Работы по управлению временем проекта включают

Одним из самых сложных аспектов управления проектами является эффективное управление временем. Как руководитель проекта, у вас есть свободное время. Часто приходится иметь дело с конкурирующими целями, не говоря уже о требованиях вашей команды и ожиданиях ваших клиентов и заинтересованных сторон. Все это может быть немного (ну, много) ошеломляющим. Итак, мы подробно расскажем о процессе тайм-менеджмента в управлении проектами, и вы откроете для себя инструменты и программное обеспечение, которые помогут в вашем процессе тайм-менеджмента.

Что такое тайм-менеджмент в управлении проектами?

Тайм-менеджмент определяется как количество времени, потраченного на проект, и количество достигнутого прогресса. Это один из важнейших аспектов управление проектом и тот, о котором заботится большинство менеджеров проектов. Тайм-менеджмент позволяет вам планировать и контролировать выполнение проекта. проще говоря, это разработка и планирование времени для завершения проекта.

Почему управление временем так важно в проектах?

Управление временем является важным компонентом управления задачами. Это помогает в разбивке проектов, назначении задач и своевременном завершении проектов. К счастью, приложив немного усилий, вы можете использовать приемы тайм-менеджмента, которые не только сделают вас более эффективными, но и сделают вашу рабочую жизнь более увлекательной.

Эти тактики можно разделить на три большие категории:

1. Процесс управления временем проекта
2. Применение лучших практик тайм-менеджмента на практике
3. Использование правильных инструментов управления временем проекта

Конечно, внутри этих категорий есть некоторое совпадение, поэтому не думайте о них как об этапах, которые необходимо выполнять в определенном порядке. Вместо этого рассмотрите потребности вашей команды и более крупного бизнеса, а затем начните с применения методов, которые, по всей видимости, окажут влияние.

Процесс управления временем проекта

Процесс управления временем проекта состоит из шести процессов. Давайте рассмотрим их подробно ниже.

№1. Составление плана проекта

Планирование является важнейшим компонентом управления проектами. Вы как руководитель проекта обязаны разработать план проекта. Согласно Институту управления проектами, план проекта — это «документ, в котором указывается, как проект будет реализовываться, отслеживаться, контролироваться и закрываться».

Он определяет цели и объем вашего проекта и служит официальной точкой отсчета для команды проекта, более широкой фирмы и заинтересованные стороны проекта. Просто разработав надежную стратегию, вы сэкономите себе и своей команде значительное количество времени и нервов по мере продвижения проекта.

№ 2. Процедура управления графиками проекта

Это самый важный процесс в процессе управления временем проекта. График проекта — это гораздо больше, чем простой календарь. В нем указывается график проекта, а также организационные ресурсы, необходимые для выполнения каждой задачи. Каждый член команды должен иметь доступ к расписанию проекта. Его цель — передать жизненно важную информацию команде, поэтому она должна быть тщательной и простой для понимания.

Несколько этапов разработки графика проекта напрямую связаны с тайм-менеджментом и взаимозависимы. Ниже приведены некоторые подходы к управлению временем в проекте, которые должны выполняться в следующем порядке:

№3. Опишите деятельность проекта

Это может быть так же просто, как составить список задач, которые необходимо выполнить для завершения вашего проекта. В случае больших проектов может быть полезно организовать эти задачи в виде структуры распределения работ (WBS), которая представляет собой диаграмму, визуализирующую задачи и их подзадачи.

№ 4. Определить зависимости

После того, как вы наметите все действия проекта, внимательно рассмотрите каждое из них, чтобы определить, зависят ли задачи от выполнения других. Например, если вы строите дом, вы не можете установить крышу, пока не будет закончен каркас. Крайне важно точно указать все зависимости вашей работы, чтобы вы могли точно планировать и избегать задержек.

№ 5. Расположите действия в логической последовательности

Вы можете упорядочить свои операции после того, как укажете их зависимости. На данный момент вы не назначили время для своей деятельности с точки зрения рабочих часов или сроков выполнения. Вместо этого вы концентрируетесь на порядке, в котором должны выполняться все действия проекта, чтобы создать наиболее эффективный поток.

№ 6. Оценить продолжительность и ресурсы

Лучший способ оценить продолжительность — использовать данные из аналогичных предыдущих мест работы. Если у вас нет данных для работы и нет отраслевых стандартов, на которые вы могли бы ссылаться, сделайте обоснованное предположение, основанное на среднем значении лучших, худших и наиболее вероятных возможностей. Оцените ресурсы, необходимые для каждой проектной деятельности.

Помните, что распределение ресурсов влияет на ваш график; если один и тот же член команды отвечает за множество задач, они не могут выполняться одновременно, что влияет на ваш график.

Внедряем эффективные техники тайм-менеджмента

У вас хорошее начало, если вы планируете заранее и используете правильные инструменты управления проектами. Настало время добавить некоторые методы тайм-менеджмента к управлению вашими проектами.

№1. Составляйте списки задач

Создайте списки задач для себя, отдельно от рабочего списка проекта (хотя это жизненно важно) и попросите своих коллег сделать то же самое. Очень важно разработать список задач на определенное время, даже если это всего лишь день.

№ 2. Установить приоритеты

Айви Ли была американским экспертом по связям с общественностью. но метод, который носит его имя, касается продуктивности. Его пятиэтапный метод, позволяющий сделать больше, чрезвычайно прост, но не игнорируйте его. Уже более века он помогает людям вычеркивать пункты из их списков дел.

