Правила построения блок схемы бизнес процессов

Разработанная схема бизнес-процессов (БП) – лишь один из этапов объемной работы по их моделированию. До этого необходимо определить цели, описать задачи сотрудников. После – протестировать, регламентировать, автоматизировать. Но все этапы окажутся зря пройденными шагами, если полученная схема будет непонятной, не соответствующей реалиям бизнеса.

Для создания схем бизнес-процессов используются нотации, иными словами, разные подходы. Одной из лучших нотаций считается BPMN. Из нашего материала вы узнаете, что необходимо для разработки схем БП, как выполняется эта работы, каким критериям должны соответствовать готовые схемы.

Если у вас есть свой сайт, а львиная доля клиентов по-прежнему приходит с офлайн, мы знаем, как это исправить. Ваш сайт может приносить больше заявок. 

Определение бизнес-процессов

Прежде чем разбираться в сути бизнес-процессов, познакомимся ближе с понятием ВРМ.

BPM – система управления деятельностью организации на основе процессов или регламентов. Методы ВРМ направлены на повышение конкурентоспособности, улучшения качества клиентского обслуживания, атмосферы в коллективе, налаживание выгодных взаимоотношений с поставщиками.

BPMN — считается одним из лучших подходов к созданию бизнес- процессов по международным понятиям. Активно используется большим количеством компаний. Применяя BPMN, организация описывает процессы, проводит анализ и работает над улучшением качества стандартов и регламентов на дальнейшую перспективу автоматизации деятельности.

Бизнес-процесс, по определению системы управления BRM, выступает в качестве самостоятельного актива компании и постоянно подстраивается под внешние изменения.

BPM — метод управления, ориентированный на создание взаимосвязей между целями организации и ожиданиями потребителя с помощью межфункциональных (сквозных) процессов.

То есть BPM объединяет стратегический, целевой, структурный и культурный аспекты компании, устанавливает нормативы, регламентирующие бизнес-процессы с использованием соответствующих методик и инструментов.

Бизнес-процесс — это совокупность действий, осуществляемых в определенном порядке с целью создания ценности для конечного потребителя. Первоначально требует четкого установления целей. Каждая функция в бизнес-процессе должна быть нацелена на приобретение определенной ценности.

Итак, набор действий и функций означает последовательность выполнения необходимых задач для создания необходимой потребительской ценности. Каждый процесс в BPM подразумевает присутствие заказчика, то есть того, кто будет являться конечным потребителем результата.

Существует два типа заказчиков: внутренний и внешний.

Внутренним может являться руководитель организации либо ее подразделения, который нуждается в новой штатной единице. Его задачей и последующей ценностью будет являться запуск необходимого процесса в BPM и прием на работу сотрудника соответственно.

Внешний клиент может быть представлен лицом компании-заказчика, целью которого является запуск процесса обработки заказа и получения нужной продукции либо услуги.

Описанные выше ситуации и служат примерами бизнес-процесса. Далее разберемся, где он начинается и каков его завершающий этап, согласно концепции BPM.

Движение процесса может осуществляться в пределах одного подразделения, например, бухгалтерского департамента, или объединить несколько структур организации. В последнем случае он называется сквозным, и ниже подробно разберем, в чем заключаются его особенности.

Как говорилось выше, эта схема производственного бизнес-процесса проходит сразу в нескольких подразделениях. Например, он может охватывать сферу производства, логистики и сбыта. В организации в основном протекает 3 или 4 сквозных процесса, контролируемых руководителями высшего звена.

Раз уж речь идет об объединении различных структур компании, закономерным станет вопрос о том, каковы границы сквозных процессов согласно BPM?

Описание схемы бизнес-процессов

В организациях принято использовать определение архитектуры бизнес-процесса, то есть схемы его действия.

Первым шагом топ-менеджера при создании этой схемы становится четкое обоснование и ответы на вопросы: где должен заканчиваться один процесс и начинаться другой? Что является их ценностью? Кто руководит ими в системе BPM? Какие процессы имеются в организации и чем они ограничены?

Архитектура бизнес-процесса представлена основными, обеспечивающими и управленческими процессами. В свою очередь, основные имеют в своем составе один или несколько сквозных процессов.

Рассмотрим следующие определения для более глубокого погружения в суть вопроса:

• Основной процесс — это схема формирования действий организации с целью создания ценности для потребителя. То есть осуществляется предоставление клиенту товаров либо услуг и определяется прибыль компании. В частности, таким процессом могут являться действия фирмы по обработке материалов в ходе производственной деятельности.

• Сервисные бизнес-процессы — помогают в обеспечении бесперебойной работы основных, но не нацелены на получение прибыли. Например, процесс подбора кадров либо управление материальными ресурсами предприятия.

• Процессы управления — подразумевают этап разработки стратегических целей организации и управления коммерческими возможностями. Сюда можно отнести оценку внешних условий и определение стратегии каждого из департаментов.

Результатом обеспечивающих процессов не является получение организацией прибыли. Они выступают в качестве поддержки основных, которые как раз и являются средством формирования ценностей и заработка. Основные процессы завершаются вне компании, потому как именно внешний потребитель является покупателем ее ценностей.

Важно понимать, что ценность основных процессов проходит через все этапы: от ее формирования до попадания в руки клиента. Очевидным станет преимущество доступа к товару в магазине, откуда покупателю удобнее его забрать, даже заплатив несколько больше, нежели при его нахождении на складе компании.

Выбор нотации для разработки схем бизнес-процессов

Нотация представляет собой набор графических элементов служащих отражением схемы процесса. Другими словами, это свод правил для обозначения процесса, операций и событий, и определения взаимосвязей между ними.

Разнообразие нотаций довольно большое. Есть проще, есть сложнее. Второй вариант обычно используется в сфере программирования или логистики, то есть там, где требуется описание бизнес-процесса. Каждой системе подходит своя нотация.

Например, целью организации является описание процесса внедрения email-маркетинга в ныне функционирующую систему коммуникации с клиентами. Или задачей становится создание такой системы с самого начала. Здесь требуется наглядно отобразить порядок взаимодействия участников процесса и определить условия и время рассылки сообщений.

Нотация должна отвечать основным требованиям:

• Простота в изучении. Доступность и понятное изложение существенно сэкономит время на ознакомление с ней, что помогает ускорить процесс.

• Легкость восприятия. Схема бизнес-процессов должна быть доступной для понимания, в первую очередь, для человека, не имеющего опыта работы в создании нотаций.

На этапе проектирования блоков нам потребуются нотации класса workflow. Графические схемы бизнес-процессов представлены в виде диаграмм работ и отражают последовательность выполнения необходимых действий в определенное время.

Ознакомимся с элементами таких нотаций, используя в качестве примера простые блок-схемы, модели ARIS eEPC и BPMN.

Далее рассмотрим, как производится составление каждой из нотаций.

Простая блок-схема

Здесь чаще всего применяются такие элементы как: процесс, решение, документ, данные и стрелки. Последним автор схемы либо не дает названия вовсе, либо именует их кратко и максимально понятно. На фото изображен пример схемы бизнес-процессов.

Такой вариант будет оптимальным для описания небольших стратегий. Он довольно прост и легок для восприятия. Определенных критериев создания не существует, а потому есть возможность формировать желаемую комбинацию из собственных элементов.

Нужно понимать: если планируется внедрение методики создания схем в организации, то необходимо разработать единые правила ее применения. В противном случае разнообразие способов отображения значительно затруднит восприятие рисунков.

ARIS eEPS

eEPC (extended Event Driven Process Chain) означает расширенное описание последовательностей процесса, описание бизнес-процесса в блок-схемах, которые управляются событиями. Каждое из них создает операцию либо функцию, а это в свою очередь ведет к возникновению следующего события.

Создавая схему в нотации ARIS eEPC, следует придерживаться перечисленных ниже правил:

• каждая функция возникает из события;

• каждая функция оканчивается событием;

• каждую функцию может связывать только одна из стрелок, ведущая к событию-причине либо к событию-следствию.

Эта схема основных бизнес-процессов удобна в плане как создания, так и восприятия. Однако отрицательным моментом существования такой нотации, как, впрочем, и простой блок-схемы, является невозможность отражения в ней взаимодействия всех участников процесса.

BPMN

Такая нотация возникла на основе методологии BPM (Business Process Management — управление бизнес-процессами). По этой схеме можно смоделировать взаимодействие участников бизнес-процесса.

Как правило, нотацию используют профессионалы-управленцы в стремлении сформировать стратегию ведения своего бизнеса, выявить главные недостатки и усовершенствовать ее. С помощью BPMN можно учесть многие детали и с другого ракурса оценить структуру коммерческой деятельности.

Новичку будет очень сложно разобраться в принципах рисования блок схемы бизнес-процессов, так как язык нотации довольно сложный. Но здесь есть возможность выбора элементов и использования только самых необходимых.

Итак, в чем заключаются особенности элементов нотации BPMN?

Нотация с BPMN довольно строга. Следует знать важные стандарты и правила, работая с ней. Вид и расположение графических элементов и связей между ними менять недопустимо.

Работа по созданию схемы не будет представлять труда, если человек поймет саму суть процесса, четко спланирует этапы его реализации и будет соблюдать последовательность действий при создании схемы:

• Определение границ. Схема обязательно должна отражать начало и конец процесса.

• Изображение основных блоков. Нужно представить идеальный ход процесса и составить последовательность задач, исполнение которых приведет к поставленному результату.

• Добавление ветвлений. Следует учесть все варианты развития событий. Будет намного сложнее, если с самого начала создания схемы ставить стрелки, в которых можно запутаться.

• Внесение недостающих данных. Если это требуется, можно поместить на схему документы, базы данных и различные комментарии.

История разработки нотации бизнес-процессов BPMN

Под нотацией сегодня понимается стандартный набор различных команд и обозначений, созданный для широкого применения. Фактически это устоявшийся язык, который используется в программировании и для описания бизнес-процессов. Можно составлять схемы по своему усмотрению, но в этом случае данное понятие неприменимо. Потому как именно массовое использование, существование единых правил и требований делают нотацию стандартным инструментом для всех.

Появление нотации BPMN, равно как описание схем бизнес-процесса, произошло одновременно с развитием информационной системы в 70-х годах XX века. В связи с разработкой последней возникла необходимость применения подобных определений: автоматизация некоторых процессов создала сложности в организации работы сотрудников компании.

Если ранее информация передавалась только лишь при человеческой коммуникации, то сейчас огромную роль в этом играют машины. Компьютер не умеет мыслить самостоятельно, а только лишь выполняет команды – поэтому и возникла необходимость создания алгоритмов и установления порядка обработки как входящей, так и исходящей информации.

Таким образом, нотации призваны не только помочь в создании описания работы сотрудников компании, но и их взаимодействия с информационной системой. Текстовые инструкции потеряли свою актуальность и стали неудобны. Потому возникла необходимость создания стандартных схем, отражающих определенную последовательность действий. И что самое важное, нужно было сделать их понятными не только для компьютерных систем, но и для человека.

Первооткрывателями в данной области стали военные в Соединенных Штатах Америки. Именно они уже тогда использовали автоматизированные процессы на удаленном соединении. Сейчас эту систему мы называем интернетом. Обширность применения информационных систем как раз и спровоцировала возникновение потребности внедрения нотаций бизнес-процессов.

Среди предприятий бизнеса они достаточно быстро получили свое распространение, потому как служили инструментом для описания взаимодействия людей и сетей. Организации получили возможность наладить внутренние процессы с целью увеличения производительности без дополнительных расходов.

Предприятиям схема бизнес-процессов очень полезна именно в плане оптимизации деятельности. Ведь для того, чтобы улучшить результат, необходимо точно знать отправную точку, имеющиеся ресурсы и конечную цель. Наглядное отражение всего этого формируют именно нотации, графические схемы. Представленные в них данные как раз дают абсолютное понимание проблемных моментов, позволяют найти правильный путь их решения и модернизировать процессы.

Нужно понять, что само определение бизнес-процесса не отражает его суть в какой-либо отдельной сфере. Если говорить о реализации, например, то понятия «схема бизнес-процесса продажи» не существует, но он может стать таким, если будет описан с помощью нотации.

Это очень наглядный пример, так как каждый человек бывал в роли покупателя, а многие еще и в качестве продавца. Ни для кого не секрет, что один и тот же человек может реализовывать товар или услугу в различных обстоятельствах по-разному. Но при наличии регламентированного бизнес-процесса действия продавца будут проходить в рамках единого признанного стандарта.

5 этапов построения схем бизнес-процессов

Прежде чем бизнес-процесс будет внедрен в деятельность организации, первоначально требуется составить его схему. В ней следует отражать не только структуру и последовательность действий, но также сопровождающие их документы, ресурсы и участников, имеющих отношение к процессу.

Рассмотрим этапы составления ключевые блок-схем бизнес-процессов и основные моменты их создания:

Этап 1: Определение и ограничение бизнес-процесса

До начала работы с бизнес-процессом нужно учесть все из них, имеющиеся на предприятии, и четко их разграничить. То есть перед составлением схемы бизнес-процессов необходимо четко видеть схему бизнес-процесса организации, различать их края и объемы каждого.

Это может быть трудно, но этап очень важен. Ведь совершенствование бизнеса с использованием систем BPM не служит непосредственной целью, а направлено на достижение наилучшего результата в ходе отлаженной работы самой компании.

Другими словами, сто́ит начать составление схем всех бизнес-процессов, существующих в компании, формируя из них единую структуру. В дальнейшем потребуется их разделение и составление подробного проекта для каждого.

Этап 2: Задание точек начала и окончания, основных блоков

В любой схеме должны присутствовать точки обозначения начала процесса и его завершения. Например, отправным моментом может считаться заявка от клиента, завершающим – доставка продукта покупателю.

Затем требуется выявление основных моментов работы данного бизнес-процесса. Это могут быть:

• Регистрация заявки от клиента.

• Рекомендации подходящего ему товара либо услуги.

• Оформление заявки.

• Производство товара или погрузка со склада.

• Отправка клиенту.

Этап 3: Детализация схемы бизнес-процесса

Согласно описанному выше этапу, ход бизнес-процесса предполагает идеальный вариант, когда клиент точно знает свою потребность, а компания в состоянии ее удовлетворить. Но все же такое благополучное течение деятельности возможно не всегда, а потому логично предусмотреть и отразить на схеме дополнительные пути развития событий.

Если вдруг клиент по каким-либо причинам не может определиться с заявкой, то после ее регистрации ведущие функции берет на себя специалист. Он установит контакт с клиентом, даст подробную консультацию и уточнит детали заказа. Поможет принять окончательное решение и сориентирует покупателя в его дальнейших действиях.

Другим моментом может являться работа с возражениями клиента, если вдруг в какой-то момент времени он отказывается от заказа. Такие вопросы тоже возложены на отдельных специалистов.

После закладки в схему бизнес-процесса логических значений «или» и «если», то есть, по-другому – развилок, она будет считаться наиболее достоверной и пригодной для применения на практике.

Этап 4: Определение ролей участников процесса, документов, баз данных

После завершения предыдущих этапов блок-схема в целом имеет готовый вид. Однако нужно определить участников процесса и описать их роли. Кроме того, в силу повсеместного ведения основного документооборота по единым стандартам, необходимым станет указание создания либо подписания, обработки определенных документов на различных этапах процессов.

Полное завершение создания схемы происходит после занесения в нее всех уточнений. В частности, например, способ общения участников: предполагается использование почтовых сервисов либо определенного программного обеспечения.

Этап 5: Проверка схемы бизнес-процесса

До согласования схемы с руководителем обязательно следует проверить ее действие на практике, чтобы выявить все недочеты или доработать отдельные элементы при необходимости. После этого происходит ознакомление с ней сотрудников, которые будут задействованы в бизнес-процессе. Они, в свою очередь, имеют право вносить свои предложения и замечания по поводу действия схемы. После проработки всех нюансов, она признается готовой к использованию и утверждается руководителем организации.

Уже созданную схему бизнес-процесса можно автоматизировать при помощи BPM-систем.

Ниже представлены рекомендации, которые стоит использовать, создавая схемы:

• Бизнес-процесс должен генерировать наибольшую ценность для компании. Основную схему целесообразно разбивать на множество подпроцессов.

• Результат деятельности в пределах каждого блока четко отражает, фиксирует его границы. Руководитель компании точно знает, какими должны быть ее результаты и ценности. На основании этого формируется определенная система показателей эффективности деятельности всех отделов. Отчетность, составляемая их главами, показывает, насколько эти показатели соответствуют требуемым. Таким образом руководитель дает оценку работе компании в целом.

• Для того чтобы границы процессов были определены верно, в качестве ориентиров выступают как раз показатели работы организации. Именно с их помощью рассчитывается объем ценностей, на достижение которых направлен бизнес-процесс.

Формирование архитектуры бизнес-процесса не происходит без его моделирования.

7 программ для создания схем бизнес-процессов

Bizagi Process Modeler

Эта бесплатная программа является хорошим инструментом для формирования бизнес-процессов, позволяет создавать диаграммы и документы в нотации BPMN.

Кроме того, с ее помощью результат можно отражать в файлах разного формата, в частности, в Microsoft Word и HTML.

ARIS Express

Эта программа имеет простой и удобный интерфейс, а потому работать с ней могут даже обычные пользователи компьютера. Относится к средствам моделирования ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems) и способна не только создавать схемы бизнес-процессов.

Например, она включает в себя средства разработки системы показателей, оценки и стоимости, а также инструменты, которые значительно упрощают продвижение ERP-систем. Помимо этого, программное обеспечение позволяет мониторить и контролировать выполнение бизнес-процессов.

Camunda

• Позволяет автоматизировать бизнес-процессы.

• Простое и понятное в использовании программное обеспечение. Его легко можно соотнести с внутренними стандартами организации.

• Camunda поддерживает любой JVM-язык.

• Простой интерфейс, не требующий долгого изучения и специальных навыков.

• Удобно разрабатывать и применять в CICD благодаря возможности использовать программы как библиотеки в Java-приложении.

• Camunda не имеет ограничений в использовании и допускает работу с любыми удобными для потребителя инструментами.

Это ПО предлагает использовать приложения Modeler, Task List, BPMN Engine, DMN Engine, Cockpit, Admin, Optimize:

• Modeler — средство создания моделей BPMN-процессов.

• Task list — это веб-приложение, в котором участники бизнес-процесса отчитываются о выполненных задачах.

• BPMN Engine — своего рода движок, обеспечивающий интерпринтеграцию нотации BPMN в объекты JAVA и сохранение объектов в базе.

• DMN Engine — работает по аналогии с BPMN Engine, только для DMN (Decision Model and Notation)

• Cockpit — веб-приложение для контроля состояния процессов. В бесплатной версии доступны не все функции.

• Admin — это инструмент для управления правами и доступом пользователей.

• Optimize — веб-приложение для анализа бизнес-процессов. Используется только на платной основе.

AllFusion Process Modeler

С помощью данной программы можно сделать описание, анализ и моделирование данных. Является одним из лидеров на рынке.

В нее входят такие методики, как:

• IDEF0 (функциональное моделирование).

• DFD (макетирование движения данных).

• IDEF3 (моделирование потоков работ).

ELMA

Программное обеспечение отечественного производства, имеющее, в том числе, бесплатную версию.

Система управления базируется на:

• создании модели бизнес-процесса с использованием графических диаграмм;

• загрузке описания в систему ELMA;

• возможности отслеживать выполнение схемы бизнес-процессов в компании.

Основные характеристики программы:

• Наличие модуля управления проектами.

• Возможность осуществлять контроль выполнения в условиях удаленного доступа.

• Электронный документооборот: хранение, классификации и обработка документов.

• Возможность использования в качестве почтового сервера внутри компании и как средство управления задачами.

Fox Manager Бизнес-процессы

Это программное обеспечение полностью бесплатно. Отличается способностью к автоматическому выстраиванию бизнес-процессов, отображению взаимодействия в графическом виде.

Имеет аналитические функции, что помогает в выявлении и устранении ошибок, допущенных при моделировании. Программа может находить ссылки на должности, документы и другие объекты, которых уже не существует.

Comindware Business Application Platform

Российская программа, предназначенная для создания и управления BPMN-процессами.

С ее помощью можно упростить или углубить автоматизацию бизнес-процесса в пределах системы электронного обмена документами. Используя инструмент Comindware Business Application Platform, можно без особых сложностей создать процесс утверждения и подписания документов в пределах организации.

Важность определение границ бизнес-процесса в BPM

Правильно установленные границы бизнес-процесса оказывают влияние на измеримый результат и на оценку работы его руководителя, то есть топ-менеджера. Он-то и несет ответственность за функционирование и эффективное выполнение процесса.

В качестве примера возьмем процесс оптового приобретения материалов/сырья и т.п., применяемый в разных компаниях:

• Компания № 1: бизнес-процесс закупки завершается после проведенного тендера. Результат, то есть ценность, процесса – протокол выбора определенного поставщика.

• Компания № 2: использует более длинную цепочку. Процесс закупки заканчивается после подписания договора с подрядчиком. Для нее ценностью станет документ, по условиям которого поставщик доставит товар.

• Компания № 3: бизнес-процесс еще длительнее и завершается при исполнении контрагентом обязательств. Результат для компании – поступление товара на склад, либо получение услуги, либо приобретение активов.

Очевидно, что Компания № 3 определяет для себя более масштабные ценности. Но разделение сквозных процессов на множество составляющих допустимо только в случаях, когда ответственность за выполнение того или иного этапа бизнес-процесса поделена между разными руководителями среднего звена. В данном случае владельцем процесса является ведущий топ-менеджер организации, в чьем ведении находится и работа по закупу товара, и организация деятельности склада, и заключение договоров.

Как же тогда определить завершающий этап одного сквозного процесса и начальный другого? В BPMN не существует четких правил, определяющих такие границы. В рамках специфики деятельности каждая организация вправе самостоятельно разделять свои бизнес-процессы.

3 цели моделирования бизнес-процессов

Основа моделирования бизнес-процессов — это создание статического и динамического визуального иллюстрирования.

Главным правилом является определение целей макетирования, с учетом этого делается выбор оптимального подхода. Физический процесс и модель схемы бизнес-процессов должны совпадать.

Зачем требуется моделирование бизнес-процессов? Какие цели оно преследует? На самом деле проект описания довольно трудоемкий и его стоимость как в прямых, так и в косвенных расходах может достигать нескольких миллионов. Длительность моделирования может варьироваться от трех месяцев до года. Необходимо представлять, с какой целью на этот процесс выделяются денежные средства и задействуются человеческие и временны́е ресурсы.

Обычно выделяют три цели:

1. Автоматизация процесса и перевод его для исполнения в автоматизированной системе является основной целью. Неавтоматизированный процесс может иметь множество функциональных недостатков, неоправданных временных затрат с негарантированным результатом.

2. Основной ценностью автоматизированного процесса является возможность его улучшения. Чем оптимальнее отлажен бизнес-процесс, тем выше конкурентоспособность.

3. Для BPM-системы ценна возможность одновременной автоматизации и улучшения бизнес-процесса. Ее нужно использовать, если стоит задача быстро и незатратно изменить структурный бизнес-процесс.

Преимущества оптимизации бизнес-процесса:

• значительное снижение себестоимости;

• увеличение скорости процесса;

• максимальная ценность для потребителя.

Следует четко понимать цели моделирования и предполагаемую величину затрат.

По макетированию бизнес-процессов можно дать следующие рекомендации:

• Не следует возлагать функцию разработки моделирования бизнес-процессов на какое-то одно подразделение. Подобное решение неизбежно приведет к временны́м и финансовым потерям.

• Необходима тщательная проработка архитектуры процессов, без которой невозможно создание качественного описания и схемы бизнеса.

Заблуждения и мифы о схемах бизнес-процессов

Тщательно и грамотно созданная схема бизнес-процессов поможет развеять распространенные мифы, такие как:

• Моделирование бизнес-процесса требует соблюдения множества особых стандартов и тем самым увеличивает время выполнения задач, снижает скорость достижения запланированных целей.

• Описания IT-системы и бизнес-процесса ничем не отличаются друг от друга. На самом деле это не так, существуют особенности, на которые следует обратить внимание.

• Получение прибыли – обязательное условие. Наличие видимой прибыли зависит от сферы деятельности предприятия, а правильно смоделированный бизнес-процесс способствует увеличению производительности при грамотном инвестировании.

• Создание безукоризненного плана реально. Любой план, даже составленный гением, не будет являться идеальным. Полный охват материала не всегда возможен и появление тех или иных недочетов вполне предсказуемо. Решить эти проблемы можно при заинтересованности всех сторон.

Знания, полученные и использованные для успешного составления проекта деятельности, помогут избежать существенных потерь и добиться эффективного результата. Не следует забывать, что моделирование бизнес-процессов напрямую способствует решению поставленных задач и решает все вопросы, обсуждаемые в рамках проекта.