Рациональное использование времени на работе

Согласно проведенным исследованиям, очень большая часть людей не умеет планировать свое рабочее время. Получается, что даже работая по жесткому графику, люди не успевают выполнять объем работы. В таких ситуациях помогает рациональное использование рабочего времени. О нем и будет сегодняшний разговор.

Рабочее время персонала и его эффективность

Рабочее время – это период, в течение которого сотрудники должны выполнять свои должностные обязанности на рабочем месте. Вопрос состоит в том, насколько эффективно используется рабочее время персонала, ведь зачастую получается так, что дела превращаются просто в бесконечную вереницу.

Факторы влияния на эффективное использование времени

На этот показатель влияет довольно много факторов:

• Режим рабочего времени;
• Организация труда;
• Работоспособность сотрудников;
• Планирование рабочего времени.

Что находится в приоритете

В любой работе важен результат: насколько достигнуты цели и задачи, которые были поставлены. Но чтобы прийти к планируемым результатам, нужно заняться выстраиванием рабочего процесса. Именно поэтому в трудовой процесс и внедряют принципы рационального планирования.

Методики реализации тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – это словосочетание, которое многим людям вообще ни о чем не говорит. Поэтому мы несколько упростим его и разъясним, что оно включает в себя организацию рабочего времени и повышение эффективности его использования.

Стоит перечислить положительные стороны этого инструмента:

• В коллективе складывается благоприятная и спокойная атмосфера;
• Повышается стрессоустойчивость сотрудников;
• Растет уровень результативности каждого работника;
• Повышается уровень личной ответственности и самоорганизации.

Планирование времени работы.

Об этом инструменте каждый предприниматель когда-то слышал. Но не все умеют его применять на практике. Как итог – время просто теряется, а ведь оно невозвратно, его нельзя накопить и вернуть назад. Для планирования есть простые способы, которые не требуют огромных затрат.

Рассмотрим процесс планирования пошагово.

Планированием грядущего рабочего дня лучше заниматься накануне вечером. В это время можно проанализировать, что уже сделано, а также составить план с учетом всех важных обстоятельств. Для планирования можно использовать как и старый проверенный блокнот, так и современные гаджеты. Важно, чтобы вы видели, какие задачи уже выполнены, а какие только предстоит выполнить.

Всю информацию вы все равно в голове не удержите, а вот что-то важное вполне можете забыть. Поэтому записывайте.

Постановка приоритетных задач.

Это очень важный момент в планировании. Реализовать его можно просто: на листе бумаги начертите квадрат, который нужно разделить еще на 4 квадрата.

Затем все задачи, которые нужно выполнить разбросайте по 4 пунктам:

• Срочные и важные;
• Срочные и неважные;
• Несрочные и важные;
• Несрочные и неважные.

Таким образом, все задачи каждый день будут перед глазами и вы будете видеть, что нужно сделать в первую очередь, а что можно перенести на пару часов, а может и дней.

Постановка целей.

Любой успешный предприниматель понимает, что постановка целей – это условие для достижения хороших результатов. Однако, часто руководители не объясняют работникам, какие цели стоят перед компанией, что каждый из них должен сделать, чтобы достичь успеха.

В итоге люди выполняют работу, по большей части бессмысленную, не приносящую практической пользы никому. А все потому, что просто не знают, зачем это вообще нужно. Как же изменить эту ситуацию?

1. Четко сформулируйте, какие цели стоят перед компанией и почему их нужно достичь;
2. Объясните сотрудникам, насколько важны те функции, которые они выполняют, для достижения общей цели: люди должны понимать, что их работа важна и приносит пользу;
3. Фиксируйте цели, которых удалось достичь и результаты каждого сотрудника.

Правильно поставленные цели мотивируют сотрудников и повышают эффективность их деятельности.

Закон Парето.

Его сутью является следующий принцип: если вы потратите всего 20% усилий, получите 80 % результата. При этом важно из перечня задач исключить все ненужные, а сосредоточиться только на важных.

Факторы, являющиеся отвлекающими от основной работы

Большинство из них являются просто корнем зла в любой компании, начиная с крупных холдингов, и заканчивая маленькими фирмами. Поэтому уделим им особое внимание.

Стрессовое состояние.

Каждый человек хоть раз в жизни находился в состоянии, когда работа просто не идет на ум. Сосредоточиться в такие моменты сложно. Выпейте немного травяного чая и включайтесь в работу.

Состояние усталости.

Чтобы работа была продуктивной, высыпайтесь. Недосып плохо влияет на общее состояние организма.

Соцсети.

Настоящий ужас для любого работодателя. Сотрудники постоянно в рабочее время проверяют свою страницу, читают посты, при этом на работе вообще не концентрируются. Поэтому руководству приходится прибегать к радикальным мерам: запрещать выход в интернет письменным распоряжением, а затем проверять журнал посещений каждого сотрудника. Хотя тоже помогает не всегда.

Сотовый телефон.

Если срочных звонков не ждете, просто выключите звук.

Режим многозадачности.

Когда сотрудник пытается выполнить много заданий в один момент, случается сбой и не получается ничего. Чтобы этого не происходило, организуйте рабочее время правильно.

Чувство скуки.

Один из самых опасных факторов. Если человеку скучно, то, естественно, что он будет искать способ отвлечься от работы. Стимулируйте у себя интерес к работе: например, если сдадите отчет раньше срока и получите премию, сможете сделать покупку, о которой давно мечтали.

Чувство голода.

Возможно, кому-то и покажется странным, но если вы голодны – работать нормально не получится. В голове только одна мысль: когда же я поем? Чтобы такого не случилось, делайте перекусы и следите за питанием в целом.

Как перестать отвлекаться

Чтобы работа была продуктивной и эффективной, нужно избавиться от привычки постоянно отвлекаться. Отвлекать могут коллеги, гаджеты, да и просто мысли. Как же стать властелином своего времени, обсудим далее.

Избавьтесь от поглотителей времени.

Постарайтесь не отвлекаться в рабочее время на дела личного характера и посторонние разговоры. Кроме того что ваше время тратится на просмотр очередного сайта или телефонный разговор с подружкой, вы также понесете временные затраты на то, чтобы включиться в процесс работы снова.

Безусловно, нужно делать перерывы в работе. Мы не роботы, отдых должен быть. Но для этого должно быть отведено конкретное время.

Еще один простой совет: оставьте домашние проблемы за порогом офиса. Это пойдет только во благо. Нужно разделять личные проблемы и рабочий процесс.

Не отвлекайтесь слишком часто на коллег.

Представьте: вы выполняете сложное задание или составляете объемный отчет, который нужно сдать в ближайшее время. И так боитесь не успеть, а тут еще и коллега задает ненужные вопросы. Они могут быть и в рамках работы, но катастрофически не вовремя.

Если приходится работать в шумной обстановке, все равно распределяйте работу так, чтобы не отвлекаться постоянно. Если точно знаете, что сосредоточиться не выйдет, попробуйте поменять на время кабинет. Мера эффективная, если взывать к разуму коллег, обсуждающих новый фильм, бесполезно.

Занимайтесь планированием.

Все дела, которые нужно сделать, фиксируйте. И время от времени просматривайте этот перечень. Можно установить напоминалку в телефоне, которая поможет не забыть что-то важное.

Распределяйте всю работу по времени суток. Утром и вечером выполняйте самые сложные задачи, а днем, когда вас могут отвлечь в любой момент, делайте те задачи, которые не требуют особенно серьезного внимания.

Отправкой корреспонденции или проверкой электронной почты занимайтесь в пакетном режиме.

Вместо того, чтобы каждый час на это отвлекаться, установите конкретное время для проверки содержимого электронного почтового ящика. А если нужно отправить несколько факсов, соберите их в течение дня и отправьте все разом.

В следующей части нашей статьи отдельно поговорим об организации рабочего времени руководителя.

Как руководителю рационально организовать рабочее время

Все ли вы успеваете сделать за рабочий день? Если нет, то вы представитель абсолютного большинства руководителей. Ряд аналитиков занимался изучением рабочего времени среднестатистического руководителя. Выводы были неутешительные: только 8% из 100 реализуют в течение дня все намеченные планы.

Причины этого следующие:

• Спешка;
• Отсутствие планирования времени;
• Неправильная организация труда;
• Слабый уровень мотивации.

Отсутствие планирования можно считать основной причиной. Если рабочее время проходит хаотично, логично, что завершить дела не получается.

Формула 60:40.

Если следовать ей, то та часть рабочего времени которую вы планируете, не должна превышать 60% от общего времени работы. Это период запланированной активности.

Оставшиеся 40% времени нужно разделить на 2 части, первая – это резервное время для незапланированной работы, оставшиеся 20% отводят для управленческой работы.

Таким образом, если планировать рабочее время правильно, можно значительно выиграть и во времени. А значит останется возможность заниматься самообразованием и плодотворной деятельностью.

Мотивация персонала

Мотивация важна для всех: руководитель вы или рядовой сотрудник. Когда ставятся цели на день, на неделю, на месяц, нужно понимать, каким будет результат. Мотивация – отличный инструмент для того чтобы повысить работоспособность и эффективность труда персонала. При этом можно использовать как мотивацию в материальном выражении, так и в нематериальном.

