При выборе компании аутсорсера следует обращать внимание на

В статье «Бухгалтерские услуги: выгода и риски для бизнеса» мы говорили о том, кому нужно бухгалтерское обслуживание и как можно его организовать. Один из вариантов ведения бухгалтерии – это аутсорсинг бухгалтерских услуг, то есть передача учетных функций внешнему исполнителю.

Аутсорсинг бухучета в последние десять лет становится в России все более популярным, и все больше специализированных компаний предлагают свои услуги. О том, на что надо обращать внимание при выборе аутсорсера мы и хотим вам рассказать.

1. Обращайте внимание на известность и репутацию бухгалтерской фирмы

Аутсорсинг бухгалтерских услуг появился в России не вчера, поэтому те компании, которые могли себя проявить, как профессиональные исполнители, за последние десять лет себя уже показали. Они уже сдали для своих клиентов тысячи отчетов и деклараций, возместили миллионы рублей НДС и ответили на сотни запросов налоговых органов.

Качество любой услуги, в том числе и бухгалтерской, не всегда легко оценить со стороны с первого раза, поэтому мнение уже имеющихся клиентов аутсорсинговой компании будет весомым аргументом «за». Наличие на сайте бухгалтерской компании отзывов с контактами клиентов, профессиональные рейтинги, рекомендации знакомых, обсуждения в соцсетях и форумах, информация из СМИ и других источников – это всегда плюс в пользу конкретного аутсорсера.

Выдерживать несколько лет конкуренцию брендов (а на российском рынке хороших исполнителей бухгалтерских услуг немало) смогут только те аутсорсеры, у которых есть внутренний аудит своей работы. Низкое качество бухгалтерской услуги проявится достаточно быстро – уже при камеральной проверке отчетности, поэтому заявлять о высоких стандартах своего обслуживания могут далеко не все аутсорсеры.

2. Узнайте, можно ли получить у аутсорсера тестовый период оказания бухгалтерских услуг

Известные и хорошо работающие компании часто предлагают своим потенциальным клиентам пробный период (например, месяц), в течение которого они могут оценить, как в реальности оказываются бухгалтерские услуги. Оплата за этот период может быть снижена или вообще отсутствовать. Такая возможность – хороший признак того, что фирма-аутсорсер имеет достаточную финансовую подушку, чтобы позволять себе оплачивать за свой счет работу сотрудников, и уверена в качестве оказываемых услуг.

3. Попросите для ознакомления проект договора на оказание бухгалтерских услуг

Про то, что оказание бухгалтерских услуг оформляется письменным договором, вы, скорее всего, знаете. С текстом договора желательно подробно ознакомиться до подписания, для чего попросите выслать его вам на почту.

Аутсорсер, который несет ответственность за качество оказываемых им бухгалтерских услуг, пропишет в условиях договора не только обязанность клиента своевременно оплачивать произведенную работу. Среди договорных условий будут указаны обязательства заказчика в документообороте – когда и в каком виде должна быть передана документация клиента, кто несет ответственность за нарушение сроков и т.д. Если исполнитель услуги не считает этот пункт важным, значит, он вряд ли серьезно подходит к обязанности сдавать вашу налоговую и бухгалтерскую отчетность в срок.

Очень важным условием для вас, как для клиента, будет гарантируемая материальная ответственность аутсорсера за возможный ущерб, причиненный некачественным оказанием бухгалтерских услуг. Если по вине исполнителя вам выпишут штрафы и пени, то бухгалтерская компания должна обязаться их возместить.

К слову, от ошибок в учете не застрахован никто, в том числе и штатный бухгалтер, вот только он вряд сможет компенсировать ущерб в полном объеме, как это может аутсорсинговая компания, имеющая совсем другие финансовые возможности.

4. Проверьте, гарантирует ли аутсорсер соблюдение конфиденциальности

Бухгалтерские услуги должны отвечать немалому списку требований и одно из самых важных – соблюдение конфиденциальности. Тут вспоминается словечко «поверенный в делах», в его еще дореволюционном толковании – этот человек не только представлял интересы своего хозяина и был в курсе всех дел, но главное – обладал его доверием.

Тот, кто оказывает вам бухгалтерские услуги, естественно, будет знаком со всеми нюансами вашего бизнеса. Условие о конфиденциальности информации, исходящей от клиента (коммерческой или деловой тайне), должно быть указано в договоре или заключено в виде дополнительного соглашения. Аутсорсер должен гарантировать и то, что ваши данные, полученные в бумажном или электронном формате, будут сохранены в неизменном виде, а получить к ним доступ смогут только доверенные лица.

5. Поинтересуйтесь, может ли бухгалтерская фирма провести бесплатный экспресс-аудит

Экспресс-аудит бухгалтерии – это предварительное знакомство с вашей уже ведущейся отчетностью. Хорошему бухгалтеру не потребуется много времени, чтобы понять, в каком она состоянии. Такой экспресс-аудит в интересах самого исполнителя бухгалтерских услуг. Если некоторые участки бухгалтерского учета запущены, то есть не велись правильно и своевременно, то, возможно, потребуется их восстановление. Вы можете оставить заявку на проведения бесплатного аудита бизнеса на нашем сайте, аудит проводится 3-4 часа, результат будет предоставлен в виде отчет:

Обещание качественных бухгалтерских услуг по минимальным тарифам без знакомства с вашими документами – признак безответственного исполнителя. Конечно, если вы только начали работу, то никакими «скелетами в шкафу» еще не обзавелись, в этом случае экспресс-аудит необязателен.

6. Спросите, как формируется счет на оказанные бухгалтерские услуги

Экономия расходов на бухгалтерские услуги — это один из ключевых критериев, который побуждает клиентов обращаться в компании-аутсорсеры. Мы уже сравнивали плюсы и минусы разных вариантов бухгалтерского обслуживания, в том числе и по параметру величины таких расходов. Всегда ли получение услуг от бухгалтерской компании будет самым выгодным для вас вариантом? Нет, не всегда, но в большинстве случаев сэкономить деньги аутсорсинг бухгалтерских услуг позволяет, и иногда очень существенно.

Гибкая система ценообразования – это преимущество тех фирм, которые в хорошем смысле умеют ставить дело на поток. Такой аутсорсер может предложить вам разную стоимость тарифов в зависимости от целого ряда факторов: количества хозяйственных операций, выбранного налогового режима, численности работников, необходимости ведения первичной документации, календаря вашей отчетности и др. Будет иметь значение и сезонность/неравномерность вашей деятельности.

Хорошая бухгалтерская компания даст вам возможность передать на внешнее обслуживание определенное число хозяйственных операций или участков бухгалтерского учета. Например, это может быть только кадровый учет или сдача отчетности, а если вам понадобятся дополнительные бухгалтерские услуги, то вы без проблем сможете их получить.

В выставленном счете должно быть четко указано — за какие именно бухгалтерские услуги и в каком объеме вы платите. Если аутсорсер заинтересован в вас, как в клиенте, то он предложит вам максимально подходящий вариант.

