Понятие реквизитов документов обязательные реквизиты

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

Источник

Каждый документ состоит из отдельных
составляющих его информационных
элементов, которые называются реквизитами
(от лат. requisitum– требуемое,
необходимое).В государственном
стандарте (ГОСТ Р
51141-98. «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения») дается
такое определение слову «реквизит»:
«обязательный элемент
оформления официального документа»
(1).Поэтому в определении термина
«документ» слово «реквизит» является
одним из центральных.

Реквизиты могут быть графическими(герб, печать, эмблема), но в основном
являютсятекстовыми(наименование
организации, наименование вида документа,
адресат, заголовок к тексту документа,
отметка о наличии приложение и др.).
Текстовые реквизиты могут состоять из
одного-двух слов или включать в себя
несколько достаточно самостоятельных
частей.

Реквизиты документа
устанавливаются стандартом или
положением. Так, в государственном
стандарте (ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов») определен максимальный
набор реквизитов управленческого
документа. Таких реквизитов в стандарте
— 30. Однако не все они используются при
оформлении конкретного документа.

Обязательными для
всех видов документа являются реквизиты,
обеспечивающие его юридическую силу,
— наименование организации (автора
документа), дата документа, текст, подпись
должностного лица (2).

Для отдельных групп документов
обязательными могут стать и другие
реквизиты, например, Государственный
герб Российской Федерации, герб субъекта
Российской Федерации, эмблема организации
или товарный знак (знак обслуживания),

Состав дополнительных обязательных
реквизитовформуляра-образца
определяется в нормативных документах,
разработанных или согласованных
министерствами (ведомствами) —
разработчиками унифицированных систем
документации.

Так, в число дополнительных обязательных
реквизитов для всех документов, кроме
писем, входит наименование документа;
а в регламенте и других организационных
документах обязательным является
проставление грифа утверждения.

Регистрационный номер документа как
обязательный реквизит проставляется
в документах, указанных в соответствующем
перечне. Реквизиты «Справочные данные
об организации», «Основной регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица» и
«Идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП)»
являются обязательными только для
исходящих документов.

Кроме того, некоторые реквизиты могут
стать обязательными лишь в конкретной
ситуации. Так, в бланках внутренних
документов организации, в наименовании
которой отсутствует указание на ее
местонахождение, обязательным реквизитом
является «место составления или издания».
Если в самом наименовании организации
имеется указание на ее географическое
положение, то данный реквизит не
используется.

Таким образом, количество
обязательных реквизитов, как и их состав,
зависят, прежде всего, от вида документа
и системы документации, а также от цели
создания документа, его назначения,
содержания и формы, способа документирования
(3).

Часть реквизитов носит
достаточно длительный характер и может
быть заранее внесена в бланк документа
типографским способом.
Это постоянные
реквизиты:государственный герб
Российской Федерации, герб субъекта
Российской федерации, эмблема или
товарный знак (знак обслуживания)
организации, наименование организации
(автора документа), юридический или
фактический адрес организации, место
составления или издания документа, код
организации, код формы документа,
основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) юридического лица,
идентификационный номер налогоплательщика/код
причины постановки на учет (ИНН/КПП)
(4).

Другие реквизиты вносятся в процессе
работы с конкретным документом. Это
переменные реквизиты,например: дата, регистрационный номер
документа, адресат, резолюция, ссылка
на дату и регистрационный номер входящего
документа, заголовок к тексту, отметка
о контроле, отметка о поступлении
документа в организацию, отметка об
исполнении документа и др. Они вписываются
от руки, печатаются на компьютере или
проставляются специальными штемпелями
(штампами).

Реквизиты
в официальном документе, как правило,
расположены всегда в одном и том же
месте, в определенной последовательности.
Это помогает быстро найти нужные данные
при ознакомлении с документом, применить
метод однократной записи.

В практике работы с документами появляется
необходимость проставления таких
отметок, которые реквизитами не являются.
Например: подлежит возврату,взамен
разосланногои др.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Понятие о документе

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины «документированная информация» и «документ» в ГОСТе рассматриваются так:

документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Реквизит — «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Документ создается в результате документирования — записи информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель — это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:

документ — материальный объект,
документ — носитель информации,
документ — документированная информация.

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения».

Источник

Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ. Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете». Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.

Как оформляются реквизиты документов?

Документы, регистры и реквизиты

Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.

Реквизит «подпись» и его роль в документе

В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:

Наименование документа (формы): приходный кассовый ордер, акт на списание материалов, счет-фактура и др.
Название организации.
Единицы измерения.
Измерители — стоимостные, вещественные.
Содержание документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
Календарная дата его составления.
Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.

Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.

Как оформлять первичные документы?

Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:

наименование регистра;
название организации;
период, за который вносятся данные, или время ведения;
вид группировки (систематическая, хронологическая);
стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
должности ответственных за ведение регистра;
подписи с расшифровкой.

Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.

Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.

Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.

Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.

Первичные документы и практика их использования

Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов. Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам. Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.

Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:

Отсутствие первичного документа как такового. Например: поставка продукции, не оформленная актом приема-передачи, накладной, а отраженная лишь в счете-фактуре, является неподтвержденной. Налицо отсутствие необходимых реквизитов: счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, подписи ответственных лиц, представляющих интересы покупателя, в нем отсутствуют. Наличие остальных обязательных реквизитов, как то содержание операции, ее количественные показатели, подписи ответственных лиц продавца, не подтверждает факт хозяйственной жизни – поставку. Отрицательное решение по иску вынес, в частности, Арбитражный суд СЗО 05-06-17 (пост. №Ф07-4084/2017). Акты сверки расчетов без подтверждающих первичных документов также не принимаются судом как неоспоримое доказательство факта хозяйственной жизни.

Внимание! Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал. Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр. суда МО №Ф05-19640/2017).

Ошибки и отсутствие реквизитов документа, не помешавшие корректно идентифицировать продавца и покупателя, наименование предмета хозяйственной операции, стоимость сделки, другие важные данные, необходимые для расчета налога, не являются препятствием для включения операции в расчеты по НДС (письмо ГД-4-3/2104 ФНС от 12-02-15 и арбитражная судебная практика).
Проблемы с подписью. Ложная подпись и факсимиле в «первичке» не подтверждают сделку. В первом случае Определение Верх. Суда №302-КГ16-8902 от 01-08-16 и содержащийся в нем вывод очевидны: обязательный реквизит был подделан, а значит, факт, позволяющий уменьшить налогооблагаемую базу, не доказан. Факсимиле же не указано и в ФЗ №402. Речь в Законе идет о собственноручной подписи ответственных специалистов с инициалами, иных реквизитах, позволяющих точно определить факт подписания документа именно тем человеком, кто несет за него ответственность. Факсимиле, по мнению контролирующих органов, к «иным» отношения не имеет (письмо Минфина №03-03-06/1/81951 от 08-12-17).

Внимание! По вопросу применения факсимиле в «первичке» единого мнения судебной практикой не выработано. Избегнуть невыгодных для организации ситуаций можно, отказавшись от применения факсимиле в первичной документации.

Исправления в реквизитах документа

ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.

Главное

Реквизиты бухгалтерского документа делятся на обязательные и дополнительные.
Без первых он теряет законную силу, тогда как вторые уточняют уже внесенные основные данные.
Реквизиты должны быть внесены так, чтобы информация о факте хозяйственной жизни читалась однозначно, в противном случае могут возникать разногласия с партнерами по бизнесу и контролирующими органами.
Исправления в реквизитах документа при необходимости вносятся так, чтобы были видны исправляемая сумма, дата и данные ответственного за исправление лица.

Источник