Проверка правильности заполнения реквизитов бухгалтерских документов

В основе любой бухгалтерской операции лежит определенный документ либо их набор. От достоверности этих самых документов зависит качество учета в целом. Рассмотрим, как нужно производить прием и проверку первичных бухгалтерских документов, чтобы избежать ошибок.

Что такое первичные документы и как с ними работать

Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующими бумагами. Это и есть первичные документы. При их отсутствии или искажении законодательство запрещает отражать данные в бухучете.

Существует множество видов первички, но их можно разделить на две группы:

Документы свободной формы. Статья 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухучете» разрешает экономическим субъектам самостоятельно разрабатывать бланки первички, если туда включены обязательные реквизиты: наименование документа, дата, суть операции и т.п.
Документы с регламентированной формой. Некоторые виды первички нужно заполнять, не отклоняясь от утвержденных бланков. К ним относятся, например, кассовые и банковские документы, а также счета-фактуры.

Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию.

Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.

На этом этапе проверяется соответствие операции законодательству, внутренним регламентам компании и ее экономическая целесообразность. Если установлены нарушения, то делать записи в учете на основании такого документа нельзя.

Главный бухгалтер в этом случае должен сообщить о сомнительной операции руководителю организации. Если же директор настаивает на проведении данного документа, то ему необходимо дать об этом письменное указание. Только после этого с главбуха снимается ответственность за последствия отражения в учете и отчетности спорной операции.

Ответственность главного бухгалтера с 2019 года

Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.

Важно!

Арифметическая проверка производится непосредственно перед принятием документов к учету. Однородные виды первички группируются и заносятся в учетные регистры. При этом нужно проверить итоги как по отдельному бланку, так и по операции в целом, если она основана на нескольких документах.

Но проверочные мероприятия на этом не заканчиваются. Уже после принятия к учету первичная документация подвергается последующему контролю. Его могут осуществлять как работники самой компании, так и внешние проверяющие: сотрудники налоговой инспекции, аудиторы и т.п.

Срок проверки обычно охватывает период до 3 лет, т.к. именно в этих пределах налоговики или контрагенты могут предъявить претензии к компании.

Ошибки в первичке и их исправление

Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.

Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.

Если найдена арифметическая или иная техническая ошибка, то ее можно исправить, заверив корректировку подписями лиц, составивших документ (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам. При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.

В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.

Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками

Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:

Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.

Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.

Кто отвечает за неверно заполненные документы

Хотя первичные документы подписывают и рядовые сотрудники, совершающие операцию, на практике за любые ошибки обычно наказывают директора. Незнание им нюансов бухгалтерии или других областей законодательства в данном случае значения не имеет, т.к. за организацию учета в компании в целом отвечает ее руководитель.

Случаи, когда за ошибки в документах наказывают главбуха, а тем более — рядовых сотрудников, встречаются нечасто. Такое может быть, если речь идет о доказанных умышленных действиях, например — сокрытии хищений.

Как избежать ошибок при заполнении первички

Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.

В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.

Уникальная технология обработки документов «Процессинг» позволяет контролировать их корректность и своевременность оформления в режиме онлайн. По любому документу можно проследить историю его формирования, корректировок и отражения в учете.

Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.

Оформление первичных бухгалтерских документов (требования и правила)

Вывод

Первичная документация — это основа бухучета. От ее достоверности и соблюдения правил обработки зависит достоверность финансовых показателей компании.

Источник

Обработка первичных документов не требует особых навыков и умений. Обычно эту работу поручают рядовому бухгалтеру, который получает первичку, проверяет ее и делает бухгалтерскую проводку. Но даже в этом деле бывают ошибки. Расскажем, как происходит обработка первичных документов и как ее автоматизировать.

Что такое первичный документ

Первичка — это документ, на основании которого факт хозяйственной жизни компании отражается в бухгалтерском учете (закон «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Покупка сырья, продажа товаров, получение кредита и так далее — каждая из этих операций подтверждается первичкой.

Первичный документ должен включать следующие реквизиты:

наименование;
порядковый номер;
место составления;
дату составления;
наименование организаций, участвующих в операции;
содержание операции;
ФИО и подписи лиц, ответственных за факт хозяйственной жизни.

