Программа для планирования ресурсов компании

Важной частью реализации успешных проектов является объединение работы с нужными людьми. Планирование ресурсов включает в себя множество переменных. К счастью, существует множество инструментов планирования ресурсов, доступных для упрощения и оптимизации процесса и упрощения планирования проектов.

Вот наш выбор лучших доступных инструментов планирования ресурсов.

Но сначала давайте узнаем немного больше о планировании ресурсов и о том, как инструменты планирования ресурсов могут помочь вам.

Что такое Планирование ресурсов?

Планирование ресурсов является важной частью управления проектами.

Орган управления знаниями о проектах (PMBOK) определяет планирование ресурсов как:

“Определение того, какие ресурсы (люди, оборудование, материалы и т.д.) и в каком количестве каждый из них должен использоваться для выполнения проектной деятельности”.

Другими словами, планирование ресурсов связано со сбором и использованием ресурсов, необходимых для доведения проекта до завершения.

Ресурсы могут включать в себя все, что угодно: людей, техническое оборудование, материалы и объекты.

Планирование ресурсов также включает в себя управление талантами, которые уже доступны. Как руководитель проекта, вы должны убедиться, что какой-либо конкретный талант не перегружен работой и в любой момент времени назначен на один проект.

Вам также необходимо убедиться, что вы соответствуете уровню квалификации задачам, которые необходимо выполнить. Таким образом, мы следим за тем, чтобы люди были готовы выполнять свою работу, но также и за тем, чтобы им бросали вызов и, таким образом, оставались мотивированными.

Что делает Планировщик ресурсов?

Инструменты планирования ресурсов или программное обеспечение для управления ресурсами-это тип инструмента управления проектами, который помогает в планировании и планировании.

Такой инструмент позволяет планировать и распределять ресурсы. Вы также можете отслеживать, какой ресурс работает над каким проектом, когда и в течение какого времени.

Таким образом, программное обеспечение для управления ресурсами помогает вам получить представление о доступности ресурсов, а также о возможностях организации.

Вы также будете знать доступные навыки и, таким образом, сможете планировать и предоставлять отчеты, чтобы выделить предыдущее и прогнозируемое использование ресурсов, все это с помощью инструмента.

Важные функции, на которые следует обратить внимание при выборе инструмента планирования ресурсов

Всякий раз, когда вы хотите инвестировать в программное решение для своей организации, существуют определенные функции и критерии, которые вам необходимо учитывать, чтобы убедиться, что программное обеспечение является правильным выбором для вас.

Это также верно, когда вы выбираете программное обеспечение для управления ресурсами.

Вот функции, которые вам нужно иметь в виду, когда вы хотите выбрать программное обеспечение, которое будет отвечать вашим потребностям.

Это также критерии, на которых мы основывали свой выбор.

1. Удобный в использовании

Как разрабатывается программное обеспечение? Будет ли программное обеспечение простым в освоении и использовании не только для вас как руководителя проекта, но и для других людей, которым потребуется его использовать?

Обучающие видеоролики и другие подобные материалы являются бонусом.

Кроме того, как устроен пользовательский интерфейс? Программное обеспечение нуждается в интуитивно понятной навигации.

2. Интеграция

Каковы возможные варианты интеграции, предлагаемые в программном обеспечении?

Убедитесь, что программное обеспечение интегрируется с другими инструментами, которые уже использует ваша компания, чтобы упростить рабочий процесс.

3. Ценность

При таком количестве доступных на рынке инструментов на выбор цена программного обеспечения часто является решающим фактором.

Мы постарались включить инструменты различной ценовой категории для вашего рассмотрения.

4. Настройка

Предлагает ли программное обеспечение возможность настройки в соответствии с потребностями вас и вашей команды, особенно в отношении проекта, над которым вы работаете?

5. Особенности

Наконец, но самое главное, какие функции предлагает программное обеспечение?

Некоторые функции, которые следует учитывать, включают в себя:

1. Инструменты совместной работы: Предоставляет ли инструмент функции совместной работы и связи? Такие функции позволяют членам команды повышать эффективность и более чем одному члену группы вносить вклад в выполнение конкретной задачи.
2. Функции планирования: Такие функции позволяют легко назначать правильные ресурсы проектам, которые лучше всего им подходят. Такие функции, как представления календаря, расписания, диаграммы Ганта, позволяют просматривать расписания, устанавливать сроки и зависимости.
3. Функции аналитики и отчетности: Такие функции позволяют получить представление об использовании, емкости, а также производительности членов команды. Вы также можете использовать такие инструменты для анализа хода выполнения всего проекта.
4. Отслеживание сотрудников: Некоторые инструменты управления ресурсами позволяют вводить расписания сотрудников, а также создавать портфолио сотрудников, чтобы вы знали, какими навыками обладает каждый член команды.
5. Планирование: Возможность планировать доступность сотрудников также является обязательной функцией. Обзор доступности ваших ресурсов может помочь вам спланировать свои проекты и понять, с чем вы имеете дело.

Лучшие Инструменты Планирования Ресурсов

Теперь, когда вы знаете все о планировании ресурсов, пришло время рассказать вам о наших лучших доступных инструментах планирования ресурсов.

1. nTask

nTask — это инструмент управления проектами, который предоставляет гибкую платформу, помогающую командам сотрудничать и общаться, получать обзор хода выполнения проекта и запланированные сроки.

nTask предлагает различные представления, такие как диаграммы Ганта, представления календаря и представления сетки, чтобы предоставить вам представление данных проекта в соответствии с вашими потребностями.

Эти обзоры могут легко показать вам, какие задачи были назначены какому ресурсу, что облегчает просмотр рабочей нагрузки каждого пользователя.

Удобный пользовательский интерфейс позволяет легко начинать планирование проектов и распределение ресурсов и, таким образом, позволяет управлять проектами за считанные минуты.

Платформа является всеобъемлющей и предлагает все необходимое для того, чтобы с легкостью управлять своими ресурсами и проектами.

Легко создавайте, назначайте и отслеживайте выполнение задач для каждого члена команды, одновременно отслеживая ход выполнения вашего проекта.

Получайте уведомления о приближающихся сроках и просроченных задачах прямо в свой почтовый ящик, чтобы ничто не оставалось незамеченным.

nTask интегрируется с различными приложениями для оптимизации рабочего процесса.

Цены

• Базовый план бесплатно
  • Отслеживание проблем
  • Расписания
  • Встречи
  • Неограниченное количество задач
  • Неограниченное рабочее пространство
  • Ограничение в 5 участников на команду
  • 100 МБ памяти
• Премия $2,99 в месяц
  • Все предусмотрено в базовом плане, плюс
  • 5 ГБ памяти
  • Проекты
  • Гантт
  • Массовые Действия
  • Пользовательские фильтры
• Бизнес-план за 7,99 доллара в месяц
  • Все, что предусмотрено в премиум-плане, плюс
  • 10 ГБ памяти
  • Сохранение пользовательских фильтров
  • Управление рисками
  • Пользовательские роли и разрешения
• План предприятия настраиваемый план
  • Все в бизнесе, плюс
  • Пользовательская посадка на борт
  • Специальный менеджер по работе с клиентами
  • Выделенное облако

2. Hub Planner

Hub Planner предоставляет широкий спектр бизнес-функций. Этот инструмент используется как малыми, средними, так и предприятиями на уровне предприятий.

Планировщик концентратора предоставляет такие функции, как матрицы навыков и теги местоположения, которые помогут вам легко определить правильные ресурсы для проекта, над которым вы работаете.

Вы также можете воспользоваться услугами управления отпусками и запросами ресурсов, чтобы быть в курсе того, какие ресурсы доступны для проекта, а какие нет.