Пример. Руководство крупной нефтяной компании в РФ поставило перед собой цель: создать солидную деловую репутацию, при этом привлечь к этому процессу сотрудников. Была разработана система мотивации, которая подразумевала следующее: если в течение полугода все отделы компании выполняют поставленные перед ними задачи и при этом перевыполняют план, сотрудникам будут предложен бонусы на выбор материального или нематериального характера.

Как только систему внедрили, текучесть кадров снизилась на 20%, а лояльность сотрудников к руководству повысилась на 50%, став практически 100-процентной.

Заключение

Подводя итоги, хотелось бы отметить, что методик, обучающих рациональному использованию и планированию рабочего времени, много. Мы рассказали о самых популярных.

Но какой бы метод или инструмент вы ни использовали, обязательно занимайтесь планированием, анализом и подведением итогов своей каждодневной деятельности. Это позволит выявить все недостатки и использовать рабочее время с максимальной эффективностью.

Эффективная
работа руководителей и персонала фирмы
предпо­лагает в первую очередь
рациональное использование рабочего
време­ни. В этом
разделе мы попытались представить
результаты многочис­ленных
исследований, направленных на разумное
использование рабочего
времени.

Время
— это самый важный, дефицитный и
невосполнимый ре­сурс. Время
необратимо, его нельзя накопить, передать,
оно проходит безвозвратно. Поэтому
любой работник, желающий улучшить своюработу, должен
периодически анализировать уровень
использования и потери
времени.

Только
если конкретно, по результатам
«инвентаризации» време­ни за несколько
рабочих дней, определить, сколько
времени, на что и с кем
тратится, можно увидеть важные резервы
личного времени.

На эффективность
использования рабочего времени оказывают
влияние многочисленные факторы:

планирование времени;

организация труда и техника личной
работы;

режим работы;

самочувствие и работоспособность людей;

эргономика труда и техническая эстетика
и т. п.

Одним
из важнейших источников экономии времени
является планирование. В практике
управленческой деятельности принято
счи­тать, что
десятиминутная подготовка рабочего
дня обеспечивает до двух часов
экономии рабочего времени. При этом для
руководителя необхо­димо учитывать
правило 60:40 — планом должно быть охвачено
не бо­лее 60%
вашего времени, так как 40% должно быть
зарезервировано для неожиданных
дел, посетителей, телефонных разговоров
и т. п.

На
работу, как правило, тратится столько
времени, сколько его имеется в
вашем распоряжении. Эту закономерность
следует учиты­вать
при планировании времени, например, при
назначении сроков нача­ла
и окончания совещаний, деловых встреч,
обсуждений проектов и т. п.

При планировании
времени необходимо составить перечень
ра­бот на день
(неделю, месяц), установить приоритет
(последовательность) и примерный
срок выполнения работы. Одной из основных
проблемпланирования
рабочего времени является установление
приоритетов в решении ежедневных задач.
Успешному решению этой проблемы
способствуют
рассмотренные ниже принцип
Парето, АБВ-анализ и прнцип Эйзенхауэра.

Принцип
Парето в общем виде гласит, что внутри
определенной группы или множества
отдельные малые части обнаруживают
намного большую значимость, чем это
соответствует их относительному
удель­ному весу
в этой группе. Так, американские инженеры
обнаружили, что
20% запасов обычно составляют 80% стоимости
обследуемого ин­вентаря.
Оказалось, что принцип Парето работает
в самых разных об­ластях.
Применительно к управленческой
деятельности он формулиру­ется
так: в процессе работы за первые 20%
времени достигается 80% результатов.
Остальные 80% затраченного времени
приносят лишь 20% общего
итога.

Если
говорить о дневном цикле, то, поскольку
для большинства людей утреннее
время — самое продуктивное, не следует
браться сна­чала
за самые легкие, интересные или требующие
минимальных затрат дела. Сначала—за
немногие жизненно важные проблемы, а
уж потом -за многочисленные второстепенные.
Принцип Парето находит своекосвенное
выражение в АБВ-анализе.

Суть
АБВ-анализа заключается
в разделении всех дел на три ка­тегории,
исходя из того, что относительная
значимость задач (в смыслевклада
в конечный результат) не совпадает с их
относительным коли­чеством.

Важнейшие
задачи (категория А) составляют примерно
15% об­щего количества задач и дел.
Однако значимость этих задач (в смыслевклада в достижение
цели) составляет примерно 65%. На важные
зада­чи (категория Б) приходится в
среднем 20% общего числа задач и 20%
значимости; на
менее важные и несущественные
задачи—соответствен­но
65% и 15% (см. рис. 7.2).

Из
принципа Парето и из АБВ-анализа следует,
что установление приоритетов—важный
элемент творческой работы руководителя.
Нижеприводятся
вопросы, которые могут облегчить
выявление задач кате­гории
А.

Благодаря выполнению каких задач я в
наибольшей степени
приближаюсь к
выполнению моих главных целей (целей
года, месяца,
недели,
дня)?

Могу ли я за счет выполнения
одной-единственной задачи ре­
шить
сразу несколько других?

Благодаря выполнению каких задач я могу
внести максималь­ный
вклад в достижение общих целей моего
предприятия, отдела, рабо­чей
группы и т. д.?

Выполнение каких
задач принесет мне наибольшую пользу
(в
краткосрочном и долгосрочном плане),
наибольше денежное возна­граждение?

Невыполнение каких задач может иметь
самые негативные по­
следствия?

Удобным
вспомогательным средством принятия
решений по раз­ным задачам является
так называемый принцип
Эйзенхауэра. В
соот­ветствии с этим принципом
задачу надо рассматривать в координатах
«важность» — «срочность», отнести ее
к какой-либо категории и при­нять
по ней соответствующее решение (см. рис.
7.3).

На
эффективность использования рабочего
времени большое влия­ние оказывает
самочувствие и работоспособность
сотрудников фирмы.

На
основании многолетних исследований
биоритмов кандидат ме­дицинских
наук Л. Я. Глыбина пришла к выводу, что
в течение сутокподъем
работоспособности наблюдается в
5-6,11-12,16-17,20-21,24-1
час, а спад происходит в 2-3, 9-10, 14-15, 18-19,
22-23 часть Отсюда вывод:
часы подъема работоспособности необходимо
использовать для творческой, сложной
работы, а часы спада—для рутинной,
ежедневной работы,
например контроля за ходом работы
подчиненных и т. п.

Характерное
изменение работоспособности наблюдается
в тече­ние недели. Так, в понедельник
человек проходит стадию врабатывания,
во вторник, среду и четверг проявляется
наиболее устойчивая ра­ботоспособность,
в пятницу и субботу она снижается и
может развиться утомление.
При планировании работы эти данные
следует учитывать, например,
в понедельник и пятницу по возможности
не назначать сове­щания,
деловые встречи (или число их резко
сократить).

Ряд
авторов считают, что по распределению
интенсивности рабо­тоспособности в
течение суток всех лиц можно разделить
на 3 группы:

1. к вечернему
   режиму труда легче приспосабливаются
   так назы­ваемые
   «совы», которых
   около 30%;

2. работоспособны
   в первой половине дня и рано ложатся
   спать
   «жаворонки»;
   они составляют
   около 20% населения;

3. примерно
   одинаково трудоспособны утром, днем и
   вечером
   «голуби»,
   или «аритмики».

Для
определения оптимального режима работы
в течение дня каж­дый может
попытаться использовать простой тест,
предложенный за­падногерманским
ученым Г. Хольдсбрантом. Тест основан
на опреде­лении
соотношений сердечных сокращений и
числа дыханий. Возможны три
варианта соотношений пульса к дыханию:
для «аритмиков» харак­терно отношение
пульса к дыханию 4:1 (или около этой
величины) для «жаворонков»
— 5:1,6:1. Увеличение частоты дыхания и
уменьшение данного
соотношения характерно для «сов».

Короткий
дневной сон может приостановить снижение
работоспо­собности.
По данным немецких ученых, некоторые
предприятия с пре­имущественно
женским контингентом работающих ввели
в трудовой день получасовой полуденный
сон. Опыт этих предприятий показал, что,
не­смотря на
«выпадение» 30 минут рабочего времени,
производительность труда
в целом повысилась, во второй половине
дня утомление у работ­ниц
не наблюдалось или степень его была
резко снижена. Исследовани­ями
установлено, что ночная работоспособность
не уступает дневной.

Однако, учитывая
имеющиеся периоды спада работоспособности
в ноч­ное время,
для профессиональных групп необходимо
вырабатывать при­способленность
к измененному ритму жизни, рекомендовать
рациональ­ные режимы труда и отдыха,
организацию правильного питания. Одним
из ведущих факторов для сохранения
здоровья и высокой работоспособ­ности
при ночной физической работе является
организация рациональ­ного
питания. Обязательное условие, например,
обеспечение рабочих ночной
смены горячей пищей.

