Протокол встречи деловых партнеров (на русском языке с подписями сторон)
Пример оформления протокола деловых переговоров. Скачайте этот образец в Word и вставьте в него свои данные. Справа сбоку собраны статьи про организацию переговоров
Выбери свой вариант доступа
Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Подробнее
Существенно увеличить эффективность бизнес-процессов поможет протокол встречи с клиентом. Этот документ способствует улучшению формулировок основных достигнутых договоренностей, но не является договором. Его составление – мостик к пониманию между двумя сторонами. А также на практике замечено, что протокол встречи с каждым клиентом способен увеличить продуктивность отдельно взятого менеджера.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк протокола встречи с клиентом .docСкачать образец протокола встречи с клиентом .doc
Важным моментом является отметка времени. Принцип прост: если что-либо можно измерить, значит, этим можно управлять. Заполнение этого пункта позволяет правильно распределить время, избавиться от незапланированного увеличения продолжительности встреч.
Элементы протокола
После названия, располагающегося по центру в верхней части листа документа, идет заполнение информации о месте и времени проведения. Рекомендуется максимально точно записывать как временные промежутки, так и географические данные.
В верхней части также указывается дата подписи. Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций. Таким образом, эта дата может отличаться от первой.
После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации.
Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.
Формулировка
После перечисления сторон встречи в документе в укороченном виде перечисляются основные принципиально важные моменты, выносимые на обсуждение. Обе стороны должны быть согласны с информацией. Для того чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и иные возможности обеих сторон. Идеальный вариант – установление долгосрочных и взаимовыгодных отношений.
Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.
Специфика
Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.
Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.
Что должно быть зафиксировано
Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.
Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.
Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.
Какие могут быть цели встречи с клиентом
Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:
- Определение готовности клиента к сотрудничеству, заключению договора в принципе.
- Определить круг потребностей, удовлетворение которых преследуется.
- Наметить примерный перечень товаров или услуг из ассортимента компании, подпадающих под интересы.
- Показать товар во всей красе, дать использовать пробники, убедиться в качественности предлагаемой продукции или услуги.
- Получить «обратную связь», выслушать конструктивные отзывы о своем товаре от клиента, подготовиться к аргументированному диалогу.
Другие формы
Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:
- В виде таблиц (либо одной таблицы с множеством строк и столбцов).
- В свободной форме без соблюдения граф только с постановкой даты и подписи.
- В виде укороченного «резюме» на каждого из клиентов (к самой принимающей организации при этом эта информация не поставляется).
Сбор информации
Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:
- Сфера деятельности.
- Размер организации клиента, годовой оборот активов.
- Существует ли потребность в конкретном товаре и или услуге. Если да, то насколько она сильна и можно ли ее развить.
- Сталкивался ли клиент с конкурентами, использовал ли их товар или услугу. Если да, то что именно его устроило или не устроило.
- Какие качества должен иметь оптимальный для этого покупателя поставщик.
Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.
Организация встреч, заседаний, собраний, совещаний, необходима для того, чтобы решить возникшие вопросы.
Для того чтобы фиксировать весь ход встречи и обозначить принятые решения используется протокол.
Протокол встречи
Перед проведением встречи необходимо собрать нужную информацию о поставленном вопросе, определить круг субъектов, которые должны присутствовать. Данных лиц необходимо оповестить о месте и времени встречи, а так же ознакомить с поставленным вопросом всех присутствующих на собрании лиц.
Для того чтобы протокол велся правильно, необходимо заранее назначить лицо, ответственное за его составление. При этом необходимо, чтобы назначенное лицо обладало грамотной письменной речью и быстрой скоростью фиксирования информации. Фиксировать информацию можно как с помощью электронных машин, так и с помощью отражения информации на печатном носителе. Если протокол составляется в электронном виде, то в конце встречи его необходимо распечатать и предоставить всем присутствующим для ознакомления и подписания.
До начала собрания необходимо предоставить секретарю, который ведет протокол, список присутствующих лиц, их должности, проекты решений вопроса от каждого участника или тезисы по вопросу встречи. Данный документ поможет секретарю внести в протокол более точные и полные сведения.
Содержание протокола
По общему правилу протокол должен состоять из трех частей: заголовочной, вводной и основной.
В заголовочной части рекомендуется отражать следующие данные:
- наименование организации (полное и сокращенное);
- название документа;
- номер, дату и место составления данного протокола. Датой составления всегда должна быть дата проведения встречи.
Во вводной части указывается секретарь встречи и председатель, выбранный из числа членов встречи и повестка дня. Председателем обычно является руководитель организации или начальник структурного подразделения. Далее, в алфавитном порядке, отражаются все присутствующие на встрече лица с указанием их должностей.
В случае если на встрече присутствует большое количество лиц, то они не перечисляются в самом протоколе, а указываются в приложении к нему, которое именуется явочным листом. Рядом с каждой фамилией рекомендуется проставлять подписи каждого пришедшего на встречу лица. В общем протоколе указывается только общее число лиц, явившихся на встречу.