7. Узнайте о возможности представления ваших интересов в налоговых органах

Бухгалтерские услуги не ограничиваются только ведением учета и сдачей отчетности. Очень часто у налоговых органов и внебюджетных фондов возникают вопросы по сданным декларациям, ведь каждая из них проходит камеральную проверку. Необходимость дать пояснения по отчетности или подготовить уточненную декларацию возникает не всегда, но было бы хорошо иметь возможность получить такую дополнительную услугу в той же самой бухгалтерской фирме.

Если исполнитель бухгалтерских услуг работает на рынке не первый год, то он знает, как реагировать на запросы ФНС и других проверяющих и как проходить проверки. Он сможет представить интересы заказчика не только в налоговых органах, но и в суде. Хорошо, когда выбранная фирма работает в регионе уже давно и знакома с местной спецификой налогообложения, поэтому стоит выбирать компанию с разветвленной партнерской сетью или филиалами.

8. Спросите, может ли бухгалтерская компания провести для вас налоговую оптимизацию

Каждый налогоплательщик имеет право применять законные методы для снижения налоговой нагрузки. Хороший аутсорсер бухгалтерских услуг предложит вам помощь в выборе самого подходящего режима налогообложения. Критерии, по которым можно сделать такой выбор самостоятельно, мы уже рассматривали, но консультацию профессионала это не заменит. Будет замечательно, если вам не просто посоветуют, а приведут расчеты вашей налоговой нагрузки на разных режимах.

Налоговая оптимизация деятельности клиента включает в себя не только выбор режима налогообложения. Специалисты хорошей бухгалтерской компании должны прекрасно ориентироваться во всех тонкостях налогового законодательства. Это не только умение оперировать статьями НК РФ и федеральных законов, положений ПБУ, но и подтверждение своей точки зрения другими нормативно-правовыми актами, знакомство с рекомендациями Минфина, требованиями ФНС и арбитражной практикой вашего региона.

Надежный исполнитель бухгалтерских услуг может предостеречь вас от сомнительных сделок и налоговых схем, помочь составить учетную политику, разработать положение о проверке добросовестности контрагентов. Даже если услуга по разработке налогового планирования не входит в выбранный вами пакет услуг, ее можно заказать дополнительно, окупится она многократно.

9. Убедитесь в высокой профессиональной подготовке работников бухгалтерской компании

Чтобы качественно вести учет в разных секторах экономики, аутсорсер бухгалтерских услуг должен иметь высокопрофессиональный кадровый состав. Это могут быть как универсальные, так и узкоспециализированные сотрудники, имеющие не один год стажа. Для таких специалистов не станет проблемой ваше желание участвовать в тендерах и госзакупках, возврат НДС из бюджета, экспортно-импортные сделки и т.д.

Квалификацией своих работников хорошие фирмы гордятся, поэтому могут подтвердить наличие у них профессиональных дипломов, сертификатов, свидетельств, доступа к актуальной правовой базе. Кстати, при наличии штатного бухгалтера нести расходы на повышение его квалификации часто приходится самому владельцу бизнеса.

Передав ведение бухгалтерии на аутсорсинг, вы не будете заниматься ежедневным контролем бухгалтера (как это часто приходится делать со штатным сотрудником), ведь как заказчик вы имеете дело с компанией, а не с конкретным профессионалом. Если вашу бухгалтерию начал вести один специалист, то вы не заметите его уход в отпуск или на больничный, потому что всегда есть такой же квалифицированный сотрудник, который его заменит.

10. Узнайте, можете ли вы получить онлайн-доступ к своей бухгалтерии

Современные компьютерные технологии уже давно используются при оказании бухгалтерских услуг. Это не просто удобство для бухгалтера или клиента, а сегодняшнее требование налогового законодательства. Например, есть такие виды отчетности, которые принимаются только в электронном виде, и эта тенденция будет и дальше развиваться.

Большим плюсом хорошего аутсорсера будет наличие собственного программного обеспечения, работающего в «облачном» формате. Это означает ваш круглосуточный бесперебойный доступ к своей отчетности и документам в личном кабинете, возможность задать вопрос специалисту, отслеживать расчеты с контрагентами и другие платежи и т.д. На случай прекращения договора с аутсорером вам должен быть гарантирован перенос вашей информационной базы в полном и неизменном объеме, для запуска ее на другом оборудовании.

В итоге, выбирая компанию — аутсорсера бухгалтерских услуг, вы должны быть уверенными в следующем:

1. Компания появилась на рынке не вчера, известна широкому кругу клиентов и имеет хорошую репутацию.
2. Аутсорсер готов предоставить вам тестовый бесплатный (или частично оплачиваемый) период оказания бухгалтерских услуг.
3. Вы можете заранее подробно ознакомиться с проектом договора на оказание бухгалтерских услуг.
4. Компания гарантирует соблюдение конфиденциальности полученной от вас информации.
5. Исполнитель может, при необходимости, провести бесплатный экспресс-аудит вашей бухгалтерии.
6. Вам понятно, как формируется счет на оказанные бухгалтерские услуги, ценообразование можно назвать гибким, пакет услуг всегда можно дополнить или сократить.
7. При необходимости компания может представить ваши интересы в налоговых органах.
8. Аутсорсер готов провести для вас мероприятия по налоговой оптимизации.          
9. Вы убедились, что компания может подтвердить высокую профессиональную подготовку своих работников.
10. Вы можете получить онлайн-доступ к своей бухгалтерии в любое время.

А чтобы вы без каких-либо материальных рисков могли попробовать вариант аутсорсинга бухгалтерских услуг и решить подходит ли он вам, мы совместно с фирмой 1С готовы предоставить нашим пользователям месяц бесплатного бухгалтерского обслуживания:

У нас аутсорсинг услуг часто воспринимается негативно. Хотя, по моему опыту, иногда он помогает сэкономить до 30% на бухгалтерских услугах и может быть дополнительным аргументом при переговорах с инвесторами. 

Как понять, что компания готова к аутсорсингу

Аутсорсинг услуг актуален для разных бизнесов. В любой компании есть процессы, которые можно передать третьей стороне. Но чтобы был результат, важно определиться, какие потребности бизнеса закроет аутсорсинг. 

Что нужно для работы с подрядчиком на аутсорсе

• Четкая миссия компании и понимание ее целей. 

Здорово, если текущая цель — масштабироваться. Тогда аутсорсинг поможет наладить процессы и сосредоточиться на продукте.

• Наличие внутренних регламентов работы. 

Если их нет, проект с аутсорсинговой компанией не получится. Например, вы хотите передать бухучет на аутсорсинг. Спросите себя, когда закрываете месяц, выставляете акты выполненных работ, подаете отчетность в банк или инвесторам, когда хотите получить дивиденды?

• Понимание, какие процессы хочется передать провайдеру. 

Поинтересуйтесь, как будете работать с поставщиком услуг, и сделайте процесс максимально узким. Не отдавайте исполнителю критически важные процессы. Решили перевести на аутсорсинг бухучет — начните с малого: с начисления заработной платы. Если с аутсорсером не сработаетесь, то легко «вернете» это направление обратно. 

