Программа электронного документооборота кадры пускается компании

Обзор популярных систем для кадрового электронного документооборота

Цифровое взаимодействие между работодателем и сотрудником — тренд последних лет. Важную роль сыграли массовый переход на удаленную работу в период пандемии и принятый в 2021 году 377-ФЗ, который дополнил ТК РФ статьями об электронном документообороте в сфере трудовых отношений.

Вслед за новыми возможностями перед компаниями встал вопрос о выборе системы для кадрового ЭДО.

На что обратить внимание при выборе системы

Хорошо ли вы знаете КЭДО? Проверьте себя! Система для КЭДО объединяет три стороны кадровых процессов: работодателя, сотрудников, государство. Поэтому при ее выборе нужно учитывать не только функциональность, но и удобство с точки зрения всех пользователей, а также возможность обеспечить легитимный документооборот.

На рынке КЭДО представлены около двух десятков сервисов и ПО. Сузить поиск помогут критерии:

  • система для кадрового электронного документооборота может интегрироваться с популярными учетными системами и государственными сервисами («Госключ», «Работа в России»);
  • доступ к КЭДО могут иметь все сотрудники: офисные, занятые на производстве, работающие дистанционно;
  • система поддерживает не только оперативное, но и длительное хранение с обеспечением юридической значимости документов.

Пара слов о государственной информационной системе

Вести электронный документооборот с сотрудниками можно с помощью единой цифровой платформы «Работа в России». Такая возможность предусмотрена ТК РФ с 1 сентября 2022 года. Платить за использование ЕЦП работодателю не придется, это плюс. С другой стороны, «Работа в России» пока не может закрыть все потребности кадровых служб, в том числе согласование и массовое ознакомление с документами или интеграцию с учетными системами.

Любой сотрудник может потребовать выгружать его трудовые документы на платформу «Работа в России». Если такой функциональности нет в выбранной коммерческой системе, придется дорабатывать ее, чтобы не нарушать закон.

При сравнении готовых решений для КЭДО особое внимание мы уделили функциональности, удобству получения электронных подписей, вариантам размещения системы (облачное или локальное) и возможности создать юридически значимое хранение кадровых документов.

Обзор составлен на основании информации из открытых источников.

СБИС

Решение для организации кадрового документооборота для офисных и удаленных сотрудников.

Интерфейс системы для сотрудников

Интерфейс системы для сотрудников

Возможности системы

  • подписание более 160 типов документов без дублирования на бумаге: ЛНА, приказы, расчетные листы, графики отпусков и т. д.;
  • электронный архив;
  • личный кабинет сотрудника.

За дополнительную плату можно подключить корпоративный портал, кадровый учет и расчет ЗП.

Основные преимущества

  • проработанный личный кабинет, вход с помощью учетной записи сотрудника в самой системе, соцсетях или из Госуслуг;
  • можно создавать свои шаблоны документов и настраивать маршруты их согласований в визуальном конструкторе;
  • мобильное приложение под Андроид и iOS. Можно использовать как корпоративную ленту новостей и мессенджер, запрашивать справки в отделе кадров и бухгалтерии и т. д.

Варианты размещения

Только облачное размещение.

Интеллектуальные механизмы

При оформлении документов по трудоустройству СБИС распознает загруженные сканы паспорта и СНИЛС.

Архивное хранение

Электронный архив кадровых документов вместе с информацией о подписях хранится на собственных серверах клиентов или в облаке.

Возможности интеграции

Готовый коннектор для 1С позволяет отправлять и получать кадровые документы, видеть их актуальное состояние. Также СБИС выгружает документы сотрудников на портал «Работа России».

Электронные подписи

СБИС работает со всеми типами электронных подписей: ПЭП, НЭП и КЭП. Выдать УНЭП можно прямо на рабочем месте сотрудника, не посещая удостоверяющий центр.

Тестовый доступ

На сайте можно запросить доступ к информационному стенду с настроенными бизнес-процессами.

Directum HR Pro

Экосистема решений для управления цифровыми HR-процессами, документами и сервисами. Можно внедрить только КЭДО или любое другое решение из системы, в зависимости от текущих бизнес-задач компании. Опыт вендора в разработке систем ЭДО — более 20 лет.

Личный кабинет сотрудника в Directum HR Pro

Личный кабинет сотрудника в Directum HR Pro

Возможности системы

  • кадровый ЭДО с подписанием облачными УНЭП;
  • планирование отпусков в цифровом виде;
  • электронное оформление командировок и авансовых отчетов;
  • онлайн-трудоустройство, увольнение, переводы сотрудников;
  • отправка заявок в сервисные подразделения компании (IT-отдел, бухгалтерия, кадровая служба) из личного кабинета;
  • разграничение прав доступа к документам для обеспечения конфиденциальности;
  • система оповещений по SMS, email или через мессенджеры и т. д.;
  • долгосрочное хранение кадровых документов с поддержкой юридической значимости.

Основные преимущества

  • большой набор возможностей для цифровизации кадровых процессов, а не только подписание документов;
  • адаптация под требования бизнеса: от добавления новых видов документов до настройки маршрутов согласования;
  • доступ в личный кабинет с ПК или смартфона, что удобно для внеофисных сотрудников;
  • вместе с системой бесплатно предоставляются пакет документов по электронному взаимодействию с работниками;
  • позиционируется как разработка для российских компаний в соответствии с законодательством РФ, заявлена совместимость с отечественным ПО, в том числе с ОС на базе Linux. Входит в Единый реестр российских программ.

Варианты размещения

Система доступна как в облаке, так и локально.

Интеллектуальные механизмы

Есть возможность подключить интеллектуальные механизмы для распознавания документов (паспорта, авансовые отчеты и т. д.). Инструменты по распознаванию и автоматическому занесению документов в систему снимают нагрузку с HR-специалистов.

Архивное хранение

Система поддерживает юридическую значимость документов на всем сроке хранения: используются регулярные штампы времени, электронная подпись в формате CADES-A.

Возможности интеграции

  • расширение для обмена данными с 1С: ЗУП, интеграция с другими учетными и HRM-системами по API;
  • есть выгрузка и подписание документов через портал «Работа в России».

Электронные подписи

Система работает с любыми видами электронной подписи: простой ЭП, УНЭП, УКЭП, можно применять ПЭП портала «Работа в России» или воспользоваться интеграцией с приложением «Госключ».

Усиленные неквалифицированные подписи выдаются сотрудникам в один клик прямо в системе. Работники могут быстро и безопасно подписывать документы в электронном виде — для этого нужен только мобильный телефон.

Пробный доступ

На сайте можно запросить индивидуальную демонстрацию сервиса. Специалисты свяжутся с вами, проведут бесплатную консультацию и рассчитают стоимость решения.

Сбер.Корус

Решение для подписания электронных кадровых документов. С помощью системы можно узнать статус документов и сроки их подписания, отправить напоминания сотрудникам через email.

Учетная запись сотрудника

Возможности системы

  • электронное подписание всех кадровых документов;
  • просмотр статусов документов и сроков их подписания;
  • управление напоминаниями сотрудников через email.

Основные преимущества

  • упрощенное трудоустройство и регистрация сотрудников с помощью СберID;
  • выпуск УНЭП в сервисе КЭДО. Заявление на ЭП подписывается через SMS;
  • подписание кадровых документов возможно со смартфона, компьютера или инфокиоска.

Варианты размещения

Решение доступно только в облаке.

Архивное хранение

Хранение и архивация документов в соответствии законодательством. Возможности интеграции Есть интеграционный модуль КЭДО для работы в 1С: ЗУП. Подключение к SAP, 1 °C, Босс-Кадровик, Битрикс доступно через открытый API.

Электронные подписи

Выпуск УНЭП в сервисе КЭДО в 2 клика. Заявление на ЭЦП создается и подписывается через SMS. Тестовый доступ На сайте можно оставить заявку, чтобы оценить сервис в действии на онлайн-встрече с представителем компании.

HR-Link

Платформа для кадрового электронного документооборота. На рынке с 2020 года. Включен в реестр отечественного ПО.

Интерфейс системы для сотрудника

Возможности системы

  • создание и подписание всех видов кадровых документов, предусмотренных законодательством;
  • настройка гибких маршрутов подписания;
  • хранение кадровых документов в облачном архиве;
  • уведомления о сроках и статусе документов;
  • отслеживание статуса документа.

Основные преимущества

  • есть все опции для разных этапов работы с документом;
  • возможность добавить шаблоны заявлений;
  • доступ с любого типа устройств: смартфоны, планшеты, ноутбуки;
  • возможность подписать документ при помощи одноразового кода из SMS.
  • напоминания сотрудникам о подписании документов по SMS, email, Whatsapp, Telegram, Viber и пр.

Варианты размещения

Облачное и локальное размещение.

Возможности интеграции

Есть преднастроенная интеграция с 1С: ЗУП. К другим учетным системам — SAP, 1 °C, Босс-Кадровик, Битрикс и др. — доступно подключение через API.

Реализована авторизация через портал «Работа в России» с использованием ЕСИА.

Архивное хранение

Облачный электронный архив для легкого поиска кадровых документов: по сотрудникам, документам и подразделениям.

Электронные подписи

Поддерживает все виды электронных подписей, предусмотренные в 63-ФЗ: УКЭП, УНЭП, ПЭП портала «Работы в России», а также Госключ.

Тестовый доступ

Можно заказать индивидуальную демонстрацию платформы.

1С: Кабинет сотрудника

Решение от одного из старейших игроков на рынке ERP-систем. Подходит для оперативного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам.

