Программа для учета денежных средств в бизнесе

Иногда специфика малого бизнеса требует для учета продаж и финансов минимального набора инструментов, который может уместиться в мобильном приложении. Далее будет рассмотрен рейтинг лучших 20 бесплатных программ для предпринимателей, помогающих им в повседневной работе.

№1 Приложение «ЕКАМ.Бизнес»

Мобильная программа для малого предпринимательства ЕКАМ.Бизнес является лучшей в своем сегменте.

Она позволяет следующее:

• контролировать расходы и доходы;
• просматривать финансовые результаты;
• формировать себестоимость услуг и товаров;
• вести базу контрагентов;
• создавать заказы и изменять их статусы;
• учитывать оплату на банковский счет или карту.

Для регистрации предпринимателю достаточно ввести email, реквизиты компании и телефон. После этого весь функционал приложения становится доступным.

Кроме того, у программы имеется веб-версия, которая открывается в браузере путем считывания QR-кода со смартфона. Предприниматель может выбирать себе для работы более удобный интерфейс. Имеется вариант приложения на Андроид и iOS.

№2 Приложение «Trini POS»

Программа Trini POS позволяет использовать смартфон как полноценную POS-систему для учета продаж. Регистрация занимает меньше минуты, после подтверждения email можно наполнять базу товарами.

Приложение предлагает предпринимателям следующие возможности:

• формирование базы товаров по категориям;
• ручной ввод продаж и формирование чеков;
• просмотр статистики продаж;
• анализ популярности товаров;
• мониторинг остатков.

Складской функционал практически отсутствует. Программа подойдет для кафе, ресторанов, салонов красоты с небольшим потоком клиентов. Имеется вариант приложения на Андроид и iOS.

№3 Программа «Мобильная касса и склад»

Приложение предназначено для сферы розничных продаж. Учет в нем может вестись как автономно, так и с подключением онлайн-касс.

Функционал программы следующий:

• учет продаж, закупок, списаний, документов;
• ведение справочников товаров, контрагентов, товарных категорий;
• отчеты по оборотам и остаткам товаров;
• просмотр движения денежных средств;
• отправка отчетов по почте или их экспорт в *.CSV формате;
• реализация скидок.

Приложение можно переносить на другие устройства за счет возможности экспорта и импорта всех данных. Оно подойдет для пункта выдачи заказов, розничного магазина, курьерской доставки или выездной торговли. Имеется возможность загрузки приложения на Андроид.

№4 Приложение «1С: Торговля и Склад. Учет продаж. 1С Предприятие»

Это приложение разработано при участии компании 1С. В итоге появилась полнофункциональная программа для торговли и ведения базовой бухгалтерии.

В возможности приложения входит:

• складской учет;
• осуществление продаж;
• ведение клиентской базы;
• взаиморасчёты с контрагентами;
• поддержка сканера штрихкодов;
• ведение финансового учета.

Также, за отдельную плату, в приложении предусмотрен расширенный функционал, позволяющий проводить синхронизацию с другими гаджетами,  управлять учетом сразу в нескольких магазинах и др. Имеет возможность подключения баз данных из других продуктов 1С. Приложение предназначено для использования на Андроид и iOS.

№5 Программа «Учет магазина склада»

Это простая программа для ведения продаж в магазине и учета складских запасов.

Возможности приложения минимальны, но достаточны для многих предпринимателей с небольшим количеством сделок.

Программа позволяет осуществлять следующие операции:

• распечатывать накладные на принтере с Wi-Fi;
• учитывать закупки и продажи;
• проводить инвентаризацию;
• идентифицировать товары по штрихкоду;
• формировать отчеты по продажам.
• архивировать данные.

Базы контрагентов и модуля учета взаиморасчётов с ними в «Учет магазина склада» не предусмотрено. Имеется возможность загрузки программы на iOS.

№6 «Smart Business – торговля»

Программа Smart Business предназначена для учета задолженностей, товаров и сбора заказов. Она станет хорошим помощником для руководителей небольших компаний, торговых представителей и обычных продавцов.

В программе предусмотрены такие возможности:

• сбор заказов от клиентов;
• учет оплат;
• учет продаж и закупок;
• отчетность по долгам, товарным остаткам, финансовым результатам;
• организация справочников, фильтров, журналов;
• синхронизация между устройствами;
• импорт/экспорт данных.

Программа имеет много настроек и внутренних меню, что несколько затрудняет работу с ней на смартфоне. Акцент в приложении сделан на сборе заказов, что выделяет его среди конкурентов. Программа предназначена для использования на Андроид.

№7 Приложение «Sales System»

Программа Sales System предназначена для складов и торговых точек. Бесплатная версия поддерживает работу только с одним магазином. В остальном же функционал приложения довольно широкий.

Он позволяет:

• выписывать первичные документы;
• продавать товары;
• идентифицировать товар, сканируя его штрихкод;
• планировать закупки, ориентируясь на остатки;
• регулировать цены;
• формировать детализированные отчеты;
• проводить инвентаризацию.

Таким образом, приложение Sales System является универсальным инструментом для предпринимателей, занимающихся продажами. Скачать его можно в версии для Андроид.

№8 Программа «Учет товаров – простой склад»

Приложение предназначено исключительно для учета складских операций.

В бесплатной версии доступен следующий функционал:

• создание карточек товара с фото, наименованием, штрихкодом;
• группировка товаров;
• импорт документов из Excel;
• учет приходных и расходных складских операции;
• формирование отчетов по обороту товаров, продажам, поступлениям;
• инвентаризация склада.

В платной версии становится доступным указание цен товаров, соответственно предприниматели получают возможность формировать отчеты по прибыли. Присутствует и возможность протестировать этот функционал в триальном режиме 7 дней. Приложение предназначено для использования на Андроид.

№9 «Учет продаж/кассовый аппарат — W&O POS»

Разработчики позиционируют это приложение, как Restaurant Point of Sale, то есть предназначенное для ресторанов.

В реальности программой могут успешно пользоваться кафе, бары, точки продаж фастфуда и другие подобные заведения.

В возможности программы входит:

• учет заказов по столам;
• разделение чаевых и официального платежа;
• учет по нескольким системам налогообложения;
• идентификация плательщика по номеру телефона (удобно при доставке еды на дом);
• формирование отчетности;
• настройка реквизитов чека.

Приложение работает автономно, без обращения к центральному серверу, данные хранятся на устройстве пользователя. Это одна из лучших специальных программ для сферы общепита. Имеется возможность загрузки приложения на Андроид.

№10 Приложение «Розничная торговля»

Программа предназначается, прежде всего, для собственников магазинов, киосков и точек продаж.

Она позволяет контролировать различные денежные операции:

• закупки;
• инкассацию;
• возвраты товаров поставщику;
• списания;
• передачу денег;
• накладные расходы и прочие.

Спецификой приложения является то, что весь учет ведется исключительно в денежной форме без товарного справочника. Поэтому работа с программой становится простой и занимает минимум времени предпринимателя. Кроме того, функционалом предусмотрено формирование отчетов по прибыли, что является очень важным для руководителя бизнеса.

Скачать приложение можно в версиях для Андроид.

№11 «Касса МойСклад»

Это приложение разработано для розничных магазинов, служб доставки и предпринимателей, занимающихся выездной торговлей. Бесплатный функционал минимальный: с помощью программы можно регистрировать продажи, возвраты, учитывать посменный график работы. Ни финансовой отчетности, ни справочников, ни меню закупок здесь не предусмотрено. Доступны только итоги работы каждой смены с возможностью учета инкассации денежных средств.

Расширенный функционал становится доступным лишь в платной версии, в которой в приложение можно подгрузить данные из внешних баз. Скачать приложение можно в версиях для Андроид и iOS.

№12 Приложение «Мой бизнес»

Программа «Мой бизнес» разработана для малого и среднего бизнеса. Она обеспечивает складской учет и калькуляцию производства продукции, позволяя формировать её себестоимость.

Функционал приложения предусматривает:

• складской учет товаров, сырья, готовой продукции;
• учет денежных средств без указания каждой продажи;
• калькуляцию себестоимости;
• финансовые отчеты;
• расчет рентабельности;
• учет дополнительных расходов (транспорт, зарплата, банк и т.п.).

Возможности приложения рассчитаны преимущественно на руководителей объектов розничной торговли и на сферу услуг. Интерфейс продаж и закупок малофункционален. Разработчиками предусмотрен вариант приложения только на Андроид.