Если компания большая (в штате от полутора тысяч человек), передавайте на аутсорсинг десятую часть штата (150–200 человек).

• Подготовка к фандрайзингу. 

Часто основатели не задумываются о важности бухучета. И когда к ним приходит инвестор, компания не может презентовать себя (я сталкивалась со случаями, когда фаундеры не могли даже посчитать прибыль). Аутсорсер может помочь. Кроме того, инвесторы доверяют аутсорсерам, потому что знают: такая компания дорожит репутацией и не допустит фрод и другие негативные вещи. 

Однажды по заказу инвестфонда мы проводили Due Diligence стартапа и обнаружили нестыковки по суммам выручки в бухучете, отчетах о прибылях и убытках. Такое бывает, если работу выполнили, а акты заказчику не выставили. В итоге сумма оплаты числилась как аванс и создавала кредиторскую задолженность и ухудшала показатели ликвидности.

Для стартапов ранних стадий выручка — один из основных критериев оценки. Очевидно, что фонд ожидал увидеть совсем другие цифры. Фаундеры же думали, что у них в «управленческом» учете выручка. 

К счастью, фонд разрешил привести документы в порядок, мы отразили верные цифры в отчетах. Но эта ситуация заняла время, отодвинула закрытие сделки и получение денег. 

Как решиться перейти на аутсорсинг?

Просчитайте экономическую выгоду от внедрения аутсорсинга. Вот основные факторы, которые на нее влияют.

• Сокращение прямых и косвенных затрат. 

У нас есть кейсы, когда перевод бухгалтерии на аутсорсинг экономил 10–30% затрат компании. При долгосрочном сотрудничестве услуги аутсорсинговой компании практически всегда обходятся дешевле. 

• Улучшение операционной эффективности. 

В частности, сокращение кассового разрыва. Также аутсорсер может планировать сумму налогов.

• Снижение рисков. 

Как правило, аутсорсинговые компании страхуют свою деятельность. Это выгодно и клиенту, поскольку договор можно составить так, чтобы выгодоприобретателем был он. 

Среди других аргументов аутсорсинга: возможность повысить доход, внедрить новые стратегии развития, улучшить микроклимат в коллективе (если на аутсорс вы перевели начисление зарплаты).

Как-то мы готовили документы для прохождения процедуры по возврату НДС из бюджета в рамках специального указа президента. Для этого использовали инструмент как KPI для провайдера. 

Указ определял условия и формы документов. Далее их следовало передать на проверку в уполномоченный орган (в Беларуси они могут быть разными). А после согласования — в местную инспекцию по налогам и сборам. Так вот, существенный процент оплаты наших услуг зависел от того, насколько оперативно и качественно мы подготовим документы и согласуем их в уполномоченном органе.

Как выбрать провайдера и работать с ним?

Определив бизнес-процессы, которые хочется передать на аутсорс, опишите свои ожидания. Они должны быть объективными и достижимыми. Например, снижение косвенных затрат на 1%, снижение рисков за счет страхового полиса или сокращение кассовых разрывов.

При выборе поставщика услуг возможно несколько подходов:

• изучить рейтинг компаний-аутсорсеров; 
• включить «сарафанное радио»; 
• создать пул из десяти компаний, разослать всем запрос предложения (Request for Proposal) с детальным описанием бизнес-требований;
• обратиться в консалтинговую компанию, которая подберет вам провайдера. 

Ключевые критерии для анализа исполнителей

• Цена. 

Влияет на объем услуг и KPI. Обратите внимание на прозрачность ценовой политики и поинтересуйтесь, как меняется цена в зависимости от роста компании. 

• Информационная безопасность. 

Обязательно проверьте наличие сертификата ISO, лицензионного ПО и есть ли у компании служба поддержки. 

• Гибкость. 

Поинтересуйтесь, насколько поставщик услуг либерален в плане условий договора. Например, я знаю компанию, которая оказывает аутсорсинг бухуслуг по публичному договору. В одностороннем порядке провайдер может менять условия договора. Для клиента это опасная ситуация. 

• География. 

Если планируете международную экспансию, выбирайте компанию с офисами или партнерами в соответствующих странах. Так вы получите сервис в одном окне. 

• Знание английского языка. 
• Дополнительные гарантии. 

Ознакомьтесь с приложением к договору. У профессиональных аутсорсинговых компаний приложение очень подробное, содержит перечень и сроки предоставления услуг, требования к клиенту. 

Чтобы оценить информацию о провайдерах, составьте матрицу. 

Например, вы — IT-компания, к поставщику услуг у вас следующие требования: 

• опыт работы с IT-компаниями (продуктовыми);
• наличие страхового полиса;
• сохранность данных (где размещаются, периодичность бэкапа, наличие IT-поддержки у провайдера), доступ к данным 24/7;
• использование лицензионного ПО;
• наличие сертификата ISO 9001;
• знание сотрудниками английского языка и МСФО (международных стандартов финансовой отчетности);
• цена: $1—1,5 тысячи в месяц.

Запишите эти данные в оценочную таблицу. 

После отправки Request for Proposal вам поступило два предложения. 

• Обе компании готовы выполнить поставленные задачи. Но стоимость услуг компании А составляет одну тысячу долларов, а компании B — полторы. 
• Количество реализованных проектов компании А — 1, а компании B — 4. 
• Компания А работает на лицензионном ПО (1 балл), данные хранятся на облачном сервере (1 балл) доступ к ним 24/7 (1 балл), но нет сертификата ISO. 
• У компании В есть сертификат ISO 9001 (1 балл), она оказывает услуги с лицензионным ПО (1 балл), данные хранятся на облачном сервере (1 балл) и доступ к ним 24/7 (1 балл). 
• Сотрудники обеих компаний не владеют английским, не знают МСФО.

Подумайте, что для вас в приоритете: стоимость, опыт или специфические знания? 

Вот как это выглядит в таблице.

Составьте рейтинг предложения — оценку в баллах, полученную по результатам оценки критериев с учетом их значимости. 

• B (баллы) Цi (оценка по критерию «цена договора», определяется как отношение минимального из всех предложений к предложению о цене договора участника).
• V — вес критерия Цi.
• Кi (оценка по критерию «качество», определяется как количество баллов, исходя из наличия необходимых 4 критериев в предложении к максимальному количеству баллов всех представленных участников)
• V — вес критерия Кi.
• Оi (оценка по критерию «опыт», определяется как количество исполненных договоров в предложении к максимальному количеству договоров всех представленных участников)
• V — вес критерия Оi
• Зi (оценка по критерию Знания, определяется как количество предоставленных сертификатов в предложении к максимальному количеству сертификатов всех представленных участников)
• V — вес критерия Зi

Рейтинг компании А =1000/1000*50+3/4*20+1/4*20+0 (сертификаты отсутствуют) =50+15+5+0=70. 

Рейтинг компании B = 1000/1500*50+4/4*20+4/4*20+0=33+20+20+0=73.

У компании B больше баллов.

Как правильно заключать договор?

Нужно обязательно оговорить ряд условий.

• Порядок формирования стоимости услуг. 

Вы должны понимать, от чего она зависит, почему растет, как будет меняться в зависимости от вашего роста, и наоборот.

• Кто в ауторсинговой компании принимает решение? 

Пропишите в договоре, с кем вы общаетесь в критичной ситуации, кто — руководитель проекта. Если его меняют, вас обязаны уведомить об этом на следующий же день. Также у вас должно быть право поменять руководителя проекта. В нашей компании и этот момент есть в договоре. 

• Оперативность. 

Пропишите скорость ответа на письма. Например, «Срочно» означает два часа на ответ. «Важно» — восемь часов. 

• Выход из договора. 

Пропишите пошагово, что будет, если вы расстанетесь с аутсорсером. В какой срок компания выгрузит базу? Многие заказчики упускают этот момент, а аутсорсеры потом манипулируют и не возвращают данные компании (это возможно, если клиент не приобретал собственное ПО, а пользовался софтом аутсорсера). 

Заключение договора — процесс долгий и детальный. Но если вы проработаете его, вам будет удобно и комфортно. 

Как получить максимум

1. Удостовериться, что в компании налажены бизнес-процессы и есть внутренние регламенты работы. 
2. Сформулировать, какие потребности бизнеса должен закрыть аутсорсинг. Не передавать на аутсорс процессы, критически важные для компании. 
3. Просчитать экономическую эффективность от перехода на аутсорс. Возможные параметры для анализа: сокращение прямых и косвенных затрат, улучшение операционки, повышение привлекательности для инвесторов. 
4. Письменно описать ожидания: они должны быть объективными и достижимыми.
5. Сформулировать запрос предложения (Request for Proposal) и выбрать провайдера услуг. 
6. Определить критерии отбора (цена, информационная безопасность, гибкость условий) и составить на их основе оценочную таблицу. 
7. Определить рейтинг аутсорсинговых компаний, используя формулу расчета. 
8. Запросить проекты договоров и проанализировать условия. Обращать внимание, как формируется стоимость, каковы условия выхода из договора и прочее. 

И помните: в отличие от штатных сотрудников, аутсорсер не скажет вам, что «так нельзя» или «я так никогда не делала и делать не буду». Цель провайдера услуг — «подстроить» бухгалтерию компании под условия текущего законодательства, причем сделать это качественно и с гарантией.

---

Фото в тексте и на обложке: Unsplash

При поиске специализированной бухгалтерской фирмы необходимо обращать внимание на возможные плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсинге. Ориентируйтесь на советы по выбору бухгалтерской компании и типичные ошибки, совершаемые клиентами перед заключением договора, которые дал нашему изданию Кирилл Ивойлов, основатель компании «Бухгалтерия для Вас», Санкт-Петербург.

15 советов по выбору бухгалтерской аутсорсинговой компании

При выборе компании для перехода на аутсорсинг бухгалтерии уделите внимание следующим моментам:

• Репутация компании

На первоначальном этапе сложно оценить качество предоставляемых услуг аутсорсинга бухгалтерии, а потому при выборе клиенты в первую очередь ориентируются на репутацию фирмы в бизнес-среде. Важно изучить отзывы клиентов, которые уже работали с исполнителем и представляют его деятельность. Кроме того, помощь в выборе окажет и тот факт, если фирму предлагает партнер по бизнесу.

• Срок работы на рынке

Аутсорсинг бухгалтерии появился не вчера. Компании уже в течение 10-ти лет оказывают услуги подобного рода. Естественно, чем продолжительнее период нахождения исполнителя на рынке, тем богаче опыт, поскольку за это время условия ведения учета по некоторым вопросам поменялись.

• Тестовый период получения услуги

При выборе компании для ведения бухгалтерии на аутсорсинге тестовый период позволит клиенту определиться, подходит ли фирма для возложения на нее обязанности по ведению учета или нет. На основании результатов можно понять, справляется ли компания с обязанностями.

• Проект договора

Перед оформлением сотрудничества желательно ознакомиться с проектом договора. В нем указывается, какие обязанности будет брать на себя фирма и какую ответственность понесет при их невыполнении.

• Гарантия конфиденциальности

Этот момент важен потому, что недобросовестные аутсорсеры могут «сливать» информацию конкурентам, что негативно скажется на деятельности клиента.

• Страхование ответственности

Некоторые исполнители страхуют ответственность на случай причинения материального вреда клиентам (ошибки в учете, получение штрафов налоговой инспекции и т.д.). При страховании клиент может быть уверен, что при наступлении негативной ситуации подобного рода получит компенсацию понесенного ущерба.

• Штат сотрудников

Важно при поиске компании по аутсорсингу бухгалтерии ООО обращать внимание на то, какие сотрудники входят в штат, какие знания и навыки имеют. При необходимости можно даже запросить документацию об образовании и повышении квалификации работников.

• Стоимость бухгалтерских услуг

Серьезным критерием отбора считается стоимость предоставляемых услуг. При высокой цене аутсорсинга бухгалтерии некоторые клиенты отказываются от сотрудничества. Однако нельзя основывать выбор только на этом показателе, поскольку нужно оценивать соотношение «цена-качество».

• Консультирование

Получение дополнительных консультационных услуг при организации сотрудничества является преимуществом при аутсорсинге бухгалтерии ИП или ООО. Компания получает возможность в процессе деятельности использовать новые направления развития и при этом консультироваться у профессионалов.

• Экспресс-аудит учета

Такая услуга необходима при первичном заключении договора, поскольку позволяет понять, какой уровень бухгалтерского и налогового учета в компании. На основе полученных результатов принимается решение о том, что в учете подлежит исправлению и на какие участки обратить повышенное внимание.

• Заключение официального договора

При отсутствии официального договора аутсорсер не несет никакой ответственности за результаты, а клиент не вправе списать оплату услуг в расходы.

• Представление интересов в госорганах

Этот момент выгоден тем клиентам, которые не хотят тратить время и силы на общение с налоговой инспекцией, Пенсионным фондом, ФСС и другими госорганами.

• Проведение налоговой оптимизации

Для снижения налоговой нагрузки аутсорсер в процессе работы предлагает провести налоговую оптимизацию и тем самым помочь клиентам снизить расходы в бюджет. К примеру, услуги подобного рода предоставляет «Бухгалтерия для Вас».

• Онлайн-доступ к бухгалтерии

Некоторые компании, переходя на аутсорсинг, предпочитают быть в курсе текущего положения дел в бухгалтерском и налоговом учете. В этой связи предоставление онлайн-доступа к бухгалтерии — преимущество сотрудничества, на которое обращают внимание.

• Перечень предоставляемых услуг

Перед заключением договора необходимо определиться, какие услуги предоставляет тот или иной исполнитель. Естественно, чем обширнее перечень, тем плодотворнее и выгоднее будет сотрудничество, т.к. при каждой новой ситуации не надо искать другую специализированную фирму.