Примеры первичных документов

Закон не закрепляет единого списка документов, которые должны применять ИП и компании. Каждое предприятие может разработать свои формы учетных документов на основе унифицированных форм или в виде собственных разработок. Важно лишь закрепить в учетной политике эти формы (п. 4 ПБУ 21/2008, утв. приказом Минфина от 06.10.2008 №106н). В самостоятельно составленную первичку тоже должны входить все необходимые реквизиты.

Вот самые часто применяемые формы первички:

товарная накладная;
акт приема-передачи;
акт сдачи-приемки выполненных работ;
счет-фактура;
универсальный передаточный документ;
приходный кассовый ордер;
расходный кассовый ордер;
расчетно-платежные ведомости;
авансовый отчет;
бухгалтерская справка и др.

Требования к первичной документации

Первичка должна в полном объеме раскрывать смысл операции, то есть содержать необходимые сведения: сумму, количество, наименование юрлиц, ФИО ответственных и так далее. Поэтому первичка должна соответствовать требованиям:

составлена в момент совершения операции или сразу после нее;
в наличии реквизиты для идентификации операции;
форма утверждена законодателем или внутренними правилами компании;
нет ошибок в арифметике и по существу.

Что такое обработка первичных документов

При совершении операции оформляют первичный документ. После этого он попадает к бухгалтеру. С этого момента задача специалиста — обработать первичку. Для этого выполняют три шага:

Проверить правильность оформления — бухгалтер проверяет наличие реквизитов, подписи ответственных лиц, своевременность составления и правильность заполнения. Также сотрудник проверяет первичку на арифметические ошибки.

Сделать бухгалтерскую проводку — бухгалтер на основании проверенной первички фиксирует информацию на счетах бухучета.

Собрать документы по группам — хранить всю первичку «скопом» нельзя. Так вы не найдете нужный документ, поэтому нужна четкая система группировки: по датам, по смыслу операции, по наименованию, по контрагенту и так далее.

В чем главная боль бухгалтера при обработке первички

Учетные программы самостоятельно формируют бухгалтерские проводки. Сотруднику достаточно перенести информацию с бумаги в программу и нажать «Провести».

Но с ростом количества документов, растет время на обработку и число ошибок. Добавили лишний ноль, неправильно вписали номер входящего документа и так далее.

Чем больше компания, тем больше документооборот. Поэтому со временем одного бухгалтера уже не хватает, штат начинает расти. Но большую часть времени сотрудники заняты именно первичкой. Есть способ это исправить — автоматическая обработка документов.

Автоматическая обработка первичных документов

В обработке первички бухгалтера может заменить программа. Проще всего перейти на электронный документооборот, получать входящую первичку в электронном виде, чтобы легко и без ошибок проводить ее. Но обычно избежать хотя бы частичного бумажного документооборота все равно не удается. Тогда помогают системы распознавания сканов документов.

Алгоритм распознавания первички выглядит так:

бухгалтер делает скан-копию документа;
загружает в программу;
программа обрабатывает документ и показывает бухгалтеру в виде таблицы информацию, которую намерена внести в учетную систему;
сотрудник проверяет правильность распознанных данных и вносит правки, если это нужно;
после этого создается проводка в учете.

Время на обработку одного документа — в зависимости от размера, до нескольких минут.

Рекомендуем веб-сервис Контур.Бухгалтерия: в нем есть встроенный электронный документооборот и система распознавания сканов первички. А еще — простой учет, расчет налогов и зарплаты, отчетность, нормативно-правовая база и другие полезные инструменты. Все новички могут бесплатно тестировать сервис 14 дней.

Источник

Даем алгоритм проверки бухгалтерских документов, в том числе и с помощью предназначенных для этого функций программы «1С:Бухгалтерия 8».

Учетная политика

Отсутствие каких-либо необходимых элементов в учетной политике может привести к нарушениям и неправильным расчетам.

