Программа для создания бизнес процессов microsoft

Инструменты моделирования бизнес-процессов

И снова мнение аналитиков…

Visio на российском рынке

Возможности продукта

Технические особенности. Хранение данных

Поддерживаемые методологии и нотации

Документирование процессов и создание решений на основе Visio

Ограничения и возможные проблемы

Сравнение с другими продуктами

Настоящая статья продолжает цикл публикаций, посвященных инструментам, которые российские компании могут использовать для решения задач моделирования и совершенствования бизнес-процессов без существенных рисков. Напомним, что в предыдущей статье данного цикла рассказывалось о продуктах компании IDS Scheer, занимающей наивысшие позиции в рейтингах аналитических компаний. Сегодня же мы поговорим о продукте иного ценового диапазона, не столь функциональном с точки зрения моделирования бизнес-процессов, но зато весьма популярном и массовом — Microsoft Visio.

И снова мнение аналитиков…

Невысокая стоимость Visio, наряду с такими факторами, как принадлежность к лидирующему семейству офисных продуктов, выпускаемому лидером индустрии программного обеспечения, привела к весьма значительной занимаемой им доле рынка средств моделирования бизнес-процессов (по данным Gartner — 34%) и высоким рейтингам в отчетах аналитических компаний. Так, аналитическая компания Gartner относит данный продукт к лидерам рынка (рис. 1).

Рис. 1. Ведущие производители средств анализа бизнес-процессов
(источник: Blechar M. Magic Quadrant for Business Process Analysis Tools,
2H07-1H08 — Gartner research note G00161090, 23 September 2008)

По мнению Gartner, Visio — один из лучших инструментов для тех компаний, которые только начинают заниматься моделированием и анализом своих бизнес-процессов и ориентированы в первую очередь на их визуализацию. Однако в процессе развития данного направления в компании этот продукт обычно заменяется на более функциональный инструмент.

Visio на российском рынке

На российском рынке Visio представлен так же, как и другие офисные продукты Microsoft, — то есть доступен во всех регионах через весьма развитую партнерскую сеть. Через нее же оказываются услуги по сопровождению, технической поддержке и обучению на русском языке. Русская версия данного инструмента существует достаточно давно. Есть и книги о продукте, и решения на его основе (включая средства моделирования бизнес-процессов; впрочем, эти инструменты — предмет отдельного обсуждения, поскольку их доступность, возможности и цены существенно отличаются от доступности и возможностей оригинального продукта и цен на него).

Возможности продукта

Технические особенности. Хранение данных

Технически Visio представляет собой настольное приложение, манипулирующее отдельными файлами (документами). Документ Visio включает одну или несколько диаграмм, расположенных на одной либо ряде страниц. Каждый документ содержит набор символов (соответствующих объектам моделей) и коннекторов (соответствующих связям), при этом у символов, помимо имен, могут быть дополнительные атрибуты, определяемые пользователем в процессе моделирования.

При необходимости набор символов, входящих в комплект поставки продукта, может быть расширен за счет символов, создаваемых пользователями. Глобальных ограничений на правила и возможности создания связей между определенными типами символов в продукте нет, однако в нем доступен механизм так называемых шаблонов диаграмм, применение которых позволяет ограничить набор символов, доступных непосредственно на соответствующей инструментальной панели в процессе моделирования. Шаблоны могут быть созданы пользователями, при этом в комплекте поставки продукта имеется набор готовых шаблонов (рис. 2).

Рис. 2. Шаблоны диаграмм из комплекта поставки Visio

Как правило, совокупность моделей, описывающих деятельность компании, представляет собой набор отдельных файлов, и в случае достаточно крупных компаний и всестороннего описания деятельности количество таких файлов может составлять несколько тысяч. Технических средств для обеспечения взаимосвязей между моделями, хранящимися в разных файлах, на уровне продукта не реализовано, хотя средства для самостоятельной реализации таких взаимосвязей продукт предоставляет (о них будет рассказано чуть позже). Поэтому применение Visio в подобных случаях, особенно в условиях постоянно меняющихся процессов, требует немалых затрат на сопровождение столь внушительной совокупности моделей.

Поддерживаемые методологии и нотации

Коль скоро набор символов и шаблонов Visio может быть произвольно расширен и сам продукт не предполагает глобальных ограничений на возможности применения символов и связей между ними, описание бизнес-процессов с помощью Visio формально может быть осуществлено в рамках практически любой методологии. При этом в комплекте поставки продукта в любой редакции (Standard, Professional) есть набор шаблонов моделей для наиболее распространенных нотаций, таких как диаграммы потоков данных, диаграммы цепочки добавленного качества, диаграммы типа Event-driven Process Chain, IDEF0, SwimLane, а также шаблоны для моделирования оргструктур компаний (рис. 3 и 4).

Рис. 3. Модель процесса типа Swim Lane

Рис. 4. Модель типа EPC (Event-driven Process Chain)

Документирование процессов и создание решений на основе Visio

Microsoft Visio включает среду исполнения кода Visual Basic for Applications, позволяющую как записывать код во время работы пользователя, так и создавать его с помощью среды разработки (рис. 5).

