Одной из ключевых техник тайм-менеджмента является техника Pomodoro. В том или ином виде о ней слышали многие, но общего понимания, что она из себя представляет, нет ни у кого. Мы решили разобрать эту технику по частям и создали этот гайд.
Несмотря на то, что тайм-менеджмент пережил пик своей популярности, когда о нём говорили чуть ли не все, управление временем по-прежнему остаётся единственным способом правильно выстроить рабочий процесс и отделить его от личных дел.
Хотя о технике Pomodoro знает практически каждый, нам показалось, что общего багажа знаний всё же не хватает — информацию о «помидорной» технике приходится находить по крупицам. Мы собрали в одном месте всё, что нужно знать о Pomodoro: историю создания, цели, правила, ответили на часто задаваемые вопросы и выбрали лучшие приложения и сервисы.
Ниже мы расскажем историю создания техники, её ключевые цели, особенности, а также выберем лучшие инструменты для всех операционных систем: Windows, OS X, iOS, Android и даже Windows Phone.
История
В 1980-х годах у людей были другие проблемы, о тайм-менеджменте задумывались меньше. Франческо Чирилло, в ту пору студент итальянского университета, после окончания первого курса и успешной сдачи экзаменов испытывал депрессию. Приходя из университета домой, он продолжал учиться и вскоре понял, что не понимает, на что тратит своё время.
Новые экзамены наступили быстрее, чем он думал, и оказалось, что Чирилло не готов к ним, хотя и проводил за учёбой много времени. Осознав это, он задался вопросом: «Смогу ли я по-настоящему учиться хотя бы 10 минут?». Подобной цели мало — нужен был объективный судья, и им стал небольшой кухонный таймер в виде помидора. Так техника и получила своё название. Этот тест стал началом Pomodoro, и спустя месяцы практик, исследований и экспериментов превратился в то, о чём мы расскажем ниже.
Зачем это нужно
В эпоху постоянных отвлечений, когда всё делается с целью заманить и обратить на себя ваше внимание, управлять своим временем очень важно. Используя технику Pomodoro или другую альтернативную методику, вы увеличиваете свою продуктивность, делая больше за меньшее время.
По мнению Чирилло, основные цели состоят в следующем:
- Поддержка решимости достигать собственных целей.
- Улучшение рабочего и учебного процесса.
- Увеличение эффективности работы и учёбы.
- Развитие решимости действовать в сложных ситуациях.
Техника — это всего лишь инструмент, который поможет этого добиться. Остальное за вами.
Суть техники Pomodoro
Для простоты мы будем упоминать лишь рабочий процесс, хотя техника также подходит и для учёбы.
Отрезки времени, на которые делится работа, условно называются помидорами. Один «помидор» длится 30 минут: 25 минут работы и 5 минут отдыха. Чуть ли не каждый год появляются новые исследования, рассказывающие об эффективности других временных отрезков, но мы берём за основу первоначальную технику.
Перед запуском таймера вы должны составить список рабочих задач. Для этого существуют различные приложения и сервисы (мы коснёмся их ниже), но можно использовать и обычный лист бумаги. Давайте начнём с этого.
Возьмите лист бумаги и озаглавьте его «Задачи на сегодня». Учитывая приоритеты (от более к менее важным), составьте список всех задач на сегодня. После этого установите таймер на 25 минут и начинайте работать.
Звонок таймера означает наступление 5-минутного отдыха. В это время нежелательно заниматься рабочими делами и лучше расслабиться и отвлечься от работы. По прошествии 5 минут нужно вернуться к задаче и продолжить её выполнение. Каждый «помидорный» отрезок нужно отмечать крестиком напротив той задачи, которую вы выполняете. После четырёх отрезков сделайте долгий перерыв — от 15 до 30 минут. Закончив работать над задачей, вычеркните её из списка и принимайтесь за следующую.
Ведение списка задач нужно для самоконтроля и наблюдения за своей эффективностью. Например, по прошествии недели вы можете посмотреть, сколько «помидоров» потратили на выполнение той или иной задачи. Разумеется, умножив количество отрезков на 25 минут, вы получите более распространённые единицы измерения, чем «помидоры», — минуты.
Что делать с отвлечениями
Хотя техника Pomodoro создана для того, чтобы бороться с отвлечениями, в процессе работы они всё равно появляются. Если 25-минутный отрезок времени ещё не закончился, а вы не можете не отвлечься, поставьте апостроф «’» на листе в том месте, где вы записываете крестики. После этого занесите новую активность в список ваших задач и попытайтесь закончить ту задачу, над которой работали до этого.
В официальной версии техники этого нет, но многие советуют оценить важность отвлечения по десятибалльной шкале, где 10 баллов — это задача максимальной важности, а 1 балл — задача, которая не стоит вашего внимания на данный момент. Чирилло настаивает на том, что любое отвлечение может подождать до окончания работы таймера, который ни в коем случае нельзя ставить на паузу. Если вы не можете ждать, нужно отключить таймер, сделать то, что вам нужно и снова вернуться к работе, запустив таймер сначала.
Если вы всё-таки отвлеклись, поставьте напротив незавершённой задачи прочерк «-». Оценивая их в будущем, вы сможете понять, решая какие задачи вы были наименее продуктивны.
Последующая оценка
Использовав технику Pomodoro несколько дней, вы сможете оценить, сколько «помидоров» у вас есть на каждый день. К примеру, стандартный восьмичасовой рабочий день равняется 14 «помидорным» отрезкам. Составляя список задач на день, вы заранее оцениваете, на какие задачи выделить больше времени, на какие — меньше, а какие стоит перенести на завтра.
Со временем можно разделять рабочие отрезки на несколько частей, оставляя 3–5 минут в начале отрезка для изучения сделанной до этого работы и 3–5 минут в конце для просмотра того, что вы делали сейчас. Этот анализ не требует изменений в продолжительности «помидора». Если же анализ даётся вам с трудом, отложите его на будущее. Это означает, что вы ещё не освоили азы техники.
Приложения и сервисы
Коснёмся самого интересного. Мы собрали лучшие «помидорные» решения для всех популярных девайсов.
Windows
1. Keep Focused — простой таймер для Pomodoro.
2. PomodoroApp — неказистый, но бесплатный таймер и менеджер задач.
3. Tomighty — таймер, который незаметно работает в панели задач внизу.
4. Pomodoro Timer — пожалуй, один из лучших таймеров для Windows 7.
OS X
1. Pomodoro Time — отличный таймер со статистикой.
2. Eggscellent — давно не обновлявшийся, но бесплатный таймер.
3. Tadam — хорошее приложение, в котором рабочие интервалы вы можете задавать сами.
Android
1. Clockwork Tomato — приложение и виджет таймера для рабочего стола.
2. Forest — объединяет технику Pomodoro и геймификацию.
iOS
1. Flat Tomato — круто выглядящий таймер со встроенными покупками. Можно пользоваться и без них.
2. Forest — объединяет технику Pomodoro и геймификацию.
Сервисы и расширения
1. Persevy — сервис, объединяющий в себе «помидорную» технику, подробную статистику и различные игровые моменты.
2. Перечень Pomodoro-расширений для Google Chrome.
Бонус: «помидорный» таймер из Ikea.
Вопросы
Что делать, если задача уже выполнена, а время не закончилось?
Нельзя выключать таймер раньше времени. Если у вас осталось немного рабочего времени, займитесь задачами, которые не входят в ваш сегодняшний список. Можно распланировать задачи на следующий день, что-то прочитать или обсудить рабочий вопрос.
Что, если я хочу работать больше или меньше?
По мнению Чирилло, оптимальная длительность «помидора» — 20–35 минут. Но, освоив технику, вы можете экспериментировать и менять интервалы в зависимости от того, как вам удобнее работать.
Какой таймер лучше использовать: настоящий или в виде приложения, сервиса? А список задач?
Это не важно. Лучше всего попробовать оба варианта: и приложение, и настоящий таймер. Неоспоримый плюс приложений и сервисов заключается в том, что их настройки гибче. То же касается и списка задач: если вам не нужна излишняя функциональность, хватит и листа бумаги или блокнота.
Что такое «страх звонка»?
Это тревожность, вызванная чувством того, что вы находитесь под контролем таймера. Чаще всего страх звонка испытывают люди, которые не привыкли к самодисциплине. Попробуйте перебороть себя.
Зачем нужны все эти апострофы, крестики и прочерки?
Для анализа. Просматривая эти пометки в будущем, вы сможете определить, какие задачи требовали от вас выдержки, какие проходили без отвлечений, а какие были настолько неинтересны или сложны, что вы не смогли их закончить и принялись за что-то другое.
Есть ли исследования, подтверждающие эффективность техники?
Да. Даже если не касаться исследований, проведённых самим Чирилло. К примеру, Федерико Гоббо и Маттео Ваккари наблюдали за группой программистов, работающих с техникой и без неё. Эффективность их работы по технике Pomodoro была выше. Другое исследование, проведённое компанией Staples, показало неэффективность работников, которые трудятся без перерыва, кроме обеденного.
Кроме того, доктор психологических наук и известный блогер Дэвид Ноуэлл также использует эту технику. Здесь он рассказывает почему.
А если я не хочу использовать технику Pomodoro и хочу попробовать что-то другое?
На Лайфхакере есть десятки статей, рассказывающих о различных техниках продуктивности и тайм-менеджмента. Вот альтернативы стандартным спискам задач. А вот альтернативный взгляд на продуктивность и «помидорную» технику.
Это скучно, я хочу что-то поинтереснее.
Наш автор Фарид Каримов писал о геймификации — применении игрового подхода к неигровым задачам — и о том, как она влияет на продуктивность.
Какой он, идеальный интервал для работы и отдыха, кому техника вряд ли подойдёт и в каких приложениях-планировщиках есть встроенные помидорные таймеры.
Рассказываем, почему Помодоро критикуют, как найти оптимальную длину интервалов для работы и отдыха и как таймеры реализованы в приложениях для планирования задач.
Кратко о технике
Техника Помодоро — детище Франческо Чирилло, итальянского студента из 80-х, который искал способ сконцентрироваться на учёбе, для чего утащил с кухни таймер в виде помидорки. Суть техники очень простая:
- Выбрать задачу, над которой хочешь работать.
- Поставить таймер на 25 минут.
- Усиленно работать над этой задачей 25 минут.
- После — сделать перерыв в 5 минут.
- Потом — снова сосредоточенно работать 25 минут.
-
После 4-х «помидорных» циклов — сделать большой перерыв в 15-30 минут.
Намылить, смыть, повторить.
Кроме таймера (сойдёт и кухонный, как у автора методики) пригодится бумага и ручка, чтобы отмечать проделанные помидорки. Прогрессы, чек-листы, закрытие гештальтов — вот это вот всё, потому что люди любят чекать 
На тот же листочек можно записать блуждающую мысль, которая пришла во время рабочего интервала. Или задачку, которая всплыла в памяти. А заодно — пометить те самые отвлекающие факторы: бесконечные уведомления, перерывы на чай или почтовый ящик. Это и будут разрушительные паттерны поведения, которые мешают истинной продуктивности.
Ну и главное — по умолчанию ты должен работать в тихом месте, где будет минимум отвлекающих факторов (опенспейсы для этого плохо годятся, но ведь есть наушники и статусы «не беспокоить!»).
Концентрированная польза техники
Если грамотно следовать технике Помодоро — действовать в рабочие интервалы и отдыхать в 5-минутных паузах — выгорание тебе не светит точно. И это — очень хорошая новость, потому что к Помодоро редко приходят люди, у которых всё хорошо с планированием и успеванием. Обычно это те, кто задолбался перерабатывать в будни, впахивать в выходные и света белого не видеть. Техника обещает всплеск продуктивности, за счёт которого можно справляться с теми же задачами быстрее. Намного быстрее.
Люди любят дедлайны и боевики про обезвреживание бомб в последний момент, потому что там хардкор и адреналин, а не ленивые 10 чашечек кофе между двумя горе-задачами в день. В технике Помодоро такой же принцип — заведомо ограниченное время в интервалах, поэтому хочется использовать его по-максимуму. И всё успеть за 60 секунд минут.
Главное — не пытайтесь в длинный перерыв сделать какое-то дело из списка задач. Это-то и рушит всю систему и приводит к быстрому выгоранию.
Необходимый минимум для успешной техники Помодоро
Казалось бы, проще простого — задаешь интервалы 25/5, и поехали! Но простота обманчива. Чтобы всё получилось, нужно ещё кое-что:
- Иметь четкий список задач на день (желательно — по приоритетам), без него никакой Помодоро не поможет стать супер продуктивным;
- Убрать все отвлекающие факторы: все сообщения в мессенджерах и прочая шелуха могут подождать полчаса.
Ага, убрать все уведомления! Легко сказать. А как тогда быть с тревогой? Если до этого ты жил в мире, где тебя беспрестанно атаковали уведомлялки, то ты наверняка страдаешь синдромом упущенной выгоды. Да, именно им, который обычно приписывают предпринимателям.
Как говорит психолог Ларри Розен из Калифорнийского государственного университета Домингез-Хиллс, смартфоны отчасти созданы, чтобы вызывать тревогу. Они дарят новую информацию и эмоциональные переживания каждый раз, когда в них заглядываешь — из-за этого ты каждый раз переживаешь, что если отложишь телефон даже на секунду, то непременно что-то пропустишь. Неудивительно, что 25 минут без смартфона покажутся тревожной вечностью.
Убрать уведомления — не самый радикальный приём для успешной работы с техникой. Есть и более жесткие рекомендации:
Убрать интернет. Да, вообще (если, конечно, характер задачи это позволяет). Такая мера позволит избежать всех этих «ну я уже 23 минуты работаю, пора отдохнуть» и «плюс одна минута к отдыху не повредит». Сюда же относится рекомендация не смотреть Ютуб в перерывах на отдых и не заходить в Инстаграм — это ещё больше напрягает мозг дополнительной информацией (которую нужно обработать, потратив ресурс), а ведь задача — расслабиться!
Не слушать музыку фоном. Просто потому что отвлекает. Хотя есть люди, которым знакомая фоновая музыка помогает войти в состояние потока, да ещё и служит индикатором того, что пора отдохнуть — как только начинаешь вслушиваться в мелодию, значит, стоит сделать перерыв.
Не использовать смартфон как таймер. Это просто опасно, поскольку гаджет — генератор отвлекающих факторов сам по себе (даже когда он просто лежит на столе, то всё равно мерзко нервирует и отвлекает одним своим присутствием в поле зрения). Так что по заветам Максима Дорофеева — смартфоны прочь с рабочих столов!
Но если всё-таки хочется использовать смартфон в качестве таймера, то добро пожаловать в авиарежим (особенно тревожным личностям вариант вряд ли зайдёт).
Автор этой статьи честно проверил на себе авиарежим в рамках техники Помодоро. И вот что он говорит:
«Я испытываю тревогу, когда ставлю телефон в авиарежим: рой нервных, гадких мыслей отвлекает от задачи, которую нужно сосредоточенно делать в течение 25 минут. А что, если мне позвонит кто-то из родных? Они услышат, что абонент недоступен, и начнут беспокоиться. Целых 25 минут они будут беспокоиться и нервничать (особенно, если они — это моя всегда переживающая бабушка). А что, если мне позвонит кто-то очень важный? Президент США, например?! А мой абонент недоступен? Это же катастрофа! А если мне напишут в чатик что-то ультра-срочное? Картинка для поста или жизнь?! Спустя 25 минут будет уже слишком поздно. А если, а если, а если… Техника Помодоро уже не кажется такой безопасной и клёвой».
Мозг работает, словно мышца: он поддается тренировке. Бывалые почитатели техники Помодоро говорят, что испытывать стресс при отключении уведомлений сначала — это нормально. Первое время, чтобы привыкнуть к работе в потоке внутри помидорного интервала, действительно лучше отключить все уведомления: на ноутбуках и в смартфонах. Но вскоре даже отключение не понадобится — потому что мозг точно будет знать, что через 25 минут он сможет их прочесть. И тогда ты сможешь нормально относиться к этим бесящим красным значкам непрочитанных. Кстати, одну из своих повседневных «помидорок» не зазорно потратить на чтение горы уведомлений и сообщений в промежутке между более важными задачами. Да, так можно было!
Критика техники
Времени слишком мало, техника прерывает поток
Некоторые ругают Помодоро за то, что за 25 минут невозможно сосредоточиться и погрузиться в большую и ёмкую задачу, звук таймера насильно выдёргивает из потока, а после отдыха сложно включиться обратно. А ещё такие люди говорят, что техника убивает креативность и добавляет чрезмерные переключения контекста.
Такие заявления не лишены здравого смысла. Есть исследование, которое доказывает, что мозгу требуется в среднем 23 минуты, чтобы сосредоточиться на задаче и войти в глубины глубин своих возможностей. Именно это зовётся состоянием потока, в котором любая работа делается круто и эффективно.
Отсюда верно и другое утверждение: после переключения между задачами требуется в среднем 23 минуты, прежде чем мы полностью восстановим концентрацию внимания. Это называется «остатком внимания» — часть нашего внимания «отстает» от предыдущего задания или отвлекающего фактора. Это означает, что даже беглый взгляд на свой почтовый ящик снижает способность сосредоточиться на основной задаче, по крайней мере, в течение следующих 23 минут.
Получается, что с Помодоро ты только-только вошёл в состояние потока, и через 2 минут уже звучит сигнал о перерыве.
Если твои задачи слишком ёмкие для 25 минут или слишком креативные — не вопрос, увеличь интервал и время отдыха. Не 25 минут работы, а 50, не 5 минут отдыха — а 15. И да, возможно, тебе будет тяжело войти в состояние потока только поначалу — с тренировками в рамках техники можно приучить себя мгновенно включаться в работу, как только таймер начал отсчитывать секунды.
Чувство спешки, вечная гонка за продуктивностью
Некоторые жалуются, что техника Помодоро заставляет их вечно куда-то торопиться — и из-за этого они совершают ошибки и загоняют себя в невротические рамки а-ля «я должен успеть как можно больше за эти 25 минут, скорее, скорее, скорее!». От этого увеличивается внутреннее напряжение, появляется небрежность и теряется сосредоточенность. Всё, что хочется сказать таким ребятам: «Да ты успокоооойся!» и посоветовать им увеличить продолжительность интервалов (а ещё — перестать себя подгонять изнутри, это же не фильм-катастрофа, где при спасении всего человечества счёт всегда идёт на минуты или даже секунды).
Никакого удовольствия от работы
Привет от свободных художников, которые ненавидят структуру и предпочитают отсутствие всякого плана, живут по своим собственным ритмам, и им так хорошо. Такие ребята жалуются, что во время работы «помидорными» интервалами они превращаются в очень производительных, но бестолковых роботов, которые слишком быстро выгорают. А выгорают они, потому что им кажется, что время подчиняет их себе. Ну что тут можно посоветовать — «я художник, я так вижу», ждите Музу, а помидоры оставьте тем, кого рамки мотивируют, а не демотивируют. И да, если вы один из таких вольных создателей, дальше статью можно не читать
Мы все — слишком разные
Техника Помодоро — изобретение человека, и рекомендуемый интервал не выверен научными исследованиями. Продолжительность твоей концентрации может отличаться от твоего коллеги слева. А ещё на неё могут влиять разные факторы: общее самочувствие, фоновые события (развод или смерть близких точно не добавит очков к продуктивности), условия окружающей среды (иногда даже наушники не помогут отгородиться от происходящего вокруг). Так что способность сосредоточиться на конкретной задаче варьируется изо дня в день.
Рецепт тут только один: подстраивать интервалы под себя. 25 минут — не железное правило, а простая рекомендация. Если тебе тяжело работать в режиме 25/5: не хватает этих интервалов, не успеваете расслабиться и быстро теряешь концентрацию, попробуй другую схему:
20/2
Кому-то надо выдохнуть каждые 20 минут, но буквально на пару мгновений. Почему бы и нет? Работай 20 минут, затем делай перерыв по 2 минуты, а через 6 циклов сделай перерыв 30–45 минут.
45/15
Сделай интервалы длиннее: за 45 минут реально полностью погрузиться в задачу и продвинуться по ней. Три таких интервала с 15-минутными брейками, и потом — час на большой перерыв.
90/15
Создание интервалов между работой и отдыхом имитирует работу нашего мозга. Среднестатистический человек может сосредоточиться только на 90–120 минут — потом ему необходим перерыв. Заведует этим механизмом переключений ультрадианный ритм — цикл, который регулирует работу организма даже во сне. Впервые его обнаружил Натаниэль Клейтман, новатор в исследованиях сна. Клейтман признал наличие 90-минутных циклов, в течение которых вы проходите через пять стадий сна, и обозначил закономерность, которая также отражается и при бодрствовании.
Если понять, в какие часы у тебя этот самый 90-минутный цикл, можно здорово улучшить эффективность. Как выяснить свои пиковые интервалы в течение дня, мы писали вот тут. После периода продуктивности мозг требует отдыха — поэтому заложи от 15 до 20 минут на восстановление. Пара-тройка таких всплесков энергии, и потом — полноценный перерыв, чтобы как следует расслабиться.
Секреты и тонкости техники
Сколько помидорок планировать на день?
Сложно сказать. Если исходить из 6-7 небольших задач в день, на каждую из которых ты потратишь максимум 1 час — то получится по 2 помидорки на задачу, итого: 12-14. Но это не железное правило: всё зависит только от тебя.
Что делать, если помидорка не закончилась, а задача — уже выполнена?
После завершения задачи в оставшееся время можно:
- Пробежаться по сделанному и отредактировать что-то.
- Сделать ревью задачи: что нового узнал, что можно было улучшить?
Что стоит сделать в конце рабочего дня?
По завершении всех «помидорных» циклов на день внимательно изучи список дел — он расскажет много ценного. Число помидорок, потраченных на каждую задачу, поможет оценить время их выполнения и впоследствии прикидывать длительность новых заданий, исходя из количества интервалов. Также это покажет твою продуктивность: количество помидорок, выполненных за день, отражает, сколько времени ты уделяешь задачам.
Если тебе нравятся чек-листы, то у автора техники Франческо Чирилло есть шаблон, который можно распечатать и отмечать в нем, сколько помидорок ты тратишь ежедневно на разные задачи. Скачать можно здесь (правда, аж за 3,25 евро). А вот тут можно сделать собственный чек-лист, как захочется.
Как «хакнуть» технику
1. Помидорки могут быть разных интервалов
По классике от автора методики идеальный интервал — 25 минут. Но продуктивность в течение дня, как мы уже выяснили выше, меняется. Утром многие из нас более сосредоточены и полны энергии. Поэтому вполне можно забить на перерыв между первыми двумя помидорками и работать 50 минут подряд. После стоит сделать перерыв, оценить свою энергию и решить, как долго будет длиться следующий интервал.
2. Переключаться между задачами
Каким бы продуктивным ты ни был, когда долго занимаешься одной задачей, концентрация падает. Решение: переключиться на что-то ещё. Пишешь статью? Поищи картинку к ней. Считаешь цифры в отчёте? Сделай к нему описательный анализ.
3. Использовать 5-минутные перерывы для движения
Соблазн посидеть в соцсеточках велик, но мы уже выяснили, что это мало похоже на отдых. Лучше — сделать зарядку, выйти на улицу подышать, посмотреть в окно или выпить чаю. Работаешь из дома? Помой посуду
Что ещё можно сделать в перерыв:
- прибрать рабочее место;
- подготовить нужное для будущей задачи в новом цикле;
- составить список покупок;
- позвонить родным;
- сделать растяжку для спины (и не только для неё);
- написать короткий пост для соцсети;
- полить цветы.
И всё, что ещё придёт тебе в голову
4. Использовать Помодоро для задач, которые крадут время
Сколько раз такое было: полез проверять почту и провалился туда на час: рассылки, полезное чтиво и другие соблазны опять взяли верх. Поставь таймер, и прекрати разгребать письма, когда он прозвенит. Гениально! Для всепоглощающего Фейсбука и ВотсАппа с Инстаграмом тоже подойдёт.
Обзор таймеров Помодоро в приложениях для продуктивности
Оказалось, что среди приложений-планировщиков не так-то много тех, у кого есть встроенный таймер Помодоро. А зря — ведь оказалось, что это очень полезная штука для тех, кто хочет работать в потоке, не отвлекаясь на внешние раздражители.
Узнать, что таймер есть, почти нереально, если не искать целенаправленно в настройках. Гибкие опции для установки интервалов: можно варьировать длину рабочих минут и промежутков для отдыха, количество повторов, длину большого перерыва и количество рабочих интервалов перед ним. Также можно нажать на галочку, чтобы новые циклы запускались автоматически.
По окончании периода звенит звуковой сигнал и всплывает поп-ап с уведомлением о том, что период помидорки закончился и пора бы сделать перерыв.
У этих ребят всё не как у всех приложений-планировщиков: и представление задач на день, и даже таймер Помодоро. Чтобы настроить интервалы под себя, надо очень постараться: интерфейс вот вообще не интуитивный: ты просто кликаешь на всё, как умалишенный.
Чтобы настроить свои интервалы, надо нажать кнопку «настроить» и потом методом тыка вводить нужные цифры в окошки интервалов. Хочешь 5-минутную помидорку? Давай-ка исхитрись поставить курсор так, чтобы это было возможным!
Окей, ты с горем пополам настроил промежутки. Кстати, вообще не понятно, зачем их целых три, потому что при завершении первого интервала показывается что-то невероятно абсурдное:
Но и это ещё не всё: когда помидорка завершается, звучит адский звук будильника. 7 секунд звучит, Карл! Это почти что целая вечность, и рука так и тянется за валерьянкой.
Для любителей потренировать свой английский есть зарубежный сервис Tasklog (раньше он назывался Tomatoid). Внутри — классический планировщик для задач сочетается с CRM-системой. Есть просто таймер, чтобы понимать, сколько именно времени ты тратишь на задачу, а есть старый-добрый Помодоро.
Звука уведомления нет в принципе. Индикация прогресса разных интервалов, скажем так,… странная. Но догадаться можно: верхняя полосочка — сколько всего помидорок пройдено, нижняя — прогресс интервала отдыха или работы. Ну такое.
Приложение-планировщик с простым набором опций: можно посмотреть вид на сегодня, на неделю или накидать задач в «Важное». Таймер Помодоро тоже пришлось поискать: он прятался в настройках созданной задачи. Да, именно так, таймер привязывается к конкретному заданию: сделал — переходи к другому. В настройках таймера не слишком много параметров: только длина интервалов (может быть какой угодно, и то хлеб).
Прогресс интервала показывается всё время уменьшающейся окружностью, которая обновляется каждую минуту. Практически как бег секундной стрелки на часах. Звуковой индикации нет. Период брейка выглядит очень схоже:
Самый удобный помодоро среди планировщиков дел и задач, который нам удалось отыскать. Эту фичу, доступную в бесплатной версии, заценил сам автор джедайских техник Максим Дорофеев.
Таймер легко найти — в верхнем правом углу есть иконка. При клике открывается окно, где можно выбрать размер помидорки. Пройденные «помидорные» циклы будут закрашиваться в ячейках под цифрами.
Прогресс времени отображается на иконке сверху — она постепенно закрашивается красным. Удобно, если окно таймера свёрнуто, пока вы работаете внутри приложения или в другом окне.
Периоды отдыха на таймере окрашиваются зелёным, периоды работы — красным. Сложно перепутать
Таймер можно настроить под себя — достаточно нажать на иконку шестерёнки в нижнем левом углу в окне таймера. Там задаются длина и количество «помидорных» интервалов, продолжительность маленьких и больших перерывов на отдых. Нужен очень длинный период рабочего интервала? Не вопрос!
По умолчанию звук таймера выключен, но если очень нужна звуковая индикация — можно добавить (звук приятный и ненавязчивый — как уведомление сообщения в каком-нибудь мессенджере). Новый период начинается автоматически, но и этим можно управлять. У — удобно.
Не знаем, что может быть удобнее, когда таймер внутри твоего любимого планировщика. Но если вдруг ни один из представленных выше тебе не зашёл, попробуй сервисы, сосредоточенный только на Помодоро. Вот самые популярные из них:
Pomidorko — веб-сервис с одной-единственной функцией: отсчитывать время интервалов. В настройках можно задать не только их длину и количество, но и разрешить таймеру бесяще тикать и, конечно, издавать сигнал по завершению цикла.
Pomodoro Tracker — ещё один веб-сервис с менее стильным дизайном. Зато внутри можно накидать задач, и чекать их при выполнении со звуком приплывшего в порт корабля (такой же раздаётся, когда помидорный цикл подошел к концу). Настройки гибкие: и длину, и количество интервалов можно задать, автостарт трекера разрешать/запрещать и даже ставить цель на день — сколько помидорок хочешь сделать.
Ну а если тебе нужна супер-мотивация, попробуй приложение для смартфона Forest — ребята заморочились с геймификацией, чтобы не только задачи делать, но и избавиться от телефонозависимости. Чтобы сосредоточиться на задаче — сажаешь в приложении дерево. Если притронулся к гаджету раньше времени, дерево умирает. Больше выдержки — гуще собственный лес! Одна беда — приложение платное. Список аналогов в сторах более чем исчерпывающий. Но это — уже совсем другая история
Если ты ещё не пробовал технику Помодоро — очень советуем. Это один из наиболее простых способов улучшить свою эффективность и сократить рабочее время на выполнение задач. А если ты пока не нашёл свой идеальный планировщик, то мы ни на что не намекаем — просто дадим тебе ссылку на скачивание SingularityApp, мощнейший планировщик для всех твоих задач, проектов, списков, дел и встреч.
Техника Pomodoro — это одна из самых популярных в наши дни методик тайм-менеджмента. Суть ее заключается в том, чтобы отмерять периоды работы и отдыха с помощью таймера. Если совсем коротко, то процесс выглядит так:
- Выбираем задачу из списка дел и устанавливаем таймер на 25 минут для работы (этот отрезок времени называется «помидором»).
- После того как таймер прозвенел, ставим напротив задачи крестик и устанавливаем таймер на 3–5 минут для отдыха.
- После каждых четырех помидоров делаем большой перерыв на 15–30 минут.
- Когда задача полностью завершена, вычеркиваем ее из списка и приступаем к следующей задаче.
Или в виде схемы:
Главное преимущество такого подхода — это эффективная борьба с прокрастинацией (нам легче приступить к работе, когда мы знаем, что она совсем скоро закончится). Кроме того, техника Pomodoro помогает лучше концентрироваться на задачах и оптимально чередовать периоды работы и отдыха.
В оригинальном виде «помидорный метод» представляет собой довольно продуманную систему планирования. Однако многие сегодня заимствуют из нее только саму идею работы по таймеру, которая хорошо сочетается и с другими системами тайм-менеджмента.
История
Автор этой методики — итальянец Франческо Чирилло. Идея работать по таймеру появилась у него в 1987 году, когда он еще был студентом.
Франческо испытывал серьезные трудности с занятиями: ему не хватало мотивации, он легко отвлекался и «тонул» в учебной программе. Однажды приближались очередные экзамены, и Франческо всерьез опасался, что может их не сдать. В этот момент он спросил себя:
— А смогу ли я полноценно заниматься хотя бы в течение 10 минут?
Для эксперимента он завел кухонный таймер в форме помидора (по-итальянски — pomodoro) и попробовал в течение короткого промежутка времени сосредоточиться на учебнике.
Результат оказался неожиданным: по словам Франческо, к нему вернулось чувство спокойствия и контроля над ситуацией. С помощью таймера он благополучно подготовился к экзаменам, а потом в течение нескольких лет дорабатывал и совершенствовал свой метод.
Вскоре техника Pomodoro стала набирать популярность. О ней писали «Нью-Йорк Таймс» и «Гардиан», ее внедряли в своих офисах крупные компании, ее начали использовать миллионы людей по всему миру.
Еще в 1992 году Франческо Чирилло написал первую книгу о своей методике, которая называлась «The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work». В дальнейшем она несколько раз переиздавалась и дополнялась. На русском языке книга вышла под названием «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией» (2020 год, издательство Эксмо).
Также у Франческо Чирилло есть свой сайт — FrancescoCirillo.com (на английском), где можно почерпнуть дополнительные сведения о его системе, приобрести специальные программы, книги, фирменные бланки и другие полезные инструменты.
Достоинства метода
Популярность техники Pomodoro объясняется тем, что она помогает людям повышать личную эффективность с помощью довольно простых инструментов. В ней нет никаких сложных алгоритмов планирования (как, например, в GTD), а освоить ее можно за один день. Вот лишь некоторые преимущества «помидорного метода»:
1. Борьба с прокрастинацией. Чаще всего прокрастинация «накрывает» нас тогда, когда нам предстоит неприятная, непонятная или же просто большая задача. Но с техникой Pomodoro любая такая задача сводится к тому, чтобы «просто поработать 25 минут». Мы всегда знаем, что через 25 минут любая работа закончится, и это помогает нам преодолевать внутреннее сопротивление.
2. Повышение концентрации. В технике Pomodoro предусмотрена эффективная система борьбы с отвлечениями, а 25-минутный интервал позволяет легко поддерживать высокий уровень внимания. Со временем у нас формируется привычка к сосредоточенной работе.
3. Правильное чередование работы и отдыха. Своевременный и регулярный отдых — залог поддержания высокой работоспособности. Именно такой отдых является неотъемлемой частью техники:
Оптимально подобрана и длина перерывов. Короткие перерывы (3–5 минут) помогают нашему мозгу восстановиться, не выпадая при этом из «состояния потока», а большие перерывы помогают как следует отдохнуть и взглянуть на свою работу «со стороны».
4. Регулирование сложности. Еще одним важным компонентом «помидорного метода» является автоматическая группировка и декомпозиция задач. В процессе работы мы объединяем маленькие дела в один помидор, а большие дела разбиваем на подзадачи (подробнее об этом в разделе «Описание техники»).
5. Хронометраж работы. Мы всегда четко знаем, сколько времени потратили на выполнение той или иной задачи и насколько продуктивным был наш день.
6. Анализ эффективности и обратная связь. В процессе учета помидоров мы можем оценить эффективность своей работы и понять, что в ней следует улучшить.
Описание техники
Оригинальная техника Pomodoro (читается как «техника помодоро» или «техника помидора») не сводится к работе по таймеру. Она представляет собой очень продуманную методику управления временем, фактически претендующую на статус полноценной системы тайм-менеджмента. В этом разделе мы разберем только основные ее моменты.
Для планирования дел «по помидору» понадобятся четыре инструмента:
- Помидорный таймер. Сам Чирилло рекомендует именно механический таймер, однако сегодня многие предпочитают использовать специальные приложения для смартфона и компьютера.
- «Полный перечень дел». Это список всех дел, которые вы планируете выполнить в ближайшее время.
- «Список дел на сегодня» (список «To do»).
- «Отчеты». Представляют собой табличку для анализа выполненных задач и учета помидоров.
Перечисленные выше «документы» можно изготовить самостоятельно (разметив, например, лист в клеточку), а можно купить и скачать бланки на официальном сайте Франческо Чирилло. Также допустимо делать записи в электронных таблицах, например, в Excel.
1. Список дел на сегодня
В самом начале мы просматриваем полный перечень своих дел и решаем, какие задачи следует добавить в список дел на сегодня. Например:
Здесь следует придерживаться трех принципов:
1. Дела располагают в порядке их приоритетности. В самом начале списка должны идти самые важные или самые срочные задачи.
2. Если задачи требует больше 5–7 помидоров, ее разбивают на подзадачи. Например, работу над статьей мы разделили на две части: непосредственно написание статьи и ее вычитка.
3. Задачи, которые требуют меньше одного помидора, следует объединить. Например, задачи «подмести полы», «полить цветы» и «помыть посуду» мы объединили в блок «Уборка». Сгруппированные задачи можно написать как в одной строке, так и в разных — это дело вкуса.
2. Работа по таймеру
Устанавливаем таймер на 25 минут, и пока он тикает, работаем над первой задачей, не отвлекаясь на другие дела. Во время работы придерживаемся следующих принципов:
- Помидор нельзя делить. Мы должны отработать 25 минут за один присест, без перерывов. Нельзя поработать 10 минут сейчас, а еще 15 минут — потом.
- Если работа прервалась, помидор считается недействительным. Допустим, нам позвонил знакомый, и мы решили с ним пообщаться. В этом случае мы должны сбросить таймер и не засчитывать уже отработанное время.
- Если таймер установлен, он должен прозвенеть. Если вы закончили задачу за 5 минут до звонка, попробуйте за оставшееся время сделать еще что-нибудь полезное: проверить работу или навести порядок на рабочем месте.
- Помидоры нужно сознательно «защищать». Если, например, во время работы вы захотели сварить себе кофе, отложите это дело до перерыва.
Когда таймер прозвенел, ставим напротив задачи крестик:
Если задача полностью завершена, то вычеркиваем ее из списка и после перерыва приступаем к следующей задаче.
3. Перерывы
После окончания помидора устанавливаем таймер на 3–5 минут для короткого отдыха. Здесь самое главное, чтобы перерыв действительно был перерывом. Крайне не рекомендуется:
- Пропускать перерывы.
- Заводить таймер для отдыха и продолжать работать.
- Выполнять во время перерыва другую работу, в т. ч. и умственную.
Пройдитесь по комнате, налейте себе сока, перекиньтесь парой слов с коллегами или домочадцами. Когда таймер прозвенит, снова установите его на 25 минут и вернитесь к работе.
После четырех помидоров следует большой перерыв на 15–30 минут. Цель этого перерыва — полностью отвлечься от работы. Можно немного погулять, перекусить или проверить электронную почту.
4. Отчеты
Вечером мы удаляем завершенные задачи из «Полного перечня дел» и заносим результаты своей дневной работы в специальную табличку. Для создания отчетов, на наш взгляд, больше подходят не отдельные листы, а тетради или электронные таблицы.
Обязательные поля в таблице — это текущая дата, задачи и количество затраченных на них помидоров. По желанию можно добавить и другие поля: время выполнения задач, тип работы, идеи, заметки и т. д.
5. Борьба с отвлечениями
Главная сложность во время работы по таймеру — это отвлечения, т. е. незапланированные перерывы. Франческо Чирилло делит их на две группы: внутренние и внешние.
Внутренние отвлечения — это когда мы прерываем работу по собственной инициативе. Например, у нас внезапно появляется желание проверить почту, заглянуть в социальную сеть или кому-нибудь позвонить.
Внешние отвлечения — это когда нас прерывают извне. Сюда относятся входящие телефонные звонки, визиты гостей или всплывающие сообщения о новых письмах.
Чирилло рекомендуют следующую стратегию борьбы с отвлечениями:
1. Сделать все отвлечения видимыми. Их нужно фиксировать там же, где и завершенные помидоры. Внутренние отвлечения помечают апострофом, а внешние — черточкой. Например:
2. Принять решение по каждому отвлечению. Отвлечения — это, как правило, какие-то новые задачи. Нам нужно просто решить, что с этими задачами делать. И здесь есть два варианта:
Вариант 1. Если задача не срочная, добавляем ее в полный перечень дел. Отмечаем такую задачу буквой Н (незапланированное) и при необходимости указываем дату ее выполнения.
Вариант 2. Если откладывать задачу нежелательно, добавляем ее в список дел на сегодня в раздел «Незапланированное и срочное». Например:
3. Приложить усилия для завершения помидора. После того как вы отметили отвлечение и зафиксировали новую задачу, постарайтесь доработать текущий помидор до конца. Если вам все-таки пришлось прервать работу, то помидор следует объявить недействительным.
6. Планирование и учет помидоров
Необязательная, но очень полезная «надстройка» в технике Франческо Чирилло — это система планирования и учета помидоров. Она помогает прогнозировать усилия, необходимые для выполнения задач, а также совершенствовать работу. Работает это так:
1. Перечень дел. Укажите в полном перечне дел, сколько помидоров вы планируете потратить на каждую задачу. Обратите внимание: количество помидоров — это всегда целое число. Если, например, на задачу должно уйти 2,5 помидора, округлите это число до 3.
2. Дела на сегодня. Определите, сколько вообще помидоров вы сможете сегодня выполнить, и уже исходя из этого планируйте свой день. Прогнозируемые помидоры обозначают квадратиками:
3. Во время работы. Отмечаем завершенные помидоры крестиками. Если помидоров понадобилось меньше, чем ожидалось, то оставляем квадратики пустыми. Если больше — записываем дополнительные помидоры отдельно.
4. Отчеты. Результаты своей работы за день фиксируем в таблице для отчетов (ее можно подогнать под себя). В оригинале таблица выглядит так:
5. Анализ. Постарайтесь изучить каждое расхождение между «ожиданием» и «реальностью». Подумайте: почему ваш прогноз не сбылся? Например, вы могли не учесть какой-то этап работы, сделали что-то ненужное, столкнулись с неожиданной проблемой и т. д.