Рассмотрим несколько частых ошибок, допускаемых при составлении учетной политики и их последствия:

Компания выбрала одну методику бухучета, а осуществляет расчеты по другой. Например, материальные ценности списываются одним методом, а в учетной политике прописан другой, это приведет к неправильному расчету себестоимости.
Не отражена методика ведения раздельного учета (п. 4 ст. 170 НК РФ). В соответствии со ст. 149 НК РФ при наличии облагаемых и необлагаемых операций обязательно вести раздельный учет (прописать, какие расходы организации относятся к облагаемым, а какие — к необлагаемым). Для компаний, занимающихся экспортом, с применением ставки 0%, также нужно вести раздельный учет, а его методику — отразить в учетной политике (п. 10 ст. 165 НК РФ). Отсутствие методики в учетной политике приведет к потере данных расходов и вычетов, налоговики их просто не зачтут.
Не прописана методика расчета незавершенного производства. Ст. 319 НК РФ гласит, что если налогоплательщик не сможет четко по объектам вести учет и распределять прямые расходы по договорам, то он должен установить в своей учетной политике обоснованный расчет незавершенного производства и следовать именно ему.

Отсутствие данного пункта приведет к установлению налоговиками своего порядка расчета «незавершенки».

Ответа на вопрос «Что проверить перед сдачей отчетности?» ни в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ни в Положении по ведению бухгалтерского учета и составлению отчетности в РФ (утверждено Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), ни в бухгалтерском стандарте — ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» (утверждено Приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) — нет.

Однако проведение подготовительных мероприятий необходимо, чтобы избежать применения другого стандарта — ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности» (утверждено Приказом Минфина РФ от 28.06.2010 № 63н).

Проанализируйте свою учетную политику и при необходимости внесите в нее дополнения. Учетная политика — основополагающий документ, на основании которого ведется бухгалтерский учет предприятия и формируется финансовая отчетность.

Проверка документов

Вспомним, на чем базируется фундамент финансовой отчетности:

первичные документы по хозяйственным операциям;
регистры бухгалтерского учета хозяйствующего субъекта.

Таким образом, перед составлением годовой отчетности, необходимо провести проверку в документах и регистрах бухгалтерского учета.

На данном этапе выявляется отсутствие документов по отраженным в программе операциям или, наоборот: неотраженные операции по имеющимся первичным документам.

Самые частые ошибки допускаются в первичных документах бухгалтерских счетов «основные средства» и «нематериальные активы».

Основные средства (ОС)

Необходимо проверить: все ли объекты приняты к учету. А при выбытии ОС в документах обязательно должны быть прописаны причины и основания для выбытия основного средства, которое могло бы еще работать. Важно обязательно учесть последствия дальнейшего выбытия — ликвидацию, т. к. в расходы принимается остаточная стоимость ликвидируемых основных средств.

Например, в акте по форме № ОС-4 должно быть прописано: перед ликвидацией ОС разбирается, а его детали и комплектующие компания планирует использовать.

Нематериальные активы

Необходимо проверить правильность принятия к учету нематериальных активов.

В ПБУ 14/2007 (утверждено Приказом Минфина РФ от 27.12.2007 г. № 153н) отражен порядок отнесения к бухгалтерскому учету объекта в качестве нематериального актива.

Регистры

Далее переходим к проверке бухгалтерских регистров: главной книге и оборотно-сальдовой ведомости по всем задействованным счетам бухгалтерского учета. После выполнения всех регламентных операций по закрытию периода (актуализации данных) требуется проверить корректность учетных данных, по которым формируется регламентированная бухгалтерская отчетность.

Отчет «Главная книга» (раздел «Отчеты» — «Главная книга») в программе «1С» позволяет сформировать обобщенный регистр, в котором приводится расшифровка оборотов по дебету в разрезе корреспондирующих счетов, оборотов по кредиту и сальдо по счетам на конец периода:

Из отчета «Главная книга» можно перейти в режим просмотра отчета «Обороты счета», кликнув по выбранному показателю.

Данный отчет составляется на этапе анализа бухгалтерских итогов и заполнения форм отчетности. С его помощью мы можем проверить:

сведения о корреспонденции каждого счета со всеми другими счетами;
начальное и конечное сальдо по счетам (субсчетам) бухгалтерского учета;
дебетовые (расшифровываются по корреспондирующим счетам и субсчетам) и кредитовые обороты за период (выводятся одной записью).

