Презентация на тему схемы расположения реквизитов

Скачать материал

Скачать материал

• Настоящий материал опубликован пользователем Ерохина Ирина Александровна. Инфоурок является
  информационным посредником и предоставляет пользователям возможность размещать на сайте
  методические материалы. Всю ответственность за опубликованные материалы, содержащиеся в них
  сведения, а также за соблюдение авторских прав несут пользователи, загрузившие материал на сайт

  Если Вы считаете, что материал нарушает авторские права либо по каким-то другим причинам должен быть удален с
  сайта, Вы можете оставить жалобу на материал.

  Удалить материал

• 

  • На сайте: 7 лет и 4 месяца
  • Подписчики: 0
  • Всего просмотров: 6387
  • Всего материалов:

    9

Описание слайда:

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 — место составления или издания документа;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — резолюция;
18 — заголовок к тексту;
19 — отметка о контроле;
20 — текст документа;
21 — отметка о наличии предложения;
22 — подпись;
23 — гриф согласования документа;
24 — визы согласования документа;
25 — оттиск печати;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка об исполнителе;
28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 — отметка о поступлении документа в организацию;
30 — идентификатор электронной копии документа.

Описание слайда:

В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.
В зависимости от типа и назначения документа, он может содержать не все реквизиты. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы.
К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Перечисленные выше реквизиты документа имеют строго определенное местоположение на бланке.

Описание слайда:

Применение реквизитов необходимо прежде всего для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушениями требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того , применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом.
Применение реквизитов необходимо прежде всего для придания документу юридической силы. Документ, оформленный с нарушениями требований стандарта, не имеет юридической силы. Кроме того , применение реквизитов ускоряет и облегчает не только процедуру подготовки документа, но и последующую работу исполнителя с документом.
Реквизиты документа не равноценны: одни необходимы для придания документу юридической силы (наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, подпись, гриф утверждения документа, печать), другие носят чисто служебный характер и необходимы для организации работы с документами, третьи выполняют учетную функцию и т.д. Часть реквизитов является реквизитами бланка, часть реквизитов используется при составлении и оформлении документа, есть реквизиты, оформляемые на стадии исполнения документа.

Описание слайда:

Строгое выполнение единых требований и правил оформления деловых документов обеспечивает:
Строгое выполнение единых требований и правил оформления деловых документов обеспечивает:
— юридическую силу документов;
— оперативное и качественное составление и исполнение документов;
— организацию быстрого поиска документов;
— осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.

Описание слайда:

Схема расположения реквизитов на документе

Описание слайда:

Расположение реквизитов документа на бланке формата А4
(угловой вариант бланка)

Описание слайда:

Расположение реквизитов документа на бланке формата А4
(продольный вариант бланка)

Описание слайда:

Оформление реквизитов

Описание слайда:

Государственный герб Российской Федерации
Описание Государственного герба Российской Федерации и порядок его официального использования установлены Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Законом установлено 3 варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита. Законом установлены также перечни органов власти и управления, имеющих право изображать тот или иной вариант герба на своих бланках, в частности, федеральные органы исполнительной власти (министерства, ведомства) имеют право на одноцветное изображение Государственного герба на геральдическом щите, например:
Изображение герба помещают на верхнем поле документа.

Описание слайда:

МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
_____________ №____________
Москва

Описание слайда:

Герб субъекта Российской Федерации
(герб муниципального образования)
изображают на бланках документов в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации (законами, уставами, конституциями краев, областей, республик, автономных образований и др.) и муниципальных образований (городов, районов, сельских населенных пунктов). Как правило, помещать изображение герба на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти, а также организации их подчинения.

По действующему у нас законодательству о местном самоуправлении муниципальные образования (города, районы, сельские населенные пункты) имеют право иметь собственные гербы, и хотя это ГОСТом на оформление и не предусмотрено, органы власти и управления муниципальных образований имеют право помещать на бланках документов изображение собственного герба — герба муниципального образования.

Описание слайда:

ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ
УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ НАРУЖНОЙ РЕКЛАМЫ, ИНФОРМАЦИИ И ОФОРМЛЕНИЯ ГОРОДА
ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
«ГОРОДСКАЯ РЕКЛАМА И ИНФОРМАЦИЯ»
П Р И К А З
___________________ №_________________

Описание слайда:

Допускается размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», например:

Описание слайда:

Эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания)
МВД России
ГУВД г. Москвы
Управление внутренних дел
Юго-Восточного
административного округа
ОТДЕЛ ПО БОРЬБЕ СЭКОНОМИЧЕСКИМИ ПРЕСТУПЛЕНИЯМИ

Сормовский пр., д. 13, к. 2, Москва, 109444
Тел.: 709-23-60, факс: 377-90-72
ОКПО ОГРН ИНН/КПП
______________ №________
На №_________ от _________

Описание слайда:

Наименование организации
Наименование организации — автора документа указывают на бланках в соответствии с учредительными документами организации (уставом или положением).
Наименование организации должно включать:
сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации, если она имеется;
указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное учреждение, муниципальное унитарное предприятие и т.д.);
собственное индивидуальное название организации;
сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации (сокращенное наименование в скобках помещают ниже полного);
наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа.

Описание слайда:

Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.
Если документ готовится совместно двумя или более организациями, то он составляется не на бланке, а на стандартном листе бумаге. В этом случае наименования организаций печатаются при изготовлении документа и размещаются в соответствии с их положением в иерархии органов управления. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Наименования организаций, занимающих равное положение, располагают на одном уровне.
Если организация расположена на территории субъекта Федерации, имеющего наряду с русским языком второй государственный язык — национальный (якутский, чувашский, татарский и др.), все реквизиты бланка указываются на двух языках, при этом реквизиты на русском языке оформляются угловым способом слева, а реквизиты на национальном языке – справа.

Описание слайда:

Код организации
Реквизит представляет собой код по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Код по ОКПО является цифровым и состоит из восьми знаков.
В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код организации проставляется под наименованием вида документа,
в письмах — в составе справочных сведений,
в унифицированных формах документов — вверху справа, в кодовой зоне.
Код организации используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и является элементом идентификации документа.

Описание слайда:

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нем сведений утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно Закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п. 8 Правил государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом предоставлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером юридического лица. Основной государственный регистрационный номер указывается, в том числе, во всех документах этого юридического лица наряду с его наименованием.
ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код.
ГОСТ Р 6.30-2003 выделяет ОГРН юридического лица в качестве реквизита, однако ОГРН в полном значении этого слова реквизитом не является, так как указывается в составе справочных данных и только в бланках писем, так же как и реквизиты 4 и 6 — код организации по ОКПО и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет.

Описание слайда:

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) — это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика — юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) указывается в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 5, 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н, 47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчетно-платежных документов».
ИНН состоит из последовательности цифр и содержит следующие сведения:
код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN);
порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);
контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному налоговой службой Российской Федерации (С).
С 1 января 2000 г. организации-налогоплательщики применяют ИНН во всех документах, используемых в налоговых отношениях, вместе с кодом причины постановки на учет (КПП). ИНН/КПП в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 указывается в бланках писем в составе справочных данных об организации.

Описание слайда:

Справочные данные об организации
Этот реквизит является принадлежностью бланка письма.
Он включает почтовый адрес, номера телефонов организации, код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) и другие сведения по усмотрению организации, например код телекса, адрес электронной почты, адрес web-страницы в Интернете и др.
Почтовый адрес организации в справочных данных бланка указывается в такой же последовательности, как и в реквизите «Адресат».

Описание слайда:

Наименование вида документа
Реквизит присутствует в бланках конкретных видов документов. Наименование вида документа в бланке печатается прописными буквами:
ПРИКАЗ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
и др.
В бланках писем наименование вида и разновидности письма не указывается.

Описание слайда:

Дата документа
В бланках документов, как правило, содержатся специальные отметки, указывающие место расположения этих реквизитов:

_____________№___________

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два основных способа оформления даты:
цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год:
05.04.2003;
словесно-цифровым способом: 05 апреля 2003 г.

Кроме того, стандарт разрешает оформлять дату в обратной последовательности — год, месяц, число: 2003.04.05, что соответствует международному стандарту на оформление дат.
Датой документа может быть дата:
подписания документа (в приказах, распоряжениях, указаниях, справках, докладных записках, письмах, договорах и др.);
утверждения документа (в положениях, инструкциях, правилах, штатных расписаниях, регламентах и др.);
события (в протоколах).

Описание слайда:

Нужно также иметь в виду, что датируются многие служебные отметки на документе, отражающие процедуру движения документа в ходе его подготовки и исполнения: резолюции, визы, отметка о поступлении документа в организацию, отметка о заверении копии, отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Описание слайда:

Регистрационный номер документа
– это условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при регистрации и является важным отличительным признаком, применяется для учета и последующего поиска документа.
Для внутренних документов это обычно порядковый номер, считая от начала года. Каждый вид документов имеет свою индикацию.

Реквизиты «Дата» и «Регистрационный номер документа» оформляются на одной строке левой половины заголовочной части документа и выравниваются по левой по границе документа:

11.10.2001 №______
Регистрация документа проводится после его подписания или утверждения.
И дата, и регистрационный номер могут записываться от руки или проставляться с помощью механического нумератора.

Описание слайда:

Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Этот реквизит используется только в бланках писем в виде отметки, указывающей место расположения реквизита:
На № _____ от __________
Конкретные сведения о документе вносятся при подготовке ответа на поступившее письмо.

Описание слайда:

Место составления или издания документа
Реквизит присутствует на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите «Справочные данные об организации».
Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления и включает только общепринятые сокращения (например: Москва, г. Тверь, пос. Богородское Калужской обл. и т.п.).
Место составления или издания документа не указывается, если название территории, на которой располагается организация, входит в ее официальное наименование, например: «Московский государственный университет имени М. В. Ломоносова» (за исключением случаев создания документа не в месте нахождения организации).
В бланках документов, авторами которых являются филиалы, отделения, представительства организации, указывается место нахождения последних.
При продольном расположении реквизитов бланка место составления или издания документа указывается по середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов — под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.