5 ошибок при выборе бухгалтерской аутсорсинговой компании

При выборе бухгалтерской аутсорсинговой компании в Питере некоторые хозяйствующие субъекты допускают следующие ошибки:

• Ориентируются только на цену услуг, желая получить их недорого, при этом не учитывая качество и скорость выполнения работы, профессионализм сотрудников, репутацию компании.
• Предварительно не изучают условия договора, а сразу его заключают. При возникновении спорной ситуации официальный договор может сыграть и в обратную сторону — не защищать клиента, а «топить». Это возможно, если заказчик услуг изначально не проанализировал обязанности и ответственность аутсорсинговой фирмы.
• Полагаются только на мнение других клиентов.
• Не заказывают экспресс-анализ и не имеют представления о том, в каком состоянии бухгалтерский и налоговый учет в компании.
• Не проверяют квалификацию сотрудников аутсорсинговой компании.

Кирилл Ивойлов, основатель компании «Бухгалтерия для Вас»,

Интернет-маркетинг Zа рубли — скидки 20% на услуги!

Zакажите SEO, SERM/ORM, Директ, сайт со скидкой 20%. ДА Победе!

Лучшие статьи

О чем вы узнаете:

• Что такое бухгалтерский аутсорсинг
• Плюсы и минусы бухгалтерского обслуживания аутсорсинге
• Преимущества услуги
• Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг
• Как устроен аутсорсинг бухгалтерских услуг
• Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг
• Бухгалтерский аутсорсинг: какие риски могут возникнуть
• 2 важных момента в договоре на аутсорсинг бухгалтерских услуг
• Как контролировать ведение бухгалтерского учета сторонней организацией 

Последние годы набирает популярность делегирование задач, которые в привычном формате выполняет штатный персонал. Это касается и ведения бухгалтерии, что может оказаться выгодно для организаций. В данной статье вы можете ознакомиться с особенностями передачи бухгалтерского учета сторонней организации. 

Что такое бухгалтерский аутсорсинг

Аутсорсинг  — это простыми словами в бухгалтерии передача работы по ведению бухучета сторонней организации. Компаниям, ранее всегда работающим только со штатными сотрудниками достаточно сложно решиться перейти на аутсорсинг из-за:

• непонимания, что это из себя представляет и как наладить такую работу;
• трудностями в осуществлении контроля их работы;
• незнания как правильно выбрать компанию, оказывающую услуги бухгалтерского аутсорсинга.

В данном случае работа бухгалтерии на аутсорсе не будет иметь особых отличий от других сфер деятельности, где допустим подобный режим работы, например, клининговых услуг или HR. 

Электронный документооборот очень удобно вести в программе Класс365. Она позволяет загружать и выгружать документы в 1 клик, сокращает ошибки в оформлении документов и многое другое. Попробовать возможности программы Класс365 можно прямо сейчас >>

Специфика аутсорсинга бухгалтерских услуг

• При аутсорсинге отсутствует найм конкретного специалиста. Организация заказывает услугу, допустим, расчет зарплаты или подачу отчетности. Преимущества в данном случае состоят в том, что услуга будет оказана даже если требуемый сотрудник уйдет в отпуск или уволится;
• При работе через аутсорсинг оплачиваются только те услуги, которые необходимы;
• Клиент предоставляет аутсорсинговой компании всю необходимую информацию, включая все требуемые документы;
• Ответственность за возможные ошибки в бухгалтерском учете лежат на компании-аутсорсере. В случае их возникновения клиент вправе взыскать с этой фирмы возмещение ущерба. В случае, если в организации числится штатный бухгалтер, такое возмещение исключено;
• В договоре с аутсорсинговой компанией прописываются зоны ответственности, а также входит страховка. 

Какие функции выполняет бухгалтерия на аутсорсинге

Клиент может заказать различные бухгалтерский услуги на свой выбор. Это может быть: 

• ведение регистров;
• подача и подготовка отчетности (деклараций);
• ведение учета заработной платы, а также все расчеты, связанные с ней;
• подготовка и оформление документов для новых сотрудников;
• разработка учетной политики;
• расчет налогов;
• сопровождение налоговых проверок и общение с проверяющими органами, такими как ИФНС и таможенная службы;
• проверка документов, предоставляемых заказчикам и покупателям;
• полное ведение бухгалтерского учета;
• инвентаризация. 

Также возможны и дополнительные услуги, которые также оказывают аутсорсинговые компании, это может быть как регистрация организации в различных органах, так и ведение кадрового учета, организация и поддержка IT-инфраструктуры, юридическая поддержка, финансовый учет и охрана труда.  

Обо всех изменениях в уплате налогов и сдаче бухгалтерской отчетности в 2021 году тут >>

Каким компаниям подойдет удаленная бухгалтерия?

Список бизнеса, которым подойдет данный вариант работы, достаточно широк. Особенно удобен аутсорсинг будет для следующих компаний: 

• Новички в бизнесе, то есть стартапы. В начале пути руководству следует обратить основное внимание на развитие бизнеса. Аутсорсинг позволит избавиться от головной боли в связи с подачей отчетности и уплаты налогов, а также переживаний по поводу поиска и компетенции штатного бухгалтера;
• Иностранные компании. Для зарубежных коллег подобный опыт — достаточно частая практика. Из-за этого иностранцы, открывающие в России представительство своего бизнеса, чаще всего прибегают к услугам аутсорсинга;
• Микробизнес и индивидуальные предприниматели. В таких организациях количество полезных часов, то есть количество времени, затрачиваемого на выполнение реальных рабочих задач, крайне мало. То есть оплачивать услуги полноценного бухгалтера будет просто невыгодно и даже убыточно. Конечно, есть также вариант поиска удаленного бухгалтера, подающего регулярную отчетность, но в этом случае нельзя быть полностью уверенным в качестве оказанных услуг;
• Малый и средний бизнес. В этом случае аутсорсинг помогает оптимизировать затраты и сократить расходы на заработную плату отдела бухгалтерии;
• Холдинги. В таких компаниях на аутсорсинг можно передать часть задач, особенно это касается рутинных и трудозатратных задач. Это поможет снизить затраты и оптимизировать инфраструктуру;
• Сезонный бизнес. Таким организациям не выгодно содержать бухгалтера в период простоя организации;
• Если в организации несколько учредителей, то такой фирме больше подойдет вариант с аутсорсингом. Это поможет организовать прозрачность процесса и независимость бухгалтера, чтобы исключить конфликты между учредителями. 

 Однако, существуют некоторые исключения. 

• Такой режим не подойдет руководителям, которые предпочитают авторитарный стиль управления компанией, то есть склонны к гиперконтролю. Для таких людей передать работу в стороннюю организацию — сильный стресс, они предпочитают самостоятельно выдавать распоряжения сотруднику при личном контакте;
• Организации, работа которых требует особого бухгалтерского учета, также требуют более личного подхода, то есть штатный бухгалтер, давно работающий с подобными особенностями, сможет лучше понять требования руководителя и выполнить работу более качественно;
• Не подойдут для обслуживания организации, ведущие черную бухгалтерию. 

При выборе компании, оказывающей аутсорсинговые услуги, рекомендуется уточнить, с каким именно клиентами они привыкли работать, чтобы понять, какие бизнес-процессы они используют.

Например, следует учитывать, с какой системой налогообложения чаще всего работает организация, специализируется она на общей СНО или упрощенной, а может качественно выполняют работу по поддержке дочерних организаций. 

Автоматизируйте торговлю и склад в удобной программе Класс365, чтобы быстрее и проще решать бизнес-задачи. В одном сервисе вы сможете формировать коммерческие предложения, вести учет товаров, услуг и полноценный складкой учет , работать со счетами, контролировать доходы и расходы, отслеживать статус заказов и многое другое. Имеется и интеграция с интернет-магазином. Ознакомиться с полным списком возможностей Класс365 можно здесь >>

Почему аутсорсинг дешевле штатной бухгалтерии

Если организация выбирает вариант работы с бухгалтерией на аутсорсе, то услуги оплачиваются периодически, по факту оказания услуги. Если же в компании свой штат бухгалтеров, то оплата производится регулярно дважды в месяц. Из этого следует, что содержание бухгалтера на постоянной основе обойдется компании дороже, чем вариант с аутсорсом. 

Если организация не крупная, то и задач у бухгалтерии будет не так много. Соответственно, возможен вариант простоя штатного бухгалтера, когда у него нет работы, но его время в офисе необходимо оплачивать.

Возьмем для примера среднюю заработную плату бухгалтера в столичном регионе около 80 тыс. рублей ежемесячно. Из чего следует, что если он в состоянии выполнять все свои задачи, затрачивая всего два часа в день, а остальное время просто находиться в офисе, то за 21 рабочий день полезное время составляет 42 часа из 168 рабочих часов. 

Также существует такое понятие в сфере управления проектами и человеческими ресурсами как утилизация. Она показывает, насколько эффективна работа данного сотрудника, то есть, чем этот показатель выше, тем для организации выгоднее. 

Для расчета используется формула: утилизация = 100% х (полезное время работы / общее количество рабочих часов сотрудника)

Для рассматриваемого выше примера получим результат расчета утилизации: 100% х 42 / 168 = 25%

Этот результат показывает, что работник трудится неэффективно, а организация платит ему деньги просто за пребывание на рабочем месте. Показатель, к которому стремятся организации — 80%. Мы не можем рассматривать 100% так как работать одинаково эффективно на протяжении всего рабочего дня невозможно. 

Теперь рассмотрим пример, в котором штатный бухгалтер работает с эффективностью 80%. При этом его полезное время — 134,4 часа в месяц. Вычислим себестоимость часа его полезной работы при окладе 80 тыс. рублей на руки. 

Организация уплачивает с этой суммы также НДФЛ 13%, что составляет 11 954 рубля, то есть суммарная зарплата, которую организация выплачивает из бюджета — 91 954 рубля. 

Кроме того, с прочими взносами в фонды, расходы фирмы на этого сотрудника составят 107 750 рублей. 

Исходя из этого, себестоимость полезного часа работы, если сотрудник работает с эффективностью 25%, составит 2565 рублей (107 750 / 42). 

Если организация выберет вариант работы на аутсорсе, то, при стоимости часа работы 1500 рублей общие затраты в месяц обойдутся 1500 х 42 = 63 тыс. рублей. При этом можно будет регулировать объемы затрат, если количество задач снизится.

Исходя из представленных расчетов наглядно видно, что работа на аутсорсе может быть выгоднее, чем штатный сотрудник, если эффективная нагрузка бухгалтера небольшая. Если она возрастает, то себестоимость полезного часа работы будет снижаться, а значит, штатный сотрудник может оказаться выгоднее.  

Плюсы и минусы бухгалтерского обслуживания аутсорсинге

У перехода с использования штата бухгалтеров к услугам компании по аутсорсингу есть определенные преимущества. Но, разумеется, не стоит забывать и о недостатках. Для принятия более взвешенного решения следует адекватно оценить плюсы и минусы такого вида работы. 

Преимущества услуги

1. Сокращение расходов на ведение бухгалтерских услуг

Чтобы создать отдел, который будет заниматься ведением бухгалтерии, требуется затратить усилия и время на поиски компетентного персонала, а также суммы на подготовку рабочих мест, закупку компьютеров и другой техники. Кроме того требуются специализированные программы, которые, как правило, платные.

Помимо заработной платы работодатель оплачивает также взносы в Пенсионный Фонд, Фонд социального страхования, а также делает взносы в ФФОМС. Сотрудникам может потребоваться регулярное повышение квалификации, которое также требует оплаты со стороны организации.

Если фирма выбирает вариант работы на аутсорсинге, то это может существенно снизить затраты и нагрузку на службу по подбору персонала, а также IT-отдел. 

2. Высокий уровень квалификации специалистов и услуг

В связи с тем, что компании, оказывающие аутсорсинговые бухгалтерские услуги, обладают большим опытом поддержки других организаций, у них есть уже схемы работы, которые хорошо показали себя на практике. За счет этого они могут увеличить производительность труда и затрачивать меньше полезных часов на выполнение задач.

Кроме этого, часто есть возможность заказать поддержку в других направлениях, таких как юридические услуги или помощь в трудовом праве. 

Такие организации тщательно отслеживают изменения в законах, имеют доступ к платному программному обеспечению, проходят обучение и сертификацию, что обеспечивает высокий уровень квалификации персонала. 

3. Компания несет ответственность за предоставление услуг бухгалтерского аутсорсинга

При подписании договора обратите внимание, что в него, как правило, входит также пункт об ответственности за возможные ошибки в документах и отчетах, которая ложится на аутсорсера. За нарушения законодательства, если оно возникнет, также будет отвечать организация, оказывающая услуги.

В связи с этим, такие компании заинтересованы в максимальном снижении количества недочетов, чтобы снизить свои расходы на уплату штрафов и возмещение ущерба.

Если же фирма работает со своим штатным бухгалтером, то все штрафы вынуждена платить из бюджета организации. 

4. Безопасность информации

При начале работы между клиентом и аутсорсером заключается договор и соглашение о неразглашении информации (NDA). Это является залогом безопасности, исключающей утечку данных.

Именно аутсорсер должен в этом случае обеспечить информационную безопасность в соответствии с принятыми стандартами.

В случае с штатным или удаленным бухгалтером такие договоры заключаются не всегда, в связи с чем есть высокие риски передачи данных третьим лицам. 

5. Новейшие технологии

Подобные компании, оказывающие бухгалтерские услуги, закупают самое современное оборудование и программное обеспечение.

С помощью новых технологий аутсорсер в состоянии провести качественный анализ состояния компании с точки зрения бухгалтерии, а также помочь в оптимизации работы и обеспечить максимальную финансовую выгоду за счет снижения трат. 

Собрать быстро и просто аналитику продаж поможет специальная программа Класс365. Система отчетов отображает эффективность всех бизнес-процессов и может сформировать данные о рентабельности продаж, прибылях и убытках, движении и остатках товара, а также предоставляет анализ продаж. Более подробно о возможностях программы Класс365 для вашего бизнеса вы можете узнать здесь >>

Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг

Существуют различные варианты бухгалтерского аутсорсинга, которые часто зависят от масштаба организации. Они могут отличаться количеством услуг, которые предоставляет исполнитель. В перечень могут входить не только налоговый и бухучет, как наиболее часто встречающиеся услуги для заказа, но и прочие функции главного бухгалтера, а также ведение участков зарплаты или авансов.

Встречаются случаи, когда в выбранную комбинацию клиент хочет включить также и юридическую поддержку, оптимизацию финансовых расходов (например, сменить систему налогообложения для снижения суммы уплачиваемых налогов), а также кадровый учет и прочее. 

Также возможны варианты, когда аутсорсинг является дополнением к штатной бухгалтерии, либо компания предпочитает передать все функции полностью на аутсорсинг. 

Для осуществления наиболее правильного выбора следует тщательно взвесить возможности организации и выгоды в случае перехода. 

Полный аутсорсинг

Следует рассмотреть два основных типа бухгалтерского аутсорсинга. Первый из них — это полный вариант «все включено», который может полностью заменить весь штат бухгалтерии, включая главного бухгалтера.

В этом случае аутсорсер берет на себя ведение бухгалтерского и налогового учета, а также рассчитывает заработную плату, формирует первичку и платежные поручения, заполняет декларации и подает все виды отчетов.

Помимо этого основного списка возможно добавление и дополнительных пунктов, таких как оптимизация налогов, сопровождение юриста, переход на другую систему налогообложения, ведение электронного документооборота, аренда 1С и прочее. 

Выборочный аутсорсинг

Другой метод, отличающийся от предыдущего — это выборочный аутсорсинг. Если в первом случае инициатором является руководство компании, то во втором, как правило, главбух. Он может предложить обратиться к аутсорсеру для того, чтобы передать часть своей работы в стороннюю организацию. Причин для этого может быть несколько, например: 

• желание избавиться от рутинных задач и перейти на решение более важных стратегических проблем, то есть начать выполнять функции финансового директора;
• хотят получать информационную помощь экспертов, а такие компании, как правило, предоставляют бесплатную поддержку своим клиентам;
• нуждаются в готовых технологических решениях, которые может предоставить аутсорсер, чтобы сократить затраты как финансовые, так и временные на внедрение и разработку собственных проектов;
• хотят избежать расширения штата бухгалтеров, чтобы не заниматься поиском подходящих кадров, обучением, адаптацией, а также контролем работы новых сотрудников, ведь это может отнимать много сил и времени, которые можно было бы потратить на более важные задачи;
• не хотят брать на себя ответственность при ведении участков с высокими рисками. 

Если в организации нет целого отдела бухгалтерии, то задачи, которые не требуют высокой квалификации можно снять с главного бухгалтера и делегировать. Это касается участков, для ведения которых нужно потратить достаточное количество времени и сил. Стоит отметить, что умение делегировать свою работу для более эффективного использования времени — отличное умение для главбуха, которое часто отмечается в резюме. 

Чаще всего на аутсорсинг передаются зарплатный участок, учет кассовых операции, если речь идет о розничной торговле, а также обработка первички и совершение арендных платежей, если у организации много магазинов или офисов. 

Автоматизировать процесс создания и заполнения документов можно с программой от Класс365. Благодаря автоматической подстановке данных и возможности создавать новые документы на основании предыдущих, она позволяет ускорить их выписку в 2 раза. Попробуйте программу для автоматизации работы от Класс365 прямо сейчас >>

Как устроен аутсорсинг бухгалтерских услуг

Стоит немного поговорить о том, какие особенности можно отметить при оказании бухгалтерских услуг на аутсорсинге. 

Ведение учета от лица главного бухгалтера

В некоторых случаях компании выгоднее оставить штат исполнителей, то есть выполнять простые задачи внутри организации, а управление передать в стороннюю фирму, то есть на аутсорсинг. В данном случае речь идет фактически о выполнении функций главного бухгалтера. К подобной услуге прибегают многие представители малого бизнеса, которые не могут позволить себе нанять высококвалифицированного руководителя бухгалтерского отдела. 

Какие проблемы могут возникнуть, если главный бухгалтер числится в штате компании? 

• главбух может быть полностью занят выполнением своих непосредственных функций и не иметь достаточного времени для контроля работы подчиненных;
• главный бухгалтер может быть не очень заинтересован в грамотном управлении персоналом, либо не иметь достаточного опыта и знаний для этого;
• не ведется запись всех процессов, в связи с чем увольнение или болезнь главного бухгалтера может поставить работу всего отдела под угрозу. 

В случае, если эта работа переходит на аутсорсинг, то гарантируется не только качественное управление всеми процессами, но и полная запись всей работы, что исключает ошибки из-за невнимательности. 

Если в организации четкие должностные инструкции, хорошо автоматизированы некоторые функции, то удаленное управление отделом не должно вызвать неудобств. 

Как работает главный бухгалтер на аутсорсинге

Аутсорсинг в сфере бухгалтерии может представлять из себя не только выполнение каких-то конкретных задач, то и осуществление управления процессами, то есть организацию работы всего отдела.

В малом бизнесе чаще всего числится только один сотрудник отдела бухгалтерии, то есть главный бухгалтер выполняет весь объем работы. Крупные компании обычно нанимают целый штат персонала и между сотрудниками распределяется выполнение различных функций.

Это имеет определенные плюсы, так как ответственность за каждый из участков несет какой-то конкретный специалист, имеющий знания и опыт в данной сфере, а также время на выполнение этих задач. То есть организуется подобие конвейера, где слаженная работа отдела приводит к отличному результату в итоге.

Это еще и приносит экономию компании, так как заработная плата таких сотрудников меньше, чем стоимость услуг главных бухгалтеров. 

Если главный бухгалтер — это сотрудник аутсорсинговой организации, то он внедряет стандарты своей компании в компанию-клиента. 

Бухгалтерское консультирование

Аутсорсинговые организации оказывают не только помощь в выполнении конкретных задач, но и информационную экспертную поддержку бизнеса. В таких компаниях числятся профессионалы, которые постоянно повышают свою квалификацию, обновляют знания в данной сфере и отслеживают изменения в законодательстве. При выборе компании-аутсорсера следует обратить внимание на наличие такой поддержки. 

Проверить это можно еще при первой встрече. Сотрудники, являющиеся экспертами будут занимать активную позицию, то есть предлагать варианты решения проблем и оптимизации работы вашей организации. Также для выяснения позиции исполнителя можно задавать вопросы, такие как «Как вы обычно информируете клиентов, если в законодательстве произошли важные изменения, которые могут повлиять на нашу работу?»

Также можно попросить их показать вариант информационной рассылки для их клиентов. Хорошим знаком будет, если это не просто цитирование новостей из средств массовой информации, а анализ рисков, экспертные выводы и возможные варианты решения проблем. 