Мобильный интерфейс 1С: Кабинет сотрудника

Возможности системы

  • выдача расчетных листков в электронном виде;
  • заказ электронных справок с места работы, 2-НДФЛ;
  • обмен кадровыми документами, в т. ч. приказы о приеме, переводе, отпуске;
  • отправка заявлений на отпуск или отгул, уведомлений об отсутствии на рабочем месте.

Основные преимущества

  • система заточена на то, чтобы все необходимые операции сотрудник мог совершить c мобильного телефона и планшета;
  • широкая сеть франчайзи, на рынке много специалистов по настройке.

Варианты размещения

Возможна облачная поставка или на локальных серверах компании.

Возможности интеграции

Есть интеграция с 1С: ЗУП, 1С: Бухгалтерия, 1С: ERP.

Архивное хранение

Нет готового решения для долговременного хранения с усовершенствованием ЭП.

Электронные подписи

Сотрудники могут получить УНЭП в мобильном приложении сервиса.

Тестовый доступ

Бесплатный период нужно уточнять у франчайзи 1С.

Сравнительная таблица систем для КЭДО

Вместо итогов предлагаем вам воспользоваться «шпаргалкой» для наглядного сравнения возможностей и особенностей систем.

Электронный кадровый документооборот: обзор популярных систем

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес изменения в Трудовой кодекс, которые позволяют работодателям в полной мере использовать электронный документооборот в кадрах с любыми сотрудниками. Мы подготовили обзор популярных систем для ведения КЭДО. Каждая из них имеет собственные преимущества. Мы обратили внимание на интеграцию с 1С ЗУП, работу с электронными подписями, виды поддерживаемых документов, возможность бесплатного теста сервиса, интерфейс и многое другое.

СБИС

https://clck.ru/h2mwv.

Преимущества сервиса

Компания — опытный игрок на рынке ЭДО. Уже сейчас в СБИС множество бухгалтеров составляют и отправляют отчетность, формируют больничные листы и записи электронных трудовых книжек, ведут учет сотрудников.

Специальное решение «Управление персоналом и расчет зарплаты» позволяет:

  • вести учет кадров и воинский учет;
  • рассчитывать зарплату;
  • вести учет рабочего времени, рассчитывать KPI;
  • мотивировать сотрудников, в том числе при помощи геймификации.

Интеграция с 1С ЗУП

СБИС можно интегрировать с 1С двумя способами: через браузер или с помощью модуля внешней обработки. Кадровый электронный документооборот СБИС имеет готовый коннектор для 1С, позволяющий отправлять и получать кадровые документы, видеть их актуальное состояние.

Электронная подпись для сотрудника

СБИС работает со всеми типами электронных подписей: ПЭП, НЭП и КЭП. Заказать УКЭП можно через удостоверяющий центр Тензора, либо удаленно по биометрии. Выдать УНЭП можно прямо на рабочем месте сотрудника — не посещая удостоверяющий центр. ПЭП есть по умолчанию у каждого сотрудника, работающего в СБИС.

Бесплатный тест сервиса КЭДО

СБИС предоставляет бесплатный доступ к готовому информационному стенду с настроенными бизнес-процессами. Также специалисты компании могут настроить демо-стенд под требования вашей организации.

СБИС1

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

Интерфейс привычен для тех, кто уже работал в СБИС — а те, кто еще не знаком с сервисом, быстро освоятся:

СБИС2

Как создать кадровый документ: прием дистанционного сотрудника

СБИС3

Как подписать кадровый документ

СБИС4

Как работать с инструкциями

Сотрудник может заходить в личный кабинет как с мобильного приложения, так и из браузера. Например, может отправить заявление на согласование периода отпуска:

Какие документы поддерживаются

Все документы по кадрам. Можно использовать нестандартные документы: инструкции, служебные записки и другие. Кроме того, в базе есть готовые шаблоны документов.

Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.

В СБИС реализована работа и подписание документов с любыми типами сотрудников.

Скидки и акции

О действующих акциях можно узнать на сайте оператора.

Кейс

СБИС организовал кадровый ЭДО для Coca-Cola HBC Россия. Это 8000 сотрудников и 10 современных заводов по производству безалкогольных напитков: Coca-Cola, Sprite, Fanta, BonAqua, «Добрый», Rich, «Моя Семья» и других.

До СБИС

Кадровый учет по всем заводам был организован в единой службе, которая находится в Москве, и технически велся на платформе SAP.  При приеме на завод прямо на местах собирались копии всех документов и отправлялись в головной офис. В Москве они проверялись и хранились — это очень долго и неудобно.

Как организовали КЭДО в СБИС

Так как в штате Coca-Cola HBC Россия более 8000 сотрудников, а заводы находятся в разных регионах, клиенту было важно, чтобы выдавать подписи было легко. Поэтому СБИС организовал выдачу неквалифицированных подписей (НЭП) — закон позволяет использовать их в кадровых документах. Работник получает такую подпись в личном кабинете. НЭП хранятся в облаке на серверах СБИС, поэтому сотрудники могут подписывать документы прямо в мобильном приложении.

Специалисты по кадрам готовят документы по-прежнему в SAP. С помощью решения СБИС Сапер все документы автоматически загружаются в СБИС. Сотрудник получает их в мобильном приложении и там же подписывает, затем их утверждает руководитель. Все документы сохраняются в электронном архиве, и головной офис в любой момент имеет к ним доступ.

СБИС5

Сотрудники Coca-Cola уже подписывают в СБИС заявления, документы по отпуску, обходные листы — в будущем список добавится документами по приему и увольнению, инструкциями, расчетными листками и др.

Кроме того, СБИС кастомизировал рабочее место клиента, а также реализовал технологию сквозной авторизации (SSО).

СберКорус

https://www.esphere.ru/products/kedo

Преимущества

  1. Открытое API с лентой событий для двухстороннего обмена.
  2. Полноценная интеграция с 1С ЗУП.
  3. Настройка шаблонов и типов для унификации документов компании.
  4. Хранение и архивация документов в соответствии с законодательством.
  5. Бесплатный выпуск УНЭП (усиленная неквалифицированной электронной подписи) для всех сотрудников компании осуществляется прямо в сервисе.

Интеграция с 1С ЗУП

Есть.

Электронная подпись для сотрудника

Выпуск происходит прямо внутри сервиса в настройках личного профиля. Сотрудник нажимает кнопку «Выпустить УНЭП», сервис формирует заявление, которое подписывает сотрудник с помощью СМС и УНЭП успешно подгружается в систему. Выпуск УНЭП занимает не более 1 минуты.

Бесплатный тест сервиса КЭДО

Компании могут вместе с экспертами СберКорус на онлайн-встрече посмотреть, как выглядит сервис в действии.

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

Кадровый специалист и сотрудники работают в Веб-версии сервиса КЭДО:

Сбер1 Сбер2

Кадровик также может использовать привычный интерфейс учетной системы (пример 1С ЗУП):

Сбер3 Сбер4

А обычный сотрудник мобильную версию сервиса:

сбер5

Какие документы поддерживаются

  • трудовые договоры и допсоглашения;
  • журналы техники безопасности;
  • заявления;
  • акты и еще более 150 типов кадровых документов в сервисе

Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.

Поддерживается. Можно обмениваться, например, документами с сотрудниками по договорам ГПХ, другими физлицами.

Скидки и акции

При переходе на КЭДО от СберКорус вы получите:

  • модуль 1С ЗУП бесплатно до 31 декабря 2021;
  • 3 месяца использования сервиса «Диалог» для корпоративной коммуникации и безопасного общения.

Кейс

Такском 

https://taxcom.ru/dokumentooborot/kadrovyj-edo/

Преимущества сервиса

Решение Такском комплексное, это не только кадровый ЭДО, но и обмен электронными документами с контрагентами и контролирующими органами.

В рамках решения можно наладить управление сертификатами ЭП сотрудников (быстрая выдача, замена отзыв).

Интеграция с учётными системами

Возможность самостоятельного администрирования, регистрация сотрудников, управление интерфейсом, брендирование портала.

Интеграция по API

При возникновении споров – привлечение независимой третьей стороны (нас, как оператора).

Интеграция с 1С ЗУП

Есть.

Электронная подпись для сотрудника

Для обеспечения сотрудников электронными подписями можно подключить дополнительный сервис Такском, который позволяет управлять получением, заменой и отзывом сертификатов внутри компании.

Какие документы поддерживаются

Всего более 200 типов документов, в т.ч. трудовые договоры и допсоглашения, журналы техники безопасности, заявления и акты.

Скидки и акции

Тариф формируется индивидуально и зависит от количества опций, которые потребуются клиенту.

F.Doc

https://fdoc.ru/

Преимущества сервиса

  1. Простота использования (подписание документов вдвое быстрее, чем на бумаге; без установки специальных приложений для клиента)
  2. Надежное/безопасное хранение (ни один документ не потеряется)
  3. Юридически значимая подпись (в соответствии с 63-фз «Об электронной подписи»)

Интеграция с 1С ЗУП

Да, для любой типовой конфигурации 1С, не только ЗУП – будет в середине февраля. Также есть решение для Битрикс24 https://www.bitrix24.ru/apps/app/fdoc.eds/

Электронная подпись для сотрудника

Сервис использует простую электронную подпись – для нее не нужно получать специальные ключи или токены.

Бесплатный тест сервиса КЭДО

На сайте fdoc.ru есть бесплатная демоверсия, а также недорогой тестовый период: 500 листов для подписания документов за 90 рублей.