На
самочувствие и работоспособность людей
влияет цветовой
климат. Так, согласно наблюдениям
психологов, самый утомляющийцвет
— фиолетовый, голубой — успокаивающий,
зеленый повышает работоспособность.
Цвета могут быть холодными и теплыми,
что важ­но учитывать при
проектировании горячих и холодных
цехов, а такжепри
строительстве предприятий в различных
климатогеографических зонах. При подборе
цветов необходимо обращать внимание
на харак­тер
освещения. При люминисцентном освещении
сине-зеленые и жел­то-зеленые цвета
становятся излишне резкими. При освещении
лампа­ми
накаливания серый, голубой и зеленый
тускнеют, а оранжевый, желтый
и красный — воспринимаются как более
яркие. Благодаря правильной
окраске стен, пола, оборудования,
рациональному исполь­зованию
света и удобным в работе станкам и
инструментам произво­дительность
труда поднимается в среднем на 15-20%, а
травматизм снижается на 45-50%. Психологи
утверждают, что работоспособность при
хорошем настроении на 0,8-4,2% выше, а при
плохом — на 2,5-4,8%
ниже средней. В связи с этим при
строительстве и реконструкции предприятий
задача специалистов — найти такой
гармоничный набор расцветок, которые,
не утомляя глаз, создавали бы хорошее
настрое­ние и тем самым делали
более привлекательным и успешным
повсед­невный
труд. Чехословацкие ученые рассчитали,
что правильное цве­товое
оформление цехов промышленных предприятий
обходится в 20 раз дешевле, чем потери,
вызванные цветовой анархией.

В последние десятилетия
на производстве все активнее использу­ют
функциональную музыку, которая
оказывает положительное психо­физиологическое
воздействие на человека в процессе
труда. Утром до начала
работы рекомендуется бодрая маршевая
музыка, а через 10-15 минут
— «музыка врабатывания», которая
помогает человеку полнос­тью
растормозиться после недавнего сна и
обрести максимальную ра­ботоспособность.
Физиологические исследования показывают,
что, кик правило,
функциональная музыка улучшает внимание,
благотворно
влияет на
мышечную силу, частоту пульса, артериальное
давления.

При социологическом
опросе многие рабочие заявляли, что
раньше они возвращались домой утомленными,
а с введением музыки самочувствие их
улучшилось. При подборе функциональной
музыки необходимо в за­висимости
от технологического процесса и условий
труда, возрастного состава
рабочих учитывать уровень интенсивности,
ритм, продолжитель­ность
и характер музыкального материала.
Наиболее рационален пре­рывистый
график музыкальных передач с общей
продолжительностью их
1,5-2 часа в смену.

При
организации рабочего места необходимо
учитывать, что рост мужчин и женщин в
среднем отличается на 11,1 см, длина
вытянутой в сторону
руки — на 6,2 см, длина вытянутой вперед
руки — на 5,7 см, длина ноги — на 6,6 см,
высота глаз над уровнем пола — на 10,1
см.

При
конструировании рабочего места в позе
«сидя» и его гигиени­ческой оценке
учитывают, что в среднем тело мужчины
в этой позе на9,8 см
длиннее, чем у женщины, а высота глаз
над сиденьем соответ­ственно
отличается на 4,4 см.

Создание
рабочего места оператора определяется
рядом функцио­нальных требований:
к расстоянию, на котором считываются
показа­ния; углу
зрения; освещенности; расположению и
способу приведения в действие
связанных между собой органов управления.
Оптимальная поза работающего
обеспечивается также конструкцией
сиденья, которое дол­жно
поддерживать тело и не допускать
неправильного его положения. Рабочее
сиденье должно быть удобным для выполнения
планируемых работ,
иметь требуемые размеры, быть снабжено
подлокотниками, не мешающими
движениям, допускать регулировку по
высоте. В ряде слу­чаев
целесообразно использование специальных
подножек.

Реализация
рассмотренных выше рекомендаций в
практической работе руководителей
и специалистов обеспечивает повышение
эффек­тивности системы управления
фирмой.

Что такое тайм-менеджмент

Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.

Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.

Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают. Не стоит забывать и про знаменитое «правило Парето», согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата и наоборот.

Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях, не отклоняться от курса и в конечном итоге не стать «сбитым летчиком» на рынке труда.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

Лучшие методы тайм-менеджмента

1. Подготовка с вечера

Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.

2. Хотя бы N минут

Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.

3. Дедлайны

Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.

4. Поедание «лягушки»

Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.

5. Мелкие задачи

Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].

6. Автофокус

Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.

7. Сделайте это завтра

Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.

Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.

Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».

8. Деление большой задачи

Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.

9. Одна задача в один промежуток времени

Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.

10. Методы фиксированного времени

Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.

Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.

Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.

Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.

Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.

Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.

11. Принцип девяти дел

Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.

Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.

12. Канбан

Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать. Наравне со Scrum, канбан является одним из ключевых методов системы управления Agile, которую также надо внедрять с умом, чтобы не добиться противоположного результата.

Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.

Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.

13. Хронометраж

Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.

• Зафиксировать. В течение нескольких недель раз в один-два часа фиксируйте выполненные задачи и время, которое понадобилось на их выполнение. Дела на две-три минуты можно опустить. Цель этапа — фиксация, стороннее наблюдение за собой.
• Найти важное. По прошествии этих недель отметьте в той же тетради, когда время было потрачено с пользой, когда можно было сделать задачу быстрее, а когда время пропало впустую.
• Планировать. Скорректируйте расписание и процесс работы на основе своей статистики.

14. Матрица Эйзенхауэра

Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.

• Важно и срочно — сделать. Это задачи с дедлайнами. Например, завершить проект для клиента, отправить черновик статьи, ответить на важные письма, забрать детей из школы. Если их не сделать, это чревато неприятными последствиями.
• Важные и несрочные — запланировать. Это дела без крайнего срока, которые, нужны для вашего роста. Например, сходить в спортзал, заняться изучением иностранного языка, пойти на нетворкинг-сессию. Такие дела нужно планировать заранее, чтобы не потерять.
• Неважные и срочные — делегировать. Рутина, которая не требует специфических навыков. Например, выложить посты в блог, приготовить еду, сделать рассылку для коллег, поставить одежду в стирку. Эти задачи стоит аккуратно и обоснованно делегировать своим сотрудникам или коллегам, чтобы освободить свое время для важных и срочных дел.
• Неважные и несрочные — удалить. Это занятия, которые не приносят пользы в работе и не помогают достигать цели. Например, листать ленту в соцсетях, играть в видеоигры, смотреть телевизор. Такие дела забирают много времени, поэтому их нужно контролировать или отказаться вовсе.

15. Тайм-менеджмент по хронотипу

Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:

• «Медведи». Им комфортно просыпаться с 7 до 11 утра, пик продуктивности приходится на период с 11 до 18 часов, а отход ко сну должен быть не позднее 23 часов.
• «Львы». Могут просыпаться без будильника с 5:30 до 10 утра, наиболее продуктивны с 10 до 17, уйти на боковую им лучше до 22:30.
• «Волки». Очень тяжело встают по утрам, их время с 7:30 до 12 часов, эффективно работают до 20 часов и легко уходят спать в 00:00.
• «Дельфины». Люди с беспокойным режимом сна, поэтому даже если они встают с 6 до 10, могут легко заснуть обратно. Чтобы уснуть к полуночи, им нужно убрать любые экраны за два часа до сна. Пик их активности — с 10 до 18 часов.

Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше. Вы также можете ознакомиться с советами Германа Грефа, Павла Дурова и других бизнес-лидеров о том, как и когда лучше работать и отдыхать.

Приложения для управления временем

Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.

Книги по тайм-менеджменту

Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.

Руководитель действует по плану, в котором должны быть предусмотрены все его главные действия, его отношения с подчиненными, а также должно быть выделено время на обдумывание перспективных вопросов и время на повышение своей квалификации.

Руководитель, работающий по принципу «открытых дверей», — т. е. в кабинет идет кто хочет, когда хочет и по любому вопросу, не может рассчитывать на рациональное использование своего времени.

Основой подлинного авторитета руководителя являются знания и умения, принципиальность и человечность. Жизнь убеждает, что самые высокие авторитеты, созданные на иной основе, рано или поздно неизбежно разрушаются. Кто хочет приказывать, тот должен уметь подчиняться, — только тогда он научится управлять.

• Руководитель, слабо разбирающийся в специальных проблемах, управление реализацией которых составляет его компетенцию, подобен слепому, взявшемуся быть проводником.
• Следует быть смелым и решительным; ничто так не компрометирует руководителя, как безынициативность и трусость, боязнь брать на себя ответственность, постоянное ожидание указаний свыше что и как делать.
• Незачем откладывать без причин решение вопроса: бремя нерешенных проблем давит на психику и делает человека раздражительным.

Не торопитесь вносить изменения в уже принятые решения, пока не уясните, что, собственно, нуждается в корректировке. Торопливые, а значит и недостаточно продуманные действия часто не приносят пользы.

Не спешите с заключениями по вопросам, в отношении которых нужно высказать свои соображения. Прежде изучите всю необходимую информацию, посоветуйтесь с опытными людьми и внимательно выслушайте любые мнения по этим вопросам.

Загружайте подчиненных работой таким образом, чтобы они научились ценить время — нет ничего хуже, чем вынужденное безделье.

При неудачах не сетуйте на внешние обстоятельства, ищите источник неудач в себе. Помните, что руководитель, который легко находит оправдания всегда и всему, редко бывает специалистом еще в чем-нибудь.

С непредвиденными обстоятельствами сталкиваются, как правило, руководители, неспособные предугадать их, почувствовать их приближение и подготовиться к ним.

Распределяйте задания с учетом опыта и способностей каждого работника. Нельзя давать поручения, явно превышающие возможности работника. Задание должно быть трудным, но выполнимым.

Давая задание, надо объяснить подчиненному его цель и смысл, а также проверить, как подчиненный понял задание. Это поможет ему действовать сознательно и проявлять инициативу.

