При оформлении каких реквизитов используется значение табулятора равное 4 16

3. Оформление реквизитов документов

3.1. Формуляр-образец ОРД

Различные
документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих
документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями
к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов
строго ограничено, отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита
делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами
государственной власти и государственного управления, состав реквизитов
установлен законодательными и нормативными актами.

Схема
расположения реквизитов дана в формуляре-образце документа (рис. 2).

Формуляр-образец
документа — это модель построения документа,
устанавливающая области применения, форматы, размеры полей, требования к
построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр
документа — это набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Унифицированная
форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и
расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Служебное
поле унифицированной формы документа
— это зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее
в технических средствах хранения документов, а также для нанесения специальных
изображений.

Зона
унифицированной формы документа — это часть площади
унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для
заполнения определенными реквизитами.

Рис. 2. Формуляр-образец
документа

Постоянный
реквизит — это реквизит, наносимый при изготовлении
унифицированной формы или бланка документа.

Переменный
реквизит — это реквизит, наносимый при составлении
документа.

Под
длиной реквизита понимается количество ударов, необходимое для
записи его на документе. Длина рабочей строки — 67—69 ударов.

ГОСТ
Р 6.30—2003 устанавливает следующий состав реквизитов:

1   —Государственный
герб Российской Федерации;

2   —
герб субъекта Российской Федерации;

3   —
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4   —
код организации;

5   —
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6   —
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН
/ КПП);

7   —
код формы документа;

8   —
наименование организации, являющейся автором документа;

9   —
справочные данные об организации;

10 —наименование
вида документа;

11 —дата
документа;

12 —
регистрационный номер документа;

13 —ссылка
на регистрационный номер и дату документа;

14 —
место составления или издания документа;

15 —
адресат;

16 —
гриф утверждения документа;

17 —
резолюция;

18 —
заголовок к тексту документа;

19 —
отметка о контроле;

20 —
текст документа;

21 —отметка
о наличии приложения;

22 —
подпись;

23 —
гриф согласования документа;

24 —
виза согласования документа;

25 —
оттиск печати;

26 —
отметка о заверении копии;

27 —отметка
об исполнителе;

28 —
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

3.2. Виды и назначения бланков

Бланк
документа — это набор реквизитов, идентифицирующий
автора официального письменного документа.

Для
изготовления документов ГОСТ Р 6.30—2003 определяет два формата бланков — А4
(210×297) и А5 (148×210). Бланки печатаются на белой бумаге или бумаге светлых
тонов.

Каждая
страница документа, оформленная как на бланке, так и на чистом листе бумаги,
должна иметь поля не менее: левое, верхнее, нижнее — 20 мм, правое — 10 мм.

Левое
поле предназначено для подшивки документов (для закрепления документов) в
технические средства хранения. Размер левого поля может быть увеличен до 33 мм,
если срок хранения документа свыше 10 лет. Правое поле служит резервом бумаги
для износа (в целях сохранности текста документа). Нижнее — для служебных
отметок (реквизитов). Верхнее — для нумерации страниц (рис. 3).

Страницы
нумеруют, начиная со 2-й, посередине верхнего поля листа арабскими цифрами
(рис. 3) — без знаков препинания, без указания слова «страница» или его
сокращенных вариантов — «с.», «стр.». Если текст документа печатается с обеих
сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными.

Рис. 3. Нумерация страниц

При
печатании листа с оборота размеры левого и правого полей меняют местами.

Бланки
можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной
полиграфии (ксерокопированием), а также средств вычислительной техники.

Исключительно
типографским способом должны быть изготовлены бланки с изображением
Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской
Федерации.

Устанавливают
два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный (см. рис.
8, 9).

Реквизиты
— наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида
документа, адресат, гриф утверждения, заголовок к тексту, гриф согласования в
пределах границ зон расположения реквизитов— размещают одним из способов:

■  центрированным
— начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны
расположения реквизита. Например:

Министерство экономического

развития и торговли

Российской Федерации

(Минэкономразвития России)

■  флаговым
— каждая строка реквизита выравнивается по левой границе зоны расположения
реквизитов. Например:

Министерство
экономического

развития
и торговли

Российской
Федерации

(Минэкономразвития
России)

Для
организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают
следующие виды бланков документов:

■  общий
бланк — на нем могут быть оформлены любые виды документов, кроме писем (рис. 4);

■  бланк
письма — используется только для оформления служебных писем (рис. 5);

Рис. 4. Общий бланк

Рис. 5. Бланк письма

Рис. 6. Бланк конкретного вида документа

■
бланк конкретного вида документа — предназначен только для оформления документа,
название которого указано на бланке (рис. 6).

Разновидностью
бланка письма является должностной (именной) бланк, в котором после реквизита
«наименование организации» указывается должность лица, подписывающего данный документ
(рис. 7).

На
бланках оформляется только первая страница документа, последующие страницы — на
чистых листах.

3.3. Требования к документам при их
изготовлении на печатающих устройствах

При
изготовлении документов на печатающих устройствах традиционно используются
восемь положений табулятора (табл. 1):

При
оформлении документов реквизиты отделяют друг от друга 2—4-межстрочными интервалами.
Это зависит от интервала, через который напечатан текст документа: интервал
между реквизитами должен быть в два раза больше, чем интервал между строками
текста. Между составными частями реквизита интервал составляет 1,5—2, в
составных его частях — 1 строку.

Реквизиты
относительно положений табулятора располагаются следующим образом:

0   —
наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида
документа, дата документа, ссылка на регистрационный номер и дату, место
составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, наименование
должности в реквизите «подпись», гриф согласования документа, отметка о
заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и
направлении в дело;

Рис. 7. ДОЛЖНОСТНОЙ (именной) бланк

1   —красная
строка;

2—    расшифровка
подписи в реквизите «гриф согласования», виза согласования, отметка о заверении
копии, номер документа;

3—    при
оформлении документов не используется;

4   —
адресат, номер страницы;

5   —
гриф утверждения;

6—расшифровка
подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения»;

7
—слово «копия», нумерационные заголовки: таблица, приложение, отметка о контроле,
отметка о поступлении документа в организацию.

3.4. Правила оформления реквизитов
документов

При
оформлении реквизитов документов следует соблюдать следующие правила.

01 —
Государственный герб Российской Федерации

Герб
— это отличительный знак государства, города, рода, сословия, изображаемый
на флагах, монетах, печатях, ряде документов.

На
бланках с угловым расположением реквизитов изображение герба помещается над
серединой строки с наименованием организации на верхнем поле, на бланках с
продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля (рис. 8). Размер герба
не рекомендуется делать более 20 мм.

Организации
негосударственных форм собственности не имеют права помещать Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации на своем
бланке.

Бланки
с изображением Государственного герба Российской Федерации являются
полиграфической продукцией, подлежащей учету, их хранят в надежно запираемых
шкафах или сейфах.

02 —
герб субъекта Российской Федерации

Реквизит
(рис. 9) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами
субъектов РФ.

Правила
расположения данного реквизита аналогичны правилам изображения реквизита 01.

03 —
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема
— это условное или символическое
изображение какого-либо понятия, идеи, деятельности.

Рис. 8. Гербовый бланк с угловым и продольным
расположением реквизитов

Рис. 9. Гербовый бланк субъекта РФ —
города Москвы

Рис. 10. Эмблема организации

Товарный
знак — это обозначение, способное отличать
товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг
других юридических лиц.

Эмблемы,
товарные знаки, знаки обслуживания помещаются на бланках в соответствии с
уставом организации. Товарный знак может быть зарегистрирован также на имя
юридического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.

Реквизит
может быть выполнен в любом цвете или цветовом сочетании и располагаться в
пределах границ продольного штампа бланка на любом месте, по усмотрению автора
бланка (рис. 10).

Эмблема
организации или товарный знак не могут заменить на бланке название организации.

Реквизиты
01, 02, 03 являются взаимоисключающими при оформлении бланка. На любом бланке
может быть изображен только один из этих реквизитов.

Наименование
организации субъекта РФ, имеющего наряду с русским языком в качестве
государственного национальный язык, печатается на двух языках — русском и
национальном (рис. 11).

Рис. 11. Бланк с наименованием организации
субъекта РФ

Рис. 12. Бланк с наименованием организации
на иностранном

Наименование
на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в
уставе организации (рис. 12). Наименование на русском языке располагается
слева, а на национальном или иностранном языке — справа.

Сокращенное
наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)
помещается ниже полного (см. рис. 6).

Наименования
филиала, территориального отделения, представительства, структурного
подразделения организации указываются в том случае, если они обозначают автора
документа и располагаются ниже наименования организации (рис. 13).

Одним
из требований к наименованию организации — автора документа является указание
организационно-правовой формы организации.

Пример
оформления наименования государственной организации:

Всероссийский
научно-

исследовательский
институт

океанологии

Пример
оформления наименования негосударственной организации:

Закрытое
акционерное общество

«Стройинвест»

Рис. 13. Автор документа — структурное
подразделение

04 —
код организации

Реквизит
является обязательным; он проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором
предприятий и организаций (ОКПО) и включает в себя восемь знаков.

Код
организации — автора документа нужен для ускорения передачи документированной
информации по каналам электронной связи. Код позволяет избежать ошибок в
названии организации при передаче данных.

05 —
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Реквизит
представляет собой 13-значный цифровой код. ОГРН указывается на всех документах
юридического лица — наряду с его наименованием. Этот реквизит является
составной частью справочных данных в бланке письма.

06 —
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН
/ КПП)

Реквизит
представляет собой цифровой код, подтверждающий постановку на налоговый учет
налогоплательщика (индивидуального предпринимателя, юридического или
физического лица) (рис. 14).

Рис. 14. Бланк с указанием в реквизите ИНН
/ КПП, ОГРН

07 —
код формы документа

Реквизит
проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации
(ОКУД).

08 —
наименование организации, являющейся автором документа

Наименование
организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных
документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии
— полное наименование вышестоящей организации. Например:

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное образовательное учреждение

Банковский колледж N: 45

Автором
документа может быть должностное лицо, представляющее организацию: в этом
случае используют должностной (именной) бланк (см. рис. 7).

09 —
справочные данные об организации

Реквизит
оформляется только в бланке письма. Как правило, в него входят: почтовый адрес,
номера телефонов, коды по ОКПО, ОГРН; ИНН / КПП; код по ОКУД и другие сведения
по усмотрению организации (номер факса, номер счета в банке, адрес электронной
почты, адрес веб-страницы в сети Интернет) (см. рис. 5).

10 —
наименование вида документа

Реквизит
указывается в соответствии с наименованием документа, предусмотренным УСОРД и
оформляется от нулевого положения табулятора (центрированно — при продольном
расположении штампа бланка) прописными буквами: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ. Короткие
слова можно писать в разрядку, например: АКТ. Наименование вида документа
должен иметь каждый документ, за исключением служебного письма.

11 —
дата документа

Это
обязательный реквизит любого документа. Датой документа является
дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия
решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более
организациями, должны иметь одну дату (единую). Способ написания даты зависит
от характера документа. Как правило, дата оформляется арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют
двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Дата оформляется от нулевого положения табулятора, например: 23.04.2009

В
нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также в
документах, содержащих сведения финансового характера, используется
словесно-цифровой способ оформления даты, например: 09 мая 2009 г. Также
оформление даты может производиться в последовательности: год, месяц, день месяца,
например: 2009.11.24.

12 —
регистрационный номер документа

Это
условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа; номер
проставляется при регистрации документа и оформляется от второго положения
табулятора на одном уровне (строке) с датой документа. На документах, авторами
которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через
косую черту в порядке указания авторов на документе. Номер не может быть
однозначным.

В
нумерации рекомендуется использовать двузначные номера, например: № 03-05/123,
где 03 — номер структурного подразделения, 05 — номер дела по номенклатуре, 123
— порядковый номер самого документа.

13 —
ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит
оформляется только на бланке письма и включает в себя номер и дату документа, на
который дается ответ. Оформляется от нулевого положения табулятора:

На
№ ________________  

14 —
место составления или издания документа

Место
составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его
определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об
организации», и обязательно с учетом принятого административно-территориального
деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения. Перед названием
городов Москва и Санкт-Петербург сокращение «г.» (город) не пишется; перед
всеми остальными названиями ставятся: г. — город, пос. — поселок. Реквизит
оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, кроме заглавных.
Например:

Москва       •

г.
Воронеж

пос.
Южный

Краснодарского
края

Место
составления документа не указывают:

■  при
указании его в составе наименования организации, например: мэрия Москвы;

■  в
письмах — в бланке письма эта информация содержится в реквизите «справочные
данные об организации».

15 —
адресат

В
качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. Адресат оформляется от четвертого положения
табулятора (32 удара) флаговым способом и состоит из нескольких составных
частей:

1)  из
наименования организации;

2)  наименования
структурного подразделения;

3)  наименования
должности лица;

4)  инициалов,
фамилии;

5)  почтового
адреса.

Каждая
составная часть оформляется с новой строки, точка в конце каждой составной
части не ставится. Между составными частями устанавливается межстрочный
интервал 1,5, если же составная часть многострочна — интервал 1. Переносы в
словах нежелательны, сокращения употребляются в соответствии с существующими
правилами. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы
указываются перед фамилией.

1.  Наименования
организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например:

Министерство
внутренних дел

Российской
Федерации

Департамент
охраны общественного

порядка

2.  Должность
и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже
(инициалы — до фамилии):

Генеральному
директору ОАО «Балчуг»

Н.В.Есакову

Допускается
центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной
строке:

Сбербанк
Российской Федерации

Начальнику
отдела обслуживания

юридических
лиц

Р.
Я. Халилову

3.  Если
документ направляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:

Администрации
районов

Магаданской
области

Руководителям
структурных

подразделений
Министерства

финансов
Российской Федерации

4.  Если
лицо, которому направляется документ, имеет ученую степень или звание, это
может быть указано в адресате:

Ректору
Технического университета

проф.
В. И. Сомову

Документ
не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым,
третьим и четвертым адресатами не указывают. Если адресатов больше, то на
обороте последнего листа документа составляют список рассылки документа, а на
каждом экземпляре пишут только один адрес.

5.  В
состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, элементы которого
указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой
связи:

Соколову
В. Е.

ул.
Бобруйская, д. 23

г.
Мурманск, 123456

При
адресовании документа должностному лицу исходя из сложившейся практики допускается
использование обращений «господин» («г-н»), «госпожа» («г-жа»).

При
адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый
адрес:

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-

исследовательский
институт

документоведения
и архивного дела

Профсоюзная
ул., д. 82, Москва, 117393

16 —
гриф утверждения документа

Удостоверение
документов является формой выражения ответственности за их законность и
содержание. Основными способами удостоверения документов являются: подписание,
утверждение и проставление печати.

Утверждение
— это особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий
распространение действия документа на определенный круг лиц, граждан, организаций.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента
его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или
должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных
в этих документах.

Документ
может быть утвержден должностным лицом или специально издаваемым документом
(приказ, протокол, решение).

Оба
способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Утверждение
документа должностным лицом производится в том случае, если это регламентируется
соответствующими нормативными документами.

Если
документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения оформляется от
пятого положения табулятора флаговым способом, допускается центрированное
оформление каждой строки грифа утверждения по отношению к самой длинной строке
реквизита. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков
препинания), полного наименования должности лица, утвердившего документ
(включая наименование организации, если документ оформлен не на бланке), его
личной подписи, расшифровки подписи (инициалы проставляются до фамилии) —
шестое положение табулятора — и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор
ОАО «Факел»

__________Л.
А. Степанова

«___»
июля 2009 г.

Допускается
центрировать элементы реквизита «гриф утверждения документа» относительно самой
длинной строки. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный
директор

ЗАО
«Московские товары»

__________Л.
И. Белопольская

«___»
мая 2009 г.

При
утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением
общего собрания

акционеров
от 05.10.2009 г. N9 03

Если
документ утверждается руководителями нескольких организаций, то составные части
грифов утверждения располагают на одном уровне. При этом наименование организации
должно обязательно входить в наименование должности лица, утверждающего
документ. Первый гриф оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка
подписи — от второго, второй гриф оформляется по ГОСТу. Например:

Как
правило, утверждению подлежат следующие виды документов: уставы, положения,
штатные расписания, некоторые виды актов и протоколов, должностные инструкции и
др.

Перечень
документов организации, подлежащих утверждению, определяется инструкцией по
делопроизводству организации.

17 —
резолюция

После
первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю организации
или структурного подразделения для рассмотрения. Результат рассмотрения
отражается в резолюции.

Резолюция
— это надпись на документе, сделанная должностным
лицом и содержащая принятое им решение. Она закрепляет распоряжение
руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и
четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависят качество исполнения
задания и своевременность его выполнения. К тексту резолюции предъявляются те
же требования, что и к любому документу: четкость, конкретность, краткость.
Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По своему характеру резолюция
может быть двух видов: резолюция, содержащая решение вопроса (например,
«зачислить», «выделить 100 тыс. рублей», «отказать»), и резолюция, определяющая
порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст должен содержать три составные
части: кому поручается (фамилия и инициалы исполнителя), что поручается
(характер и порядок решения вопроса) и срок исполнения. Например:

3.
Н. Ильичевой

Подготовить
проект приказа

«О
создании рекламного отдела»

к
15.12.2009

(Личная
подпись)

01.12.2009

Если
в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение
документа является тот, чья фамилия указана первой. Если срок исполнения
документа является типовым или он указан в тексте документа и его не требуется
специально оговаривать, то руководитель может указать только фамилию
исполнителя (исполнителей), порядок подготовки вопроса, поставить подпись и
дату.

Резолюция
переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием для
постановки документа на контроль. Оформляется резолюция от руки на любом
свободном месте, кроме полей, однако нельзя оформлять ее на других реквизитах.
Если на документе нет свободного места, то резолюция оформляется на отдельном
листе бумаги (обычно формата А6 или А7) и прикрепляется к документу.

18 —
заголовок к тексту документа

Реквизит
оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, за исключением
необходимых заглавных букв; точка в конце заголовка не ставится; строка не
должна превышать 28 ударов; переносы в словах нежелательны; межстрочный
интервал — 1. К документам, оформленным на листе или бланке формата А5, заголовок,
как правило, не составляется. Заголовок должен быть согласован с наименованием
вида документа. В зависимости от вида документа заголовок формулируется в
предложном или родительном падеже (акт, протокол). Например:

ПРИКАЗ

О
создании аттестационной

Комиссии

или

ПРОТОКОЛ

Заседания
Совета

директоров

19 —
отметка о контроле

Контроль
исполнения документов — это совокупность действий,
обеспечивающих своевременное исполнение документов. В соответствии с ГОСТом отметка
о контроле исполнения документа обозначается буквой «К» или словом «Контроль»,
наносится резиновым штампом или может быть написана от руки цветным маркером.
Отметка располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Ее цель —
напомнить исполнителю, что документ контролируется. Например:

20 —
текст документа

Текст
— это основной реквизит документа-, его печатают от нулевого положения табулятора
через 3—4 межстрочных интервала от заголовка к тексту, через 1,5—2 интервала на
бумаге формата А4 и через 1 интервал — формата А5 (между абзацами — 2
интервала). Абзацы в тексте пишут от первого положения табулятора.

Абзац
— это часть текста, несущая законченную
мысль и представляющая собой смысловое единство. Нормальным считается абзац,
содержащий не более двух-трех предложений.

Текст
документа можно печатать с двух сторон листа, при этом правое и левое поля
меняются местами.

Текст
документа состоит из двух частей: в первой части указывается основание для
составления документа; во второй — просьбы, выводы, предложения. Если текст
состоит из одной фразы, то она строится по такому же принципу.

В
некоторых случаях текст может содержать только вторую часть (письмо — просьбу
без пояснения, приказ — распорядительную часть без констатирующей). Текст
документа должен быть ясным, точным, кратким.

В
тексте слова должны употребляться в том значении, какое они имеют в
литературном языке, и не допускать многозначности толкования. Не следует
употреблять термины, требующие объяснения их значения, дополнительного
толкования. Нельзя использовать диалектное, жаргонные, устаревшие слова и
обороты. Иностранные слова могут употребляться только в том случае, если они не
имеют соответствующего эквивалента в русском языке или получили многочисленное
признание.

При
построении текстов рекомендуется:

1)  использовать
сжатые синтаксические конструкции;

2)  применять
трафаретные словосочетания, тексты;

3)  использовать
во всех возможных случаях простые предложения.

Текст
документа может быть сплошным связанным либо представлен в форме анкеты,
таблицы, трафарета или их сочетания. Сплошной связанный текст содержит
информацию об управлении действий и применяется при составлении правил,
положений, писем.

Форма
анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном
объекте по определенному набору признаков.

Форма
таблицы (табл. 2) используется при изложении цифровой или словесной информации
о нескольких объектах по ряду признаков.

Независимо
от количества частей текст необходимо делить на абзацы. Сложные тексты делятся
на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими
цифрами и разделяются точками: 11.1.4.2. — 11-й раздел, 1-й подраздел, 4-й пункт,
2-й подпункт.

Текст
документа, представленный в виде таблицы, должен быть оформлен в соответствии с
ГОСТом. Таблицы могут быть в тексте документа или в приложении к нему. Все
таблицы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста и приложений
может быть сквозной и самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица,
то она не нумеруется и слово «таблица» не пишется.

21 —
отметка о наличии приложения

Реквизит
оформляется через 2—4 межстрочных интервала от текста и состоит из слова «Приложение»,
которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной буквы; в конце
ставится двоеточие; через пробел идет текст приложения, которое оформляется
«висячей» строкой через один межстрочный интервал.

Если
документ имеет приложение, на которое указывается в тексте, то проставляется
только количество листов и экземпляров.

Приложение:
на 3 л. в 2 экз.

Если
документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо
перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и их экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, пункты
отделяют друг от друга двумя интервалами:

Приложение:
1. Положение об Управлении регионального

                           
кредитования на 5 л. в 2 экз.

                      
2. Правила подготовки и оформления документов

                          
Управления регионального кредитования на 7 л.

                          
в 2 экз.

Если
приложений много, на них составляется опись:

Приложение:
опись на 3 л.

Если
к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то об этом делают
отметку в тексте приложения:

Приложение:
письмо Департамента образования г. Омска № 02/45

                      
и приложение к нему, всего на 7 л.

Если
приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:

Приложение:
Методические указания по внедрению и применению

                       
Государственного стандарта на ОРД

                       
(ГОСТ Р 6.30-2003), 5 экз.

Если
документ направляется в несколько адресов, а приложение — не во все адреса, то
в тексте приложения указывается, в какой адрес оно направляется:

Приложение:
на 3 л. в 4 экз. во второй адрес.

В
распорядительном документе (постановление, приказ, распоряжение, правило,
инструкция, положение, решение) ссылки на приложение указываются в самом тексте
документа. При этом приложение к распорядительному документу содержит в правом верхнем
углу (пятое положение табулятора) первого листа документа слово «Приложение» с указанием
его номера, наименования распорядительного документа, даты документа и регистрационного
номера. Например:

Приложение
№ 2

к
приказу Ростелекома № 185

от
09.12.2009

22 —
подпись

Подпись
— это один из основных способов удостоверения документа,
его обязательный реквизит, которым выражается ответственность лица за содержание
документа. Документ подписывается руководящими работниками учреждения или
другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной
действующим законодательством или иными правовыми актами.

Подпись
состоит:

1)  из
наименования должности лица, подписавшего документ, которое печатается от
нулевого положения табулятора флаговым способом (допускается центрированный
способ относительно самой длинной строки) строчными буквами, за исключением заглавных;
в одной строке — не более 28 ударов; переносы в словах нежелательны;

2)  личной
подписи должностного лица (руководителя);

3)  расшифровки
подписи (указываются инициалы и фамилия) от шестого положения табулятора
строчными буквами, за исключением заглавных, на уровне последней строки
наименования должности.

Если
документ оформлен на бланке, то наименование должности лица, подписавшего документ,
пишется сокращенно. Например;

          Вице-президент                                                                                                     И.
В. Лескин

Если
оформление документа производится на чистом листе, то в наименование должности
входит полное наименование учреждения. Например:

     Вице-президент
Ассоциации

     региональных
предприятий                                                                                    И.
В. Лескин

Допускается
центрировать наименование должности относительно самой длинной строки
реквизита. Например:

     Исполнительный
директор

              
ЗАО «Партнер»                                                                                                А.
С. Королева

Если
должностное лицо, подписывающее документ, имеет ученую степень (звание), то это
может быть указано в наименовании должности. Например:

     Зав.
кафедрой зоологии

     профессор                                                                                                                    В.
С. Серов

Две
и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут
ответственность несколько лиц. Например, документы финансового характера
подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер. Их подписи располагают
одну под другой через два интервала в последовательности, соответствующей
занимаемой должности. Например:

     Директор
лицея                                                                                                                     М.С.Попов

     Главный
бухгалтер                                                                                                   А.
С. Корнева

При
подписании документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают
на одном уровне.

В
состав наименования должности обязательно входит название учреждения.

Первая
подпись оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи — от
второго. Вторая подпись — от пятого положения табулятора, расшифровка — от
шестого. Составной частью реквизита в данном случае может быть дата. Например:

В
документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а
распределение обязанностей в составе комиссии. Двоеточие после слов «члены
комиссии» не ставится. Подписи оформляются через два интервала. Например:

     Председатель
комиссии                                                                                И.
И. Морозов

     Члены
комиссии                                                                                             А.
С. Кудрявцев

                                                                                                                                Т.
Г. Синицына

При
оформлении документа на бланке должностного лица в реквизите «подпись»
наименование должности не указывается, а оформляется только расшифровка подписи
от шестого положения табулятора.

В
случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте
документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности,
или заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего
документ, его фамилия (исправления можно сделать, допечатав перед наименованием
должности «И.О.» или «Зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за»
или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование
при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств
механического либо иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога
собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных
законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 ГК РФ).

Условия
применения электронной подписи при создании машиночитаемого документа указаны в
федеральных законах «Об информации, информатизации и защите информации» и «Об электронной
цифровой подписи».

Юридическая
сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью
автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может
подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая
сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной
информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих
идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

23 —
гриф согласования документа

Согласование
документа является способом предварительного
рассмотрения и оценки его проекта.

В
работе с ОРД согласование может быть внутренним и внешним. Согласование
документов производится с организациями, структурными подразделениями и
предприятиями, должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией
имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Внешнее
согласование производится с подчиненными и неподчиненными организациями, органами
государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. Внешнее
согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом
согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на
заседании коллегиального органа.

Гриф
согласования состоит:

1)  из
слова СОГЛАСОВАНО — пишется прописными буквами без знаков препинания от
нулевого положения табулятора;

2)  наименования
должности лица, с которым согласован документ (включая наименование
организации);

3)  личной
подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) — пишется от второго положения
табулятора;

4)  даты
согласования — пишется от нулевого положения табулятора.

Реквизит
оформляется ниже реквизита «подпись» на 3—4 интервала флаговым способом. Его
можно оформлять центрированным способом относительно самой длинной строки
реквизита. Например:

Лист
согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций. При этом в самом тексте документа делается
отметка «Лист согласования прилагается». В этом случае первый гриф согласования
оформляется по ГОСТу, второй — от пятого положения табулятора, расшифровка
подписи — от шестого. В наименование должности обязательно должно входить
наименование организации. Например:

Если
согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования состоит
из слова СОГЛАСОВАНО, которое пишется от нулевого положения табулятора без
знаков препинания, и из названия документа в именительном падеже с указанием
его даты и номера. Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол
заседания

Совета
трудового коллектива

от
12.10.2009 № 12

Если
согласование производится соответствующим документом (письмом, протоколом), то
гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО и полного наименования
соответствующего документа в именительном падеже. Например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо
Российской академии

медицинских
наук

от
09.07.2009 № 01/98

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол
заседания Правления

Российской
государственной

страховой
компании «Росгосстрах»

от
05.08.2009 № 02/06

24 —
виза согласования документа

Этим
реквизитом оформляется внутреннее согласование; он указывает на согласие или
несогласие должностного лица организации — автора документа — с содержанием
документа. Реквизит состоит из личной подписи визирующего, ее расшифровки и
даты согласования. В случае необходимости могут быть указаны наименование
должности визирующего, его подпись, расшифровка подписи и дата. При наличии
замечаний и дополнений к документу они излагаются, как правило, на отдельном
листе, а на проекте документа делается запись «Замечания прилагаются». Место визы
— ниже подписи, на последнем листе экземпляра, который остается в организации.

В
каждой организации должен быть перечень важнейших документов с указанием должностных
лиц, визы которых необходимы при оформлении этих документов.

Если
визу оформляют машинописным способом, то наименование должности пишется от нулевого
положения табулятора, расшифровка подписи — от второго, дата — от нулевого.
Например:

Начальник
отдела кадров

_________В.
Ф. Калеущенко

20
января 2009 г.

25 —
оттиск печати

Оттиск
печати широко используется при оформлении управленческих документов для
удостоверения их подлинности.

Печать
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации представляет собой
печать с зеркальным отображением в центре Государственного герба Российской
Федерации; она используется исключительно для подтверждения (удостоверения)
подлинности управленческих документов, подписанных должностными лицами федеральных
органов государственной и исполнительной власти, иных федеральных
государственных органов и учреждений.

Использование
гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и
изображениями гербов субъектов Российской Федерации регламентируется специальными
нормативными актами.

Правилами
установлены следующие обязательные элементы (реквизиты) печати организации:

1)  Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации — только для
организаций, имеющих право на их воспроизведение;

2)  полное
наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой
формы;

3)  местонахождение
организации;

4)  номер
государственной регистрации;

5)  номер
городского реестра печатей.

Печать
проставляется в пределах границ площади, отведенной для данного реквизита. Форма
документа, на котором должна проставляться печать, может иметь пометку «Место
для печати» или «МП». Место для печати может быть обозначено кругом с пометкой
«Ставить точно в круг». На финансовых документах печать не может затрагивать
другие реквизиты (наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи),
так как наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности
документа.

В
организации используются печати структурных подразделений, на оттиске которых
имеется дополнительная надпись с названием структурного подразделения —
секретариат, канцелярия, управление делами (рис. 15). Печати индивидуальных
предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество, местонахождение, словосочетание
«индивидуальный предприниматель», регистрационный номер. Для упорядочения
использования печатей и штампов в организации разрабатывается соответствующая
инструкция, которая утверждается руководителем организации. Для регламентации
использования печатей в организации утверждаются перечни документов, на которых
проставляется гербовая и другие печати.

Примерный
перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

■  акты
(приема законченных строительных объектов, монтажа оборудования, выполненных
работ, экспертизы и др.);

■  доверенности
(на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

■  договоры
(о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом
сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.);

■  заявления
(на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

■  заключения
и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую
аттестационную комиссию;

■  исполнительные
листы;

■  командировочные
удостоверения;

■  образцы
оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения
финансово-хозяйственных операций;

■  представления
и ходатайства;

■  гарантийные
письма;

■  поручения
(бюджетные, банковские, пенсионные, платежные сводные в банк);

■  протоколы
(согласования планов поставок и т.п.);

■  реестры;

■  сметы
расходов;

■  справки
по личному составу и справки финансового характера;

■  спецификации;

■  титульные
списки, уставы;

■  штатные
расписания.

В
практике работы учреждений применяется целая серия штампов: «подлежит
возврату», «копии не снимать», угловой штамп организации, которые формально
служат в качестве замены рукописной или машинописной записи для использования в
повторяющихся однотипных ситуациях.

Угловой
штамп используется в том случае, если в
организации отсутствуют типографские бланки. Он может проставляться при выдаче
текущих справок и т.д. Изображение государственной символики в угловых штампах
не допускается.

Регистрационный
штамп устанавливает ответственность организации
за документ, начало отсчета срока исполнения.

26 —
отметка о заверении копии

Копия
документа — это воспроизведение всех реквизитов документа
рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При
изготовлении копии рукописным или машинописным способом текст документа
воспроизводится полностью, включая реквизиты бланка.

Указом
Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-Х установлено,
что организации выдают по просьбе граждан копии документов, исходящих из этих
организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав
и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов оформляются
на бланках организаций или чистых листах формата А4.

В
таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов,
оформленных в других организациях, от которых получить непосредственно копии
этих документов невозможно или затруднительно. Если документы были оформлены на
бланках, то при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Запрещается
свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, военного
билета, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с
которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих
неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Отметка
о заверении копии документа оформляется ниже реквизита «подпись» и состоит:

■
из слова «Верно», которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной
буквы без знаков препинания;

■  наименования
должности лица, заверившего копию, — от нулевого положения табулятора;

■  личной
подписи, расшифровки личной подписи (инициалы, фамилия) — от шестого положения
табулятора, на уровне последней строки наименования должности;

■  даты
оформления копии — от нулевого положение табулятора. Например:

Верно

Инспектор
отдела кадров                                                                                                Л.
Э. Соколова

12.09.2009

27 —
отметка об исполнителе

На
документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием
фамилии сотрудника, готовившего документ, и номера его телефона. Такая отметка
позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который может
предоставить интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает
обращение к исполнителю, можно указать не только фамилию, но и имя и отчество.
Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Оформляют отметку об исполнителе от нулевого положения табулятора на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа в пределах границ площади,
отведенной для данного реквизита. Если документ подлежит размножению, то отметка
указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе
придется делать копии двух сторон листа). Например:

Воронин

Борис
Александрович

123-45-67

ГОСТ
Р 6.30—2003 допускает ставить эту отметку без указания имени и отчества.
Например:

Воронин

123-45-67

На
документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в
отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На
документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указываются инициалы
машинистки, количество отпечатанных экземпляров, дата оформления документа и
рассылка по экземплярам. Такая отметка оформляется только с оборотной стороны
листа. Например:

Семенова

Галина
Константиновна

976-34-21

СГК
3 л 23.09.2009

1   —
в адрес

2   —
руководителю

3   —
в дело № 03

28 —
отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Это
завершающая отметка на документе. Она проставляется сразу после решения вопроса,
затронутого в документе, или при направлении ответа. Отметка свидетельствует о
том, что работа с документом закончена и он может быть подшит в дело. Отметка может
включать ссылку на дату и номер документа, а при отсутствии такового — краткие
сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, подпись лица, направившего
документ в дело (исполнитель, руководитель), и дату. Реквизит оформляется в
левой части нижнего поля первого листа документа, как правило, рукописным
способом. Например:

В
дело № 04

14.09.2009

Л.
Исакова

или

Ответ
направлен

12.10.2009   N9
03/234

В
дело № 02

Л.
Левина

15.10.2009

29 —
отметка о поступлении документа в организацию

При
поступлении документа в организацию на нем проставляется первая отметка,
фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным резиновым
штемпелем. Она состоит из сокращенного наименования организации, в которую
поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (рис. 16).

Дата
получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока
исполнения поступившего документа. С этой даты документ считается в работе
учреждения. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве,
и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в
месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа следует в правом
нижнем углу первого листа документа.

30 —
идентификатор электронной копии документа Если документ вводится в память
машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом
специальная отметка. В стандарте требования к оформлению данного реквизита
изложены следующим образом: «Идентификатором электронной копии документа
является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы
документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие данные,
устанавливаемые в организации».

Приложение 25. ПРАВИЛА ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПОЛОЖЕНИЙ ТАБУЛЯТОРА В МАШИНОПИСИ

Положение табулятора при машинописном оформлении реквизитов документов

Остальные положения табулятора (2, 3, 7) используются при оформлении таблиц или разработке бланков с трафаретным текстом.

Если документ имеет несколько грифов согласования, они располагаются двумя вертикальными рядами. Второй ряд пишется от 5-го положения табулятора (после 40 знаков от границы левого поля).

В грифах согласования и утверждения наименование должности в одной строке не должно занимать более 28 знаков.

Название вида документа печатается прописными буквами.

Реквизиты отделяются друг от друга 2 — 4-межстрочными интервалами.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов: «адресат», «гриф утверждения», «отметка о наличии приложения», «гриф согласования» — отделяются друг от друга 1,5 — 2-межстрочными интервалами.

Расшифровка подписи в реквизите «подпись» печатается на уровне последней строки наименования должности или классного чина.

При наличии нескольких подписей, расположенных одна под другой, наименования должностей и расшифровки подписей разделяются 2 — 4-межстрочными интервалами.

При оформлении многострочных реквизитов используются строки максимальной длины в пределах, допускаемых ГОСТ Р 6.30-97.

Приложение 26
(к п. 8.2)

Правила оформления реквизитов документа по ГОСТу Р 6.30-2003

Министерство образования

Московской
области

МОСКОВСКИЙ ОБЛОСТНОЙ

ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

КУРСОВАЯ
РАБОТА

По
дисциплине «Делопроизводства»

Тема
«Правила оформления реквизитов документа по ГОСТУ Р 6.30-2003»

                     
                                                                      Выполнила

                                                                               ученица

                                                                               группы
Р-1

                                                                               Конова
Елена

                                                                                    Руководитель
Горюнова А.О

Дубна 2005

Содержание

1. Введение…………………………………………………………………………………. 3

2. Реквизиты управленческих
документов и правила их оформления… 5

    2.1. Правила оформления
реквизитов заголовочной части…………… 8

   2.2. Правила оформления
реквизитов основной части…………………. 26

    2.3. Правила
оформления реквизитов оформляющей части………….. 29

3. Заключение……………………………………………………………………………… 41

4. Список
используемой литературы…………………………………………….. 43

5. Приложение…………………………………………………………………………….. 44

1. Введение

С 1 июля 2003
года введён ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования
к оформлению документов».

Выход стандарта
имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что
должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией.
Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но
и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные
реквизиты и определяет порядок их написания.  

В новом стандарте
унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)
является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении,
предприятии.

Применение УСОРД
регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 2003^1[1]
«Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».

ГОСТ
распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные
УСОРД (далее – документы), — постановления, распоряжения, приказы, решения,
протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и
организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования деятельности:

Федеральных
органов государственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъекты
Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве
государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий,
организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида
деятельности.

Настоящий
стандарт устанавливает:

состав
реквизитов;

требования к
оформлению реквизитов;

требования к
изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской
Федерации.

2. Реквизиты управленческих
документов и правила их оформления

Государственный
стандарт Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав
реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов,
которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов,
вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций,
их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке и
оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 –
Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб
субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема
организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код
организации;

05 – основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 –
идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет
(ИНН/КПП);

07 – код формы
документа;

08 – наименование
организации;

09 – справочные
данные об организации;

10 – наименование
вида документа;

11 – дата
документа;

12 –
регистрационный номер документа;

13 – ссылка на
регистрационный номер и дату документа;

14 – место
составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф
утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к
тексту;

19 – отметка о
контроле;

20 – текс
документа;

21 – отметка о
наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф
согласования документа;

24 – визы
согласования документа;

25 – оттиск
печати;

26 – отметка о
заверении копии;

27 – отметка об
исполнителе;

28 – отметка об
исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о
поступлении документа в организацию;

30 –
идентификатор электронной копии документа. 

Некоторые виды
документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные
записки и др.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных
печатных устройств.

Оформляя
документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры
полей (не менее):

– левое и верхнее
– 20 мм;

– правое и нижнее
– 10 мм.

При расположении
реквизитов документа используют восемь положений табулятора[2], восемь контрольных точек,
после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от
границы левого поля листа.

0   1        2      3     4     5      6     7

.…..……….…….…….…….…….…….

    5уд             16уд     24уд     32уд    40
уд    48уд    56уд

0-е положение
табулятора (граница левого поля)

– наименование
организации;

– справочные
данные об организации;

– наименование
вида документа;

– место
составления или издания документа;

     – дата
документа;

– ссылка на
регистрационный номер и дату документа;

– заголовок к
тексту;

– текст (кроме
начала абзацев);

– отметка о
наличии приложения;

– наименование
должности в реквизите «подпись»;

– гриф
согласования (кроме расшифровки подписи);

– отметка о
заверении копии (кроме расшифровки подписи);

– отметка об
исполнителе;

– второй гриф
утверждения (кроме расшифровки подписи).

1-е положение
табулятора (5 ударов от границы левого поля)

– начало абзацев
в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение
табулятора (16 ударов от границы левого поля)

– регистрационный
номер документа;

– расшифровка
подписи во втором грифе согласования.

3-е положение
табулятора (24 удара от границы левого поля)

– используют при
составлении таблиц.

4-е положение
табулятора (32 удара от границы левого поля)

– адресат (каждый
элемент реквизита печатают на отдельной строке).

5-е положение
табулятора (40 ударов от границы левого поля)

– гриф
утверждения (кроме расшифровки подписи);

– гриф
ограничения доступа к документу;

– второй гриф
согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение
табулятора (48 ударов от границы левого поля)

– расшифровка
подписи в реквизите «подпись»;

– расшифровка
подписи в грифе утверждения;

– расшифровка
подписи во втором грифе согласования.

7-е положение
табулятора (56 ударов от границы левого поля)

– нумерационные
заголовки в таблице;

– слово «копия»
при снятии копий с документов;

– код
организаций;

– код формы
документа.

2.1. Правила
оформления реквизитов с заголовочной части

При подготовке
документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу
и оформлению каждого реквизита[3]
документа.

Государственный
герб Российской Федерации (реквизит 01).

Этот реквизит
изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центре
зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом
варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

при продольном
расположении реквизитов – в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

Воспроизводимое
изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности
соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.
Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов
государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской
Федерации.

К таким
организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство
Российской Федерации, Конституционный суд Российской Федерации, Высший
Арбитражный суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной
власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк
Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата,
Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также
дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные
представительства Российской Федерации за границей, органы государственной
власти.   

Государственный
герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с
Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской
Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст.5021).

Герб субъекта
Российской Федерации (реквизит 02).

Герб изображается
на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных
законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на
бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом
Президента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственном
гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на
бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов
Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений,
входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение
должно строго соответствовать изображению, установленному действующим
законодательством.

Изображение герба
при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля,
а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над
серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением
государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской
Федерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.

Порядку
изготовления, учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением
государственного герба Российской Федерации и гербов субъекта Российской
Федерации посвящён специальный пятый раздел стандарта.

Заказывая бланки
с изображением герба Российской Федерации, надо помнить, что Правительством
Российской Федерации издано Постановление «Об упорядочении изготовления,
использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что
«изготовление … бланков с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации осуществляют только полиграфические … предприятия, имеющие выданные
Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид
деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей
для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».

Эмблема
организации или товарный знак (реквизит 03).

В бланке,
особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации).
Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности
организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется
зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из
графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка,
отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может
помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб
Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает
поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это
постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой
нельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагается
на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на
левом поле бланка на уровне названия организации.   

Товарный знак,
знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона
Российской Федерации . Товарный знак – это обозначение, способное отличать
товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и
услуг других юридических или физических лиц.

Товарный знак
может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица,
осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков
могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие
обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом
цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков,
состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы,
флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или
полные наименования международных межправительственных организаций, официальные
контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие
обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если
на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца.
Зона и правила расположения  товарного знака на бланках те же, что и у
эмблемы.      

Код
организации (реквизит 04).

Код организации
проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО).
Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и
организации. Код по  ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее,
например, при его изготовлении типографическим способом.

Каждая
организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по
Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например,
любая организация (юридическое лицо) в г. Москва должна быть зарегистрирована в
Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в
реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает
организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя
цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума
– 0509876 5. каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку,
указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённому
уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

  Код
организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов
после реквизита «Наименование организации» (на общих бланках) или после
реквизита «Справочные данные об организации» на бланках служебных писем). Код
организации является своеобразным подтверждением правомочности организации –
автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий
обработки информации.

Основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05).

Основной
государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный
номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (реквизит 06).

Идентификационный
номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в
соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы
документа (реквизит 07).

Код формы
документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой
документации (ОКУД). Он должен соответствовать коду унифицированной формы
документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора.

Код по ОКУД
используется реже и проставляется только на унифицированных документах,
название форм которых включено в общероссийский классификатор управленческой
документации, например:

·  
0222152 –
штатное расписание;

·  
0276030 –
график отпусков;

·  
0221052 –
должностная инструкция.

Код по ОКУД
проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа
впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование
организации (реквизит 08).

В документе мы
находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или
структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может
выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных
подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если
руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего
в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того,
над ним более мелкими буквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция
(наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях –
наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой
входит данная организация.

Вышестоящая
инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые
имеют прямое или административное подчинение.

      Например:

Министерство
общего

и
профессионального

образования

Российский
государственный

Гуманитарный
университет

Наименование
организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда
соответствовать установленными требованиям законодательства, нормативных и
учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой
формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом,
положением, учредительным договором).

Сокращенное
наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в
учредительном документе. Помещаются сокращенное наименование организации ниже
полного.

Если в
учредительном документе название организации было повторено на иностранном
языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Наименование
филиала, территориального отделения, представительства, структурного
подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором
документа и располагают ниже наименования организации».

Субъекты
Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским
национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место
составления документа в общем бланке) на двух языках – национальном и русском
на одном уровне продольного бланка.

Название
структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при
изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом.
Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.    

Справочные
данные об организации (реквизит 09).

Чем полнее
заполнен этот реквизит, тем меньше вопросов возникнет у адресата при общении с
данной организацией.

Почтовый  и
телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в
Почтовых правилах Министерства связи.

Данный реквизит
включает в себя:

— почтовый адрес,
элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами
оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства РФ.
По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей
последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название
города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская
Федерация также переходит на международную систему написания адреса;

— номера
телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов,
факсов, адрес электронной почты и www – страницы (если они есть), номера счетов в банке).

Данный реквизит
указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает
переписку и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.

Счета в банке
указываются только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом
расположения реквизитов, так как информация о счёте в банке занимает
значительный объём и, как правило, не помещается на бланке с угловым вариантом.

При составлении
письма на бланке без указания счёта в банке в случае необходимости его указания
сведения о нём приводятся в конце текста, например: «Оплату гарантируем. Наш
счёт № 40603810900071733211 в КБ «Мост-Банк» к/с 30101810700000000705 БИК
044583705 ИНН 7701113887». При необходимости указывают почтовый адрес
бланка.

Наименование
вида документа (реквизит 10).

Наименование вида
документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию
управленческого действия.

Наименование вида
документа не указывают в служебном письме.

Этот реквизит
располагают на бланке документа за реквизитом, указывающим наименование
организации (от 0-го положения табулятора). Оформляют реквизит прописными
буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). Разрешается название А К Т
печатать прописными буквами вразрядку.

Регламентируется
уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов,
предусмотренным УСОРД. В письме «наименование вида документа» не указывается.

В бланке
конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования
организации – автора документа.

Дата документа
(реквизит 11).

Дата –
обязательный реквизит любого документа. Дата на документе всего несколько, но
они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой
считается дата подписания документа, утверждения или дата события,
зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений,
справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписи. Для
отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и
отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного
этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов
датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения
документа.

Цифровой способ
оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в
бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитами 09 или
10 в зависимости от вида бланка.

Дата документа
оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.
День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделёнными
точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату
5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Разрешается
оформлять даты по международным правилам, предусматривающим обратную
последовательность цифр: 2003.06.05.

Всегда необходимо
писать о, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым
способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в
документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

Допускается
словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте
нормативных и финансовых документов, например 05 июня 2003г. Для ряда
официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления
документа в силу.

Дата должна
проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами
документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа
считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также
все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить,
где произошла задержка в работе с документами. Поэтому дата входит составной
частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования.

Регистрационный
номер документа (реквизит 12).

Регистрационный
номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое)
обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке
документа рядом с датой. Регистрацию проводят  децентрализовано по группам
документов – обычно в структурных подразделениях, где они создаются и
оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии,
приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров.
Обязательным элементам реквизита «Регистрационный номер документа» является его
порядковый номер в течении года (с января по декабрь). Лишь в учебных
заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

Регистрационный
номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего
дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или
исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов
деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда
подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02 – 15/79,
где 02 – индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 – номер
дела по номенклатуре, 79 – порядковый номер отправляемого документа.

 При регистрации
обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой
фамилии, например К-15, Г-45.

На документах,
составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые
регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в
порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту,
например: 21/16/34.

При угловом
расположении реквизитов регистрационный номер располагается от второго
положения табулятора в одной строке с датой документа. 

Ссылка на
регистрационный номер и дату документа (реквизит 13).

Важным реквизитом
является ссылка на номер и дату документа, на который даётся ответ. Данный
реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который
пишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответный
документ, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, на
который пишется ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе
пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что
писали, и полностью ли учтена просьба или предложение. 

В служебном
письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и
дату поступившего документа.

До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в
краткой форме указывают на месте реквизита 13.

Место
составления или издания документа (реквизит 14).

В общем бланке,
на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату
входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано
заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с
административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не
указывает, если географическое местонахождение вошло в название организации.
Например, АО Пермские авиамоторы не указывает в названии г.Пермь, а АО
Шарикоподшипник должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием
городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными
населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение посёлка, города и
т.д. Например, г.Орёл, пос.Железнодорожный и т.д.

При угловом
расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа
располагается от 0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.      

Адресат
(реквизит 15).

Не менее важным
является знание порядка адресования документа. Адресование, т.е. указание
получателя, кому предназначается документная информация, производится на
документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых
руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в
структурные подразделения (распоряжения, указания).

Реквизит «адресат»
максимально может состоять из следующих составных частей:

Ø
наименование
учреждения, организации (в именительном падеже);

Ø
наименование
структурного подразделения (в именительном падеже);

Ø
указание
должности получателя (в дательном падеже);

Ø
фамилия и
инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому
А.Д.);

Ø
почтовый
адрес.

Каждая из
указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между
ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать
9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания –
точки и запятые – не ставятся.

Состав реквизита
«адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа.
Так для внутренних документов указывается лишь название структурного
подразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случае
название организации или структурного подразделения входит в название должности.
Например:

                                                                        Директору
базы

                                                                        Соколовой
В.Н.

Адресуя докладную
записку руководителю структурного подразделения, укажем:

                                                                        Начальнику
отдела маркетинга

                                                                        Феоктистову
П.С.

Должность
получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто
конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения
документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания
(военным или учёным) эти звания указываются перед фамилией. Например:

                                                                        Российский
государственный

                                                                        гуманитарный
университет

                                                                        Историко-архивный
институт

                                                                        Зав.
кафедрой

                                                                        проф.
Логунову А.П.

В ответах на
обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается
почтовый адрес. Например:

                                                                        113556,
Москва, ул. Цветочная 

                                                                        д.45,
кв. 35

                                                                        Фиалковой
А.В.

Полный почтовый
адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому
корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по
обработке и отправке корреспонденции. Например:

                                                            Ответственному
редактору

                                                            журнала
«Деньги»

                                        
                              103863, ГСП, Москва, ул. Полянка, д.8/1

При направлении
документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще
всего это документы в адрес подведомственных организаций. Например:                                                                              

                                                                        Директорам
школ

При направлении
документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам
почтовый адрес не указывается.

Допускается
центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной
строке. Например:

На одном
документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше,
составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один
конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ.
Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется.
Указание на документе несколько адресатов преследует цель информировать каждого
получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный
документ.

 Реквизит
располагается в правом верхнем углу документа (от 4-го положения табулятора).

Составные части
реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала.

Если составная
часть реквизита не уменьшается на строке, то она печатается через один
интервал.

Гриф утверждения
документа (реквизит 16).

Гриф утверждения
– особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых
видах актов, договоров, инструкциях и др. документах.

Документы
утверждаются руководителем организации или издания распорядительного документа,
что имеет одинаковую юридическую силу.

При утверждении
документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без
кавычек), должности лица (включая наименование организации), утверждающего
документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:

                                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                                                   Генеральный
директор АО «Реал»

                                                                                               
И.С.Виноградов

                                                                   25.12.03

Если документ
утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то
гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего
документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

                                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                                                   Протокол
общего собрания

                                                                   акционеров

                                                                   от
15.01.03 №1

Допускается в
реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой
длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Электронные технологии» Личная подпись                Л.В.Кузнецов Дата

При утверждении документа
постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из
слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

                                                                   УТВЕРЖДЁН

                                                                   решением
общего собрания

                                                                   акционеров
от 05.04.2003 № 14

или

                                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                                                   Приказом
ВНИИДАД

                                                                   от
05.04.2003 № 82

Гриф утверждения
документа располагается в правом верхнем углу документа от 5-го положения
табулятора (расшифровка фамилии в грифе оформляется от 6-го положения
табулятора). При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы
располагаются на одном уровне (от нулевого и пятого положения табулятора).

Утверждение
санкционирует содержание документа или распространяет его действие на
определённый круг лиц и организаций.

Если документ
утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего
документа в именительном падеже, его дата и номер.

Резолюция (реквизит
17).

Резолюция –
«надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое
решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного
в документе. От конкретности и чёткости резолюции и правильного выбора
исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К
резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному
документу: чёткость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих
элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может
быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса или указание на порядок
подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три
части: кому поручается – фамилия и инициалы исполнителя, что поручается –
характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Филимоновой
П.С.

Свяжитесь с
транспортным отделом

и подготовьте
график поставки к 05.08.03

Личная подпись
28.07.03

Фамилия
исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста, поручение
формулируется неопределенной формой глагола с прямым дополнением, даты в
резолюции оформляются цифровым способом.

Если в резолюции
указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является
ответственным за исполнение документа и организует работу других
соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса.
Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

В оформление
реквизита «Резолюция» новым стандартам внесено принципиально дополнение – «Допускается
оформление резолюции на отдельном листе». К сожалению, стандарт не оговаривает
случаи, когда резолюция в виде поручения пишется на отдельном листе бумаги. Вероятно,
это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция
выливается в отдельный распорядительный документ.

На документе
резолюцию обычно размещают между реквизитом «Адресата» и текстом документа.

Резолюция
переносится секретарём в регистрационную форму и часто является основанием
взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берётся
из резолюции.    

Заголовок к
тексту (реквизит 18).

Закончив
составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся
обязательным элементов любых документов, выполняемых на формате А4, независимо
от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется
с наименованием вида. В нём кратко, чётко и ясно отражается основное содержание
документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чём?», «о ком?» и
формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо – Об
открытии фирмы; Договор – О поставке тары; Положение – О
бухгалтерии и т.п.

Но в таких
документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовков отвечает на
вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция – секретаря-референта;
протокол – заседания правления; акт – приёма помещения; правила – трудового
распорядка и др.

Заголовок
составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу
документа над текстом и значительно облегчает обработку документа и работу с
ним, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и
направить документ на исполнение. Без заголовка разрешается составлять короткие
документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещение, телеграммы.

Заголовок
располагается после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом
документа (от 0-го положения табулятора). Длина строки заголовка не превышает
28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках (через 1
интервал). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон
отделяется 3-мя интервалами.

На бланках
организаций место для заголовка обычно обозначено ограничительными для границы
зоны реквизита   

Отметка о
контроле (реквизит 19).

Данный реквизит
проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов,
либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения
документов.

Если документ
требует исполнения и берётся на контроль, на нём проставляется отметка о
контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле
документа на уровне заголовка. Данный реквизит необходимо видеть, пока идёт
исполнение документа, но в нём нет необходимости, когда закончена работа над
документом, он подшит в дело и информацию, помещённую на левом поле, нельзя
прочитать. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от
руки ярким красным, синим, зелёным карандашом.

Её цель –
напоминание исполнителю, что документ контролируется.

2.2. Правила
оформления реквизитов основной части

Текс документа
(реквизит 20).

Текст документа
составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных
языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством
Российской Федерации[4]
и субъектов Российской Федерации.

При составление
текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны
быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с
глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени
(«имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики,
выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

Графы и строки
таблицы должны иметь заголовок, выраженные именем существительным в
именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с
заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы
должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны
только номера этих граф.

 Связный текст,
как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины,
основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения,
выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну
заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без
констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте
документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее
изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа,
наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный
номер документа, заголовок к тексту.

Если текст
содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы,
подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах
(приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоличия,
а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от
первого лица единственного числа («приказываю», «предполагаю», «прошу»).

В документах
коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа
(«приказываем», «решили»).

Текст протокола
излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили»,
«постановили», «решили»).

В документах
устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений
(положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов
(акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного
или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения
входят», «комиссия установила»).

В письмах
используют следующие формы изложения:

— от первого лица
множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица
единственного числа («считают необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего
лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает
возможным»).  

Отметка о
наличии приложения (реквизит 21).

Отметка о наличии
приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на
5 л. в 2 экз

Если письмо имеет
приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов
и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:  

Приложение: 1.
Приложение об Управлении регионального кредитования на    

                       
5 л. в 1 экз.

                       
2. Правила подготовки и оформления документов Управления  

Если приложения
сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу
прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии
приложения оформляют следующим образом:

 Приложение:
письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение
направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии
оформляют следующим образом:

Приложение: на
3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к
распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила,
инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут
«Приложении №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и
регистрационного номера, например:

                                                                   Приложение
№ 2

                                                                   к
приказу Росархива

                                                                   от
05.06.2003 № 319

допускается
выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это
выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер
относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 № 251

2.3. Правила
оформления реквизитов оформляющей части

Подпись
(реквизит 22).

Это один из
обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа.

В состав
реквизита «Подпись» входят:

– наименование должности
лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке
документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке). Наименование
должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

– личная подпись;

– расшифровка
подписи (инициалы, фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки).
Расшифровка даётся без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда
на уровне последней строки наименования должности.  Например:

Вице-президент
Ассоциации

Региональных
предприятий     Личная
подпись          А.А.Борисов

или на бланке

 Вице-президент                       Личная
подпись          А.А.Борисов

При оформлении
документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не
указывают.

Допускается в
реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего
документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный
директор

         ЗАО
«Партнер»               Личная подпись          Н.А.Федоров

При оформлении
документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не
указывают.

При подписании
документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под
другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор
института              Личная подпись          М.В.Лари

Главный бухгалтер                   личная
подпись           З.В.Марьяш

При подписании
документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном
уровне, например:

Заместитель
директора         Заместитель директора

по научной
работе                    по научной работе

Личная
подпись  Ю.Г.Демидов                                    Личная подпись К.И.Игнатьев

При подписании
совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах,
составленных комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом
указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе
комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идёт подпись
председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном
порядке, например:

Председатель
комитета         Личная подпись          В.Д.Банасюкевич

Члены комиссии                        Личная
подпись          А.Н.Сокова

                                                  Личная
подпись          А.С.Красавин

                                                  Личная
подпись          О.И.Рысков  

Как правило,
подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров
подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое
количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ
представляет особый акт проверки, ревизии и т.д. – по количеству лиц или
организаций, которым необходимо предоставить данный акт.