Цены:

• Вы можете использовать планировщик концентратора с их планом подключи и играй за 7 долларов США/ресурс в месяц
• Они также предлагают премиум-план за 18 долларов США/ресурс в месяц
• Настраиваемый корпоративный план, отвечающий вашим потребностям
• Hub Planner также предлагает 60-дневную бесплатную пробную версию, чтобы вы могли протестировать программное обеспечение и посмотреть, подходит ли оно вам.

3. Float

Float — это программное обеспечение для планирования ресурсов и управления, которому доверяют более 3000 команд по всему миру.

С помощью представления людей Float вы можете видеть, какому члену команды назначены какие задачи, и, таким образом, знать, кто перегружен работой, и какой член команды может взять на себя больше обязанностей.

Изменения появляются в режиме реального времени, что позволяет вам планировать свою команду с точностью и уверенностью.

Вы можете просматривать и анализировать возможности своей команды в общем представлении. С помощью таких функций вы можете устанавливать индивидуальные рабочие часы, добавлять праздничные дни и планировать свободное время.

Вы также можете использовать неназначенные роли для планирования новых сотрудников или подрядчиков, одновременно сохраняя задачи, которые еще предстоит подтвердить.

Цены:

• Вы можете получить доступ к функциям планирования ресурсов Float за 5 долларов США с человека в месяц
• Планирование ресурсов плюс отслеживание времени обходится в 10 долларов США с человека в месяц.
• Float предлагает 30-дневную бесплатную пробную версию, чтобы узнать, подходит ли вам программное обеспечение

4. Saviom

Saviom — это инструмент планирования ресурсов и кадрового планирования.

С помощью Saviom вы можете воспользоваться высокоуровневым планировщиком Gantt, который может синхронизировать ваши действия с ресурсами в масштабах бизнеса с расписанием проекта.

Портал управления отпусками Saviom позволяет устранять дублирование ресурсов и управлять отсутствиями, а также диспропорциями в расписании.

С помощью аналитического пакета программного обеспечения вы можете получить доступ к сложным данным, что позволит вам выявлять и устранять сбои в работе ресурсов, сбои в работе проектов, излишки, а также задержки.

Кроме того, с помощью панелей мониторинга бизнес-аналитики в режиме реального времени вы можете прогнозировать востребованные навыки, изменения в конвейере работ и потребности в ресурсах.

Saviom также может быть интегрирован с различными инструментами. К ним относятся электронная почта, MS Project и Excel.

Цены:

• У Saviom есть многоуровневая модель ценообразования
• Свяжитесь с поставщиком, чтобы получить предложение, настроенное для вашей организации.

5. Resource Guru

Resource Guru — это платформа, которая предоставляет простой способ планирования людей, оборудования и других ресурсов.

Программное обеспечение имеет интерфейс в стиле календаря, позволяющий вам получить четкое представление о том, над чем работает каждый ресурс, и о его доступности; это позволяет максимально использовать ресурсы.

С помощью отдельных информационных панелей ресурсов обеспечивается прозрачность в отношении обязанностей.

Программное обеспечение также позволяет отслеживать эффективность бизнеса, планировать пропускную способность и отслеживать использование отчетов вашей командой.

Цены:

• Ресурсный гуру предлагает план grasshopper за 3 доллара с человека в месяц
• План blackbelt стоит 5 долларов США с человека в месяц
• Существует также генеральный план за 8 долларов США с человека в месяц

6. eResource Planner

Основанная в 2011 году, eResource Planner — это программное обеспечение для управления корпоративными ресурсами.

С несколькими представлениями, такими как ресурсы, проекты и роли, планирование ресурсов становится легким делом.

Вы можете настроить фильтры для определения квалифицированных ресурсов в соответствии с требованиями вашего проекта.

Планировщик eResource также позволяет планировать как на уровне проекта, так и на уровне задач, что делает ваш проект организованным, а обязанности прозрачными для всей вашей команды.

Благодаря функциям расписаний и финансовым модулям, которые включают в себя стоимость и тарифы на выставление счетов, а также отчет о прогнозировании, eResource Planner предоставляет полный пакет управления ресурсами.

Цены:

• Вы можете получить доступ к базовому модулю планирования за 5 долларов США в месяц за ресурс
• Финансовый модуль стоит 4 доллара в месяц, за ресурс

7. ActiveCollab Workload

ActiveCollab Workload — это программное обеспечение для визуального управления рабочей нагрузкой.

Программное обеспечение направлено на повышение производительности команды и планирование проектов.

С помощью рабочей нагрузки activeCollab вы можете получить обзор того, над чем работают ваши ресурсы, в режиме реального времени, что позволит повысить эффективность планирования.

Программное обеспечение помогает в управлении ресурсами, предоставляя вам обзор вашей команды по проектам и задачам. Вы можете отслеживать, сколько времени требуется ресурсам для выполнения задач, а также выставлять счета за оплачиваемые часы.

Рабочая нагрузка activeCollab позволяет просматривать возможности каждого ресурса и предоставлять расписание рабочей нагрузки, соответствующее их индивидуальным возможностям и в свете их доступности.

Цены:

• activeCollab стоит 7 долларов в месяц на одного участника с дополнительным платным пакетом в размере 4 долларов в месяц для управления рабочей нагрузкой и других функций.
• activeCollab также предлагает 14-дневную бесплатную пробную версию для тестирования программного обеспечения.

8. Microsoft Planner

Microsoft Planner — это функция планирования ресурсов Microsoft Project, которой пользуются более 20 миллионов человек.

Инструмент предназначен для обеспечения простого, наглядного способа организации совместной работы.

Microsoft Planner предлагает аналитику ресурсов с искусственным интеллектом, а также встроенные билеты на запросы ресурсов. Эти функции обеспечивают больший контроль со стороны руководства на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Цены:

• Наборы Microsoft подходят как для бизнеса, так и для предприятий.
• Microsoft 365 Бизнес Основные расходы $5 в месяц на одного пользователя
• Стандартный бизнес-стандарт Microsoft 365 стоит 12,50 доллара в месяц на одного пользователя
• Microsoft 365 Бизнес Премиум стоит 20 долларов в месяц на одного пользователя
• Microsoft 365 E3 стоит 32 доллара в месяц на одного пользователя
• Microsoft 365 E5 стоит 57 долларов США в месяц на одного пользователя
• Microsoft 365 F3 стоит 10 долларов США в месяц на одного пользователя

9. Mavenlink

В Mavenlink есть модули для управления проектами, управления ресурсами, бухгалтерского учета, совместной работы в команде и бизнес-аналитики.

Некоторые из ключевых функций, предлагаемых в модуле управления ресурсами Mavenlink, включают

• прогнозирование ресурсов,
• управление производственными мощностями,
• сценарное планирование,
• использование в реальном времени,
• планирование на основе ролей,
• управление навыками.

Mavenlink также предлагает интеграцию с тем, что они называют M-мостом. Эта платформа интеграции направлена на упрощение интеграции между Mavenlink и другими приложениями.

У вас также есть определенные встроенные интеграции на выбор, в том числе Hubspot, Slack, Quickbooks, Jira, Expensify, G-suite, Salesforce, Xero, Concur, Dynamics 365, Netsuite, Qualtics и Sage Intacct.

Цены:

• Свяжитесь с поставщиком для получения информации о тарифных планах

10. Smartsheet

Smartsheet — это динамичное программное обеспечение для работы и совместной работы, которое позволяет планировать работу команд.

С помощью Smartsheet вы можете упростить планирование проекта, принимать решения о возможностях и использовании команды, а также создавать бюджетное прогнозирование и определять потребности в найме в режиме реального времени.

Кроме того, с помощью отслеживания времени и расходов Smartsheet вы можете создавать подробные отчеты о проектах.

Smartsheet также предлагает различные варианты интеграции внутренних пакетов программного обеспечения и рабочих процессов.

Цены:

• Smartsheet предлагает два плана ценообразования, включая план предприятия и план премьер-уровня.
• Для получения информации о ценах, не стесняйтесь обращаться к поставщику.

11. LiquidPlanner

LiquidPlanner — это инструмент управления проектами, который использует прогнозное планирование в качестве средства для построения планов проектов. Это прогнозирующее планирование позволяет вашим планам быть более надежными и дает вам лучший контроль над вашим проектом и планированием ресурсов.

Инструмент является популярным выбором для многих команд из-за его универсальности в функциях, которые он предоставляет. Команды из разных отраслей используют LiquidPlanner в качестве предпочтительного инструмента управления проектами и планирования ресурсов. Производство, технологии и разработка-это некоторые из команд, которым соответствует решение.

Этот инструмент использует подход, основанный на ресурсах, при планировании и определении приоритетов. Это позволяет ему быть отличным активом во времена непредсказуемых сценариев.

Цены:

• LiquidPlanner предлагает бесплатный тарифный план для использования до 10 пользователей
• Кроме того, вы можете перейти на платные планы, стоимость которых начинается с 15 долларов США за лицензию в месяц.

12. Binocs

Binocs — это программное обеспечение для планирования и планирования ресурсов, которое предоставляет облачное решение, позволяющее вам согласовывать работу, необходимую для выполнения, с имеющимися ресурсами и возможностями ресурсов как с точки зрения членов команды, так и с точки зрения оборудования.

Этот инструмент использует обновленные данные о спросе и знания о возможностях для оптимизации использования ресурсов и оптимизации работы, чтобы помочь вам и вашей команде полностью раскрыть свой потенциал.

Этот инструмент стоит особняком из-за того, как работает команда Binocs. Они постоянно корректируют и корректируют свое программное обеспечение, чтобы предоставить своим клиентам именно то, что им нужно.

Цены:

• Свяжитесь с поставщиками для получения дополнительной информации о программном обеспечении, включая доступные тарифные планы.

Вывод

Наши лучшие подборки лучших инструментов планирования ресурсов, доступных прямо сейчас в Интернете. Мы надеемся, что этот пост облегчил вам процесс принятия решения. Если это не так, поделитесь своими мыслями в разделе комментариев ниже!

Просмотров: 1 100

As a project manager, you’re constantly negotiating to find the best resources for your team. That’s because having the right resources can make or break a project.

Resource capacity planning tools help ensure that your business and projects always stay on top of resource requirements and capacity challenges.

In this article, you’ll learn about the tools that help you plan and manage your team’s capacity. You’ll also learn:

• What is capacity planning?
• Why is capacity planning important?
• What are the types of capacity planning?
• What are the factors that affect capacity planning?

Let’s get started.

What is capacity planning?

Organizations and teams need to find the right resources at the right time to deliver projects. These resources can be people, tools, or budget.

Capacity planning is all about fulfilling this requirement. Formally, you can define capacity planning as:

Capacity planning is the process to determine and meet an organization’s resource capacity needs.

Having access to the right resources at the right time ensures on-time delivery with quality. On the other hand, not having access to resources may delay or derail your project completely.

Why is capacity planning important?

Making plans for capacity utilization helps businesses optimize operations. Also, it helps them understand the budget requirements for acquiring, allocating, and managing resources.

For project teams, not having the right resources results in either poor delivery quality or an overworked team.

According to the Global Work Culture Report for 2020, over 79 percent of employees experience some kind of burnout. Burnout severely affects your employees. Such employees are:

• 2.6 times as likely to leave their current employer
• 220 percent less engaged
• 210 percent less likely to promote the business

Now that you understand why capacity planning is important, let’s look at its types.

What are the types of capacity planning?

There are three types of capacity modeling techniques depending on:

• planning level,
• capacity goals,
• and, strategies used.

Based on the capacity planning level

• Capacity planning at organization level: In this process, the organization determines if it has enough skilled people. It also helps decide if a hiring process needs to be initiated.
• Resource allocation at the project level: At the project level, a manager identifies the available resources within the organization and requests allocation for a project. Learn more about resource allocation here.
• Workload management at an individual level: To prevent burnout, you need to monitor your team members individually. This ensures team members are neither overwhelmed nor underworked.

Based on the capacity goal

• Short-term capacity: Based on customer demand or seasonality, teams may bulk up or reduce the number of people. Short-term capacity plans can be for a day, week, month, or sometimes even a quarter.
• Medium-term capacity: Typically used for projects that range from a year to three years.
• Long-term capacity: Depending on the type of industry, the period for this kind of planning varies. Often experts look at industry trends and forecast the need for capacity. Capacity is then planned based on the forecasts.

Based on capacity fulfillment strategy

• Lead capacity strategy: This involves aggressively increasing capacity in anticipation of demand. It follows that this strategy often results in underutilized capacity.
• Lag capacity strategy: On the other hand, with the lag capacity strategy you’ll only increase capacity when you see actual demand. This means, this strategy sometimes results in overworked teams or alternatively, delayed projects.
• Match capacity strategy: This involves increasing the capacity in small increments in anticipation of demand.

What are the factors affecting team capacity planning?

At the most basic level, demand and availability affect capacity planning. When it comes to team projects, three other factors must be considered.

• Project schedule: The project schedule dictates what resources are required, when they are required, and in what number.
• Human resource factors: Compensation, training, retention of people within an organization directly affects capacity planning.
• External factors: Government policies, union laws, and budget cycles too can influence capacity planning.

What are the steps involved in resource capacity planning?

Now that we know what capacity planning is, let’s look at the steps involved:

• Measure current capacity: First, you’ll need to know the existing capacity. That way, you can optimize the required resources for your project.
• Determine demand: Second, look at a project schedule and resource availability to estimate the demand for new resource capacity. You may also want to look at external factors when estimating this demand.
• Identify consolidation opportunities: Third, find out if you can rejig the existing resources to meet the demand. Look at underutilized team members who can fulfill the demand.
• Make a capacity plan: Next, create a plan outlining the actionable steps you need to take to fulfill the demand for current and anticipated needs.
• Finally, take action.

Capacity planning is an ongoing activity. This means you need to regularly check current capacity and create plans to meet future demand. But, using the right tools, this should be a smooth process.

5 of the best resource capacity planning tools

So far, we’ve learned about capacity planning. Also, we learned about the process and the types of capacity planning.

Now, let’s look at a few tools that can make this process easy. We’ll consider five tools — from simple to complex. And while some tools cost nothing, the enterprise tools can cost a few thousand dollars.

1. Toggl Plan — Simple Project, Task & People Management

Toggl plan is a simple project planning and execution tool. But, it also helps in team capacity planning and workload management.

It helps manage team resources using the team timeline view. The team timeline view shows:

• A big picture overview of who’s working on what, across projects. That way, you can which team members are spread too thin.
• Task estimates to help find over/under-worked team members.
• Tem member vacation and holiday plans, so you can plan around unavailability.

You can also zoom in on a week, month, quarter, or look at an entire year. This makes goal-based capacity planning easy — short, medium, or long term.

In addition, Toggle Plan’s Project timeline makes it a breeze to create a project schedule. Tasks are assigned to team members on the plan timeline schedule. These assigned tasks automatically sync with the team timeline.

Pricing

Toggl Plan is a simple project tool that includes project planning, task management, and people management.

It has a free plan for individual users with unlimited project plans. For teams, paid plans start at $9 per user, per month. And come with a 14-day free trial.

Spreadsheets (MS Excel, Google Sheets, or OpenOffice Calc)

Spreadsheets are extremely versatile tools for capacity planning. Whether you want to keep track of capacity or forecast demand, a spreadsheet can help. You can create your own layout or choose from the many available templates on the internet.

However, keeping spreadsheets up to date and error-free can be quite challenging. Sharing spreadsheets further complicates the updating process.

Plus, with each project having its own spreadsheet, it can be challenging to manage resources work across teams.