Нельзя давать одновременно несколько важных и срочных заданий: это распыляет внимание исполнителя. Рекомендуется определить приоритетность заданий и выделить из них самые важные и срочные.

1. Неразумно рассчитывать только на себя, считая себя все знающим и все умеющим, а подчиненных неграмотными, неквалифицированными людьми.
2. Никогда не делайте сами того, что могут выполнить ваши подчиненные, за исключением случаев, когда нужно показать образец исполнения или пример.
3. Участвовать во всех делах и вникать во все детали, принимать посетителей, держа в одной руке телефонную трубку, а другой подписывать письмо и в то же время переговариваться со стоящим рядом сотрудником — далеко не лучший стиль работы.

Отсутствие указаний «сверху» — это не основание для бездействия. Входящие в компетенцию руководителя вопросы должны решаться им самостоятельно без специального на то разрешения высшей инстанции.

• Выполнение каждого задания обязательно контролируйте: отсутствие контроля может навести работника на мысль о ненужности выполняемой работы, в то же время следует избегать мелочной опеки над подчиненным.
• Если среди ваших подчиненных есть хоть один бездельник, сделайте все возможное, чтобы заставить его работать, иначе он может подорвать дисциплину во всем коллективе.
• Когда предлагаемое сотрудником решение не противоречит в принципе вашему мнению, предоставьте ему максимум свободы: нет нужды вести дискуссии по мелочам и мешать проявлению его инициативы.

Каждое достижение работника и его инициативу необходимо немедленно отметить. Не забывайте поблагодарить подчиненного, желательно в присутствии других сотрудников, за хорошую работу. Человека ободряет положительная оценка его действий и огорчает, если не замечают его успехов.

Каждый раз с удовлетворением отмечайте положительные сдвиги в поведении неподатливого сотрудника, которых ему удалось добиться. Убедите его, что вы за разумные компромиссы и не разделяете лозунга «все или ничего».

Не бойтесь, если ваш подчиненный окажется более сведущим в каком-то вопросе; радуйтесь такой опоре и поддерживайте его Хорошая репутация подчиненных есть похвала руководителю и ставится ему в заслугу.

Не давайте обещаний, если не уверены, что они будут обязательно выполнены. Настоящий руководитель не бросает слов на ветер, взвешивает каждое свое обещание и, если оно дано, исполняет его со всей энергией и настойчивостью.

Создавайте и постоянно поддерживайте материальную и моральную заинтересованность подчиненных в конечных результатах труда.

Лучше не увлекаться наказаниями; если вы не полностью уверены в виновности подчиненного, то предпочтительнее от наказания воздержаться.

Шутите сами и позволяйте шутить окружающим. Добрая шутка создает обстановку доверия, делает труд более привлекательным и производительным. Однако в своих шутках остерегайтесь:

1.  ставить человека в глупое положение;
2. задевать чужие интимные или семейные дела;
3. выражать свою неприязнь или издеваться над кем-то;
4. не учитывать чужое самолюбие, задевать человеческое достоинство;
5. смеяться, когда не смешно, или смеяться шутке прежде других;
6. смеяться над тем, кто чего-то не понимает.

Держите себя с людьми ровно, не теряйте самообладания ни при каких обстоятельствах. Кто не может управлять собой, тот не может управлять вообще никем.

Помните, что руководитель не имеет права обижаться. Он должен анализировать складывающуюся ситуацию и принимать решение.

Не старайтесь приобрести репутацию «доброго» руководителя, фамильярничая с подчиненными.

Не говорите в споре что-то резкое и тем более оскорбительное. Подумайте о том, что у каждого человека есть чувство собственного достоинства. Чтобы разобраться в точке зрения оппонентов, попытайтесь, хотя бы на минуту, поставить себя на его место.

• Не прикрывайте грубость ссылками на необходимость усиления требовательности — это далеко не одно и то же.
• Помните: искра уважения и тем более любви, зароненная руководителем в сердце, способна зарядить его на творческую самоотверженную работу, не считаясь со временем.
• Никогда не используйте власть до тех пор, пока не убедитесь, что все остальные средства воздействия исчерпаны; действуйте методом убеждения, находите индивидуальный подход к каждому работнику с максимально возможным учетом особенностей его характера, знаний, опыта и отношения к делу.
• Не злоупотребляйте терпением подчиненных, будьте кратки в деловом разговоре с ними.
• Всегда старайтесь предварительно выяснить, насколько уместными могут оказаться ваши критические замечания в адрес подчиненных в каждом конкретном случае, имея в виду, что их ошибки могут быть вызваны уважительными причинами.

Чтобы не унизить подчиненного без особой надобности, не делайте подчиненному замечаний в присутствии третьего лица. Не отзывайтесь о подчиненных недоброжелательно или оскорбительно в их отсутствии, высказывайте свои претензии к ним открыто.

1. Оценивая поведение подчиненных, не придавайте случайным и второстепенным деталям слишком большое значение.
2. Умейте трезво оценивать результаты своей деятельности, признавать свои ошибки и отменяя неправильные решения.
3. Скромность — это не только украшение человека: можно быть скромным, не будучи умным, но нельзя быть мудрым, не обладая скромностью.

Внимательно и благожелательно выслушивайте любую критику и любое предложение подчиненного, даже если оно несущественно. Иначе подчиненный будет молчать и в других, более важных случаях. Руководитель пренебрегающий справедливыми критическими замечаниями, неизбежно противопоставляет себя коллективу и в конечном счете теряет возможность эффективно управлять.

В манере говорить проявляется профессиональная грамотность, общая культура и нравственный облик руководителя. Благоприятное впечатление производит простота речи, удачно выбранные интонации, выражение лица, сдержанные экономные жесты и позы, меткое и к месту сказанное слово.

Желательно, чтобы в действиях руководителя не было никакого формализма, чтобы все они были продиктованы целесообразностью.

Иногда полезно высказывать замечания в виде вопроса: «Не считаете ли вы, что здесь допущена ошибка?» или «Не думаете ли вы, что здесь следует что-нибудь изменить?», чем сказать то же самое в резкой форме.

Вообще, следует стараться давать указания не в приказном тоне, а в стиле доверительного общения: «прошу», «будьте добры» и т. п. Если вы имеете в коллективе авторитет, то каждый поймет обращенную к нему просьбу как указание, обязательное к исполнению.

Назначение любого работника следует согласовывать с тем руководителем, в подчинение которого он будет находиться. Тогда этот руководитель проникается большим чувством ответственности за деятельность нового сотрудника и старается помочь ему, особенно на первых порах.

Будьте оптимистом и в сложных ситуациях не теряйте бодрости духа: это вселяет в подчиненных уверенность в успехе дела.

Нужно уметь хорошо разбираться в людях, в первую очередь в своем непосредственном окружении. Подхалимство и неумеренное восхваление часто кружит голову незрелым руководителям, мешают им правильно оценивать обстановку и результаты своей деятельности.

Нет лучшего способа усыпить бдительность руководителя, чем лесть, тем более что ему часто трудно отличить ее от искреннего уважения и признания заслуг. Однако постоянное напоминание даже о действительных заслугах есть форма лести.

• Не пытайтесь создавать вокруг себя группу «надежных лиц», чтобы обеспечить себе поддержку в коллективе: это неизбежно повредит вашему престижу и разрушит коллектив.
• Руководитель сам никогда и никуда не должен опаздывать и обязан того же требовать от подчиненных.
• Надо быть принципиальным не только с подчиненными, но и в общении со своими вышестоящими руководителями, правильно информировать их о положении дел в управляемой вами системе, отстаивать интересы дела.

Руководитель должен как можно меньше пользоваться словом «Я». Частое употребление слова «Я» вызывается тайным самодовольством и крайним честолюбием. Оно свидетельствует о том, что руководитель хочет подчеркнуть свою значимость и исключительность. Такое поведение руководителя, как правило, вызывает раздражение у подчиненных и отвращение ко всему, что он говорит и приписывает себе.

Источник: https://hr-portal.ru/article/racionalnoe-ispolzovanie-rabochego-vremeni-rukovodstva-kompanii

Методы рационального использования рабочего времени руководителя (на примере конкретной организации)

Реферат по менеджменту на тему «Методы рационального использования рабочего времени руководителя (на примере конкретной организации)» не всем удается написать с высокой уникальностью и на высокий балл. Образовательная штука — страшно нелегкая задача для исполненья, а суть нетрудна — отсутствие часов досуга.

И педагог может ведь совсем просто отправить на пересдачу, не обращая внимания на веды, так что ни одна вещь не является гарантом балла. Но ведь есть шанс с простотой обратиться к нашей компании — истинным специалистам по выполнению работ, которые точно смогут окажут содействие.

Как быстро делается работа и сколько денег тратится? Ценность предмета находится в подневольности от ее образца, объема, важности. Наша бригада людей делает труды прытко, качественно и на потрясном высоте.

При этом себестоимость наших трудов превосходно дешева, более экономично не схлопотать! А также мы без обмана трудимся и обладаем элементарную системку расплаты. Из-за чего заказчикам надо устремиться конкретно к нашей компании? Мы уже бездну лет делаем научные предметы.

Наша банда — это педагоги, кандидаты и доктора наук, все учащиеся постоянно продолжают быть довольны работой, и вот из-за чего:

• мы подписываем договора на решение заказа и предоставляем чеки;
• мы на связи непрерывно, свободно подсобим с любыми моментами;
• мы все время как полагается даем о заказах и индивидуально обращаемся к каждому студенту;
• доработка безвозмездная;
• сведения о заказчиках сохраняются только лишь промеж менеджером и студентом.

Доверьте данную доставшую задачу нашей фирме и не терзайтесь с выполнением непонятных работ! Осталось заказать реферат по менеджменту на тему «Методы рационального использования рабочего времени руководителя (на примере конкретной организации)» в Заочнике и дело готово!

Источник: https://Zaochnik.ru/referat-na-zakaz/menedzhment/metody-racionalnogo-ispolzovanija-rabochego-vremeni-rukovoditelja-na-pr/

Рациональное использование времени менеджером

Для разработки программы рационального использования времени менеджером необходимо изучать трудовые навыки, оценивать, насколько рационально используется время, составлять бюджет времени и не нарушать его. С этой целью рекомендуется вести дневник (журнал).

Для сортировки и интеграции видов деятельности, привязки их ко времени или к сотрудникам, или к организационным подразделениям, несущим за них ответственность, учета обстоятельств, которые могут резко отличаться друг от друга, может быть использована модель, связывающая показатели важности и срочности действий. Такая модель помогает разработчикам PAS и менеджерам эффективно осмысливать способы рационального использования времени и усилий своих коллег, о чем те их всегда просят.

Например, директор-распорядитель крупной компании или бизнес-единицы должен ожидать, что часть его рабочего графика будет нарушаться из-за неожиданных событий, возникающих внезапно, без всяких предварительных сигналов угроза недружеского поглощения, крупный выброс токсических веществ, сообщение об планируемых изменениях в регулирующих правилах, которые потребуют от него участия в слушаниях комитета Конгресса.

В этом случае следует поручить линейным менеджерам заняться некоторыми текущими вопросами, по отдельности обладающими относительно малой значимостью, но в совокупности важными, так как они влияют на показатели функционирования.

Эти особенности должен учитывать производственный менеджер, определяя регламент работы линии, т. е. задавая время начала работы всех операций. Критерием при этом является минимизация величин оборотных заделов на всех парах смежных операций. Однако это не единственный критерий. Другим противоречащим ему критерием является оптимизация использования рабочей силы на линии.

Противоречащим потому, что, как видно из рассмотренного примера, на двух операциях можно использовать одного рабочего, только если операции не перекрываются во времени и, следовательно, задел между ними максимален. Рациональное использование рабочей силы здесь может быть достигнуто за счет организации последовательного многостаночного обслуживания.

Следует подчеркнуть, что метод AB начинает активно применяться в различных областях.

Например, при анализе рационального использования рабочего времени менеджера была выявлена зависимость между удельным весом решаемых задач в конечном результате (ось у) и их удельным весом в общем количестве, рис. 5.1. Так, группа А включает 65% важнейших задач и составляет примерно 15% их общего количества и т. д.

Большое внимание в современном менеджменте уделяется вопросам деловой и поведенческой этики. Ряд фирм открыли курсы и выпускают пособия с рекомендациями относительно методов общения и поведения.

В последние годы более двух тысяч корпораций в США разработали для своих служащих всех уровней кодексы и наставления по вопросам этики делового общения.

Как показали результаты опросов менеджеров, 60 % обследованных фирм имеют четкие письменные правила поведения управляющего с сотрудниками, более 35 % — конкретные инструкции о контроле за рациональным использованием рабочего времени, а 35 % — правила поведения с сотрудниками, имеющими семейные проблемы.

Управление процессами движения денежных и товарных потоков, формированием, распределением и использованием различных фондов и ресурсов позволяет реализовать рыночную стратегию, характер которой может меняться в зависимости от конъюнктуры и жизненного цикла предприятия.

Используя распределительную и контрольную функции финансов, менеджер может воздействовать на все стадии воспроизводственного процесса обмен, производство, распределение, потребление и контроль за ними.

Поскольку финансы отражают все происходящие на предприятии процессы в стоимостном виде, финансовый менеджмент использует функцию отражения для оценки и систематизации денежных потоков, определяя пути и интенсивность их движения. Вместе с бухгалтерским и управленческим учетом финансы обеспечивают предприятия необходимой информационной базой.

Финансовая отчетность легко сопоставима и позволяет выстраивать временные ряды показателей, дающих картину происходящих изменений в динамике. Такая сопоставимость обеспечивает сравнение эффективности работы предприятий и фирм в одной или разных отраслях.

Весьма важно знать существующие методы, приемы обучения и уметь рационально их использовать в управленческой деятельности рабочие инструкции — для работ, не требующих специального или длительного обучения переходное обучение — на курсах с использованием тренажеров имитация — аналогия или воспроизведение реальной системы, если обучение сопряжено с опасностью или отличается большой сложностью (например, подготовка летчиков) ролевые игры обучение претендентов для расширения кругозора и улучшения мыслительного процесса, фильмы и телепередачи, лекции дискуссии ротация — временное использование кадров на других постах (важна для обучения менеджеров) использование персонала, особенно менеджеров, для работы в других отраслях промышленности дистанционное обучение.

Менеджерам хронически не хватает времени. Для рационального его использования необходимо

• знать, на что оно тратится
• тратить на то, что нужно
• делать все как можно быстрее.

В инвентаризации времени первый шаг состоит в его фотографировании. При этом следует обоснованно подойти к группировке баланса времени по функциям или задачам.

Менеджерам хронически не хватает времени. Для рационального его использования нужны три вещи

• знать, на что оно тратится
• тратить на то.что нужно
• делать все, как можно быстрее.

Принципы результативного планировании времени за мечательно описаны в книге Ваше время — в Ваших руках . Автор Л. Зайверт — профессор, руководитель Института рационального использования времени, ведущий эксперт по рационализации труда менеджеров — профессионально, с немецкой педантичностью ведет деловой разговор о том, как организовать свою работу и повседневную жизнь, чтобы работать в оптимальном деловом режиме, иметь время для человеческих радостей, при этом сберегая свое здоровье. Нет смысла пересказывать книгу. Целесообразно кратко остановиться на основных утверждениях и рекомендациях автора.

Внедрение более совершенных компьютерных систем непременно ведет к более рациональному использованию рабочего времени сотрудников.

Благодаря интеллектуальному ПО, постоянно просматривающему статистику продаж, отслеживающему тенденции и выявляющему, какие товары и услуги пользуются спросом, а какие нет, компания Marks Spenser намного повысила эффективность работы 5—6 сотен своих менеджеров, отвечающих за ассортимент магазинов компании.

Теперь они добиваются гораздо лучших результатов, анализируя информацию в реальном масштабе времени вместо того, чтобы перелопачивать пухлые бумажные отчеты за предыдущий день, пытаясь определить, хорошо ли шла торговля. Если все идет по плану, то и никакого вмешательства в процесс не требуется. Новая система отслеживает статистику продаж и помечает позиции, которые продаются быстрее или медленнее, чем было предусмотрено. Отчеты о таких наблюдениях состав.

С появлением фабричной системы производства потеря каждой секунды рабочего времени или просто неэфф активное использование времени стало проявляться в виде ощутимых убытков.

Поэтому система наемного рабочего труда поставила капиталистов перед необходимостью искать способы повышения эффективности использования рабочего времени, а также ужесточения контроля над процессом производства.

Таким образом, распространение системы заработной платы повлекло за собой попытки рациональной организации трудового процесса и в итоге утвердило классовое разделение на рабочих местах, в частности, на менеджеров, на которых возложена ответственность за организацию труда и контроль, и рабочую силу, занятую собственно производством.

График должен быть согласован с планом производства и реали-зации продукции. Производственный план использует множество входных данных, включая финансовые планы, потребительский спрос, пропускную возможность инженерных служб, возможности трудовых ресурсов, колебания запасов, оценку поставщиков и др.

Менеджер должен быть уверен, что принял лучший план, осуществляя который производственная система наиболее рациональным образом удовлетворит спрос на конечную продукцию по номенклатуре и в заданные сроки. В то же время план должен быть реализуем. Это может быть проверено путем грубой оценки производственной мощности.

Для этого для каждой производимой единицы продукции составляется ведомость ключевых ресурсов, нехватка которых может поставить под сомнение стопроцентное выполнение плана. В ведомости отражается разбалансировка ресурсов и возможное компенсирование ее путей сдвига времени использования ресурса на более ранние сроки.

Постоянное отслеживание общей потребности в ключевых ресурсах с учетом фактического изготовления продукции и сравнение ее с доступными ресурсами системы позволяет принять меры для обеспечения выполнимости главного плана-графика. Таким образом, в системе планирования появляется контур обратнбй связи.

На стратегическом уровне планирования особенно важно учитывать внешние условия деятельности организации. Именно поэтому концепция стратегического планирования является более сложной, чем концепция долгосрочного планирования. Кроме того, она связана не столько с продолжительным временным горизонтом, сколько с масштабом преобразований.

При этом общее условие развития организации — постоянное приспособление стратегии к новым возможностям и угрозам через принятие решений. Есть несколько подходов к стратегическому выбору. Первый основан на харизме руководителя, который должен ощущать то, к чему организации следует стремиться в будущем.

Второй основан на методах сознательного формирования будущего желаемого образа организации, часто на основе использования экспертных методов, а также экономико-математического моделирования. Третий подход исходит из концепции последовательного приращения результатов (усилий) с учетом внешней среды.

Опыт сведетельствует о том, что выбор наилучшего направления развития зависит как от обстоятельств, так и способности руководителя правильно осмысливать многочисленные события, тенденции и противоречивые факторы при формулировании целей и поиске путей их достижения. А в подтверждение этого приведем мнение лауреата премии памяти Нобеля (1978 г.) Герберта Саймона, который опроверг представление о фирме как о всеведующем, рационально действующем с целью максимизации прибыли, гомогенном объекте.

Вместо этого он показал, что способность к рациональному действию менеджеров ограничена как принципиальной невозможностью увидеть перспективу во всей ее сложности и разноообразии (гетерогенности), так и разницей в их личных устремлениях и социальных перспективах.

Он обращал внимание на ограниченность памяти человека, его неспособность к многовариантным расчетам, считая эти качества непреодолимым препятствием для абсолютно рационального поведения. Г. Саймон показал, что фирмы ставят перед собой в качестве цели не максимизацию прибыли, а нахождение приемлемых решений возникающих перед ними сложных проблем. Такая ситуация часто заставляет менеджера выбирать между конфликтными целями. В итоге возникла концепция, получившая название теории ограниченной, или связанной, рациональности.

Источник: https://economy-ru.info/info/131143/

Рациональное использование рабочего времени

• Начинайте день с позитивным настроением.
• Следуйте на работу без спешки.
• Начинайте работу по возможности в одно и то же время.
• Приступайте к работе без «раскачки».
• Пересмотрите составленный накануне вечером план дня, внесите коррективы.
• Самое продуктивное утреннее время — решению ключевых задач.
• Старайтесь отклонять дополнительные неотложные проблемы.
• Избегайте незапланированных импульсивных действий.

Своевременно делайте паузы, соблюдайте размеренный темп.

Оптимальное соотношение: один час работы — 10 минут перерыв.

1. Небольшие однородные задачи старайтесь выполнять сериями.
2. Используйте незапланированные паузы в работе.
3. Ищите способы избежать регулярных посягательств на ваше время со стороны коллег, деловых партнеров.
4. Выкраивайте спокойный (закрытый) час для важных дел, творческой работы, самообразования.
5. В конце дня:
6. завершите несделанное;
7. просмотрите дневной план, подведите итоги;
8. составьте план на следующий день.

Пять стадий метода «Альпы».Предлагаемый метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его легко запомнить, поскольку он основывается на мнемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия.

Даже если вам кажется, что вы задыхаетесь под «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по методу «Альпы».

Метод включает пять стадий:

• 1) составление заданий;
• 2) оценку длительности акций;
• 3) резервирование времени (в соотношении 60:40);
• 4) принятие решений по приоритетам и перепоручению;
• 5) контроль (учет несделанного).

Рационализация времени с помощью бюрографии.Вы можете еще больше рационализировать составление плана, если для обозначения важнейших элементов наряду с буквенными используете другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.

Применяйте также собственные обозначения. Личное творчество можно не ограничивать.

К стратегиям рационального использования времениможно отнести и способы межличностного взаимодействия, использование вербальных и невербальных реакций в общении, готовность подавать и принимать неотсроченную во времени обратную связь партнеру.

Эффективность взаимодействия с партнером в разговоре зависит от баланса времени между разговором и слушанием, равного распределения времени на монологи и диалоги собеседников, умения предоставлять каждому возможность высказаться.

Важны специфичность, конкретность и точность в использовании языка, наиболее уместные слова и выражения, достоверная и качественная информация. Подавать информацию следует точно, без личных интерпретаций и искажений, с указанием источников.

Оценочные суждения и критика в адрес партнера в присутствии третьих лиц недопустима и расценивается как нарушение правила вежливости и как действия, угрожающие репутации другого.

Менее очевидный аспект нашего межличностного взаимодействия — время,хотя его учет и умение не пренебрегать временем другого составляют одну из важных личностных характеристик партнерства в деловых отношениях.

Пунктуальность и длительность межличностных контактов, их содержание и насыщенность во времени принято называть неформальным временем.Когда продолжительность события или времени общения сильно отличается от наших социальных установок и временных

ожиданий, мы начинаем искать в этом некий смысл. Если мы знаем, что первичное собеседование при приеме на работу обычно занимает не менее одного часа, а оно прошло за 20 минут, можно сделать вывод, что эту работу мы не получим.

Поскольку адекватное социальным ожиданиям «использование» времени имеет особый смысл, в ситуации общения нужно соблюдать правила вежливости, предписывающие принятую в обществе условную продолжительность событий и деятельности, например приемлемое время.

Назначение какого-либо торжественного или важного события в неприемлемое время может вызвать негативную реакцию у других или игнорирование этого мероприятия. К правилам вежливости в общении относят и пунктуальность — строгое соблюдение временных лимитов и сроков.

Этот параметр наиболее точно характеризует человека. Строгая пунктуальность во времени — доминирующий императив в западной культуре. Когда человек приходит слишком рано или со значительным опозданием, это воспринимается окружающими как его особое отношение к данной встрече.

Определенное впечатление о человеке складывается и тогда, когда продолжительность контакта, общения не соответствует ожиданиям окружающих или принятым социальным нормам, т.е. человек склонен пренебрегать временем другого собеседника.

Особо существенные кросскулыурные различия можно найти в отношении ко времени и в восприятии времени. В некоторых культурах, например США или старой Англии, время характеризуется монохро-ничностью: т.е. делится на определенные отрезки, оно необратимо и однонаправленно, и потому воспринимается как скудный ресурс, который надо сохранять и учитывать. Опоздание на несколько минут требует извинений и объяснений, оно просто недопустимо.

В арабской или латиноамериканской культуре представления о времени полихронические, и опоздание не имеет существенного смысла.

Независимо от того, как мы чувствуем себя во взаимодействиях с представителями разных культур, мы должны придерживаться правил ведения беседы общения по принципам вежливости и правил хороших манер. Приведем некоторые из этих правил в их тезисном изложении.

1. Правила эффективного общения
2. Начинать с положительной информации, затем должна идти нейтральная информация, и только в конце беседы следует отмечать негативное.
3. Не забывать отмечать приятное в ходе беседы.
4. Комфортное общение — это диалог-общение.
5. Не допускать нарушения временных лимитов общения.

Ошибки общения Ортодоксальность суждений. Решение проблем за других. Уход от проблемы.

Неточная невербальная информация партнера. Поиски виновного, а не решение проблемы. Переход на обсуждение второстепенного, мелочей. Нет ориентации на цели, задачи партнера.

Отсутствие позитивного подкрепления взаимовзгляда (психологического «поглаживания»). Беседа как монолог.

Правила эффективного слушания Минимизация отвлечений. Ограничение числа вопросов. Визуальный контакт.

«Слушать всем телом» (поза, дистанция, направленность на партнера). Создание «волн ожидания», «открывающих реплик», «буферных фраз».

• Язык поз и жестов поддерживающий, одобряющий, принимающий.
• Созидать общение вместе с партнером.
• Адекватная обратная связь партнеру подтверждающими репликами.
• Искажения, помехи общения
• Создание «барьеров общения» типа приказов, предупреждений, команд, угроз.
• Начало общения с критики, несогласия, оценки, осуждения партнера.
• Суждение о другом по аналогии с самим собой (перенос, проекция).
• «Эффект ореола» (влияние общего впечатления о человеке на оценку отдельных его свойств).
• «Эффект стереотипизации».
• Видение человека через призму «идеальных моделей».
• «Эффект инерционности» представлений, взглядов (ригидность позиций).
• Неадекватная невербальная экспрессивная информация партнеру. Правила ведения диалога-общения
• Не начинать с особых фраз, вступлений, поучений.
• Рассказать все о своих чувствах, переживаниях «здесь и теперь».
• Избегать присутствия третьих лиц.
• Выражать свои чувства по поводу партнера, не сравнивая его с другим.
• Высказываться только по поводу случившегося «здесь и теперь».

Не критиковать, не оценивать партнера, а решать проблему. Не пытаться узнать, «разгадать» мотивы поведения партнера. Не повторяться, выделить главное настоящее, но не прошлое. Не забывать отметить приятное, успешное. В начале, в конце беседы.

Контрольные вопросы и задания

1. Опишите структуру и содержание коммуникативных умений.
2. Понятийные разграничения между компетенциями и компетентностями.
3. Что такое временная компетентность?
4. Основные стратегии тайм-менеджмента.
5. Правила делегирования полномочий.
6. Анализ временных приоритетов и потерь времени.
7. Принцип Парето и принцип Эйзенхауэра в планировании времени.
8. Что такое интернет-зависимость или кибераддикция?
9. Рациональные способы организации времени.

Источник: https://infopedia.su/10xad53.html

Рациональное использование рабочего времени: управление временем при выполнении проектов

Часто мы откладываем важные и ответственные дела на потом, заменяя их более легкой и приятной работой. Мы уходим от того, что по каким-то причинам делать не хочется. Лучше сделать генеральную уборку, приготовить обед, поиграть с детьми, можно найти себе кучу занятий, лишь бы не садиться за годовой отчет.

И дело здесь даже не в лени и отлынивании от работы, а в страхе совершить ошибку и в неуверенности в себе. Боясь не справиться с ответственным заданием, зачастую люди предпочитают за него не браться. Такие люди подсознательно боятся своего успеха.

Конечно, трудно переживать, что Вы не смогли выдержать конкуренции, намного легче пережить неудачу, даже не вступая в борьбу.

Причиной этого также может быть большой промежуток времени между выполненной работой и ее оплатой. За наш отчет мы получаем деньги не сразу, после его выполнения, а только лишь через месяц в виде зарплаты на карточке. Не получая немедленного вознаграждения за свой труд, человек теряет мотивацию быстрее ее выполнять.

К сожалению, отлынивая от работы, многие люди тратят огромное количество времени на пустое общение в социальных сетях. Вместо того чтобы уделить больше времени выполнению рабочих задач, они посвящают его мелким развлечениям. Такие люди теряют свой профессионализм и останавливаются в своем развитии.

Некоторые работники, сопротивляясь правилам, установленным руководством, подсознательно срывают важные проекты. Это для них становится своеобразной формой противостояния.

Не нужно хвататься за несколько дел сразу. Это приведет к тому, что все дела из Вашего списка останутся либо несделанными, либо плохо сделанными.

Не умея правильно рассчитать свои силы и время, а также отсутствие привычки систематично работать приведет к тому, что, откладывая важную задачу на неопределенное время, Вы будете затем днями и ночам гореть на работе, а потом гордится тем, что успели сделать за 10 минут до окончания срока очередной проект. Правда редко такая работа бывает хорошо сделанной, то есть все отражается на качестве проекта.

Нужно стремиться систематичному и последовательному выполнению своей работы, а не делать то, что приходится, от случая к случаю. Направьте свою энергию в полезное русло.

В результате Вы научитесь важные дела выполнять вовремя и сможете эффективно планировать время для выполнения не менее важных текущих задач.

В настоящий момент люди хотят заниматься приятными доступными вещами, а трудные, требующие приложения усилий, предпочитают откладывать на потом.

С системой «Простой бизнес» Вы сделаете свою работу эффективной и продуктивной, научитесь рационально использовать время, приучите себя к ответственности, а также сможете легко управлять проектами организации и контролировать время реализации проектных задач. С нашей помощью Вы достаточно быстро увидите положительные результаты развития бизнеса.

Источник: https://www.prostoy.ru/256.html

Рациональное использование рабочего времени

В условиях вхождения в рыночные отношения российской экономики одной из важнейшей задач является более рациональное использование рабочего времени, сокращение его непроизводительных затрат и потерь.

Увеличение границ свободного времени вызывает особую озабоченность, так как потери рабочего времени, как прямые, так и скрытые неуклонно возрастают на предприятиях разных форм собственности, включая научно-исследовательские организации, органы управления.

Данная тема была выбрана в связи с её актуальностью на сегодняшний день, да и в принципе вопросы в применении института рабочего времени были везде и всегда, а, следовательно, всё время была необходимость их решения.

Правильно организованное рабочее время, несомненно, позволяет повысить производительность труда, что, на мой взгляд, немаловажно для всех отраслей российской экономики.

на сегодняшний день очень важно для предприятия обеспечить

• Объект исследования — институт рабочего времени.
• Предмет исследования — этапы становления понятия рабочее время в российском законодательстве, а также виды рабочего времени.
• Цель курсовой работы — исследование и анализ наиболее важных понятий в институте рабочего времени.

Задачами курсовой работы в связи с указанной целью являются:

• установить сущность понятия рабочего времени и определить проблему нерационального использования рабочего времени;
• выявить и рассмотреть особенности видов рабочего времени, а также ограничения рабочего времени;
• обобщить полученные выводы.

Степень изученности темы. При написании курсовой работы использованы труды ведущих отечественных исследователей. Этой темой занимались такие ученые, как Л.Я. Гинцбург, Т.В. Иванкина, Ю.Н. Коршунов, Л.А. Муксинова, Л .Я. Островский, А.И. Шебанова и другие. Исследователь Л. А. Муксинова рассматривала вопрос о совершенствовании правового регулирования продолжительности рабочего дня на работах с вредными условиями труда. Профессор А.И. Шебанова уделяла большое внимание вопросам заработной платы, рабочего времени и времени отдыха, материальной ответственности работников.

В соответствии с поставленной целью и сформулированными задачами определена структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы. Во введении обозначена актуальность работы, цель и задачи.

Первая глава «Сущность понятия рабочего времени и проблема нерационального использования рабочего времени» освещает этапы становления понятия рабочего времени и основные проблемы рабочего времени.

Во второй главе «Особенности видов рабочего времени и ограничения рабочего времени» рассмотрены виды рабочего времени и его ограничения. Заключение подвело основные итоги исследования.

ГЛАВА I. СУЩНОСТЬ ПОНЯТИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И ПРОБЛЕМА НЕРАЦИОНАЛЬНОГО ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

        Анализ конституционных норм позволяет сделать вывод, что «рабочее время» — категория тесно связанная с «временем отдыха». Это непосредственно взаимосвязанные социально-правовые категории. Рабочее время, как следует из самого словосочетания – время (мерило) труда.

Продолжительность трудовой деятельности работника определяется рабочим временем. Оно измеряется в тех же единицах, что и время вообще, т.е. в часах, днях и т.д. В нормах трудового законодательства чаще всего используются также измерители, как рабочий день (смена) и рабочая неделя.

В понятии рабочего времени есть экономические, социологические, учетно-статистические и, конечно же, юридические аспекты.

Например, экономические науки рассматривают рабочее время как периоды, в течение которых выполняется работа, любые перерывы в это понятие не входят, они рассматриваются как потери рабочего времени1.

Легальное определение понятие «рабочее время» закреплено законодателем ТК РФ.

Рабочее время — время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации относятся к рабочему времени.

Из легального определения видно, что в правовое понятие рабочего времени входят не только периоды непосредственного выполнения работником трудовых обязанностей, но и иные периоды, включаемые в рабочее время в соответствии с действующим законодательством. Следовательно, правовое понятие рабочего времени включает в себя и отдельные производственные потери, признаваемые таковыми экономическими науками.

Как правило, в рабочее время включается периоды выполнения основных и подготовительно-заключительных мероприятий (подготовка рабочего места, получение производственного задания, получение и подготовка материалов, инструментов, ознакомление с технической документацией, уборка рабочего места, сдача готовой продукции и т.п.), предусмотренных технологией и организацией труда, и не включается, например, время, затрачиваемое на дорогу от проходной до рабочего места, переодевание и умывание перед началом и после окончания рабочего дня, обеденный перерыв.

Как уже отмечалось, многочисленные международные акты регулируют рабочее время по отношению к отдельным отраслям производства и категориям работников.

Вернемся к рассмотрению содержания категории «рабочее время». Употребление правового понятия рабочего времени предполагает доказывание юридически значимых обстоятельств, входящих в данное правовое понятие. В этой связи необходимо выделить ряд юридически значимых обстоятельств, подлежащих проверке при употреблении правового понятия рабочего времени.3

Во-первых, необходимо проверить установление периодов работы всем работникам организации или конкретному работнику, выполняющему трудовую функцию в индивидуальном режиме.

Установление периодов работы производится в правилах внутреннего трудового распорядка организации для всех ее работников либо в трудовом договоре конкретного работника, работающего по индивидуальному расписанию.

Отсутствие положений о времени выполнения трудовых обязанностей в правилах внутреннего трудового распорядка или трудовом договоре позволяет работнику самостоятельно определять периоды, в течение которых он выполняет работу в интересах работодателя.

Поэтому подтверждение данного обстоятельства может происходить не только документами, имеющимися у работодателя, но и представленными работником. При этом не исключено использование свидетельских показаний.4

Во-вторых, доказыванию при употреблении понятия рабочего времени подлежит наличие или отсутствие перерывов, включаемых в рабочее время. Например, в рабочее время включаются простои не по вине работника. Наличие указанных периодов также может быть подтверждено различными документами, в том числе и заявлениями работника, а также свидетельскими показаниями.

В-третьих, при употреблении понятия рабочего времени в правовом смысле доказыванию подлежит учет указанного времени в качестве рабочего. Обязанность вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником – возложена на работодателя.

При этом учету подлежат все периоды непосредственного выполнения работником трудовых обязанностей в интересах работодателя, а также включаемые в рабочее время перерывы.

Решение о включении указанных периодов в рабочее время может быть принято полномочным представителем работодателя на основании представленных ему документов, включая заявления работников и их представителей о фактической продолжительности отработанного в интересах работодателя времени.

Решение о признании определенных периодов рабочим временем может быть принято КТС путем исследования представленных доказательств, в частности, представленных работодателями и работниками документов, опроса свидетелей.

Работодатель может быть обязан включить определенные законодательством и локальными нормативными правовыми актами, а также трудовым договором периоды в рабочее время на основании предписания государственной инспекции труда либо судебного решения. Данные решения будут законными и обоснованными при доказанности перечисленных обстоятельств.

Еще раз подчеркнем, что стороны трудовых отношений вправе самостоятельно определять границы рабочего времени, устанавливать начало рабочего дня, его окончание, время на обеденный перерыв, а также режим рабочего времени, посредством которого обеспечивается отработка установленной действующим законодательством нормы рабочего времени. Таким образом, в каждом конкретном случае необходимо учитывать «базу регулирования» границ рабочего времени, конечно же, учитывая императивные нормы трудового законодательства.

