При составлении заемной кабалы в домашних условиях обязательный реквизит документа ответ сторон

Рыбалов А.О., кандидат юридических наук, преподаватель кафедры гражданского права юридического факультета СПбГУ.

Отечественная древняя история не балует изобилием памятников юридической мысли, цитатами из которых можно было бы украсить исследования тех или иных цивилистических институтов. Однако тем ценнее те, что есть. Именно поэтому идея настоящей статьи отчасти была навеяна утверждением, встреченным автором в книге В.А. Белова «Ценные бумаги в российском гражданском праве». Приступая к исторической части исследования закладных, В.А. Белов отказывается от экскурса в прошлое отечественного права как не представляющего для исследователя этого института ни малейшего интереса. Разумеется, автор далек от мысли пенять В.А. Белову на недостаточную настойчивость в отыскании древнерусских закладных. Однако историческая (вернее, историко-юридическая) справедливость должна быть восстановлена.

Итак, В.А. Белов пишет: «Нет смысла искать следов ипотечного кредита… в странах, купцы которых торгуют преимущественно на наличные и не прибегают к кредиту (если им не надобен даже торговый кредит, то ипотечный — тем более). Наверное, нет особенной нужды пояснять, что к таковым относилась и относится в первую очередь Россия» <1>. Однако документы свидетельствуют об обратном: не просто об активном применении заемных капиталов в торговле и производстве еще в допетровской России, но и о широком использовании для этого залога и закладных. Например, в 1637 г. Иван Строганов (о том, что это купец, можно было бы и не упоминать) выдал закладную, заняв на год пять тысяч семьдесят рублей у московского купца Григория Леонтьева сына Никитникова и заложив ему «вотчину свою, варнишные промыслы и Новое Усолье» <2>. Пять тысяч рублей по тем временам — сумма немалая. Ясно, что И. Строганов занимал ее не в «потребительских целях». Можно привести множество других примеров. Ограничимся ссылкой на опубликованную в 2001 г. относящуюся к XVII в. переписку приказчика И.А. Шергина с хозяином солеварни И.Д. Панкратьевым, в которой первый жалуется на постоянную нехватку выделенных ему вторым денег, что вынуждает вести весь «промысел заемными деньгами» <3>. Переписка изобилует упоминаниями закладных кабал, которые выписывал приказчик для получения необходимых для производства денег.

<1> Белов В.А. Ценные бумаги в российском гражданском праве: Учебное пособие по специальному курсу. Т. 2. М.: Центр ЮрИнфоР, 2007. С. 359.
<2> Цит. по: Удинцев В. История займа. Киев: Типография И.И. Чоколова, 1908. С. 92.
<3> Письмо И.А. Шергина И.Д. Панкратьеву от 10 августа 1693 г. // Архив гостей Панкратьевых XVII — начала XVIII в. Т. 1. М.: Эдиториал УРСС, 2001 (далее — Архив гостей Панкратьевых. Т. 1). С. 257.

Далее В.А. Белов утверждает, что содержащееся в современном российском Законе об ипотеке определение закладной впервые вводит такую ценную бумагу в отечественное право: «…самое понятие, обозначенное Законом словом «закладная»… обладает абсолютной новизной, по крайней мере в масштабах нашего Отечества… Дореволюционные Законы гражданские (ст. 1642 — 1653) содержали комплекс постановлений о закладных крепостях — документах, которые, подобно современным закладным, были формой заключения договора об ипотеке, но все же не могли быть признаны ценными бумагами из-за отсутствия у них свойства оборотоспособности» <4>.

<4> Белов В.А. Указ. соч. С. 340.

Так ли это? Присмотримся к институту закладных по русскому праву XVI — XVII вв., поскольку именно в этот период складывается оборот закладных. Кроме того, это время для историко-правовых исследований представляет собой весьма плодотворную почву, будучи, пожалуй, первым отрезком истории, сохранившим достаточное число документов, отражающих не только законодательство, но и юридический быт эпохи.

Сама уступка требований вопреки распространенному стереотипу появилась в нашем праве задолго до приезда немецких профессоров. Уже в одном из первых дошедших до нас частноправовых документов — завещании новгородца Климента мы встречаем упоминание о передаче требования: Климент среди прочего завещает Юрьеву монастырю получить причитающиеся завещателю деньги. В последующее время включение обязательственных требований в завещания встречается также нередко <5>. Например, около 1460 г. Андриан Ярлык завещает монастырю «на людех мое серебро делное и ростовое» <6>. В духовной 1547 г. мы встречаем пример того, как монастырю передаются кабалы на 118 рублей <7>. В духовной 1573 г. монастырю завещаются «кабалы на шесть рублев» <8>.

<5> См.: Струмилин С.Г. Договор займа в древнерусском праве. Опыт историко-юридического исследования. М.: Изд-во Коммунистической академии, 1929.
<6> Акты, относящиеся до юридического быта Древней России. Т. 1 / Под ред. Н. Калачова. СПб.: Изданы Археографической комиссией, 1864. С. 553.
<7> Духовная Кузьмы Васильева сына Лапшина // Акты феодального землевладения. Ч. 2. М.: Изд-во Академии наук СССР, 1956. С. 204.
<8> Духовная Меньшего Андреева сына // Акты социально-экономической истории Севера России конца XV — XVI в. Акты Соловецкого монастыря 1572 — 1584 гг. Л.: Наука, 1990. С. 39.

Наиболее распространенным объектом оборота среди обязательств, как можно судить по имеющимся источникам, были требования по договорам займа. Скорее всего это связано с тем, что именно заемные операции были наиболее распространенными юридическими фактами, порождающими обязательства, так как иные сделки (вроде купли-продажи) вели к обязательственным последствиям значительно реже, чаще сразу порождая вещно-правовой эффект. Возможно, сказалось и то, что заемные обязательства, возникающие из односторонне обязывающего договора, представлялись незрелому юридическому быту более естественным предметом оборота, нежели обязательства из синаллагматического договора. Вероятно также, что заемные обязательства стали наиболее оборотоспособными в силу придания удостоверяющим их документам специфической формы, о чем речь ниже. А может, напротив, такая форма понадобилась именно для того, чтобы облегчить оборот заемных обязательств.

Как бы то ни было, к XVII в. были выработаны достаточно строгие требования к форме договоров займа. Они должны были составляться исключительно в письменной форме — в форме кабальных грамот <9>. В 1635 г. «государь царь и великий князь Михайло Федорович всея Руси» указал, чтобы «никакие меж себя ссуды, без кабал и без памятей никто никому не давал и не ссужался» и без кабал и заемных памятей суда не давать. Статья 189 гл. X Соборного уложения, принятого в 1649 г., подтвердила это правило: без кабал, заемных памятей против ответчиков суда не давать <10>. Г. Котошихин, говоря о сложившейся в Московском государстве практике, писал, что «суд дается по записям»; при отсутствии кабалы суд не дается, «хотя б и двадцать человек свидетелей было, все то ни во что». Письменная форма займа значительно упрощала судопроизводство в случае принудительного взыскания с должника, что не могло не способствовать облегчению оборота соответствующих требований. Еще в XVI в. англичанин Д. Флетчер (кстати, доктор гражданского права) отмечал, что в отличие от прочих «дела, возникающие на основании записей или письменных обязательств, решаются у них [русских], большей частью, удовлетворительно и скоро» <11>.

<9> Большинство историков права сходятся во мнении, что слово «кабала», арабское по происхождению, вошло в русский язык вместе с монгольским завоеванием: «…в татарских официальных документах оно употреблялось в смысле заемной расписки» (см.: Зиновьева Е.И. Записные кабальные книги Московского государства XVI — XVII веков: Структура. Лексика. Фразеология. СПб.: Изд-во С.-Петерб. ун-та, 2000. С. 44).
<10> «А которые люди всяких чинов учнут бити челом на кого в заемных деньгах, или в поклажеях, или в какой-нибудь ссуде, а в тех долгех и в поклажеях и в ссуде на то кабал и заемных памятей и иных никаких крепостей на тех людей, на которых они учнут бити челом в челобитье своем и в приставных памятех не напишут, и им на тех людей суда и зазывных грамот в таких искех не давати и приставов не посылати».
<11> Флетчер Д. О государстве Русском. М.: Захаров, 2002. С. 80. Кстати, само прибытие Д. Флетчера было во многом вызвано обращением в России взыскания на имущество английской Московской компании по заемным кабалам (см.: Посольская книга по связям России с Англией 1614 — 1617 гг. М.: Институт российской истории РАН, 2006. С. 73 — 79). О скорости тогдашнего правосудия другой англичанин, С. Коллинс, писал так: «Я желал бы, чтоб англичане взяли с русских судов пример в скорости решений, не подражая им в подкупности» (Коллинс С. Нынешнее состояние России // Утверждение династии. М.: Фонд Сергея Дубова, 1997. С. 191).

Кабала должна была быть подписана должником. Статья 246 гл. X Уложения требовала, чтобы заемные кабалы составлялись площадными подьячими <12> (которых mutatis mutandis можно назвать нотариусами) с указанием на послухов (свидетелей сделки), количество которых варьировалось в зависимости от цены сделки, но не должно было быть менее двух. На практике при составлении кабал часто присутствовал лишь один послух. Кроме того, поскольку операции по составлению и уступке заемных кабал имели широкое распространение в деревенской местности, где площадных подьячих не было, там их роль в соответствии со ст. 248 гл. X Уложения выполняли земские или церковные дьячки. К более простой форме — заемной памяти предъявлялись менее строгие требования: она должна была быть просто подписана должником.

<12> Интересно, что в роли площадных подьячих часто выступали рядовые и урядники стрелецких полков: «А служилую кабалу писал Ивановской площади подьячий, стольника и полковника Дмитриева полку Романовича Жукова стрелец Ивашко Ананьин» (см.: Зиновьева Е.И. Указ. соч. С. 89); «Закладную… писал Ивановской площади подьячий стрелец Воинова приказу Глазатова Надейко Иванов» (см.: Акты, относящиеся до юридического быта Древней России. Т. 2 / Под ред. Н. Калачова. СПб.: Изданы Археографической комиссией, 1864. С. 10).

Поскольку заемные кабалы были распространены и среди неграмотного населения, устанавливалось правило о рукоприкладчиках: «Которыя грамоте не умеют, и им велеть в свое место к тем кабалам и ко всяким крепостям прикладывати руки отцем своим духовным, или братиям своим родным, или дядьям, или племянником, или кому они в том верят» <13>. Статья 252 гл. X Уложения устанавливала уголовную ответственность (битье кнутом и тюремное заключение на полгода) за неосновательное оспаривание кабал, заключенных «на площади». Согласно же ст. 259 обличенный в неосновательном оспаривании кабалы присуждался к уплате in duplum <14>.

<13> Статья 246 гл. X Уложения; ранее аналогичное правило содержалось в Указе Михаила Федоровича от 21 ноября 1626 г.
<14> «А кто кабалу полживит, и в том обличен будет, что кабалу лживил не делом, и за то долг взяти на нем исцу вдвое. А будет тот заимщик, на суде кабалу лживя, и не сходя с суда в том повинитца, что он тое кабалу лживил напрасно, и на нем долг взяти по кабале в однорядь за то, что он вину свою сам объявил».

Статья 254 гл. X Соборного уложения 1649 г. устанавливала, что против заемной кабалы допускаются лишь письменные доказательства осуществления платежа по ней <15>. После осуществления платежа по кабале последняя должна была быть «подрана». Например, в приходно-расходных записях уже упоминавшегося И.А. Шергина имеется запись от 1684 г. о получении долга в 150 рублей по кабале: «Заплачено февраля в 8 день и похирено, и кабала подрана» <16>. Впрочем, «подрание» не означало уничтожение бумаги; скорее речь должна идти о надрыве ее: в письме от 1 декабря 1699 г. И.А. Шергин (приказчик И.Д. Панкратьева) сообщает своему господину, что занял от своего имени по двум кабалам 161 рубль, и просит уплатить по ней кредитору, добавляя: «Выкупленные, государь, кабалы поволь, подрав, прислать…» <17>. Аналогичная просьба содержится в письме от 3 марта 1692 г.: «Поволь ему заплатить безволокитно и кабалу поволь, государь, принять и к нам прислать» <18>. Подобное беспокойство о присылке погашенных закладных могло быть вызвано опасением их повторного предъявления к платежу, уже к непосредственному заемщику, в случае оставления кабал у кредитора.

<15> «А кто по заемной кабале учнет на ком искати заемных денег или иного чего, а заимщик в ответе скажет, что он по той кабале заемные денги или иное что-нибудь исцу платил, а на кабале того платежу будет не подписано, и отписи в том платеже не положит, или и положит, да руки исцовы у той отписи не будет, и им в том не верити, и по заемным кабалам денги и иные долги велети на них правити, и отдавати исцом, против заемных кабал сполна».
<16> Архив гостей Панкратьевых. Т. 1. С. 109.
<17> Там же. С. 313.
<18> Там же. С. 234.

До принятия Уложения обычной ставкой процентов за пользование чужими деньгами были 20% («как ходит в людях, на пять шестой»), сохранявшейся на протяжении XV — XVII вв. <19>. Тот же Д. Флетчер приводит образец стандартной заемной записи: «Се яз Иван Васильев сын занял есми у Афонасья Дементьева сына сто рублев денег московских ходячих, от Крещения до Сборного воскресенья, без росту. А полягут деньги по сроце, и мне ему давати рост <20>, по расчету, как ходит в людях, на пять шестой. А на то послуси: Никита Сидоров сын, и проч. А кабалу писал Гаврилка Яковлев сын, лета 7096» <21>. Рост мог начисляться как с момента передачи денег, так и со дня просрочки. Уложение в ст. 255 взыскивать проценты запретило по религиозным причинам: «А росту на те заемныя денги не правити потому, что по правилом Святых Апостол и Святых Отец росту на заемныя денги имати не велено». Как нетрудно догадаться, подобный запрет на практике либо обходился, либо порою попросту игнорировался.

<19> Например, в закладной от 6 января 1492 г. говорится: «Занял есми… у Федора у Васильевича рубль денег от Крещенья на год. А росту мне ему на те денги дати по розщету, как идет, на пять шестой» (Акты служилых землевладельцев XV — начала XVII века. Т. IV / Сост. А.В. Антонов. М.: Древлехранилище, 2008. С. 121).
<20> Проценты.
<21> Флетчер Д. Указ. соч. С. 80.

Само собой, заемные операции в большинстве случаев сопровождались залоговыми обеспечениями: как известно, «заем — любимейший спутник залога» <22>. Еще ст. 30 Псковской судной грамоты устанавливала правило: займы больше рубля без залога не давать. Потому и заемные кабалы в большинстве случаев содержали условие о залоге, превращаясь тем самым в заемные закладные грамоты. Предметом залога в большинстве случаев, разумеется, служило недвижимое имущество. Однако встречаются и закладные, в которых в качестве залога указаны движимые, скажем так, блага: в качестве примера можно привести закладную Ивана Семенова от 9 ноября 1663 г. на «полонную девку» <23>. Потому ирония В.А. Белова по поводу формулировки ст. 1653 Законов гражданских («Закладные на недвижимые имущества»): «Как будто есть еще закладные на движимые!» <24> оправданна лишь с современной точки зрения.

<22> Мейер Д.И. Древнее русское право залога // Избранные произведения по гражданскому праву. М.: АО «Центр ЮрИнфоР», 2003. С. 242.
<23> Акты, относящиеся до юридического быта Древней России. Т. 2 / Под ред. Н. Калачова. С. 10.
<24> Белов В.А. Указ. соч. С. 371.

Условие о залоге фиксировалось в том же документе, в который заносились условия основного обязательства, что вызывает очевидные ассоциации с современной бумагой, выполняющей те же функции, что и закладная кабала. Стандартная закладная выглядела таким образом:

Стороны, содержание      Се аз  Дмитрий  Зиновьев  сын  Скуршин, синбирской
обязательства            посадской   человек,  занял  есми  в  Синбирску  у
                         троицкаго  старца  у  Варсонофия  Липина два рубля
                         денег  московских  ходячих   прямых,  без  приписи
                         ныняшняго  165  году <25> марта от третьяго  числа
                         впредь до сроку до Светлаго  Христова Воскресенья,
Условие о залоге         а  в  тех деньгах подписал <26> я, Дмитрий, вместо
                         поруки анбар свой под горою  на  посаде  сосновой,
                         подле квасницы, а в межах тот  мой анбар  сопротив
                         Матвея  Молодова, синбирскаго посадскаго человека,
                         а наперед тот мой анбар никому  не   продан  и  не
                         заложен опричь сей кабалы и закладной, вольно ему,
                         Варсонофью, продать и заложить и самому владеть;
                         а  буде кто  учнет вступаться у  него, Варсанофья,
                         в  тот  анбар, и  мне очищать  и  убытка  никакого
                         недовесть <27>, в  том  я  ему, Варсанофью, на тот
                         свой  анбар сию кабалу и закладную дал.
Послух                   А на то послух Кручина Долбилов,
Площадный подьячий       а заемную  кабалу   и  закладную  писал синбирской
                         площадной подьячий Гришка Иванов  лета  7165  году
                         марта  в 3 день.
Рукоприкладчик           На  обороте   написано  к  сей  кабале  синбирской
                         воротник   Ивашко  Голев  вместо  заимшика Дмитрия
                         Скуршина по его веленью руку приложил. Послух
                         Кручинка руку приложил <28>.

<25> 1654 г.
<26> Подписал вместо поруки — заложил.
<27> Обязательство по очистке.
<28> http://archeo.ulgrad.ru/Russian/17vek/serzalov/prilojenie.htm

Одним из первых известных указаний на возможность отчуждения заемной кабалы по договору, видимо, следует считать завещание Дмитрия Александровича Белеутова (около 1543 — 1544 гг.), в котором он среди своего имущества называет и требование по купленной кабале: «Взять ми на Василье на Салтыкове по выкупной кабале полдесятка рубля денег, што есми выкупил кабалу у Якова у Потелина да у Ондрея у Сома» <29>. В широко известной работе В. Удинцева приведена закладная кабала Первытша Федорова сына Коркодинова от 1546 г. По этой кабале заемщик занимает полтора рубля под залог своей пожни. В тексте закладной содержится оборот, к которому более основательно мы присмотримся ниже, сейчас же для нас он важен как указание на возможность перехода закладной к другому лицу: «А хто за сею кабалою станет, тот ей истец» <30>. Однако о том, что уже во второй половине XVI в. оборот заемных кабал был распространенным явлением, можно судить прежде всего из законодательного его запрета. По каким-то причинам в 1588 г. уступка требований по выданным (уступленным) кабалам была запрещена. Запрещался и оборот заемных памятей. Как отмечает С.Г. Струмилин, «уже a priori ясно, что до него судебная практика не отказывала в исках по выданным кабалам, ибо в противном случае не понадобился бы и запрет» <31>.

<29> Акты феодального землевладения и хозяйства. Ч. 2. М.: Изд-во Академии наук СССР, 1956. С. 165. Возможно, еще более ранний случай встречается в духовной Марфы, жены Ивана Андреевича Еропкина, от 1533 — 1535 гг.: «…выкупные кабалы лежат те, которые Иван Михайлович да мать его Олена выкупили, а платили долг мужа моего Ивана Андреевича…» (см.: Там же. С. 119. См. также там же духовную Кузьмы Васильева сына Лапшина от 1547 г. С. 204).
<30> Удинцев В. Указ. соч. С. 235.
<31> Струмилин С.Г. Указ. соч. С. 36.

Впрочем, практическое значение этого запрета было столь ничтожным, что о нем самом, в свою очередь, стало известно лишь из известия о его отмене <32>. Как свидетельствует Указная книга Земского приказа <33>, в 1646 г. в Земском приказе «после московского разоренья» был обнаружен Судебник <34>, содержавший приговор Боярской думы от 8 февраля 1588 г., которым «все бояре… приговорили»: «Которые люди ищут по выданным кабалам, кто за свой долг кому, за деньги, подписав, выдаст кабалу, а сам он жив или умер: и по тем кабалам и по памятям суда не давать». Иными словами, приобретатель заемной кабалы долг по ней взыскивать не мог. Видимо, во времена Смуты этот акт затерялся, и уже в 1628 г., во время первого Романова, Михаила Федоровича, как указано в книге, было установлено: «По выданным кабалам суд давать». Об обнаруженной коллизии было доложено действующему монарху: «И ныне о том государь царь и великий князь Алексей Михайлович всея Руси как укажет: по выданным кабалам… суд давать ли».

<32> Как будет показано ниже, даже судебная практика тех лет с легкостью закрывала глаза на недвусмысленные запреты, если они расходились с требованиями оборота.
<33> Указная книга Земского приказа // Хрестоматия по истории русского права / Сост. М. Владимирский-Буданов. Вып. 3. 1888 // http://allpravo.ru/library/doc313p0/instrum3943.
<34> Речь идет, скорее всего, об экземпляре Судебника Ивана Грозного, в который эта норма была внесена в качестве «новоуказной».

Алексей Михайлович всея Руси, «слушав те докладные выписки с бояре», 25 июля 1646 г. указал, «а бояре приговорили: по выданным кабалам суд давать». В дальнейшем возможность уступки требований по заемным кабалам была зафиксирована и ст. 258 гл. X Соборного уложения 1649 г. <35>. Следует особо подчеркнуть, что последнее основывалось не на теоретических изысканиях, а фиксировало обычное право, «народное правовое творчество» <36>, т.е. санкционировало уже прочно установившуюся практику оборота. Таким образом, можно говорить о сложившемся в России XVI — XVII вв. обороте закладных и просто заемных кабал.

<35> «А кто на ком учнет заемных денег искать по выданым кабалам, а кабалы из лет не вышли, и на кабалах будет подписано, что им те кабалы выданы за долг, или на те кабалы даны им даные, и по тем выданым кабалам исцом на заимщиках заемные денги велеть править без росту же. А будет та кабала, которую в суде истец положит, не подписана, и даные на ту кабалу у него, на чье имя та кабала писана, нет, и по той кабале суда не давать».
<36> Базанов И.А. Вотчинный режим в России. Его происхождение, современное состояние и проект реформы. Томск, 1910. С. 5.

Согласия должника на отчуждение кабалы не требовалось. Передача кабал осуществлялась при помощи так называемой данной — передаточной надписи, которая могла совершаться как на самой заемной кабале, так и отдельным документом. Примером первого случая может служить заемная закладная кабала Григория Власова, выданная в 1664 г. <37>.

<37> Архив гостей Панкратьевых XVII — начала XVIII в. Т. 2. М.; СПб.: Альянс-Архео, 2007 (далее — Архив гостей Панкратьевых. Т. 2). С. 90.

Стороны, содержание   Се аз, Григорей Власов сын  Максимовых от Задницыных,
обязательства         занял есми у Ивана Матфеева сына Наумова шестьнадцать
                      рублев  денег  московских ходячих прямых без  приписи
                      172-го  году февраля  в  16 день  до сроку  в год, до
                      такова ж дни и числа 173-го году.
Условие о залоге      А в тех есми в денгах я, заимщик, заложил и  подписал
                      в вере ему, Ивану, деревню свою Задницыных свой  пай,
                      что от братей з делу досталось, в межах та  деревня с
                      соседи вместе. А в  отводе  и  во  очищении той своей
                      подписке я, заимщик, от всяких писмянных  крепостей и
                      убытков ему, Ивану,  не  привести  никотораго.  А  по
                      сроце станетца платежза судом и за приставом, где сия
                      закладная меня, заимщика, застанет, под которым судом
                      ни будь,  тут  по  ней  суд  и правеж,  а хто за  сею
                      кабалою станет, тот по ней истец.
Послух                На то послух Василей Васильев сын Тютрин.
Подъячий (?)          Писал кабалу по заимщикову велению Ондрюшка  Клепиков
                      лета 7172-го февраля в 16 день.
Рукоприкладчик        К сей  заемной  закладной  кабале Ивашко Орлов вместо
                      заимщика   Григорья   Власова  по  его  велению  руку
                      приложил.
Передаточная надпись  184-го году февраля в 21 день  отдал  Ивашко  Матфеев
                      сию  закладную  кабалу  свою гостя Ивана  Панкратьева
                      прикащику  Ивану  Андрееву  сыну  Шергину на заимщика
                      Григорья  Власова.  И  по сей закладной  кабале  ему,
                      Ивану  Андрееву,  денги  имать на заимщике мимо меня,
                      Ивашка, сполна. Подписал я, Ивашка Матфеев.

Иногда на одной кабале можно видеть ряд передаточных надписей:

Стороны, содержание   Се аз,  Григорий  Власов сын Максимовых, занял есми в
обязательства         обязательства Еренском городке у посадского  человека
                      у  Петра   Тимофеева   сына  Панова  двадцать  рублев
                      серебряных   денег   московских  ходячих  прямых  без
                      приписи  171-го  году марта в 25 день до сроку в год,
                      до такова ж дни и числа 172-го году.
Условие о залоге      А в тех есми в денгах я, заимщик, ему, Петру, заложил
                      и подписал в вере деревню свою, где я, Григорий,  сам
                      живу у Задницыных, отца своего благословение, земли и
                      пожни. А в межах та моя деревня с Никоном Максимовым.
                      А буде я, заимщик, ему, Петру, по сей своей закладной
                      на тот описной  срок денги  не заплачу, и ему, Петру,
                      после  сроку  тою  моею  подписною  всею  деревнею  и
                      пожнями владети до выкупа и впредь по своей закладной
                      закладывать и свои денги исцелять...
Послух                На то послух Самсон Никитин сын Моденов.
Подьячий (?)          Кабалу   писал   по  заимщикову  велению  в  Еренском
                      Ондрюшка Клепиков лета 7171-го марта в 25 день.
Рукоприкладчик        К сей кабале вместо заемщика Григорья Власова по  его
                      велению Сергушка Тютрин руку приложил.
Передаточная          173-го  году   февраля  в 19 день отдал яз, Петр, сию
надпись 1             закладную  кабалу  Ивану  Матфееву за свой долг. И по
                      той   закладной   ему,  Ивану,  владеть,  что  в  сей
                      закладной  писано,  и денги имать.  Подписал  Федотко
                      Иванов.
Передаточная          184-го  году  февраля  в 20 день отдал Ивашко Матфеев
надпись 2             сию   закладную   данную   свою  кабалу  гостя  Ивана
                      Панкратьева приказчику Ивану Андрееву сыну Шергину на
                      заимщика  Григорья  Власова.  По сей закладной кабале
                      ему, Ивану Андрееву, денги имать  на  заимщике  место
                      меня, Ивашка, сполна. Подписал я, Ивашко Матфеев.

В приведенных кабалах необходимо обратить внимание на то, что в передаточных надписях речь идет именно об уступке требования, а не об отчуждении заложенного имущества. Дело в том, что на природу древнего русского права залога существуют противоположные точки зрения. Д.И. Мейер полагал, что залог по русскому праву всегда предполагал отчуждение собственности с правом ее последующего выкупа <38>. М.Ф. Владимирский-Буданов, напротив, писал, что «взгляд на залог как на «временный переход права собственности» (сходный с pactum fiduciae) едва ли применим к праву Московского государства в XVI и XVII вв.» <39>. К.А. Неволин указывал, что в Московской Руси условия залога были весьма разнообразны, но не означали переноса права собственности на залогодержателя в момент заключения договора о залоге: «Залог был делаем иногда на срок, иногда на неопределенное время… В иных случаях закладчик удерживал закладываемое имущество в своем владении, в других — оно по совершении залога тотчас передавалось заимодавцу во владение. По отношению к способам взыскания иногда определялось, что если занятые деньги не будут уплачены в срок, имущество должно сделаться собственностью заимодавца, иногда устанавливалось, что, несмотря на неуплату занятых денег в срок имущество должно оставаться собственностью закладчика, только он должен платить условленный рост, или заимодавец должен вместо получения роста продолжать пользоваться заложенным имуществом» <40>.

<38> См.: Мейер Д.И. Древнее русское право залога // Избранные произведения по гражданскому праву. М.: АО «Центр ЮрИнфоР», 2003.
<39> Указная книга ведомства казначеев // Хрестоматия по истории русского права / Сост. М.Ф. Владимирский-Буданов. Вып. 3. 1889. С. 17, прим. 58.
<40> Неволин К.А. История российских гражданских законов. Т. III. Кн. 2. Об имуществах. СПб., 1851. С. 151.

При работе над статьей автору удалось обнаружить в закладных примеры всех трех типов залога: как передачи права собственности с возможностью обратного выкупа <41>, так и передачи вещи во владение и пользование, но не в собственность залогодержателя <42>, а также оставление предмета залога у залогодателя <43>.

<41> Возможно, примером конструкции подобного рода можно считать приводимые ниже данные, которыми оформлялись вклады в монастырь. Обратите внимание на внутренне противоречивый с точки зрения современного права оборот «закладная вотчина», т.е. собственность, но полученная в залог. 1. Данная Кузьмы Федорова сына Данилова от 7086 г. на «вотчину свою закладную… А та моя вотчина заложена в сорока рублях» Ильей Петровым. 2. Данная Марии Денисьевой дочери Ондреевой от 7086 г. «на вотчину свою закладную… что у меня заложил… Данило Васильев сын Мещеринов». В обеих данных содержится условие о том, что залогодатели вправе выкупить свое имущество у монастыря за сумму долга (см.: Шумаков С.А. Обзор Грамот Коллегии экономии. Вып. 5: Материалы по Владимиру, Гороховцу, Мурому, Суздалю, Юрьеву-Польскому и Вологде / Состав. Л.И. Шохин. М.: Древлехранилище, 2002. С. 44, 45).
<42> Закладная кабала Матвея Захарова сына Доможирова от 16 мая 1602 г. Александру Васильеву сыну Кубасова: «Аза рост до сроку Олександру… пашня пахать и сена косити и всякими угодьи владеть до выкупу. А полягут денги впредь по сроце, и Олександру после сроку по тому жза рост в той моей вотчине… пашня пахать и сена косити и всякими угодьи владеть до выкупу» // Акты служилых землевладельцев. С. 185).
<43> 7142 г. закладная Ивана Степанова сына Колтовского немецкому ротмистру Матвею Матвееву в 130 рублей: «…а до сроку тою вотчиною владеть мне Ивану. А не заплачу… денег на тот срок… и ему Матвею… по том сроке… ся кабала закладная и купчая в прок без выкупа» (см.: Шумаков С.А. Обзор Грамот Коллегии экономии. Вып. 5: Материалы по Владимиру, Гороховцу, Мурому, Суздалю, Юрьеву-Польскому и Вологде / Сост. Л.И. Шохин. С. 237).

