Программы для планирования бизнес процессов

Создание практически любого решения для бизнеса, включая CRM, не обходится без создания бизнес-процессов.
Построение бизнес-процесса – не всегда простое дело, потому что требуется не только начертить некую схему, но и продумать, как практически будет происходить тот или иной процесс, регламентировать его, донести этот регламент до каждого сотрудника, протестировать, как всё происходит на практике, подумать над недостатками и вариантами их исправления. 
Для моделирования бизнес-процесса в соответствии с нотацией BPMN чаще всего используется специальное ПО для моделирования бизнес-процессов, способные не только составлять схемы, но и обеспечивать реальную работу бизнеса по этим схемам. 
Давайте разберемся что же такое система BPMN и как происходит моделирование бизнес-процессов BPMN ?
BPMN – Business Process Management Notation – это система условных обозначений для построения схемы протекания бизнес-процессов (моделирования бизнес-процессов). 

В основе любой схемы такого типа лежит событие. К примеру, к событиям могут относиться:
— Получение заявки от клиента (начальное событие).
— Создание документа.
— Согласование документа.
— Отправка товара клиенту/предоставление услуги клиенту.
— Получение отзыва от клиента (конечное событие, если не требуется обработать отзыв).
— Другие события.

Помимо событий, существуют шлюзы. Именно они позволяют получить конкретную схему бизнес-процесса, потому что именно шлюзы регламентируют движение процесса. Это многочисленные связки-переходы с логическими значениями «далее», «если», «и». Они позволяют бизнес-процессам ветвиться: от одного события (например, поступление заявки) отходят несколько шлюзов: фиксация заявки, обработка заявки, сбор контактных данных от клиента, и так далее. 

Давайте рассмотрим несколько вариантов ПО, с помощью которых можно проводить как моделирование, так и автоматизацию бизнес-процессов.

9 программ для моделирования бизнес процессов:
1. Bizagi Process Modeler http://www.bizagi.com/ 
Бесплатное программное обеспечение для создания диаграмм процессов и документации в нотации стандарта BPMN. Отличній инструмент построения бизнес-процессов. Помогает не только создать, но и опубликовать результаты работы в различных форматах, включая MS Word и интерактивный HTML:

Бесплатная. Open Source Business Management System. Программа для построения и анализа бизнес процессов.

Достаточно простой в установке и использовании инструмент, так что его могут применять и начинающие пользователи. ARIS Express принадлежит к семейству средств моделирования ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems) и включает не только инструменты моделирования бизнес-процессов и публикации моделей, но и интегрирующиеся между собой средства разработки системы сбалансированных показателей, оценки и оптимизации стоимости бизнес-процессов, инструменты, упрощающие внедрение ERP-систем, а также инструменты контроля за выполнением бизнес-процессов.

4. Camunda https://camunda.com/products/modeler/ 
Это BPM-движок для автоматизации бизнес-процессов.
— Открытые исходники позволяют однозначно понимать как работает софт, а отличная документация позволяет очень быстро разобраться, как интегрировать движок в свою инфраструктуру.
— Camunda поддерживает последнюю версию Java, или вообще любой JVM-язык.
— Отличная архитектура внутри — движок делает то, что от него ожидается самым очевидным и ожидаемым способом. Нет никаких лишних абстракций, которые необходимо изучать.
— Удобство разработки, тестирования и встраивания в CICD за счёт того, что Camunda можно использовать просто как библиотеку в Java-приложении. Camunda не ограничивает разработчика какими-то своими условиями. Используйте любые удобные инструменты — статистические анализаторы, тестовые фрейморвки, средства сборки, средства контроля версий.
Camunda — это также набор приложений Modeler, Task List, BPMN Engine, DMN Engine, Cockpit, Admin,Optimize.
Modeler — это приложение для создания моделей BPMN процессов. Эти модели нужны для других частей системы.
Task list — это веб-приложение, в котором исполнители выполняют задачи, поставленные на них бизнес-процессом.
BPMN Engine — это непосредственно движок, которые отвечает за интерпритацию BPMN в объекты JAVA, сохранение объектов в базе и реализацию других вещей (типа листенеров активностей), которые крутятся вокруг процессов.
DMN Engine — аналогично BPMN Engine, только для DMN (Decision Model and Notation)
Cockpit — это веб-приложение для просмотра состояния процессов. В бесплатной версии он сильно обрезан по функционалу.
Admin — это веб-приложение для управления правами пользователей и пользователями.
Optimize — это веб-приложение для анализа бизнес-процессов. Оно платное.

5. AllFusion Process Modeler http://www.ca.com/ru/default.aspx 
Позволяет проводить описание, анализ и моделирование модели данных, построитель мета-моделей данных. Занимает одно из лидирующих мест в своём сегменте рынка.
Включает три стандартные методологии: IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ).

6. IBM WebSphere Business Modeler http://www-03.ibm.com/software/products/us/en/modeler
IBM WebSphere Business Modeler является программным средством, нацеленным на моделирование, имитацию и анализ бизнес-процессов.
Ключевые характеристики IBM WebSphere Business Modeler такие:
— позволяет сформировать перечень показателей KPI, привязать их к элементам бизнес-процесса и путем имитации модели спрогнозировать их значения. Таким образом, отслеживается достижение стратегических и тактических целей компании.
— позволяет описывать бизнес-процессы при помощи диаграмм стандарта BPMN. Информация об организации может накапливаться в виде структурированных справочников, между справочниками могут устанавливаться взаимосвязи.
— посредством инструментария Crystal Report в системе могут создаваться любые виды отчетности по объектам модели и регламентной отчетности, которые могут быть выгружены в Word, Excel, pdf и прочие форматы.
— система поддерживает более 40 видов анализа как статического (анализируется структура модели), так и динамического (анализируется модель во время и после имитации).
— возможности сбора и контроля значений показателей позволяют использовать систему не только как систему проектирования, но и как систему исполнения.
— модели могут быть опубликованы так, что станут доступны команде разработчиков для ознакомления и анализа.
— система легко интегрируется с другими продуктами разработки IBM.

7. ELMA http://www.elma-bpm.ru/ 
Российская разработка. Есть бесплатная версия. Система управления бизнес-процессами основана на простой идее: идет построение модели бизнес-процессов вашей компании с помощью наглядных диаграмм (нотация BPMN), загружаете эти описания в компьютерную систему ELMA, и программа позволяет отследить исполнение процессов в реальной практике работы предприятия. 
Ключевые характеристики: 
— помимо управления последовательными задачами, которые выгодно автоматизировать, есть модуль управления проектами.
— существующая система контроля (в том числе через модуль управления KPI) и отчетов создает оптимальный условия для работы в команде, в том числе удаленно (особо ценно для филиалов). 
— электронный документооборот связан со всеми модулями системы и обеспечивает хранение, классификацию документов. Это значительно экономит время и сводит концепцию «незаменимого работника» к минимуму. 
— учет клиентов и прав доступа решен в модуле CRM: появилась функция интеграции с call центрами. Для рядового пользователя ELMA может быть полезна как альтернатива внутрикорпоративной почте и инструмент управления задачами.

8. Fox Manager Бизнес Процессы http://www.fox-manager.com.ua/ 
Бесплатная. Используемая нотация близка к Basic Flow Chart, которая многим хорошо знакома своей простотой построения бизнес процессов. Программа автоматически строит процессы верхнего уровня, отображая взаимодействия категорий и бизнес процессов в виде наглядной диаграммы. Аналитические функции программы позволяют вовремя заметить и устранить ошибки, допущенные при построении построенной процессной модели, а именно выделить процессы, за которые никто не отвечает, найти ссылки на несуществующие документы, должности, поставщиков или бизнес процессы.

9. Comindware Business Application Platform https://www.comindware.com/ru/platform/ 
Отечественная Low-code платформа для моделирования и управления BPMN-процессами и цифровой трансформации предприятия. 
Платформа от Comindware прекрасно подходит для упрощения и углубления автоматизации бизнес-процессов в рамках систем электронного документооборота. Утверждение и подписание договора – наиболее типичный процесс в рамках документооборота любой компании. С помощью пользовательского инструмента от Comindware, входящего в функционал платформы и доступного из любого веб-браузера, появляется возможность без лишних сложностей собрать такой процесс в соответствии с BPMN.

В этой статье мы рассмотрим рейтинг лучших BPM-систем для управления бизнес-процессами по состоянию на 2023 год. Ознакомьтесь, если запланировали внедрение такой программы в своей компании.

BPM (Business Process Management System) – управленческая концепция, в рамках которой любой бизнес-процесс рассматривается как отдельный ресурс компании. Оптимизация и автоматизация бизнес процессов – способ повысить общую эффективность и управляемость организации. А используются для этого специальные BPM-системы (Business Process Management System) – программы со специализированным функционалом.

Внедрение системы управления бизнес-процессами позволяет получить сразу несколько выгод:

• Скорость. Процессы выполняются быстрее благодаря автоматизации рутинных и часто повторяющихся задач, а также наличии четкой регламентации для каждого действия.
• Качество. Работа в рамках строгих регламентов позволяет повысить общий уровень выполнения задач за счет минимизации числа ошибок, вызванных человеческим фактором.
• Гибкость. В рамках BPM-программы гораздо проще изменять и масштабировать процессы, выстраивать и перестраивать их в зависимости от развития и текущей конъюнктуры рынка.
• Управление. Все хорошие BPM-системы имеют функции сбора и обработки статистики, что позволяет более эффективно контролировать рабочие процессы, не упуская деталей.