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

6 5 7 6с

Тарифы

Три тарифа:

Light

  • 90 рублей
  • 500 листов
  • Упрощенная функциональность для небольшого количество документов
  • Подключение 3 сотрудников
  • Личный кабинет
  • СМС включены

Standart

  • Базовая функциональность с возможностью регулировать количество документов
  • 1000 листов: 5400 рублей
  • 5000 листов: 25 200 рублей
  • 15 000 листов: 72 000 рублей
  • Неограниченное количество сотрудников
  • Личный кабинет
  • СМС включены
  • CRM 1C Битрикс

Pro

  • Расширенная функциональность с возможностью регулировать количество документов
  • 25 000 листов: 96 000 рублей
  • 80 000 листов: 254 400 рублей
  • 350 000 листов: договорная цена
  • Неограниченное количество сотрудников
  • Личный кабинет
  • СМС, push, email-уведомления тарифицируются отдельно
  • Любые CRM и ERP-системы
  • Интеграция с REST API
  • Кастомизированный интерфейс
  • Персональный менеджер

Контур.Диадок

https://www.diadoc.ru/lp-kedo

Преимущества сервиса

Количество подписываемых документов – не ограничено. Бесплатное и безлимитное хранение оригиналов документов на серверах Контура. Бесплатная техподдержка 24/7

Настройка

В начале работы клиенту нужно загрузить список сотрудников в сервис. В КЭДО от Контура он может сделать это через SSO — технологию “единого входа”. Т.е. сотрудники смогут входить в КЭДО при помощи своей внутрикорпоративной учётной записи.

Выдача подписей

Решение уникально тем, что Контур является и УЦ, и оператором ЭДО одновременно. Все подписи выдаются через собственный УЦ, а значит клиенту не нужно обращаться в несколько компаний — можно получить все в одном месте.

Подписание документов

Пожалуй, это самый важный пункт из всего списка. Контур — одна из немногих компаний, которая является оператором ЭДО и УЦ. В момент подписания документа система проверяет валидность и актуальность подписей, чтобы документ не потерял юридическую силу и был законно подписанным.

Маршруты согласования

В КЭДО от Контура реализованы гибкие маршруты согласования. Например, если в документ нужно добавить много согласующих или нужно заменить согласующих уже после запуска процесса.

Интеграция с 1С ЗУП

Есть. Сервис интегрируется с 1С ЗУП и помогает работать с кадровым ЭДО из одного окна: можно загружать, формировать и отправлять документы по КЭДО прямо из 1С.

Электронная подпись для сотрудника

ПЭП (простая электронная подпись) выпускается в веб сервисе КЭДО. НЭП и КЭП можно выпускать при помощи самого кадровика, чтобы по-минимуму озадачивать обычных сотрудников и они никуда не ходили за сертами.

Бесплатный тест сервиса КЭДО

Да, клиент может поработать на тестовой версии https://kedo.testkontur.ru/, а после оплаты перейти на рабочую программу.

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

В 1С:

Веб-сервис:

Какие документы поддерживаются

Заявления, график отпусков, приказы, расписание и др. По трудовому, ученическому договору и договору о материальной ответственности компании может сама принять решение — передавать их электронно или на бумаге.

Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.

Информация уточняется.

Скидки и акции

Пользователи «Клерка» могут оставить заявку вот по этой ссылке и получить 25% скидки, если сообщат, что они узнали об акции из этого обзора.

Кейс

Клиенты «Контура  сами охотно рассказывают об опыте внедрения КЭДО. Вот вебинар с участием компаний Сима-ленд, Банки.ру, CS.Money, Bercut.

Диадок Вебинар для клиентов по КЭДО от 19521 from Marina Golyaeva on Vimeo.

АТАЧ

https://atach.pro/kadry

Преимущества сервиса

АТАЧ.КАДРЫ помогает:

  • Подписывать любые кадровые документы удаленно электронной цифровой подписью: ПЭП, УНЭП, УКЭП – через USB-токен или облачного вида.  
  • Хранить документы в электронном виде в соответствии с регламентами компании и законом 125-ФЗ.
  • Передавать документы в информационные системы ИТ-ландшафта предприятия в 1 клик: в SAP HR, Oracle HR, 1С ЗУП, “Босс Кадровик” и любые другие.
  • Искать кадровые документы, как в google: по системе фильтров и документам; а также как в windows-проводнике – через структуру папок.
  • Согласовывать документы внутри отдела и с руководством;
  • Делегировать обязанности и замещать других исполнителей во время отпусков и больничных;
  •  Массово знакомить работников с приказами в интуитивно понятном личном кабинете.

Интуитивно понятный интерфейс является одной из ключевых особенностей решения. Принципы просты и напоминают работу в самых распространенных интерфейсах и программах. Например, поиск документов в АТАЧ.КАДРЫ реализован, как в Google, а просмотр и сама «лента документов» – как в MS Outlook.

АТАЧ.КАДРЫ поставляется как коробочное решение с 10-ю стандартными типами документов и процессов. Для компаний с нетиповыми бизнес-процессами предусмотрены индивидуальные проекты внедрения с привлечением бизнес-консультантов в сфере кадровой цифровизации

Интеграция с 1С ЗУП

АТАЧ имеет возможность обмена данными с 1С ЗУП и любыми другими системами.

При оформлении отпуска заявление может передаваться из 1С:ЗУП в АТАЧ.КАДРЫ только для подписания. Либо весь процесс может быть реализован в системе: от создания заявления с использованием автоматической подстановки фамилии, исполнителя и других данных из 1С – до подписания руководителями, создания уведомления о начале отпуске и хранении в цифровом архиве.

Электронная подпись для сотрудника

Согласно 122-ФЗ, 63-ФЗ подписывать кадровые документы сотрудник может УНЭП, а кадровый специалист и руководитель – УНЭП/УКЭП в зависимости от вида документа.

АТАЧ.КАДРЫ позволяет подписывать документы УНЭП/УКЭП и обычной подписью ПЭП благодаря сервису подписания, входящему в решение.

Система позволяет подключить подпись, выпущенную любым удостоверяющим центром. Пользователь получит подпись в настройках личного кабинета сотрудника за минуту. Выпуск подписей вида УНЭП можно организовать внутри компании за счет собственных средств, а АТАЧ КАДРЫ легко обеспечит интеграцию.

Бесплатный тест сервиса КЭДО

Для любой компании команда АТАЧ.КАДРЫ реализует мини-проект на 10-15 пользователей и 2-3 кадровых процесса. 

В отличие от тестового/демонстрационного периода, что является обычной практикой на рынке, команда АТАЧ.КАДРЫ не оставляет пользователя один на один с системой. Бизнес-аналитики и разработчики выявляют потребности клиента, вникают в особенности автоматизации кадровых процессов в компании и корпоративные правила. Команда предлагает решения по интеграциям систем и процессам, которые лучше всего первыми переводить в электронный вид.

Пилотный проект АТАЧ.КАДРЫ популярен благодаря легкому вхождению в цифровизацию. В среднем, 4 компании из 5 принимают решение перейти на КЭДО после пилотного старта.

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

АТАЧ.КАДРЫ это веб-приложение с доступом к полному функционалу решения с любого устройства. Интерфейс кадровика представляет собой удобный single-page кабинет с возможностями создать, подписать любой документ, найти и перевести в архив.

Какие документы поддерживаются

50+ типовых кадровых документов.

Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.

Информация уточняется.

Скидки и акции

АТАЧ.КАДРЫ переведет в цифру 2 самых популярных бизнес-процесса: оформление отпуска и массовое ознакомление с локально-нормативными актами. Десять сотрудников смогут подписывать документы ПЭП/УНЭП в соответствии с действующим законодательством. Работодателю потребуется УКЭП.

Доступ к решению предоставляется на 2 месяца. Предложение действует до 31 декабря по промокоду KLERK.

Кейс

Компания “ММК-Информсервис” перевела  электронный вид 40+ кадровых процессов 1 сентября 2020 года в рамках 122-ФЗ. Кадровый документооборот компания ускорила в 8 раз.

Более 600 работников и руководителей подписывают кадровые документы с помощью обоих видов УКЭП: облачной и через USB-токен. Подписи выданы удостоверяющим центром Контур.Диадок в момент внедрения, когда правила электронного документооборота не регламентировали подписание неквалифицированными или простыми подписями.

В электронном виде персонал оформляет:

  • докладную руководителю о дисциплинарном взыскании;
  • заявление о переносе отпуска;
  • заявление о предоставлении отпуска по беременности и родам;
  • предоставление отпуска по уходу за ребенком;
  • объяснительную;
  • приказ на освобождение от работы и другие. 

Пути документа по очередности согласования и подписания настроены под специфику кадровых процессов компании.

Внедрение системы пришлось на начало пандемии, когда впервые в истории работников пришлось переводить на удаленный режим. Поддерживать работоспособность организации удавалось в том числе благодаря дистанционному оформлению кадровых документов. Экономия времени на работе с документами составила от 15 минут до 1 часа в зависимости от процесса. Так, оформление отпуска с 2 дней сократилось до 2 часов.

Повысилась эффективность выполнения кадровых задач, прозрачность кадрового делопроизводства, дисциплина сотрудников. Автоматические уведомления на email помогли работникам не срывать сроки подписания кадровых документов, а отделу кадров — проще организовать процесс.

LANDOCS

https://express.landocs.ru/hr

Преимущества сервиса

  • Обеспечение долгосрочного хранения кадровых документов в электронном архиве.
  • Решение может быть использовано как в периметре заказчика (on-premise), так и в облаке с применением сервисов сторонних провайдеров.
  • Расширение функциональности по автоматизации новых кадровых документов без дополнительной разработки посредством настроек внутри системы.
  • Клиентское серверное подписание ЭП, возможность использовать разных операторов ЭДО (шлюз ЭДО) и различные виды ЭП.
  • Полностью российское ПО, соответствует требованиям по импортозамещению, входит в реестр российского ПО.
  • Управление личной и командной эффективностью с использованием канбан-досок и различных настраиваемых информационных виджетов рабочего стола пользователя.?