Рис. 5. Среда разработки VBA в Microsoft Visio

Для доступа к данным моделей Visio предоставляет соответствующую объектную модель, доступную через COM-интерфейсы как из среды исполнения кода VBA внутри самого приложения, так и из внешних приложений. Отметим, что и язык программирования, и объектные модели всех приложений Microsoft Office, включая Visio, отлично документированы. Это означает, что при определенном навыке VBA-программирования пользователю доступны и генерация отчетов любой сложности, и создание средств переноса данных между Visio и другими средствами моделирования, и генерация моделей путем создания решений на основе приложений данного семейства, и расширение функциональности самого инструмента моделирования, и создание разнообразных решений (например, для имитационного моделирования, автоматизированной публикации моделей в Интернете и выполнения других задач).

Помимо VBA для документирования процессов можно использовать средства интеграции Visio с приложениями Microsoft Office, такие как вставка диаграмм Office Visio 2007 в документы Microsoft Office в качестве иллюстраций и создание диаграмм Visio 2007 непосредственно в этих приложениях, средства формирования календарей в Visio 2007 с использованием данных Office Outlook 2007, инструменты подключения диаграмм Visio 2007 к электронным таблицам Excel 2007 или базам данных Access 2007 для интеграции источников данных и компонентов диаграмм, средства формирования графиков и диаграмм Ганта в Visio 2007 путем импорта соответствующих данных из Project 2007, средства экспорта информационной составляющей диаграмм Ганта и графиков Visio 2007 в Office Project 2007, средства построения организационных диаграмм на основе глобальной адресной книги Exchange.

Для документирования процессов интересны также средства сохранения результатов работы в виде веб-страниц, предоставляемые последней версией Visio, а также средства динамического обмена данными о процессах с другими приложениями с использованием стандартизованных форматов обмена на основе XML, таких как ODX и BPEL.

Ограничения и возможные проблемы

Использованное в одном из предыдущих разделов статьи словосочетание «в рамках практически любой методологии» отнюдь не означает, что Visio — наилучший инструмент для моделирования и анализа бизнес-процессов. Так, в отличие от продуктов семейства ARIS, Visio не содержит в явном виде решения проблемы «что такое один и тот же объект» — правила, по которым принимается решение, отображают ли два символа на одной и той же модели один и тот же объект, пользователи должны выработать самостоятельно и самостоятельно же соблюдать, при этом технических средств, поддерживающих выработанное правило, продукт не предоставляет — их придется создавать самостоятельно с помощью имеющихся программных интерфейсов.

Кроме того, как только число моделей бизнес-процессов, требующихся для решения задач предприятия, превышает десяток, а авторов моделей становится несколько, весьма актуальным становится вопрос разграничения доступа авторов моделей к данным. Реализовать подобное разграничение при использовании Visio можно за счет применения средств разграничения доступа к файлам, предоставляемых операционной системой соответствующего файлового сервера, либо за счет использования системы управления документами наподобие EMC Documentum. В этом случае средства управления доступа к моделям представляют собой средства администрирования операционной системы либо системы управления документами, и это означает, что задачи по разграничению доступа к моделям возлагаются, по сути, на системного администратора.

Механизма методологических фильтров (инструментов ограничения типов моделей, объектов, связей, доступных конкретному пользователю или группе пользователей для конкретного проекта), аналогичного имеющемуся в ряде других инструментов (например, в продуктах семейства ARIS), Visio также не предоставляет.

Что касается средств поддержки целостности и непротиворечивости данных, то готовых механизмов в составе продукта тоже нет, однако их можно создать самостоятельно с помощью вышеупомянутых программных интерфейсов. Впрочем, разработка отсутствующей в продукте функциональности — это дополнительные затраты, и не факт, что применение именно Visio в таких условиях окажется экономически оправданным.

Сравнение с другими продуктами

Попробуем сравнить Visio с другими инструментами моделирования.

Основным преимуществом Visio перед продуктами упомянутых семейств является низкая стоимость и простота применения, что делает его неплохим стартовым инструментом для компаний, которые только начали описывать свои бизнес-процессы и пока заинтересованы главным образом в их визуальном представлении. Еще одним достоинством данного продукта является его идеальная интеграция с другими приложениями Microsoft Office — офисным пакетом, безусловно лидирующим на рынке. Немаловажным преимуществом данного продукта являются и отлично документированные программные интерфейсы — благодаря им на основе Visio создано немало решений, в том числе и более дорогостоящих средств моделирования и анализа бизнес-процессов, разработанных компаниями — партнерами Microsoft.

Недостатки же Visio как средства моделирования бизнес-процессов — это, по сути, продолжение его достоинств. Простота применения оборачивается отсутствием функциональности, которая обычно ожидается от таких инструментов, например отсутствием средств разграничения доступа к данным, анализа и проверки корректности моделей, поддержки целостности и непротиворечивости данных. Это означает, что, решив использовать Visio на этапе становления процессного управления и анализа бизнес-процессов, в дальнейшем, скорее всего, придется обратить внимание на другие, более функциональные инструменты моделирования, к примеру на продукты компании IDS Scheer.

Обсуждение средств моделирования бизнес-процессов мы продолжим в следующих статьях данного цикла.

КомпьютерПресс 2’2009