Также рекомендует уточнить, есть ли какие-то лимиты по обращению к ним за консультациями по данным вопросам. У хороших компаний устные консультации не должны иметь ограничений по количеству, а письменные консультации должны стоить разумных денег. Такие вопросы лучше прояснить еще до подписания договора. 

Кто подписывает отчетность при аутсорсинге?

Для руководства компании обращение к услугам сторонней организации — это способ снять с себя ответственность за ведение различной отчетности. Однако, даже если подпись на налоговых отчетах ставит руководитель аутсорсинговой организации, работающий по доверенности от лица генерального директора клиента, это не снимает ответственность с руководителя юридического лица (клиента). 

Плюсом в данной ситуации является то, что с аутсорсера можно потребовать возмещение материального ущерба. Подпись на документах чаще всего являет собой ЭЦП, что дает возможность ставить ее удаленно. 

Кто несет ответственность за ведение бухгалтерии на аутсорсинге?

Стоит еще раз отметить, чтобы не возникало иллюзий, что за все ошибки в налоговом или бухгалтерском учете отвечает только генеральный директор юрлица. 

В случае, если речь идет о штатном бухгалтере или приходящем, то в соответствии с ТК РФ, они не могут нести ответственность в данном случае. Такие условия могут быть прописаны в трудовом договоре, но вряд ли кто-то его подпишет в этом случае. 

Если же бухгалтерию ведет сторонняя организация, то есть возможность привлечь ее к гражданской ответственности. Как правило, они страхуют себя на внушительные суммы, что дает им возможность выплачивать заказчикам возмещение материального ущерба. 

Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг

Существует общая схема, по которой производится переход на ведение бухгалтерии сторонней аутсорсинговой организацией. Возможны, конечно, отклонения от данного плана или дополнения, но, как правило, клиент проходит именно эти этапы. 

1) Заключается договор на оказание услуг. В таком документе прописываются в обязательном порядке следующие пункты: 

• ответственности сторон, а также их обязанности;
• какие услуги будет оказывать исполнитель и какое денежное вознаграждение за это получать;
• как будут передаваться документы и в какие сроки;
• условия соблюдения конфиденциальности и безопасности передачи данных;
• как будут передаваться данные заказчику, если будет необходимо прекратить сотрудничество;
• как осуществляется доступ к данным;
• какие документы необходимо предоставить для работы;
• кто несет ответственность и за что.

Следует отметить, что в договоре указываются обязанности не только исполнителя, но и заказчика, так как в случае, если он, например, не предоставит документы в срок, то аутсорсер не сможет составить отчет и не должен нести в этом случае ответственность. 

2) Работы в соответствии с договором, оказание услуг. Как правило, для того, чтобы исполнитель мог выполнить свои обязанности в полном объеме, клиент должен предоставить документы для составления отчетности и расчета налогов к уплате. Также могут потребоваться трудовые договоры с сотрудниками, табель рабочего времени, данные о больничных и прочее, счета, накладные и акты при работе с партнерами и другие документы. 

3) Расторжение договора при прекращении сотрудничества. Для этого необходимо убедиться, что предоставлен доступ к базе операций, которые были осуществлены в ходе работы. Также нужно составить запрос в ФНС для подтверждения отсутствия задолженностей, после чего скопировать базу данных и забрать документы, которые были предоставлены аутсорсеру для работы. 

Бухгалтерский аутсорсинг: какие риски могут возникнуть?

Услугами аутсорсинговой компании, как правило, пользуются достаточно долгий период, поэтому нужно выбирать партнера очень тщательно и прописать все нюансы работы в договоре. Это поможет избежать проблем, которые могут возникнуть при такой работе. К таким рискам можно отнести возможную потерю репутации компании, если будут допущены ошибки в бухгалтерии из-за низкого качества работы аутсорсера.

Также, если специалист из компании-исполнителя не обладает достаточными знаниями, или программное обеспечение или компьютеры низкого качества, то возможен операционный риск.

Третий риск связан с отсутствием оперативной реакции на проблемы в бухучете. 

Важные аспекты, которые нужно учесть в договоре на оказание услуг бухгалтерского аутсорсинга

При заключении договора обязательно обратите внимание на три аспекта. 

1. Детально ли прописаны все услуги и регламенты работы. 
2. Застрахована ли ответственность аутсорсера перед заказчиком. 
3. Полностью ли прописаны все услуги, которые входят в стоимость обслуживания, указаны ли услуги, которые могут быть оказаны за отдельную плату. Обратите внимание, что в случае с низкой стоимостью контракта она может оказаться гораздо выше в итоге из-за высокой цены дополнительных услуг. 

Как выбрать аутсорсинговую компанию для ведения бухгалтерии?

При выборе компании, с который будет заключен договор, клиент должен обращать внимание на семь нюансов. 

1. Стоимость услуг. Если стоимость гораздо ниже среднерыночной, то это может означать наличие скрытых дополнительных платежей за услуги, которые по факту являются обязательными для заказа. 
2. Рекомендации. Если у компании есть хорошие официальные отзывы, то они могут быть указаны на фирменных бланках и заверены подписями и печатями. 
3. Страхование. Следует уточнить, застрахованы ли риски исполнителя, что сказывается в итоге на размере выплат и скорости обработки жалоб в случае, когда необходимо возмещение ущерба за ошибки, допущенные аутсорсером в ходе работы. 
4. Сотрудники. Желательно уточнить, какой опыт и квалификацию имеют работники компании-исполнителя. 
5. Технологичность. Качество техники, с помощью которой осуществляется работа, а также программное обеспечение напрямую влияет на качестве оказанных услуг, а также на информационную безопасность, то есть конфиденциальность данных. 
6. Регламенты. Если у организации есть детализированные регламенты работы, то вы можете ознакомиться с ними и понять принципы их работы. 
7. Опыт компании на рынке и ее масштабы. Крупные аутсорсеры обладают большим технологическим запасом, большим количеством сотрудников, что помогает обеспечить их взаимозаменяемость. 

2 важных момента в договоре на аутсорсинг бухгалтерских услуг

Следует обратить особое внимание на следующие моменты в договоре: 

• Какой срок после подачи отчетности несет ответственность аутсорсер. У солидных компаний он составляет 3 года, что связано со сроками, в течение которых возможна выездная проверка налоговых органов. Также недобросовестные компании могут лимитировать размер выплат до размера квартальной платы за обслуживание. 
• Наличие подробных регламентов и правил оказания услуг. 

Как контролировать ведение бухгалтерского учета сторонней организацией

На первый взгляд может показаться, что контролировать услуги аутсорсера очень сложно. Но исполнители тоже заинтересованы в прозрачности своего бизнеса, что повышает их положение на рынке. 

Чаще всего для этого используются личные кабинеты, которые позволяют следить за задачами и сроками их выполнения. Базы данных у солидных компаний доступны круглосуточно. Кроме того, сейчас все чаще используется автоматизация процессов для сокращения затрат на персонал, это касается и внутреннего аудита.