Интеграция с 1С ЗУП

Да, через Rest API.

Электронная подпись для сотрудника

КЭП через любой удостоверяющий центр, НЭП через технологию корпоративного удостоверяющего центра на базе решений КриптоПро, ПЭП с помощью встроенных в решение инструментов.

Бесплатный тест сервиса КЭДО

Внедрение и первые три месяца пользования — бесплатно при локальном внедрении КЭДО при подключении 30 и более пользователей.

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

Отображение списка заявлений на отпуск, отправленных на согласование. Информация о сотрудниках подразделения, находящихся в отпуске.

Список заявлений на отпуск.

Создание заявления на отпуск.

Определение согласующих заявление на отпуск. Есть обязательные, которые автоматически заполняются системой, а есть те, которые пользователь заполняет  вручную (например, указывает заместителя).

Процесс согласования заявления на отпуск.

Какие документы поддерживаются

Информация уточняется.

Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.

Информация уточняется.

Скидки и акции

Информация уточняется.

Кейс

Пользователи LANDOCS — это компании с различным штатом  сотрудников — от нескольких десятков до десятков тысяч человек.

Lexema

https://www.lexema.ru/solutions/staff-electronic-workflows/

Преимущества сервиса

  • Простой интерфейсы, понятный любому пользователю.
  • Запуск в кратчайшие сроки, благодаря преднастроенным типовым карточкам и маршрутам по их обработке.
  • Гибкая настройка маршрутов согласования.
  • Заказчик может самостоятельно добавить новый тип документа, редактировать карточку, печатную форму, что снижает стоимость услуг.
  • Простой поиск и интуитивно понятное окно с документами, поступившими на обработку.
  • Поддержка облачной электронной подписи.
  • Модуль по распознаванию и обработке входящих первичных документов.
  • Автоматически заполняемый электронный архив.
  • Поддержка работы с распределенными подразделениями компании.
  • Сохранение историй версий документов.
  • Интеграция с учетной и кадровой системами, исключение двойного ввода
  • Функциональная система прав доступа. Обеспечение информационной безопасности, возможность замещения и делегирования.
  • Безлимитная лицензия.

Интеграция с 1С ЗУП

Есть.

Электронная подпись для сотрудника

Выпустить собственные ОНЭП можно нажатием одной кнопки в Lexema-ECM с помощью встроенного сервиса. Кроме того, Lexema-ECM работает с Удостоверяющим центром Контур. В рамках партнерской программы электронная подпись поставляется в комплекте с Lexema-ECM, не требуется заключение дополнительных договоров с УЦ.

Бесплатный тест сервиса КЭДО

Информация уточняется.

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

Вот, например, как выглядит заявление на дополнительный день отдыха от сотрудника:

А вот маршрут согласования заявления:

Какие документы поддерживаются

В системе уже есть готовые шаблоны, например, заявления сотрудника. Кроме того, можно самостоятельно настроить нужную форму, создав документ в конструкторе. К примеру, можно создать какой-то нестандартный документ вроде акта на передачу сим-карты.

Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.

Информация уточняется.

Скидки и акции

Компания проводит бесплатное экспресс-обследование состояния документооборота по кадрам в компании.  Определяется перечень документов, подлежащих подключению к системе КЭДО, количество рабочих мест. Составляется техническое задание и план внедрения.

Кейс

Подробнее о проектах по внедрению ЭДО можно почитать здесь.

Также предлагаем посмотреть вебинар «Как просто стартануть КЭДО»:

EasyDocs

https://easydocs.ru/

Преимущества сервиса

1. Специалист кадровой службы работает только в 1С: ЗУП, где доступны все функции кадрового документооборота: создание, отправка, получение, подписание документов КЭПом, отслеживание статусов, настройка автоматической отправки уведомлений.

Не нужно переключаться между несколькими системами для работы с документами, что экономит время кадровиков.

2. Cотрудники могут работать с документами в веб-приложении на компьютере или мобильной версии для смартфона, а также в мессенджере Телеграм.

При интеграции по API возможна работа с документами из других мессенджеров или корпоративных ИТ-систем.

3. Телеграм-бот EasyDocs отображает список Входящих/Исходящих/Архив документов, позволяет просмотреть документ и подписать его любым типом электронной подписи (ПЭП/УНЭП/УКЭП).

4. Конструктор позволяет создавать свои шаблоны кадровых документов для работников.

Команда EasyDocs имеет огромный опыт развертывания сервиса для гибридных и удаленных команд, а сам сервис полностью готов к работе с учетом особенностей процессов на «удаленке» и последних изменений в ТК РФ по кадровому электронному документообороту

Интеграция с 1С ЗУП

Да, EasyDocs легко интегрируется с 1С: ЗУП. Установка и настройка не меняют конфигурацию 1С и занимают всего несколько минут.

Электронная подпись для сотрудника

EasyDocs поддерживает все доступные типы электронных подписей:

  • простые электронные (ПЭП);
  • усиленные неквалифицированные (УНЭП);
  • усиленные квалифицированные (УКЭП).

Оформить получение электронной подписи работник может прямо в своем личном кабинете EasyDocs. Выпуск электронных подписей оплачивает работодатель централизованно. Для контроля за выпуском электронных подписей работодатель получает доступ к порталу удостоверяющего центра.

Бесплатный тест сервиса КЭДО

В EasyDocs развернут полнофункциональный демостенд: заведены роли (кадровик, бухгалтер, генеральный директор, сотрудники), настроен 1С: ЗУП, заведены тестовые электронные подписи. Доступ можно получить в любое удобное время по заявке на демо.

Также мы предоставляем полнофункциональный пробный доступ на один месяц. Чтобы его получить, достаточно оставить заявку на сайте.

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

Кадровик может отправить любую печатную форму, доступную в 1С. При этом возможна массовая отправка печатных форм с автоматическим выбором получателя на основании данных, содержащихся в самой форме. После отправки можно отслеживать статус подписания документа работником: 

Также доступна отправка любого файла, содержащегося в документе 1С, либо файла, который можно загрузить с компьютера:

Скидки и акции

Читателям Клерк.ру мы предлагаем бесплатную демонстрацию нашего сервиса и дарим один месяц полнофункциональной работы EasyDocs.

Тарифы

Право использования EasyDocs предоставляется по годовой подписке, которая начинается от 15 000 рублей в год. 

1С:Зарплата и управление персоналом 8 (1С ЗУП)

https://v8.1c.ru/hrm/1s-zarplata-i-upravlenie-personalom-8-prof/.

Преимущества сервиса

1С остается популярной программой не только у бухгалтеров, но и у кадровиков. В ней можно не просто вести прием и увольнение сотрудников, но и считать зарплату, вести документы воинского учета, создавать трудовые договоры и приказы, штатное расписание, больничные листы, кадровые отчеты. 

Кроме того, при использовании сервиса «1С:Кабинет сотрудника» можно настроить взаимодействие бухгалтерии или кадровой службы и сотрудников. С телефона работник может отправить заявление, посмотреть свои расчетные листки и т.д.

Интеграция с 1С: ЗУП

Есть и легко подключается, в т.ч. в версии 1С:ФРЕШ.

Электронная подпись для сотрудника

Можно использовать ПЭП, сформированную системой (т.е. обычные логин и пароль идентифицируют пользователя). Также можно применять КЭП, полученную сотрудником в любом удостоверяющем центре.

Бесплатный тест сервиса КЭДО

Попробовать 1С: ЗУП в онлайн-версии можно бесплатно. Тестовый доступ предоставят официальные франчайзи. Вы можете найти список таких организаций на сайте 1С или посмотреть рейтинг “Клерка” компаний, которые являются партнерами 1С.

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

В 1С:ЗУП тот же привычный интерфейс, что и, например, в 1С:Бухгалтерии. Вот как выглядит оформление записи в электронной книжке:

Какие документы поддерживаются

В программе есть все необходимые документы по кадрам, дополнительно можно подключить обработки и формы, разработанные специально для организации. 

Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.

Расчеты с физлицами можно вести в 1С:ЗУП, а вот для самозанятых будет удобнее использовать обычную бухгалтерию, т.к. расчеты с ними равнозначны расчетам с различными поставщиками (ИП или организациями). Но при желании можно завести карточку на самозанятого, как физлицо и в 1С:ЗУП.

Скидки и акции

Их предоставляю партнеры 1С — официальные франчайзи. Информацию об активных акциях можно найти в блогах “Клерка”, например:

  • 1С:Франчайзи «Ю-Софт»
  • 42Clouds
  • Scloud
  • Калуга Астрал

Миотех

Система кадрового электронного документооборота (КЭДО)

Преимущества сервиса

Решение КЭДО от «Миотех» объединяет все ресурсы и системы компании: личный кабинет, ЗУП, внутренние базы данных и другие и донастраивает их, объединяя в эффективный бизнес-инструмент.

50% основных кадровых операций можно перевести на удаленное управление с применением ПЭП.

Благодаря внедрению КЭДО «Миотех»:

  • Ускоряются кадровые мероприятия
  • Снижаются риски возникновения ошибок
  • Сокращаются расходы на хранение и архивирование данных
  • Уменьшается время выполнения рутинных операций

У системы понятный интерфейс, а работать в ней можно из любой точки мира, где есть интернет.

Интеграция с 1С ЗУП

Есть.

Электронная подпись для сотрудника

Используется ПЭП и любая электронная подпись от аккредитованных УЦ.

Бесплатный тест сервиса КЭДО

Информация уточняется.

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

Информация уточняется.

Какие документы поддерживаются

Все типы кадровых документов:

  • заявления;
  • трудовой договор;
  • должностные инструкции;
  • графики отпусков;
  • приказы;
  • соглашения о неразглашении;
  • платежные ведомости;
  • переводы сотрудников;
  • справки о дохода;
  • расчетные листы;
  • документы об увольнении и др.

Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.

Возможно включение в систему любых электронных документов.

Скидки и акции

Информация уточняется

Кейс

ГК «КСК» в течение года выдает сотрудникам примерно 24 000 справок. На обработку одного документа уходило 1,5 часа, а срок получения в среднем занимал 3 дня.

Специалисты «Миотех» установили роботизированного голосового помощника. Теперь сотрудник может позвонить на горячую линию и подать заявку в отдел кадров, IT или бухгалтерию. Теперь на оформление документов уходит всего несколько минут.

Виртуальный помощник:

  • Распознает речь;
  • Анализирует запросы и уточняет причину обращения;
  • Создает заявку в системе ЭДО;
  • Формирует документы;
  • Записывает диалог.

До 80% обращений на линию обрабатывает помощник, для работы с документами достаточно всего 1 сотрудника. Ежемесячные затраты на ФОТ снизились на 360 тыс. руб.

Клиентами «Миотех» стали Мегафон, Альфа Страхование, Спортмастер, Роснефть и другие крупные компании.

Directum HR Pro

https://www.directum.ru/products/hr_pro

Преимущества сервиса

  • Снижение затрат на кадровое делопроизводство на 70%-90%.
  • 100% сотрудников принимают участие в ЭДО компании.
  • Система поддерживает все видов ЭП.
  • Осуществляется текущее и архивное хранение документов.
  • Интеграция с любыми учетными и HRM-системами клиента.

Интеграция с 1С ЗУП

Есть.

Электронная подпись для сотрудника

Можно пользоваться любой электронной подписью: квалифицированной, неквалифицированной и простой, включая облачную подпись.

Безопасность облачной подписи обеспечивается дополнительной аутентификацией по СМС.

Бесплатный тест сервиса КЭДО

По заявке, оставленной на сайте, можно получить демодоступ. Также за один рабочий день специалисты свяжутся с вами, рассчитают стоимость решения, учитывая штат сотрудников и ответят на ваши вопросы, а также проведут индивидуальную демонстрацию.

Больше о сервисе вы можете узнать из этого видео:

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

Интерфейс сервиса простой и понятный, никаких сложностей с работой у кадровика не возникнет:

Какие документы поддерживаются

Все кадровые документы. Есть готовые шаблоны организационных документов и регламенты.

Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.

Информация уточняется.

Скидки и акции

Информация уточняется.

Кейс

ООО «Мон’дэлис Русь» выпускает известные продукты на российском рынке, например, шоколад Alpen Gold, Milka, печенье «Юбилейное» и др.

1000 сотрудников компании используют систему цифровых кадров. Командировки, отпуска, ознакомление с приказами и другими ЛНА ведется в электронном виде.

Благодаря переходу на кадровый ЭДО:

  • ускорилось согласование приказов и ознакомление с ними сотрудников;
  • управление дисциплинарными взысканиями стало более прозрачным;
  • упростилась работа с табелями, ЛНА и регистрация документов.

Кадровые документы со стороны работодателя подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Со стороны работника — простой электронной подписью.

Дистанционные сотрудники используют УКЭП.

Подробнее о кейсе:

HR-Link

https://hr-link.ru/

Преимущества сервиса

Электронный кадровый документооборот сокращает рутинные операции и затраты на доставку документов. HRlink — это центр управления всеми документами сотрудников. Отправлять уведомления работникам можно по sms, email, Whatsapp, Telegram, Viber и API других сервисов.

Простота сервиса позволяет быстро внедрить его и начать использование.

В HRlink есть преднастроенная интеграция с 1С:ЗУП.

Сервис гарантирует, что документы клиента будут надежно сохранены в облаке. Для этого используется тройная репликация данных.

Интеграция с 1С ЗУП

Есть.

Электронная подпись для сотрудника

Облачная УНЭП генерируется внутри сервиса. Можно сразу подписывать документы через sms, мессенджеры или почту. Кроме того, авторизацию и подписание документов, подготовленных в HR-Link, можно проводить через сайт Работа в России с использованием ЕСИА (аутентификации на Госуслугах).

Бесплатный тест сервиса КЭДО

Можно подключить сервис бесплатно через банк ВТБ. Банк берет на себя расходы по подключению и использованию КЭДО.

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

Интерфейс понятен как для сотрудника кадровой службы, так и для рядового работника, что позволяет начать работу в нем без продолжительного обучения:

Какие документы поддерживаются

Все виды кадровых документов.

Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.

Информация уточняется.

Скидки и акции

Можно воспользоваться предложением о внедрении КЭДО от банка ВТБ.

Кейс

Компания Авиаслейс подключилась к КЭДО от HRlink. С помощью сервиса организован удаленный наём сотрудников, ускорены процессы оформления документов, снижена нагрузка на HR, уменьшены затраты на курьеров.

Благодаря внедрению цифровых кадров удалось сократить сроки выхода новых сотрудников на работу, а также привлечь кандидатов из разных частей мира.

В планах перевод оставшихся кадровых процессов в электронный формат.

Docsvision

https://docsvision.com/products/hr-workflow/.

Преимущества сервиса

  • Лёгкий и мобильный интерфейс. 95% пользователей считают интерфейс Docsvision простым и удобным.
  • Потоковый ввод документов: сканирование и распознавание, автоматическое распределение скан-копий в системе.
  • Быстрое подписание документов. Все виды электронных подписей.
  • Интеграция с кадровыми и другими системами. 

Интеграция с 1С ЗУП

Есть. Docsvision можно интегрировать с кадровой и учётной системами: 1С, SAP и другими кадровыми сервисами компании.

Электронная подпись для сотрудника

Поддерживаются все виды электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Бесплатный тест сервиса КЭДО

Можно заказать доступ к демоверсии продукта.

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

Какие документы поддерживаются

Можно оформлять широкий список документов:

  • по трудоустройству и увольнению;
  • управлению командировками;
  • оформлению отпусков;
  • формированию табеля;
  • предоставлению документов по запросам сотрудников;
  • ознакомлению с ЛНА;
  • оценке эффективности работы персонала и др.

Работа с самозанятыми, фрилансерами и т.д.

Информация уточняется.

Скидки и акции

Можно уточнить на сайте компании Docsvision.

Больше о переходе на КЭДО в этом ролике:

Кейс

В ПАО АК «АЛРОСА» система объединяет 18000 сотрудников на нескольких территориях. Сегодня проект поддерживают 7 сотрудников – архитектор-разработчик, инженер-администратор, 3 функциональных инженера и 2 сотрудника первой линии поддержки.

«АЛРОСА» — это 32 структурных подразделений, 17 дочерних и зависимых общества по всей России.

Ежедневно в системе создается 3000 документов, проводится 2600 согласований и выставляется более 9000 поручений исполнителям.

При внедрении были достигнуты две основные цели: сократить сроки согласования документов и повысить контролируемость процессов прохождения документов со стороны руководства. 

Также было достигнуто существенное сокращение объема бумажных документов. Уникальными в данным проекте были территориальная распределенность (компания разделена на 2 площадки – Москва и Мирный) и масштаб (за месяц осуществляется порядка 6,5 тысяч уникальных подключений к СЭД).

ТопФактор:Личный кабинет сотрудника

https://topfactor.pro/others/lichnyy-kabinet-sotrudnika/

Преимущества сервиса

«ТопФактор:Личный кабинет сотрудника» – инструмент самообслуживания сотрудника, где «в режиме одного окна» есть возможность получить доступ к кадровым и HR-сервисам. С помощью этого решения можно организовать работу сотрудников, поддержвать удаленное взаимодействие с руководителем и коллегами. Руководитель отдела (команды) получает доступ к согласованию запросов и кадровых документов по своим подчиненным, может решать задачи планирования, оценки результативности, управления развитием сотрудников. Администратор создает и настраивает в личном кабинете бизнес-процессы по согласованию и подписанию кадровых документов в электронном виде с помощью ЭЦП, а также маршруты и процессы (workflow), используемые для обработки запросов и обращений сотрудников.

Преимущества:

ТОП1

Интеграция с 1С ЗУП

Для работающих сотрудников личный кабинет создается на основании данных, полученных из кадровой системы. Персональные данные по новым сотрудникам, оформление которых происходит через «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника», могут передаваться в кадровую систему. Реализован двусторонний обмен электронными кадровыми документами. 

ТОП2

«ТопФактор:Личный кабинет сотрудника» является самостоятельным решением на платформе 1С:Предприятие, но при этом может быть интегрирован с другими корпоративными информационными системами:

ТОП3

Электронная подпись для сотрудника

Выпуск электронной цифровой подписи (ЭЦП) происходит в «Личном кабинете» сотрудника: интерактивное оформление и отправка заявления в аккредитованный удостоверяющий центр, автоматическая загрузка в ЛК «открытого ключа». В личном кабинете сотрудника возможно использовать следующие варианты ЭЦП: 

  • Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
  • Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • Простая электронная подпись (ПЭП);
  • Подписание документов с использованием портала «Работа в России» (авторизация посредством ЕСИА).

Бесплатный тест сервиса КЭДО

По заявке, оставленной на сайте, можно получить презентацию. Также специалисты свяжутся с вами, рассчитают стоимость решения, учитывая штат сотрудников, и ответят на ваши вопросы.

Больше о продукте «ТопФактор:Личный кабинет сотрудника» можно узнать из записи вебинара по продукту от 2 декабря 2021г, который ведет директор компании – Александр Белов. 

Какие документы поддерживаются

Для поддержки электронного кадрового документооброта существует около тридцати предопределенных видов кадровых документов, среди которых есть заявления, обращения, приказы, локально-нормативные акты и прочие. Для каждого вида документа, в свою очередь, можно подготовить несколько шаблонов и печатных форм и определить сценарий обработки таких заявлений/обращений. Например, заявление на отпуск может потребоваться согласовать с непосредственным руководителем, сверить его с утвержденным графиком отпусков, оправить на издание приказа в кадровую службу. Настройка шаблонов документов и маршрутов согласования производится администратором в пользовательском режиме. 

ТОП6 ТОП7

Работа с самозанятыми и фрилансерами

Информация уточняется.

Скидки и акции

Чтобы понять стоимость внедрения, нужно оставить заявку. Далее специалист предложит заполнить бриф для уточнения требований к системе, ее интерфейсу и интеграциям с другими продуктами. На основе полученных данных демонстрируются возможности программы с акцентом на задачи, которые стоят перед компанией. После демонстрации возможно получить доступ к демо-стенду. 

Скидки можно получить на предпроектное обследование для формирования ТЗ на внедрение и при реализации комплексного проекта, с использования нескольких модулей экосистемы:

  • «Управление по целям и KPI»;
  • «Управление талантами»
  • «Управление подбором персонала»
  • «Кафетерий льгот и магазин бенефитов»
  • «Управление вовлеченностью и командной эффективностью»

Кейс

Информация уточняется.

Калуга Астрал 

https://astral.ru/

Преимущества сервиса

Компания 19 лет работает в сфере IT. Разработала и внедрила широкий спектр продуктов для бизнеса, в том числе сервисы ЭДО для различных нужд: взаимодействия с контрагентами, сдачи электронной отчетности в государственные службы, кадрового документооборота. 

Продукт Астрал iКЭДО в 2022 году вошел в пятерку самых популярных ПО для кадрового делопроизводства. Преимущества:

  • Собственный УЦ: выпуск УНЭП для сотрудников прямо из сервиса.
  • Кадровый консалтинг: помощь кадровых экспертов на всех этапах внедрения и использования КЭДО.
  • Организация хранения электронных документов.

Перед тем, как сделать выбор в пользу сервиса, можно просчитать экономию от внедрения КЭДО на калькуляторе.

Интеграция с 1С ЗУП

В разработке. Готовность — август  2022.

Электронная подпись для сотрудника

Собственный удостоверяющий центр выпуска УНЭП ООО «Астрал-М». Дистанционный выпуск УНЭП из сервиса с идентификацией сотрудников через Госуслуги.

Бесплатный тест сервиса КЭДО

Информация уточняется.

Как выглядит сервис глазами сотрудника и кадровика

Каждому сотруднику создается Личный кабинет с доступом ко всем его документам.

Сотрудники отдела кадров имеют общий доступ к кабинету организации в разрезе своих прав на работу с подразделениями и типами документов. В сервисе реализованы:

  • маршруты согласования документов перед подписанием;
  • множественное подписание одного документа (реестр подписей).

Выпуск УНЭП из сервиса:

Загрузка сотрудников из файла или вручную:

Самостоятельное формирование типов документов кадровиком с указанием дисциплины подписания, видов подписи отправителя и создателя:

Загрузка документа:

Отправка конкретному сотруднику, нескольким или целому подразделению:

При создании документа есть возможность подгрузить дополнительные файлы (например, чеки для авансового отчета):

Создание маршрутов перед подписанием:

Какие документы поддерживаются

Не только все типы кадровых документов, но и авансовые отчеты, расчетные листки и т. д.

Работа с самозанятыми, фрилансерами и т. д.

Поддерживается.

Скидки и акции

Информацию о действующих акциях и скидках можно получить на сайте компании. 

Кейс

ООО «Астрал-Софт» перешли на КЭДО с помощью iКЭДО. Штат — 900 человек. Большинство сотрудников работают на удаленке. По предварительному расчету в следующем году компания сэкономит более 1 млн руб. только на услугах отправки документов почтой.

Закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

Статья подготовлена по материалам вебинара Ирины Журавлевой «Электронный документооборот в трудовых отношениях».

  • Какие документы переходят в цифровой формат
  • Каковы права и обязанности работодателей и работников
  • Как обмениваться документами
  • Как перейти на кадровый ЭДО
  • Как подписывать электронные документы
  • Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»
  • ЭКДО при форс-мажоре

Что изменилось

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи: 22.1, 22.2, 22.3, — которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО и правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

  • работодателей,
  • работников,
  • соискателей.

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Только на бумаге

На бумаге или электронно — по желанию работника

Можно только электронно — по решению работодателя

Трудовые книжки

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)

Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров

Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО

Локальные нормативные акты

Приказы (распоряжения) о увольнении работника

Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению

Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы

Журналы и ведомости инструктажей по охране труда

Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Каковы права и обязанности работодателей
и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

  • Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Вы обязаны только проинформировать их, что используете систему электронного кадрового документооборота.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

  1. ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
  2. ИС работодателя, если она позволяет:
  • подписывать и хранить электронные документы;
  • фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

С 1 сентября 2022 работодатель обязан обеспечить взаимодействие своей ИС и единого портала государственных и муниципальных услуг при наличии комплекса необходимых и достаточных условий, а именно:

  • работник осуществляет подписание электронных кадровых документов простой электронной подписью;
  • в качестве способа получения документов, связанных с работой, работник в своем заявлении указал получение соответствующих документов на «Госуслугах». Без этих условий интеграция ИС работодателя и Госуслуг — это право, а не обязанность работодателя (см. разъяснение в Письме Минтруда РФ от 06.10.2022 № 14-6/ООГ-6311).

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

  • письменно,
  • через ИС работодателя,
  • по электронной почте,
  • через ЕЦП «Работа в России».

Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

  • сведения об используемых ИС;
  • порядок доступа к ИС работодателя;
  • перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
  • перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
  • срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
  • сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
  • сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
  • порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
  • исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
  • процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
  • усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
  • простая электронная подпись.

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

  • усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
  • простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать: 

  • УКЭП;
  • УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
  • УНЭП, полученную через электронное правительство.

Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.

Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.

Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:

  • договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
  • дополнительных соглашений к договору;
  • приказов о дисциплинарных взысканиях,
  • уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

  • договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
  • дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
  • заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
  • ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
  • ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Следовательно, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

Сторона ТД Вид документов ИС работодателя ИС ЕЦП «Работа в России»
Работодатель Документы из особого списка УКЭП УКЭП, УНЭПгос
 
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос
Работник Документы из особого списка УКЭП, УНЭП, УНЭПгос УКЭП, УНЭП, ПЭПгос
Иные документы УКЭП, УНЭП, УНЭПгос, ПЭП

ЭКДО при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

  • Памятка по видам электронных подписей
    644.1 КБ

Скачать

Сегодня законодательство разрешает вести 80% кадровых документов в электронном виде. Для перехода на «цифру» необходимо выпустить электронные подписи для сотрудников, внести соответствующие изменения во внутренние документы и настроить работу электронной системы. Рассмотрим, какие программы кадрового ЭДО предлагает IT-рынок.  

СБИС: Управление персоналом

Удобная программа для обмена документами с сотрудниками на «удаленке» или в командировке. Ее можно интегрировать с любой учетной системой, в том числе и популярными 1С, SAP. Это поможет получать и отправлять любые кадровые документы.

В системе кадровик сможет работать с:

  • трудовыми договорами (договорами ГПХ);
  • заявлениями и приказами;
  • графиками отпусков и табелями учета рабочего времени;
  • трудовыми книжками;
  • расчетными листами;
  • больничными;
  • локальными нормативными актами и прочими документами.

Хранить их можно как в компьютере, так и «облачном» хранилище.

Каждому сотруднику доступен личный кабинет, где он может просматривать оформленные документы, подписывать их ЭП, отмечать время работы, отгулы или отпуск. На основе внесенной информации система автоматически заполнит табель учета рабочего времени или сформирует график отпусков.

Также в СБИС можно создавать должностные инструкции, например, по пожарной безопасности. Программа автоматически определит перечень сотрудников для ознакомления с документом, направит его им и соберет подписи.

В СБИС предусмотрена функция быстрого приема на работу. Кадровику достаточно отправить анкету кандидату, а после ее заполнения система проверит информацию о нем по разным базам. Она определит подлинность документов, юридическую чистоту, отсутствие судимости или судебных задолженностей. Также проверит, все ли требуемые документы предоставил соискатель.

Стоимость «СБИС: Управление персоналом» зависит от количества сотрудников и выбранного модуля. Тарифы — от 6 000 рублей в год, но есть бесплатная демо-версия.

Курсы повышения квалификации по Кадровому делопроизводству:

  • Все регионы России
  • Дистанционная форма обучения
  • Доступ 24/7
  • Удостоверение или Диплом установленного образца
  • Доставка по Почте России бесплатно
  • Регистрация всех выданных документов в ФИС ФРДО

От 5 000р           Подробнее о курсе!

Бланк удостоверения

КЭДО от Сбера

Система КЭДО от СберКорус (ООО «КОРУС Консалтинг СНГ») автоматизирует кадровые процессы и наладит обмен документами с дистанционными сотрудниками или самозанятыми.

С помощью программы можно:

  • формировать, отправлять и получать любые кадровые документы (трудовые договоры, приказы, заявления о трудоустройстве, график отпусков, журналы техники безопасности, инструкции и еще более 100 видов документов);
  • упростить процедуру трудоустройства и регистрации работников в системе КЭДО с помощью идентификации через SberID;
  • выпустить ЭП для каждого сотрудника;
  • быстро обработать большое количество документов без сбоев и ошибок;
  • хранить документы в «облаке» СФЕРА Архив;
  • настроить шаблоны документов и ускорить их оформление.

Каждый сотрудник получит доступ к личному кабинету, в котором сможет формировать заявления, подписывать кадровые документы. Большее удобство работы обеспечивает мобильное приложение. Благодаря интеграции по API КЭДО можно подключить к любой учетной системе, загружать и выгружать необходимую документацию.

Стоимость зависит от выбранных модулей и количества сотрудников, поэтому рассчитывается индивидуально после подачи заявки на подключение.

  EasyDocs

Эта система кадрового ЭДО попала в наш топ благодаря наличию бесплатной версии. В ней есть шаблоны всех кадровых документов, а удобный конструктор поможет создать свои. Софт можно самостоятельно подключать к любой учетной системой по API. Например, «1С:ЗУП» поддерживает расширение для интеграции с EasyDocs.

В программе кадровик сможет оформить отпуск, командировку, принять заявление, создать трудовой договор. Бланки документов обновляются после каждого изменения в законодательстве, и специалисту не нужно следить за этим. Многие документы заполняются автоматически на основании данных о сотрудниках, поэтому отсутствует риск допустить ошибки.

Если у вас уже есть электронная подпись и не требуется интеграция с IT-системами, то возможностей бесплатной версии для работы с документами будет вполне достаточно. В ней будут доступны:

  • шаблоны и бланки;
  • подписание документов в Телеграм;
  • их хранение в EasyDocs до 3-х лет;
  • неограниченная отправка документов внутри системы;
  • техническая поддержка;
  • виджет онлайн-заключения договоров.

Внедрение софта занимает всего 1 день и не требует установки сложных программ.

Кроме этих систем кадрового ЭДО IT-компании предлагают:

  1. HR-Link (есть демо-версия).
  2. КЭДО на базе «Контур.Диадок».
  3. «1С:ЭДО» (встроен модуль для работы с кадровыми документами).
  4. HR Pro: Легкий кадровый ЭДО.

Пока выбор несколько ограничен, но не исключено, что в скором времени после полного внедрения кадрового ЭДО появятся новые решения.

В конце ноября 2021 года вступили в силу статьи 22.1 – 22.3 Трудового кодекса РФ , которые дали возможность организациям и ИП с работниками вести кадровый документооборот только в электронном виде, без бумажных распечаток.

Пока что внедрение электронного кадрового документооборота в организации — дело сугубо добровольное. Но это лишь вопрос времени. Есть все предпосылки, что в недалёкой перспективе кадровый ЭДО станет обязательным. Поэтому уже сейчас работодателям надо быть в курсе основных моментов.

Какие документы можно вести в электронном виде при внедрении кадрового электронного документооборота

При внедрении кадрового электронного документооборота почти всю документацию можно перевести в электронный вид: локальные нормативные акты, договоры (трудовой, коллективный, ученический, о полной материальной ответственности), приказы работодателя, различные заявления, уведомления, извещения и объяснения, график отпусков и так далее. Проще сказать, что должно остаться на бумаге:

  • трудовые книжки, если работник не перешёл на электронную книжку (напомним, что у тех, кто сейчас впервые устраивается на работу, трудовая книжка может быть только электронной);
  • СТД-Р, если работник хочет получить бумажную форму;
  • приказы об увольнении;
  • журналы инструктажей по охране труда;
  • акты о несчастных случаях на производстве по форме Н-1.

Электронные кадровые документы и работодатель и работник должны подписывать электронной подписью. Для трудовых договоров, уведомлений об их изменении, договоров о материальной ответственности и приказов о дисциплинарных взысканиях работодателю понадобится квалифицированная подпись, работнику — неквалифицированная. Для остальных документов работодателю достаточно неквалифицированной подписи, а работнику — простой. Сотрудникам, у которых нет электронной подписи, её должен оформить работодатель за свой счёт.

Техническая сторона вопроса

В настоящее время КЭДО можно вести только с помощью вашей учётной программы, которая его поддерживает. Это может быть как софт, разработанный силами работодателя, так и программный сервис, приобретённый у стороннего разработчика.

Например, вы можете использовать облачный сервис кадрового делопроизводства iКЭДО, с помощью которого внедрите полный процесс электронного кадрового документооборота: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов.

Во втором квартале 2022 года открывается предзапись на внедрение продукта iКЭДО по минимальному тарифу.

Демонстрация системы КЭДО

Астрал iКЭДО приглашает вас на индивидуальную демонстрацию системы кадрового ЭДО. На примере вашей компании покажем, как оптимально внедрить кадровый ЭДО, а также расскажем про законодательные требования
к КЭДО, преимущества ведения и нюансы перехода

Есть и альтернативный вариант — бесплатная система на портале «Работа в России» с авторизацией работодателя и работника через Госуслуги. Сервис работает с 1 сентября 2022 года.

Почему внедрение кадрового электронного документооборота актуально уже сейчас

Обязательное внедрение КЭДО ещё только в планах — правительство пока что не требует вести кадровую документацию в электронном виде. Перейти на кадровое делопроизводство в электронном виде можно и потом, но на самом деле лучше уже сейчас. И вот почему.

В первую очередь необходимо учесть все практические преимущества внедрения электронного документооборота:

  1. Экономия времени.
  2. Обмен электронными документами происходит практически моментально.

  3. Минимизация ошибок в документах.
  4. Внедрение системы электронного документооборота позволяет избежать ошибок, поскольку во многих сервисах есть функция «умного редактора».

  5. Контроль за процессом обмена документацией.
  6. В любой момент можно узнать, в каком статусе находится документ: получен он или уже подписан.

  7. Освобождение помещений, выделенных под архив.
  8. Если организовать архив в электронном формате, это не только позволит освободить место в офисе, но и обеспечить сохранность документов, а также удобный доступ к ним.

Внедрение кадрового ЭДО позволяет сэкономить не только время, но и средства. Если наладить электронный документооборот в компании, это весомо сократит затраты на бумагу и копировальные расходники, а также на услуги курьерской службы.

Таким образом, за счёт внедрения КЭДО можно не только оптимизировать внутренний документооборот в компании, но и в значительной степени улучшить условия работы с документацией: сотрудники смогут быстро и безошибочно оформлять документы, передавать в один клик и отслеживать их статус.

Как работодателю перейти на КЭДО

Вот пошаговый алгоритм.

Шаг 1. Разработайте и примите локальный акт об электронном кадровом документообороте. Его можно оформить в виде положения или в виде приказа.
В ЛНА обязательно нужно прописать вот что:

  • какая информационная система будет использоваться для электронного документооборота;
  • перечень электронных документов и категории работников, в отношении которых ведётся электронный документооборот. Кстати, работодатель вправе перевести на КЭДО не всю компанию, а лишь какие-то отделы или, например, только дистанционных сотрудников;
  • с какой даты вводится КЭДО и в какой срок работники должны быть уведомлены о переходе на электронный документооборот. Тут всё полностью на усмотрение работодателя, закон не устанавливает никаких дат или периодов для таких действий.

В Положении о КЭДО можно также закрепить условия, описывающие порядок доступа работодателя к информационной системе, но это по желанию.

Скачать образец приказа о КЭДО

Шаг 2. Составьте и утвердите порядок ведения КЭДО. В Трудовом кодексе говорится, что это должен быть отдельный документ. Дублировать в нём положения из ЛНА ни к чему, а вот эти три момента урегулировать надо:

  • в какие сроки работники должны подписывать документы или расписываться в их ознакомлении. В ТК РФ никаких ориентиров нет, поэтому работодатель вправе установить сроки, что называется, «под себя»;
  • кто из персонала и как инструктирует работников по взаимодействию с работодателем в рамках КЭДО. Как правило, ответственным за инструктаж назначают руководителя отдела кадров;
  • в каких исключительных случаях документы, в отношении которых ведётся КЭДО, могут быть оформлены на бумаге. Пример такого случая — сбой в работе информационной системы, которая используется для КЭДО.

Скачать образец Порядка ведения КЭДО

Шаг 3. Направьте всем сотрудникам уведомление о внедрении КЭДО и получите их письменное согласие. С теми работниками, которые не дали согласие, продолжайте вести бумажный документооборот. У работников, которые в 2022 году впервые официально устраиваются на работу, не надо получать согласие. С ними можно сразу вести КЭДО.

Скачать образец уведомления о переходе на КЭДО

В заключение напомним: сроки хранения у электронных кадровых документов такие же, как и у бумажных. Например, трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении должны храниться 50 лет, а приказы о замечаниях и выговорах — три года.

В этой статье мы рассмотрим, как использовать кадровый электронный документооборот (КЭДО) в 1С на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8».

Чтобы перейти на использование кадрового ЭДО в программах 1С необходимо подключить сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Сервис 1С:Кабинет сотрудника полностью сохраняет существующие процессы кадрового учета в компании, их не придётся где-то дублировать или внедрять дополнительные модули или программы, для обработки заявлений. Все необходимые действие происходят в Вашей программе.

Просто к привычному порядку ведения учета добавляются элементы системы кадрового ЭДО.

Вот некоторые из этих элементов.

1. Получение и обработка электронных заявлений

Заявления от сотрудников поступают в раздел «Мои задачи» (в нашем примере используется заявление на отпуск).

Рис. 1. Электронные заявления от сотрудников в разделе «Мои задачи»

Открыв заявление, мы можем получить информацию о составе заявления, кем оно было согласовано (если документ требует согласования руководителя), кто составил заявление, тип заявления и необходимую для проверки информацию.

Нам доступны следующие действия с заявлением нажав кнопку «отказать» и написав комментарий мы можем вернуть заявление сотруднику. Мы можем принять заявление к исполнению и нажать «Ввести отпуск» после чего откроется необходимый раздел, а данные из заявления перенесутся автоматически.

Рис. 2. Работа с электронным заявлением сотрудника

2. Отправка документов на подпись сотруднику из печатной формы документа

После завершения всех необходимых хозяйственных операций в программе нажимаем кнопку «Печать» и выбираем нужный тип документа для отправки в кабинет сотрудника (в нашем примере приказ о предоставлении отпуска).

Рис. 3 Открываем печатную форму документа

В программах, где подключён сервис 1С:Кабинет сотрудника», для отправки документа на подпись сотруднику в печатной форме документа необходимо нажать кнопку «Передать в 1С:Кабинет сотрудника».

Рис. 4 Отправляем документ на подпись сотруднику

После нажатия кнопки «Передать в 1С:Кабинет сотрудника» программа попросит подписать документ усиленной квалифицированной электронной подписью организации. Если у сотрудника, оформляющего документ, нет права подписи, то можно переадресовать документ пользователю, у которого право подписи есть.

Аналогичным образом из печатной формы на подпись отправляются и другие документы, созданные в программе. Например, приказ о приёме, приказ о переводе, трудовой договор и другие документы.

Рис. 5. Пример передачи на подпись сотруднику электронной версии приказа о приеме на работу

В сервисе предусмотрена возможность загружать и отправлять свои версии печатных форм документов.

3. Отправка произвольных документов

В случае, когда необходимо отправить через кадровый ЭДО документ, который не был создан в программе, можно воспользоваться функцией создания произвольного документа.

Рис. 6 Создаем произвольный документ

В пункте 1 мы можем загрузить нужный файл, например, дополнительно соглашение, приказ по организации или любые другие документы.

В пункте 2 мы можем убрать необходимость подписания документов электронной подписью со стороны организации, например, если мы отправляем должностные инструкции.

В пункте 3 мы можем выбрать сотрудника, которому мы хотим отправить документ.

Если нужно отправить документ не одному, а группе сотрудников, то сделать это можно в пункте 4.

Пункт 5, кнопка «Отправить в 1С:Кабинет сотрудника», после нажатия которой документ будет предложено подписать электронной подписью организации, если мы не убрали галку в пункте 2 или выбрать пользователя у которого есть право подписи документов. После этого документ будет отправлен сотруднику или сотрудникам.

Помимо отправки произвольных документов, есть возможность загружать свои версии печатных форм документов в программу и после выполнения простых настроек, их можно будет отправлять как обычные документы, создаваемые в программе.

4. Архив электронных документов

Все электронные кадровые документы хранятся в программе в разделе «Документы кадрового ЭДО». Каждый документ снабжён статусом — подписан он сотрудником или нет.

Рис. 7 Архив электронных кадровых документов

Все документы доступны к выгрузке в виде архива, в котором содержится сам электронный документ в формате pdf и два файла электронной подписи, которыми этот документ был подписан.

Рис. 8 Выгружаем электронный документ и подписи

5. Отправка на ознакомление сотрудникам расчетных листков

После начисления заработной платы в разделе «Зарплата» нажимаем кнопку «Публикация расчетных листков».

Рис. 9 Передаем расчетные листки сотрудникам

После нажатия кнопки «Опубликовать» расчетные листки будут отправлены на подпись всем сотрудникам, у которых есть доступ к сервису и произведены начисления.

Рис. 10 Отправляем расчетные листки на подпись сотруднику

В этом же разделе есть функционал по учету выданных расчетных листков. Журнал ведется для каждого месяца, когда производилась отправка расчетных листков через сервис. В журнале отображается отметка был ли подписан расчетный листок сотрудником или нет.

Рис. 11. Учет выдачи расчетных листков и статусы подписи

Таким образом, внедрение кадрового ЭДО в 1С не потребует серьёзного пересмотра существующих процессов или порядка ведения учета. Сотрудники кадровой службы будут пользоваться привычным функционалом программных продуктов 1С.

Для внедрения сервиса 1С:Кабинет сотрудника рекомендуем обращаться к партнерам со статусом «Центр компетенции по кадровому ЭДО (1С:Кабинет сотрудника)».

Внедряйте кадровый электронный документооборот (КЭДО) с решениями от Такскома

«Такском-КЭДО» – быстрый юридически значимый обмен электронными документами между сотрудниками и работодателем

  • Снижение временных и финансовых затрат на документооборот
  • Кадровый документооборот без бумаги
  • Подключение КЭДО за 7 дней
  • Быстрый поиск кадровых документов

С Такском-КЭДО вы экономите

  1. Время руководителя и всех сотрудников на подписание документов;
  2. Время кадрового специалиста на создание, обработку и поиск документов;
  3. Средства компании на доставке документов, хранении, бумаге и оргтехнике;
  4. Деньги и время сотрудников на «удалёнке» на печать, отправку, ожидание бумажных документов.

Сервис Такском-КЭДО работает со всеми электронными документами, утвержденными ТК РФ, — их более 150 видов

  • Оформление отпусков

  • Направление в командировку

  • Ознакомление с локально-нормативными актами

  • Информирование работника о заработной плате

  • Оформление кадровых документов в отношении дистанционного работника и др.

Экономия в цифрах:

В 3 раза

icon

снижение нагрузки
на кадровую службу

В 5 раз

icon

сокращение времени
обработки документов

До 80%

icon

экономия расходов
на поддержание бумажного
документооборота

На 100%

icon

исключение потери
документов

Стоимость подключения 1-го сотрудника –

от 1 000 ₽/год

  • Бесплатная электронная подпись для сотрудников
  • Модуль «1С:ЗУП» или интеграция с вашей учётной системой
  • Мобильное приложение
  • Техподдержка 24/7

Подключиться

Как работает КЭДО

  • Сотрудникам оформляются электронные подписи

  • Создаются кабинеты ЭДО для сотрудников

  • Кадровый специалист создаёт документы в сервисе Такском-КЭДО, отправляет их сотруднику на ознакомление и подпись

  • Сотрудник подписывает документы при помощи электронной подписи нажав всего одну кнопку на смартфоне или ПК

  • Кадровый специалист видит изменение статуса документа в онлайн-режиме

Аналогичным образом сотрудник может отправить заявление кадровому специалисту через личный кабинет в сервисе Такском-КЭДО

Следуйте трендам. Будьте актуальны. Digital-HR – это ближайшее будущее!

Получите индивидуальное предложение

Оставить заявку

С «Такском-КЭДО» вы получаете

  • Моментальный обмен документами между кадровой службой и сотрудником
  • Придание юридической значимости электронным документам
  • Удалённый выпуск и администрирование электронных подписей сотрудников
  • Готовый модуль для 1С:ЗУП
  • Согласование документов с руководителем
  • Использование существующих технических средств компании при работе КЭДО
  • Хранение и защиту электронных документов

video

Этапы внедрения кадрового электронного документооборота

  • Сбор требований

    Обсудим с вами процессы и задачи вашего бизнеса, предложим оптимальный набор модулей и тариф, продемонстрируем работу сервиса Такском-КЭДО

  • Внедрение

    Внедрим выбранный вами вариант Такском-КЭДО

  • Обучение сотрудников

    Обеспечим ваших сотрудников подробными инструкциями, технической и консультационной поддержкой

  • Техподдержка 24/7

    Обеспечим техническую и консультационную поддержку пользователям Такском-КЭДО

Стоимость услуги

Цена услуги зависит от количества сотрудников и вида систем кадрового учёта в организации. Получите индивидуальные условия подключения, оставив заявку в форме ниже.

Я согласен на обработку персональных данных

Совершая действия по отправке заявки в ООО «Такском», я даю свое согласие на получение от ООО «Такском» информационных и рекламных сообщений на указанный выше мой абонентский номер и/или адрес моей электронной почты, а также выражаю свое согласие с обработкой моих персональных данных (ФИО, абонентский номер, адрес электронной почты) ООО «Такском» включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение) извлечение, использование, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение в целях оказания мне консультации по выбору тарифа и информировании меня об услугах и продуктах ООО «Такском». Я извещен о возможности отзыва мной настоящего согласия путем обращения в ООО «Такском» и подачи заявления об отзыве согласия по утвержденной форме. Настоящее согласие действует с момента отправки мной заявления в ООО «Такском» до момента подачи мной заявления об отзыве этого согласия.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:

Другие крутые статьи на нашем сайте:

  • Прибыльный бизнес в 2022 году в россии с минимальными вложениями
  • Программное добавление реквизитов управляемой формы 1с шпаргалка
  • Прибыльный бизнес в 2023 году в россии с минимальными вложениями
  • Программы инновационного развития запущены в следующих компаниях
  • Программы мотивации в проектно ориентированной компании курсовая

  • 0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Подписаться
    Уведомить о
    guest

    0 комментариев
    Старые
    Новые Популярные
    Межтекстовые Отзывы
    Посмотреть все комментарии