эффективности для получения премии. Соответственно, при снижении результатов относительно установленного значения зарплата будет снижена.

Таким образом, оклад KPI — это система оплаты труда сотрудников, при которой итоговая сумма является переменной и зависит непосредственно от качества выполнения рабочих обязанностей (поставленных задач).

Виды KPI

Существует много видов KPI, выбор которых зависит от оцениваемого (измеряемого) параметра.

Универсального показателя эффективности не существует — в каждой сфере бизнеса следует использовать свои метрики. Этой особенности нужно соответствовать и устанавливать цели по каждому параметру и контролировать результаты.

Метрики KPI бывают:

• запаздывающими: устанавливают на основании анализа результатов в прошлом;
• опережающими: определяют с ориентиром на будущие результаты.

Выделяют разные критерии, на основе которых определяются KPI:

• по затратам: учитывается объём расхода бюджета, материалов и других ресурсов для выполнения конкретной задачи (с прописыванием допустимых отклонений);
• по производительности: оценивается нагрузка на бюджет, конкретные отделы, сотрудников;
• по эффективности: задают соотношение одних показателей к другим, например, количества привлеченных клиентов относительно затраченного бюджета;
• по результатам: оценивается успешность деятельности менеджеров, подразделений, компании в целом.

KPI в интернет-маркетинге

В сфере интернет-маркетинга используют специальные критерии для оценки показателя эффективности — как правило, они не имеют прямого отношения к сотрудникам. Их расчет осуществляется на основе данных в системах Яндекс.Метрика, Google Analytics.

Исходя из того, что нужно оценивать и анализировать, выделяют следующие виды KPI:

• ROMI: окупаемость маркетинговой инвестиции — показывает, сколько денег, полученных за определённую денежную единицу, было потрачено на рекламу.
• CPC: стоимость клика по рекламным баннерам или объявлениям.
• Количество лидов: позволяет определять число обращений по каждому рекламному каналу.
• Стоимость лидов: определяет соотношение количества обращений с расходами.

KPI в продажах

Ключевые показатели эффективности в продажах устанавливаются с учетом целей компаний, сегмента бизнеса, времени, которое фирма находится на рынке, и прочих критериев.

Например, только открывшемуся магазину нужно привлекать новых клиентов, а уже зрелому — удерживать активных покупателей.

Для розничных магазинов могут быть использованы ключевые показатели:

• показатель среднего чека;
• число сделок, презентаций, встреч;
• количество клиентов (новые, постоянные или активные);
• средний показатель времени от подачи заявки до оказания услуги или заключения сделки по проекту.

Маркетинговые и торговые данные позволяют установить KPI-метрики для всей воронки продаж, получив эффективный КПЭ для оценки успешности бизнеса.

KPI в управлении персоналом

Для определения эффективности работы сотрудников отдела кадров можно использовать универсальную систему KPI, которая основывается на:

• коэффициенте отсутствия;
• стоимости отсутствия;
• удовлетворенности компенсациями;
• коэффициенте продуктивности персонала;
• индексе удовлетворенности персонала;
• индексе вовлечённости сотрудников;
• индексе инновативности работников;
• показателе карьерного роста внутри компании;
• индексе лояльности;
• качестве найма;
• коэффициенте текучести кадров;
• эффективности обучения.

KPI в производстве

Предприятия используют индикаторы KPI, которые учитывают специфику предприятия: например, сюда относятся объемы производства, время выполнения заказов, процент заводского брака, количество трудозатрат на единицу готовых изделий и другие.

На любом предприятии вырабатываются собственные ключевые показатели, но главной целью (как и в сфере продаж) является повышение рентабельности бизнеса и получаемой прибыли.

Внутренние и внешние индикаторы

Ключевые показатели эффективности бывают внешними и внутренними.

Внешние индикаторы указывают на текущие показатели работы отдела при достижении общей цели компании (решение выходить на зарубежные рынки, расширить целевую аудиторию).

Благодаря внутренним метрикам можно прогнозировать результаты внутри компании, определять новые цели и составлять планы.

Что такое цель, факт, база, норма, вес KPI

Для вычисления KPI используют специальные матрицы (таблицы) и вписывают в них набор следующих ключевых показателей:

• Вес KPI — параметр значимости индикатора для фирмы (отображается в виде числового или процентного интервала).
• База — минимально допустимое значение, ниже которого работа не считается выполненной.
• Норма — процент работы или задачи, которые должны выполнить все сотрудники.
• Факт — указание фактического результата работы.· Цель — показатели, к которым необходимо стремиться (как правило, они повышают норму).

Что такое индекс KPI

Индексы KPI служат коэффициентом результативности и вычисляются на основе указанных ключевых показателей — по следующей формуле:

((Факт — База) / (Норма — База)) х 100%

Если полученный результат больше 100%, то сотрудники хорошо справляются со своей работой и заслуживают поощрения.

Если значение ниже, значит работники работают неэффективно и выполняют цели, поставленные руководством.

Как определить KPI

Расчет ключевого показателя эффективности — непростая задача, поскольку конкретные индикаторы всегда должны быть связаны с конкретными бизнес-результатами, которые не всегда легко определить или спрогнозировать.

Чтобы определить KPI, нужно учитывать следующие факторы:

• желаемую цель;
• важность этого результата;
• способ измерения прогресса;
• способы оказания влияния на итоговые показатели;
• перечень ответственных лиц;
• пути осведомления о реализованных планах;
• частоту оценки прогресса.

Чтобы определить KPI, нужно работать с матрицей, состоящей из 5 маркеров: цель, факт, норма, база и вес. KPI рассчитывается на основе значений данных показателей по формуле для индекса КПИ: разница факт/база делится на разницу норма/базы, и всё это умножается на 100%. Если результат больше 100%, значит сотрудник оправдал ожидания. Если показатель ниже, значит сотрудник недостаточно хорошо выполняет свою работу.

Как разработать и внедрить KPI: пошаговая инструкция

Прежде, чем приступить к разработке системы ключевых показателей эффективности на производстве, необходимо рассмотреть стратегические задачи, на основе которых можно определить нормы, начать работать с сотрудниками и приступить к внедрению. Важно помнить, что данный процесс всегда осуществляется «сверху вниз».

Итак, что необходимо сделать руководству:

• внедрить отчёты и систему оценки, повышающие ответственность сотрудников;
• расширить полномочия, повысить квалификацию персонала и расставить акценты по каждому важному для бизнеса направлению;
• сформировать доверительные отношения, здоровую и дружелюбную атмосферу в коллективе.

Внедрение системы KPI состоит из следующих шагов:

1. Создание матрицы показателей эффективности. В первую очередь важно определить конкретную цель, которая реально полезна для бизнеса.
2. Формирование системы мотивации сотрудников. С учётом ценностей компании, стоит придумать систему мотивации сотрудников.
3. Обсуждение с персоналом нововведений (важно объяснять их необходимость, пользу). Далее требуется правильно презентовать KPI команде. Сотрудникам важно понять, почему и каким образом вы решили измерять показатели эффективности. При этом важно вести с работниками диалог, обсуждать точки роста стратегий, их «уязвимые места», что позволит скорректировать конечные КПЭ и «подогнать» их под конкретный бизнес.
4. Анализ и пересмотр подхода к контролю за работой персонала.
5. Расчёт и фиксирование нормативных показателей эффективности.
6. Тестирование выбранной стратегии на фокус-группе.

В первую очередь важно определить конкретную цель, которая реально полезна для бизнеса. С учетом ценностей компании, стоит придумать систему мотивации. Далее требуется правильно презентовать KPI команде. Сотрудникам важно понять, почему и каким образом вы решили измерять показатели эффективности. При этом важно вести с работниками диалог, обсуждать точки роста стратегий, их «уязвимые места», что позволит скорректировать конечные КПЭ и «подогнать» их под конкретный бизнес.

Карта KPI

Карта ключевых показателей — это своеобразная система координат, позволяющая находить место компаний на общем рынке. Основными элементами этой карты являются числовые показатели по различным параметрам и целям.

Обычно она составляется на год вперёд. Такая карта помогает с определением направления развития, разработкой стратегии улучшения позиции, установкой приоритетных целей.

Как мотивировать персонал на выполнение KPI

Крайне важно, чтобы мотивация была чёткая и прозрачная, чтобы сотрудники понимали, ради чего они работают.

Например, руководители могут вводить для сотрудников поощрения и взыскания. При фиксации плановых и фактических показателей начальство может оценивать работу сотрудников и определять, кого следует вознаграждать и за что.

В свою очередь работники будут знать, что они должны сделать для получения бонусов. В качестве вознаграждения можно использовать премии, внеплановые выходные, специальные курсы и тренинги, которые оплачивает компания.

Правила и примеры расчета KPI

Вычисление ключевых показателей осуществляется разными способами: для конкретных сотрудников или отделов, по всем параметрам или только по определённым.

Индивидуальные значения КПЭ для работников вычисляются путем разделения фактических показателей на плановые и умножения полученного результата на 100%.

Для определения KPI подразделения следует сложить ключевые показатели сотрудников и разделить на плановый параметр (например, за неделю или месяц).

Сейчас в сети интернет можно найти различные программы для автоматического и безошибочного расчета соотношения фактических и плановых показателей, но далеко не все подходят для специфических KPI.

Рассмотрим подробно пример, как легко рассчитывать KPI вручную.

Менеджер Антон получает зарплату, которая зависит от планового достижения определенных показателей. За прошедший месяц Антон принёс своей компании 339 уникально-целевых сделок при плановом значении KPI — 290. В этом случае наблюдается перевыполнение показателя эффективности почти на 17% и благодаря чему вместе с фиксированным окладом менеджер получит надбавку, эквивалентную оплате за дополнительные сделки.

Так можно рассчитать персональный KPI. Однако нередко руководители ставят перед своими подчиненными задачи составные задачи или сразу несколько планов. Например, кроме КПЭ уникально-целевые звонки связаны ещё и с задачей уменьшения стоимости лидов.

Предположим, что этот показатель составляет 500 рублей за каждый лид.

Менеджеру Антону чуть-чуть не удалось «дожать» данный ключевой показатель, из-за чего по факту стоимость лида составила 543 руб. Если использовать ранее описанную формулу, то при делении 500 на 543 и умножении на 100% получается, что план по данному параметру выполнен только на 92%. Для определения общего KPI нужно сложить оба показателя и разделить на число задач (две): (92+117) / 2 = 104.5%.

Как рассчитать зарплату по шкале KPI

Плановые показатели сотрудника часто используется для расчета зарплаты. Выделяют фиксированную и переменную части. Первая не зависит от результатов выполненной работы, а вторая напрямую определяется на основе КПЭ.

К примеру, размер месячного дохода менеджера привязан к объему продаж и в среднем составляет 40 тысяч рублей (15 тысяч — фиксированная ставка, 25 тысяч — переменная: для менеджера — это процент с продаж, количество которых как раз является KPI для менеджера).

Благодаря своему трудолюбию, работнику удалось перевыполнить план на 30%. За это ему будет начислена соответствующая премия, которая рассчитывается на основе переменной части: 40 + 7.5 = 47.5 тысяч рублей.

Плюсы и минусы системы KPI

Ключевой показатель эффективности сотрудников внедряют многие компании, ведь данная система имеет ряд неоспоримых преимуществ:

• Справедливая оценка работы сотрудников: КПЭ показывает реальные показатели эффективности труда каждого работника. Это позволяет определить, кто способствует развитию бизнеса, а кто «тормозит» объемы продаж.
• Упрощение фиксирования ошибок: недовыполненный план указывает на проблемы или недостаточно серьезное отношение сотрудников к работе. Система КПИ даёт возможность корректировать схемы и улучшать процессы. Таким образом KPI позволяет быстро выявлять проблемы и находить способы их устранения.
• Точечное отслеживание эффективности деятельности подразделений компании по конкретным регионам, городам, отделам, исполнителям.
• Готовая основа для планов: КПИ даёт прогнозирование выполнения задач по продажам, лидогенерации, выполнению работ и другим направлениям деятельности.
• Дисциплинирование, задание стандартов и требований корпоративной этики.

Несмотря на многочисленные плюсы, система KPI имеет и ряд недостатков:

• Увеличение ресурсов: чтобы внедрить KPI и создать систему контроля и отчётности, нужно много времени и ресурсов.
• Отсутствие понимания: подчинённые сами чинят препятствия, поскольку обычно не понимают, зачем нужно внедрять КПЭ, а руководство не пытается им это объяснить. Поэтому важно вести диалог, чтобы работать сообща.
• Риск искажения показателей: для получения больше премии работники часто выдают «желаемое за действительное», подрисовывая результаты своей работы.· Обратный результат: из-за прописывания в целях чрезмерно завышенных требований можно получить не стимулирование, а демотивирование подчинённых.

Проблемы, с которыми вы можете столкнуться

В процессе внедрения системы ключевых показателей эффективности для сотрудников руководители могут сталкиваться со следующими проблемами:

• недостаток знаний в теме, из-за чего можно неправильно составить план;
• трудность определения реальных показателей эффективности бизнеса.

Ошибки при внедрении и возможные проблемы

При внедрении системы KPI могут быть допущены следующие типичные ошибки:

• Использование шаблонного подхода: каждый бизнес имеет свою специфику, поэтому необходимо не использовать чужие подходы, а разрабатывать собственные методики оценки показателей эффективности, в зависимости от сферы деятельности и рабочих процессов конкретных менеджеров/компаний.
• Применение абстрактных данных: перед внедрением системы КПЭ следует оценить и проанализировать ключевые показатели бизнеса. При использовании неправильных гипотез или второстепенных индикаторов применение KPI будет бессмысленным.
• Отсутствие постановки целей: система должна помогать сотрудникам повышать свой доход благодаря реальному повышению объёмов продаж и привлечению потока новых клиентов. Если же уровень оклада резко снижается, то одной мотивацией невозможно убедить менеджеров больше работать на общий результат.
• Нереальные значения индикаторов: постановка недостижимых целей служит демотиватором. Поэтому важно оценить возможности коллектива и предлагать реальные задачи.
• Отсутствие коммуникаций: многие руководители не привлекают подчинённых к внедрению КПЭ и не обсуждают с ними нововведения, что становится причиной недопониманий и конфликтов, а при усугублении проблемы — массовых увольнений.

Антикейс внедрения системы KPI

Предлагаем рассмотреть случай, где использование KPI негативно отразилось на объеме продаж, результате работы компании или мотивацию сотрудников за довольно короткий период времени.

Фирма, занимающаяся торговлей грузовых шин, установила «плавающую» зарплату менеджеров, которая составляла определённый процент от продаж. Количество продаж существенно выросло, из-за чего затраты на зарплаты увеличились. Для уменьшения оплаты труда руководитель решил внедрить KPI на основе плана продаж.

При покупке товара 1 апреля клиенты могли оплачивать заказы в течение 40 дней, при этом фактом продажи считалась отгрузка продукции. Получается, что менеджеры выполнили продажу, но за текущий месяц заработка так и не было.

План по заказам был выполнен на 100%, но через несколько месяцев образовалась дебиторская задолженность, ведь некоторые покупатели так и не выплачивали положенную сумму денег. Причиной такого недосмотра являлось отсутствие проверки платежеспособности клиентов.

Следующим этапом стало включение в KPI процента просроченных дебиторских задолженностей. Раз клиенты не выполняют свои обязательства, в процесс вступали юристы, и задолженности переставали учитываться в системе КПЭ.

Для решения проблемы менеджеры начали следить за дебиторскими задолженностями, однако клиентов, привыкших к большему времени на перечисление оплаты, это не устроило, из-за чего они ушли к конкурентам.

Для удержания ЦА и выполнения плана менеджеры начали просить у руководства дать скидки на товар. Для этого дирекции нужно было предоставить им доступ к закупочным ценам, что является коммерческой тайной.

Чтобы выполнить запрос и не раскрывать реальные цены, было принято решение придумывать «условные», на основе которых осуществлялся расчёт плана.

Из-за того, что менеджеры должны были регулярно обновлять цены вручную (автоматизировать было нельзя — из-за коммерческой тайны), они тратили меньше времени на свои основные задачи — поиск клиентов и совершение продаж.

Также в систему добавили продажу дополнительных товаров (моторные масла, фильтры). Менеджерам пришлось тратить время на продвижение не только основной, но и второстепенной продукции, что в итоге привело к уменьшению объёмов продаж самих шин.

В данном случае менеджерам были поставлены чрезмерно завышенные задачи, из-за чего работа усложнилась, а хороших результатов КПЭ не дало. К тому же руководство испортило отношения с подчиненными, часть из которых просто решили уволиться.

ВО избежание таких проблем важно грамотно подходить к внедрению KPI для конкретного бизнеса и компании.

Когда нет эффекта

Несмотря на явные плюсы, внедрение KPI иногда оценивается слишком низко. КПЭ является питательной средой для «эффекта кобры», при котором принятые решения не устраняют проблему, а приводят к противоположному результату.

Это обусловлено чрезмерной креативностью сотрудников. При внесении изменений в бизнес-процессы показатели эффективности работы могут бить все рекорды, однако на фоне этого может страдать определённая часть конечных потребителей из-за неудовлетворения своих нужд и ожиданий.

Коротко о главном

KPI — это специальная система оценки эффективности работы и мотивации персонала сотрудников компании.

Ключевые показатели требуют измерения количественных результатов труда работников, напрямую влияющих на оплату зарплату и помогающих мотивировать персонал.

Внедрение KPI является продолжительным и кропотливым процессом, требующим дополнительных финансов и времени. Зато при успешном внедрении КПЭ даст существенные преимущества в управлении компанией, способствует развитию бизнеса.

Внедрение KPI не является панацеей, поэтому система подходит не для всех компаний. Для эффективного развития компании необходимо грамотно составлять план КПИ для конкретного бизнеса.