Одна из обязанностей работодателя — ведение учета рабочего времени своих сотрудников, в том числе дистанционных. Разберемся, как производится учет рабочего времени при дистанционной работе в 2020 году.
Рабочее время дистанционного работника
Особенность дистанционной работы заключается в том, что сотрудник трудится вне места нахождения работодателя и стационарного рабочего места. График работы такой сотрудник вправе устанавливать себе самостоятельно (ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ). То есть он сам решает, когда ему трудится, а когда отдыхать.
Условие о режиме работе дистанционного сотрудника необходимо отразить в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Если работодателю нужно, чтобы сотрудник работал в определенный промежуток времени или в конкретные дни, это также стоит прописать в договоре. От того, как указан режим сотрудника в трудовом договоре будет зависеть порядок ведения табеля учета рабочего времени дистанционщика.
Дистанционная работа в табеле учета рабочего времени
Закон обязывает работодателей вести учет рабочего времени по всем своим штатным сотрудникам (ст. 91 ТК РФ). Ведется учет в специальном табеле, составляемом на типовом бланке или в свободной форме.
При заполнении табеля по дистанционным работникам рекомендуется ориентироваться на нормальную продолжительность рабочего дня для той категории сотрудников, к которой относится удаленщик. По общему правилу она не может превышать 40 часов в неделю (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).
Табель может также заполняться на основании показаний специальных программ, разработанных для учета количества часов, проведенных сотрудником за работой. Если работодатель планирует таким образом контролировать рабочий график удаленного сотрудника, то это необходимо отдельно отразить в трудовом договоре.
В зависимости от того, как прописан режим работы удаленщика в договоре, выберете следующий порядок заполнения табеля:
- Общий — если работник сам устанавливает режим работы и отдыха при стандартной рабочей неделе.
В этом случае в табеле укажите код «Я» или числовое обозначение «01» и количество часов работы в день — 8.
- Индивидуальный — если график работы, количество часов труда и отдыха устанавливает работодатель.
В такой ситуации код в табеле будет также «Я» или «01», а вот количество часов нужно указать фактическое, по тому графику, что прописан в трудовом договоре или исходя из показаний программы-учета.
Как отразить в табеле прогул дистанционного работника
Представим себе ситуацию: дистанционный сотрудник в течение нескольких часов или даже дней не дает о себе знать. Может ли работодатель в этой ситуации поставить в табеле код «НН» и инициировать увольнение сотрудника за прогул?
Сразу скажем, что уволить удаленщика за прогул практически невозможно. Дело в том, что прогулом признается отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение 4 часов подряд или в течение всей смены или рабочего дня, независимо от его продолжительности (подп. а п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).
Рабочим местом, согласно ТК РФ, является место, находящееся под контролем работодателя, где сотруднику нужно находиться или требуется прибыть для выполнения работы (ч. 6 ст. 209 ТК РФ). При дистанционной работе рабочее место сотрудника находится вне места нахождения работодателя и соответственно оно ему не подконтрольно. Это значит, что работодатель не может знать точно, сколько времени его сотрудник отсутствовал на своем рабочем месте. Но выход из этой ситуации есть.
Если сотрудник в течение некоторого времени не работает, его можно уволить, но не за прогул, а за неоднократное неисполнение должностных обязанностей. В этом случае в табеле учета рабочего времени нужно поставить код «Я» или «01», а сам факт невыполнения работы зафиксировать подтверждающими документами: служебными записками, докладными и т. д.
В первый раз к сотруднику нужно применить дисциплинарное наказание в виде выговора или замечания, а если такая ситуация повторится — допускается увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Подводим итоги
- По дистанционным сотрудникам необходимо вести учет рабочего времени, как и по остальному штатному персоналу.
- Если график работы сотрудник устанавливает себе сам, в табель вносится код «Я» или «01» и указывается общее число отработанных часов в день (8 — при нормальной рабочей неделе).
- Если количество часов труда определяется работодателем или учитывается специальной программой, в табель вносится код «Я» или «01» и фактическое количество отработанных в день часов.
- Если сотрудник не выполняет работу, табель нужно вести в обычном порядке, а факт неисполнения должностных обязанностей зафиксировать документально.
Как обозначить удаленную работу в табеле учета рабочего времени?
Добрый день.
Наша компания перевела всех сотрудников на удаленный режим работы на основании п.3 Письма Минтруда России от 27.03.20 № 14-4/10/П-2741 «О дополнении Рекомендаций работникам и работодателям в связи с Указом Президента РФ от 25.03.2020 N 206», в котором написано:
Цитата:3. Работники, осуществляющие удаленный режим работы, по согласованию с работодателем имеют право на его продолжение в период действия Указа с обязательным соблюдением требований Минздрава России и Роспотребнадзора по профилактике новой коронавирусной инфекции.
Подскажите, что указывать в табеле учета рабочего времени на период удаленной работы? Как обычно «Я» или же нужно какое-то новое обозначение?
Добрый день.
Если работник, как и прежде, трудится полный рабочий день, то указывайте обычный знак — «Я». То, что работа осуществляется удалённо, никак не отражается на начислении оплаты труда.
Но если вам всё же нужно как-то отделить этот период в своём табеле (например, в целях начисления компенсации за использование личного имущества работника), тогда можно ввести дополнительно ещё какое-то обозначение, утвердив его приказом руководителя. Например, «ЯУ — явка при удалённой работе».
Ведите табель и рассчитывайте зарплату в веб‑сервисе
Александра Кривошеева, благодарю за пояснения!
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Что ставить в табеле если работник работает удаленно
Что ставить в табеле если работник работает удаленно
Подборка наиболее важных документов по запросу Что ставить в табеле если работник работает удаленно (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Дистанционная работа:
- Больничный при дистанционной работе
- Дистанционная работа
- Дистанционная работа в отпуске по уходу за ребенком
- Дистанционная работа и разъездной характер работы
- Дистанционная работа иностранного гражданина
- Показать все
Еще
- Дистанционная работа:
- Больничный при дистанционной работе
- Дистанционная работа
- Дистанционная работа в отпуске по уходу за ребенком
- Дистанционная работа и разъездной характер работы
- Дистанционная работа иностранного гражданина
- Показать все
- Коронавирус:
- 2182п п13
- 2182п-п13
- 26 ум от 23 03 2020
- 26 ум от 23.03.2020
- 26-УМ от 23.03.2020
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Статья: Коронавирус правит бал: что учесть работодателю при расчетах с работниками
(Елина Л.А.)
(«Главная книга», 2020, N 7)— или решил поработать дома в режиме самоизоляции либо взять отпуск за свой счет. Это должно быть согласовано с руководством. При удаленной работе в табеле надо ставить код явки «Я» или «01». При отпуске за свой счет — код «ДО» или «16». Опасно называть прогулом самоизоляцию работника из-за угрозы распространения коронавируса, если она была рекомендована Роспотребнадзором или местными органами власти.
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Статья: Как заполнить табель учета рабочего времени за период «нерабочих дней»
(Жученко С.)
(«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», 2020, N 6)На время карантина многие сотрудники перешли на удаленную работу: стали надомными или дистанционными работниками (гл. 49 и 49.1 ТК РФ). В связи с этим у отделов кадров возник вопрос: нужно ли заполнять табель в отношении таких работников? И если да, то какие именно коды ставить?
Добавить в «Нужное»
Табель учета рабочего времени
В обязанности работодателя входит ведение учета времени, фактически отработанного каждым работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей и предназначен табель учета рабочего времени. И в связи с пандемией коронавируса некоторых работодателей волнует, что ставить в табеле на время карантина. Об этом и расскажем в нашей консультации.
Табель учета рабочего времени: бланк
Прежде чем рассказать, как отмечать в табеле дни карантина, уделим некоторое внимание самому табелю учета рабочего времени.
Работодатель может разработать собственную форму табеля учета рабочего времени, но проще воспользоваться одной из унифицированных форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1: Т-12 или Т-13.
Скачать табель учета рабочего времени можно через систему КонсультантПлюс.
Стоит отметить, что унифицированный табель учета рабочего времени на 2020 год ничем не отличается от табеля учета рабочего времени на 2019 год – ни форма Т-12, ни форма Т-13 изменений не претерпела.
«Докоронавирусный» табель учета рабочего времени (образец заполнения) вы найдете в отдельной консультации.
Заполнение табеля учета рабочего времени в период пандемии
Президент России Путин В.В. объявил период с 30 марта по 11 мая включительно нерабочим для большинства работодателей (Указы Президента РФ от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239, от 28.04.2020 № 294). При этом данный период является оплачиваемым. Как поставить в табеле оплачиваемые выходные дни? Все зависит от того, что же на самом деле происходит у работодателя в течение этого периода – продолжает он функционировать или нет.
