Повышение эффективности операционной деятельности компании

17.07.2018

Операционная эффективность предприятия – это достижение наилучшего соотношения между задействованными ресурсами и конечными результатами работы. Компания, функционирующая подобным образом, выполняет одинаковые действия быстрее, результативнее и с меньшим количеством ошибок, затрат, нежели конкуренты. При этом речь не идет о простой  экономии ресурсов, а об оптимальном их использовании.

Часто данное понятие путают со стратегией. На самом деле это не так: стратегия разрабатывается самостоятельно, в ней определяются сферы деятельности, основные целевые показатели, пути их достижения, направления развития. Операционная эффективность – тактический инструмент, без которого, тем не менее, невозможна нормальная повседневная работа и завоевание устойчивой позиции на рынке. Особенно значима эта область для малого бизнеса. Только максимальное усовершенствование всех бизнес-операций позволяет небольшой фирме конкурировать с гигантами рынка, которые могут себе позволить сосредоточиться на стратегических направлениях.  

Принципы операционной эффективности 

Операцию можно назвать хорошо отлаженной в том случае, если ее регламент и практическая реализация соответствуют следующим принципам:

• Совершенствование бизнес-процессов компании. Достигается это выстраиванием оптимальной последовательности действий, позволяющей достичь лучший результат с минимальными расходами материальных и человеческих ресурсов. За это должны отвечать конкретные люди в компании.
• Рациональное использование штата. За каждое дело должен отвечать конкретный сотрудник, все несут нагрузку не больше и не меньше допустимого уровня, функции не дублируются, организационная структура четко соотносится с наиболее удачными схемами взаимодействия персонала.
• Бережное отношение к ресурсам. Нужно снижать процент брака, добиваться разумного использования материалов и оборудования, не создавать ненужных запасов (которые к тому же могут занимать место на складах), но в то же время иметь резервы при реальной необходимости.
• Постоянное отслеживание внутренних и внешних перемен. Руководитель обязан вовремя получать информацию как обо всех изменениях в компании, так и, например, о редактировании законодательства, изобретении перспективных технологий или о банкротстве конкурента. Все перемены находят отражение в работе.
• Грамотно выстроенная сфера контроля и учета. С одной стороны, необходимость заполнять документы и составлять отчеты не должна мешать непосредственно исполнению операций. С другой стороны, рабочий процесс не следует пускать на самотек – всегда должно иметься документальное отражение ключевых моментов, которое можно при необходимости изучить и проанализировать. 

Управление операционной эффективностью

Перед любым руководителем стоят такие задачи, как постановка целей, дальнейшее управление их достижением и оценка достигнутых результатов. Для профессиональных руководителей разработаны специальные инструменты – в частности, система сбалансированных показателей (Balanced Scorecard, BSC). Она дополняет традиционную методику финансовой оценки бизнеса новыми, внефинансовыми аспектами – в том числе анализом операционной эффективности.

Для успешности всех операций необходимо обращать внимание на три момента – создание качественной операционной системы, выстраивание организационной структуры и корпоративная культура.

Операционная система – это рациональная рабочая среда на всех уровнях: управление активами, механизмы финансирования, модели транспортировки, организация офисного и производственного пространства, подбор и налаживание оборудования, внедрение информационных технологий.

Организационная структура – это «заселение» созданной среды персоналом, пока что в абстрактном виде. Определяются необходимые должности, для каждой из них прописывается круг полномочий, налаживаются пути взаимодействия между ними.

Корпоративная культура подразумевает общий стиль работы в компании, заинтересованность всех работников в успешных результатах, их информированность о поставленных целях и принятых методах. Пусть основные принципы операционной эффективности будут понятны каждому сотруднику. К этому вопросу нельзя подходить формально, речь идет скорее об отслеживании и развитии неформальных связей.

Таким образом, при совершенствовании некоей конкретной операции следует, прежде всего, ответить на три вопроса. Как улучшить материальные условия исполнения операции? Какие штатные единицы в ней задействованы, и как они контактируют друг с другом? Достаточно ли эти люди компетентны и мотивированы, готовы ли они помогать изменениям или, наоборот, попытаются им противодействовать? Если учесть, что деятельность средней организации состоит из сотен операций – можно понять, что менеджеру приходится отвечать на эти вопросы фактически ежедневно.

Отдельные операции в деятельности организации складываются в бизнес-процессы, на описании и оптимизации которых сосредотачивается современная наука об управлении бизнесом. Принятый сегодня процессный подход отличается от функционального гибкостью и настроенностью на конкретные результаты. При функциональном подходе предприятие воспринимается как набор подразделений, в процессном – как совокупность процессов. При этом именно операции и их качество оказываются тем фундаментом, на котором строится вся работа.

Управление операционной эффективностью изучается обычно на программах бизнес-образования, профессиональной переподготовки. Даже опытному руководителю важно своевременно знакомиться с новыми методиками и наработками в своей сфере. Наука об управлении не стоит на месте, она развивается вместе с рынком и технологиями.

Необходимые знания можно получить, например, в ВШБИ НИУ ВШЭ на программе профессиональной переподготовки «Операционная эффективность бизнеса и совершенствование бизнес-процессов», а также на программе повышения квалификации «Оптимизация бизнес-процессов».

← Назад к списку

Операционная эффективность является важной задачей для динамичного развития компании и достижения качественного и эффективного сервиса, отвечающего требованиям клиентов организации в условиях роста конкуренции.

Производственная эффективность предприятия включает в себя несколько стратегий и приемов, применение которых нацелено на своевременное предоставление покупателям качественных товаров и услуг при минимальных затратах для предприятия. К  ее общим аспектам относятся использование ресурсов, производство, распространение товаров, управление запасами, а важнейшие факторы определяет направление бизнеса, например, выпуск продукции, дистрибьюторская деятельность, розничная торговля. Чтобы успешно конкурировать с крупными компаниями, которые имеют преимущества в виде эффекта масштаба и большей переговорной силы, малому бизнесу необходимо постоянно работать над повышением производственной результативности.

Производственная эффективность — использование ресурсов

Оптимальное использование ресурсов и устранение потерь в процессе выпуска товаров и в других видах деятельности компании – главные показатели повышения результативности предприятия.  С точки зрения работы персонала под этим понимается достижение наивысшей результативности труда работников на производстве или в сфере продаж. С другой стороны, получение максимальной прибыли от финансовых инвестиций в производство и эффективного использования сырья также являются одними из ключевых показателей оптимизации операций компании. Достижение оптимальных показателей себестоимости продукции и уровня накладных расходов – важнейший аспект формирования высокой нормы прибыли.

Мы разрабатываем процессы и помогаем определить оптимальные ресурсы, необходимые для производства и доставки товаров и услуг с целью достижения качественного и эффективного сервиса, отвечающего требованиям клиентов организации.

Операционная эффективность — 

 внешний эффект ключевых производственных задач

Повышение эффективности производства, предприятия

Повышение результативности предприятия, специализирующегося на изготовлении продукции невозможно без основной составляющей — эффективного процесса выпуска продукции. Он включает в себя оптимизацию работы оборудования, производственных процессов и работы персонала с тем, чтобы добиться максимальных объемов производства качественной продукции при некотором количестве капитала в заданный период времени. 

Многие производители вкладывают средства в обучение персонала новым методам работы согласно концепции бережливого производства. Это позволяет выявить источники потерь на разных этапах производственного процесса и устранить этапы или отдельные операции, которые не несут вклад в прибыльность работы компании. Последнее, в свою очередь, увеличивает доходность сделок с дистрибьюторами и дает возможность приносить наибольшую пользу потребителям.

Повышение результативности деятельности организации и консультирование по вопросам производственной деятельности и ее функций поддержки является одной из ключевых специализаций SCM Consult.

Повышение операционной эффективности организации — распространение продукции

Эффективное распространение товаров – важный аспект как для производителей, так и для предприятий оптовой и розничной торговли. Более того, организации, работающие в рамках одного дистрибьюторского канала, объединяют усилия для достижения более высокого уровня распределения продукции благодаря различным методам управления цепями поставок. Для поиска наиболее эффективных способов транспортировки товаров от производителя к предприятию оптовой торговли и от оптовика в магазины розничной торговли выполняется анализ с применением программных средств. 

Эффективная маршрутизация и планирование доставки являются общими аспектами эффективной дистрибуции. Некоторые организации прибегают к необычным способам устранения потерь и источников неэффективности. Так, не конкурирующие предприятия совместно используют грузовое пространство автомобилей для попутной транспортировки товаров, избегая таким образом потерь от передвижения не полностью загруженного транспортного средства.

Повышение производственной эффективности — управление запасами

Управление запасами является ключевым аспектом  для всех участников канала распределения. Многие дистрибьюторские каналы уже перешли на новые методы работы согласно концепции «Точно в срок». Ресейлеры и торговые посредники стремятся к тому, чтобы в наличии их фирмы было ровно столько запасов, сколько необходимо для удовлетворения сиюминутного спроса. 

Избыточные запасы приводят к дополнительным затратам на управление, перемещение, а иногда и на утилизацию. Поэтому производители должны внимательно относиться к тому, чтобы производить тот объем, который соответствует спросу. Торговые посредники покупают тот объем, который рассчитывают быстро продать. Чтобы в то же время не возникла нехватка запасов, что чревато потерей покупателей, компаниям приходится удерживать это тонкое равновесие.

Услуги по повышению операционной эффективности 

TQM (Total Quality Management) – комплексное управление качеством

Повышение операционной эффективности

• Что такое операционная эффективность?
• Что мешает достижению результатов по повышению операционной эффективности?
• Принципы операционной эффективности
• Инструменты повышения общей эффективности работы
• Несколько методов повышения операционной эффективности предприятий
• Отслеживание результатов принятых мер

Повышение операционной эффективности компании – одна из ключевых задач руководства. Результатом станет улучшение позиций на рынке, повышение конкурентоспособности предприятия, улучшение качества продукции при снижении затрат. Операционная эффективность важна не только для крупных предприятий, но и для малого бизнеса, если он заинтересован в стабильности и успешном развитии.

Что такое операционная эффективность?

Операционная эффективность – это обеспечение оптимального соотношения между используемой ресурсной базой и затратами организации. Ресурсы нужно не просто экономить, а использовать максимально результативно, чтобы увеличить прибыль компании при снижении издержек производства.

Операционную эффективность часто путают со стратегией развития бизнеса, хотя перед ними стоят разные задачи. Стратегия направлена преимущественно на долгосрочное планирование: она определяет направления развития, сферы деятельности, поставленные цели и пути их достижения. А операционная эффективность имеет для организации тактическое значение: от нее зависит, как решаются практические повседневные задачи здесь и сейчас.

Умение грамотно планировать использование ресурсов и максимальное совершенствование всех бизнес-операций дает возможность обойти конкурентов, уменьшить количество ошибок в производственном процессе и создать условия для экономического роста. Из-за этого повышение операционной эффективности важно даже для небольших, недавно открытых предприятий. Они начинают быстрее развиваться, лучше взаимодействуют с контрагентами, что создает условия для роста.

Что мешает достижению результатов по повышению операционной эффективности?

Повышение операционной эффективности предприятия напрямую связано с оптимизацией бизнес-процессов и внедрением новых информационных технологий. Однако далеко не всегда запланированные мероприятия приносят ожидаемые результаты. Операционная эффективность начинает снижаться из-за следующих факторов:

• Избыток аналитической информации. Новые сервисы значительно упростили процесс сбора данных – теперь можно практически моментально получать информацию обо всем, что происходит на предприятии. Однако обрабатывать весь поступающий объем аналитики становится все сложнее, трудно разработать механизмы устранения недостатков.
• Перегруженность сотрудников. Технологии удаленной работы практически уничтожили грань между рабочим и личным временем персонала. Постоянное общение в мессенджерах, чатах, соцсетях создает условия для выгорания, в результате сотрудники перестают справляться даже с базовыми задачами.
• Сложности масштабирования. Когда компания начинает расти, приходится перестраивать рабочие процессы и методы их контроля под новые масштабы, и это часто вызывает затруднения.
• Низкое качество работы. Менеджеры могут очень много времени проводить на рабочих местах и постоянно находиться в корпоративных чатах, однако далеко не всегда это приводит к желаемой эффективности. Руководству приходится искать наиболее эффективные способы контроля и повышения продуктивности, для этого должны быть разработаны четкие показатели.
• Отсутствие синхронизации в работе отделов и подразделений. Части предприятия должны уметь взаимодействовать друг с другом, иначе не поучится реализовать поставленные задачи.
• «Токсичное» лидерство. Неквалифицированный руководитель любого уровня приносит предприятию намного больше вреда, чем пользы. Если вовремя не сменить руководителя отдела или подразделения, потом приходится долго устранять многочисленные ошибки, просчеты и конфликтные ситуации.

Это только часть проблем, с которым сталкиваются руководители предприятий на всех уровнях. Эффективное использование ресурсов предполагает ответственное отношение к делу каждого сотрудника, стремление всех членов команды идти к поставленной цели. Однако сформировать такую команду и настроить все бизнес-процессы очень непросто даже в небольшой организации.

Принципы операционной эффективности

Повышение эффективности операционной деятельности построено на следующих обязательных принципах:

• Улучшение бизнес-процессов, доведение их до совершенства. Каждый сотрудник в организации должен знать необходимую последовательность действий для получения оптимального результата. При этом ресурсы должны расходоваться экономно, а каждый бизнес-процесс должен проходить с максимальной результативностью.
• Рациональное использование персонала. У каждого сотрудника должны быть четко определенные обязанности, они не должны дублироваться. Каждый работник в отделе должен знать должностную инструкцию и требования, которые к нему предъявляет руководство. Нагрузка на работников должна быть распределена равномерно.
• Экономное расходование ресурсов. Оно предполагает сведение процента производственного брака к минимуму, все оборудование должно использоваться максимально бережно, разумно и эффективно. Нельзя создавать большие запасы на складах, так как они занимают слишком много места, но при этом нужно помнить о необходимых резервах на экстренный случай.
• Постоянное получение информации. Руководитель не должен пускать рабочие процессы на самотек. Повышение операционной эффективности обязательно предполагает сбор и обработку аналитических данных.
• Контроль и учет результатов деятельности каждого сотрудника. Написание отчетов не должно мешать выполнению повседневных задач, однако сотрудники должны регулярно демонстрировать результаты свей работы.

Основной принцип повышения операционной эффективности и сокращения расходов – постоянное отслеживание всех процессов, происходящих в организации. В небольших компаниях руководитель следит за деятельностью сотрудников и выполнением поставленных задач лично, в крупных организациях ему приходится делегировать задачи. Для этого разрабатывается четкая организационная структура предприятия, где руководство на каждом уровне знает, какие задачи ставить подчиненным и как добиваться их выполнения.

Соблюдение всех принципов дает возможность максимально эффективно использовать все доступные ресурсы, в том числе человеческий капитал. В результате работа каждого сотрудника приносит организации максимум пользы, а качеств продукции поддерживается на высоком уровне.

Инструменты повышения общей эффективности работы

Инструменты повышения общей эффективности работы подбираются с учетом специфики деятельности компании и особенностей производственного процесса. Однако есть общие методики, которые работают в большинстве организация и помогаю увеличивать их прибыльность.

Можно перечислить несколько основных мероприятий повышения эффективности:

• Анализ текущей ситуации. Перед внедрением любых улучшений необходимо проанализировать имеющуюся картину, определить сильные стороны и зоны развития компании. Аналитическая информация позволяет выявить излишние издержки, участки производства с низкой эффективностью и другие проблемы, требующие решения.
• Постановка конкретных целей с четко измеряемыми результатами. В зависимости от обнаруженных проблем разрабатывается детальный план их устранения. Руководитель должен разработать ряд конкретных действий, которые предстоит выполнить в четко установленные сроки.
• Реструктуризация команды и распределение задач между сотрудниками. Каждый человек в организации должен быть на своем месте, то есть заниматься тем, что у него получается лучше всего. Однако при этом нужно избегать перегрузки ценных работников и вовремя избавляться от «балласта», который вообще не настроен на продуктивную работу.
• Разработка четких показателей эффективности и контроля качества работы сотрудников. Персонал должен знать, по каким критериям оценивается эффективность работы, и стремиться к выполнению поставленных задач. Особенно важна разработка таких критериев, если часть персонала работает в офисе, а часть из дома.
• Организация обмена информацией между участниками команды. Необходимо продумать систему взаимодействия, которая будет помогать согласовывать действия отделов и подразделений. Общение может проводиться не только в форме традиционных совещаний, отнимающих много времени у сотрудников, но и с помощью различных онлайн-платформ.

Это только основные инструменты повышения эффективности, общие для большинства организаций. Однако нужно учитывать специфику компании, так как многое зависит от особенностей производства.

Несколько методов повышения операционной эффективности предприятий

На производственных объектах хорошие результаты демонстрируют следующие методики повышения эффективности:

• Знакомство и обмен опытом между сотрудниками разных подразделений. Любой начальник цеха должен не только знать свой участок производства, но и представлять, что происходит на других объектах. Это поможет организовать более эффективное взаимодействие между подразделениями.
• Определение основных направлений затрат и поиск способов их оптимизации. Например, стоит изучить расход материалов и полуфабрикатов, проверить эффективность распределения фонда оплаты труда.
• Стандартизация рабочих процессов. Если каждая операция выполняется в точном соответствии со стандартом, это позволяет значительно сократить процент брака на выходе – готовая продукция будет соответствовать поставленным требованиям.
• Регулярное обновление инструкций и справочников для персонала. Они со временем устаревают, и это постепенно приводит к снижению эффективности.
• Распределение зон ответственности между руководителями различных уровней. Каждый сотрудник должен знать, чьи конкретно распоряжения он обязан выполнять. Несколько начальников в одном отделе могут создать настоящий хаос из-за противоречивых распоряжений и взаимоисключающих требований.

Задача руководителя предприятия – сформировать систему обратной связи с постоянным получением честной и объективной информации о ситуации на производстве. При правильном взаимодействии между отделами не возникает сбоев, и каждый участок производства работает эффективно.

Отслеживание результатов принятых мер

После введения новых бизнес-стандартов и принятия других мер для повышения эффективности работодатель должен отслеживать результативность каждого принятого решения. Различные инструменты позволяют собирать аналитическую информацию и отслеживать показатели, требующие корректировки.

Для сбора информации по отделам используется система отчетности. Сотрудники должны знать, когда и какой отчет они должны заполнить, должно быть, как можно меньше незапланированных встреч и внезапных проверок. При правильно организованной работе в них нет необходимости: руководитель регулярно получает необходимую аналитическую информацию и отслеживает все, что происходит на предприятии.

Если же подчиненные постоянно получают от руководства новые требования и вынуждены бросать повседневные дела ради новых отчетов, это приводит к хаосу, потере эффективности и психологическому выгоранию. Сотрудники начинают делать больше ошибок, так как не могут оценить правильность своих действий.

Повышение операционной эффективности – это не разовое действие, а целый комплекс тактических мер, которые с первого шага начинают улучшать рабочие процессы, снижать издержки и повышать результативность труда. В итоге предприятие начинает работать более эффективно, что дает возможность обойти конкурентов и закрепить позиции на рынке.

Для того, чтобы получить услугу по повышению операционной эффективности в Excellence Expert необходимо оставить заявку на сайте или позвонить по телефону 8 (800) 201-86-48.

Операционная эффективность — от «борьбы с пожарами» к конкурентному преимуществу в операциях

В операционной деятельности компании не бывает мелочей. Часто возникновение малозначительных дефектов в начале цепи создания ценности приводит к необходимости трансформации или внедрения отдельных функций для минимизации негативных последствий. Наша задача помочь в формировании внутренних компетенций компании, которые направлены на устранение существующих операционных неэффективностей.

В чем кроется принципиальное различие между уже ставшими привычными направлениями повышения эффективности (например, «Управление данными», «Управление клиентским опытом» и т.д.) и инициативой «Операционная эффективность»? На наш взгляд, установка на максимальную реализацию потенциала, сосредоточенного в конкретной области (например, снижение уровня запасов готовой продукции) связана с негативными побочными эффектами в сопредельных областях — увеличении (вплоть до нереализуемых практически) требований к гибкости и скорости производства. Таким образом, выигрыш в одной области ведет к потерям в другой. Наш подход к инициативе «Операционная эффективность» позволяет сбалансированно подойти к реализации внутренних резервов компании без неизбежных в таких случаях негативных явлений – необоснованное усложнение бизнес-процессов, капиталоемкие вложения, внедрение еще одной «эффективной ИТ-системы с дружественным интерфейсом» и т.д.

«Операционная эффективность» — области и направления

Несмотря на наличие выверенной, успешно зарекомендовавшей себя методологии и стандартизированных инструментов «Операционной эффективности», мы понимаем, что нет двух одинаковых компаний и шаблонные решения одной задачи не применимы на практике. При реализации инициативы традиционно в фокусе нашего внимания находятся следующие аспекты:

• достижение совокупного положительного эффекта без негативных явлений;
• минимально необходимые изменения существующих бизнес-процессов;
• вариативность применимых инструментов в различных областях;
• конфигурация инструментов в зависимости от актуальной ситуации компании – существенный рост в короткие сроки; обеспечение стабильности при трансформации; достижение наилучшего соотношения «инвестиции/ результат»;
• портфельное управление проектами для достижения синергии;
• преодоление инерционности привычных подходов в компании.

Что «Операционная эффективность» для нас? Это разработанный нами комплекс методов, принципов и инструментов для совершенствования деятельности компании в цепи создания ценности.

Чем может быть «Операционная эффективность» для Вашей компании? Дополнительной прибылью.

Дают ли эффект стандартные методы?

«Операционная эффективность» на практике

Изменение парадигмы совершенствования операционной деятельности