1. Запишите шесть — и только шесть — самых важных дел, которые вам нужно сделать на следующий день в конце рабочего дня.
2. Рассортируйте задачи по важности.
3. Уделите все свое внимание задаче №1, когда вернетесь на работу на следующее утро. Работайте над этой задачей до тех пор, пока она не будет завершена, прежде чем переходить к задаче № 2.
4. Повторите для задачи № 2 и так далее по списку. Если вас прервала настоящая чрезвычайная ситуация, вернитесь к своей задаче как можно скорее.
5. В конце дня составьте список из шести приоритетов на следующий рабочий день, перенося все невыполненные дела.

№3. Избегайте отвлекающих факторов.

Как было сказано ранее, внимание имеет решающее значение для выполнения задач и эффективного управления своим временем. Выделите время для целенаправленной работы над своими задачами. Вы также можете запланировать встречи в своем календаре, чтобы ваша команда знала, что вы заняты.

№ 4. Назначать делегатов

Если у вас никогда не бывает достаточно времени для завершения рабочего списка, подумайте о том, чтобы делегировать обязанности другим членам вашей команды. Быть эффективным руководителем проекта не означает выполнять всю работу самостоятельно. Это влечет за собой обеспечение того, чтобы работа была завершена и завершена хорошо, независимо от того, кто ее выполняет.

№ 5. Найдите узкие места

Если ваша команда постоянно отстает от графика, просмотрите свой рабочий процесс, чтобы увидеть узкие места. Когда определенные члены команды перегружены, это распространенная причина.

За последние несколько лет мир цифрового управления проектами значительно расширился, предоставив менеджерам проектов всех уровней множество инструментов, помогающих в управлении проектами и временем.

Вот несколько инструментов, которые помогут вам управлять своим временем в управлении проектами:

№1. Канбан-системы

Канбан-доска — это тип визуального управления проектами, который позволяет всем членам команды сразу увидеть проект и его задачи. Каждая задача представлена ​​карточкой, которая содержит важную информацию, такую ​​как лицо, ответственное за задачу, и срок выполнения.

№ 2. Хронометрист

Каждая часть вашего проекта требует времени, но когда вы достигаете конца проекта, может быть трудно определить, кто сколько времени потратил на определенные действия, глядя на панель управления проекта. Если у вас есть похожий проект, вы чувствуете, что должны знать, сколько времени нужно посвятить каждой задаче и этапу проекта, но если ваша команда ранее не могла измерить свое время, это немного похоже на игру в угадайку.

Компетентный трекер времени проекта помогает неточному выставлению счетов, проницательному управлению командой и тщательному планированию.

№3. Инструмент для совместной работы

Многие команды тратят время впустую из-за неэффективных инструментов коммуникации. Иногда инструменты трудно использовать; в других случаях есть несколько каналов связи, и люди не могут проверить их все. Проверка всех каналов (электронная почта, SMS, мгновенные сообщения, голосовая почта… список можно продолжать и продолжать!) может занять много времени. Упрощение каналов связи вашей команды является частью правильного управления временем.

Вы можете использовать программное обеспечение для управления временем проекта, которое включает в себя все функции, необходимые для эффективного управления вашими проектами.

Лучшее программное обеспечение для управления временем проекта

№ 1. ProofHub

Самым значительным преимуществом ProofHub является то, что он предоставляет комплексное решение для управления временем проекта и коммуникации. Помимо программного обеспечения для отслеживания времени, он также содержит множество других важных функций, таких как проверка, белые метки, задачи, доски Канбан, диаграммы Ганта, отчеты, чат и календарь, чтобы помочь командам делать больше за меньшее время.

№ 2. Переключение

Toggl — это простое программное обеспечение для отслеживания времени, которое вы можете добавить к своим существующим инструментам, чтобы повысить свою продуктивность в течение дня. Однако его возможности довольно ограничены. Toggl может не оправдать ваших ожиданий и ожиданий вашей команды, особенно если вам требуется тщательное отслеживание времени проекта. Инструмент часто хвалят за простоту использования.

№3. Хабстафф

Hubstaff — еще один популярный инструмент управления временем, который включает в себя управление временем проекта. В виде отчетов о деятельности программа отслеживает время, затраченное на работу, а также время отдыха ваших сотрудников. Он также предлагает настраиваемый вид календаря, который позволяет просматривать записи времени ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Это фантастическая функция для постоянного анализа производительности вашей команды и управления проектами.

№ 4. ClickTime

ClickTime — это программа отслеживания рабочего времени для управления бюджетом проекта, которая предоставляет данные в режиме реального времени о количестве рабочих часов, доступности и расходах. Это помогает вам прогнозировать требования к проекту, отслеживая количество времени, которое команда тратит на любой проект. Однако у программного обеспечения есть кривая обучения, а отчетность сложна и непоследовательна.

№ 5. Работа в команде

С Teamwork вы можете оценить, сколько времени, по вашему мнению, потребуется для выполнения задач, а затем сравнить свое фактическое время с этой оценкой. Это позволяет вам отслеживать, сколько времени занимают действия, чтобы вы могли планировать работу для своей команды.

Если вы всегда жонглируете сроками и результатами, вы, вероятно, выиграете от программного обеспечения для управления временем проекта.

Преимущества использования управления временем проекта

Эффективный тайм-менеджмент благотворно влияет на профессиональную и личную жизнь каждого человека. Управление временем проекта также имеет следующие преимущества:

Достичь цели

Стратегии тайм-менеджмента помогают в завершении проектов и влияют на различные личные и профессиональные цели. 

Это повышает производительность 

Тайм-менеджмент в проектах повышает продуктивность и помогает сосредоточиться на самом важном. Это позволяет вам расставлять приоритеты в своей деятельности.

Это уменьшает стресс

Управление временем проекта использует стратегии и программное обеспечение, которые помогают облегчить стресс, связанный с соблюдением сроков.

Это уменьшает количество ошибок 

Концентрация на одной области проекта позволяет вам правильно завершить работу, а также избежать ошибок в долгосрочной перспективе.

Это ведет к экспертизе

Удобное расписание проекта за углом позволяет командам видеть, что им нужно сделать и когда они должны это сделать. Это приводит к опыту и мастерству во всех аспектах их работы.

Большие возможности

Управление временем проекта помогает командам или отделам более эффективно управлять проектами и завершать проекты вовремя и в рамках бюджета. Это наращивает способность делать больше в будущем.

Это отсекает излишества

Это помогает держать ваши расходы под контролем, снижая расходы, а также гарантирует заинтересованным сторонам, что их деньги тратятся с умом.

Заключение

Время, как и деньги, ценно и конечно. Люди, использующие эффективные техники тайм-менеджмента;

• более эффективны
• Иметь большую выносливость
• Почувствуйте себя менее напряженным
• Выполняйте дополнительные задания.
• Они довольны собой.

Поэтому было бы неплохо выяснить, какой метод тайм-менеджмента лучше всего подходит для вас. Итак, у вас есть это. С наилучшими пожеланиями!

Часто задаваемые вопросы об управлении временем проекта

Каковы 4 D эффективного тайм-менеджмента?

Четыре D: Делать, откладывать (задерживать), делегировать и удалять (отбрасывать). 

Что является первым шагом в тайм-менеджменте?

Отслеживание активности — это первый шаг в постановке целей и управлении временем, поскольку он устанавливает ориентиры для оценки вашего прогресса.

Статьи по теме

1. Управление контрольными точками проекта: подробное руководство с примерами
2. Управление стоимостью проекта: как создать план управления стоимостью
3. Анализ цепочки создания стоимости: этапы анализа цепочки создания стоимости
4. График работы: шаги для эффективного планирования сотрудников
5. 7 лучших стратегий тайм-менеджмента, которые улучшают или портят ваш бизнес -1

Управление
временем проектавключает в себя
процессы, необходимые для гарантии
того, что проект будет завершен вовремя.

Рис. 2.6. представляет
обзор следующих основных процессов:

Определение
работ,
идентифицирует действия для приведения
проекта к завершению.

Упорядочивание
работ
идентифицирует и документирует
взаимодействие зависимостей.

Оценка
продолжительности работ
определяет число периодов работ, которые
будут необходимы, чтобы закончить
отдельные работы.

Детальное
планирование работ
— анализ последовательности и
продолжительности работ, и ресурсов,
которые требуются чтобы создать график
проекта.

Контроль выполнения работ— контроль выполнения и внесение изменений
в график проекта.

Рис.
2.6. Обзор процессов управления временем
проекта

1.
Определение работ
включает идентификацию и документальное
оформление отдельных работ, которые
должны быть осуществлены для достижения
целей и подцелей проекта, определенных
в структуре декомпозиции видов
деятельности. В данном процессе необходимо
определять работы таким образом, чтобы
цели проекта были достигнуты.

Входные
данные для определения работ:

—
Историческая
информация.
При определении работ должна приниматься
во внимание вся доступная информация
о работах, которые требовались в
предыдущих подобных осуществляемых
проектах.

Инструментарий
и технологии для определения работ:

—
Декомпозиция.
Декомпозиция представляет собой
разделение элементов проекта на более
мелкие и легко управляемые компоненты
для обеспечения лучшего управленческого
контроля. Основная разница между
применением декомпозиции здесь и при
определении целей состоит в том, что
результаты здесь скорее определяются
в терминах работ (то есть шагов действия),
чем предметов цели (целевых позиций).

—
Шаблоны
(схемы).
Список работ или часть подобного списка
из предыдущего проекта часто используется
как шаблон для нового проекта.

Результаты
определения работ:

—
Список
работ. Список
работ должен включать в себя все работы,
которые будут выполнены в ходе проекта.
Он должен быть оформлен, как расширение
WBS, чтобы помочь удостовериться в том,
что он является полным.

—
Дополнительные
детали.
Дополнительные детали для списка работ
должны быть документированы и организованы
соответствующим образом для облегчения
их использования другими процессами
управления проектами. В них обязательно
должны входить документы обо всех
принятых ограничениях и предположениях.

—
Модернизация
структуры декомпозиции видов деятельности.
При использовании WBS
для определения того, какие работы
необходимы, команда проекта может
определить отсутствующие цели или
обнаружить, что описания целей проекта
должны быть прояснены или исправлены.
Все подобные изменения должны быть
отражены в WBS и соответствующих документах,
таких как смета. Данные модификации
часто носят название доводок (refinements).

2. Последовательность
работ— определение и документирование
зависимостей между работами. Работы
должны быть точно согласованы для
последующего создания реалистичного
расписания.

Входные
данные для определения последовательности
работ:

—
Описание
продукта.

—
Неизменные
зависимости.
Неизменные зависимости — это те, которые
зависят от природы осуществляемого
вида деятельности. Часто в них входят
физические ограничения. Данные зависимости
также носят название жесткой
логики.

—
Дискретные
зависимости.
Дискретные зависимости — это те, что
определяются командой управления
проекта. Дискретные зависимости
называются предпочтительной
логикой, предпочитаемой логикой
или мягкой
логикой.

—
Внешние зависимости.
Под внешними зависимостями подразумеваются
те, которые включают связи между работами
проекта и внепроектной деятельностью.

Инструментарий
и технологии для определения
последовательности работ

—
Метод предшествования (PDM).
Это метод построения сетевой диаграммы
(графика) проекта с использованием узлов
для представления работ и соединением
их стрелками для показа зависимостей.

—
Метод
построения стрелочных диаграмм (графиков)
(ADM).
Это метод построения сетевых диаграмм
(графиков) проекта с использованием
стрелок для изображения работ, а
соединение стрелок в узлах показывает
зависимости.

—
Методы
построения условных диаграмм (графиков).
Такие методы построения графиков, как
GERT
(техника графической оценки и обзора)
или модели динамики систем, допускают
непоследовательные действия, такие как
циклы (например, тест может осуществляться
неоднократно) или условные ветви
(например, может потребоваться
дополнительное проектирование, только
если при проверке будут обнаружены
ошибки). Ни в PDM,
ни в ADM
не предусмотрены циклы и условные ветви.

—
Сетевые
шаблоны (схемы).
Стандартизованные сети могут быть
использованы для облегчения подготовки
сетевых диаграмм (графиков) проекта.
Они могут включать весь проект целиком
или его части. Части сети обычно называются
подсетями
или фрагментами
сети.

Результаты
определения последовательности работ:

—
Сетевая
диаграмма (график) проекта.
Сетевая диаграмма (график) проекта — это
схематическое изображение работ проекта
и логических отношений (зависимостей)
между ними.

—
Изменения
и дополнения к списку работ.
Почти так же, как процесс определения
работ может модифицировать структуру
декомпозиции видов деятельности,
создание сетевой диаграммы (графика)
проекта может определить случаи, когда
требуется разделить или каким-либо иным
способом переопределить работу для
построения правильного логического
отношения.

3.
Оценка продолжительности работ
состоит из определения того количества
рабочего времени, которое потребуется
для завершения каждой определенной
работы. Большинство программных продуктов
для составления расписаний разрешают
эти проблемы автоматически. Общая
продолжительность проекта также может
быть определена при помощи указанных
здесь методов и инструментария, но более
правильно она определяется в результате
процесса создания расписания.

Входные
данные для оценки продолжительности
работы:

—
Потребности
в ресурсах.
На длительность многих работ будут
оказывать большое влияние предназначенные
для этих работ ресурсы.

—
Ресурсные
возможности.
Продолжительность большинства работ
часто будет находиться под влиянием
возможностей человеческих и материальных
ресурсов, к ним приписанных.

—
Историческая
информация.
Историческая информация о возможной
длительности различных категорий работ.
Знания команды проекта — индивидуальные
участники проекта могут помнить
предыдущие оценки и истинную информацию.

Инструментарий
и технологии для оценки продолжительности
работ:

—
Экспертная
оценка.
Продолжительности часто с трудом
поддаются оценке из-за ряда факторов,
которые на них влияют (например, уровни
ресурсов и продуктивность ресурсов).
Экспертная оценка, опирающаяся на
историческую информацию, должна
осуществляться при всякой возможности.

—
Аналоговая оценка.
Аналоговая оценка подразумевает
использование истинной продолжительности
имевшей место ранее работы в качестве
базы для оценки продолжительности
похожей работы в будущем. Аналоговая
оценка является одной из форм экспертной
оценки. Данная оценка наиболее надёжна,
когда: (а) предыдущие работы схожи в
деталях, а не только внешне, и (б) работники,
осуществляющие оценку, имеют необходимый
опыт.

—
Имитация
(моделирование).
Имитация представляет собой расчет
различных продолжительностей при
различных наборах предположений.

Результаты
оценки продолжительности работ:

—
Оценки
продолжительности работ.
Количественные
предположения по поводу вероятного
числа рабочих периодов, необходимых
для завершения работы.

—
Обоснование
оценок.
Все
предположения, имевшие место при создании
оценок продолжительности, должны быть
документально зафиксированы.

4.
Разработка расписания
подразумевает определение дат начала
и окончания для работ проекта.

Входные
данные для разработки расписания:

—
Описание
набора ресурсов.
Знание того, какие ресурсы будут доступны,
в какое время и каким образом, важно для
составления расписания.

—
Календари.
Календари проекта и ресурсов определяют
периоды, в которые можно производить
деятельность. Календари
проекта
оказывают влияние на все ресурсы (к
примеру, некоторые проекты будут
выполняться только в течение нормального
делового дня, в то время как другие будут
работать в три полные смены). Календари
ресурсов в
свою очередь влияют на определенный
вид ресурсов.

—
Ограничения.
Существуют два основных типа ограничений,
учитываемых при разработке расписания:
установленные даты — достижения
определенных целей к определенной дате
могут требовать
спонсоры и/или заказчик проекта или
другие внешние факторы; основные события
или главные вехи — достижение определенных
целей к определенной дате может быть
установлено
спонсорами и/или заказчиком проекта.
Однажды внесенные в расписание, эти
даты становятся ожидаемыми и часто
могут быть передвинуты лишь с большим
трудом.

—
Опережения
и отставания.
Любая зависимость может потребовать
уточнения опережения или отставания
для более точного определения отношения.

Инструментарий
и технологии для разработки расписания:

—
Математический
анализ.
Математический анализ подразумевает
вычисление теоретических ранних и
поздних дат начала и завершения всех
работ проекта без учета ограничений со
стороны набора ресурсов. В результате
получается не расписание, а скорее
показатель количества временных
периодов, в рамках которых работа должна
быть запланирована
с данными ресурсами и прочими известными
ограничениями.

—
Сжатие
продолжительности.
Сжатие продолжительности — это часть
математического анализа, которая
изыскивает пути сжатия расписания
проекта без изменения замысла (например,
чтобы уложиться в предопределенные
даты или другие календарные цели). Сжатие
продолжительности включает следующие
технологии: интенсификация
— анализируются альтернативы стоимости
и расписания, чтобы определить наибольший
объем сжатия при минимальном приращении
стоимости. Интенсификация не всегда
порождает жизнеспособные альтернативы
и часто приводит к росту стоимости;
быстрый путь
— выполнение
параллельно работ, которые обычно
выполняются последовательно. Быстрый
путь часто приводит к переделкам и
обычно увеличивает риск.

—
Эвристическое
выравнивание ресурсов.
Математический анализ часто создаёт
расписание, которое в определенные
периоды требует больше ресурсов, чем
доступно, или требует неисполнимых
изменений в уровнях ресурсов. Эвристические
приемы вроде «распределения редких
ресурсов в первую очередь по работам
критического пути» могут быть применены
при разработке расписания, использующего
такие ограничения. Распределение
ресурсов по уровням часто приводит к
продолжительности проекта, большей,
чем в предварительном расписании. Эта
техника также носит название «метода,
основанного на ресурсах», особенно
если применяется вместе с компьютеризованной
оптимизацией.

Расписание
ограниченных ресурсов является особым
ресурсным выравниванием, где эвристика
используется как ограничение количества
доступных ресурсов.

—
Программное
обеспечение управления проектами.
Программное обеспечение управления
проектами широко используется при
создании расписания. Программы
автоматизируют вычисления математического
анализа и распределения ресурсов и
позволяют таким образом быстро рассмотреть
много альтернативных вариантов
расписания.

Результаты разработки
расписания:

— Расписание проекта.Оно может быть представлено в табличной
форме, чаще его представляют графически
в одном из нижеследующих форматов:сетевые диаграммы (графики) проекта
с добавленной информацией о датах. Эти
графики обычно показывают логику проекта
и работы критического пути проекта;линейные графики, также называемые
графиками Ганта,показывают даты
начала и окончания работ, а также их
ожидаемые продолжительности, но обычно
не показывают зависимости.

—
Дополнительная
информация.
Дополнительная информация к расписанию
проекта включает в себя документацию
на все определенные предположения и
ограничения. Объем дополнительной
информации изменяется в зависимости
от прикладной области. Информация, часто
представляемая в качестве дополнительной,
включает (но не ограничивается) следующее:
потребности в ресурсах на период времени,
часто в форме гистограмм ресурсов;
альтернативные расписания (например,
с оптимистическим или пессимистическим
сценарием, с выровненными или невыровненными
ресурсами, с утвержденными датами или
без них); запасы расписания или оценки
риска расписания.

—
План управления расписанием.
План управления расписанием определяет,
как будут управляться изменения в
расписании. Он может быть формальным
или неформальным, высоко детализованным
или общим в зависимости от нужд проекта.
План управления расписанием является
составным элементом плана проекта.

—
Изменения
потребностей в ресурсах.
Поправки к распределению ресурсов и
списку работ могут оказать существенное
влияние на предварительные оценки
потребности в ресурсах.

5.
Контроль расписания. Задачей
контроля расписания является: (а) оказание
влияния на факторы, которые создают
изменения в расписании, чтобы удостовериться
в полезности изменений; (б) определение
того, что расписание изменилось, и (в)
управление действительными изменениями
по мере их появления. Контроль расписания
должен быть тщательно интегрирован с
остальными процессами контроля.

Входные
данные для контроля расписания:

—
Требования
изменений.
Требования изменений могут проявляться
во многих формах — устно и письменно,
прямо и косвенно, в связи с внешними или
внутренними причинами, официально
подтвержденными или нет. Изменения
могут удлинять расписание или
способствовать его сокращению.

Инструментарий
и технологии контроля за расписанием:

—
Система
контроля изменений расписания.
Система контроля изменений расписания
определяет процедуры, посредством
которых может быть изменено расписание
проекта. Она включает системы слежения
и уровни утверждения, необходимые для
осуществления изменений. Система
контроля изменений расписания должна
быть объединена со всеобщей системой
контроля изменений.

—
Измерение
хода выполнения проекта.
Технологии измерения хода выполнения
проекта помогают определить амплитуду
любых проявляющихся отклонений. Важными
частями контроля за изменениями
расписания являются определение причин,
вызывающих отклонения, и принятие
решения о том, требует ли отклонение
корректирующего действия или нет.

—
Дополнительное
планирование.
Мало проектов осуществляется точно по
первоначальному плану. Широкие изменения
расписания могут потребовать модификации
или создания новых оценок продолжительности
работ, модифицированных последовательностей
работ или анализа альтернативных
расписаний.

Результаты
контроля расписания:

—
Изменения
расписания.
Изменением расписания называется любая
модификация информации в расписании,
используемом для управления проектом.
Изменения расписания могут потребовать,
а могут и не потребовать «подгонки»
к другим элементам плана проекта.
Пересмотром
(ревизией)
называется специальная категория
изменений в расписании. Пересмотр — это
замена запланированных дат начала или
окончания в утвержденном расписании
проекта. Такие даты пересматриваются
в основном только в ответ на изменения
целей проекта.

—
Корректирующие
действия.
Под этим термином подразумеваются любые
действия, направленные на приведение
ожидаемого в будущем хода выполнения
расписания в соответствии с планом
проекта. Корректирующие действия в
области управления временем часто
включают ускорение: специальные действия,
предпринимаемые, чтобы удостовериться
в выполнении работы вовремя или с
наименьшей возможной задержкой.

—
Извлеченные уроки.
Причины отклонений, обоснование
выбранных корректирующих действий и
другие виды уроков, извлеченных в
процессе контроля за изменениями
расписания, должны быть документированы
с тем, чтобы стать частью исторической
базы данных как для этого проекта, так
и для других проектов исполняющей
организации.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Тайм-менеджмент: основные правила и эффективные инструменты управления временем

16.04.2019

Стремительный темп жизни и ограниченные временные рамки часто мешают достигать поставленных целей. Чтобы не путаться в бесконечных потоках информации, нужно научиться планировать рабочий день, правильно расставлять приоритеты. Именно это умение отличает успешных бизнесменов от остальных и является одним из главных требований престижных работодателей.

Что такое тайм-менеджмент

Time-management – комплекс методик, направленных на выработку навыков по эффективной организации личного времени. Предусмотренные им инструменты помогают успевать справляться с множеством дел в короткие сроки, избавиться от хронической усталости, давления временных ограничений и вечных стрессов. При правильном применении рекомендуемых техник существенно улучшается результативность труда, находится время на отдых.

Различные системы тайм-менеджмента тренируют осознанный контроль над количеством времени, затрачиваемым на выполнение задач, позволяют оптимально распределить работу, способствуют профессиональному и личностному росту.

Практики включают обширный спектр действий:

• постановка целей;
• планирование рабочего дня;
• распределение личного времени;
• приоритизация задач;
• управление ресурсами;
• разработка действенных стратегий;
• формирование списков;
• делегирование (перепоручение) задач;
• определение, фиксирование, анализ временных затрат.

На тему тайм-менеджмента написано множество книг, статей и публикаций. Массу полезного можно почерпнуть в работах Дэна Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Керри Глиссона «Работай меньше, успевай больше», Ричарда Брэнсона «К черту все! Берись и делай!», Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок».

Закон тайм-менеджмента

Преимущества применения тайм-менеджмента

Сотрудник, владеющий методиками тайм-менеджмента:

• развивается в разных сферах деятельности;
• правильно распоряжается собственными временными ресурсами;
• продуктивно работает в любых ситуациях;
• четко выделяет цели в порядке приоритетности;
• избегает ненужных ошибок;
• не отвлекается на посторонние вопросы и проблемы;
• выполняет задачи на порядок быстрее коллег;
• справляется с делами в минимальные сроки;
• менее других подвержен стресс-факторам;
• поддерживает благоприятную атмосферу в коллективе;
• уделяет достаточно внимания семье, отдыху, хобби, самосовершенствованию.

Такой специалист бесценен для любой компании. Многие успешные фирмы стараются «воспитать» в персонале подобные качества, отточить навыки дисциплинированности, самоорганизации. Для этого руководство устраивает регулярные тренинги, семинары, курсы, охватывающие теоретическую базу и практическое освоение тайм-менеджмента.

Реальные «убийцы» времени

На уроках освещаются следующие темы:

1. Предпосылки, цели, основные этапы управления временем.
2. Целеполагание, определение приоритетных и второстепенных задач, структура временного ресурса.
3. Планирование дел: выделение перспектив, просчет шагов, составление эффективного плана действий.
4. Системы управления временным ресурсом.
5. Инструменты, хитрости и приемы, повышающие личную эффективность.

Компаниям, практикующим данные методики, удается сформировать работоспособный коллектив, ориентированный на главные цели. Это исключает пустую, бесполезную трату времени, способствует достижению максимальных результатов при минимальных усилиях и временных затратах.

Также планирование помогает преодолеть основные барьеры, затрудняющие своевременное выполнение задач:

• прокрастинация – желание отложить важные дела и мероприятия на «завтра», уклонение от текущих обязанностей;
• перфекционизм – постоянная неудовлетворенность результатами.

Согласно правилам тайм-менеджмента, производительность увеличивается не за счет скорости или большего объема работ. Результативность растет благодаря исключению сотен мелких, бессмысленных дел, разграничению личного и рабочего, устранению хронофагов – отвлекающих объектов, мешающих основной деятельности.

Высказывание Сенеки о планировании времени

Запуская какой-либо бизнес в сфере e-commerce, в первую очередь необходимо постараться создать эффективную команду, от которой во многом зависит дальнейшая прибыль, популярность, успешность, конкурентоспособность проекта. В некоторых фирмах есть отдельная должность тайм-менеджера. Этот специалист обучает сотрудников самоорганизации и планированию.

Главные принципы управления временем

Наука управления временем состоит из системы принципов. Данные положения служат фундаментом любого инструмента, применяемого в рамках time-management:

1. Планирование действий. Дела нужно планировать всегда: на ближайший день, неделю, месяц. Составляйте четкие краткосрочные и долгосрочные планы, способствующие эффективной, оперативной работе. Обозначайте цели на бумаге или в электронном ежедневнике. Разбивайте объемные дела на мелкие подзадачи, заранее продумывайте последовательность действий в масштабных проектах. Оставляйте резервный запас времени на форс-мажоры.
2. Формулировка конкретных целей. Важная составляющая тайм-менеджмента – целеполагание. Применяйте правило «декомпозиции целей»: ставьте глобальные задачи, делите их на более конкретизированные, локальные дела, переходя от общего к частному. Вместо расплывчатого образа рисуйте четкую картину. Разработайте систему ценностей, учитывайте возможные ошибки. Определяйте последствия достижения целей, мотивирующие к работе (рост узнаваемости бренда, лояльность клиентов, увеличение объемов продаж).
3. Фиксирование плана. Применяйте действенные инструменты для наглядного отображения планов. Задавайте нужный алгоритм действий компании, подразделению, отдельному сотруднику. Иллюстрируйте поэтапное выполнение работ, оперативно вносите правки: это поможет предотвратить нежелательные сбои, вовремя стабилизировать ситуацию. Специалисты рекомендуют использовать планнеры – программы для планирования дел. Отличные варианты для предпринимателей – Evernote, Trello, Basecamp.
4. Расстановка приоритетов. Ранжируйте дела по степени важности. Выполняйте действия последовательно: начинайте с неотложных задач, плавно переходя ко второстепенным. Сосредотачиваясь на текущих пунктах, не забывайте о главном направлении. Планируйте сложные дела на часы пиковой производительности.
5. Фокусирование на главном. Концентрируйте внимание на глобальных целях. Главный практический навык тайм-менеджмента – не отвлекаться на постороннее. Выполняйте менее важные дела в «не ресурсное» время. Умейте говорить «нет», избегая незапланированных перерывов: старайтесь отказываться от пустой болтовни с коллегами, интернет-серфинга по соцсетям, просмотра ТВ и чтения желтой прессы в рабочие часы.
6. Анализ опыта. Оставайтесь осознанными, наблюдайте за изменениями в собственной жизни со стороны. Анализируйте ситуации, которые привели к особым потерям личных ресурсов. Разбирайте ошибки, принимайте меры по предотвращению неудач в будущем. Делайте прагматичные выводы, создавайте индивидуальный свод правил по тайм-менеджменту, подстраивая их под особенности конкретной деятельности.
7. Планирование отдыха. Полноценный отдых – один из элементов эффективного управления временем. Желая улучшить личную результативность, планируйте не только бизнес-задачи, а и качественный досуг. Не экономьте на общении с близкими, высыпайтесь, берите выходные дни. Использовать психофизиологические возможности в полной мере можно лишь при условии полного и регулярного восстановления сил.

Правила тайм-менеджмента

Планирование – залог успеха. Большинство успешных людей планирует день поминутно.

Эффективные методы планирования

От теоретических основ перейдем к непосредственной практике и разберем эффективные инструменты тайм-менеджмента, которые применяются в различных бизнес-сферах.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра – известная концепция тайм-менеджмента для выделения приоритетов. Основное предназначение методики – грамотная сортировка дел по категориям срочности и важности. Подход, рекомендованный президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, помогает не запутаться в бесконечном списке задач, легко выделяя главное.

Важность дела определяется его влиянием на бизнес, срочность – привязанностью к конкретной дате/времени. Каждое дело необходимо занести в матричную схему и распределить по отдельным колонкам, соответствующим характерному типу:

1. Важное, срочное («Сектор пожара»). Неотложные дела с «горящими» сроками, требующие немедленной реализации сегодня – разрешить кризисные ситуации, воплотить главные проекты, сдать налоговую отчетность, обновить лицензии.
2. Важное, не срочное. Задачи, ориентированные на будущее – планировать новые цели, налаживать взаимоотношения с партнерами, разрабатывать действенные маркетинговые стратегии, совершенствовать ассортимент, техническую часть сайта, изучать перспективные направления бизнеса.
3. Не важное, срочное. Ежедневная рутинная работа – совершить деловые телефонные звонки, проверить почту, разослать письма, провести совещания.
4. Не важное, не срочное. То, что лучше вовсе вычеркнуть из повседневного списка – хронофаги.

Прежде всего следует выполнять дела, отнесенные к первому типу, затем – ко второму. Задачам третьего типа можно посвятить оставшуюся часть дня или перепоручить их подчиненным. Такая последовательность предотвратит кризисные ситуации, несущие ущерб для бизнеса, даст проекту новые возможности развития. Старайтесь не допускать, чтобы важные дела перетекали в сектор срочных.

Матрица Эйзенхауэра

ABCDE

Данный метод также предполагает распределение дел по уровню важности. После тщательного анализа текущего списка задачи расставляются по соответствующим приоритетам от «A» до «E»:

1. «A». Важные, приоритетные дела. Не терпят отлагательств, имеют серьезные последствия для работы (при больших количествах нужно использовать дополнительную градацию A-1, A-2, A-3).
2. «B». Важные дела, не предусматривающие столь серьезных последствий.
3. «C». Желательные мероприятия без неприятных последствий в случае невыполнения.
4. «D». Задачи, которые можно делегировать коллегам, подчиненным.
5. «E». Занятия, от которых стоит отказаться.

К задачам из каждого последующего уровня необходимо приступать только после завершения предыдущих. Желательно ставить дедлайны, планируя окончание каждого процесса к определенному времени.

SMART

После формулировки основной цели следует конкретизировать подзадачи. Для этого отлично подходит метод SMART.

Локальная цель должна соответствовать ряду критериев:

1. Specific – конкретика.
2. Measurable – измеримость.
3. Attainable – достижимость.
4. Relevant – актуальность (истинность).
5. Time-based – временная ограниченность.

Задачи, сформулированные по методу SMART, проще выполнять: в их описании содержатся конкретные требования. Двигаясь к крупной миссии с помощью последовательных действий, можно существенно сократить время на выполнение работы.

Постановка целей по SMART

Практический пример. Маркетологу коммерческой фирмы необходимо до конца 2019 года поднять продажи на территории Украины до 30%. Разбиваем глобальную цель на SMART-задачи, проставляя сроки выполнения:

• провести пиар-акции до 31.07;
• пересмотреть вопрос ценообразования до 30.06;
• запустить масштабную рекламную кампанию в печатных СМИ, интернете до 31.08.

Получаем четкий план действий.

Принцип Парето

В основу метода Парето заложен принцип, сформулированный известным итальянским экономистом: «Примерно 80% результатов приносят 20% усилий». Это значит, что за большую долю результата отвечает меньшая часть вкладываемых средств и прилагаемых усилий. Например, во многих интернет-магазинах преимущественную часть прибыли в денежном выражении дает 20% ассортимента товаров, 80% прибыли поступает от 20% покупателей.

Практически 4/5 потраченных сил не оказывает влияния на ход дела. Чтобы оптимизировать деятельность, нужно найти 20% эффективных действий и сосредоточиться на них, отсеяв ненужное. Минимум ключевых шагов позволяет не растрачивать лишнюю энергию и время, быстрее достигать запланированных целей.

Диаграмма Ганта

Оптимальный способ наглядной фиксации планов – диаграмма Ганта. Метод предполагает визуальное отображение дел в виде календаря с указанием сроков, продолжительности и порядка выполнения. Используя такую диаграмму, можно составлять планы на текущий день, год, месяц или несколько лет вперед, контролировать этапы реализации. Однотипные действия группируются в один пункт, объемные – разбиваются на последовательные.

Пример диаграммы Ганта

Метод «Помидора»

Инструмент назван в честь кухонного таймера. Его суть – в максимальной концентрации внимания, которая необходима для выполнения работы в сжатые сроки. Например, написать отчет, разработать макет дизайна, составить письмо для e-mail рассылки клиентам.

Порядок действий в рамках техники «Помидор»:

1. Сформулируйте четкое задание.
2. Выставьте таймер на 25 минут.
3. Не прерывайтесь до звукового оповещения.
4. Устройте пятиминутный перерыв.
5. Приступайте к очередному раунду.
6. После каждого 4-го этапа отдыхайте 15-20 минут.

После завершения практики запишите список отвлекающих моментов, мешавших работе. Это «пожиратели времени», которых нужно стараться избегать.

Метод «Помидора»

Интеллект-карты

Mind maps – разработка известного писателя Тони Бьюзена. Такие карты помогают эффективно структурировать информацию, способствуют мышлению с полным задействованием интеллектуального и творческого потенциала. Они полезны для проведения мозговых штурмов, самоанализа, разработки сложных проектов, планирования времени.

Интеллект-карты активно применяют в офисах коммерческих компаний. На них рисуют знаки, символы и картинки, наглядно демонстрирующие план и детали рабочего дня. Основная идея разбивается на уровни и подуровни, отражая четкую стратегию действий.

Пирамида Франклина

Система планирования по Бенджамину Франклину – отличный помощник в качественном распоряжении временем. Ее используют в жизни и в бизнесе.

Согласно пирамиде, жизненные или рабочие цели распределяются по отдельным пунктам, имеющим определенную степень важности:

1. Фундамент – главная миссия, ценности и ориентиры, вектор направления движения.
2. Глобальная цель.
3. Генеральный план реализации идеи, промежуточные задачи.
4. Долгосрочный план на 1-5 лет с точными сроками исполнения.
5. Краткосрочный план на неделю/месяц.
6. Ежедневный план.

Четкое планирование каждого дня, неизменное следование плану, постоянный анализ и корректировки служат залогом максимально эффективной работы.

Пирамида Франклина

Подведем итоги, сделав выжимку из основополагающих правил тайм-менеджмента:

• концентрируйтесь на первостепенном;
• последовательно переключайтесь между заданиями, не хватаясь за все одновременно;
• отдыхайте, делайте перерывы;
• учитывайте биоритмы;
• фильтруйте входящую информацию;
• оборудуйте комфортное рабочее место;
• ограничивайте перфекционизм;
• мотивируйте себя;
• анализируйте опыт.

Выводы

Временной ресурс – ключевая ценность для человека, которую невозможно купить, накопить, восполнить. Не тратьте его впустую, смотрите на каждый новый день, как на возможность. Умение управлять временем не ограничивает свободу, а создает ее.

Планирование в равной степени необходимо бизнесменам, офисным сотрудникам, менеджерам, руководителям, творческим личностям, домохозяйкам. Ответственный, серьезный подход к режиму дня позволит высвободить колоссальные временные ресурсы, использовать их для насыщенной, полноценной жизни, развития личной продуктивности. Тайм-менеджмент – верный способ сократить путь от момента появления идеи до ее реализации.

Возможно вам также будет интересно: