Презентация оформление реквизитов документов скачать

Слайд 1

Тема «Реквизиты документа»

Слайд 9

Основная функция документов – сохранение информации. Однако кроме этого к документу предъявляются требования идентификации его автора, придания документу юридической силы, создания условий для использования документа в управленческой деятельности. С этой целью при подготовке и оформлении документов используются реквизиты (элементы, составляющие документ – наименование документа, адресат, текст, дата, подпись и т. д.). Документы, выполняющие разные функции состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением. Для некоторых документов число реквизитов строго регламентировано, для других число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в российской практике делопроизводства выделяется тридцать реквизитов.

Слайд 10

Реквизит 01. Государственный герб Российской Федерации . Применяется на бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств. Изображение Государственного герба на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном Указом Президента России от 30.11.1993 № 2050.

Слайд 12

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации. Применяется на бланках документов органов исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). Размещение герба города или области возможно, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Слайд 14

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак. На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак или эмблема. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23. 09. 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.

Слайд 16

Реквизит 04. Код организации . Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа 1 . В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКУГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).

Слайд 18

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица . Реквизит 06. Иидентификационный номер налогоплательщика (код причины постановки на учет ИНН/КПП).

Слайд 21

Реквизит 07. Код формы документа. ГОСТ Р 6.30–2003 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.

Слайд 24

Реквизит 08. Наименование организации . В управленческой практике автором документа выступает организация. На бланке дается наименование организации с указанием организационно — правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т. е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные выполняют правовую функцию и необходимы для предания управленческому документу юридической силы. Наименование организации – автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация).

Слайд 26

Реквизит 09. Справочные данные об организации. В данные входят: почтовый адрес, номера телефонов, факса, электронный адрес и другие сведения по усмотрению организации. Состав справочных сведений об организации не регламентируется. Однако чем полнее сведения, помещенные на фирменном бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. По желанию автора документа блок справочных данных может быть дополнен следующими данными: номер счета в банке и реквизиты банка, номер абонентского ящика, электронный адрес и т. д.

Слайд 28

Реквизит 10. Наименование вида документа . Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора.

Слайд 30

Реквизит 11. Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для утверждаемых документов – дата утверждения; для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ.

Слайд 32

Реквизит 12. Регистрационный номер документа . Данный номер проставляется при регистрации документа в организации – авторе документа. Как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (приказы, письма, протоколы и т. д.). Помимо порядкового номера может быть проставлен индекс структурного отдела, индекс должностного лица и др.

Слайд 34

Реквизит 13. Ссылка на индекс и дату входящего документа . Этот реквизит включается только в бланк письма, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ.

Слайд 36

Реквизит 14. Место составления или издания. Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Если место составления документа входит в название организации – автора документа, то его можно на бланке не указывать 1 .

Слайд 38

Реквизит 15. Адресат. Все документы направляются конкретному адресату – организациям, отделам или конкретным сотрудникам. В качестве адресата также могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации фамилия его руководителя может быть неизвестна. В таком случае наименование организации пишется в именительном падеже (располагается в правом углу документа) и адресование оформляется следующим образом: Гостиница «Север» Управление средств размещения При направлении документа должностному лицу название организации пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например: Гостиница «Север» Начальнику управления Средств размещения И. А. Петрову При направлении документа руководителю организации её название входит в состав должности адресата. Например: Генеральному директору издательского дома «Путешественник» В. И. Кириллову При адресовании документов нескольким однородным организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например: Ректорам вузов При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

---

1.

Правила оформления
реквизитов документов
Page 1

2.

Реквизит обязательный
элемент
оформления
официального документа (в соответствии с ГОСТ Р
51141-98. «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения»)
– это элемент официального документа, наиболее
часто используемых в практике оформления
документов и управлении.
–
это
отдельный
информационный
элемент
документа, характеризующий сам документ, его
целевое назначение или место в пространстве и
времени.
Требования
к
оформлению
документов
установлены государственным стандартом – ГОСТ
Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы
документации.
Унифицированная
система
организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».
Page 2

3.

В действующем ГОСТе указан перечень из 30-и
реквизитов:
01 — Государственный герб Российской
Федерации;
02 — герб субъекта Российской Федерации;
03 — эмблема организации или товарный знак;
04 — код организации;
05 — основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица ;
06 — идентификационный номер
налогоплательщика / код причины постановки на
учет (ИНН/КПП);
07 — код формы документа;
08 — наименование организации;
09 — справочные данные об организации;
10 — название вида документа;
11 — дата документа;
12 — регистрационный номер документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату
документа;
Page 3
14 — место составления или издания документа;

4.

• 13 — ссылка на регистрационный номер и дату
документа;
• 14 — место составления или издания документа;
• 15 — адресат;
• 16 — гриф утверждения документа;
• 17 — резолюция;
• 18 — заголовок к тексту;
• 19 — отметка о контроле;
• 20 — текст документа;
• 21 — отметка о наличии предложения;
• 22 — подпись;
• 23 — гриф согласования документа;
• 24 — визы согласования документа;
• 25 — оттиск печати;
• 26 — отметка о заверении копии;
• 27 — отметка об исполнителе;
• 28 — отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;
• 29 — отметка о поступлении документа в организацию;
• 30 — идентификатор электронной копии документа.
Page 4

5.

В зависимости от типа и назначения документа, он
может содержать не все реквизиты. В то же время
отдельные реквизиты являются абсолютно
обязательными для каждого документа независимо
от его вида и разновидности. Отсутствие таких
реквизитов в документе лишает его юридической
силы.
К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся:
наименование организации, дата документа,
регистрационный номер, текст, подпись.
Перечисленные выше реквизиты документа имеют
строго определенное местоположение на бланке.
Page 5

6.

Применение реквизитов необходимо прежде всего для придания
документу юридической силы. Документ, оформленный с
нарушениями требований стандарта, не имеет юридической
силы. Кроме того , применение реквизитов ускоряет и облегчает
не только процедуру подготовки документа, но и последующую
работу исполнителя с документом.
Реквизиты документа не равноценны: одни необходимы для
придания документу юридической силы (наименование
организации – автора документа, дата документа,
регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения
документа, печать), другие носят чисто служебный характер и
необходимы для организации работы с документами, третьи
выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов является
реквизитами бланка, часть реквизитов используется при
составлении и оформлении документа, есть реквизиты,
оформляемые на стадии исполнения документа.
Page 6

7.

Строгое выполнение единых требований и правил
оформления деловых документов обеспечивает:
— юридическую силу документов;
— оперативное и качественное составление и исполнение
документов;
— организацию быстрого поиска документов;
— осуществление компьютерной обработки деловых
документов для сокращения затрат труда на их обработку.
Page 7

8. Схема расположения реквизитов на документе

Page 8

9. Расположение реквизитов документа на бланке формата А4 (угловой вариант бланка)

Page 9

10.

Page 10

11. Расположение реквизитов документа на бланке формата А4 (продольный вариант бланка)

Page 11

12.

Каждый документ имеет три части:
— Заголовочная часть содержит реквизиты,
расположенные до текста. Заголовочная часть, в свою
очередь, делится на левую и правую половины.
— Основная часть содержит информацию по сути
документа и приложения.
— Оформляющая часть содержит реквизиты,
расположенные после текста.
Page 12

13.

Каждый документ имеет три части
20 мм
Реквизиты,
расположенные
до текста
Заголовочная часть
документа
Основная часть
документа
Оформляющая часть
документа
30
мм
Информация по сути
документа (текст)
и приложения
10
мм
Реквизиты,
расположенные
после текста
20 мм
Page 13

14.

Реквизиты
Графические
Графические
• герб
• печать
• эмблема
Текстовые
Текстовые
Простые
Простые
• дата
Сложные
Сложные
гриф утверждения
• гриф согласования
• адресат
Page 14
• и др.

15. Оформление реквизитов

РЕКВИЗИТЫ
Page 15

16.

«Нам нужна легальность — сказал Остап.
— Нужно смешаться с бодрой массой служащих.
К тому же в моем чемоданчике имеются чудные
бланки на все случаи жизни и круглая мастичная
печать.»
И.Ильф и Е.Петров «Золотой теленок»
Page 16

17. Государственный герб Российской Федерации

Описание Государственного герба Российской Федерации и
порядок его официального использования установлены
Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г.
№ 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
Законом установлено 3 варианта изображения
Государственного герба на бланках документов: многоцветный
вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и
одноцветный без геральдического щита. Законом установлены
также перечни органов власти и управления, имеющих право
изображать тот или иной вариант герба на своих бланках, в
частности, федеральные органы исполнительной власти
(министерства, ведомства) имеют право на одноцветное
изображение Государственного герба на геральдическом щите,
например:
• Изображение герба помещают на верхнем поле документа.
Page 17

18.

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
_____________
№____________
Москва
Page 18

19. Герб субъекта Российской Федерации (герб муниципального образования)

изображают на бланках документов в соответствии с законодательством
и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской
Федерации (законами, уставами, конституциями краев, областей,
республик, автономных образований и др.) и муниципальных
образований (городов, районов, сельских населенных пунктов). Как
правило, помещать изображение герба на бланках документов имеют
право органы представительной и исполнительной власти, а также
организации их подчинения.
По действующему у нас законодательству о местном самоуправлении
муниципальные образования (города, районы, сельские населенные
пункты) имеют право иметь собственные гербы, и хотя это ГОСТом на
оформление и не предусмотрено, органы власти и управления
муниципальных образований имеют право помещать на бланках
документов изображение собственного герба — герба муниципального
образования.
Page 19

20.

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ НАРУЖНОЙ РЕКЛАМЫ, ИНФОРМАЦИИ И
ОФОРМЛЕНИЯ ГОРОДА
ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
«ГОРОДСКАЯ РЕКЛАМА И ИНФОРМАЦИЯ»
ПРИКАЗ
___________________
№_________________
Page 20

21.

Page 21

22. Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», например:

На бланках документов, создаваемых
негосударственных структурах, герб
изображается.
Page 22

23. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Этот реквизит изображают на бланках в соответствии с уставом или положением
об организации. Эмблема — это своего рода герб ведомства. Эмблему (товарный
знак, знак обслуживания) не изображают, если на бланке помещен Государственный герб
Российской Федерации, герб субъекта Федерации или муниципального образования. На
бланке эмблема (товарный знак, знак обслуживания) может размещаться на верхнем поле
документа или слева от наименования организации.
МВД России
ГУВД г. Москвы
Управление внутренних дел
Юго-Восточного
административного округа
ОТДЕЛ ПО БОРЬБЕ СЭКОНОМИЧЕСКИМИ ПРЕСТУПЛЕНИЯМИ
Сормовский пр., д. 13, к. 2, Москва, 109444
Тел.: 709-23-60, факс: 377-90-72
ОКПО
ОГРН
ИНН/КПП
______________ №________
На №_________ от _________

24. Наименование организации

Наименование организации — автора документа указывают на
бланках в соответствии с учредительными документами
организации (уставом или положением).
Наименование организации должно включать:
• сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование
вышестоящей организации, если она имеется;
• указание на организационно-правовую форму или характер
деятельности организации (открытое акционерное общество,
благотворительный фонд, государственное учреждение,
муниципальное унитарное предприятие и т.д.);
• собственное индивидуальное название организации;
• сокращенное наименование организации, если оно закреплено
в учредительных документах организации (сокращенное
наименование в скобках помещают ниже полного);
• наименование филиала, территориального отделения,
представительства, структурного подразделения организации,
если оно является автором документа.
Page 24

25.

Page 25

26.

Page 26

27.

Page 27

28.

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то
он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом
случае наименования организаций печатаются при изготовлении
документа и размещаются в соответствии с их положением в
иерархии органов управления. Наименование нижестоящей
организации располагают ниже наименования вышестоящей
организации. Наименования организаций, занимающих равное
положение, располагают на одном уровне.
Если организация расположена на территории субъекта Федерации,
имеющего наряду с русским языком второй государственный язык национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все
реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты
на русском языке оформляются угловым способом слева, а
реквизиты на национальном языке – справа.
Page 28

29. Код организации

Реквизит представляет собой код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций
(ОКПО).
Код по ОКПО является цифровым и состоит из восьми знаков.
В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код
организации проставляется под наименованием вида документа,
в письмах — в составе справочных сведений,
в унифицированных формах документов — вверху справа, в кодовой зоне.
Код организации используется при передаче документированной информации по каналам
электронной связи и является элементом идентификации документа.
Page 29

30. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

• В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ
«О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми
органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц.
Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и
предоставления содержащихся в нем сведений утверждены
постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002
г. № 438. Согласно Закону «О государственной регистрации
юридических лиц» и п. 8 Правил государственный регистрационный
номер записи о создании юридического лица либо записи о первом
предоставлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц,
зарегистрированных до 1 июля 2002 г.) является основным
государственным регистрационным номером юридического лица.
Основной государственный регистрационный номер указывается, в том
числе, во всех документах этого юридического лица наряду с его
наименованием.
• ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код.
• ГОСТ Р 6.30-2003 выделяет ОГРН юридического лица в качестве
реквизита, однако ОГРН в полном значении этого слова реквизитом не
является, так как указывается в составе справочных данных и только в
бланках писем, так же как и реквизиты 4 и 6 — код организации по
ОКПО и идентификационный номер налогоплательщика/код причины
постановки на налоговый учет.
Page 30

31. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — это цифровой код,
свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического
лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается
в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и
Банка России от 5, 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н, 47, 174 «Об
обязательном указании идентификационных номеров
налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов».
ИНН состоит из последовательности цифр и содержит следующие сведения:
• код государственной налоговой инспекции, которая присвоила
налогоплательщику ИНН (NNNN);
• порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);
• контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму,
установленному налоговой службой Российской Федерации (С).
С 1 января 2000 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех
документах, используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом
причины постановки на учет (КПП). ИНН/КПП в соответствии с ГОСТ Р
6.30-2003 указывается в бланках писем в составе справочных данных об
организации.
Page 31

32. Справочные данные об организации

Этот реквизит является принадлежностью бланка письма.
Он включает почтовый адрес, номера телефонов
организации, код организации по Общероссийскому
классификатору предприятий и организаций (ОКПО),
основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица, идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет
(ИНН/КПП) и другие сведения по усмотрению
организации, например код телекса, адрес электронной
почты, адрес web-страницы в Интернете и др.
Почтовый адрес организации в справочных данных бланка
указывается в такой же последовательности, как и в
реквизите «Адресат».
Page 32

33. Наименование вида документа

• Реквизит присутствует в бланках конкретных видов
документов. Наименование вида документа в бланке
печатается прописными буквами:
ПРИКАЗ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
и др.
• В бланках писем наименование вида и
разновидности письма не указывается.
Page 33

34. Дата документа

В бланках документов, как правило, содержатся специальные отметки,
указывающие место расположения этих реквизитов:
_____________№___________
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:
цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год:
05.04.2003;
словесно-цифровым способом: 05 апреля 2003 г.
Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует международному стандарту на
оформление дат.
Датой документа может быть дата:
• подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках,
докладных записках, письмах, договорах и др.);
• утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных
расписаниях, регламентах и др.);
• события (в протоколах).
Page 34

35. Нужно также иметь в виду, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подгото

Нужно также иметь в виду, что датируются многие служебные отметки на
документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его
подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении
документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об
исполнении документа и направлении его в дело.
Page 35

36. Регистрационный номер документа

– это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое
присваивается документу при регистрации и является важным отличительным
признаком, применяется для учета и последующего поиска документа.
Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала
года. Каждый вид документов имеет свою индикацию.
Реквизиты «Дата» и «Регистрационный номер документа» оформляются на
одной строке левой половины заголовочной части документа и выравниваются
по левой по границе документа:
11.10.2001
№______
Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения.
И дата, и регистрационный номер могут записываться от руки или проставляться
с помощью механического нумератора.
Page 36

37. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Этот реквизит используется только в бланках
писем в виде отметки, указывающей место
расположения реквизита:
На № _____ от __________
Конкретные сведения о документе вносятся при
подготовке ответа на поступившее письмо.
Page 37

38. Место составления или издания документа

Реквизит присутствует на общем бланке и бланке конкретного
вида документа. В бланках писем сведения о месте создания
документа содержатся в реквизите «Справочные данные об
организации».
Место составления или издания документа указывается с учетом
принятого административно-территориального деления и
включает только общепринятые сокращения (например:
Москва, г. Тверь, пос. Богородское Калужской обл. и т.п.).
Место составления или издания документа не указывается, если
название территории, на которой располагается организация,
входит в ее официальное наименование, например:
«Московский государственный университет имени М. В.
Ломоносова» (за исключением случаев создания документа
не в месте нахождения организации).
В бланках документов, авторами которых являются филиалы,
отделения, представительства организации, указывается
место нахождения последних.
При продольном расположении реквизитов бланка место
составления или издания документа указывается по
середине строки между датой и регистрационным номером
документа, а при угловом расположении реквизитов — под
датой и регистрационным номером документа, от края левого
поля.
Page 38

39. Адресат

Реквизит используется при оформлении деловых писем, располагается в
верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под
реквизитами бланка при их продольном расположении.
Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностному или
физическому лицу.
Если документ адресуется руководителю организации, то в этом случае реквизит
«Адресат» оформляется следующим образом:
«Свема»
Генеральному директору ЗАО
В.И. Горюнову
Должность лица, которому адресован документ, и фамилию указывают в
дательном падеже. При адресовании документа должностному или физическому лицу
инициалы указываются перед фамилией.
АОЗТ «Стройдеталь»
Главному специалисту
А.С. Смирнову
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит
в состав наименования должности адресата, например:
Директору завода
«Эталон»
И.Н. Иванову
Page 39

40.

При оформлении реквизита «Адресат» целесообразно использовать сокращенные
наименования организаций.
Документ может быть адресован в организацию или в структурное
подразделение; наименования организации и ее структурного подразделения
указывают в именительном падеже, например:
ОАО «Экспо-центр»
«Контакт»
юстиции
приставов
РФ
Муниципальное
предприятие
Главное управление
по г. Москве
Служба судебных
Министерство образования
Управление образовательных
программ
Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Маяк».
Page 40

41.

• Допускается адресовать документ руководителю структурного
подразделения или конкретному работнику, например:
Управление нежилых
помещений
Главному специалисту
М.Ш. Стрельченко
Если письмо направлено нескольким адресатам, то в одном письме
может быть оформлено не более четырех адресатов. Если адресатов
больше четырех, адресата в письме указывают обобщенно, например:
Директорам
машиностроительных
заводов
При этом составитель готовит список на рассылку, в котором указывает
названия организаций, которым следует разослать письмо, с их
адресами.
Page 41

42.