—
Вам могут быть полезны следующие материалы:
— Как предоставить оплачиваемый отпуск во время плохой эпидемиологической ситуации (изоляции из-за коронавируса COVID-19);
— Как предоставить отпуск без сохранения заработной платы в период плохой эпидемиологической ситуации (изоляции из-за коронавируса COVID-19);
— Как оформить перенос ежегодного отпуска на другой срок по инициативе работника в связи с распространением коронавируса COVID-19;
— Как отменить командировку работника в связи с коронавирусом COVID-19
—
Условные обозначения в табеле, если компания продолжает работать
В этом случае рабочие дни отмечаются как обычно – буквенным кодом «Я» или цифровым кодом «01», а выходные и нерабочие праздничные дни – буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26».
Как в табеле обозначается дистанционная работа
Дистанционная работа в табеле учета рабочего времени обозначается так же, как и обычная, «присутственная», работа – кодом «Я» или «01».
Как в табеле отмечать карантин
Если компания не работает в вышеупомянутый период, то дополнительные выходные дни (оплачиваемые) в табеле обозначаются буквенным кодом «ОВ» или цифровым кодом «27».
Правда, работодатель может ввести собственный буквенный код для такого исключительного случая. Например, «ОНД» — оплачиваемый нерабочий период.
Как в табеле обозначить дни карантина: другие ситуации
Несмотря на то, что период с 30.04.2020 по 11.05.2020 объявлен нерабочим, но оплачиваемым, некоторые работодатели отправили своих работников в неоплачиваемый отпуск. Что поставить в табеле при карантине в данном случае? В табеле отражается буквенный код «ДО» или цифровой код «16».
Если же работник в нерабочий «президентский» период находится в ежегодном основном оплачиваемом отпуске, то в табеле поставьте буквенный код «ОТ» или цифровой код «09».
Как отразить в табеле карантин по больничному
Если работник находится на карантине, например, как лицо, контактировавшее с заболевшим коронавирусом, и у работника есть карантинный больничный, то в табеле дни карантина отражаются буквенным кодом «Т» или цифровым кодом «20».
А если работник находится на обычном больничным, то дни болезни обозначаются в табеле учета рабочего времени:
- или буквенным кодом «Б»/цифровым кодом «19», если работнику назначается больничное пособие;
- или буквенным кодом «Т»/цифровым кодом «20», если пособие по временной нетрудоспособности не назначается.
Перевод сотрудников на удаленный режим работы во время карантина не снимает с работодателя обязанности по учету их рабочего времени. В чем особенности такого учета? Какой код и объем часов проставить в табеле по дистанционным сотрудникам? Ответим на эти и другие вопросы.
Сложности удаленного учета
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Дистанционники трудятся удаленно, поэтому с учетом отработанного ими времени у работодателя могут возникать сложности.
Возможные варианты:
|
Вариант учета рабочего времени |
Расшифровка |
Способ заполнения табеля |
| Неконтролируемый | Работодателю неважно, сколько времени тратит сотрудник на выполнение своих обязанностей при условии выполнении установленной нормы труда (достижение запланированного объема или результата работы) | В табеле проставляется норма часов — при 40-часовой неделе рабочие дни с понедельника по пятницу по 8 час. в двумя выходными днями (ч. 2 ст. 91 ТК РФ).
Или отражаются рабочие часы согласно утвержденного сменного графика работы |
| Контролируемый | Работодатель намерен жестко контролировать с помощью специальной учетной программы отработанное сотрудниками время | Индивидуальный график работы утверждает работодатель, и в табеле отражаются показатели учетной программы, фиксирующей фактически отработанные сотрудником часы |
Оба варианта не противоречат законодательству.
Учитывая, что ТК РФ позволяет удаленным сотрудникам устанавливать режим труда и отдыха на свое усмотрение (ст. 312.4 ТК РФ), отдельно нюансы учета рабочего времени сторонам трудового договора отдельно можно не согласовывать и письменно не фиксировать.
Если работодателю важно, чтобы удаленный сотрудник выполнял работу в определенные часы или дни, он может избрать учетный вариант 2 (контролируемый). В таком случае следует отразить особенности учета рабочего времени в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.
Как оформить табель учета рабочего времени на удаленке
Работодатель ведет учет рабочего времени в специальном документе — табеле. Законодательство не требует применения унифицированных бланков этого учетного документа и позволяет оформлять табель по выбору работодателя (ч. 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»):
- по самостоятельно разработанной форме;
- на бланках унифицированных форм Т-12 или Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ 05.01.2004 № 1.
Форму табеля утвердите в составе первичных учетных документов в качестве приложения к учетной политике.
Какие коды проставить в табеле при дистанционной работе
Какой бы вариант учета рабочего времени не применялся в отношении дистанционных работников, в табеле проставляют коды, принятые в организации для учета рабочего времени и иных периодов (отпуска очередного или дополнительного, простоя и т. д.).
Если работодатель применяет унифицированную форму табеля, применяются коды:
|
Показатель |
Код | |
| Буквенный |
Цифровой |
|
| Продолжительность работы в дневное время |
Я |
01 |
| Продолжительность работы в ночное время |
Н |
02 |
| Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни |
РВ |
03 |
| Продолжительность сверхурочной работы |
С |
04 |
| Ежегодный оплачиваемый отпуск |
ОТ |
09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
ОД |
10 |
| Отпуск без сохранения зарплаты |
ДО |
16 |
| Временная нетрудоспособность |
Б |
19 |
| Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя |
НС |
25 |
| Иные коды |
— |
— |
В строке «Часы» следует указать количество часов:
- согласно установленной норме (при первом варианте учета);
- по индивидуальному графику или по показателям учетной программы (при втором учетном варианте).
Образец табеля за апрель 2020 года по дистанционному сотруднику, отработавшему норму часов за месяц, выглядит так:
Если у вас остались нерешенные вопросы, ответы на них вы можете найти в КонсультантПлюс.
Подводим итоги
- Как бы ваш сотрудник не выполнял свои обязанности во время эпидемии коронавируса — в компании или на удаленке, табель оформляется в обычном порядке, принятом в компании (к примеру, кодом «Я» (01) отмечается отработанное дистанционным сотрудником время).
- Количество отработанных часов проставляется в зависимости от того, как работодатель учитывает это время — исходя из нормы часов, по индивидуальному графику или по показаниям учетной программы.
Какими кодами отмечать в табеле учета использования рабочего времени (ф. 0504421) нерабочие дни в марте, апреле и мае 2020 г., установленные указами президента РФ, а также дистанционную работу?
- с 30 марта по 3 апреля 2020 г. (Указ Президента РФ от 25.03.2020 № 206);
- с 4 по 30 апреля 2020 г. (Указ Президента РФ от 02.04.2020 № 239);
- с 6 по 8 мая 2020 г. (Указ Президента от 28.04.2020 № 294)
На период объявленных Президентом РФ нерабочих дней за работниками сохраняется заработная плата, т.е. эти дни являются оплачиваемыми.
Работодатель может оформить переход работников на дистанционную работу, если их трудовая функция соответствует признакам такой работы (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ). Именно такой вариант организации работы в связи с распространением коронавируса рекомендован Минтрудом России.
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
Для учета рабочего времени учреждения применяют унифицированную форму табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421), утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Табель (ф. 0504421) заполняется в соответствии с приложением 5 к приказу Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Табель (ф. 0504421) применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени. Способ заполнения табеля (ф. 0504421) закрепляется в учетной политике.
В табеле (ф. 0504421) регистрируются случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка, или фактические затраты рабочего времени. В верхней половине строки по каждому работнику, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строки записываются также часы работы в ночное время (если имело место работа ночью).
В унифицированной форме табеля (ф. 0504421) отсутствует код, обозначающий оплачиваемые нерабочие дни, установленные согласно Указам Президента РФ от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239. Поэтому работодатель может внести дополнительное условное обозначение и утвердить эти изменения приказом (распоряжением) (порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20). Например, для обозначения оплачиваемых нерабочих дней можно предусмотреть код «ОНД».
Таким образом, в отношении сотрудников, которые в нерабочие дни в марте, апреле и мае 2020 г. не выполняют работу, необходимо проставить в табеле (ф. 0504421) за эти дни код «ОНД».
Работу сотрудников, которые в нерабочие дни в марте, апреле, мае 2020 г. трудятся дистанционно, по нашему мнению, нужно отразить в табеле (ф. 0504421) кодом «Ф», который применяется для обозначения фактически отработанных часов.
Источник: 1С:ИТС.