Пример штатного расписания управляющей компании жкх

В любой компании, которая принимает на работу сотрудников, необходимо составление штатного расписания.

И управляющие организации не являются исключением.

Рассмотрим подробно в этой статье, как можно составить штатное расписание управляющей компании ЖКХ.

Показать содержание

• Определение
• Пошаговая инструкция
• Как вносятся изменения?
• Особенности наименования структурных единиц

Определение

Штатным расписанием считается особая форма документов, включающих в себя информацию о наличии свободных рабочих единиц в компании. Требуется обязательно указывать:

1. Тарифы.
2. Возможные надбавки к тарифам.
3. Количество штатных единиц.
4. Название ставок.

Количество принятых вновь на работу сотрудников должно соответствовать количеству мест, указанных в штатном расписании.

Штатное расписание формируется согласно утверждённой форме Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года (форма Т-3). Если должностные лица сочтут необходимым внести какие-либо дополнения в документ, то это вполне возможно.

Пошаговая инструкция

Перед тем как приступить к формированию штатного расписания, необходимо составить структуру компании и связать её с функциями. Документ составляется специальным уполномоченным сотрудником. О том, из чего состоит структура УК в сфере ЖКХ и какие должности входят в ее штат, мы рассказываем в этом материале.

Чаще всего этим занимаются экономисты по труду, бухгалтеры и главные бухгалтеры.

Разрабатывается штатное расписание и вводится в действие под строгим контролем руководства управляющей компании. В большинстве случаев документ формирует председатель правления УК, никому не доверяя составление.

Важно! Для членов ТСЖ штатное расписание утверждается на общедомовом совете при помощи голосования. При этом документ заверяется выпиской из протокола.

Алгоритм действий:

1. Открываем устав компании и проверяем информацию, предоставленную в отношении персонала, обслуживающего дом. Устав содержит данные об условиях приёма на работу председателя правления и т.д.
2. Главное, на что необходимо опираться – это расчёты с сотрудником по заработной плате. Расчёты производятся из общих финансовых ресурсов компании. В штатное расписание входит обслуживающий персонал, а также административно – управляющий аппарат.

Примеры распределения финансового ресурса:

• Зарплата председателя составляет – 25 000 рублей, бухгалтер получит – 18 000 рублей, инженер – 17 000 рублей. Ставки для обслуживающего персонала составят: сантехник – 9 000 рублей, электрик – 8700 рублей, уборщик – 5 000 рублей.

  Итоговая сумма в месяц составит – 82 700 рублей, а в год – 992 400 рублей.

• Зарплата председателя – 26 000 рублей, бухгалтер – 18 000 рублей, инженер, выполняя функции сантехника – 22 000 рублей. Ставки для обслуживающего персонала составят: электрик – 8700 рублей, уборщик – 5 000 рублей.

  Итоговая сумма за месяц составит – 79 700 рублей, а в год – 956 400 рублей. Такой вариант является экономичнее первого.

• Зарплата председателя – 21 000 рублей, бухгалтер – 18 000 рублей, инженер, выполняя функции сантехника – 22 000 рублей. Ставки для обслуживающего персонала составят: электрик – 8700 рублей, уборщик – 5 000 рублей. Итоговая сумма в месяц составит – 74 400 рублей, а в год – 896 400 рублей.

  Этот вариант штатного расписания получился самым экономичным.

Справка! Сэкономленные средства можно использовать в качестве доплаты работникам. Согласно нормативам, оплата труда не должна быть менее установленных минимальных размеров.

После расчёта заработной платы начинаем заполнять сам документ:

1. Наименование организации, которое соответствует записи в учредительных документах.
2. Периоды актуальности документа.

Далее информация указывается в таблице:

1. Указание всех структур, где предположительно будет назначение определённых должностей.
2. Каждому подразделению приписываем соответствующий код (01- бухгалтерия и т. д.).
3. Указываем должности.
4. Прописываем величину должностного оклада для каждой отдельной должности (директор, бухгалтер, сантехник и т. д.).

В конце фиксируется смета по расходам на выплату заработной платы за месяц и год.

• Скачать бланк штатного расписания управляющей компании ЖКХ
• Скачать образец штатного расписания управляющей компании ЖКХ

Как вносятся изменения?

Изменение в штатном расписании можно внести при следующих обстоятельствах:

• Сокращение ставок.
• Изменение заработной платы.
• Введение новых ставок.

Если вопрос касается введения новой ставки или сокращения, то такого рода вопросы должны согласовываться и обсуждаться на общих собраниях. Жители многоквартирного дома должны быть уведомлены о таком событии.

Если вопрос касается изменения оплаты труда, то в курс дела вводят исключительно только сотрудников. Оповещение осуществляется после издания приказа. После ознакомлением с приказом каждый работник проставляет личную подпись.

