Пресс конференция это специальное мероприятие которое проводит компания для представителей

Современная
теория PR рассматривает специальные
мероприятия как важный инструмент
специалиста по связям с общественностью,
поскольку, являясь эффективным средством
коммуникации с целевыми группами, они
обеспечивают паблисити и внимание
широкой аудитории.

Специальное
мероприятие — это тщательно спланированная
акция, которая проводится в рамках общей
коммуникационной программы и, как
правило, является одним из ее «ключевых»
этапов. Именно в момент проведения
специального мероприятия возможно
максимальное наполнение информационного
поля вокруг объекта.

Специалист
по PR способен превратить специальное
мероприятие в значимое для целевой
аудитории событие, придав ему эмоциональную
окраску. В свою очередь, понимание
важности планируемого события
общественностью будет способствовать
росту ее заинтересованности. Таким
образом, обозначенная ценность
мероприятия, нарушив привычный ход
жизни, принесет необходимую популярность,
привлекая внимание СМИ.

Очень
часто специальное мероприятие
«привязывают» к особым корпоративным
датам и событиям, т.к. это позволяет
удвоить его эффективность, кроме того,
появляется широкое поле для творческой
деятельности. Например, при выпуске
нового продукта компания может провести
серию презентаций не только для первичной
целевой аудитории, но и для поставщиков,
оптовых покупателей, местных
административных органов и т.д. А применив
творческий подход, например подарив
продукт известной личности, компания
закладывает основы положительного
имиджа не только своего товара, но и
самой организации.

Организация
специального мероприятия направлена
не только на привлечение внимания
общественности и СМИ. Не менее важными
целями являются:

  °
создание, поддержание и развитие
положительного имиджа компании или ее
продукта,

  ° взаимодействие с
целевыми общественными группами (в том
числе поддержание внутрикорпоративных
отношений),

  ° получение обратной
связи, что позволяет провести анализ
эффективности деятельности и стратегии,

  °
демонстрация уровня развития компании,
масштабов ее деятельности,

  °
создание дополнительного источника
информации о компании.

К
технологиям построения отношений со
СМИ относятся специальные мероприятия,
проводимые специалистами СО. Они являются
как первым шагом к установлению
взаимодействия, так и регулярной
деятельностью служб СО с представителями
медиа. Первой можно назвать пресс-конференцию
— мероприятие, наиболее популярное в
области связей с общественностью.
Пресс-конференция представляет собой
заранее спланированную и подготовленную
акцию, которая основана на тщательно
отобранном информационном поводе,
который сможет привлечь внимание
интересующих компанию сторон. Целью
пресс-конференции является распространение
новой информации, при необходимости
включающей в себя так же фотографии или
документы. Такая встреча с журналистами
ускоряет поступление сообщения в
редакции, плюс PR-специалист позиционирует
свою организацию как достоверный и
полезный источник материала для СМИ
благодаря тому, что, во-первых, на
пресс-конференции приглашаются авторитеты
в своей сфере деятельности, а во-вторых,
журналисты могут задавать уточняющие
или наиболее их интересующие вопросы,
к тому же организаторы мероприятия
дополнительно снабжают своих гостей
дополнительным материалом в виде
пресс-релизов, текстов выступлений,
фотографий или же документов.

Как
разновидность
выделяются виртуальная пресс-конференция и видеоконференция.
Виртуальная пресс-конференция проводится
в Интернете, этот вид относительно
новый, но уже завоевал популярность
среди специалистов по СО. К плюсам
виртуальной пресс-конференции относят
свободный доступ аккредитованных СМИ
к итогам мероприятия, опубликованных
в Интернете, затем глобальность (участники
конференции могут находиться на разных
континентах), долгосрочность материала
(доступ к нему круглосуточный на
протяжении длительного времени) и в
ходе мероприятия журналисты могут
задавать уточняющие вопросы, а так же
менять ход беседы. Еще одним достоинством
такой пресс-конференции является
возможность обдумать вопросы, задаваемые
журналистами, и сформулировать наиболее
выигрышный ответ. Представители СМИ
порой формулируют весьма сложные
вопросы, требующие некоторого времени
на их осмысление, так же PR-специалист
имеет возможность «отсеять» вопросы
бестактные или невыигрышные. Второй
вид пресс-конференции — видеоконференция.
Связь может осуществляется между
участниками с разных континентов при
помощи спутникового телевидения. Такая
акция чаще проходит у крупных
транснациональных компаний с широко
разбросанной по всему миру филиальной
сетью. Среди малых бизнес-сектров такое
мероприятие практически не практикуется,
поскольку связь с помощью спутникового
телевидения очень дорогая.

Следующий
вид мероприятия, направленный на
построение отношений со СМИ, — брифинг.
Брифинг — это короткая по времени встреча
журналистов с представителями
пресс-отдела, посвященная промежуточным
событиям в компании. Во время брифинга
пресс-секретарь зачитывает новый
документ, сообщает о факте, имевшем
место в жизни компании, либо поясняет
занятую позицию своей организации на
данном этапе. Брифинг информирует
журналистов об итогах завершенной
работы, произошедшего события, о принятом
решении, позиции, оценке. Брифинг носит
односторонний характер: предоставление
СМИ информации пресс-секретарем без
дополнительных вопросов со стороны
вторых и без дискуссий. От пресс-конференции
этот вид мероприятия отличается,
во-первых, меньшим масштабом, во-вторых,
более мобильной формой общения с прессой,
и, в-третьих, поскольку в брифинге
доминирует односторонняя связь, эта
встреча не заканчивается ни коктейлем,
ни фуршетом, в общем, контакты с
журналистами нежелательны. Поскольку
к брифингу прибегают тогда, когда хотят
донести свою интерпретацию уже имеющихся
сведений о каком-либо событие, новости,
то общение с прессой после такой встречи
может привести к утечке неофициальной
информации, тем самым подорвав планы
пресс-службы.

Основной
целью брифинга является удовлетворение
информационных потребностей аудитории.
Изложение темы брифинга может быть
предложено журналистам только для
уточнения основных идей и фактических
подробностей, таких как ФИО действующих
лиц, даты, статистические данные,
специальные термины, официальные
названия документов и прочее. Личные
мнения, цитаты, оценки отсутствуют.
Журналисты получают оперативную
информацию из первых рук, которая должна
обнародовать официальную точку зрения.
Отсутствие комментариев от источника
информации объясняется срочностью
донесения новостей. Комментарии
появляются чуть позже в колонках
обозревателей.

Для
журналистов этот вид мероприятия хорош
тем, что, например, в коммерческих
структурах брифинг организуется для
СМИ с целью разъяснения им тонкостей
функционирования сложного механизма
рыночной экономики или разъяснения
сложившийся экономической ситуации на
данный момент. К тому же выступление
информатора может сопровождаться
статистическими данными, схемами и
чертежами. Это помогает журналистам
разобраться в специфической информации
и не допустить ошибок в своих публикациях.
Ту же цель преследует пресс-служба при
освещении узкоспециальной или
научно-технической проблематики.

В
практике СО при установлении взаимоотношений
со СМИ используется и такой вид мероприятия
как пресс-тур.
Пресс-тур — это информационное мероприятие,
к примеру, экскурсия, организованная
для журналистов, довольно популярное,
особенно среди представителей телевидения.
Журналисты в ходе пресс-тура имеют
возможность побывать на месте событий
лично и предоставить затем своим
читателям (зрителям, слушателям) подробный
материал, приложив к нему эксклюзивные
фотоснимки, аудио- и видеозаписи. Доверие
к их изданиям соответственно становится
выше, тем самым выше становится доверие
и к PR-службам, организующим такой вид
мероприятия. К тому же пресс-тур
представляет собой неизбитую форму
работы с представителями медиа.

При
организации пресс-тура первым делом
службой СО разрабатывается интересный
и привлекательный для СМИ информационный
повода, если такого не имеется, то он
искусственно создается. После повода
пресс-служба продумывает сценарий
мероприятия, культурную программу и
подготавливает материал, который может
понадобиться журналистам во время
пресс-тура. И, наконец, на пресс-тур
приглашают целевые СМИ.

При
приглашении журналистов учитывается
то, что не все редакции способны
отправиться в пресс-тур, поэтому группа
набирается небольшая, к тому же при
малом количестве человек легче подготовить
материально-техническую базу. Пресс-служба
снабжает СМИ до поездки базовой
информацией, которую обычно отправляет
по электронной почте, сюда включается
описание будущего пресс-тура, номера
телефонов по которым можно получить
дополнительные сведения, чтобы журналисты
знали, к чему им готовиться. К тому
организация-организатор берет на себя
все финансовые затраты, кроме личных
затрат участников. Здесь есть маленький
нюанс: иногда редакции настаивают на
том, что сами оплачивают поездку, ибо
их аудитория может подвергнуть сомнению
публикуемый в будущем материал, считая,
что положительные отзывы «куплены»
организаторами мероприятия.

Недостатком
пресс-тура выступают высокие организационные
затраты, включающие оплату транспорта
для СМИ, проживание, питание участников,
иногда страховку и оформление визы. К
тому же необходимо качественное
обеспечение технической и коммуникационной
поддержки. Поэтому, если компания решила
организовать пресс-тур, сначала она
должна удостовериться, что, во-первых,
повод для пресс-тура серьезный, и,
во-вторых, тема вызывает повышенный
интерес у СМИ и у общественности.

Следующей
формой установления связи с миром прессы
является пресс-завтрак (иногда
пресс-ланч). Пресс-завтрак представляет
собой организованную пресс-службой
неформальную встречу экспертов компании
с редакторами ведущих средств массовой
информации. Цель таких встреч в узком
кругу — это кулуарное обсуждение с глазу
на глаз представителей двух лагерей
сложных проблем в данный период времени.
К тому же пресс-завтраки помогают
специалистам СО просканировать мнения
журналистского сообщества по деликатным
вопросам деятельности и политики
компании-организатора. Это необходимо,
чтобы проверить почву, как представители
медиа и целевая аудитория могут
отреагировать на принятие разных решений
руководством.

Неофициальная
обстановка благотворно сказывается на
отношении СМИ к компании, по сути это
индивидуальная работа с журналистами.
Правильный подход, обсуждение насущных
проблем, предоставление неофициальной
информации, интерес к мнению журналистов
повышает уровень доверия к пресс-службе
компании, а так же способствует укреплению
чувства значимости каждого из
представителей СМИ. Специалист СО может
не сомневаться, что редакции оставят
без внимания в следующий раз его компанию.

Говоря
далее о неофициальных мероприятиях,
организуемых для СМИ, имеет место
вспомнить такие,
как организация встреч с журналистами без галстуков, клубный вечер, а
так же встречис главными редакторами СМИ.

Встреча
с главными редакторами СМИ
проводится для выявления специфики их
направления или редакторской политики,
для знакомства с творческим портфелем
или презентации новых СМИ для дальнейшего
сотрудничества с ними.

Клубный
вечер предназначен для совместного
отдыха СМИ и СО, представляет собой
неформальное новостное мероприятие,
не предполагающее широкой публикации
материалов в СМИ. Задача — это вовлечение
журналистов в программу, служащую целям
и задачам компании-организатора.

Встречи
с журналистами без галстуков — это менее
регулярное PR-мероприятие. Тематика
таких встреч не детализирована, скорее
это неформальный повод для общения с
представителями СМИ. По характеру
напоминает пресс-завтрак, когда при
удобном моменте журналисту предоставляется
неофициальная информация с целью анализа
реакции на нее. Если реакция будет
негативной, то есть возможность «отыграть
назад», а именно напомнить журналисту,
что информация носит предварительный
характер, неточна и будет корректироваться.

Особой
формой взаимодействия СО и СМИ
является пресс-клуб (пресс-пул).
В состав пресс-клуба входят тщательно
отобранные представители медиа, которые
специализируются в конкретной области
бизнеса, общественной жизни, политической,
культурной и др. Цель пресс-клуба — это
установление дружеских отношений с
авторитетными журналистами, профессионалами
своего дела, чьих мнений прислушивается
общественность. Участие в пресс-клубах
предоставляет представителям СМИ много
возможностей. Во-первых, организаторами
пресс-клубов приглашаются на конференции,
интервью и пр. мероприятия крупные
эксперты из разных областей, которые
представляют особый интерес для СМИ,
поскольку могут предоставить ценные
материалы: новые данные, оригинальный
анализ, интересный прогноз, серьезные
умозаключения, что вызовет интерес у
аудитории медиа.

Во-вторых,
организаторами так же используется
метод «эксклюзивности», когда все
вышеперечисленные примеры ценных
материалов предоставляются первым
делом участникам пресс-клуба, а значит,
последние обеспечены спросом на свое
творчество.

В-третьих,
при организации пресс-туров места
предоставляются в первую очередь так
же журналистам из пресс-клуба, а это
значит, что они обеспечены интересными
маршрутами, будут заранее информированы,
им уготованы встречи с различными
интересными персонами, они обеспечены
VIP-обслуживанием.

И,
в-четвертых, по окончанию новостной
части наступает неформальная, куда
включают культурно-развлекательную
программу, такую, например, как футбольные
матчи, боулинг-турниры, бильярд, показ
мод и др.

Такие
методы играют на руку пресс-службе:
журналисты обеспечены всем, вплоть до
увеселительных мероприятий. Пресс-клуб
— это определенный запас прочности,
которым пресс-службы могут воспользоваться
в критические моменты для организации.

Интервью является
еще одной формой взаимодействия со СМИ,
относится к индивидуальной работе с
журналистами. Интервью различают очное
(личная встреча), заочное (в письменном
виде или длительное во времени) и
виртуальное (в Интернете). Очное интервью
больше нравится журналистам, потому
что они имеют возможность установить
непосредственный контакт с интересным
собеседником, задавать дополнительные
вопросы, возникшие в ходе беседы, а так
же наблюдать реакцию интервьюируемого,
что способствует установлению доверия
со стороны журналиста. Минусом очного
интервью для специалиста по PR является
невозможность корректировать неудачные
ответы, особенно если оно записывалось
на специальные устройства. Заочное
интервью больше пользуется успехом у
PR-специалистов, чем у журналистов.
Журналисты понимают, что полученные
ответы будут тщательно спланированы
не самим интервьюированным, а целой
пресс-службой. Главный персонаж внесет
лишь незначительную часть в поправку
ответа. Виртуальное интервью — это
мероприятие, которое смогло избежать
недостатков обоих традиционных видов
интервью, по своему характеру напоминает
виртуальную пресс-конференцию.

И,
наконец, презентацию так
же можно отнести к специальным мероприятиям
СО по отношению к СМИ. При появление
нового продукта, услуги, открытия, либо
возникновения на публичной арене нового
лица пресс-службы заинтересованы в
представлении СМИ информации о
вышеперечисленном. Журналисты имеют
возможность издать свежий и интересный
материал о рождении чего-то нового, что,
естественно, заинтересует их аудиторию.
Так же поводом для презентации могут
стать результаты деятельности компании.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

С организацией пресс-мероприятия рано или поздно сталкивается любой пиарщик, ведь несмотря на бурное развитие соцсетей и мессенджеров живое общение с журналистами пока еще никто не отменял. Но какой именно формат общения со СМИ выбрать? В каком случае уместно устроить пресс-конференцию или пресс-ланч, а в каком имеет смысл организовать целый пресс-тур? Сегодня на Pressfeed постараемся в этом разобраться.

Пресс-конференция

Пресс-конференция — самый распространенный формат встречи с представителями СМИ. Цель — поделиться значимым инфоповодом, опровергнуть недостоверную информацию, предоставить журналистам возможность взять комментарии у труднодоступных в обычное время спикеров.

Основные правила

1. Средняя продолжительность пресс-конференции составляет обычно плюс-минус один час.

2. Обязательно должна быть презентационная часть.

«5 шагов к гарантированной публикации». Скачайте прямо сейчас

3. В пресс-конференции обычно участвуют несколько спикеров.

4. 30-40 минут составляют выступления спикеров. В среднем 15-20 минут отводится на вопросы журналистов.

О пресс-конференциях во всех подробностях мы уже рассказывали в статье «Как организовать и провести успешную пресс-конференцию», так что не будем повторяться, а перейдем к следующим форматам пресс-мероприятий.

Пресс-брифинг

Пресс-брифинг — по сути, тоже пресс-конференция, только короткая. Цель — быстро проинформировать журналистов, сделать заявление или прокомментировать ситуацию, что называется, по горячим следам.

Основные инфоповоды для организации пресс-брифинга

1. Скандалы, которые так или иначе коснулись той структуры, которая вынуждена устроить пресс-брифинг. Это может быть, например, обнаружение опасного для здоровья ингредиента в производимой компанией продукции, негатив, распространяемый о компании и вызвавший большой общественный резонанс, ставшая публичной информация, порочащая репутацию руководителей компании и т. д.

2. Чрезвычайные происшествия — например, массовые отравления, производственные травмы, аварии и т. д.

3. Геополитические события, влекущие за собой значимые изменения в работе организации.

Презентационная часть в пресс-брифинге отсутствует. Спикеры сразу излагают свою позицию по заявленной теме. Само мероприятие длится не более 30 минут, включая время, которое отводится на вопросы журналистов.

Устраивать пресс-брифинги в силу их специфики приходится оперативно. Поэтому имеет смысл заранее собрать «тревожный чемоданчик» — составить себе план действий.

Продумайте, где может проходить пресс-мероприятие. Такой формат не требует обязательной рассадки приглашенных журналистов и аренды конференц-зала, хотя и не исключает подобного варианта. Чаще всего пресс-брифинг проводится стоя, нередко в холле гостиниц, аэропорту, главном офисе компании, здании администрации и т. д.

Выберите спикера, который будет озвучивать ключевую информацию. Брифинг не предполагает большого количества выступающих, это должны быть максимум два человека. Они должны четко и аргументированно изложить позицию компании, предоставить журналистам факты, цифры и т. д.

Важно четко определить, какая именно тема будет освещаться на пресс-брифинге. Включить в повестку сразу несколько вопросов не получится, учитывая краткость формата. Готовить развернутую презентацию, содержащую аналитику, статистику, графики и т. д., для такого мероприятия, как пресс-брифинг, не нужно.

Смотрите также:
Правила PR: как делать успешные пиар-кампании

Пресс-ланч

Пресс-ланч — менее формальный, нежели пресс-конференция и брифинг, но довольно эффективный формат коммуникации с прессой. Такое пресс-мероприятие предполагает встречу журналистов с первыми лицами компании и общение во время завтрака или обеда. На встрече можно обсудить проблемы, связанные с работой компании, новый продукт или услугу, значимый спецпроект, организовать серию мини-интервью со спикерами.

Концепция пресс-ланча хороша, если нужно поближе познакомиться с журналистами из своей отрасли, узнать реакцию представителей СМИ на те или иные вопросы и, исходя из этого, выстраивать дальнейшее сотрудничество. Как правило, такое пресс-мероприятие организуют для узкого круга представителей СМИ из профильных изданий.

Обычно инфоповод для пресс-ланча не является срочным, сенсационным по своей сути, а значит лучше выбрать для мероприятия день, свободный от громких премьер, презентаций, выставок, так, чтобы журналисту не пришлось «разрываться» между несколькими событиями одновременно.

Центральное место в процессе подготовки занимает поиск локации. Выбранная площадка должна отвечать следующим требованиям:

• удобное территориальное расположение;
• уютный, стильный интерьер;
• комфортная внутренняя планировка;
• хорошее меню и высокий уровень обслуживания.

Конечное решение принимается исходя из ряда факторов: бюджета, впечатления, которое хочется произвести, задач, стоящих перед компанией. Тематика встречи также может задавать тон общей концепции пресс-ланча.

Смотрите также:
Как организовать и провести успешную пресс-конференцию. Чек-лист

Обязательно позаботьтесь о приветственном слове для спикеров. Речь не должна быть слишком длинной и перегруженной фактами. Достаточно будет вступления в формате знакомства.

Выбор темы встречи — это, скорее, определение общего вектора, от которого можно и нужно отклоняться в ходе беседы со СМИ. Цель пресс-ланча — доверительная беседа с журналистами на интересующие их темы. А это значит, что вопросы могут носить спонтанный характер, и предусмотреть заранее все возможные ответы, конечно, невозможно. Так что будьте готовы к тому, что на пресс-ланче вам и вашим спикерам, вероятнее всего, придется импровизировать.

Пресс-тур

Пресс-тур — продолжительное мероприятие, цель которого получить объемные публикации в СМИ. Такой формат коммуникации подойдет, если компания хочет поближе познакомить общественность со своей деятельностью, рассказать о достижениях, истории, презентовать значимый продукт или, допустим, пригласить журналистов на открытие нового производства.

Зачастую пресс-туры организуют для журналистов из других городов и стран. Само по себе мероприятие довольно масштабное, и его подготовительная часть занимает не меньше, а иногда и в разы больше времени, чем сам пресс-тур.

Важно позаботиться о встрече, трансфере, проживании, питании журналистов, сопровождении их по маршруту пресс-тура, включая все запланированные мероприятия. Особого внимания заслуживает вопрос аренды конференц-залов, оснащенных необходимой аппаратурой.

Помимо чисто организационных и технических аспектов нужно отработать контентную составляющую. На каждый день, для каждой встречи журналистов со спикерами нужно продумать, прописать и отрепетировать выступления, а также подготовить сопроводительные материалы.

Смотрите также:
Пресс-конференция на другом конце страны: 6 правил грамотной организации

Круглый стол

Круглый стол — это форма пресс-мероприятия, позволяющая обсудить какую-то идею или проблему, которая имеет высокий градус общественной значимости.

Участниками круглого стола обычно становятся представители науки, бизнеса, общественных организаций и т. д. То есть, важно найти и пригласить сведущих в той или иной проблематике спикеров. Обойтись участием только представителей компании тут не получится.

Все вопросы и топики утверждаются с участниками заблаговременно, примерно за пару недель до даты проведения круглого стола, чтобы у приглашенных было время на подготовку. Заранее составляется план и прописывается очередность выступлений, а также их продолжительность.

Число участников должно быть не более 15 человек, иначе люди просто не успеют высказать свою точку зрения и подискутировать с коллегами. У круглого стола обязательно должен быть модератор, который будет контролировать продолжительность выступлений и ход всего мероприятия.