Pros

• Most teams already use spreadsheets.
• Lots of templates are available online. So, you don’t have to start from scratch.

Cons

• Keeping sheets up to date, and tracking changes can quickly become a nightmare.
• Working across teams is almost impossible.

Pricing

A spreadsheet software is a part of your office suite. So, you don’t need to pay extra for it. The cost of your spreadsheet software depends on what office suite you use. It can be anything from free to a few hundred dollars a year for a small team.

Teamup — Shared online calendar for teams

Teamup is a shared calendar for teams.

Work can be scheduled by people, places, and events on color-coded sub-calendars.

However, Teamup quickly gets cluttered if you have a largish team or work across multiple projects. Also, there’s no way you can zoom in or out to get a quick overview of an individual’s capacity.

Pros

• A useful calendar view to schedule team meetings and events.
• Color-coded plan sub-calenders help manage visually.

Cons

• No way to get a long-term or short-term overview of work capacity.
• Most office suites come with a calendar app, So, you may not want to invest a separate team calendar.

Pricing

The free plan is limited to 8 sub-calendars. Premium plans start at $8 per month.

2Plan — Open source project planning software

2Plan is an open-source project planning software. Like most open-source tools, it lacks the user interface and experience that helps your team get on board quickly.

That said, 2Plan has similar features to Toggl Plan.

On the plus side, it includes rudimentary time tracking features. But, it’s not a hosted solution. This means you’ll have to download, install, and maintain the software on your own.

Pros

• Open-source & free.
• Comes with a desktop version for single users.

Cons

• Poor user experience. This means you’ll spend more time onboarding your team.
• You’ll have to do the installation and maintenance of the tool.

Pricing

2Plan is a completely free, open-source capacity planning software.

Saviom — Enterprise resource planning tool

Saviom is a capacity planning tool for large enterprises with formal operational efficiency improvement programs.

It comes with all the features for optimizing resource utilization. Because of which, small and medium teams may find the user experience and the price intimidating.

Pros

• Complete resource management tool.
• Best for enterprise users.

Cons

• The user interface can be intimidating for small/medium tools.
• Onboarding requires formal education in resource management.

Pricing

Being an enterprise tool, Saviom’s pricing is not publicly available.

Conclusion

Capacity planning helps your team deliver projects by finding the right resources at the right time.

We looked at what capacity planning is, and how it’s done. Also, we looked at the types and strategies for managing resource capacity. Plus, we looked at the factors that affect it.

Capacity planning tools can simplify this process for you.

There are a few resource management and capacity planning tools out there. But, if you’re looking for a simple project, task, and people management tool, please consider Toggl Plan.

Get started with Toggl Plan for free.

Время на прочтение
13 мин

Количество просмотров 683K

Дано: собственные и аутсорс-проекты, некоторые участники работают удаленно.

Требуется: необходимо быстро назначать задачи исполнителям, планировать спринты, трекать выполнение и статусы, визуализировать процессы и делиться результатами с заказчиками.

Выбирая для себя сервисы, с помощью которых мы могли бы работать над проектами в несколько раз эффективнее, у нас сложился целый список различных сервисов таск- и тайм-менеджмента, для управления и планирования проектов, командной работы, построения онлайн диаграмм и т.д.

Изначально сервисов было более 100, но постепенно список сокращался, и мы остановили наш выбор на трех, удовлетворяющих вместе наши нужды лучше всего: Jira, Slack и GanttPro. Но, если вдруг эти сервисы не помогут вам в планировании задач и работы с командой, делюсь с вами полным списком:

Процесс поиска очень часто усложняется тем, что все сервисы, как один, пишут «Лучший сервис, помогающий превратить ваши идеи в реальность и реализовать ваши проекты. Сегодня.». Так, а что вы делаете-то? Поэтому в этом списке без лишних эпитетов, только что какой сервис умеет.

1. Jira – мощный онлайн сервис, позволяющий командам-разработчикам планировать проекты, назначать исполнителей задач, планировать спринты и собирать задачи в бэклог, выставлять приоритеты и дедлайны.

Что для нашей команды стало плюсами:

• Drag&Drop для перетаскивания задач в бэклоге, в спринте.
• Большое количество настроек фильтрации.
• Визуализация — позволяет быстро ориентироваться и делать изменения в спринте.
• Возможность выбора причин для закрытия задач.
• Детальные отчеты.
• Простота в управлении проектами.
• Простой и удобный трэкер времени.

Что для нашей команды стало минусами:

• Из-за огромного количества настроек, очень тяжело и долго приходится в них разбираться, зачастую трудно просто найти ответ на интересующий вопрос, FAQ недостаточно детально описывает пути решения проблем.
• Нет возможности назначения нескольких исполнителей для 1 задачи.
• Применение определенных настроек для фильтров, которые будут полезными для команды, может заблокировать уже используемые настройки.

2. Slack – web-сервис (также доступны приложения для десктопа, iOS и Android) для создания чатов и отдельных групп для ведения обсуждений с командой, клиентами или пользователями.

Что для нашей команды стало плюсами:

• Простота и быстродействие приложения (Slack выбирался как альтернатива Skype).
• Кросс-платформенность: можно использовать с любого устройства.
• Возможность создания отдельных групп.
• Быстрый обмен файлами.
• Быстрый поиск сообщений.
• Бесплатен до тех пор, пока вы не превысите лимит в сообщениях.

Что для нашей команды стало минусами:

• Все основные особенности разбросаны и спрятаны в дроп-даунах.
• Нет возможности кастомизировать интерфейс.
• Нет возможности отключить уведомления.

3. GanttPro – диаграмма Ганта, позволяющая планировать и управлять проектами онлайн, визуализировать процессы, создавать задачи и назначать их участникам, выставлять дедлайны и процент завершения отдельных задач и проекта в целом, добавлять вехи, делиться созданным графиком Ганта с командой и с клиентами с правом просмотра и экспортировать его.

Что для нашей команды стало плюсами:

• Наличие автоматического планирования проектов.
• Возможность для командного взаимодействия: комментарии к задачам, файлы, быстрые уведомления.
• Drag&Drop для перетаскивания задач, выставления процента выполнения и т.д.
• Возможность выставлять собственные рабочие дни и часы для более качественного управления проектами. Можно настраивать персональные календари даже на годы вперед и пользоваться ими как готовыми шаблонами.
• Выставление зависимостей между задачами.
• Интересная возможность отменять действия и возвращать проект к любому моменту. Это помогает в случаях, когда кто-то из команды допускает в проекте ошибки.
• Возможность создания сложных, многоуровневых проектов.
• Назначение ролей членам команды и прав доступа.
• Возможность сравнивать текущее состояние проекта с первоначально запланированным. За это отвечает Базовый план.
• Хорошо продуманная работа с загрузкой ресурсов.
• Учет времени сотрудников, таймер задач.
• Хорошая поддержка пользователей, в том числе и на русском языке.

Что для нашей команды стало минусами:

• Нет чисто мобильной версии и мобильного приложения.
• Не большое количество интеграций: в 2019 были JIRA Cloud и Google Drive.
• Пока мало возможностей создавать кастомные отчеты.

4. Redbooth – web-сервис, доступный также на iOS и Android, позволяющий отслеживать ошибки, планировать проекты и активности, управлять ресурсами и ставить задачи участникам проекта, устанавливать дедлайны и вехи проекта, следить за расходами проекта. Также сервис предлагает делиться файлами и синхронизацию с Google Drive, Gmail и Outlook.

Отзывы за: простой и интуитивный интерфейс; возможности чата; интеграции с другими сервисами; тэги для задач; возможность создания отчетов.

Отзывы против: нет выставления процента выполнения задач и слежения за прогрессом проекта в целом; нет возможности выставления приоритетов задач.