Оборотно-сальдовая ведомость (ОСВ) позволяет проверить:

какие активы стоят на балансе: основные средства, сырье и материалы, оборудование к установке, вложения во внеоборотные активы и т.д.;
дебиторскую и кредиторскую задолженность;
контроль кассовой дисциплины;
контроль расчетов с подотчетными лицами (наличие денежных средств);
наличие капитала для продолжения деятельности организации (минимальная стоимость чистых активов);
прибыль.

Оборотно-сальдовая ведомость помогает осуществлять контроль остатков на счетах. Если счет определен как активный, но имеет кредитовое сальдо, то в ОСВ остаток выделяется со знаком «минус». Аналогично помечается дебетовый остаток по пассивному счету (счет 51 на рисунке 3). На конец года должно быть нулевым сальдо и по дебету, и по кредиту для счетов:

90 «Продажи»;
91 «Прочие доходы и расходы»;
99 «Прибыли и убытки».

Для раскрытия деталей по каждому счету необходимо из оборотно-сальдовой ведомости перейти в карточку выбранного счета, затем провести анализ по его остаткам и проведенных по нему операций.

Сформировав карточку счета, можно провести ряд мероприятий:

проанализировать информацию по документам движения;
проверить правильное формирование проводки с выбранным счетом;
проверить остатки на любом участке бухгалтерского учета;
найти и исправить ошибку;
внести изменения в выбранный документ.

Другими словами, оборотно-сальдовая ведомость позволяет проверить «разноску» первичной документации по счетам и выявить наличие ошибок. И, самое главное, предотвратить попадание данных ошибок в годовую бухгалтерскую отчетность. Главная книга и оборотно-сальдовая ведомость являются основой для формирования баланса.

Экспресс-проверка

Завершающий этап подготовительных мероприятий для сдачи отчетности — это запуск обработки «Экспресс-проверка ведения учета».

С ее помощью мы проверим:

соблюдения положений учетной политики;
ведения кассовых операций;
анализ состояния бухгалтерского учета.

После выполнения экспресс-проверки, программа выводит отчет о ее результатах, в котором отражается количество обнаруженных ошибок.

Далее формируется отчет с детальной информацией о каждой выявленной ошибке с подсказками по исправлению (рис. 6). При необходимости из отчета можно перейти к первичным документам и исправить их.

Источник

Если во время проверок в первичке были выявлены ошибки, их необходимо исправить. Порядок действий зависит от типа ошибки. Возможны такие варианты:

Незаконная или экономически нецелесообразная операция. В этом случае компания отказывается от нее, изменения в бухучет не вносятся, а первичка изымается и уничтожается.
Арифметические неточности или ошибки в заполнении. Достаточно внести корректировку в сам первичный документ, заверив исправление подписью должностного лица. Этот порядок установлен пунктом 7 ст. 9 закона 402-ФЗ.

Не допускается внесение исправлений в документы, подтверждающие движение денежных средств. Необходимо выписывать новые. Также нельзя вносить исправления путем затирания или корректировки записей без заверения подписями.

Обратите внимание, что некоторые виды бумаг после исправления нужно отправлять и контрагенту, чтобы он соответствующим образом скорректировал свой бухгалтерский учет.

Если на основе накладной или счета уже были внесены изменения в счета бухучета, необходимо скорректировать их:

Сделать дополнительную проводку, увеличив сумму (если она была указана меньше);
Сделать обратную проводку, если сумма меньше или операция отражена неправильно.

В некоторых случаях приходится корректировать отчетные документы, которые отправляются в государственные органы.

Источник

Первичный документ — это документ, на основании которого бухгалтер может сделать бухгалтерские записи и признать доходы (расходы) в бхгалтерском и (или) налоговом учете. Каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Рассмотрим основные требования к оформлению первички и налоговые последствия ее ненадлежащего оформления.

Какую первичку можно использовать в 2022 году

С 01.01.2013 можно использовать:

Формы первичных документов, самостоятельно разработанные хозяйствующим субъектом (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Они должны содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ;
Унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные Госкомстатом России, которые были обязательными к применению ранее. Их можно использовать в неизменном виде, а можно скорректировать «под себя», добавив нужные реквизиты и (или) удалив лишние.

