При планировании работы целесообразно расписывать 60 времени 40 оставлять на активный менеджмент

1. При планировании работы целесообразно:

• Расписывать 60% времени, 40% оставлять на активный менеджмент
• Определить главное, а дальше по ситуации
• Все ответы верны
• Четко расписывать все 100% времени и следовать графику

3. Корпоративный тайм-менеджмент объединяет подходы:

• Ретроспективные
• Корпоративную организацию труда
• Личный тайм-менеджмент
• Ограниченные

4. Стратегия, при которой отвечают на просьбу отказом, но аргументируют это ложными обстоятельствами, называется:

• «Логическая аргументация»
• «Военная хитрость»
• «Третий путь»
• Вранье с «форс-мажором»

5. Беспокойство менеджера из-за недостатка времени можно определить по следующим признакам:

• Отсутствует четкое расписание работы на текущий день
• Работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению
• Из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма
• Сотрудники не приходят на работу

6. Вы показываете собеседнику, что не вы лично ему отказываете, а обстоятельства таковы, что нет никакой возможности что-либо сделать. Это стратегия:

• «Военная хитрость» или вранье с «форс-мажором»
• «Третий путь»
• «Логическая аргументация»
• «Дать надежду» или Стратегия «откладывания, переноса»

7. Способы минимизации непродуктивных расходов времени:

• Нормирование расходов времени на «текучку»
• Использование «дыр времени»
• Укрупнение блоков работы
• Сократить свои обязанности

8. Поглотители времени подразделяются на:

• Упрощенные
• Специальные
• Одушевленные
• Неодушевленные

9. Эффективность тайм-менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники обучены:

• Расставлению приоритетов
• Планированию, контролю времени на выполнение заданий
• Контролю времени на выполнение заданий
• Обязанностям менеджера

10. Распределение времени – это, в первую очередь, … 

• Продуманная стратегия использования времени
• Уточнение собственных приоритетов
• Список обязательных дел
• Все ответы верны

11. Работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой …

12. … времени происходит вследствие отвлечения человека от основного занятия на другие дела

13. Установите правильную последовательность этапов внедрения тайм-менеджмента:

• Разборка корпоративных ТМ-стандартов 
• Диагностика тайм-менеджмента в подразделениях и аттестация ТМ-навыков сотрудников 
• Обучение 

14. Установите соответствие между логическими уровнями корпоративных ТМ-стандартов и их значениями:

• Общие «правила хорошего тона» в отношении времен 
• Формирование единого языка в области управления временем в компании 
• Договоренности, исполнение которых подкреплено санкциями 
• Доски планирования, готовые пустографки, бланки и т.п., «воплощающие» в себе грамотные техники работы 

15. … тайм-менеджмент – совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.

16. Установите соответствие между названием эффективности тайм-менеджмента и её содержанием:

• Позволяет повышать эффективность, как отдельного сотрудника, так и всей компании в целом – корпоративный тайм-менеджмент
• Использование человеком своего времени для достижения поставленных целей – личная эффективность
• Личная эффективность человека как сотрудника конкретной организации – персональная эффективность

17. Установите правильную последовательность этапов построения системы эффективного планирования времени руководителя:

• Мотивировать себя продолжать 
• Разработать план
• Приступить к выполнению плана, придерживаясь рекомендаций 

18. Определить, не является ли увлекательное занятие … помогает ценностный подход.

Правило 2. План на следующий день

Планировать следующий день перед сном похвально, но, чтобы ничего не забыть, лучше все-таки записать. Разграничьте дела по степени важности, разделив записную книжку на два столбца. В первом запишите то, что требуется сделать безотлагательно. Во втором – что менее важно и в случае форс-мажора может быть перенесено на другой день.

Правило 3. Старайтесь выполнить большую часть запланированного в первой половине дня (ощущение успеха)

Воспользуйтесь обеденным перерывом, чтобы решить свои личные дела (позвонить родственникам, обсудить вопросы с банком по кредиту, оплатить счета и т.д.). На вечер оставьте минимум (переговоры с застройщиком, поход в салон, покупка продуктов).

Правило 4. Реалистичное планирование

Не впадайте в крайность чрезмерного планирования и планируйте лишь такой объем задач, с которым вы реально можете справиться.

Правило 5. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»)

Еще Aльбeрт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Цели и проекты следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.

Правило 6. Намеренно уединяйтесь на некоторое время

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Только в этом случае вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности.

Правило 7. Убирайте предметы на место, как только закончите ими пользоваться, это поможет избежать беспорядка

Правило 8. Держите вещи в четко определенных местах

Например, все документы сложите в отдельную папку или коробку, квитанции и чеки также держите сколотыми в определенном месте.

Правило 9. Избавляйтесь от ненужного

«Золотой запас» старых вещей, оставленный, дабы потом из них сотворить что-то прекрасное, не принесет ничего, кроме беспорядка и лишней пыли. Помимо этого, считается, что вещи, отправленные нами «в утиль» на антресоль, несут в себе негативную энергетику.

Правило 10. Высыпайтесь, занимайтесь спортом, правильно питайтесь. Ваше тело отблагодарит вас хорошим самочувствием и готовностью к продуктивной деятельности.

На первый-второй рассчитайся!

Когда дел много, надо понять, какое самое важное. Другими словами, ваш день должен начаться с расстановки приоритетов. Поможет в этом принцип АБС. Техника основана на распределении задач по трем группам:

1. Группа «A» — сложные первостепенные задачи, обязательные к выполнению именно вами. Их нельзя отложить или перепоручить. В день таких дел должно быть не более двух, чтобы вы могли работать спокойно и не допускать ошибок от перенапряжения. Значимость задач группы «А» — до 70%, а время на выполнение не превышает 15% от рабочего дня.
2. Группа «В» — дела не срочные, но важные. Уделите им 20% своего времени и внимания. Часть задач из этой группы смело делегируйте другим сотрудникам.
3. Группа «С» — классическая «текучка», на которую, к сожалению, уходит до 65% рабочего времени. Идеально, если удастся поручить выполнение этих дел подчиненным — обычно это вопросы, не требующие вашего экспертного мнения или высокой квалификации. К этой же группе относятся и хронофаги (про них чуть позже), от которых лучше сразу избавляться.

По тем же параметрам — важно и срочно — можно оценить задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. О ней мы подробно писали в статье «Тайм-менеджмент для бухгалтера, или Как работать без авралов».

Планируйте с умом

Правило 60/40

Не стоит пытаться впихнуть максимум в рабочий день. Правило 60/40 говорит о том, что планировать стоит только 60% времени. Оставшиеся 40% уйдут на сопутствующие и непредвиденные дела — те, что возникнут в ходе решения плановых задач или «прилетят» от коллег или руководства.

Такой принцип позволит избежать суеты и спешки, не впасть в панику, если внезапно возникла новая задача. У вас появляется временной запас, и это снимает психологическое напряжение.

Планирование по Глебу Архангельскому

Бизнес-тренер Глеб Архангельский предлагает делить задачи на три вида:

• жесткие — встречи, звонки, совещания — все, что привязано к точному времени;
• гибкие — не зависят от времени;
• бюджетированные — также не зависят от времени, но отличаются большим объемом.

Разделите лист блокнота на две части вертикальной полосой. Сначала в одну половину впишите все жесткие дела на день, оставляя временные промежутки между ними на случай непредвиденных обстоятельств. И только затем во вторую часть — гибкие и бюджетированные. Будет удобнее, если расставите приоритеты в каждой группе.

Кроме того, на отдельную картонку выпишите две-три долгосрочные цели и этапы их достижения. Так у вас всегда перед глазами будет то, что необязательно делать сегодня, но надо в ближайшее время. Их реализацию можно поэтапно включать в ежедневные планы.

Найденное время

Заранее составьте перечень из 15–20 небольших заданий, на которые у вас постоянно не хватает времени. Выполняйте их, как только в вашем расписании появится свободное окно. Список держите под рукой и периодически обновляйте.

Группировка

В работе регулярно появляются однотипные операции? Вы сэкономите время, если будете их группировать. Например, входящие документы можно не убирать по одному, а собирать их, например на углу стола, а в конце дня выделить 10 минут и разложить по папкам. Еще один полезный прием: не отвлекаться на каждое почтовое оповещение, а выделять каждые два часа по пять-десять минут на проверку и обработку почты.

Будьте прогрессивны

В арсенале продвинутого компьютерного пользователя сегодня есть приложения и сервисы, чтобы сложные или рутинные задачи решать в один клик. От формул в Excel до программ автоматической проверки контрагентов.

Что упростит вам жизнь:

1. Календари Outlook и Google Calendar заранее напомнят вам о встрече, проверят, нет ли у вас пересекающихся по времени мероприятий, и сообщат вашим коллегам и контрагентам, что с понедельника вы в отпуске.
2. Менеджеры задач Todoist, Do It и пр. помогут выстроить четкую структуру дел, напомнят о незавершенных задачах, автоматически перенесут на следующий день то, что не сделано.
3. Системы управления проектами Trello или Mind Map отлично структурируют информацию. В программу вы можете внести все задачи, крупные раздробить на отдельные шаги, указать приоритеты, дедлайны и ответственных сотрудников. Важно: оба сервиса дают совместный доступ, и это очень удобно, если над проектом работает несколько человек.

Избавьтесь от «шума» и хронофагов

«Шум» — это все, что мешает сосредоточиться. Когда задач много, то любой несрочный и неважный звонок превращается в отвлекающий фактор.

Оставьте в прямом доступе только то, с чем вы непосредственно работаете. Отключите на компьютере интернет, если работаете с локальной программой, заблокируйте на телефоне соцсети, чтобы не было соблазна проверять их без конца. Чтобы не отвлекаться на входящие письма, отключите в почте оповещения.

Попросите коллег не шуметь в ближайший час. Статусы «Занят», «Не беспокоить» в почте или скайпе избавят от пустых звонков. Если все же вас отвлекли, запишите просьбу и скажите, через сколько сможете решить вопрос.

Постарайтесь избавиться от хронофагов, пожирателей времени. Быстренько попить кофе, позвонить маме, спросить у подруги рецепт — по отдельности минут пять, а в сумме отнимают уйму времени. Если готовы подойти к вопросу системно, уделите пару дней, чтобы записывать каждый свой шаг. Например, 7:30 — подъем, душ, завтрак; 8:15 — сборы, дорога на работу; 9:00 — проверка соцсетей; 9:30 — обработка почты; 9:45 — кофе с Аней из бухгалтерии и т.д. В конце дня проанализируйте, сколько времени потрачено на дела, а сколько впустую. Зная, что вас отвлекает от работы чаще всего, вы в силах изменить свой распорядок и стать эффективнее.

Не воруйте время у себя

Стремясь успеть все, мы часто забываем о самом главном ресурсе — о себе. Кроме встреч, совещаний, поездок обязательно впишите в свой план отдых и сон.

Правило 8-8-8

Правило еще в XVII веке сформулировал знаменитый педагог Ян Коменский. Оно звучит так: восемь часов тратить на работу, восемь — на сон, восемь — на отдых. Критерии разделения отдыха и работы определите самостоятельно. Для кого-то планы на следующую неделю — непростая задача, а кто-то таким образом отдыхает. Главное — не воровать время у отдыха для работы и ни в коем случае не воровать время у сна.

Формула 10-3-2-1-0

Тренер по фитнесу Крейг Баллантайн предложил несколько правил, соблюдая которые человек обеспечит себе здоровый сон, а значит, хорошее настроение и самочувствие днем.

• за 10 часов до сна исключить кофеин;
• за 3 часа до сна не есть и не пить алкоголь;
• за 2 часа — отложить любые рабочие задачи;
• за 1 час — убрать все планшеты, смартфоны, выключить телевизор;
• 0 — количество переносов будильника утром.

Чтобы лучше засыпать, придумайте свои успокаивающие ритуалы: классическая музыка, ванна с расслабляющими маслами или чтение книг — любой из вариантов подходит.

А у вас есть свои секреты быть эффективнее? Умеете не теряться среди множества дел и не отвлекаться по мелочам? Расскажите нам в комментариях к статье, какие приемы используете вы.

Принципы планирования

Утраченную минуту не может вернуть даже сама вечность.

Принцип Парето «Соотношение 80:20»

Принцип Парето позволяет ранжировать выполняемые задачи и устанавливать их очередность. В общем виде этот принцип гласит, что внутри множества имеются составляющие, которые имеют намного большую значимость, чем это соответствует их удельному весу в группе. Например, 20% клиентов дают 80% оборота, 20% сотрудников организации получают 80% зарплаты, 20% компонентов определяют 80% стоимости готового изделия.

Применительно к планированию времени менеджера (рис. 7.2) принцип Парето можно сформулировать следующим образом.

Можно затратить 80% отпущенного на проект времени на многочисленные «второстепенные» проблемы и получить при этом всего 20% итогового результата, а можно выбрать ограниченный круг первоочередных проблем и, затратив на их выполнение всего 20% времени, получить 80% итогового результата.

Принцип ABC

Принцип ABC — это механизм установления приоритетов, который позволяет разбивать задачи на категории и планировать время в соответствии с важностью этих задач.

Принцип АBC, как и принцип Парето, показывает, что наиболее важных дел немного, а их доля в общем количестве дел менеджера примерно постоянна.

Согласно этому принципу, все дела можно разбить на три группы:

А) Важнейшие задачи. Они составляют примерно 15% всего количества дел, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65%.

B) Важные задачи. На них приходится около 20% общего числа дел, значимость которых также около 20%.

С) Менее важные и несущественные задачи. Они составляют около 65% всех дел, а значимость их составляет всего лишь около 15%.

Чтобы применить принцип ABC, необходимо составить список задач и сгруппировать их. Задачи категории А руководитель должен выполнять сам; задачи категории B следует частично перепоручить; оставшиеся задачи (С) подлежат обязательному перепоручению. Возможно, от части этих задач следует и вовсе отказаться.

Планирование 60:40

«Планирование 60:40» — это принцип, выведенный опытным путем и свидетельствующий, что при коллективной работе в офисе целесообразно составлять план лишь на 60% рабочего времени. 40% нельзя запланировать заранее, они могут уйти на непредвиденные встречи, посетителей, телефонные разговоры и т.п.

Принцип приоритетности

Предписывает разделить предстоящие дела на долго-, средне- и краткосрочные задачи, установить их приоритетность и действовать в соответствии с нею.

Принцип временных норм

Предписывает установить на все задачи временные нормы. На выполнение задания, как правило, тратится тем больше времени, чем его есть в распоряжении. Следует устанавливать точные сроки исполнения для всех видов деятельности и корректировать их, если они оказываются невыполнимыми.

Принцип «я руковожу работой, а не она мной»

Организация рабочего дня должна соответствовать принципу «я руковожу работой, а не она мной». Достаточно часто неопытный менеджер приходит на работу, слушает голосовую почту, читает электронную почту, получает несколько телефонных звонков и начинает выполнять ту работу, которая кажется ему важной только потому, что кто-то напомнил о необходимости ее выполнения в данный момент.

На самом деле менеджер должен формировать набор задач и постоянно ранжировать их по степени важности. Менеджеру может приходить масса поручений, просьб, заданий, жалоб. Они могут иметь разную эмоциональную окраску. Реагирование на эмоциональные жалобы может привести к потере контроля над делами, которые «не кричат» в данный момент, но обернутся реальными проблемами в будущем.

Очевидно, что без контроля деятельности подчиненных нельзя добиться оптимального выполнения порученных им задач. То же самое справедливо и с точки зрения самоконтроля, о чем многие забывают. Необходимо регулярно проверять свои планы, осуществлять контроль над результатами труда, анализировать свою деятельность и свое время. Диалектика планирования говорит о том, что для того, чтобы себя разгрузить, необходимо добавить себе нагрузку в виде самоконтроля.

Кроме того, доказано, что у разных людей работоспособность различна в разные периоды времени. Пик работоспособности у разных людей приходится на разное время суток — это следует учитывать при планировании своего рабочего дня.

Планирование рабочего времени специалиста

Планирование означает подготовку к
реализации целей и упорядочение рабочего
времени. Из практики известно, что при
затрате 10 минут на планирование рабочего
времени можно ежедневно сэкономить до
двух часов.

Для рационального использования своего
времени менеджеру необходимо, прежде
всего, четко уяснить свои основные
функции, цели, задачи и бюджет времени.
При планировании следует учитывать
такие основные правила:

1. При составлении плана на день оставить
   40 % времени свободным, то есть 60 %
   времени отвести на плановые работы,
   20 — на непредвиденные, 20 % — на
   спонтанно возникающие(активный
   самоменеджмент);

2. Необходимо постоянно фиксировать
   затраченное время. При этом следует
   указывать, как и на какие нужды оно было
   затрачено. В результате менеджер, имея
   полное представление о затратах своего
   времени, может составлять план на
   будущее;

3. Для составления хорошего плана с четким
   указанием использованного времени
   необходимо распределить свои задачи
   на долго-, средне- и краткосрочные;

4. Основные принципы составления плана:
   регулярность, системность,
   последовательность;

5. Для обеспечения реальности планирования
   следует планировать такой объём задач,
   с которым менеджер может реально
   справиться.

Основой плана использования времени
специалиста может служить его перспективный
план. С учетом этого многолетнего плана
составляют годовой план, который
охватывает квартальные планы. Квартальные
планы могут быть скоординированы с
годовым планом и подразделены на месячные
планы. Исходя из этого недельно-суточный
план будет наиболее точным планом
использования рабочего времени
специалиста. План на рабочий день
представляет собой важнейшую ступеньку
в планировании рабочего времени, он
постоянно контролируется и корректируется
с учетом обстановки.

Методы упорядочивания планов рабочего времени

Упорядочивание планов дня с помощью
метода «Альп». Этот метод охватывает
пять стадий:

• Упорядочение заданий;

• Оценка продолжительности действий;

• Резервирование времени (в соотношении
  60:40);

• Принятие решений по приоритетам и
  перепоручениям;

• Контроль учета выполненного.

Очерёдность выполнения дел можно
устанавливать с помощью принципа
Парето(в соотношении 80:20). Этот
принцип означает, что в середине данной
группы или множества отдельные малые
части являются более значимыми, чем в
общем в этой группе. В соответствии с
этой теорией можно сделать вывод в
отношении использования рабочего
времени специалиста: за первые 20 %
израсходованного времени достигается
80 % результата. Оставшиеся 80 %
затраченного времени дают лишь 20 %
общего результата.

Установление приоритетов с помощью
анализа
ABC. Эта техника основана на
том, что части в процентах наиболее
важных и наименее важных дел в сумме
остаются неизменными. Все задачи
подразделяются на три класса в соответствии
с их значимостью. Анализ ABC базируется
на трёх закономерностях:

• Наиболее важные дела составляют 15 %
  общего их количества, которыми занимается
  специалист. Вклад этих задач для
  достижения цели составляет около 65 %;

• Важные задачи составляют 20 % общего
  их количества, значимость их для
  достижения цели примерно равна 20 %;

• Менее важные (малосущественные) задачи
  составляют 65 % общего их количества,
  а их значимость равна 15 %.

Для использования ABC анализа необходимо
следовать следующим правилам:

• составить список всех будущих задач;

• систематизировать их по важности и
  установить очередность;

• пронумеровать эти задачи;

• оценить задачи соответственно по
  категориям A, B и C;

• задачи категории А (15 % общего их
  количества) решает первый руководитель;

• задачи категории B (20 %) подлежат
  перепоручению;

• задачи категории C в силу своей
  малозначимости подлежат обязательному
  перепоручению.

Ускоренный анализ по принципу
Эйзенхауэра.
Этот принцип является вспомогательным
в тех случаях, когда необходимо срочно
принять решение о приоритетности
выполнения задач. Приоритеты устанавливаются
по таким критериям, как срочность и
важность задачи. Они подразделяются на
четыре группы:

1. срочные (важные) задачи. Их выполняет
   менеджер;

2. срочные (менее важные) задачи. Менеджер
   может перепоручить их решение другим
   лицам;

3. менее срочные (важные) задачи. Менеджеру
   необязательно решать их сразу, но решить
   их он может позже сам;

4. менее срочные (менее важные) задачи.
   Менеджер должен перепоручить их решение
   другим лицам.

Установление приоритетности задач с
помощью ABC-анализа

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Подборка по базе: Курсач корабейников.docx

5.3 Техника планирования личного времени руководителя
Эффективность работы организации в значительной мере зависит от организованности руководителя, т.е. от его умения точно определять свои цели, планировать работу, правильности подбирать инструменты и периоды рационализации работ.
Целесообразно придерживаться системы, которая реализуется в следующей последовательности:
1. анализ бюджета времени;
2. составление списка планируемых дел;
3. определение времени для выполнения этих дел;
4. сопоставление необходимых затрат времени на планируемые дела с личным бюджетом времени и личными возможностями;
5. составление списка дел на год;
6. составление тематического списка дел на месяц;
7. составление плана действий на неделю;
8. запись текущих дел и составление дел на день.
Составление списка дел требует достаточной информированности руководителя об общей картине дел в коллективе, необходимости усилий по активизации степени включенности работников в реализуемые проекты, в соответствии со структурой дел индивидуальной загруженности.