Однако в большинстве закладных XVII в. предмет залога передавался заимодавцу, и последствием просрочки возврата долга указывалось право кредитора владеть и пользоваться заложенным имуществом «за рост» до выкупа <44>, <45> или переход права собственности к залогодержателю <46>. Поэтому когда мы сталкиваемся с многочисленными случаями уступки или залога закладных, составленных на таких условиях, необходимо выяснять, что имели в виду стороны: уступку требования или уступку (залог) права пользования предметом залога (или в случае просрочки — даже права собственности на него). Это особенно актуально при передаче просроченной закладной. Чаще закладные передавались с целью передачи права на заложенное имущество: например, в качестве вклада в монастырь. В подобных случаях можно говорить о мобилизации при помощи закладной прав на недвижимость, в подавляющем большинстве случаев выступавшей предметом залога. Это интересная тема для отдельной статьи; здесь же ограничимся рассмотрением оборота закладных в привычном смысле. В приведенных примерах кабала приобретается именно для того, чтобы «денги имать на заимщике», т.е. мы сталкиваемся с уступкой требования в чистом виде.

<44> См., например: Матрона Мартемьянова передала Пуду Андрееву земли, переданные ею в залог до выкупа. Став собственником, приобретатель получает и право на выкуп: «выкупать ему, Пуду, мимо нас своими денгами» (Архив гостей Панкратьевых. Т. 2. С. 140). Еще пример условия о залоге: «А не станут деньги на тот срок, ино вольно ему, Митрофану (залогодержателю), тою подписною (заложенной) пожнею владеть и сено ставить на себя и до выкупа. А буде понадобится ему, Митрофану, после сроку деньги, и мне, заимщице, ту пожню выкупить. А будет не учну выкупать, ино дати на ту закладную пожню купчую и отводную в тех же деньгах» (Там же. Архив гостей Панкратьевых. Т. 2. С. 71).
<45> См.: Звоницкий А.С. О залоге по русскому праву. Киев: Издание Книжного магазина Н.Я. Оглоблина, 1912. С. 127 и сл. См. также: Удинцев В. Подписка в вере (к учению о древнерусском залоге) // Сборник статей по истории права, посвященный М.Ф. Владимирскому-Буданову его учениками и почитателями. Киев: Типография С.В. Кульженко, 1904.
<46> Пример такого залога можно найти в известной истории времен царя Федора Алексеевича. Судья Холопьего приказа Б.Ф. Полибин, «терпя крайнюю нужду», занял деньги под залог своей деревни. По прошествии срока возврата денег кредитор хотел деревню «записать», т.е. оформить в свою собственность. В таких обстоятельствах Б.Ф. Полибин требуемую сумму позаимствовал из казны Приказа. Дело открылось и дошло до царя. Царица, Агафья Симеоновна, прослышав о безупречной доселе репутации судьи, внесла деньги кредитору от его имени. По делу о казнокрадстве Б.Ф. Полибин был оправдан и впоследствии назначен судьей Расправной палаты — на 1680 г. высшего судебного органа (см.: Седов П.В. Закат Московского царства: Царский двор конца XVII века. СПб.: Дмитрий Буланин, 2008. С. 359).

Примером составления передаточной записи в виде отдельного документа может служить кабала Акилины Кондратьевой от 21 июля 1655 г. <47>:

<47> Архив гостей Панкратьевых. Т. 2. С. 74.

Стороны, содержание    Се  аз,  Акилина  Кондратьева  дочь,  Трофимова жена
обязательства          Туркина,  с Серегова заняла есми у Федора Афонасьева
                       сына  Суворова  три  рубли  денег московских ходячих
                       прямых  без приписи нынешнего 163-го  году июля в 21
                       день  до  сроку  до  Филиппова  заговенья  до 164-го
                       году.  А по сроце станетца платеж за приставом,  ино
                       все   кабальные  убытки  на  мне,  заимщице,  где ся
                       кабала  застанет, под которым  присудом, тут по  ней
                       суд и правеж, а кто с кабалой станет, тот истец.
Послух                 На то послух лялской поп Моисей Осипов.
Церковный дьячок       Кабалу  писал   лялской  церковный  дьячек    Стенка
                       Дублеников лета 7163-го году июля в 21 день.
                       Послух  богоявленский   поп  Моисеище   Осипов  руку
                       приложил.

Данная:

Содержание данной      Се аз, Федор  Афонасьев сына Суворов с Серегина, дал
                       есми сию данную на  свою кабалу за  свой долг  Ивану
                       Алексееву сыну Туркиных  в трех рублях, та кабала на
                       Акилину Кондратьева дочери,  Трофимове жене Туркиных
                       же,  по  той  кабале  взяти  деньги ему, Ивану, мимо
                       меня, Федора, истину и с убытки все  сполна. И в том
                       ему данную дал.
Послух                 На то послух поп Мирон Петров сын.
                       Кабалу писал по Федорову  велению  Якунка   Стефанов
                       сын Катаев лета 7170-го году месяца апреля в 6 день.
                       К сей данной памяти послух лялской поп Мирон  Петров
                       по Федорову велению руку приложил <48>.

<48> Там же. С. 83.

Иногда кабала могла переуступаться по ряду передаточных записей, составленных в виде отдельных документов. Именно так произошло с закладной Артема Семенова сына Кудашева, которая сначала была уступлена Максимом Леонтьевым Михаилу Тимофееву, а затем этим последним — Ивану Андрееву (который действовал, кстати, от имени Ивана Панкратьева, будучи его приказчиком). Обе данные составлены в виде отдельных документов <49>.

<49> Там же. С. 392.

Передаточная запись, как и сама кабала, подлежала составлению площадным подьячим или церковным дьячком независимо от того, писалась она на самой закладной или отдельным документом.

Кабала могла быть уступлена как за «живые» деньги, так и в счет погашения долга. Пример уступки закладной в счет долга — приведенная выше данная Федора Афонасьева сына Суворова Ивану Алексееву сыну Туркину от 6 апреля 1662 г. на заемную кабалу Акулины Кондратьевой: «Дал есми сию данную на свою кабалу за свой долг». Еще раз отметим, что речь в данной идет о передаче именно обязательственного требования, зафиксированного в закладной: «По той кабале взяти денги ему, Ивану, мимо меня, Федора, истину и с убытки все сполна» <50>. Другой пример — закладная Потапа Петрова сына Захарова от 8 ноября 1648 г. Приобретший эту закладную у первоначального кредитора Мелентий Родионов ее «отдал за свой долг» Пуду Андрееву <51>.

<50> Там же. С. 83.
<51> Там же. С. 65.

В тексте приведенной выше закладной Акилины Кондратьевой нельзя не обратить внимания на выражение, уже встречавшееся в одной из ранних закладных: «Где ся кабала застанет, под которым присудом, тут по ней суд и правеж, а кто с кабалой станет, тот истец». Подобные обороты, которые можно считать обычными в заемных кабалах XVII в., порождают закономерный вопрос: могла ли заемная кабала передаваться на предъявителя? Н.О. Нерсесов, приводя пример кабалы с формулой «Кто за кабалой встанет, тот и истец», считал, что на этот вопрос следует ответить утвердительно: «Так как обязательство в кабале неразрывно связано с документом, то всякий владелец может явиться в суд и потребовать уплаты по ней… Кабалы, имея многие существенные признаки бумаг на предъявителя, встречаются только в форме именной, хотя не было принципиального препятствия и облечения их в форме безыменной…» <52>. Так же полагал и С.Г. Струмилин: «С такой оговоркой заемное письмо не встречало уже никаких препятствий к обращению, уподобляясь современным бумагам на предъявителя» <53>.

<52> Нерсесов Н.О. О бумагах на предъявителя с точки зрения гражданского права // Представительство и ценные бумаги в гражданском праве. М.: Статут, 1998. С. 191 — 192.
<53> Струмилин С.Г. Указ. соч. С. 37.

Однако понимать подобные формулы можно по-разному. Помимо усмотрения в них указания на возможность существования кабал на предъявителя, можно предположить, что таким образом означалась лишь возможность передачи кабалы без согласия должника. Статья 258 гл. X Уложения («А кто на ком учнет заемных денег искать по выданным кабалам, а кабалы из лет не вышли, и на кабалах будет подписано, что ИМ те кабалы выданы за долг, или на те кабалы даны ИМ даные, и по тем выданым кабалам исцом на заимщиках заемные денги велеть править без росту же. А будет та кабала, которую в суде истец положит, не подписана, и даные на ту кабалу у НЕГО, НА ЧЬЕ ИМЯ ТА КАБАЛА ПИСАНА (выделено мной. — А.Р.), нет, и по той кабале суда не давать») эту дилемму не разрешает. Толковать ее можно как запрет оборота кабал на предъявителя, так и в том духе, что в кабале должно быть четко выражено обязательство должника платить любому предъявителю.

Некоторые примеры, приводимые С.Г. Струмилиным, впрочем, действительно указывают на то, что кабала могла передаваться на предъявителя. Так, в одном случае в 1561 г. Васюк Петлин по заемной закладной кабале занял у Некраса 110 рублей, заложив свою землю. Некрас эту кабалу отдал в монастырь в качестве вклада. Монастырь предъявил иск к заемщику с требованием либо уплатить долг, либо отступиться от вотчины. Суд присудил землю монастырю по кабале, в которой никакой передаточной надписи не содержалось (текст кабалы полностью воспроизведен в решении суда). С.Г. Струмилин отмечает: «Очевидно, вполне достаточной презумпцией в пользу такого заключения служил уже самый факт нахождения кабалы в руках истца» <54>. Еще одним подтверждением может служить приводимая тем же автором духовная начала XVI в., в которой завещатель-кредитор пишет, что у него были, да «утерялись» две кабалы; однако деньги по ним получены, а потому если «у кого те ся кабалы явят, ино по тем кабалам до тех людей городцких, которые… писаны в тех кабалах, дела нет никому; а в тех кабалах дал есми городцким людем отпись…». С.Г. Струмилин разумно предположил, что беспокойство кредитора было вызвано именно возможностью предъявления кабал к платежу лицом, данная на которое не оформлялась <55>.

<54> Там же. С. 45.
<55> Там же.

Можно привести примеры закладных, которые выкупались не у того лица, на которое была оформлена последняя передаточная надпись. Это может означать, что «текущий» кредитор мог быть не указан в тексте закладной <56>. Косвенным свидетельством возможности предъявления закладной к платежу или к обращению взыскания лицом, в ней или в передаточных записях не указанным, может служить утверждение соловецкого старца Афанасия, обвиненного в убийстве, что убийство вызвано тем, что у старца похитили 2000 рублей и «крепостей на 1000 рублев» <57>. Если бы «крепость» <58> нельзя было предъявить к платежу, она не представляла бы для похитителей никакой ценности. Впрочем, утверждать категорически о возможности обращения закладных на предъявителя на столь бедном фактическом материале нельзя.

<56> См.: заемная закладная кабала Федора Афанасьева сына Суворова; заемная закладная кабала крестьянина Ильи Авксентьева сына Балина (Архив гостей Панкратьевых. Т. 2. С. 129, 258). В последнем случае оговорки «Кто с кабалой станет, тот истец» в тексте кабалы нет.
<57> Архив гостей Панкратьевых. Т. 1. С. 140.
<58> Закладная кабала — вид крепости, см. ст. 203 гл. X Уложения: «А будет кто кому чем должен по кабалам, или по записям, или по иным каким крепостям».

Возможно и такое понимание реалий XVII в.: до принятия в 1649 г. Уложения передача кабал на предъявителя разрешалась, а Уложение эту практику запретило. С.Г. Струмилин пишет: «До Уложения подобных оговорок в обиходе, по-видимому, не было. Быть может, потому, что и особой нужды в них тогда не встречалось, поскольку ни закон, ни обычай не требовали еще слишком категорически письменной легитимации держателя долгового документа» <59>.

<59> Струмилин С.Г. Указ. соч. С. 37.

Однако формула «Кто за кабалой встанет, тот и истец» встречается и до принятия Уложения. Так, среди приводимых В. Удинцевым так называемых Цыдвинских актов встречается закладная кабала Первытша Федорова сына Коркодинова от 1546 г., в которой уже используется формула «А хто за сею кабалою станет, тот ей истец» <60>. Среди тех же Цыдвинских актов можно отметить и закладную Петра Ларивонова сына Мартыновых от 1639 г., в которой читаем: «Хто за кабалою станет, тот и истец» <61>. В 1646 г. (до принятия Уложения еще три года) в заемной закладной кабале Домны Сафроновой на один рубль сказано: «А где ся закладная кабала выляжет, тут… суд и правеж, а кто станет, тот по ней истец» <62>. В 1648 г. в заемной закладной Трофима Григорьева сына Туркина: «Кто за сею кабалою станет, тот и истец» <63>. Ту же формулу вновь видим в заемной закладной крестьянина Павла Севастьянова от 1648 г. <64>, в заемной закладной Потапа Петрова от 1648 г. <65>.

<60> Удинцев В. Указ. соч. С. 235.
<61> Там же. С. 237.
<62> Архив гостей Панкратьевых. Т. 2. С. 62.
<63> Там же. С. 63.
<64> См.: Там же. С. 64.
<65> См.: Там же. Т. 2. С. 65.

После же принятия Уложения формула «Кто за кабалой встанет, тот и истец» становится обычной чертой этих долговых документов, встречающейся примерно в половине случаев <66>. Что бы ни имело в виду Уложение, нельзя не видеть в этой тенденции стремления к упрощению оборота кабал. Что же касается возможного запрета, то тогдашняя судебная практика не придерживалась строго формальностей. Так, в судебном споре И.Д. Панкратьева против Соловецкого монастыря, рассмотренном Новгородским приказом 21 апреля 1687 г., ответчик (монастырь) ссылался на недействительность купчих грамот истца на спорные земли, поскольку купчие «писаны не против Уложения и не на Москве, и не в городех на площедях площадными подьячими». Суд, однако, решил, «что ответчик говорил, что написаны те купчие не на площади, то ему, ответчику, не к оправданию, а ему, истцу, не к вине, потому что в поморских городех многие гости и иных чинов люди по таким купчим землями владеют и многие дела вершены, а в вину таких купчих никому не ставлено» <67>. Как видим, прямое указание Уложения было преодолено сложившейся деловой практикой. Так же могло сложиться и с оборотом кабал на предъявителя.

<66> См., например, в Архиве гостей Панкратьевых: заемная закладная кабала (далее — ЗЗК) Пахома Константинова сына Блудова 1650 г., с. 66; ЗЗК Акулины Кондратьевой от 1652 г., с. 69; ЗЗК Федора Федорова сына Поркина 1655 г., с. 74; ЗЗК Акулины Кондратьевой от 21 июля 1655 г., с. 74; ЗЗК Акулины Кондратьевой от 4 августа 1655 г., с. 75; ЗЗК Василия Петрова сына Смолина от 4 марта 1656 г., с. 75; ЗЗК Марфы Федоровой от 13 марта 1659 г., с. 76; ЗЗК Григория Власова сына Максимовых от 25 марта 1663 г., с. 87; ЗЗК Семена Наумова от 19 июня 1663 г., с. 89; ЗЗК Григория Власова сына Максимовых от 16 февраля 1664 г., с. 90; ЗЗК Ивана Иванова сына Першева от 22 апреля 1664 г., с. 93; ЗЗК Ермолы Михайлова сына Данева от 17 мая 1664 г., с. 93; ЗЗК Ивана Аникеева сына Волынкина от 1668/69, с. 112; заемная кабала Ильи Авксентьева сына Балина от 11 апреля 1679 г., с. 285; ЗЗК Фомы и Исаака Митрофановых детей Суворовых от 22 июня 1679 г., с. 286; заемная кабала Ивана Власова сына Чумакова от 15 августа 1685 г., с. 337. См. также: Акты, относящиеся до юридического быта Древней России. Т. 2 / Под ред. Н. Калачова. СПб.: Изданы Археографической комиссией, 1864. В этом издании см.: заемная кабала Афанасия Иванова от 26 января 1657 г., с. 2; заемная кабала Василия Сидорова от 27 июля 1666 г., с. 1; заемная кабала Исаака Маркова от 14 декабря 1678 г., с. 3; закладная на полонную девку Ивана Семенова от 9 июля 1663 г., с. 10; ЗЗК Пенкуша Чичигина и сына от 1 ноября 1668 г., с. 12; ЗЗК Барабина Максимова от 11 июня 1678 г., с. 16. См. также цыдвинские акты, опубликованные В. Удинцевым: ЗЗК Андрея Еремиева сына Ершова от 3 мая 1652 г., с. 243; ЗЗК Прокопия Яковлева от 20 апреля 1678 г., с. 244; заемная кабала Дмитрия Иванова сына Оладнева от 1 августа 1691 г., с. 245.
<67> Правая выпись, данная из Новгородского приказа гостю И.Д. Панкратьеву, на земельные владения в Сереговской волости Яренского у., бывшие у него в споре с властями Соловецкого монастыря // Архив гостей Панкратьевых. Т. 2. С. 365 — 367.

Что касается оборота «Где ся кабала застанет, под которым присудом, тут по ней суд и правеж», он тоже не был словесным украшением. Известен случай, когда в 1678 г. в Москве поляк Андреян фон Горн подал в суд на Воина Афанасьевича Ордина-Нащекина по заемной кабале, которая была выдана ответчиком 14 июля 1662 г. (!) в Гданьске. 1 октября 1680 г. ответчик был присужден к уплате долга <68>.

<68> См.: Седов П.В. Закат Московского царства: Царский двор конца XVII века. СПб.: Дмитрий Буланин, 2008. С. 546.

Подводя итог краткому обзору практики оборота закладных кабал, отметим следующее. Мы имеем документ, в котором фиксировались данные о заемном обязательстве и обеспечивающем его залоге. Этот документ был необходим и достаточен для получения платежа по займу или обращения взыскания на предмет залога в случае неплатежа. Кабалы подлежали подобию государственной регистрации. Этот документ выписывался заемщиком на имя кредитора, но в последующем мог свободно отчуждаться по передаточным записям, составляемым держателем закладной. Весьма вероятно, что в обороте участвовали и закладные кабалы на предъявителя. Еще Н.О. Нерсесов писал о том, что заемные кабалы имеют некоторые свойства современных ценных бумаг: «Они относятся к строго формальным документам, напоминая римские литеральные контракты, исполнение по которым обусловливается владением документа и возвращением его должнику. Действие кабалы прекращается с возвращением ее тому, кто ее выдал» <69>. С учетом того бесспорного обстоятельства, что к реалиям XVII в. не стоит подходить с мерилом современного «ценно бумажного» законодательства, нельзя не признать, что закладные кабалы были оборотным активом, по своим свойствам близким к современным закладным.

<69> Нерсесов Н.О. Указ. соч. С. 191.

Особо хотелось бы подчеркнуть: сами закладные и их оборот не просто существовали в юридической жизни еще допетровской России, но и были делом обыденным, совершаемым в самой толще народной среды — купцами и даже неграмотными крестьянами (за которых приходилось расписываться рукоприкладчикам). Вот пример оборота закладных, выданных одним лишь лицом. В 1634 г. Пахом Константинов сын Блудов занял у Тита Трофимова сына Кириллова по заемной закладной кабале сорок алтын под залог своей пожни. В 1656 г. у кредитора «выкупил сию закладную кабалу мимо заимщика Пахома Константинова своими денгами Пуд Андреев сын Кочев» <70>. В 1635 г. Пахом Константинов сын Блудов вновь занял по закладной кабале три рубля под залог своей пожни у Осипа Киселева. Последний 20 июля 1654 г. «сию закладную заложил… в двух рублях Мелентию Родионову сыну Гирушеву… По Осипову велению, что грамоте не умеет, Кисилева княжпогоской поп Кирило Петров руку приложил» <71>. В 1641 г. Пахом Константинов занимает по закладной полтора рубля у Григория Тимофеева сына Канева под залог двух пожен; в 1651 г. его кредитор закладывает закладную тому же Мелентию Родионову. Кстати, через пять лет кабалу у Родионова выкупит Пуд Андреев <72>. В 1646 г. Пахом Константинов по закладной занимает 20 рублей под залог пожен. В 1654 г. закладную выкупает Пуд Андреев <73>. В 1650 г. Пахом Константинов по закладной занимает 40 алтын под залог пашенной земли. Эту кабалу Пуд Андреев выкупил в 1657 г. <74>.

<70> Архив гостей Панкратьевых. Т. 2. С. 55.
<71> См.: Там же. С. 56.
<72> См.: Там же. С. 60.
<73> См.: Там же. С. 62.
<74> Там же. С. 65.

Складывается впечатление, что оборот закладных в России XVII в. был чуть ли не более интенсивным, чем сейчас, после принятия ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости)». Сами же закладные кабалы обладали оборотоспособностью ничуть не меньшей, чем современные.

Источник

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПРИМЕНЕНИЮ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИСТЕМА СТАНДАРТОВ ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ. ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях определения:

— порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — Стандарт);

— последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <1>, а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.

<1> Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» <2> установлен принцип добровольности применения стандартов.

<2> Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Применение Стандарта предполагает:

— приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

— разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Бланк документа <3> — лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

<3> Пункт 48 ГОСТа Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Документ <4> — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

<4> Подпункт 4 пункта 2 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Документирование <5> — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

<5> Там же.

Копия документа <6> — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

<6> Там же.

Национальный стандарт <7> — документ по стандартизации, который разработан участником или участниками работ по стандартизации, по результатам экспертизы в техническом комитете по стандартизации или проектном техническом комитете по стандартизации утвержден федеральным органом исполнительной власти в сфере стандартизации и в котором для всеобщего применения устанавливаются общие характеристики объекта стандартизации, а также правила и общие принципы в отношении объекта стандартизации;

<7> Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Оформление документа <8> — проставление на документе необходимых реквизитов;

<8> Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

Подписание (документа) <9> — выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

<9> Пункт 57, там же.

Подпись <10> — реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица;

<10> Пункт 58, там же.

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) <11> — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

<11> Пункт 85, там же.

Реквизит документа <12> — элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

<12> Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Электронная подпись <13> — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

<13> Пункт 1 статьи 2 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, NN 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26 (ч. I), ст. 3390; 2016, N 1 (ч. I), ст. 65, N 26 (ч. I), ст. 3889).

Электронный документ <14> — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

<14> Подпункт 11.1 статьи 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

Иные понятия используются в Методических рекомендациях в значении, соответствующем ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» <15>.

<15> ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Стандартинформ, 2014.

3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.3. Для изготовления документов используются свободно распространяемые шрифты по выбору организации, входящие в стандартный пакет офисного программного обеспечения.

Размер шрифта — N 12 — 14.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10, 11).

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется установить единую гарнитуру шрифта для всех организационно-распорядительных документов.

3.4 Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.5. Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

3.6. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

3.7. Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист <16>.

<16> Исключением является Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования.

3.8. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.9. Локальными нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение отдельных реквизитов, а также фрагментов текста полужирным шрифтом.

При оформлении документов не рекомендуется использовать начертание шрифта «курсив» и подчеркивание текста.

3.10. Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом (Приложение N 1).

На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

3.11. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения — текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота (далее — СЭД), обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов — с соблюдением положений Стандарта.

В организации могут использоваться электронные копии документов, получаемые в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц.

Для электронных копий документов рекомендуется использовать формат PDF.

4. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Организационно-распорядительные документы должны иметь установленный состав реквизитов и правила их оформления.

Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации» <17>.

<17> Пункт 38 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Состав и оформление реквизитов устанавливаются Стандартом. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.

Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

4.1. Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <18>, законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований.

<18> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа <19>.

<19> Полужирным шрифтом в тексте Методических рекомендаций выделяются извлечения из Стандарта.

Вариант изображения Государственного герба Российской Федерации определяется видом документа и статусом издающего его органа в соответствии со ст. 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» <20>.

<20> Статья 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Гербы субъектов Российской Федерации устанавливаются их законами.

Гербы (геральдические знаки) муниципальных образований утверждаются уставами соответствующих муниципальных образований или правовыми актами (решениями, постановлениями) представительных органов муниципальных образований. В уставах или постановлениях (решениях) представительных органов муниципальных образований (советов, собраний) оговаривается состав видов документов с воспроизведением герба (геральдического знака) и вариант воспроизведения (одноцветный или многоцветный).

4.2. Эмблема

Эмблема, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках и электронных шаблонах документов:

— федеральных органов государственной власти;

— территориальных органов федеральных органов государственной власти;

— государственных и негосударственных организаций.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. В бланках с угловым расположением реквизитов изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка.

4.3. Товарный знак (знак обслуживания)

Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке <21>, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

<21> Статья 1503 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Изображение товарного знака (знака обслуживания) регистрируется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. Товарный знак изображается (воспроизводится) на документах в соответствии со свидетельством на товарный знак (знак обслуживания). Товарный знак может быть размещен на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот <22> — письмах, накладных и др.

<22> Статья 1484 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Коммерческое обозначение не является фирменным наименованием и не подлежит обязательному включению в учредительные документы и единый государственный реестр юридических лиц <23>.

<23> Статья 1538 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

4.4. Код формы документа

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по…» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Например:

Допустимо оформлять реквизит следующим образом:

Если код формы документа устанавливается классификатором организации, указывается его название.

4.5. Наименование организации — автора документа

Наименование организации — автора документа включается в бланк документа в соответствии с наименованием юридического лица, закрепленным в его учредительных документах (уставе или положении).

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Например:

Минкомсвязь России
Федеральное государственное унитарное предприятие
«СВЯЗЬ — безопасность»

Наименование филиала, территориально обособленного подразделения, представительства указывается, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.

Наименование организации включает:

— название организационно-правовой формы (федеральное бюджетное учреждение, акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью и др.);

— собственное наименование организации (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела).

Включение в наименование юридического лица официального наименования «Российская Федерация» или «Россия», а также слов, производных от этого наименования, допускается в случаях, предусмотренных законом, указами Президента Российской Федерации или постановлениями Правительства Российской Федерации, либо на основании разрешения, выданного в порядке, установленном Правительством Российской Федерации <24>.

<24> Пункт 1 статьи 54 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации от 30 ноября 2004 г. N 51-ФЗ.

Официальный источник электронного документа содержит неточность: Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) N 51-ФЗ был принят 30.11.94.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык республик в составе Российской Федерации, печатают на двух или более языках: государственном и национальном(ых). Наименование организации на государственном языке республики в составе Российской Федерации рекомендуется располагать ниже или справа от наименования на русском языке <25>.

<25> Эта рекомендация впервые включена в ГОСТ Р 6.30-2003 в развитие статей 16 и 17 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

В связи с утратой силы ГОСТ Р 6.30-2003, следует руководствоваться принятым взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций располагают на одном уровне.

4.6. Наименование структурного подразделения — автора документа <26>

<26> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

Решение об использовании бланков структурных подразделений (о делегировании структурному подразделению права самостоятельно вести переписку с организациями на собственном бланке или издавать распорядительные документы) принимает руководитель организации или иное уполномоченное им лицо.

4.7. Наименование должности лица — автора документа <27>

<27> Реквизит впервые введен Стандартом.

Наименование должности лица — автора документа используется в бланках писем и распорядительных документов и располагается под наименованием организации.

Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

Наименование должности лица — автора документа размещается также на бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (бланки распоряжений губернаторов, глав городов, районов и др.).

Реквизит применяют также в бланках писем и распорядительных документов руководителей самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом.

4.8. Справочные данные об организации

Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают сведения, необходимые для осуществления информационного обмена:

почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом);

номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Для всех организаций, кроме органов государственной власти и органов местного самоуправления, также указывается:

код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <28>.

<28> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Номер телефона (факса) указывается группами цифр через тире. Код города заключается в скобки: (495) 421-11-65.

Перечень данных, включенных в реквизит, не является исчерпывающим. При оформлении этого реквизита также могут указываться дополнительные сведения (о лицензиях, патентах и др.).

4.9. Наименование вида документа

Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

Виды организационно-правовых и распорядительных документов, издаваемых организацией, устанавливаются в законодательных и иных нормативных правовых актах, в уставе организации (положении об организации), иных локальных нормативных актах.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и печатается прописными буквами.

Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку.

Например:

Федеральное государственное унитарное предприятие «Почта России» (ФГУП «Почта России») ПРИКАЗ
01.02.2018	N 12
Москва

Федеральное государственное унитарное предприятие «Почта России» (ФГУП «Почта России») АКТ
01.02.2018	N 08
Москва

4.10. Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение, письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата акта может являться:

— датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу материальных ценностей);

— датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тексте акта.

Рекомендуется документам, изданным двумя или более организациями, присваивать одну (единую) дату.

В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

Дата подписания или утверждения документа проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.

Например, на бланке письма:

на бланке приказа:

Федеральное государственное бюджетное учреждение Научно-исследовательский институт «Восход» (ФГБУ НИИ «Восход») ПРИКАЗ
16 апреля 2018 г.	N 125
Москва

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля.

Например:

Федеральное государственное бюджетное учреждение Научно-исследовательский институт «Восход» (ФГБУ НИИ «Восход») АКТ
02.03.2018	N 15
Москва

В докладных, служебных, объяснительных записках возможно проставление даты ниже реквизита «подпись».

4.11. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.)

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части документа.

Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).

4.12. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает его исходящий регистрационный номер и соответствующую дату поступившего документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа.