Выбранный порядок применения форм документов должен утвердить руководитель хозяйствующего субъекта. Это можно сделать в учетной политике или отдельным приказом.

ВАЖНО! Обязательны унифицированные формы для банковских и кассовых документов, а также для транспортной накладной (Письмо Минфина от 25.01.2017 № 03-01-15/3482).

О действующем порядке оформления операций по кассе читайте в материале «Порядок ведения кассовых операций».

Применение первичных документов также регламентирует новый ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Он обязателен к использованию с 01.01.2022, кроме одного пункта, который вступает в силу с 01.01.2024. Упомянутый пункт содержит указание о хранении документов, а также баз данных, содержащихся в первичных документах, на территории РФ.

Новый стандарт требует при составлении первички опираться на правила, установленные законом 402-ФЗ, а также вводит условия:

дата первичного документа — это дата его подписания ответственным лицом;
если дата составления документа отличается от даты совершения хозоперации, то должна быть указана информация о дате операции;
если обязательные реквизиты включаются в документ на основании иного документа (оправдательный документ), содержащего информацию о факте хозяйственной жизни, то в первичный документ включается информация об оправдательном документе.

Как вести документооборот по новому ФСБУ 27/2021, описали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Обязательные реквизиты первичного документа

Каждый первичный документ должен иметь все обязательные реквизиты, перечень которых содержится в ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Только тогда его можно принять к учету.

Так, документ должен содержать:

наименование документа;
дату составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку (хозяйственную операцию) и ответственного за правильность ее оформления. Либо наименование должности лица, ответственного за правильность оформления свершившегося события;
подписи ответственных должностных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

О наиболее часто применяемых первичных документах читайте в статье «Первичные документы бухгалтерского учета – перечень».

Электронные формы документов

Первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ, ч. 3 ст. 19 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Причем дублировать электронные документы на бумаге нужно только в тех случаях, когда представление первичного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе предусмотрено законом или договором (ч. 6 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Последствия ненадлежащего оформления первичных документов

Прежде всего, нарушения в оформлении первичных документов могут стать основанием для ответственности по ст. 120 НК РФ.

Данной ответственности подлежат:

налогоплательщики – организации, а с 1 января 2014 г. также индивидуальные предприниматели (абз. 1 п. 1 ст. 120 НК РФ; подп. «а» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона от 23.07.2013 № 248-ФЗ);
налоговые агенты (подп. «б» п. 34 ст. 1, ч. 3 ст. 6 закона № 248-ФЗ; абз. 3 п. 3 ст. 120 НК РФ). Заметим, что до 2014 г. формулировка ст. 120 НК РФ прямо указывала лишь на налогоплательщика, что вызывало сомнения в ее применимости в отношении налоговых агентов. Существовало мнение, что они не могут быть субъектом данного правонарушения. В то же время ФНС настаивала на обратном (письмо от 29.12.2012 № АС-4-2/22690).

Кроме этого, отсутствие надлежаще оформленных первичных документов может повлечь пересчет налоговой базы и налоговые доначисления.

Подробнее об ответственности, вытекающей из ст. 120 НК РФ, читайте в материале «Штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расзходов».

ИТОГИ

С 2013 года налогоплательщики вправе использовать как унифицированные так и разработанные самостоятельно бланки первичных учетных документов. Главное закрепить применяемую форму в учетной политике предприятия. Обязательными к применению остались унифицированные формы по учету кассовых и банковских операций, а также транспортне накладные.

Источник

Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ. Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете». Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.

Как оформляются реквизиты документов?

Документы, регистры и реквизиты

Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.

Реквизит «подпись» и его роль в документе

В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:

Наименование документа (формы): приходный кассовый ордер, акт на списание материалов, счет-фактура и др.
Название организации.
Единицы измерения.
Измерители — стоимостные, вещественные.
Содержание документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
Календарная дата его составления.
Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.

Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.

Как оформлять первичные документы?

Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:

наименование регистра;
название организации;
период, за который вносятся данные, или время ведения;
вид группировки (систематическая, хронологическая);
стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
должности ответственных за ведение регистра;
подписи с расшифровкой.

Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.

Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.

Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.

Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.

Первичные документы и практика их использования

Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов. Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам. Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.

Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:

Отсутствие первичного документа как такового. Например: поставка продукции, не оформленная актом приема-передачи, накладной, а отраженная лишь в счете-фактуре, является неподтвержденной. Налицо отсутствие необходимых реквизитов: счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, подписи ответственных лиц, представляющих интересы покупателя, в нем отсутствуют. Наличие остальных обязательных реквизитов, как то содержание операции, ее количественные показатели, подписи ответственных лиц продавца, не подтверждает факт хозяйственной жизни – поставку. Отрицательное решение по иску вынес, в частности, Арбитражный суд СЗО 05-06-17 (пост. №Ф07-4084/2017). Акты сверки расчетов без подтверждающих первичных документов также не принимаются судом как неоспоримое доказательство факта хозяйственной жизни.

Внимание! Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал. Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр. суда МО №Ф05-19640/2017).

Ошибки и отсутствие реквизитов документа, не помешавшие корректно идентифицировать продавца и покупателя, наименование предмета хозяйственной операции, стоимость сделки, другие важные данные, необходимые для расчета налога, не являются препятствием для включения операции в расчеты по НДС (письмо ГД-4-3/2104 ФНС от 12-02-15 и арбитражная судебная практика).
Проблемы с подписью. Ложная подпись и факсимиле в «первичке» не подтверждают сделку. В первом случае Определение Верх. Суда №302-КГ16-8902 от 01-08-16 и содержащийся в нем вывод очевидны: обязательный реквизит был подделан, а значит, факт, позволяющий уменьшить налогооблагаемую базу, не доказан. Факсимиле же не указано и в ФЗ №402. Речь в Законе идет о собственноручной подписи ответственных специалистов с инициалами, иных реквизитах, позволяющих точно определить факт подписания документа именно тем человеком, кто несет за него ответственность. Факсимиле, по мнению контролирующих органов, к «иным» отношения не имеет (письмо Минфина №03-03-06/1/81951 от 08-12-17).

Внимание! По вопросу применения факсимиле в «первичке» единого мнения судебной практикой не выработано. Избегнуть невыгодных для организации ситуаций можно, отказавшись от применения факсимиле в первичной документации.

Исправления в реквизитах документа

ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.

Главное

Реквизиты бухгалтерского документа делятся на обязательные и дополнительные.
Без первых он теряет законную силу, тогда как вторые уточняют уже внесенные основные данные.
Реквизиты должны быть внесены так, чтобы информация о факте хозяйственной жизни читалась однозначно, в противном случае могут возникать разногласия с партнерами по бизнесу и контролирующими органами.
Исправления в реквизитах документа при необходимости вносятся так, чтобы были видны исправляемая сумма, дата и данные ответственного за исправление лица.

Источник

1.Порядок
проведения проверок первичной
бухгалтерской документации. Виды
проверок первичных бухгалтерских
документов: формальная, по существу,
арифметическая

2.
Исправление ошибок в первичных
бухгалтерских документах

3.Порядок
проведения таксировки и контировки
первичных бухгалтерских документов

4.
Принципы и признаки группировки первичных
бухгалтерских документови регистров
бухгалтерского учета

5.
Правила и сроки хранения первичных
бухгалтерских документов

Все
первичные документы, поступающие
в бухгалтерию, должны

подвергаться
проверке работниками бухгалтерии.
Бухгалтерская обработка документа,
поступившего в бухгалтерию организации
до записи данных в учетные регистры,
проводится в три этапа.

На
первом этапе проводится проверка
документа по существу.
Такая проверка заключается в установлении
законности осуществляемых хозяйственных
операций, целесообразности их проведения
и взаимоувязке отдельных показателей
документа. Документы по операциям,
которые противоречат действующему
законодательству и установленному
порядку приемки, хранения и расходования
денежных средств, товарно-материальных
и других ценностей, не принимаются к
бухгалтерскому учету и передаются
главному бухгалтеру для принятия
решения. Главный бухгалтер должен
поставить в известность руководителя
организации о незаконности хозяйственной
операции.