Рабочее время представляет собой период, в течение которого совершается трудовой процесс. Оно бывает производительное, т. е. нормируемое, и непроизводительное (ненормируемое). Последнее включает потери времени вследствие осуществления непроизводительной работы, а также по причинам организационных неполадок.

Производительное рабочее время описывает длительность производственного процесса и его эффективность, поскольку только эффективное производство способствует сохранению времени. Таким образом, основными элементами производительного времени является совокупность временных затрат: основное время, в течение которого происходит производство товаров и услуг или другой полезной работы; вспомогательное время, необходимое для создания благоприятной рабочей обстановки, т. е. которое уходит на подготовку рабочего места; свободное время, которым должны располагать все работники без исключения (это время на отдых и личные надобности, например на обед).

Только создание системы организации труда позволяет значительно повысить эффективность осуществляемого в рамках данной фирмы или предприятия трудового процесса.

Основное и вспомогательное время в своей совокупности представляют оперативное время, т. е. то, в течение которого осуществляется конечная цель технологических операций.

Это полное рабочее время, которое составляет структуру рабочего дня и отводится для решения заданного объема задач и выполнения определенного объема работы. Рабочее время регулируется непосредственно трудовым законодательством, которое определяет его рамки и структуру7.

Например, принято считать, что нормальная рабочая неделя составляет 40 ч при длительности рабочего дня 8 ч. Для несовершеннолетних рабочих и работающих в тяжелых трудовых условиях этот показатель должен быть значительно ниже и определяется всего 36 ч и менее, а для подростков – 30 ч.

Рабочее время, как правило, измеряется в часах, днях, месяцах и годах. Отработанное время рассчитывается в человеко-днях, иначе, это наличие данного работника в списочном составе определенного дня.

Отработанным для работника считается тот год, в течение которого он находился как в ежедневном, так и в месячном списочном составе персонала организации.

Совокупность отработанных лет составляет трудовой стаж работника, посредством которого определяется уровень его профессионализма и доверия к его труду.

Кроме того, стаж является одним из определяющих факторов начисления заработной платы.8

Для предприятия важной задачей является расчет календарного фонда рабочего времени. Он делится на две составные части. Первая, самая короткая по длительности, представляет собой время, затраченное на праздники и выходные.

Вторая часть рабочего времени представлена табельным фондом рабочего времени, который, в свою очередь, включает время положенных отпусков, необходимых работнику для восстановления трудовых сил, а также максимально возможное время, в течение которого работник может находиться на рабочем месте и выполнять общественно полезную работу.

Общее возможное время рабочего дня определяется долей в нем явок и неявок и, как следствие, может характеризоваться как целодневными простоями, так и фактически отработанной величиной времени.9

Трудовое законодательство определяет ряд причин, по которым работник имеет право не явиться на работу, это:

• болезнь сотрудника организации – подразумевает  временное отстранение его от должности и соответствующие выплаты (больничный) из общего фонда оплаты труда; командировка;
• отпуск по беременности, родам, а также по уходу за детьми;
•  учебные отпуска для лиц, обучающихся без отрыва от производства (повышение квалификации).

Отработанным для работника считается день, когда он явился на работу и приступил к ней. Но в течение рабочего дня возможны потери рабочего времени, которые измеряются в человеко-часах. Такие потери могут возникать по целому ряду причин:

Они могут быть обусловлены трудовым законодательством (например, сокращение рабочего дня у несовершеннолетних и рабочих, осуществляющих трудовую деятельность в тяжелых рабочих условиях; перерывы в работе для кормящих матерей). Рабочее время может быть снижено также в связи с болезнью работника или с выполнением государственных обязанностей.

По вине администрации или поставщиков. Это характерно для таких случаев, когда, например, нет сырья, сломался станок, и его дальнейшая работа не может
быть обеспечена.

Наконец, потери могут возникнуть по вине персонала. Если работник опаздывает на работу более чем на полчаса, оборудование простаивает; если опоздание затягивается, работнику ставится прогул.

Вследствие этого оборудование на предприятии работает не на всю мощь и не в полном составе, что отражается на производительности труда и показателях выпуска.

Помимо всего прочего, простои являются следствием самовольного или преждевременного ухода работника со своего рабочего места.

Источник: http://stud24.ru/management/racionalnoe-ispolzovanie-rabochego-vremeni/446391-1682573-page1.html

В сутках всего 24 часа, и у вас есть возможность сделать день максимально продуктивным. Как научиться рационально использовать время? Это не так сложно, если знать и применять 7 простых правил, о которых мы расскажем далее.

Тайм-менеджмент в действии

Искусство управлять своим временем подвластно каждому. Изучайте технологию организации времени и повышения эффективности его использования и постепенно внедряйте тайм-менеджмент в свою жизнь. По началу может быть нелегко, но упорство и желание стать более продуктивным и успевать больше покроют все сложности. Итак, как рационально использовать время? Ловите 7 правил!

1. Замедлите темп

Странное правило, особенно когда речь идет о возможности успевать больше, не правда ли? Но нет! Это правило не зря занимает первое место.

Когда мы выполняем много дел, в спешке не замечаем их значимость. Если немного притормозить, то можно осознать значимость каждого действия. Все, что вы делаете обретет больше смысла. Тогда и желание успевать делать больше значимых дел увеличится. А это мотивирует на скорейшее внедрение тайм-менеджмента в повседневную жизнь.

Пример: вы гуляете в парке с ребенком, а у вас еще очень много дел. Если вы при этом будете постоянно думать, когда же пройдут эти полчаса или час, выделенные на прогулку, как вы придете домой и сразу же начнете что-то делать важное, вы не осознаете ценность прогулки. Освободите свои мысли на это время от других задач, полюбуйтесь природой, вслушайтесь в ее звуки, почувствуйте свежесть воздуха. Тогда эта прогулка даст положительные эмоции и будет ценной.

1. Создавайте структуру свободного времени

Психологи и эксперты утверждают, что во время работы человек сосредоточен, так как рабочее время структурировано. Поэтому рекомендуется структурировать и свободное время, хоть это и не совсем логично. Просто попробуйте задавать цель и определять для себя важность всего, что делаете в свободное время. Пусть это даже будет обычное лежание на диване и просмотр сериала. Когда даже, казалось бы, бесполезные действия, будут иметь смысл, вы будете чувствовать себя более счастливым и продуктивным. Главный принцип тайм-менеджмента – у всего должны быть цель и смысл.

1. Заведите дневник времени

Записывайте все ваши действия в течение дня и указывайте потраченное на них время. Так вы сможете найти положительные и отрицательные закономерности и тенденции в том, как используете время, увидеть, что и как влияет на вашу продуктивность, понять, соответствуют ли ваши действия приоритетам. Учет времени поможет понять, какие изменения нужно внести, чтобы стать более продуктивным.

1. Делайте меньше, но качественнее

Разнообразная и насыщенная жизнь – это с одной стороны хорошо. Но чем больше у нас дел, тем менее качественно мы выполняем каждое из них. Вы можете иметь основную работу и дополнительную, заниматься развитием собственного блога, ходить на курсы и тренинги, изучать и пытаться создать свой бизнес-проект и многое другое. Но подумайте, может быть, необходимо сосредоточиться только на наиболее важном, уделить максимум внимания чему-то одному? Может, стоит отказаться от чего-то, и тем самым повысить продуктивность?

1. Расставьте приоритеты

Часто люди плывут по течению: много работают, стараются уделять время своим интересам, семье, не забывать о друзьях. При этом редко задумываются, в то ли русло направляют они максимум своих сил и времени. И каждый день они разрываются между работой, семьей и другими важными аспектами своей жизни, не понимая, что имеет наивысшую значимость. Подумайте, что вам важнее – работа или, например, семья? И вкладывайтесь по максимуму в то, что сделает вас счастливым.

1. Правило 80/20

Есть интересное правило, согласно которому всего 20% усилий приносят 80% результата. Ваши действия имеют разную отдачу. Чем она выше, тем лучше результат.

Приведем простой пример. Если каждый день 3 часа вы отдаете просмотру телевизора, то потратите на это в целом 10 лет жизни при условии, что проживете до 80 лет. Подумайте, так ли важен телевизор, если он заберет у вас столько времени. Сколько всего вы могли бы сделать за 10 лет? Это время можно потратить на то, что принесет больше удовольствия.

1. Думайте, что у вас очень мало времени

Вы будете успевать значительно больше и получать лучшие результаты, если каждое утро будете осознавать, что у вас ВСЕГО 24 часа, а не ЦЕЛЫХ 24 часа. Посчитайте, сколько времени вы тратите на работу, на сон, на обязательные дела по дому и прочие занятия, которые невозможно отменить. И вы поймете, что на отдых, развлечения, интересы у вас совсем немного времени. Осознавая это, вы сможете убирать из своего распорядка лишнее и тратить время на самые значимые и желанные действия.

Постепенно тайм-менеджмент приведет вас к тому, что вы будете довольны тем, как проводите каждый свой день. Попробуйте научиться все успевать. И не забывайте тренировать мозг, ведь давая ему полезную нагрузку, вы улучшаете внимание, память и концентрацию, соответственно, повышаете продуктивность. Используйте тренажеры Викиум ежедневно, и результата долго ждать не придется.