№13 Мобильная торговля sTrade

Торговое приложение предназначено для использования различными категориями лиц в розничном бизнесе.

Оно имеет широкий функционал для:

• торговых агентов – сбор заявок, учет денежных операций, планирование деятельности;
• продавцов – прямые продажи, заказы, оформление возвратов;
• руководителей – контроль работы торговой точки;
• складских работников – инвентаризация, внутреннее перемещение;
• ревизоров – мониторинг цен, формирование отчетов, инвентаризация ТМЦ.

Приложение способно обмениваться данными с внешними базами через FTP. Встроенных возможностей вполне достаточно для любого розничного малого бизнеса. Стоит отметить, что работать со столь большим набором функций удобнее на планшете. Скачать приложение можно в версии для Андроид.

№14 «1C:Учет для малого бизнеса»

Приложение является самостоятельной автономной программой для организации учета в сфере торговли и услуг. В нем реализован учет движения и остатков товаров, расчетов с контрагентами, учет доходов и затрат.

Имеется возможность формирования прайса, отправки коммерческих предложений.

Программой предусмотрены такие операции:

• реализация/оплата;
• учет затрат;
• счет на оплату;
• оприходование товаров;
• сборка, списание товаров;
• формирование коммерческих предложений.

Имеется возможность настройки параметров шаблона счета, в том числе печать на нем логотипа компании. Загрузка сведений из внешних баз не поддерживается. Разработчиками предусмотрен вариант приложения на Андроид.

№15 «StandPOS: Учет розничных продаж для малого бизнеса»

Является довольно малофункциональным приложением, предназначенным для продаж в заведениях общепита, кофейнях, барах.

Среди поддерживаемых операций:

• реализация, перемещение, приход, инвентаризация товаров;
• формирование журналов в соответствии с основными операциями;
• ведение справочников номенклатуры, контрагентов, рецептов, торговых точек и пр.

Работа приложения оптимизирована под торговлю питанием, но его можно использовать для учета продаж и любой другой продукции. В бесплатной версии имеется возможность управления сетью торговых точек. Присутствует вариант приложения на Андроид.

№16 Приложение «Vvs Мобильная Торговля»

Программа разработана с акцентом на торговлю под заказ. Также к особенностям приложения можно отнести глубокую детализацию параметров продукции в товарной карточке.

В основном меню всего 4 пункта:

• заказы;
• товары;
• клиенты;
• отчеты.

Отдельный модуль продаж в приложении отсутствует, что делает его неудобным для использования при интенсивной торговле. Программа подойдет и для сферы услуг, учет которых также предусмотрен. Помимо совершения основных торговых операций, в программе предусмотрена печать многих первичных форм документов: накладных, чеков, счетов и других.

Скачать приложение можно в версии для Андроид.

№17 «BuySell Inventory»

Особенностью приложения является его недостаточно понятный перевод на русский язык. Изначально оно разрабатывалось для англоязычной аудитории, а затем русифицировалось. Несмотря на этот недостаток, возможности приложения по ведению розничной торговли довольно обширные.

В нем можно вести справочник товаров, покупать их, продавать и формировать детализированные отчеты. Также функционалом предусмотрена возможность торговли акциями, хотя для российских предпринимателей это является лишним.

В отдельное меню выделен учет побочных доходов и расходов, в котором можно контролировать личные финансы или взаимоотношения с партнёрами по бизнесу. Программа предназначена для использования на Андроид.

№18 «Мобильный кладовщик lite»

Для собственников и работников складов это приложение будет отличным помощником. Но его главным недостатком является отсутствие ценового учета, вводить можно только количество товара.

В остальном же приложение имеется довольно широкий функционал:

• формирование справочника товаров;
• группировка товаров, присвоение им штрихкода;
• поддержка различных единиц измерения;
• инвентаризация;
• учет пересортицы;
• сборка/разборка товаров;
• детализированные складские отчеты;
• архивирование данных.

В приложении не хватает возможности формирования и вывода складских документов на печать. Но удобный интерфейс делает программу довольно привлекательной. Разработчиками предусмотрен вариант приложения на Андроид и iOS.

№19 «Торговый агент»

Это приложение создано для удобного учета заказов и продаж торговыми агентами. Также оно подойдет предпринимателями, работающим в сетевом маркетинге или продающим продукцию исключительно по предварительному заказу. В программе предусмотрен справочник товаров с ценами.

Также реализована функция создания заказов и изменения их статусов, имеется возможность отправки клиентам СМС и email. Полноценного учета продаж «Торговом агенте» нет, но удобная функциональность по заказам может быть полезна многим предпринимателям.

Программа предназначена для использования на Андроид.

№20 «Торговля с планшета 1С»

Несмотря на название, приложение устанавливается практически на любой мобильный гаджет. Оно предназначено для ведения самой разнообразной розничной торговли.

В приложении предусмотрен практически весь стандартный набор функций:

• учет продаж и поступлений;
• товарные и финансовые отчеты;
• контроль остатков;
• складской учет;
• формирование справочников;
• вывод документов на печать.

Главным минусом программы, по мнению пользователей, является запутанный и интуитивно непонятный интерфейс. Поэтому обучаться работе с софтом довольно сложно, особенно учитывая отсутствие помощников.

Скачать приложение можно на гаджеты с Андроид.

Для выбора наиболее подходящего приложения желательно попробовать установить их все, начиная с первого – ЕКАМ.БИЗНЕС. В итоге каждый предприниматель найдет себе удобную и надежную программу-помощника.

Я финансист, последние 13 лет помогаю малому и среднему бизнесу внедрить и автоматизировать управленческий учет, чтобы руководитель принимал решения на основании полных данных.

Судя по моей практике, у предпринимателей примерно одни и те же проблемы. Они хотят понимать, как предотвратить кассовый разрыв, избежать просрочки долгов, увеличить выручку и прибыль. А еще хотят сделать так, чтобы поменьше считать, а побольше принимать решения.

Для этого и нужен управленческий учет — с его помощью можно отслеживать динамику денег, прогнозировать выручку и расходы, контролировать запасы и производство. И принимать на основе всего этого решения по развитию дела.

Учет лучше вести с самого старта компании. Из моей практики без управленческого учета на плаву остаются только те компании, у которых ошибки руководителя прощает маржа. Или обороты настолько малы, что все цифры можно держать в голове.

Принцип работы у всех сервисов одинаковый: предприниматель загружает в них данные, а программа составляет на их основе отчеты. Различия в том, какие данные и как может обработать сервис, какие отчеты и показатели вывести, а также в самом подходе к управленческому учету у создателей и разработчиков.

Я сравнила четыре сервиса управленческого учета: «Финансист», «Планфакт», «Финолог» и «Финтабло» — об этих сервисах меня чаще всего спрашивают клиенты. Расскажу, как они могут помочь и чем отличаются.

Должна предупредить, что этот материал содержит много сложной финансовой информации и будет полезен в первую очередь специалистам и руководителям, которые имеют хотя бы небольшой опыт работы с управленческим учетом.

Чем могут помочь онлайн-сервисы

Онлайн-сервисы управленческого учета решают сразу несколько задач:

1. Собирают важные показатели в одном месте и приводят их в понятный вид — выручку, прибыль, долги, капитал, расходы, деньги, товарные запасы.
2. Собирают информацию по всем компаниям, источникам и направлениям, которыми занимается бизнес. Например, в вашем бизнесе несколько юридических лиц, несколько расчетных счетов и касс и больше десяти источников поступления и расхода денег — все это можно собрать в одном месте и увидеть общую картину.
3. Дают возможность быстро получать данные и принимать решения на их основе.

Например, можно отслеживать отклонения от обычных значений в отчете о движении денежных средств. Или прогнозировать кассовый разрыв.

Как работают сервисы

Если вы ведете учет в таблице, нужно вручную собирать данные по доходам, расходам, поступлению денег и запасам по каждой компании и направлению. Потом записывать их в таблицу, прописывать формулы и собирать сводный отчет — например, о движении денежных средств. Это долго и сложно.

Сервисы управленческого учета умеют подключаться к приложениям банков и другим программам и автоматически загружают нужную информацию. Недостающие данные можно также импортировать в сервис, а он все обработает и выдаст итоговый отчет. Это делается быстрее и снижает количество ошибок.

В «Финтабло» можно просто поставить цифру сразу в отчет, если учет ведется в другом месте — например, через «Мой склад», а остальное подгрузить автоматически. «Финансист» умеет загружать данные из 1С без участия пользователя. «Планфакт» и «Финолог» автоматически загружают все денежные операции, но сведения об отгрузках придется вносить вручную.