Описание слайда:

Адресат
Реквизит используется при оформлении деловых писем, располагается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении.
Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям, должностному или физическому лицу.
Если документ адресуется руководителю организации, то в этом случае реквизит «Адресат» оформляется следующим образом:
Генеральному директору ЗАО «Свема»
В.И. Горюнову

Должность лица, которому адресован документ, и фамилию указывают в дательном падеже. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией.
АОЗТ «Стройдеталь»
Главному специалисту
А.С. Смирнову

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:
Директору завода
«Эталон»
И.Н. Иванову

Описание слайда:

При оформлении реквизита «Адресат» целесообразно использовать сокращенные наименования организаций.
При оформлении реквизита «Адресат» целесообразно использовать сокращенные наименования организаций.
Документ может быть адресован в организацию или в структурное подразделение; наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

ОАО «Экспо-центр»

Муниципальное
предприятие «Контакт»

Главное управление юстиции
по г. Москве
Служба судебных приставов

Министерство образования РФ
Управление образовательных
программ

Не допускается адресование типа: «Предприятию «Контакт» или «В фирму «Маяк».

Описание слайда:

Допускается адресовать документ руководителю структурного подразделения или конкретному работнику, например:
Допускается адресовать документ руководителю структурного подразделения или конкретному работнику, например:
Управление нежилых
помещений
Главному специалисту
М.Ш. Стрельченко
Если письмо направлено нескольким адресатам, то в одном письме может быть оформлено не более четырех адресатов. Если адресатов больше четырех, адресата в письме указывают обобщенно, например:

Директорам
машиностроительных
заводов

При этом составитель готовит список на рассылку, в котором указывает названия организаций, которым следует разослать письмо, с их адресами.

Описание слайда:

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес:
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес:
Государственный университет
управления
Рязанский просп., 99, Москва,
109542

Описание слайда:

В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725, установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:
В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725, установлена следующая последовательность написания элементов почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:
наименование адресата (наименование организации — юридического лица или фамилия, имя, отчество физического лица);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывают при направлении документа в высшие органы государственной власти и управления (Президенту, Правительству Российской Федерации, в Конституционный Суд Российской Федерации и др.), в вышестоящую организацию, в подведомственные организации (филиалы, отделения, представительства) и постоянным корреспондентам.
Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.

Описание слайда:

Гриф утверждения документа
Отдельные документы получают юридическую силу после утверждения. Утверждаются организационно-правовые документы
(уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания),
планы, отчеты, некоторые виды актов и протоколов.
Перечень утверждаемых документов в каждой организации должен быть определен в Инструкции по делопроизводству.
Документ может утверждаться непосредственно руководителем (несколькими руководителями), распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа руководителем гриф утверждения документа оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ЗАО «Спецтехника»
_______ Н.В. Шмелев
12.08.2003

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Описание слайда:

При утверждении документа распорядительным документом, издаваемым руководителем или коллегиальным органом, в грифе утверждения указываются наименование документа, в котором зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер, при этом все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе и падеже, например:
При утверждении документа распорядительным документом, издаваемым руководителем или коллегиальным органом, в грифе утверждения указываются наименование документа, в котором зафиксировано решение об утверждении, его дата и номер, при этом все слова в грифе утверждения согласуются в роде, числе и падеже, например:

(Инструкция) УТВЕРЖДЕНА
общим собранием
акционеров (протокол
15.01.2003 № 1)
(Положение) УТВЕРЖДЕНО
Приказом председателя
Правления банка
от 30.04.2003 № 82

Описание слайда:

Строки реквизита «Гриф утверждения» можно выравнивать по левому краю или центровать относительно самой длинной строки.

Строки реквизита «Гриф утверждения» можно выравнивать по левому краю или центровать относительно самой длинной строки.

Описание слайда:

Резолюция
Поручение руководителя, в котором определяются организации, подразделения или работники, ответственные за выполнение документов, характер и сроки исполнения документа, называется резолюцией.
Резолюция может оформляться на свободном месте в заголовочной части документа или специальном бланке для резолюций. На документе резолюция пишется собственноручно руководителем и включает следующие элементы: фамилию (фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается работник, названный в резолюции первым.

Описание слайда:

Допускается оформление резолюций на специальных бланках для резолюций, изготавливаемых на бумаге формата А6. Бланк резолюции может иметь следующий вид:

Описание слайда:

Заголовок к тексту
Заголовок — краткое содержание документа. Заголовок составляется ко всем документам, за исключением писем, оформляемых на бланках формата А5, и писем с небольшим текстом.
Заголовок к тексту документа в соответствии с нормами русского языка отвечает на вопрос «О чем?» или «Чего?»:

(ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО) –
Об оказании научно-техничес-
кой помощи

Описание слайда:

Отметка о контроле
Реквизит «Отметка о контроле» означает, что срок исполнения документа контролируется службой ДОУ.
Отметку о контроле проставляют на верхнем поле документа справа, как правило, с помощью штампа «Контроль».

Описание слайда:

Текст
Текст документа — основная содержательная часть документа. В соответствии с видом документа выбираются композиционная структура текста, стиль изложения и языковые средства.
Текст документа может быть представлен в виде грамматически связного текста, текста-трафарета, анкеты или таблицы.
Тексты организационно-правовых документов (уставов, положений, инструкций, правил, регламентов и др.) состоят из разделов и подразделов, пунктов и подпунктов. Разделы и подразделы текста могут иметь самостоятельные заголовки. Все составные части текста нумеруются арабскими цифрами.
Тексты распорядительных документов (постановлений, решений, приказов, распоряжений, указаний), как правило, состоят из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй части — распорядительной — формулируются поручения.
Тексты информационно-справочных документов (служебные письма, докладные и служебные записки, справки и др.) состоят из двух-трех взаимосвязанных смысловых частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, в заключительной — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Описание слайда:

Отметка о наличии приложения
Этот реквизит используется в сопроводительных письмах. Отметка о наличии приложения размещается непосредственно под текстом от границы левого поля, без абзаца. Если документ, являющийся приложением, назван в тексте, отметку о приложении оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, не названное в тексте письма, то в отметке о приложении указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: I. Копия Устава ОАО «Сигма» на 15 л. в 1 экз.
2. Справка об экономическом состоянии предприятия на
З л. в 1 экз.

Описание слайда:

Если документ направляют в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Если документ направляют в несколько адресов, а приложение только в один адрес, отметка о приложении имеет вид:
Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.
Иначе оформляются приложения к распорядительным документам. При наличии приложений (графики, схемы, таблицы, списки, организационно-правовые документы — положения, инструкции, правила, регламенты и т.д.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение № 1); … (приложение № 2) или: согласно приложению № 1, в соответствии с приложением № 2.

Описание слайда:

На приложениях в правом верхнем углу печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу (распоряжению) или отдельному пункту документа относится приложение:
На приложениях в правом верхнем углу печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу (распоряжению) или отдельному пункту документа относится приложение:

Приложение № 2
к приказу генерального
директора
от 5 октября 2003 г. № 308
или:
Приложение № 1
к п. 3 распоряжения
председателя правления
от 18 марта 2003 г. № 46
Если приложением является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: … (прилагается), а на самом приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

Описание слайда:

Подпись
. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное, если документ оформлен на бланке), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия):
Исполнительный директор
ЗАО «Информационные системы ___________ Н.А. Федоров

или:
Исполнительный директор _______________ Н.А. Федоров
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей, например:
Генеральный директор ______________ М.А. Медведев
Главный бухгалтер ______________ И.И. Логинова

Описание слайда:

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор Президент компании
ООО «Крылатские холмы» ЗАО «Дальтраст»
________ В.М. Степанов _______ А.П. Миронов

Описание слайда:

Протоколы заседаний коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений) подписываются председателем этого органа и секретарем.
Протоколы заседаний коллегиальных органов (коллегий, советов, правлений) подписываются председателем этого органа и секретарем.
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
Председатель комиссии _______________ Н.В. Куликов
Члены комиссии _______________ К.М. Артемьева
_______________ С.П. Матвеев
_______________ В.А. Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица:

И.о. генерального директора __________ И.О. Тарасов
При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Описание слайда:

Гриф согласования документа
— реквизит, свидетельствующий об экспертизе документа в другой организации и ее согласии с содержанием документа. Гриф согласования может удостоверяться непосредственно подписью руководителя организации, проводившей экспертизу проекта документа, или указанием документа, в котором зафиксировано согласие организации с содержанием проекта документа. В зависимости от этого гриф согласования может оформляться одним из следующих способов:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания правления
ЗАО «Аудит-Рос» от 21.06.2003 № 10

Если документ, проходящий стадии согласования, имеет титульный лист, грифы согласования располагаются в нижней части титульного листа с правой и левой стороны, если грифов согласования более двух. На документах, не имеющих титульного листа, грифы согласования располагают на последнем листе документа на свободном месте под текстом.
Если грифов согласования много и они не умещаются на самом документе, их оформляют на отдельном листе — листе согласования, а на самом документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Описание слайда:

Если грифов согласования много и они не умещаются на самом документе, их оформляют на отдельном листе — листе согласования, а на самом документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Описание слайда:

Виза согласования документа
Реквизит, свидетельствующий о согласовании документа внутри организации.
Визирование документа проводится до подписания документа всеми заинтересованными лицами, то есть теми, кого затрагивает содержание документа.
Виза включает: должность визирующего, его подпись, инициалы и фамилию, дату, например:
Начальник юридического отдела ________ В.А. Сидоров
25.08.2003

При наличии замечаний по проекту документа визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела ________ В.А. Сидоров
25.08.2003

Организационно-правовые, распорядительные документы визируются на первом экземпляре. Для визирования в этом случае лучше использовать оборотную сторону последнего листа документа. Деловые письма визируются на втором экземпляре (копии), остающейся в деле организации — автора документа.
Допускается оформление виз на отдельном листе согласования.
Документ визируется исполнителем, руководителем подразделения, подготовившего проект документа, руководителями заинтересованных подразделений и ответственными лицами финансовых и экономических служб, если это необходимо, заместителем руководителя организации, курирующим подразделение, если документ подписывает руководитель, и всеми перечисленными лицами, кроме заместителя, если документ подписывается руководителем организации.

Описание слайда:

Оттиск печати
Так же как и подпись и некоторые другие реквизиты, печать относится к реквизитам, придающим документу юридическую силу.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми, материальными средствами и др. Необходимость заверения документа печатью, как правило, устанавливается нормативными актами.
Для установления определенного порядка заверения документов печатью необходимо, чтобы инструкция по делопроизводству организации содержала в качестве приложения перечень документов, заверяемых печатью организации.
Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица.

Описание слайда:

Оттиск печати на документе следует проставлять таким образом, чтобы он не захватывал подпись должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности, но не подпись должностного лица.

Описание слайда:

Отметка о заверении копии
Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Для придания юридической силы копии она должна быть соответствующим образом заверена. Заверения требуют также выписки из документов.
Копии документов заверяются специально уполномоченным для этого работником. Отметка проставляется на свободном месте в нижней части документа и включает: надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения; печать, например:
Верно
Инспектор общего отдела ________ М.В. Завалишина
07.06.2003 Печать

Описание слайда:

Отметка об исполнителе
Этот реквизит включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Исполнителем документа является тот работник, который составлял текст документа. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа служебного письма ближе к нижнему полю документа слева, например:
О.А. Никонова
924-45-67

Описание слайда:

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ, например:
Отправлено письмо-предложение по факсу 01.04.2003 № 131/01-17
В дело №01-17 за 2003 г.
_______ 01.04.2002
или:

Издан приказ от 15.05.2003 № 42 «О создании экспертной комиссии»
В дело №01-01 за 2003 г.
________ 16.05.2003

Описание слайда:

Отметка о поступлении документа в организацию
Реквизит проставляется на документе от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию, при необходимости — часы и минуты.
Если отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа, она выглядит следующим образом:

Описание слайда:

Идентификатор электронной копии документа
Реквизит оформляется при изготовлении документа слева как нижний колонтитул и представляет собой адрес электронной ко­пии документа в компьютерной базе данных, например:
С:Приказы125

1

Первый слайд презентации: Реквизиты документов. Правила оформления реквизитов

Изображение слайда

2

Слайд 2: ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Изображение слайда

3

Слайд 3: ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Изображение слайда

4

Слайд 4: Состав реквизитов и места их расположения

Изображение слайда

Изображение слайда

6

Слайд 6: Стандартом предусмотрено два варианта расположения реквизитов

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

9

Слайд 9: Правила оформления реквизитов

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

Изображение слайда

41

Последний слайд презентации: Реквизиты документов. Правила оформления реквизитов: Спасибо за внимание!!!

Изображение слайда

Пак Я.А. гр. 33821/6

используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р

6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.
Число реквизитов,характеризующих документы,определяется целями создания документа,его назначением,требованиями к содержанию и форме данного документа,способом документирования.

и оформлении организационно-распорядительных документов:

1. — Государственный герб Российской Федерации; 2.

— герб субъекта Российской Федерации; 3. — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4. — код организации; 5. — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 6. — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП); 7. — код формы документа; 8. — наименование организации; 9. — справочные данные об организации;
10. — наименование вида документа; 11. — дата документа; 12. — регистрационный номер документа; 13. — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14. — место составления или издания документа; 15. — адресат; 16. — гриф утверждения документа; 17. — резолюция; 18. — заголовок к тексту; 19. — отметка о контроле;
20. — текст документа; 21. — отметка о наличии приложения; 22. — подпись;
23. — гриф согласования документа; 24. — визы согласования документа;
25. — оттиск печати; 26. — отметка о заверении копии; 27. — отметка об исполнителе;
28. — отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29. — отметка о поступлении документа в организацию; 30. — идентификатор электронной копии документа.

с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

Государственный герб

Российской Федерации в многоцветном варианте.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте.

углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым

орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орёл увенчан двумя малыми коронами и – над ними – одной большой короной, соединёнными лентой. В правой лапе орла – скипетр, в левой – держава. На груди орла, в красном щите, – серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьём черного опрокинутого навзничь и попранного конём дракона.

Установлено три варианта изображения Государственного герба на бланках документов: многоцветный вариант на геральдическом щите, одноцветный вариант на геральдическом щите и одноцветный без геральдического щита.

Изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Реквизит «Герб Российской Федерации» используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Порядок использования изображения герба субъекта

Российской Федерации на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми органами государственной власти республик, краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов.

На бланках муниципального образования (городского, сельского поселения, нескольких поселений, объединенных общей территорией, части поселения, иной населенной территории), в пределах которого осуществляется местное самоуправление, при наличии муниципальной собственности, местного бюджета и выборных органов местного самоуправления может изображаться герб (гербовая эмблема) этого образования.

Герб (гербовая эмблема муниципального образования) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти этих образований в соответствии с уставами и иными нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

Герб (гербовая эмблема) субъекта Российской Федерации используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с

уставом (положением об организации).

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нём помещён Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.

Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» используется при изготовлении общего бланка, бланка письма, бланка конкретного вида документа.

(ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ)

на основании требований о ведении этих классификаторов и других взаимосвязанных с ними классификаторов.

В бланках документов код организации включают в состав справочных данных. При этом пишут ОКПО (или ОКОГУ) и проставляют код организации.

Код организации относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.

документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Государственный регистрационный номер записи о создании юридического

лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г., является основным государственным регистрационным номером (ОГРН).

ОГРН указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

На бланках писем ОГРН указывается в составе справочных данных об организации.

Примечание: В документах, регламентирующих использование ОГРН, существуют противоречия. В пункте 8 Правил ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нём сведений, утвёржденных постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438 указано, что ОГРН указывается во всех документах юридического лица. А в пункте 4.7. ГОСТа Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» указано, что данный реквизит проставляется только в бланке письма.

соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) –

это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учёт налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица.

В связи с особенностями учёта организаций, определённых положениями Налогового кодекса (статья 83), в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика (ИНН) организации вводится код причины постановки на учёт (КПП).

ИНН/КПП относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков писем.

На бланках писем ИНН/КПП указывается в составе справочных данных об организации.

формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам

электронной связи и сокращения количества возможных ошибок и является элементом идентификации документа, а также одним из средств достижения информационной совместимости документационных систем.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждённые министерствами (ведомствами) Российской Федерации – разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы

документа по ОКУД: 02(класс форм)11(подкласс форм) 241(регистр.номер)8(контр.число) Учредительный договор.

обязательно
должно указываться полное наименование организации, закреплённое в её учредительных

документах.

вышестоящей организации
её сокращённое наименование указывают
над наименованием организации (при

отсутствии сокращённого наименования
вышестоящей организации, над
наименованием организации указывают
полное наименование вышестоящей
организации).

Пример оформления реквизита
«Наименование организации» на
бланке письма организации.

Наименование на иностранном языке
воспроизводят в тех случаях, если оно
закреплено в учредительных документах
организации и располагают ниже
наименования на русском языке или справа.

почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.1

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» не лимитирует состав и объём сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП).

быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам

документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000).

Наименование вида документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков конкретного вида документа (кроме письма). В письме наименование вида не указывается.

Наименование вида документа пишется прописными буквами.

Пример оформления реквизита «Вид документа» на бланке
приказа

или зафиксированного в нём события. Т.о. датой документа является:

дата подписания

документа (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.);
дата утверждения документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчёт и др.);
дата события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой документационного обеспечения управления (ДОУ) при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. (05.06.2009.)

Допускается оформлять дату в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2009.06.05, а также использовать словесно-цифровой способ, например, 05 июня 2009 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, – обязательно.

цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрационный номер

документа (реквизит 12) состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Порядок регистрации документов и структура регистрационных номеров устанавливаются в инструкции по делопроизводству организации и распорядительных документах организации.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе

Пример оформления отметок для реквизита «Регистрационный номер документа» на бланке письма

регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан

ответ.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» оформляется преимущественно в письмах-ответах.
Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате
поступившего документа.
Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте
письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом:
На № ___________ от _________

Пример оформления отметки для реквизита
«Ссылка на регистрационный номер
и дату документа» на бланке письма

в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование

организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации, место составления может не указываться. Например, ОАО «Пермские авиамоторы» не указывает г. Пермь, а ОАО «Шарикоподшипник» необходимо указать – Москва.

В письме место издания помещается в реквизите «Справочные данные об организации»

частным лицам, представляемых руководству.

В качестве адресата могут быть организации, их

структурные подразделения, должностные или физические лица.

При адресовании документа организации или структурному подразделению их наименования указывают в именительном падеже.

Например: Федеральное архивное агентство

При этом если документ адресован структурному подразделению, то над его наименованием необходимо указать наименование организации.

Например: ЗАО «Термика»

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо.

Например: Администрации районов Московской области

При адресовании документа должностному лицу, его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел.

Например: Генеральному директору ЗАО «Термика» А.Г. Цицину

нахождения пользователя услугами почтовой связи с обязательным
указанием почтового индекса.
название

улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название района;
название республики, края, области, автономного округа (области);
название страны (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс..

правовом статусе документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально

издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции.

Резолюция,

как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

Пример оформления реквизита «Резолюция»

В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения,
допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги формата А6 или А7 с указанием регистрационного
номера и даты документа, к которому резолюция относится. Резолюция в форме поручения подшивается в дело
вместе с документом

документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может

отвечать на вопросы о чём (о ком)?

Например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)?

постановке документа на контроль.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают

буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Отметка о контроле проставляется в верхнем правом углу первого листа документа

на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов

Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации – русском языке.

Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении таблицы её графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.

В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты.

единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от

первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);
от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», ВНИИДАД считает возможным»).

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях:

письмо оформляется на должностном бланке;
письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12-15, Times DL размером 12-14 через один-два интервала. При использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае автором документа в зависимости от характера документа и назначения.

сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).1

Отметку о наличии приложения, названного

в тексте письма, оформляют следующим образом

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например: Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Пример оформления реквизита «Отметка о наличии
приложения» в письме

состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное,

если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Реквизит «Подпись» оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита «Текст» или «Отметка о наличии приложения».

Пример оформления реквизита «Подпись» на бланке
должностного лица

являющейся автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования документа состоит из

слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

лица с содержанием документа.

Визирование документа является его согласованием внутри организации

(или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее — виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Лист согласования может иметь различную форму.

лица посредством нанесения его оттиска на документ.

Оттиск — изображение клише

печати на бумаге, заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Пример оформления реквизита «Оттиск печати»

для придания копии правового статуса.При заверении соответствия копии документа подлиннику

ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется от поля без абзацного отступа.

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.).

Пример оформления реквизита «Отметка о заверении копии»

о непосредственном составителе документа.

Отметка об исполнителе включает в себя инициалы

и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

Пример оформления реквизита «Отметка об исполнителе»

исполнении документа и направлении его в дело – реквизит, определяющий

место хранения документа после завершения работы с ним.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Пример оформления реквизита
«Отметка об исполнении документа и направлении
его в дело»

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» оформляется от поля
без абзацного отступа.

реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.

Отметка о поступлении документа в

организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в
нижнем правом углу первого листа документа.

Пример оформления реквизита «Отметка о поступлении документа в
организацию».

(колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и

содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен текущий состав реквизитов, за исключением реквитиза под №30.

Пример оформления реквизита «Идентификатор
электронной копии документа»

и оформление реквизитов служебных документов
Виды бланков. Требования к оформлению бланков служебных документов

30 реквизитов для документов, входящих в УСОРД:
01 – Государственный герб Российской Федерации
02 – герб субъекта Российской Федерации
03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
04 – код организации
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/ КПП)
07 – код формы документа
08 – наименование организации
09 – справочные данные об организации
10 – наименование вида документа
11 – дата документа
12 – регистрационный номер документа
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа

даны в Приложении B к ГОСТ Р 6.30 – 2003

социальной информации:
ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций
ОКОГУ – Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления
Пример оформления реквизита в унифицированной форме документа:

Унифицированная форма № Т-1
Утверждена Постановлением Госкомстата РК от 05.01.2004 № 1

Код

0301001

02847208

Форма по ОКУД
________________________________________________________________ По ОКПО
(наименование организации)

Номер документа

Дата составления

ПРИКАЗ
(распоряжение)
о приеме работника на работу

ОКПО 02842708

Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/ КПП)
предоставляются в составе реквизита 09 «Справочные данные об организации» на бланке письма
Пример оформления реквизитов 05, 06

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«СТРОЙСЕРВИС»
Республики ул., д. 70, офис 2,
Г. Тюмень, 625000;
Тел.: (345) 240-16-18, факс: (345) 240-16-19;
E-mail: publik@stroi.ruE-mail: publik@stroi.ru; http://www.stroi.ru
ОКПО 12646278, ОГРН 1057700321563
ИНН/ КПП 77142112200/ 771001002

__________ № ____________
На № ______ от _________

Идентификационный номер налогоплательщика

Основной государственный регистрационный номер

общероссийский классификатор
управленческой документации
Пример оформления реквизита в унифицированной форме

учредительными документами и печатается прописными буквами

ТОВАРЕЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕНОСТЬЮ
«МАГНАТ»
ПРИКАЗ
12.02.2010 №6
г. Тюмень

Наименование организации

ниже наименования организации, входит в состав реквизитов бланка письма.

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«СТРОЙСЕРВИС»
Республики ул., д. 70, офис 2,
Г. Алматы, 625000;
Тел.: (345) 240-16-18, факс: (345) 240-16-19;
E-mail: publik@stroi.ruE-mail: publik@stroi.ru; http://www.stroi.ru
ОКПО 12646278, ОГРН 1057700321563
ИНН/ КПП 77142112200/ 771001002

__________ № ____________
На № ______ от _________

Госкомстата РК от 05.01.2004 №1

Код

0301027

Форма по ОКУД
___________________________________________________________________ по ОКПО
(наименование организации)

Номер документа

Дата составления

ПРИКАЗ
(распоряжение)
о поощрении работников

08 «наименование организации»

Способы оформления даты на документе
(цифровой и словесно-цифровой)
23.10.2001
03 октября 2001 г. или года
2001.10.23
Двадцать третье октября две тысячи первого года (способ не предусмотрен ГОСТ Р 6. 3 — 2003, используется при оформлении доверенности)

буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

Способы оформления реквизита
№ 18
№ 15/01-07
Порядковый номер дополняется индексом дела по номенклатуре
№ 15-ЛС или № 15-К
Способ используется при регистрации документации по личному составу
№ 90/97
Таким способом оформляется регистрационный номер документа, составленного двумя организациями

Реквизит располагается
Рядом с датой на одной строке
Под датой от левого поля
Иным способом в унифицированной форме

документа

документах, напечатанных на общем бланке или бланке конкретного вида документа. Располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа».

ГОСУДАРСТВЕННОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
УПРАВЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА
Республики Казахстан
В ЛЕНГЕРСКОМ РАЙОНЕ Г. ТАЛАС
ПОЛОЖЕНИЕ
17.02.2010 №25
г. Талас
Об адаптации

Место составления или издания документа

ПУШНИНА»

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО «Сибирская пушнина»
___Шилов___ А.Л. Шилов
03.02.2010

ИНСТРУКЦИЯ

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
А.Л. Шилов
03.02.2010

приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек, согласовывается с названием документа), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
II способ оформления:

ИЛИ

поручения
Срок исполнения
Подпись руководителя
Дата подписания резолюции

И.Н. Ивановой
Подготовить проект
договор с фирмой
«Заречье» к 13.02.2010
Семенов 01.02.2010

капитала общества

Об увеличении уставного капитала Общества

30.10.2001№285

О смене компании-перевозчика

10.04.2001№08/11-13

обеспечении контроля
за использованием
бланков документов
строгой отчетности

Контроль
12.03.2010

или

К

подписи

Способы оформления реквизита «подпись»
Используется, если документ оформлен не на бланке
Исполнительный директор Наумов А.Н. Наумов
Используется в случае, когда документ оформляется на бланке организации
Генеральный директор Васильев А.Б. Васильев
Возможно подписание документа несколькими должностными лицами
Директор Колосов В.П. Колосов
Главный бухгалтер Петрова А.В. Петрова
При оформлении документа на бланке должностного лица наименование должности не указывается
Афанасьев А.Л. Афанасьев
В документах, составленных комиссией, указывают не должностных лиц, а их обязанности
Председатель комиссии Дементьев Н.П. Дементьев
Члены комиссии Демин А.Л. Демин
Хохлов В.К. Хохлов
Савельев А.А. Савельев

организацией
Пример:

документом
Пример:

Совета
директоров Ворохов А.П. Ворохов

СОГЛАСОВАНО

Общее собрание Совета
директоров. Протокол от 10.02.2010 №2

наименование должности, подпись визирующего лица, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования
Пример:

Начальник юридического отдела
Сидоров В.А. Сидоров
25.01. 2001

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Орлов А.С. Орлов
26.01.2010

СОГЛАСОВАНИЙ К ПРОЕКТУ
______________________________________________от______№____
(название документа, после подписания дата, регистрационный номер)

.М. Петрова
20.01.2010

Проректор по учебной работе Д.С. Клементьев

инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Зав. архивным отделом Г.И. Кудряшов

А.С. Долгова
22 69 12

в дело

поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. В организациях с большим объемом документооборота при обработке поступающих документов могут использоваться другие штампы, например: «Документ получен в поврежденном виде»

Директор Г.В. Львова

САРАТОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА
Канцелярия
Вх. № 138 10 02 2010

проставляется в левом нижнем углу

Директор А.В. Петров

C:DOCUMПриказ6.doc

власти

Государственный герб Российской Федерации
Наименование федерального органа исполнительной власти
Должность лица, подписавшего документ
Подпись должностного лица
Вид документа
Место составления (издания) документа
Справочные данные о федеральном органе исполнительной власти
Адресат
Дата документа
Регистрационный номер документа

РФ, эмблема организации
Наименование организации
Место составления или издания документа
Для реквизитов «дата», «регистрационный номер» предусматривается место
Пример:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ГАЗПРОМ»
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО
В ЯМАЛО-НЕНЕЦКОМ АВТОНОМНОМ ОКРУГЕ

______ № ______
г. Салехард

РФ, эмблема организации
Наименование организации
Справочные данные об организации
Для реквизитов «дата», «регистрационный номер» предусматривается место
ОГРН, ИНН/КПП, код организации включается в состав реквизита «справочные данные об организации»
Указывается постоянная часть реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату документа»
Пример:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«ГАЗПРОМ»
ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО
В ЯМАЛО-НЕНЕЦКОМ АВТОНОМНОМ ОКРУГЕ

Республики ул., 9.78, г. Салехард,
629008, ЯНАО, Россия
Тел.: (34922) 4-69-45
Факс (34922) 4-69-46
gazpromgazprom@gazprom@yamalinfogazprom@yamalinfo.gazprom@yamalinfo.ru
Расчетный счет № 40702810800000001372
Филиал АБ «Газпромбанк»
ИНН/КПП 7736050003/ 890104001
БИК 047195753
_______ № __________
На № ____ от _________

конкретного вида документа
Наименование организации
Наименование вида документа
Место составления или издания документа
Для реквизитов «дата», «регистрационный номер» предусматривается место
Пример:

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТЮМЕНИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
____________ № _____________
г. Тюмень