Все экземпляры
документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую
силу.

Документ должен
быть подписан тем же должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена.
Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с
проставлением косой черты или приписыванием ручкой буквы «и.о.», «за» и т.д.
перед должностью.

В случае
отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен
исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких
случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например:

И.о. директора института     
      личная подпись           А.К.Аверкин

В связи с
применением современных средств передачи информации может применяться
электронная цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются
действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации,
информатизации и защите информации».     

Гриф
согласования документа (реквизит 23).

Согласование –
это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование
проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему
законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки
правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем
вопросов.

Каждое из
указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или
должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с
юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия
действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой
документационного обеспечения – проверку правильности оформления документа.
Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен
быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым
подразделением и т.д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с
теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в
проекте документа вопросов.

Как уже было
отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование),
а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри
организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется
гриф согласования документа, для внутреннего – виза согласования документа.

Внешнее согласование
может проводиться двумя способами:

– согласование с
конкретным должностным лицом;

– согласование,
осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).    

В состав грифа
согласования в первом случае входят:

– слова СОГЛАСОВАНО,
напечатанное прописными буквами, без кавычек;

– должности лица,
с которым согласован документ (включая наименование организации);

– личной подписи;

– расшифровки
подписи (инициалов, фамилии);

– даты
согласования.

 Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской
Федерации

Личная подпись  А.Г.Грязнов

Дата

 Если согласование
осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим
образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162  

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании
«Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

Гриф согласования
располагают ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). Если
два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от
5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего
количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист
согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования,
приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на
таком листе располагают в два ряда.

Визы
согласования документа (реквизит 24).

Согласование
документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающие в
себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы,
фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического
отдела

Личная подпись               А.С.Орлов

Дата

При наличии
замечаний к документу визу оформляют следующим оброзом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического
отдела

Личная подпись               А.С.Орлов

Дата

Замечания
излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа,
подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части
оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа,
подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части
лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно
оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по
усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Проекты подготовленных
документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с
заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными
должностными лицами.

Это делается для
проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой
проекта.

Согласование
проводиться внутри учреждения и вне его.

Внешнее
согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с
подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает
их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными
организациями, органами государственного и ведомственного контроля,
вышестоящими органами.

Внешнее
согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или
обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования
документа.

В случае
несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагают
на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

Замечания
прилагаются.

Личная                     
Расшифровка

подпись                   
подписи

Дата

Место визы – ниже
подписи или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который
будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр,
для отправляемых из учреждения – второй.

Проекты
распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных
органов, если предполагается их тиражирование, обычно визируются на оборотной
стороне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении
должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых
необходимо при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к
инструкции по делопроизводству.

При наличии
компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с
несколькими специальными без его распечатка на бумаге.      

Оттиск печати
(реквизит 25).

Для заверения
подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях,
как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к
ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая,
в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название
учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2
Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую
печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и
указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное
наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской
Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных
учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого
удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и
материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.),
удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка,
диплом и т.д.).[5]

Оттиск печати заверяет
подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц,
фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных
документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документ заверяют
печатью организации.

Отметка о
заверении копии (реквизит 26).

Копии документов
часто используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается
первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите
«Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других
структурных подразделениях организации, подчинённых организацией, копии
исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле
организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и
интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если
копия сделана путём факсимильного копирования, должно быть заверение её
соответствия подлиннику. Определённые виды документов имеют право заверять
только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов,
которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже
реквизита «Подпись»:

— завершительную
надпись «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;

— наименование
должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи
(инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом
«Верно» также от нулевого положения табулятора;          

— дату заверения,
проставляется под наименованием должности.

 Например:

Верно

Инспектор службы кадров             Личная
подпись          Т.С.Левченко

Дата

Допускается копия
документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так,
например, если копия пересылается в подведомственные организации, она
заверяется простой (канцелярской печатью); если выдаётся на руки гражданину для
защиты его интересов в суде – заверяется гербовой печатью.

Порядок выдачи
копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции
по делопроизводству организации.

Отметка об
исполнителе (реквизит 27).

На документах,
исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии
сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка
позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который
хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию.
Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не
только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет
вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта
отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной
стороне последнего листа документа. Например:

Туровская

Ольга
Николаевнр

422 00 00

Однако, ГОСТ Р
6.30-2003 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчестве,
например:

Михалев

157 98 06

При размещении
этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит
размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа
документа (иначе придётся делать копии двух сторон листа).

На документах,
требующих особого учёта, ниже фамилии исполнителя указывается количество
изготовленных экземпляров.

На документах,
имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров,
но и адрес каждого. Например:

Бабушкина

Елена
Михайловна

933 00 00

экз. № 1 – в
адрес

экз. № 2 – в
отдел № 3

экз. № 3 – в
дело 13   

Отметка об
исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Завершающая
отметка на документе – это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же
после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.

Отметка об
исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После
проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при
отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело»,
номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель,
работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот
реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части.
Согласно схеме, приведённой в ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит должен быть помещён над
нижнем полем в зоне, равной 16х94мм. Однако в практике часто бывает, что эта
зона занята напечатана текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на
нижнем поле документа. Например:

Вопрос решен
по телефону О.А. Павловой 15.07.03.

В дело 02-15.

С.Иванов.
16.07.03

      или:

Ответ
направлен 

13.05.03 №
03-12/113

В дело 12-04

С.Иванов
14.05.03

      или:

Решено на
заседании правления.

Протокол
правления от 14.11.03 № 15

В дело 01-10

С.Иванов
15.11.03

Отметка о
поступлении документа в организацию (реквизит 29).

При поступлении
документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема
его в данной организации. По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из даты получения и
входящего порядкового номера. Если отметка делается специальными штемпельным
аппаратом или вручную резиновым штемпелем, она может содержать и сокращенное
название организации, куда поступил документ.

Дата получения
является важным поисковым признаком и началом отсчёта срока исполнения
поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и
учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может
служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется
для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять
отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их
поступления фиксируются автоматически.

Данный реквизит
помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в
зоне, равной 16х30мм.

Идентификатор
электронной копии документа (реквизит 30). 

Если документ
создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то
часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в
работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и
содержит следующую информацию:

— имя файла;

— код оператора;

— другие
поисковые данные.

Например:

                 DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC

                 158
20 12 2000

где

                 DEPARTAMENT – каталог;

                 PRIKAZ – подкаталог;

                 IVANOV.DOC – имя файла.

ГОСТ Р 6.30-2003
определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне,
равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в
работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают
на каждом листе документа.

Требования
установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на
применение современных технологий создания и обработки
организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической
силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не
используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного
вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой
последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация
в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды
организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить
юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к
оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор
реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности
согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в
действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или
отмены.

3. Заключение

Список используемой
литературы

1.
«Практика
работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В. Печникова

2.
«Составление
и оформление служебных документов»  под ред. проф. Т.В. Кузнецовой

3.
«Государственный
стандарт Российской Федерации»

4.
«Делопроизводство»
Л.А.Румынина

Приложение 1

МОСКОВСЕИЙ
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

ПРИКАЗ

08.11.2004              № 215о/к

По личному составу

ПРИНЯТЬ:

        ЛЕБЕДЕВУ Галину Васильевну на должность зав.
по учебно-воспитательной работе с 09.11.2004 с окладом согласно штатному
расписанию.

Основание: заявление Лебедевой Г.В., трудовой договор
№ 65 от 08.11.2004.

ПРЕДОСТАВИТЬ:

        ДОЦЕНКО Марине Александровне, учителю
английского языка, очередной отпуск с 15.11.2004 на 24 рабочих дня.

Основание: заявление Доценко М.А., график отпусков на
2004 год.

ОСВОБОДИТЬ:

        МАЛАХОВУ Светлану Владимировну, учителя
философии, от занимаемой должности с 15.11.2004 по собственному желанию в
соответствии со статьёй 31 ТК РФ.

Основание: заявление Малаховой С.В.

Зам. директора                                                                             К.В.Рябов

Приложение 2

Министерство образования
Российской Федерации

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

(РГГУ)

ПРИКАЗ

23.12.2001                                                                                      №
124

Об обеспечении студентов

учебной литературой

        В соответствии с приказом
министра от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»

ПРИКАЗЫВАЮ:

        1. Заведующей библиотекой
Сталяровой Г.Н. организовать проверку составления фондов учебной литературы и
составить справку о наличии учебников, учебных пособий, методических разработок
по всем дисциплинам, читаемым в университете, к 28.12.2001.

        2. Заведующим кафедрами
представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием
количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов
почитаемым кафедрой дисциплинам, к 05.01.2002.

        3. В бухгалтерии университета
выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы
(ответственный гл. бухгалтер Павлов В.Г.).

        4. Контроль за исполнением
приказа возложить на начальника учебного отдела И.П.Горюнова.

Ректор университета                                                                    Ю.А.Афанасьев

Приложение 3

Министерство образования

Российской Федерации

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

(РГГУ)

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

23.12.2001              № 124

Москва

Об обеспечение студентов

учебной литературой

        В соответствии с приказом министерства
от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»

ПРИКАЗЫВАЮ:

        1. Заведующим кафедрами
представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием
количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов
по читаемым кафедрой дисциплинам к 05.01.2002.

        2. В бухгалтерии университета
выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (отв.
гл. бухгалтер Павлов В.Г.).

Ректор                   Ю.Н.Афанасьев

университета 

Верно

Секретарь                                                                                     А.О.Горюнова

---

[1] До этого ГОСТа был ГОСТ Р 6.30-97

[2] Табулятор – устройство, позволяющее останавливать пишущую машинку в
заданных положениях

[3] Реквизит – это отдельный элемент служебного документа

[4] Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» 

[5] Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в
приложении к ГСДОУ.

Вертикальные линии
расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так
называемый шаг письма равен од­ному знаку).

Расстояние между
горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал,
обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

С помощью такой
конструкционной сетки определены максималь­ное число знаков, которые могут быть
напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число
строк при определен­ном интервале. С учетом этого определены зоны расположения
каждо­го реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каж­дого
реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов — 30,
однако они не все присутствуют на любом виде орга­низационно-распорядительного
документа. Формуляр определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться
от формуляра служеб­ного письма набором реквизитов. Неизменными будут
оставаться мес­то расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в
фор­муляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит 11 «Дата
документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда оди­наково — на одном и том
же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 09
«Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных
письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам.

Формуляром-образцом, как
уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при
подготовке и оформлении орга­низационно-распорядительных документов. В их
состав входят:

5 —
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 —
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет
(ИНН/КПП);

8 —
Наименование организации;

17  —
Резолюция;

25   —
Оттиск печати;

26   —
Отметка о заверении копии;

27   —
Отметка об исполнителе;

Организационно-распорядительные
документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

Начало зоны расположения
реквизитов на формуляре-образце соот­ветствует определенному положению
табулятора печатающего устрой­ства.

При расположении
реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет
ведется от границы левого поля:

0
……….1…………2…………3………..4………….5………….6…………7

   5 уд.          16 уд.       24 уд.      32 уд.         40 уд.         48 уд.        56 уд.

Реквизиты располагаются следующим образом.

от нулевого положения табулятора
печатаются следующие рекви­зиты: наименование организации; справочные данные об
организа­ции; наименование вида документа; место составления или издания
документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст
(кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в
реквизите 22 «Подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи);
заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего
документ; дата заверения; отметка об исполнении документа и направлении его в
дело; второй гриф утверждения документа.

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

регистрационный номер
документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования документа.

используют при составлении таблиц.

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной
строке).

гриф утверждения (кроме
расшифровки подписи); второй гриф со­гласования.

расшифровка подписи в
реквизите 22 «Подпись»; расшифровка под­писи в грифе утверждения; расшифровка
подписи во втором грифе со­гласования.

нумерационный заголовок в таблице.

Реквизиты документов,
состоящих из нескольких строк (кроме тек­ста), печатают через один межстрочный
интервал строчными буквами, например реквизит 18 «Заголовок к тексту», если он
состоит из несколь­ких строк.

Составные части одного
реквизита печатают через 1,5-2 межстроч­ных интервала, например составные части
реквизита 15 «Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных
интервала, например реквизит 20 «Текст документа» от реквизита 22 «Подпись».

Реквизиты, используемые
при оформлении ОРД, бывают постоян­ными и переменными.

К
постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­но
присутствуют на документе в неизменном значении и которые, сле­довательно, можно
заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если
организация имеет право изоб­ражать герб на своем бланке), эмблема организации
(если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об
орга­низации, код организации, код формы документа (например, служебно­го
письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные
реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда
организации приходится заново изго­тавливать бланки. Однако это происходит не
так часто, особенно в го­сударственных организациях. Поэтому наносить заранее
указанные реквизиты выгодно — это сокращает время, затрачиваемое на подготов­ку
документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид
документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти­пографским способом.

К
переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от
конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от
того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен­та» — от того, о чем
будет сказано в документе, т. е. от содержания воп­роса, освещаемого в
документе.

Таким образом, значение
переменных реквизитов всегда будет раз­ным, в зависимости от обстоятельств
подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их
расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить
на обязательные и дополнительные.

Обязательные
реквизиты
обеспечивают юридическую силу доку­мента и они присутствуют всегда на любом
виде ОРД.

К обязательным относятся
следующие реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата,
регистрационный номер до­кумента, заголовок к тексту, текст документа, подпись
и др.

Дополнительные
реквизиты бывают
не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле).
Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа
(например, 29 «От­метка о поступлении документа в организацию», 30
«Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного рек­визита
на документе не может повлиять на юридическую силу доку­мента.

Формуляр-образец
предусматривает два варианта оформления рек­визитов: угловой и продольный.

При
угловом варианте заголовочная часть бланка документа рас­полагается
в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При
продольном варианте заголовочная часть бланка продлевает­ся до
границы правого поля.

Существует два способа
оформления реквизитов: флаговый и цент­рированный.

При флаговом способе расположения
реквизитов начало реквизи­та расположено всегда от левой границы зоны
расположения рекви­зита.

При
центрированном способе расположения реквизитов начало и конец
каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо­жения реквизитов.

Таким образом,
формуляр-образец устанавливает основные прин­ципиальные моменты, на основе
которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при
оформлении организаци­онно-распорядительных документов.

2. Бланки документов, их виды

 Официальные документы,
создаваемые юридическими или физичес­кими лицами, должны быть оформлены и
удостоверены в установленном порядке.

При оформлении
организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный
заранее бланк.

Бланк документа, по
определению ГОСТ Р 51141-98, — это «набор реквизитов, идентифицирующий автора
официального письменного документа»^[1].

Бланки документов могут
быть отпечатаны в типографии, а при ис­пользовании ПК бланк может быть введен в
память машины и автома­тически выводиться при распечатке документа. Каким бы
способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо­вания,
которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и
хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской
Федерации, гербов субъектов Рос­сийской Федерации. Бланки должны быть
изготовлены на белой бума­ге или бумаге светлых тонов соответствующего
качества.

При проектировании
бланков документов размеры зон расположе­ния реквизитов, употребляемых на
бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с
установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные
реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых
переменных реквизи­тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части
бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов,
наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут
изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами
расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с
помощью вычис­лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным
способом, при изготовлении с помощью пишущей машины — флаго­вым способом.

Для организации,
структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды
бланков: общий бланк; бланк пись­ма; бланк конкретного вида документа. Бланки
должностного лица ис­пользуются, как правило, для руководителя и его
заместителей.

Общий
бланк используют
для подготовки любых видов докумен­тов, кроме письма.

На общем бланке в
зависимости от учредительных документов орга­низации могут быть нанесены
следующие постоянные реквизиты:

02  —
Герб субъекта Российской Федерации;

04  —
Код организации;

08 — Наименование организации;

Для
переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничи­тельные отметки в виде
линий — для реквизитов:

В виде
уголков различают места расположения следующих рекви­зитов:

15 —
Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно ука­зывает границу
правого поля);

18 — Заголовок к тексту;

Между реквизитом 04 «Код
организации» и реквизитами 11 «Дата документа» и 12 «Регистрационный номер
документа» оставляют мес­то для нанесения (впечатывания) реквизита 10
«Наименование вида документа».

Когда в общий бланк
вносят наименование вида документа, напри­мер, «приказ», «акт», «протокол»,
этот бланк становится бланком конк­ретного вида документа — бланк приказа,
бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида
документа фактически яв­ляется разновидностью общего бланка, так как общий
бланк без упот­ребления наименования вида документа вообще не применяется при
оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 07 «Код формы
документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так
как каждый вид (разно­видность) документа имеет собственный код унифицированной
формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и
бланка конкретного вида документа при­ведены в прил. 2-6.

Бланк
письма
употребляется при оформлении только одного вида документов — служебного письма,
поэтому нет необходимости указы­вать в нем наименование вида документа. В бланке
письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит
09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Ме­сто
составления или издания документа» — реквизит 13 «Ссылка на ре- гистрационный
номер и дату документа», столь необходимый при пе­реписке.

В реквизите 09
«Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте
составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место
составления или издания до­кумента».

Таким образом, бланк письма
отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты,
для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также
употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма
приведены в прил. 7-10.

Бланк
структурного подразделения организации или должност­ного лица проектируют в том случае, если
руководитель подразделе­ния или должностное лицо имеют право подписи.
Наименование струк­турного подразделения или наименование должности наносятся
на бланк после реквизита 08 «Наименование организации».

Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов
Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией,
подлежа­щей учету.

Гербовые бланки
изготавливают только полиграфические и штем- пельно-граверные предприятия,
имеющие лицензии на соответствую­щий вид деятельности и сертификаты о наличии
технических и техно­логических возможностей для качественного изготовления
указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить
гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет
бланка в масштабе 1:1, на кото­рый должны быть нанесены постоянные реквизиты,
необходимые от­метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе­ния
реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи­мые шрифты,
указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете
бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации
разрешает к печати этот макет (обыч­но пишется слово «Разрешаю»). Также на
макете должны быть под­пись руководителя и печать организации. К макету должно
быть со­ставлено сопроводительное письмо.

Гербовые бланки организации
должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или
нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж­дый
вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру­гой
регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и
опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по
акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Организация изготовления,
хранения, учета, выдачи, проверка на­личия гербовых (а также простых) бланков в
организациях возлага­ется на подразделение, ответственное за делопроизводство.
В инст­рукции по делопроизводству любой организации должен быть раз­дел,
описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к
изготовлению и хранению бланков с воспроиз­ведением Государственного герба
Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации приведены в разд. 4
ГОСТ Р 6.30­2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная си­стема
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».

Контрольные вопросы к лекции

3.   Что
является основой для проектирования бланка документа?

6. Какие
постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

7. Какими
способами могут отмечаться на бланках места для переменных реквизитов?

8.    Чем
общий бланк отличается от бланка письма?

9. Какие
требования предъявляются при изготовления бланка с изображе­нием
Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?

10.  Что необходимо представить в типографию для изготовления
бланка? Контрольные
вопросы к лекции

11. Какие форматы бумаги используются для
построения формуляра-образца ОРД?

12.    Какие
размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

13.   Могут ли на полях документа располагаться
какие-либо реквизиты?

14. Какой максимальный состав реквизитов
установлен формуляром-образцом?

15. Сколько положений табулятора используется при
оформлении реквизитов?

16.  Какие реквизиты относятся к постоянным?

17. Какие реквизиты являются обязательными?

18. Сколько существует способов оформления
реквизитов?

19.Что характеризуют дополнительные реквизиты
ОРД?

20. Чем продольный вариант расположения
реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?