В приказе должно быть отражено:

1. Список должностей, которые попали под сокращение.
2. Сумма заработной платы, которая установлена для конкретной должности.
3. Полное наименование должности (которую устраняют) и полное название новой должности.

Внимание! Любые изменения всегда оформляются выпиской из приказа. Выписка является приложением к штатному расписанию.

• Скачать бланк приказа об изменении штатного расписания
• Скачать образец приказа об изменении штатного расписания

На основании соответствующего приказа об изменениях вносят и дополнения. Однако если изменений и дополнений много, то формируется новое штатное расписание.

Все документы, а именно: штатное расписание, выписки и все изменения с дополнениями необходимо в обязательном порядке хранить в одном месте. Это связано с тем, что если придёт какая-либо проверка, будет легко предоставить всю необходимую документацию.

Особенности наименования структурных единиц

При наименовании должностных единиц необходимо взять во внимание:

• Нормативные, региональные, федеральные и локальные акты.
• Список должностей, которые используют для обслуживания домов в сфере ЖКХ.
• Таблицу с наименованием профессий (классификатор профессий О К 016-94).

Если название должности будет указано не в соответствии с вышеуказанными требованиями, то запись в трудовой книге сотрудника будет считаться ничтожной.

Подводя итоги, можно отметить, что штатное расписание – это простой документ, который составить достаточно легко. Главное, знать требования и принимать их во внимание.

Прежде чем изучать эту статью рекомендуется изучить функциональные обязанности персонала в ЖКХ по этой ссылке.

Управляющие компании (УК) и товарищества собственников жилья (ТСЖ) – организации, которым отведена важная роль в отношениях собственников жилых помещений и исполнителей комплекса жилищно-коммунальных услуг. Ведение хозяйственной деятельности предусматривает управленческие мероприятия, в том числе разработку и утверждение штатного расписания (ШР) и организационной структуры. Ответим на часто возникающие вопросы: в чем важность документов, в каких случаях применяются и можно ли обойтись без них, какие должности существуют в управляющей компании. Приведем примеры, обсудим структурные элементы.

Учет персонала

Каждая организация ЖКХ уникальна по величине обслуживаемого жилого фонда, его состоянию и оснащению. Эти показатели ложатся в основу нормирования численности рабочего и руководящего состава. Зная, сколько людей справится с поставленными задачами, осуществляют бюджетирование расходов на персонал. Основной и самой большой статьей расходов предприятий занимающихся обслуживанием жилых зданий является фонд оплаты труда (ФОТ).

Штатное расписание является удобной и прозрачной формой для аккумулирования всех данных по ФОТ. В нем отражается структура затрат на оплату труда по каждому направлению работ организации. Данные ШР применяются:

• в планировании и экономических расчетах 
• для установления цен и тарифов на услуги 
• при подборе персонала и оформлении трудовых отношений 
• при расчете заработной платы 

ШР – это документ организации, устанавливающий нормы численности разных категорий работающего состава, в текущей деятельности.

Можно ли не составлять документ

Решение о разработке и внедрении ШР каждая организация принимает самостоятельно. Контролирующие государственные органы при каждом удобном случае спросят о его наличии, но не накажут, если его не окажется. ШР не относится к разряду обязательных документов, но существует практически в каждой компании ЖКХ. Этому есть логичное объяснение. Штатное расписание в организации:

• повышает уровень информированности и управляемости 
• упрощает проверки соблюдения норм трудового законодательства 
• оптимизирует бухгалтерские программы для начисления заработной платы и социальных взносов

Цены на жилищные и коммунальные услуги для населения должны нести адекватную социальную нагрузку. Штатное расписание управляющей компании служит обоснованием затрат на оплату труда, включенных в расчет коммунальных тарифов. Важно составлять документ в соответствии с действующими правилами.

Структура и содержание документа

В помощь организациям, постановлением Госкомстата № 1 от 01.05.2004 года утверждена унифицированная форма № Т-3, структуру которой не запрещается адаптировать под конкретные условия. Образец формы штатного расписания представляет собой таблицу, включающую следующие графы:

• подразделение, его номер и код 
• наименование должности, профессии, специальности 
• уровень квалификации: разряд, категория, классность 
• количество штатных единиц 
• часовая тарифная ставка или месячный оклад каждого сотрудника 
• надбавки: премии, стимулирующие выплаты, имеющие регулярный характер 
• коэффициенты: климатические, отраслевые, связанные с особыми условиями труда 
• сумма выплат за полную месячную норму времени 

Предусмотрен столбец примечание. Рабочий, электронный вариант может быть дополнен фамилиями работников, занимающих конкретную ставку.

Разработкой штатного расписания в УК занимается специалист по кадрам или инженер по организации и нормированию труда. Документ согласовывает главный бухгалтер, утверждает генеральный директор.

В ТСЖ, проект ШР готовит правление. В Уставе товарищества указываться: кто утверждает штатное расписание ТСЖ. Эти полномочия даны общему собранию собственников. Визу на документе ставит председатель ТСЖ. Но только протокол, с положительным результатом голосования членов товарищества, является основанием для утверждения. В таком же порядке вносят изменения по количеству штатных единиц и окладов.

Можно сокращать штат управляющей компании или добавлять штатные единицы, исходя из производственной нагрузки и финансовых возможностей. Следует знать, что нельзя одновременно изменить размер оплаты труда сотрудников. Пересмотр уровня заработных плат производится в строгом порядке, установленном федеральным и региональным законодательством.

Организационная структура

Штатное расписание управляющей компании принимают за базу для составления организационной структуры управления. В него включено такое количество персонала, которое необходимо для содержания и обслуживания жилого фонда. При построении орг.структуры ставится задача – сделать предприятие ЖКХ результативной производственной системой.

Типовая схема УК среднего размера

Приведена организационная структура для эксплуатирующей организацией размером в 200 000-400 000 тысяч квадратных метров управляемого жилья.

В управляющей компании, взявшей на обслуживание многоквартирные дома (МКД) в отдельно взятом районе или в поселке, обязательно присутствует служба главного инженера. В структуре службы действует ремонтное подразделение, которое возглавляет инженер по эксплуатации. Он работает с технической документацией, разрабатывает графики предупредительных и текущих ремонтов. В обязанности инженера входит: организация и материальное обеспечение, контроль над качеством и безопасностью труда:

• Слесарей-сантехников, обслуживающих домовые водопроводные, теплоснабжающие и канализационные сети 
• Электрогазосварщиков, имеющих установленный уровень квалификации для проведения сварочных работ на трубопроводах и при монтаже металлоконструкций 
• Электриков, отвечающих за бесперебойное поступление электрической энергии в квартиры и места общего пользования 
• Плотников и кровельщиков – специалистов с определенными навыками для производства ответственных ремонтных работ на крышах и кровельных перекрытиях 
• Разнорабочих – людей в круг обязанностей, которых входит большой объем подготовительных мероприятий, подсобных, погрузочно-разгрузочных операций и уборка мусора 

В непосредственном подчинении и под руководством главного инженера исполняют должностные обязанности:

• Инженер-энергетик, в компетенции которого входит контроль над соответствием технической документации систем обеспечения всеми видами энергии. Он контролирует нагрузку сетей, следит за функциональным состоянием оборудования, внедряет мероприятия для исключения аварий 
• Инженер производственно-технического отдела (ПТО) – осуществляет надзор над состоянием и содержанием зданий и сооружений. Планирует и курирует ремонтные мероприятия, осуществляет приемку отремонтированных объектов 
• Специалист по работе с ресурсоснабжающими организациями (РСО): рассчитывает режимы, готовит договоры на поставку воды, тепловой и электрической энергии, контролирует объемы поставок и выполнение договорных условий сторонами

Самостоятельным подразделением является эксплуатационная служба. В задачи службы входит поддержание и благоустройство придомовой территории и общего хозяйства МКД. В штате кроме начальника эксплуатационной службы, обеспечивающего общее руководство, находятся подчиненные ему начальники участков. Их количество зависит от площади обслуживания. Начальники участков организуют:

• Дворников по очистке придомовых площадей от мусора, снега, наледи 
• Техничек или рабочих по комплексной уборке домовладений, включающих уборку стен и пола лестничных клеток и маршей, помещений лифтов, окон подъездов 
• Уборщиков мусоропроводов, выполняющих очистку и дезинфекцию мусоропроводов 

Под руководством начальника эксплуатационной службы также работают диспетчеры, с обязанностью учета заявок и их выполнения. Специалисты по работе с населением, которые отслеживают показания приборов учета, дают разъяснения по вопросам начисления и оплаты коммунальных услуг.
 

Кроме главного инженера и начальника эксплуатационной службы напрямую генеральному директору подчиняются:

• Главный бухгалтер, возглавляющий работу: одного или нескольких бухгалтеров, экономиста, финансиста и бухгалтера-кассира 
• Юрист, осуществляющий экспертизу документов, правовое сопровождение договоров, претензионную работу и представительство в рамках предоставленных компетенций 
• Начальник отдела кадров, отвечающий за подбор персонала, оформление кадровых документов и организацию работы специалиста по охране труда 
• Системный администратор, выполняющий функции по обеспечению работы оргтехники и сетевого ресурса организации 

Структурными единицами являются помощник генерального директора и водитель автомобиля руководителя.

Организационная структура крупной УК

Пример орг.структуры приведен для компании управляющей жилым фондом в 1 500 000 квадратных метров.

В таких компаниях структура значительно укрупнена и расширена. В непосредственном подчинении генеральному директору находятся следующие руководители:

Директор аварийно-диспетчерской службы (АДС) – организует силами аварийно-восстановительной службы устранение всех внештатных ситуаций на коммуникационных сетях. Чаще всего сама АДС – это отдельное подконтрольное юридическое лицо.
 

Финансовый директор, осуществляющий руководство бухгалтерией, начальниками планово-экономического и финансового отдела.
 

Главный инженер, служба которого усилена: отделом ПТО со сметчиком и несколькими инженерами в штате, главным энергетиком, инженером по работе с твердыми бытовыми отходами (ТБО), инженером по лифтам.
 

• Директор по работе с населением, организующий выполнение обязанностей специалиста по работе с Государственной жилищной инспекцией (ГЖИ) 
• Начальник юридической службы в подчинении, которого может быть 3 и более юристов, в том числе отдельная должность юриста по претензионной работе 
• Начальник службы безопасности, обеспечивающий охрану объектов и имущества УК 
• Директор жилищно-эксплуатационного управления (ЖЭУ). Управление может включать до 10 ремонтных и эксплуатационных участков 

Оргструктура ЖЭУ

Штатное расписание в ЖКХ содержит нормированное количество единиц ремонтного, обслуживающего персонала и специалистов. Типовая организационная структура включает подчиненные директору ЖЭУ должности и подразделения:

• Мастер участка по благоустройству территории 
• Инженер по эксплуатации с подчинением ремонтного участка 
• Бухгалтер и подчиненные ему паспортист и бухгалтер-кассир 
• Специалист по охране труда 

Структура жилищно-эксплуатационного управления может быть включена в общую схему крупной УК. Организационная структура и штатное расписание утверждается каждым ЖЭУ отдельно и является самостоятельным документом.

Структура управления ТСЖ

Оргструктура ТСЖ или товарищества собственников недвижимости (ТСН) имеют отличительные особенности. Это связано с тем, что ТСЖ самостоятельно осуществляют только текущее обслуживание. Для выполнения ремонтных или аварийно-восстановительных работ ТСЖ заключают подрядные договоры с управляющей компанией или с другими компаниями. Аварийно-диспетчерская служба так же нанимается по отдельному подрядному договору.

В организационную структуру ТСЖ (ТСН), вносят не подразделения и службы, а должности специалистов и профессии рабочих, работающих по найму. Количество единиц, в соответствии со штатным расписанием ТСЖ. Схема содержит следующий перечень структурных единиц:

• Председатель ТСЖ – выборная должность, полномочия в соответствии с уставными документами 
• Дворник – численность определяется в зависимости от типа поверхности, проходимости территории и применения механизации 
• Консьерж – профессию включают в ШР по желанию жильцов подъезда 
• Техничка – количество единиц рассчитывается от площади убираемых лестничных маршей и клеток и частоты уборки 
• Слесарь-сантехник – число рабочих нормируют с учетом длительности эксплуатации инженерных систем МКД 
• Электрик – предъявляются требования к квалификации и допуск к работе в электроустановках 
• Бухгалтер – ведет отчетность, работает с банком и налоговой инспекцией, начисляет заработную плату 
• Паспортист – регистрация и снятие с учета жителей 

Следует отметить, что такие штатные единицы как сантехник, электрик, сварщик чаще всего нанимаются не на полную ставку для экономии затрат ТСЖ. В во многих случаях таких единиц вообще нет в штатном товарищества, а их наличие заменяет подрядный договор со специализированной компанией или с соседним ЖЭУ.

Председателю помогает выборный орган – правление. Небольшие товарищества, с согласия работников заключают трудовые на неполное рабочее время или договоры совместительства.

Образец бланка штатного расписания ЖКХ

alt=»» width=»1026″ height=»644″ />

Бланк штатного расписания

Внедрение грамотно составленного штатного расписания и оргструктуры положительно влияет на эффективность деятельности ЖКХ. При разработке документов необходимо: выработать цели и задачи организации, учесть все направления деятельности, правильно распределить обязанности. ШР регулирует вопросы оплаты труда. Оргструктура регламентирует бизнес-процессы. Рекомендуем более подробно ознакомиться с функциональными обязанностями персонала в ЖКХ.

Штатное расписание незаменимо для любой организации, которая нанимает рабочий штат.

Управляющая компания, являясь коммерческой структурой с наемными сотрудниками — не исключение.

Кто должен составлять в УК этот документ и как это сделать правильно? Существуют ли какие-то законодательные нормативы и утвержденные формы, которых нужно придерживаться при составлении штатного расписания? На все эти вопросы наши эксперты отвечают далее в статье.

Показать содержание

• Что такое штатное расписание управляющей компании?
• Пошаговая инструкция по составлению и образец
• Внесение изменений
• Особенности наименования структурных единиц и должностей

Что такое штатное расписание управляющей компании?

Штатное расписание – форма документации, которая включает в себя данные о наличии рабочих мест. Документ должен содержать в себе такую информацию:

• количество штатных единиц;
• наименование ставок;
• тарифы и надбавки.

Справка! Принятые впоследствии на работу сотрудники, должны соответствовать тому количеству рабочих мест, которое установлено в штатном расписании и утверждено им.

Документ составляется по форме № Т-3, утверждённой Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.04. По усмотрению должностных лиц, в форму можно вносить небольшие дополнения.

Скачать бланк штатного расписания организации по форме Т-3

Пошаговая инструкция по составлению и образец

Перед началом составления штатного расписания, нужно отобразить структуру организации, её связи с функциями, которые она должна выполнять. Составляется расписание специальным лицом, имеющим для этого нужные полномочия.

В идеале, заниматься составлением документа должен экономист по труду. Но если организация не обладает таким кадром, задание могут выполнить другие работники экономической сферы, например, бухгалтер или главный бухгалтер.

Разработка штатного расписания и введение его в действие осуществляется под руководством председателя управляющей копании или учредителей. Нередко председатель сам составляет его, не доверяя столь ответственной работы другим лицам.

Обратите внимание! Для членов ТСЖ, где квартиры многоэтажного дома являются собственностью жильцов, штатное расписание требуется утвердить на общем собрании большинством голосов, заверив выпиской из протокола.

Далее, открываем устав управляющей компании и проверяем сведения, представленные в отношении персонала, обслуживающего многоэтажный дом. В уставе могут быть представлены данные, на которые стоит опереться. Например, обычно здесь прописываются условия приёма на работу председателя правления. Он выбирается из числа членов правления, предложенных общим собранием жильцов.

Обычно в штатное расписание входят представители административно-управляющего аппарата и обслуживающий персонал.

Главное для составления штатного расписания – расчёт заработной платы сотрудника, который должен быть представлен его вниманию уже при приёме на работу. Расчёт производится из общего финансового ресурса, имеющегося на счету компании.

Для этого общий ресурс, который может составлять около полумиллиона рублей, уполномоченное на составление штатного расписания лицо может распределить различными способами.

Рассмотрим примеры распределения общего денежного ресурса для штатного расписания УК:

1. Председатель получает 9 000, бухгалтер – 8, паспортист – 3,5. Для обслуживающего персонала ставки уменьшаются и составляют: электрик – 3 500, сантехник, уборщица и дворник – по 6 000, что составляет в месяц 42 тысячи, а в год — 504 тысячи рублей.
2. Председатель получает 10 тысяч, бухгалтер – 9, он же за 2 тысячи рублей доплаты выполняет функции паспортиста. Электрик – 3 тысячи, сантехник и уборщица – по 5 тысяч, а дворник – 4 тысячи. Что составляет в месяц 38, а в год – 456 тысяч рублей.

В первом случае просматривается небольшой перерасход. Во втором – уложились экономно.

Строим новое расписание. Председатель получает 8 тысяч, бухгалтер — 7 500, с доплатой в 2 тысячи за функции паспортиста. Зарплата обслуживающего персонала сохраняется в пределах, предусмотренных во 2 варианте штатного расписания. Это составляет в месяц 414 тысяч рублей.

Сэкономленные во втором и третьем вариантах средства, можно использовать для доплат. По нормативам, установленная зарплата не должна быть меньше установленного минимального размера. Соответственно, в данном случае придётся снижать объём почасовой нагрузки.

Рассчитав объём заработной платы, приступаем к заполнению документа. В штатном расписании указываются такие пункты:

• название организации, соответствующей записям в учредительной документации;
• период, в течение которого составленное штатное расписание будет актуальным.

Следующие данные заполняются в табличном виде:

1. Перечень структурных подразделений, в которых предполагаются назначения должностей.
2. Каждому подразделению присваиваются коды, которые соответствуют нумерации подразделений (например: 0,1 – председатель, 0,2-бухгалтерия и так далее).
3. Указываются должности.
4. Представляются должностные оклады по каждой из должностей, таких как: директор, управляющий, главный инженер, паспортист и дворник.

Справка! В заключение выводится смета расходов на выплату заработной платы сотрудников за месяц и за год.

Скачать образец штатного расписания управляющей компании ЖКХ

Внесение изменений

Изменение штатного расписания обычно связывают с такими факторами:

• сокращение ставок;
• введение новых ставок;
• изменения в оплате труда.

Решать этот вопрос потребуется с опорой на номенклатурную документальную основу. Если вопрос касается введения ставок или их сокращения – его требуется обсудить на общем собрании. Как минимум – нужно оповестить жильцов о принятии такого решения управляющей компанией.

При проведении реформ, связанных с изменением заработной платы, регламентируется оповещение только работников. Оно проводится после выхода приказа, под роспись об ознакомлении с приказом.

Внесение изменений производится на основании сведений, утверждённых приказом. В приказе об изменении штатного расписания отражают:

1. Точное наименование должности, которая устраняется при изменении и должности, которая вводится.
2. Перечень должностей, которые сокращаются.
3. Конкретные суммы заработной платы или доплат, установленные в отношении штатной единицы.

Обратите внимание! Все производимые изменения должны оформляться выпиской из соответствующего приказа. Выписка прилагается к штатному расписанию.

На основании утверждённых приказом изменений составляются «дополнения к штатному расписанию» или новое штатное расписание, если изменения многочисленны.

Выписки из приказов и само штатное расписание, а также изменения, прилагаемые к нему, требуется хранить вместе. Это пригодится при проведении инспекторских проверок со стороны Государственной инспекции по труду.

• Скачать бланк приказа о внесении изменений в штатное расписание
• Скачать образец приказа о внесении изменений в штатное расписание управляющей компании ЖКХ

Особенности наименования структурных единиц и должностей

При наименовании структурных единиц и должностей необходимо руководствоваться:

1. Нормативными федеральными, региональными и локальными актами.
2. Таблицей, в которой отражены наименования должностей, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, классификатором профессий (ОК 016-94).
3. Перечнем должностей, традиционно использующихся для обслуживания многоэтажных домов.

Важно! Если наименование должности не будет соответствовать перечисленным требованиям, то запись в трудовой книжке работника будет считаться недействительной.

Правильно составленное штатное расписание станет гарантом безопасности для управляющей компании, в случае инспекторских проверок или пристального внимания со стороны жильцов.

Наличие штатного расписания является обязательным для всех организаций, которые занимаются набором сотрудников в свой штат.

Это же касается и управляющих компаний, оказывающих жилищно-коммунальные услуги в многоквартирных домах.

Показать содержание

• Главное предназначение штатного расписания УК
• Инструкция по составлению
• Примеры расчетов
• Внесение изменений в ШР
• Особенности наименования должностей управляющей компании

Узнайте на нашем сайте о правах и обязанностях управляющей компании перед жильцами, о стандартах и сроках раскрытия информации, а также о преимуществах и недостатках перед другими формами управления. Читайте также о том, имеет ли право УК выписывать жильцам предписания или вовсе отказаться от управления МКД.

Главное предназначение штатного расписания УК

Что такое штатное расписание управляющей компании?

Если наличие документа предписывается договором и положениями законодательства, то расписание должно обязательно составляться в соответствии с нормативами.

Штатное расписание представляет собой специальную форму. В ней содержится информация обо всех имеющихся рабочих местах. Здесь имеются следующие данные:

• число сотрудников в штате;
• объем и названия ставок;
• данные о тарифах;
• информация о существующих тарифных надбавках.

Количество нанимаемого персонала обязательно должно соответствовать количеству единиц в штате, указанному в документе.

Существует специальная форма, которая утверждается Федеральной службой государственной статистики Российской Федерации. Эта форма обозначается как №Т-3, и правление управляющей компании может вносить сюда ряд изменений, если того требуют обстоятельства.

Штатное расписание управляющей компании ЖКХ — образец

Читайте на нашем сайте о таких процедурах, как: проведение конкурса по выбору управляющей организации, передача новостройки от застройщика к УК, создание собственной управляющей компании в качестве получения прибыли, регистрация её на ГИС ЖКХ и получение лицензии, а также банкротство УК. Образцы договоров УК с собственниками и с подрядными организациями можно скачать у нас бесплатно.

Инструкция по составлению

Перед тем как приступить к составлению штатного расписания, необходимо четко отобразить всю структуру УК, указав все ее функции.

Только человек, который обладает определенными полномочиями, имеет право на составление ШР.

Чаще всего правление прибегает к помощи специалистов в области экономики труда или же штатных сотрудников бухгалтерии.

Составленное штатное расписание обязательно утверждается на общем собрании собственников квартир, находящихся в жилом доме под управлением УК, Устав предоставляет информацию, которая позволяет узнать все об условиях вступление в ту или иную должность.

Один момент является принципиальным для ШР – точный расчет заработной платы, представленный новому сотруднику во время собеседования.

Основа расчета – это полный объем денежных ресурсов, которыми распоряжается УК. В штатном расписании указывается зарплата административного и обслуживающего персонала.

Должностные инструкции директора управляющей компании, управляющего и главного инженера вы можете скачать на нашем сайте бесплатно.

Примеры расчетов

Общий объем средств, находящихся на счете компании, варьируется в зависимости от количества обслуживаемых многоквартирных домов. В качестве примера можно привести сумму, равную 500 000 рублей.

500 000 можно распределить следующим образом. Например, ежемесячная заработная плата председателя составляет 10 тысяч, бухгалтера – 8 тысяч. Ставки остального персонала будут меньше, например, по 5 тысяч рублей – у дворника, электрика, сантехника и уборщицы.

Таким образом, на заработную плату уходит по 38 тысяч рублей со счета УК каждый месяц. Что в год составляет 456 тысяч рублей. Налицо экономия средств.

Еще один пример – это расчет с небольшим перерасходом. В этом случае председатель УК будет иметь зарплату в 10 000. Бухгалтер – 8 000, но за три дополнительные тысячи он выполняет еще и задачи паспортиста.

Электрик получает 6 000 рублей, сантехник и уборщица также по 6 тысяч, а дворник – 3500 рублей. В этом случае ежемесячные расходы будут составлять 42.5 тысяч рублей. Сумма для выплат сотрудникам в год будет составлять 510 тысяч рублей.

Чтобы не допустить перерасхода, необходимо снизить почасовую нагрузку на персонал. Минимальную ставку снижать нельзя.

После расчетов можно приступать к заполнению. В документ вносятся:

• официальное наименование УК;
• период, на который распространяется действие ШР.

Далее перечисляются в графах структурные подразделения, их коды, а затем указываются должности и размеры окладов каждой из них, а также месячные и годовые расходы на зарплату.

Внесение изменений в ШР

Как правило, причины изменений связаны со следующими обстоятельствами:

• снижение оплаты труда;
• повышение ставок.

Принятие решения будет опираться на документы. Любые вопросы, которые касаются перемен в размере заработной платы, будут непременно обсуждаться и решаться на общем собрании жильцов многоквартирного дома.

Изменения в заработной плате будут касаться непосредственно работников. Любые реформы можно провести только после выпуска соответствующего приказа, под которым подписывается каждый сотрудник.

В приказах должны быть следующие пункты:

• полное название должности (вводимой или устраняемой);
• список должностей на сокращение;
• суммы оплаты и бонусов по каждой должности.

Выписка из приказа прилагается к ШР. Дополнения вводятся на основании приказа. Это же касается и нового ШР. Вся документация хранится вместе на случай проверок из вышестоящих инстанций.

Особенности наименования должностей управляющей компании

В процессе наименования структурных единиц правление управляющей компании или специалист будут руководствоваться нормативными актами, действующими на всех уровнях, таблицей наименования, соответствующей нормам ТК РФ, а также списком должностей, которые используются в управляющих структурах.

Чтобы запись в трудовой книжке работника могла считаться действительной, необходимо, чтобы наименование его должности описывалось в рамках существующих требований.

Верно составленное штатное расписание – это гарантия прохождения проверок УК. Правильные расчеты позволяют избежать повышенного внимание со стороны жильцов многоквартирного дома и, следовательно, возможных конфликтов и жалоб.

О том, как создать штатное расписание, вы можете узнать из видео:

Штатное расписание

Каждый работодатель должен вести кадровые документы, которые регулируют его взаимоотношения с наёмными работниками. Это не только трудовые договоры и книжки, но и локальные, то есть внутренние акты.

Один из таких актов называется штатным расписанием. В нём перечисляются должности работников, количество единиц по каждой из них, оклад и другие данные. Узнайте, как правильно оформить штатное расписание, ведь этот документ нужен каждому работодателю.

Можно ли отказаться от штатного расписания

В Трудовом кодексе нет прямой нормы, которая обязывала бы работодателя оформить штатное расписание. Но в статье 57 ТК РФ, где перечислены обязательные условия договора с работником, указано, что трудовая функция (работа по должности) должна соответствовать штатному расписанию. Получается, что без этого документа нельзя вписать в трудовой договор, на какую должность принят работник.

Штатное расписание требуется даже микропредприятиям, которые заключают с сотрудниками типовые трудовые договоры. Ведь такой договор позволяет отказаться только от некоторых локальных актов, например, положения о защите персональных данных.

Таким образом, вести штатное расписание должен каждый работодатель, отказаться от этого документа нельзя.

Какая информация должна быть в штатном расписании

Штатное расписание отражает структуру предприятия, поэтому здесь отмечают, какие в нём есть отделы и подразделения. Здесь же указывают должности (специальности, профессии), количество единиц, зарплату и общий фонд оплаты труда.

В этом документе нет личных персональных данных работников, которые занимают или занимали конкретные должности. По сути, штатное расписание – это просто перечень рабочих мест, которые работодатель может предоставить.

Когда именно составлять штатное расписание? Учитывая, что никаких норм по этому вопросу не установлено, можно ориентироваться на дату заключения первого договора с работником. Но и оформить его более ранней датой тоже не запрещено. Главное, чтобы к моменту заключения трудового договора соответствующая должность уже была вписана в штатное расписание.

Кроме того, надо издать внутренний приказ, которым утверждается штатное расписание. В приказе указывают реквизиты документа, общую численность работников и фонд оплаты труда в месяц.

По какой форме заполнять штатное расписание

С 2013 года коммерческие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны применять первичные документы унифицированной формы (за исключением некоторых, например, кассовых). Поэтому каждый работодатель вправе разработать свой бланк штатки, при условии, что учётный документ содержит все необходимые реквизиты, перечисленные в статье 9 закона N 402-ФЗ от 06.12.2011.

Но на практике многие организации и ИП используют бланк унифицированной формы Т-3, утверждённой постановлением № 1 Госкомстата России от 05.01.2004. Свой выбор надо закрепить в учётной политике работодателя.

Далее мы покажем пример заполнения штатного расписания 2023 года, составленного по форме Т-3.

Унифицированная форма Т-3 представляет собой таблицу, в которой 10 колонок. Заполнять её надо в соответствии с требованиями постановления Госкомстата.

Штатное расписание 2023 года (скачать бланк Т-3 для заполнения)

Как правильно оформить штатное расписание на 2023 год, заполненное по новым правилам? Если говорить об унифицированной форме Т-3, то с момента публикации постановления Госкомстата ничего нового в порядок заполнения не вносилось.

В шапке документа указывают:

• название организации или имя ИП-работодателя;
• код по ОКПО;
• номер документа и дату его составления;
• период действия (обычно до одного года);
• реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
• общее количество штатных единиц.

В первых двух колонках указывают название структурного подразделения и его код. Никаких рекомендаций по классификации подразделений нет. Это могут быть отделы, администрации, сектора, филиалы и др. Код обычно отражает подчинённость подразделений. Например, дирекции или администрации, как правило, присваивают код 01.

В третьей колонке прописывают название должности, специальности, профессии. Ориентироваться при этом можно на следующие документы:

• общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94);
• общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08);
• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих;
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты.

Далее по каждой должности указывают количество штатных единиц, которое может быть и неполным (0,25; 0,5; 0,75). Если в организации установлены тарифные ставки (оклады), то они прописываются в рублях за один месяц.

Обратите внимание: статья 22 ТК РФ устанавливает, что оплата за равный труд должна быть равной. Это значит, что оклад по одной и той же должности у разных работников не должен отличаться.

Не всегда в штатном расписании можно отразить заработную плату в фиксированной сумме. Например, оплата может быть сдельной, зависеть от процента в выручке или прибыли, от коэффициента трудового участия или распределения. В таком случае в столбце «Примечание» надо сделать отсылку на локальный акт об оплате труда. Если зарплата определяется таким образом (то есть не в рублевом исчислении в месяц), то колонка 9 не заполняется.

В столбцах 6-8 указывают дополнительные выплаты – надбавки, премии, доплаты. Конечно, при условии, что они предусмотрены на предприятии.

Изменения в штатное расписание вносят по необходимости. Например, для введения нового структурного подразделения или добавления штатных единиц. Изменения в расписание, которые вызваны сокращением штата или внесением в трудовые договоры новых условий, должны вводиться не ранее, чем через два месяца после соответствующего приказа.

Штатное расписание на 2023 год подписывается руководителем кадровой службы (или другим уполномоченным на это лицом) и главным бухгалтером.

Кто имеет доступ к штатному расписанию

Утверждённое штатное расписание хранится на предприятии и может быть востребовано в любой момент проверяющими органами. Это может быть налоговая инспекция, внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФМОС), трудовая инспекция, прокуратура.

Какие санкции грозят за отсутствие штатки? Во-первых, это статья 126 НК РФ – 200 рублей за непредставленный документ. Во-вторых, работодателю могут вменить нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. За это по статье 5.27 КоАП РФ с индивидуального предпринимателя взыщут до 5 000 рублей, а с организации – от 30 000 до 50 000 рублей. В-третьих, без штатного расписания трудно доказать, что увольнение по сокращению численности законно и у работодателя нет вакансий, которые он должен предложить сокращаемому работнику.

Что касается сотрудников, то знакомить их с штатным расписанием надо, только если это указано в коллективном договоре или другом локальном акте. Кроме того, доступ к этому документу надо обеспечить, если в трудовом договоре с работником не указан размер оклада, а сделана отсылка к штатному расписанию.

Вот какое мнение высказывает Роструд в письме от 15 мая 2014 г. № ПГ/4653-6-1: «Штатное расписание не является локальным нормативным актом, непосредственно связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работника при приёме на работу».

Но если сотрудник просит предоставить ему выписку из штатки, работодатель должен её предоставить. В документе отражают название и размер оклада только той должности, которую занимает работник.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание — бланк унифицированной формы Т-3 — и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Скачать штатное расписание

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

Как оформляется штатная расстановка, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание.  Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

• на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

Скачать пример заполнения штатного расписания

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении… графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

В некоторых ситуациях работнику может понадобиться выписка из штатного расписания. Образец заполнения такой выписки подотовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет.

Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».