Постройте диаграмму гантта по имеющимся данным проекта проведения встречи совета директоров компании

Уже более века во всем мире для управления проектами используется диаграмма Ганта. Удобный график работ был придуман Генри Гантом для визуализации этапов задач и сроков их выполнения еще в 1910 году. Может ли такой инструмент оставаться актуальным спустя столько лет? В статье расскажем, где используется столбчатая диаграмма, и чем она полезна бизнесу.

Диаграмма Ганта: что это такое?

Это горизонтальная столбчатая диаграмма. Изначально она рисовалась вручную, но с появлением компьютеров задача облегчилась, теперь ее нетрудно сделать в электронном формате.

Ленточный график Ганта — это инструмент для управления проектами организации. С его помощью можно визуализировать поставленные задачи, отслеживать их взаимосвязи и сроки выполнения. Инструмент предназначен для планирования, а также для отображения результатов работы.

Чаще всего диаграмма Ганта используется для управления проектами по каскадной методологии. Среди других методик Waterfall считается наиболее жесткой, потому что она предполагает строгую последовательность действий. Если одна работа не была выполнена в срок, то другой отдел или исполнитель не могут приступить к решению следующей задачи. Линейность методологии отлично отражает таблица Ганта. График работ состоит из отрезков, положенных на ось времени. Их крайние точки соответствуют начальному и конечному периоду работы над задачей. Длина отрезка — срок ее выполнения. Как правило, отрезки не пересекаются. Их совокупность определяет продолжительность всего проекта.

Из каких элементов состоит схема Ганта:

• шкала времени. Обычно рисуется слева направо, предполагает выбор одной единицы измерения для всех подзадач: день, неделя, месяц;

• задачи. Изображаются отрезками, положенными на временной шкале. Чаще всего идут последовательно, но возможно параллельное расположение нескольких операций, если между ними нет строгой зависимости;

• ответственный исполнитель;

• вехи. Это условные границы одного или нескольких отрезков, которые привязаны не столько ко времени, сколько к выполненным задачам. Часто по наступлении вехи проводятся собрания, формируются промежуточные отчеты;

• зависимости. На самых простых шкалах Ганта зависимости строятся линейно: каждая последующая задача зависит от предыдущей. Но на деле отношения между операциями могут быть трех видов:

• задачу С нельзя начать до запуска задачи В;

• задачу С нельзя начать до завершения предыдущей задачи В;

• задачу С нельзя начать до завершения другой задачи А.

Сложность построения диаграммы Ганта зависит от величины проекта, количества операций, а также от используемых инструментов. Можно начертить график вручную, но это очень трудозатратно и при внесении любых изменений потребуется полностью перерабатывать таблицу. Намного меньше усилий потребует использование специализированных программ и CRM со специальными инструментами для построения диаграммы.

Посмотрим, как выглядит диаграмма Ганта в CRM-системе Аспро.Cloud:

Этот инструмент активно используется при управлении проектами в сферах строительства, IT, интернет-торговли и ритейле, образования, здравоохранения и пр. Он наиболее эффективен в компаниях, где требуется жесткая фиксация порядка выполнения операций и их сроков. Подходит для проектов разных масштабов: от построения личных дел до планирования запуска космической ракеты. Соответственно, в работе с планом по графику Ганта может участвовать любое количество людей: от 1 человека до целой команды. Сверяться с диаграммой можно на всех этапах работы:

• планирование и согласование плана;

• контроль за выполнением работ со стороны руководителя и самоконтроль подчиненных;

• формирование промежуточных и итогового отчетов;

• анализ работы после завершения проекта.

Что показывает диаграмма Ганта

Основное предназначение графика — визуализация основной информации по проекту. Однако если сравнивать линейную диаграмму с сетевой, то можно отметить ее ограниченность. Она акцентируется на каскадных задачах от запуска проекта до завершения. А сетевая диаграмма, которая, например, используется в методе критического пути, позволяет увидеть проект как более разветвленную сеть операций, в том числе не взаимосвязанных, второстепенных.

Исходя из того, что диаграмма Ганта представляет собой линейный порядок задач, инструмент чаще всего применяют для:

• подготовки сложных проектов с большим количеством последовательных операций;

• отслеживания зависимостей: план помогает установить четкий порядок действий, с которым одна операция не начнется до того, как не закончится предыдущая;

• внесения коррективов в проект в ходе его реализации. Это можно делать, благодаря отслеживанию результатов по вехам.

Диаграмма Ганта позволяет руководителю определить:

• на каком этапе сейчас находится проект;

• кто является ответственным за каждый этап;

• где происходит задержка сроков;

• как связаны задачи между собой;

• какой последовательности работ в проекте нужно придерживаться;

• какое количество ресурсов отведено на каждый этап.

Соответственно, график позволят формировать отчеты, которые основаны на наглядных данных и отображают текущую ситуацию.

Три наиболее распространенных случая, для чего нужна диаграмма Ганта:

1. Планирование маркетинговой кампании. Обычно для построения крупной кампании требуется слаженная работа нескольких отделов: дизайнеры, маркетологи, специалисты по рекламе и связям с общественностью. Схема поможет установить последовательно связанные задачи, чтобы не упустить важные моменты.

2. Запуск нового продукта. Началом графика будет формирование идеи, концом — запуск продукта. Особенно хорошо работает система Ганта на тех предприятиях, где регулярно появляются новинки. То есть руководитель благодаря опыту знает, какое время занимает та или иная операция, какова их последовательность, кто ответственен за каждый этап разработки.

3. Визуализация результатов проекта для заказчика. Клиент или инвестор не хочет вникать в подробности работы, ему нужно быстро оценить сроки, основные этапы, важные моменты. Для этого идеально подходит наглядный график. Он поможет представить проект до его начала и отчитаться по нему на каждом из этапов.

Как построить диаграмму Ганта за 5 шагов

Вне зависимости от того, какой софт вы используете для создания графика, нужно будет пройти одинаковые этапы его подготовки. Определитесь с целями и операциями, затраченным временам и регулярно следите за соблюдением плана.

Шаг №1: Обозначьте дедлайны

Самым первым этапом станет построение системы координат, на которой горизонтальная прямая — это время. Решите, в какой единице измерения вы будете вести отсчет: часы, дни, недели, месяца. Чаще всего используют календарный метод, в таком случае одной единице на шкале соответствует день. Выпишите задачи и подзадачи в рамках проекта, определите сроки их выполнения.

Шаг №2: Расположите задачи на матрице Ганта

Обозначьте каждую операцию горизонтальным отрезком. Нанесите их на диаграмму, исходя из дат начала и завершения работы над задачами. На этом же этапе можно назначить ответственные за исполнения лица. Так каждый член команды будет сразу понимать, когда и что он должен сделать. Для большей наглядности можно выделить столбики разными цветами: за зеленое отвечает отдел маркетинга, за синее — разработчики, желтое отдаем в работу менеджерам.

Шаг №3: Опишите зависимости по методу Ганта

Некоторые задачи нельзя начать до тех пор, пока не закончатся предыдущие. Например, тестирование продукта невозможно до завершения его разработки. Определите все подобные зависимости и внесите их стрелками на схему. Так отделы будут знать, кого торопить, от кого требовать отчеты и другую информацию, станет проще налаживать коммуникацию внутри компании.

Шаг №4: Укажите вехи

Вехи — это контрольные точки. Если весь проект можно разделить на значимые блоки, то по их границам будут проходить вехи. По ним могут быть организованы совещания, согласования с заказчиком, презентации промежуточных результатов, тестирования и пр. То есть когда один этап завершился, требуется проконтролировать его эффективность. Это также помогает оценить, какие из задач наиболее приоритетные.

Шаг №5: Актуализируйте информацию

Важно знать не только как сделать диаграмму Ганта, но и как пользоваться ей. Одна из основных рекомендаций по использованию метода — это регулярное обновление данных. Это дает команде актуальную информацию о состоянии проекта и конкретных задачах. Что можно менять:

• появились новые подзадачи;

• изменилось ответственное лицо;

• сдвинулись сроки;

• после согласования появилась доработка по предыдущему этапу;

• изменилась конечная цель;

• сократились или увеличились ресурсы.

Приведем пример диаграммы Ганта по проекту запуска магазина:

Преимущества и недостатки метода

Свою эффективность инструмент доказал временем, им пользуются на производстве и в продажах более ста лет. При этом технология нашла свое применение на крупных проектах среди гигантов международного бизнеса. Но при всей своей популярности диаграмма Gantt имеет недостатки, она не может использоваться в некоторых сферах.

Плюсы

К преимуществам следует отнести:

• хорошая визуализация для всех участников проекта: заказчиков, руководителей компании, подчиненных. То есть не нужно строить несколько таблиц: одну для внутренних целей организации, вторую для клиентов или инвесторов, все наглядно показано на одной диаграмме;

• четкая хронология операций;

• возможность составить диаграмму Ганта как для крупного проекта, так и для небольшой цели;

• использование в качестве дорожной карты: удобно следить за выполнением задач в текущем моменте;

• удобное управление ресурсами, особенно временем и людьми;

• возможность выделения критического пути, то есть самой продолжительной последовательности операций;

• наличие инструмента во многих CRM. К примеру, построение графика Ганта возможно в удобной системе управления проектами Аспро.Cloud;

• наглядная зависимость подзадач внутри диаграммы.

Такое количество преимуществ делает инструмент востребованным в сфере производства, образования, строительства, здравоохранения, торговли.

Минусы

Пользователи отмечают недостатки:

• необходимость постоянного обновления графика. Нельзя создать диаграмму Ганта единожды и работать по ней без корректировок. На практике во время проекта встречаются непредвиденные обстоятельства, сдвигаются сроки, увольняются сотрудники, меняются требования заказчика. И все это требует перестроения диаграммы почти с нуля;

• жесткость метода. Все участники команды должны работать очень сплоченно и строго придерживаясь графика. Если один отдел задержится, то это сорвет общие сроки и отодвинет завершение проекта на непрогнозируемый период;

• недостаточность данных. Среди обязательных параметров при планировании по диаграмме Ганта находится время. Но кроме календаря, не всегда отображаются другие ресурсы, которые нужны для выполнения этой операции: средства, материалы, оборудование. Часто сотрудникам недостаточно только посмотреть на кривую диаграммы, чтобы четко понять свою задачу, приходится заглядывать в другие программы, файлы. В этом смысле очень удобно, когда инструмент для построения диаграммы находится внутри CRM, в которой работает вся команда;

• сложность настройки. Бывает непросто строить диаграмму Ганта как единую систему последовательных задач, когда проект очень большой и разветвленный. Иногда зависимости неочевидны, а процессы выполняются параллельно, что усложняет построение. Даже менеджеры малого и среднего бизнеса могут запутаться в графике, если не использовать автоматизированные программы.

Из-за отсутствия гибкости инструмент планирования редко используется в сфере IT-технологий и в тех областях, где ценится творческий подход и креатив. Ведь в них сложнее прогнозировать сроки выполнения задач.

Альтернативный способ управления проектами

Основной противоположностью достаточно жесткой каскадной методологии и диаграммам Ганта является гибкая методология управления проектами Agile. Она предполагает цикличную работу над проектом, в которой есть места правкам и совместной работе. В ней обычно используются Scrum или Kanban-доски.

Сравнивая Гант и Канбан, можно сказать, что один инструмент подходит для проектов с четко выраженными зависимостями, а второй — для работы с большим количеством разрозненных и параллельных задач. Чтоб составить план по Ганту, нужно иметь конкретное представление о сроках, подзадачах, ответственных лицах, результатах. А scrum и kanban-доски можно использовать в тех ситуациях, когда задачи добавляются в процессе работы.

Пример таблицы Гант можно увидеть в системе Аспро.Cloud, а удобные Scrum-доски используются в программе Аспро.Agile, которая является российским аналогом Jira.

Если вы сомневаетесь в том, какой из инструментов для управления проектами подойдет вашему бизнесу, попробуйте бесплатную демоверсию продуктов компании Аспро.

Вернуться к списку