В основе любой бухгалтерской операции лежит определенный документ либо их набор. От достоверности этих самых документов зависит качество учета в целом. Рассмотрим, как нужно производить прием и проверку первичных бухгалтерских документов, чтобы избежать ошибок.
Что такое первичные документы и как с ними работать
Любая хозяйственная операция должна быть подтверждена соответствующими бумагами. Это и есть первичные документы. При их отсутствии или искажении законодательство запрещает отражать данные в бухучете.
Существует множество видов первички, но их можно разделить на две группы:
- Документы свободной формы. Статья 9 закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухучете» разрешает экономическим субъектам самостоятельно разрабатывать бланки первички, если туда включены обязательные реквизиты: наименование документа, дата, суть операции и т.п.
- Документы с регламентированной формой. Некоторые виды первички нужно заполнять, не отклоняясь от утвержденных бланков. К ним относятся, например, кассовые и банковские документы, а также счета-фактуры.
Проверка бухгалтерских документов начинается еще до их поступления в финансовую службу. Практически любой вид первички заверяет своей подписью руководитель того или иного подразделения. Перед подписанием они проверяют форму в рамках своих профессиональных компетенций. Ведь именно лицо, подписавшее документ, отвечает за его соответствие фактическому положению дел (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Но более подробная проверка документации производится уже при ее поступлении в бухгалтерию.
Сначала первичка проходит контроль по существу. Данный метод проверки по сути повторяет те действия, которые производят линейные руководители перед подписанием. Повторный предварительный контроль необходим, потому что большинство документов составляются сотрудниками, не обладающими знаниями в области бухучета.
На этом этапе проверяется соответствие операции законодательству, внутренним регламентам компании и ее экономическая целесообразность. Если установлены нарушения, то делать записи в учете на основании такого документа нельзя.
Главный бухгалтер в этом случае должен сообщить о сомнительной операции руководителю организации. Если же директор настаивает на проведении данного документа, то ему необходимо дать об этом письменное указание. Только после этого с главбуха снимается ответственность за последствия отражения в учете и отчетности спорной операции.
Ответственность главного бухгалтера с 2019 года
Если по сути операции вопросов нет, то производится проверка документа по форме. Для видов первички, форматы которых регламентированы, проверяется точное соответствие утвержденным бланкам. Если же документ разработан в самой компании, то нужно проверить наличие в нем обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 закона № 402-ФЗ.
Важно!
Арифметическая проверка производится непосредственно перед принятием документов к учету. Однородные виды первички группируются и заносятся в учетные регистры. При этом нужно проверить итоги как по отдельному бланку, так и по операции в целом, если она основана на нескольких документах.
Но проверочные мероприятия на этом не заканчиваются. Уже после принятия к учету первичная документация подвергается последующему контролю. Его могут осуществлять как работники самой компании, так и внешние проверяющие: сотрудники налоговой инспекции, аудиторы и т.п.
Срок проверки обычно охватывает период до 3 лет, т.к. именно в этих пределах налоговики или контрагенты могут предъявить претензии к компании.
Ошибки в первичке и их исправление
Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.
Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.
Если найдена арифметическая или иная техническая ошибка, то ее можно исправить, заверив корректировку подписями лиц, составивших документ (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам. При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.
В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.
Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.
Аудит расчетов с покупателями и заказчиками
Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:
- Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
- Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.
Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.
Кто отвечает за неверно заполненные документы
Хотя первичные документы подписывают и рядовые сотрудники, совершающие операцию, на практике за любые ошибки обычно наказывают директора. Незнание им нюансов бухгалтерии или других областей законодательства в данном случае значения не имеет, т.к. за организацию учета в компании в целом отвечает ее руководитель.
Случаи, когда за ошибки в документах наказывают главбуха, а тем более — рядовых сотрудников, встречаются нечасто. Такое может быть, если речь идет о доказанных умышленных действиях, например — сокрытии хищений.
Как избежать ошибок при заполнении первички
Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.
В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.
Уникальная технология обработки документов «Процессинг» позволяет контролировать их корректность и своевременность оформления в режиме онлайн. По любому документу можно проследить историю его формирования, корректировок и отражения в учете.
Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.
Оформление первичных бухгалтерских документов (требования и правила)
Вывод
Первичная документация — это основа бухучета. От ее достоверности и соблюдения правил обработки зависит достоверность финансовых показателей компании.
5.2 Содержание
тестов
1.
Упорядоченная
система сбора, регистрации и обобщения
информации в денежном выражении об
имуществе, обязательствах организации
и их движении путем сплошного непрерывного
учета всех хозяйственных операций
— это:
бухгалтерский
учет
2.
Объектами бухгалтерского учета являются:
а)
имущество организации;
в)
обязательства организации;
д)
хозяйственные операции.
3.
К имуществу организации относятся:
б)
уставный капитал;
в)
производственные запасы и затраты;
г)
нераспределенная прибыль;
4.
К
кредиторской задолженности организации
относятся:
а)
задолженность перед поставщиками;
б)
задолженность по заработной плате;
д)
займы выданные.
5.
Капитал организации включает:
б)
уставный капитал;
в)
резервный капитал;
г)
добавочный капитал;
6.
Виды хозяйственного учета включают:
а)
бухгалтерский учет;
в)
оперативный учет;
г)
статистический учет;
д)
налоговый учет.
7.
Сальдо активного счета может быть:
а)
нулевым;
в)
дебетовым;
8.
К забалансовым счетам относятся счета
по учету:
а)
материалов, принятых в переработку;
б)
арендованных основных средств;
г)
материальных ценностей, принятых на
ответственное хранение;
9.
Какой проводкой отражается начисление
заработной платы рабочим за изготовление
продукции?
в)
Д20 К70
10.
Какой проводкой списывается фактическая
себестоимость выпущенной из производства
продукции?
б)
Д43 К20
11.
Учет, основная задача которого сбор и
регистрация информации, необходимой
менеджерам для принятия управленческих
решений
— это:
управленческий
12.
На балансовых счетах ведется учет:
в)
материалов, принятых в переработку;
г)
расчетов с поставщиками и подрядчиками;
д)
денежных средств.
13.
К источникам хозяйственных средств
относятся:
а)
ссуды банка;
б)
нераспределенная прибыль;
г)
уставный капитал;
14.
Аналитический учет ведется:
в)
на инвентарных карточках учета ОС;
г)
на лицевых счетах работников;
15.
К собирательно-распределительным счетам
относят:
г)
счет 25 «Общепроизводственные расходы»;
16.
Хозяйственная операция Д50 К51:
б)
не изменяет валюту баланса;
д)
увеличивает пассив.
17.
В оборотно-сальдовой ведомости:
г)
сальдо на конец по Дебету и Кредиту
равны;
18.
К формам ведения бухгалтерского учета
относятся:
а)
простая;
г)
мемориально-ордерная;
д)
журнально-ордерная.
19.
Какой проводкой отражается списание
НДС по приобретённым материалам на
расчёты с бюджетом?
в)
Д 68 К 19
20.
Какой проводкой отражается начисление
заработной платы директору предприятия?
а)
Д20 К70
21.
Порядок сочетания различных видов
учетных регистров, техники и
последовательности обработки учетных
данных
— это:
форма
бухгалтерского учета
22.
Активно-пассивные счета могут иметь
сальдо:
д)
любое из перечисленных.
23.
К инвентарным счетам относятся:
а)
счет 01 «Основные средства»;
б)
счет 10 «Материалы»;
в)
счет 43 «Готовая продукция»;
24.
Хозяйственная операция Д70 К68:
б)
уменьшает пассив;
25.
К учетным регистрам бухгалтерского
учета относят:
в)
книги;
г)
карточки;
д)
журналы.
26.
К финансовой отчетности относятся:
а)
журналы-ордера;
г)
кассовая книга;
27.
К активам организации относятся:
а)
здания;
в)
транспортные средства;
д)
нематериальные активы.
28.
В состав бухгалтерской отчетности
входят:
а)
баланс;
в)
отчет о прибылях и убытках;
29.
Какой проводкой списывается выявленный
финансовый результат?
б)
Д90 К99
30.
Какой проводкой списываются на
себестоимость продукции прямые затраты
на материалы?
в)
Д26 К10
31.
Система показателей, отражающая
имущественное и финансовое положение
организации по состоянию на определенную
(отчетную) дату в денежном выражении,
дающая информацию о хозяйственных
средствах (активах) и их источниках
(пассивах)
— это:
бухгалтерская отчетность
32.
К денежным счетам относятся:
а)
счет 50 «Касса»;
д)
счет 86 «Целевое финансирование».
33.
Хозяйственная операция Д10 К60:
г)
увеличивает актив и пассив баланса;
34.
К пассивам организации относятся:
в)
обязательства;
г)
капитал;
35.
К оборотным активам относятся:
а)
денежные средства;
в)
счета заказчиков;
36.
Какие документы не подлежат исправлению,
а переписываются?
б)
инвентарная карточка по учету материалов;
г)
кассовая книга;
37.
В какой оценке учитывается имущество,
поступающее на предприятие безвозмездно?
д)
по себестоимости.
38.
По какой стоимости следует учитывать
нематериальные активы в балансе?
в)
по остаточной;
39.
Какой проводкой следует отразить акцепт
счета поставщиков за поставленные в
организацию материально-производственные
запасы?
б)
Д10 К76
40.
Какой проводкой следует отразить
поступление денежных средств с расчетного
счета в кассу организации?
г)
Д50 К51
41.
Проверка наличия имущества и обязательств
организации и сравнение полученных
данных с соответствующими данными
бухгалтерского учета
— это:
инвентаризация
42.
К калькуляционным счетам относятся:
б)
счет 20 «Основное производство»;
в)
счет 23 «Вспомогательное производство»;
43.
Хозяйственная операция Д08 К60:
а)
не изменяет валюту баланса;
44.
К внеоборотным активам относятся:
б)
земля;
в)
машины и оборудование;
г)
здания;
45.
По какой стоимости следует учитывать
основные средства в балансе?
в)
по остаточной;
46.
По какой стоимости оценивается имущество,
поступающее на предприятие по договору
купли-продажи?
а)
по согласованной;
б)
по рыночной;
47.
Из каких слагаемых складывается
фактическая себестоимость приобретённых
материалов?
а)
первоначальной стоимости и торговой
наценки;
б)
покупной стоимости и транспортно-заготовительных
расходов;
48.