5. Basecamp – один из самых популярный онлайн-сервисов для совместной работы над проектами, позволяющий делиться документами, вести обсуждения с командой, создавать to-do листы и добавлять комментарии к задачам, высылать и принимать электронную почту.

Отзывы за: позволяет успешно работать вместе как маленьким, так и большим командам; прост в использовании; наличие мгновенных уведомлений об обновлениях.

Отзывы против: нет возможностей для тактического и стратегического планирования; не хватает особенностей для отслеживания ошибок; невозможно оценить полную картину по проекту.

6. Asana – web-приложение, также доступное на iOS и Android, позволяющее назначать задачи, выставлять приоритеты и дедлайны, следить за статусом выполнения задач и статусом проекта в целом.

Отзывы за: простота использования; есть возможность управлять несколькими проектами в рамках одной команды; тэги для задач; анализ эффективности.

Отзывы против: нет возможности назначать задачи нескольким участникам проекта; невозможно оценить проект в целом; нет импорта/экспорта из/в MS Project.

7. Trello – популярный онлайн-сервис, позволяющий систематизировать ваши задачи, to-do листы, обсуждения и идеи на одной доске.

Отзывы за: интуитивен; бесплатен, если вы не собираетесь использовать расширения; возможность выставлять приоритеты.

8. Gemini – приложение, написанное на .NET для управления проектами, включающее систему отслеживания ошибок. Gemini может быть использована как для классического управления проектами, так и в рамках методологий Agile и Scrum.

Отзывы за: полностью кастомизируемый интерфейс.

Отзывы против: могут возникнуть проблемы при первой настройке; тяжелая документация.

9. Easy Redmine – Open Source софт для таск-менеджмента, планирования и управления большими проектами с расширениями для управления ресурсами, финансами, CRM и т.д…

Отзывы за: есть возможность установить софт на собственный сервер; отлично подходит для больших команд.

Отзывы против: нет общей визуализации проектов; неудобная навигация; нет возможности быстро планировать спринты.

10. Teamweek – web-приложение для создания графиков Ганта, как и GanttPRO. Доступно так же на iOS.

Отзывы за: приятный интерфейс; простота использования; отличная тех поддержка.

Отзывы против: нет возможности устанавливать зависимости между задачами, процент выполнения и следить за общим прогрессом; нет дедлайнов; нельзя создавать многоуровневые проекты.

11. Merlin – еще один софт для создания графиков Ганта для Mac OS X с возможностью следить за расходами и бюджетом проекта.

Отзывы за: есть возможность установить софт на собственный сервер.

Отзывы против: как у большинства приложений для десктопа, низкая мобильность; доступен только для пользователей Mac OS X.

12. Taskify.us –простое приложения для создания листа задач и управления ими вместе со своей командой по типу Kanban доски.

Отзывы за: бесплатный и не требует регистрации.

Отзывы против: для такого уровня приложения их нет.

13. ActiveCollab – как и все сервисы управления проектами, имеет возможность работать над проектами вместе с командой, управлять задачами, следить за прогрессом. Но кроме этого, ActiveCollab предлагает загрузить текущие расходы и инвойсы, позволяя мгновенно оплатить их с помощью PayPal или кредитной карты.

Отзывы за: простота использования; удобная фильтрация задач; возможность упоминать в комментариях участников проекта; совместное написание контента; предлагает решение, которое вы можете установить на собственный сервер.

14. Zoho Projects – софт для управления проектами, позволяющий планировать проекты вместе с командой, создвать и назначать задачи, следить за одновлениями, создвать отчеты и анализировать эффективности, комментировать и обсуждать задачи и получать саммари обсуждений каждой задачи.

Отзывы за: кроме Zoho Projects, вы можете использовать также Zoho Mail, Zoho CRM, Zoho documents, в зависимости от нужд вашей компании.

Отзывы против: из-за большого количества фич, пользователи могут просто не найти те, которые им действительно необходимы; начинает тормозить после загрузки файлов.

15. Freedcamp – сервис представляет собой организованное рабочее пространство для мгновенного просмотра целого проекта, выставления и назначения задач, используя «стикеры» и календарь. Freedcamp предлагает дополнения для CRM, составления инвойсов, баг-трекинга и создания wiki страниц.

Отзывы за: есть возможность выставить приоритеты задачам; можно разделить все проекты на отдельные вкладки; простота использования; быстрая и качественная поддержка пользователей.

Отзывы против: ваши ожидания от дополнений могут быть завышены; нет возможности выставить прогресс и процент выполнения задач.

16. ManagePro – приложение для десктопа, включающее в себя основные особенности для управления проектами: диаграмму Ганта, назначение задач, выставление приоритетов выполнения.

Отзывы за: веб-интерфейс в качестве расширения.

Отзывы против: установка и настройка займут некоторое время; нет возможности сразу начать использовать онлайн версию.

17. Bitrix24 – сервис, включающий в себя таск-менеджмент, планирование проектов и времени их выполнения, визуализацию информации на календаре, возможность делиться документами, создавать виртуальные рабочие группы и получать уведомления.

Отзывы за: можно использовать как CRM систему; широкие возможности.

Отзывы против: тяжел в использовании; минимальная визуализация задач и проектов в целом; невозможно кастомизировать: много особенностей, которые вам никогда не понадобятся; дополнительная плата за обновления.

18. Podio – приложение, позволяющее работать над проектами вместе с командой, управлять проектами и задачами, хранить и обмениваться файлами. Приложение можно использовать как CRM систему, или же интранет, в котором смогут взаимодействовать ваши коллеги.

Отзывы за: гибкость и кастомизируемость продукта; возможность назначать ресурсы и следить за цифрами (бюджетом, расходами и т.д.)

Отзывы против: неудобная навигация.

19. Wrike – единая система для работы над проектами вместе с командой с расширенными функциональными особенностями: позволяет назначать роли и создавать рабочее пространство для каждого отдела, ставить и обсуждать задачи, следить за их статусом и прогрессом, делиться файлами, а также отображать задачи проекта на диаграмме Ганта и получать еженедельные отчеты.

Отзывы за: удобен как для больших, так и для маленьких команд; есть возможность создавать отдельные папки для отдельных проектов.

Отзывы против: создавая разветвленные многоуровневые проекты, можно легко потеряться в навигации.

20. Smartsheet – ветеран на рынке сервисов для управления проектами. Позволяет создавать графики Ганта для своих проектов, ставить задачи и назначать их участникам проекта, устанавливать дедлайны и следить за ходом выполнения, а также прикреплять файлы и еще миллион всего.

Отзывы за: серьезный инструмент для управления проектами, который стоит рассматривать как долгосрочную инвестицию вашей компании.

Отзывы против: не подойдет для небольших команд; медленная тех поддержка; чтобы разобраться и начать работать с сервисом, придется потратить немало времени.

21. Acunote – таск-менеджер для разработчиков, позволяющий планировать спринты, вносить задачи в бэклог, назначать задачи на членов команды, ставить эстимейты, следить за прогрессом выполнения, а также, при необходимости, делать ревью кода.

Отзывы за: одно из самых популярных и надежных SaaS решений для управления задачами; мгновенные уведомления; аналитика эффективности;

Отзывы против: нет мобильного приложения или оптимизации; UX/UI далеки от “user-friendly”.

22. ProofHQ – приложение, позволяющее делиться документами / дизайнами / прототипами, комментировать командой и принимать решения вместе, позволять оставлять комментарии клиентам, скачивать разные версии проекта и делиться ими.

Отзывы за: постоянная поддержка приложения, простота использования, возможность обсуждения вместе с командой, интеграция с другими сервисами.

23. 10,000ft – таск-менеджер, позволяющий создать профиль для каждого участника проекта, работать над проектами вместе с командой, назначать задачи, следить за загруженностью каждого участника. Все на одном листе.

Отзывы за: можно получить полную картину всех задач и всех участников.

