Экономьте на командировках сотрудников до 30 %
Отсрочка на оплату билетов и проживания — до 4 млн. руб
Отправить заявку
Если между работником и работодателем действуют трудовые отношения и первый отправляется в поездку по распоряжению второго для решения его вопросов, это называется командировкой. Для служебной поездки должен быть определен конкретный срок и задачи, которые выполняются вне постоянного рабочего места.
Важно!
Если у сотрудника разъездной характер работы, например, это торговый представитель, который три раза в неделю выезжает за пределы города, где расположен офис работодателя, то такие поездки командировками не считаются. Эта особенность выполнения функциональных обязанностей должна быть указана в трудовом договоре.
Срок командировки определяется временем, когда работник находится за пределами постоянного рабочего места. Этот срок определяет руководитель, он зависит от объема и сложности задач, которые нужно решить сотруднику. День выезда в командировку — это день отправления автомобиля, поезда или самолета из города, где расположен офис компании, а день прибытия — это день, когда работник приезжает обратно. Командировка заканчивается именно в этот день. Если транспортное средство отправляется до 24-00, днем отъезда считают текущие сутки, если после — следующие.
Командировка может длиться от одного рабочего дня. А по поводу максимального срока в законе сказано, что командировки не бывают бессрочными. У служебной поездки всегда должен быть определенный срок для выполнения поручений работодателя. Однако максимальная продолжительность командировки законом не ограничена, ее определяют самостоятельно перед отправлением, чтобы учесть рабочее время и рассчитать размер аванса.
Подготовка служебной записки и обоснования
Инициатор поездки, как правило, это непосредственный руководитель работника, готовит служебную записку с обоснованием на имя руководителя организации. В документе указывают:
- данные работников, которые отправляются в командировку;
- цель поездки;
- адрес и другие данные принимающей стороны;
- даты первого и последнего дня командировки;
- затраты с обоснованием всех предполагаемых расходов.
Руководитель организации может подписать служебную записку с одобрением командировки, а может выдать отказ. Решение зависит от важности планируемой поездки для дальнейшей работы предприятия и аргументов ее обоснования. Цель командировки обязательно должна носить производственный характер. Если в командировку направляются несколько сотрудников одного отдела, это тоже должно быть экономически обосновано.
Пример: Группа сотрудников предприятия направляется на международную выставку или семинар, где каждый участвует в отдельной секции. Или несколько сотрудников едут на объект производителя оборудования для знакомства с его новыми видами, чтобы изучить особенности работы, наладки и дальнейшей эксплуатации.
Приказ о командировке
Если командировку согласовали, необходимо выпустить приказ о направлении сотрудника в командировку. При наличии положительного решения руководителя организации оформлением приказа занимается специалист по кадрам. Приказ можно составить по стандартной форме Госкомстата, но допускается использовать и внутреннюю форму приказов предприятия.
В документе указывают:
- наименование организации;
- данные работника;
- место командирования;
- период и количество календарных дней командировки;
- цель поездки;
- место прибытия и выполнения поставленных организацией задач;
- организацию, которая несет командировочные расходы.
Приказ подписывает директор компании или его заместитель и сотрудник, которого направляют в командировку.
Если сотрудника направляют в командировку, ему оплачивают не только проезд и проживание, но и суточные расходы. Это сумма, которую командированные сотрудники получают в качестве компенсации затрат, которые они вынуждены нести вдали от дома. Порядок выплаты средств прописан в законе.
За все время поездки сотрудник получает среднемесячный заработок. Считают все дни работы в командировке и дни в дороге.
Важно!
Расходы на проезд и проживание необходимо подтвердить. Это могут быть авиа- или железнодорожные билеты, посадочный талон со штампом о досмотре, квитанции с багажа. А оплату за гостиничный номер можно подтвердить документами, которые выдаст отель. В противном случае расходы не будут подтверждены и их могут вычесть из заработной платы.
Отчитаться о тратах во время командировки и в пути работник обязан в течение трех рабочих дней после прибытия. Поврежденные документы и документы с посторонними надписями бухгалтерия может не принять, поэтому сотрудник должен бережно к ним относиться.
Впишите все траты в авансовый отчет. Если денежные средства на расходы командированному выдали до поездки, а он потратил больше, то организация производит доплату разницы. А если меньше, то сотрудник обязан вернуть лишнее. Допускается также вариант, при котором работник тратит во время командировки собственные средства, а потом возмещает их после прибытия по чекам и проездным документам.
Упростите отчетность по командировкам
Отчеты и «закрывашки» сразу в 1С. Авансовые отчеты — в кадровом ЭДО
Отправить заявку
Журнал регистрации командировок на предприятии сейчас вести не обязательно. Также не требуется заполнять командировочное удостоверение и составлять отчет о выполненной работе. Сроки пребывания устанавливают по билетам, оплате гостиничных номеров, отметках в загранпаспорте.
Это самый трудоемкий процесс при оформлении командировки. Купить билеты может лицо, уполномоченное компанией, а может сам командированный. Но существуют и более рациональные современные решения.
Когда работник бронирует билеты и отель самостоятельно
Командированный сотрудник ищет билеты и гостиничный номер в городе пребывания через общедоступные сервисы. Это традиционная практика небольших компаний. Если общая доля расходов на командировки незначительна по отношению к прибыли предприятия, то можно смириться с необоснованными тратами. Не каждый сотрудник сможет найти самый выгодный вариант размещения и проезда.
Собирать документы сотрудник тоже будет самостоятельно. В этой ситуации трудно гарантировать идеальный документооборот, что может привести к сложностям при составлении налоговой отчетности. Корректностью отчетов жертвовать нужно только в крайнем случае. Кроме того, реагировать на какие-либо непредвиденные обстоятельства командированные сотрудники тоже будут самостоятельно. Например, замена авиабилета при переносе даты вылета.
У этого способа есть один плюс: отсутствие платы за услуги и лишних трудозатрат. Но есть и масса минусов:
- сложности с возвратом НДС;
- возможные нарушения в документообороте;
- непредвиденные дополнительные расходы в поездке;
- отсутствие корпоративных скидок;
- исключение варианта постоплаты.
Когда компания работает с тревел-агентством
Многие предпочитают действовать проверенным старым методом: обратиться в агентство делового туризма. В этом случае не сам командированный сотрудник, а агентство будет бронировать билеты и размещение в гостинице. Взаимодействие с предприятием строится, как правило, по телефону или электронной почте. Когда процесс поиска и заказа билетов занимал массу времени, это были неоценимые услуги.
Сегодня преимущества в работе агентств находят те компании, сотрудники которых отправляются в нестандартные командировки. Это может быть перелет на вертолете или аренда нескольких вагонов в поезде. Кроме того, агентство может предложить дополнительные услуги по бронированию ресторана или зала для организации конференции на месте прибытия.
Плюсов у этого варианта больше:
- можно организовать групповую командировку или выездное крупное мероприятие;
- не придется беспокоиться за корректность документооборота;
- можно использовать корпоративные программы лояльности.
Но есть и минусы:
- ограниченный выбор предложений по размещению, так как агентство тоже преследует свои интересы в виде комиссии;
- дополнительные временные затраты на переговоры и согласование;
- исключение интеграции бронирования и составления всех отчетов с системой документооборота компании.
Когда используют современные онлайн-сервисы
Автоматизируйте оформление командировок: быстрый поиск недорогих билетов, отелей и квартир. Закрывающие документы с автозагрузкой в 1С
Отправить заявку
В последние годы на смену традиционным агентствам пришли онлайн-решения, которые предоставляют широкий выбор вариантов за меньшую стоимость. Сервисы по организации командировок предлагают не только онлайн-бронирование билетов и мест размещения, но и услуги электронного документооборота.
Обращение к такому сервису обойдется компании дешевле, чем комиссия классического тревел-агентства. Все процессы здесь автоматизированы, полностью исключен человеческий фактор. А корпоративные бонусы с билетов на поезд или самолет и скидки при размещении накапливаются на счете компании. Если командируете сотрудников часто, это существенный плюс. К числу преимуществ можно отнести:
- доступность всех возможных вариантов размещения;
- автоматическое формирование командировочных документов и отчетов с интеграцией с внутренними системами документооборота компании;
- прозрачное ценообразование и низкие комиссии, что делает стоимость бронирования дешевле, чем при самостоятельном поиске.
Из минусов только один: необходимость обучения сотрудников работе с сервисом. Но все действия в них просты и интуитивно понятны.
Если направляете сотрудников в командировки, оцените сумму финансовых и временных затрат на оформление поездки. Современные сервисы помогают не только существенно сэкономить на расходах, но и обезопасить компанию в отношении корректного документооборота и налоговой отчетности. Например, сервис Контур.Тревел помогает экономить до 30 % на каждой поездке.
Рассмотрим, как разработать и утвердить данный локальный нормативный акт, а также приведем образцы необходимых для этого документов, которые можно скачать.
Как разработать положение о служебных командировках
При направлении работников в служебную командировку работодатель обязан сохранить за ними место работы, должность и средний заработок, а также возместить расходы, связанные с командировкой (ч. 1 ст. 167 ТК). Указанные гарантии в полном объеме должны быть предоставлены и работникам-совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК).
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, например, положением о служебных командировках, если иное не установлено Трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 168 ТК). Поэтому если работников часто отправляют в командировки, положение о таких поездках необходимо (ст. 168 ТК).
При разработке собственного локального нормативного акта о командировках фирма должна руководствоваться положением, утвержденным Постановлением Кабмина от 13.10.2008 № 749. Поскольку этим актом урегулированы далеко не все вопросы, касающиеся командирования сотрудников, многие моменты могут быть определены работодателем самостоятельно.
Теперь поэтапно рассмотрим порядок разработки положения о служебных командировках:
1. В первую очередь компании нужно отразить категории сотрудников, которые будут направляться в командировки. Обычно на практике в фирмах есть работники, которые бывают в командировках регулярно. А есть такие сотрудники, которые командируются крайне редко.
2. Нужно установить суточные, то есть суммы командировочных расходов. Они могут устанавливаться как в повышенном, так и в стандартном размере.
Налоговым кодексом (абз. 12 п. 1 ст. 217) предусмотрены предельные размеры суточных, которые не облагаются налогом на доходы физлиц. Если выплачиваются повышенные суточные: более 700 рублей по нашей стране и 2 500 рублей при командировании в зарубежные государства, то такие суммы сверх лимита будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ. В некоторых случаях, например, для муниципальных служащих, могут быть установлены и более низкие нормы, например 100 рублей.
3. Нелишним будет прописать особенности оплаты командировки в выходной или праздничный день. В общем порядке за время пребывания в служебной командировке, в том числе за дни отъезда и приезда, а также дни в пути, за сотрудником сохраняется средняя зарплата. Но если работник находится в пути в свой выходной день, он считается привлеченным к работе в выходные дни. При этом рабочее время должно быть оплачено фирмой работнику в повышенном размере (ст. 153, 167 ТК, пп. 5, 9 положения, утвержденного постановлением Кабмина № 749).
Вместо повышенной оплаты выходного дня по заявлению сотрудника компания может предоставить другой день отдыха. Тогда день нахождения в пути оплачивается в одинарном размере, а день отдыха не оплачивается (ч. 4 ст. 153 ТК).
4. Работодатель вправе установить, в каком порядке будет происходить оформление работника в служебную командировку. Главным документом, свидетельствующим о таком направлении, служит приказ о командировании сотрудника. В этом документе необходимо указать цель, с которой работодатель отправляет сотрудника в командировку. Причины для рабочей поездки могут быть любые, необходимые организации, в рамках выполнения сотрудником своих должностных обязанностей в месте командировки. Но требовать от человека выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, запрещается, за исключением случаев, предусмотренных Трудовым кодексом и иными федеральными законами (ст. 60 ТК).
Сейчас отменена обязанность работодателей выписывать командировочные удостоверения. Хотя некоторые компании продолжают использовать эти документы для внутреннего документооборота, чтобы прописать основания для командировки и цели направления своего сотрудника.
5. В положении о командировании целесообразно отразить документы, которые будут подтверждать пребывание работника в командировке и понесенные им расходы. Особенно актуально это в случае, если сотрудник отправляется в служебную командировку на личном автомобиле. В этой ситуации подтверждающими документам могут быть, к примеру, путевой лист, квитанции, кассовые чеки и счета.
6. Прописать особые случаи командирования. На практике возникают различные ситуации, когда сотрудник вернулся из командировки раньше или, наоборот, задержался посмотреть достопримечательности, заболел во время командирования и взял больничный. Порядок действия в таких случаях работодатель может определить заранее.
- За время задержки в пути без уважительных причин сотруднику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные расходы, расходы на наем жилого помещения и другие издержки. Если дата проездного документа не совпадает с датой начала или окончания командировки согласно приказу о направлении в командировку, а также в случае утраты проездных документов возмещение расходов на проезд облагается налогом на доходы физлиц по ставке 13%.
- Продление срока командировки допускается на основании письменного заявления сотрудника, утвержденного руководителем организации либо другим уполномоченным лицом.
- Досрочное возвращение из командировки, которое может произойти из-за более быстрого, чем планировалось, выполнения служебного поручения или, наоборот, невозможности его выполнения, согласовывается с непосредственным руководителем. Оплата командировочных расходов в этом случае производится за время фактического пребывания в командировке.
- Самовольный выезд из служебной командировки сотрудника без уважительных причин и согласования с непосредственным руководителем является нарушением трудовой дисциплины. В данном случае транспортные командировочные расходы оплате не подлежат.
- Если на период командировки пришелся больничный работника, работодатель при необходимости может продлить ее срок. За весь период болезни компания должна выплатить работнику суточные в полном объеме и компенсировать расходы на жилье, не включая дни нахождения сотрудника в стационаре. А вот средний заработок за дни болезни работодатель сохранять не обязан. За первые три дня фирма выплачивает пособие по временной нетрудоспособности, за остальные дни его выплатит территориальный орган ФСС.
7. Спорным вопросом, который фирма может решить в положении о командировании на свое усмотрение, являются выплаты при направлении в однодневные командировки. С одной стороны, работник находится вне места осуществления основной работы. С другой — может возвратиться в тот же день домой.
В общем порядке при командировках в местность, откуда сотрудник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства суточные не выплачиваются. Стоит отметить, что поездка работника в пределах административно-территориальных границ того населенного пункта, где он постоянно работает, не может считаться командировкой согласно письму Роструда от 15.07.2021 № ПГ/19582-6-1. В то же время в пункте 24 положения, утвержденного постановлением Кабмина № 749, говорится о том, что командированному работнику могут быть возмещены иные расходы, связанные с командировкой, в порядке, определенном коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Приказ об утверждении положения о командировках
Положение о служебных командировках, как и любой другой локальный нормативный акт предприятия, должно быть утверждено приказом руководителя. Этот приказ составляется в свободной форме. Специальные требования к его оформлению могут быть установлены инструкцией по делопроизводству или другим локальным нормативным актом компании. В приказе могут быть указаны:
- дата ввода положения в действие;
- срок ознакомления с ним работников;
- перечень лиц, ответственных за исполнение приказа.
При составлении приказа можно ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, которым регламентируется оформление организационно-распорядительных документов, в том числе и приказов. В целях применения ГОСТ Р 7.0.97-2016 также разработаны методические рекомендации к нему.
Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Приказ об утверждении положения может быть составлен на фирменном бланке организации. Вверху указывают полное или краткое наименование компании, а также ее эмблему и товарный знак, при его наличии. Ниже прописывают наименование вида данного документа — приказ, регистрационный номер и дату приказа, город места составления, наименование приказа (к примеру, «Об утверждении положения о служебных командировках»).
В вводной части документа необходимо отразить основание для его подготовки, указать пункты и статьи законодательных актов, регулирующих вопросы направления сотрудников в служебные командировки. Преамбула может звучать так:
«Руководствуясь статьей 8, ч. 1 ст. 22, ст. 166–168 Трудового кодекса, постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 „Об особенностях направления работников в служебные командировки“ и в связи с необходимостью регулирования порядка направления работников в командировки, приказываю…».
В тексте приказа нужно отразить следующую информацию:
- сведения об утверждении разработанного положения, которое в обязательном порядке должно являться приложением к приказу. При этом на первом листе приложения в правом верхнем углу необходимо написать «Приложение № 1», затем указать реквизиты приказа. К примеру: «Приложение № 1 к приказу ООО „Весна“ от 19.04.2022 № 23/2022». Следует прописать дату ввода в действие положения. Это может быть либо конкретная дата, либо указание на то, что документ вступает в силу со дня подписания приказа о его утверждении;
- сведения о лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Это может быть как руководитель, так и другой назначенный работник;
- сведения о лицах, с которыми согласован данный приказ, если подобный порядок координирования применяется в компании.
Подписывается приказ руководителем организации или иным уполномоченным лицом. Порядок следующий: указывается должность, ставится подпись и ее расшифровка. Ознакомление с приказом ответственных лиц должно проходить под подпись, перечень таких лиц указывается в тексте документа.
Когда приказ утвержден, порядковый номер документа необходимо проставить в журнале регистрации распоряжений. Только после утверждения приказом положение о командировании вступает в силу и должно быть доведено до сведения работников.
Скачать образец положения о служебных командировках.
Скачать приказ об утверждении положения о командировках.
Организация может когда угодно и сколько угодно раз вносить изменения и дополнения в положение о служебных командировках. Для этого нужно издать приказ об изменении прежнего локального нормативного акта или утвердить новый в рассмотренном выше порядке (п. 1 письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1).
Добавить в «Нужное»
Полная шпаргалка о командировках: оформление, оплата, учет расходов, неоднозначные вопросы
Трудовой кодекс предусматривает, что работодатель может отправить работника в командировку. При этом в отношении работника на этот период будут действовать определенные гарантии. Посмотрим, что должны выплатить работнику за время командировки, какова может быть продолжительность командировки, как оформить и учесть расходы на командировку.
Что такое командировка. Отличие от разъездной работы
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).
То есть командировку от работы, имеющей разъездной характер, отличает следующее:
- временный характер поездки. При разъездной работе сотрудник постоянно выполняет должностные обязанности за пределами организации (например, курьеры);
- наличие определенного служебного задания.
Отметим, что местом постоянной работы считается место расположения организации, работа в которой предусмотрена трудовым договором.
Кого нельзя отправить в командировку
Есть категории работников, которых запрещено направлять в командировки. Это (ст. 259, 268 ТК РФ):
- беременные женщины;
- работники в возрасте до 18 лет.
А некоторых работников можно командировать только с их письменного согласия. Это, в частности (ст. 259, 264 ТК РФ):
- женщины, имеющие ребенка в возрасте до 3 лет;
- работники-инвалиды;
- матери, отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, опекуны детей указанного возраста, другие лица, воспитывающие детей в возрасте до 14 лет без матери;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, осуществляющие уход за больным членом семьи в соответствии с медицинским заключением.
Срок командировки: как посчитать
Срок служебной командировки – это период со дня выезда в командировку по день возвращения из нее (п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Этот срок определяет работодатель. При этом командировка может быть и однодневной, и очень длительной (месяц, полгода, год и т.д.).
Но важное условие – руководитель должен установить конечный срок командировки, поскольку командировка – это поездка на определенный срок. Причем день окончания командировки устанавливается до начала командировки. Ведь работнику необходимо выплатить определенные авансовые суммы на поездку.
День выезда в командировку – это дата отправления поезда, самолета или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. День приезда – это дата прибытия транспортного средства в указанное место (п. 4 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Как оформить командировку
Необходимым документом при направлении в командировку является приказ на командировку за подписью руководителя организации.
А вот оформлять командировочное удостоверение и служебное задание необязательно (Письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427). В отсутствие указанных документов цель командировки прописывается в приказе о командировке.
Отметим, что если сотрудники организации часто выезжают в командировки, имеет смысл утвердить локальный нормативный акт, например Положение о командировках. В нем можно предусмотреть все необходимые вопросы:
- в каком размере выдается аванс работнику;
- каким транспортом работник добирается до места командировки;
- в гостинице какого типа может проживать командированный работник;
- какие расходы, произведенные в командировке, считаются необходимыми и обоснованными и т.д.
Образец Положения о командировке вы можете посмотреть в разделе «Формы».
По окончании командировки работник может составить отчет о выполнении служебного задания в произвольном виде. В отчете фиксируется, достигнута ли цель командировки, каковы ее итоги. Отчет о командировке составляется, если это предусмотрено внутренним ЛНА организации или по распоряжению руководителя.
Образец приказа на командировку
Для оформления приказа удобно использовать унифицированную форму № Т-9, а если в командировку едут несколько работников, то по форме № Т-9а (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Командированного работника обязательно нужно ознакомить с приказом под роспись.
В приказе прописываются:
- ф.и.о. и должность командируемого работника;
- место командировки;
- срок командировки;
- цель командировки.
Если работник поедет в командировку на собственном транспорте или на транспорте организации, этот факт тоже имеет смысл зафиксировать в приказе.
Приведем бланк такого приказа.
Продление или перенос командировки
Если возникла необходимость продлить период командировки или перенести командировку на другое время, то руководитель должен издать приказ об этом в произвольной форме. После этого командированного надо ознакомить с приказом. Если работник уже в командировке, можно сделать это посредством электронной почты, а с оригиналом приказа ознакомить человека после его возвращения из командировки.
Кстати, если командированный попадает в категорию работников, для направления которых в командировку требуется их письменное согласие, то при продлении командировки также требуется письменное согласие работника.
Как составить приказ об отмене командировки, читайте здесь.
Длительная командировка на год: есть ли особенности
Никаких особенностей оплаты длительных командировок Трудовым кодексом не предусмотрено. То есть даже если работник пробыл в командировке месяц, два, полгода или год, за каждый рабочий день ему положен средний заработок, рассчитываемый в обычном порядке.
Но работодатель может предусмотреть в своем ЛНА повышенную оплату (доплату) в связи с длительностью командировки.
Также помните, что если речь идет о длительной командировке за границу, то работник может потерять статус налогового резидента. И тогда придется считать НДФЛ с его дохода по иным правилам.
Расчеты с командированным работником
Перед командировкой необходимо выдать работнику аванс. Его сумму можно рассчитать исходя из суточных за каждый день командировки и расходов, который работник самостоятельно оплачивает в командировке (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Аванс перерчисляется на банковскую карту работника или выдается наличными из кассы.
Вернувшись из командировки, работник должен в течение 3 рабочих дней составить авансовый отчет о потраченных суммах (можно использовать унифицированную форму № АО-1). К отчету надо приложить подтверждающие документы (п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
После того, как руководитель утвердит авансовый отчет, перерасход, то есть потраченные работником суммы с учетом уже выданного аванса, необходимо ему возместить. Можно перечислить их работнику на банковскую карту или выдать наличными.
А вот если работник не составит авансовый отчет в установленный срок или не вернет неизрасходованный аванс по возвращении, то организация вправе удержать неизрасходованные средства из зарплаты работника (ст. 137 ТК РФ).
Отражение командировки в табеле учета рабочего времени
В табеле все рабочие дни командировки и выходные дни, когда работник не работал, отражаются с кодом «К» или «06».
Если же командированный работал в выходной день или был в этот день в пути, то выходной помечается специальным кодом «К/РВ» или «06/03» (Письмо Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291). Это необходимо для того, чтобы правильно оплатить командировку, поскольку работа в выходные и нахождение в пути оплачивается иначе, чем просто рабочие дни в командировке.
Оплата командировки: считаем средний заработок
За каждый рабочий день командировки и за дни в пути нужно выплатить работнику среднедневной заработок, а не зарплату (п. 9 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Средний заработок, сохраняемый за дни командировки, рассчитывается так (ст. 139, 167 ТК РФ):
Средний заработок за командировку = Средний дневной заработок * Количество рабочих дней в командировке
Посчитать средний заработок для командировки можно с помощью калькулятора на нашем сайте.
Средний заработок за дни командировки выплачивается работнику в общие сроки выплаты зарплаты в организации. То есть ждать окончания командировки не надо (Письмо Минтруда от 27.06.2019 № 14-1/ООГ-4422).
Такой средний заработок в общем порядке облагается НДФЛ и страховыми взносами, учитывается в расходах для налога на прибыль и УСН (п. 6 ст. 255 НК РФ).
Напомним, что с 2023 г. сроки уплаты НДФЛ, удержанного с дохода работника, не зависят от вида дохода. То есть при выплате работнику среднего заработка нужно удержать налог и перечислить его в бюджет в общие сроки вместе с другим удержанным НДФЛ https://glavkniga.ru/situations/k518551.
А полный список поправок – 2023 вы найдете в отдельной консультации.
Командировка в выходной день: как оплатить
Если в свой выходной день работник, будучи в командировке, отдыхал, то этот день никак не оплачивается.
А вот если командированный работал или был в пути (выехал в командировку или возвращался домой), то этот день надо оплатить как работу в выходной день (Письмо Минтруда от 21.02.2020 № 14-1/ООГ-1110). А это означает, что возможны 2 варианта (ст. 153 ТК РФ):
- оплатить работу в двойном размере;
- оплатить работу в одинарном размере, но предоставить работнику другой день отдыха взамен потраченного. При этом оклад за месяц, в котором использован отгул, уменьшать не надо (Письмо Роструда от 17.05.2022 № ПГ/10843-6-1).
Если сотрудник заболел в командировке
За дни болезни, если они попадают на период командировки, работнику положено пособие по болезни, а не средний заработок. Но работник должен подтвердить факт болезни и ее продолжительность больничным листом. При этом за все дни командировки надо выплатить суточные вне зависимости от того, работал человек или болел.
Если работник лечился в стационаре и это отражено в больничном листе, то не нужно возмещать ему расходы на проживание за эти дни (п. 25 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Виды командировочных расходов: суточные, проезд, проживание
Как правило, во время командировки возникают следующие расходы:
- суточные;
- расходы на проезд и проживание;
- иные расходы, связанные с командировкой и возмещаемые работнику по согласованию с руководителем организации.
Рассмотрим порядок учета расходов подробнее.
Размер и нормы суточных за каждый день командировки
Это суммы, которые должны компенсировать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием и питанием вне дома. Суточные платятся за каждый день командировки (и рабочие, и выходные, и дни болезни в командировке). Размер суточных организация устанавливает самостоятельно в локальном нормативном акте, то есть он ничем не ограничен (ст. 168 ТК РФ).
Вся сумма суточных (без ограничений) учитывается в расходах для налога на прибыль и УСН. А вот для НДФЛ и страховых взносов не облагаются следующие суммы суточных (п. 1 ст. 217, ст. 422 НК РФ):
- 700 руб. в день для командировок по РФ;
- 2 500 руб. в день для командировок за рубеж.
Отметим, что если командированный работник имеет возможность ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не положены (п. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Расходы на проезд к месту командировки и обратно
При наличии подтверждающих документов (билеты, посадочные талоны, квитанции) эти расходы можно учесть в полной сумме. Также они не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Если в электронном билете на самолет или поезд выделен НДС, то налог можно принять к вычету без счета-фактуры (Письмо Минфина от 30.11.2020 № 03-07-11/104225).
Если работник в командировке оплачивал такси, то у него должен быть чек ККТ.
Расходы на проживание в командировке
Расходы на гостиницу или аренду квартиры также можно учесть в расходах в полном размере при наличии подтверждающих документов. Облагать эти суммы НДФЛ и страховыми взносами не требуется.
Если в счете гостиницы будет отдельно выделена оплата питания (например, завтрака) и руководитель примет решение возместить ее работнику, то эту сумму учесть в расходах не получится. Кроме того, ее надо обложить НДФЛ и страховыми взносами. Ведь расходы на питание уже компенсируются работнику суточными.
Прочие расходы в командировке
У командированного работника могут возникнуть и другие расходы. Например, при загранкомандировке работник может оплатить визу и обязательную медицинскую страховку. Или в командировке работник может потратить деньги на телефонную связь. Решение, возмещать или нет работнику определенные расходы, оплаченные им в командировке, принимает руководитель. Если он признает расходы обоснованными и необходимыми, то при наличии должного документального подтверждения эти расходы можно будет учесть в том же порядке, что расходы на проезд и проживание.
Однодневная командировка: какие особенности
Даже если работник направлен в командировку всего на 1 день, то оплата происходит в том же порядке, что при многодневной командировке. То есть за этот день выплачивается средний заработок или двойная дневная ставка в зависимости от того, работал сотрудник в свой рабочий день или в выходной.
При однодневных командировках по России суточные не платят. А вот при загранкомандировках выплачивают 50% установленной нормы (п. 11, 20 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).
Особенности командировок на территорию ДНР, ЛНР, ЗО и ХО
Правительство РФ приняло отдельное постановление, касающееся командировок на территории ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей работников организаций, принимающих непосредственное участие в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры на этих территориях (Постановление Правительства от 28.10.2022 № 1915). В частности, командированным:
- выплачивается средняя заработная плата в двойном размере;
- выплачиваются суточные в размере 8 480 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;
- выплачиваются безотчетные суммы в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с такими командировками.
Планируемые поправки по командировкам
Минтруд разработал поправки в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. Планируется прописать, что при проживании в гостинице срок командировки будут подтверждать договор, кассовый чек или БСО (Проект).