Какой проводкой списывается стоимость
материально-производственных запасов,
потребленных в цехе на производство
продукции?
а)
Д10 К60
49.
Какой проводкой осуществляется начисление
единого социального налога?
в)
Д70 К68
50.
Единая система данных об имущественном
и финансовом положении организации и
о результатах её хозяйственной
деятельности, составленная на основе
данных бухгалтерского учета по
установленным формам
— это:
Бухгалтерская
отчётность
51.
К операционно-результатным счетам
относятся:
в)
счет 90 «Продажи»;
д)
счет 91 «Прочие доходы и расходы».
52.
Сальдо пассивного счета может быть:
г)
и дебетовым и кредитовым;
53.
Какими проводками могут быть списаны
в конце месяца косвенные расходы на
себестоимость продукции?
г)
Д20 К26
54.
Какой проводкой следует учесть НДС по
приобретенным материально-производственным
запасам?
б)
Д19 К60
55.
Какой проводкой следует отразить
передачу материалов из основного
производства на склад?
б)
Д10 К20
56.
Какой проводкой начисляется НДС на
реализованную продукцию?
а)
Д90 К68
57.
Какой проводкой отражается задолженность
покупателей за отгруженную им продукцию?
д)
Д62 К90
58.
Какой проводкой списываются на
себестоимость продукции затраты,
связанные с её реализацией?
а)
Д90 К44
59.
Какой проводкой списывается себестоимость
реализованной со склада продукции?
б)
Д43 К20
60.
Какой проводкой начисляется подоходный
налог с заработной платы работников?
д)
Д26 К68.
61.
Учет, организация которого на предприятии
не регламентируется со стороны
государства:
б)
управленческий;
62.
Неотъемлемый элемент управленческого
контроля, основная задача которого –
контроль правильности ведения
бухгалтерского учета и составления
финансовой отчетности, проводимый
работниками данной фирмы с целью
повышения эффективности работы
предприятия –
это: аудит
63.
Учет, основная задача которого сбор и
регистрация информации с целью
калькулирования себестоимости продукции
и распределения затрат между остатками
и реализованной продукции —
это:____________
^ 64.
Хозяйственная операция Д20 К70:
а)
не изменяет валюту баланса;
^ 65.
Хозяйственная операция Д20 К69:
г)
увеличивает актив;
^ 66.
В какой оценке учитывается имущество,
поступающее на предприятие в качестве
вклада в уставный капитал?
д)
по себестоимости
^ 67.
Баланс, в котором активы отражены по
первоначальной стоимости – это баланс:
а)
горизонтальный,
^ 68.
Баланс, предполагающий переоценку, в
котором активы отражены по наименьшей
стоимости, — это баланс:
б)
брутто,
^ 69.
Какая научная школа ведения учета
рассматривает бухгалтерский учет как
инфомационное обеспечение принятия
управленческих решений:
в)
российская,
70) Основоположником
теории ведения бухгалтерского учёта
посредством двойной записи
является………..
Лука Пачоли
71)активы по
источникам формирования подразделяются
на
а)собственные
72)бухгалтерская
отчётность подписывается
г)главным бухгалтером
д)руководителем
организации
73)в состав
источников собственных средств
предприятия входят
в)уставный капитал
д)нераспределенная
прибыль
74)главная книга
представляет собой регистр бухгалтерского
учёта
в)синтетический
75)инвентаризации
в зависимости от характера проведения
подразделяются
на
а)плановые
д)внеплановые
76)денежные(банковские
и кассовые) первичные документы
подписывают
г)главный бухгалтер
77)к какому типу
влияния на баланс относится операция:
(оприходована на
склад готовая
продукция основного производства)
б)первому
78)какой элемент
метода бухгалтерского учёта применяется
для
подтверждения
достоверности учётных данных
в)инвентаризация
79)особенностью
структуры актива баланса является
в)расположение
имущества в порядке возрастания
ликвидности
80. Таблицы
специальной формы, предназначенные для
регистрации хозяйственных операций,
называются:
г) учетным регистром;
81. По объему
содержания операций документы
подразделяются на:
в) разовые и
накопительные;
82. Стоимостная
оценка используемых в процессе
производства сырья, материалов, энергии,
основных средств, трудовых ресурсов
называется:
г)
себестоимостью
продукции, работ, услуг;
83. Сальдо конечное
по пассивным счетам равно нулю, если:
а) сальдо начальное
плюс кредитовый оборот равны дебетовому
обороту;
84. Оборотно-сальдовая
ведомость по аналитическим счетам
составляется для:
г) контроля движения
сред на предприятии;
д) для составления
баланса.
85. Учетную политику
разрабатывает:
г) главный бухгалтер;
д) трудовой
коллектив.
86. К какому уровню
регулирования бухгалтерского учета
относится Федеральный закон «О
бухгалтерском учете»:
в) нормативному;
87. Расставьте в
хронологической последовательности
развития бухгалтерского учета страны:
5 средневековая
Италия;-
1 древний Египет;
2 Римская империя;
3древняя Греция;
4 Франция.
88. Расставьте в
хронологической последовательности
этапы развития бухгалтерского учета:
1) античный
(комеральный) учет;
4) интернациональный
(междунородный) учет;
3) двойной
(диграфический) учет;
2) простой (
униграфический) учет.
89.Бухгалтерский
и налоговые учеты ведутся параллельно
в условиях:.
а) российского
учета;
90.Расставить
соответствие документов уровням
регулирования бухгалтерского учета:
а) ФЗ«О бухгалтерском
учете», Указы Президента РФ, постановления
Правительства РФ по вопросам учета-1
б) методические
указания, инструкции, рекомендации и
т.п. — 3
в) Положения по
бухгалтерскому учету-2
г) учетная политика
предприятия- 4
д) международные
стандарты финансовой отчетности -5
91.Финансовая
отчетность по периодичности составления
классифицируется на:
б) годовая и
промежуточная;
92.Финансовая
отчетность по охвату информации
классифицируется на:
в) первичная и
консолидированная;
93.Финансовая
отчетность по назначению информации
классифицируется на:
г) публикуемая и
не публикуемая;
94. Финансовая
отчетность по видам учета классифицируется
на:
д) статистическая
и бухгалтерская.
95.Расставьте
соответствие между методами оценки
активов и их экономическим содержанием:
а) фактическая
стоимость актива в момент его приобретения
— 2
б) стоимость
эквивалентного приобретенному ранее
актива на данный момент времени
(переоценка) — 5
в) предполагаемая
стоимость продажи актива в нормальных
условиях на данный момент — 3
г) стоимость суммы
экономических выгод, предполагаемых
получить от актива в будущем — 1
д) стоимость актива
на рынке в настоящее время — 4
96.Расставить
соответствие между счетами и их
классификационными признаками:
а) 10 «Материалы»
— 2
б) 26 « Общехозяйственные
расходы» — 4
в) 70 « Расчеты с
персоналом по оплате труда» — 3
г) 76 « Расчеты с
разными дебиторами и кредиторами» — 5
д) 001 « Арендованные
основные средства» — 1
97.Проверка
первичного документа, при которой
проверяется правильность заполнения
реквизитов, называется:
в) проверка документа
по существу;
98.Проверка
первичного документа, при которой
проверяется законность и целесообразность
совершения операции, называется:
а) формальная
проверка (по форме);
99.Проставление
в первичном документе номеров
корреспондирующих счетов называется:
д) контировка.
100) Умножение в
первичном документе количества на цену
называется:
г)
Таксировка (расценка) представляет
собой умножение количества на цену за
единицу в самом первичном документе.
101) К функциям
бухгалтерского учета не относится:
б)
Финансовая
102) По порядку
составления документы классифицируются
на:
б)
Первичные и сводные
103) По месту составления документы
классифицируются на:
г)
Внешние и внутренние
104) По назначению
документы классифицируются на:
а)
Распорядительные, оправдательные
(исполнительные)
в)
Бухгалтерского (учетного) оформления
и комбинированные.
105) По способу
охвата операций документы классифицируются
на:
д)
Разовые и накопительные
106) Обязательную
инвентаризацию не проводят:
а)
Перед налоговой проверкой
107) При проведении
инвентаризации в состав инвентаризационной
комиссии не включают
б)
Материально-ответственное лицо
108) Ответственность
за организацию бухгалтерского учета
на предприятии несет:
в)
Руководитель организации
109) Юридическая
сущность характерна для бухгалтерского
учета:
г) Гармания-скорее
всего
110) Началом
отчетного года для организации, созданной
10 декабря 2008 года является:
б) 31.12.2008-скорее
всего
111)
Отражение в бухгалтерском учете фактов
хозяйственной деятельности исходя не
столько из их правовой формы, сколько
из их экономической сущности осуществляется
согласно принципу:
б)
приоритета содержания над формой
112)Согласно
принципу___________ в бухгалтерском
учете существует большая готовность к
признанию расходов и обязательств, чем
возможных доходов и активов
б)
осторожности
114)
К внешним пользователям с прямым
финансовым интересом относят:
б)
руководителя предприятия
в)
инвесторов
115)
К внешним пользователям с косвенным
финансовым интересом относят:
г)
налоговая
116)
направленность учета на удовлетворение
требований правительства характерна
для _____________ модели бухгалтерского
учета
б)
континентальная
117)
К принципам — допущения относятся
принципы:
в)
имущественной обособленности
д)
непрерывности деятельности
118)
К принципам – требованиям относятся
принципы:
а)
полноты
б)
рациональность
г)непротиворечивость
119)
Систему бухгалтерского учета Бразилии
можно отнести к _____________ модели
бухгалтерского учета:
д)
южно-американской
120)
Вновь созданная организация оформляет
учетную политику не позднее ______ дней
со дня своей государственной регистрации
в качестве юридического лица
в)
90
9
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
21.03.201613.45 Mб39Cisco systems. Руководство по технологиям объединенных сетей.djvu
- #
Если во время проверок в первичке были выявлены ошибки, их необходимо исправить. Порядок действий зависит от типа ошибки. Возможны такие варианты:
- Незаконная или экономически нецелесообразная операция. В этом случае компания отказывается от нее, изменения в бухучет не вносятся, а первичка изымается и уничтожается.
- Арифметические неточности или ошибки в заполнении. Достаточно внести корректировку в сам первичный документ, заверив исправление подписью должностного лица. Этот порядок установлен пунктом 7 ст. 9 закона 402-ФЗ.
Не допускается внесение исправлений в документы, подтверждающие движение денежных средств. Необходимо выписывать новые. Также нельзя вносить исправления путем затирания или корректировки записей без заверения подписями.
Обратите внимание, что некоторые виды бумаг после исправления нужно отправлять и контрагенту, чтобы он соответствующим образом скорректировал свой бухгалтерский учет.
Если на основе накладной или счета уже были внесены изменения в счета бухучета, необходимо скорректировать их:
- Сделать дополнительную проводку, увеличив сумму (если она была указана меньше);
- Сделать обратную проводку, если сумма меньше или операция отражена неправильно.
В некоторых случаях приходится корректировать отчетные документы, которые отправляются в государственные органы.
Содержание:
Введение
В законе о бухучете сказано, что каждый факт хозяйственной жизни оформляют первичным бухгалтерским документом. К фактам чиновники относят сделку, событие или операцию, которые влияют на финансовое положение компании, движение денег и на финансовый результат деятельности организации. Получается, что первичная документация – это документы, которые используют в учете для оформления фактов хозяйственной жизни. Причем первичные учетные документы – это обязательные бумаги не только для бухгалтерского учета, но и для налогового учета.
Без первичной документации невозможно ведение первичного учёта. А его неверное ведение, в свою очередь, приводит к появлению искажённой картины финансового состояния предприятия, ведь выявить и использовать финансовые резервы организации можно только с помощью тщательного учёта.
Работа с первичной документацией – одна из основных задач бухгалтерии. Ведь от правильности оформления бумаг зависит учет расходов и вычетов.
Список первичной документации в бухгалтерии может быть обширным, ведь первичная бухгалтерская документация – это бумаги по каждой операции, сделке или событию, которые возникают в процессе работы.
Для систематизации и раскрытия темы первичной учетной документации я предлагаю следующий реферат.
1. Понятие первичных учётных документов
В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция должна отражаться только на основании документов, удостоверяющих ее совершение[1].
Первичное наблюдение – целенаправленное восприятие фактов, являющееся начальным звеном в цепочке функционирования предпринимательской деятельности. От качества проведения первичного наблюдения зависят полнота и достоверность учетной информации.
По результатам первичного наблюдения составляется документ.
Документ – материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Согласно классификации бухгалтерских документов по степени обобщения учетной информации выделяют первичные документы.
Кроме того, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под документом понимают зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.[2]
Документирование всех хозяйственных операций позволяет осуществлять сплошное и непрерывное наблюдение за всеми хозяйственными процессами.[3]
Документация в учете имеет первостепенное значение в управлении предприятиями, так как с ее помощью:
1) контролируется наличие, движение и сохранность товарно-материальных и денежных средств;
2) контролируется количество и качество труда работников и расчетов за труд;
3) обеспечивается повседневное руководство работой предприятия;
4) обеспечивается внутренний и внешний (вышестоящей организацией, налоговой инспекцией, банками, независимыми аудиторами) контроль за работой предприятия;
5) устанавливается вина (она является доказательством для судебных органов) или невиновность лиц при судебных разбирательствах; контролируются расчеты с другими предприятиями (учреждениями).
Кроме того, на основе документов производится предварительный, текущий и последующий контроль за сохранностью средств предприятия и экономической необходимостью каждой хозяйственной операции.
Каждый документ, принимаемый к учету должен содержать существенную для отражения в учете информацию, т. е. нести в себе информацию о каком-либо совершенном хозяйственном событии.
Бухгалтерский документ–это письменное подтверждение совершенной хозяйственной операции или права на ее совершение.
Первичный учётный документ – это письменное свидетельство о каком-либо факте хозяйственной жизни.
По законодательству РФ о бухгалтерском учете первичные учетные документы – это оправдательные документы, которыми должны оформляться все хозяйственные операции, проводимые организацией, на основании которых ведется бухгалтерский учет, составляемые в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее завершения и удостоверяющие факт совершения соответствующей операции.[4]
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом[5]. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документации, которой оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок.
Документы несут, с одной стороны, экономическую информацию путем группировки и обобщения цифровых показателей фактов предпринимательской деятельности и, с другой стороны, юридическую информацию путем оформления в установленном порядке совершенного факта предпринимательской деятельности организации[6].
Именно в первичном документе факты хозяйственной деятельности находят изначальное выражение. Поэтому документальное оформление хозяйственных операций называют первичным учётом.
Первичные бухгалтерские документы необходимы для:
— обоснования учетных записей;
— передачи указаний от распорядителей до исполнителей.
— контроля за правильностью совершенных фактов предпринимательской деятельности организации;
— фиксации причин хозяйственных нарушений, имеющих мест в
— предпринимательской деятельности.
Например, если в организацию поступили материалы, то по этому поводу должен быть составлен документ – приходный ордер. Именно этот документ фиксирует факт увеличения объёма запасов, оправдывает наличие материалов. При этом сначала поступает материал, а затем составляют документ. Если касса организации выдаёт наличные деньги командированному сотруднику фирмы, надо составить документ – расходный кассовый ордер. Именно этим документом оформляют факт выдачи денег. Причём деньги подотчётному лицу выдают одновременно с распиской последнего в документе, что деньги получены. Первичный учётный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным − непосредственно после его окончания.
Организация обязана хранить первичные документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов несет руководитель организации.[7] Существуют требования к хранению документов: документы должны переплетаться в пачки, раскладываться в хронологии. Для упорядочения хранения ведётся регистрационный журнал архивных дел.
Дела из архива выдаются только по письменному распоряжению главного бухгалтера. Первичные учётные документы, подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчётного года[8]. Правила организации бухгалтерского учёта содержатся в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Первичные учётные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер или иное должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия[9].
В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета[10].
Поскольку оформление первичной учётной документации является началом учетной регистрации хозяйственных операций, они составляют основу учетной информации, обеспечивая бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственной деятельности организации.
2. Требования, предъявляемые к первичной учетной документации
В связи с тем, что важнейшим условием оформления документации является наличие в документе всех сведений, необходимых для оперативной работы, учета и контроля, бухгалтерские документы должны быть правильно оформлены и содержать соответствующие реквизиты: наименование документа, дату составления, содержание хозяйственной операции, измерители операции в натуральном и стоимостном выражении, а также наименование и подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность оформления документа[11].
Обязательными реквизитами первичного учётного документа являются[12]:
- Реквизиты-идентификаторы первичного документа:
— наименование документа;
— дата составления документа;
— наименование экономического субъекта, составившего документ;
2) реквизиты содержания первичного документа:
— содержание факта хозяйственной жизни;
— величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
— наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за её оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
3)Реквизиты, придающие юридическую силу документу:
— подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета[13]. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Вносить исправления в кассовых и банковских документах недопустимо.
Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью[14].
Документы, оформленные в электронном формате, по действующему законодательству должны удовлетворять всем требованиям, предъявляемым к традиционным бумажным носителям:
1) возможность визуального просмотра;
2) возможность получения бумажных копий;
3) соответствие типовым формам документов, возможность их
длительного хранения;
4) идентификация лиц, оформивших документ;
5) ограничение доступа к информации.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учётных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учёта, а также достоверность этих данных. Лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта, и лицо, с которым заключён договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учёта, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учётных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни[15].
В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учётного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счёт изготавливать на бумажном носителе копии первичного учётного документа, составленного в виде электронного документа[16].
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передача их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
3. Составление первичной учетной документации и исправление ошибок
Процедура составления документов регламентируется определенными требованиями, предусмотренными стандартами в области бухгалтерского учета.
Прежде всего, документ составляется на бланке типовой (унифицированной) формы или формы, разработанной предприятием, и утвержденной учетной политикой организации[17]. Субъекты малого предпринимательства могут применять для документирования операций типовые межведомственные формы первичной учетной документации, ведомственные формы, а также формы, самостоятельно разработанные применительно к соответствующим типовым, которые содержат обязательные реквизиты и обеспечивают достоверность отражения в бухгалтерском учете совершенных операций.
Затем, при поступлении первичных документов в бухгалтерию, они подлежат обязательной проверке[18]:
− по форме (формальная проверка) – устанавливают полноту и правильность заполнения реквизитов, наличие и подлинность подписей должностных и материально ответственных лиц, наличие неоговорённых исправлений, подчисток, дописок в тексте и цифр (в денежных документах исправления не допускаются);
− арифметической проверкой проверяют правильность подсчётов сумм в документах;
− по существу (логическая проверка) – устанавливают законность и целесообразность хозяйственных операций, правильность их отнесения на соответствующие счета и включение в соответствующие статьи расходов и доходов. Логическая проверка позволяет выявить приписки в объёме выполненных работ, завышение себестоимости и т.д.; − специальная проверка применяется, когда возникает необходимость привлечь к проверке специалиста с узкой специализацией, к примеру, при проверке полноты выполнения всех технологических операций в производстве конкретного вида продукции.
Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать подписи лиц, ответственных за их исполнение, их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы или действующим законодательством[19].
Проверенные и принятые бухгалтерией документы подвергают обработке: проводят таксировку, группировку, контировку. Таксировка – денежная оценка указанных в документе материальных ценностей, затрат труда и др. Группировка – подбор однородных документов в пачки, на основе групп первичных документов составляют сводные документы; Контировка – определение и запись корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции, отражённой в документе. После проведения контировки данные документов отражаются на счетах бухгалтерского учёта, а документы сдаются в архив.
Ошибки, выявленные в результате проверки, разделяют на несколько групп:
· по причинам возникновения – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
· по месту возникновения – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
· по значению – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).
Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:
· зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма, так чтобы можно было прочитать исправленное; надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма; на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц, подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица, производившего исправление, а также проставляется дата исправления;
· способом «красного сторно», состоящим в том, что неправильно составленная корреспонденция счетов или сумма записывается чернилами красного цвета, что в бухгалтерском учете заменяет знак минус; записи красными чернилами можно заменить записью черными или синими чернилами в квадратной рамке, что также означает способ «красного сторно»;
· способом дополнительной записи, применяемым случаях, когда сумма хозяйственного факта, записанного в правильной корреспонденции счетов, занижена.
Внесение исправлений в кассовые (приходные и расходные кассовые ордера) и банковские документы не допускается[20].
Все ошибки, обнаруженные в бухгалтерском учете, должны быть исправлены в том отчетном периоде, когда они были обнаружены.
Исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.
После обязательных проверок производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в группировке, таксировке, проставлении корреспонденции счетов (контировки), «гашении» (делают надпись и ставят штамп на документе). Бухгалтерская обработка завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных документов.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичной учетной документации, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером[21]. Как правило, такими лицами являются сотрудники бухгалтерии, отделов снабжения и сбыта и некоторых других служб. Первичные учетные документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
4. Первичная учетная документация для целей налогового учета
Множество первичных документов, так же как кирпичики, образуют фундамент здания, называемого бухгалтерский учет. На этом фундаменте строятся этажи, учетные регистры, т.е. сводные документы, в которых собираются все первичные документы и группируются определенным образом, и, наконец, это здание венчает крыша, т.е. отчетность предприятия, баланс и другие формы. Если неправильно, криво положить какой-либо кирпичик или совсем его не положить, то если вообще удастся построить это здание, то оно даст крен. Таким образом, к учету будут приниматься только правильно оформленные первичные документы. Только такие документы будут иметь юридическую силу.
То же самое можно сказать и о налоговом учете. Налоговый учет основывается на первичных документах, сгруппированных в соответствии с требованиями, предъявляемыми Налоговым кодексом[22].
Налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, который предусмотрен Налоговым кодексом Российской Федерации.
К первичным документам относят: кассовые ордера, требования, табели учета рабочего времени, счета-фактуры и др. Они представлены в виде утвержденных типовых (общегосударственных) форм[23].
Налогоплательщик сам определяет порядок ведения налогового учета в учетной политике, которая утверждается приказом (распоряжением) руководителя. Налоговые инспекции и иные органы не вправе устанавливать обязательные формы документов налогового учета.
Система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому.
Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя.
Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком[24].
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом[25]. Подтверждением данных налогового учета являются, в том числе первичные учетные документы, соответствующие требованиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ.
При этом система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно исходя из принципа последовательности применения норм и правил налогового учета, то есть применяется последовательно от одного налогового периода к другому[26]. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для целей налогообложения, утверждаемой соответствующим приказом (распоряжением) руководителя. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.
Налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ)[27].
Расходами для целей налогообложения прибыли признаются затраты, обоснованные и документально подтвержденные (а в случаях, которые предусмотрены ст.265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации и содержащими обязательные реквизиты.
Документирование хозяйственных операций предприятия, включая оформление первичных учетных документов, должно осуществляться на русском языке.
Документы (в том числе первичные), подтверждающие понесенные организацией расходы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены профессиональным переводчиком либо компетентным сотрудником организации[28].
Налоговые органы вправе в соответствии с законодательством о налогах и сборах требовать от налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента) документы, служащие основаниями для исчисления и уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов, а также документы, подтверждающие правильность исчисления и своевременность уплаты (удержания и перечисления) налогов, сборов[29].
Должностное лицо вправе истребовать у проверяемого лица необходимые для проверки документы, в том числе первичные[30].
Отказ от представления запрашиваемой документации или непредставление ее в установленные сроки влекут ответственность, предусмотренную ст.126 Налогового кодекса[31].
5. Регистры налогового учёта
Любая хозяйственная деятельность предприятия должна облагаться налогом, поэтому информационный сбор для последующего налогообложения и является конечной целью учета.
Главным назначением налогового учета является составление целостной и исчерпывающей картины о величине расходов и доходов учреждения. Они и определяют размер базы налогов на отчетный период. Также его функцией является обеспечение достоверными данными внешних и внутренних пользователей для контролирования процессов исчисления. Не стоит забывать также и о своевременности и полноте уплачиваемых налогов на прибыль.
Суммирование различных показателей является основой организации процедуры учета[32]. Количественные данные прямо пропорционально влияют на размеры налоговой базы, а также на меру их систематизации в регистрах учета налогов. Одновременно они имеют влияние на порядок произведения деятельности по учету, на формирование и отражение в регистрах информации об объекте налогового учета.
Для ведения налогового учета предусмотрены специальные формы — регистры налогового учета. В любой момент фирму налогоплательщика может посетить налоговый инспектор с целью проверки налоговой документации. Поэтому иметь заполненные регистры – прямая обязанность предприятия. Нарушение или вовсе отказ от ведения такой документации сулит дальнейшие проблемы с Налоговой инспекцией.
Как правило, различные виды деятельности предприятия облагаются различными налогами. Регистры учета налогов — это формы, которые разрабатываются предприятием, а затем заполняются данными, необходимыми для вычисления налоговых сборов на прибыль.
Главная функция налоговых регистров — это систематизация информации по имеющимся исходным данным касательно каждого вида налога. Так, регистры убивают сразу двух зайцев: с одной стороны, налоговым органам проще следить за деятельностью фирмы, а с другой — сама компания облегчает себе жизнь, имея под рукой верные показатели расчетов налогов.
К регистрам налогового учета Налоговый кодекс РФ относит:
1. Первичные учетные документы, т.е. бухгалтерскую документацию;
2. Аналитические регистры налогового учета;
3. Расчет налоговой базы.
Аналитические регистры налогового учета — сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированные в соответствии с требованиями главы 25 НК РФ, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета.
Эти регистры систематизируют данные первичных документов и служат основой для расчета налоговой базы. Записи в них производятся нарастающим итогом с начала года.
Формы аналитических регистров налогового учета разрабатываются налогоплательщиком самостоятельно и устанавливаются приложениями к учетной политике.
Промежуточные расчеты проводятся предприятием-налогоплательщиком в данных регистрах. Фиксация показателей должна производиться в соответствии с 25 главой Налогового Кодекса. Промежуточные данные, в отличие от остальных, не выносятся в отдельные графы в налоговых декларациях, поэтому так и названы[33]. Чтобы использовать их, необходимо совершить специальные расчеты или же просто-напросто прибавить к общему показателю. Информация регистров должна содержать в себе все о совершении промежуточных расчетов, а также показатели, которые участвуют в их нахождении.
Налоговый учет не содержит обязательного требования отражать хозяйственные операции путем двойной записи, как это принято в бухгалтерском учете. Аналитический учет данных налогового учета в целом должен быть так организован, чтобы он раскрывал порядок формирования налоговой базы. На основании итогов отдельных регистров формируются сводные регистры по доходам, расходам, суммам начисленной амортизации и другим показателям.
Предусмотрено ведение 51 регистра налогового учета с группировкой их по 5 разделам:
— Регистры промежуточных расчетов — 16 форм;
— Регистры состояния единицы налогового учета — 13 форм;
— Регистры учета хозяйственных операций — 7 форм;
— Регистры формирования отчетных данных — 12 форм;
— Регистры учета целевых средств некоммерческими организациями — 3 формы.
Регистры в указанных рекомендациях не приводятся, перечисляется лишь примерный объем информации для каждого регистра. Конкретная же разработка регистров должна производиться самими организациями.
Связь регистров промежуточных расчетов, предназначенных для показателей, не имеющих отдельных строк в декларации и предполагаемых Информационным сообщением, и элементов расчета налоговой базы в соответствии с Налоговым кодексом не очевидна (см. приложение 1 таб. 2).
Информационное сообщение предлагает, безусловно, не только удачные варианты промежуточных регистров, но и до конца не проработанные документы, построенные на основе одного или двух бухгалтерских (налоговых) регистров.
Налоговая база по каждому налогу рассчитывается на основании сведений накопленных в аналитических регистрах по результатам обработки первичных документов[34].
На основании первичных документов и аналитических регистров проводится расчет налоговой базы. Позиции расчета отличаются от бухгалтерских аналогов как с точки зрения Плана счетов, формирующего прибыль на основании двух категорий: прибыль от продаж и разницы прочих доходов и расходов, так и сточки зрения бухгалтерской отчетности (форма №2 Отчет о прибылях и убытках), выделяющей три категории прибыль от продаж и разницу операционных и внереализационных доходов и расходов.
При расчете налоговой базы выделяются только внереализационные операции, а операционные включены в основную категорию[35]. Прибыль в ней формируется как разница выручки и расходов по следующим операциям реализации:
1. Товаров (работ, услуг) собственного производства, имущества, имущественных прав;
2. Ценных бумаг, не обращающихся на организованном рынке;
3. Покупных товаров;
4. Финансовых инструментов срочных сделок, не обращающихся на организованном рынке;
5. Основных средств;
6. Товаров (работ, услуг) обслуживающих производств и хозяйств.
6. Требования к регистрам налогового учёта
Данные об учете налоговых данных должны фиксироваться перманентно и в строгом хронологическом порядке, так как иной способ заполнения может повлечь собой внимание со стороны налоговых служб[36]. Налогоплательщик (то есть предприятие или компания) ведет аналитический учет таким образом, чтобы прослеживался порядок возникновения налоговой базы.
Хранение регистров учета налогов должно вестись в соответствии с несколькими правилами. Нельзя просто так исправлять в них какую-либо информацию. Исправления (даже если это исправления ошибок) должны вестись санкционировано и обоснованно с юридической точки зрения. Данные действия должны быть подтверждены наделенным особыми полномочиями лицом. Этот человек может вносить обоснованные исправления в документ, указывая дату и объяснение того, зачем он совершил это действие.
В отношении этих документов Налоговый кодекс полной ясности не вносил, определяя лишь их обязательные реквизиты[37], по сути общие для любых документов, в том числе и бухгалтерских, но параллельно с изданием гл. 25 Налогового кодекса РФ.
При этом аналитические регистры в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты:
Название регистра налогового учета;
Число, месяц и год заполнения;
Измеритель (либо измерители, если их несколько) операций предприятия в форме натурального или материального выражения;
Сущность и предмет операционных действий, совершенных предприятием за данный период времени (хозяйственные и иные операции);
Подпись ведущего эти записи уполномоченного лица в регистре.
Заполнять документацию можно как в электронном, так и в бумажном виде[38] — Налоговый Кодекс не имеет ограничений по этому поводу. Внесением данных должен заниматься уполномоченный сотрудник. На него и ложится ответственность по ведению регистров. Он должен не только проверять правильность вносимой информации, но и обеспечить надлежащие условия хранения документов, чтобы исключить малейшую вероятность того, что посторонние лица внесут какие-либо исправления. Оформление регистров, а также исправление и дополнение данных заверяется подписью ответственного сотрудника.
Из данных налогового учета должно быть ясно:
— как определяют доходы и расходы фирмы;
— как определяют долю расходов, учитываемых при налогообложении в отчетном периоде;
— какова сумма остатка расходов (убытков), подлежащих включению в расходы в следующих отчетных периодах;
— каков размер задолженности перед бюджетом.
В декабре 2001 года Министерство по налогам и сборам России ввело несколько ключевых понятий, относящихся к ведению регистров, таких как объект, единица, показатели и данные учета налогообложения. Они имеют такие формулировки:
Объектом называется все движимое и недвижимое имущество фирмы, а также ее обязательства перед другими предприятиями и хозяйственные операции, которые она выполняет;
Единицей именуется объект учета, данные о котором упоминаются в нескольких периодах налоговой отчетности, то есть перманентно;
Показателями являются количественные данные, относящиеся к объекту учёта;
Учетные данные – численные показатели величины или прочих характеристик, которыми обладает объект учета; они отражаются в таблицах, бухгалтерских справках и других документах предприятия — налогоплательщика; эти данные группируют информацию об объектах обложения налогами.
Тогда же и были предложены основные наименования регистров систем учета налогов, которые были поделены на пять следующих групп[39].
Регистры расчет промежуточных значений
Промежуточные расчеты проводятся предприятием-налогоплательщиком в данных регистрах. Фиксация показателей должна производиться в соответствии с 25 главой Налогового Кодекса. Промежуточные данные, в отличие от остальных, не выносятся в отдельные графы в налоговых декларациях, поэтому так и названы. Чтобы использовать их, необходимо совершить специальные расчеты или же просто-напросто прибавить к общему показателю. Информация регистров должна содержать в себе все о совершении промежуточных расчетов, а также показатели, которые участвуют в их нахождении.
Регистры расчета хозяйственных операций
Следующие регистры содержат в себе кладезь полезных сведений о совершении предприятием различных хозяйственных операций. Налоговая база фирмы прямым образом зависит от этого вида операций, и так происходит каждый отчетный период. Примерами операций фирмы являются все действия по купле-продаже разных объектов, сделки с фирмами-партнерами. Также в этот перечень входит приобретение гражданских прав. Но и этим дело не ограничивается. Так, НК РФ предусматривает расширение перечня хозяйственных операций фирмы путем добавления в него действий, связанных с признанием долгов, и других объектов, которые облагаются налогом.
Учетные регистры состояния единиц учета налогов
Данный регистр показывает состояние отдельной единицы учета налогов. Весь пласт данных заносится в соответствующий регистр на протяжении каждого налогового периода. Очень важно то, что информация о единице отражала ее состояние на каждый момент времени периода налогообложения.
Учетные регистры формирования отчетных данных[40].
Эти регистры дают представление о том, каков порядок получения количественных значений строк деклараций по налогам. Вместе с тем, в них заносится и информация, которая далее отправляется в регистры промежуточных расчетов или учетных регистры состояния единицы учета.
Регистры учета начисления средств некоммерческим предприятиям
Данный регистр формируется с целью обобщить информацию по всем средствам и услугам, полученным в результате благотворительной помощи, целевых и бюджетных поступлений. Актуален главным образом для некоммерческих и бюджетных организаций.
Подробнее о налогообложении некоммерческих организаций – на сайте ФНС по этой ссылке.
Регистры по налогу на доходы физических лиц (НДФЛ)
ак как работодатель является налоговым агентом по отношению к налогам, которым облагаются доходы физических лиц, то на него ложится обязанность учитывать выплачиваемые доходы своих сотрудников. Чтобы сделать это, предприятию необходимо разработать собственные формы регистров учета по НДФЛ. Правильный расчет подоходного налога вытекает из грамотного учета выплачиваемых заработных плат работникам.
Регистры по НДФЛ нужны как для налоговой службы, чтобы установить контроль за фирмами-работодателями, так и для самих предприятий, использующих наемную рабочую силу. Сбор такого рода информации о работниках, их заработной плате, всевозможных льготах, предоставляемых им, позволяет предприятию:
Следить за общей картиной по всем рабочим;
В конце года вести заполнение справок 2-НДФЛ;
Определять, когда работник имеет право на «детский» вычет, и когда он лишается такой привилегии;
Определять возможность других стандартных вычетов;
Находить случаи ошибочного и высчитывания и удержания налогового сбора;
Формирование регистра[41]
Хоть НК РФ и не ограничивает компании в том, каким образом они будут высчитывать доходы и прилагающийся к ним НДФЛ, но все же кодекс обязывает указывать следующие сведения, заносимые в регистр:
Данные по идентификации каждого физического лица;
Виды доходов, выплачиваемых фирмой;
Льготы по НДФЛ, предоставляемые фирмой, снижающие базу налогов предприятия;
Величина заработных плат и даты их выдачи;
Налог, исчисляемый с зарплат, и дата проведения процедуры исчисления и перевода;
Информация о документах по платежу, подтверждающая перечисление налогового сбора в казну.
Разработка бланка регистра по налогам на доходы ведется с учетом необходимости простой работы с ним, а также наглядности предоставляемой информации. Рекомендации налоговой службы при этом также нужно учитывать.
Бланк регистра должен иметь следующие особенности:
Простота — информация по сотрудникам не должна путаться;
Наглядность — чем быстрее можно перенести данные о рабочих в справку 2-НДФЛ, тем нагляднее бланк;
Краткость — не стоит перегружать регистр ненужными цифрами и числами, чтобы не затруднять восприятие информации.
Универсализация бланка регистра затруднена тем, что каждая компания выплачивает определенные виды доходов и имеет свои особенности деятельности[42]. Поэтому на компании и лежит ответственность составления своего бланка, обладающего необходимыми свойствами, графами и включающего нужные сведения. По желанию, предприятие может изготовить несколько бланков регистров для разных видов данных. Это упростит ведение налоговой отчетности и ее проверку. Налоговое законодательство только приветствует такой подход. Но бланк регистра должен содержать в себе сведения, которые предусмотрены пунктом 1 статьи 230 НК РФ.
7. Ответственность за неправильное оформление первичной учетной документации
Расходами предприятия признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты[43]
Под грубым нарушением ведения бухгалтерского учета понимается отсутствие первичных документов[44]. Штрафные санкции на предприятие предусмотрены следующие
Если ошибка повторяется в течение одного отчетного периода, то 5 тыс., если более одного отчетного периода – 15 тыс. Если такая ошибка повлекла занижение налоговой базы, то штрафные санкции будут в размере 10% от суммы налога, но не менее 15 тыс. За непредставление в указанный срок налогоплательщиком в налоговый орган документа предусматривает штрафные санкции за каждый не предоставленный документ[45].
Помимо этого могут быть применены штрафные санкции и к должностным лицам[46].
Главный бухгалтер отвечает за ведение бухгалтерского учета[47]
Грубое нарушение правил бухгалтерского учета, составления бухгалтерской отчетности, а равно порядка срока хранения учетных документов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 до 30 МРОТ (от 2 до 3 тыс. руб.)[48]
Под грубым нарушением правил бухгалтерского учета понимается искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10% или искажение любой статьи бухгалтерской отчетности не менее чем на 10%[49]. Также статья 15/6 КоАП говорит о том, что за непредставление документов или сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, на должностных лиц налагается штраф в размере от 3 до 5 МРОТ (от 300 до 500 руб.)[50].
Подозрения о недостоверности того или иного документа возникают у налоговых органов при наличии следующих признаков:
— орфографические ошибки;
— дописка части текста шрифтом, отличным от основного;
— следы механического воздействия на документ (удаление части текста путем затирания слов);
— использование факсимиле;
— следы посторонних чернил, смазывание текста (дорисовывание фрагментов подписи или печати).
Если все-таки будут обнаружены признаки недостоверности в первичных учетных документах проверяемого предприятия, налоговые органы более пристально проверяют соответствующие операции и в данном случае увеличивается риск непризнания расходов по налогу на прибыль и вычета налога на добавленную стоимость.
Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов, объектов налогообложения, что влечет взыскание штрафа по ст.120 Налогового кодекса Российской Федерации.
За грубое нарушение правил учета, которое не повлекло занижения налоговой базы, организация может быть оштрафована. Штраф за совершение указанного правонарушения устанавливается в следующих размерах:
10 000 рублей, если правонарушение совершено в течение одного налогового периода (п.1 ст.120 НК РФ);
30 000 рублей, если те же деяния совершены в течение более одного налогового периода (п.2 ст.120 НК РФ).
В тоже время следует отметить, что налоговый орган не может принять решение только на основе анализа налогового и бухгалтерского учета организации без проверки первичных документов организации, указанные действия налогового органа не соответствуют Налоговому кодексу Российской Федерации.
ФАС Уральского округа в Постановлении от 17.01.2013 г. № Ф09-13153/12 по делу № А60-6226/2012, рассматривая аналогичное дело, поддержав выводы суда апелляционной инстанции, отметил следующее:
данные о доходах, отраженные в налоговой декларации, сами по себе без первичной документации не могут служить основанием для вывода о занижении налоговой базы по налогу на прибыль, а использованная налоговым органом методика исчисления налога на основе анализа данных бухгалтерского учета противоречит нормам главы 25 Налогового кодекса Российской Федерации.
Ст. №120 Налогового кодекса РФ, с одной стороны, предусматривает наказание за систематическое нарушение правил ведения документов по налогообложению. С другой стороны, под этими документами имеются ввиду только первичные документы и бухгалтерские регистры. О регистрах учета налогов там упоминаний не обнаружено, поэтому преследований со стороны налоговой службы за нарушение их ведения по данной статье не последует. Не последует и наказаний, предусмотренных статьями 122 и 126, так как они прямо не относятся к нарушению или отсутствию налоговых регистров.
Серьезно нужно отнестись к подписям в регистрах налогового учёта. Компании могут хранить документацию в электронном виде только с заверенными электронными подписями (письмо Министерства финансов от 24.07.08 под номером 03-02-071-314). То же самое относится и к остальным формам хранения документов. Подписи в них должен ставить заполнявший регистры уполномоченный человек, вне зависимости от того, электронный регистр или бумажный. Во избежание неприятностей хорошо хранить копию в бумажном виде и со всеми подписями. Следует распечатывать документацию ежеквартально. Если обнаружится, что на документах они отсутствуют, то налоговый инспектор может не засчитать расходы или отказать в вычете НДС.
Таким образом, данные регистры являются обязательными документами, без которых деятельность любого предприятия по букве закона невозможна. Их ведение обеспечивает своевременное поступление налогов в казну и избавление от проблем с законодательством, а нарушения при заполнении или вовсе их отсутствие затрудняет деятельность предприятия и привлекает внимание налоговых служб.
Заключение
Подводя итог хочется отметить, что первичные документы имеют очень большое значение, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Классифицировать первичные учётные документы можно по множеству признаков.
С вступлением в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» увеличивается ответственность юридических лиц при определении первичного учетного документа, формы первичных учетных документов теперь являются элементом учетной политики организаций.
Если вы модифицировали старые бланки или разработали новые с нуля, тогда их образцы приведите в приложении к учетной политике. Главное убедитесь в том, что в первичке есть все обязательные реквизиты.
Когда бухгалтер проводит какую-либо операцию по документам бухгалтерского учета, учесть, к примеру, расходы или принять НДС к вычету получится только при наличии всех подтверждающих документов. Поэтому сотрудники, которые отвечают за саму операцию, должны своевременно предоставлять бумаги в бухгалтерию.
Чтобы ускорить документооборот в компании, можно разработать памятки. В них распишите, что должны проверить работники перед сдачей первички бухгалтеру. Там же можно привести перечень первичных документов бухгалтерского и налогового учета, которые надо оформить с контрагентом и предоставить бухгалтеру.
Библиография
1. Бухгалтерский учёт (Г.И. Алексеева, Т.П. Алавердова, С. Богомолец и др.под ред. С.Р. Богомолец: учебник. М.; Маркет ДС, 2006 https://finances.social/uchet-buhgalterskiy/buhgalterskiy-uchet-uchebnik-pod-red.html
2. «Федеральный закон о информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ ( в ред. от 25.11.2017) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/c5051782233acca771e9adb35b47d3fb82c9ff1c/
3. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 31.12.2017) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/
4. Налоговый кодекс РФ от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 07.03.2018)
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/
5. «Кодекс РФ об Административных нарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. 07.03.2018) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/
6. Журнал Главбух № 01, 2018 https://www.glavbukh.ru/art/20630-pervichnye-dokumenty-buhgalterskogo-ucheta
7. Журнал «Налог.ру. Налоговые новости и статьи». http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/pervichnye_dokumenty_buhgalterskogo_ucheta_perechen/
8. Журнал «Главная книга» № 5 за 2011г. http://glavkniga.ru/elver/2011/5/83-li_dokumenti_nalogovogo_ucheta_registri.html
9. Статья «Регистры налогового учета» http://znaybiz.ru/nalogi/control/registry-nalogovogo-ucheta.html
Приложение 1
Первичная учетная документация дл учета основных средств
формы |
Наименование формы |
Постановление Госкомстата, которое утвердило форму |
Назначение |
---|---|---|---|
ОС-1 |
Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) |
от 21 января 2003 г. № 7 |
Применяется для оформления приема-передачи отдельных объектов основных средств (кроме зданий и сооружений), их включения в состав основных средств и ввода в эксплуатацию, а также для исключения объектов из состава основных средств при их передаче (продаже, мене и т.п.) другой организации. |
ОС-1а |
Акт о приеме-передаче здания (сооружения) |
от 21 января 2003 г. № 7 |
Применяется для тех же целей, что и акт ОС-1, но предназначен исключительно для приема-передачи зданий и сооружений. |
ОС-1б |
Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) |
от 21 января 2003 г. № 7 |
Применяется для тех же целей, что и акт ОС-1, но предназначен для передачи групп объектов основных средств, кроме зданий и сооружений |
ОС-2 |
Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств |
от 21 января 2003 г. № 7 |
Применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (отдела, цеха и т.п.) в другой. |
ОС-3 |
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств |
от 21 января 2003 г. № 7 |
Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. |
ОС-4 |
Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) |
от 21 января 2003 г. № 7 |
Применяется для списания единичных объектов основных средств, пришедших в негодность. |
ОС-4а |
Акт о списании автотранспортных средств |
от 21 января 2003 г. № 7 |
Применяется для списания автотранспортных средств, пришедших в негодность. |
ОС-4б |
Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) |
от 21 января 2003 г. № 7 |
Применяется для списания групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств), пришедших в негодность. |
ОС-6 |
Инвентарная карточка учета объекта основных средств |
от 21 января 2003 г. № 7 |
Применяется для учета наличия единичных объектов основных средств и их движения внутри организации. |
ОС-6а |
Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств |
от 21 января 2003 г. № 7 |
Применяется для учета наличия групп однотипных объектов основных средств и их движения внутри организации. |
ОС-6б |
Инвентарная книга учета объектов основных средств |
от 21 января 2003 г. № 7 |
Применяется для тех же целей, что и формы № ОС–6 и № ОС–6а, но предназначена для использования малыми предприятиями. |
ОС-14 |
Акт о приеме (поступлении) оборудования |
от 21 января 2003 г. № 7 |
Применяется для учета оборудования, поступившего на склад, с целью его последующего использования в качестве объекта основных средств. |
ОС-15 |
Акт о приеме-передаче оборудования в монтаж |
от 21 января 2003 г. № 7 |
Применяется для передачи оборудования в монтаж. |
ОС-16 |
Акт о выявленных дефектах оборудования |
от 21 января 2003 г. № 7 |
Составляется при обнаружении дефектов оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля. |
Приложение 2
Первичные учетные документы и приказы, которые утверждают их формы
Сфера действия документов |
Чем утвердили бланк |
---|---|
Учет кадров |
Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 |
Учет рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда |
|
Учет расчетов с подотчетными лицами |
Постановление Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 |
Учет работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работах |
Постановление Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. № 100 Постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а |
Учет услуг |
Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 Приказ ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155 Постановление Госкомстата России от 9 августа 1999 г. № 66 |
Учет основных средств |
Постановление Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7 |
Учет нематериальных активов |
Постановление Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а |
Учет материалов |
|
Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов |
|
Учет продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения |
Постановление Росстата от 9 августа 1999 г. № 66 |
Учет денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин |
Постановление Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 Приказ Минторга РСФСР от 28 ноября 1988 г. № 229 |
Учет торговых операций (общие) |
|
Учет торговых операций при продаже товаров в кредит |
|
Учет торговых операций в комиссионной торговле |
|
Учет операций в общественном питании |
|
Учет кассовых операций |
Постановление Госкомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 Постановление Госкомстата России от 27 марта 2000 г. № 26 Приказ Минфина России от 13 июня 1995 г. № 49 |
Учет результатов инвентаризации |
|
Учет работы строительных машин и механизмов |
Постановление Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 |
Учет работ в автомобильном транспорте |
|
Расчетные документы |
Положение, утвержденное Банком России 19 июня 2012 г. № 383-П |
Бланки строгой отчетности |
Приказ Минфина России от 9 июля 2007 г. № 60н Приказ Минфина России от 17 мая 2006 г. № 80н Приказ Минфина России от 14 января 2008 г. № 3н Приказ Минфина России от 9 февраля 2007 г. № 14н Приказ Минфина России от 9 апреля 2008 г. № 39н Приказ Минтранса России от 5 августа 2008 г. № 120 |
Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (учет движения трудовых книжек и вкладышей к ним) |
Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 |
Учет сельскохозяйственной продукции и сырья (учет движения и реализации сельскохозяйственной продукции) |
Постановление Госкомстата России от 29 сентября 1997 г. № 68 |
-
Г.И. Алексеева, С.Р. Богомолец, И.В. Сафонова и др.Бухгалтерский учет:: учебник; под ред. С.Р. Богомолец – 3-е изд., перераю и доп. — М.: Московский финансово-промышленный университет «Университет», — 720 с. (Университетская серия). 2013 https://finances.social/uchet-buhgalterskiy/buhgalterskiy-uchet-uchebnik-pod-red.html ↑
-
«Федеральный закон о информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ ( в ред. от 25.11.2017) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/c5051782233acca771e9adb35b47d3fb82c9ff1c/ ↑
-
Г.И. Алексеева, С.Р. Богомолец, И.В. Сафонова и др.Бухгалтерский учет:: учебник; под ред. С.Р. Богомолец – 3-е изд., перераю и доп. — М.: Московский финансово-промышленный университет «Университет», — 720 с. (Университетская серия). 2013 https://finances.social/uchet-buhgalterskiy/buhgalterskiy-uchet-uchebnik-pod-red.html ↑
-
Журнал Главбух № 01, 2018 https://www.glavbukh.ru/art/20630-pervichnye-dokumenty-buhgalterskogo-ucheta ↑
-
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 31.12.2017) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/ ↑
-
Журнал Главбух № 01, 2018 https://www.glavbukh.ru/art/20630-pervichnye-dokumenty-buhgalterskogo-ucheta ↑
-
Г.И. Алексеева, С.Р. Богомолец, И.В. Сафонова и др.Бухгалтерский учет:: учебник; под ред. С.Р. Богомолец – 3-е изд., перераю и доп. — М.: Московский финансово-промышленный университет «Университет», — 720 с. (Университетская серия). 2013 https://finances.social/uchet-buhgalterskiy/buhgalterskiy-uchet-uchebnik-pod-red.html ↑
-
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 31.12.2017) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/ ↑
-
Журнал «Налог.ру. Налоговые новости и статьи». http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/pervichnye_dokumenty_buhgalterskogo_ucheta_perechen/ ↑
-
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 31.12.2017) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/ ↑
-
Г.И. Алексеева, С.Р. Богомолец, И.В. Сафонова и др.Бухгалтерский учет:: учебник; под ред. С.Р. Богомолец – 3-е изд., перераю и доп. — М.: Московский финансово-промышленный университет «Университет», — 720 с. (Университетская серия). 2013 https://finances.social/uchet-buhgalterskiy/buhgalterskiy-uchet-uchebnik-pod-red.html ↑
-
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 31.12.2017) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/ ↑
-
Журнал Главбух № 01, 2018 https://www.glavbukh.ru/art/20630-pervichnye-dokumenty-buhgalterskogo-ucheta ↑
-
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 31.12.2017) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/ ↑
-
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 31.12.2017) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/ ↑
-
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 31.12.2017) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/ ↑
-
Журнал Главбух № 01, 2018 https://www.glavbukh.ru/art/20630-pervichnye-dokumenty-buhgalterskogo-ucheta ↑
-
Журнал «Налог.ру. Налоговые новости и статьи». http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/pervichnye_dokumenty_buhgalterskogo_ucheta_perechen/ ↑
-
Журнал Главбух № 01, 2018 https://www.glavbukh.ru/art/20630-pervichnye-dokumenty-buhgalterskogo-ucheta ↑
-
Журнал «Налог.ру. Налоговые новости и статьи». http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/pervichnye_dokumenty_buhgalterskogo_ucheta_perechen/ ↑
-
Журнал «Налог.ру. Налоговые новости и статьи». http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/pervichnye_dokumenty_buhgalterskogo_ucheta_perechen/ ↑
-
Налоговый кодекс РФ от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 07.03.2018)
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/ ↑
-
Журнал «Главная книга» № 5 за 2011г. http://glavkniga.ru/elver/2011/5/83-li_dokumenti_nalogovogo_ucheta_registri.html ↑
-
Налоговый кодекс РФ от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 07.03.2018)
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/ ↑
-
Налоговый кодекс РФ от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 07.03.2018)
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/ ↑
-
Журнал «Главная книга» № 5 за 2011г. http://glavkniga.ru/elver/2011/5/83-li_dokumenti_nalogovogo_ucheta_registri.html ↑
-
Налоговый кодекс РФ от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 07.03.2018)
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/ ↑
-
Журнал «Главная книга» № 5 за 2011г. http://glavkniga.ru/elver/2011/5/83-li_dokumenti_nalogovogo_ucheta_registri.html ↑
-
Налоговый кодекс РФ от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 07.03.2018)
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/ ↑
-
Налоговый кодекс РФ от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 07.03.2018)
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/ ↑
-
Налоговый кодекс РФ от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 07.03.2018)
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/ ↑
-
Журнал «Главная книга» № 5 за 2011г. http://glavkniga.ru/elver/2011/5/83-li_dokumenti_nalogovogo_ucheta_registri.html ↑
-
Журнал «Главная книга» № 5 за 2011г. http://glavkniga.ru/elver/2011/5/83-li_dokumenti_nalogovogo_ucheta_registri.html ↑
-
Журнал «Главная книга» № 5 за 2011г. http://glavkniga.ru/elver/2011/5/83-li_dokumenti_nalogovogo_ucheta_registri.html ↑
-
Журнал «Главная книга» № 5 за 2011г. http://glavkniga.ru/elver/2011/5/83-li_dokumenti_nalogovogo_ucheta_registri.html ↑
-
Статья «Регистры налогового учета». http://znaybiz.ru/nalogi/control/registry-nalogovogo-ucheta.html ↑
-
Журнал «Главная книга» № 5 за 2011г. http://glavkniga.ru/elver/2011/5/83-li_dokumenti_nalogovogo_ucheta_registri.html ↑
-
Статья «Регистры налогового учета». http://znaybiz.ru/nalogi/control/registry-nalogovogo-ucheta.html ↑
-
Статья «Регистры налогового учета». http://znaybiz.ru/nalogi/control/registry-nalogovogo-ucheta.html ↑
-
Статья «Регистры налогового учета». http://znaybiz.ru/nalogi/control/registry-nalogovogo-ucheta.html ↑
-
Статья «Регистры налогового учета». http://znaybiz.ru/nalogi/control/registry-nalogovogo-ucheta.html ↑
-
Статья «Регистры налогового учета». http://znaybiz.ru/nalogi/control/registry-nalogovogo-ucheta.html ↑
-
Налоговый кодекс РФ от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 07.03.2018)
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/ ↑
-
Налоговый кодекс РФ от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 07.03.2018)
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/ ↑
-
Налоговый кодекс РФ от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 07.03.2018)
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/ ↑
-
Налоговый кодекс РФ от 05.08.2000 №117-ФЗ (ред. от 07.03.2018)
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_19671/ ↑
-
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ред. от 31.12.2017) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_122855/b24121ba7152f33673608559f2ca844ef5b6a74c/ ↑
-
«Кодекс РФ об Административных нарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. 07.03.2018) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/ ↑
-
«Кодекс РФ об Административных нарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. 07.03.2018) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/ ↑
-
«Кодекс РФ об Административных нарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. 07.03.2018) http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/ ↑
- Состав и свойства вычислительных систем. Информационное и математическое обеспечение вычислительных систем»
- реинжиниринг бизнес процессов
- Проблема детской лжи
- Роль дидактической игры в развитии произвольного внимания дошкольников (Эффективность дидактической игры как активного метода развитии произвольного внимания дошкольников)
- Юридические лица как субъекты предпринимательского права (Становление и развитие категории «юридическое лицо» в России)
- Налоговая система РФ и проблемы ее совершенствования(Теоретические аспекты развития налоговой системы)
- Особенности управления организациями в современных условиях и пути его совершенствования (ООО «Виктория»)
- Индустрия спорта в России: современное состояние и перспективы развития (Анализ тенденций развития спорта в России и мировой индустрии)
- Логистический подход к управлению запасами (ООО «ЛАНИТ-ИНТЕГРАЦИЯ»)
- Право государственной и муниципальной собственности (Общие положения о праве собственности)
- Понятие и виды наследования (Исторический аспект развития наследственного права)
- Юридическая ответственность (Цели, задачи и функции юридической ответственности)
Бухучет строго опирается на документы, которые имеют юридическую силу. Их называют первичными: они служат первым и главным основанием для отражения в учете покупки, продажи, аренды и других операций. Расскажем о первичных документах и правилах работы с ними.
Бухучет строго опирается на документы, которые имеют юридическую силу. Их называют первичными: они служат первым и главным основанием для отражения в учете покупки, продажи, аренды и других операций. Расскажем о первичных документах и правилах работы с ними.
Первичный документ и его реквизиты
Каждый первичный документ служит письменным доказательством реальности конкретной хозоперации, а за достоверность данных в нем отвечают исполнители или должностные лица, которые составили и подписали бумагу. Только на основании верно оформленного и подписанного первичного документа можно делать запись в бухгалтерском учете.
В каждой такой бумаге должны быть сведения, которые называют реквизитами. Бывают обязательные реквизиты и дополнительные. Только при наличии всех обязательных реквизитов бумага имеет юридическую силу. К ним относятся:
- название документа, код формы и дата, когда он составлен;
- название компании или фамилия и инициалы ИП, которые проводят хозяйственную операцию;
- сведения о содержании хозоперации, о ее основании (например, договор), измерители — денежные, трудовые, натуральные;
- ответственные за совершение и оформление хозоперации лица — их должности, фамилии, инициалы и подписи.
При необходимости вводят дополнительные реквизиты: присваивают номер, указывает расчетный счет организации или ИП.
Перечень первичных документов
Сегодня нет какого-то единого перечня первичных документов, которые обязаны применять все компании. Вы можете пользоваться унифицированными формами первички или разработать их самостоятельно. Главное — утвердить формы в учетной политике.
Вот список документов, которые чаще всего используют в работе:
- товарная накладная;
- акт сдачи-приемки;
- счет-фактура;
- универсальный передаточный документ;
- документы по расчету с сотрудниками — скажем, расчетно-платежные ведомости;
- документы по основным средствам, например, акт приемки-передачи основного средства, акт списания объекта основных средств;
- инвентаризационная опись;
- кассовые документы: приходный и расходный кассовые ордеры, платежное поручение, авансовый отчет;
- акт зачета взаимных требований;
- бухгалтерская справка.
Стадии документооборота первички
После составления и подписания первичный документ проходит несколько стадий обработки в бухучете:
- прием в бухгалтерию;
- проверка правильности заполнения, при необходимости — обращение к контрагенту за исправлением;
- внесение в систему учета: если документ электронный — это делается быстро, если же документ бумажный поможет система распознавания бухгалтерских документов;
- запись данных в учетных регистрах;
- отправка в архив.
Исправление ошибок в первичных документах
При оформлении первичных документов или при переносе данных из первички в учетную систему случаются ошибки. Их важно вовремя выявить и исправить.
Если обнаружена неточность в первичном документе, его возвращают сотруднику, ответственному за составление, чтобы он исправил ошибку. Если в документе обнаружены подделки, ответственных за составление лиц привлекают к ответу.
Если ошибка появилась в бухгалтерских регистрах, за ее исправление отвечают специалисты, которые составили и подписали регистр. Исправить ошибку в учете можно одним из способов.
Корректировка — если ошибка не связана с корреспонденцией счетов или ее быстро увидели, так что она не повлияла на учет и не попала в отчетность. Текст или сумму с ошибкой исправляют в бухгалтерской программе.
Дополнительные проводки — если в проводке и регистрах корреспонденция указана верно, но занижена сумма операции. Чтобы исправить ошибку, бухгалтер составляет дополнительную проводку с недостающей суммой. Пример: сотруднику в кассе выдали 32 000 рублей, а записали 23 000 рублей. Тогда недостающие 11 000 рублей надо дополнительно провести: Дт 71 Кт 50 — 11 000 рублей.
Метод сторнирования (отрицательной записи) применяется для исправления неверной корреспонденции или суммы, большей, чем нужно. Бухгалтер сторнирует ошибочную проводку, вычитая сумму из итогов. Затем составляет верную проводку. Пример: компания закупила материалы на 100 000 рублей и по ошибке их записали как товары: Дт 41 Кт 60 — 100 000 рублей. Сторнируем: Дт 41 Кт 60 — 100 000 рублей. Вносим верную запись: Дт 10 Кт 60 — 100 000 рублей.
Чтобы сократить риск ошибок при переносе данных из накладных в учетную систему, автоматизируйте этот процесс. Пользуйтесь электронным документооборотом, системами распознавания бумажной первички — все это есть в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. А еще в сервисе — простой учет, зарплата, отчетность, нормативно-правовая база и другие полезные инструменты. Первые 14 дней бесплатны для всех новых пользователей.
Любой первичный документ отражает какой-либо факт хозяйственной жизни организации и подтверждает либо доходы, либо расходы. А значит, первичные документы напрямую влияют на формирование итоговых финансовых показателей работы организации и на налогооблагаемую базу при расчете налогов. Из-за неправильно оформленных первичных бухгалтерских документов компания может исказить финансовые показатели итоговой бухгалтерской и налоговой отчетности.
Именно по этой причине, необходимо внимательно относится к первичным документам и грамотно выстроить документооборот в организации. Также требуется используемые в организации формы документов закрепить учетной политикой, а новые формы утвердить приказом руководителя. Рассмотрим основные ошибки по работе с первичными документами, которые нужно найти вовремя и исправить.
Ошибка 1. Формы первичных документов не утверждены приказом руководителя и учетной политикой организации
В 2013 году было отменено обязательное применение форм первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм. Организация теперь вправе самостоятельно разрабатывать формы документов, применяемые в документообороте за исключением некоторых.
Разработанные самостоятельно формы документов могут быть выполнены на основе унифицированных с добавлением или удалением отдельных строк и колонок. Такие формы первичных документов утверждаются приказом руководителя и закрепляются Учетной политикой организации.
Обязательными для применения без права самостоятельно их изменять и дополнять остаются три формы первичных документов:
- по учету кассовых операций (п.4.1.,4.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, Постановление Госкомстата от 18.08.1998 № 88);
- по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1);
- по учету услуг по перевозке грузов (Уставы и Кодексы соответствующих видов транспорта, Постановление Правительства от 15.04.2011 № 272, Письма Минфина России от 23.04.2013 № 03-03-06/1/14014, от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36).
Отмечу, что для упрощения документооборота многие организации продолжают применять формы, которые содержатся в альбомах унифицированных форм.
Рекомендация: следите за тем, чтобы первичные учетные документы соответствовали формам, утвержденным Учетной политикой организации. Не забывайте утверждать новые формы первичных документов приказом руководителя, иначе у вас появляется риск признания расходов неподтвержденными документально. Кроме того, нарушение п.4 ПБУ 1/2008 ведет к административной ответственности руководителя (ст.15.11 КоАП РФ)
Ошибка 2. Документы оформляются без печати, подписей, указания должностей и документов, подтверждающих полномочия подписантов
На основании п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни должен быть оформлен Документом. Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то на следующий день после его свершения. Основные требования к обязательным реквизитам при составлении документа содержатся в пункте 2 вышеуказанной статьи ФЗ № 402-ФЗ. Список является закрытым и не содержит упоминания о печати организации или ИП.
Печать
Применять или не применять печать для организаций, имеющих статус ООО или АО — это право, а не обязанность (п. 7 ст. 2 Федерального закона № 82-ФЗ от 06.04.2015 г.). Сведения о наличии или отсутствии печати должны быть закреплены в Уставе организации. ИП также вправе вести упрощенный бухгалтерский учет и не использовать печать в своей финансово-хозяйственной деятельности.
Ответственность за ведение учета и необходимые реквизиты составителей документа
В соответствии с п.3 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов по свершившимся фактам хозяйственной жизни.
В июле 2019 года федеральный закон N 247-ФЗ дополнил статью 9 «Первичные учетные документы» новым абзацем. Теперь письменные требования главного бухгалтера или иного должностного лица, на которое возложено ведение бухучета, либо лица, с которым заключен договор об оказании бухгалтерских услуг в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, обязательны для всех работников организации.
Таким образом, главными и необходимыми в первичном учетном документе являются подписи, должности и расшифровки подписей тех лиц, которые составили документ.
Доверенность
В доверенности обязательно должна быть указана дата ее совершения, при отсутствии даты — такая доверенность ничтожна (п.1 ст. 186 ГК РФ). Доверенность без указания конкретного срока ее действия — действует в течение одного года со дня ее совершения. По нотариально заверенным доверенностям существует реестр, в котором публикуются сведения о доверенностях, отозванных или прекративших свое действие.
Рекомендации: налоговые инспекторы не принимают расходы по документам, оформленным с нарушением законодательства. Поэтому:
- Следите, чтобы первичные учетные документы организации содержали не только подписи лиц их составивших, но и должности и расшифровки подписей. Кроме этого, должны в наличии быть документы от контрагента, подтверждающие право этих лиц составлять и подписывать данные документы (это могут быть приказы или доверенности).
- Если контрагент не использует печать, то обязательно запросите заверенную копию его Устава, где этот пункт про неиспользование печати закреплен.
- Обратите внимание на даты в доверенностях или актах. Несуществующая дата, например, 31 сентября 2019 в акте или 99.01.2019 в доверенности подписанта приводят к ничтожности документа, а значит, расходы в таком случае документально не подтверждены и не могут быть учтены при налоговом учете.
Ошибка 3. Первичные документы составляются с нарушением положений договора
Любой хозяйствующий субъект для уменьшения налогооблагаемой базы по НДС и прибыли имеет право применять универсальный передаточный документ (УПД) (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры»).
Кроме того, форма УПД носит рекомендательный характер и на основании письма ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322 ее можно дополнять. Однако, некоторые контрагенты отказываются до настоящего момента работать с УПД и предусматривают в договорах отдельными положениями счет-фактуру и акт.
Согласно ст.309 ГК РФ договорные обязательства должны исполняться в соответствии с условиями заключенного договора. Особенно, это касается взаимоотношений с государственными заказчиками.
Рекомендации: следите, чтобы первичные документы составлялись в соответствии с требованиями положений заключенных договоров во избежание спорных ситуаций с контрагентом.
Ошибка 4. По ТОРГ-12 или акту транспортные расходы принять нельзя
Часто на практике при получении товара по заключенным договорам поставки отдельной строкой выделены транспортные расходы. На основании п.1-3 ст. 8 Устава автомобильного транспорта, утвержденного 259-ФЗ от 08.11.2007 г. перевозка груза подтверждается таким первичным документом, как транспортная накладная. Без транспортной накладной груз к перевозке не принимается. Форма транспортной накладной содержится в Приложении № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272.
Рекомендации: следите, чтобы в пакете первичных документов на поставку товаров при выделении в них транспортных расходов отдельной строкой обязательно была транспортная накладная. При ее отсутствии транспортные расходы в уменьшение налогооблагаемой базы по прибыли и НДС не принимаются.
Ошибка 5. Юридические лица и ИП проводят кадастровые и инженерные работы без лицензии и СРО, монтажные и демонтажные работы по пожарной сигнализации без лицензии МЧС
Геодезические работы
Важным этапом строительства объекта являются геодезические работы. При заключении договора на данные виды работ во исполнение своей добросовестности для соблюдения требований ст. 54.1 НК РФ необходимо проверить своего контрагента на право осуществлять такой вид деятельности и запросить у него необходимую разрешительную документацию.
Проведение геодезических работ — лицензионный вид деятельности (ст.21 Гл. 5 Федерального Закона 431-ФЗ от 30.12.15 «О геодезии и картографии»). Согласно п.4 Положения о лицензировании геодезической и картографической деятельности, утвержденной Постановлением Правительства № 1099/28.10.99, этот вид работ могут осуществлять как юридические лица, так и ИП.
Исполнители геодезических работ должны иметь в собственности высокоточное специализированное поверенное оборудование для замеров, а также обладать соответствующем образованием. Поверку оборудования должны осуществлять аккредитованные специализированные центры.
Установка систем пожарной сигнализации
Если при проведении подрядных работ в техническом задании и смете предусмотрены работы по демонтажу и монтажу противопожарной сигнализации, то у контрагента на выполнение данного вида работ должна быть лицензия МЧС. Это также лицензируемый вид деятельности (Постановление Правительства РФ № 1225 от 30.12.2011 г.) Обязанность получить официальное разрешение на проведение этого вида работ также прописана в пп.15 п.1 ст. 12 Федерального закона 99-ФЗ от 04.05.2011 г. «О лицензировании отдельных видов деятельности».
Рекомендации: Следите за тем, чтобы в пакете документов при формировании досье на контрагента, с которым заключается договор на оказание лицензионных видов услуг, в реквизитной части договора указывались реквизиты лицензий и СРО, а также запрашивайте заверенные копии данных документов для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ.
При заверении копий документов проконтролируйте, чтобы обязательно была указана дата заверения, иначе заверенная копия документа юридически ничтожна. При отсутствии лицензий на данные виды деятельности у контрагентов или их приостановке у вас появляется серьезный риск непринятия расходов для уменьшения налогооблагаемой базы при прибыли и НДС (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Ошибка 6. Работа спецтехники на объекте не оформлена первичными документами
Часто при проведении строительных работ в аренду берется необходимая строительная техника с экипажем. Согласно п.1 ст. 609 договор аренды, по которому одна из сторон является юридическим лицом, заключается в письменной форме независимо от срока и предмета аренды.
Если одной из сторон по договору аренды является ИП, который применяет упрощенную систему налогообложения, то бухгалтерский учет он может не вести и в таком случае возникают проблемы с первичными документами. Как быть в такой ситуации?
Учитывая, что договор заключается в письменной форме, то в договоре вы можете отдельными положениями предусмотреть необходимый для подтверждения расходов организации, пакет первичных документов.
Как правило, для такого вида расходов, это акт оказания услуг и копии путевых листов (форма типовая межотраслевая ЭСМ-2) или копии рапортов о работе спецтехники (форма типовая межотраслевая ЭСМ-3). Но поставщик услуг может использовать и иные формы первичных документов.
Если вы используете общую систему налогообложения, то для оптимизации своей налоговой базы лучше привлекать контрагентов-поставщиков услуг с аналогичной вашей системе налогообложения.
Рекомендации: следите, чтобы в пакете документов при формировании договора с контрагентом, с которым заключается договор на аренду спецтехники с экипажем, спецтехника, предусмотренная в договоре, и необходимые специалисты для этой работы, были у него в наличии, и это подтверждалось документально.
Для обоснования своей добросовестности во исполнение ст. 54.1 НК РФ запросите копии ПТС и штатного расписания. При отсутствии в штате контрагента-поставщика необходимого специалиста и в собственности или аренде спецтехники — возрастают ваши риски непринятия расходов для уменьшения налогооблагаемой базы при прибыли и НДС (осн. п.1 ст. 252 НК РФ).
Ошибка 7. Внесение изменений в бухгалтерскую отчетность
С 1 января 2020 года обязательный экземпляр бухгалтерской отчетности будет представляться в электронном виде по ТКС в налоговый орган для размещения в специальном ресурсе ГИР БО (государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности), за который будет отвечать ФНС (такие изменения в закон о бухучете внес Федеральный закон от 28.11.2018 № 444-ФЗ).
В случае исправления ошибки в уже сданной бухгалтерской отчетности, исправленная бух.отчетность представляется в ИФНС в виде электронного документа по ТКС не позднее, чем через 10 рабочих дней со дня, следующего за днем внесения исправления, либо за днем утверждения годовой бухотчетности, если федеральными законами или учредительными документами фирмы предусмотрено утверждение бух.отчетности.
Рекомендации: не забывайте, при внесении изменений в бухгалтерскую отчетность, своевременно передать в ИФНС ее уточненные данные. Ответственность за нарушение правил бухучета предусмотрена ст.120 НК РФ и ст.15.6 КоАП РФ в виде денежных штрафов.