Презентация по теме оформление реквизитов документа

Слайд 1

Тема «Реквизиты документа»

Слайд 9

Основная функция документов – сохранение информации. Однако кроме этого к документу предъявляются требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования документа в управленческой деятельности. С этой целью при подготовке и оформлении документов используются реквизиты (элементы, составляющие документ – наименование документа, адресат, текст, дата, подпись и т. д.). Документы, выполняющие разные функции состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением. Для некоторых документов число реквизитов строго регламентировано, для других число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в российской практике делопроизводства выделяется тридцать реквизитов.

Слайд 10

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации . Применяется на бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств. Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.1993 № 2050.

Слайд 12

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации. Применяется на бланках документов органов исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). Размещение герба города или области возможно, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Слайд 14

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак. На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак или эмблема. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23. 09. 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.

Слайд 16

Реквизит 04. Код организации . Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа 1 . В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКУГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).

Слайд 18

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица . Реквизит 06. Иидентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет ИНН/КПП).

Слайд 21

Реквизит 07. Код формы документа. ГОСТ Р 6.30–2003 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.

Слайд 24

Реквизит 08. Наименование организации . В управленческой практике автором документа выступает организация. На бланке дается наименование организации с указанием организационно — правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т. е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные выполняют правовую функцию и необходимы для предания управленческому документу юридической силы. Наименование организации – автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация).

Слайд 26

Реквизит 09. Справочные данные об организации. В данные входят: почтовый адрес, номера телефонов, факса, электронный адрес и другие сведения по усмотрению организации. Состав справочных сведений об организации не регламентируется. Однако чем полнее сведения, помещенные на фирменном бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. По желанию автора документа блок справочных данных может быть дополнен следующими данными: номер счета в банке и реквизиты банка, номер абонентского ящика, электронный адрес и т. д.

Слайд 28

Реквизит 10. Наименование вида документа . Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора.

Слайд 30

Реквизит 11. Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для утверждаемых документов – дата утверждения; для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ.

Слайд 32

Реквизит 12. Регистрационный номер документа . Данный номер проставляется при регистрации документа в организации – авторе документа. Как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (приказы, письма, протоколы и т. д.). Помимо порядкового номера может быть проставлен индекс структурного отдела, индекс должностного лица и др.

Слайд 34

Реквизит 13. Ссылка на индекс и дату входящего документа . Этот реквизит включается только в бланк письма, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ.

Слайд 36

Реквизит 14. Место составления или издания. Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Если место составления документа входит в название организации – автора документа, то его можно на бланке не указывать 1 .

Слайд 38

Реквизит 15. Адресат. Все документы направляются конкретному адресату – организациям, отделам или конкретным сотрудникам. В качестве адресата также могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации фамилия его руководителя может быть неизвестна. В таком случае наименование организации пишется в именительном падеже (располагается в правом углу документа) и адресование оформляется следующим образом: Гостиница «Север» Управление средств размещения При направлении документа должностному лицу название организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например: Гостиница «Север» Начальнику управления Средств размещения И. А. Петрову При направлении документа руководителю организации её название входит в состав должности адресата. Например: Генеральному директору издательского дома «Путешественник» В. И. Кириллову При адресовании документов нескольким однородным организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например: Ректорам вузов При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

1.

Правила оформления
реквизитов документов
Page 1

2.

Реквизит обязательный
элемент
оформления
официального документа (в соответствии с ГОСТ Р
51141-98. «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»)
– это элемент официального документа, наиболее
часто используемых в практике оформления
документов и управлении.
–
это
отдельный
информационный
элемент
документа, характеризующий сам документ, его
целевое назначение или место в пространстве и
времени.
Требования
к
оформлению
документов
установлены государственным стандартом – ГОСТ
Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
Page 2

3.

В действующем ГОСТе указан перечень из 30-и
реквизитов:
01 — Государственный герб Российской
Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак;
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица ;
06 — идентификационный номер
налогоплательщика / код причины постановки на
учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — название вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату
документа;
Page 3
14 — место составления или издания документа;

4.

• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату
документа;
• 14 — место составления или издания документа;
• 15 — адресат;
• 16 — гриф утверждения документа;
• 17 — резолюция;
• 18 — заголовок к тексту;
• 19 — отметка о контроле;
• 20 — текст документа;
• 21 — отметка о наличии предложения;
• 22 — подпись;
• 23 — гриф согласования документа;
• 24 — визы согласования документа;
• 25 — оттиск печати;
• 26 — отметка о заверении копии;
• 27 — отметка об исполнителе;
• 28 — отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;
• 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
• 30 — идентификатор электронной копии документа.
Page 4

5.

В зависимости от типа и назначения документа, он
может содержать не все реквизиты. В то же время
отдельные реквизиты являются абсолютно
обязательными для каждого документа независимо
от его вида и разновидности. Отсутствие таких
реквизитов в документе лишает его юридической
силы.
К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся:
наименование организации, дата документа,
регистрационный номер, текст, подпись.
Перечисленные выше реквизиты документа имеют
строго определенное местоположение на бланке.
Page 5

6.

Применение реквизитов необходимо прежде всего для придания
документу юридической силы. Документ, оформленный с
нарушениями требований стандарта, не имеет юридической
силы. Кроме того , применение реквизитов ускоряет и облегчает
не только процедуру подготовки документа, но и последующую
работу исполнителя с документом.
Реквизиты документа не равноценны: одни необходимы для
придания документу юридической силы (наименование
организации – автора документа, дата документа,
регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения
документа, печать), другие носят чисто служебный характер и
необходимы для организации работы с документами, третьи
выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов является
реквизитами бланка, часть реквизитов используется при
составлении и оформлении документа, есть реквизиты,
оформляемые на стадии исполнения документа.
Page 6

7.

Строгое выполнение единых требований и правил
оформления деловых документов обеспечивает:
— юридическую силу документов;
— оперативное и качественное составление и исполнение
документов;
— организацию быстрого поиска документов;
— осуществление компьютерной обработки деловых
документов для сокращения затрат труда на их обработку.
Page 7

8. Схема расположения реквизитов на документе

Page 8

9. Расположение реквизитов документа на бланке формата А4 (угловой вариант бланка)

Page 9

10.

Page 10

11. Расположение реквизитов документа на бланке формата А4 (продольный вариант бланка)

Page 11

12.

Каждый документ имеет три части:
— Заголовочная часть содержит реквизиты,
расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою
очередь, делится на левую и правую половины.
— Основная часть содержит информацию по сути
документа и приложения.
— Оформляющая часть содержит реквизиты,
расположенные после текста.
Page 12

13.

Каждый документ имеет три части
20 мм
Реквизиты,
расположенные
до текста
Заголовочная часть
документа
Основная часть
документа
Оформляющая часть
документа
30
мм
Информация по сути
документа (текст)
и приложения
10
мм
Реквизиты,
расположенные
после текста
20 мм
Page 13

14.

Реквизиты
Графические
Графические
• герб
• печать
• эмблема
Текстовые
Текстовые
Простые
Простые
• дата
Сложные
Сложные
гриф утверждения
• гриф согласования
• адресат
Page 14
• и др.

15. Оформление реквизитов

РЕКВИЗИТЫ
Page 15

16.

«Нам нужна легальность — сказал Остап.
— Нужно смешаться с бодрой массой служащих.
К тому же в моем чемоданчике имеются чудные
бланки на все случаи жизни и круглая мастичная
печать.»
И.Ильф и Е.Петров «Золотой теленок»
Page 16

17. Государственный герб Российской Федерации

Описание Государственного герба Российской Федерации и
порядок его официального использования установлены
Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г.
№ 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
Законом установлено 3 варианта изображения
Государственного герба на бланках документов: многоцветный
вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и
одноцветный без геральдического щита. Законом установлены
также перечни органов власти и управления, имеющих право
изображать тот или иной вариант герба на своих бланках, в
частности, федеральные органы исполнительной власти
(министерства, ведомства) имеют право на одноцветное
изображение Государственного герба на геральдическом щите,
например:
• Изображение герба помещают на верхнем поле документа.
Page 17

18.

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
_____________
№____________
Москва
Page 18

19. Герб субъекта Российской Федерации (герб муниципального образования)

изображают на бланках документов в соответствии с законодательством
и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской
Федерации (законами, уставами, конституциями краев, областей,
республик, автономных образований и др.) и муниципальных
образований (городов, районов, сельских населенных пунктов). Как
правило, помещать изображение герба на бланках документов имеют
право органы представительной и исполнительной власти, а также
организации их подчинения.
По действующему у нас законодательству о местном самоуправлении
муниципальные образования (города, районы, сельские населенные
пункты) имеют право иметь собственные гербы, и хотя это ГОСТом на
оформление и не предусмотрено, органы власти и управления
муниципальных образований имеют право помещать на бланках
документов изображение собственного герба — герба муниципального
образования.
Page 19

20.

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ НАРУЖНОЙ РЕКЛАМЫ, ИНФОРМАЦИИ И
ОФОРМЛЕНИЯ ГОРОДА
ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
«ГОРОДСКАЯ РЕКЛАМА И ИНФОРМАЦИЯ»
ПРИКАЗ
___________________
№_________________
Page 20

21.

Page 21

22. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», например:

На бланках документов, создаваемых
негосударственных структурах, герб
изображается.
Page 22

23. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Этот реквизит изображают на бланках в соответствии с уставом или положением
об организации. Эмблема — это своего рода герб ведомства. Эмблему (товарный
знак, знак обслуживания) не изображают, если на бланке помещен Государственный герб
Российской Федерации, герб субъекта Федерации или муниципального образования. На
бланке эмблема (товарный знак, знак обслуживания) может размещаться на верхнем поле
документа или слева от наименования организации.
МВД России
ГУВД г. Москвы
Управление внутренних дел
Юго-Восточного
административного округа
ОТДЕЛ ПО БОРЬБЕ СЭКОНОМИЧЕСКИМИ ПРЕСТУПЛЕНИЯМИ
Сормовский пр., д. 13, к. 2, Москва, 109444
Тел.: 709-23-60, факс: 377-90-72
ОКПО
ОГРН
ИНН/КПП
______________ №________
На №_________ от _________

24. Наименование организации

Наименование организации — автора документа указывают на
бланках в соответствии с учредительными документами
организации (уставом или положением).
Наименование организации должно включать:
• сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование
вышестоящей организации, если она имеется;
• указание на организационно-правовую форму или характер
деятельности организации (открытое акционерное общество,
благотворительный фонд, государственное учреждение,
муниципальное унитарное предприятие и т.д.);
• собственное индивидуальное название организации;
• сокращенное наименование организации, если оно закреплено
в учредительных документах организации (сокращенное
наименование в скобках помещают ниже полного);
• наименование филиала, территориального отделения,
представительства, структурного подразделения организации,
если оно является автором документа.
Page 24

25.

Page 25

26.

Page 26

27.

Page 27

28.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то
он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом
случае наименования организаций печатаются при изготовлении
документа и размещаются в соответствии с их положением в
иерархии органов управления. Наименование нижестоящей
организации располагают ниже наименования вышестоящей
организации. Наименования организаций, занимающих равное
положение, располагают на одном уровне.
Если организация расположена на территории субъекта Федерации,
имеющего наряду с русским языком второй государственный язык национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все
реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты
на русском языке оформляются угловым способом слева, а
реквизиты на национальном языке – справа.
Page 28

29. Код организации

Реквизит представляет собой код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций
(ОКПО).
Код по ОКПО является цифровым и состоит из восьми знаков.
В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код
организации проставляется под наименованием вида документа,
в письмах — в составе справочных сведений,
в унифицированных формах документов — вверху справа, в кодовой зоне.
Код организации используется при передаче документированной информации по каналам
электронной связи и является элементом идентификации документа.
Page 29

30. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

• В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ
«О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми
органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц.
Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и
предоставления содержащихся в нем сведений утверждены
постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002
г. № 438. Согласно Закону «О государственной регистрации
юридических лиц» и п. 8 Правил государственный регистрационный
номер записи о создании юридического лица либо записи о первом
предоставлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц,
зарегистрированных до 1 июля 2002 г.) является основным
государственным регистрационным номером юридического лица.
Основной государственный регистрационный номер указывается, в том
числе, во всех документах этого юридического лица наряду с его
наименованием.
• ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код.
• ГОСТ Р 6.30-2003 выделяет ОГРН юридического лица в качестве
реквизита, однако ОГРН в полном значении этого слова реквизитом не
является, так как указывается в составе справочных данных и только в
бланках писем, так же как и реквизиты 4 и 6 — код организации по
ОКПО и идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на налоговый учет.
Page 30

31. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — это цифровой код,
свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического
лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается
в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и
Банка России от 5, 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н, 47, 174 «Об
обязательном указании идентификационных номеров
налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов».
ИНН состоит из последовательности цифр и содержит следующие сведения:
• код государственной налоговой инспекции, которая присвоила
налогоплательщику ИНН (NNNN);
• порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);
• контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму,
установленному налоговой службой Российской Федерации (С).
С 1 января 2000 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех
документах, используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом
причины постановки на учет (КПП). ИНН/КПП в соответствии с ГОСТ Р
6.30-2003 указывается в бланках писем в составе справочных данных об
организации.
Page 31

32. Справочные данные об организации

Этот реквизит является принадлежностью бланка письма.
Он включает почтовый адрес, номера телефонов
организации, код организации по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО),
основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица, идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП) и другие сведения по усмотрению
организации, например код телекса, адрес электронной
почты, адрес web-страницы в Интернете и др.
Почтовый адрес организации в справочных данных бланка
указывается в такой же последовательности, как и в
реквизите «Адресат».
Page 32

33. Наименование вида документа

• Реквизит присутствует в бланках конкретных видов
документов. Наименование вида документа в бланке
печатается прописными буквами:
ПРИКАЗ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
и др.
• В бланках писем наименование вида и
разновидности письма не указывается.
Page 33

34. Дата документа

В бланках документов, как правило, содержатся специальные отметки,
указывающие место расположения этих реквизитов:
_____________№___________
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:
цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год:
05.04.2003;
словесно-цифровым способом: 05 апреля 2003 г.
Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует международному стандарту на
оформление дат.
Датой документа может быть дата:
• подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках,
докладных записках, письмах, договорах и др.);
• утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных
расписаниях, регламентах и др.);
• события (в протоколах).
Page 34

35. Нужно также иметь в виду, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подгото

Нужно также иметь в виду, что датируются многие служебные отметки на
документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его
подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении
документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об
исполнении документа и направлении его в дело.
Page 35

36. Регистрационный номер документа

– это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое
присваивается документу при регистрации и является важным отличительным
признаком, применяется для учета и последующего поиска документа.
Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала
года. Каждый вид документов имеет свою индикацию.
Реквизиты «Дата» и «Регистрационный номер документа» оформляются на
одной строке левой половины заголовочной части документа и выравниваются
по левой по границе документа:
11.10.2001
№______
Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения.
И дата, и регистрационный номер могут записываться от руки или проставляться
с помощью механического нумератора.
Page 36

37. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит используется только в бланках
писем в виде отметки, указывающей место
расположения реквизита:
На № _____ от __________
Конкретные сведения о документе вносятся при
подготовке ответа на поступившее письмо.
Page 37

38. Место составления или издания документа

Реквизит присутствует на общем бланке и бланке конкретного
вида документа. В бланках писем сведения о месте создания
документа содержатся в реквизите «Справочные данные об
организации».
Место составления или издания документа указывается с учетом
принятого административно-территориального деления и
включает только общепринятые сокращения (например:
Москва, г. Тверь, пос. Богородское Калужской обл. и т.п.).
Место составления или издания документа не указывается, если
название территории, на которой располагается организация,
входит в ее официальное наименование, например:
«Московский государственный университет имени М. В.
Ломоносова» (за исключением случаев создания документа
не в месте нахождения организации).
В бланках документов, авторами которых являются филиалы,
отделения, представительства организации, указывается
место нахождения последних.
При продольном расположении реквизитов бланка место
составления или издания документа указывается по
середине строки между датой и регистрационным номером
документа, а при угловом расположении реквизитов — под
датой и регистрационным номером документа, от края левого
поля.
Page 38

39. Адресат

Реквизит используется при оформлении деловых писем, располагается в
верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под
реквизитами бланка при их продольном расположении.
Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностному или
физическому лицу.
Если документ адресуется руководителю организации, то в этом случае реквизит
«Адресат» оформляется следующим образом:
«Свема»
Генеральному директору ЗАО
В.И. Горюнову
Должность лица, которому адресован документ, и фамилию указывают в
дательном падеже. При адресовании документа должностному или физическому лицу
инициалы указываются перед фамилией.
АОЗТ «Стройдеталь»
Главному специалисту
А.С. Смирнову
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит
в состав наименования должности адресата, например:
Директору завода
«Эталон»
И.Н. Иванову
Page 39

40.

При оформлении реквизита «Адресат» целесообразно использовать сокращенные
наименования организаций.
Документ может быть адресован в организацию или в структурное
подразделение; наименования организации и ее структурного подразделения
указывают в именительном падеже, например:
ОАО «Экспо-центр»
«Контакт»
юстиции
приставов
РФ
Муниципальное
предприятие
Главное управление
по г. Москве
Служба судебных
Министерство образования
Управление образовательных
программ
Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Маяк».
Page 40

41.

• Допускается адресовать документ руководителю структурного
подразделения или конкретному работнику, например:
Управление нежилых
помещений
Главному специалисту
М.Ш. Стрельченко
Если письмо направлено нескольким адресатам, то в одном письме
может быть оформлено не более четырех адресатов. Если адресатов
больше четырех, адресата в письме указывают обобщенно, например:
Директорам
машиностроительных
заводов
При этом составитель готовит список на рассылку, в котором указывает
названия организаций, которым следует разослать письмо, с их
адресами.
Page 41

42.

В состав реквизита «Адресат» может
входить почтовый адрес:
Государственный университет
управления
Рязанский просп., 99, Москва,
109542
Директору предприятия
«Янтарь»
О.Н. Петрову
ул. Мира, д. 7,
г. Пермь, 413425
Всероссийский научноисследовательский институт
документоведения и архивного
дела
Милютинский пер., д. 7а, Центр,
Москва, 101000
Адресование документа физическому лицу
оформляют следующим образом:
И.П. Калинину
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
А.Ю. Красовой
ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,
г. Химки Московской обл.,
148012
Page 42

43.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. №
725, установлена следующая последовательность написания элементов
почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:
наименование адресата (наименование организации — юридического лица или
фамилия, имя, отчество физического лица);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы
государственной власти и управления (Президенту, Правительству Российской
Федерации, в Конституционный Суд Российской Федерации и др.), в
вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы,
отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.
Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю
переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных
записок на имя руководителя организации или руководителей структурных
подразделений.
Page 43

44. Гриф утверждения документа

Отдельные документы получают юридическую силу после утверждения.
Утверждаются организационно-правовые документы
(уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания),
планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов.
Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть
определен в Инструкции по делопроизводству.
Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими
руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом,
распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения
документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа
оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Спецтехника»
_______ Н.В. Шмелев
12.08.2003
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают на одном уровне.
Page 44

45.

При утверждении документа распорядительным документом,
издаваемым руководителем или коллегиальным органом, в грифе
утверждения указываются наименование документа, в котором
зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер, при этом
все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе и падеже,
например:
(Инструкция)
УТВЕРЖДЕНА
общим собранием
акционеров (протокол
15.01.2003 № 1)
(Положение)
УТВЕРЖДЕНО
Приказом председателя
Правления банка
от 30.04.2003 № 82
Page 45

46.

Строки реквизита
«Гриф утверждения»
можно выравнивать по
левому краю или
центровать
относительно самой
длинной строки.
Page 46

47. Резолюция

Поручение руководителя, в котором определяются организации, подразделения
или работники, ответственные за выполнение документов, характер и сроки
исполнения документа, называется резолюцией.
Резолюция может оформляться на свободном месте в заголовочной части
документа или специальном бланке для резолюций. На документе резолюция
пишется собственноручно руководителем и включает следующие элементы:
фамилию (фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения,
подпись и дату, например:
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается
работник, названный в резолюции первым.
Page 47

48.

Допускается оформление резолюций на специальных бланках для
резолюций, изготавливаемых на бумаге формата А6. Бланк резолюции
может иметь следующий вид:
Page 48

49. Заголовок к тексту Заголовок — краткое содержание документа. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем, оформляемых

Заголовок к тексту
Заголовок — краткое содержание документа. Заголовок составляется ко
всем документам, за исключением писем, оформляемых на бланках
формата А5, и писем с небольшим текстом.
Заголовок к тексту документа в соответствии с нормами русского языка
отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?»:
(ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО) –
Об оказании научно-технической помощи
(ПРИКАЗ)
О создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной
деятельности
(ПЛАН)
работы отдела на III квартал
2003 г.;
(АКТ)
недостачи товара по количеству
Наличие заголовка сокращает
время обработки документа при
его регистрации.
Page 49

50.

Page 50

51. Отметка о контроле

Реквизит «Отметка о контроле» означает, что срок исполнения
документа контролируется службой ДОУ.
Отметку о контроле проставляют на верхнем поле документа справа,
как правило, с помощью штампа «Контроль».
Page 51

52. Текст

Текст документа — основная содержательная часть документа. В
соответствии с видом документа выбираются композиционная
структура текста, стиль изложения и языковые средства.
Текст документа может быть представлен в виде грамматически
связного текста, текста-трафарета, анкеты или таблицы.
Тексты организационно-правовых документов (уставов, положений,
инструкций, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и
подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы текста
могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста
нумеруются арабскими цифрами.
Тексты распорядительных документов (постановлений, решений,
приказов, распоряжений, указаний), как правило, состоят из двух
частей. В первой, констатирующей, части указываются причины,
основания, цели составления документа, во второй части распорядительной — формулируются поручения.
Тексты информационно-справочных документов (служебные письма,
докладные и служебные записки, справки и др.) состоят из двух-трех
взаимосвязанных смысловых частей. В первой части указывают
причины, основания, цели составления документа, в заключительной решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Page 52

53. Отметка о наличии приложения

Этот реквизит используется в сопроводительных письмах. Отметка о
наличии приложения размещается непосредственно под текстом от
границы левого поля, без абзаца. Если документ, являющийся
приложением, назван в тексте, отметку о приложении оформляют
следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте письма, то в
отметке о приложении указывают его наименование, количество листов
и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их
нумеруют, например:
Приложение: I. Копия Устава ОАО «Сигма» на 15 л. в 1 экз.
2. Справка об экономическом состоянии предприятия на
З л. в 1 экз.
Page 53

54.

Если документ направляют в несколько адресов, а приложение
только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
Иначе оформляются приложения к распорядительным
документам. При наличии приложений (графики, схемы,
таблицы, списки, организационно-правовые документы положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.) в тексте
приказа в соответствующих пунктах распорядительной части
даются отсылки: … (приложение № 1); … (приложение № 2) или:
согласно приложению № 1, в соответствии с приложением № 2.
Page 54

55.

На приложениях в правом верхнем углу печатается слово
«Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с
указанием, к какому приказу (распоряжению) или отдельному пункту
документа относится приложение:
Приложение № 2
к приказу генерального
директора
от 5 октября 2003 г. № 308
или:
Приложение № 1
к п. 3 распоряжения
председателя правления
от 18 марта 2003 г. № 46
Если приложением является утверждаемый документ (положение,
правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте
распорядительной части делается отметка: … (прилагается), а на
самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф
утверждения документа.
Page 55

56. Подпись

. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего
документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если
документ оформлен на бланке), личная подпись и расшифровка подписи
(инициалы, фамилия):
Исполнительный директор
ЗАО «Информационные системы
___________
Н.А. Федоров
или:
Исполнительный директор
_______________
Н.А. Федоров
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию
должностей, например:
Генеральный директор
Главный бухгалтер
______________
______________
М.А. Медведев
И.И. Логинова
Page 56

57.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне, например:
Генеральный директор
ООО «Крылатские холмы»
________ В.М. Степанов
Президент компании
ЗАО «Дальтраст»
_______ А.П. Миронов
Page 57

58.

Протоколы заседаний коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений)
подписываются председателем этого органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,
подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии
с распределением, например:
Председатель комиссии
Члены комиссии
_______________
_______________
_______________
_______________
Н.В. Куликов
К.М. Артемьева
С.П. Матвеев
В.А. Филатов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с
указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он
временно исполняет обязанности должностного лица:
И.о. генерального директора
__________
И.О. Тарасов
При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или
косую черту перед наименованием должности.
Page 58

59. Гриф согласования документа

— реквизит, свидетельствующий об экспертизе документа в другой организации и
ее согласии с содержанием документа. Гриф согласования может
удостоверяться непосредственно подписью руководителя организации,
проводившей экспертизу проекта документа, или указанием документа, в
котором зафиксировано согласие организации с содержанием проекта
документа. В зависимости от этого гриф согласования может оформляться
одним из следующих способов:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания правления
ЗАО «Аудит-Рос» от 21.06.2003 № 10
Если документ, проходящий стадии согласования, имеет титульный лист, грифы
согласования располагаются в нижней части титульного листа с правой и левой
стороны, если грифов согласования более двух. На документах, не имеющих
титульного листа, грифы согласования располагают на последнем листе
документа на свободном месте под текстом.
Если грифов согласования много и они не умещаются на самом документе, их
оформляют на отдельном листе — листе согласования, а на самом документе
перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Page 59

60. Если грифов согласования много и они не умещаются на самом документе, их оформляют на отдельном листе — листе согласования, а на самом докум

Если грифов согласования много и они не умещаются на самом
документе, их оформляют на отдельном листе — листе согласования, а на
самом документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования
прилагается».
Page 60

61. Виза согласования документа

Реквизит, свидетельствующий о согласовании документа внутри организации.
Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными
лицами, то есть теми, кого затрагивает содержание документа.
Виза включает: должность визирующего, его подпись, инициалы и фамилию, дату,
например:
Начальник юридического отдела ________ В.А. Сидоров
25.08.2003
При наличии замечаний по проекту документа визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела ________ В.А. Сидоров
25.08.2003
Организационно-правовые, распорядительные документы визируются на первом
экземпляре. Для визирования в этом случае лучше использовать оборотную сторону
последнего листа документа. Деловые письма визируются на втором экземпляре (копии),
остающейся в деле организации — автора документа.
Допускается оформление виз на отдельном листе согласования.
Документ визируется исполнителем, руководителем подразделения, подготовившего проект
документа, руководителями заинтересованных подразделений и ответственными лицами
финансовых и экономических служб, если это необходимо, заместителем руководителя
организации, курирующим подразделение, если документ подписывает руководитель, и
всеми перечисленными лицами, кроме заместителя, если документ подписывается
руководителем организации.
Page 61

62. Оттиск печати

Так же как и подпись и некоторые другие реквизиты, печать
относится к реквизитам, придающим документу юридическую
силу.
• Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми, материальными средствами и др.
Необходимость заверения документа печатью, как правило,
устанавливается нормативными актами.
• Для установления определенного порядка заверения
документов печатью необходимо, чтобы инструкция по
делопроизводству организации содержала в качестве
приложения перечень документов, заверяемых печатью
организации.
• Оттиск печати на документе следует проставлять таким
образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица.
Оттиск печати может захватывать часть наименования
должности, но не подпись должностного лица.
Page 62

63. Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати может захва

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом,
чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск
печати может захватывать часть наименования должности, но не
подпись должностного лица.
Page 63

64. Отметка о заверении копии

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки
или часть их, не имеющий юридической силы.
• Для придания юридической силы копии она должна быть
соответствующим образом заверена. Заверения требуют также
выписки из документов.
• Копии документов заверяются специально уполномоченным для
этого работником. Отметка проставляется на свободном месте в
нижней части документа и включает: надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию; личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения;
печать, например:
Верно
Инспектор общего отдела ________
07.06.2003
Печать
М.В. Завалишина
Page 64

65. Отметка об исполнителе

Этот реквизит включает инициалы, фамилию исполнителя документа и
номер его телефона. Исполнителем документа является тот работник,
который составлял текст документа. Отметку об исполнителе
располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа
служебного письма ближе к нижнему полю документа слева, например:
О.А. Никонова
924-45-67
Page 65

66. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого
документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер
дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна
быть подписана и датирована исполнителем документа или
руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен
документ, например:
Отправлено письмо-предложение по факсу 01.04.2003 № 131/01-17
В дело №01-17 за 2003 г.
_______ 01.04.2002
или:
Издан приказ от 15.05.2003 № 42 «О создании экспертной комиссии»
В дело №01-01 за 2003 г.
________ 16.05.2003
Page 66

67. Отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит проставляется на документе от руки или в форме
штампа в нижней части лицевой стороны первого листа
документа или на его обороте.
• Элементами данного реквизита являются: порядковый номер,
дата поступления документа в организацию, при необходимости
— часы и минуты.
• Если отметка о поступлении документа проставляется в виде
штампа, она выглядит следующим образом:
Page 67

68. Идентификатор электронной копии документа

Реквизит оформляется при изготовлении документа слева как нижний
колонтитул и представляет собой адрес электронной копии документа
в компьютерной базе данных, например:
С:Приказы125
Page 68

1

2


Реквизиты и бланки документов Правила оформления реквизитов

3


Состав реквизитов и места их расположения Реквизит – это отдельный информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место в пространстве и времени. Каждый вид документа управления (акт, протокол, письмо и т.д. ) имеет определенный набор реквизитов.

4


Графические Текстовые Простые Сложные герб печать эмблема гриф утверждения гриф согласования адресат и др. дата Реквизиты

5

6


Стандарт СТБ 6.38 – 2004 устанавливает следующий состав реквизитов 01. Государственный герб Республики Беларусь; 02. эмблема организации или товарный знак; 03. код организации: код ОКОГУ по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Органы государственной власти и управления» для министерств и других органов управления, код ОКЮЛП по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Юридические лица и индивидуальные предприниматели» для других организаций; 04. код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь Унифицированные документы (ОКУД); 05. наименование вышестоящей организации; 06. наименование организации; 07. наименование структурного подразделения; 08. почтовый адрес отправителя;

7


09. коммуникационные данные (телеграфный адрес, номера факса, телефона, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете и т.д.) и коммерческие данные (название банка и номер счета в банке); 10. название вида документа; 11. дата документа; 12. регистрационный индекс документа; 13. ссылка на индекс и дату входящего документа; 14. место составления или издания документа; 15. гриф ограничения доступа к документу; 16. адресат; 17. гриф утверждения документа; 18. резолюция; 19. заголовок к тексту; 20. отметка о контроле;

8


21. текст документа; 22. отметка о наличии приложения; 23. подпись; 24. гриф приложения; 25. гриф согласования документа; 26. визы; 27. печать; 28. отметка об исполнителе; 29. отметка о заверении копии; 30. отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 31. отметка о поступлении документа (регистрацион- ный штамп входящих документов); 32. отметка о переносе данных на машинный носитель.

9


Строгое выполнение единых требований и правил оформления деловых документов обеспечивает: — юридическую силу документов; — оперативное и качественное составление и исполнение документов; — организацию быстрого поиска документов; — осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.

10


БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ Бланком документа называется стандартный лист бумаги светлых тонов с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной информации.

11


Бланк документа должен иметь: современный дизайн оформления; свой фирменный стиль; исполнение на качественной бумаге; полный набор сведений о предприятии; правильное расположение их на листе.

12


Для бланков используют бумагу следующих форматов А4 (210*297 мм) — основной формат ; А 5 (210*148 мм) — допускается для оформления небольших документов, например, справок, командировочных удостоверений; А3 (420*297 мм) — (для планов, графиков).

13


Верхнее – 20 мм Нижнее – 20 мм Левое – 30 мм Правое – не менее 10 мм Все бланки документов должны иметь следующие поля:

14


Виды бланков бланк письма общий бланк (для составления любых видов документов, кроме писем) бланки конкретного вида документа Каждый бланк имеет установленный набор реквизитов и определенный порядок их расположения

15


Реквизиты бланка постоянные переменные (заполняемые) (эмблема организации, наименование организации, почтовый адрес отправителя, коммуникационные и коммерческие данные) (коды, дата документа, индекс документа, ссылка на дату и индекс входящего документа, наименование вида документа, адресат и т.д.)

16


Угловой (размещение реквизитов заголовочной части документа в верхней левой части листа). Продольный (с центровкой реквизитов заголовочной части документа в верхней части листа); Стандартом предусмотрено два варианта расположения реквизитов на бланках

17


Форма общего бланка ( с продольным расположением реквизитов) Герб Республики Беларусь (или эмблема организации) Наименование министерства, ведомства Наименование организации, учреждения, предприятия Название вида документа ______ ______ г.

18


Герб Р еспублики Беларусь (или эмблема организации) Наименование министерства, ведомства Наименование организации, учреждения, предприятия Название вида документа __ г. Форма общего бланка ( с угловым расположением реквизитов)

19


Форма бланка письма ( с продольным расположением реквизитов) Герб Р еспублики Беларусь (или эмблема организации) Наименование ведомства, учреждения, организации, предприятия Почтовый адрес организации Коммуникационные и коммерческие данные ____ На от ____

20


Форма бланка письма ( с угловым расположением реквизитов) Герб Республики Беларусь (или эмблема организации) Наименование ведомства, учреждения, организации, предприятия Почтовый адрес Коммуникационные и коммерческие данные ____ На от ____

21


Пример бланка письма ( с продольным расположением реквизитов)

22


Пример общего бланка (с угловым расположением реквизитов)

23


Оформление реквизитов РЕКВИЗИТЫ

24


Расположение основных реквизитов документов (согласно стандарту СТБ 6.38 – 2004)

25


06 Наименование организации 08 Почтовый адрес отправителя 09 Коммуникационные и коммерческие данные 16 Адресат 10 Вид документа 02 Эмблема организации Гриф утверждения Заголовоч- ная часть документа 20 К Основная часть документа 19 Заголовок к тексту 18 Резолюция 21 Текст 11 Дата ________ 13 На ___от_____ 03 Код по ОКПО 04 Код по ОКУД Наименование структурного подразделения 14 Место составления 15 Гриф ограничения доступа к документу

26


Оформля- ющая часть документа 21 Текст 32 Отметка о переносе данных на машинный носитель (идентификатор электронной копии документа) 30 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 28 Фамилия исполнителя и телефон 22 Приложение 31 Отметка о поступлении документа 26 Визы 29 Отметка о заверении копии 23 Должность лица, подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия 25 Гриф согласования 27

27


Расположение основных реквизитов документов

28


Общие правила оформления реквизитов Реквизиты отделяются друг от друга 2-3 межстрочными интервалами. Многострочные реквизиты, кроме текста, печатаются через один интервал. Максимальная длина строки многострочных реквизитов – 28 знаков. При подготовке документов на персональном компьютере рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером 12 пунктов (для оформления табличных материалов), 13,14, 15 пунктов (1пункт =0,35мм).

29


При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания. левое полеверхнее полеправое поле 8 Рабочее поле документа

30


30 мм 20 мм 10 мм Оформляющая часть документа Основная часть документа Заголовочная часть документа Каждый документ имеет три части Реквизиты, расположенные до текста Реквизиты, расположенные после текста Информация по сути документа (текст) и приложения

31


Примеры оформления реквизитов

32


«Нам нужна легальность — сказал Остап. — Нужно смешаться с бодрой массой служащих. К тому же в моем чемоданчике имеются чудные бланки на все случаи жизни и круглая мастичная печать.» И.Ильф и Е.Петров «Золотой теленок»

33


01. Государственный герб Республики Беларусь Право на использование изображения Государственного герба определяется распорядительными документами высших органов государственной власти и управления Республики Беларусь (Указ Президента РБ от , Постановление СМ РБ от ). Изображение Государственного герба РБ на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 17 мм.в центре верхнего поля

34


02. Эмблема организации Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение эмблемы организации государственной формы собственности следует располагать на левом поле бланка документа на уровне реквизита наименование организации. Организация негосударственной формы собственности помещает эмблему на левом или верхнем поле бланка. Изображение эмблемы

35


03. Код организации (предприятия) По Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО). Это постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом

36


03. Код организации (предприятия) Код по ОКОГУ — Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Органы государственной власти и управления» (для министерств и других органов управления); Код для других организаций по ОКЮЛП — Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Юридические лица и индивидуальные предприниматели». Код является элементом электронной идентификации документа. Код организации проставляется на бланках документов в составе справочных данных об организации.

37


04. Код документа Определяется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь « Унифицированные документы» (ОКУД).

38


05. Наименование вышестоящей организации Над наименованием организации указывают сокращенное, а при ее отсутствии – полное наименование вышестоящей организации. Например: ГОСКОМСВЯЗИ РБ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКИЙ ЦЕНТР ОРИОН

39


06. Наименование организации Наименование организацииНаименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Сокращенное наименование организации должно быть закреплено в учредительных документах организации. Оно помещается (в скобках) ниже полного наименования. Например: ЦЕНТРАЛЬНЫЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ИНФОРМАЦИИ (ЦНИИИНФОРМ) На документах акционерных обществ указывается вид акционирования – закрытое или открытое акционерное общество: ЗАО ПИЛОТ ОАО РЕАЛ

40


07. Наименование структурного подразделения организации Указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации, например: ЗАО АКСОНТ ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА Автором может быть должностное лицо, представляющее организацию, например : ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ЗАО КРОКУС

41


08. Почтовый адрес отправителя Почтовый адрес отправителя оформляют в соответствии с Почтовыми правилами, действующими на территории Республики Беларусь. Например: ул. Молодежная, , г. Минск -38 Республика Беларусь

42


09. Коммуникационные и коммерческие данные Коммуникационные данные — телеграфный адрес, номера факса, телефона, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете и т.д. Коммерческие данные — номер счета, наименование банка, УНН и т.д. Тел.: +375 (17) Факс: +375 (17) Internet: Р/с в Советском отделении Белпромстройбанка, код 217 УНН

43


Коммуникационные и коммерческие данные на бланке письма следуют за почтовым адресом. На общем бланке на этом месте располагают реквизит название вида документа

44


10. Наименование вида документа Например, ПРИКАЗ ПРОТОКОЛ РАСПОРЯЖЕНИЕ Реквизит наименование вида документа печатаютнаименование вида документа ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ, выделяют полужирным шрифтом и располагают в центре страницы на продольных бланках и от границы левого поля на угловых бланках. Этот реквизит проставляется на всех документах, кроме писем и факсов (исключение – ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО).

45


11. Дата документа. Дата — один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документу. Дата Датой документа является: дата его подписания (для приказов, писем, справок); дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций); дата зафиксированного события (для протокола, акта); дата опубликования; дата вступления документа в силу.

46


Даты в документе оформляются арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 7 января 2007г. следует оформлять: В документах, содержащих сведения финансового характера, допускается словесно — цифровой способ оформления даты, например, 5 ноября 2007 г. Возможно также оформление даты в соответствии с международным стандартом в следующей последовательности: год, месяц, день месяца, например: или Февраль 10, 2007, если документ идет за границу.

47


12. Индекс документа (или регистрационный номер) Это условное обозначение документа, под которым он вводится в информационно-поисковую систему организации. Индекс располагается рядом с датой и присваивается документу при регистрации. Внутренним документам (приказы, протоколы, акты, справки и т.д.) присваивается только порядковый номер с начала календарного года в возрастающей последовательности.Индекс Для исходящих документов индекс составляется из нескольких частей: индекса структурного подразделения (или должностного лица), номера дела по номенклатуре, где будет храниться копия отправленного документа, порядкового номера документа.

48


01 – 04/73 (01 – номер структурного подразделения, 04 – номер дела по номенклатуре, 73 – порядковый номер документа) ОС – 05/73 (ОС – отдел снабжения, 05 – номер дела по номенклатуре, 73 – порядковый номер документа) 59/АЛ – 02 (59 — порядковый номер документа, АЛ – Андрей Лапин, 02 — номер дела по номенклатуре) Например:

49


13. Ссылка на индекс и дату входящего документа Присутствует только в ответных письмах, факсах. Дата и номер берутся из инициативного письма, на который дается ответ. Реквизит оформляется следующим образом:Реквизит На 28/03-07 от

50


14. Место составления Реквизит располагают на общем бланке под реквизитами Дата и Индекс документа. На бланках писем этот реквизит отсутствует. Он обязателен в том случае, если затруднено его определение по реквизиту Наименование организации. Целесообразно проставлять на всех документах. Например: г.Брест

51


Конфиденциально Экз. __ 15. Гриф ограничения доступа к документу Указывается на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Гриф проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. В государственных организациях используются грифы Для служебного использования, Секретно, Совершенно секретно, Особой важности. В негосударственных организациях используются грифы Конфиденциально или КТ (коммерческая тайна). Например: КТ Экз. __

52


16. Адресат наименование организации (в именительном падеже); наименование структурного подразделения (в именительном падеже); должность получателя (в дательном падеже); инициалы, фамилия (в дательном падеже); почтовый адрес. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Максимально данный реквизит состоит из следующих частей:

53


16. Адресат Каждая составная часть печатается с новой строки. В конце строк знаки препинания не ставятся (открытая пунктуация), в середине строк знаки препинания сохраняются. Обычно реквизит адресат печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных отметок на бланках.

54


Примеры оформления реквизита адресат 1. Документ направляется в организацию, в структурное подразделение. Министерство культуры Республики Беларусь Общий отдел или Министерство культуры Республики Беларусь Начальнику общего отдела В.И.Антонову или Президенту ЗАО Неманский фарфоровый завод г-ну Петрову В.И.

55


2. Документ направляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Адресат указывают обобщенно. Администрации районов Гомельской области или Директорам школ, лицеев и гимназий

56


Элементы почтового адреса на конвертах и документах указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами Республики Беларусь: наименование адресата (организации или фамилия, имя, отчество); улица, дома, квартиры; населенный пункт (город, поселок); область, край, республика; страна (для международных писем); индекс.

57


Почтовый адрес пишется после названия организации и должностного лица. Наиболее распространенным является следующий вариант адресования: Директору НПО Гранат В.А.Рощупкину ул. Садовая, , г. Гродно — 4 Республика Беларусь На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

58


При адресовании документа частному лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Михайлову И.П. ул. Ковровая, д. 5, кв , г. Смоляны-4 Горецкий р-н Витебская обл. Республика Беларусь

59


Адрес в международной корреспонденции оформляется по международным стандартам: сначала имя, фамилия адресата, затем дом, улица, штат(графство) и в конце страна. Например: Mr. Harry Potter 4, Privet Drive Whitley, Warrington Cheshire, WA4 4ED UK

60


17. Гриф утверждения Утверждение — это особый способ введения документа в действие. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); наименования должности лица, утверждающего документ; его подписи; инициалов, фамилии; даты утверждения. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из:гриф утверждения

61


Например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО Пинский текстиль Личная подпись И.В. Сомова При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ОАО Пинский текстиль Личная подпись И.В. Сомова УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО Гранд Личная подпись А.В. Дашков

62


УТВЕРЖДЕНО Протокол общего собрания акционеров УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания акционеров При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в именительном или творительном падеже, его даты и номера.

63


Резолюции начальника концерна «Геркулес» Полыхаева И.Ильф и Е.Петров «Золотой теленок» Некоторые наиболее употребительные резолюции: «Не возражаю. Полыхаев». «Согласен. Полыхаев». «Прекрасная мысль. Полыхаев». «Провести в жизнь. Полыхаев». Резолюции более многословные: «Объявить выговор в приказе. Полыхаев». «Поставить на вид. Полыхаев». «Бросить на периферию. Полыхаев». «Уволить без выходного пособия. Полыхаев».

64


Резолюции начальника концерна «Геркулес» Полыхаева Борьба начальника с комунотделом — новые стандартные тексты резолюций: «Я комунотделу не подчинен. Полыхаев». «Что они там, с ума посходили? Полыхаев». «Не мешайте работать. Полыхаев». «Я вам не ночной сторож. Полыхаев». «Гостиница принадлежит нам – и точка. Полыхаев». «Знаю я ваши штучки. Полыхаев». «И кроватей не дам и умывальников. Полыхаев».

65


Резолюции начальника концерна «Геркулес» Полыхаева Набор резолюций для внутигеркулесовских нужд: «Спросите у Серны Михайловны. Полыхаев». «Не морочьте мне голову. Полыхаев». «Тише едешь – дальше будешь. Полыхаев». «А ну вас всех! Полыхаев».

66


18. Резолюция Включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.

67


Пример А.В. Соловьевой М.П. Ярышеву Прошу подготовить проект контракта с фирмой Каскад к Личная подпись фамилии исполнителей содержание поручения срок исполнения подпись руководителя дата Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является первое лицо в списке, остальные привлекаются как соисполнители.

68


Если в резолюции указывается несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в списке первым, остальные привлекаются как соисполнители. Резолюция пишется от руки и размещается в верхнем правом углу над текстом документа. При написании на документе второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе- поручении. Однако такая форма нежелательна, так как может привести к потере резолюции либо ее замене. Поручение подшивается в дело вместе с документом, но не прикрепляется к нему.

69


19. Заголовок к тексту Включает краткое содержание документа, должен быть максимально коротким и точным. Он необходим для эффективного поиска, регистрации документа без предварительного прочтения всего текста.

70


В письме (о чем ?) О сроках поставки продукции В приказе (о чем ?) О создании экспертной комиссии Правила (чего?) внутреннего распорядка Протокол (чего?) общего собрания студентов Акт (чего?) списания имущества Например: В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида документа, отвечая на вопросы о чем ? или чего ? К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

71


20. Отметка о контроле Ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле проставляют на левом поле документа рядом с заголовком к тексту в виде буквы К, словом или штампомКОНТРОЛЬ К

72


21. Текст документа Текст — основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, текста или в виде соединения этих структур. Текст документов на бланках формата А4 печатают с межстрочным интервалом полуторный, на бланках формата А5 — с межстрочным интервалом одинарный. Рекомендуется применять шрифт Times New Roman размером 12 или 14 пунктов. Как правило, текст состоит из двух частей: в первой части указываются причины, основания, цели составления документа во второй — выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

73


Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами 1. Раздел 1.1. Подраздел Пункт Подпункт

74


22. Отметка о наличии приложения Если приложение названо в тексте документа, то отметка оформляется под реквизитом текст от границы левого поля следующим образом : Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если приложение не названо в основном тексте документа, то в отметке необходимо указать его наименование, количество листов и количество экз. Например: Приложение: 1. Контракт от N21/3 на 5 л. в 2 экз. 2. Акт приема работ от N17 на 1 л. в 4 экз.

75


Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: договор аренды от и приложение к нему, всего на 16 л. Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака (например: согласно приложению 2, Приложение 3 к…. При нумерации нескольких приложений следует писать: согласно приложениям При наличии приложений к документам информационного характера (письмам, докладным запискам, справкам, актам и т.п.) под текстом основного документа (до реквизита «подпись») делается отметка: Приложение.

76


23. Подпись В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).

77


Генеральный директор Подпись А.П. Зорин Главный бухгалтер Подпись Ю.В. Карпик Примеры: 1) Исполнительный директор Личная подпись К.А Лабутин Или (если документ оформлен не на бланке) Исполнительный директор НПО ЭраЛичная подписьК.А. Лабутин 2) При подписании документа несколькими должностными лицами

78


3) Пример подписания документа несколькими лицами равных должностей : Заместитель министра юстиции Республики Беларусь финансов Республики Беларусь Личная подпись В.М. Силаев Личная подпись А.П. Зернов 4) Пример подписания документа комиссией, Председатель комиссии Личная подписьД.В. Доронин Члены комиссии Личная подписьК.М. Дурова Личная подпись С.Т. Нильская Личная подпись В.А. Якунин

79


его Ф.С.Горцев и.о. Управляющий фирмой И.Ф.Семенов Не допускается: за Управляющий фирмой подпись И.Ф.Семенов Ф.С.Горцев Управляющий фирмой подпись И.Ф.Семенов Ф.С.Горцев В случае отсутствия должностного лица:

80


24. Гриф приложения Реквизит Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера. Приложение должно иметь заголовок и гриф, которые связывают его с основным документом. На первом листе приложения в правом верхнем углу помещается отметка, указывающая, к какому документу относится приложение. Пример приложения к распорядительному документу: Приложение 2 к приказу директора института от

81


25. Гриф согласования Согласование – это оценка проекта документа, то есть проверка целесообразности и своевременности документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения мероприятий. Согласование внешнее внутреннее грифом согласования или протоколом согласования документа визой оформляется

82


Варианты грифа согласования согласование с конкретным должностным лицом согласование с коллегиальным органом

83


слова СОГЛАСОВАНО наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки даты СОГЛАСОВАНО Ректор Инженерной академии Личная подпись А.Д. Королев Реквизит гриф согласования состоит из:

84


Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляется следующим образом: СОГЛАСОВАНО Письмо Минздрава Республики Беларусь /02-08 СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании «Планета» или

85


Оформляется в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами Текст, Отметка о наличии приложения и Подпись. Оформля- ющая часть документа 21 Текст 22 Приложение 26 Визы 23 Должность лица, подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия 25 Гриф согласования 29 Отметка о заверении копии

86


26. Визы Это подписи специалистов организации, которые участ- вовали в составлении документа или проводили его оценку с точки зрения правильности изложенной в нем информации. Пример Юрисконсульт Подпись И.О. Кравцов Юрисконсульт Подпись И.О. Кравцов Замечания прилагаются В случае наличия замечаний:

87


Способы удостоверения документов Подписание утверждение проставление печати Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность

88


«Она извлекла из шкафа длинную деревянную стоечку, на которой покачивалось тридцать шесть штемпелей с толстенькими лаковыми головками, и, проворно вынимая из гнезд нужные печати, принялась оттискивать их на бумагах, не терпящих отлагательств.» И.Ильф и Е.Петров «Золотой теленок»

89


27. Печать Оттиск печати следует проставлять так, чтобы он захватывал часть личной подписи на реквизите Подпись лица, подписавшего документ. Оформля- ющая часть документа 21 Текст 22 Приложение 26 Визы 23 Должность лица, подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия 25 Гриф согласования 27

90


Печати Гербовая Простые

91


Гербовая печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами; удостоверяющих права физических и юридических лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово- хозяйственной деятельностью организации и т.д. Простая печать ставится на копиях документов; размноженных экземплярах распорядительных документов; справках и т.д.

92


28. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителеОтметка об исполнителе включает: или фамилию (или, фамилию, имя, отчество) исполнителя документа номер его телефона Петров Петров Иван Васильевич Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

93


29. Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит заверительную надпись Верно; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например: Верно Менеджер по персоналу Подпись Л.И. Градов Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита Подпись. Отметка о заверении копии

94


30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: слова В дело; номер дела, в котором будет хра- ниться документ; подпись и дату, например:В дело краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; В дело 1-5. Отправлен факс от Подпись

95


31. Отметка о поступлении документа (регистрационный штамп входящих документов) Содержит: НПО «Мир» Вх сокращенное наименование предприятия; порядковый номер; дату поступления документа ( при необходимости – часы, минуты). Например: 32 Отметка о переносе данных на машинный носитель (идентификатор электронной копии документа) 30 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело 31 Отметка о поступлении документа

96


32. Отметка о переносе данных на машинный носитель Этот реквизит можно оформить в нижнем колонтитуле каждой страницы документа, где указать наименование файла на машинном носителе, фамилию оператора и дату переноса, например: C:Documentslet29.doc Реквизит располагается на нижнем поле первого листа документа. Реквизит включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос, и дату переноса.

97


Вопросы???

98


Конец!

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---