Примеры информационных писем с реквизитами

Зачем составлять письмо о смене реквизитов

По данным, указанным в контракте, заказчик перечисляет денежные средства за выполненные исполнителем обязательства, направляет корреспонденцию, проверяет действительность документов. При обнаружении нестыковок в банковском счете и отсутствии уведомления о смене реквизитов организации для контрагентов возникнут сложности (в основном у поставщика). Дело в том, что с юридической точки зрения, заказчик делает все правильно, а значит, не несет ответственности за неполучение конечным адресатом денег и бумаг.

Поэтому поставщик обязан в кратчайшие сроки сообщить заказчику о любых изменениях в своих данных путем направления соответствующего документа.

Что относится к реквизитам

В нормативах не указано, какие реквизиты включаются в бланк письма, но на практике в информационном сообщении указывают общие и банковские сведения. К первой группе сведений относятся:

• наименование;
• ИНН и КПП;
• ОГРН;
• место нахождения;
• почтовый адрес;
• сведения о руководителе.

Платежные данные:

• расчетный счет;
• наименование банка;
• БИК;
• корреспондентский счет.

Как составить письмо в 2023 году

Унифицированной формы в законе № 44-ФЗ не установлено. Составляя письмо, следует обратить внимание на ряд особенностей. Обычно документ оформляют на фирменном бланке организации. В этом случае корреспонденция имеет более официальный характер, в отличие от простого листа А4.

Вот как написать письмо о смене банковских реквизитов контрагенту:

1. Вписать наименование получателя, Ф.И.О. и должность ответственного лица.
2. Озаглавить документ.
3. Проставить дату и исходящий номер (при наличии).
4. Изложить суть обращения. Написать новый счет, на который теперь перечисляется оплата. Кроме того, сторонам необходимо изменить реквизиты в госконтракте, подписав допсоглашение.
5. Указать дату, с которой изменения вступают в силу.
6. Внести дополнительную информацию.
7. Подписать у руководителя организации, поставить печать (при наличии).

Как составить уведомление

Уведомление заполняют по аналогии с информационным письмом. Укажите:

• причину смены реквизитов. Например, что вы закрываете счет и открываете новый;
• день, когда закрылся старый счет;
• день, когда открыт новый счет;
• дату, с которой следует проводить платежи по актуальным сведениям;
• сведения о новом счете (наименование банка, его БИК, номер р/с и к/с в банке).

Подписывает документ руководитель компании или уполномоченное им лицо по доверенности.

Используйте шаблон уведомления для заполнения:

А это — образец заполненного документа:

Как уведомить заказчика об изменениях

Уведомление составляют сразу же после того, как исполнитель изменил реквизиты. Письменную информацию передают лично, курьерской службой или по почте — ценным письмом с подтверждением вручения. При необходимости дополнительно отправьте заказчику копию в электронном виде. Но юридически действительна только та форма документа, которая определена в госконтракте (например, письменная).

При направлении уведомления уточните, согласован ли в договоре исключительный адрес контрагента для отправки юридически значимых сообщений, в том числе и адрес электронной почты. Если адрес согласован, то отправьте уведомление по нему. Исключение — если вы знаете, что он недостоверен (п. 64 Постановления пленума ВС РФ от 23.06.2015 № 25).

Если в договоре такой адрес не закреплен, то направьте уведомление по адресу, указанному:

• в ЕГРЮЛ, если контрагент — юридическое лицо;
• в ЕГРИП, если контрагент — индивидуальный предприниматель.

Если уведомление доставят по этому адресу, то оно фиксируется как полученное, даже если лицо там не находится (п. 3 ст. 54, п. 3 ст. 23 ГК РФ).

При направлении дополнительного соглашения руководствуйтесь такими же правилами, как для направления уведомления. Если в договоре в качестве исключительного адреса для отправки юридически значимых сообщений согласован электронный адрес, то вам все равно придется направить контрагенту курьером или почтой проект дополнительного соглашения, подписанный с вашей стороны. На электронную почту в этом случае рекомендуем отправить уведомление о смене р/счета и указать, что вы подготовили, подписали и направили по адресу контрагента курьером (почтой) дополнительное соглашение к договору.

Когда извещение об изменениях не отправляют

Еще на этапе подачи заявки для участия в государственных закупках потенциальный поставщик обязан указать общие и банковские сведения. Это необходимо для составления контракта после проведения торгов. Соответственно, если организация во время подготовки тендерного предложения находится в стадии изменения каких-либо из вышеуказанных данных, то в заявке ей стоит указать новые данные. Тем более что заказчику такая информация станет доступна только после проведения закупочной процедуры, когда вносить правки уже нельзя. Следует помнить, что до окончания срока подачи конкурсных, аукционных заявок участник вправе отозвать предложение, внести коррективы и подать его заново.

Если заявка уже подана, участник выиграл тендер и необходимость смены данных о банковском счете возникла на этапе заключения контракта, вместо уведомления составляется протокол разногласий.

Образец письма о смене реквизитов организации

Образец письма о смене реквизитов организации — это юридически значимое сообщение, которое призвано оповестить контрагентов о существенных изменениях, произошедших на предприятии: например, о переходе в другой банк или изменении организационно-правовой формы. В таких случаях меняются платежные данные компании. Чтобы такие изменения не привели к коллапсу хозяйственной деятельности, нужно своевременно оповестить о них контрагентов.

Письмо о смене банковских реквизитов относится к юридически значимым сообщениям, определение которым дается в статье 165.1 ГК РФ. Однако унифицированной формы для этого типа деловой корреспонденции не существует. Поэтому составляются они в произвольной форме. Тем не менее, существуют выработанные на практике рекомендации по написанию таких деловых писем — мы использовали их, составляя образец уведомления о смене реквизитов банка.

Кого необходимо оповещать об изменениях

При заключении различных договоров с предприятиями и предпринимателями указываются платежные данные, по которым необходимо перечислять какие-либо средства. Если эти сведения изменяются, компания должна оповестить:

• бизнес-партнеров;
• поставщиков;
• клиентов;
• заказчиков;
• других контрагентов.

При этом в налоговую службу образец уведомления об изменении банковских реквизитов организации направлять не нужно, поскольку банк сам передаст необходимые сведения в ведомство.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов организации

За подготовку уведомления отвечают уполномоченные сотрудники компании, как правило, работники юридического отдела. Несмотря на то что документ составляется в свободной форме, он обязательно должен содержать следующие сведения:

• наименование, адрес, телефон компании отправителя;
• наименование компании и уполномоченное лицо адресата;
• дата и место составления документа;
• текст, описывающий суть изменений и меры, которые рекомендуется предпринять в связи с ними;
• дата, с которой перестают действовать старые сведения;
• новые платежные данные;
• дата подписания документа, ФИО, должность, подпись ответственного лица отправителя.

Документ может быть оформлен на стандартном листе А4 или фирменном бланке компании. Текст может быть написан от руки или напечатан, заверять печатью не обязательно. Образец письма об изменении банковских реквизитов организации представлен ниже.

Чтобы обезопасить компанию от возможных конфликтов с партнерами, лучше всего использовать заказное отправление с уведомлением, а также зафиксировать факт отправки в журнале исходящей корреспонденции.

Образец уведомления об изменении реквизитов организации

У компании в ряде случаев могут меняться и другие характеристики, например:

• название компании;
• организационно-правовая форма (Скажем, ООО преобразовывается в АО);
• ИНН.

В этом случае тоже необходимо направить уведомление.

Образец информационного письма о смене реквизитов

В некоторых случаях с контрагентами придется подписать и дополнительное соглашение.

Что будет, если не уведомить контрагентов

Если в кратчайшие сроки не оповестить контрагентов о смене платежных данных, они не смогут обеспечить своевременный перевод необходимых платежей. Более того, получатель переводов не сможет потребовать выплату неустойки и штрафов, поскольку вина за просрочку будет лежать на нем. Это значит, что обращение в суд по этому вопросу не приведет к его положительному решению.

---

Образец уведомления о смене банковских реквизитов организации

Бланк письма

Бланк дополнительного соглашения

Абрамсон София
специалист по трудовым отношениям, экономист

В 2014 году закончила МАУП по специальности экономика.
С 2013 по 2014 год работала секретарем в компании «Недвижимость и инвестиции».
С 2015 года — автор PPT.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

0

Реквизиты организации включают в себя сведения об адресе ее места нахождения, ОГРН, ИНН, КПП, данные о банковских счетах и иные аналогичные сведения. Такие данные обычно приводятся в договорах, заключаемых с контрагентами. Именно на основании указанных сведений хозяйственные партнеры компании отражают данные о стороне сделки в первичных и иных документах. Например, в платежных поручениях, счетах-фактурах, товарных накладных. И крайне важно обеспечивать актуальность данных сведений, т. е. своевременно информировать контрагентов об изменении каких-либо своих реквизитов. Например, организация, зная нестабильное положение своего банка, решила открыть новый счет в другом банке, но вовремя не заявила об изменениях своему покупателю. А он, в свою очередь, оплатил задолженность по договору в проблемный банк. И вины покупателя тут не будет, а задолженность перед поставщиком будет считаться погашенной. И не важно, что поставщик, к примеру, не сможет получить деньги со своего счета в банке-банкроте.

Своевременное информирование контрагентов об изменении своих реквизитов – дело особой важности. Неслучайно, в договорах часто предусматривается обязанность контрагента уведомлять в разумный срок противоположную сторону об изменении своих реквизитов.

Информационное письмо на изменение реквизитов: образец

Как правило, реквизиты организации содержатся в карточке клиента, которую компания направляет по запросу своим контрагентам. Соответственно, и при изменении реквизитов можно направить обновленный вариант такой карточки.

Но можно направить контрагентам и письмо-уведомление об изменении реквизитов. При необходимости факт направления такого письма можно подтвердить документально. К примеру, путем направления сведений заказным письмом с уведомлением о вручении или путем проставления отметки о получении при вручении письма лично.

Форму письма организация определяет самостоятельно. В нем указываются сведения, подлежащие изменению, а также дата, с которой такие изменения подлежат применению. Такое письмо может быть адресовано как конкретному контрагенту (тогда в шапке указывается его наименование), так и неопределенному числу лиц.

Приведем для информационного письма об изменении банковских реквизитов организации образец его заполнения.

Также вы можете ознакомиться с формой уведомления, подготовленной специалистами системы КонсультантПлюс.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Изменение банковских реквизитов организации — внесение корректив в наиболее значимые данные о компании, которые относятся к существенным условиям договора. Компания имеет право открывать и закрывать расчетные счета в любых банковских учреждениях по своему усмотрению. В настоящее время нередки ситуации с отзывами ЦБ РФ лицензий у банков. Независимо от причины замены обслуживающего банка, необходимо своевременно уведомить об изменении расчетного счета и обслуживающего банка своих контрагентов. Расскажем, почему это так важно, а также приведем образец письма об изменении реквизитов организации.

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов

При любом изменении банковских данных компании следует сообщить контрагентам об этом. Если не сделать этого, то банк может не зачислить на ваш расчетный счет денежные средства от покупателей и заказчиков либо денежные средства уйдут на недействующий. В лучшем случае придется длительное время ждать их возвращения плательщику, а потом перечислять заново. А при отзыве лицензии деньги могут потеряться и вернуть их будет очень сложно даже в судебном порядке.

Информационное уведомление пишут в произвольной форме. В нем следует указать причину изменения расчетного счета и обслуживающего банка, дату, с которой их следует применять, а также указать новые. Для того чтобы контрагент учел все корректировки правильно, в уведомлении следует отразить:

• наименование предприятия;
• наименование и адресные данные получателя письма;
• номер и дату договора с контрагентом;
• новые платежные данные.

Образец письма об изменении банковских реквизитов организации

Образец информационного уведомления

Скачать

Смена наименования или организационно-правовой формы

При смене наименования или организационно-правовой формы компании также необходимо уведомить контрагентов. Ведь в этой ситуации могут меняться следующие платежные данные предприятия:

• только организационно-правовая форма (например при перемене формы ОАО на АО или ПАО в соответствии с Федеральным законом от 05.05.2014 № 99);
• наименование предприятия;
• ИНН (например при перемене организационно-правовой формы с ЗАО на ООО).

Поскольку эти данные компании являются значимыми для зачисления и списания денежных средств с расчетного счета организации банком, об их изменении также важно немедленно уведомить контрагентов. К извещению целесообразно приложить лист записи в ЕГРЮЛ, выдаваемый ИФНС.

Образец письма о смене реквизитов организации

Образец информационного письма о смене реквизитов

Уведомление контролирующих органов

До июля 2014 года компании должны были уведомлять об открытии и закрытии банковских счетов налоговые органы. Сейчас делать этого не нужно. Обязанность о таких уведомлениях возложена на банки, согласно приказу ФНС № ММВ-7-14/292@ от 23.05.2014.

Информационное письмо — это деловое письмо, которое содержит официальную информацию о событиях и изменениях в компании или отрасли. Например, уведомляет о смене реквизитов, изменении условий договора или предстоящем мероприятии. Также информационные письма используют в email-рассылках, чтобы сообщить подписчикам о неких фактах или новостях.

Информационные письма обычно составляют в бумажном виде, каждому документу присваивают номер и заверяют подписью руководителя. Однако бумажные письма идут долго, поэтому для оперативного информирования партнеров и клиентов нередко используют электронные версии таких писем.

Для информационных писем разрабатывают шаблоны в фирменном стиле компании или по рекомендациям ГОСТа.

Задачи информационного письма

Информационные письма рассылают как частные компании, так и государственные органы. В комплексе маркетинга такие сообщения решают несколько задач.

Информируют о фактах и событиях. Сообщают адресату важные новости, уведомляют об изменениях в работе компании, отрасли.

Формируют образ и имидж компании в представлении партнеров и потребителей. Раскрывают позицию бренда по актуальным вопросам, подтверждают статус эксперта и лидера в отрасли.

Напоминают о продукте или компании. Помогают поддерживать контакт с потребителями или подписчиками, регулярно появляться в информационном поле аудитории.

Привлекают пользователей на сайт. Вызывают интерес у читателей, мотивируют перейти по ссылке в поисках информации о продукте или компании.

Рекламная рассылка открыто продвигает товары или услуги компании и призывает читателя к действию.

Информационная рассылка сообщает адресату важную информацию о событиях и фактах, не мотивирует получателя к активным действиям, а продукты компании продвигает косвенно.

Виды информационных писем

В зависимости от содержания и цели рассылки выделяют уведомления, напоминания, подтверждения, заявления и рекламно-информационные письма.

Уведомление

Сообщает о событиях, фактах, изменениях.

Поводы для отправки письма-уведомления:

• новые реквизиты;
• изменение статуса организации;
• смена руководителя или обслуживающего менеджера;
• обновление прайса;
• изменения в условиях работы;
• увеличение сроков выполнения работ, задержка отгрузки;
• вступление в силу закона или приказа;
• проведение мероприятия.

Расскажите о событии или факте, поясните, как они повлияют на работу компании. Напишите, нужно ли адресату предпринять действия в связи с изменениями.

К некоторым видам информационных писем предъявляются особые требования. Например, уведомление о смене реквизитов является официальным документом, который компания обязана своевременно составить и отправить партнерам.

Информационное письмо о смене реквизитов должно содержать полное наименование и контакты организации, дату составления, исходящий номер по внутреннему документообороту, сообщение о изменениях, новые реквизиты и дату, с которой они действуют. Оно рассылается в двух форматах. В электронной виде, чтобы сообщение оперативно дошло до адресата. В бумажной форме заказным отправлением, чтобы получить уведомление о вручении.

Уведомление о смене банковских реквизитов. Источник

Напоминание

Побуждает получателя выполнить определенные действия или обязательства по договору.  Такое письмо напоминает адресату:

• об оплате задолженности;
• о списании средств по подписке;
• о предоставлении документов;
• о товарах, оставленных в корзине;
• о сроках начала или завершения проекта;
• о мероприятии, на которое зарегистрировался или купил билет подписчик.

Укажите ссылку на пункт договора или иной документ, в котором прописаны условия сделки. Сообщите, какие действия компания предпримет, если адресат не выполнит обязательства. Например, приостановит обслуживание, ограничит доступ к учетной записи, увеличит срок доставки.

Подтверждение

Закрепляет достигнутые договоренности и подтверждает, что некое событие произошло. Например:

• поступила оплата;
• товар отгружен или получен;
• начались работы;
• получены документы;
• достигнуто согласие на условия сделки.

В email-маркетинге письма-подтверждения, которые отправляются в ответ на действия пользователя, называются транзакционными.

Заявление

Раскрывает позицию отправителя по конкретному вопросу. Письмо-заявление используют при расторжении или изменении условий договора. Оно составляется в электронном виде для оперативного уведомления партнеров и бумажном варианте как официальный документ.

Опишите ситуацию и причины, которые к ней привели. Сообщите о возможных путях решения вопроса, о том, какие действия планируете предпринять.

Рекламно-информационное

Рассказывает о товарах или услугах компании. Рекламно-информационная рассылка не призывает купить и не продвигает продукт открыто, а сообщает факты. Такое сообщение может содержать:

• анонс концерта или фильма;
• новость о расширении ассортимента, новой услуге или товаре;
• приглашение к сотрудничеству, условия сделки.

Тон рекламно-информационной рассылки сдержанный и официальный. Акцент делают на фактах, интересных новостях и пользе для читателя. Для отправки рекламно-информационной рассылки необходимо получить согласие адресата.

Как составить информационное письмо

Информационные письма можно разделить на три группы. Официальные письма от имени организаций обычно составляют в бумажной форме по шаблону согласно ГОСТу.

Деловая переписка с партнерами ведется в свободной форме в соответствии с правилами делового письма и бизнес-этикета.

Email-рассылки информационного характера оформляются в фирменном стиле компании.

Общие принципы

Несколько рекомендации по составлению любых информационных писем:

• Придерживайтесь официального, эмоционально-сдержанного тона повествования.
• Избегайте просторечных выражений, профессионального жаргона и красочных эпитетов.
• Структурируйте текст, делите информацию на смысловые блоки.
• Пишите кратко и ёмко. Хорошее письмо содержит всю существенную информацию по вопросу и не нуждается в дополнении.
• Перед отправкой проверьте текст на орфографические и пунктуационные ошибки.

Официальное информационное письмо

Официальные письма от имени организаций составляют на бумаге или в электронной форме и оформляют по шаблону.

Стандарты содержания и оформления документации описывает ГОСТ, например:

• наличие реквизитов, названия и логотипа организации;
• даты и регистрационного номера документа;
• данных адресата;
• подписи и контактов отправителя.

Также ГОСТ содержит стандарты форматирования текста и даёт другие рекомендации.

Исполнение ГОСТа носит рекомендательный характер. Компания может самостоятельно разработать шаблон письма.

Электронное информационное письмо

Информационное письмо для email-рассылки составляется по тем же принципам, что и бумажное. Его можно оформить в фирменном стиле или как простой текст. Привлекательный дизайн подчеркнет статус и усилит профессиональный имидж компании.

• Сформулируйте тему, которая раскрывает суть сообщения. Сообщение с темой: «Информационное письмо», пользователь вероятно посчитает формальным и не откроет.
• Обратитесь к адресату в вежливой форме: «Уважаемые партнеры», «Уважаемая Федорова Ольга Ивановна». Персонализированное обращение в рассылке повышает степень доверия и лояльности к отправителю.
• Изложите кратко и последовательно содержание сообщения. Поясните, кому, зачем и почему отправлено письмо. Сформулируйте вывод, предложение или просьбу, с которой обращаетесь к адресату.
• В заключении укажите название компании и контактные данные отправителя, если это необходимо. Новости о крупных изменениях в политике компании часто рассылаются от имени основателей и руководителей.
• Используйте в оформлении фирменный стиль или корпоративные цвета.
• Проверьте правильно ли отображается верстка в браузерах и на разных устройствах.

Компания может сверстать email с помощью дизайнеров или воспользоваться готовыми решениями. Например, в Unisender есть набор типовых и универсальных шаблонов, которые подходят для информационных писем.

Чтобы создать email на основе шаблона, нужно просто заменить текст в примере на свой. Затем изменить цвета на фирменные и при необходимости добавить изображения. В любом шаблоне можно добавлять или удалять блоки, чтобы адаптировать его под цели и задачи конкретного письма.

Главные мысли

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

• подчиненным;
• коллегам;
• партнерам;
• клиентам;
• потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

• смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
• смена реквизитов;
• смена юридического или фактического адреса;
• подготовка к проведению инвентаризации;
• изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос. Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их. В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения. Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту. Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

Поделиться ссылкой: