Программа для согласования документов внутри компании бесплатно

Сервис электронного документооборота упрощает и ускоряет работу бухгалтерии. Есть виды деятельности, где использование ЭДО обязательно. Это торговля одеждой, обувью, парфюмерией, алкоголем и другими товарами с обязательной маркировкой.

Перед вами подборка популярных сервисов, которые подойдут компаниям малого и крупного бизнеса.

Читайте также: 10 сервисов онлайн-бухгалтерии

Что такое электронный документооборот и для чего нужен

ЭДО – это обмен документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами без использования бумажных версий. Нужен, чтобы обрабатывать первичную бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры), дистанционно сдавать отчетность в налоговую, ПФР и т. д.

Чтобы пользоваться ЭДО, нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить можно у оператора сервиса или в удостоверяющем центре. Электронные документы, подписанные КЭП, являются юридически значимыми.

Пользователи разных систем могут обмениваться документами. Для этого существует бесплатный роуминг между операторами.

Как выбрать сервис ЭДО:

• Узнайте, чем пользуется большинство контрагентов. Обмен документами внутри одной системы удобнее, потому что не требует настройки роуминга.
• Проверьте роуминговое покрытие оператора. Воспользуйтесь таблицей на сайте Ассоциации РОСЭУ.
• Сравните функционал. У некоторых операторов возможность сдачи отчетности в госорганы не предусмотрена или оплачивается отдельно.
• Сравните цену. Рассчитайте, во сколько обойдется отправка одного документа. Для этого разделите стоимость тарифа на количество ваших документов.

1. Контур Диадок

Комплексный сервис ЭДО от разработчика из ТОП-10 российских IT-компаний. Здесь можно организовать электронный документооборот с партнерами из РФ и иностранными контрагентами.

Основные возможности. Сервис позволяет обмениваться бухгалтерскими документами, сдавать налоговую отчетность, согласовывать договора. Для каждого документа можно настроить маршрут и отслеживать статус. Интеграция с 1С, SAP и Oracle. Также сервис работает с системой Честный знак. Если продукция подлежит маркировке, документы по каждой реализации автоматически передаются в систему. Есть модули кадрового документооборота и взаимодействия с электронными торговыми площадками.

Плюсы:

• роуминг с большинством операторов ЭДО;
• веб-версия и мобильное приложение.

Минусы: дополнительные модули платные.

Цена: Принимать документы можно бесплатно. Полноценный документооборот – от 1 900 до 18 600 ₽ в год. Если не подходят стандартные тарифы, можно запросить индивидуальное предложение.

2. СБИС

Платформа с готовыми отраслевыми решениями. Можно подключить ЭДО для производственного предприятия, общепита, транспортной компании и других видов бизнеса.

Основные возможности. Первичную документацию подписывают пакетами в один клик. Контрагент не обязательно должен быть пользователем ЭДО. Документы можно отправить на электронную почту в виде защищенной ссылки. Если у получателя есть КЭП, он сможет их подписать. Доступна отправка отчетов в ФНС. Сервис интегрируется с 1С и взаимодействует с системами маркировки Честный знак, Меркурий и ЕГАИС.

Плюсы:

• роуминг с большинством операторов;
• чат для согласования документов;
• мобильное приложение.

Минусы: платный аккаунт.

Цена: Прием документов бесплатно. Чтобы пользоваться платными тарифами, нужно зарегистрировать аккаунт и заплатить 500 ₽. Далее ежегодно оплачивать пакеты услуг: от 1 500 ₽ в год.

3. Калуга Астрал

Группа сервисов ЭДО, сдачи отчетности в ФНС, работы с системами маркировки. Все продукты подключаются отдельно.

Основные возможности. В сервисе Астрал.ЭДО можно обмениваться электронными документами и сверять расчеты. Автоматическая отправка кодов товаров в Честный знак.

Астрал Отчет 4.5 позволяет отправлять отчетность в ФНС, ПФР, Росстат и другие контролирующие органы. Календарь бухгалтера заранее напомнит о дате отчета.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• проверка контрагентов.

Минусы: неудобно пользоваться одновременно несколькими сервисами.

Цена: Астрал.ЭДО – бесплатный тестовый период 1 месяц, далее – от 5 000 ₽ в год; Астрал Отчет – от 1 200 ₽ в год.

4. Такском

Сервис работает самостоятельно или в интеграции с учетными системами. Во втором варианте отправлять, получать и подписывать документы можно не выходя из 1С.

Основные возможности. Есть решения для организации ЭДО с контрагентами и сдачи отчетности в государственные органы. Модули подключаются отдельно.

Такском-Файлер – это программа для обмена бухгалтерскими документами и отправки информации в Честный знак.

Такском-сдача отчетности – позволяет сдавать отчеты в ФНС, ФСС, ПФР, Росстат. Функция ЭДО здесь тоже есть, но пакеты исходящих документов маленькие.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• интеграция со старыми и измененными версиями 1С;
• мобильное приложение.

Минусы: неудобно переключаться между модулями.

Цена: Отправка документов – от 1 500 ₽ за 100 пакетов; сдача отчетности – от 1 875 ₽ в год.

5. DocSpace

Коробочная система обработки, согласования, хранения и поиска документов для крупных предприятий. Реализована концепция Workflow («поток работы»): стандартные процессы с участием большого количества сотрудников разбиты на отдельные шаги. Такой подход помогает не терять документы и вовремя выполнять задачи согласования.

Основные возможности. Сервис позволят учитывать входящие и исходящие документы, согласовывать договора, подавать заявки на оплату счетов. Искать документы в электронном архиве можно по выдержке из текста или индивидуальным реквизитам. Модуль отчетности помогает контролировать качество работы сотрудников с документами.

Плюсы:

• автоматизация типовых действий с документами;
• неограниченный объем архива.

Минусы: не подойдет малому бизнесу.

Цена: Доступна демоверсия. Минимальная стоимость – 450 000 ₽ за 50 лицензий клиентского доступа

6. ЭДО.Поток

Сервис предлагает ЭДО с контрагентами и работу с системой Честный знак. Можно пользоваться в веб-версией или интегрировать программу с 1С.

Основные возможности. Позволяет обмениваться первичной документацией и отправлять коды товаров в систему маркировки. Автоматическая настройка роуминга.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• бесплатный интегратор с 1С и другими учетными системами.

Минусы: нельзя передавать отчеты в ФНС.

Цена: Входящие документы – бесплатно. В базовом тарифе можно оплачивать отправку документов поштучно. Старшие тарифы – от 700 ₽ за 100 документов.

7. ЭДО СберБизнес

Продукт из экосистемы Сбер. Доступен также компаниям, которые не являются клиентами банка.

Основные возможности. В системе можно организовать документооборот с пользователями популярных операторов ЭДО, Сбербанком и государственными органами. Есть сервис проверки контрагентов. Электронная подпись – бесплатно.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• безлимитные исходящие в платных тарифах.

Минусы: нет интеграции с учетными системами.

Цена: Входящие – бесплатно. Платный тариф – 360 ₽ в месяц для клиентов СберБизнес. Остальные пользователи оплачивают годовой доступ – 4320 ₽.

8. Е1 Евфрат

Подойдет крупному бизнесу и государственным организациям. Совместная работа с документами по принципу Workflow. Программу можно установить на собственное оборудование или пользоваться облачным сервисом.

Основные возможности. Система позволяет собирать и обрабатывать первичную документацию, управлять контрагентами по аналогии с CRM, автоматизировать бизнес-процессы. Можно создать электронный архив.

Плюсы:

• выезд специалистов для обучения сотрудников;
• мобильная версия.

Минусы:

• для внутреннего документооборота;
• высокая цена.

Цена: Бесплатный тестовый период 30 дней. При установке на собственное оборудование – от 5 200 ₽ за одну пользовательскую лицензию. Облачный сервис – от 27 000 ₽ в месяц.

9. СЭД «ДЕЛО»

Платформа для создания цифровой инфраструктуры компании. Подойдет крупному бизнесу, государственным и муниципальным организациям. Позволяет автоматизировать документооборот и управлять бизнес-процессами.

Основные возможности. В сервисе можно организовать внутренний и внешний документооборот, создавать маршруты для документов и отслеживать выполнение задач. Есть функции управления материальными ресурсами, закупками и электронными торгами. Модули для государственных органов: организация электронной очереди, обработка обращений граждан.

Плюсы:

• роуминг с популярными операторами;
• бесшовное взаимодействие с пакетами офисных программ и почтовыми клиентами;
• мобильное приложение.

Минусы:

• не подойдет малому бизнесу.

Цена: Есть бесплатная демоверсия. Стоимость одной пользовательской лицензии – от 6 600 ₽. Отдельно нужно заключать ежегодный договор на сопровождение, который не входит в стоимость лицензии.

10. Инфотекс Траст

Сервис подойдет для малого бизнеса. Программа устанавливается на собственное оборудование – доступ с ПК.

Основные возможности. Позволяет организовать документооборот с контрагентами, сдавать отчетность и отправлять коды товаров в Честный знак.

Плюсы:

• роуминг с популярными сервисами ЭДО;
• дистанционная помощь в установке и настройке системы.

Минусы: нет интеграции с 1С.

Цена: Бесплатный пробный доступ на 100 исходящих документов. Документооборот – от 2 750 ₽ за 500 документов; отчетность – от 1 100 ₽.

Заключение

При выборе сервиса ЭДО ориентируйтесь не только на цену. Оцените, насколько функционал соответствует вашим задачам и масштабу бизнеса. Узнайте, можно ли интегрировать продукт с другим вашим ПО. Поинтересуйтесь качеством техподдержки, изучите отзывы.

Полезные ссылки:

• Как увеличить средний чек
• 20 бизнес-идей производства
• Как стать продавцом на Вайлдберриз
• 10 лучших сервисов для проверки контрагентов

Электронный документооборот — это безбумажный способ организации делопроизводства. При ЭДО акты, счета-фактуры, договоры, соглашения, накладные и другие документы оформляются в электронном виде и отправляются по интернету. В результате снижаются непроизводственные расходы, ускоряются бизнес-процессы.
ЭДО позволяет:

• получать, создавать, обрабатывать, отправлять документы в цифровом виде;
• вести архив, сформировать единую базу документов;
• совершать сделки с контрагентами из других городов;
• подписывать договоры за пределами офиса;
• находить, подготавливать пакеты документов для сдачи отчетности.

ЭДО постепенно внедряется во все виды взаимодействия контрагентов друг с другом и контролирующими государственными органами. Например, расширяется перечень отчетов, которые сдаются в электронном виде.

Так, в цифровом формате уже представляется годовая бухгалтерская отчетность, декларации по НДС, формы 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.

Налоговая отчетность, а также формы 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД должны быть электронными при определенном количестве сотрудников. Электронной документацией обязаны обмениваться участники государственных торгов. 

На ЭДО построены такие меры контроля, как прослеживаемость, маркировка товаров. Компании, реализующие прослеживаемые или маркируемые товары, должны составлять электронные счета-фактуры и УПД и сдавать отчетность в электронном виде.

Предполагается, что уже в период до 2024 года многие документы перейдут в цифру. Сегодня организации чаще всего переводят счета-фактуры и универсальные передаточные документы. Но ФНС в ближайшее время планирует разработать форматы для договоров, актов сверки взаимных расчетов, транспортных и расходных накладных, счетов на оплату, КС-2, КС-3 и т.д.

Единые правила электронного документооборота, конкретные форматы позволят ФНС:

• сделать налоговое администрирование результативнее, увеличить объемы налоговых сборов, страховых взносов;
• проводить меньше проверок, требовать меньше бумажной документации для отчетности;
• улучшить госуправление с помощью цифровых данных;
• оперативно регулировать спорные вопросы.

Все это указано в Концепции развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности. Предполагается, что названные меры помогут сделать конкуренцию среди бизнеса равной. Это положительно скажется на конкурентоспособности российских компаний.

Кроме того, внедрение ЭДО и решение связанных с ним вопросов простимулирует развитие наукоемких технологий, цифровой экономики. Ожидается также ускорение роста внутреннего валового продукта.

Известны и конкретные сроки расширения ЭДО в России. Согласно планам ФНС, уже до конца 2024 года 95 % счетов-фактур и 70 % товарных, транспортных накладных должны стать электронными. В частности, в 2022 году акцент будет сделан на стимулировании компаний передавать все счета-фактуры в цифровом виде. Разработка новых форматов до конца 2023 года сделает возможным цифровое совершение и закрытие сделок.

Причины внимания правительства и контролирующих госорганов к развитию электронного документооборота понятны. Но преимущества получает и сам бизнес. ЭДО упрощает рутинные задачи, экономит деньги и время, повышает лояльность партнеров и клиентов.

Выбор компании в пользу ЭДО позволяет:

• снизить расходы на бумагу, печать, канцелярию, отправку документов почтой или курьерскими службами;
• повысить скорость согласования, подписания актов, счетов, накладных;
• настраивать маршруты движения документов;
• сократить количество ошибок благодаря автоматизации процессов;
• хранить документы в едином электронном архиве, который формируется автоматически;
• легко находить нужные файлы с помощью тегов или фильтров;
• получать удаленный доступ в любое время;
• отслеживать соблюдение сроков, выполнение сотрудниками задач;
• обеспечить своевременную и гарантированную доставку и получение документации;
• исключить риск ее утери;
• ограничить доступ подразделений или работников к тем или иным файлам;
• гарантировать конфиденциальность данных;
• освободить сотрудников от бумажной рутины;
• оперировать актуальными учетными данными.

С внедрением ЭДО сокращаются сроки закупок, оплаты от клиентов. ЭДО дает и косвенные выгоды от точности, непротиворечивости информации у участников документооборота. Порядок в делопроизводстве, отсутствие расхождений с контрагентами, своевременность выполнения требований законов снижают риск внеплановых налоговых проверок, начисления штрафов или пени. 

Коснутся преимущества также работы сотрудников компании. Взаимодействие в едином информационном пространстве ускорит рассмотрение и согласование документов, особенно если внедрена система электронного документооборота (СЭД) для внутренних задач компании.

При этом документы, которыми обмениваются контрагенты в системах ЭДО, обладают юридической силой. А значит, подтверждают факты или события, гарантируют, что после визирования договор или счет не изменялся. Подписанные документы принимают госорганы и суды.

Юридическую силу документу придает электронная подпись. Согласно закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи», выделяется три вида подписей: простая, неквалифицированная, квалифицированная. В системе ЭДО Диадок в основном используется третья — КЭП. Она обладает наибольшей защитой, сразу равнозначна собственноручной подписи, применяется без дополнительных соглашений с поставщиками и клиентами, подходит для сдачи отчетности в налоговую и другие ведомства.

Эти преимущества и возможности, а также все более широкое распространение электронного документооборота мотивируют компании переходить на безбумажное делопроизводство. А чем больше предприятий используют ЭДО, тем больше партнеров они подключают к нему. 

В современных сервисах ЭДО поиск и приглашение контрагентов к обмену электронными документами упрощены. Например, в Диадоке отправить приглашение партнеру можно из самого сервиса. Для этого нужно ввести название или ИНН компании в строке поиска в разделе «Поиск и приглашение» страницы «Контрагенты» и выбрать нужную организацию.

Таким образом, ЭДО помогает бизнесу не только с решением рутинных задач, возникающих при работе с документацией. Также компания:

• не теряет, а напротив — приобретает новых партнеров;
• беспроблемно сдает отчетность;
• работает с прослеживаемыми и маркированными товарами;
• участвует в любых торгах;
• не теряет свои преимущества, остается конкурентоспособной;
• получает ресурсы для дальнейшего роста.

ЭДО упорядочивает работу внутри организации, освобождает кабинеты от стопок бумаг, ускоряет бизнес-процессы, делает документооборот точным, контролируемым на всех этапах. С безбумажным документооборотом компания становится мобильной, гибкой к меняющимся условиям.

Как правило, системы электронного документооборота — как для организации делопроизводства внутри компании, так и для документооборота с контрагентами — распространяются на платной основе. Это связано с тем, что компании-разработчики сервисов создают новые продукты и обновляют имеющиеся, привлекают экспертов и тратят немалые ресурсы на поддержку систем.

То же касается и операторов электронного документооборота. Организации, которые предоставляют клиентам услугу по обмену юридически значимыми электронными документами, обеспечивают документооборот технологиями, кадрами, правовыми возможностями. Среди задач операторов ЭДО:

• реализовать процесс передачи электронных документов, в том числе счетов-фактур;
• гарантировать безопасность передаваемых данных;
• обеспечить документам юридическую силу;
• проверить и подтвердить достоверность данных обо всех участниках ЭДО;
• фиксировать историю изменений документов;
• хранить файлы в течение сроков, установленных законодательством;
• при необходимости выступить независимой стороной в спорных ситуациях.

Для этого оператору ЭДО нужно получить специальные лицензии, в частности, на право предоставления телематических услуг связи, работу с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами. Кроме того, для своевременных перенастроек вслед за законодательными изменениями необходимы технические ресурсы.

Новый программный документ в области безбумажного документооборота — Концепция развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности — устанавливает дополнительные требования к работе операторов ЭДО в части хранения документации.

Они будут обеспечивать:

• хранение документов, подтверждающих полномочия подписанта на момент подписания;
• хранение программного обеспечения для визуализации документов;
• возможность представления файла из информационной̆ системы оператора в адрес третьей стороны;
• несение ответственности за хранение документа;
• передачу документов при ликвидации на хранение другим операторам, иным сторонам или в Федеральное архивное агентство. 

В связи с этим бесплатных полноценных сервисов ЭДО нет. Некоторые решения бесплатны лишь условно, поскольку имеют ограничения по числу пользователей или документов, не гарантируют поддержку и в один момент могут перестать обновляться. Есть системы ЭДО, которые предлагают бесплатную демоверсию для оценки продукта или демократично подходят к ценообразованию

От перехода на электронный документооборот руководителей организаций, предпринимателей нередко останавливают затраты.

Стоимость запуска ЭДО действительно может отпугивать, если денежные вливания требуются на каждом этапе — при подключении, добавлении новых пользователей, хранении файлов и т.д.

Однако тарификация в системе электронного документооборота Диадок клиентоориентирована и понятна. А целый перечень услуг, за который в сервисах ЭДО обычно взимается плата, в Диадоке бесплатен. В частности, без оплаты:

• Подключение к системе. Войти в сервис можно с сертификатом квалифицированной электронной подписи. Подайте заявку на подключение, примите условия лицензионного договора и начните получать, согласовывать и подписывать документы. Отправлять файлы можно после покупки годового пакета. 
• Входящие документы. Цена исходящих зависит от выбранного тарифа. Пакет будет действовать в течение года или пока не будет исчерпан оплаченный лимит. Причем учитываются только те документы, документооборот по которым завершен.
• Согласование, подписание. За эти операции платить не нужно. Начать работу в сервисе и оценить ее удобство можно с первых минут.
• Хранение документов на серверах СКБ Контур. Вам не нужно беспокоиться о сохранности файлов и доступа к ним. Даже если вы откажетесь от услуг Диадока, не менее пяти лет после прекращения действия договора документы будут храниться. Вы сможете зайти в систему, просмотреть или скачать нужные документы. 

Пакеты исходящих документов в Диадоке не привязаны к месяцам или кварталам. Поэтому неиспользованные лимиты не «сгорают», а сохраняются на протяжении года. Стопроцентная гарантия доставки документов, в свою очередь, исключает потерю документов. Это означает, что не придется дублировать отправленный договор или счет и еще раз оплачивать доставку, как это происходит при работе на бумаге.

Описание тарифов в сервисе максимально простое и понятное. У нас нет скрытых позиций или внезапно всплывающих платежей.

Напротив, в рамках каждого тарифа предложены дополнительные бесплатные опции. Так, без доплат можно:

• подключать неограниченное число пользователей;
• открывать доступ сотрудникам для просмотра и согласования документов;
• зарегистрировать ящик организации без абонентской платы;
• пользоваться мобильным приложением для iOS и Android;
• обмениваться текстовыми сообщениями с контрагентами в чате.

В Диадоке не понадобится оплачивать смену тарифа, получение оповещений о событиях, сохранение неиспользуемого аккаунта. К тому же на связи будет техподдержка от экспертов ЭДО. Они ответят на вопросы и оперативно окажут профессиональную помощь пользователям системы в любое время суток. 

Кроме того, в Диадоке не взимается повышенная плата за исходящие документы клиентам других операторов ЭДО. Отправка в роуминге стоит столько же, сколько внутри сети. Да и сам роуминг будет настроен бесплатно.

В веб-версии сервиса можно начать работать даже без оплаченного тарифа исходящих, для входа нужна только КЭП. Если у вас нет электронной подписи, можете приобрести ее в Удостоверяющем центре Контура.

Выстроенные бизнес-процессы, безошибочная и быстрая работа с документами, направление ресурсов на весомые задачи помогают компании быть конкурентоспособной и расти. ЭДО с Диадоком позволит не только развиваться, но и сокращать издержки. Сравните затраты на бумажный и электронный документооборот.

Содержание

Чтобы упростить ведение документооборота, компании и индивидуальные предприниматели автоматизируют этот процесс с помощью специальных программ.

Рассказываем, какими они бывают и как выбрать лучшую.

Что такое СЭД

Современные системы электронного документооборота или СЭД – программы для создания, хранения файлов, разграничения прав доступа к ним и контроля над выполняемой работой. Такая система помогает ускорить и упростить многие внутренние процессы, а также обмен документами между компаниями или подачу отчетности в государственные органы.

Некоторые путают СЭД и ECM (электронную систему мониторинга) из-за схожести в функциях. В ECM предусмотрено больше возможностей, например, работа с изображениями, видео и веб-страницами. Она рассчитана не только на работу с документами, но и на управление корпоративным контентом в целом. При этом СЭД проще настроить, у нее меньше требований к внедрению и ниже стоимость.

Виды систем электронного документооборота

СЭД различаются между собой алгоритмами обработки информации. Например, одна система предполагает четкую структуру хранения данных, а другая позволяет работать более гибко. Некоторые элементы бывают похожими, но в целом каждая СЭД служит для определенной цели. Выделяют 5 самых распространенных видов:

• Электронный архив. В этой системе недостаточно функций для полноценного документооборота, но она отлично подойдет для хранения большого количества данных и быстрого поиска файлов.
• Workflow-системы. Здесь есть функционал для обмена документами, с присвоением им статусов, созданием рассылок и другими опциями. Обычно такие СЭД используют для автоматизации наиболее повторяемых задач.
• Гибридные. Совмещают в себе преимущества нескольких видов систем. Алгоритм работы определяет сама организация.
• Коллаборативные. В таких СЭД основное внимание направлено на поддержку разных форматов, что позволяет гибко настраивать рабочий процесс.
• С функциями CRM. Помимо документов здесь могут храниться данные о взаимодействии с клиентами.

Выбор СЭД зависит от особенностей бизнеса, так как широкий набор функций требуется далеко не всегда. Лучше уделить больше внимания надежности, удобству использования, возможности решения конкретных задач и безопасности. В любом случае переход на электронный документооборот поможет использовать рабочее время более эффективно.

Возможности и функционал

Сотрудники с помощью СЭД легко обмениваются документами и редактируют их. Руководители создают отчеты, разграничивают права доступа и контролируют работу персонала.

Оцените эффективность скриптов и улучшите работу колл-центра с помощью речевой аналитики Calltouch Предикт. Упростите анализ общения операторов с клиентами и определите причины, по которым звонки не заканчиваются продажами.

Дополнительные возможности электронного документооборота:

• стандартизация документов;
• создание единой структуры;
• быстрое согласование;
• исключение потерь за счет архивации.

Функционал СЭД должен учитывать будущее расширение компании. В этом случае не придется переживать о комфорте управления даже через несколько лет.

Преимущества и недостатки

Среди преимуществ – ускорение и упрощение работы внутри компании, а также с контрагентами и государственными органами. Когда нужно согласовать документ, не приходится идти в соседнее здание или ехать в другой город. Выполнение многих рутинных действий становится автоматизированным, а искать файлы получается быстрее.

Можно выделить и другие плюсы:

• отслеживание работы с документами на любом этапе;
• возможность создания разных версий документов;
• установление дедлайнов по отправке;
• удаленный доступ 24/7;
• отсутствие расходов на бумагу, канцелярию, комплектующих к принтерам.

Недостатков у СЭД немного и большинство из них – довольно условные. Например, придется потратить время на ее внедрение (как в случае и с любым другим ПО), настройку и обучение сотрудников. Чтобы система работала исправно, понадобится специалист, который будет выполнять техническое сопровождение. Это могут быть штатный сотрудник или специалист компании, у которой вы заказали саму систему.

Обзор лучших систем и программ

Есть много компаний, которые предлагают свои услуги по электронному документообороту. Их называют операторами. Выбор в первую очередь зависит от потребностей организации.

Список всех операторов вы найдете на сайте ФНС. Выделим 10 наиболее популярных и надежных систем:

• 1С. Сравнительно недорогая СЭД. Пользоваться программой очень просто, но купить ее можно только у разработчиков. Минимальная цена составляет 18 000 рублей.
• ДЕЛО. Основные преимущества – система выдерживает даже сильные нагрузки, при этом можно использовать мобильное приложение. Присутствует архив, но нет информации о состоянии документов. Цена на тарифы начинается от 14 000 рублей.
• ТЕЗИС. Внедрить эту систему просто, используют ее обычно для работы с контрагентами и государственными учреждениями. Доступ возможен не только с компьютера, но и с мобильных устройств. Купить СЭД можно за 35 000 рублей.
• ЛОГИКА. Несмотря на то, что программа достаточно простая в использовании, с ее помощью разрабатывают сложные схемы движения документов, но настроить маршрут согласования нельзя. Цена – 4900 рублей, если сотрудников в компании больше 200.
• A2B. Очень мощная система с большим количеством функций. A2B подходит для любых сфер бизнеса, хотя некоторым покажется сложной из-за множества настроек. За каждого пользователя придется заплатить от 100 рублей и выше. «Коробочная» версия стоит минимум 15 000 рублей.
• Ландокс. Эта СЭД подойдет для внутренних нужд компании и для работы с контрагентами. Но осваивать систему достаточно сложно. Лицензия стоит от 6000 рублей.
• ELMA365 ECM. Здесь очень широкий функционал, поэтому программа сильно отличается от остальных. Можно применять индивидуальные настройки. Легко следить за сотрудниками и искать документы через архив. Главный недостаток – сложный интерфейс. Цена – 7 200 рублей.
• TESSA. Система позиционирует себя как высокоскоростная. Это основное преимущество, но стоит отметить также привлекательный дизайн и дружелюбный интерфейс. Используют программу на разных устройствах, но произвести первоначальные настройки сложно. Цена – от 5 500 рублей.
• DocsVision. Программу легко установить, у нее много полезных функций, а для работы можно использовать и мобильные устройства. Среди российских систем электронного документооборота здесь лучше всего организована работа с карточками документов. Пользователи отмечают, что программа гибкая в настройке, но иногда зависает. Стоить будет минимум 7 700 рублей.
• Directum. Главные преимущества системы – безопасность и конфиденциальность. С помощью такой программы легко оптимизировать работу с документами, но настроек очень мало. Базовый функционал стоит 28 000 рублей.

Универсальной системы не существует. Все программы имеют отличительные особенности. Например, в 1С разобраться проще, но у A2B больше возможностей. Для работы с государственными органами хорошо подходит система «ДЕЛО», а внутри компании и для контрагентов лучше выбрать «Ландокс».

На что обратить внимание при выборе

Любая система должна быть надежной и удобной, но не менее важна совместимость с существующими техникой и ПО. Желательно предусмотреть возможность изменения настроек, пусть и с привлечением аутсорсеров.

Выбор конкретной СЭД зависит от требуемого функционала, возможности масштабирования, количества документов и пользователей. Следует заранее убедиться, что СЭД не будет конфликтовать с другим программным обеспечением, которое вы используете. Только после этого переходите к анализу интересующей вас системы:

• изучите функции;
• поищите примеры использования, почитайте отзывы, ознакомьтесь с информацией на тематических форумах;
• просмотрите скриншоты, прикиньте, насколько удобным будет интерфейс;
• протестируйте демо-версию.

Чтобы ожидания оправдались, руководители должны точно понимать, для каких целей они внедряют СЭД. Например, это могут быть сокращение расходов или разгрузка отделов.

Важно, есть ли в штате компании специалисты, которые могут в будущем самостоятельно дорабатывать продукт на основании предложений пользователей по его улучшению. Если таких сотрудников нет, обратите внимание на услугу технической поддержки от операторов.

Предусмотрите возможность регулярного резервного копирования – даже самая совершенная система может дать сбой, и удаленные/поврежденные данные, которые не сохранялись дополнительно на другом носителе, исчезнут навсегда.

Возможен ли документооборот между разными программами

Контрагенты используют разные СЭД, но компаниям не нужно внедрять их все. Когда системы отличаются, применяют роуминг. В контексте СЭД у этого термина понятие такое же, как и в случае с мобильными операторами. Причем роуминг должен присутствовать и у компании, и у контрагента. Это позволяет создать единую сеть по работе с документами.

У каждого оператора свои особенности подключения, но все они приблизительно похожи. Такую услугу оказывают в автоматическом режиме или по требованию. Компания самостоятельно отправляет контрагенту приглашение, а он направляет согласие. После установки автоматического соединения обмен документами происходит практически мгновенно.

Как внедрить СЭД

Сначала установите программное обеспечение. Затем создайте пользовательские аккаунты и определите права доступа. Если нужно объединить СЭД с другими программами – интегрируйте их. Останется только обучить сотрудников.

При внедрении могут возникнуть проблемы, если:

• персонал с трудом осваивает новые технологии (большую часть сотрудников составляют люди предпенсионного возраста или специалисты, которым ранее не приходилось вносить данные в компьютер);
• руководство выдало инструкции по работе с СЭД, но не спешит их внедрять;
• плохо организована работа с документами в компании – существующий хаос тормозит перенос данных в цифровой формат.

Стоит ли совмещать с бумажным

В большинстве случаев совмещение бумажного и электронного документооборота – необходимость. Ведь некоторые приказы или договоры останутся на бумажных носителях до конца срока их действия. К тому же далеко не все контрагенты тоже окажутся пользователями СЭД или захотят на нее переходить.

Электронный документооборот становится все более популярным, и в будущем многие компании так или иначе на него перейдут. Чем раньше руководство увидит преимущества СЭД, тем быстрее оптимизирует работу с документами. Это напрямую повлияет на эффективность компании, так как у сотрудников появится больше времени для выполнения прямых обязанностей, а также удастся сократить некоторые расходы.

Подключите сквозную аналитику Calltouch, чтобы объективно оценить эффективность выработанной бизнес-стратегии. Сервис объединит данные о работе рекламных площадок, CRM и других маркетинговых инструментов на одном дашборде. Контролируйте воронку продаж и определяйте источники целевого трафика без рутины и лишних затрат.

Коротко о главном

• Существуют десятки СЭД с разным функционалом. Универсального варианта нет.
• При выборе системы в первую очередь учитывайте масштабы документооборота и специфику бизнеса.
• Чтобы пересылать документы между разными СЭД, придется подключить роуминг.
• У любой системы есть демо-версия, с помощью которой можно протестировать функционал.

2019. У DocTrix Platform появилась бесплатная лицензия

Low-code платформа для автоматизации бизнес-процессов на MS SharePoint DocTrix Platform теперь представлена лицензиями двух типов – Standart и Pro. DocTrix Platform Standart ориентирован на пользователей, которым не хватает базовых возможностей MS SharePoint для создания удобных и функциональных приложений.Стандартный вариант обладает минимальным функционалом для создания бизнес-приложений на базе MS SharePoint.В свою очередь, версия Pro обладает полноценным функционалом и предоставляет пользователю максимальные возможности для работы с платформой. Стандартная лицензия для DocTrix Platform 2013 является абсолютно бесплатной. Неограниченная по времени лицензия Standart доступна также для DocTrix Platform 2016 и 2019. Для получения данной версии необходимо также приобрести Software Assurance на 1 год.

2017. ELMA выпустила бесплатную версию своей BPM-системы

Компания ELMA выпустила бесплатную полнофункциональную версию — ELMA Community Edition.Система не имеет ограничений по времени использования и количеству пользовательских лицензий. Это полноценная BPM-система, которую можно внедрять в работу компании и бесплатно пользоваться всем функционалом без ограничений: моделировать бизнес-процессы, автоматизировать их исполнение, контролировать работу по процессам, улучшать процессы на основе данных мониторинга. Система содержит модуль ECM для электронного документооборота, модуль CRM для управления процессом продаж, готовые бизнес-процессы, пакеты процессов и другие решения ELMA Store, которые можно быстро установить в системе и адаптировать под специфику своего бизнеса. Есть возможность гибкой интеграции решения в ИТ-инфраструктуру компании и расширения функционала. Пользователям бесплатной версии ELMA Community Edition не предоставляется техподдержка от разработчика, однако им доступны все необходимые ресурсы для самостоятельного внедрения системы.

2016. Хоулмонт дарит администраторам СЭД ТЕЗИС бесплатную лицензию

Компания Хоулмонт внесла изменения в политику лицензирования системы управления документами и задачами ТЕЗИС. Теперь во всех редакциях системы присутствует одна бесплатная дополнительная лицензия для администратора системы. Именная лицензия администратора — особый тип лицензии на систему ТЕЗИС, позволяющий подключиться к системе вне зависимости от того, сколько пользователей работает в ней в данный момент. Подключение может быть осуществлено с любого устройства, стационарного или мобильного. Отныне у администраторов СЭД ТЕЗИС появится возможность работы с системой в любое время и в любом месте, что позволит повысить оперативность решения возникающих у пользователей вопросов.

2016. Компания «Интерпроком» выпустила новую версию СЭД Эскадо

Компания «Интерпроком» выпустила новую версию СЭД Эскадо версии 7.3. В релиз вошли более 15 значимых изменений, которые расширяют возможности пользователей по согласованию, поиску и хранению документов и автоматизируют их с помощью QR-кода. Во всех модулях новой версии реализована функция поиска документа по QR-коду и расширен список документов, в которые можно проставить QR-код и штамп. Новое меню и новые функции для администраторов системы делают настройку свойств и управление документами и ролями пользователей в ЭСКАДО более простыми и эргономичными. В релизе 7.3. улучшен адаптивный вариант веб-интерфейса, который подстраивается под размеры экрана, и изменен дизайн карточки документа для печати. Работа c документами также улучшена через механизм создания версий документа. С версии 7.3 все новые пользователи, а также пользователи, восстановившие или продлившие подписку и поддержку ЭСКАДО, получают веб-клиент и мобильный клиент ЭСКАДО бесплатно.

2015. ДЕЛО-Х — система электронного документооборота для Xbox

Компания КС-Консалтинг, которая занимается внедрением систем электронного документооборота, выпустила клиент системы СЭД Дело для игровых приставок Xbox. Приложение Дело-X — это инновационная разработка, явившаяся откликом на возрастающую потребность пользователей к геймификации бизнес-процессов. Качественная трехмерная графика и захватывающие квесты (например, создание, или согласование документов), обещают удивить даже самого требовательного пользователя. За выполнение каждого задания в «Дело-Х», вы получаете очки опыта, а также возможность прокачать свои базовые знания и навыки, такие как «квалификация», «авторитет», «признательность руководства», «заработная плата» и др. Более того, за каждые 1000 очков опыта, вы получаете новый уровень, и, как следствие, возможность продвижения по карьерной лестнице. Управление документами на Xbox осуществляется посредством геймпада.

2015. В А2Б появилась система электронного документооборота

В системе управления бизнесом А2Б появился модуль электронного документооборота, доступный как в онлайн, так и в коробочном варианте. Модуль СЭД включает самые востребованные возможности для управления внутренним документооборотом компании и предназначен для сокращения времени на согласование и контроль соответствующих поручений. Система позволяет быстро найти любой документ, просмотреть историю и упростить формирование отчетов. СЭД А2Б подходит для компаний малого и среднего бизнеса, а также крупных компаний с облегченными требованиями к программе. Стоимость модуля СЭД — от 500 руб/месяц на всю компанию (до трех пользователей можно использовать бесплатно).

2012. PayDox увеличивает лимит бесплатной версии

В веб-ориентированной системе документооборота PayDox вместо бесплатной персональной версии теперь появилась бесплатная командная версия PayDox Team. Она представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой 5-ти авторизованным пользователям, в том числе обладающему правами администратора системы. Также предоставляется право работы в системе неограниченному количеству пользователей (используя общедоступный вход в систему), чтобы знакомиться с общедоступными документами, просматривать общедоступные бизнес-процессы предприятия, работать с корпоративным файловым архивом, участвовать в корпоративных обсуждениях, а также создавать поручения для других сотрудников и получать поручения от других сотрудников.

2010. Бесплатный документооборот или как сэкономить деньги при внедрении СЭД

Рынок СЭД крайне насыщен. У нормального заказчика  глаза разбегаются от обилия решений  на любой кошелек, взгляд и предпочитаемый метод работы. Чтобы по крайней мере встретится с представителями всех систем придется потратить пару месяцев. А как потом их сравнивать, и фильтровать полученную на встречах информация – вообще отдельная задача.  Данная статья не претендует на обзор, сравнение и  рекомендации по всем системам, т.к. у  каждой системы есть преимущества, важные для одной компании и полностью параллельные для другой. Я ставлю задачу рассказать о некоторых системах электронного документооборота, внедрение которых может быть станет удачным выбором, т.к. они представляют возможности для экономии. ***

2008. PayDox: отечественный Twitter для бизнеса

Недавно мы писали о новых сервисах Yammer и Socialcast, которые позиционируются как корпоративные аналоги Twitter. В связи с этим возникло много вопросов, о том, как приживется подобный инструмент в бизнес-среде, как он будет развиваться. В этой связи интересно посмотреть на модуль отечественной системы PayDox, предназначенный для внутреннего общения и совместной работы. PayDox — это отечественная система электронного документооборота, которая уже состоялась как бизнес-инструмент для организации совместной работы. Посмотрим, что представляет собой модуль системы «Сообщения». ***

2007. Система электронного документооборота NauDoc стала бесплатной

Компания NAUMEN объявляет об изменении лицензионной политики программного продукта NauDoc. С момента публикации этого сообщения все желающие могут бесплатно получить лицензии популярной системы электронного документооборота, чтобы быстро и без лишних затрат начать проект внедрения на своем предприятии.  Цель новой политики лицензирования — уменьшить финансовый риск для малых и средних предприятий, планирующих перейти на электронный документооборот. Благодаря бесплатности лицензий NauDoc и использованию только бесплатных компонентов с открытым исходным кодом (операционная система, сервер приложений, СУБД и др.) компания, внедряющая NauDoc, избавлена от груза лицензионных отчислений.

2007. PayDox Personal — бесплатная версия системы доступна для скачивания

Компания Paybot LLC — разработчик системы электронного документооборота PayDox объявила о выходе бесплатной версии системы. Версия системы, названная PayDox Personal, предназначена для малых и средних предприятий и индивидуальных пользователей. Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариант системы PayDox, позволяющий работать с системой  одному пользователю, обладающему правами администратора системы, либо неограниченному количеству пользователей в режиме просмотра и получения информации о разрешенных к просмотру документах и отчетах. Систему PayDox в России используют нефтяные компании, энергетические компании (подразделения РАО ЕЭС), металлургические предприятия, подразделения ГАЗПРОМа, торговые компании, сети магазинов, аудиторские компании, финансовые и инвестиционные компании, центры управления воздушным движением, пенсионные фонды (в том числе РАО ЕЭС и РОСТЕЛЕКОМА), сети ресторанов и кофеен, фармацевтические компании, авиакомпании, машиностроительные предприятия, государственные учреждения, высшие учебные заведения (институты и университеты), и другие.

2007. Вышла бесплатная версия PayDox для малого бизнеса

Компания PayDox выпустила бесплатную версию своей системы для совместной работы на базе документооборота PayDox Personal, предназначенную для малых и средних предприятий и индивидуальных пользователей. Версия PayDox Personal представляет собой полнофункциональный вариантсистемы PayDox, позволяющий одному пользователю (администратору) создавать и редактировать контент, анеограниченному количеству пользователей — просматривать этот контент в зависимости от их прав доступа. Например, система позволяет создать архив документов с возможностью поиска, публиковать новости компании, различные отчеты. Windows-версия PayDox Personal доступна для свободного скачивания с официального сайта PayDox. Напомним, PayDox — это реализованный наweb-технологиях корпоративный портал, использующий электронныйдокументооборот как инструментальную базу.

2003. Бесплатные дистрибутивы NauDoc

В рамках выставки Softool 2003 компания Naumen провела акцию под названием «Бесплатный дистрибутив NauDoc». Посетители стенда компании получили более 400 бесплатных компакт-дисков, содержащих дистрибутивы системы электронного документооборота NauDoc Special Edition SofTool 2003, программных продуктов NauRP/CRM и NauPhone. Большой интерес посетителей вызвали представленные системы NauDoc — система электронного документооборота и NauPhone — центр обслуживания телефонных вызовов (IP Phone/Call Center). Кроме того, в рамках проведенного мероприятия учебный центр Naumen анонсировал новую программу дистанционного обучения и курсов по методике Extreme Programming.

24 августа

2 минуты чтения

#Бизнес

Сотрудникам компаний не нужно распечатывать и подписывать документы, а потом вызывать курьера, чтобы передать их контрагентам. Эти задачи берет на себя ЭДО — электронный документооборот. Чтобы начать им пользоваться, требуется оплатить услуги специального оператора. Рассказываем, какие варианты работы существуют и чем различаются операторы.