Проанализировать реквизиты заголовок тексту текст

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Интересно, что простой на первый взгляд реквизит «Заголовок к тексту» часто вызывает споры между практиками. В шпаргалке расскажем, как различаются требования к заголовку в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, покажем стандарты оформления для самых распространенных видов документов – приказа, письма, протокола, акта и нормативного документа, а также подскажем, когда в оформлении допускается вариативность.

1. Где установлены требования к реквизиту?

Заголовок к тексту – реквизит 17 ГОСТ Р 7.0.97-2016[1]. Согласно стандарту заголовок к тексту должен:

• отражать краткое содержание документа;
• отвечать на вопрос «О чем?» и формулироваться с предлогом «О» («Об»);
• оформляться под реквизитами бланка слева, от границы левого поля (см. реквизит 17 на схеме из Приложения Б к ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Есть в стандарте и оговорки для некоторых ситуаций:

• для документов, текст которых не превышает 4–5 строк, заголовок может не составляться;
• для распорядительных документов, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрироваться относительно самой длинной строки.

При этом в Методических рекомендациях к ГОСТ Р 7.0.97-2016[2] находим уточнение к последнему правилу: «может оформляться» здесь заменяется на более конкретное «оформляется», ограничение «издаваемых органами власти» отсутствует, а круг документов, в которых заголовок следует оформлять посередине рабочего поля, расширяется до всех документов с продольным расположением реквизитов.

Кроме того, Методические рекомендации к ГОСТ Р 7.0.97-2016 дополняют требования стандарта некоторыми важными техническими нюансами:

• заголовок должен состоять из одной фразы;
• заголовок не заключается в кавычки и не подчеркивается, но может выделяться полужирным шрифтом;
• в конце заголовка точка не ставится;
• если заголовок состоит из нескольких строк, его печатают через один межстрочный интервал.

Оформляем заголовок к тексту документа

В процессе подготовки документа заголовку не всегда придается значение. И напрасно, поскольку «Заголовок к тексту» – важный реквизит, который должен составляться и оформляться по определенным правилам.

Восприятие официального документа зависит от того, как вы его оформляете. Так, заголовок должен точно доносить читателю то, что он увидит в документе. Правильно оформленный и легко читаемый документ отражает ваше уважительное отношение к адресату.

 «Заголовок к тексту» – реквизит, в котором кратко излагается содержание документа. Заголовок формулируется составителем документа, должен быть кратким и емким, а также точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

Общие правила составления и оформления заголовка к тексту документа

Основные правила оформления текста документа содержатся в подп. 7.19 п. 7 Государственного стандарта СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядителной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83) (далее – СТБ 6.38-2016). Заголовок к тексту составляется к документам, оформленным на бланках или чистых листах бумаги формата А4. При этом на документах, текст которых не превышает 7 строк, а также оформляемых на бланках или чистых листах бумаги формата А5, заголовок к тексту допускается не указывать.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству), регламентирует основные требования к рассматриваемому реквизиту.

Реквизит «Заголовок к тексту» печатается от нулевого положения табулятора (п. 84 Инструкции по делопроизводству). Установлены так­-
же нормы длины заголовка к текс­ту. Так, если он превышает 5 строк, допускается увеличивать длину его строк до 120 мм от границы левого поля (шестое положение табулятора), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации – с отступом 160 мм от границы левого поля (восьмое положение табулятора).

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается, курсивом и полужирным начертанием не выделяется. В конце заголовка точка не ставится.

В заголовке к тексту разрешается употреблять сокращения слов и словосочетаний, используемых в государственных стандартах Респуб­лики Беларусь, общегосударственных классификаторах Республики Беларусь, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (п. 54 Инструкции по делопроизводству). Например:

На основании норм Инструкции по делопроизводству и СТБ 6.38-2016 можно сделать вывод, что заголовок к тесту пишется строчными буквами, кроме заглавной буквы «О», если она в названии заголовка присутствует:

• приказ (о чем?) «О внесении изменений в штатное расписание»;
• положение (о чем?) «О службе документационного обеспечения управления»;
• акт (о чем?) «О выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению»;
• протокол (чего?) «заседания экспертной комиссии»;
• должностная инструкция (кому?) «секретарю приемной»;
• акт (чего?) «приема-передачи дел службы ДОУ» и др.

Оформление заголовка к тексту некоторых видов документов

Заголовок к тексту акта

Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события (п. 112 Инструкции по делопроизводству).

Заголовок акта должен согласовываться с названием вида документа и формулироваться с помощью отглагольного существительного в предложном («акт – о чем?» – «О выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих хранению») или родительном («акт – чего?» – «приема-передачи дел и документов») падеже. Например:

Заголовок к тексту протокола

Заголовком к тексту протокола являются название конкретного вида заседания, наименование коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка) и вопрос (тема) заседания, если он один (п. 106 Инструкции по делопроизводству). Например:

Заголовок к тексту справки

Относительно справок следует отметить, что в их заголовки включается период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения. Например:

Дополнительно отметим, что период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, может также помещаться перед текстом.

В личных справках заголовок допускается не указывать.

Заголовок к тексту приказа

В большинстве приказов заголовок к тексту формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на воп­рос «О чем?»: «Об увольнении…», «О предоставлении…», «О премировании…» и т.д. Например:

Заголовок к тексту письма

В письмах заголовок к тексту также в большинстве случаев формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?»: «О направлении на медицинский осмотр» и т.д. В письмах реквизит «Заголовок к тексту» оформляется ниже реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа». Например:

Все кроется в мелочах. Уделяя внимание заголовкам, вы делаете шаг в сторону понятности и информативности документа для читателя.

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно — справочными. Информационно — справочные документы– это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.

«Докладная записка — документ адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами-и-предложениями-составителя»-[1].

«Докладная записка — документ, адресованный вышестоящему руководителю, с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий ответы и предложения»[2].

«Докладная записка — документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя»[3].

Все авторы дают аналогичное по смыслу определение докладной записки. Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Докладная записка представляется руководителю подразделения или организации. Докладные записки составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя в случаях, когда для разрешения ситуации требуется принятие решения вышестоящим руководством.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренние (направленные руководителю) и внешние (направленные в вышестоящие организации).=Внешние записки оформляют на бланке формата А4. Подписывает их руководитель организации. Внутренние записки пишут на листе бумаги (допускается рукописный способ) формата А4 с угловым расположением постоянных реквизитов. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Проанализируем копию внутренней Докладной записки Научной библиотеки от 17 ноября 2010 года № 10 «О необходимости возврата книг в библиотеку». Образец копии внутренней докладной записки представлен в Приложении №2.

Формуляр-образец внутренней докладной записки должен включать следующие реквизиты:

• наименование организации (наименование структурного подразделения)

• наименование вида документа

• дата документа

• регистрационный номер документа

• адресат

• резолюция

• заголовок к тексту

• текст документа

• отметка о наличии приложения

• подпись

• отметка об исполнителе

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Макет внутренней докладной записки представлен в Приложении №1.

По виду документа анализируемая докладная записка оформлена на стандартном листе бумаги, формата А4 (210 х 297 мм), что является верным и соответствует требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления внутренних докладных записок бланки не используются.

По расположению реквизитов: в анализируемой докладной записке использовано угловое расположение реквизитов.

По отношению к автору документа анализируемая докладная записка оформлена не на бланке организации, что соответствует требованиям.

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Количественный состав реквизитов в сравнении с формуляром-образцом:

Отсутствует реквизит 17- резолюция, поскольку резолюцией определяется дальнейший путь движения документа, время его получения тем подразделением и исполнителем, которые могут решить вопрос или подготовить проекты необходимых/ответных документов.

Отсутствует реквизит 25 — отметка о наличии приложения — влияет на информационную полноту документа и на его управленческую функцию. В анализируемом документе отсутствие данного реквизита оправдано, так как в тексте документа нет отсыла на его наличие.

Отсутствует реквизит 27 — отметка об исполнителе. Данный реквизит отсутствует как на лицевой, так и оборотной стороне копии документа. Отсутствие этого реквизита не влияет на юридическую, информационную функцию документа, однако влияет на его управленческую функцию, так как затрудняет обращение заинтересованных должностных лиц к составителю документа лично. Наличие данного реквизита дисциплинирует составителя, требует от него более ответственного отношения к оформлению документа. В анализируемом документе он условно может быть оформлен так:

В.И Косарева

23-45-66

Отсутствует реквизит 28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Это свидетельствует о том, что документ не исполнен и еще действует. При условии исполнения данного документа реквизит должен включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Остальные реквизиты, предусмотренные формуляром-образцом, присутствуют. Излишних реквизитов нет.

Оформление каждого реквизита:

Реквизит 08 — наименование организации, являющейся автором документа, — должен соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Указание организации или структурного подразделения, являющихся автором документа, обязательно. Анализируемая докладная записка является внутренней. Внутренняя докладная записка направляется руководителю структурного подразделения или учреждения. Анализируемый реквизит его включает: «Научная библиотека».

Реквизит 10 — наименование вида документа — в соответствии с рисунком Б 5 ГОСТ Р 6.30-2003, где приведен образец бланка конкретного вида документа, верно оформлен полужирным шрифтом, прописными буквами, без интервалов между буквами. Данный реквизит является обязательным для документации данного вида, выполняет поисковую функцию, позволяет идентифицировать документ; в анализируемой докладной записке в целом оформлен верно.

Реквизит 11 — дата документа — с точки зрения ГОСТ Р 6.30-2003 все элементы реквизита оформлены верно. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Дата документа заранее впечатана, такое оформление реквизита недопустимо, так как не позволяет подписывающему лицу оформить реквизит собственноручно. Дата должна быть оформлена от руки, одним почерком и ручкой с чернилами того же цвета, что и в подписи: это обеспечит его юридическую силу. В целом реквизит оформлен верно.

Реквизит 12 — регистрационный номер документа — включает обязательный элемент — порядковый номер — 10, который должен соответствовать записи в журнале регистрации.

Анализируемый регистрационный номер оформлен не от руки, включает обязательный элемент — порядковый номер, следовательно, в целом оформлен верно, обеспечивает документу его поисковую и юридическую силу при отсутствии электронного документооборота.

Реквизит 15 – адресат- с точки зрения ГОСТ Р 6.30-2003 все элементы реквизита оформлены верно. В отличие от письма, выбор в оформлении реквизита «Адресат» при составлении докладной записки ограничен: она не может адресоваться учреждению в целом, структурному подразделению или частному лицу (независимо от того, является ли докладная записка внутренней или внешней). Докладная записка может (и должна) адресоваться конкретному должностному лицу – непосредственному руководителю автора документа. При этом в состав должности должно включаться наименование учреждения.

Реквизит18 — заголовок к тексту — соответствует лингвистическому требованию — грамматически верно сочетается с наименованием вида документа — со словом ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА (реквизит 10), отвечает на вопрос о ком? о чем?, начинается с предлога О. Заголовок соответствует также содержательному и композиционному требованию: точно отражает содержание документа, так как включает однокоренные ключевые слова, имеющиеся в тексте документа (реквизит 20); состоит из предлога О, отглагольного имени существительного возврате, образованного от ключевого глагола вернуть из текста, и его распространителей книг в библиотеку.

Заголовок в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 кратко отражает содержание текста: в соответствии с общепринятым оформлением занимает не более пяти строк, а именно одну.

Так как анализируемый документ оформлен на бланке формата А 4, то в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 оформление заголовка является обязательным.

Заголовок в анализируемом документе в целом оформлен верно, выполняет поисковую функцию, косвенно влияет на юридическую силу документа, так как отражается в документах при регистрации и идентифицирует документ. Необходимость в редактировании заголовка может быть только в случае существенного редактирования текста документа (реквизит 20).

Реквизит20 — текст документа — оформлен в виде связного текста. Состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа. Во второй части докладной записки излагается просьба. Анализируемый текст верно изложен от первого лица множественного числа: на это указывают слова «извещаем», «просим».

С точки зрения соблюдения грамматических норм письма и графического оформления текст докладной записки составлен в основном грамотно: в нем нет орфографических ошибок, верно проставлены знаки препинания; текст выровнен по ширине.

Реквизит22- подпись включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись; расшифровку подписи. Внутренняя докладная записка подписывается руководителем структурного подразделения. В анализируемом документе реквизит оформлен верно.

С количественной точки зрения анализируемый документ имеет большинство необходимых реквизитов. Отсутствуют некоторые реквизиты, включенные в формуляр-образец, такие как резолюция, отметка о наличии приложения, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Их отсутствие затрудняет и ослабляет идентификацию автора документа, влияет на информационную составляющую докладной записки.

Анализируемая докладная записка является факсимильной копией, так как анализируемая копия воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты, особенности их расположения; изготовлена на копировальной технике.

Формулярный анализ документа отражает целостное понимание места и роли документа в системе управления, базируется на основании основных признаков и функций документа, помогает практическому освоению требований к составлению и оформлению различных видов документов.

Формулярный анализ используется для отработки и проверки умения глубоко и обосновано понимать специфику составления и оформления конкретных видов документов.

Приведенный анализ информационно – справочного документа может быть использован при анализе лобового вида информационно – справочной документации.

Отредактированный документ представлен в Приложении №3.

Таким образом, правильно оформленная докладная записка помогает в управленческой деятельности участникам управления более оперативно и грамотно организовать внутренний информационный обмен.

Список источников и литературы

1. В.В. Галахов Делопроизводство: Образцы. Документы. Организация и технология работы- 2-е изд., перераб. и доп./В.В Галахов, И.К. Корнеев. — М.: ТК Велби, Изд-во-Проспект,-2008. – 456 с.

2. М.ИБасаков Справочник кадровика: документирование кадровой работы / М. И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2010.- 382 с.

3. В.С. Соколов Документационное обеспечение управления — Форум – ИНФРА-М, 2006. – 200 с.

4.-ГОСТ -Р 6.30-2003Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

Текст
официального документа –
информация, зафиксированная любым типом
письма или любой системой звукозаписи,
заключающая в себе всю или основную
часть речевой информации документа.¹

Текст
документа составляют на государственном
языке Российской Федерации или на
государственных языках субъектов
Российской Федерации в соответствии с
законодательством Российской Федерации
и субъектов Российской Федерации.²

Официальная
переписка и иные формы официальных
взаимоотношений между государственными
органами, организациями, предприятиями,
учреждениями субъектов Российской
Федерации с адресатами в Российской
Федерации ведутся на государственном
языке Российской Федерации – русском
языке.³

Документы
должны быть написаны деловым стилем,
который обладает совокупностью признаков,
характеризующих его с точки зрения
отбора лексических средств языка,
построения словосочетаний, предложений
и текстов в целом. К основным стилевым
чертам деловой речи относятся: нейтральный
тон изложения; точность и ясность
изложения; лаконичность и краткость
текста. ⁴

Широкое
распространение в официальных документах
получило применение сокращенных слов
и словосочетаний, что уменьшает объемы
документов и ускоряет восприятие
информации. Сокращения должны быть
понятны адресату, поэтому в текстах
документов используются общепринятые
сокращения. При первом употреблении
сокращения в тексте в скобках может
быть дана его расшифровка. Это же
относится и к употреблению в текстах
документов профессиональных терминов. ⁵

Тексты
документов оформляют в виде анкеты,
таблицы, связного текста или в виде
соединения этих структур.⁶

При
составлении текста в виде анкеты
наименования признаков характеризуемого
объекта должны быть выражены именем
существительным в именительном падеже
(«фамилия», «возраст», «место
рождения») или словосочетанием с
глаголом второго лица множественного
числа настоящего или прошедшего времени
(«имеете», «владеете» или
«были», «находились» и т.д.).
Характеристики, выраженные словесно,
должны быть согласованы с наименованиями
признаков.⁷

При
составлении таблицы ее графы и строки
должны иметь заголовки, выраженные
именем существительным в именительном
падеже. Подзаголовки граф и строк должны
быть согласованы с заголовками. ⁸

Заголовки
граф пишутся с прописных букв, а
подзаголовки — со строчных, если они
составляют одно целое с заголовком,
т.е. поясняют его. Если подзаголовок
имеет самостоятельное значение, то он
пишется с прописной буквы. Точки в
заголовках и подзаголовках граф не
проставляются.⁹

В
заголовках и подзаголовках строк и граф
таблицы употребляются только общепринятые
условные обозначения.¹⁰

Если
таблицу печатают более чем на одной
странице, графы таблицы должны быть
пронумерованы и на следующих страницах
должны быть напечатаны только номера
этих граф.¹¹

Связный
текст, как правило, состоит из двух
частей. В первой части указывают причины,
основания, цели составления документа,
во второй (заключительной) — решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную
часть (например, приказы — распорядительную
часть без констатирующей; письма,
заявления — просьбу без пояснения).¹²

В
тексте документа, подготовленного на
основании документов других организаций
или ранее изданных документов, указывают
их реквизиты: наименование документа,
наименование организации — автора
документа, дату документа, регистрационный
номер документа, заголовок к тексту,¹³ при
этом дата оформляется словесно-цифровым
способом.

Например:

В
соответствии с постановлением
Правительства Российской Федерации от
15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении
Правил оказания услуг почтовой связи».

Для
лучшего восприятия документа его текст
делится на абзацы – простейшие компоненты
текста, состоящие из одного или нескольких
предложений и характеризующиеся
единством и относительной законченностью
содержания. Каждый абзац печатают,
отступив пять печатных знаков от границы
левого поля. ¹⁴

Если
текст содержит несколько решений,
выводов и т.д., то его можно разбивать
на разделы, подразделы, пункты, которые
нумеруют арабскими цифрами.¹⁵

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #