Путевой лист — это документ-основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.
- Кто должен составлять путевой лист
- Когда составлять путевой лист и сколько он действует
- Правила оформления путевых листов в 2022 году
- Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
- Дополнительные реквизиты путевого листа
- Форма и порядок заполнения путевого листа
- Нормы расхода топлива
Кто должен составлять путевой лист
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
- зарплату водителя;
- надбавки водителям за разъездной характер работы;
- затраты на ГСМ;
- затраты на запчасти;
- затраты на парковку;
- компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.
Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.
В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259 выше, чем у Приказа Минтранса, оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.
Когда составлять путевой лист и сколько он действует
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.
| Время оформления | Срок действия | |
|---|---|---|
| Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня | До начала первого рейса | На один день |
| Рейс превышает продолжительность смены | До начала рейса | На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день |
Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.
Вести учет путевых листов и ГСМ по правилам — это просто.
Попробовать бесплатно
Правила оформления путевых листов в 2022 году
Правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.
Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Рассмотрим важные изменения подробнее.
Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»
В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.
Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- организованная перевозка группы детей;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- перевозка грузов;
- перевозка для собственных нужд.
Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»
Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.
Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.
Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле
В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».
Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:
- по результатам предрейсового осмотра — «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- по результатам послерейсового осмотра — «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».
Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов
Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.
Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2022 году
Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.
Для допуска к эксплуатации
Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):
Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.
Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.
Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:
- для юрлица — наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
- для ИП — фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:
- тип транспортного средства (легковой или грузовой автомобиль, автобус или троллейбус и т.д.);
- марку и модель транспортного средства и прицепа к нему (если используется) (ВАЗ-2101, Audi A3 и т.п.);
- государственный регистрационный номер транспортного средства и прицепа (если используется);
- показания одометра (полные километры пробега) при выезде транспортного средства с парковки и заезде на неё после окончания смены;
- день и время последней предрейсовой проверки технического состояния транспортного средства, если обязательный досмотр установлен законом);
- дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места стоянки и его заезда обратно.
Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:
- фамилию, имя, отчество водителя;
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя, если послерейсовый осмотр предусмотрен законом.
Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.
Для принятия к учёту
Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи ответственных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.
Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.
Дополнительные реквизиты путевого листа
Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).
Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:
- нормативный расход топлива;
- маршрут движения;
- экономия топлива в сравнении с нормативным расходом;
- перерасход топлива в сравнении с нормативным расходом.
Перечисленные реквизиты содержатся в унифицированной форме путевого листа.
Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.
Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь
Узнать больше
Форма и порядок заполнения путевого листа
Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф. Мы составляли подборку форм путевых листов для каждого вида трансорта — выберите подходящий.
Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования.
Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.
Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3
Скачать образец путевого листа легкового автомобиля
Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П
Скачать образец путевого листа грузовика
Скачать бланк путевого листа пассажирского автобуса
Нормы расхода топлива на 2022 год
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».
В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.
На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.
НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).
Минтранс России приказом от 28.09.2022 №390 утвердил изменения в форме бланка путевого листа с 1 марта 2023 года. Про его новый образец и правила заполнения узнаете из статьи.
Новое правовое регулирование
Состав обязательных реквизитов и порядок заполнения путевых листов, закреплённые приказом Минтранса от 11.09.2020 № 368, действуют до 28 февраля 2023 года включительно.
После ему на смену приходит приказ от 28.09.2022 № 390, который установил обновлённые требования к путевым листам: это новые состав сведений, порядки оформления на бумаге и формирования электронного документа.
Тот же состав сведений предусмотрен новой редакцией Устава автомобильного транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ в ред. Закона от 06.03.2022 № 39-ФЗ).
Второй регламент будет действовать до 1 марта 2029 года.
Основные изменения и новшества
С 1 марта 2023 года нужно учитывать, что:
-
из обязательных сведений путевого листа убрали его наименование и номер;
-
сведения о собственнике/владельце транспорта заменили на сведения о юрлице или ИП, которые оформили путевой лист (этот же состав сведений предусмотрен новой редакцией Устава автотранспорта).
Путевой лист должен быть на каждое транспортное средство, движущееся по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
Что касается порядка заполнения путевых листов, то коррективы с 01.03.2023 такие:
-
урегулировали, какую именно информацию нужно указывать о виде перевозки и виде сообщения;
-
установили правила формирования электронных путевых листов, формат которых утверждает ФНС. В т. ч. как их должны подписывать медработники и ответственные за техническое состояние т/с;
-
если электронный путевой лист фигурирует при приеме груза для перевозки, его предъявляют в электронной форме или в виде бумажной копии;
-
отменили обязанность вести журнал регистрации путевых листов.
Путевой лист можно составить не только на бумаге, но и в электронном виде. Это делает собственник/владелец.
Если т/с передали в аренду с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.
В случае использования электронного путевого листа перевозчик или водитель должен предоставить грузоотправителю для сверки подтверждение формирования электронного путевого листа и его реквизиты.
Обязательные реквизиты путевого листа с 01.03.2023
Таким образом, состав сведений должен быть такой:
|
№ |
Реквизит |
Что указывать и как заполнять |
|
1 |
Срок действия путевого листа |
Дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформлен более чем на 1 календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. |
|
2 |
Лицо, оформившее его |
Для юрлица:
Для ИП:
|
|
3 |
Транспортное средство |
Сведения о т/с должны включать:
|
|
4 |
Водитель (-ли) транспортного средства |
Сведения должны включать:
|
|
5 |
Вид перевозки |
Сведения должны включать информацию о перевозке: 1. Коммерческие перевозки. Это может быть:
2. Перевозки для собственных нужд. 3. Передвижение и работа специальных транспортных средств. |
|
6 |
Вид сообщения |
Городское, пригородное или междугородное |
Отметим, что до 01.03.2023 допустим такой состав сведений путевого листа:
-
наименование и номер;
-
срок действия;
-
собственник (владелец) транспортного средства;
-
транспортное средство;
-
водитель;
-
сведения о перевозке.
Собственник или владелец транспортного средства вправе включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности своей деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов. Эту возможность оставили неизменной.
Обязательной формы бланка путевого листа нет. Её можно разработать самостоятельно, взяв за основу типовую межотраслевую форму № 3 (утв. постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78). Но в неё обязательно нужно включить сведения, приведённые в таблице по Приказу Минтранса № 390.
Образец бланка путевого листа закрепляют в учетной политике.
Подписание путевого листа с 01.03.2023
Установлено, что отметки о медосмотре в электронном путевом листе медработник заверяет усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, которая создана на Госуслугах.
Аналогичными подписями заверяют:
|
Отметка |
Кто заверяет |
|
О дате и времени выпуска т/с на линию О дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния |
Подпись ставит работник, который отвечает за техсостояние и безопасную эксплуатацию транспорта |
|
О дате, времени и показаниях одометра при выезде т/с с парковки и заезде на нее. В т. ч. при передаче т/с последующему водителю, когда на т/с оформляют несколько путевых листов на каждого водителя. |
Кого назначил руководитель (ИП) |
С 1 марта 2023 года действуют новые обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утв. приказом Минтранса от 28.09.2022 № 390. Приказ от 11.09.2020 № 368 утратил силу.
Так же с 01.03.2023 закреплена возможность оформлять путевые листы в электронном виде.
В соответствии с приказом Минтранса № 390 обязательными реквизитами путевого листа являются сведения:
- о сроке действия путевого листа;
- лице, оформившем путевой лист;
- транспортном средстве;
- водителе (водителях) транспортного средства;
- виде перевозки;
- виде сообщения.
Все они обязательно должны присутствовать в путевом листе. При этом допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности перевозок (п. 2 порядка оформления ПЛ).
По сравнению с прежней формой ПЛ стоит отметить, что вместо сведений о собственнике (владельце) транспорта (ТС) имеется реквизит «сведения о лице, оформившем путевой лист». Например, по ТС, переданному в аренду с экипажем, путевой лист заполняет арендодатель.
Этот реквизит должен включать:
- для юрлица — полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН ЮЛ;
- для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН ИП.
Как и прежние правила, действующие предусматривают:
- формирование ПЛ на каждое ТС, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях;
- требование оформлять путевой лист до выпуска ТС на линию;
- возможность оформлять несколько путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя;
- реквизиты «сведения о перевозке» и «сведения о виде сообщения»;
- указание в составе сведений о ТС не только модели, но и марки транспортного средства (прицепа, полуприцепа);
- указание в путевом листе даты и времени выпуска ТС на линию и его возвращения (отметка «выпуск на линию разрешен» проставляется должностным лицом, ответственным за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств).
Составить путевой лист вам поможет образец с комментариями от экспертов «КонсультантПлюс». Ниже вы можете увидеть его фрагмент. Также советуем посмотреть готовое решение, в котором детально разъясняется, как заполнить путевой лист. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
Бесплатно скачать в «КонсультантПлюс»
Все о правилах организованной перевозки группы детей вы можете узнать из этого материала.
Добавить в «Нужное»
Путевые листы с 1 марта 2023 года: новые правила
Минтранс утвердил новый перечень сведений, указание которых обязательно в путевых листах, а также новый порядок оформления путевых листов (Приказ Минтранса России от 28.09.2022 N 390 (далее – Порядок)).
Путевые листы: когда применяются новые правила
Вышеупомянутый приказ Минтранса вступает в силу с 01.03.2023. С этой же даты утрачивает силу ныне действующий порядок заполнения путевых листов, утвержденный Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368. Таким образом, путевые листы нужно оформлять по новым правилам именно с 01.03.2023.
О требованиях к путевым листам, действующим до 01.03.2023, можно прочитать в отдельной консультации.
Новые путевые листы: перечень обязательных реквизитов
Покажем в таблице перечень обязательных сведений нового путевого листа.
| Обязательные сведения | Комментарий |
|---|---|
| Сведения о сроке действия путевого листа | Путевой лист должен содержать дату (число, месяц, год), в течение которой он может быть использован. Если же путевой лист оформляется более чем на один календарный день, то в нем должны быть даты начала и окончания срока, в течение которого этот путевой лист может быть использован |
| Сведения о лице, оформившем путевой лист | Эти сведения должны включать:
|
| Сведения о транспортном средстве (ТС) | Здесь необходимо указать:
|
| Сведения о водителе (водителях) ТС | В путевом листе нужно указать:
|
| Сведения о виде перевозки | Здесь указывается один из следующих видов перевозки:
Причем если речь идет о коммерческой перевозке, нужно указать, какая именно это перевозка:
|
| Сведения о виде сообщения | Указывается один из видов сообщения:
|
Владелец транспортного средства, помимо указания приведенных выше сведений, вправе дополнить путевой лист сведениями, учитывающими особенности его деятельности, связанными с перевозкой пассажиров/багажа/грузов (п. 2 Порядка).
Путевой лист: порядок оформления
Приведем правила оформления путевого листа.
Правило 1. Путевой лист оформляется либо на бумаге, либо в электронном виде (п. 9 Порядка).
Правило 2. Путевой лист должен оформляться владельцем ТС на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Если ТС предоставляется во временное владение и пользование по договору аренды ТС с экипажем, то в этом случае путевой лист оформляет арендодатель (п. 10 Порядка).
Правило 3. Путевой лист должен быть оформлен до выпуска ТС на линию (п. 11 Порядка).
Правило 4. Можно оформить несколько путевых листов на одно ТС отдельно на каждого из водителей.
Правило 5. Даты, время проведения предсменных/предрейсовых и послесменных/послерейсовых медосмотров водителя должны быть проставлены медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверены его собственноручной подписью на бумажном путевом листе либо УКЭП или УНЭП (п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ), если формируется электронный путевой лист (п. 12 Порядка). Кроме того, указываются:
- ФИО медработника;
- наименование медицинской организации (если медработник состоит в штате такой организации);
- серия, номер, дата выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медосмотров.
Результатом проведения предсменного/предрейсового медосмотра водителя является отметка «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». Эта отметка проставляется в путевом листе медработником при вынесении заключения об отсутствии признаков воздействия вредных и/или опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению водителем его трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения.
После проведения послесменного/послерейсового медосмотра водителя медработником в путевом листе ставится отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр». Это отметка свидетельствует об отсутствии признаков воздействия вредных и/или опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья водителя, острого профессионального заболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.
Правило 6. Даты и время выпуска ТС на линию, а также даты, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС проставляются должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС (п. 13 Порядка). Такое лицо назначается приказом руководителя организации или ИП (предприниматель может взять и на себя функции ответственного лица). Даты, время, результат проведения контроля заверяются собственноручной подписью ответственного лица (если путевой лист оформляется на бумаге) или УКЭП/УНЭП (при формировании электронного путевого листа) с указанием его ФИО.
Если при предрейсовом/предсменном контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в порядке организации и проведения предрейсового/предсменного контроля технического состояния ТС, утверждаемом Минтрансом в соответствии с п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ, на основании соответствующей записи, внесенной в журнал регистрации результатов контроля технического состояния ТС, ответственное лицо ставит в путевой лист отметку «выпуск на линию разрешен». В противном случае в путевом листе ставится отметка «выпуск на линию не разрешен».
Правило 7. Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде обратно проставляются уполномоченным лицом, назначаемым приказом руководителя организации или ИП (таким лицом может быть и сам ИП, если он совмещает обязанности водителя) (п. 14 Порядка). Даты, время и показания заверяются собственноручной подписью уполномоченного лица (при составлении бумажного путевого листа) или УКЭП/УНЭП (при составлении электронного путевого листа) с указанием его ФИО.
Если на одно ТС оформляется несколько путевых листов отдельно на каждого водителя, то дата, время и показания одометра при приеме-сдаче ТС последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя:
- проставляются и заверяются собственноручной подписью водителя, принимающего ТС, с указанием его ФИО – при оформлении бумажных путевых листов должны быть;
- УКЭП/УНЭП уполномоченного лица с указанием его ФИО – при формировании электронных путевых листов.
Правило 8. Если организация/ИП использует электронные путевые листы, то при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель ТС должен предъявить для сверки грузоотправителю или электронный путевой лист, или его бумажную копию (п. 15 Порядка).
Новый путевой лист: бланк
Актуальной законодательно установленной формы путевого листа нет. Организациям/ИП нужно ее разработать самостоятельно. За основу можно взять унифицированные формы (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78), дополнив их необходимыми сведениями.
Например, в качестве основы можно взять:
- путевой лист легкового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 3) (ОКУД 0345001);
- путевой лист легкового такси (Типовая межотраслевая форма N 4) (ОКУД 0345003);
- путевой лист грузового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 4-С) (ОКУД 0345004);
- путевой лист грузового автомобиля (Типовая межотраслевая форма N 4-П) (ОКУД 0345005).
Утвержденную организацией/ИП форму путевого листа необходимо закрепить в учетной политике.
Редкая организация обходится без автомобиля. Одни приобретают их в собственность, а другие предпочитают брать авто в аренду. И в том и в другом случае возникают расходы. Эксперт по налогообложению и бухучету Вероника Емельянова рассказывает о расходах на ГСМ, а также об основном документе – путевом листе, в отношении которого всегда много вопросов и спорных моментов.
Основным документом, который подтверждает факт списания «топливных» расходов в целях налогового учета, является путевой лист. Собственно, именно поэтому при проверках налоговики подвергают эти документы тщательнейшему анализу. И, обнаружив в путевом листе недостающие сведения, проверяющие могут снять не только расходы, но и вычеты НДС (если они были).
Обязательные реквизиты путевого листа
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
При разработке собственной формы путевого листа следует учитывать, что существуют установленные на законодательном уровне обязательные реквизиты, которые, по мнению чиновников, должны присутствовать в путевых листах. Если какого-то из обязательных реквизитов не будет — это повод налоговикам для снятия расходов.
Минфин России в своих разъяснениях (см., например, письмо от 23.03.2021 N 03-03-07/20599) также поясняет, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем обязательных реквизитов и порядком заполнения путевых листов, утвержденными приказом Минтранса.
Например, одним из обязательных реквизитов путевого листа являются сведения о транспортном средстве, которые включают в себя показания одометра (полные километры пробега). Таким образом, величина пробега указывается на основании показаний одометра, а значит, показания одометра относятся к числу обязательных реквизитов путевого листа. В некоторых компаниях путевые листы содержат данные о пробеге, а показания одометра при этом отсутствуют. Соответственно, не ясно, как вообще определяется пройденное автомобилем расстояние. Такой порядок крайне рискован. Налоговые органы могут указать, что такой путевой лист составлен с нарушениями и, соответственно, не может подтверждать расходы на списание ГСМ.
Наличие рисков подтверждает и судебная практика, содержащая примеры споров, в которых налоговые органы, признавая расходы неправомерными, наряду с другими признаками указывали также и на отсутствие в путевых листах сведений о показаниях одометра (постановления ФАС Поволжского округа от 24.07.2014 по делу № А12-23368/2013, Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 20.02.2016 № Ф08-523/2016, Арбитражного суда Центрального округа от 09.04.2021, Ф10-412/2021 по делу № А09-3820/2019).
Другое дело, когда одометр неисправен. Но и здесь не получится проставить данные о пробеге, что называется с потолка. В письме ФНС от 16.07.2010 № ШС-37-3/6848 сказано, что нужно, во-первых, задокументировать сам факт поломки. Во-вторых, найти альтернативный способ подтверждения пройденного расстояния, например, по данным системы ГЛОНАСС (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Маршруты поездок в путевом листе
Вопрос с необходимостью отражения в путевых листах маршрутов поездок самый, пожалуй, актуальный и острый. Несмотря на то, что маршрут следования не относится к обязательным реквизитам путевого листа, включать эти сведения в путевой лист крайне желательно.
Дело в том, что любые расходы, учитываемые в целях налога на прибыль, должны быть связаны с производственной необходимостью (п. 1 ст. 252 НК РФ). Иначе говоря, относить на расходы можно только стоимость тех литров бензина, которые были использованы на служебные поездки. А как доказать служебный характер поездки? Только указанием в путевом листе маршрутов поездок.
Налоговые органы считают, что отсутствие в путевом листе информации о маршруте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля работниками общества в служебных целях, в обоснованности расходов общества по ГСМ.
Судебная практика содержит примеры решений, в которых суды признавали неправомерным списание расходов на ГСМ в случае отсутствия в путевых листах сведений о маршрутах следования (постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.05.2012 по делу № А27-10606/2011, Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018 по делу № А40-76951/2017, Арбитражного суда Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14). Но также в судебной практике имеются и решения, вынесенные в пользу налогоплательщиков (постановления ФАС Северо-Западного округа от 12.04.2012 по делу № А42-3168/2011, постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 29.03.2016 № Ф06-6442/2016 по делу № А55-6233/2015).
Таким образом, во избежание налоговых рисков, в путевые листы целесообразно включать сведения о маршрутах следования. Причем лучше указывать подробный маршрут с указанием адресов. В некоторых компаниях в путевых листах не приводят подробные маршруты, а указывают коротко — «по городу» — и дополнительно издают приказ со списком адресов и маршрутов, в рамках которых возможны служебные поездки. Такое заполнение вряд ли удовлетворит контролеров. И оправданно. Если в путевом листе указан маршрут, например, «по городу Москва», это не подтверждает служебный характер поездки, не подтверждает использование автомобиля в производственных целях, не подтверждает, что поездка была именно в место, обозначенное в списке, утвержденном приказом.
Имеются судебные решения по подобным ситуациям, что подтверждает риск возникновения претензий со стороны налоговиков. Так, например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 17.12.2013 по делу № А55-31301/2012 суд отметил, что «отсутствие в листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции». В итоге дело было направлено на новое рассмотрение. Но в другом деле (постановление ФАС Уральского округа от 12.10.2010 № Ф09-8425/10-С3 по делу № А47-6173/2009), в котором также рассматривался спор относительно возможности указания в путевых листах записи «по городу», решение было принято в пользу компании.
Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно
Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?
Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.
Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.
Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.
Риски по НДФЛ и страховым взносам
Недочеты в путевых листах влекут за собой риски не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами.
Дело в том, что, по мнению чиновников, использование сотрудником организации служебного автомобиля без путевых листов и иных подтверждающих документов означает возникновение у такого физического лица экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить. А значит, такая выгода образует по ст. 211 НК РФ натуральный доход, который подлежит обложению НДФЛ (письмо Минфина России от 11.06.2014 № 03-04-05/28243).
Наиболее вероятно, что о возникновении дохода контролеры будут говорить и в том случае, когда путевые листы имеются, но с дефектами, которые лишают возможности отнести расходы на ГСМ в состав «принимаемых» расходов.
Подобные же риски возникают и в части страховых взносов, так как вознаграждения, полученные в натуральной форме, также являются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 ст. 420, п. 7 ст. 421 НК РФ).
Путевой лист в «1С:Бухгалтерии 8»
В «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 можно вести учет топлива по путевым листам. Для этого следует включить соответствующую функциональность программы (раздел Главное − Настройки − Функциональность). На закладке Запасы необходимо установить флаг Путевые листы (рис. 1).
Рис. 1. Функциональность программы
После включения указанной настройки в программе появляется новый документ – Путевой лист.
Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство. Этот документ используется для подтверждения расходов на топливо в целях налога на прибыль. Также в Путевом листе указывается количество топлива, которое было куплено и израсходовано в течение рейса (рис. 2). В полном интерфейсе документ доступен в разделе Покупки. В простом интерфейсе – в разделе Документы.
Рис. 2. Путевой лист
Документ Путевой лист могут использовать предприятия, которые не являются транспортными компаниями и для которых перевозки не являются основной деятельностью. Помимо этого, в Путевом листе не поддерживается учет топлива по талонам на ГСМ.
Из документа Путевой лист по команде Печать доступны следующие печатные формы:
-
Путевой лист (упрощенная форма);
-
Путевой лист (№ 3) (типовая межотраслевая форма № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте»);
-
Авансовый отчет (АО-1).