Программа для обмена документами между компаниями

Содержание

Чтобы упростить ведение документооборота, компании и индивидуальные предприниматели автоматизируют этот процесс с помощью специальных программ.

Рассказываем, какими они бывают и как выбрать лучшую.

Что такое СЭД

Современные системы электронного документооборота или СЭД – программы для создания, хранения файлов, разграничения прав доступа к ним и контроля над выполняемой работой. Такая система помогает ускорить и упростить многие внутренние процессы, а также обмен документами между компаниями или подачу отчетности в государственные органы.

Некоторые путают СЭД и ECM (электронную систему мониторинга) из-за схожести в функциях. В ECM предусмотрено больше возможностей, например, работа с изображениями, видео и веб-страницами. Она рассчитана не только на работу с документами, но и на управление корпоративным контентом в целом. При этом СЭД проще настроить, у нее меньше требований к внедрению и ниже стоимость.

Виды систем электронного документооборота

СЭД различаются между собой алгоритмами обработки информации. Например, одна система предполагает четкую структуру хранения данных, а другая позволяет работать более гибко. Некоторые элементы бывают похожими, но в целом каждая СЭД служит для определенной цели. Выделяют 5 самых распространенных видов:

• Электронный архив. В этой системе недостаточно функций для полноценного документооборота, но она отлично подойдет для хранения большого количества данных и быстрого поиска файлов.
• Workflow-системы. Здесь есть функционал для обмена документами, с присвоением им статусов, созданием рассылок и другими опциями. Обычно такие СЭД используют для автоматизации наиболее повторяемых задач.
• Гибридные. Совмещают в себе преимущества нескольких видов систем. Алгоритм работы определяет сама организация.
• Коллаборативные. В таких СЭД основное внимание направлено на поддержку разных форматов, что позволяет гибко настраивать рабочий процесс.
• С функциями CRM. Помимо документов здесь могут храниться данные о взаимодействии с клиентами.

Выбор СЭД зависит от особенностей бизнеса, так как широкий набор функций требуется далеко не всегда. Лучше уделить больше внимания надежности, удобству использования, возможности решения конкретных задач и безопасности. В любом случае переход на электронный документооборот поможет использовать рабочее время более эффективно.

Возможности и функционал

Сотрудники с помощью СЭД легко обмениваются документами и редактируют их. Руководители создают отчеты, разграничивают права доступа и контролируют работу персонала.

Оцените эффективность скриптов и улучшите работу колл-центра с помощью речевой аналитики Calltouch Предикт. Упростите анализ общения операторов с клиентами и определите причины, по которым звонки не заканчиваются продажами.

Дополнительные возможности электронного документооборота:

• стандартизация документов;
• создание единой структуры;
• быстрое согласование;
• исключение потерь за счет архивации.

Функционал СЭД должен учитывать будущее расширение компании. В этом случае не придется переживать о комфорте управления даже через несколько лет.

Преимущества и недостатки

Среди преимуществ – ускорение и упрощение работы внутри компании, а также с контрагентами и государственными органами. Когда нужно согласовать документ, не приходится идти в соседнее здание или ехать в другой город. Выполнение многих рутинных действий становится автоматизированным, а искать файлы получается быстрее.

Можно выделить и другие плюсы:

• отслеживание работы с документами на любом этапе;
• возможность создания разных версий документов;
• установление дедлайнов по отправке;
• удаленный доступ 24/7;
• отсутствие расходов на бумагу, канцелярию, комплектующих к принтерам.

Недостатков у СЭД немного и большинство из них – довольно условные. Например, придется потратить время на ее внедрение (как в случае и с любым другим ПО), настройку и обучение сотрудников. Чтобы система работала исправно, понадобится специалист, который будет выполнять техническое сопровождение. Это могут быть штатный сотрудник или специалист компании, у которой вы заказали саму систему.

Обзор лучших систем и программ

Есть много компаний, которые предлагают свои услуги по электронному документообороту. Их называют операторами. Выбор в первую очередь зависит от потребностей организации.

Список всех операторов вы найдете на сайте ФНС. Выделим 10 наиболее популярных и надежных систем:

• 1С. Сравнительно недорогая СЭД. Пользоваться программой очень просто, но купить ее можно только у разработчиков. Минимальная цена составляет 18 000 рублей.
• ДЕЛО. Основные преимущества – система выдерживает даже сильные нагрузки, при этом можно использовать мобильное приложение. Присутствует архив, но нет информации о состоянии документов. Цена на тарифы начинается от 14 000 рублей.
• ТЕЗИС. Внедрить эту систему просто, используют ее обычно для работы с контрагентами и государственными учреждениями. Доступ возможен не только с компьютера, но и с мобильных устройств. Купить СЭД можно за 35 000 рублей.
• ЛОГИКА. Несмотря на то, что программа достаточно простая в использовании, с ее помощью разрабатывают сложные схемы движения документов, но настроить маршрут согласования нельзя. Цена – 4900 рублей, если сотрудников в компании больше 200.
• A2B. Очень мощная система с большим количеством функций. A2B подходит для любых сфер бизнеса, хотя некоторым покажется сложной из-за множества настроек. За каждого пользователя придется заплатить от 100 рублей и выше. «Коробочная» версия стоит минимум 15 000 рублей.
• Ландокс. Эта СЭД подойдет для внутренних нужд компании и для работы с контрагентами. Но осваивать систему достаточно сложно. Лицензия стоит от 6000 рублей.
• ELMA365 ECM. Здесь очень широкий функционал, поэтому программа сильно отличается от остальных. Можно применять индивидуальные настройки. Легко следить за сотрудниками и искать документы через архив. Главный недостаток – сложный интерфейс. Цена – 7 200 рублей.
• TESSA. Система позиционирует себя как высокоскоростная. Это основное преимущество, но стоит отметить также привлекательный дизайн и дружелюбный интерфейс. Используют программу на разных устройствах, но произвести первоначальные настройки сложно. Цена – от 5 500 рублей.
• DocsVision. Программу легко установить, у нее много полезных функций, а для работы можно использовать и мобильные устройства. Среди российских систем электронного документооборота здесь лучше всего организована работа с карточками документов. Пользователи отмечают, что программа гибкая в настройке, но иногда зависает. Стоить будет минимум 7 700 рублей.
• Directum. Главные преимущества системы – безопасность и конфиденциальность. С помощью такой программы легко оптимизировать работу с документами, но настроек очень мало. Базовый функционал стоит 28 000 рублей.

Универсальной системы не существует. Все программы имеют отличительные особенности. Например, в 1С разобраться проще, но у A2B больше возможностей. Для работы с государственными органами хорошо подходит система «ДЕЛО», а внутри компании и для контрагентов лучше выбрать «Ландокс».

На что обратить внимание при выборе

Любая система должна быть надежной и удобной, но не менее важна совместимость с существующими техникой и ПО. Желательно предусмотреть возможность изменения настроек, пусть и с привлечением аутсорсеров.

Выбор конкретной СЭД зависит от требуемого функционала, возможности масштабирования, количества документов и пользователей. Следует заранее убедиться, что СЭД не будет конфликтовать с другим программным обеспечением, которое вы используете. Только после этого переходите к анализу интересующей вас системы:

• изучите функции;
• поищите примеры использования, почитайте отзывы, ознакомьтесь с информацией на тематических форумах;
• просмотрите скриншоты, прикиньте, насколько удобным будет интерфейс;
• протестируйте демо-версию.

Чтобы ожидания оправдались, руководители должны точно понимать, для каких целей они внедряют СЭД. Например, это могут быть сокращение расходов или разгрузка отделов.

Важно, есть ли в штате компании специалисты, которые могут в будущем самостоятельно дорабатывать продукт на основании предложений пользователей по его улучшению. Если таких сотрудников нет, обратите внимание на услугу технической поддержки от операторов.

Предусмотрите возможность регулярного резервного копирования – даже самая совершенная система может дать сбой, и удаленные/поврежденные данные, которые не сохранялись дополнительно на другом носителе, исчезнут навсегда.

Возможен ли документооборот между разными программами

Контрагенты используют разные СЭД, но компаниям не нужно внедрять их все. Когда системы отличаются, применяют роуминг. В контексте СЭД у этого термина понятие такое же, как и в случае с мобильными операторами. Причем роуминг должен присутствовать и у компании, и у контрагента. Это позволяет создать единую сеть по работе с документами.

У каждого оператора свои особенности подключения, но все они приблизительно похожи. Такую услугу оказывают в автоматическом режиме или по требованию. Компания самостоятельно отправляет контрагенту приглашение, а он направляет согласие. После установки автоматического соединения обмен документами происходит практически мгновенно.

Как внедрить СЭД

Сначала установите программное обеспечение. Затем создайте пользовательские аккаунты и определите права доступа. Если нужно объединить СЭД с другими программами – интегрируйте их. Останется только обучить сотрудников.

При внедрении могут возникнуть проблемы, если:

• персонал с трудом осваивает новые технологии (большую часть сотрудников составляют люди предпенсионного возраста или специалисты, которым ранее не приходилось вносить данные в компьютер);
• руководство выдало инструкции по работе с СЭД, но не спешит их внедрять;
• плохо организована работа с документами в компании – существующий хаос тормозит перенос данных в цифровой формат.

Стоит ли совмещать с бумажным

В большинстве случаев совмещение бумажного и электронного документооборота – необходимость. Ведь некоторые приказы или договоры останутся на бумажных носителях до конца срока их действия. К тому же далеко не все контрагенты тоже окажутся пользователями СЭД или захотят на нее переходить.

Электронный документооборот становится все более популярным, и в будущем многие компании так или иначе на него перейдут. Чем раньше руководство увидит преимущества СЭД, тем быстрее оптимизирует работу с документами. Это напрямую повлияет на эффективность компании, так как у сотрудников появится больше времени для выполнения прямых обязанностей, а также удастся сократить некоторые расходы.

Подключите сквозную аналитику Calltouch, чтобы объективно оценить эффективность выработанной бизнес-стратегии. Сервис объединит данные о работе рекламных площадок, CRM и других маркетинговых инструментов на одном дашборде. Контролируйте воронку продаж и определяйте источники целевого трафика без рутины и лишних затрат.

Коротко о главном

• Существуют десятки СЭД с разным функционалом. Универсального варианта нет.
• При выборе системы в первую очередь учитывайте масштабы документооборота и специфику бизнеса.
• Чтобы пересылать документы между разными СЭД, придется подключить роуминг.
• У любой системы есть демо-версия, с помощью которой можно протестировать функционал.

Дата публикации: 23.03.2023
Время чтения: 11 мин.

Если вы ведете бизнес, то наверняка испытывали головную боль от бюрократии — везде нужны документы, а на распечатку и отправку одного бумажного документа уходит от 50 до 100 рублей. Доставка курьерской службой или почтой может занять от 5 дней до месяца.

Электронный документооборот — спасение! Сокращает время обмена файлами до нескольких минут, а траты — в 7-10 раз.

В статье собрали самые популярные сервисы ЭДО, сравнили их и составили рейтинг лучших.

Что это такое и какие есть системы ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами через интернет. Для отправки файлов через сети операторов ЭДО нужно заверить его электронной подписью. Она придает документу юридический статус оригинала, не требующего наличия бумажной версии.

Проверку легитимности электронных подписей и соответствие документов требованиям законодательствам берет на себя оператор ЭДО.

Системы ЭДО похожи на закрытые корпоративные почтовые сервисы. Сотрудник создает документ, подписывает и отправляет адресату. В другой организации получают документ и либо визируют его, либо отказывают в подписи и отправляют запрос на корректировку.

Видео о том, что такое электронный документооборот:

Электронный документооборот нужен, чтобы:

1. Автоматизировать процесс работы с документами, снизить трудозатраты и разгрузить сотрудников.
2. Сократить количество бумажных документов.
3. Экономить на содержании архива, оргтехнике, печати, канцтоварах, почтовых и курьерских услугах.
4. Предотвратить потерю документов и необходимость их пересоздания и переотправки.

Функционал систем ЭДО обширен: создание и редактирование шаблонов документов, контроль их движения, формирование отчетов, распознавание текстов со сканов, импорт файлов с компьютера или из интернета и т.д.

Без ЭДО не обойтись крупным компаниям для обработки и систематизации больших объемов документации. Среднему и малому бизнесу он поможет быстро рассчитываться и обмениваться документами с клиентами.

А еще по законодательству РФ бизнес должен использовать ЭДО для:

• годовой бухгалтерской отчетности в Федеральную налоговую службу (ФНС);
• налоговой отчетности в ФНС, если в штате более 100 сотрудников;
• сдачи деклараций по НДС в ФНС, если компания применяет общую систему налогообложения, заключает сделки с иностранным поставщиком, арендует муниципальное имущество, выставляет счета-фактуры или получает их за посредничество;
• отчетности в Пенсионный фонд РФ, если в штате более 25 сотрудников, или Росстат.

Также обязаны использовать ЭДО при работе с контрагентами:

• производители и продавцы товаров, требующих маркировки;
• производители и продавцы алкоголя;
• поставщики и продавцы сельхозпродукции, для которой нужны ветеринарные сопроводительные документы;
• участники госзакупок;
• продавцы импортных прослеживаемых товаров (холодильники, стиральные машины, промышленное оборудование).

Лучшие программы для ЭДО

1. Контур. Диадок

«Диадок» предлагает пользователям максимумом возможностей. Через нее можно работать с иностранными контрагентами, направлять коды в систему маркировки, обмениваться документацией по прослеживаемым товарам.

К единому личному кабинету организации бесплатно можно подключить сколько угодно пользователей.

Есть готовые шаблоны документов и встроенный редактор, загрузка файлов с компьютера и из учетных систем. Внутри каждого документа настраиваются маршруты согласования для автоматизации рабочих процессов.

Для регистрации в сервисе понадобится квалифицированная электронная подпись. Ее можно заказать в Удостоверяющем центре «СКБ Контур» сразу при оформлении заявки на ЭДО.

Особенности:

• выгрузка документов в ФНС, другие госорганы и суды;
• роуминг для работы с другими системами ЭДО;
• массовое подписание документов;
• создание подразделений и распределение по ним сотрудников;
• опция двухфакторной аутентификации;
• модуль кадрового ЭДО для обмена файлами между работодателем и сотрудниками;
• бесплатное мобильное приложение для iOS и Android.

Стоимость: от 1 900 рублей за пакет исходящих документов.

2. СБИС. ЭДО

«СБИС» — еще одна популярная и качественно реализованная система ЭДО. Ее функционал схож с «Диадоком»: редактор документов, роуминг, массовое подписание, сверка взаиморасчетов и т.д. Но есть и уникальные фишки.

Например, все замечания по документу можно обсуждать в специальном чате. Через него же можно организовать видеоконференцию или отправить видеосообщение. Текст документа можно отредактировать совместно в онлайн-редакторе сервиса или GoogleDocs, а «СБИС» зафиксирует все изменения в ленте событий.

Особенности:

• взаимодействие с системами маркировки ЕГАИС, «Честный знак», «Меркурий», «Прослеживаемость», международный ЭДО;
• организация корпоративного удостоверяющего сервиса для выдачи электронной подписи сотрудникам;
• электронный и бумажный (сканы документов) архивы;
• прием документов от клиентов через форму с электронной подписью на сайте;
• обмен документами через email (вставка ссылки на защищенную страницу с документами, которая доступна только по ключу определенной электронной подписи).

Стоимость: от 2 000 рублей в зависимости от количества исходящих документов в год.

3. 1С-ЭДО

«1С-ЭДО» подойдет только тем, кто уже использует «1С: Предприятие». Все механизмы работы с электронными документами (хранение, поиск, фильтрация по типам, статусам, массовое подписание) интегрированы непосредственно в программы «1С». Но контрагенты использовать ту же учетную систему не обязаны, так как есть роуминг.

Система работает в двух режимах: файловом (для одного юзера или небольшого количества пользователей в локальной сети) и клиент-серверном (в рабочих группах или в масштабе предприятия). В последнем случае поддерживается любое количество сертификатов и пользователей с правом подписи.

Электронную подпись можно заказать в рамках экосистемы через сервис «1С:Подпись».

Особенности:

• разграничение функций подготовки и подписания документов между пользователями;
• проверка ответной подписи;
• автоматическое сопоставление номенклатур продавца и покупателя;
• работа со всеми электронными документами в одном окне («Текущие дела ЭДО»);
• возможность создания резервной копии электронного архива при резервировании информационной базы «1С:Предприятия»;
• до 5 комплектов исходящих документов ежемесячно доступны бесплатно.

Стоимость: от 1,8 до 10 рублей за отправку комплекта документов.

4. Directum RX

Искусственный интеллект Directum RX заполняет карточки входящих файлов (данные отправителя и получателя, формат и содержание), перекомплектовывает документы, создает задания на рассмотрение документов для руководителя.

ИИ также может разработать проект резолюции по входящему документу и отправить его на согласование. Эту же функцию может выполнять живой пользователь с ролью помощника в системе.

Документы движутся по маршрутам согласования по заранее настроенным правилам, задания на каждом этапе ставит система. По итогам обмена формируется протокол ЭДО. Архив можно интегрировать с витринами данных, через которые ФНС просматривает первичные учетные документы бизнеса.

Особенности:

• журнал передачи оригиналов и копий документа;
• оформление доверенности на подписание документов для заместителя прямо в системе;
• подготовка листа рассылки со списком получателей, конвертов или реестра почтовых отправлений для бумажных документов;
• организация совещаний и заседаний от повестки и протокола до рассылки поручений по принятым решениям.

Стоимость: 28 800 рублей за серверную лицензию + от 58 500 рублей за пользователей (от 5 человек) и дополнительные настройки.

5. ЭДО. Поток

Сайт: https://edo.ru/uslugi/edo

Через «ЭДО. Поток» можно обмениваться любыми файлами: УПД/УКД, счетами-фактурами, актами приемки-сдачи работ, товарными накладными, договорами и т.д. Сервис поддерживает самые разные форматы: doc/docx, xlsx, pdf, jpg, xml и т.д.

В личном кабинете отображаются все действующие сертификаты подписей, в которых ИНН совпадает с указанным при регистрации. Можно переключаться между ними, блокировать, проверять их корректность.

Главное удобство сервиса — вы не пропустите входящий документ. При получении любых файлов, даже если их не нужно подписывать, участник ЭДО обязан завизировать извещение о получении.

Особенности:

• сверка кодов в системе маркировки «Честный знак» перед приемкой и подписанием документов;
• возможность скачивания документов в исходном формате или в PDF, скачивание документооборота целиком;
• массовое подписание или отказ в подписании;
• роуминг с другими системами ЭДО;
• бессрочное и бесплатное хранение документов на сервере «ЭДО. Поток»;
• бесплатный коннектор 1С и открытый API для интеграции.

Стоимость: от 8 рублей за один документ.

6. СФЕРА Курьер

Сайт: https://www.esphere.ru/products/courier/

Cервис от дочерней компании Сбера позволяет быстро создавать, подписывать и отправлять электронные документы (в том числе в роуминге), настраивать индивидуальные маршруты согласования внутри компании. Для выпуска электронной подписи можно обратиться в удостоверяющий центр Сбера.

«Сфера Курьер» подходит для работы с товарами с обязательной маркировкой и прослеживаемостью, автоматически отправляет данные в «Честный знак» после подписания передаточных документов с обеих сторон.

Особенности:

• 260 типов документов для обмена в сервисе;
• настройка филиальной структуры компании (роли и доступ к документам для каждого филиала и сотрудника);
• оплачивать можно заранее или по факту использования;
• можно заказать оптимизацию сервиса под потребности своего бизнеса;
• все настройки маршрутов согласования и роуминга компания бесплатно берет на себя;
• можно интегрировать в любую учетную систему через модуль 1С, API или специальный коннектор для работы с EDI-данными (сообщениями, которые фиксируют факт и содержание каждого этапа поставки в ритейле).

Стоимость: от 250 рублей в месяц в зависимости от количества исходящих документов.

7. Астрал. ЭДО

Сайт: https://astral.ru/products/astral-edo/

Через личный кабинет «Астрал» удобно работать с несколькими организациями или группой компаний без необходимости перелогиниваться. Добавить документы можно обычной загрузкой или через перетаскивание файлов мышкой в рабочую область программы.

Сервис визуализации позволяет просмотреть в удобном формате формализованные и неформализованные документы и служебные записки. Роуминг бесплатный, настройка передачи документов производится автоматически. Через систему можно передавать УПД с кодами маркировки, сведения в «Честный знак» сервис отправит сам.

Особенности:

• бесплатный тариф на месяц без ограничений по функциям и количеству исходящих;
• неизрасходованные исходящие документы сохраняются для использования в будущем;
• черный список контрагентов;
• проверка легитимности электронной подписи, формата документа и ошибок в нем, выдача подсказок для корректировки;
• email-уведомления о статусе документооборота, приглашениях к ЭДО, изменениях в регистрации компании и новых файлах.

Стоимость: от 500 рублей за количество документов в пакете (от 50 штук).

8. Docrobot. ЭДО

Сайт: https://www.docrobot.ru/edo/

Docrobot — единый оператор ЭДО, EDI и ЭТрН (электронная транспортная накладная). Система ЭДО позволяет подписывать документы с помощью КЭП, обмениваться ими с контрагентами в роуминге, предоставлять в ФНС и госорганы.

Для контроля всех этапов документооборота есть возможность следить за статусами согласования и подписания файлов в реальном времени.

Docrobot.ЭДО также работает с маркированными товарами, интегрируется с 1С, SAP, другими учетными системами и ERP.

Особенности:

• подключение автоматизированной цепочки подписания документов внутри компании и с контрагентами:
• возможность заказать настройку функций для работы с машиночитаемыми доверенностями (для автоматического распознавания текста информационными системами);
• автозаполнение универсальных передаточных документов по маркированным товарам в объемно-сортовом учете;
• фильтрация документов по статусам обработки в системе «Честный знак»;
• расширенный поиск по инфополям документов УПД/УКД.

Стоимость: от 2 рублей за исходящий документ (минимум 50 штук в месяц).

9. Nopaper

Сайт: https://nopaper.ru

Предыдущие сервисы в рейтинге работают с квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Nopaper использует неквалифицированную подпись (НЭП). Она имеет юридическую силу только при взаимном признании ее использования. Поэтому НЭП подходит для документооборота внутри компании или с контрагентами по специальному соглашению.

Для сдачи отчетности в госорганы или участия в электронных торгах НЭП не подойдет. Зато не надо оплачивать выпуск КЭП, посещать удостоверяющий центр, устанавливать специальное ПО.

Важное отличие Nopaper — мобильный документооборот. В веб-версии сервиса можно просматривать, загружать и скачивать документы. Но бесплатно получить электронную подпись и использовать ее можно только в мобильном приложении, где НЭП и будет храниться.

Особенности:

• документы можно получать по API из учетных систем или загружать пакет файлов во всех популярных форматах;
• срок хранения файлов в электронном архиве неограничен;
• информация о документах, сторонах-участниках и значение подписи записывается в сертификате, который можно сохранить в pdf или распечатать;
• можно интегрировать с любыми CRM, ERP, BPM-платформами.

Стоимость: от 6 750 рублей на 3 месяца.

10. СЭД «ДЕЛО»

Сайт: https://eos.ru/eos_products/eos_delo/

«ДЕЛО» предлагает большой выбор инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, поддерживает квалифицированные и неквалифицированные подписи.

Сервис даже позволяет управлять совещаниями и заседаниями. Можно согласовать и утверждать повестку и протокол, выдавать по ним поручения и отслеживать процесс их выполнения.

Для планирования и постановки задач есть мониторинг актуальных статусов и «дерево поручений» с отображением текущих поручений и ответственных.

СЭД «ДЕЛО» собирает сведения об обработанных документах, формирует отчеты по исполнительской дисциплине и ходу исполнения документа (в виде диаграммы Ганта).

Особенности:

• интеграция с Госуслугами и Системой межведомственного электронного взаимодействия для оказания государственных и муниципальных услуг;
• календарное отображение информации о документах, их проектах, поручениях, событиях, личных и групповых заметках;
• модуль «Замещение должностей» для учета отсутствующих сотрудников;
• персонализация рабочего пространства – настройки главной страницы, фильтров, поисковых запросов, личных папок.

Стоимость: от 15 300 рублей в зависимости от количества пользователей.

Как выбрать оператора ЭДО

При передаче данных на оператора ЭДО ложится большая ответственность за их качество и сохранность. Поэтому к выбору «своей» компании бизнесу нужно подойти с умом. Вот на что стоит обратить внимание:

• Надежность. Оператор обязан иметь необходимые лицензии ФСБ России и Роскомнадзора, сертифицированные программные средства для обеспечения законности ЭДО. Еще за оператором форматный контроль — должен проверять, чтобы электронная подпись была действительной, а все документы в системе соответствовали требованиям ФНС.
• Безопасность. Передача данных должна вестись по защищенным каналам связи. Будет плюсом, если компания может подтвердить это сертификатом безопасности. Убедитесь, что оператор хранит документы на разных серверах, чтобы исключить риск потерь.
• Функционал. Система ЭДО должна включать все нужные бизнесу опции по работе с документацией. Узнайте, можно ли выгружать документы для контролирующих органов, обмениваться в роуминге данными с контрагентами, которые работают в другой системе ЭДО и т.д.
• Оплата. Одни сервисы предлагают плату за каждый исходящий документ, другие — за пакет (50, 100 и т.д.), третьи — за количество пользователей. У некоторых операторов также нужно покупать серверную лицензию. А вот работа с входящими документами везде бесплатна. Изучите системы ценообразования и способы оплаты услуг, выберите подходящий для вас вариант.
• Удобство использования. Проверьте, насколько прост и понятен интерфейс, легко ли в нем ориентироваться, какие есть готовые шаблоны и инструменты. Это влияет на скорость перехода на ЭДО и качество работы сотрудников. Уточните, есть ли возможность интеграции с учетной системой компании (например, 1С), сколько стоит и как быстро проходит настройка.
• Уровень сервиса. Проанализируйте качество и скорость обработки заявок техподдержкой оператора ЭДО по разным каналам связи. Спросите, можно ли заключить соглашение об уровне предоставления услуги — SLA, где будут указаны все нужные вам условия сотрудничества.

Вывод

Электронный документооборот удобен для разных целей: для обеспечения законности работы с маркированными и прослеживаемые товарами, налоговой и бухгалтерской отчетности, сотрудничества с партнерами, внутренних коммуникаций с коллегами.

Мы разобрали 10 самых достойных сервисов для ЭДО и показали вам преимущества и недостатки каждого.

Системы ЭДО предлагают много возможностей для бизнеса любого масштаба. Любой сервис можно синхронизировать с 1С или другой учетной системой, чтобы выгружать документы прямо из нее для отправки контрагентам.

Большинство систем работает через веб-версию, но есть и приложения для мобильного документооборота, чтобы обмениваться файлами за пределами офиса.

Вам понравилась статья?

0

0

Любая компания рано или поздно задумывается об оптимизации и повышении эффективности бизнес-процессов, наладить слаженную работу которых можно с помощью систем электронного документооборота (СЭД).

СЭД позволяют решать задачи по автоматизации работы с документами предприятий различных масштабов и сфер деятельности, в том числе территориально распределённых. Программные комплексы такого класса обеспечивают организацию юридически значимого документооборота компании, ведение архива документов,  автоматизацию работы канцелярии (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде), контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров и платежей, согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов, обработку и хранение первичной бухгалтерской документации, а также автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса. Кроме того, особенностью большинства современных СЭД является поддержка мобильных устройств и возможность интеграции с существующими информационными платформами предприятия.

На российском рынке представлено огромное множество систем электронного документооборота, и чтобы компаниям было проще определиться с выбором, мы составили подборку таких решений. Все они — исключительно отечественного производства, соответствуют законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами как российской нормативной базы, так и международным стандартам, а также требованиям IT-безопасности. Отдельно стоит отметить, что практически все перечисленные ниже продукты включены в реестр отечественного софта и рекомендованы для использования в государственных ведомствах и организациях РФ, а также в компаниях, реализующих проекты в рамках программы импортозамещения ПО.

1. СЭД-система Comindware (построена на базе платформы Comindware Business Application Platform). Разработчик: компания Comindware.
2. Корпоративная система электронного документооборота КСЭД 3.0. Разработчик: «КРОК Регион».
3. Система электронного документооборота «СЭД-Сириус». Разработчик: Центр информационных технологий и систем органов исполнительной власти (ЦИТиС).
4. Система автоматизации процессов дорожно-строительных организаций «Эпюра» (построена на базе платформы «1С:Предприятие»). Разработчик: Аракелян Армен Рафикович.
5. СЭД «Синкопа-документ». Разработчик: компания «Кубань-Информ-Холдинг-Юг».
6. Программный комплекс «Открытая модульная система электронного документооборота и контроля исполнения поручений» (СЭДКП). Разработчик: ФГАУ ГНИИ ИТТ «Информика».
7. Система электронного документооборота Directum. Разработчик: компания Directum.
8. Программный продукт «СТЭК — Документооборот». Разработчик: АО «НТЦ СТЭК».
9. «Ред Платформа Документооборота». Разработчик: компания «Ред Софт».
10. Система «Бюрократ». Разработчик: ООО «Бюрократ»
11. Информационная система «Электронное делопроизводство и документооборот». Разработчик: компания «Бриз Плюс».
12. Система «Комита Курьер JE». Разработчик: акционерное общество «Комита».
13. Модуль «Документооборот» (поставляется в составе ERP-системы «Компас»). Разработчик: компания «Компас».
14. СЭД WSS Docs (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания WSS-Consulting.
15. Автоматизированная система секретного делопроизводства АС СДП. Разработчик: ООО «Центр новых технологий «Импульс».
16. Система автоматизации организационно-распорядительного документооборота (делопроизводства) предприятий «Лоцман:ОРД». Разработчик: ООО «АСКОН-Системы проектирования».
17. Система EOS for SharePoint (построена на базе платформы Microsoft SharePoint). Разработчик: компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).
18. Информационная система EtaxReport. Разработчик: компания «Электронные бизнес-системы».
19. СЭД «Аврора:Документооборот». Разработчик: ООО «Аврора Диджитал Груп».
20. Система электронного документооборота Comsoft Docs. Разработчик: АО «Комсофт».
21. Система электронного документооборота «Диалог». Разработчик: государственное унитарное предприятие «Крымтехнологии» (при поддержке Министерства внутренней политики, информации и связи Республики Крым).
22. Система «Экспресс Документ». Разработчик: ООО «Электронный экспресс».
23. Программный комплекс «Кодекс: Документооборот». Разработчик: консорциум «Кодекс».
24. Автоматизированная система «Госэкспертиза». Разработчик: ООО «Экомаш инфо».
25. Система защищённого электронного документооборота «Стэк-Траст». Разработчик: группа компаний «Стэк».
26. СЭД OPTIMA-WorkFlow. Разработчик: группа компаний Optima.
27. СЭД LanDocs. Разработчик: группа компаний «Ланит».
28. Программный комплекс «Документооборот». Разработчик: Федеральное государственное унитарное предприятие «Главный научно-исследовательский вычислительный центр» Управления делами президента Российской Федерации (ФГУП «ГлавНИВЦ»).
29. Решение СЭДО. Разработчик: ООО «АйДи — Технологии управления».
30. Система электронного документооборота для государственных организаций и бизнеса «Практика». Разработчик: компания «Системы документооборота».
31. СЭД DoXLogic. Разработчик: компания «БФТ».
32. Система «Альфа Док». Разработчик: «Альфа Док».
33. Система «Экстерн». Разработчик: «СКБ Контур».
34. Защищённая система электронного документооборота «ИВК Бюрократъ». Разработчик: АО «Информационная внедренческая компания» (ИВК).
35. Система оперативного управления компанией «Мотив». Разработчик: Motiware.
36. Программный комплекс «Этлас». Разработчик: компания «Этлас-Софт».
37. Система электронного документооборота «Дело». Разработчик: компания «Электронные офисные системы» (ЭОС).
38. Платформа «СБИС». Разработчик: компания «Тензор».
39. Программный комплекс «1С:Документооборот государственного учреждения 8». Разработчик: фирма «1С».
40. Платформа «1С:Документооборот 8». Разработчик: фирма «1С».
41. СЭД «КСК.Документооборот». Разработчик: «КСК Технологии»
42. Платформа Naumen DMS. Разработчик: компания Naumen.
43. Система Docsvision. Разработчик: ООО «ДоксВижн».
44. СЭД «Е1 Евфрат». Разработчик: Cognitive Technologies.
45. Система Docs on bpm’online (построена на базе платформы бизнес-приложений bpm’online от компании «Террасофт»). Разработчик: компания «Программные технологии».
46. СЭД CompanyMedia. Разработчик: компания «ИнтерТраст».
47. Система электронного документооборота Tessa. Разработчик: компания «Синтеллект».
48. Система электронного документооборота Documino. Разработчик: компания «АйДи — технологии управления».
49. СЭД «Тезис». Разработчик: ООО «Хоулмонт»
50. СЭД «Эскадо». Разработчик: компания «Интерпроком».