На
практике между руководителем организации
и главным бухгалтером организации
нередки случаи возникновения разногласий
по поводу осуществления той или иной
хозяйственной операции. В случае
возникновения разногласий первичные
учетные документы по таким операциям
могут быть приняты к исполнению с
письменного распоряжения руководителя
организации, который несет всю
ответственность за последствия
осуществления таких операций и включения
данных о них в бухгалтерский учет и
отчетность.

На
втором этапе проводится формальная
проверка документа
на наличие обязательных реквизитов,
заключающаяся в установлении правильности
использования бланка установленной
формы, в проверке полноты и правильности
заполнения всех необходимых реквизитов
документа.

На
третьем, заключительном этапе, проводится:

—группировка
документов
— процесс обработки документов, при
котором документы группируются в пачки,
однородные по экономическому содержанию
документов. Целью группировки документов
является подготовка сводных данных по
движению отдельных видов имущества и
обязательств организации за отчетный
период;

—арифметическая
проверка,
состоящая в проверке арифметических
результатов итогов и правильности
отражения количественных и стоимостных
показателей документов;

—таксировка,
заключающаяся в переводе натуральных
и трудовых измерителей с обобщающий
денежный измеритель. Таксировка
проводится непосредственно в первичном
документе путем умножения соответствующего
количества в натуральном измерителе
на цену за одну единицу;

—контировка
–
процесс проставления в бухгалтерском
документе корреспонденции счетов по
хозяйственной операции, осуществленной
на основании данного документа.

Документы,
прошедшие проверку и принятые к учету,
рекомендуется помечать отметкой,
исключающей их повторное использование
и формирование повторных бухгалтерских
записей. Если первичные документы
обрабатываются вручную, на документе
проставляется дата записи в учетный
регистр, при обработке документа с
применением вычислительной техники на
документе ставится оттиск штампа
контролера, ответственного за обработку
документа.

Обратите
внимание!
Документы, приложенные к приходным и
расходным кассовым ордерам, а также
служащие основанием для начисления
заработной платы, подлежат обязательному
погашению штампом или надписью от руки
«Получено» или «Оплачено» с указанием
даты.

Многие
унифицированные формы первичной учетной
документации предусматривают наличие
на документах печати, которая заверяет
подлинность подписи должностного лица
на документе.

Если
какой-либо первичный документ оформлен
неверно, у бухгалтера

возникает
желание внести в документ исправления.
Исправлять первичный документ
целесообразно в том случае, если он еще
не обработан, то есть, не отражен в
бухучете.

Существуют
правила внесения исправлений в первичные
учетные документы.

Внести
исправления в кассовые и банковские
документы нельзя, это установлено
пунктом 5 статьи 9 Федерального закона
от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском
учете». Подчистки, помарки или
исправления в приходных кассовых ордерах
и квитанциях к ним, а также в расходных
кассовых ордерах и заменяющих их
документах не допускаются (п. 19 Порядка
ведения кассовых операций в Российской
Федерации, утвержденного решением
Совета Директоров Банка России от
22.09.1993 № 40). Эти документы, созданные
организацией, придется оформить заново.

В
первичные учетные документы (за
исключением кассовых и банковских)
исправления вносятся «корректурном
способом»:
неправильный текст (сумма) аккуратно
зачеркивается одной тонкой чертой так,
чтобы зачеркнутое можно было прочитать.
Сверху надписывается правильный текст
(сумма).

Нужно
зачеркивать всю сумму, даже если ошибка
допущена в одной цифре. Например, если
вместо суммы «79 руб. 58 коп.» было
записано «79 руб. 48 коп.», то при
исправлении нужно зачеркнуть все цифры
и написать сверху правильную сумму.

Затем
здесь же на полях против соответствующей
строки внесенные изменения специально
оговариваются и подтверждаются подписями
лиц, подписавших документ, с указанием
даты исправления. Это требование
установлено в пунктом 5 статьи 9
Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О
бухгалтерском учете» — исправление
в первичные документы могут вноситься
лишь по согласованию с участниками
хозяйственных операций, подписавшими
первоначальный документ. При необходимости
подписи заверяются печатью организации.
Исправления сопровождаются фразой:
«Написанному в исправление верить»,
в которой также пишется новый текст или
сумма, а потом ставится подпись.