Отзывы против: подойдет только для небольших команд, невозможно указать долгосрочные цели и оценить дату завершения всего проекта.

24. Insightly – система CRM и управления проектами с интеграцией с Gmail/Google Apps и Outlook 2013/Office365. Позволяет быстро управлять задачами и следить за статусами в рамках отдела маркетинга и продаж.

Отзывы за: простая настройка, добавление контактов и использование системы; есть приложение для iOS; простой приятный интерфейс.

Отзывы против: не подходит, если ваша работа не завязана на отношениях с клиентами.

25. Tribe – Web-сервис, позволяющий назначать задачи и следить за статусом их выполнения с помощью электронной почты.

Отзывы за: простота использования; мгновенные уведомления о новых задачах, есть приложения для мобильных устройств.

Отзывы против: невозможно выставить дедлайны выполнения задач.

26. WorkingOn – онлайн сервис, позволяющий уведомлять других членов команды короткими постами о задачах и их статусах, над которыми вы сейчас работаете.

Отзывы за: это очень быстро и очень просто.

Отзывы против: конечно, WorkingOn, отлично справляющийся с задачей мгновенной коммуникации, не сможет стать решением проблемы управления проектами.

27. Process Street – сервис для управления бизнес-процессами, позволяющий создавать рабочие пространство, ставить задачи и создавать чек-листы и SOP (standard operating procedures), следить за процессами в компании, устанавливать права, планировать активности и управлять проектами вместе с коллегами.

Отзывы против: нет возможности сортировать задачи по датам исполнения и исполнителям, нет возможности выгружать проекты и чек-листы.

28. SprintGround – сервис Agile/Scrum для таск-менеджера, планирования спринтов и релизов, слежения за прогрессом, работы над проектами вместе с командой, позволяет репортить баги и запросы новых особенностей на основе фидбеков пользователей.

Отзывы за: бесплатен для малого бизнеса, оптимизирован под Agile.

29. RunMyProcess – в сервисе сделан упор не на целостном приложении для управления проектами и не на интеграции с другими сервисами, а на построении собственных решений, подключении уже используемых сервисов и каналов коммуникаций.

Отзывы за: очень удобно, когда вы не можете найти сервис, удовлетворяющий все нужды вашей компании.

Отзывы против: несмотря на кажущуюся простоту использования, создание собственного приложения на базе RunMyProcess займет некоторое время.

30. OneSoft Connect – HR- и таск-менеджер, предлагающий создать профиль для каждого члена команды и управлять задачами, следить за эффективностью и загруженностью. Также можно использовать в качестве CRM системы.

Отзывы за: возможность ставить тикеты членам команды, а также возможность хранить данные и устанавливать связи между ними.

Отзывы против: не подходит для комплексного управления проектами.

31. Task Manager – софт для десктопов (Windows 8, 7, Vista и XP), являющийся простым планировщиком задач. Позволяет делить проекты на задачи, управлять задачами и делегировать их членам команды.

Отзывы за: есть уведомления и быстрые шаблоны; бесплатный 45-дневный триал.

Отзывы против: необходимо время, чтобы разобраться со всеми функциональными особенностями; качество технической поддержки зависит от менеджера; условная мобильность системы.

32. PayPanther –приложение не столько для управления проектами (хотя, эта особенности так же присутствует), сколько для слежения за онлайн платежами, создания инвойсов, а также ведения бухгалтерии.

Отзывы за: простое в использовании; в приложение интегрирована CRM система; позволяет следить за внутренними метриками.

Отзывы против: не подойдет для совместной работы большой команды.

33. MS Project –гигант на рынке управления проектами, в основе которого лежит диаграмма Ганта, позволяющий планировать проекты и управлять ресурсами, планировать сценарии «что если», а также устанавливать и следить за дедлайнами и прогрессом.

Отзывы за: стабильная система, которой есть основания доверять.

Отзывы против: это программное обеспечение доступно только на десктопе, нет мобильности; быстро разобраться не получится из-за большого количества не всегда нужных фич; нет возможности быстро поделиться проектом.

34. ISETIA – сервис управления проектами, объединяющий в себе доску Kanban, иерархическую структуру задач и диаграмму Ганта. Позволяет обмениваться в системе документами и файлами.

Отзывы за: достаточно простой интерфейс, возможность визуализации данных в разных формах.

Отзывы против: не похоже, что у сервиса до сих пор есть поддержка.

35. Kanbanery – популярный сервис для управления проектами с помощью Kanban доски.

Отзывы за: можно быстро начать пользоваться, есть возможность делиться проектами с клиентами.

Отзывы против: не похоже, что у сервиса до сих пор есть поддержка.

36. Nutcache – web-приложение для отслеживания прогресса, статуса и времени выполнения задач, выставления счетов, а также слежения за расходами и управления проектами.

Отзывы за: простота в использовании, как я вижу, неплохое решение для менеджеров по продажам.

Отзывы против: нет автоматического выставления счетов, нет возможности работать совместно с членами команды.

37. Eylean Board – клиент для десктопа (нет web-приложения) для управления Agile проектами, представляющий собой доску задач для Scrum и Kanban. Отзывы за: гибкость и простота интерфейса, есть интеграция с TFS.

Отзывы против: нет возможности устанавливать подзадачи.

Немного off-list сервисов, которые показались нам интересными и, возможно, полезными для других проектов:

38. KPI Fire – сервис позволяет настроить краткосрочные и долгосрочные цели для членов команды и следить за ходом выполнения проекта.

Отзывы за: сервис позволяет легко сравнивать производительность и стратегические планы с текущими показателями.

Отзывы против: необходимо время, чтобы настроить работу с сервисом.

39. Odoo – сборник open source приложений для бизнеса, включающих в себя системы CRM, POS, создания сайтов, eCommerce, продаж, выставление счетов, ведения бухгалтерии, слежения за ресурсами, HR, а также сервисы для управления проектами и маркетинга.

Отзывы за: доступно много моделей для бизнеса, каждый может найти для себя.

Отзывы против: для работы с сервисом, необходимо иметь бэкграунд в разработке, менеджеру будет непросто сходу разобраться.

40. Crowdicity – сервис управления идеями, имеющий внушительную базу клиентов: LEGO, WWF, BBC, P&G, Deloitte, John Lewis и другие. Позволяет членам команды выдвигать идеи и голосовать за них.

Отзывы за: очень прост в использовании; в Crowdicity весь интерфейс может быть кастомизирован под вашу компанию.

Отзывы против: нет статистики и возможности проводить конечные опросы.

41. Camayak – сервис не станет находкой для управления it-проектами, но отлично подойдет для управления издательствами и совместной работы специалистов по маркетингу и контент- и smm-менеджеров. Позволяет устанавливать дедлайны, планировать активности, вести все переписки и обсуждения на одной платформе, а также координировать действия отдела контента и дизайнеров.

42. eXo Platform – сервис, объединяющий всех сотрудников, разработчиков и клиентов вместе. Является некой комбинацией всех каналов коммуникаций, от интранета, почтовых ящиков, до социальных сетей и блога.

Отзывы за: расширенная впечатляющая функциональность.

Отзывы против: может быть тяжело начать пользоваться сервисом; сервис может сильно подвисать.

43. Kindling – сервис позволяет членам команды делиться идеями и быстро высказывать свое мнение о предложениях других участников. Таким образом, вы можете выстраивать свою работу, спрашивая мнение каждого участника.

Отзывы за: интуитивный интерфейс.

Отзывы против: не хватит функциональности для планирования, для планирования нужно будет использовать тот же онлайн сервис Jira или график Ганта от GanttPro.

Как итог. Сейчас доступно очень много приложений для управления вашими проектами, найти можно совершенно любой софт, подходящий под нужды вашей, конкретной компании. Проблема – в выборе. Как понять, что сервис, предлагающий «организовать взаимоотношения, людей и проекты легко и просто, сегодня», — это таск-менеджер, который вы так долго искали?

Надеюсь, этот список поможет вам выбрать подходящий софт!

А что вы используете для управления проектами?

1. Fast and intuitive user interface

Streamline software is efficient and effective. Therefore you can concentrate on long terms goals and business development.

2. Seamless integration of company data sources

Bidirectional connectivity allows you to pull in data from your sales system into Streamline, as well as automatically export the forecasted order information back to your ERP system.

3. The smooth and fast implementation process

A successful implementation requires the coordination of many variable factors. The Streamline team is well aware of the gamut of sales and ERP systems available on the market nowadays. Thus, they will make sure you and your team are ready to go on promptly.

4. The ideal fit of the business process in your company

Production Planning Software needs to be aligned with your business goals and all of your company’s other processes.

There are many factors to consider when choosing the Production Planning Software system for your company. These might include the total cost of ownership of the selected solution, reliability, high-quality support, and finally, your ability to evaluate all features before making the decision.

5. Syncing ordering dates across SKUs

What do you do if your Min/Max replenishment strategy built-in into the ERP system throws a purchasing signal for one SKU, but other SKUs of the same supplier do not need replenishment yet? Min/Max ordering signals come per item while businesses issue purchase orders per supplier. So you either ignore the alert and have a shortage later or purchase a full container excessively. As opposed to ERP methods, Streamline raises purchasing signals per supplier. Streamline software predicts all purchasing signals during the next order cycle via a discrete-event simulation and purchases beforehand to have a smooth purchasing process with constant order cycle, or purchasing full containers (order cycle is variable), or EOQ.

6. Replacing formulas with Discrete-event simulation

Inventory replenishment is based on calculating future inventory levels during the next lead time and sometimes beyond that. That means your formula needs to account for numerous upcoming consumption and replenishment events. Sometimes it’s doable, but once you start dealing with event schedules like a shipment schedule or multiple orders in transit Excel gives up almost immediately.

While our competitors usually simplify calculations without colliding events realistically, Streamline creates a timeline with a one-day resolution and puts all schedules onto the timeline. Then Streamline executes the event sequence giving us the most accurate information about the company’s inventory levels with one-day precision. Sometimes it’s just a more precise method compared to replenishment formulas, but in many cases, it’s the only way to accommodate for the real-world supply chain complexity.

7. Using AI (Artificial intelligence) to forecast demand

Estimating seasonality, price elasticity, or top-down forecasting is not enough nowadays. Market changes very dynamically, and it’s hard to predict if your history of sales is yet relevant enough to the current situation and can be used to extrapolate into the future. That’s an area where we use our proprietary AI, so we only apply time series forecasting techniques, predictors, and level changes if AI says it’s appropriate to apply – just like if you are keeping an eye on every SKU every day.

8. Group EOQ (Economic order quantity)

Are you using EOQ in your work? If not, it is worth giving EOQ a closer look as this inventory planning concept significantly reduces your holding and ordering costs. Unfortunately, classic EOQ is calculated per SKU and not a group of SKUs. In a real-world supply chain, purchase orders contain several SKUs, if not hundreds. While Streamline supports classic EOQ calculation, it also offers group EOQ that goes far beyond the traditional approach making EOQ applicable to purchase orders with groups of SKUs.

That becomes possible thanks to the ability of Streamline to sync the order date for a group of items. Then Streamline moves the synchronization barrier back and forth to find the best order cycle for the group of SKUs and automatically minimizes the combination of holding and ordering costs.

Price: Request pricing.

Demo: Get a demo.

Production planning in Streamline

Let us take a closer look at Streamline features specific to production planning:

• Accurate Demand Forecast
• Projected Inventory Levels
• Order Planning
• Stockout/Overstock alerts
• Inventory Optimization

Get a demo with Streamline experts to see how you can improve the production planning process in your company.

Андрей Степанов, специалист по коммуникациям в GanttPRO, объяснил важность долгосрочного планирования и собрал полезные сервисы, которые помогут в эффективном планировании проектов.

В фильме «Крепкий орешек» с Брюсом Уиллисом вооруженные террористы хотят украсть ценные бумаги на сотни миллионов долларов, но терпят неудачу из-за провалов в планировании. Напротив, главный герой сериала «Побег» Майкл Скофилд тратит десятки часов на планирование сложной задачи и ему удается завершить начатое, хоть это и выглядело безумно. Все это — популярные примеры из массовой культуры, когда долгосрочное планирование повлияло на успешность дела.

В жизни все гораздо сложнее. Провалы в планировании могут загубить даже самый перспективный проект и привести к потере денег.

Расскажу, почему долгосрочное планировании важно для ИТ-проектов и поделюсь проверенными инструментами, которые помогут в планировании.

Долгосрочный план — это документ, который будет направлять вас и вашу команду, показывать, где вы сейчас и что предстоит сделать для достижения поставленных целей. Но если вы беретесь за долгосрочный ИТ-проект без тщательной начальной проработки и надежного инструмента, — ничего не получится.

Для начала проведите стратегическое планирование и обозначьте, чего нужно достичь, например, через год. А после этого беритесь за долгосрочное планирование: сформулируйте приоритеты и цели, назначьте ресурсы и определитесь, как вы будете решать задачи.

Большинство долгосрочных ИТ-проектов сталкиваются с рядом проблем:

Отсутствие четко обозначенных целей. Ставьте цели с начала планирования, без них проект уже можно считать неудачным.

Нереалистичные сроки выполнения. Не пытайтесь угадать даты завершения задач. Просчитайте все сроки и обоснуйте их себе и команде.

Несвоевременное отслеживание прогресса. В долгосрочных проектах много участников и ресурсов, которые требуют своевременного отслеживания — ведь при необходимости в планы нужно быстро вносить коррективы.

Большие задачи. Разбивайте большие задачи на несколько мелких, чтобы сотрудники с легкостью могли отслеживать прогресс и радоваться пошаговым успехам. Ведь психологически сложно работать над большими задачами, дедлайны которых сейчас не осязаемы.

Разная степень осведомленности команды. Все задействованные на проекте участники без лишних усилий и трудностей должны знать статусы задач и проекта, изменения в нем, прогресс и прочее.

Плохая коммуникация внутри проектов. В отчете всемирной организации по управлению проектами Project Management Institute плохая коммуникация или же ее отсутствие указываются причиной неудач примерно трети проектов в 2017 году. И если учесть, что многие ИТ-команды работают удаленно, масштабы проблемы становятся очевидными.

Отсутствие или неправильное управление рисками. Риски будут всегда и с этим нужно смириться. Поэтому важно быть готовым к ним и уметь правильно на них реагировать.

Неправильно выбранный инструмент. Нужно тщательно выбирать инструменты, которые помогут проекту — с правильными инструментами гораздо проще наладить все процессы.

Выбирая инструмент, учитывайте следующие нюансы:

• Четкая визуализация важных этапов в доступной форме.
• Гибкость и простая настройка под условия, диктуемые проектом.
• Легкий и удобный доступ к плану третьим сторонам.

С таким разнообразием нюансов справляются инструменты из нескольких категорий: онлайн диаграмма Ганта, более сложные системы для организации рабочих процессов, системы управления ресурсами и инструменты для создания стратегических планов.

Об инструменте. Онлайн-диаграмма Ганта GanttPRO позволяет планировать как краткосрочные спринты, так и долгосрочные проекты по разработке. Интуитивный интерфейс помогает новым сотрудникам быстро влиться в работу над проектом, что спасет от срывов сроков.

Возможности сервиса:

• Комментарии, прикрепления, упоминания и уведомления для успешного взаимодействия — все в одном окне.
• Управление реальными членами команды и виртуальными ресурсами. Виртуальные ресурсы можно создавать в неограниченном количестве.
• Управление стоимостью и бюджетом. Стоимость есть у всех ресурсов и зависит от их типа: материальный, трудовой или просто фиксированная цена. Бюджет суммируется из стоимости всех задач.
• Загрузка ресурсов, их рабочие календари. График доступности ресурсов легко составить даже на несколько лет вперед.
• Дедлайны.
• Персональный учет времени на задачи для каждого сотрудника.
• Экспорт в популярные форматы и доступ по ссылке.
• Возможность переключения на доску задач по принципу канбан.
• Готовые шаблоны для быстрого запуска ИТ проекта. Экономят время на создание плана.

Стоимость. От $5.90 на командных планах за пользователя в месяц при годовой оплате. От $15 на индивидуальном плане в месяц при годовой оплате. Бесплатный 14-дневный пробный период со всеми возможностями.

Язык. Русский, английский.

Об инструменте. Еще один инструмент на основе диаграммы Ганта с простотой drag&drop. Tom’s Planner позволяет быстро создавать задачи, отслеживать прогресс и статусы. Есть возможность настройки проектов под себя.

Для удобства ведения ИТ-проектов сервис предлагает:

• Командное взаимодействия без временных трат на обучение.
• Отслеживание прогресса удобным способом: в процентах, иконках, блоках или с разграничением по цветам.
• Детализацию проектов от часов до месяцев. В несколько кликов можно узнать, чем занималась разработка в конкретный день в 14:05.
• Возможность делиться проектом по почте, печатной версией или с помощью ссылки.
• Готовые шаблоны для быстрого старта — они основаны на 530 000 графиках, которые пользователи сделали в сервисе.
• Персональную настройку проектов.
• Возможность ставить несколько задач в одном ряду на таймлайне.

Стоимость. От $9.95 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный 14-дневный пробный период с ограниченными функциональными возможностями.

Язык. Английский.

О сервисе. У Liquid Planner достаточно необычный подход, отличающий его от других инструментов. Сервис помогает сфокусироваться на приоритетных задачах: реагирует на изменения в статусах и предлагает варианты для развития наиболее благоприятных сценариев и выхода из неблагоприятных.

В инструменте хорошо реализовано управление ресурсами, благодаря которому вы будете знать о доступности членов вашей команды, а также о текущих задачах.

В Liquid Planner есть возможности для:

• Командного взаимодействия.
• Выравнивания ресурсов и прогноза по их загрузке — сервис покажет, если вы рискуете просрочить дедлайн.
• Мгновенного доступа к прогрессу, рискам и бюджетам по всем проектам.
• Того, чтобы делиться планом с незадействованными в нем людьми.
• Создания динамичных отчетов с продвинутой аналитикой.

Стоимость. От $45 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный 14-дневный пробный период с доступными возможностями Профессионального плана.

Язык. Английский.

Об инструменте. Monday позволяет создавать иерархию рабочих процессов, начиная с верхних уровней и заканчивая наиболее мелкими задачами. Вы видите все важные задачи, статусы всех назначений, загрузку ресурсов и эффективно взаимодействуете.

Мобильное приложение — бонус для удаленных команд.

В сервисе вы сможете:

• Хранить всю важную информацию и полностью владеть деталями о ходе развития проекта независимо от его сроков.
• Полноценно взаимодействовать с командами.
• Быстро создавать проекты и настраивать процессы с готовыми шаблонами, в том числе и для Agile проектов.
• Оценивать проект с разных сторон: на шкале времени, в календаре, на доске канбан.
• Управлять дедлайнами.
• Интегрировать ваши проекты с популярными инструментами: Dropbox, Excel, Google Calendar, Slack, Trello и др.

Стоимость. От $17 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный пробный период с неограниченным количеством пользователей.

Язык. Английский.

Об инструменте. ActiveCollab позволяет разбивать большие задачи на мелкие с четко обозначенными дедлайнами, чтобы команда сразу смогла взять их в работу.

Членам команды доступны все детали по задачам, включая приоритеты. Очевидный плюс ActiveCollab — продуманное командное взаимодействие с напоминаниями и уведомлениями.

Инструмент доступен как в облаке, так и может быть установлен на сервер.

Управлять долгосрочным проектом будет проще благодаря:

• Четкому планированию и организации работы. Все текущие и предстоящие задачи доступны в несколько кликов.
• Общению и взаимодействию внутри проектов.
• Отслеживанию прогресса — сможете ставить более детальные сроки и заранее видеть возможные варианты окончания проекта.
• Управлению дедлайнами.
• Оценке времени.
• Оценке затрат.

Стоимость. От $6.25 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатный пробный период.

Язык. Английский.

Об инструменте. Paymoapp синхронизирует процессы и заменяет множество инструментов. Вам не нужно искать интеграции и платить за дополнительные подписки. Сервис станет достоверным источником проектной информации для всей вашей компании.

Paymoapp подойдет фрилансерам, работающим над ИТ-проектами.

Инструмент позволит вам:

• Работать с разными видами отображения задач: диаграммой Ганта и канбан доской.
• Взаимодействовать с командой благодаря комментариям в реальном времени.
• Вести учет времени на задачи.
• Отслеживать прогресс.
• Вносить моментальные правки в задачи.
• Работать с ресурсами — будете знать, кто перегружен, а на кого можно назначать задачи.
• Создавать прозрачные отчеты с затраченным временем и проделанной работой. Между менеджерами и членами командами не будет разногласий.
• Создавать инвойсы на разных языках.

Стоимость. От $9.56 за пользователя в месяц при годовой оплате. Бесплатно для фрилансеров с ограничением возможностей. Бесплатный 15-дневный пробный период.

Язык. Английский.

Об инструменте. С Workfront, современной платформой для управления проектами, менеджеры, тимлиды и команды получают весь необходимый набор инструментов для организации работы с запросами, а также для планирования и приоритизации проектов, управления процессами, оценки бюджетов и создания отчетов.

Для организации всех процессов ИТ-проекта есть возможности:

• Автоматизации повторяющихся рабочих процессов. Достаточно уникальная возможность, выгодно выделяющая сервис на фоне конкурентов.
• Приоритизации задач.
• Управления запросами в одном месте — можете создавать автоматические и настраиваемые формы для обозначения масштаба проекта.
• Управления ресурсами.
• Использования готовых шаблонов.
• Объединения всех задач в один список. Такой список, который ваша команда сама пожелает: структурированный/неструктурированный, официальный/неофициальный.
• Взаимодействия в реальном времени. Workfront позволяет получать информацию только по работе из тематических веток, статусов и фидбэка.
• Работы с разными методологиями управления проектами. Актуально для долгосрочных проектов, где нужна гибкость.

Стоимость. По запросу.

Язык. Английский.

ПО для планирования ресурсов

Многофункциональные возможности при планировании как персональных так материальных и машинных  ресурсов помогут Вам быстро и точно провести назначение, распределение и  выравнивание загрузки Ваших ресурсов.

Ресурсное планирование предоставляет Вам следующие возможности:

• Создать Общий пул ресурсов, используемый для всех проектов
• Задать специальности/квалификации для персональных ресурсов и виды машин для конкретных машин
• Отобразить структуру предприятия с помощью команд
• Исполнители могут обладать несколькими специальностями и принадлежать к различным командам
• Посредством календаря задать рабочие и выходные дни проектов, подпроектов, работ, команд и исполнителей

При назначении ресурсов устанавливается взаимосвязь между длительностью и трудоемкостью работ. При этом Вы определяете какой из параметров длительность или  трудоемкость останется неизменным. Rillsoft Project рассчитывает оставшиеся параметры и срок окончания работы в зависимости от назначенных ресурсов.

Помимо прочего Вы можете задавать физические объемы для работ. В этом случае Rillsoft рассчитывает длительность работ с учетом заданных норм для единицы продукции.