В состав реквизита «Адресат» может
входить почтовый адрес:
Государственный университет
управления
Рязанский просп., 99, Москва,
109542
Директору предприятия
«Янтарь»
О.Н. Петрову
ул. Мира, д. 7,
г. Пермь, 413425
Всероссийский научноисследовательский институт
документоведения и архивного
дела
Милютинский пер., д. 7а, Центр,
Москва, 101000
Адресование документа физическому лицу
оформляют следующим образом:
И.П. Калинину
ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
А.Ю. Красовой
ул. Бойцовая, д. 5, кв. 3,
г. Химки Московской обл.,
148012
Page 42

43.

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными
постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. №
725, установлена следующая последовательность написания элементов
почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:
наименование адресата (наименование организации — юридического лица или
фамилия, имя, отчество физического лица);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы
государственной власти и управления (Президенту, Правительству Российской
Федерации, в Конституционный Суд Российской Федерации и др.), в
вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы,
отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.
Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю
переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных
записок на имя руководителя организации или руководителей структурных
подразделений.
Page 43

44. Гриф утверждения документа

Отдельные документы получают юридическую силу после утверждения.
Утверждаются организационно-правовые документы
(уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания),
планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов.
Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть
определен в Инструкции по делопроизводству.
Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими
руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом,
распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения
документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа
оформляется следующим образом:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Спецтехника»
_______ Н.В. Шмелев
12.08.2003
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают на одном уровне.
Page 44

45.

При утверждении документа распорядительным документом,
издаваемым руководителем или коллегиальным органом, в грифе
утверждения указываются наименование документа, в котором
зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер, при этом
все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе и падеже,
например:
(Инструкция)
УТВЕРЖДЕНА
общим собранием
акционеров (протокол
15.01.2003 № 1)
(Положение)
УТВЕРЖДЕНО
Приказом председателя
Правления банка
от 30.04.2003 № 82
Page 45

46.

Строки реквизита
«Гриф утверждения»
можно выравнивать по
левому краю или
центровать
относительно самой
длинной строки.
Page 46

47. Резолюция

Поручение руководителя, в котором определяются организации, подразделения
или работники, ответственные за выполнение документов, характер и сроки
исполнения документа, называется резолюцией.
Резолюция может оформляться на свободном месте в заголовочной части
документа или специальном бланке для резолюций. На документе резолюция
пишется собственноручно руководителем и включает следующие элементы:
фамилию (фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения,
подпись и дату, например:
При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается
работник, названный в резолюции первым.
Page 47

48.

Допускается оформление резолюций на специальных бланках для
резолюций, изготавливаемых на бумаге формата А6. Бланк резолюции
может иметь следующий вид:
Page 48

49. Заголовок к тексту Заголовок — краткое содержание документа. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем, оформляемых

Заголовок к тексту
Заголовок — краткое содержание документа. Заголовок составляется ко
всем документам, за исключением писем, оформляемых на бланках
формата А5, и писем с небольшим текстом.
Заголовок к тексту документа в соответствии с нормами русского языка
отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?»:
(ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО) –
Об оказании научно-технической помощи
(ПРИКАЗ)
О создании комиссии по проверке финансово-хозяйственной
деятельности
(ПЛАН)
работы отдела на III квартал
2003 г.;
(АКТ)
недостачи товара по количеству
Наличие заголовка сокращает
время обработки документа при
его регистрации.
Page 49

50.

Page 50

51. Отметка о контроле

Реквизит «Отметка о контроле» означает, что срок исполнения
документа контролируется службой ДОУ.
Отметку о контроле проставляют на верхнем поле документа справа,
как правило, с помощью штампа «Контроль».
Page 51

52. Текст

Текст документа — основная содержательная часть документа. В
соответствии с видом документа выбираются композиционная
структура текста, стиль изложения и языковые средства.
Текст документа может быть представлен в виде грамматически
связного текста, текста-трафарета, анкеты или таблицы.
Тексты организационно-правовых документов (уставов, положений,
инструкций, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и
подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы текста
могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста
нумеруются арабскими цифрами.
Тексты распорядительных документов (постановлений, решений,
приказов, распоряжений, указаний), как правило, состоят из двух
частей. В первой, констатирующей, части указываются причины,
основания, цели составления документа, во второй части распорядительной — формулируются поручения.
Тексты информационно-справочных документов (служебные письма,
докладные и служебные записки, справки и др.) состоят из двух-трех
взаимосвязанных смысловых частей. В первой части указывают
причины, основания, цели составления документа, в заключительной решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Page 52

53. Отметка о наличии приложения

Этот реквизит используется в сопроводительных письмах. Отметка о
наличии приложения размещается непосредственно под текстом от
границы левого поля, без абзаца. Если документ, являющийся
приложением, назван в тексте, отметку о приложении оформляют
следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте письма, то в
отметке о приложении указывают его наименование, количество листов
и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их
нумеруют, например:
Приложение: I. Копия Устава ОАО «Сигма» на 15 л. в 1 экз.
2. Справка об экономическом состоянии предприятия на
З л. в 1 экз.
Page 53

54.

Если документ направляют в несколько адресов, а приложение
только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
Иначе оформляются приложения к распорядительным
документам. При наличии приложений (графики, схемы,
таблицы, списки, организационно-правовые документы положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.) в тексте
приказа в соответствующих пунктах распорядительной части
даются отсылки: … (приложение № 1); … (приложение № 2) или:
согласно приложению № 1, в соответствии с приложением № 2.
Page 54

55.

На приложениях в правом верхнем углу печатается слово
«Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с
указанием, к какому приказу (распоряжению) или отдельному пункту
документа относится приложение:
Приложение № 2
к приказу генерального
директора
от 5 октября 2003 г. № 308
или:
Приложение № 1
к п. 3 распоряжения
председателя правления
от 18 марта 2003 г. № 46
Если приложением является утверждаемый документ (положение,
правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте
распорядительной части делается отметка: … (прилагается), а на
самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф
утверждения документа.
Page 55

56. Подпись

. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего
документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если
документ оформлен на бланке), личная подпись и расшифровка подписи
(инициалы, фамилия):
Исполнительный директор
ЗАО «Информационные системы
___________
Н.А. Федоров
или:
Исполнительный директор
_______________
Н.А. Федоров
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи
располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию
должностей, например:
Генеральный директор
Главный бухгалтер
______________
______________
М.А. Медведев
И.И. Логинова
Page 56

57.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне, например:
Генеральный директор
ООО «Крылатские холмы»
________ В.М. Степанов
Президент компании
ЗАО «Дальтраст»
_______ А.П. Миронов
Page 57

58.

Протоколы заседаний коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений)
подписываются председателем этого органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц,
подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии
с распределением, например:
Председатель комиссии
Члены комиссии
_______________
_______________
_______________
_______________
Н.В. Куликов
К.М. Артемьева
С.П. Матвеев
В.А. Филатов
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с
указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он
временно исполняет обязанности должностного лица:
И.о. генерального директора
__________
И.О. Тарасов
При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или
косую черту перед наименованием должности.
Page 58

59. Гриф согласования документа

— реквизит, свидетельствующий об экспертизе документа в другой организации и
ее согласии с содержанием документа. Гриф согласования может
удостоверяться непосредственно подписью руководителя организации,
проводившей экспертизу проекта документа, или указанием документа, в
котором зафиксировано согласие организации с содержанием проекта
документа. В зависимости от этого гриф согласования может оформляться
одним из следующих способов:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания правления
ЗАО «Аудит-Рос» от 21.06.2003 № 10
Если документ, проходящий стадии согласования, имеет титульный лист, грифы
согласования располагаются в нижней части титульного листа с правой и левой
стороны, если грифов согласования более двух. На документах, не имеющих
титульного листа, грифы согласования располагают на последнем листе
документа на свободном месте под текстом.
Если грифов согласования много и они не умещаются на самом документе, их
оформляют на отдельном листе — листе согласования, а на самом документе
перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Page 59

60. Если грифов согласования много и они не умещаются на самом документе, их оформляют на отдельном листе — листе согласования, а на самом докум

Если грифов согласования много и они не умещаются на самом
документе, их оформляют на отдельном листе — листе согласования, а на
самом документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования
прилагается».
Page 60

61. Виза согласования документа

Реквизит, свидетельствующий о согласовании документа внутри организации.
Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными
лицами, то есть теми, кого затрагивает содержание документа.
Виза включает: должность визирующего, его подпись, инициалы и фамилию, дату,
например:
Начальник юридического отдела ________ В.А. Сидоров
25.08.2003
При наличии замечаний по проекту документа визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела ________ В.А. Сидоров
25.08.2003
Организационно-правовые, распорядительные документы визируются на первом
экземпляре. Для визирования в этом случае лучше использовать оборотную сторону
последнего листа документа. Деловые письма визируются на втором экземпляре (копии),
остающейся в деле организации — автора документа.
Допускается оформление виз на отдельном листе согласования.
Документ визируется исполнителем, руководителем подразделения, подготовившего проект
документа, руководителями заинтересованных подразделений и ответственными лицами
финансовых и экономических служб, если это необходимо, заместителем руководителя
организации, курирующим подразделение, если документ подписывает руководитель, и
всеми перечисленными лицами, кроме заместителя, если документ подписывается
руководителем организации.
Page 61

62. Оттиск печати

Так же как и подпись и некоторые другие реквизиты, печать
относится к реквизитам, придающим документу юридическую
силу.
• Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на
документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты,
связанные с финансовыми, материальными средствами и др.
Необходимость заверения документа печатью, как правило,
устанавливается нормативными актами.
• Для установления определенного порядка заверения
документов печатью необходимо, чтобы инструкция по
делопроизводству организации содержала в качестве
приложения перечень документов, заверяемых печатью
организации.
• Оттиск печати на документе следует проставлять таким
образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица.
Оттиск печати может захватывать часть наименования
должности, но не подпись должностного лица.
Page 62

63. Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати может захва

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом,
чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск
печати может захватывать часть наименования должности, но не
подпись должностного лица.
Page 63

64. Отметка о заверении копии

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий
информацию подлинного документа и все его внешние признаки
или часть их, не имеющий юридической силы.
• Для придания юридической силы копии она должна быть
соответствующим образом заверена. Заверения требуют также
выписки из документов.
• Копии документов заверяются специально уполномоченным для
этого работником. Отметка проставляется на свободном месте в
нижней части документа и включает: надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию; личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения;
печать, например:
Верно
Инспектор общего отдела ________
07.06.2003
Печать
М.В. Завалишина
Page 64

65. Отметка об исполнителе

Этот реквизит включает инициалы, фамилию исполнителя документа и
номер его телефона. Исполнителем документа является тот работник,
который составлял текст документа. Отметку об исполнителе
располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа
служебного письма ближе к нижнему полю документа слева, например:
О.А. Никонова
924-45-67
Page 65

66. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа,
свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого
документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер
дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна
быть подписана и датирована исполнителем документа или
руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен
документ, например:
Отправлено письмо-предложение по факсу 01.04.2003 № 131/01-17
В дело №01-17 за 2003 г.
_______ 01.04.2002
или:
Издан приказ от 15.05.2003 № 42 «О создании экспертной комиссии»
В дело №01-01 за 2003 г.
________ 16.05.2003
Page 66

67. Отметка о поступлении документа в организацию

Реквизит проставляется на документе от руки или в форме
штампа в нижней части лицевой стороны первого листа
документа или на его обороте.
• Элементами данного реквизита являются: порядковый номер,
дата поступления документа в организацию, при необходимости
— часы и минуты.
• Если отметка о поступлении документа проставляется в виде
штампа, она выглядит следующим образом:
Page 67

68. Идентификатор электронной копии документа

Реквизит оформляется при изготовлении документа слева как нижний
колонтитул и представляет собой адрес электронной копии документа
в компьютерной базе данных, например:
С:Приказы125
Page 68

Реквизиты документа

Состав реквизитов :

• Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется  ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .
• Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

Схема расположения реквизитов

01 —  Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:  

• федеральных конституционных законов и федеральных законов;
• указов и распоряжений Президента Российской Федерации;
• постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
• постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;
• решений Конституционного Суда Российской Федерации;
• решений Верховного Суда Российской Федерации;
• решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;
• Президента Российской Федерации;
• Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
• Правительства Российской Федерации;
• Конституционного Суда Российской Федерации;
• Верховного Суда Российской Федерации;
• Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

• Администрации Президента Российской Федерации;
• полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;
• федеральных органов исполнительной власти;
• Генеральной прокуратуры Российской Федерации;
• Следственного комитета Российской Федерации;
• Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;
• Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;
• Счетной палаты Российской Федерации;
• Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;
• Центрального банка Российской Федерации.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

• Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;
• органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;
• органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;
• федеральных судов;
• органов прокуратуры Российской Федерации;
• следственных органов и учреждений Следственного комитета Российской Федерации;
• органов и учреждений Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;
• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

02 —  герб субъекта Российской Федерации

• помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
• Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

Герб субъекта РФ в многоцветном варианте:

• Законы субъекта РФ;
• постановлений Областной Думы;
• указов и распоряжений Губернатора субъекта РФ;
• постановлений и распоряжений Правительства субъекта РФ;
• решений Уставного суда субъекта РФ;
• Губернатора, Правительства субъекта РФ.

Герб субъекта РФ в одноцветном варианте:

• правовых актов иных органов исполнительной власти и должностных лиц субъекта РФ;
• избирательной комиссии субъекта РФ;
• Контрольно-счетной субъекта РФ;
• Уполномоченного по правам человека в субъекте РФ;
• мировых судей;
• иных государственных органов и должностных лиц субъекта РФ.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования)  

• размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления

03 —  эмблема организации или товарный знак ( знак обслуживания)

• Помещают на бланках организаций в соответствии с  уставом  ( положением об организации ).
• Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования. 
• Товарный знак (знак обслуживания) изображают на бланке с соблюдением требований части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации.
• Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель. Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации.

Пример оформления реквизитов: эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, ОГРН, ИНН на бланке письма

04 —  код организации

• проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) 1  или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов.
• В  бланках документов  код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации.
• Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления  бланков писем  

05 —   основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

• проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 1
• Государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., является основным государственным регистрационным номером (ОГРН). 2
• ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием. 3
• На  бланках писем  ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.

06 —  идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

• проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 
• Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН)  – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. 
• В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится  код причины постановки на учет (КПП) . 
• ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления  бланков писем .

07 —  код формы документа

• проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).  1
• Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.  2
• Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД.
• Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

-блока идентификации;

-блока наименований объекта классификации.

• Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

Пример кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД: 02112418 Учредительный договор.

08 —  наименование организации

• На  бланке  обязательно должно указываться  полное наименование организации , закрепленное в ее учредительных документах. 
• Сокращенное наименование организации  приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

09 —  справочные данные об организации

• включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.
•   ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»  не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

10 —  наименование вида документа

• составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000). 
• Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления  бланков конкретного вида документа  (кроме  письма ). В письме наименование вида не указывается. 
• Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Пример оформления реквизита «Вид документа» на бланке приказа

11 —  дата документа

• датой документа  ( реквизит  11) является:
• дата подписания документа (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.);
• дата утверждения документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.);
• дата события, зафиксированного в документе (протокол).
• Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).
• Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Пример оформления отметки для реквизита «Дата документа» на бланке письма

12 —  регистрационный номер документа

• состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Пример оформления отметок для реквизита «Регистрационный номер документа» на бланке письма

13 —  ссылка на регистрационный номер и дату документа

• включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
• Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документ

Пример оформления отметки для реквизита «Ссылка на регистрационный номер  и дату документа» на бланке письма

14 —  место составления или издания документа

• указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения

Пример оформления реквизита «Место составления или издания документа» на бланке приказа

15 —  адресат

• Реквизит «Адресат» оформляется на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения.
• В качестве  адресата  ( реквизит   15 ) могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
• При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже

Пример оформления реквизита «Адресат» на письме

16 —  гриф утверждения документа

• реквизит  официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа. 1
• Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. 2
• При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения

Пример оформления реквизита «Гриф утверждения документа»

УТВЕРЖДАЮ  Генеральный директор ЗАО «Термика»  Личная подпись          А.Г. Цицин  15.04.2009

17 —  резолюция

• Резолюция  —  реквизит , содержащий указания должностного лица по исполнению документа. 1
• Резолюция  ( реквизит  17), написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Пример оформления реквизита «Резолюция»

18 —  заголовок к тексту

• включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. 1
• Заголовок может отвечать на вопросы:
• о чем (о ком)?,
• например:
• Приказ о создании аттестационной комиссии;
• чего (кого)?,
• например:

Должностная инструкция ведущего эксперта

Пример оформления заголовка письма

19 —  отметка о контроле

•   реквизит  документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
• Отметку о контроле  ( реквизит  19) за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». 1
• Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Пример оформления реквизита «Отметка о контроле»

20 —  текст документа

• основная содержательная часть документа. 1
• Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации. 2
• Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке. 3
• Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. 

Пример оформления ссылки на документ-основание и нумерации пунктов

21 —  отметка о наличии приложения

• реквизит , содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах). 1
• Отметку о наличии приложения  ( реквизит  21), названного в тексте письма, оформляют следующим образом: 2
• Приложение: на 5 л. в 2 экз.
• Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. 3
• Например:

Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 

22 —  подпись

• Подпись  –  реквизит , содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица. 1
• В состав  реквизита «Подпись»  ( реквизит  22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). 

23 —  гриф согласования документа

• Гриф согласования  — реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
• Гриф согласования  (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
• Например:

СОГЛАСОВАНО

коммерческий директор ЗАО «Термика» Личная подпись       Е.Н. Ярославцева

Дата

24 —  визы согласования документа

• Виза  —  реквизит , фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
• Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).
• Согласование документа оформляют  визой согласования  (реквизит 24) документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. 2

Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись      А.С. Орлов

Дата

• При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: 3

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись      А.С. Орлов

Дата

• Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу
• Круг лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания

25 —  оттиск печати

• Печать —  устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
• Оттиск —  изображение клише печати на бумаге.
• Оттиск печати  ( реквизит  25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
• Документы заверяют печатью организации.
• Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Пример оформления реквизита «Оттиск печати»

26 —  отметка о заверении копии

• реквизит, используемый для придания копии правового статуса. 1
• При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита  «Подпись»  проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. 2

Например:

Верно

Инспектор службы кадров        Левченко           Т.С. Левченко

06.04.2009

27 —  отметка об исполнителе

• включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

В.А. Жуков

924 45 67

28 —  отметка об исполнении документа и направлении его в дело

• включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
• Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Например:

Отправлен факс от 09.04.2009 № 12

В дело № 05-10

Личная подпись

Дата

29 —  отметка о поступлении документа в организацию

• Отметка о поступлении документа  — реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
• Отметка о поступлении документа в организацию  ( реквизит  29) содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).
• Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

30 —  идентификатор электронной копии документа

• Идентификатором электронной копии документа  ( реквизит  30) является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.