Если компания приглашает иногороднего сотрудника на работу, то не редко ей приходится предоставлять ему жилье. Эти расходы могут составить приличную сумму и, понятно, что компания заинтересована отнести их на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Может ли она это сделать безболезненно? В статье поговорим о том, как учесть аренду жилья для работника или возмещение ему расходов на наем жилья для целей налогообложения.
Условия для включения в состав расходов оплаты аренды жилья для сотрудника
Для того, чтобы организация могла учесть в составе расходов суммы аренды жилья для сотрудника, необходимо выполнение двух условий:
- предоставление жилья сотруднику должно быть предусмотрено трудовым договором;
- сумма арендной платы, как доход в натуральной форме, должна являться составной частью заработной платы сотрудника.
Если организация компенсирует непосредственно сотруднику арендную плату, которую он самостоятельно уплачивает арендодателю за съемное жилье, то согласно официальному мнению, подобные выплаты не являются оплатой за выполнение трудовых функций и, соответственно, на основании п. 29 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли. Эта позиция выражена в Письмах ФНС РФ от 12.01.2009 № ВЕ-22-3/6, Минфина РФ от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823, от 22.10.2013 № 03-04-06/44206, от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369, от 04.04.2013 № 03-04-06/11060.
Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на курсах повышения квалификации в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер».Документы, подтверждающие затраты организации на оплату проживания сотрудника:
- трудовой договор, который предусматривает оплату организацией проживания сотрудника;
- договор аренды жилья;
- платежное поручение на перечисление арендной платы.
Учет в налоговых расходах оплаты аренды жилья для сотрудника при ОСНО
Доля заработной платы, выплачиваемая в натуральной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы (ст. 131 ТК РФ). Поэтому затраты организации на оплату арендованного жилья для сотрудника могут быть учтены в составе расходов на оплату труда, в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника, с учетом премий и надбавок, при условии, что это предусмотрено трудовым договором.
Учет в налоговых расходах оплаты аренды жилья для сотрудника при УСН
Согласно пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при расчете единого налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, организации могут уменьшить полученные доходы на расходы на оплату труда. При этом расходы на оплату труда принимаются в порядке, предусмотренном ст. 255 НК РФ, то есть, аналогичном, как и для расчета налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).
Следовательно, расходы организации, применяющей УСН, связанные с оплатой аренды жилья за сотрудника, являются частью заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме, которая учитывается при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника, с учетом премий и надбавок, при условии, что это предусмотрено трудовым договором. Данная позиция отражена в письмах Минфина РФ от 05.02.2016 № 03-11-06/2/5880, от 14.07.2017 № 03-11-06/2/45197, от 15.12.2015 № 03-11-06/2/73266.
НДФЛ с доходов сотрудника в натуральной форме
Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы по НДФЛ, учитываются все доходы, полученные сотрудником, как в денежной, так и в натуральной формах. К доходам, полученным в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) организацией за сотрудника товаров (работ, услуг) или имущественных прав (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, часть заработной платы, выплаченная сотруднику в натуральной форме, путем оплаты за него стоимости аренды, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.
Организация, независимо от применяемой ею системы налогообложения, является налоговым агентом по НДФЛ, поэтому она обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ. Налоговой базой для расчета НДФЛ, в данном случае, является сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за сотрудника. Ставка НДФЛ с дохода в натуральной форме, применяется та же, что и к заработной плате в денежной форме.
Датой получения дохода в натуральной форме является дата оплаты арендодателю арендной платы (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). НДФЛ с заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме, может быть удержан при фактической выплате сотруднику заработной платы в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ) (Письма Минфина РФ от 23.01.2018 № 03-04-06/3201, от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823, от 03.10.2017 № 03-04-06/64421).
Страховые взносы с доходов сотрудника в натуральной форме
Сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за аренду жилья для сотрудника, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке, как выплата в рамках трудовых отношений (Письма Минфина РФ от 19.02.2018 № 03-04-06/10129, Минтруда РФ от 02.03.2016 № 17-3/В-84).
Бухгалтерский учет оплаты аренды жилья для сотрудника
Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом МФ РФ от 31.10.2000 № 94н, расходы на оплату труда, в том числе в натуральной форме, отражаются с использованием счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Перечисление арендной платы арендодателю отражается по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
В бухгалтерском учете расходы организации на оплату аренды жилья для сотрудника отражают следующим образом:
Д 76 К 51 — Перечислены денежные средства арендодателю за аренду жилья
Д 70 К 76 — Оплата стоимости аренды жилья учтена в составе заработной платы
Д 26 (20, 44) К 70 — Заработная плата учтена в составе затрат
Д 26 (20, 44) К 69 — Начислены страховые взносы на заработную плату
Д 70 К 68.2 — Удержан НДФЛ при выплате заработной платы
Заполнение расчета 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ при выплате дохода сотруднику в натуральной форме
Заполнение расчета по форме 6-НДФЛ при выплате сотруднику дохода в натуральной форме рассмотрено в Письмах ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-3-11/3605@, от 28.03.2016 № БС-4-11/5278@. Расчет заполняется следующим образом:
Раздел 1 расчета 6-НДФЛ
Строка 020 — сумма дохода в натуральной форме (сумма арендной платы)
Строка 040 — сумма НДФЛ, исчисленная с дохода в натуральной форме
Строка 070 — сумма НДФЛ, удержанная из дохода сотрудника, полученного в денежной форме
Если остается сумма НДФЛ, не удержанная налоговым агентом, то она указывается по строке 080.
Раздел 2 расчета 6-НДФЛ
Строка 100 — дата получения дохода в натуральной форме (день перечисления арендной платы арендодателю)
Строка 110 — дата выплаты дохода в денежной форме (день фактической выплаты заработной платы)
Строка 120 — первый рабочий день, следующий за днем фактической выплаты заработной платы (п. 6 ст. 226 НК РФ)
Строка 130 — сумма дохода, полученного в натуральной форме
Строка 140 — сумма НДФЛ, удержанного с дохода в натуральной форме
В справке 2-НДФЛ доход сотрудника в натуральной форме отражается в том месяце, когда указанный доход передан сотруднику, с кодом дохода — 2530 «Оплата труда в натуральной форме».
В соответствии с п. 1 ст. 230 НК РФ, в справке 2-НДФЛ указываются коды доходов и вычетов в соответствии с Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387:
- в Приложении № 1 — коды видов доходов
- в Приложении № 2 — коды видов вычетов
Пример: заработная плата сотрудника составляет 50 000 рублей в месяц. Срок выплаты заработной платы 10 числа месяца, следующего за оплачиваемым месяцем. Организация ежемесячно 5 числа оплачивает за сотрудника аренду жилья в сумме 18 000 рублей.
В бухгалтерском учете, в составе расходов, организация учитывает в полной сумме выплату дохода сотрудника в натуральной форме (18 000 рублей).
В налоговом учете, в составе расходов, организация учитывает выплату дохода сотрудника в натуральной форме, в следующем размере:
50 000 рублей х 20 % = 10 000 рублей
То есть, из 18 000 рублей арендной платы, в налоговые расходы можно включить только 10 000 рублей. Следовательно, общая сумма заработной платы сотрудника, выплачиваемая, как в натуральной, так и денежной формах, в состав налоговых расходов организации, включается в размере 42 000 рублей.
Заполнение расчета 6-НДФЛ
Раздел 1
Строка 020 — 18 000
Строка 040 — 2 340
Строка 070 — 2 340
Раздел 2
Строка 100 — 05.месяц.год
Строка 110 — 10.месяц.год
Строка 120 — 11.месяц.год
Строка 130 — 18 000
Строка 140 — 2 340
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Предоставление жилья работнику
Предоставление жилья работнику
Подборка наиболее важных документов по запросу Предоставление жилья работнику (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2022 год: Статья 422 «Суммы, не подлежащие обложению страховыми взносами» НК РФ
(Юридическая компания «TAXOLOGY»)Налоговый орган пришел к выводу, что сумма оплаты плательщиком взносов аренды жилого помещения, предоставляемого работнику плательщика взносов, на основании п. 7 ст. 421 и п. 2 ст. 211 НК РФ подлежит обложению страховыми взносами и НДФЛ как выплата в натуральной форме, и доначислил страховые взносы и НДФЛ. Суд признал решение налогового органа неправомерным, указав, что, несмотря на отсутствие оплаты стоимости аренды в ст. 422 НК РФ в перечне выплат, не подлежащих обложению страховыми взносами, согласно абз. 3 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством компенсационных выплат, в том числе связанные с оплатой жилого помещения и коммунальных услуг. При этом в соответствии с положениями ст. 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику: расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения); расходы по обустройству на новом месте жительства. Суд отметил, что предоставление в данном случае жилья иногороднему работнику связано исключительно с его переездом на новое место жительства и не связано с системой оплаты труда, спорные выплаты не подлежат обложению страховыми взносами. Аналогично не облагаются спорные выплаты и НДФЛ, поскольку в качестве обязательного признака получения физическим лицом облагаемого НДФЛ дохода в натуральной форме согласно подп. 1 — 2 п. 2 ст. 211 НК РФ признается удовлетворение интересов самого гражданина, тогда как налоговым органом не представлены безусловные доказательства, свидетельствующие о цели предоставления жилого помещения для удовлетворения индивидуальных потребностей сотрудника. Оплата жилья иногороднего работника осуществлялась в целях осуществления хозяйственной деятельности плательщика взносов, выплаты за аренду жилого помещения произведены напрямую арендодателю в интересах непосредственно самого плательщика взносов как работодателя в связи с исполнением иногородним работником своих должностных обязанностей. Суд отметил, что отсутствие обязательств плательщика взносов по предоставлению жилого помещения в трудовом соглашении с сотрудником не имеет значения, поскольку не изменяет сущность спорных выплат и их направленность.
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Нормативные акты
Как в трудовом договоре указать предоставление жилья работнику за счет работодателя?
Добрый день, подскажите, как написать в Трудовом договоре с работником, что ему предоставляется жилье за счет работодателя на весь период работы.
Добрый день.
Это будет срочный трудовой договор? На каких условиях предоставляете жильё?
Заполнить и сдать персонифицированные сведения через интернет
Александра Кривошеева, Это бессрочный ТД, вернее уже дополнительное соглашение в ТД. Работодатель арендует помещение и предоставляет работнику и оплачивает все расходы по аренде и коммунальным платежам.
Цитата (Фонтом):Работодатель арендует помещение и предоставляет работнику и оплачивает все расходы по аренде и коммунальным платежам.
Ну так и напишите. Просто нужно учесть и прописать еще самые разные нюансы, постаравшись заранее предвидеть все возможные варианты развития событий.
Что будет, если арендодатель решит расторгнуть этот договор?
Если работник уволится, в какой срок он обязан освободить квартиру и в каком состоянии сдать её работодателю?
А если трудовой договор будет расторгнут по инициативе работодателя (пока видимо трудно это представить, но мало ли что может измениться)?
И если работник достигнет пенсионного возраста, продолжая работать у вас же, и решит уволиться в связи с этим?
Возможна ли регистрация данного работника по месту проживания (отметка в паспорте)? А регистрация членов его семьи, несовершеннолетних детей?
Позадавайте себе (руководителю и/или участникам организации) самые разные вопросы и постарайтесь четко и однозначно изложить ответы на них в заключаемом доп. соглашении к ТД.
Александра Кривошеева, Спасибо. Если арендатор захочет расторгнуть, мы будем искать другое жилье, а вот в какие сроки но должен освободить и сдать в каком виде- это вопрос вопросов. Будем думать.
Составьте положение об оплате труда и правила внутреннего трудового распорядка по готовым шаблонам