Такой анализ помогает нам непрерывно улучшать и систему планирования, и сам рабочий процесс.
Главные правила
Чтобы техника Pomodoro эффективно работала, нужно соблюдать несколько важных правил. Большинство из них мы уже упомянули в предыдущем разделе, но для удобства перечислим их еще раз.
1. Помидор неделим. Каждый помидор — это 25 минут непрерывной работы. Его нельзя «разрезать» перерывами или выполнять по частям.
2. Прерванный помидор не засчитывается. Если мы отвлеклись на посторонние занятия, то должны безжалостно сбросить таймер. Это правило не позволяет «халтурить» и имитировать работу.
3. Если помидор начат, он должен прозвенеть. Если вы уже справились с задачей, а до конца помидора осталось несколько минут, попробуйте сделать еще что-нибудь полезное. Проверьте свою работу еще раз, подведите итоги или подготовьтесь к следующей задаче. Если вы просто оборвете помидор, он не будет засчитан (см. правило № 2).
4. Защищайте помидоры. Всеми силами стремитесь избегать незапланированных перерывов. Если у вас возникла какая-то потребность, постарайтесь отложить ее до звонка. Если появилась новая задача, зафиксируйте ее и вернитесь к работе.
5. Следующий помидор пойдет лучше. В случае неудачи не осуждайте себя: сделайте 5-минутный перерыв и начните следующий помидор.
6. Если задача требует больше 5–7 помидоров, ее нужно разделить. Например, задачу «Уборка в доме» можно разделить на две части: «Уборка комнаты» и «Уборка кухни».
7. Объединяйте задачи, которые занимают меньше одного помидора. Например, задачи «позвонить клиенту Иванову» и «позвонить в банк», можно объединить в блок «Звонки».
И еще одно важное правило: помидоры нельзя использовать для досуга. Если вы хотите почитать книгу для собственного удовольствия или посмотреть фильм, просто сделайте это. Тикающий помидор должен ассоциироваться только с работой.
Недостатки техники
Несмотря на огромную популярность, у техники Pomodoro есть ряд недостатков и ограничений, о которых тоже стоит знать.
1. Техника ориентирована на индивидуальную работу. Она не предназначена для задач, подразумевающих взаимодействие с другими людьми. Ее нельзя использовать, например, для общения с клиентами и коллегами, для переговоров или выступлений. Она не подойдет для задач, связанных с посещением различных учреждений: магазинов, банков, школ, больниц и т. д.
Техника Pomodoro — это, как правило, тайм-менеджмент для одиночек. Больше всего этот метод любят студенты, люди творческих профессий, фрилансеры, домохозяйки. А вот у офисных работников далеко не всегда есть возможность им воспользоваться.
Да, технику Pomodoro можно приспособить и для командной работы. Но это нельзя сделать без активного участия всего коллектива.
2. Концепция тайм-боксинга подходит не всем. Тайм-боксы — это искусственно ограниченные интервалы времени, в рамках которых выполняется работа. В Pomodoro таким интервалом являются традиционные 25 минут. И тут возникают две проблемы:
- Время, необходимое для выполнения задачи, обычно не совпадает с размером тайм-бокса. Этот «зазор» немного снижает КПД и вызывает у некоторых людей раздражение.
- Иногда люди жалуются, что работа интервалами не позволяет им как следует погрузиться в задачу, войти в состояние потока и вдохновения. И хотя многие представители творческих профессий охотно пользуются Pomodoro, есть и те, кому эта техника категорически не подходит.
3. «Pomodoro — это костыли». Некоторые утверждают, что техника Pomodoro — это вспомогательный инструмент, который не подходит для решения по-настоящему серьезных задач. По их словам, трудно представить политика или директора крупной компании, который выполняет свои дела с помощью «помидорки». Так это или нет — вопрос дискуссионный.
4. «Помидорозависимость». У людей, которые долгое время используют технику Pomodoro, зачастую формируется стойкая привычка работать по таймеру. Им труднее приступить к работе, если они по какой-то причине они не могут запустить помидор. Они испытывают дискомфорт, если не могут сделать перерыв через привычное время. День кажется им непродуктивным, если они не отметили ни одного помидора (независимо от их реальной продуктивности).
Впрочем, такая «зависимость» не является чем-то деструктивным: она больше напоминает привычку пользоваться хорошим инструментом.
Поделиться:
В 1980 х годах, студент итальянец Франческо Чирилло столкнулся с проблемой непонимания, куда девается его время. Несмотря на большое количество времени уделяемого на подготовку к экзамена, он наблюдал, что объем усвоенного материала совсем не соответствует затратам потраченного времени. Чирилло задавал сам себе вопрос — “Получится ли у меня по-настоящему выделять хотя бы 10 минут на обучение?”. Чтоб ответить на свой собственный вопрос, ему понадобился обыкновенный кухонный таймер, бумага и карандаш. Имевшийся в арсенале кухонный таймер имел форму помидора, именно благодаря этому, техника получила свое название.
Впоследствии, техника стала очень популярной и заняла одну из ведущих ролей в тайм менеджменте — науке необходимой, каждому человеку для борьбы с прокрастинацией, повышения личной эффективности и устранения беспорядка в рабочих и личных делах.
Применение техники
•Весь рабочий процесс делится на небольшие подзадачи, выполнив каждую из которых, вы достигните цель — выполненная основная задача.
Выписав их, необходимо пометить, сколько времени запланировано на выполнение каждой подзадачи.
•Такие временные промежутки для каждой подзадачи, необходимо поделить на равные отрезки времени, называемые “помидорами”.
•Далее, берется обычный таймер, который запускается в начале каждого такого временного отрезка и выключается по его окончанию.
•Пока таймер отсчитывает время, надо быть сконцентрированным на работе и не отвлекаться ни на что кроме работы.
•Все факторы и мысли, которые отвлекли вас от работы над задачей, выпишете на отдельный листок и немедленно вернитесь к работе.
•По истечению одного “помидора” и соответственно остановке таймера, делается небольшой перерыв.
•По прошествию одного помидора, ставятся отметка на полях у задачи, например +.
После каждого четвертого помидора, следует сделать большой перерыв (15-20 минут).
Особенности
В оригинальной технике, временной промежуток одного помидора составляет 25 минут. Небольшие перерывы между помидорами — 3-5 минут, а большие перерывы после каждого четвертого помидора — 15-30 минут.
Таймер играет в этой технике важнейшую роль. Во первых, заведенный таймер стимулирует нашу решимость в выполнении задачи, а во вторых, если таймер тикает, его тиканье напоминает нам, что работа еще идет, отвлечься нельзя и надо ждать перерыв.
Есть множество приложений для смартфонов и ПК специализирующихся на применение техники Pomodoro. Примеры таких приложений: Forest, Flat Tomato, Clockwork Tomato.
Благодаря техники, вы можете проанализировать и повысить эффективность временных затрат в выполнение задач как для работы, так и для жизни.
Представьте, что открываете холодильник, а там ― пять томатов. Какой вы захотите съесть первым?
Вы ещё здесь? Тогда продолжаем. Какой помидор вы выбрали? «Да любой подойдёт», ― подумали вы и сразу ошиблись. Мы здесь не салат готовим. Каждый помидор ― это время для задачи из вашего списка дел.
Эта томатная история началась в конце 1980-х годов, когда итальянский студент Франческо Чирилло понял, что устал. Он много учился каждый день, но не знал, куда уходит время. Пора было что-то с этим делать. Однажды Чирилло решил проверить, сможет ли концентрироваться на учёбе хотя бы десять минут. Нужно было засечь время, а под рукой как раз оказался кухонный таймер в виде помидора. Так появился Pomodoro ― метод планирования времени для увеличения продуктивности.
Основная идея ― работать короткими этапами: 25 минут работы, потом ― пять минут перерыва. Во время перерывов ― полная смена деятельности. Такой алгоритм нужно повторить четыре раза, то есть «съесть четыре помидора». А потом ― длинный перерыв, чтобы отдохнуть. Из инструментов понадобится только таймер (форма, цвет и принадлежность к овощам не имеют значения).
Представьте руководителя проекта по разработке веб-приложения. Каждый его день состоит из разноплановых и срочных задач. Нужно подготовить и согласовать план разработки, следить за процессом и помогать команде. Успевать общаться с заказчиком и собирать обратную связь. В общем, делать всё и сразу. Но как, если постоянно приходят коллеги с вопросами?