Что мы будем сравнивать и на основе каких данных

Среди моих клиентов есть компания — предприятие с небольшой выручкой и двумя разными направлениями деятельности: лесозаготовки и строительно-монтажные работы. Назовем ее «Осина». Компания создана 10 лет назад, а в моем распоряжении есть 2020 год, по данным которого мы сравним итоговые показатели во всех сервисах.

В целом дела у «Осины» идут хорошо, но управленческий учет она ведет в таблицах, и это занимает в среднем 3—4 часа в неделю. Я хотела понять, можно ли с помощью сервисов сократить время, получить более современный вид отчетов и увеличить их гибкость, при этом не тратя дополнительные часы на внесение изменений.

Поскольку два сервиса не умеют загружать данные из 1С, а один выгружает оттуда только банковскую выписку, я решила дать сервисам одинаковые стартовые условия. Вручную загрузила в каждый сервис по два файла с выписками расчетных счетов в формате xml и данные по кассе.

Что будем сравнивать. Возьмем отчеты о движении денежных средств — их умеют делать все сервисы. И составим их по двум направлениям компании и видам деятельности — операционной, финансовой и инвестиционной. Направления — лесозаготовки и строительно-монтажные работы — в сервисах называют проектами.

Еще оценим возможности каждого сервиса по таким характеристикам:

1. Как сервис составляет отчет о прибылях и убытках.
2. Показывает ли баланс и насколько качественно.
3. Как выглядит главный экран.
4. Сколько стоит сервис.
5. Какие есть дополнительные возможности, важные для бизнеса.

Все сервисы предоставляют 14-дневный тестовый доступ с расширенными функциями и демонстрацию сервиса от специалиста. Времени вполне хватит, чтобы загрузить все операции и оценить первые результаты.

Также в каждом сервисе есть удобный интерфейс с кучей подсказок, обучающих видео и инструкций по заполнению. Для меня самым понятным оказался «Финансист» — подсказки в нем интегрированы в сами действия. А самым неудобным — «Планфакт», подсказок там маловато. Тем, кто только начинает разбираться с управленческим учетом в целом, наиболее удобно будет работать в «Финтабло»: помимо инструкций по самому сервису в каждом разделе есть видео и статьи по теории учета.

Что такое правило разнесения

Данные о движениях денежных средств у всех четырех сервисов загружаются одинаково: операции загружаются, затем проходят через правила разнесения и отражаются в соответствии с ними.

Правило разнесения — это фильтр, по которому сервис сортирует операции с деньгами.

Наша тестовая компания «Осина» занимается лесозаготовками и строительными работами. Чтобы отслеживать выручку по этим направлениям, сервис должен «понимать», за что пришли деньги — за партию древесины или за проект по строительству дома, и разносить эти платежи в нужные категории.

Поэтому в правилах разнесения можно указать, чтобы все платежи, где в назначении есть слово «древесина», отражались как поступления денег по лесозаготовкам.

Если интегрировать сервис с банком или онлайн-кассой, операции будут обновляться автоматически, проходя через правила, как через сито.

Вот так, например, выглядят правила разнесения у «Планфакта»:

Логика составления правил — такая же, как и при работе с экселевскими формулами. Вы задаете программе условие, например назначение платежа, и инструкцию — что делать с операцией при соблюдении этого условия — например, отнести платеж к этому проекту и такой-то статье движения денег.

Правила придется вводить вручную. После этого сервис будет автоматически распределять денежные поступления.

«Планфакт»

«Планфакт» показался мне наиболее простым и понятным сервисом по учету денежных операций. У него есть все самые необходимые функции, с ним легко взаимодействовать тем, кто хотя бы раз пробовал вести учет в таблице или программе.

Как работает сервис. Банковские операции сервис автоматически подгружает из большинства известных банков, например Тинькофф, «Точки», «Альфа-банка». Также можно загрузить выписку из 1С и подключить интеграцию с «Битрикс-24», amoCRM и эквайрингом от «Юкассы». Операции можно загружать вручную из таблицы в «Экселе» и добавлять через бота в «Телеграме».

Правила разнесения находятся в разделе «Настройки» и создаются отдельно для каждого условия. Не хватает варианта «не содержит», который бы позволял корректно разделять покупку товаров и услуг.

Например, ООО «Завод» продает станки и оказывает сервисные услуги. Когда клиент за раз покупает станок и платит за сервисное обслуживание, программа может отнести платеж и к категории услуг, и к категории «Станки» — зависит от того, что клиент укажет в назначении платежа.

Тогда в программе можно задать такое условие: если контрагент — ООО «Завод», а назначение платежа не содержит слово «сервис», то этот платеж проходит в категорию «Станки». В «Планфакте» такой возможности нет.

Отчет о движении денежных средств. Все денежные операции сервис разделил на виды деятельности — операционную, финансовую и инвестиционную. Каждый раздел можно раскрыть и посмотреть по статьям, по каждой цифре можно посмотреть, из каких операций она состоит.

Отчет нельзя одновременно посмотреть в разрезе нескольких проектов сразу и сравнить показатели — придется выгружать в «Эксель» и делать все вручную. Но в целом пользоваться удобно: по кнопке «Настройка» можно отметить нужные показатели, сверху можно выбрать нужную компанию, период, контрагента или проект.

Отчет о прибылях и убытках. Если предприниматель захочет составить отчет о прибыли и убытках, придется вручную проставить дату начисления каждой денежной операции. Максимум, что можно здесь автоматизировать — загрузить реестр операций, но ни один менеджер не дал мне гарантий, что он загрузится корректно, поэтому все равно придется проверять вручную.

Баланс. Учет показателей баланса в сервисе не реализован, поэтому баланс для большинства пользователей выглядит как отчет с цифрами. Показатели вроде амортизации и операции по учету запасов, производства и начислению зарплаты придется вычислять вручную.

Главный экран. На главном экране сервис показывает:

1. Прибыль компании.
2. Денежный поток.
3. Остатки на счетах.
4. Структуру платежей.
5. Самых доходных клиентов компании.
6. Расчет прибыльности проектов.

Добавить свои блоки не получится.

Дополнительные возможности. У «Планфакта» есть бот в «Телеграме», с помощью которого можно вносить операции и получать отчеты по компании прямо в мессенджере. Там же можно вести простой учет счетов — смотреть, оплатил ли клиент счет или нет, есть ли просрочки.

Еще к каждой операции в «Планфакте» можно прикрепить файл — например, скан счета на оплату.

Кому подойдет сервис. Сервис подойдет тем, кому нужен простой учет денег, или у кого есть возможность вводить и проверять фактические операции вручную.

«Планфакт»

Плюсы

Удобное дробление операций и бюджеты. Интуитивно понятное распределение затрат по нескольким проектам сразу. Заполнять бюджеты по статьям и проектам в «Планфакте» удобнее всего. Понятный дашборд. Все графики и ключевые показатели крупные и достаточно детальные. Много показателей. В отчете о прибылях и убытках есть и маржинальная прибыль, и EBT, и EBIT, и EBITDA. Простой интерфейс с минимумом настроек. Есть бот в «Телеграме» и мобильная версия — удобно вносить операции на бегу.

Минусы

Интеграция с 1С только по выписке. Ни о каком факте в данном случае речи не идет, интеграция односторонняя и только банка. Баланс и отчет о прибылях и убытках достоверны, если вносить данные вручную. Если нет человека, который бы этим занимался, сервис покажет просто цифры, не более того. Жесткие правила разнесения. Можно выбрать контрагента, но невозможно поставить условие «не содержит» или «не равно». Нельзя добавить свои варианты показателей. Например, выручку на сотрудника посчитать не получится. Нельзя скопировать правило. Когда разных операций много, это сильно замедляет.

«Финансист»

Сервис позиционирует себя как систему для финансового планирования, формирования управленческой отчетности и визуализации данных. Внешне он похож на полноформатную программу по ведению управленческого учета: функционал и детализация довольно серьезные.

Работу в сервисе «Финансист» сразу предлагает начать с создания финансовой модели и разработки статей, при этом каждый шаг сопровождается подсказкой.

FinReport — это отдельный отчет по денежным показателям на основе данных из банков и 1С. Он показывает краткую оперативную информацию по компании. Стоимость зависит от количества компаний, его можно использовать как совместно с сервисом, так и отдельно.

Отчет содержит:

1. Информацию об остатках на счетах — сводно и в разрезе компаний и кошельков.
2. Прогноз кассового разрыва.
3. Данные по выручке за предшествующий период.
4. Количество оплат и средний чек.
5. Прогноз выручки и расходов на основе данных прошлых периодов.
6. Дебиторская задолженность — сводно, по крупнейшим контрагентам, просроченным, новым и старым клиентам.
7. Данные о вчерашних операциях в банках.

Как работает сервис. Сначала сервис предлагает создать финансовую модель и определить статьи доходов и расходов. Затем нужно загрузить файл с операциями и настроить правила разнесения.

Все правила сгруппированы по виду: перемещение денег, расходы и приход. Для денежных операций правил всего три: для переводов между счетами, для списаний и для поступлений. Внутри каждого много настроек.

Отчет о движении денежных средств. Все операции сервис разделил по видам деятельности и по проектам. Отчет можно настроить — добавить свои показатели и скорректировать те, что есть. В других сервисах так сделать не получится.

В получившемся отчете есть масса фильтров: по организациям, по банковским счетам, проектам и их статусам. Сам отчет может быть двух видов: план-факт и платежный календарь. Настроить его можно тоже по-разному, например сравнить с плановыми показателями или фактом прошлых периодов, вывести абсолютные или относительные отклонения, включить собственные расчетные или произвольные показатели. Каждую статью и цифру можно разложить на составляющие и проверить разнесение.

Отчет о движении денежных средств не слишком удобно смотреть, потому что все неразнесенные операции попадают в условный дополнительный проект «Остальные», из-за чего появляются отрицательные значения. Некоторым компаниям важно отслеживать не только финансовые результаты по направлениям, но и поступления, и списания, чтобы вовремя отследить аномалии в ожидаемых показателях.

Отчет о прибылях и убытках. В «Финансисте» он составляется на основании данных, которые пользователь загружает из бухгалтерских программ или вносит вручную. В сервисе разделены денежные документы и операции, относящиеся к отчету о прибылях и убытках.

В отчете есть показатели валовой прибыли, рентабельности продаж по валовой прибыли, EBITDA, рентабельности по EBITDA и рентабельности продаж по чистой прибыли.

Баланс. Его в «Финансисте» пока нет, баланс нельзя посмотреть. Раздел «Контрагенты» в бета-версии — пока что там просто список контрагентов с неполными данными.

Главный экран. Показывает динамику остатков денег на счетах компании, выручку, себестоимость, постоянные расходы и воронку продаж. В отличие от «Планфакта» главный экран можно настраивать — добавлять свои показатели.

Дополнительные возможности. В отчете о прибылях и убытках можно одной кнопкой распределить оставшиеся без проектов расходы в зависимости от базы распределения, при этом настройка очень гибкая: множество вариантов баз и исключений.

Еще в «Финансисте» можно планировать и согласовывать платежи. Например, менеджер отправляет платеж на согласование, руководитель сверяет с бюджетом статьи, этот бюджет сразу видно в платеже, и дает добро. После этого можно сразу выгрузить платежку в банк прямо из сервиса.

Третья особенность — пользователь может добавлять свои расчетные показатели, в том числе юнит-экономики. Юнит-экономика показывает, зарабатывает ли бизнес на конкретном товаре или клиенте или нет. Это позволяет получать более расширенную аналитику, чем в других сервисах. Например, в нашей компании требуется постоянно отслеживать показатель себестоимости на кубический метр древесины.

Кому подойдет сервис. «Финансист» хорошо подходит малому бизнесу, который хочет активно расти и становиться крупным. Он довольно сложный в освоении, но его удобнее всего настраивать под особенности бизнеса.

«Финансист»

Плюсы

Есть интеграция с популярными продуктами 1С и учетными системами. Большинство данных можно переносить автоматически. Удобное разнесение правил. Можно делать с ними что захочется: свернуть и развернуть, задать много условий, сделать отдельные правила для проектов. Есть полноформатное планирование по статьям затрат и отображение лимитов по статье в каждой операции. Есть согласование платежей — из тестируемых сервисов это умеет только «Финансист». Гибкие настройки отчетов. Можно добавить любой финансовый или нефинансовый показатель, закрепить его на главной странице или в отчете и следить за динамикой. Удобное распределение по проектам постоянных расходов — прямо из отчета. Учет в сервисе начинается с финансовой модели бизнеса, планирования показателей, загрузке факта.

Минусы

Много нюансов и данных. Без поддержки на начальных этапах будет сложно разобраться. Не учтена патентная система налогообложения. Сервис может работать с ИП и ООО только на УСН или ОСНО. Раздел «Контрагенты» неинформативен. Остатки дебиторской и кредиторской задолженности будут актуальны только тогда, когда каждый остаток будет внесен отдельным документом. Неудобно отображать займы и взносы учредителей — непонятно, как их распределять по проектам, если их несколько. Сами статьи расходов по займам неудобные: нужно сразу указывать сумму и сроки погашения, сложно учитывать овердрафт, факторинг и кредитные линии. Поддержка долго отвечает. Чат работает медленно.

«Финтабло»

«Финтабло» — продукт компании «Нескучные финансы», которая предоставляет услуги финансовых директоров. Сервис создан на основе методологии этой компании, поэтому учет в нем менее гибок по сравнению с остальными сервисами, но зато уже оптимизирован под нужды большинства бизнесов.

Как работает сервис. Порядок работы в «Финтабло» расписан по шагам, для каждого есть подсказки, обучающие статьи и видео по работе в сервисе и ведению управленческого учета в целом. При желании их можно отключить.

Правила разнесения не делятся на виды, зато есть удобный поиск. Копировать правила нельзя, зато можно сразу распределять по статьям и проектам и дробить на доли. Например, на скрине ниже мои услуги для клиента равномерно распределяются на проекты «Лесозаготовки» и «Строительно-монтажные работы».

В целом работать с разнесением операций мне понравилось. Каждый следующий шаг предусмотрен, интерфейс интуитивно понятный.

Отчет о движении денежных средств. Отчет можно сформировать по статьям, видам деятельности, контрагентам, счетам и направлениям. Непонятно, почему нельзя сформировать отчет по направлениям и видам деятельности и отделить операционную от остальных в разрезе проектов.

Готовый отчет. Каждую цифру можно расшифровать — посмотреть, из чего она сложилась

Отчет о прибылях и убытках. Его можно собирать несколькими способами:

1. Если компания ведет учет в другой программе, можно взять оттуда итоговые цифры и поставить в сервис вручную.
2. Если денежные операции имеют одинаковые даты списания и начисления — например, плата за аренду помещения — можно настроить так, чтобы эти затраты автоматически отправлялись в отчет о прибылях и убытках.
3. Можно указывать даты начисления вручную.

Все способы можно комбинировать.

Расходы в отчете разделены на производственные, административные и коммерческие.

Главный экран. На главный экран можно выводить разные данные в зависимости от тарифа. Например, на тарифе «Денежный поток» доступны такие графики:

1. Динамика поступлений и списаний. Темпы роста поступлений должны быть выше темпов роста списаний.
2. Динамика остатков денег на счетах.
3. Тренды по статьям и направлениям. Этот график отвечает на вопрос, из-за каких статей или направлений денежный поток становится положительным или отрицательным. Например, предприниматель может увидеть, как просели доходы по направлению «Лесозаготовки», и принять меры.

На тарифе «Деньги и прибыль» можно дополнительно вывести на экран показатели:

1. Выручки, чистой прибыли и рентабельности.
2. Выручки и прибыли на сотрудника. С ростом выручки и штата этот показатель должен расти — он косвенно показывает эффективность выбранной стратегии роста.
3. Доли расходов в выручке по категориям сотрудников. Чтобы обеспечить запланированную чистую прибыль, расходы на ФОТ и отдельные категории сотрудников должны находиться в определенном коридоре.

Свои показатели вывести на экран не получится.

Дополнительные возможности. В «Финтабло» есть удобные разделы по учету имущества, кредитов, налогов, сделок и зарплаты. Их можно использовать в простом бизнесе — например, в сфере услуг или торговле с небольшим ассортиментом товаров.

Для компаний на ОСНО есть учет НДС и автоматическая очистка отчетов от него по одной кнопке. Но мне не удалось протестировать эту функцию, так как наша тестовая компания применяет упрощенку.

Есть также функция автосверки — она помогает избежать дублирования данных, если они загружаются из разных источников. Также к сервису можно подключить бот в «Телеграме», который присылает данные из отчетов и об остатках.

Кому подойдет сервис. «Финтабло» подойдет тем, кто хочет детально разобраться в ведении управленческого учета: на каждой странице есть подробные инструкции и обучающие видео. Еще он будет удобен компаниям, которым необходимо автоматизировать часть учета и собрать все в одном месте: только в «Финтабло» можно поставить свою цифру сразу в отчет.

«Финтабло»

Плюсы

Удобные подсказки. Они есть в конце каждой страницы — не нужно искать обучающее видео или вопрос в общем списке. Ручной ввод данных в отчет о прибылях и убытках. Если по каким-то причинам часть данных нельзя вести в «Финтабло», можно просто отразить их в отчете вручную. Например, себестоимость. Есть автосверка — помогает защитить данные из разных источников от дублирования. Есть учет имущества, расчет кредитов и отражение начисленного налога на прибыль. Из заданных параметров сервис сам посчитает амортизацию и простой кредит. Можно настроить так, чтобы операция в момент оплаты автоматически отражалась в отчете о прибылях и убытках. Сервис показывает себестоимость сделок и рассчитывает рентабельность. К каждой сделке можно привязать денежный расход либо из самой продажи, либо из документа оплаты.

Минусы

«Финтабло» поддерживает только одну методологию по ведению управленческого учета. Она подойдет большей части малого и среднего бизнеса, но не всем. Нет автоматической интеграции факта. Если модуль сделок не подходит, данные все равно где-то нужно собрать, посчитать и отразить в отчете. В отчете о движении денежных средств нельзя одновременно посмотреть данные в разрезе направлений и видов деятельности. Будет отражаться все в куче: и займы, и дивиденды, и поступления от покупателей, и закупки по проектам. Нельзя скопировать правило. Когда операций много, это сильно замедляет. Сбои в работе правил. Когда я задала одновременно два условия: контрагента и дату, правило фильтровало операцию только по первому, хотя стояла отметка об одновременном исполнении. Привязать расход к сделке можно, только если она не закрыта. Если расходы по сделке оплатили после ее закрытия, придется открывать сделку заново, отражать затраты и снова закрывать. Это неудобно, если работаешь с поставщиками с отсрочками.

«Финолог»

«Финолог» — это сервис в первую очередь про деньги, остальной функционал реализован по остаточному принципу.

Как работает сервис. С самого начала каждый шаг сопровождается подсказками, есть видеоинструкции по работе с сервисом.

Правила разнесения здесь называются автозаполнением и расположены в общем фильтре. Мне было неудобно работать с ними: правило не помещается даже на большой экран, приходилось постоянно крутить колесиком мышки. Статьи и проекты можно распределять одновременно, а вот общие расходы в одном правиле разделить не удалось.

Каждое правило нужно отдельно называть, при этом оно не общее, а отдельное для каждого элемента. В конце концов мой список выглядел вот так:

Отчет о движении денежных средств. Все операции разделились, итоговые показатели сошлись с исходными данными, но с отчетом работать неудобно.

Показатели слева не закреплены: если листать отчет до декабря, строки попросту «уплывают», и невозможно понять, по какому показателю ты смотришь цифры.

Данные можно разделить по виду деятельности, по проектам, контрагентам, но посмотреть отчет одновременно по проектам и видам деятельности не получится.

Зачем нужна эта форма — загадка. Даже при наличии аномалий по крупным показателям придется все равно формировать другой отчет, в котором будут эти же цифры.

Отчет о прибылях и убытках. Собирается так же, как и в «Планфакте»: нужно вручную проставить дату начисления в каждой денежной операции. Автоматической загрузки данных нет.

Сам отчет в классической форме разделен на выручку и расходы. Неизвестные расходы по заказам и обычные расходы сервис показывает вперемешку. В результате мы видим операционную прибыль и рентабельность по ней, налог на доход, амортизацию и чистую прибыль.

Баланс. Есть только в бета-версии, но кажется, при текущем функционале он еще долго не будет работающим отчетом.

Главный экран. Содержит сведения о денежных операциях и платежный календарь. На этом все — свои показатели добавить не получится. Можно посмотреть на круговых диаграммах соотношение доходов и расходов по статьям, открыть платежный календарь и отрегулировать период.

Дополнительные возможности. В «Финологе» можно разместить модуль на сайте компании и собирать заказы прямо в сервисе. Там же выставлять счета и управлять статусами заказов — получится такая мини-CRM.

Также есть отчет по ABC-анализу клиентов — это разделение на группы в зависимости от выручки: 80%, 15%, 5% — и отчет по прямым и косвенным затратам.

Кому подойдет сервис. С помощью «Финолога» можно построить учет денег, принимать и отслеживать заказы с сайта. Подойдет простому бизнесу с коротким циклом сделки, у которого дата платежа соответствует дате фактической операции. Если нужно больше данных — придется доплачивать за финдиректора от сервиса.

«Финолог»

Плюсы

Удобные подсказки сразу на каждом экране. Можно загружать реквизиты из ЕГРЮЛ. Есть расшифровка по каждой сумме — можно посмотреть из чего она состоит. Такая функция есть в каждом сервисе, но в «Финологе» она открывается на той же странице и не сбрасывает отчет. Можно с помощью сервиса сделать мини-CRM и собирать заказы с сайта напрямую в «Финолога». Есть отдельный сервис по созданию простой финансовой модели. Есть ABC-анализ клиентов. Отчет показывает долю группы покупателей в общей выручке.

Минусы

Бюджеты отсутствуют. Фактически нет ничего, кроме платежного календаря. Неудобные отчеты. Например, анализ расходов можно посмотреть либо по проектам, либо по статьям затрат, то же самое и в отчете о движении денежных средств. Постоянно сбрасывается дата, если отчет за длительный период, например год, поэтому оценить последние показатели сложно. Отчет о прибылях и убытках достоверен только при ручном внесении. Каждую операцию нужно отмечать вручную в зависимости от отгрузки. Заявленный расчет складских остатков и учет продаж фактически не работают — менеджер не смогла ответить на вопрос о том, каким документом учитывать производство продукции или закупку товара. Мало показателей. Есть только показатель рентабельности, свои настроить невозможно, другие добавить тоже. Нет дашборда. Почти нет графиков, нельзя вывести нужные показатели на главный экран. Слабая служба поддержки и медленное обновление информации. Часто приходится делать это вручную. Есть ощущение, что вся система не справляется с растущей нагрузкой.

Что еще важно знать

Об этом не говорится на главных страницах сервисов, но важно понимать: если у вас есть сведения по деньгам только из банковской выписки, эквайринга и кассы, полноценно и автоматизированно можно вести только учет денежных средств. Отчет по прибылям и убыткам будет считаться только кассовым методом — не учитывая даты, количества и суммы отгрузок и фактическую себестоимость товара. Такой метод крайне редко подходит компаниям.

Чтобы получать корректный отчет о прибылях и убытках, в каждом сервисе придется вручную отмечать даты фактических отгрузок или закупок в каждой денежной операции или в отдельном документе, следить за остатками и продажами. В сервисах эта проблема решается так.

«Планфакт». Есть возможность загружать через «Эксель» список таких операций, но потом все равно придется корректировать их вручную.

«Финансист». Этот вопрос решает интеграция с 1С и другими сервисами учета.

«Финтабло». Есть блок учета небольших сделок и товаров и расчета их себестоимости. Но производственным предприятиям и рознице с большим количеством операций этот блок не подойдет: в нем невозможно отразить данные о произведенной продукции, а затраты придется учитывать вручную по каждому платежу.

«Финолог». Есть учет складских операций, но он гораздо больше урезан, чем в «Финтабло», фактически это просто справочник товаров.

Но даже при наличии этих возможностей получается двойной учет: эти данные отражает и бухгалтерия, и человек в сервисе учета делает то же самое. Операций может быть очень много, чтобы их вручную правильно учесть, придется нанимать отдельного сотрудника или воспользоваться платными услугами сервисов.

Сравнительная таблица по всем сервисам управленческого учета

	«Финансист»	«Финолог»	«Планфакт»	«Финтабло»
Бюджет движения денежных средств	Да	Нет	Да	Да
Бюджет доходов и расходов	Да	Нет	Да	Да
Платежный календарь	Да	Да	Да	Да
Согласование платежей	Да	Нет	Нет	Нет
Бюджеты по статьям в документе на оплату	Да	Нет	Нет	Нет
Склад и реализация	Да	Ручной режим	Ручной режим	Да
Дебиторская задолженность и кредиторская задолженность	Да	Ручной режим	Ручной режим	Нет
Бот в «Телеграме»	Да	Да	Да	Да
Учет по проектам	Да	Да	Да	Да
Метод начисления и кассовый метод	Да	Ручной режим	Ручной режим	Ручной режим
Возможность комментирования и прикрепления файлов	Нет	Да	Да	Нет
Нефинансовые показатели	Да	Нет	Нет	Да, встроенные
Интеграция CRM	«Битрикс-24»	AMO CRM, встроенная	AMO CRM	Нет
Автоматическая интеграция с банками	Прямая	Прямая	Прямая	Прямая
Эквайринг	Нет	Да	Да	Да
Интеграция с 1С	Полноформатная, 9 продуктов	Нет	Только выписка банка	Нет
Мультивалютность	Полноформатная	Переоценка суммы платежей	Переоценка суммы платежей	Переоценка суммы платежей
Многопользовательский режим	Да	Да	Да	Да
Баланс	Нет	Бета	Да	Ожидается
ПиУ	Да	Да	Да	Да
ДДС	Да	Да	Да	Да
Несколько юрлиц	Да	Да	Да	Разделение через группы счетов
Расчет зарплат	Данные из 1С	Нет	Нет	Да
Учет имущества и амортизация	Данные из 1С	Нет	Нет	Да

Накладные от руки под копирку, записи доходов и расходов в тетрадке, подсчеты и аналитика в уме – казалось бы, это «привет из 90-х». Как ни странно, такие методы учета финансов организации все еще популярны. Согласно отчету Национального агентства финансовых исследований (НАФИ), каждое четвертое предприятие ведет учет доходов и расходов без использования электронных средств: 18% письменно и 6% «в уме».

Содержание статьи

1. Таблицы
2. Специализированные программы
3. Приложения для личных финансов
4. Онлайн-сервисы для бизнеса
5. Почему ПланФакт?

Значительная часть предпринимателей и организаций (39%) отслеживают финансовые потоки в программах широкого предназначения, например, электронных таблицах и даже текстовых документах. К сожалению, такие программы не предназначены для ведения учета финансов, а устаревшие методы и вовсе могут ввести в заблуждение и привести к серьезным ошибкам. Почему же бизнесмены продолжают пользоваться такими инструментами? Объяснение логично.

Во-первых, предпринимателям некогда отслеживать ключевые финансовые показатели. У бизнесмена много других важных задач: разработка стратегии, увеличение прибыли, бесконечный поиск хороших сотрудников и «подстегивание» нерадивых, работа с ФНС и т.д. Кроме того, качественному учету финансов часто мешает недостаток знаний в области экономики, бухгалтерии и т.п., а также низкая цифровая грамотность. Увы ☹

Действительно, а зачем заниматься финансовым учетом? Да хотя бы, чтоб не попадать в кассовые разрывы – ситуацию, когда для выплаты зарплат или расчетов с поставщиками на счетах нет денег.

Простой пример. Предприниматель из Смоленска Владимир Горецкий в начале своего бизнес-пути решил потратить первые доходы на крутой компьютер и офисное кресло. Он же босс! Результат не заставил себя ждать. Образовалась «дыра» – кассовый разрыв в 500 тысяч рублей. Это сейчас успешный франчайзи «Додо Пиццы» пользуется для учета финансов сервисом ПланФакт. Но тогда пришлось брать кредит, чтобы выплатить зарплату сотрудникам.

Ситуация, в которую попал Горецкий, действительно часто случается с российскими предпринимателями. То же исследование НАФИ показало, что 37% собственников регулярно попадают в кассовые разрывы. Причем с 10% бизнесменов это происходит с завидной регулярностью – 3-5 раз в год.

Кассовый разрыв – одна из самых распространенных и заметных ошибок в учете финансов организации. Чтобы ее избежать, нужно грамотно отслеживать доходы с выделением важнейших клиентов, расходы с разбивкой по основным статьям, оценивать прибыль по организации в целом и по каждому заказу в отдельности, рентабельность и многие другие показатели. Кроме того, каждый предприниматель хочет знать, сколько денег он может взять себе и в какой момент. Все это требует системного подхода к финансовому учету. И помогут в этом современные программы и сервисы.

В этой статье мы рассмотрим основные инструменты учета финансов организации со всеми их плюсами и минусами для малого бизнеса. Разумеется, «пещерные» орудия труда финансового учета в виде копирки и тетради разбирать не будем. Оставим их любителям старины. ☺

Учет финансов организации. 4 основных инструмента, плюсы и минусы

1. Таблицы

Excel и Google Sheets – популярные у предпринимателей решения для ведения учета финансов. Их основной плюс – это доступность (Excel есть даже в самом базовом пакете MS Office, а Google таблицы можно использовать бесплатно онлайн). Такая система учета финансов удобна, когда бизнес только на начальной стадии развития, а структура еще не усложнена, например, несколькими точками продаж, юридическими лицами и т.д.

Excel действительно обладает весьма широким функционалом и предоставляет массу возможностей. Так, в программу заложен ряд автоматических финансовых функций. Например, «АМОРУВ» возвращает величину амортизации для каждого учетного периода, «СРЗНАЧ» (среднее значение) поможет посчитать средний чек и т.д.

Базовыми приемами работы с таблицами умеют пользоваться многие. Но чтобы работать со сложными формулами и решать комплексные задачи, нужно стать почти программистом. Согласитесь, что далеко не каждый предприниматель знает или хочет вникать, что такое SUMIFS или VLOOKUP в Excel. Сложность – это первый минус.

Второй бесспорный недостаток это – трата времени. На кропотливую работу с Excel уходят дополнительные часы и дни, которых у предпринимателя или его небольшой команды просто нет. Например, выписку из банка по безналичным операциям можно получить в одном формате, движение денежных средств по наличному расчету ведется в другом. На выходе получаются две совершенно разных excel-таблицы. Чтобы совместить их, нужно потратить время и произвести некоторую ручную работу.

Кроме того, недостаточное знание программы вместе с вечной нехваткой времени влекут ошибки в формулах. Следствие – искаженная информация об учете финансов бизнеса. Чтобы помочь предпринимателям избежать ошибок, когда бизнес еще на начальной стадии развития, ПланФакт разработал простую финансовую модель в Excel. Вы можете получить ее бесплатно, пройдя по этой ссылке. Убедитесь, что ваш бизнес работает в плюс!

2. Специализированные программы

Самым известным и популярным производителем в этом секторе является 1С. Его программные продукты серии «1С:Предприятие» для управления и учета, а также «1С:Бухгалтерия» для бухгалтерского учета используют большинство средних и крупных российских фирм. Плюсы таких программ очевидны: комплексное решение с множеством функций, гарантии качества от известного производителя и т.д. Казалось бы, использование специализированных программ для учета финансов организации – самый простой и грамотный выход. Но плюсы такого подхода могут стать минусами для малого бизнеса.

Специализированные программы созданы для автоматизации среднего и крупного бизнеса. Работа с ними рассчитана на специалиста в области финансов, бухгалтерии и т.д., то есть предпринимателю нужно выделить отдельного сотрудника-профессионала или даже создать целый отдел. Для малого бизнеса это часто неприемлемо. Стоимость специализированных программ также может оказаться слишком высокой для микробизнеса или стартапа, которые еще не могут позволить себе непрофильные расходы.

Кроме того, большинство таких программ «заточены» под конкретную отрасль или вид деятельности, а значит далеко не всем организациям подходят. Так, например, весьма популярна программа «МойСклад», но она предназначена для управленческого учета торговых организаций (оптовая фирма, небольшая розничная сеть, интернет-магазин).

3. Приложения для личных финансов

Среди практичных людей такие программы как CoinKeeper, Money Manager, EasyFinance, Money Lover и другие подобные приложения набирают все большую популярность. Их неоспоримое преимущество – возможность работать на ходу. Кроме того, они дешевые, а во многих случаях и бесплатные. Не редко и предприниматели на начальном этапе деятельности используют именно их для ведения учета финансов бизнеса.

Приложения для личных финансов позволяют контролировать доходы и расходы, формировать бюджет по отдельным категориям, а также напоминают о долговых обязательствах и постоянных выплатах. Такие приложения удобны за счет интеграции с банковскими картами хозяина, а также с различными платежными сервисами – «Яндекс.Деньги», Webmoney, QIWI и т.д. Таким образом можно не только автоматизировать учет своих финансов, но также регулярно и оперативно получать исчерпывающую статистику за любой период времени.

Основной минус таких программ – они не предназначены для бизнеса и ведения финансов организации, а значит в них нет понятия «юридическое лицо», нет анализа прибыли или учета материальных ценностей и т.д. Таким образом, функционал приложений для учета личных финансов намного уже, чем необходимый набор опций даже для микробизнеса.

4. Онлайн-сервисы для бизнеса

Чтобы автоматизировать учет финансов, предпринимателю необходимы простые решения. Для этого разрабатываются специальные сервисы для ИП и малого бизнеса. К онлайн-сервисам для учета финансов малого бизнеса относится и ПланФакт.

Такие программы не отнимают много времени у бизнесменов и не заставляют заниматься рутинной работой с цифрами, при этом дают четкое и оперативное представление о состоянии финансов. Интерфейс и все функции таких сервисов просты и понятны даже человеку без финансового или экономического образования. Мобильная версия дает возможность работать в режиме 24/7. В отличие от приложений для личных финансов онлайн-сервисы для бизнеса – платные. Но их цена значительно ниже по сравнению со стоимостью специализированных программ для среднего и крупного бизнеса, а значит доступна даже микроорганизациям и стартапам.

ПланФакт включает в себя все три основных финансовых отчета, которые просто необходимы владельцу бизнеса:

● отчет о движении денежных средств (ДДС или CashFlow) позволяет видеть остатки на счетах в любой момент времени и предотвращать кассовые разрывы. В идеале такой отчет нужно вести каждый день;

● отчет о прибылях и убытках (ОПУ или P&L) дает представление о прибыли и убытках по всей компании, а также по отдельным сегментам. Этот отчет также помогает учитывать долги. Особенно пригодится компаниям, которые работают по предоплате или отложенной постоплате. Такой отчет стоит вести каждый месяц.

● балансовый отчет помогает понять, как распределены деньги в компании, учитывает активы и пассивы.

Организованность, способность концентрироваться на важных задачах, самодисциплина – важнейшие качества каждого делового человека. Они дают массу преимуществ на рынке труда, помогают быстрее продвигаться по карьерной лестнице и достигать серьёзных успехов в бизнесе.

В напряжённом рабочем ритме сложно держать все процессы под контролем. Чтобы не оказаться под завалом незавершённых дел, использовать свое время грамотно и продуктивно, важно научиться грамотно и профессионально им распоряжаться. Для этого удобно использовать специальные программы для бизнеса. В них можно хранить любую информацию, составлять планы, вести проекты, переводить деньги и эффективно работать в команде. С помощью современных цифровых приложений можно автоматизировать рутинные процессы в бизнесе. Они избавляют от необходимости хранить большой объём информации в голове, позволяя сконцентрироваться на действительно важных и серьёзных задачах.

В нашей подборке мы собрали лучшие программы для ведения бизнеса, большинство из которых можно скачать, установить и использовать бесплатно. С их преимуществами, возможностями, популярными тарифными планами ознакомимся подробнее.

В рейтинг вошли популярные сервисы, получившие положительные оценки пользователей, на которые стоит обратить внимание в 2023 году.

1. ЛидерТаск – лучшее приложение для планирования

Уникальный софт от российских разработчиков, помогающий эффективно вести дела, организовывать совместную работу над проектами, составлять планы и отслеживать их выполнение. Приложение отличается продвинутым функционалом, работает с любых устройств, в том числе, без подключения к интернету. Синхронизируется со многими популярными платформами и сервисами.

В LeaderTask есть удобный календарь и ежедневник с почасовым расписанием для ежедневного распределения задач. Задания можно поручать сотрудникам, отслеживать результативность каждого работника на удобном графике. Добавлять к задачам метки, комментарии, прикреплять документы, аудио, видеофайлы. Распределять задачи по важности, срокам, приоритетности. Создавать статусы и напоминания для участников команды, совместно работающих над проектом.

Уведомления в программе реализованы в виде всплывающих сообщений. Они своевременно уведомят о новом поручении, напомнят о важном событии или запланированной встрече. Поддерживается функция автоматической настройки регулярно повторяющихся задач.

Преимущества

• Удобные настройки, позволяющие адаптировать программу в соответствии с потребностями любого бизнеса;
• Поддержка всех инструментов и методик тайм-менеджмента, включая GTD, Pomodoro, системы Брайана Трэйси, Стивена Кови и многие другие;
• Настройка индивидуального доступа к задачам;
• Цветовые метки для выделения задач;
• Чек-листы для пошагового выполнения заданий;
• Встроенный чат для общения в рамках проекта.

Платформы

• iOS;
• MacOS;
• Android;
• Web;
• Windows.

Тарифы

1. Бесплатная версия, для личного использования;
2. Премиум (для одного пользователя) – 249₽ в месяц;
3. Бизнес (для команд) – 379₽ ежемесячно;
4. Бизнес плюс (с продвинутым функционалом) – 499₽ за участника в месяц.

2. Битрикс24 – полноценная CRM-система для организации бизнеса

Рассматривая популярные приложения для бизнеса, нельзя не отметить эту программу, использующуюся на многих крупных предприятиях страны. Данный сервис включает всё необходимое для работы в компаниях любого масштаба. Реализован в виде корпоративной социальной сети, с чатом для общения, функцией видео звонков, новостной лентой и конструктором сайтов, с помощью которого можно создать собственный интернет магазин или лендинг для онлайн продаж.

В приложении удобно работать над совместными проектами, используя методику Scrum или собственную технику планирования. Поручать задания сотрудникам. Управлять сроками, создавать новые задания при помощи шаблонов. Организовывать учёт входящих данных, вести документацию, создавать отчёты, хранить информацию на корпоративном диске.

Преимущества

• Неограниченные возможности для организации любых бизнес процессов;
• Полная автоматизация работы с контролем качества её выполнения;
• Интеграция с 1С;
• Простота, комфортность в использовании.

Платформы

• Linux;
• iOS;
• Web;
• Windows;
• Android;
• macOS.

Тарифы

1. Без оплаты, с хранилищем до 5 Гб и базовым набором функций;
2. Базовый (до 5 участников) – 2 490 рублей ежемесячно;
3. Стандарт (до 50 человек) – 6 990 рублей;
4. Профессиональный (до 100 участников) – 13 990 рублей в месяц;
5. Энтерпрайз – 33 900 рублей ежемесячно.

3. ЕКАМ.Бизнес – учёт доходов и расходов

Это мобильное приложение — находка для предпринимателей, представителей сферы малого и среднего бизнеса. Будет полезно владельцам собственных магазинов, небольших производственных цехов, ремонтных мастерских. В программе предусмотрена опция постатейного учёта расходов, контроль продаж с уведомлениями о получении оплаты. Действует система напоминаний о задолженностях поставщикам и долгах клиентов.

Преимущества

• Наглядный контроль затрат и прибыли;
• Аналитика финансовых результатов;
• Формирование себестоимости товаров и услуг;
• База контрагентов;
• Простая регистрация и возможность выбора подходящего интерфейса.

Платформы

• Андроид;
• iOS;
• Web;
• Windows.

Тарифы

Бесплатный, после регистрации.

4. HH Мобайл (HeadHunter) – поиск сотрудников

Отличная альтернатива недавно покинувшей российский рынок платформе LinkedIn, представляющая собой полноценный ресурс для поиска сотрудников. Используется для публикации, просмотра вакансий. На сервисе размещается более 20 млн. резюме, опубликованных специалистами различных отраслей. Действует система оповещений, мгновенно извещающая об откликах на объявления.

Преимущества

• Программа работает в России и других странах, включая Республику Беларусь, Азербайджан, Казахстан;
• Поддерживает настройки поиска по месторасположению, профессиональным навыкам, другим критериям;
• Удобный поиск информации.

Платформы

• iOS;
• Android.

Тарифы

Бесплатный.

5. Wrike – управление проектами

Удобный, простой в использовании сервис для организации командной работы и управления проектами. Оптимизирован под любые цифровые устройства. В приложении можно создавать проекты, добавлять в них участников, назначать им задачи и отслеживать ход их выполнения. В программе предусмотрена возможность контроля результативности каждого участника команды с фиксацией отработанного времени. Присутствует бесплатная версия для небольших команд численностью до 5 человек.

Преимущества

• Быстрый обмен информацией;
• Прикрепление любых файлов к задачам;
• Удобное общение с коллегами посредством онлайн чата;
• Подробная аналитика проектов, реализованная в виде диаграмм и других графических средств;
• Автоматический таймер выполнения заданий.

Платформы

• Windows;
• Web;
• Android;
• iOS.

Тарифы

1. Бесплатный — до 5 пользователей;
2. Профессиональный (до 15 участников) – 9,80 долл. за пользователя в месяц;
3. Бизнес (до 200 человек) – 24,80 долл. ежемесячно;
4. Корпоративный – по согласованию.

6. Яндекс.Метрика – аналитика, отслеживание активности

В приложении присутствует весь набор инструментов веб-аналитики, присутствующий в онлайн версии. Информация предоставляется в режиме реального времени в форме наглядных графиков. Сервис удобно использовать для отслеживания эффективности рекламы, анализа динамики посещения сайта.

Преимущества

• Развёрнутая система отчётности по посещаемости, аудитории, источникам с отображением данных по конверсии и другим параметрам;
• Возможность переключения моделей атрибуции;
• Разнообразные настройки для отчётов;
• Простота, комфорт использования.

Платформы

• Web;
• Android;
• iOS.

Тарифы

Бесплатный.

7. Личный кабинет предпринимателя – бухгалтерия, налоги

Официальная платформа для индивидуальных предпринимателей, утверждённая ФНС России. С полноценной мобильной версией, удобной для использования в разъездах или командировках. В приложении можно подать заявление на регистрацию в качестве ИП, получать выписки со счёта, выбрать оптимальную схему налогообложения. Личный кабинет можно использовать для записи на приём в налоговую и консультации с её специалистами. Настраивать уведомления о сроках выплаты налогов или задолженностях.

Преимущества

• Взаимодействие с налоговыми органами в онлайн режиме.
• Контроль расчётов.
• Быстрая оплата задолженностей.
• Все нужные документы и данные под рукой.

Платформы

• Web;
• iOS;
• Android.

Тарифы

1. Без оплаты.

8. Sales System – организация складского учёта

Приложение для автоматизации деятельности складов и торговых объектов любого масштаба. В программе можно выписывать документы на товары, идентифицировать при помощи штрих-кода, реализовывать их, планировать объем закупок с учётом нереализованных остатков. Это – универсальный и эффективно работающий инструмент для отделов продаж, с качественной мобильной версией.

Преимущества

• Возможность регулирования цен в программе.
• Детализированная система отчётности.
• Мониторинг продаж.
• Возможность проведения инвентаризации.
• Устранение «слабых мест», прозрачность в складском учёте.

Платформы

• iOS;
• macOS;
• Android.

Тарифы

1. Бесплатный .

9. SalesapCRM – продажи и управление бизнесом

Это облачное приложение предназначено для записи и учёта клиентов, контроля над финансами, сопровождения сделок и повышения эффективности продаж. С его помощью можно организовать sms или e-mail рассылку, автоматизировать продажи, создать чек-листы для менеджеров с подсказками и настроить напоминания о дедлайнах. В сервисе присутствует встроенный почтовый клиент, онлайн-чат на сайте клиента и в системе. Сохраняется история общения с клиентами с записью звонков. Обеспечивается контроль над работой специалистов отделов продаж с созданием отчётов в автоматическом режиме.

Преимущества

• Автоматизация продаж с настройкой уведомлений для менеджеров и клиентов;
• Синхронизация с онлайн кассой, социальными сетями, мессенджерами и конструкторами сайтов;
• Захват лидов с сайта;
• Эффективная работа на ПК и мобильных устройствах.

Платформы

• Web;
• Android;
• Windows;
• iOS.

Тарифы

1. Бесплатный.
2. Платная версия по подписке.

10. Speak & Translate – общение с иностранными партнёрами

Используя этот голосовой переводчик, можно общаться с партнёрами из других стран в режиме онлайн. Приложение распознает речь и выполняет её синхронный перевод. Популярные, часто встречающиеся фразы на иностранном языке можно сохранять в разделе «Избранное», чтобы повторять их в удобное время.

Преимущества

• Поддержка ста языков.
• Можно использовать в качестве портативного словаря, без подключения к интернету.
• Включает несколько режимов ввода информации: голосовой или текстовый.
• Удобен для онлайн обучения.

Платформы

• Android;
• Windows;
• iOS.

Тарифы

Без оплаты.

11. КонсультантПлюс – правовая информация, юридическая поддержка

Приложение, необходимое каждому предпринимателю, обеспечивающее эффективные коммуникации с государственными органами, комиссиями и инстанциями. Сервис предоставляет доступ к полному сборнику всех правовых документов и законов, содержащих требования к функционированию коммерческих объектов. Необходимую информацию можно найти через поисковую строку.

Преимущества

• Полный комплект пошаговых инструкций и рекомендаций по организации бизнеса.
• Видео семинары с участием авторитетных экспертов.
• Индивидуальные профили для каждого участника.
• Простой поиск информации.
• Самая полная база нормативных документов.

Платформы

• Windows Mobile;
• Android;
• iOS;
• Web.

Тарифы

1. Пробная версия – без оплаты.
2. Полная версия – по согласованию с заказчиком.

12. OfficeSuite + PDF Editor – работа с документами

Простой, не перегруженный лишними функциями софт для мобильных устройств, помогающий организовать работу с документами при отсутствии компьютера. В приложении можно создавать и обрабатывать файлы различных форматов, включая Word, Excel, PDF или PowerPoint. Они загружаются непосредственно на смартфон или в облако OfficeSuite Drive. Программа синхронизируется с сервисами DropBox, Google Drivе и многими другими платформами.

Преимущества

• Удобство, комфорт в работе;
• Возможность редактирования, сканирования, вставки фото в документы;
• Приятный глазу дизайн главного экрана с привычными цветами, использующимися на компьютере: синим для Word, зелёным для Excel и красным для PDF.

Платформы

• iOS;
• Android.

Тарифы

Бесплатный.

13. Яндекс.Диск – хранение информации

Отечественная облачная разработка с бизлимитным хранилищем для фото, видео, других файлов, загруженных в сервис с мобильных устройств. Воспользоваться этой функцией можно, активировав «автозагрузку».

Преимущества

• Привлекательный дизайн, интуитивно понятный интерфейс.
• Есть полный набор инструментов для структуризации загруженной информации.
• Отсутствие ограничений на загрузку.

Платформы

• Android;
• iOS;
• Windows;
• Web.

Тарифы

Бесплатный.

14. SMMplanner — SMM, реклама, продвижение в соцсетях

Популярный сервис для отложенного постинга, позволяющее публиковать посты в социальных сетях в соответствии с разработанным графиком. Для использования софта нужно добавить в него публикации и указать дату и время их размещения. Система опубликует их в автоматическом режиме в одном или нескольких выбранных аккаунтах.

Преимущества

• Неограниченный постинг во всех социальных сетях;
• В постах можно ставить хэштеги, отмечать пользователей, делать UTM-метки;
• Одновременное размещение публикаций на семи площадках;
• Встроенный редактор Canva для обработки изображений.

Платформы

• Web.

Тарифы

1. Пробный – бесплатно на 7 дней.
2. Платный – от 450 рублей ежемесячно.

15. Blue Mail – работа с почтой

Бесплатное приложение для мобильных устройств, предназначенной для структуризации, хранения и обработки входящей электронной корреспонденции. Собирает все письма из электронных ящиков в одном месте, группирует их по получателям, в автоматическом режиме анализирует историю переписок с определёнными адресатами. Поддерживает функцию планирования писем.

Преимущества

• Привлекательный интерфейс;
• Унификация почтовых ящиков;
• Надёжное хранение информации;
• Опция интеллектуальных push-уведомлений, извещающих о появлении нового письма;
• Управление неограниченным количеством учётных записей.

Платформы

• Android;
• iOS;
• Linux.

Тарифы

Бесплатный.

Заключение

Мы рассмотрели лучшие приложения для бизнеса, которые помогут автоматизировать многие рабочие процессы, сделают предпринимательскую деятельность структурированной и организованной, избавят от хаоса и суеты в делах. Некоторые из перечисленных программ предназначены для планирования, рационального распределения времени. Другие удобны для учёта финансов, расчёта налогов, взаимодействия с партнёрами, клиентами и покупателями. Современные сервисы упрощают взаимодействие с государственными органами, наёмными сотрудниками. Помогают грамотно организовать работу с документами.

При выборе того или иного приложения стоит обращать внимание на удобство его применения, возможности, функционал. Большинство перечисленных сервисов являются бесплатными. Для начала работы их нужно скачать и установить на мобильное устройство или пк. Таким образом, можно ближе ознакомиться с различными программами и сервисами, чтобы выбрать из них вариант, наиболее чётко соответствующий потребностям вашего бизнеса.