4.13. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения.

Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размеров N 11 или N 10 и размещать в две строки.

Например:

с. Верхненовокутлумбетьево,
Матвеевский р-н, Оренбургская обл.

При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово «город» в сокращенном написании («г.») не указывается <29>.

<29> Статья 65 Конституции Российской Федерации.

Сокращение «г.» не указывается также для городов, в названии которых содержится слово «город»: Белгород, Калининград, Новгород.

4.14. Гриф ограничения доступа к документу

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Состав сведений ограниченного распространения определен в Указе Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. N 188 <30>. К ним относятся:

<30> Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 10, ст. 1127; 2005, N 39, ст. 3925; 2015, N 29, ст. 4473).

— сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;

— сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

— служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (служебная тайна);

— сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией Российской Федерации и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

— сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским кодексом и федеральными законами (коммерческая тайна);

— сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Нормативными правовыми актами Российской Федерации определен порядок использования грифа «Коммерческая тайна» <31> и пометки «Для служебного пользования» <32>. Для документов, содержащих другие виды конфиденциальной информации, форма грифа определяется обладателем информации <33>.

<31> Пункт 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100; 2018, N 17, ст. 2435).

<32> Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).

<33> Обладатель информации — лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам (Пункт 5 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30, ст. 4600; 2012, N 31, ст. 4328; 2013, N 14, ст. 1658, N 23, ст. 2870, N 27, ст. 3479, N 52, ст. 6961, 6963; 2014, N 19, ст. 2302, N 30, ст. 4223, N 30, ст. 4243, N 48, ст. 6645; 2015, N 1, ст. 84, N 27, ст. 3979, N 29, ст. 4389, N 29, ст. 4390; 2016, N 26, ст. 3877, N 28, ст. 4558, N 52, ст. 7491, N 52, ст. 7491; 2017, N 18, ст. 2664, N 24, ст. 3478, N 25, ст. 3596, N 27, ст. 3953, N 31, ст. 4825, 4827, N 48, ст. 7051; 2018, N 1, ст. 66; N 18, ст. 2572; N 27, ст. 3956; N 30, ст. 4546).

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Например:

Для служебного пользования
Экз. N 2

В документах, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указывается полное наименование юридического лица и место его нахождения.

Например:

Коммерческая тайна
Акционерное общество
«Интелинвест»
Новоясеневский просп., д. 12,
Москва, 117574

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на обороте правого верхнего угла документа.

4.15. Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в правой верхней части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.

В соответствии с рекомендацией Стандарта строки реквизита печатаются через 1 интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Например:

	Федеральное архивное агентство
Софийская наб., д. 34, стр. 1, Москва, 115035

или

	Федеральное архивное агентство
Софийская наб., д. 34, стр. 1, Москва, 115035

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

Например:

	Директору ВНИИДАД
Куняеву Н.Н.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

Министерство сельского хозяйства
Российской Федерации

или

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — наименование структурного подразделения.

Например:

Следственный комитет
Российской Федерации
Управление контроля
за следственными органами

При адресовании письма руководителю структурного подразделения наименование организации указывается в именительном падеже, ниже — в дательном падеже — наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

Министерство финансов
Российской Федерации
Директору Департамента
управления делами
и контроля
Афанасьеву А.А.

При адресовании письма специалисту указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения, затем в дательном падеже наименование должности специалиста и — ниже — фамилия, инициалы.

Например:

Минсельхоз России
Административный департамент
Главному специалисту
Ивановой А.В.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Например:

Руководителям лечебных учреждений

Список рассылки составляется исполнителем.

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

В одном документе не должно быть более четырех адресатов.

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

В реквизите «адресат» допускается употреблять обозначение «г-ну» (господину) или «г-же» (госпоже).

Например:

	г-ну Козлову В.А.
г-же Серовой Ю.Д.

В реквизите «адресат» инициалы всегда ставятся после фамилии.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 <34>.

<34> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 28.03.2018 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Например:

Иванову И.П.
ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
г. Люберцы, Московская обл., 301264

Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными в соответствующих справочниках.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес.

Например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела mail@vniidad.ru

4.16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

	УТВЕРЖДАЮ Директор ВНИИВК
Подпись	А.П. Петров
06.11.2018

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа.

Например:

Регламент		УТВЕРЖДЕН
Правила		УТВЕРЖДЕНЫ
Инструкция		УТВЕРЖДЕНА

Гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер.

Например:

Регламент

УТВЕРЖДЕН
приказом ВНИИДАД
от 06.05.2018 N 125

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

Положение

УТВЕРЖДЕНО
решением общего собрания акционеров ПАО «Сбербанк»
(протокол от 06.05.2018 N 12)

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

При наличии двух или нескольких грифов утверждения они могут располагаться справа и слева от наименования вида документа, размещаемого по центру.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2.

4.17. Заголовок к тексту

Заголовок к тексту — краткое содержание документа.

Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»:

приказ (о чем?) о премировании работников организации;

приказ (о чем?) об утверждении Инструкции по делопроизводству;

письмо (о чем?) о предоставлении информации

Заголовок должен состоять из одной фразы.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах и других документах с продольным расположением реквизитов заголовок к тексту оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовки не заключаются в кавычки и не подчеркиваются. Возможно их выделение полужирным шрифтом.

В условиях применения СЭД заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в поле регистрационно-учетной формы регистрируемого документа.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

4.18. Текст документа

О составлении текста документа см. раздел 5.

4.19. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

Приложение:

на 2 л. в 1 экз.

— если приложение не названо в тексте, или приложений несколько:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

— если приложения сброшюрованы:

Приложение:

отчет о НИР в 2 экз.

— если документ, являющийся приложением, имеет приложение самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2018 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше конверта, в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Отметка о приложении, занимающая несколько строк, печатается через один межстрочный интервал.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

Приложение:

опись приложений на 2 л. в 1 экз.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается: (приложение 1) или (приложение N 1).

На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение N 2
к приказу ФГБУ
НИИ «Восход»
от 15.08.2018 N 112

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении. Приложение является неотъемлемой частью утверждающего его распорядительного документа.

Если затем документ затем издается типографским способом вместе с приказом, он сохраняет отметку о приложении.

Если документ издается отдельно от утвердившего его приказа, проставляется гриф утверждения.

Например:

РЕГЛАМЕНТ

УТВЕРЖДЕН
приказом ФГБУ НИИ «Восход»
от 18.05.2018 N 67

4.20. Гриф согласования документа

Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Грифом согласования документа оформляется:

— внешнее согласование документа — с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций;

— внутреннее согласование с коллегиальными органами организации — автора документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИДАД
Подпись Н.Н. Куняев
08.10.2018

Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются: вид документа, организация — автор документа, дата и номер документа.

Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже.

Например:

СОГЛАСОВАНО
Решением Центральной
экспертно-проверочно
комиссии при Росархиве
(протокол от ______ N ___)

СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
(от ______ N ___)

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка:

«Лист согласования прилагается».

4.21. Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа с работниками организации — автора документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Руководитель юридического отдела
Подпись	Петрова О.Н.
07.11.2018

Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки.

Виза оформляется следующим образом:

— если замечаний нет:

Зав. отделом кадров
Подпись	А.П. Иванова
02.03.2018

— при наличии замечаний:

Замечания прилагаются. Зав. отделом кадров
Подпись	А.П. Иванова
02.03.2018

Если специалист полностью не согласен с проектом, виза оформляется так:

Не согласна. Зав. отделом кадров
Подпись	А.П. Иванова
02.03.2018

Замечания прилагаются к документу на отдельном листе.

Если замечание имеет небольшой объем, его можно изложить на проекте документа следующим образом:

Считаю, что в состав ревизионной комиссии следует включить также А.И. Мошкину и П.П. Сердюкова. Зав. отделом кадров
Подпись	А.П. Иванова
02.03.2018

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют:

— на последнем листе документа под подписью;

— на обороте последнего листа подлинника документа;

— на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах (например, в деловых письмах) в зависимости от того, необходимо ли направлять подлинник письма по почте или достаточно направить письмо по факсимильной связи или по электронной почте (в виде электронной копии), визы проставляются:

— на копии письма (визовом экземпляре), если подлинник отправляется адресату по почте;

— на обороте последнего листа подлинника, если письмо отправляется адресату по факсу или электронной почте (в этом случае подлинник остается в организации и помещается в дело).

Лист согласования (визирования) оформляется, если согласующих лиц больше 5 — 6.

Лист согласования (визирования) прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Например:

Лист визирования приказа ВНИИДАД от 25.09.2018 N 125
Зам. директора 01.11.2018	Подпись	Е.А. Рюмина
Зав. отделом кадров 31.10.2018	Подпись	Е.И. Хайрулина
Зав. юридическим отделом 01.11.2018	Подпись	М.Н. Арцруни

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений — с проставлением визы на обороте каждого листа документа.

В организациях, применяющих СЭД, согласование может проводиться в электронной форме. При передаче документов на бумажном носителе, согласованных в СЭД, в структурное подразделение, ответственное за архив, сведения о согласовании распечатываются на листе согласования.

К лицам, визирующим проекты документов, как правило, относятся:

— руководители структурных подразделений, ответственные за подготовку проекта документа;

— руководители структурных подразделений, интересы которых затрагивает проект документа;

— заместитель руководителя организации, курирующего структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта документа;

— руководитель юридического подразделения (если этого требует вид документа и его содержание);

— руководитель службы делопроизводства.

Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.

4.22. Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Генеральный директор

Подпись

П.П. Петров

Если документ оформлен на бланке организации, в наименовании должности наименование организации не указывается.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

Генеральный директор
АО «Интелинвест»

Подпись

П.П. Петров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

Генеральный директор	Подпись	П.П. Петров
Главный бухгалтер	Подпись	А.Н. Титова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне:

Зам. директора по финансовым вопросам	Зам. директора по административным вопросам
Подпись	А.П. Петров	Подпись	Е.А. Мармеладов

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии:

Председатель комиссии	Подпись	П.П. Петров
Члены комиссии:	Подпись	М.М. Мишина
	Подпись	А.Е. Полторацкая

Документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указана на документе.

Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи «за» недопустимо.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Если работник организации приказом назначен исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется следующим образом:

И.о. генерального директора

Подпись

С.Н. Арбузов

или

Исполняющий обязанности генерального директора

Подпись

С.Н. Арбузов

При оформлении подписи наименование должности начинается от левого поля, а последняя буква фамилии оказывается на границе правого поля.

При наличии нескольких подписей по границе правого поля располагается самая длинная фамилия, а остальные выравниваются по инициалам.

Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

При наименовании должности, занимающем несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки.

4.23. Отметка об электронной подписи <35>

<35> Реквизит впервые введен Стандартом.

Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью.

Отметка об электронной подписи включает:

фразу «Документ подписан электронной подписью»;

номер сертификата ключа электронной подписи;

фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Отметка об электронной подписи может включать изображение эмблемы, товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Директор	Эмблема организации	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ	П.П. Петров
Сертификат 1a111aaa000000000011
Владелец Петров Петр Петрович
Действителен с 01.01.2017 по 31.12.2018

Отметка об электронной подписи, как правило, оформляется для документов, подписанных усиленной электронной подписью.

При внутреннем обмене документами и при обмене с организациями партнерами, если это предусмотрено соглашением между сторонами, организации могут использовать усиленные неквалифицированные и простые электронные подписи.

Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи: между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на бланке должностного лица, указания на наименование должности лица, подписывающего документ, не требуется.

4.24. Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Например:

Зам. генерального директора	Подпись	А.Р. Горячев
Главный бухгалтер	Подпись	А.В. Моргунова

Примерный перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении N 3.

4.25. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе оформляется на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне внизу слева.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона.

Например:

Абрикосов Альберт Петрович
7(495) 924-45-67

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Например:

Абрикосов Альберт Петрович, Контрольное управление,
ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Abrikosov@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

4.26. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» (отметка об электронной подписи) и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего, его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например —

Верно
Инспектор службы кадров	Подпись	М.М. Машкина
07.09.2018

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации (при ее наличии), а также (при необходимости) дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N… за… год»).

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов, созданные на бумажном носителе, заверяются в установленном порядке.

Электронные копии документов на бумажном носителе заверяются электронной подписью, в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4.27. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.

4.28. Резолюция

Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Например:

Иванову А.А.
Прошу подготовить предложения к 10.11.2018.
Подпись
07.10.2018

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, или подчеркивается.

Например:

Иванову А.А.
——————
Петрову В.Н., Сидорову Г.Р.
Прошу представить предложения 10.11.2018.
Подпись
07.10.2018

Если указания по исполнению содержатся в тексте документа, то резолюция содержит указание на исполнителя, подпись лица, вынесшего резолюцию и дату резолюции.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата A5 или A6.

В резолюцию, оформленную на отдельном бланке, также могут включаться сведения о должности ее автора.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

Оформление резолюции в СЭД должно соответствовать указанным требованиям.

Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

4.29. Отметка о контроле

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

При постановке на контроль документа в СЭД в регистрационно-учетную форму заносятся сведения об этом.

Настройка СЭД производится таким образом, чтобы сотрудник, осуществляющий контроль, и исполнитель могли получать автоматические уведомления о приближении контрольных сроков.

4.30. Отметка о направлении документа в дело

Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним. Отметка также свидетельствует об исполнении документа и снятии его с контроля.

Отметка включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должность лица, оформившего отметку, подпись, дату.

Например:

В дело N 01-18 за 2016 г.
Зав. отделом корпоративных проектов
Подпись
10.12.2018

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: «Направлен ответ (дата), (N)», «Проведена консультация по телефону (дата)», «Учтено при разработке проекта» и др. Сведения указываются в начале отметки.

Например:

Ответ направлен 04.05.2018 N 05-06/12
В дело N 05-06 за 2018 г.
Зав. отделом корпоративных проектов
Подпись
10.06.2018

При использовании СЭД отметку допускается не ставить, при этом следует учитывать необходимость формирования в СЭД сведений о результате и времени исполнения документа, о том к какому делу относится документ, где хранится дело, кто ответственен за завершение его исполнения и помещение в дело.

5. ПОДГОТОВКА ТЕКСТОВ ДОКУМЕНТОВ

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик Российской Федерации наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации <36>.

<36> Пункт 2 статьи 3 Федерального закона от 25 октября 1991 г. N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости СНД и ВС РСФСР, 12, 1991, N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).

5.1. Русский язык в обязательном порядке используется:

— в переписке между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации;

— в переписке с предприятиями, организациями, не находящимися в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенными на территории других субъектов Российской Федерации;

— при оформлении документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, записей актов гражданского состояния, трудовых книжек, а также документов об образовании и др.

Русский язык и язык республики в составе Российской Федерации одновременно применяются:

— в делопроизводстве судебных и правоохранительных органов;

— в сферах промышленности, связи, транспорта и энергетики на всей территории Российской Федерации;

— в сфере обслуживания и коммерческой деятельности <37>.

<37> Там же, статья 22.

5.2. В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указывается наименование вида документа и заголовок к тексту, а также их реквизиты:

— наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Например:

Во исполнение приказа Росархива от 23 декабря 2009 г. «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»….
или
На основании Положения о службе делопроизводства, утвержденного Приказом ВНИИДАД от 25 сентября 2018 г. N 146…

При ссылке на законодательные и иные нормативные правовые акты указывается официальный источник их опубликования (Собрание законодательства Российской Федерации, Бюллетень ведомственных нормативных актов, информационный портал http://www.pravo.gov.ru, издания субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления).

Например:

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079, N 20, ст. 4034; 2010, N 19, ст. 2291, N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40, ст. 5320; 2015, N 48, ст. 6723; 2016, N 10, ст. 1317, N 22, ст. 3097; 2017, N 25, ст. 3596);

5.3. Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Выделение более четырех уровней рубрикации текста не рекомендуется.

Разделы и подразделы могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.

В текстах документов употребляются только общепринятые термины, а также аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, они расшифровываются при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте мало (до 4-х), расшифровки можно давать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».

При употреблении в тексте фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

5.4. Текст документа может излагаться в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.

Анкета — текст документа, характеризующего один объект по набору признаков и построенный в виде вопросов и ответов <38>.

<38> Управление документами. Термины и определения. Словарь. — М., 2013, с. 13.

Таблица — текст документа, имеющий упрощенную логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию и позволяющий сопоставить предметы, явления, процессы по определенному набору признаков <39>.

<39> Там же, с. 82.

Грамматически связный текст <40> — текст документа, сохраняющий логико-синтаксическую структуру и пространственную организацию естественного языка.

<40> Там же, с. 25.

В тексте анкеты может содержаться как словесная, так и цифровая информация. При построении анкеты вопросы выражаются существительными в именительном падеже, например: «фамилия», «имя», «отчество»; или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: «структурное подразделение», «последнее место работы», «результат выполнения плана», «причина отсутствия».

Вопросы анкеты и ответы на них грамматически согласовываются.

Табличные тексты применяются в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, техническое задание, некоторые виды отчетов, перечни и др.

Например:

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ
N статьи	Вид документа	Срок хранения	Примечания
1	2	3	4

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный — графы и горизонтальный — строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов — заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе.

Например:

СПРАВКА О ЗАДОЛЖЕННОСТИ ПО ПЛАТЕЖАМ В БЮДЖЕТ И ВНЕБЮДЖЕТНЫЕ ФОНДЫ В 2017 Г.
Задолженность	Недоимка руб.	Задолженность по налоговым платежам руб.	Пени руб.	Штрафы руб.	Общая сумма задолженности руб.
1	2	3	4	5	6
Городской бюджет
Федеральный бюджет

Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.

5.5. Построение грамматически связного текста зависит от вида документа.

Текст распорядительных документов излагается от 1 лица ед. числа: «приказываю» или (в решениях коллегиальных органов): от 3 лица единственного числа: «коллегия постановляет», «ученый совет решил». Текст распоряжения распорядительной формулы не имеет.

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;

формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.

Например:

В целях совершенствования документационного обеспечения управления организации
ПРИКАЗЫВАЮ

В соответствии с приказом ВНИИДАД от 25 сентября 2018 г. N 125 «О повышении исполнительской дисциплины»
ПРИКАЗЫВАЮ:

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Распорядительная словесная формула: «приказываю» печатается прописными буквами (ПРИКАЗЫВАЮ) без разрядки с новой строки от абзаца или строчными буквами вразрядку (приказываю) в продолжение преамбулы, с выделением полужирным шрифтом или без выделения, с проставлением двоеточия.

Слово «постановляет» пишется в продолжение преамбулы вразрядку.

Текст распоряжения распорядительной словесной формулы не имеет.

Распорядительная часть состоит из пунктов, в которых излагаются управленческие решения.

Если решение является организационным («утвердить», «создать»), в пункте распорядительной части приказа формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.

Если пункт формулирует поручение, в нем указывается:

— поручение;

— исполнитель (исполнители);

— срок исполнения поручения.

Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте проекта распорядительного документа необходимо их указать.

Например:

3. Признать утратившим силу распоряжение от 25 сентября 2014 г. «Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка».

В последнем пункте распорядительного документа указывается наименование должности лица, ответственного за его исполнение, с указанием фамилии и инициалов.

Например:

4. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Иванова А.А.

Пример оформления распорядительных документов дан в приложениях N 4 и N 5.

5.6. К организационным документам относятся локальные нормативные акты организации, устанавливающие права, обязанности, порядок функционирования структурных подразделений или последовательность осуществления каких-либо действий (операций).

В локальных нормативных актах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция, регламент) текст формулируется от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…»).

Текст организационных документов всегда делится на пункты (подпункты) в соответствии с объектом регламентации.

В положении о структурном подразделении:

— общие положения;

— структура (если подразделение имеет структуру);

— задачи;

— функции;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

В должностной инструкции:

— общие положения;

— функции;

— должностные обязанности;

— права;

— ответственность;

— взаимоотношения.

Разделы всегда имеют заголовки, напечатанные с прописной буквы.

В тексте документов, регламентирующих какой-либо процесс, должны четко прослеживаться причинно-следственные связи между нормами, правилами, требованиями.

В тексте таких документов преобладают определенные типы модальных значений, передаваемые определенными выражениями:

— дозволение («разрешается», «может», «имеет право», «вправе», «рекомендуется» и др.);

— обязывание («должны», «обязаны», «необходимо», «следует»);

— запрет («запрещается», «не разрешается», «не допускается», «не следует»).

Образец оформления Положения о структурном подразделении представлен в приложении N 6.

5.7. Протоколы оформляются на специальном бланке протокола или на стандартном листе бумаги.

В практике управления организациями приняты полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит повестку дня, указание присутствующих, запись всех выступлений на заседании, вопросы, выступления лиц, принявших участие в обсуждении, и принятые решения.

Краткий протокол включает тему выступления, фамилии выступивших (может быть краткая запись выступления), принятые решения.

Решение о форме протокола принимает руководитель (возможно предварительное обсуждение этого вопроса с партнерами).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: фамилии председателя (председательствующего) и секретаря заседания; должности и фамилии участников и приглашенных лиц; повестка дня.

Если участников заседания более 15 человек, в протоколе указывается общее число участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий является приложением к протоколу. В этом случае включается следующая формулировка:

Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 30 чел. (список прилагается).

Лица, которых пригласили на заседание в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:» с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указываются вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании. Должность и фамилия докладчика могут не указываться.

Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения.

Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?».

Словосочетание «повестка дня» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру. Вопросы повестки дня (если их несколько) следует помечать арабскими цифрами.

Например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О формировании плана работы на 2018 г.
Докладчик — зам. директора Иванова А.А.

2. О подготовке сборника трудов института.
Докладчик — зам. директора Петухов И.П.

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол)

РЕШИЛИ: (или ПОСТАНОВИЛИ:)

После слова «СЛУШАЛИ»: в именительном падеже указывается фамилия докладчика и излагается тема доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: «Текст доклада прилагается».

В разделе «ВЫСТУПИЛИ»: последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются в форме 3 лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают».

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В разделе «РЕШИЛИ»: («ПОСТАНОВИЛИ») записывается принятое решение.

Принятые решения формулируются в неопределенной форме глагола: «доработать…», «одобрить…», «проинформировать…».

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, — количество выданных бюллетеней.

Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое мнение по принятому решению. Оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается».

Пример оформления протокола дан в приложении N 7.

5.8. При составлении деловых (служебных) писем рекомендуется учитывать следующие правила:

— письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

— письмо не должно быть большим по объему (большинство писем — до одной страницы текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до пяти страниц текста).

В деловых письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на бланке должностного лица.

В деловых письмах может использоваться — вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

В письме может использоваться также заключительная этикетная фраза:

Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине и завершается восклицательным знаком. Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой.

Текст письма может состоять:

— из одной части, если основное содержание письма (просьба, сообщение напоминание и др.) не требует обоснования;

Например:

Приглашаем Вас принять участие в семинаре «Технологические и правовые аспекты защиты коммерческой информации», который состоится 13 декабря 2018 г. в центральном офисе нашего агентства (схему проезда прилагаем).

— из двух частей: обоснование и заключение, — представленных в виде одного простого предложения.

Например:

В связи с необходимостью рассмотрения ряда экономических проектов просим Вашего согласия на проведение в текущем месяце совещания в Москве с участием представителей министерств и ведомств.

— из трех частей: вступление, обоснование, заключение.

Например:

В соответствии с Планом научно-исследовательских работ нашему отделу поручена тема….. со сроком выполнения в декабре 2017 г.
В связи с тем, что в текущем году число сотрудников нашего отдела сократилось до 10 человек и выполнение работы в срок не представляется возможным, просим произвести корректировку срока выполнения темы.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

При составлении деловых писем рекомендуется использовать клише (слова и формулировки, часто употребляемые для выражения определенного смысла).

Например, некоторые клише — обоснования:

В связи с производственной необходимостью…
В соответствии с решением Совета директоров (протокол от ____ N ___);
Во исполнение распоряжения Мэра Москвы от ____ N ___;
В порядке оказания технической помощи…
В целях усиления охраны…;
В подтверждение нашей договоренности…;
В соответствии с планом обучения…;

По содержанию и назначению письма могут подразделяться на: письма-просьбы, письма-запросы, письма-ответы, письма-извещения, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-приглашения и др.

Каждый вид письма имеет определенную формулировку основной мысли:

— письмо-просьба (запрос) — просим, прошу (на должностном бланке);

— письмо-сообщение — сообщаем (сообщаю);

— сопроводительное письмо — направляем, представляем, высылаем;

— письмо-предложение — предлагаем;

— письмо-приглашение — приглашаем;

— письмо-напоминание — напоминаем;

— претензия — выражаем, предъявляем, заявляем претензию;

— письмо-требование — требуем, просим (в деловой переписке слово «просим», обращенное к лицу, нарушившему условия договора, по обязательности выполнения равно слову «требуем»).

Текст письма должен быть написан деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста.

5.9. Текст акта, подтверждающего действие или событие (например, передачу от одного лица другому материальных ценностей), составляется людьми, осуществляющими этот процесс.

Если созданию акта предшествовала, например, проверка, то он составляется несколькими лицами (комиссией).

Текст акта может состоять из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого акт создается, его номер и дата. Если такого документа не было, первая часть опускается. Во вводной части называются составители акта (если акт составлялся комиссией — председатель и члены комиссии).

При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей, фамилии и инициалы. Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается указывать наименование организации (места работы), сведения о документах, удостоверяющих личность, полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы от абзаца.

В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экземпляр — бухгалтерия,

2-й экземпляр — коммерческий отдел.

Пример составления акта представлен в приложении N 8.

5.10. Для подготовки документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры о передаче документов на государственное хранение, акты об уничтожении документов), рекомендуется разрабатывать шаблоны с трафаретным текстом.

6. БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Для изготовления бланков документов используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

6.1. Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения и документы с отметкой ЭПК должны иметь левое поле не менее 30 мм. Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

Указание размеры полей документов и размеры полей для каждого отдельного вида документа устанавливаются локальным нормативным правовым актом организации (инструкцией по делопроизводству).

Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими <41>) и/или электронные шаблоны бланков.

<41> Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 2, ст. 123; 2001 N 24, ст. 2461; 2006, N 52, ст. 5587).

Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов (за исключением использования Государственного герба Российской Федерации), порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

6.2. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии с Приложением Б к Стандарту. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром, указанные размеры ориентировочных границ зон представляют информацию о допустимых минимальных размерах зон. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой и продольный.

6.3. Устанавливаются следующие виды бланков документов организации:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Локальными нормативными актами организации могут устанавливаться: бланк письма структурного подразделения, бланк письма должностного лица и др.).

Состав реквизитов бланков определяется локальными нормативными актами организации.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма, и включает следующие реквизиты:

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания), а также

05 — наименование организации — автора документа;

13 — место составления (издания) документа.

Проставляются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа (см. приложение N 9).

Бланк письма включает реквизиты:

или 02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

08 — справочные данные об организации.

Включаются также ограничительные отметки для реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

15 — адресат;

17 — заголовок к тексту.

Бланк письма структурного подразделения дополнительно может также включать реквизит 06 — наименование структурного подразделения — автора письма;

бланк письма должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа; (приложения N 10 и N 11).

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты:

или (02 — эмблема или 03 — товарный знак (знак обслуживания);

05 — наименование организации — автора документа;

09 — наименование вида документа;

13 — место составления (издания) документа и, при необходимости, в зависимости от вида документа, — ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов:

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту (приложение N 12).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06 — наименование структурного подразделения, бланк должностного лица — реквизит 07 — наименование должности лица — автора документа.

Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

6.12. В органах власти и организациях республик Российской Федерации, использующих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (государственных языках) республик:

— угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке — слева, на языке (языках) республики — справа);

— продольные (реквизиты бланка на русском языке располагаются сверху, языке (языках) республики — ниже).

Например:

Для переписки с иностранными корреспондентами используются бланки на двух языках — русском и иностранном языке.

Пример бланка для переписки с иностранными корреспондентами:

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение
«Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»
(ВНИИДАД)

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393
Тел./факс (495) 718-78-74; e-mail: mail@vniidad.ru; http://www.vniidad.ru
ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП 7708033140/771001001

Rosarchiv
The Federal Budget Institution
«The All-Russian Scientific and Research Institute for Archives and Records Management»
(VNIIDAD)

Profsoyuznaya ul., 82, Moscow, 117393
Tel./Fax (495) 718-78-74; e-mail: mail@vniidad.ru; http://www.vniidad.ru

__________ N __________
На N _____ от __________

При переписке с иностранными корреспондентами, адрес в реквизите «справочные данные об организации» оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи Российской Федерации <42>, реквизит «адресат» оформляется в соответствии с правилами оформления почтовых адресов той страны, в которую он направляется.

<42> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г. N 35442) с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г. N 50545).

7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

7.1. Организации могут создавать документы, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов. Состав таких документов может устанавливаться Перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем организации <43>.

<43> Пункт 39 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

7.2. Электронные документы должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление <44>.

<44> Пункт 5 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477) (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Реквизиты электронных документов оформляются в соответствии с требованиями Стандарта.

Электронные документы могут создаваться с использованием электронных шаблонов. Альбом электронных шаблонов утверждается руководителем организации.

7.3. При подготовке, согласовании и доработке электронных документов могут использоваться текстовые и табличные редакторы, поддерживающие функции создания примечаний к документу и отслеживания изменений в нем.

При передаче документа на подписание (утверждение) все примечания и записи об изменениях из электронного документа удаляются.

При передаче электронного документа на подпись и его регистрации рекомендуется использовать формат электронных документов PDF.

7.4. Электронные документы подписываются электронной подписью. Условия признания электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, устанавливаются Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <45>.

<45> Статья 6 Федерального закона от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; 2011, N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668, N 27, ст. 3463, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098, N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65, N 26, ст. 3889).

7.5 Реквизиты электронного документа, выступающие в качестве графических элементов <46> (дата документа, регистрационный номер документа, и др. — по усмотрению организации), должны воспроизводиться на документе с выполнением следующих требований:

<46> Данные, которые вносятся в шаблон при составлении электронного документа, а также в подготовленный электронный документ при его подписании и регистрации.

— графические элементы должны располагаться на месте соответствующих реквизитов документа, указанных в Стандарте;

— графические элементы должны быть видимыми и читаемыми при отображении (воспроизведении) электронного документа;

— графические элементы не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

— изображение графических элементов не должно перекрывать элементы текста документа и другие реквизиты.

Графические элементы реквизитов, предполагающих собственноручную подпись (гриф согласования документа, гриф утверждения документа, отметка о заверении копии), оформляются с использованием отметки об электронной подписи.

7.6. Для организации процесса визирования электронных документов в регистрационно-учетной форме СЭД должны быть предусмотрены поля, содержащие сведения о должности лица, визирующего документ, его фамилии и инициалах, дате визы, результате рассмотрения (согласовано, согласовано с замечаниями, не согласовано), а также поле для внесения замечаний по электронному документу.

Для внесения резолюции в регистрационно-учетную форму СЭД должны быть предусмотрены поля резолюции, включающие поля для внесения сведений о фамилии, инициалах исполнителя (исполнителей), поручении по документу, сроке исполнения, должности, фамилии и инициалах лица, вынесшего резолюцию, дате резолюции. Дополнительно могут включаться поля, содержащие сведения о должности исполнителя.

7.7. Организации, осуществляющие совместную деятельность в какой-либо области, для обеспечения качественного обмена информацией могут регулировать формат, порядок обмена электронными документами и т.д. посредством заключения соглашений между сторонами.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение N 1
к п. 3.9.

Росархив

Федеральное бюджетное учреждение «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела»

(ВНИИДАД)

	УТВЕРЖДАЮ Директор ВНИИДАД
Подпись	Н.Н. Куняев
01.03.2018

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Образец титульного листа документа

Приложение N 2
к п. 4.16.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

1. АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

2. ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

3. ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

4. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ, МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ.

5. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

6. НОРМЫ И НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.).

7. ОПИСИ дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).

8. ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

9. ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

10. ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

11. ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.).

12. ПРАВИЛА

13. ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.).

14. РЕГЛАМЕНТЫ (в т.ч. регламенты бизнес-процессов).

15. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

16. СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые).

17. СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

18. УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

19. УСТАВЫ.

20. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним.

Приложение N 3
к п. 4.24

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ

1. АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

2. АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

3. Документы налоговой отчетности.

4. ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты.

5. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

6. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ.

7. НОРМЫ расхода.

8. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

9. ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг).

10. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).

11. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

12. РЕЕСТРЫ (чеков, поручений, представляемых в банк).

13. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

14. СОГЛАШЕНИЯ.

15. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

16. СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

17. ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

18. УДОСТОВЕРЕНИЯ.

19. УСТАВЫ организаций.

Приложение N 4
к п. 5.5

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ЭКОСЕРВИС» (ФГУП «Экосервис») ПРИКАЗ
23 сентября 2018 г.	N 210
Москва

ОБ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТ ПО ПРОГРАММЕ «ЭКОЛОГИЯ РОССИИ»

В связи с необходимостью реализации программы «Экология России» приказываю:

1. Руководителю Управления экологии 02.10.2018 представить календарный план мероприятий по выполнению программы;

2. Руководителю Финансового управления 10.10.2018 представить смету затрат по выполнению программы.

3. ….

4. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Руководитель

Подпись

И.А. Ряпушкин

Образец оформления приказа

Приложение N 5
к п. 5.5

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ИНТЕЛИНВЕСТ» Генеральный директор РАСПОРЯЖЕНИЕ
06.11.2018	N 108-р
Москва

О ПОДГОТОВКЕ К ПРАЗДНОВАНИЮ 70-Й ГОДОВЩИНЫ ПОБЕДЫ В ВЕЛИКОЙ ОТЕЧЕСТВЕННОЙ ВОЙНЕ

В связи с приближением празднования 70-й годовщины Победы в Великой Отечественной Войне:

1. Руководителю Департамента протокола (Орлову А.А.) 10.04.2015 представить план праздничных мероприятий.

2. Руководителям структурных подразделений 12.04.2015 представить списки работников, выделенных для подготовки к празднованию.

3. …………

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на руководителя Секретариата (Синичкину В.И.).

Образец оформления распоряжения

Приложение N 6
к п. 5.6.

Акционерное общество «КОМПЛЕКСНЫЕ СИСТЕМЫ» ПОЛОЖЕНИЕ	УТВЕРЖДАЮ Руководитель организации
О службе документационного обеспечения управления	Подпись	О.В. Иванов
Дата

1. Общие положения

1.1. Служба документационного обеспечения управления (далее — служба ДОУ) является самостоятельным структурным подразделением организации, осуществляющим организацию работы с документами.

1.2. Служба ДОУ создается и ликвидируется приказом руководителя организации.

1.3. Службу ДОУ возглавляет заведующий службой, назначаемый на должность и освобождаемый от должности приказом руководителя организации.

1.2. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, государственными стандартами на документы, нормативными и методическим документами Росархива по вопросам организации работы с документами и архивного хранения, законодательством о труде и охране труда Российской Федерации, уставом организации, инструкцией по документационному обеспечению деятельности организации, приказами и распоряжениями руководителя организации, настоящим положением.

В электронном документе нумерация пунктов соответствует официальному источнику.

…

Образец оформления положения о структурном подразделении

Приложение N 7
к п. 5.7.

Акционерное общество «КОМПЛЕКСНЫЕ СИСТЕМЫ»
ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЯ ДИРЕКЦИИ
5 мая 2018 г.	N ПЗС-5
Москва

Председатель — Петров А.А.

Секретарь — Максимова М.М.

Присутствовали: 15 человек (список прилагается)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации программы «………».

Доклад заместителя директора Копейкина И.П.

1. СЛУШАЛИ:

Копейкина И.П. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Шацкий Э.Я. — краткая запись выступления.

Кучкин И.С. — краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

1.1. Одобрить План работы по реализации программы.

1.2. Руководителю Финансового управления подготовить и Смету расходов по реализации программы.

Председатель	Подпись	А.А. Петров
Секретарь	Подпись	М.М. Максимова

Образец оформления протокола

Приложение N 8
к п. 5.9

Акционерное общество
«КОМПЛЕКСНЫЕ СИСТЕМЫ»
АКТ
Проверки организации хранения документов
_____________ N ____________
Москва

Основание: приказ руководителя от 21.01.2017 N 25 «О проведении проверки организации хранения документов организации».

Акт составлен комиссией:

Председатель комиссии — Иванов А.А..;

Секретарь комиссии — Птичкина О.П.;

Члены комиссии: Арбузов О.Н., Бочаров Н.А., Мулерман Э.А.

С 15.02.2017 по 02.03.2017 комиссией проводилась проверка организации хранения документов организации.

1. Выводы:

1.1. Порядок хранения документов в организации в целом соответствует правилам, установленным локальными правовыми актами.

1.2……………………………………….

2. Замечания:

2.1……..

2.2………..

Председатель комиссии	Подпись	А.А. Иванов
Секретарь комиссии	Подпись	О.П. Птичкина
Члены комиссии:
	Подпись	О.Н. Арбузов
	Подпись	Н.А. Бочаров
	Подпись	Э.А. Мулерман

Образец оформления акта

Приложение N 9
к п. 6.3

Росархив

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА»

(ВНИИДАД)

Москва

Образец общего бланка организации

Приложение N 10
к п. 6.3

Росархив
ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА» (ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (495) 718-78-74 e-mail: mail@vniidad.ru; http://www.vniidad.ru ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП 7708033140/771001001
____________ N ____________ На N __________ от _________

Образец углового бланка письма организации

Приложение N 11
к п. 6.3

Росархив
ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА» (ВНИИДАД)
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (495) 718-78-74; e-mail: mail@vniidad.ru; http://www.vniidad.ru ОКПО 02842708; ОГРН 1027700380795; ИНН/КПП 7708033140/771001001
____________ N ____________ На N ________ от ___________

Образец продольного бланка письма организации

Приложение N 12
к п. 6.3.

Росархив

(ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

Москва

Образец оформления бланка приказа

Источник

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

Коммерческая тайна

Экз. N 2

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

Руководителю Федерального

архивного агентства

Фамилия И.О.

Пример

Федеральное архивное

агентство

или

Росархив

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

Федеральное архивное

агентство

Отдел государственной

службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

АО «Профиль»

Руководителю договорно-

правового отдела

Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

	г-ну Фамилия И.О.
или
	г-же Фамилия И.О.

Пример

Руководителям дочерних

обществ АО «Профиль»

или

Руководителям управлений

Росархива

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

Руководителям дочерних

обществ АО «Профиль»

(по списку)

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

Фамилия И.О.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Люберцы, Московская обл.,

301264

Пример

Всероссийский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного дела

mail@vniidad.ru

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального

архивного агентства

Подпись

Дата

И.О. Фамилия

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

(Регламент)

УТВЕРЖДЕН

приказом АО «Профиль»

от 5 апреля 2016 г. N 82

или

(Правила)

УТВЕРЖДЕНЫ

приказом АО «Профиль»

от 6 апреля 2016 г. N 83

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

(Положение)

УТВЕРЖДЕНО

Советом директоров

АО «Профиль»

(протокол от 12.12.2016 N 12)

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

— если приложение названо в тексте:

Приложение:

на 2 л. в 1 экз.

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

Приложение:	1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
	2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

— если приложение (приложения) сброшюровано:

Приложение:

отчет о НИР в 2 экз.

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2015 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Приложение N 2

к приказу АО «Профиль»

от 15.08.2015 N 112

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом АО «Профиль»

от 18.05.2015 N 67

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

СОГЛАСОВАНО

Директор ВНИИДАД

(подпись)

Дата

И.О. Фамилия

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

СОГЛАСОВАНО

Советом директоров

АО «Профиль»

(протокол от _________ N ____)

Пример 2

СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от _________ N ____

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

Руководитель юридического отдела

Подпись

Дата

И.О. Фамилия

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Подпись

Дата

И.О. Фамилия

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Генеральный директор

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

Генеральный директор

АО «Профиль»

Подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

Директор института	Подпись	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

Заместитель директора по финансовым вопросам		Заместитель директора по административным вопросам
Подпись	И.О. Фамилия		Подпись	И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

Председатель комиссии

Подпись

И.О. Фамилия

Члены комиссии

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

И.о. генерального директора

Подпись

И.О. Фамилия

или

Исполняющий обязанности генерального директора

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ┌──────────────────────────────────────────┐ │

│ │ ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │ │

│ │ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │ │

│ Наименование│ │ │

│ должности │ Сертификат 1а111ааа000000000011 │ Н.Н. Николаев │

│ │ Владелец Николаев Николай Николаевич │ │

│ │ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │ │

│ └──────────────────────────────────────────┘ │

└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист

+7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Верно

Инспектор службы кадров

Дата

Подпись

И.О. Фамилия

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.

Подпись

Дата

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

В дело N 01-18 за 2016 г.

Зав. отделом корпоративных проектов

Подпись

Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Источник

Что такое долговая расписка
- Долговая расписка в получении денежных средств
- Особенности долговой расписки между физическими лицами
Форма и вид долговой расписки
- Оформления расписки у нотариуса
- Что нужно учесть
- Не путайте понятия вексель и долговая расписка
Как написать и составить долговую расписку
- Содержание расписки
- Нужны ли свидетели при составлении долговой расписки?
- Срок давности расписки для взыскания через суд и как восстановить права
Что может приостановить течение срока исковой давности
- Как можно продать долговую расписку
- Что делать если заемщик скоропостижно скончался (умер)
Правильное погашение долга
- Процентные «нюансы»
Судебная практика взыскания задолженности по договору займа
- Правовое обоснование неисполнение долговой расписки
- Услуги профессионалов – гарантия возврата денег

Что такое долговая расписка

Долговая расписка — это документ сферы гражданско-правовых отношений между физическими лицами, подтверждающий факт передачи конкретной денежной суммы, передаваемой стороной, как в добровольном порядке, так и в силу выполнения договорных обязательств.

Долговая расписка как долговое обязательство заключается между физическими лицами, а организации и ИП оформляют договора займа (см. договорные споры), при этом физ. лица также могут заключить договор займа.

Чтобы в правовом ключе отдалживать деньги или брать взаймы существует специальный документ – долговая расписка, имеющая определенные законодательные аспекты составления и использования.

Существует мнение, что отдалживать деньги нужно в том количестве, с какой суммой Вы готовы расстаться навсегда.

Только наличие правильно оформленной расписки позволяет отстоять свои интересы в законном порядке и взыскать долг через суд.

Справочно: Взыскание долга с физического лица.

Долговая расписка в получении денежных средств

Законно составить и, в случае необходимости, предъявить в суде долговую расписку, существуют правовые требования и нормы к оформлению такого рода документов, статья №807 ГК РФ указывает, что договор займа считается заключенным с момента передачи денег или других вещей.

Как правило, долговую расписку выдает заемщик кредитору при получении денежных средств.

С 2018 года к составлению такого рода документа ОБЯЗАНЫ обращаются, в случае если займ превышает 10000 (десять тысяч) рублей. Если же сделка все же была заключена в устной форме, то стороны должны подтвердить ее, например, выпиской из банка.

К слову, в действующем законодательстве оговорено, что в случае, если сумма отдалживаемых средств в десять раз превышает установленный государством минимум заработной платы, долговую расписку необходимо составлять в обязательном порядке. В настоящий момент этот показатель равен 100 рублей, сумма займа, требующая оформления долговой расписки, составляет от 1000 рублей.

Справочно: Минимальный размер оплаты труда в РФ (смотрите пункт 2).

При этом если оба участника сделки по займу являются физическими лицами, а общая сумма займа не превышает 100 тыс. рублей, то он будет считаться беспроцентным, если в договоре не указано иное.

Скачать образцы:

Образец долговой расписки в получении денег.
Образец расписке о возврате долга.

Особенности долговой расписки между физическими лицами

Для того, чтобы долговая расписка считалась грамотно составленной, необходимо учитывать обязательное наличие в ней следующих реквизитов, в частности,

максимально полные паспортные данные сторон договора, включая место регистрации, контактный телефон;
сумма займа, обозначенная прописью и в цифровом эквиваленте. Если так получилось, что прописью нет, то главное, чтобы однозначно читалась сумма;
предназначение кредитных средств (на личные нужды или бизнес (на бизнес не указывать, так как есть ограничения и нюансы));
срок погашения задолженности, процентная ставка за пользование денежными средствами либо беспроцентность займа;
Способы погашения, к примеру обязательно указать счет банковской карты;
Требование о понимании заемщиком правовых последствий выдачи долговой расписки. Данное условие должно быть прописано собственноручно заемщиком, и в случае возникновения спора, займодавец имеет право сослаться на то, что заемщик, при получении денежных средств, полностью осознавал последствия своих действий.

К обязательным пунктам относится также указание срока вступления договора в силу, обязательства возврата заемных средств, цель использование средств, дата подписания документа и подписи сторон.

К общим требованиям относится также рукописная форма документа, которую, при желании сторон или, как вариант, по требованию одной из сторон, можно заверить у нотариуса.

Следует отметить, что желательным, но не обязательным, условием содержания документа является указание места заключения договорных отношений

Форма и вид долговой расписки

Важно учитывать, что четко установленной формы для долговых расписок в законодательстве РФ нет. По факту – это может быть как нотариально заверенный документ, так и документ свободной формы.

Юридическая сила таких долговых расписок одинаковая (если не учитывать безоговорочное принятие судом нотариально заверенной расписки и возможность сомнений о достоверности расписки, оформленной в свободной форме).

Оформления расписки у нотариуса

Необходимо обратиться к нотариусу, он удостоверит дееспособность обратившихся, предупредит об ответственности, подготовит договор займа и заверит должным образом.

Что нужно учесть

Договор займа между гражданами должен быть заключен в письменной форме, если его сумма превышает не менее чем в десять раз установленный законом минимальный размер оплаты труда, а в случае, когда займодавцем является юридическое лицо, — независимо от суммы.
В подтверждение договора займа и его условий может быть представлена расписка заемщика или иной документ, удостоверяющие передачу ему займодавцем определенной денежной суммы или определенного количества вещей.

Справочно: Статья 808 ГК РФ.

Не путайте понятия вексель и долговая расписка

Распространены случаи, когда физические лица по причине отсутствия юридического образования или знаний относительно ключевых отличий похожих между собой юридических документов, путают понятия, внося, тем самым, «неразбериху» в суть договорных отношений. Речь идет о неправильном толковании сути и предназначения таких документов, как «долговая расписка» и «вексель».

Расставим точки над «i». Вексель является строгим формальным документом, который используется исключительно в коммерческой деятельности как факт подтверждения перечисления больших денежных сумм. Долговая расписка сродни векселю только лишь как факт передачи денег. Однако содержательная сторона и форма составления такого документа существенно отличаются от векселя.

Как написать и составить долговую расписку

Это официальный документ, которым подтверждается факт получения в долг определенной денежной суммы. Расписка собственноручно передается заемщиком займодавцу в момент передачи денег, либо оформляется через нотариуса.

Содержание расписки

Содержательная сторона долговой расписки четко определена в законодательстве. В таком документе в обязательном порядке должны быть указаны основные личные данные сторон, включая паспортные данные, адрес регистрации и места фактического проживания. В обязательном порядке прописью и цифрами прописывается сумма заменых средств с указанием конкретной даты их возврата. Если предметом займа являются вещи, – в документе указывается их стоимость и описание. Составленная долговая расписка собственноручно подписывается сторонами сделки при участии минимум двух свидетелей.

Важно учитывать, что при своевременном выполнении заемщиком долговых обязательств, он получает расписку обратно. Как вариант, кредитор может написать ответный документ о получении денег. В случае возникновения спорных вопросов относительно сроков возврата и суммы долговых средств резоннее всего обратиться в суд для защиты своих прав и интересов.

Нужны ли свидетели при составлении долговой расписки?

Несмотря на то, что действующее законодательство РФ не содержит условий, подтверждающих необходимость свидетелей при заключении договора займа, присутствие последних при передаче денег и получении долговой расписки не запрещается.

В случаях возникновения судебных разбирательств, наличие свидетелей, подтверждающих факт передачи денег, а также условиях их возврата, может сыграть важную роль. Исходя из вышеизложенного, займодавец вправе потребовать от заемщика включения в текст долговой расписки информации о свидетелях, присутствующих в момент передачи денег.

Срок давности расписки для взыскания через суд и как восстановить права

Как гласит закон, заемщик должен вернуть всю сумму долга не позднее тридцати дней с того дня, как давший в долг потребовал вернуть свои финансы. Это правило действует также в случае, если в договоре о предоставлении займа дата возврата не указывалась или такой датой считался момент востребования (пункт 1 статьи 810 Гражданского кодекса РФ).

По закону, срок исковой давности по расписке равняется 3-м годам (это указано в 196-й статье Гражданского Кодекса РФ). Если же стороны по каким-то причинам заключили договор об изменении этого срока, то они нарушили закон, который запрещает такого рода соглашения.

Что может приостановить течение срока исковой давности

На практике встречаются следующие случаи, когда течение срока исковой давности приостанавливается.

Форс-мажорные обстоятельства (чрезвычайные обстоятельства, которые сочтены непреодолимыми подробнее).
Мораторий, который наложило Правительство России на выполнение данных обязательств.
Служба участников договора займа в Вооруженных Силах (в случае их перевода на военное положение).
Принятие закона, приостанавливающего действие нормативно-правового акта, которым регулируются отношения сторон по расписке.
Процедура медиации, если стороны заключили такое соглашение.

Как можно продать долговую расписку

Даже в сложной ситуации, не нужно падать духом. В РФ действует коллекторское сообщество, которые имеют огромный опыт поиска и взыскания с нерадивых заемщиков денежных средств. Обратившись к ним, вы вполне можете продать долг. Сумма торга начинается от 10% от суммы долга, как правило коллекторы выкупают долг за сумму не превышающую 50% суммы долга.

Что делать если заемщик скоропостижно скончался (умер)

Необходимо выяснить наличия имущества, проследить кто принял данное имуществе, — вступил в наследство, и подавать претензию о возврате долга правопреемнику умершего заемщика. Помните, имущество как и долги наследуемы!

Правильное погашение долга

Погашение долговых обязательств заемщика перед кредитором осуществляется в соответствии с прописанными в договоре условиями и в срок, обозначенный в расписке. Если условия договора займа полностью выполняются и заемные средства вовремя возвращены владельцу, долговая расписка возвращается заемщику.

В случае нарушения условий договора – в установленный срок деньги не возвращены кредитору, последний имеет законное право обратиться с исковым заявлением в суд в течение трех лет, начиная от срока возврата денег, оговоренного в расписке.

В случае если, Заемщик не может определить местонахождение заимодавца, а телефон не отвечает, необходимо обратиться к нотариусу и через него оформить возврат долг.

Процентные «нюансы»

Если деньги отдалживаются на условиях выплаты процентов, такие «кредитные нюансы» в расписке оговариваются в обязательном порядке в виде четко прописанной процентной ставки и денежной суммы. В случае отсутствия в документе указанной процентной ставки, кредитор имеет полное право взыскать проценты в соответствии с текущей ключевой ставкой на момент возврата долга.
Справочно: Ключевая ставка в РФ.
К слову, в законодательной системе страны предусмотрены случаи, когда взыскание процентов с заемщика невозможно. Во-первых, если сумма кредитных средств меньше, чем пятидесятикратный размер минимальной заработной платы. Во-вторых, в долговой расписке обозначено беспроцентное условие займа.
Если стороны не определили срок выплаты процентов, они должны выплачиваться ежемесячно до дня возврата займа. Когда обязанность по уплате процентов одновременно с возвратом суммы долга прямо не предусмотрена договором займа, заимодавец может требовать уплаты таких процентов вне зависимости от того, предъявляются им требования о взыскании основного долга или нет.

Судебная практика взыскания задолженности по договору займа

Не так давно в практике гражданского судопроизводства был зафиксирован факт неверного толкования законодательных норм Гражданского кодекса Российской Федерации, касающихся доказательств невыполнения долговых обязательств заёмщика.

Поводом для резонансного делопроизводства послужил факт взыскания долга по договору денежного займа на основе долговой расписки.

Поскольку стандартный договор займа сторонами заключен не был, суд отказал истцу в удовлетворении требований.

Правовое обоснование неисполнение долговой расписки

По утверждению Верховного Суда, наличие долговой расписки у заимодавца полностью подтверждает несоблюдение заемщиком долговых обязательств. Данная законодательная норма закреплена в пункте первом статьи сто шестидесятой Гражданского кодекса. К тому же в этом нормативно-правовом акте оговорено, что любая сделка заключается в письменной форме посредством составления документа с четким описанием его содержательной стороны, наличием подписей сторон или уполномоченных ими лиц. Неправомерными доказательствами подтверждения какой-либо сделки являются только показания свидетелей.

Напомним, что суд первой инстанции и апелляции посчитали, что долговая расписка не может считаться подтверждающим документом, поскольку не отражает полную информацию о заимодавце и обязательствах заемщика относительно возврата денежных средств.

Услуги профессионалов – гарантия возврата денег

Чтобы правильно составить и оформить долговую расписку с учетом законодательных нюансов и требований можно обратиться за помощью к профессиональным юристам. Специалисты предоставляют грамотные консультации относительно составления договоров займа, оказывают содействие в вопросах быстрого оформления и нотариальной заверки долговых расписок.

В случае возникновения споров по займу смогут представить и защитить интересы клиента в суде до момента благоприятного решения вопроса.

Увидели опечатку? Выделите фрагмент и нажмите Ctrl+Enter

Подпишитесь на соцсети

Публикуем обзор статьи, как только она выходит. Отдельно информируем о важных изменениях закона.

Поделиться с друзьями

Источник

Кредитный договор – документ, регулирующий финансовые взаимоотношения между кредитором (чаще всего им выступают банки) и заемщиком (физические и юридические лица). Подписание кредитного договора происходит на заключительном этапе финансового соглашения после одобрения суммы и сроков ее погашения.

Содержание:

Кредитный договор – виды и особенности;
Что такое кредитный договор?;
На что обратить внимание при заключении и расторжении кредитного договора;
Защита прав потребителей
Стороны кредитных отношений

Опросы доказали, что среди жителей нашей страны больше половины демонстрируют недостаточную финансовую грамотность. Такие потенциальные заемщики всегда рискуют попасть в финансовую кабалу, поскольку не утруждают себя чтением договора с финансовыми организациями. Подписание соглашения в этом случае происходит без осознания уровня ответственности.

Кредитный договор – виды и особенности

Кредитные договора классифицируют по сроку предоставления (краткосрочный и долгосрочный), по назначению (целевой и нецеловой), обеспечению, валюте (рубли или зарубежная валюта). Существуют также кредитные договора о рефинансировании и реструктуризации.

В целом, можно выделить следующие виды кредитных договоров:

залоговые – обеспеченные недвижимым имуществом или личным транспортом;
потребительские – заключаются на выдачу финансов для покупки товара;
нецелевые – кредитная сделка предусматривает трату средств на усмотрение заемщика;
соглашение о предоставлении кредитной линии, когда заемщику выдается карта с кредитным лимитом;
соглашение об онлайн-ссудах – оформляются и согласовываются в электронном виде;
рефинансирование – составление кредитного договора на основе ранее заключенной сделки на новых условиях, может предусматривать изменение процентной ставки, суммы кредита, сроков погашения.

Что такое кредитный договор?

Документ о финансовом соглашении чаще оформляют в отделении банка в присутствии заемщика, однако сейчас набирает популярность дистанционное подписание без посещения офиса через личный кабинет. Перед подписанием консультант должен ознакомить клиента с условиями сделки: сроками действия договора, процентной ставкой, суммой минимальных платежей (кредитная карта) или аннуитетных платежей (нецелевой наличный кредит). Внимание клиента обращают на сроки погашения и возможность досрочной выплаты кредита.

Обычно работник банка не уведомляет заемшика об общей сумме переплаты, но она всегда указана в договоре. Соглашение подписывают в двух экземплярах.

Обычно документ состоит из нескольких страниц. Это одна из причин, почему заемщики не утруждают себя знакомством с деталями сделки. К тому же, не все владеют знаниями финансовых терминов. Но если клиент банка не хочет иметь неприятностей с погашением в будущем, он должен внимательно изучить условия и уточнить непонятные вопросы у консультанта.

%colored_text_box=1%

Документ составляют в двух экземплярах, один из которых выдается заемщику на руки. Его нужно хранить в течение всего срока действия, поскольку он может оказаться полезным в случае возникновения споров по финансовому соглашению.

На что обратить внимание при заключении и расторжении кредитного договора

Даже если вы внимательно ознакомились с договором, всегда могут возникать определенные «подводные камни», о которых банк предпочитает умолчать. Обычно в документе они указаны мелким шрифтом.

Но есть наиболее важные моменты договорного соглашения. Без их уточнения подписывать документ нельзя. К таким существенным деталям относятся:

сумма кредита – она может оказаться больше, чем выданная на руки, если банк внесет в нее страховку, на которую также начисляются проценты;
наличие графика погашения – он прилагается к основному документу, в графике указывают крайнюю дату ежемесячного погашения, размер процентов и дополнительных комиссий, общую сумму выплат;
перечисление суммы – ее могут выдать наличными на руки в кассе банка, кредитной картой или перечислением на счет;
процентная ставка и дополнительные комиссии;
способ начисления процентов – равными или дифференцированными платежами;
порядок погашения – самостоятельное перечисление денег заемщиком или автоматическое вычисление определенной суммы (например, из заработной карты);
обязанности заемщика на протяжении действия договора – это может быть ежегодная оплата страховки залогового займа, регулярное предоставление банку справки о доходах;
размеры штрафных санкций, которые будет начислены заемщику в случае несвоевременной уплаты по кредиту.

Если кредитный договор предусматривает погашение аннуитетными (равными) частями, эти суммы обязательно должны быть прописаны в одном из пунктов соглашения и поданы в виде графика.

Аннуитетный платеж строится по следующему принципу: в первые месяцы действия кредита большая часть уходит на оплату процентов, комиссий, страховки и других платежей. Тело кредита при этом уменьшается очень незначительно.

Обязательно нужно обратить внимание на наличие пункта о праве банка менять процентную ставку в одностороннем порядке. Обычно это касается договоров о кредитных картах.

Следует также проследить за тем, чтобы на первой странице была указана правильная дата оформления, поскольку именно от нее производятся расчеты сроков погашения.

При нарушении условий договора стороны имеют право расторгнуть его в судебном порядке.

Защита прав потребителей

От своеволия банков права заемщиков защищены на законодательном уровне. Они предусматривают следующие случаи:

навязывание страховки – страхование проводится на добровольной основе;
внушение необходимости дополнительных платных услуг – СМС-информирование, открытие еще одного счета с оплатой;
одностороннее изменение условий действия договора;
указание возможности списывания долга с любых счетов заемщика;
выдача средств исключительно в наличной или безналичной форме – должны учитывать пожелания клиента;
отсутствие информации о цене банковской услуги;
разглашение банковской тайны и персональных данных клиента.

Стороны кредитных отношений

Кредитный договор всегда подписывается двумя сторонами – кредитором и заемщиком.

Некоторые кредиты предусматривают вовлечение в соглашение третьих лиц (поручителей). Обычно это соглашения на крупные суммы, зачастую обеспеченные залоговой недвижимостью или транспортом.

Существуют также договора, предусматривающие согласие мужа и жены как двух созаемщиков.

В части договора, где ставятся подписи о его заключении, должна быть предоставлена полная информация о сторонах. Со стороны кредиторской организации – это юридический адрес, полное название, имя и фамилия руководителя.

Анастасия Кривельская-Ершова

Главный редактор,

Окончила МГУ им. М.В. Ломоносова по специальности журналистика. Несколько лет проработала автором в ведущих финансовых изданиях — ПРАЙМ, ТАСС и других известных в РФ компаниях.

Источник