Информационная система управления бизнес-процессами – это набор инструментов, который поможет повысить эффективность работы организации, структурировать ее, выстроить работу всех подразделений в рамках единых правил и стандартов.

Критерии составления нашего рейтинга

Отметим сразу, что наш рейтинг BPM-систем, как и любая другая попытка составить ТОП – это во многом субъективное мнение. Но выразили его специалисты в этой сфере, которые тестировали эти программы, использовали их, а также хорошо знают рынок. Поэтому считаем, что приведенный ниже перечень актуален на 2023 год. 

Также просим обратить внимание, что порядковые номера систем в рейтинге условны. Каждая из выбранного нами десятка достойна места в тройке лидеров.

При составлении своего ТОПа мы руководствовались следующими критериями:

• Количество и разнообразие исполняемых бизнес-процессов, а также гибкость их подстройки под разные виды и масштабы деятельности.
• Востребованность BPM-системы в России, поскольку в первую очередь мы рассматривали запросы отечественного рынка и способность адаптировать программу под его условия, особенности.
• Стоимость. К сожалению, полностью бесплатные BPM-системы – это оксюморон. Нет ни одной толковой, достаточно функциональной программы, за которую не придется платить. Все же это коммерческие продукты, разработка и поддержка которых – дело дорогостоящее. При этом почти все ТОПовые разработчики предлагают бесплатный ознакомительный период или системы с ограниченным функционалом для неоплачиваемого использования. На это, а также на стоимость покупки лицензии мы также обращали внимание.

Надеемся, что проведенная нами аналитическая работа принесет вам пользу. А пока переходим к самому ПО.

1) Comindware Business Application Platform

Comindware Business Application Platform — отечественная Low-code BPMS платформа для разработки BPM-систем и бизнес-приложений силами сотрудников предприятия. Средства разработки, предназначенные для людей без навыков программирования, позволяют в течение 4 недель получить минимально жизнеспособный продукт (MVP) для управления бизнес-процессами.

Платформа предназначена для разработки ИТ-решений по всем направлениям деловой активности предприятия  — от управления взаимоотношениями с клиентами до проведения конкурсных закупок, от автоматизации работы склада до обработки заявок в Service Desk и многое другое. Платформа может решать как отдельные задачи в рамках операционной деятельности, так и стать фундаментом для цифровой трансформации предприятия.

В конце 2021 года компания Comindware четвертый раз подряд заняла первую строчку в рейтинге крупнейших разработчиков BPMS по версии  CNews Analytics.

В апреле 2022 года компания Comindware выпустила новое готовое к использованию решение на базе Comindware Business Application Platform, Comindware Управление закупками. Решение создано таким образом, чтобы его можно было запустить в работу за 1–2 дня, но настройки бизнес-процессов настолько гибкие, что не ограничивают компании в выборе бизнес-логики.

В мае 2022 года вышла новая номерная версия low-code BPM-платформы. Comindware Business Application Platform 4 позволяет цифровизовать бизнес-процессы ещё быстрее и эффективнее. Так, новый визуальный редактор выражений, условий и фильтров позволяет практически полностью избавиться от написания скриптов и делает low-code продукт ближе к no-code. А новый конструктор форм и списков позволяет выполнить настройки заметно быстрее и удобнее. Теперь практически 100% интерфейса пользователя могут быть персонализированы под стиль компании и задачи конкретного пользователя. Чаты и возможности социального взаимодействия сделают командную работу заметно более эффективной. 
 

Преимущества Comindware Business Application Platform

• Интерфейс для настройки приложений «кликом мышки» в окне браузера;
• Редактирование схем бизнес-процессов и форм без перезапуска системы или приложения;
• Поддержка мирового стандарта моделирования бизнес-процессов BPMN 2.0
• Библиотека процессов. Сейчас в библиотеке более 120 шаблонов процессов, список постоянно пополняется;
• Построение процессной архитектуры предприятия для визуализации связей и отношений между процессами на глобальном уровне;
• Возможность вывода аналитических данных в отчеты и графики, инструменты реализации KPI.

Недостатки Comindware Business Application Platform

• В компании есть отраслевая экспертиза, но нет готовых отраслевых решений.
• Есть заготовки решений ECM, CRM, KPI, PM, ITSM, управление закупками, HR, Service Desk и т.д. Но данные заготовки не являются готовыми к использованию «коробочными» решениями. Их цель — существенно упростить разработку решений под нужды конкретного заказчика.

Стоимость Comindware Business Application Platform

• Демо-версия до 90 дней по согласованию, тестирование полной конфигурации.
• Платформа имеет три варианта приобретения на выбор заказчика. Цена лицензий и полная стоимость владения рассчитывается по запросу. Справочная информация о порядке цен доступна на сайте Comindware.

2) LeaderTask

О программе LeaderTask

LeaderTask, — эффективная, многофункциональная система для управления бизнес-процессами, объединяющая возможности электронного органайзера, персонального информационного менеджера, менеджера контактов, проектов и удобного календаря для планирования. С помощью сервиса можно планировать, контролировать выполнение задач. Создавать мероприятия, события, устанавливать напоминания.

Тысячи коммерческих компаний, бизнесов и пользователей выбирают LeaderTask, положительно оценивая универсальность и удобство в работе с приложением. Данный таск-менеджер подходит для индивидуального или командного использования. Это полноценный электронный секретарь и помощник в управлении проектами, со встроенным корпоративным мессенджером, планировщиком и другими полезными модулями, помогающими эффективно организовать совместную работу в командах любого масштаба.

Приложение помогает эффективно распоряжаться личным и рабочим временем. Предоставляет возможности создания единой информационной базы. Будет полезно занятым людям, руководителям компаний и фрилансерам, работающим по свободному графику.

Программа синхронизируется со всеми цифровыми платформами. Предоставляет пользователям гибкую систему настроек под «свои потребности и возможности». Имеет бесплатную базовую версию, в которой есть всё необходимое для ежедневного и стратегического планирования. За счёт хорошей техподдержки, постоянного внесения в интерфейс и управление актуальных изменений, является оптимальным вариантом для организации бизнес-процессов.

Преимущества LeaderTask

• Поддержка гибких Agile проектов.
• Реализация принципов тайм-менеджмента на практике, включая подходы Getting Things Done.
• Адаптивные настройки для ведения различных проектов.
• Хранение информации в единой системе с возможностью организации доступа заинтересованным сторонам.
• «Умные» уведомления.
• Управление задачами с помощью фильтров.
• Интеграция с популярными сервисами и приложениями.
• «Резервное копирование», позволяющее возвращаться к старым версиям или восстанавливать удалённые данные.
• Удалённая работа в режиме оффлайн без интернета.
• Полноценное мобильное приложение.
• Синхронизация контактов, файлов, задач на Windows, Android, iPhone или iPad.
• Сбор аналитики по каждому участнику, работающему в команде.

Недостатки LeaderTask

• Не до конца доработанная кроссплатформенность. Из-за этого на некоторых платформах нет отдельных элементов функционала, а веб версия пока отстаёт по возможностям.
• Отсутствует синхронизация по IMAP в почтовом клиенте.

Стоимость LeaderTask

• Бесплатный тариф для новичков, — на одного пользователя. С поддержкой основных функций.
• Премиум, для профессионального использования, — 249 рублей за одного участника ежемесячно. С продвинутым и расширенным функционалом.
• Бизнес, для команд от 2-х человек, — 370 рублей за пользователя в месяц. С полным набором возможностей для решения любых задач.

3) Bitrix24

О программе Bitrix24

Как утверждают разработчики, продукты Bitrix24 активно используют более чем 1 500 000 компаний. Именно по этой причине условное первое место мы отдали этой системе. Также следует отметить, что эта система управления бизнес-процессами подходит решительно всем организациям благодаря обширному функционалу, наличию нескольких тарифных планов и большим возможностям настройки, масштабирования. 

Это настоящий внутренний корпоративный Интернет со своей CRM, социальной сетью, мессенджером, планировщиком и кучей других модулей. В России на данный момент Bitrix24 – это определенно №1. Впрочем, конкуренты с каждым годом понемногу поджимают, так что гегемония разработчика, бывшая неоспоримой еще несколько лет назад, сейчас не выглядит настолько явной.

Преимущества Bitrix24

• Многофункциональность. Настроить эту систему можно под любой вид деятельности. Без исключений.
• Корпоративная социальная сеть. Позволяет даже неформальное общение внутри компании организовать в рамках корпоративных проектов.
• Интеграция. 1С, телефония, почта и больше 1000 других приложений, что позволяет получить практически неограниченный функционал.
• Face-tracker. Если ваш офис, кафе, магазин или другое заведение оборудовано камерами с функцией распознавания лица система будет запоминать клиентов и оповещать об их повторном визите. А при необходимости найдет их в ВК.

Недостатки Bitrix24

• Слишком большой функционал. Здесь действительно много всего, поэтому выучить систему досконально будет затруднительно.
• Интеграция с 1С только в платных тарифах.
• Недорогая, но все же платная телефония.

Стоимость Bitrix24

• «Проект». Бесплатная версия программы с ограничением в 12 пользователей и сильно урезанным функционалом.
• «Проект+». 990 руб./мес. Ограниченный функционал, но неограниченное количество пользователей.
• «Команда». 5490 руб./мес. Набор инструментов для малого и среднего бизнеса.
• «Компания». 10 990 руб./мес. Все возможности для крупного бизнеса. 

4) ELMA

О программе ELMA

ELMA – одна из наиболее динамично развивающихся систем управления бизнес-процессами предприятий, компаний с разными направлениями деятельности. Предназначена для автоматизации управления повторяющимися процессами и нерегулярными задачами, корректируемыми в рамках проектов. С ее помощью можно эффективно наладить документооборот, что тоже немаловажно.

Главное – это целевая программа, в которой нет ничего лишнего, а присутствует только то, что напрямую связано с BPM. 

Преимущества ELMA

• Более доступная сравнительно с большинством конкурентов стоимость.
• Эффективный и простой в понимании дизайнер бизнес-процессов, позволяющий автоматизировать их за минимальное число шагов.
• Возможность самостоятельной интеграции в процессы компании благодаря большому количеству уроков и документации в открытом доступе.
• Предельно простые интерфейсы во всех модулях.
• Работать с программой удаленно можно без установки специального ПО – достаточно Интернета и любого веб-браузера.

Недостатки ELMA

• Только целевой для решения задач сферы BPM функционал с минимальным объемом смежных модулей.
• Отсутствие возможности приобретать некоторые модули отдельно – покупать нужно все, или ничего.

Стоимость ELMA

• ELMA Community Edition – бесплатная версия с ограничением в 5 пользователей и урезанным функционалом.
• ELMA BPM – 45 000 рублей. Все основные функции, до 200 пользователей. Лицензия – вечная.
• ELMA Enterprise – корпоративное решение. Стоимость — в зависимости от конфигурации.

5) Oracle BPM Suite

О программе Oracle BPM Suite

Oracle BPM Suite – еще одна масштабная система управления эффективностью бизнес-процессов. Состоит из трех базовых функциональных блоков, предназначенных для автоматизации: 

• управления внутренними процессами предприятия;
• взаимодействия с клиентами, партнерами и контрагентами;
• работы собственных площадок электронной коммерции. 

В принципе, эта система управления качеством бизнес-процессов в большей степени оптимизирована для коммерческой деятельности. Но для нее здесь есть решительно все, в том числе по части логистики и регламентов для персонала на всех уровнях.

Преимущества Oracle BPM Suite

    • Наличие шаблонов, как для целых бизнес-процессов, так и для пользовательских форм.
    • Встроенный функционал для создания корпоративных порталов.
    • Обширные возможности для комплексной интеграции с другими бизнес-программами.
    • Обширные возможности в плане настройки процессов под свои потребности. 

Недостатки Oracle BPM Suite

    • Отсутствие возможности связывать несколько бизнес-правил в один процесс.
    • Недостаточный функционал для крупных производственных предприятий.

Стоимость Oracle BPM Suite

    • По запросу указывается разработчиков в зависимости от региона и выбранного функционала.

6) «Первая форма»

О программе «Первая форма»

Возможно, «Первая форма» пока что не является одной из самых распространенных BPM-систем. Но мы включили ее в собственный рейтинг потому, что это на 100% российская разработка, в которой полностью учтены особенности организации и ведения бизнеса в нашей стране. Кроме того, она предлагает обширный функционал для автоматизации управления бизнес-процессами торговых, производственных, консалтинговых, страховых и других компаний. Это один из проектов, которые стремительно развиваются и постоянно растут, прибавляя в качестве, возможностях.

Преимущества «Первая форма»

• Идеальная приспособленность к российским условиям ведения бизнеса.
• Упрощенный процесс внедрения системы управления бизнес-процессами.
• Наличие полнофункционального веб-интерфейса и мобильного приложения.
• Электронный документооборот, управление продажами и другие полезные модули.
• Интеграция с 1С, почтовыми клиентами, телефонией и т.п.

Недостатки «Первая форма»

• Это относительно новая система с ограниченной клиентской базой, которая пока еще находится в стадии развития.

Стоимость «Первая форма»

• Стоимость лицензии рассчитывается индивидуально. Чтобы узнать цену, необходимо обратиться к разработчику.

7) Zoho

О программе Zoho

Zoho предлагает сразу несколько пакетов готовых решений для автоматизации внутренних и внешних процессов. Они отличаются простотой внедрения и восприятия, предоставляют все основные возможности, даже в бесплатной версии.

Изюминка здесь – Zoho Creator. Это во многом уникальный проект, в первую очередь ориентированный на разработчиков и IT-сферу. Представляет собой онлайн-сервис, на котором можно создавать собственные модули, используя готовые решения из открытой библиотеки, а также обмениваясь ими с другими пользователями.

Проект позволяет подобрать необходимое, выполнить всесторонний анализ системы управления бизнес-процессами, и изменить ее, добиваясь 100% соответствия с вашими целями и задачами.

Преимущества Zoho

• Достаточно обширный функционал уже в бесплатной версии.
• Простота интеграции и настройки.
• Возможность создания собственных модулей с уникальными параметрами.
• Удобная интеграция с 1С.

Недостатки Zoho

• Изначальный функционал не всегда достаточен для решения масштабных задач, из-за чего может понадобиться разработка собственных модулей на основе предоставленных разработчиком решений.

Стоимость Zoho

• 15 дней бесплатного пользования в тестовом режиме.
• Standart – 12 долларов в месяц.
• Professional – 20 долларов в месяц.
• Enterprise – 35 долларов в месяц.
• CRM Plus – 50 долларов в месяц.

Bizagi

О программе Bizagi

Bizagi – одна из наиболее известных и популярных автоматизированных систем управления бизнес-процессами. Это глобальное решение, состоящее из трех отдельных модулей, отвечающих за создание, автоматизацию и исполнение процессов. Благодаря такому подходу к построению архитектуры разработчикам удалось «сделать сложное простым», по крайней мере, внешне.

В этой системе есть все для организации эффективного бизнес-контроля. Она достаточно вариативна для интеграции в компании с разными направлениями деятельности. 

Преимущества Bizagi

• Система обмена данными между процессами повышает уровень автоматизации.
• Лучшие среди прямых конкурентов возможности по моделированию процессов и правил.
• Хорошо проработанные мобильные приложения.
• Поддержка платформ Java и Microsoft.

Недостатки Bizagi

• Отсутствие официального представительства в России, что несколько усложняет работу с техподдержкой испанской компании.
• Организация работы в многооконном режиме, что несколько затрудняет работу на начальном этапе внедрения системы.

Стоимость Bizagi

• Чтобы узнать стоимость и условия покупки лицензии, необходимо связаться с разработчиком и уточнить требуемую конфигурацию. Цена рассчитывается индивидуально.

9) Bpm’online

О программе Bpm’online

Bpm’online – оригинальный продукт украинских разработчиков, что подразумевает наличие отлично проработанной русскоязычной версии. Стартапу еще нет и десяти лет. Но с 2016 года система постоянно попадает в профильные рейтинги и получает награды за свои инструменты для управления продажами и прочими аспектами организации бизнеса.

Главная «фишка» Bpm’online – возможности совершенствования системы управления бизнес-процессами. Не безграничные, но очень обширные. Разработчик предоставляет вполне функциональный базовый набор модулей, а также доступ к среде, в которой на основе готовых решений можно конструировать собственные приложения с целевым функционалом. Причем не обязательно с привлечением ТОП-программистов.

Преимущества Bpm’online

• Простая в интеграции система, основанная на «облачной» архитектуре.
• Обширные возможности модернизации программы под свои потребности.
• Обширный функционал в базовом наборе. 
• Гибкая тарифная политика.

Недостатки Bpm’online

• Это система, ориентированная в первую очередь на торговлю. То есть, достаточно целевая.

Стоимость Bpm’online

• Начальный пакет – 950 рублей в месяц за пользователя.
• Стандартный пакет – 1250 рублей в месяц за пользователя.
• Максимальный пакет – 2500 рублей в месяц за пользователя.

10) Metatask

О программе Metatask

Metatask – популярная в англоязычном сегменте BPMS-система управления бизнес-процессами, допускающая формирование практически любой требуемой среды. Предоставляет потрясающей разнообразный функционал, идеально проработанные интерфейсы, в том числе мобильные. Подходит для всех видов бизнеса и охватывает каждый процесс. Недостаток только один – русскоязычной версии нет вообще.

Преимущества Metatask

    • Высокий уровень адаптивности под требования бизнеса.
    • Проработанные мобильные интерфейсы.
    • Простота интеграции в процессы и управления ими.

Недостатки Metatask

    • Нет русскоязычной версии.

Стоимость Metatask

    • 14-дневный тестовый режим с доступом ко всем функциям.
    • 6 долларов за пользователя в месяц (подключение не менее 5 пользователей).

11) IBM Business Process Manager

О программе IBM® Business Process Manager

Если вас интересуют продукты солидных разработчиков со 100% чистой, подтвержденной временем репутацией, то IBM Business Process Manager – именно то, что надо. Это комплексная программа, которая позволяет не только проектировать процессы управления бизнес-системой, но и тестировать их перед практическим внедрением. Такой подход позволяет избегать многих ошибок. Для разных по масштабу деятельности организаций компания предлагает три издания своего продукта с различным функционалом. Но даже в минимальной версии есть все необходимое для малого и среднего бизнеса.

Преимущества IBM Business Process Manager

• Солидный разработчик с большим опытом.
• Наличие функции предварительного тестирования созданных бизнес-процессов.
• Три версии программы с разным функционалом.
• Полный набор необходимых модулей.
• Большие возможности в плане масштабируемости.

Недостатки IBM Business Process Manager

• Не самый простой для восприятия интерфейс.
• Высокие требования к производительности оборудования. 

Стоимость IBM Business Process Manager

• Цена устанавливается индивидуально в зависимости от выбранной конфигурации и региональной привязки.

12) SAP Business Suite BPM

О программе SAP Business Suite BPM

С одной стороны, SAP Business Suite ничем выгодно не отличается от других систем управления бизнес-процессами (BPM). Те же возможности, никаких ярко выраженных черт и революционных решений. Но эта программа весьма распространена в России, имеет хорошую техподдержку и является одним из оптимальных вариантов для создания и интеграции небольших бизнес-процессов. Ориентирована она на малые и средние организации, перекрывая все их запросы.

Преимущества SAP Business Suite BPM

• Хорошая техподдержка.
• Отлично проработанный русскоязычный интерфейс.
• Простота обучения работе и создания бизнес-процессов.
• Эффективность моделирования и внедрения процессов.
• Создание совместной рабочей среды для специалистов из отделов бизнеса и IT. 

Недостатки SAP Business Suite BPM

• Функционал в значительной степени ограничен созданием бизнес-процессов с минимальным количеством дополнительных модулей.
• Не оптимальный вариант для крупного бизнеса.

Стоимость SAP Business Suite BPM

    • Стоимость продукта определяется индивидуально в зависимости от пакета модулей и возможностей, которые необходимо получить.

Управление + контроль = успешный бизнес

Каждая из перечисленных выше систем управления бизнес-процессами поможет повысить его эффективность за счет структуризации, стандартизации и автоматизации (особенно регулярных задач). Это важный аспект оптимизации деятельности и создания благоприятных условий для стабильности, процветания. Но есть еще один – контроль над сотрудниками. Насколько бы хорошо не была технически обеспечена организация, человеческий фактор все равно играет важную роль.

Уменьшить его влияние на бизнес можно за счет внедрения еще одной системы – Kickidler, предназначенной для автоматизации контроля эффективности работы сотрудников, нарушений, учета рабочего времени. Это второй важный аспект автоматизации управления офисом.

ПО Kickidler – система учета рабочего времени, позволяющая с высоким уровнем автономности контролировать продуктивность и дисциплину персонала, затрачивая основные усилия на развитие бизнеса, а не поддержание порядка в офисе.

Система учёта рабочего времени Kickidler

[maxbutton id=»1″]

Конечно, существует большое количество разных инструментов моделирования и управления процессами. Моей задачей было рассказать о тех, которые не требуют огромных проектов интеграции и могут быть использованы с минимальными затратами. Кстати, по этой причине я не стал рассматривать платформы ARIS, IBM и т.д.  

Заголовок каждого раздела — это название инструмента и ссылка на страницу производителя. Можете сразу знакомиться с подробностями.

Инструменты управления бизнес-процессами

BizAgi Suite

Официальный сайт

Если вы хотите получить не только модели и описания бизнес процессов, но и создать исполняемые приложения по ним, то это именно то, что нужно. BizAgi Suite состоит, по сути, из двух модулей — BizAgi Modeler, который используется для моделирования и описания бизнес процессов, и BizAgi Studio, который позволяет превратить модели в исполняемые приложения. Классно то, что это не требует навыков программирования, т.е. каждому по силам делать приложения.

Исполняемое приложение — это приложение на базе BizAgi Engine, которое превращает модель в программу. Например, вы можете создать модель согласования заявки на закупку и превратить ее в приложение, которое позволит участникам процесса выполнять в этом приложении все операции процесса — создание заявки, прохождение заявки через разные стадии согласования, комментирование, доработки заявки и т.д.

Короче, BizAgi Suite — это крутое средство автоматизации и контроля процессов. Оно позволяет гарантировать выполнение процессов в соответствии с описанием. Переоценить такую возможность с точки зрения управления невозможно.

Функционал и особенности

• Моделирование бизнес процессов, их проверка и анализ
• Создание описания бизнес процессов
• Создание исполняемых приложений на базе моделей
• Выполнение и отслеживание процессов в реальном времени
• Назначение процессов сотрудникам
• Назначение других ресурсов бизнес процессам
• Программа на русском языке

Стоимость

• Бесплатно, до 20 сотрудников.

Резюме

Очень рекомендую всем, кто не знает, с чего начать, хочет попробовать свои силы в управлении бизнес процессами и стремится получить инструмент, заточенный под ваши уникальные процессы.

ELMA BPM

Официальный сайт

Изюминка программы заключается в возможности интеграции с платформой 1С, что, безусловно, весьма привлекательно для российских компаний. Что это значит? Это значит, что все происходящее в 1С будет отражено в ELMA. И наоборот)

ELMA позволяет исполнять и отслеживать выполнение процессов в реальном времени. Для построения моделей используется нотация BPMN 2.0. Кстати, именно благодаря сотрудникам ELMA нотация была переведена на русский язык. За что им большое человеческое спасибо.

Очень мощно работает система документооборота в системе. Все документы имеют классификацию по типам, рассортированы по папкам, имеют правила создания и работы и т.д. Конечно, потребуется время, чтобы привести ваши документы в требуемый вид и соответствие системе, но оно того стоит. Если все сделано правильно, то вы запросто сможете отследить жизненный цикл любого документа.

Существуют дополнительные модули — Проекты, CRM и т.д. Но их не пробовал, поэтому ничего не могу сказать.

Интеграцией и обучением по работе с ELMA компания занимается самостоятельно. Судя по реализованным проектам, можно сказать, что они знают свое дело. 

Функционал и особенности

• Построение моделей бизнес процессов
• Назначение ролей бизнес процессов сотрудникам
• Выполнение и отслеживание процессов в реальном времени
• Системная работа с документооборотом
• Удобная «справка»
• Отличная поддержка
• Интеграция с 1С

Стоимость

• 77 000 рублей за 10 лицензий ELMA Standart. Это минимальное количество. На мой взгляд, стоимость вполне адекватна функционалу.

Резюме

Вы твердо приняли решение заниматься управлением бизнес процессами, их автоматизацией и улучшением? Вы привязаны к 1С? Тогда ELMA — это то, что нужно.

Business Studio

Официальный сайт

Так же как и ELMA, это российская разработка. Наверное, самый раскрученный инструмент для управления бизнес процессами на отечественном рынке. Первая версия увидела свет в 2004 году. Впервые я столкнулся с этой программой в 2006. На тот момент это было самое лучшее решение.

В принципе, в программе все довольно стандартно — определяем цели компании, моделируем процессы, которые позволяют достигать целей, назначаем ответственных из дерева оргструктуры, отмечаем используемые в процессах ресурсы.

Очень примечательно, что для постановки целей используется концепция Системы сбалансированных показателей. Это одна из самых успешных методик перевода стратегии компании в осязаемый и понятный вид.

Построение бизнес процессов, как часто происходит, производится сверху вниз. Программа поддерживает несколько нотаций моделирования: IDEF, eEPC, BPMN и еще несколько других.

Присутствует возможность имитационного моделирования, проведения функционально-стоимостного анализа и автоматической генерации документов, например, должностных инструкций. Документы соответствуют требованиям законодательства, что существенно облегчает работу. Выполнение и мониторинг процессов происходит через интеграцию с другими системами, например, ELMA.

Функционал и особенности

• Моделирование процессов в разных нотациях
• Автоматическая генерация документов
• Постановка целей компании по Системе сбалансированных показателей
• Интеграция со сторонними системами.
• Контроль выполнения процессов
• База знаний

Стоимость

• Ценообразование гибкое, так что для определения стоимости необходимо обратиться к консультантам компании. Т.к. я не сталкивался с покупкой данного ПО в последние пару лет, то порядок цифр мне неизвестен.

Резюме

Система мощная. Но сложная. Потребуются серьезные затраты, в первую очередь временные — для отладки и интеграции системы. Лучше всего, если у вас будет отдел или просто несколько бизнес-аналитиков, которые возьмут на себя эту работу. Работа с программой требует глубокого понимания методик и специфики программы.

Моделирование бизнес процессов

Visual Paradigm

Официальный сайт

Скажу откровенно, это лучшая программа для моделирования и описания бизнес процессов. Более удобного, функционального и гибкого инструмента для моделирования я не встречал.

Начнем с того, что VP поддерживает большое количество нотаций, блок-схем и моделей. Начиная от стандартных нотаций IDEF, eEPC и BPMN и заканчивая схемами баз данных, диаграмм взаимодействия и матриц.

Непосредственно моделирование выполнено очень удобно. В программе полностью отсутствуют недостатки, свойственные другим, например: наплывы элементов диаграммы друг на друга, пересечение стрелок, сбои при перетаскивании объектов, пулов и т.д. Интерфейс удобен, понятен и может настраиваться пользователем.

Все модели могут быть связаны друг с другом, так что провести моделирование всей системы бизнеса не проблема. Кроме того, возможно провести имитационное моделирование и проверку диаграмм.

VP позволяет детально управлять атрибутами элементов, что, в свою очередь, позволяет автоматически генерировать отличные описания. Т.к. программа изначально ориентирована на разработчиков информационных систем, каждому элементу можно задать условия поведения в системе, бизнес-правила и т.д. Кстати, шаблоны документов также настраиваются.

И наконец, программа позволяет выгружать полученные модели в виде программного кода. Причем в разных языках! Безусловно, данная функция имеет высокую ценность при разработке информационных систем и автоматизации бизнес процессов.

Функционал и особенности

• Моделирование бизнес процессов в разных нотациях
• Построение других моделей
• Проверка моделей
• Автоматическая генерация документов
• Управление атрибутами элементов моделей
• Создание и назначение правил поведения моделей
• Возможность добавлять свои элементы в модели
• Взаимосвязь моделей
• Выгрузка моделей в виде программного кода
• Выгрузка модели в графическом виде
• Версия для Mac OS X

Стоимость

• По подписке — 35$ в месяц
• Полная лицензия — 800$

Резюме

Лучшая программа для моделирования и описания бизнес процессов.

BizAgi Modeler

Официальный сайт

Это часть вышеупомянутого BizAgi Suite. Программа независима от полного комплекта и может быть поставлена отдельно.

Очень простой, лаконичный и удобный интерфейс.

Хороший рабочий инструмент для моделирования, который к тому же часто обновляется и совершенствуется. Модели, построенные в BizAgi Modeler, полностью совместимы с полной версией — Suite. Существуют определенные и свойственные только этой программе ограничения при моделировании, которых нет в нотации BPMN, но они в принципе обходятся.

Работать с моделями весьма удобно. Правда, иногда могут возникать досадные смещения элементов модели. Особенно при перетаскивании большого количества элементов. На мой взгляд, недостаточно проработана оптимизация расположения стрелок и элементов. Это приводит к тому, что иногда приходится немного повозиться для гармоничного расположения элементов.

Недостаточно проработана взаимосвязь диаграмм. Т.е. связать можно, но не напрямую. Атрибуты элементам можно назначать любые — вы сами определяете название и свойства атрибута.

Возможна проверка моделей и генерация описания по шаблону.

Несмотря на некоторые недостатки, данный инструмент заслуживает твердую пятерку и подойдет небольшим компаниям. Особенно в свете того, что инструмент полностью бесплатный.

Функционал и особенности

• Нотация BPMN
• Проверка моделей
• Автоматическая генерация документов
• Управление атрибутами элементов моделей
• Возможность добавлять свои элементы в модели
• Выгрузка модели в графическом виде
• Удобный интерфейс
• На русском языке
• Возможна совместная работа над моделями

Стоимость

• Полностью бесплатно

Резюме

Подойдет как начинающим, так и компаниям, уже занимающимся моделированием и описанием процессов. Прост в освоении. Очень рекомендую.

ARIS Express

Официальный сайт

Бесплатная и простая «рисовалка» процессов от монстра по имени ARIS. А точнее, Software AG.

В своем распоряжении имеет несколько вариантов моделей — в частности: модели бизнес процессов в нотации eEPC и BPMN, организационные модели, карты процессов и т.д. Примечательна наличием функции Smart Design, которая позволяет быстро забить необходимые данные в таблицу и программа самостоятельно создаст диаграмму. Для быстрых набросков весьма удобно.

К сожалению, Express это только графическое средство. Модели нельзя связать друг с другом, атрибуты не назначишь и тому подобное. Состав элементов диаграмм весьма ограничен, так что не получится создать модель в Express и экспортировать в ARIS BA. Кстати, ни в коем случае не используйте это ПО для работы с нотацией BPMN. Несмотря на то, что такие модели можно здесь создавать, их ограниченность задает кардинально неверное впечатление о функционале BPMN.

Однако мне известны весьма серьезные компании, которые используют этот инструмент. Причем некоторые утверждают, что он удобнее MS Visio. Это не так. Visio — мощный инструмент, который позволяет фактически создать свою среду для управления процессами. Но об этом как-нибудь в другой раз.

Функционал и особенности

• Нотации eEPC и BPMN
• Карта процессов
• Организационная структура
• Функция Smart Design
• Выгрузка модели в графическом виде
• Простой интерфейс

Стоимость

• Полностью бесплатно

Резюме

Выбирайте ARIS Express, если все вышеперечисленные ограничения вас не волнуют. Ну и если вы предпочитаете нотацию eEPC.

Онлайн-сервисы для моделирования бизнес процессов

Gliffy

Официальный сайт

Отличный сервис с разнообразным функционалом. Позволяет создавать не только модели в нотации BPMN, но и рабочие потоки, проектировать пользовательский интерфейс, создавать диаграммы UML, организационные диаграммы, карты сайтов и т.д.

Что очень важно, сервис позволяет проводить коллективную работу над диаграммами, притом сохраняются все версии модели. Кроме того, вы можете вставить диаграмму в виде шорткода на ваш сайт. Кстати, моя карта статей сделана именно в этом сервисе.

При моделировании процессов возможно связывать диаграммы друг с другом посредством гиперссылок, ведь одна диаграмма — это, по сути, одна страница.

Все элементы нотации BPMN уже присутствуют в сервисе. Также возможно самостоятельно изменять внешний вид элементов и добавлять свои. В бесплатной версии экспортировать диаграммы можно только в виде графических файлов.

Функционал и особенности

• Полная поддержка BPMN
• Взаимосвязи моделей через гиперссылки
• Удобное построение моделей
• Гибкая настройка внешнего вида элементов

Стоимость

• Бесплатно с небольшими ограничениями
• 4.95$ в месяц для стандартной версии и 9.95$ для бизнес-версии

Резюме

Удобный и функциональный сервис для создания диаграмм бизнес процессов и не только.

BPsimulator

Официальный сайт

Ну ооочень интересный сервис, в котором упор сделан не на модели, а на симуляцию и оценку модели.

Работает это следующим образом: моделируете процесс -> задаете свойства потоков, стоимости, длительности и занятости сотрудников -> запускаете симуляцию -> смотрите показатели процесса по результатам симуляции.

Что это дает? На самом деле многое. Симуляция позволяет с легкостью обнаруживать узкие места процесса, рассчитать стоимость ресурсов в процессе, оценить загрузку ресурсов и т.д.

Симулятор несложный, точнее, имеет определенные ограничения, но пользу из него извлечь можно. А при умении и немалую.

Управление достаточно удобное. Стрелки имеют туннели (я всегда обращаю внимание на этот момент). Полученные отчеты и модели можно сохранить на компьютер, Google Drive или One Drive.

Функционал и особенности

• Моделирование процесса
• Оценка стоимости / длительности процесса
• Симуляция
• Удобное построение моделей
• Отчеты
• Сохранение моделей в Google Drive или One Drive

Стоимость

• Бесплатно с рекламой
• 300 руб/мес без рекламы и с небольшими плюшками

Резюме

Очень советую попробовать.

Draw io

Официальный сайт

Сервис позволяет строить огромное количество диаграмм и имеет большой набор элементов. В том числе наборы для построения BPMN и eEPC диаграмм.

Возможно связывать модели через гиперссылки. Кроме того, можно к элементам присоединять файлы из облачных хранилищ данных. 

Работа с моделями относительно удобна. Можно всячески настраивать внешний вид элементов. Но и это неудобно, отсутствует туннелирование стрелок, а также отталкивание объектов. Т.е. один элемент может размещаться на другом. Что приводит к тому, что необходимо тратить время на ручную расстановку элементов диаграммы. 

Сервис позволяет сохранять модели в Google Drive, Dropbox, One Drive или на компьютер. Возможен экспорт моделей в форматах графических файлов, PDF, HTML, XLS.

Функционал и особенности

• Построение различных диаграмм
• Сохранение моделей в Google Drive, Dropbox или One Drive
• Отсутствует возможность коллективной работы

Стоимость

• Бесплатно

Резюме

Простая и бесплатная рисовалка. Благодаря интеграции с облачными хранилищами может быть использована в рамках группы сотрудников. 

Время на прочтение
12 мин

Количество просмотров 114K

У большинства систем управления проектами есть бесплатные версии, но они бывают двух принципиально разных видов.

1. «Честная» бесплатная версия. Система искренне хочет, чтобы вы свободно пользовались ею без ограничений по времени. И делились с друзьями.

2. «Пробная» бесплатная версия. Продукт нацелен на то, чтобы сконвертировать вас в платящего клиента. И потому намеренно урезает вам «жизненно важные» функции. Часто это становится неприятным сюрпризом, когда начинаешь пользоваться системой.

Мы в YouGile приняли опасное для себя решение и в октябре запустили «честную» бесплатную версию. Сняли все ограничения, оставили только одно – до 10 пользователей (оплата начиная с 11-го). Результат пока такой: сильно потеряли в количестве платящих клиентов, зато график активности в системе вырос в 2 раза за 3,5 месяца.

Конечно, предварительно мы изучили рынок и посмотрели, а какие free-версии предлагают наши конкуренты: Asana, Bitrix24, Trello и другие. Мы постоянно тестируем разные системы управления и делаем выводы: кто предлагает «честную» бесплатную версию, а кто нет.

В этой статье – обзор 10 бесплатных систем управления проектами. Делимся наблюдениями: где какие кейсы можно решить бесплатно, а в какой момент придется доставать кошелек.

Начнем с продуктов, у которых бесплатные версии наиболее полноценные, а также расскажем про свою.

10 бесплатных систем управления

1. YouGile

До 10 человек – полностью бесплатная, то есть «честная» облачная версия. Функционал весь на месте, тот же, что и за деньги, в рукаве ничего не прячем. По сути у нас нет бесплатного и платного тарифа как таковых – маленьким командам доступно абсолютно все, всегда и бесплатно. Оплата вводится только за 11-го человека.

Подробнее о тарифах YouGile

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Организовать сотрудников в системе: указать должности, руководителей, отделы.

• Наладить работу с подрядчиками и фрилансерами: настроить права доступа в системе для «своих» и для «чужих».

• Создать проекты, доски, задачи, подзадачи.

• Сортировать свои и чужие задачи в личном планировщике.

• Наладить коммуникации между разными отделами. Например, передавать заказы из отдела продаж – на производство.

• Общаться как в мессенджере. Каждая задача – это чат, также есть личные чаты. Со смайликами, цитированием, упоминаниями и всем, чем нас балуют соцсети и мессенджеры.

• Смотреть, как выполняется работа – доступны все виды отчетов и сводок.

• Сделать для себя «уютное» и удобное рабочее пространство: личные доски, свой фон, приватные и избранные задачи, чек-листы, таймеры, дедлайны.

За что точно придется платить:

• За пользование системой в больших командах. До 10 человек – все бесплатно, за 11-го надо будет платить по 299 рублей в месяц.

• За коробочную версию.

На бесплатном тарифе в YouGile можно легко работать всем отделом или маленькой командой. Создавайте сколько угодно проектов и досок, устанавливайте права для сотрудников, назначайте задачи, следите за ходом их выполнения. Помечайте важные задачи стикерами или звездочкой «Избранное». Общайтесь в чатах, обсуждайте заказ пиццы (приватно) или новый проект (всей командой). Обменивайтесь файлами (без ограничений по весу). «Побалуйтесь» смайликами и красивыми фонами для досок. 

---

2. Trello

Крутая бесплатная версия – «честная». Никаких ограничений по времени и количеству пользователей. Ограничения только по числу досок – до 10 штук. И кое-где функционал урезан: не настроить права доступа, не отсортировать карточки, не экспортировать данные, не использовать больше 1 расширения для 1 доски. Раньше было лучше – до продажи Trello компании Atlassian. Однако все равно считаем эту версию вполне полноценной для работы в небольших командах.

Подробнее о тарифах Trello

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Да собственно все, чего вы ждете от системы управления проектами. Доски, задачи, дедлайны. Сколько угодно карточек, сколько угодно списков, сколько угодно пользователей.

• Можно загружать файлы, главное, чтобы не больше 10 МБ.

• Хочется больше общения по задачам – есть интеграция со Slack.

• Легко использовать для личных целей: план действий на день, на неделю, на месяц.

• Легко использовать, чтобы организовать работу в отделе или небольшой команде.

За что точно придется платить:

• Больше досок. Если хотите сделать более 10 открытых досок – переходите на платный тариф.

• Расширения. Для каждой доски можно выбрать только 1 расширение бесплатно. Например, ставите календарь – тогда карта уже недоступна. Ставите голосование – и нельзя будет копировать карточки. В платной версии ограничений нет.

• Тяжелые файлы. Платите, чтобы загружать в задачи 250 МБ.

• Настройка прав доступа. Если нужно ограничить права пользователя в рамках доски или команды, например, при работе с фрилансерами и подрядчиками.

• Приоритетная техподдержка. Ответ прилетает на почту в течение 1 дня.

• Группировка и объединение досок в коллекции, чтобы не путаться в них.

• Сортировка карточек. Навести порядок, упорядочить карточки по последним действиям или числу участников – только в платной версии.

• Шаблоны досок.

• Экспорт данных.

• Интеграции без ограничений: более 100 интеграций с Jira, Slack, Google Диск, InVision… 

• Кастомные фоны для досок и пользовательские стикеры. Не самое важное в этом списке, конечно, но упомянем тоже.

Итак, в бесплатной версии Trello можно продуктивно работать, особенно в небольших командах или отделах из 10-15 человек. Надо только все продумать: не создавать лишних досок, выбирать самые важные. Не грузить тяжелые файлы, хранить их где-то отдельно и в карточках просто давать на них ссылки. Интегрировать Slack. Этого вполне хватит. Но, конечно, без расширений, экспорта данных и гибкой настройки прав доступа временами будет нелегко.

---

3. Bitrix24

В марте этого года Bitrix24 расширили свой бесплатный тариф – сняли ограничение на количество пользователей. Раньше можно было пригласить только 12 человек, теперь – сколько пожелаете. Пожалуй, отнесем эту бесплатную версию к «честным». Базового функционала хватает, чтобы работать по проектам.

Подробнее о тарифах Bitrix24

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Объединить сотрудников даже самой большой команды в общем рабочем пространстве.

• Наладить общение в живой ленте или чатах, совершать звонки аудио и видео, обмениваться файлами.

• Создавать группы, проекты, доски, ставить задачи и подзадачи, назначить исполнителей.

• Смотреть отчеты.

• Хранить 5 ГБ файлов в облаке.

• Настроить мобильную CRM.

• Интегрировать Bitrix24 с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive.

• Редактировать документы в режиме онлайн в GoogleDocs и MS Office Online.

За что точно придется платить:

• Настройка бизнес-процессов. Если у вас много регулярных процессов, например, согласование договоров, вам будет удобнее на платном тарифе.

• Создание воронки продаж. В бесплатной версии можно построить только одну общую воронку.

• Сквозная аналитика.

• Полноценная IP-телефония. Если планируете контролировать количество и качество звонков – переходите на платный тариф. Бесплатно можно записать только 100 звонков, и места дается только 5 ГБ.

• Интеграция CRM с 1C. Актуально для многих команд.

• Интеграция с почтой, создание email-рассылок.

• Настройка прав доступа (на всех уровнях: доступ к задачам, доступ к файлам и папкам, доступ к CRM, к телефонии…).

• Ряд второстепенных, но приятных функций: регулярные задачи, шаблоны проектов и задач, наблюдатели и соисполнители, учет рабочего времени.

Бесплатная версия Bitrix24 вполне подходит для работы, если у вашей команды нет особых запросов. Если вам нужна только работа с задачами – спокойно оставайтесь на free-версии. Если же вы хотите построить в системе управления полноценные бизнес-процессы, создать воронки продаж, настроить сквозную аналитику, интегрироваться с 1С и почтой – выбирайте платный тариф. Платных тарифов целых 5, они заточены под разные цели. Однако, на наш взгляд, Bitrix24 настолько напичкан всевозможными функциями, что встает вопрос: всегда ли они действительно нужны и легко ли их применять на практике?

---

4. Pyrus

«Честная» бесплатная версия для всех, кроме целевой аудитории. Система заточена под работу с документами, и именно на это ставит ограничение на бесплатном тарифе: до 100 задач, созданных по готовым формам. Если у вас есть такой бизнес-процесс, то вам этих 100 задач рано или поздно все равно не хватит. «Рядовым» же пользователям, которым нужны доски и стандартные задачи, на бесплатной версии будет комфортно.

Подробнее о тарифах Pyrus

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Пригласить любое количество сотрудников, создать любое количество простых задач, назначить исполнителей.

• Связывать между собой задачи. Сортировать их по сроку и активности.

• Обмениваться файлами по задачам, для их хранения дается 1 ГБ свободного места.

• Вообще работать с задачами легко и приятно: есть доски, есть личный планировщик, где отображаются «задачи от меня» и «задачи для меня». Отдельно выводятся активные, отдельно – завершенные.

• Есть много «фишек» в карточках задач: поставить на контроль, отложить на потом, настроить напоминание, повторить задачу. 

• Выстроить четкую структуру компании и настроить права доступа для разных отделов.

• Можно считать время, затраченное каждым сотрудником на все задачи за выбранный период времени. Смотреть подробные отчеты и аналитику.

• Настроить интеграцию с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, а также с любой CRM.

• Автоматизировать документооборот. Согласовывать договоры и платежи, оформлять заявки, работать с запросами от клиентов.

За что точно придется платить:

• Формы. В системе есть удобные готовые формы, по которым можно создавать задачи и выстраивать целые бизнес-процесс. Это и является основным преимуществом системы. Но таких задач можно создать до 100 штук. Нужно больше – переходите на платный тариф.

• Место на диске. В платной версии его дается в 100 раз больше – 100 ГБ вместо 1 ГБ.

• Резервное копирование.

• Приоритетная техподдержка.

Бесплатная версия системы управления Pyrus подойдет многим командам. Кроме тех, кто имеет дело с большим количеством документов и хочет автоматизировать работу с ними. В общем-то на этот сегмент платящей аудитории и ориентируется система. Еще одно самое неприятное ограничение – малый размер места на диске, всего 1 ГБ.

---

5. Jira

Система Jira, которая чаще всего используется как баг-трекер для отдела разработки – самая оплачиваемая система в России. Корпорации закупают ее примерно на 5 миллиардов рублей ежегодно. Однако у нее есть и бесплатная версия – до 10 пользователей. В целом мы относим ее к «честным», но все же есть серьезные ограничения: дается всего 2 ГБ места, нет расширенных прав доступа.

Подробнее о тарифах Jira

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Планировать работу: создавать доски, задачи, спринты, распределять их между исполнителями.

• Пользоваться бизнес-шаблонами проектов (для отделов маркетинга, персонала, юридического и финансового, также есть универсальные шаблоны).

• Собрать все рабочие файлы в одном месте: статусы, комментарии и вложения (дается 2 ГБ).

• Расставлять приоритеты и дедлайны, контролировать ход работы над проектами.

• Обсуждать задачи всей командой.

• Создавать детальные отчеты о проектах, смотреть сводки, оценивать загрузку сотрудников.

• Получить поддержку (правда, это не техподдержка в привычном понимании, а поддержка сообщества Jira).

За что точно придется платить:

• Больше пользователей. Платные тарифы поддерживают до 10 000 пользователей.

• Больше места в хранилище – 250 ГБ и больше.

• Расширенные права доступа. Ограничить действия пользователей на уровне проектов и задач можно только в платной версии.

• Анонимный доступ. Просмотр и создание задач без входа в систему. Удобно при работе с фрилансерами и подрядчиками.

• Журнал событий.

В бесплатной версии могут работать маленькие команды. Главное – не хранить в системе тяжелые файлы и не приглашать сторонних людей, так как их права нельзя будет ограничить. Для команд от 10 человек подходит только платная версия.

---

6. ClickUp

С первого взгляда кажется, что система предлагает «честную» бесплатную версию – сколько угодно пользователей, сколько угодно задач, навсегда. Но если присмотреться внимательнее – увидишь множество ограничений: отчеты, настройка прав доступа, интеграции. Ключевое ограничение: лимит в 100 действий по ряду функций. Так что мы все-таки относим ее к «нечестным» free-версиям.

Подробнее о тарифах ClickUp

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Приглашать любое число пользователей в проекты.

• Создавать сколько угодно досок, задач и списков и организовывать работу по ним.

• Использовать заметки, цифровые блокноты, напоминания и календари.

• Анализировать производительность спринтов.

• Отслеживать, сколько времени было затрачено на ту или иную задачу.

• Смотреть по календарю, когда работа началась и закончилась.

• Сортировать задачи по тегам, присваивать им любые статусы.

• Получить помощь от техподдержки, круглосуточно.

За что точно придется платить:

• Место в хранилище. На бесплатном тарифе дается всего 100 МБ.

• Настройка прав доступа.

• Гостевой доступ к проектам.

• Использование готовых форм.

• Отчеты.

• Интеграции с Google Drive, Dropbox, OneDrive и другими хранилищами.

• Приоритетная техподдержка.

• За превышение лимита в 100 действий по ряду функций, ценных для любой системы управления проектами: настройка полей в карточках, использование dashboard, timeline, mind-map и диаграмм Гантта и так далее.

Главная проблема на бесплатном тарифе – рано или поздно упираешься в потолок, когда исчерпаешь свой лимит на «100 действий» по множеству функций, и система просто «помашет тебе ручкой». И волей-неволей захочешь перейти на платный тариф.

---

7. Wrike

Возможности бесплатной версии сильно ограничены, и прежде всего количеством пользователей – до 5 человек. Еще несколько ключевых ограничений: нельзя настроить права доступа, нельзя оценить загрузку и «успеваемость» сотрудников. По нашему субъективному мнению это «нечестная» бесплатная версия, то есть «пробная».

Подробнее о тарифах Wrike

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Все стандартно: сделать проекты и доски, повесить задачи, назначить исполнителей.

• Задачи можно ставить как на доски, так и в личный планировщик. Можно их сортировать по дате, приоритету, статусу, важности.

• Удобно хранить файлы и документы. Документы даже можно редактировать в режиме онлайн.

• Общаться с коллегами в Ленте событий.

• Интегрировать систему с Google Диск, Dropbox, Box, MSFT Office 365 и OneDrive.

• Использовать в своих целях 2 ГБ места.

За что точно придется платить:

• Отчеты. В платной версии можно создать свои шаблоны отчетов, подписаться на уведомления, отобразить наглядно все важные данные по проекту в виде графиков и диаграмм.

• Любимая многими диаграмма Гантта тоже доступна только на платном тарифе.

• Контроль загрузки сотрудников: кто что выполнил, в какие сроки. Есть индекс эффективности и учет рабочего времени.

• Права доступа. Сгруппировать сотрудников по командам (отдел маркетинга, бухгалтерия и т.д.), каждой команде назначить права – это стоит денег. Как и приглашение «гостевых пользователей» – клиентов, подрядчиков, фрилансеров.

• Даже такая мелочь, как календарь – только в платной версии.

Основные ограничения бесплатной версии: нет отчетов, нет настройки прав доступа, нет визуализации процессов и контроля загрузки сотрудников. Подходит только для маленьких отделов, где 5 человек. А для личного пользования лучше использовать более простые и интуитивно понятные бесплатные системы управления, такие как Trello. Однако эта free-версия позволяет познакомиться с Wrike и принять решение, подходит вам эта система или нет.

---

8. Asana

Есть бесплатная версия до 15 пользователей, но ее функционал сильно урезан: нет отчетов, нет возможности контролировать выполнение задач, нельзя следить за обновлениями. Шаг влево, шаг вправо – и ты проваливаешься в «Активируйте Asana Premium!». Относим ее к «нечестным».

Подробнее о тарифах Asana

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Создать сколько угодно проектов с высоким уровнем декомпозиции на основе шаблонов.

• Организовать работу над проектами: создать доски, поставить задачи, назначить исполнителей.

• Классифицировать задачи при помощи тегов.

• Начать общение в карточках задач и общей новостной ленте.

• Настроить для себя личный планировщик: сортировать задачи по сроку их выполнения, делать приватные задачи.

За что точно придется платить:

• Отчеты. Вы не сможете посмотреть отчет даже про проектам или исполнителям.

• Контроль выполнения задач, просмотр незавершенных и просроченных. Придется верить людям на слово, что все задачи выполняются в срок.

• Возможность следить за новыми задачами, обновлениями и статусами важных проектов.

• Визуализация процессов и создание связей между задачами. «Timeline» недоступен.

• Работа с задачами, которые вы создали и поручили коллегам. Их даже нельзя вывести отдельно.

• Работа с формами.

Без отчетов, форм, визуализации процессов, чужих задач, списка обновлений и контроля сроков работать в системе управления практически невозможно. Asana хочет, чтобы вы стали платящим клиентом, и потому забирает у вас половину функций. Бесплатная версия нужна только для знакомства – «подглядеть», что происходит внутри.

---

9. Worksection

Бесплатная версия очень условная, «нечестная»: до 2 активных проектов, до 5 пользователей, до 100 МБ на диске. Складывается ощущение, что ее добавили просто как формальность, для галочки. Однако она помогает познакомиться с системой управления тем, кто планирует работать на платном тарифе.

Подробнее о тарифах Worksection

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Создать… всего 2 рабочих проекта. Пригласить до 5 пользователей.

• Поизучать систему изнутри: попробовать создать задачу, пообсуждать ее, прикрепить файл.

• Возможно, free-версию можно использовать для личных нужд, хотя для этого есть более удобные бесплатные системы управления проектами, тот же Trello.

За что точно придется платить:

• Добавление более 2 проектов, задачи и подзадачи, возможность обозначать сроки выполнения, приоритеты, исполнителей, метки, статусы…

• Ежедневный дайджест, приходящий на email.

• Групповые чаты и обмен файлами более 100 МБ.

• Диаграмма Гантта.

• Функция учета времени, тайм-трекер. Которая помогает посчитать затраты по времени и бюджетам.

• Отчеты.

• Настройка прав доступа, ограничение прав для клиентов и партнеров. 

Бесплатную версию этой системы имеет смысл рассматривать только в том случае, в дальнейшем вы планируете перейти на платный тариф.

---

10. ToDoist

Бесплатная версия этой системы управления категорически «нечестная»: до 5 пользователей и до 80 проектов (хотя по сравнению с 2 проектами в Worksection это уже ого-го). Но радоваться рано. Все остальные возможности урезаны практически до нуля. Нельзя добавить более 150 задач, нельзя писать комментарии, нельзя загружать файлы…

Подробнее о тарифах ToDoist

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Разместить 150 задач.

• «Подсмотреть», как устроена система изнутри, познакомиться с ней.

За что точно придется платить:

• Большее число пользователей и проектов.

• Более 150 активных задач.

• Напоминания.

• Комментарии.

• Загрузка файлов.

• Метки для карточек и их классификации.

• Фильтры для поиска задач.

• Визуализация продуктивности: цели на день и неделю, личный прогресс каждого пользователя.

• Разные права для админа и для участника.

• Формирование задач из писем в ящике Gmail.

• Шаблоны проектов.

• Лента событий.

• Просмотр видео и прослушивание аудио в самой системе.

По факту бесплатной версии у этого сервиса нет. Да, вы можете создать 80 проектов и сделать целых 150 задач, но какой в этом смысл, если нельзя даже оставить комментарий? Не говоря уже об обмене файлами, напоминаниях, метках и прочих must-have атрибутах любой системы управления. Free-версия здесь – только для знакомства.

---

Сравнение 10 бесплатных систем управления

Подведем итоги. Как вы уже поняли, сам этот обзор 10 версий бесплатных систем управления – субъективный. В таблице ниже – только объективные данные и цифры.

Команда облачной автоматизации бизнеса Альтап собрала подборку из российских сервисов, которые помогут предпринимателям и руководителям выстраивать бизнес-процессы эффективнее.

Иностранные сервисы, которыми мы привыкли пользоваться каждый день, постепенно уходят из России, однако на рынке есть много достойных аналогов среди отечественных решений.

В подборке мы собрали и те сервисы, которые можно использовать автономно, и те, которые приносят максимальную эффективность при интеграции с другими, например, 1С. Для удобства все сервисы разделили по направлениям:

Для управления проектами

amoCRM — это облачная CRM-система, которая позволяет компании выстраивать воронку продаж и отслеживать сделки.

Плюсы:

Минусы:

Возможности интеграции: интеграция amoCRM возможна со множеством сервисов: от телефонии до email-рассылок. Полный список сервисов и подробные инструкции по подключению вы можете найти по ссылке.

Битрикс 24 — это «корпоративный интернет» с внутренней соцсетью и различными модулями. Подходит тем компаниям, которым не нужно много функций CRM, а достаточно основных — телефонии, продаж и управления персоналом.

Плюсы:

Минусы:

Возможности интеграции: Битрикс24 интегрируется с более 100 сервисами, полный список вы можете найти здесь.

B2B Family — это сервис отслеживания конверсии коммерческих предложений, который помогает отслеживать количество и качество совершаемых действий с вашей заявкой. Это позволяет сократить затраты на привлечение клиентов, которые не перейдут на следующий этап воронки, повысить уровень продаж и сократить цикл сделки.

Плюсы:

Минус: нет бесплатного тарифа

Возможности интеграции: интеграция с amoCRM и Битрикс 24 подключается из личного кабинета в B2B Family.

Pyrus — это Low‑code платформа, которая помогает управлять задачами сотрудников и координировать бизнес-процессы.

Плюсы:

Минус: интегрировать сервис с другими самостоятельно не получится

Возможности интеграции: доступна интеграция с различными сервисами через API — специальный протокол для взаимодействия компьютерных программ, который позволяет использовать функции одного приложения внутри другого.

Сервис Calltouch — это набор инструментов для контроля маркетинга, экономии рекламного бюджета, оптимизации рекламы и увеличения прибыли. Сервис также будет полезен, чтобы оценивать окупаемость рекламы, оперативно перераспределять бюджет, контролировать качество и количество лидов, отслеживать конверсию из обращения в продажу.

Плюсы:

Минус: сложный интерфейс, чтобы разобраться, потребуется время.

Возможности интеграции: интеграцию типовых решений можно настроить через службу поддержки Calltouch, иные интеграции происходят через API.

JIVO — это платформа, помогающая бизнесу объединить все каналы связи с клиентом в одном приложении: чат на сайте, соцсети, мессенджеры и звонки. Все ваши подключения, переписки, и статистика хранятся в облаке и связаны с аккаунтом.

Плюсы:

Минусы:

Возможности интеграции: с полным списком интегрирующихся сервисов и инструкциями к подключению вы можете ознакомиться по ссылке.

Для подключения телефонии

Телфин — сервис IP-телефонии, который подходит как малому, так и крупному бизнесу.

Интегрированный с другими сервисами Телфин позволяет сохранять записи всех телефонных разговоров, автоматически соединяет клиента с его менеджером и формировать статистику по каждому вызову.

Плюсы:

Минус:

Возможности интеграции: подключить телефонию и интегрировать ее с сервисами автоматизации учета и CRM можно, заполнив заявку здесь.

MikoPBX — это полноценная IP АТС, которую можно установить локально или загрузить в облако. Если интегрировать сервис с 1С, можно настроить механизм переадресации звонков клиентов, фиксировать записи разговоров и выстраивать единую систему маршрутизации звонков.

Плюсы:

Минус: очевидных минусов нет

Возможности интеграции: интеграции с другими сервисами проводятся через MikoPBX, оформить заявку на внедрение можно здесь.

Mango office — бесплатное приложение, которое даёт возможность вам и вашим сотрудникам быстро обрабатывать звонки клиентов, а также может служить корпоративным мессенджером для быстрого и защищённого общения внутри команды.

Плюсы:

Минус: поддерживает звонки только в пределах города

Возможности интеграции: ознакомиться с полным списком готовых интеграций и инструкциями по подключению можно по ссылке.

Для организации командировок

SmartWay позволяет быстро сравнить цены на ж/д и авиабилеты, гостиницы по всему миру и забронировать наиболее выгодные варианты для командировки. Бухгалтерия может в любой момент получить всю отчётность по поездке.

Плюсы:

Минус: нет бесплатной версии

Возможности интеграции: сервис уже интегрирован с 1С. Для того чтобы начать работать с сервисом Smartway, нужно просто подключить функцию синхронизации данных в разделе «Настройки» в программе 1С.

OneTwoTrip — это онлайн-сервис организации командировок. С помощью него вы сможете забронировать авиа, ж/д билеты и отели для ваших деловых поездок.

Плюсы:

Минус: сервис работает только с юридическими лицами

Возможности интеграции: есть готовый модуль интеграции с 1С, подключение происходит из личного кабинета сервиса OneTwoTrip, с подробной инструкцией вы можете ознакомиться здесь. Интеграция с другими сервисами происходит через API.

Trivio — онлайн-сервис управления командировками и деловыми поездками. Включает в себя подбор авиа и железнодорожных билетов и бронирование отелей, а также сохраняет всю отчётность по поездке.

Плюсы:

Минус: без интеграций с бухгалтерскими системами, например, 1С Бухгалтерия, сервис не осуществляет резервное копирование данных

Возможности интеграции: интеграция с 1С осуществляется через личный кабинет сервиса Trivio, более подробную инструкцию вы можете найти тут. Интеграция с другими системами происходит через API.

Для аналитики

CoMagic — это сервис сквозной аналитики. Он позволяет объединить данные по рекламе из CRM, Яндекс.Директа и прочих каналов для их анализа.

Плюсы:

Минусы:

Возможности интеграции: полный список интегрирующихся сервисов и подробные инструкции по подключению вы можете найти здесь.

Smartis — сервис автоматизации сквозной аналитики, маркетинга и продаж в сфере недвижимости, который поможет повысить конверсию сайта, увеличить трафик и эффективность sales-менеджеров.

Плюсы:

Минусы:

Возможности интеграции: интегрируется с более чем 50 сервисами, настроить интеграцию можно только через службу поддержки Smartis.

MPSTATS — сервис сбора аналитики и управления продажами на маркетплейсах. С его помощью можно выстраивать продажи на основании наглядной аналитики по конкурентным ценам, ранжированию товаров, трендам вашей отрасли и другим показателям.

Плюсы:

Минус: бесплатный пробный период — 24 часа

Возможности интеграции: доступна интеграция с другими сервисами через API.

Для осуществления Email-рассылок

Dasha Mail — это простой в использовании сервис настройки и анализа email-рассылок с уже готовыми шаблонами писем и возможностью настраивать разные типы рассылок: например, маркетинговые, триггерные, транзакционные, NPS-опросы, Web-push уведомления.

Плюсы:

Минус: сервис узконаправленный, без интеграции с другими сервисами не подойдет для крупных компаний

Возможности интеграции: есть готовые модули интеграций с различными сервисами, включая 1С:Битрикс, с полным списком можно ознакомиться по ссылке. С сервисами, которых нет в списке, возможна интеграция через API.

Sendsay — цифровое решение для автоматизации общения с клиентами и аналитики по коммуникациям, который уделяет большое внимание безопасности персональных данных.

Сервис позволяет отправлять различные типы рассылок, предоставляет возможности для сбора и анализа данных по рассылкам и целевым действиям внутри них.

Плюсы:

Минус: долгая модерация писем

Возможности интеграции: интегрируется с другими сервисами через API.

Mailgener — платформа автоматизации email-маркетинга со встроенным механизмом валидации email-адресов — проверки на существование.

Платформа предоставляет широкий функционал, включающий в себя все полезные свойства email-сервисов: создание базы в едином стиле, составление цепочек писем, отправка триггерных писем, сбор статистики и проведение A/B тестирований. .

Плюсы:

Минусы: судя по отзывам, не очень удобный интерфейс

Возможности интеграции: есть готовые модули интеграции с другими сервисами, при необходимости интегрировать те, которых нет в списке готовых, вы можете оставить заявку на разработку новой интеграции здесь.

Для разработки чат-ботов

Salebot — сервис-конструктор ботов со встроенной CRM-системой. Позволяет настроить чат-бота под любую задачу бизнеса с выводом в мессенджеры и маркетплейсы, а также формировать отчетность по взаимодействию с клиентами и конструировать несложные лендинги.

Плюсы:

Минусы: сложный интерфейс

Возможности интеграции: интеграция с другими сервисами осуществляются через API.

BotHelp — платформа для создания и запуска рассылок, автоворонок и чат-ботов в мессенджерах и соцсетях. Сервис предоставляет возможность сегментировать и обрабатывать базы подписчиков с помощью бота, получать аналитику по конверсии и трафику, а также конструировать несложные лендинги на основе готовых шаблонов.

Плюсы:

Минус: нет бесплатного тарифа

Возможности интеграции: интегрируется с сервисами через API, также доступны готовые модули интеграции и подробные инструкции по внедрению в базе знаний.

***

Расскажите в комментариях, какими из этих сервисов пользуетесь вы и какие сервисы стоит добавить в нашу подборку.

Кстати, мы запускаем еженедельную рассылку с полезными материалами про бизнес, менеджмент и управление командами: подписывайтесь, будет интересно.