В основной части излагаются:
- вопросы, которые обсуждались на встрече;
- выступающие лица с сообщениями, предложениями, докладами (указывается ФИО докладчика, название доклада, короткое изложение основных положений доклада в случае, если ведется полная форма протокола);
- решения, принятые по поставленному вопросу.
Итоговый протокол подписывается секретарем, председательствующим, делается отметка о согласии с протоколом и об ознакомлении с ним всех присутствующих на встрече лиц.
Ниже расположен типовой бланк и образец протокола встречи вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
Организация встреч, заседаний, собраний, совещаний, необходима для того, чтобы решить возникшие вопросы. Для того чтобы фиксировать весь ход встречи и обозначить принятые решения используется протокол.
Протокол встречи
Перед проведением встречи необходимо собрать нужную информацию о поставленном вопросе, определить круг субъектов, которые должны присутствовать. Данных лиц необходимо оповестить о месте и времени встречи, а так же ознакомить с поставленным вопросом всех присутствующих на собрании лиц.
Для того чтобы протокол велся правильно, необходимо заранее назначить лицо, ответственное за его составление. При этом необходимо, чтобы назначенное лицо обладало грамотной письменной речью и быстрой скоростью фиксирования информации.
Фиксировать информацию можно как с помощью электронных машин, так и с помощью отражения информации на печатном носителе. Если протокол составляется в электронном виде, то в конце встречи его необходимо распечатать и предоставить всем присутствующим для ознакомления и подписания. До начала собрания необходимо предоставить секретарю, который ведет протокол, список присутствующих лиц, их должности, проекты решений вопроса от каждого участника или тезисы по вопросу встречи. Данный документ поможет секретарю внести в протокол более точные и полные сведения.
Содержание протокола
По общему правилу протокол должен состоять из трех частей: заголовочной, вводной и основной.
В заголовочной части рекомендуется отражать следующие данные: наименование организации (полное и сокращенное); название документа; номер, дату и место составления данного протокола. Датой составления всегда должна быть дата проведения встречи. Во вводной части указывается секретарь встречи и председатель, выбранный из числа членов встречи и повестка дня. Председателем обычно является руководитель организации или начальник структурного подразделения. Далее, в алфавитном порядке, отражаются все присутствующие на встрече лица с указанием их должностей.
В случае если на встрече присутствует большое количество лиц, то они не перечисляются в самом протоколе, а указываются в приложении к нему, которое именуется явочным листом. Рядом с каждой фамилией рекомендуется проставлять подписи каждого пришедшего на встречу лица. В общем протоколе указывается только общее число лиц, явившихся на встречу.
В основной части излагаются:
вопросы, которые обсуждались на встрече;
выступающие лица с сообщениями, предложениями, докладами (указывается ФИО докладчика, название доклада, короткое изложение основных положений доклада в случае, если ведется полная форма протокола);
решения, принятые по поставленному вопросу.
Итоговый протокол подписывается секретарем, председательствующим, делается отметка о согласии с протоколом и об ознакомлении с ним всех присутствующих на встрече лиц.
Как составить протокол совещания
Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях.
В каких случаях составляют протокол
Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации. В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события. Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.
Какую форму используют для протокола
Выделяют три формы документа:
- краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
- полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;
- стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.
Для всех форм предусматривается наличие в тексте:
- названия документа;
- даты, места, времени проведения мероприятия;
- информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.
Краткая
Полная
Стенографическая
Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru»
ПРОТОКОЛ № 12
аппаратного совещания у руководителя
| г. Санкт-Петербург | «01» февраля 2021 г. |
Присутствовали:
1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.
2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна.
3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна.
4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.
5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович.
6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович.
Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.
Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.
Повестка дня:
Выплата премий за январь 2021 г.
Слушали:
1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб. По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб. Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.
2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.
Решили:
1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г.
Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.
2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере.
Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.
Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович
Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна
Правила оформления протоколов
Унифицированной формы нет. Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Документ предусматривает:
- наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
- название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
- список присутствующих лиц;
- данные председателя и секретаря;
- повестку собрания;
- голосование, если оно проводилось;
- общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.
Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.
Образцы
Собрания
Совещания
Заседания
Самоловских Наталья
В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.
45
Публикаций
881
Дней на портале
0
Комментариев
Автор месяца
Челозерцева Александра
Электронная трудовая книжка — это цифровой реестр ПФР, содержащий данные о стаже, приемах, переводах, перемещениях и увольнениях работника начиная с 2020 года.
Читать дальше
Как правильно писать распоряжение:
- учитывайте требования локальных нормативных актов;
- используйте фирменный бланк;
- проверьте полномочия подписанта;
- ознакомьте с ним сотрудников.
Читать дальше
Уведомление о расторжении трудового договора с иностранцем — это документ, которым работодатель оповещает контролирующие органы о прекращении сотрудничества с гражданином другого государства. Если вовремя не обратиться в МВД, организации или ИП грозит серьезный штраф.
Читать дальше
Показать еще
Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ПРОТОКОЛ
результатов переговоров о взаимовыгодном сотрудничестве
Место проведения переговоров: г. ____________________
Время проведения переговоров: начало "___"_____________ ____ г.,
окончание "___"____________ ____ г.
Дата подписания настоящего протокола "___"___________ ____ г.
При проведении переговоров
ПРИСУТСТВОВАЛИ:
1. Со стороны ___________________________________________________
(наименование организации)
Следующие представители:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
2. Со стороны ___________________________________________________
(наименование организации)
Результаты проведения переговоров:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
Подписывают настоящий протокол и указывают следующее:
1. Стороны пришли к выводу, что их финансовые и коммерческие
возможности дают им основание установить долгосрочное и взаимовыгодное
сотрудничество по следующим направлениям деятельности: _______________
______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________.
2. Также, в ходе переговоров достигнуты следующие результаты: ___
______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________.
3. Для принятия окончательного решения о возможности реализации
вышеназванных проектов уполномоченные представители сторон проводят
совместные консультации и встречаются не позднее "___"________ ____ г.
4. Соглашения, достигнутые в результате переговоров сторон,
консультаций и переписки являются предварительными и до момента
подписания необходимых соглашений и договоров не налагают на
участников настоящих переговоров каких-либо юридических прав и
обязанностей.
Подписи Сторон:
Со стороны __________________________ ____________ (_________________)
(наименование организации) (подпись) (Ф.И.О.)
М.П.
Со стороны __________________________ ____________ (_________________)
(наименование организации) (подпись) (Ф.И.О.)
М.П.
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.
Деловая встреча или совещание очень важны для бизнеса, поэтому фиксация хода встречи и обсуждения действительно необходимы.
Документ, который ведется на таких мероприятиях, называется протоколом деловой встречи.
Обязанность протоколирования не редко является частью работы личного помощника руководителя.
Как правильно оформить протокол деловой встречи разберем далее.
Протокол деловой встречи — как оформить и почему нужен?
Для чего нужно протоколировать?
Если на встрече присутствует более двух человек, то рекомендуется ведение специального документа — протокола. Он необходим, чтобы дебаты или переговоры были точно зафиксированы, также как и достигнутые договоренности с партнерами.
Важно! От протокола зависят многие решения руководителя и его дальнейшее взаимодействие с клиентами. Хотя этот документ и способствует достижению новых бизнес-контрактов, сам по себе он не является договором и юридической силы иметь не может.
Оформление протокола деловой встречи
1. Обязательно указывается название компании или фирмы, время и дата мероприятия, а также его место проведение. Например, конференц-зал или ресторан.
2. В документе следует перечислить всех участников встречи. Регламент таков, что в некоторых случаях достаточно лишь ФИО принявших участие лиц, без указания должностей или специализации.
Либо положение сотрудника в компании фиксируется обязательно, как на важных переговорах или подписании документов.
Например, юридический консультант Васильев С.И. и т.д.
3. Если на встрече присутствуют привлеченные специалисты (аудитор, программист или переводчик), то они тоже вносятся в прокол, но в качестве сноски или приложения.
4. Что еще? Конечно, повестка или тематика дня. Какие вопросы планируется обсудить или проекты рассмотреть.
Например, новый контракт с клиентом, договор о поставке товара и т. д.
5. Как только основные данные внесены, можно приступать к краткому описанию хода мероприятия.
На практике это должно выглядеть так: выступающие, внесенные предложения, возражения, добавления и контрпредложения.
Темы встречи желательно выносить в отдельные пункты протокола, так удобнее в дальнейшем найти нужный момент и фиксировать напротив него вынесенное общее решение.
Важно! В протоколе запрещено использовать не нормативную лексику, жаргон или иные формы речи.
По правилам делового этикета, в документ разрешается вносить лишь косвенную речь.
6. И, наконец, заключительная часть протокола деловой встречи — выводы. В эту часть следует вынести следующее: в результате обсуждения стороны пришли к общему решению или не пришли, какие решения были приняты, кто будет ответственным исполняющим лицом и т. д.
7. Важно! Указание в протоколе отметки времени действительно важный момент. Она помогает заранее определить продолжительность мероприятия и контролировать незапланированное время на встречу.
8. В конце встречи документ нужно подписать. Первым подпись ставит секретарь, а затем председатель совещания. На деловой встрече таковым считается руководитель-организатор.
После этого документ регистрируется.
Считается правильным предоставить протокол мероприятия всем участникам, сразу после его завершения, но на практике это не всегда возможно.
Поэтому допускается выдать утвержденный и зарегистрированный протокол через несколько дней после встречи.
Чтобы узнать больше о ведении протокола и его оформлении,
получить дополнительные знания и повысить свой профессиональный уровень —
приходите учиться к нам!
Запишитесь на наши курсы «Делопроизводство» или «Деловой протокол и этикет» уже сегодня! Ждем Вас!