Дебиторская задолженность представляет собой сумму долгов, причитающихся предприятию со стороны юридических и физических лиц, которые являются его должниками. По сути, она является активом предприятия, поэтому очень важно держать ее под контролем. В противном случае компания неизбежно столкнется с постоянным и неуправляемым ростом задолженности.
Дебиторская задолженность классифицируется:
- по срокам погашения (краткосрочная — платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты; долгосрочная — платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты);
- по степени возможности взыскания (текущая — задолженность в пределах тех сроков оплаты, которые установлены договором; сомнительная — срок погашения уже нарушен, но предприятие уверено, что средства будут получены; безнадежная — долги нереальные для взыскания).
В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.
Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов
Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.
1. Предоплата
Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100 %. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами.
2. Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии
3. Встречная задолженность (кредиторская)
Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда возможно перекрыть их путем взаимозачета.
4. Аккредитив
Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый. Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, на осуществление поставок) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он его не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик отгрузит товар), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).
В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.
К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.
6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности
Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных критериев.
1. Плановый уровень дебиторской задолженности
Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.
Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.
2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам
У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.
Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства.
Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.
3. Мотивация сотрудников
Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.
4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам
Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.
Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной для анализа информации можно извлечь из сайта компании.
Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.
5. Определение параметров оценки предоставленной клиентом информации
В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.
6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами
Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.
С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью. Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление). К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.
Расчет дебиторской задолженности — формула такого расчета может различаться в разных компаниях. Из каких компонентов она состоит и для чего применяется, узнайте из нашего материала.
Для чего нужен расчет дебиторской задолженности?
Расчет дебиторской задолженности (ДЗ) — процедура, знакомая составляющим бухгалтерский баланс специалистам. Проводится она при составлении бухгалтерской отчетности, а также при необходимости получения информации о ДЗ для управленческих и (или) иных целей.
Для того чтобы в балансе по строке 1230 «Дебиторская задолженность» появились данные, требуется:
- Собрать информацию по счетам бухучета, на которых числится ДЗ, и провести ее анализ (по суммам, видам дебиторов, срокам погашения и др.).
О классификации и видах ДЗ расскажет материал «Структура дебиторской задолженности в учетной политике».
- Сверить с контрагентами суммы, отраженные на счетах бухучета (например, посредством двустороннего согласования взаиморасчетов в акте сверки).
- Проинвентаризировать расчеты с контрагентами (если составляется годовой баланс или ДЗ подлежит списанию).
Алгоритм проведения инвентаризации ДЗ см. в материале «Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности».
- Выявить сомнительные долги и ДЗ с истекшим сроком исковой давности.
- Создать резерв по сомнительной дебиторке (если выявлены не погашенные в срок и ничем не обеспеченные долги).
КонсультантПлюс предупреждает:
Резервы сомнительных долгов создаются по любой дебиторской задолженности, признаваемой организацией сомнительной (не только по задолженности покупателей и заказчиков за продукцию, товары, работы и услуги). При этом сомнительной может быть признана не только задолженность с наступившим сроком погашения, но и задолженность, срок погашения которой еще не наступил, если… Подробности смотрите в К+, получив пробный демо-доступ к системе бесплатно.
- Оформить списание ДЗ со счетов бухучета (при наличии оснований для такого списания).
- Провести иные подготовительные процедуры (разграничить ДЗ со сроком погашения до года и выше, которая может потребоваться при оформлении расшифровок по строке 1230 и др.).
Для чего нужна расшифровка ДЗ и как ее оформить, см. в материале «Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности — образец».
- Рассчитать сумму ДЗ, подлежащую отражению в балансе по стр. 1230.
По какой формуле провести расчеты ДЗ, расскажем в следующем разделе.
Как рассчитать дебиторскую задолженность?
Универсальной формулы для расчета ДЗ не существует. В каждой фирме структура дебиторки может быть различной, а потому состав формулы корректируется.
В общем случае используется следующая формула:
ДЗ = дебетовое сальдо (сч. 60 + сч. 62 + сч. 68 + сч. 69 + сч. 70 + сч. 71 + сч. 73 + сч. 76) – сч. 63,
где:
сч. 60 — «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по предоплате, связанной с поставкой МПЗ, выполнением работ и др.;
сч. 62 — «Расчеты с покупателями и заказчиками» по отгруженной продукции, выполненным работам, оказанным услугам;
сч. 68 — «Расчеты по налогам и сборам» в части имеющихся налоговых переплат;
сч. 69 — «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» по уплаченным в ФСС и ПФР излишним суммам;
сч. 70 — «Расчеты с персоналом по оплате труда» при наличии зарплатной переплаты;
сч. 71 — «Расчеты с подотчетными лицами» по денежным средствам, выплаченным сотрудникам под отчет;
сч. 73 — «Расчеты с персоналом по прочим операциям» по суммам предоставленных сотрудникам займов или по иным операциям;
сч. 75 — «Расчеты с учредителями» по долгам учредителей по вкладам в уставный капитал фирмы;
сч. 76 — «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в связи с начисленными доходами от совместной деятельности, санкциями, признанными должниками за невыполнение договорных условий и др.;
сч. 63 — «Резервы по сомнительным долгам» по сумме сформированного резерва.
Разъяснения от КонсультантПлюс:
При отражении в отчетности не допускается зачет между статьями активов и пассивов (дебетовым и кредитовым остатками по счетам 62, 60, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76). Подробнее читайте в К+. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Общий вид формулы по расчету ДЗ корректируется в зависимости от наличия или отсутствия:
- дебетового сальдо по отдельным счетам бухучета;
- резерва по сомнительным долгам.
Например, у фирмы нет сомнительных дебиторов, переплат по налогам и взносам во внебюджетные фонды, под отчет деньги не выдаются и прочие денежные операции по расчетам с сотрудниками в отчетном периоде отсутствуют, а уставный капитал полностью оплачен учредителями. В таком случае скорректированная формула для расчета ДЗ будет иметь вид:
ДЗ = дебетовое сальдо (сч. 60 + сч. 62 + сч. 76).
Посмотреть пример заполнения строки 1230 «Дебиторская задолженность» и фрагмент заполнения бухгалтерского баланса вы можете в КонсультантПлюс. Пробный демо-доступ к системе можно получить бесплатно.
Когда показатель ДЗ используется в других формулах, читайте далее.
В каких формулах участвует показатель дебиторской задолженности?
Показатель ДЗ используется при расчете разнообразных финансовых коэффициентов, например:
- финансовой устойчивости;
Алгоритм расчета финансовой устойчивости см. в материале «Проведение анализа коэффициентов финансовой устойчивости».
- ликвидности и платежеспособности;
Формулы для их расчета вы найдете в материале «Основные финансовые коэффициенты и формулы их расчета».
- оборачиваемости активов и др.
Как рассчитать коэффициент оборачиваемости дебиторки, расскажет материал «Оборачиваемость дебиторской задолженности (формула)».
Итоги
Расчет дебиторской задолженности необходим для отчетных и управленческих целей. На основе рассчитанной суммы дебиторки проводится расчет финансовых коэффициентов и оценивается деятельность фирмы.
Работая с дебиторской задолженностью, компании стремятся достичь оптимального уровня ее ликвидности. В этой статье мы расскажем, как оценить соответствие степени ликвидности другим финансовым показателям бизнеса и как ее повысить, сохранив размер «дебиторки».
Дебиторская задолженность (далее в статье ДЗ) — это долги юрлиц и физлиц предприятию. Чем быстрее можно добиться их погашения, тем она более ликвидна.
Обычно должны покупатели и поставщики, реже — сотрудники, которые получили деньги из бюджета компании, или государственные институты (например, налоговая), которым предприятие по какой-то причине переплатило и теперь имеет право вернуть лишнее.
Контрагенты могут задолжать как деньги, так и товары или услуги. Так, если организация перевела поставщику аванс за следующую партию, в балансе будет ДЗ, пока товары не поступят и не будут приняты на склад.
В бухучете ДЗ — это актив, часть прибыли, которой можно будет распоряжаться, только когда она превратится в деньги на счету предприятия. Поэтому от ликвидности и качества «дебиторки» зависит платежеспособность и финансовая устойчивость фирмы. При этом чересчур высокая ликвидность может говорить о том, что, предпочитая получать оплату как можно скорее, компания упускает сегмент крупного бизнеса и теряет из-за этого в прибыли.
Размер задолженности также должен быть оптимальным. Нулевая или небольшая задолженность говорит о том, что деньги просто лежат на балансе. Большой размер долгов дебиторов при недостатке денежных средств на счетах создает трудности в функционировании предприятия: нечем платить сотрудникам и поставщикам.
Как образуется задолженность
Вариантов возникновения много, приводим самые распространенные.
Со стороны контрагентов:
- когда компания платит аванс поставщику или подрядчику;
- когда покупатель (в его роли может выступать филиал или дочерняя организация) сначала получает товар или услугу, а платит потом;
- когда контрагент наносит ущерб компании и компенсирует его не сразу (например, если логистическая компания повреждает товары при транспортировке).
Со стороны госструктур:
- при переплате налога;
- при вычете «входного» НДС (приобретая товары в целях осуществления операций, облагаемых НДС, налогоплательщик имеет право на вычет (ст. 171 и 172 НК РФ));
- при социальных выплатах, которые возмещает ФСС (например, когда сумма выплаченных сотруднику пособий превысила страховые взносы или когда покрываются расходы на предупредительные меры (до 20% сумм взносов за предыдущий год можно потратить на них)).
Со стороны сотрудников и участников предприятия:
- когда материально ответственному лицу выдаются средства на рабочие нужды;
- когда работодатель выдает сотруднику заем;
- когда участник общества задерживает платеж в уставный капитал.
Как посчитать ликвидность
Ликвидность ДЗ можно оценить с помощью коэффициента ее оборачиваемости или с помощью периода ее оборота.
1. Коэффициент считают как отношение выручки к «дебиторке» за период времени:
Коб.дз = ДР / ДЗср,
где:
- Коб.дз — коэффициент оборачиваемости Д;
- ДР — доход компании от реализации продуктов или услуг за период времени (обычно за год, квартал или месяц);
- ДЗср — средняя дебиторская задолженность за этот же период, т.е. сумма ДЗ на начало и конец периода/2.
То есть расчет по балансу будет выглядеть так:
Коб.дз = 2110 / (1230 на начало периода 1230 на конец периода) х 0,5
2. Период оборота равен ДЗ на конец периода, умноженной на количество дней расчетного периода и деленной на доход:
Поб.дз = ДЗкп х П / ДР,
где:
- ДЗкп — задолженность на конец периода;
- П — период, выраженный в количестве дней;
- ДР — доход компании от реализации продуктов или услуг за это же период.
То есть расчет по балансу будет выглядеть так:
Поб.дз = 1230 на конец периода х П / 2110
Если компания много продает по предоплате и/или оплате в момент отгрузки товара, то показатели стоит считать на основе выручки, полученной только от продаж с отсрочкой платежа.
Но даже при таком уточнении оценка только на основе бухучета может не отразить реальную ситуацию: там не отображается ни снижение платежеспособности поставщиков, ни истечение сроков давности по истребованию задолженностей. В результате в ДЗ включаются не только те долги, которые вероятно получится вернуть, но и те, которые, скорее всего, придется списать. Поэтому качество дебиторской задолженности обычно оценивают вручную, потом на основе этой оценки отнимают из общей суммы просроченные, сомнительные и безнадежные долги и только после этого считают коэффициент оборачиваемости и/или период оборота.
Оценка качества задолженности
Основные параметры, на основе которых можно структурировать ДЗ, чтобы оценить ее качество — это нормальность/просроченность, «возраст», риски невозврата и срок погашения. По этим признакам она делится на следующие типы.
По отношению к сроку погашения:
- Срочная или нормальная (срок погашения еще не наступил).
- Просроченная, может также подразделяться на категории по длительности просрочки в днях. Например: до 30, от 31 до 60, от 61 до 90, более 90.
Более мелкое деление помогает оценить риски невозврата: чем дольше дебитор задерживает оплату, тем меньше шансов, что он погасит долг. Срок исковой давности по взысканию просроченной задолженности ограничен, составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Отсчет начинается с даты, когда организация узнала о неуплате (например, день, следующий за днем платежа по договору.
Если задолженность регулируется договором, в котором не указан срок возврата, то срок давности надо начинать отсчитывать через 30 дней после предъявления требования вернуть долг, и при этом он не должен быть больше 10 лет с момента возникновения долга (п. 2 ст. 200 ГК РФ).
По вероятности возврата:
- Надежная: не просроченная либо подтвержденная надежным контрагентом или обеспеченная гарантией.
- Сомнительная: та, которую могут не погасить вообще или в полном размере. Обычно это просроченная и не обеспеченная залогом, поручительством или банковской гарантией (п. 1 ст. 266 НК РФ), но даже если компания из каких-либо источников узнает о финансовых трудностях контрагента, его долг тоже стоит считать сомнительным. По истечении срока взыскания становится безнадежной.
- Безнадежная: та, которую нельзя взыскать. Может быть просроченной с истекшим сроком исковой давности, или признанной таковой по решению суда (например, при банкротстве дебитора, когда оставшиеся средства достались кредиторам предыдущей очереди), или относиться к организации, которая уже ликвидирована (п. 2 ст. 266 НК РФ). Исключение для третьего случая — долг ИП: он даже после исключения из реестра отвечает по обязательствам своим имуществом (ст. 24 ГК РФ), если суд не признал его банкротом.
По величине срока погашения:
- Краткосрочная или текущая (в балансе относится к быстро реализуемым активам, группа А2): погашение планируется в течение года (можно также отдельно выделить долги, которые будут оплачены в течение квартала и месяца).
- Долгосрочная (в балансе относится к медленно реализуемым активам, группа А3): погашение ожидается более чем через 12 месяцев. Когда срок возврата долгосрочного долга становится меньше, чем 1 год, он переходит в категорию краткосрочных.
Степень ликвидности также можно оценить не только по формуле, но и с помощью ручной группировки:
- ДЗ со сроком погашения до 30 дней — высоколиквидная.
- Безнадежная — неликвидная.
- Остальная — среднеликвидная.
Для тех составляющих дебиторской задолженности, которые в силу специфики деятельности предприятия имеют достаточно большой размер, можно создать отдельные строки в балансе, чтобы он показывал более полную картину финансового состояния бизнеса. Также отражение категоризации в отчетности требуется при ведении учета по МСФО.
По умолчанию статья в балансе единая для всей ДЗ («Торговая и прочая дебиторская задолженность»), но или в раскрытии по «дебиторке», или в раскрытии по управлению финансовыми рисками надо разделить финансовую и нефинансовую задолженность (обычно платежи поставщикам за еще не полученный товар)
Как анализировать
Нормы итоговых показателей, полученных на основе скорректированного размера ДЗ варьируются, зависят от отрасли. Чтобы оценить адекватность уровня ликвидности ДЗ и ее размера для конкретной организации, нужно смотреть на них в динамике и сопоставлять с другими показателями этого же предприятия:
Например, сравнивать:
- размер ДЗ с общим объемом текущих активов;
- темпы роста ДЗ с темпами роста дохода;
- размер и срок оборачиваемости ДЗ с аналогичными параметрами кредиторской задолженности;
- фактическую оборачиваемость ДЗ с ожидаемой (согласно договорам).
Так рост «дебиторки» должен быть связан с ростом сбыта и коррелировать с ростом кредиторской задолженности. Чтобы не возникало кассовых разрывов, ликвидность и объем ДЗ должны быть сопоставимы с ликвидностью и объемом КЗ, и объем «дебиторки» также не должен быть занимать слишком большую долю в текущих активах.
Также важен удельный вес долгов низкого качества в совокупном размере долгов. Считается как отношение конкретного вида задолженности, например сомнительной, к сумме всей «дебиторки». Обычно следят, чтобы не было роста сомнительной .
Финансовую эффективность можно оценить, сопоставив прибыль, которую приносит дебиторская задолженность, с суммой, которую организация на ней теряет (из-за инфляции, безнадежных долгов, процентов по кредитам, которые пришлось взять, и т.д.).
Как повысить качество и ликвидность
В целом управление дебиторской задолженностью должно приводить к достижению ее оптимального размера и оптимальной ликвидности, но обычно встречается ситуация, когда стремятся повысить ликвидность, сохранив объем.
Действовать можно по нескольким фронтам:
- Предупреждать риски (детальная проработка договоров, условий сотрудничества).
- Контролировать взаиморасчеты, оплаты, добиваться проведения просроченных платежей.
- Анализировать результаты.
- Корректировать кредитную политику.
Как можно работать с рисками
1.Прописать в договоре
- неустойки (штрафы, пени), возможность удержания имущества должника и другие карательные меры в случае неуплаты;
- особые условия перехода права собственности на продукт: переход только в момент оплаты (чтобы при банкротстве контрагента можно было вернуть не оплаченное им свое имущество);
- правила корректировки условий сотрудничества (цен / гарантийных сроков / сроков отсрочки платежей и т.п.) в случае изменения условий рынка;
- возможность расторжения договора в одностороннем порядке в случае неисполнения второй стороной условий этого договора;
2. Создать резервный фонд на сумму сомнительных долгов;
- Использовать дифференцированный подход к ценообразованию: сделать работу по предоплате или оплате при получении значительно более выгодной для потребителей, чем в кредит.
- Если возможно, брать с контрагентов депозиты.
Как получать платежи в срок и возвращать сомнительные долги
- Назначать ответственных за соблюдение контрагентами сроков оплаты.
- Создать должностные инструкции (пошаговые алгоритмы, как добиваться проведения платежей в срок, что делать, если контрагент просрочил платеж).
- Ежемесячно сверять взаиморасчеты.
- В первую очередь работать над погашением наиболее крупных и сомнительных задолженностей.
- Регулярно требовать провести просроченные платежи.
- Запрашивать гарантийные письма от должников, которые говорят, что не могут оплатить сейчас, но обещают это сделать потом.
- Предоставлять скидки за досрочное погашение просроченных задолженностей, реструктурировать долги.
- Если задолженность не получается взыскать без суда, обращаться в суд (для этого подготовить подтверждающие долг документы — акт сверки, подписанный обеими сторонами, и признание должником задолженности в письменной форме — и исковое заявление).
Регулярно анализируйте и ранжируйте дебиторов (можно методом ABC-анализа), работайте с долговыми реестрами, ищите причины появления просрочек, признаки добросовестных и недобросовестных контрагентов.
Оперативно меняйте условия работы с контрагентами в зависимости от того, как они соблюдаются условия оплаты: прекращайте кредитовать должников или переходить с ними на вексельную форму расчетов, увеличивайте размер кредита добросовестным плательщикам;
Корректируйте кредитную политику компании, когда это становится необходимым и обновляйте критерии оценки надежности контрагентов, а также инструкции по работе с «дебиторкой».
Для корректной оценки процессов по дебиторской задолженности отличным вариантом будет — проведение комплексной автоматизации. Таким образом, вы будете работать только со своевременной и достоверной информацией, а благодаря единой слаженно выстроенной системе повысится удобство контроля и ведения управленческого учета по всем процессам предприятия.