Давайте посмотрим на правила метода Pomodoro и на то, как их может использовать руководитель диджитал-проектов.
Не самую большую и сложную, а ту, которая важнее в данный момент. На сегодня у руководителя проекта такой план: поставить задачи команде, составить отчёт, встретиться с заказчиком, подготовить доклад к конференции, спланировать следующий этап работы. Используя метод Pomodoro, руководитель оценит ситуацию целиком и поймёт, что важно сделать прямо сейчас, а что можно отложить.
Даже если вам кажется, что вы можете делать всё одновременно, сбавьте обороты. Одна задача — на один отрезок времени. Не успели ― начинайте с неё же следующий. Следующая задача ― только после того, как закончили текущую. Когда руководитель проекта работает по методу Pomodoro, то не перескакивает с одного на другое. Если в этом отрезке по плану ― проанализировать результат работы, то этим project-менеджер и занимается, пока не прозвенит таймер.
Во время работы над задачей ― только работа над задачей. Отключите раздражители, не отвечайте на письма и звонки. Руководитель проекта — потому и руководитель, что он как осьминог: решает свои задачи, а ещё постоянно отвечает на вопросы команды и заказчика. Но только после того, как прозвенит таймер.
Если вы завели таймер на 25 минут, это не значит, что цель ― решить задачу за это время. Важна полная концентрация и сам процесс работы. Если будете стараться успеть, пока не сработал таймер, это может отразиться на качестве. Задача не в том, чтобы за 25 минут решить все дела. Она в том, чтобы сконцентрироваться на чём-то одном и не отвлекаться, а это сложно сделать в безумном графике project-менеджера.
Работать много тоже вредно. Короткий перерыв даст возможность восстановить силы, но не выпасть из рабочего процесса. Когда у руководителя перерыв, он идёт выпить кофе с командой. Чтобы отдохнуть и отвлечься от работы, нужно полностью сменить род деятельности.
Возможно, что лично вам для продуктивной работы мало 25 минут и перерыва в пять. Регулируйте время до тех пор, пока не станет комфортно. Если у руководителя проекта встреча с заказчиком и за 25 минут никак не успеть, то он не сбежит с середины совещания, потому что прозвенел таймер. Зато пометит в ежедневнике, что для встреч с заказчиком нужно запланировать больше времени.
Посчитайте, сколько помидоров вам удалось «съесть» сегодня. Если вы не успели сделать что-то важное, пересмотрите процесс. Руководитель проекта всегда оценивает полученный результат. Если не хватило времени ― в следующий раз запланируйте на задачу больше. Если за день вы успели отработать пять помидоров, то завтра постарайтесь улучшить результат.
Важно!
Специфика работы project-менеджера такова, что не все правила метода Pomodoro ему подойдут.
Нельзя игнорировать вопросы команды, поэтому вряд ли получится полностью сконцентрироваться на задаче. Но Pomodoro ― гибкий метод, можно использовать только те принципы, которые вписываются в процесс.
Метод Pomodoro ― это алгоритм: «спланировать ― выполнить ― проверить ― исправить». Похожим образом работают agile-методологии, например Scrum.
Теперь вы знаете, что такое Pomodoro. Если хотите научиться управлять временем, это хороший старт, но есть и другие методы.
Если вы менеджер проектов и хотите попасть в сферу digital, то тайм-менеджмент будет полезным навыком, но далеко не главным. Также придётся научиться говорить с командой на одном языке, разобраться в технических терминах и циклах разработки ПО.
Если вы ― программист, который хочет стать руководителем, то вы уже хорошо подкованы в технической сфере. Осталось научиться тайм-менеджменту, тонкостям общения с командой и разобраться в методологиях управления.
Не так важно, на каком вы этапе. Если хотите понять кухню digital изнутри, помните правило: немного теории плюс много практики. Теория есть в интернете и специальной литературе, главное ― обращайтесь к проверенным источникам. Что насчёт практики? Выбирайте курсы, где дают не только посмотреть на процесс, но и «потрогать» его. Или, например, как в Skillbox — создать свой проект.
Десятки задач, один исполнитель и восьмичасовой рабочий день. Как всё успеть, не сойти с ума и ничего не забыть? В Украине наверняка хорошо знают ответ на этот вопрос: по данным Google Trends за 2019 год мы искали «pomodoro» в 3 раза чаще, чем «тайм-менеджмент». Pomodoro — техника управления временем, для которой достаточно смартфона, блокнота и ручки. Worksection попробовал разобраться, как быть успешным с помощью кухонного таймера, кому Pomodoro вряд ли понравится, и что делать, если в офисе вас отвлекают от «помидорного» графика.
Что такое техника планирования Помодоро и зачем она нужна?
Сейчас Франческо Чирилло — владелец Cirillo Consulting, сертифицированного проводника в систему Помодоро. А вот в 80-ые он был студентом и хотел тратить минимум времени на учебу. Франческо решил провести эксперимент — поделить работу над домашним заданием на одинаковые короткие временные отрезки. Для самоконтроля он взял кухонный таймер в виде помидора, который заводился на 10 минут. Чирилло заметил, что так ему легче концентрироваться на задаче, ведь он знал, что через десять минут сможет отдохнуть. Так Франческо создал основу техники тайм-менеджмента Pomodoro. Свое название техника получила от «помидорного» таймера: «pomodori» в переводе с итальянского означает «томат».
Со временем Франческо развил Pomodoro до полноценной системы: например, отрезки времени работы увеличились до 25 минут. Подробнее о современной версии техники мы написали в разделах «6 правил Pomodoro» и «Как оценить эффективность работы по Pomodoro?».
- Составьте список задач, которые нужно сделать в ближайшее время (например, неделю). Такие задачи называются активными.
- Из списка активных задач выберите те, которые хотите сделать сегодня. Добавьте их в список задач на день.
- Расставьте задачи на день от наиболее до наименее приоритетной.
- Включите таймер на 25 минут. Начинайте работу!
- Прошло 25 минут — сделайте перерыв в 5-10 минут. Спустя 4 «помидора» сделайте полноценный перерыв в 15-20 минут.
- Повторяйте пункты 4-6, пока не закроете все задачи из списка на день. Каждый потраченный на задачу «помидор» отмечайте напротив неё крестиком. Закрытые задачи вычеркивайте.
Отлично, вы освоили технику Pomodoro в самом начале статьи! Если хотите узнать нюансы использования техники, недостатках и особенностях внедрения в офисную работу — читайте дальше.
Чем хороша техника Pomodoro?
- Вы работаете над конкретной задачей. Меньше риска отвлечься и попасть в режим многозадачности, потому что вы знаете — через 25 минут будет перерыв.
- Вы успеваете сделать больше за меньшее время. Наш любимый принцип в Worksection: «Делай больше, делая меньше». А в Pomodoro этот принцип выглядит немного по-другому: «Делай больше за меньшее время». Вы не отвлекаетесь на другие задачи и соцсети, а значит не перегружаете мозг лишней информацией.
- Вы можете проанализировать, насколько эффективно выполнили задачу. В отличие от простого вычеркивания выполненных задач в блокноте, в конце дня вы видите, сколько времени ушло на каждую задачу. К примеру, одна из задач могла быть слишком большой, и вы потратили на неё весь день. Такую большую задачу лучше разделить на несколько мелких (об этом написали в разделе «Правила и принципы техники»).
- Вы видите прямую связь между целью и задачами для её достижения. Цель достигается небольшими шагами (задачами), и вы понимаете, на каком этапе пути находитесь — по количеству зачеркнутых за день задач.
- Вы можете настроить технику под свой ритм и потребности. Например, увеличить продолжительность «помидора» или перерыва. Также можно переставить большой перерыв на время обеда, если используете Pomodoro в офисе.
- Вы учитесь грамотно планировать задачи на день. При планировании дня с Помодоро вы выбираете наиболее приоритетные задачи и прогнозируете, сколько времени займет каждая из них.
Подойдет ли вам техника Помодоро?
Техника Помодоро скорее всего подойдет вам, если вы:
- работаете на протяжении длинных отрезков монотонной деятельности — например, ретушер фотографий.
- не связаны с группой коллег — например, копирайтер-фрилансер.
- легко втягиваетесь в работу над новой задачей.
- быстро устаете от выполнения одной и той же задачи.
В конце статьи мы подобрали приложения и расширения для браузера, с помощью которых вы сможете протестировать Pomodoro и понять, насколько вам подходит эта техника.
Техника Помодоро скорее всего не подойдет вам, если:
- характер вашей работы подразумевает разные точки начала и окончания — например, менеджер по продажам в колл-центре.
- для эффективной работы вам требуется состояние потока — например, художник или писатель.
- если вы работаете в офисе с коллективом — тридцатиминутные «помидоры» не работают, если коллега захочет с вами обсудить задачу или начальник вызовет на срочное совещание.
- вы работаете в связке с коллегой (группой коллег) — например, программисты, которые работают с техникой парного программирования. Есть и обратное мнение — например, в исследовании 2008 года «The Pomodoro Technique for Sustainable Pace in Extreme Programming Teams» авторы объясняют, как Помодоро помогает добиться стабильного темпа работы в экстремальном программировании (XP).
- вам нужно много времени на то, чтобы сконцентрироваться на задаче.
Если метод Помодоро вам не подходит, попробуйте управлять временем с помощью Worksection. Мы считаем, что тайм-менеджмент спасет мир, поэтому в нашу систему управления проектами встроены основные инструменты: тайм-трекер, отчеты эффективности и диаграмма Ганта.
6 правил Pomodoro
Правило № 1. Ведите список дел.
Когда Франческо только придумал Pomodoro, он не расписывал свои дела на день. Чирилло запускал таймер и решал те задачи, которые прилетали «на вчера». Вы можете сделать так же. Но списки активных задач и задач на день дают несколько преимуществ: вы видите полный объем работ на ближайшее время, знаете, что наиболее приоритетно, и осознанно идете к цели.
Правило № 2. Разделите рабочий день на «помидоры».
К примеру, стандартный восьмичасовой рабочий день равняется 14 «помидорным» отрезкам. Составляя список задач на день, вы заранее оцениваете, на какие задачи выделить больше времени, на какие — меньше, а какие стоит перенести на завтра.
Правило № 3. Адаптируйте длительность pomodoro под ваши задачи.
Если не хватает времени для того, чтобы сконцентрироваться на задаче — попробуйте пропорционально увеличить длительность «помидоров» и перерывов: например, 50 минут работаете, 10-20 минут отдыхаете. Если в списке на день много мелких задач типа разбора электронной почты и обзвона клиентов, то попробуйте пропорционально уменьшить время «помидора» и отдыха: 15 минут работы и перерыв в 4-5 минут. Также мелкие задачи можно сгруппировать в один «помидор».
Правило № 4. Перерывы — обязательны.
Как бы вы не адаптировали технику, перерывы обязательны: 5-10 минут после «помидора», 15-20 минут — после четырех «помидоров» подряд. Главное условие правильного перерыва по технике Pomodoro — никакой умственной работы. Выпейте кофе, перекусите, пройдитесь по офису или послушайте новый трек Billy Eilish.
Правило № 5. Отвлеклись от работы? Остановите таймер.
Если вас отвлекли от работы, остановите таймер и решите вопрос, затем включите таймер и продолжите работать над «помидором». Усложненный вариант правила — при отвлечении от работы таймер запускается заново.
Правило № 6. Не выключайте таймер раньше времени.
Если уже завершили задачу, а на таймере осталось время — распланируйте задачи на следующий день, обсудите рабочий вопрос с коллегами или закройте «помидор» мелкой задачей.
Что делать, если во время работы с Помодоро вас кто-то или что-то отвлекает?
Начать работать с техникой Pomodoro — это будто выработать положительную привычку. Первые несколько недель работы с Pomodoro скорее всего уйдут на адаптацию. Такое же проходят компании при внедрении CRM или тайм-трекинга.
В этот адаптационный период вас нередко будут отвлекать срочные звонки или коллеги. Рассказываем, что делать, чтобы ваша эффективность не пострадала.
Если кто-то отвлекает
Даже фрилансерам приходится отвечать на звонки, решать в переписке рабочие вопросы и обрабатывать запросы от потенциальных заказчиков. Поэтому если кто-то нарушает ваш «помидорный» график, попробуйте пройтись по этому алгоритму:
- Скажите собеседнику, что вы прямо сейчас решаете задачу, и предложите время, когда сможете обсудить возникший вопрос. Скорее всего, это будет во время вашего перерыва или можете выделить часть следующего «помидора» на обсуждение.
- Запишите встречу (если это в офисе) или звонок в «напоминалку» на смартфоне.
- Встретьтесь или перезвоните человеку после завершения «помидора», и предложите обсудить его вопрос.
Если что-то отвлекает
Если вы все еще работаете в рамках «помидора», но у вас появилась срочная задача — поставьте отметку на листе напротив задачи (например, звездочку «*»). Отметьте эту срочную задачу в списке на день, и после завершения «помидора» приступайте к ней. Задача, над который вы работали изначально, по умолчанию считается приоритетнее новых.
Если же вам пришлось оставить задачу и перейти к другой, более срочной, проставьте напротив незавершенной задачи отметку (например, дефис «-»). Эти отметки помогут понять, почему задач стало больше, чем было изначально в списке, и почему по завершению дня остались незакрытые задачи.
Как оценить эффективность работы по технике Pomodoro?
Для того, чтобы оценить эффективность работы, поделите рабочий отрезок в «помидоре» на несколько частей так, чтобы в начале и в конце рабочего отрезка оставалось по 3-5 минут:
- в начале — чтобы понять, что вы делали до этого, войти в поток;
- в конце — чтобы понять, что вы делали сейчас.
Все отметки, о которых мы писали ранее (апострофы и дефисы), тоже можно анализировать. Они покажут, какие задачи было легко закончить, а какие были настолько сложные или скучные, что вы постоянно отвлекались на что-то другое.
Приложения и сервисы Помодоро
Windows
TeamViz — бесплатный таймер и менеджер задач.
Tomighty — таймер, который незаметно работает в панели задач внизу.
Android
pomodoro timer — бесплатный таймер с минималистичным дизайном. Бонус — во время перерыва предлагает программу пятиминутной гимнастики.
Clockwork Tomato — приложение и виджет таймера для рабочего стола.
Pomotodo — отличный таймер с возможностью проанализировать статистику.
iOS
В браузере
Tomato’Clock — расширение для Google Chrome. По умолчанию стоит стандартная длительность «помидора» (25 минут работы и 5 минут отдыха), можно настроить каждый из параметров.
Pomodoro clock — расширение для Mozilla Firefox. Самый простой из «помидорных» таймеров, о которых мы рассказываем в этой статье. Код расширения доступен на GitHub.
Worksection — система управления проектами. Вариант для тех, кто хочет делать много и быстро, но кому не подходит Pomodoro. Внутри много полезных инструментов: тайм-трекер для учета времени и подсчета заработной платы, отчеты для анализа эффективности работы и разделение задач по приоритетности.
Попробуйте Worksection бесплатно на протяжении 14 дней!
Работающая техника для тех, кто испытывает необходимость взять время под контроль без сложных усилий. Почему она называется Pomodoro? Все очень просто. Изобретатель этой техники начал отсчитывать время при помощи кухонного таймера в виде томата.
Время делится на равные отрезки-помидоры по 30 минут, из которых 25 минут отводится на работу, 5 — на отдых/перерыв. Перед запуском таймера вы должны составить список задач, которые должны выполнить. Возьмите лист бумаги и озаглавьте его «Задачи на сегодня». Учитывая приоритеты (от более к менее важным), составьте список всех задач на сегодня. После этого установите таймер на 25 минут и начинайте работать.
Звонок таймера означает наступление 5-минутного отдыха. В это время нежелательно заниматься рабочими делами и лучше расслабиться и отвлечься от работы. По прошествии 5 минут нужно вернуться к задаче и продолжить её выполнение. Каждый «помидорный» отрезок нужно отмечать крестиком напротив той задачи, которую вы выполняете. После четырёх отрезков сделайте долгий перерыв — от 15 до 30 минут. Закончив работать над задачей, вычеркните её из списка и принимайтесь за следующую.
Ведение списка задач нужно для самоконтроля и наблюдения за своей эффективностью. Например, по прошествии недели вы можете посмотреть, сколько «помидоров» потратили на выполнение той или иной задачи. Разумеется, умножив количество отрезков на 25 минут, вы получите более распространённые единицы измерения, чем «помидоры», — минуты.
Дима Красин, обозреватель интересного