Таким
способом чаще всего исправляются свои
рукописные первичные документы. Если
в организации применяется компьютерный
учет, и есть возможность заменить
документ, его выводят на печать вновь
в исправленном виде и подписывают
повторно.

Способ
дополнительной записи
(проводки) применяется, если при отражении
в учете использовалась правильная
корреспонденция счетов, однако сумма
хозяйственной операции была ошибочно
занижена.

ПРИМЕР
1. Бухгалтер
ООО «Феникс» 14 сентября 2012 года обнаружил,
что стоимость услуг по текущему ремонту
автомобиля, оказанных ЗАО «Автосервис»
в апреле того же года, отражена в
бухгалтерском учете в сумме 5000 руб.
вместо 6000 руб. (без учета НДС). То есть
сумма хозяйственной операции ошибочно
занижена на 1000 руб.

Для
исправления ошибки 14 сентября в
бухгалтерском учете была сделана
проводка:

ДЕБЕТ
25 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
— 1000 руб. – учтена в составе
общепроизводственных расходов стоимость
услуг по текущему ремонту автомобиля,
ошибочно не учтенная в апреле 2012 года.

Метод
«красное сторно»
универсален. Чаще всего его применяют
при исправлении неправильной
корреспонденции счетов или при завышении
суммы хозяйственной операции. Смысл
сторнирования заключается в следующем.
Ошибочная проводка полностью дублируется,
но с отрицательной суммой. В результате
первоначальная проводка аннулируется
и делается правильная проводка на нужную
сумму.

ПРИМЕР
2. В
июне 2012 года ООО «Стемп» были приобретены
товары на сумму 25 000 руб. (без учета НДС).
Бухгалтер ошибочно оприходовал их на
счете 10 «Материалы» на сумму 35 000 руб. В
августе при продаже этих товаров ошибку
обнаружили. Для ее исправления в августе
в бухгалтерском учете были сделаны
проводки:

ДЕБЕТ
10 «Материалы» КРЕДИТ 60 «Расчеты с
поставщиками и подрядчиками» — 35
000 руб.
— сторнирована ошибочная проводка за
июнь 2004 года;

ДЕБЕТ
41 «Товары» КРЕДИТ 60 – 25 000 руб. – отражена
стоимость товаров, приобретенных в июне
2012 года (корректировочная запись).

Внесение
исправлений в регистры бухгалтерского
учета должно быть обосновано и подтверждено
подписью лица, внесшего исправление, с
указанием даты исправления. Кроме того,
необходимо оформить бухгалтерскую
справку, в которой указать, какие
исправления, когда, по какой причине и
кем были внесены в тот или иной документ.
Справка служит оправдательным документом
(обоснованием) для корректировочной
записи.

Унифицированной
формы бухгалтерской справки нет. Поэтому
организация вправе разработать ее
самостоятельно и утвердить в качестве
приложения к учетной политике по
бухучету.

Все
документы, проверенные и принятые
бухгалтерией, подвергают

обработке,
которая включает таксировку (расценку),
группировку и контировку.

Таксировка
(расценка) – арифметическая проверка
показателей документов, т.е. пересчет
данных по каждой позиции учетного
документа и подсчет общей суммы (итога).

Группировка
– подбор однородных документов, который
позволяет делать записи данных общими
итогами. На основании такой группировки
составляют сводные документы.

Контировка
– определение и запись корреспондирующих
счетов по каждой хозяйственной операции,
отраженной в документе.

Таким
образом, все бухгалтерские операции
после их проверки и

подсчета
должны быть зарегистрированы в
определенной последовательности на
основании первичных документов.
Совокупность специально разграфленных
листов бумаги, приспособленных для
регистрации бухгалтерских проводок и
записей по счетам, называется учетным
регистром. В учетном регистре производится
группировка данных первичных документов
по однородным признакам, которые
используются для ведения бухгалтерского
учета и управления хозяйственной
деятельностью предприятия.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник