Переход организации на электронный документооборот позволяет оптимизировать работу, в том числе согласование документов. Все статусы подписания будут зафиксированы онлайн в автоматизированной информационной системе. Это делает процесс согласования прозрачным и понятным.
Обычно в компаниях перед подписанием договора или другого документа его согласуют внутри одного или нескольких отделов. Документ перемещается на визирование ответственному сотруднику или подразделению. Если документооборот происходит на бумаге, то приходится долго ждать получения подписей и постоянно отслеживать движение документов. Если документы в электронном виде, сложные цепочки согласований можно автоматизировать.
Согласование документов в электронном виде происходит в системе для электронного документооборота внутри организации (СЭД) или в сервисе для электронного документооборота (ЭДО) с контрагентами. Использование программ для согласования документов позволяет ускорить процессы. При этом хронология изменений будет сохранена — так участники смогут отследить внесенные изменения и актуальные статусы документа в реальном времени.
Как согласовать?
Рассмотрим, как происходит электронное согласование проекта договора и других документов в СЭД.
Система согласования документов предоставляет доступ к нужным файлам, правкам и комментариям сотрудникам компании. Доступы можно настроить на подразделение, отдельных коллег, а также разграничить права: администратор, редактор, читатель.
После того как вовлеченные сотрудники выдадут решение по документу, статус последнего изменится, и система отправит ответственному уведомление.
Когда процесс завершен, необходимо подписать документ. Это автоматически сделает система согласования. Либо сотруднику понадобится проверить цепочку и поставить подпись самостоятельно. Если документ подписан, внести в него правки невозможно.
Таким образом, согласование документов в электронном виде состоит из этапов:
- Новый документ поступает в систему электронного согласования и оказывается в папке «Входящие» у ответственного сотрудника.
- Запускается цепочка согласования, где каждый участник выбирает статус: внести правки, согласовать, отказать.
- Принятый документ подписывают электронной подписью и отправляют адресату.
Также СЭД позволяет настроить автоматизированные маршруты, когда документ движется по цепочке, а участники получают напоминания.
Настройте систему согласования документов под ваши процессы в Диадоке
Подключиться
Согласование документов в системе ЭДО Диадок
Разберем, как происходит согласование документов в сервисе для электронного документооборота с контрагентами Контур.Диадок.
Система позволяет быстро согласовывать документы внутри компании: направлять документ на визирование или подпись определенному сотруднику, всему подразделению. Получателям придет уведомление на электронную почту, и они смогут обработать документ в Диадоке на странице «Согласование». Согласовать документы можно в веб-интерфейсе Диадока, мобильном приложении или интеграционных решениях, например в модуле для 1С.
Рассмотрим сценарии согласования и подписания входящих документов от контрагентов с участием в процессе двух сотрудников.
В первом случае у оператора есть право подписи и передачи на согласование или подпись, у бухгалтера — право согласования:
- Оператор получает документ.
- Передает документ на согласование бухгалтеру.
- Бухгалтер получает документ и согласовывает.
- Оператор подписывает документ или передает на подпись другому специалисту.
Теперь опишем сценарий подписания, где участвуют оператор, который может передавать документы на согласование или подпись, и директор с правом подписи:
- Оператор получает документ.
- Передает документ на подпись директору.
- Директор получает документ и подписывает его.
- Оператор видит, что документ подписан.
Все статусы документов наглядно отображены в системе, поэтому сотрудники могут легко ориентироваться в статусах.
Маршруты согласования в системе ЭДО Диадок
В Диадоке можно использовать автоматизированные маршруты согласования документов. Они нужны в следующих случаях:
- Документы в компании согласовывают дольше трех дней.
- Директор подписывает документы массово после согласования ответственными сотрудниками.
- В согласовании участвуют несколько человек.
- Сотрудники находятся в разных офисах.
- Перед подписанием и отправкой документ нужно дополнительно согласовать с помощью КЭП.
Маршруты настраиваются индивидуально в каждой организации. Это ускоряет процесс согласования и позволяет:
- Запускать по цепочке входящие и исходящие документы.
- Настраивать и менять шаги маршрута.
- На каждом шаге задать время, за которое нужно обработать документ.
- Настроить напоминания для исполнителя.
- Подключить уведомления руководителю для случаев, когда исполнитель пропустил срок согласования.
- Перемещать обработанные документы в специально созданные подразделения в ящике Диадока.
Диадок позволяет настраивать автоматический режим, когда система сама запустит документ по маршруту.
Составляйте маршруты согласования, подключайте уведомления для всех участников процесса, чтобы ускорить обработку документов в системе ЭДО Контур.Диадок
Оставить заявку
Плюсы согласования
Согласование договоров в электронном виде и других документов экономит время и упрощает работу. Еще преимущества:
- Над документом работают несколько сотрудников онлайн, без физического перемещения бумажных носителей.
- Настраиваются уровни доступа для категорий пользователей.
- История работы над документом фиксируется — процесс прозрачен.
- Участники согласования получают уведомления об изменениях.
- Маршрут движения настраивается по желанию клиентов, в соответствии с внутренними процессами в организации.
- Использование маршрутов увеличивает скорость согласования в СЭД и в системе ЭДО, что делает быстрее обмен документами с контрагентами, а значит, и получение оплаты от клиентов.
- Сервис ЭДО позволяет согласовывать документы с телефона (через веб-интерфейс или приложение).
После завершения согласования документ можно сразу подписать и принять к учету или отправить контрагенту.
Вопрос-ответ
В каких случаях лучше автоматизировать маршруты согласования?
Автоматизация пригодится, если согласование занимает несколько дней, в нем участвуют больше трех сотрудников из разных филиалов, работать приходится с большим объемом документов.
Сколько участников можно добавить в цепочку согласования?
В Диадоке нет ограничений по количеству пользователей в маршруте. Для автоматизации в цепочку добавляют всех участников процесса.
Работа с договорными документами
Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.
«1С:Документооборот 8» поддерживает основные процессы договорной работы:
- подготовка договора;
- согласование договора;
- контроль возврата переданных экземпляров;
- учет сопроводительных документов;
- учет срока действия;
- исполнение обязательств;
- расторжение.
При этом все, что можно, программа выполняет сама:
- продлевает договоры при необходимости;
- отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
- контролирует сроки договоров и этапов.
Основные процессы договорной работы
Планирование и исполнение проектных задач
План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:
- планирование — для составления плана проекта;
- отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
- контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
- анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
- полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
- диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.
Подготовка по шаблону
Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).
Карточка хранит все присоединенные к договору файлы:
- черновики;
- согласованные материалы;
- скан-копии подписанных оригиналов;
- вспомогательные файлы.
Автозаполнение реквизитами
Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.
Для этого рекомендуется:
- подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
- настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
- подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.
Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.
Автоматическое заполнение файлов договоров
Согласование договора
Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.
Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.
Многосторонние договоры
В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.
Пример многостраничного договора
Контроль возврата и передачи
В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.
Автоматическое продление
Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.
Срок действия может быть автоматически изменен:
- при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
- при досрочном расторжении договора;
- при автоматическом продлении договора.
Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.
Автоматическое продление договора
Анализ договорной работы
Для анализа договорной работы предусмотрено несколько отчетов:
- список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
- список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
- отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.
Специализированные подсистемы. Просто картинка с подписью. Пусть будет тут. А подпись пусть будет на 2 строки, длинная подпись нам потребуется в модальном окне. Все любят модальные окна, это стильно и современно!
ЮРАЙТ: Согласования
и договоры
Софт «Юрайт» — это программное решение, которое создано юристами для юристов и которое способно организовать правильную регистрацию, учет и управление договорами в организации.
Программа для автоматизации договоров «Юрайт» интегрирована с 1С, что гарантирует высокое качество продукта, возможность доработки программы под собственные решения, быстрое внедрение софта и обучение сотрудников.
Модуль для регистрации договоров позволяет формировать электронные карточки документов, к которой прикрепляются необходимые для согласования документы.
Благодаря карточкам программа обеспечивает автоматическое формирование и ведение реестра договоров. Соответственно, невозможно «забыть» внести документ, а все текущие задачи всегда находятся перед глазами, что позволит эффективно организовать работу ответственного специалиста.
В системе хранится множество типовых шаблонов с возможностью настройки, а также защиты от редактирования. Таким образом, программа для работы с договорами с одной стороны позволяет настроить функционал под себя, с другой — устраняет возможные ошибки при ручном вводе.
Помимо этого, хранение документов в электронном виде полностью устраняет проблему их потери, соответственно, прохождение зачастую сложной процедуры восстановления.
Согласование договоров запускается в программе в соответствии с настроенными маршрутами, в которых можно указать перечень согласующих лиц, порядок и сроки согласования. При просрочке эскалация согласования может быть установлена на ответственного.
Также следует отметить, что проект согласования документа прикрепляется к карточке, а обсуждение происходит онлайн.
В программе для отслеживания и учета договоров имеется возможность автоматического формирования отчетов в «один клик», включая такой важный документ как Лист согласования. Помимо этого, в любой момент ответственный сотрудник или руководитель может посмотреть задачи на согласование, статус конкретного документа, а также историю обсуждений и вносимых изменений.
Соответственно, с точки зрения сотрудника экономится время на составление отчетов для начальства, а с точки зрения руководителя — усиливается контроль за работой всего отдела.
Таким образом, Юрайт – это оптимальное решение для учета договоров на предприятии, поскольку обеспечивает контроль документооборота, устраняет возможность потери, а также минимизирует влияние человеческого фактора.
Попробуйте демо-режим Юрайт и протестируйте все возможности программы самостоятельно!
Возможности решения
Подготовка договора
Проекты исходящих договоров и дополнительных соглашений создаются в системе Directum RX с помощью готовых шаблонов. Номер формируется автоматически, что исключает вероятность ошибки нумерации. Дополнительно можно проверить сведения о контрагенте, чтобы оценить все риски исполнения договора. Если документ поступил от контрагента, то он заносится в систему из файла или со сканера.
Вся информация о договоре и регистрационные данные заполняются в карточке документа. Заполненные данные из карточки подставляются в содержимое договора.
Карточка договора
Заполнение текста договора значениями из карточки
Договор можно связать с приложениями, дополнительными соглашениями, актами, счетами на оплату и перепиской. Так сотрудники получают быстрый доступ ко всему комплекту документов.
В системе Directum RX договор, оформленный в нашей организации, автоматически проверяется на соответствие шаблону. С помощью сформированного отчета легко контролировать наличие обязательных разделов и полноту комплекта приложенных документов. Это помогает сотруднику сэкономить время на выполнение рутинных операций.
Для работы с договорными документами в системе предусмотрен реестр договоров. В нем можно найти ссылки на все созданные в системе договоры и дополнительные соглашения. В реестре удобно ставить отметку о выдаче бумажного экземпляра.
Комплект документов по договору
Реестр договоров
Согласование договора
Сотрудники отправляют договорные документы на согласование по заранее настроенным правилам. Задания на каждом этапе формируются автоматически, не нужно задумываться, кому отправить договор дальше.
Для согласования и подписания договоров участники используют электронные подписи. В любой момент можно сформировать отчет «Лист согласования» со списком подписей и комментариями согласующих.
Регламент согласования договоров
Чтобы на новом круге согласования не перечитывать весь текст и просмотреть только внесенные правки, сотрудники используют автоматическое сравнение документов. Оно доступно в поставке Directum Intelligence. Сравнивать можно как две версии одного договора, так и два разных документа. При этом документы могут быть в разных форматах, например в PDF, DOCX или JPG.
После сравнения в системе формируется PDF-отчет, в котором значимые различия версий выделяются цветом. Подробная информация отражается в примечаниях к фрагментам.
Сравнение редакций договора
Результаты сравнения в PDF-отчете
Отправка контрагенту
Благодаря интеграции с сервисами обмена после согласования документы можно в пару кликов отправить контрагенту. Возможность электронного обмена с контрагентами входит в стандартную поставку и не требует дополнительных затрат, все уже готово к обмену.
Информация об отправке документов фиксируется в журнале передачи оригиналов и копий документа. Из журнала можно узнать о местоположении документа. Все договорные документы, которые отправлены контрагентам, можно увидеть в списке «Документы у контрагентов».
Отправка документа контрагенту
Журнал выдачи бумажных экземпляров в карточке документа
Контроль исполнения договора
Чтобы вовремя выполнять работы по договорам, можно назначить контрольные точки. После выполнения завершения задания по контрольной точке в карточке договора автоматически устанавливается отметка об этом. Таким образом система всегда отражает актуальный статус работ по договору.
Задание на исполнение работ по договору
Контроль завершения срока действия
За несколько дней до окончания срока действия договора ответственный получает уведомление. Если договор предполагает пролонгацию, это указывается в уведомлении. Таким образом сотрудник в срок заканчивает работы по договорам и заблаговременно начинает работы по продлению. Договоры с истекающим сроком можно отследить в списке «Договоры на завершении».
Список «Договоры на завершении»
Цифровизация работы с договорами сокращает время оформления и согласования документов, позволяет контролировать все этапы исполнения и своевременно выполнять условия договоров. Решение глубоко проработано и готово к внедрению в минимально короткие сроки.
Сервис электронного документооборота упрощает и ускоряет работу бухгалтерии. Есть виды деятельности, где использование ЭДО обязательно. Это торговля одеждой, обувью, парфюмерией, алкоголем и другими товарами с обязательной маркировкой.
Перед вами подборка популярных сервисов, которые подойдут компаниям малого и крупного бизнеса.
Реклама: 2Vtzqxi7Yrq
Читайте также: 10 сервисов онлайн-бухгалтерии
Что такое электронный документооборот и для чего нужен
ЭДО – это обмен документами внутри компании, с контрагентами и государственными органами без использования бумажных версий. Нужен, чтобы обрабатывать первичную бухгалтерскую документацию (накладные, счета-фактуры), дистанционно сдавать отчетность в налоговую, ПФР и т. д.
Чтобы пользоваться ЭДО, нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП). Получить можно у оператора сервиса или в удостоверяющем центре. Электронные документы, подписанные КЭП, являются юридически значимыми.
Пользователи разных систем могут обмениваться документами. Для этого существует бесплатный роуминг между операторами.
Как выбрать сервис ЭДО:
- Узнайте, чем пользуется большинство контрагентов. Обмен документами внутри одной системы удобнее, потому что не требует настройки роуминга.
- Проверьте роуминговое покрытие оператора. Воспользуйтесь таблицей на сайте Ассоциации РОСЭУ.
- Сравните функционал. У некоторых операторов возможность сдачи отчетности в госорганы не предусмотрена или оплачивается отдельно.
- Сравните цену. Рассчитайте, во сколько обойдется отправка одного документа. Для этого разделите стоимость тарифа на количество ваших документов.
1. Контур Диадок
Комплексный сервис ЭДО от разработчика из ТОП-10 российских IT-компаний. Здесь можно организовать электронный документооборот с партнерами из РФ и иностранными контрагентами.
Основные возможности. Сервис позволяет обмениваться бухгалтерскими документами, сдавать налоговую отчетность, согласовывать договора. Для каждого документа можно настроить маршрут и отслеживать статус. Интеграция с 1С, SAP и Oracle. Также сервис работает с системой Честный знак. Если продукция подлежит маркировке, документы по каждой реализации автоматически передаются в систему. Есть модули кадрового документооборота и взаимодействия с электронными торговыми площадками.
Плюсы:
- роуминг с большинством операторов ЭДО;
- веб-версия и мобильное приложение.
Минусы: дополнительные модули платные.
Цена: Принимать документы можно бесплатно. Полноценный документооборот – от 1 900 до 18 600 ₽ в год. Если не подходят стандартные тарифы, можно запросить индивидуальное предложение.
2. СБИС
Платформа с готовыми отраслевыми решениями. Можно подключить ЭДО для производственного предприятия, общепита, транспортной компании и других видов бизнеса.
Основные возможности. Первичную документацию подписывают пакетами в один клик. Контрагент не обязательно должен быть пользователем ЭДО. Документы можно отправить на электронную почту в виде защищенной ссылки. Если у получателя есть КЭП, он сможет их подписать. Доступна отправка отчетов в ФНС. Сервис интегрируется с 1С и взаимодействует с системами маркировки Честный знак, Меркурий и ЕГАИС.
Плюсы:
- роуминг с большинством операторов;
- чат для согласования документов;
- мобильное приложение.
Минусы: платный аккаунт.
Цена: Прием документов бесплатно. Чтобы пользоваться платными тарифами, нужно зарегистрировать аккаунт и заплатить 500 ₽. Далее ежегодно оплачивать пакеты услуг: от 1 500 ₽ в год.
3. Калуга Астрал
Группа сервисов ЭДО, сдачи отчетности в ФНС, работы с системами маркировки. Все продукты подключаются отдельно.
Основные возможности. В сервисе Астрал.ЭДО можно обмениваться электронными документами и сверять расчеты. Автоматическая отправка кодов товаров в Честный знак.
Астрал Отчет 4.5 позволяет отправлять отчетность в ФНС, ПФР, Росстат и другие контролирующие органы. Календарь бухгалтера заранее напомнит о дате отчета.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- проверка контрагентов.
Минусы: неудобно пользоваться одновременно несколькими сервисами.
Цена: Астрал.ЭДО – бесплатный тестовый период 1 месяц, далее – от 5 000 ₽ в год; Астрал Отчет – от 1 200 ₽ в год.
4. Такском
Сервис работает самостоятельно или в интеграции с учетными системами. Во втором варианте отправлять, получать и подписывать документы можно не выходя из 1С.
Основные возможности. Есть решения для организации ЭДО с контрагентами и сдачи отчетности в государственные органы. Модули подключаются отдельно.
Такском-Файлер – это программа для обмена бухгалтерскими документами и отправки информации в Честный знак.
Такском-сдача отчетности – позволяет сдавать отчеты в ФНС, ФСС, ПФР, Росстат. Функция ЭДО здесь тоже есть, но пакеты исходящих документов маленькие.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- интеграция со старыми и измененными версиями 1С;
- мобильное приложение.
Минусы: неудобно переключаться между модулями.
Цена: Отправка документов – от 1 500 ₽ за 100 пакетов; сдача отчетности – от 1 875 ₽ в год.
5. DocSpace
Коробочная система обработки, согласования, хранения и поиска документов для крупных предприятий. Реализована концепция Workflow («поток работы»): стандартные процессы с участием большого количества сотрудников разбиты на отдельные шаги. Такой подход помогает не терять документы и вовремя выполнять задачи согласования.
Основные возможности. Сервис позволят учитывать входящие и исходящие документы, согласовывать договора, подавать заявки на оплату счетов. Искать документы в электронном архиве можно по выдержке из текста или индивидуальным реквизитам. Модуль отчетности помогает контролировать качество работы сотрудников с документами.
Плюсы:
- автоматизация типовых действий с документами;
- неограниченный объем архива.
Минусы: не подойдет малому бизнесу.
Цена: Доступна демоверсия. Минимальная стоимость – 450 000 ₽ за 50 лицензий клиентского доступа
6. ЭДО.Поток
Сервис предлагает ЭДО с контрагентами и работу с системой Честный знак. Можно пользоваться в веб-версией или интегрировать программу с 1С.
Основные возможности. Позволяет обмениваться первичной документацией и отправлять коды товаров в систему маркировки. Автоматическая настройка роуминга.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- бесплатный интегратор с 1С и другими учетными системами.
Минусы: нельзя передавать отчеты в ФНС.
Цена: Входящие документы – бесплатно. В базовом тарифе можно оплачивать отправку документов поштучно. Старшие тарифы – от 700 ₽ за 100 документов.
7. ЭДО СберБизнес
Продукт из экосистемы Сбер. Доступен также компаниям, которые не являются клиентами банка.
Основные возможности. В системе можно организовать документооборот с пользователями популярных операторов ЭДО, Сбербанком и государственными органами. Есть сервис проверки контрагентов. Электронная подпись – бесплатно.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- безлимитные исходящие в платных тарифах.
Минусы: нет интеграции с учетными системами.
Цена: Входящие – бесплатно. Платный тариф – 360 ₽ в месяц для клиентов СберБизнес. Остальные пользователи оплачивают годовой доступ – 4320 ₽.
8. Е1 Евфрат
Подойдет крупному бизнесу и государственным организациям. Совместная работа с документами по принципу Workflow. Программу можно установить на собственное оборудование или пользоваться облачным сервисом.
Основные возможности. Система позволяет собирать и обрабатывать первичную документацию, управлять контрагентами по аналогии с CRM, автоматизировать бизнес-процессы. Можно создать электронный архив.
Плюсы:
- выезд специалистов для обучения сотрудников;
- мобильная версия.
Минусы:
- для внутреннего документооборота;
- высокая цена.
Цена: Бесплатный тестовый период 30 дней. При установке на собственное оборудование – от 5 200 ₽ за одну пользовательскую лицензию. Облачный сервис – от 27 000 ₽ в месяц.
9. СЭД «ДЕЛО»
Платформа для создания цифровой инфраструктуры компании. Подойдет крупному бизнесу, государственным и муниципальным организациям. Позволяет автоматизировать документооборот и управлять бизнес-процессами.
Основные возможности. В сервисе можно организовать внутренний и внешний документооборот, создавать маршруты для документов и отслеживать выполнение задач. Есть функции управления материальными ресурсами, закупками и электронными торгами. Модули для государственных органов: организация электронной очереди, обработка обращений граждан.
Плюсы:
- роуминг с популярными операторами;
- бесшовное взаимодействие с пакетами офисных программ и почтовыми клиентами;
- мобильное приложение.
Минусы:
- не подойдет малому бизнесу.
Цена: Есть бесплатная демоверсия. Стоимость одной пользовательской лицензии – от 6 600 ₽. Отдельно нужно заключать ежегодный договор на сопровождение, который не входит в стоимость лицензии.
10. Инфотекс Траст
Сервис подойдет для малого бизнеса. Программа устанавливается на собственное оборудование – доступ с ПК.
Основные возможности. Позволяет организовать документооборот с контрагентами, сдавать отчетность и отправлять коды товаров в Честный знак.
Плюсы:
- роуминг с популярными сервисами ЭДО;
- дистанционная помощь в установке и настройке системы.
Минусы: нет интеграции с 1С.
Цена: Бесплатный пробный доступ на 100 исходящих документов. Документооборот – от 2 750 ₽ за 500 документов; отчетность – от 1 100 ₽.
Заключение
При выборе сервиса ЭДО ориентируйтесь не только на цену. Оцените, насколько функционал соответствует вашим задачам и масштабу бизнеса. Узнайте, можно ли интегрировать продукт с другим вашим ПО. Поинтересуйтесь качеством техподдержки, изучите отзывы.
Полезные ссылки:
- Как увеличить средний чек
- 20 бизнес-идей производства
- Как стать продавцом на Вайлдберриз
- 10 лучших сервисов для проверки контрагентов
Договорной документооборот с контрагентамина платформе Docsvision
Решение для работы с электронным договорным документооборотом.
Согласование договоров, автоматический учёт и архив, контроль исполнения и пролонгация.
Обмен документами в электронном виде с контрагентами.
Стоимость решения
Внутри компании
Затянутые сроки согласования договоров.
Нарушение регламентов, непонятно, на каком этапе задержался документ и как ускорить процесс. Сложно контролировать исполнение и прологанцию договоров.
Много неэффективной ручной работы.
Создаём единый реестр договорных документов, прописываем маршруты и этапы согласований. Подключаем шифрование и электронную подпись. Настраиваем интеграцию с другими системами компании (1C, SAP, Microsoft Dynamics AX и т.д.)
Внешние контрагенты
Задержки в поставках и выполнении работ, пока не согласован договор. Долгий обмен оригиналами, затраты на почтовую и курьерскую доставку.
Ошибки ручного ввода, неправильные реквизиты.
Бухгалтеры не получают финансовые документы в отчётный период. Компания платит штрафы.
Объединяем системы внутреннего и внешнего документооборота.
Загружаем и обновляем данные контрагентов автоматически.
Создаём запросы при на получение/уточнение/аннулирование документов.
Получаем и передаём юридически значимые электронные документы почти мгновенно.
Быстрее, проще, выгоднее.
Договорной документооборот с контрагентами
Регистрация и согласование договоров
Делаем процесс согласования быстрым и контролируемым
Создаём договор по шаблону, реквизиты автоматически заполняются из справочников. Запускаем на согласование по преднастроенному маршруту. В два клика объединяем все правки от сотрудников и контрагента в финальный документ. Готово!
-
Создание нового договора без ошибок
Преднастроенные карточки договора, акта и дополнительного соглашения. Поля заполняются автоматически из справочников, опечатки исключены, а сам текст документа формируется по готовому шаблону.
-
Досье контрагентов
К карточке контрагента можно приекрепить его уставные документы и иные значимые файлы. Также можно настроить интеграцию с сервисами проверки благонадёжности контрагента по ИНН.
-
Гибкие маршруты согласования
Параллельное, последовательное и смешанное согласование. Можно настроить автоматические условия выбора маршрута (например, по сумме договора).
-
Удобное объединение всех версий в одну
Решение позволяет быстро объединить все промежуточные версии договора в один файл, где будут отражены правки всех согласующих. Будут выявлены даже «скрытые» правки — внесённые не в режиме рецензирования.
Электронное подписание договоров
Ускоряем подписание договоров
По законодательству версии договора, подписанные на бумаге или в электронном виде электронной подписью, равнозначны. Решение Docsvision позволяет значительно упростить и ускорить процесс.
-
Маркировка печатных документов
Для каждого документа система формирует уникальный штрихкод. Его можно напечатать прямо в тексте или на отдельном стикере и затем приклеить к документу. По этому штрихкоду можно быстро найти файл в системе и всю историю работы с ним.
-
Потоковый ввод подписанных документов
Дополнительный модуль обеспечивает потоковый ввод: комплекты подписанных бухгалтерских документов загружаются в потоковый сканер, сканируются и скан-копии автоматически прикрепляются к карточкам соответствующих документов в Docsvision.
Смотреть
-
Электронная подпись
Работа со всеми видами электронных подписей в соответствии с ФЗ-63 «Об электронной подписи». Подписывать документы можно на компьютере или через мобильное приложение на планшете или смартфоне.
Смотреть
-
Юридически значимый обмен электронными документами
Интеграция с операторами ЭДО позволяет обмениваться с контрагентами электронными документами с сохранением юридической значимости.
Архив и исполнение договоров
Формируем архив и контролируем исполнение
Решение позволяет организовать единый, удобный электронный архив документов. Автоматические бизнес-процессы Docsvision вовремя напомнят об истечении срока договора.
-
Единый архив документов
В одном реестре в архиве Docsvision могут отображаться как скан-копии бумажных документов, так и электронные документы, полученные через оператора ЭДО.
-
Быстрый поиск
Документ в системе можно найти за несколько секунд по любому полю карточки или по тексту. Реестр удобно фильтровать по контрагенту, дате и другим полям.
-
Связи между документами
Можно устанавливать связи между документами в архиве. Например, связать договор с первичными документами.
-
Уведомления о ходе исполнения
Автоматические оповещения сотрудников, настроенные по различным условиям и событиям: подсвечиваются строки и поля в интерфейсе, отправляются письма на почту.
-
Права доступа
В Docsvision реализована ролевая модель: можно гибко настроить права доступа к договору или части информации в нём в зависимости от роли пользователя, состояния документа.
-
Интеграция с другими системами и сервисами
Разработан специальный шлюз к 1С для обмена данными с Docsvision. Помимо этого через API решение можно интегрировать с любой другой учётной системой или, например, с сервисом сдачи отчётности в ФНС.
Автоматизация работы с договорами
Возможности платформы Docsvision, расширенные интеграциями с российскими сервисами, позволяют качественно ускорить составление, согласование, подписание и обмен договорными документами.
Посмотрите видеодемонстрацию
Самый частый сценарий: согласование договора (внутри компании и с контрагентом), подписание и обмен документами в электронном виде. Наглядно показаны все этапы в интерфейсе Docsvision.
Примеры внедрения
В проекте ключевым моментом стала настройка потокового сканирования документов и применение технологий штрихкодирования. Помимо ускорения всех процессов согласования и подписания, также реализовано автоматизированное наполнение электронного архива скан-копиями договорных документов.
К решению Docsvision подключены все сотрудники, все согласования – договоров, приказов, нормативной и базовой документации – проходят в системе. Была реализована миграция существующего массива документов – более 100 000 карточек и заданий, настроена интеграция с «1С» и CRM-системой.
В системе реализованы 23 сценария работы с документами и поручениями, охвачены почти все внутренние бизнес-процессы, активно задействован функционал согласования. Docsvision используют 500 человек, включая топ-менеджмент. Количество создаваемых в СЭД документов превышает 5 000 в месяц
Договорная работа с тысячами контрагентов компании-поставщика проходит в СЭД Docsvision. Система упростила взаимодействия сотрудников на всех этапах — от инициирования проверки контрагентов до согласования и подписания договоров электронной подписью.
Результат проекта – на 40% снижены затраты времени на обработку договорных документов благодаря функции параллельного согласования. Значительно повышена степень управления и контроля договорного процесса, обеспечена возможность быстрого поиска документов.
Наряду с процессами делопроизводства и договорной работы в ходе проекта удалось автоматизировать часть нетиповых процессов разработчика и производителя навигационных систем. Выбор сделан в пользу инструментов быстрой доработки готового функционала.
Кому это нужно?
Выгоды решения
«Договорной документооборот с контрагентами»
-
Руководитель: контроль согласования ключевых документов, точное понимание сроков и местонахождения договора в маршруте согласования.
-
Главный бухгалтер: снижение расходов, быстрый документооборот с контрагентами, своевременное и актуальное начисление налогов, удобная передача документов в ИФНС.
-
Бухгалтер: автоматический обмен финансовыми документами с каждым контрагентом, сверка задолженностей.
-
IT-специалист: инструменты для автоматизации процессов документооборота и интеграции различных связанных с этим систем.
-
Администратор СЭД: настройка новых маршрутов согласований и карточек документов без программиста, через удобный визуальный конструктор.
-
Менеджер: экономия времени, доступ к договорам и связанным документам «из одного окна», контроль их движения в системе.
Запросить стоимость решения
-
Главная
-
Программы-1С
- Автоматизация договорной работы
-
Решение на платформе 1С:Предприятие 8.3
Программа с открытым исходным кодом для быстрой доработки и сокращения стоимости владения.
-
Интеграция с учетными системами
Интеграция с корпоративными порталами позволяет настроить бизнес-процессы организации.
-
Конфиденциальность и безопасность
Решение аккредитовано в Реестре Минкомсвязи, персональные данные защищены законом 152-ФЗ.
Возможности продукта
Маршрут согласований
Все согласования запускаются согласно настроенным маршрутам и содержат: согласующих, сроки и порядок согласования.
Оповещения о статусе выполнения задач
«Юрайт» оповестит по email или SMS о статусе задачи, а также сообщит у кого из согласующих документ на рассмотрении.
Интеграция с почтовыми программами
Отправляйте документы на согласование по электронной почте, одобряйте и отклоняйте документы прямо из письма.
Отчеты по согласованиям
Формируйте лист согласования, отчеты по длительности и согласования за период — все необходимые отчеты в одной программе.
Уведомления об истечение сроков договора
Отвественные лица за согласование получают централизованные автоматические оповещения о истечении сроков договора.
Электронный реестр документов
Договоры хранятся в электронном реестре, вместе с историей изменений — найти нужную информацию легко.
Стоимость лицензии
Нам доверяют компании из Право-300 и РБК 500
Программные продукты «Юрайт» разработаны одним из ведущих 1С-Франчайзи WiseAdvice, входящим в одноименную консалтинговую группу.
Нам доверяют крупнейшие государственные и коммерческие компании, для которых мы реализовали более 500 проектов внедрений, автоматизировав 17 000 рабочих мест.
-
16 лет на рынке
Входим в число ведущих 1С:Франчайзи по Москве, 2000 довольных клиентов
-
Опыт крупных проектов
Реализовали 1000+ проектов, автоматизировали 17 000 АРМ, получили 5 наград «Проект года»
-
Сильная команда
Более 150 специалистов по внедрению и 500 сертификатов подтверждающие компетенции
-
Глубокая интеграция 1С
Огромный опыт интеграции продуктов 1С с корпоративными учетными системами
-
Технологии внедрения
Применяем проектный подход PMI на крупных проектах и Agile методологии когда важна скорость
-
ГОСТ Р ИСО 9001-2015
Соответствие системе менеджмента качества, ежегодно подтверждаемое Det Norske Veritas
С нами уже работают
Реализованные проекты
АО «НИПИГАЗ»
Входит в состав СИБУРа — крупнейшей интегрированной нефтехимической компании
Период проекта:
2018-2019
Сократили на 20% трудозатраты, ускорили на 60% получение отчетности
50АРМ
Описание проекта:
Внедрение централизованной системы управления претензионно-исковой деятельностью.
Результаты проекта:
Спроектированы ИСУПИР и интеграционные механизмы с внешними сервисами (включая КАД.Арбитр) и внутрикорпоративными системами (включая централизованный СЭД СИБУР — КИС ЕСМ). Создана единая централизованная база претензионно-исковых документов. Разработан и запущен модуль контроля за исполнением контрагентами договорных обязательств.